Организационные функции секретаря руководителя. Профессия секретарь
Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции секретаря руководителя, образец 2019 года. должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности секретаря руководителя, права секретаря руководителя, ответственность секретаря руководителя.
Должностная инструкция секретаря руководителя относится к разделу "Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях ".
В должностной инструкции секретаря руководителя должны быть отражены следующие пункты:
Должностные обязанности секретаря руководителя
1) Должностные обязанности. Осуществляет работу по организационно - техническому обеспечению административно - распорядительной деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно - переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно - регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.
Секретарь руководителя должен знать
2) Секретарь руководителя при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно - переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно - распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации секретаря руководителя
3) Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
1. Общие положения
1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
2. На должность секретаря принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
3. Секретарь принимается на должность и освобождается от должности директором организации.
4. Секретарь должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;
- структуру и руководящий состав организации и его подразделений;
- организацию делопроизводства;
- методы оформления и обработки документов;
- архивное дело;
- машинопись;
- правила пользования приемно-переговорными устройствами;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
- основы этики и эстетики;
- правила делового общения;
- основы организации труда и управления;
- правила эксплуатации вычислительной техники;
- основы административного права и законодательства о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
5. В своей деятельности секретарь руководствуется:
- законодательством РФ,
- Уставом организации,
- приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,
- настоящей должностной инструкцией,
- Правилами внутреннего трудового распорядка организации.
6. Секретарь подчиняется непосредственно директору организации (директору организации, начальнику отдела, др.)
7. На время отсутствия секретаря (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.
2. Должностные обязанности секретаря руководителя
Секретарь:
1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора организации.
2. Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
4. Принимает документы и личные заявления на подпись директора организации.
5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора.
6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
7. Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
8. По поручению директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
10. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора организации, взятых на контроль.
11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
12. Обеспечивает рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
13. Печатает по указанию директора служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.
14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
16. Копирует документы на персональном ксероксе.
17. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.
18. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
19. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.
20. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.
3. Права секретаря руководителя
Секретарь имеет право:
1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.
3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.
5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.
4. Ответственность секретаря руководителя
Секретарь несет ответственность в следующих случаях:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба организации - в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция секретаря руководителя - образец 2019 года. Должностные обязанности секретаря руководителя, права секретаря руководителя, ответственность секретаря руководителя.
1. Немного из истории.
2. Возможности секретаря-референта.
2.1. Основные функции секретаря.
2.2. Современные требования.
2.3. Классификация секретарей.
2.4. Обязанности.
1. Немного из истории.
Секретари появились в Древнем Риме в качестве хранителей чужих секретов. Потом из секретарей выделились нотариусы.
А сами секретари из доверенных лиц королей, царей, герцогов и пэров постепенно превратились в делопроизводителей. Традиционно в роли секретарей выступали мужчины. И только в конце 18 века появились женщины-секретари.
2. Возможности секретаря-референта.
Секретарь – это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы.
Секретарь должен быть всегда в «форме»: тщательно и продуманно одет, опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения.,уметь спокойно, без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. Ему необходим дар чувствовать «нюансы» дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, не видеть и не слышать того, чего не следует видеть или слышать. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел: ведет работу с документами, участвует в проведении деловых встреч и переговоров, отвечает на телефонный звонок и сам делает распоряжение по поручению руководства, осуществляет запись посетителей на прием. Но иногда приходится делать и разовые поручения, например, передачу денег, междугородний телефонный разговор, посещение больного сослуживца и так далее.
Через секретаря осуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром. Способность ориентироваться в сложном многообразном потоке информации, правильно, четко и оперативно классифицировать ее часто определяет оперативность работы отделов и даже всего учреждения.
Основные функции секретаря.
Важную роль играет профессиональная базовая подготовка, включающая как высокий уровень общего образования, так и специфические знания, которые могут быть определены в соответствии с основными функциями секретаря:
· знания, необходимые для эффективного участия в информационно-документарном обеспечении фирмы и непосредственно руководителя (владение такими техническими средствами, как персональный компьютер, телефон, факс, ксерокс);
· знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями; заниями правовых актов и приложений, регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников;
· знания, требующиеся для коммуникативного обеспечения работы фирмы и ее администрации; они необходимы секретарю пр. подготовке совещаний и приеме посетителей, при деловой переписке и деловых переговорах, при планировании своего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.
Современные требования.
Чтобы отвечать современным требованиям, секретарь должен обладать следующими качествами:
1. иметь профессиональный имидж;
2. хорошо владеть речью и письмом;
3. обладать хорошей памятью;
4. хорошо ориентироваться во времени;
6. уметь красиво оформлять отчеты, вести деловую переписку руководителя;
7. осваивать разработки новейших компьютерных программ для офиса;
8. быть энергичным, проявлять инициативу;
9. быстро находить взаимопонимание с коллегами и клиентами;
10. поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа;
11. контролировать финансы офиса;
12. быть осмотрительным в конфиденциальных, щекотливых вопросах фирмы.
Классификация секретарей.
Есть несколько позиций, которые занимают секретари:
RECEPTIONIST – девушка, работающая на телефоне. В ее обязанности входит отвечать на вопросы, встречать и провожать гостей и клиентов. На этой должности необязательно знание языка. Основное требование – умение держаться и аккуратность.
На этом же уровне находится должность информатора. Только в этом случае девушка сообщает клиентам какую-то конкретную информацию.
Если человек владеет иностранным языком, ему предусмотрена должность OFFICE MENEGER, который занимается организацией офиса.
Самая же высокая должность –PERSONAL SEKRETARY – помощник генерального директора или президента. В этом случае девушка работает только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию как на русском, так и на английских языках, сопровождает директора в командировки. Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности, организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не только исполнителем, но и инициатором. Знать, что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можно вырасти из секретаря в менеджеры…
Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что она всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бы множеством ниточек связывает различные подразделения фирмы, находится в центре внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому роль секретаря в ритмичном эффективном функционировании фирмы, в создании психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и не заменима.
Обязанности.
Без особого рода знаний, умений и навыков секретарю не справится со своими обязанностями. А в обязанности входит:
· учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству;
· оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т. п;
· подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов;
· оформление протоколов рассылок выписок из них;
· анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним;
· прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;
· организация приемов посетителей;
· прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы.
Кроме работы с документами в обязанности секретаря включаются функции по бездокументарному обслуживанию. В частности:
· техническое обеспечение работы руководителя;
· подготовка и организация материально-технического обеспечения заседаний, совещаний;
· организация приема работников и посетителей;
· телефонное обслуживание;
· подготовка командировок;
· организация презентаций и специальных приемов гостей;
2.3. Что должен и что может секретарь
То, что должен знать и уметь секретарь, излагается в квалификационной характеристике.
Квалификационная характеристика – это нормативный документ, устанавливающий, что должен делать тот или иной работник на своей работе, что он должен знать и уметь для этого и каков должен быть уровень его подготовки.
Должностные обязанности (секретарь должен уметь) Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия (или подразделения), помогать планировать рабочий день руководителя. Получать необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывать по его поручению работников. Организовывать телефонные переговоры руководителя, принимать и передавать телефонограммы, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения руководителя их содержание. Организовывать поездки и командировки руководителя. Осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, их регистрация), вести и оформлять протоколы. Обеспечивать рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие его эффективной работе. Передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, быстро печатать по указанию руководителя различные материалы. Вести документационную работу, принимать поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществлять ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передавать после ее рассмотрения руководителям подразделений или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо для подготовки ответа. Вести информационное обслуживание руководителя и сотрудников (устное, документное, составлять обзоры печати, предоставлять копии интересных статей). Следить за сроками выполнения поручений руководителя по личным заявлениям граждан. Организовать прием посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников, формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив. Создавать и пользоваться базами данных (в том числе информацией Интернета).
Секретарь должен знать: деятельность фирмы и должностные обязанности и компетенции сотрудников; положения и инструкции по документационному обеспечению; машинопись; работу на персональном компьютере, современные компьютерные редакторы (Word, Excel и др.); правила орфографии и пунктуации; порядок расположения материала при печатании различных документов; правила эксплуатации офисной оргтехники (факсов, мини-АТС, ксероксов, диктофонов, магнитофонов); правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила внутреннего трудового распорядка; основы научной организации секретарского труда; психологию людей и законы эффективной коммуникации; служебный этикет; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; иностранный язык клиентов и партнеров; Трудовой кодекс РФ.
Для развития и конкретизации квалификационной характеристики на предприятиях (фирмах) разрабатываются должностные инструкции.
Должностная инструкция – главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права, положение в организации, характер работы. Секретарь опирается на этот документ в своих взаимоотношениях с сотрудниками. Что в должностной инструкции записано, то и спросится, какие права в ней даны, те секретарь и имеет.
Должностная инструкция на секретаря – документ индивидуальный, так как должность секретаря имеет много градаций. В маленькой организации (или фирме) секретарь (секретарь-референт) будет один. В более крупных организациях секретари могут быть у руководителя и его заместителей, в каждом структурном подразделении. Есть секретари коллегии, ученые секретари научных советов и т. д. У каждого секретаря всегда исходя из объемов и специфики деятельности организации, требований руководителя и его доверия к секретарю складываются свой круг обязанностей и прав, различные сочетания творческих, логических и технических видов работ. В то же время существует типовой набор управленческих операций по документному и бездокументному обслуживанию, которые выполняют все секретари. Кроме того, особенность и сложность составления должностной инструкции секретаря обусловлены многогранностью его деятельности. Поэтому невозможно говорить о каком-либо едином эталоне должностной инструкции секретаря (секретаря-референта).
Однако, как и к любой должностной инструкции, к ней предъявляются общие требования. Прежде всего она имеет уже устоявшуюся унифицированную структуру текста, а именно разделы:
1) общие положения;
2) функции;
3) должностные обязанности;
5) ответственность;
6) взаимоотношения;
7) связи по должности.
Может быть добавлен раздел «Оценка работы», а в последние годы все чаще появляется раздел «Организация работы (распорядок дня)».
Раздел «Общие положения» содержит точное наименование должности в соответствии со штатным расписанием, место в системе управления, т. е. название структурного подразделения и подчиненность, порядок назначения и увольнения и порядок замещения. В крупных организациях, имеющих службу ДОУ, секретарь имеет двойную подчиненность – непосредственно своему руководителю и начальнику службы ДОУ. Назначаются и освобождаются от должности секретари приказом руководителя (в крупной организации – по представлению начальника службы ДОУ). В этом же разделе указываются требования к профессиональной подготовке и опыту работы. Сегодня отношение к секретарю и требования к нему резко изменились. Фирмы ищут секретаря с высшим или средним специальным образованием, знающего иностранный язык, свободно работающего на компьютере. Все чаще от секретаря, как и за рубежом, требуется знание не одного, а двух или более иностранных языков, так как фирмы имеют многочисленные контакты с зарубежными партнерами, и секретарь осуществляет связь с ними. Здесь же содержатся указания основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов, которыми секретарь руководствуется в своей работе.
В разделе «Функции» перечисляются основные направления деятельности секретаря (секретаря-референта), например: информационно-документационное обеспечение руководителя, организационное обеспечение работы руководителя, участие в подготовке выставок и презентаций и т. д.
В разделе «Должностные обязанности» перечисляются все виды работ, операции и технологии, применяемые при их выполнении. В нем в логической последовательности перечисляются работы, выполняемые секретарем. Все виды работ разбиты на операции с указанием технологии выполнения. Например, функция «информационно-документационное обеспечение» разбивается на две части: документирование и работу с документами. Документирование в свою очередь включает составление по заданию руководителя проектов писем (писем-приглашений, писем-напоминаний и др.), телеграмм и т. д.; печатание на компьютере документов руководителя; проверку правильности оформления документов при представлении на подпись руководителю (визы, наличие и правильность оформления реквизитов в соответствии с требованиями стандарта и т. п.); снятие и заверение копий с документов и т. д. Работа с документами включает получение входящих документов (указываются часы, например: в 09 и в 16 ч), прием факсов и электронной почты (в течение дня); первичную обработку полученных документов в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству; предварительный просмотр документов (если это доверено секретарю); регистрацию документов по установленным в организации правилам; доклад документов руководителю и т. д.
Раздел «Права», пожалуй, самый главный. Он подчеркивает место секретаря в системе управления, его значимость, положение в организации. Именно через права видны полномочия, делегированные руководителем секретарю, и степень его самостоятельности. Этот раздел дает возможность секретарю освободить время руководителя для решения основных стратегических и тактических задач.
Именно этот раздел должностной инструкции наделяет секретаря (секретаря-референта) большими или меньшими полномочиями и определяет степень его возможностей.
Раздел «Ответственность» составляется в строгом соответствии с законодательством.
Раздел «Взаимоотношения (связи по должности)» также очень важен для организации работы любого сотрудника управленческого аппарата, и в первую очередь это связано с активным внедрением автоматизированных систем, которые требуют детального указания, какая информация, в каком виде, кому передается и от кого поступает.
В последние годы в должностной инструкции часто появляется раздел «Оценка работы». В нем обычно указываются критерии своевременности работы и ее качество, например: отсутствие жалоб, претензий и нареканий; отсутствие ошибок в документах; соблюдение сроков исполнения поручений руководства и т. д.
Как правило, должностная инструкция заканчивается указанием на порядок ее пересмотра. Условиями пересмотра должностной инструкции могут быть изменения в структуре организации, повлекшие перераспределение обязанностей работников, изменение видов работ, выполняемых секретарем, внедрение компьютерных технологий. Но значительно чаще указывают срок обязательного пересмотра или переутверждения инструкции (3 года или 5 лет).
Необязательным разделом является «Организация работы», но в последнее время он очень популярен и все чаще встречается. В нем приводится примерный распорядок дня работы секретаря. Это может выглядеть следующим образом.
ПЕРВАЯ ПОЛОВИНА РАБОЧЕГО ДНЯ:
1) прийти на работу за 10 минут до руководителя, для того чтобы проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), привести себя в порядок, составить или уточнить план на предстоящий день;
2) подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела;
3) получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием, отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя;
4) телеграммы, срочные факсы и телефонограммы немедленно передать руководителю;
5) по остальным документам подготовить варианты возможных ответов или резолюций, распределить по исполнителям;
6) просмотреть поступившие обзоры, отчеты, приглашения и т. д.; даты и время проведения всех мероприятий записать в своем дневнике-календаре;
7) оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно-справочной работы;
8) доложить руководителю о полученной корреспонденции;
9) уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день;
10) передать по телефону и лично указания руководителя соответствующим исполнителям и напомнить об истекающих сроках исполнения документов.
ВТОРАЯ ПОЛОВИНА ДНЯ:
1) сбор и подготовка для подписи исполненных документов;
2) доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя обработанные им документы;
3) обработать и отправить исходящие документы;
4) наметить мероприятия на следующий день.
В течение всего рабочего дня ведутся:
а) работа с посетителями, телефонные переговоры;
б) подшивка исполненных документов в дела;
в) выполнение работ на компьютере;
г) организация копирования документов в соответствии с указанием руководителя.
КОНЕЦ РАБОЧЕГО ДНЯ:
1) просмотреть свой дневник и проинформировать соответствующие отделы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий;
2) если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, нужно обеспечить его всей необходимой информацией, материалами;
3) привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф и все шкафы с документами, выключить из сети электронное и техническое оборудование.
Должностная инструкция является составной частью всего пакета документов, необходимых для организации работы управленческого аппарата.
СОВЕТ. Организуйте свой рабочий день так, чтобы все успеть и для всех быть полезной. Отдавайтесь своей работе, но не забывайте, что есть вопросы, которые не в вашей компетенции. Поэтому делайте только то, что вы должны делать.
Подводя итоги: следует еще раз отметить, что должностная инструкция на секретаря – документ индивидуальный, так как должность секретаря имеет много градаций. У каждого секретаря исходя из объемов и специфики деятельности организации, требований руководителя и его доверия к секретарю складываются свой круг обязанностей и прав, различные сочетания творческих, логических и технических видов работ.
Главный инженер предприятия обычно считается правой рукой директора, а заместитель по коммерции – левой, но когда отсутствует секретарь – директор и вовсе без рук.
Трудовой коллектив любой организации работает, непосредственно опираясь на документ, регулирующий отношения и обязанности каждого сотрудника на занимаемой . Таким предписанием является должностная инструкция.
Именно она определяет права и , предполагает меру ответственности, расставляет полномочия. Все трудовые задачи, возможные конфликты, а также уровень нагрузки решаются, опираясь на этот документ.
Должность секретаря — ответственная
Для того, чтобы правильно и грамотно составить инструкцию, нужно учесть несколько нюансов:
- Во-первых, разработчики обязательно уделяют внимание ее актуальности, определяя саму структуру организации.
- Во-вторых, существуют специальные справочники – классификаторы, а в-третьих, рассматриваются основные нормативы при управлении.
Попробуем более детально изучить этот вопрос на примере должности секретаря. Как правило, такая вакансия считается типовой, поэтому документ имеет несколько основных стандартных разделов:
- «Общие положения» — здесь описывается сама рабочая специальность, ее подчиненность, основные условия для трудоустройства. К тому же уточняется наличие определенных знаний, навыки, приобретенные ранее, а также раскрывается вопрос замещения сотрудника во время его отсутствия.
- «Должностные обязанности» — этот раздел указывает на возможности работника. По своей сути секретарь занимается организацией собраний, презентаций, заседаний. Кроме того, он контролирует исполнение линейными структурами всех распоряжений, данных руководителем, ведет телефонные переговоры, назначает встречи и отвечает за входящую, а также исходящую корреспонденцию. В зависимости от того, какую специфику имеет деятельность предприятия, обязанности сотрудника могут быть расширены.
- «Права» — тут разъясняются основные позиции, дающие возможность подтверждать собственные полномочия. То есть, секретарь имеет право на доступ к документам и информации определенного типа, а также трудиться над наиболее правильной оптимизацией своего процесса, заботиться об уровне квалификации и регулярно повышать ее.
- «Ответственность» — здесь указаны те направления, по которым сотрудник становится подотчетным перед руководителем. В большинстве своем, такой раздел всегда бывает стандартным.
Основные функции секретаря – референта
Главная обязанность секретаря — выполнение поручений начальника
Должностная инструкция для этой вакансии, как и говорилось ранее, имеет типовой характер. Поэтому большинство организаций берут ее себе за основу. Так, что же все-таки входит в круг обязанностей секретаря?
- Во-первых, это исполнения поручений своего . Здесь основным моментом является то, что созданные распоряжения должны быть в полной мере донесены до исполнительного состава.
- Во-вторых, обязательна работа с корреспонденцией. Все приходящие письма просматриваются, анализируются и отправляются в различные структурные подразделения или на стол директора.
- В-третьих, это обязанности по ведению делопроизводства. То есть, вся поступающая информация должна быть переведена в электронный вид. И, в-четвертых, здесь указан дополнительный функционал.
В течение рабочего дня секретарь трудится с документами, принимая различного рода заявления, собирая требующиеся материалы, оформляя бумаги на подпись. Все проекты решений, проходящие через его руки, должны быть обязательно проверены на наличие ошибок и возможность недочетов. Здесь важен сам контроль за оформлением, а также редактирование в случае необходимости.
Кроме того, все поступающие телефонные звонки подлежат регистрации, а информация, приходящая в период отсутствия руководителя тщательно фиксируется для дальнейшей передачи и рассмотрения. Немаловажной становится и работа с факсом, копировальной машиной, телефонограммами. Для того чтобы соответствовать этой должности, важно иметь собранность, пунктуальность, аккуратность, грамотность.
Должность секретаря организации предполагает работу по организации заседаний.
Здесь нужно собрать необходимый материал, предоставить его для анализа, определить круг будущих участников, оповестить их. Кроме того, проведенное мероприятие в назначенную дату предполагает составление специального протокола, которым и занимается секретарь. Еще такая вакансия предполагает заполнение регистрационных картотек, доведение приказов до исполнителей, контроль временных сроков, а также обеспечение своего директора канцелярскими товарами и исправной оргтехникой.
Стоит уточнить, что работа с информацией для секретаря ставит ему в обязанность идеальное оформление банка данных, ведение дел, их архивацию и сохранность. К тому же непосредственный контакт с руководящим составом позволяет помогать рассматривать оперативные просьбы, решать важные вопросы и руководить посетителями, которые записываются на прием.
При необходимости такой выезжает в командировки, продолжительность которых определяется непосредственно руководителем. В целом график трудового дня является стандартным и предполагает 40 рабочих часов в неделю с перерывами на обед и . В зависимости от специфики деятельности организации, время работы может корректироваться.
Права и ответственность секретаря – референта
Секретарь — правая рука начальника
Рассмотрим стандартный свод прав, которых можно требовать от руководителя, занимая эту должность:
- Условия работы – они должны быть нормальными, не перечащими российскому законодательству.
- Содействие в труде – это помощь в исполнении своих обязанностей для достижения наиболее лучших результатов.
- Информационная поддержка – доступ к любым видам документации, предполагает правильное оформление распоряжений, соглашений, корреспонденции.
- Повышение квалификации – прохождение необходимых курсов.
- Контакт с руководством – тесная работа по текущим вопросам, вынесение предложений, обсуждение их.
- Подписание документов – бумаги справочного характера или информационного заверяются секретарем в пределах его компетенции.
Ответственность данной вакансии заключается в необходимости исполнять правильно свои , вести деятельность в соответствии с Трудовым кодексом, не совершать правонарушений и регулярно контролировать свои действия, чтобы не причинить организации.
Секретарь судебного заседания
Работа с документацией как работа секретаря
Разделы инструкции по описанию прав и ответственности считаются практически типовыми, а вот обязанности имеют свои нюансы в зависимости от предприятия, которое их прописывает. Так, если коснуться российского правосудия, то можно определить некоторые основные особенности подобной работы.
Самая первая и важная задача секретаря судебного заседания – это обеспечение бесперебойной, слаженной работы данного аппарата. Здесь необходимо подготовить всю документацию, собрать подписи, создать письма и отправить их адресатам, осуществлять прием граждан, работать над выпиской , вызовом свидетелей и т.д.
Кроме того, данный сотрудник анализирует списки дел, составляет их и размещает для дальнейшего ознакомления, вручает копии заключений, контролирует явку всех свидетелей, отмечая время присутствия. Все проводимые судебные заседания регистрируются в журнале учета, а по их окончании оформляются протокола. Также он готовит копии судебных решений, материалы исполнения приговора, исполнительные листы.
Все документы для потерпевших тоже проходят через секретаря.
Секретарь – машинист суда
Должностная инструкция секретаря руководителя расставит все точки над і
Это специфическая вакансия, предполагающая наличие знаний юридического характера. Вообще, такой человек должен быть достаточно квалифицированным, грамотным, собранным, уметь соблюдать определенные запреты и ограничения.
Здесь важен опыт, изучение законов в современном их описании, работа с Конституцией, Трудовым кодексом и четкое исполнение инструкций по делопроизводству.
Кроме того, сотрудник обязан знать основы взаимодействия со структурами управления, уметь правильно писать, производить корректировки, разбираться в деловом стиле и нормах русского языка. Немаловажным считаются и умения в области информационных технологий, навыки документооборота и т.д.
При этом весь трудовой день должен быть правильно распланирован, чтобы обеспечить своевременность исполнения дел. Вся поступающая информация подлежит тщательному анализу, и обрабатывается с помощью современных технологий. Важно уметь правильно работать с интернетом, пользоваться специальными программами.
Права секретаря
Во-первых, данная вакансия предполагает ознакомление с проектами решений, которые имеют к ней непосредственное отношение. Во-вторых, это анализ деятельности и внесение предложений своему , а также обсуждение недочетов или возможных выявленных препятствий в решении вопросов.
В-третьих, появляется право работать со всеми структурными подразделениями, требуя от них выполнение поручений руководителя, а также необходимую информацию и для исполнения своих должностных обязанностей. И, в-четвертых, рассчитывать на содействие директора в исполнении трудовых процессов.
Как составить должностную инструкцию для сотрудника, расскажет видеоконсультация:
Секретари – сотрудники, без участия, знаний и навыков которых сложно обеспечивать слаженную работу хозяйствующего субъекта. Спектр должностных обязанностей секретаря достаточно большой. С ними стоит ознакомиться, чтобы иметь представление о значении данной профессии в современной действительности.
Особенности профессии секретаря и требования к работнику
Даная работа не только требует от лица организованности, коммуникабельности и собранности, но и может обещать ему отличные перспективы карьерного роста. Например, в будущем он может рассчитывать на должность сотрудника отдела и т.д.
Основные требования, предъявленные к этому специалисту, следующие:
- Среднее, высшее образование;
- Стаж работы;
- Владение ПК и умение работать с оргтехникой;
- Знание основ делопроизводства;
- Знание иностранного языка (зачастую, английского).
Также многие работодатели делают акцент на личностные качества человека (доброжелательность, отзывчивость, пунктуальность), его отношение к мельчайшим деталям, возможность справляться с широким кругом обязанностей и поручений, приятную внешность.
Заработная плата специалиста варьируются от 15000 рублей и до 40000 рублей. Это зависит от объема работы и финансового положения самой организации.
Существует несколько основных специализаций секретаря:
- Помощник руководителя;
Должностные обязанности секретаря руководителя
Назначение и увольнение данного сотрудника может происходить только по распоряжению управленца, в чьем подчинении он находится. Также в распоряжении оговаривается должностное лицо, которому делегируются обязанности секретаря руководителя во время его отсутствия на работе.
В своей деятельности данный сотрудник руководствуется:
- нормативно-правовыми актами федерального и регионального уровней;
- Уставом и локальными правилами внутреннего распорядка;
- положениями должностной инструкции.
В должностные обязанности секретаря руководителя входит:
- обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя (систематизация и структуризация всех необходимых для этого материалов);
- обеспечение руководителя всем необходимым для работы — исправной организационной техникой, канцелярскими принадлежностями;
- подготовка совещаний и заседаний, проводимых руководителем;
- организация командировки руководителя (заказ билетов и бронирование гостиницы);
- составление запросов и писем по поручению начальства;
- организация приема посетителей (при необходимости — встреча и размещение гостей);
- ответ на поступающие звонки, фиксирование поступивших сведений и их передача управленцу;
- прием заявлений и их передача на подпись руководителю;
- передача информации от руководства конечным пользователям (конкретным исполнителям, партнерам, клиентам);
- контроль сроков и качества исполнения сотрудниками предприятия приказов и распоряжений руководства;
- выполнение копировально-множительных работ любой сложности и объема;
- поддержание оперативной связи с другими компаниями (как государственными, так и коммерческими), отдельными лицами по вопросам, касающимся непосредственной деятельности предприятия.
- выдача необходимых справок о стаже работников, а также об их заработной плате.
Секретарь также должен выполнять отдельные поручения служебного характера своего непосредственного руководителя.
Кроме обязанностей, у данного специалиста есть и права. Он может:
Секретарь руководителя ответственен за:
- нарушения правил внутреннего трудового распорядка и правил техники безопасности;
- несоблюдение приказов, распоряжений и иных локальных актов;
- невыполнение обязанностей, прописанных в должностной инструкции;
- оформление документов, которые предоставляются на подпись руководителю;
- разглашение вверенной ему информации.
Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя
Секретарь делопроизводитель находится на ступень ниже, чем референт. Но от этого круг его обязанностей не меньше.
Так, в должностные обязанности секретаря-делопроизводителя входит:
Многие обязанности, которые вменены делопроизводителю, может выполнять и секретарь руководителя, но стоит уточнить, что его функционал заметно шире. Это связано, в первую очередь, с необходимостью обеспечения управленческой деятельности начальства.
У делопроизводителя, как и у любого другого специалиста, имеется ряд прав, в частности:
- право на получение доступа к необходимой для его деятельности информации;
- право заверять собственной подписью некоторые документы;
- право на ознакомление с документами, а также решениями, которые принимает руководство, в отношении круга своих должностных обязанностей;
- право на отстаивание своих интересов.
Для трудоустройства на должность секретаря необходимо грамотно составить . В нем важно указать все свои основные профессиональные преимущества, личностные качества и, конечно, профильный опыт работы. Можно также скачать в интернете подходящее резюме, заполнить его и отправить потенциальному работодателю на рассмотрение.
