Морские порты. Документы в порту Mes система автоматизации морского порта

Главная / Регистрация фирмы

25.06.2014 В мае 2014 года исполнилось 10 лет с начала эксплуатации информационной системы управления техобслуживанием и ремонтами в ОАО «Новороссийский морской торговый порт». Система создана на основе комплекса TRIM разработки НПП «СпецТек».

ОАО «Новороссийский морской торговый порт» входит в состав «Группы НМТП», является оператором крупнейшего порта Азово-Черноморского бассейна и России. Здесь, в незамерзающей Цемесской бухте, расположены наиболее глубоководные в регионе СНГ и Балтии морские причалы. Компания оказывает полный спектр стивидорных услуг, ее специализация - перевалка нефти, нефтепродуктов, зерна, рудных грузов, удобрений, цемента, угля, металлов, контейнеров. Предприятие располагает обширным комплексом средств портовой механизации, в том числе эксплуатирует десятки мобильных и портальных кранов, контейнерные и вилочные автопогрузчики, тягачи, бульдозеры, пневмоперегружатели, сталкиватели, грейферы, экскаваторы и другую технику.

Стратегическая цель «Группы НМТП» - стать лучшим оператором портовых активов в России, в том числе в области экономической и технологической эффективности. В этой связи руководство ОАО «Новороссийский морской торговый порт» уделяет пристальное внимание эффективной эксплуатации, обслуживанию и ремонту активов - оборудования, техники, зданий и сооружений. В частности, усилия предприятия сосредоточены на совершенствовании бизнес-процессов технического обслуживания и ремонта (ТОиР), использовании современных методов управления ТОиР и информационных технологий.

В декабре 2002 года в ОАО «НМТП» стартовал проект внедрения информационной системы управления техническим обслуживанием и ремонтами (ИСУ ТОиР) портовых активов. Программной платформой для создания ИСУ ТОиР послужила EAM-система TRIM, а исполнителем проекта стал разработчик TRIM - компания НПП «СпецТек».
В мае 2004 года система была сдана в промышленную эксплуатацию. Система охватила отдел механизации, службы механизации районов порта, база внутрипортовой механизации, группа портовых мобильных кранов, центральные ремонтно-механические мастерские. Всего средствами TRIM было автоматизировано 39 рабочих мест пользователей. Посредством конвертера ИСУ ТОиР была интегрирована с системой бухгалтерского учета.

В последующие годы система использовалась заказчиком, и попутно развивалась при технической поддержке НПП «СпецТек». Так, с мая по октябрь 2007 года специалистами НПП «СпецТек» были выполнены работы по масштабированию ИСУ ТОиР. Заказчик приобрел лицензию на использование TRIM для 7 дополнительных пользователей - таким образом, их общее число достигло 46. Дополнительные пользователи появились на автобазе и базе внутрипортовой механизации. С марта по апрель 2014 года специалистами НПП «СпецТек» проведена переработка конвертера, обеспечивающего обмен данными между ИСУ ТОиР и системой бухгалтерского учета на основе 1С.

«Информационная система ТОиР на базе TRIM стала необходимым инструментом управления в нашей компании. Ее внедрение позволило повысить эффективность работы руководителей и специалистов, отвечающих за бесперебойную эксплуатацию средств механизации порта », - отметил Алексей Зинченко, начальник Управления развития и сопровождения прикладных систем ОАО «НМТП».

«Участие разработчика EAM-системы в её внедрении позволяет максимально адаптировать эту программную платформу к потребностям заказчика. Так создаются действительно работоспособные системы управления, и обеспечивается длительный жизненный цикл этих систем - например, как в ОАО «Новороссийский морской торговый порт», где уже более 10 лет эксплуатируют EAM-систему TRIM », - отметил Юрий Свистунов, руководитель проектов НПП «СпецТек».

НПП «СпецТек»

Трудно переоценить важность портовой инфраструктуры для увеличения грузопотоков в Украину. Количество грузов, проходящих через порты, увеличивается постоянно. Важным направлением повышения эффективности управления морскими портами и сухими терминалами (как контейнерными, так и перегрузочными комплексами по перевалке сыпучих и наливных грузов) является внедрение TOS (terminal operating system) или CTMS (container terminal management system) – систем управления терминалом.

Существует ряд отличий между автоматизацией процессов морских портов и терминалов «сухих» портов. Морской порт, как правило, обеспечивает прием и отправку грузов, как судами, так и железнодорожным и автомобильным транспортом. «Сухой» порт является терминалом, работающим только с сухопутными видами транспорта – железнодорожным и автомобильным. Основное отличие бизнес-процессов морского и «сухого» портов в наличии операций по обработке судна. Эти операции включают планирование разгрузки и загрузки судна и организации погрузочно-разгрузочных работ на судах. Задача TOS при планировании загрузки судна – при значительном количестве грузов обеспечить планирование оптимальной выгрузки и загрузки, а также резервирование мест хранения, техники и обработку соответствующих документов.

Различные системы управления терминалами успешно автоматизируют бизнес-процессы как морских так и «сухих» портов. Этому способствует модульность программных продуктов. При автоматизации комплекса, используются только необходимые модули, обеспечивающие выполнение уникальных бизнес-процессов терминала. Современные системы управления портами работают в режиме “реального времени”, а обработка всех операций на терминале производится с использованием или , оснащенных сканерами штрих-кодов.

Информационная система для управления морскими портами, контейнерными терминалами и терминалами по перевалке сухих сыпучих и наливных грузов - это организация управления всеми операциями: от складского управления до обработки заказов, от планирования судна (в случае морского порта) и создания отчетов до управления процессами создания счетов. CTMS может следить за любым технологическим процессом терминала: вводом и планированием заказов, управление транспортом и рабочей силой, рапортуя о сделанной работе выпиской счетов и изменениями состояния склада.

Суда, поезда или грузовики, прибывают в терминал, товары выгружаются, хранятся на складе, в бункерах или на сортировочной станции и после этого перегружаются на другие грузовики, поезда и судна … или товары перегружаются с одного судна на другое. Всеми этими потоками легко управлять с помощью программного обеспечения CTMS, а также легко адаптировать под другие задачи. Можно управлять всеми услугами: разгрузкой, взвешиванием/разливом, сортировкой, смешиванием, упаковкой, формированием партий, очисткой, хранением – список может быть бесконечным, включая управление тарифами. С помощью системы видеонаблюдения даже можно контролировать движение транспорта у ворот. При автоматизации процесса сокращается время на погрузку и разгрузку груза, а так же на все процессы на терминале, что приводит к более эффективному использованию оборудования и сокращению затрат.

Для снижения нагрузки на порты и минимизации простоя контейнеров возникла необходимость организовывать недалеко от портов мультимодальные транзитно-распредилительные центры или контейнерные терминалы. В их функции входит перегрузочные работы, выполнение таможенных процедур с контейнерными грузами и подготовка сопроводительных документов; временное хранение контейнеров до их перегрузки на наземные виды транспорта.

В зависимости от услуг, предоставляемых контейнерным терминалом, типов обрабатываемых контейнеров, используемой перегрузочной техники и вида транспорта, которым доставляются контейнеры, предусматривается различный набор выполняемых операций с контейнерами и разный подход к управлению. Для «сухих» контейнерных портов значительную долю в обороте контейнеров занимают пустые контейнеры, для которых могут применяться другие правила размещения на территории терминала и использования техники.

Система оперативного управления терминалом Conteiner Terminal Management System CTMS обеспечивает управление погрузочной техникой, транспортом и персоналом. Функции этой системы заключаются в автоматизации всех операций с контейнерами и грузами на территории контейнерного терминала.

Для комплексов по перевалке генеральных, сыпучих и наливных грузов важным моментом является учет грузов на разных стадиях (с какой скоростью и сколько выгружено/загружено, сколько осталось) разновидности груза, качество и многие другие параметры. Несмотря на все особенности обработки грузов, не имеющих упаковки также как и для других типов терминалов, важными функциями системы оперативного учета являются формирование отчетности и биллинг. Эти функции дают возможность сформировать счёт для оплаты клиентом услуг терминала, а также провести анализ показателей работы.

Морские терминалы, по большому счету, отличаются от сухих портов наличием судового фронта. Осуществляется большая работа с грузами при приходе/отгрузке на судах (обработка судна и составление планов погрузки/разгрузки (каргопланирование), описание судна, создание плана судна, ведение списка судозаходов, прием контейнеров с судов, организация доставки контейнеров к борту судна). В системе оперативного управления терминалом TOS имеется модель графического отображения плана загрузки судна. При очень большом количестве (до 10 тыс. на 1 судне) контейнеров необходимо обеспечить планирование оптимальной выгрузки и загрузки, а так же резервирование мест хранения, техники и обработку соответствующих документов.

Системы управления контейнерным терминалом полностью работают в режиме “реального времени”, а обработка всех операций на терминале производится с использованием радиокомпьютеров или терминалов сбора данных.

Применение TОS-системы позволяет снизить стоимость и сократить сроки обработки грузов на территории терминала и предоставляет возможность получения точной информации о текущей обстановке на его территории.

Качественная модернизация услуг морской портовой инфраструктуры лежит в основе экономической, транспортно-логистической и общественной эффективности работы российских портов. Повышение международной конкурентоспособности немыслимо без внедрения в практику лучшего международного опыта оказания услуг в порту.

Международная конкуренция и развитие новых технологий формулируют новые требования к безопасности, качеству и скорости обработки грузов в порту. Для эффективной работы и соответствия лучшей международной практике развития портов Российской Федерации должна находиться на переднем крае оптимизации и повышения эффективности обслуживания судов.

Приоритетами развития рынка услуг морской портовой инфраструктуры являются:

Повышение качества и скорости обслуживания;

Снижение издержек перемещения грузов через порт для конечного потребителя услуг;

Строительство современных мультимодальных логистических центров, способных качественно и быстро обрабатывать консолидированные транзитные и отечественные грузы;

Взаимоувязка функций и полномочий основных регуляторов внешнеэкономической деятельности с целями быстрого, безопасного и эффективного пропуска экспортно-импортных и особенно транзитных грузопотоков через российские порты;

Повышение экологической безопасности работы порта;

Автоматизация алгоритмизируемых операций;

Открытость работы порта и порядок оказания инфраструктурных услуг;

Содействие развитию конкурентной среды.

В настоящее время скорость обработки судов и грузов в большинстве отечественных портов остается ниже по сравнению с портами других государств. Вместе с тем, в современных условиях этот параметр является ключевым фактором в повышении их привлекательности и выходит на первое место по отношению к таким факторам, как расстояние и стоимость перевозки. Особенно - для таких портов, которые специализируются на переработке грузов, требующих быстрой доставки (контейнеры, рефгрузы, тарно-штучные).

Факторы, влияющие на скорость обслуживания судов и грузов в морском порту, можно разделить на внутренние и внешние. К внутренним факторам будут относится мероприятия по совершенствованию технологии процессов перевалки грузов и обработки судов, применении средств механизации и автоматизации, оптимизации операций в портах, сокращению их числа, повышению инновационной составляющей. К внешним - совершенствование логистических схем, оптимизация взаимодействия с железной дорогой, а также координация работы государственных органов в порту по принципу "единого окна".

Внедрение автоматизированных или полуавтоматизированных систем обработки судов и грузов в порту будет способствовать высвобождению рабочих мест непосредственно с погрузочно-разгрузочных работ в пользу контроля за внедренными системами. Автоматизация алгоритмизируемых операций позволяет повысить качество и скорость работы и снизить производственный травматизм.

В международной практике широко применяются инструменты, способствующие повышению скорости обслуживания судов в морских портах и других качественных параметров оказания услуг в морских портах, в частности:

Система планирования операций. В порту Шанхай портовый персонал использует данную систему, первая версия которой была разработана и внедрена в 1988 г., для автоматизированной подготовки планов по предоставлению причалов и по разгрузке контейнеров, а также планированию всех других существенных ресурсов. На основе данных планов по принципу "точно вовремя" (just-in-time) к соответствующему причалу обеспечивается необходимое количество береговых кранов и заблаговременно предоставляется необходимое количество грузовых автомобилей для погрузки/разгрузки (в случае, если порт является начальным/конечным пунктом отправки грузов). Если контейнеры предназначены для перегрузки (трансшипмента), заранее обеспечивается наличие необходимого и удобного места для их промежуточного хранения на контейнерной площадке. При необходимости, в промежутке между разгрузкой контейнера с одного судна и погрузкой на другое специальные краны на контейнерной площадке еще раз перекладывают контейнеры таким образом, чтобы обеспечить максимально быструю погрузку на следующее судно (суда). Порядок перекладки также планируется в системе планирования операций, которая имеет прямой интерфейс с автоматизированными системами управления кранами. В каждый момент система планирования операций хранит всю информацию о том, в каком конкретном месте находится контейнер с заданным номером, когда он был разгружен и когда планируется его дальнейшее движение.

В дополнение, ключевые подсистемы обеспечивают оптимальное планирование порядка, в котором контейнеры будут загружаться или разгружаться с судна, а также последовательности работы береговых кранов; подсистема обеспечивает минимизацию числа физических операций с контейнерами за счет их оптимального расположения и порядка; благодаря этому обеспечивается рекордная скорость погрузки-разгрузки - до 280 контейнеров с одного судна в час (мин. время разгрузки судна с 1400 контейнерами - 6 часов). Средняя скорость погрузочно-разгрузочных работ составляет 100 контейнеров в час;

Система электронного документооборота и обмена данными для торговых операций, автоматизирующая весь цикл обработки операционных, торговых и таможенных документов в электронном виде;

Система интеллектуального управления движением судов на базе сети радаров и радиостанций, объединенная в едином диспетчерском центре;

Интегрированная система управления контейнерным терминалом MES CTMS, позволяющая в режиме реального времени управлять погрузкой и разгрузкой судов, гейтом грузовиков-контейнеровозов и их движением по территории порта, собирать и хранить информацию о местонахождении контейнеров и обеспечивать движение соответствующих документов и т.п.. Система использует беспроводные технологии для передачи информации и коммуникации с персоналом порта и транспортных компаний. Благодаря использованию данной системы, в порту достигаются высокие показатели производительности труда:

Средняя скорость погрузки/разгрузки - 12000 TEU/сут.;

Средний объем погрузки/разгрузки на метр причала - 3028 TEU/м;

Средняя скорость работы кранов - 31 операция/час;

Электронная система предоставления данных о контейнерах и судах позволяет заинтересованным компаниям и непосредственно их работникам делать запросы о местонахождении и времени прибытия интересующих их судов и контейнеров как через Интернет-сайт, так и через автоматизированный телефонный автоответчик в круглосуточном режиме;

Система автоматического контроля и предупреждения сбоев в грузообрабатывающей технике с помощью сети сенсоров и датчиков анализирует состояние и работу оборудования, и в случае сбоев передает соответствующую информацию по беспроводной сети в диспетчерский центр, что позволяет существенно сократить время восстановления оборудования после аварий и сбоев и, в конечном итоге, повысить среднюю скорость обработки грузов.

В России целесообразно применять подобные практики, в том числе, по созданию геоинформационных транспортных систем, позволяющих формировать единые информационно-логистические центры и автоматизированные системы обмена данными между участниками перевозочного процесса (работающие в режиме он-лайн). Создание таких информационно-логистических центров направленно на совершенствование взаимодействия морских портов и других видов транспорта (железнодорожного, автомобильного, внутреннего водного).

Как отмечалось выше, среди внешних факторов, способствующих повышению скорости и других качественных параметров обслуживания судов в морских портах, являются вопросы таможенного оформления и работы пунктов пропуска.

Отсутствие единой системы обмена информацией по судам и грузам в российских портах существенно тормозит как скорость обработки грузов в портах, так и отслеживание прохождения потенциально опасных грузов, контейнеров, прибытия нежелательных иностранцев и других факторов, влияющих на национальную и портовую безопасность. На сегодняшний день Минтранс России совместно с другими заинтересованными ведомствами прорабатывают вопрос создания единой электронной таможенной базы, которая упростит документооборот и сократит время оформления таможенных деклараций. Аналоги такой системы на сегодняшний день существуют во всех развитых портах мира.

Важной проблемой в области портовой деятельности России можно считать несбалансированность отраслевых и ведомственных интересов. Основная проблема заключается в том, что нормативная база, используемая таможенными и пограничными организациями, имеет статус федерального закона, а нормативная база, используемая стивидорными и судоходными компаниями, закрепляется на уровне приказов Минтранса России.

Издаваемые в настоящее время акты таможенного законодательства не учитывают специфики перевалки грузов в морских портах.

Одним из последних примеров является решение Федеральной таможенной службы, согласно которому грузы, прошедшие таможенный контроль в морских портах, должны храниться отдельно от товаров, находящихся под таможенным контролем. В связи с этим время обработки грузов на морских терминалах, по оценкам участников рынка, увеличится на 30 - 40%. Кроме того, примерно на треть может возрасти стоимость обработки груза за счет его перемещения и повторного складирования. Отвлечение техники и персонала на дополнительные операции в итоге снизит пропускную способность терминалов.

Важным условием оказания качественных услуг по обслуживанию экспортно-импортных и транзитных грузопотоков, а также пассажиров, следующих в международном сообщении, является быстрая и эффективная работа пунктов пропуска через государственную границу Российской Федерации, расположенных в морских и речных портах.

Основными направлениями развития системы пунктов пропуска являются оптимизация количества пунктов пропуска; модернизация инфраструктуры и увеличение пропускной способности пунктов пропуска; разработка и внедрение современных технологий, сокращающих время выполнения процедур государственного контроля при пересечении государственной границы России.

В настоящее время в морских портах организованы и на постоянной основе функционируют координационные советы пунктов пропуска, утверждены новые технологические схемы пропуска через государственную границу лиц, транспортных средств и грузов, направленные на безкомиссионное оформление судов и позволяющие осуществлять грузку грузовые работы сразу по прибытию судов в порты.

Вместе с тем, до настоящего времени в большинстве морских портов пункты пропуска не открыты в установленном порядке (из 75 морских пунктов пропуска в портах России официально открыто всего 22), и работа осуществляется по временным схемам, согласованным с государственными контролирующими органами. Это является существенным препятствием для повседневного и бесперебойного пропуска лиц, транспортных средств, грузов, товаров и животных через Государственную границу в функционирующих морских портах.

Указанное обстоятельство исключает возможность выделения бюджетных средств на содержание и развитие имущественного комплекса пунктов пропуска. Зачастую все расходы по обустройству и содержанию государственных контролирующих органов в Пунктах пропуска вынуждены нести операторы морских терминалов. При этом Законом о государственной границе предусмотрен единственный вариант передачи имущества от частного инвестора - безвозмездная передача.

Для создания условий по обеспечению инвестиционной привлекательности строительства, реконструкции и оборудования пунктов пропуска необходимо внесение изменений в законодательство, предусматривающих иные способы передачи имущества или предоставление налоговых льгот.

Наряду со скоростью обработки грузов другим качественным параметром привлекательности российских портов является стоимость судозахода и экологическая безопасность.

В отношении российских портов сложился устойчивый репутационный миф о серьезной их дороговизне, в части портовых сборов и прочих расходов судовладельцев на обслуживание всей "негрузовой" деятельности в момент осуществления судозаходов.

Проведенный анализ показал, что на стоимость судозахода в большей степени оказывают влияние именно "прочие расходы судовладельцев" - на бункеровку, шипчандлерские услуги и агентское вознаграждение, которые являются сугубо предметом договоренности между частными хозяйствующими субъектами.

Сами портовые сборы сопоставимы с портовыми сборами других государств. Для примера приведем данные судовых агентов по конкретным судам разных типов.

Стоимость судозаходов для СТК (судно класса река - море) DWT 1669; GRT 1573: по данным агентской компании Transmarine

Хундестед (Дания) - 1738,83 евро

Лиепая (Латвия) - 3004,40 евро

Нип Хаус (Великобритания) - 3230,56 евро

Фироу (Германия) - 2685,00 евро

Клайпеда (Литва) - 3582,93 евро

Гданьск (Польша) - 2132,62 евро

Калининград (Россия) - 1545,00 евро.

Стоимость судозаходов для балкера m/v Grumant - 15878 GT

Гамбург - 29620 евро

Санкт-Петербург - 27208 евро.

Стоимость судозахода подобного балкера в порты Прибалтики еще дороже.

Стоимость судозаходов для афрамакса m/v Petrodvorets - 59731 GT

Гамбург - 71740 евро

Приморск - 98231 евро.

Очевидно, что разница между сборами в Приморске и Гамбурге приходится на ледовый сбор, которого в Гамбурге просто нет.

Таким образом, анализ показывает, что в реальности проблем со стоимостью судозахода в российских портах не существует. Миф растет скорее от общей суммы расходов грузовладельцев на стивидорные услуги, куда он вкладывает и расходы по порту (точнее говоря за него это делает судовладелец, выставляя общий счет, в котором объединены частные стивидорные услуги и государственные портовые сборы).

В соответствии с прогнозными значениями объемов перевалки грузов через морские порты ввод портовых мощностей должен обеспечиваться с учетом лучших мировых достижений в области экологии и только при условии сохранения экосистем и поддержания соответствующего качества окружающей среды.

Для того чтобы оценить характер проблематики рассматриваемого вопроса, следует отметить ряд основных негативных факторов, влияющих на состояние окружающей среды.

Это в первую очередь загрязнение акватории портов нефтесодержащими и льяльными водами, бытовым и техническим мусором, отходами переработки рыбной продукции на судах и береговых предприятиях, захламление морского дна затонувшими судами, обрывками сетей, тралов, сброс неочищенных сточных и ливневых вод.

Все более актуальным становится вопрос сокращения загрязнения атмосферы выбросами с судов и объектов портовой инфраструктуры.

Очевидно, с целью минимизации негативного воздействия на окружающую среду в порту необходимо повышать природоохранные требования к заходящим судам, а также иметь силы и средства, обеспечивающие его экологическую безопасность. В первую очередь это приемные портовые сооружения для сбора и дальнейшей переработки судовых отходов, очистные сооружения для нефтесодержащих и хозяйственно-бытовых вод, специализированные суда для обеспечения готовности к реагирования на инциденты, вызывающие загрязнения (нефтемусоросборщики, сборщики льяльных вод, бонопостановщики), причалы для их обслуживания и стоянки.

Немаловажным фактором является организация эффективного применения всего комплекса сил и средств. Необходимо конструктивное сотрудничество с муниципальными и региональными органами самоуправления, коммунальными службами населенных пунктов и хозяйствующими субъектами в части совместного использования производственных возможностей, которые можно использовать для приема и переработки судовых отходов.

Непременным условием осуществления строительства и реконструкции объектов в морских портах является получение положительного заключения государственной экологической экспертизы, при обязательной процедуре одобрения проектов на общественных слушаниях.

Деятельность отечественных портов должна соответствовать мировой практике и отвечать так называемым "зеленым стандартам". Такие важные моменты, как рациональное водопользование, регулирование ливневых стоков, предотвращение загрязнения, энергосбережение и энергоэффективность, использование экологичных материалов и применение принципа "ноль-отходов" находят отражение в требованиях данных стандартов.

Использование "Зеленых стандартов" в строительстве позволит минимизировать разрушающее воздействие антропогенных факторов на окружающую среду при строительстве и последующей эксплуатации объекта, послужит основой для разработки единых обязательных стандартов хозяйственной деятельности в будущем.

В силу международного характера судоходства портовая деятельность в части защиты окружающей среды регулируется государством согласно требованиям международных договоров. Прежде всего, это глобальные конвенции, принятые в рамках деятельности Международной морской организации.

Ключевым документом в этом смысле является Международная конвенция по предотвращению загрязнения с судов 1973 года, измененная Протоколом 1978 года к ней (МАРПОЛ), одним из требований которой является обязательство государства-порта предусматривать в своих портах необходимые сооружения для приема отходов с судов, не приводя к их чрезмерному простою.

Для сокращения нелегальных сбросов с судов в портах Балтийского региона в рамках Конвенции по защите морской среды района Балтийского моря 1992 года введена "не специально-платная" система для приема судовых отходов на приемные портовые сооружения. В соответствии с ней стоимость приема, сбора и удаления судовых отходов, образующихся при нормальной эксплуатации судов, включается в портовые сборы или же платится судном независимо от того, сдает оно отходы или нет.

Отечественными компаниями, в частности ФГУП "Росморпорт" данный принцип применяется не только для региона Балтийского моря, но и в морских портах других регионов. Ставки экологического сбора зависят от типа судна (наливные, накатные и пр.), типа плавания (загранплавание, каботаж) и составляют для разных портов от 0,11 до 5,5 рублей за валовую вместимость судна.

Таким образом, российские порты должны продолжить интеграцию в мировое пространство с целью обеспечения экологической привлекательности судоходства и соответствия международным требованиям.

Ниже представлены современные тенденции, которые либо сравнительно недавно были внедрены в практику работы наиболее эффективных иностранных портов, либо планируются к внедрению в ближайшее время.

22.07.2003, Михайлов Сергей

Издание: CIO

На современном этапе осуществления экономических реформ к большинству государственных стратегических объектов предъявляются повышенные требования по эффективности их функционирования, соответствию передовым технологиям и готовности справляться с многократно возрастающим объемом задач. В число таких объектов входят и морские торговые порты. Они играют важную роль в экономике страны, и поэтому созданию четкой вертикали их управления сегодня уделяется пристальное внимание.

Одна из весьма важных задач повышения эффективности управления портом — возможность организовать коллективную работу участников транспортного процесса - от стивидоров, агентов и судовладельцев до работников таможенной и пограничной служб. Ведь отсутствие стройной системы взаимодействия всех оперирующих в порту структур приводит к значительным потерям рабочего времени портовиков, к простоям судов, а в итоге - к уменьшению пропускной способности и эффективности работы порта в целом. Обеспечить такую систему взаимодействия можно только путем создания единого информационного пространства, которое сделает возможным обмен рабочей информацией и системный анализ деятельности всех участников процесса. Сделать это позволяют системы электронного документооборота (СЭД).

О том, как происходила автоматизация управленческого документооборота в одном из крупнейших черноморских портов России - в Морской администрации порта Новороссийск (МАПН) - на основе системы «БОСС-Референт», мы беседовали с Александром АНДРЕЕВЫМ, начальником отдела информационного и программного обеспечения МАП Новороссийск.

Задача

МАП Новороссийск является государственным учреждением Министерства транспорта РФ. Количество сотрудников этой организации превышает 700 человек, географическая область ответственности простирается от Керченского пролива до границы с Абхазией. Процессы управления и взаимодействия между подразделениями МАПН осуществляются через документооборот и основаны на системе взаимосвязанной управленческойдокументации.

Несмотря на хороший уровень информационно-технической оснащенности, система управленческой документации МАПН была основана на бумажном документообороте со всеми присущими ему недостатками:

процедуры согласования документов, ознакомления с резолюциями и передачи информации осуществлялись по принципу «бегунка», что приводило к потерям большого количества времени на перемещение сотрудников по территории, низкой оперативности ознакомления сотрудников с резолюциями руководителей, срыву сроков выполнения документов;
отсутствие возможности проследить «жизненный цикл» документа и, как следствие, невозможность получения полного объема информации для принятия управленческих решений;
нерегламентированный контроль исполнительской дисциплины, осуществляемый вручную путем проставления отметок в журналах и ежедневниках, приводил к снижению ответственности исполнителей;
отсутствие единого электронного архива документов порождало многократное тиражирование бумажных экземпляров, неудобства в организаци и одновременной работы нескольких исполнителей с документом, неэффективность поиска документов в текущем архиве и архиве за прошлые периоды.

Руководство администрации осознавало, что перечисленные проблемы приводят к значительному снижению эффективности работы МАПН, к возрастанию прямых и косвенных расходов предприятия. Именно по инициативе руководства осенью 2002 года в МАПН было принято решение о внедрении системы электронного документооборота.

Процесс выбора

«Изучив существующие на рынке предложения, мы ограничили область выбора системами, построенными на Lotus Notes/Domino, - рассказывает Александр Андреев. - Эта платформа предоставляет наилучшие возможности по организации и планированию коллективной работы, автономного доступа, а также расширенные возможности обеспечения безопасности. Lotus Notes - идеальное средство для объединения территориально-распределенных структур в единое информационное пространство.

Что касается СДОУ, то здесь сыграли роль как функциональные критерии, так и возможности компании-разработчика, такие, как наличие ресурсов и опыта реализации крупных проектов, собственное региональное представительство и отлаженная методика внедрения системы. Очень важными критериями для нас были стоимость владения системой, масштабируемость, а также возможность самостоятельно и независимо от разработчика развивать функционал. Сейчас все очень быстро меняется, и потому важно, вложив деньги однажды, не увязнуть потом в дополнительных расходах на доработки.

Система „БОСС-Референт“, разработанная компанией „АйТи“, идеально соответствовала нашим требованиям, поэтому мы и остановились на этом решении. Помимо общепринятых функций электронного документооборота, „БОСС-Референт“ позволяет автоматизировать некоторые другие бизнес-процессы в организации, а также организовать юридически значимый документооборот. Разработчики „БОСС-Референт “называют свой продукт „системой документационного обеспечения управления“».

Блиц-интервью с Александром Андреевым

Сколько времени занял проект?

Чуть больше четырех месяцев.

Насколько соответствовала система «БОСС-Референт» специфическим потребностям вашей организации? Приходилось ли что-то настраивать, дорабатывать?

Приобрести готовую систему, на сто процентов соответствующую потребностям конкретной организации - невозможно уже по той причине, что двух одинаковых организаций не существует, как не бывает двух совершенно одинаковых людей. Поэтому выбранная нами система обладает известной гибкостью, которая позволяет в случае необходимости изменять и дорабатывать ее, в том числе самостоятельно, без привлечения разработчика.

Но в нашем случае самим дорабатывать ничего не пришлось. По окончании этапа опытной эксплуатации мы создали документ, содержащий наши предложения по реализации тех или иных доработок под нашу специфику. К примеру, сюда входило изменение представлений некоторых баз данных, создание дополнительных настроек, незначительное изменение некоторых функций. Все эти изменения были выполнены разработчиком.

На что нужно обращать внимание, чтобы снизить риски в подобных проектах?

Во-первых, очень важно достаточное внимание к выполняемым работам со стороны руководства. Опасна ситуация отношения руководства структурных подразделений к внедрению СЭД как к необязательному процессу и тиражирование такого отношения на рядовых сотрудников. В результате - отсутствие реального использования системы, а следовательно - отсутствие реальной отдачи и роста эффективности работы. Чтобы этого не допустить, нужно обеспечить нормативную поддержку на основе приказов и распоряжений руководства. Следует постоянно информировать руководство о ходе выполнения работ.

Во-вторых, важно не допустить ошибок в определении темпов преобразований. Если пользователи не успевают перестроить сложившийся стиль работы, то есть риск, что вы потратите силы и ресурсы на решение малоактуальных задач. Избежать этих проблем позволила методика внедрения «БОСС-Референта», с четким определением этапов и содержания работ на каждом этапе. Каждый этап внедрения являлся законченным проектом, по окончании которого мы получали работающий фрагмент системы, решающий конкретные задачи. Таким образом, идя по цепочке внедрения, мы могли не только контролировать правильность ведения процесса и начинать эксплуатировать систему поэтапно, но и изменять требования к ней уже после начала проекта, учитывая пожелания пользователей.

Также можно добавить, что эффективность внедрения системы электронного документооборота повышается при автоматизации рабочих мест как можно большего числа сотрудников, работающих с документами. Именно при этом условии создается единое информационное пространство и достигается максимальный экономический эффект.

Система класса СДОУ - это мощный инструмент управления, поэтому устанавливать ее только на рабочие места секретарей или канцеляристов - по меньшей мере расточительно.

Сколько человек необходимо для обслуживания и администрирования системы?

Один системный администратор в Новороссийске и по одному в каждом крупном удаленном подразделении. Благодаря клиент-серверному типу системы, все работы по администрированию производятся с одного рабочего места (администратора) и автоматически распространяются на клиентские места пользователей. Это избавляет администратора от рутинной работы и экономит трудозатраты.

Готовность персонала МАПН к внедрению

Внедрение систем электронного документооборота имеет ряд существенных отличий по сравнению с внедрением производственных систем типа «человек - компьютер». Причины такого отличия связаны с тем, что система в данном случае является лишь инструментом для обеспечения взаимодействия между участниками процесса. Поэтому определяющее влияние на оценку готовности организации к внедрению систем класса СДОУоказывает социальная и психологическая готовность персонала.

Существует мнение, что служащие государственных учреждений нелегко принимают новые технологии. Однако опрос ряда сотрудников показал заинтересованность персонала в использовании новых средств взаимодействия и готовность к внедрению системы электронного документооборота. Многие сотрудники отмечали, что система подготовки документов, проведение согласования документов в электронном виде, ведение единых электронных справочников, баз данных архивов документов будут способствовать как выполнению ими своих профессиональных обязанностей, так и повышению эффективности функционирования всей МАПН в целом.

На первом этапе предполагалось создание конфигурации подразделений на 30 рабочих мест СДОУ МАП Новороссийск. При этом вертикаль управления от верхнего до нижнего уровня была сформирована лишь в определенных структурных подразделениях администрации. Первый этап рассматривался администрацией в качестве пилотного проекта.

На этом этапе были автоматизированы следующие бизнес-процессы ДОУ:

Процесс поступления и сортировки входящей корреспонденции. Регистрация документов. Передача документов на ознакомление и исполнение вподразделения МАПН.
Процесс подготовки распоряжений и приказов по МАПН. Согласование исходного варианта с руководителями структурных подразделений. Утверждение приказов и распоряжений начальника МАПН. Организация процесса ознакомления с нормативными документами.
Оформление, согласование и подготовка документов к отправке внешним адресатам.
Подготовка договоров, согласование, утверждение и отправка оригинала договора исходящей корреспонденцией.
Подготовка, согласование, утверждение служебной записки, заявки.Формирование резолюций и поручений на исполнение.

На втором этапе во всех структурных подразделениях МАПН средствами «БОСС-Референт» были созданы вертикали управления от верхнего уровня до уровня конечных исполнителей, расположенных в Новороссийске. При этом были решены следующие задачи:

создание общей корпоративной системы ДОУ МАПН;
формирование корпоративного стандарта электронной почты и средств групповой работы в МАПН;
переход на безбумажный внутренний документооборот.

В настоящее время в МАП Новороссийск развернуто 100 рабочих мест системы «БОСС-Референт».

Кроме того, возможности Lotus по удаленной работе пользователей позволяют подключать к системе сотрудников, находящихся вне территории МАПН, а также территориально-удаленных подразделений администрации, не имеющих сервера LotusNotes/Domino. Для данной категории пользователей возможны два варианта работы с системой:

работа в постоянном соединении по модемной связи с сервером LotusNotes/Domino;
работа с локальными репликами БД СДОУ на удаленной станции.

В обоих вариантах в качестве каналов связи могут использоваться не только телефонные линии, но и каналы Интернета.

Место СЭД в системе управления МАПН

Составные части единой информационной системы МАПН можно представить в виде схемы (см. с. 78). Как видно из схемы, в отличие от функционально-ориентированных, «вертикальных» систем, автоматизирующих деятельность отдельных подразделений, служб, отделов МАПН, система электронного документооборота носит общий, межфункциональный характер. Ее могут использовать в своей деятельности все структурные подразделения. С другой стороны, подсистема электронного документооборота обеспечивает информационное взаимодействие между функциональными системами, являясь своеобразной «транспортной магистралью» для обмена разнородной информацией. Благодаря такому решению открытость и масштабируемость единой информационной системы организации достигается, ни в коей мере не ограничивая возможностей каждой из функциональных «вертикальных» систем.

Горизонтальный контур управления и документооборота обеспечивает сквозной процесс обработки информации (документов) в масштабе МАПН, ее связи с внешними подразделениями и потребителями информации, а также поддерживает корпоративную базу знаний.Основными задачами этого контура являются доставка сообщений (messaging), коллективная работа с документами, групповое планирование и управление, координация процессов и обмен знаниями.

Горизонтальный контур управления и документооборота включает в себя такие приложения, как электронная почта; единый адресный и телефонный справочник; учет контактов (звонки, факсы, встречи) и переписки; контроль договоров; шлюз в Интернет; экономическая информация; новости бизнеса; нормативные документы и стандарты МАПН; шаблоны документов; электронная канцелярия; контроль поручений; координация мероприятий; планирование совещаний, советов директоров и контроль выполнения решений; электронные архивы; справочная служба по обращениям клиентов; служба внутренней технической поддержки.

Важным компонентом этого контура может стать корпоративный web-сервер с интегрированными функциями документооборота для поддержки обращений клиентов в МАПН через Интернет.

Результаты

Необходимость построения автоматизированной системы документационного обеспечения управления в МАПН не вызывала сомнений с самого начала. Правильность же выбора именно «БОСС-Референт» подтвердилась в процессе в недрения и эксплуатации системы. «Уже на ранних стадиях нашего сотрудничества с „АйТи“ было ясно, что эта компания обладает высококвалифицированными специалистами, отлаженной методикой внедренияи ответственно относится к выполнению своих обязательств, - отмечает АлександрАндреев. - Не разочаровали нас и результаты. Эксплуатация системы „БОСС-Референт“ позволила автоматизировать ключевые управленческие бизнес-процессы администрации порта, создать единое информационное пространство, повысить эффективность управленческой деятельности МАПН».

Из истории…

Морская администрация порта Новороссийск была образована 9 июня 1994 года. МАПН находится в непосредственном подчинении Министерства транспорта Российской Федерации.

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ

В соответствии с возложенными на МАПН задачами она занимается следующей деятельностью:

организует и создает необходимые условия для обеспечения безопасной и удобной стоянки судов в порту и безопасности плавания в пределах зоны ответственности МАПН;
проводит государственную регистрацию судов, подлежащих приписке к данному порту, и выдачу судовых документов, предусмотренных Кодексом торгового мореплавания;
выдает предусмотренные Кодексом торгового мореплавания дипломы и квалификационные свидетельства на морские звания, подтверждения к дипломам, льготные разрешения, а также паспорта моряков;
разрабатывает и утверждает постановления по вопросам безопасности мореплавания, охраны государственного имущества и общественного порядка в порту, проведения в нем санитарных и противопожарных мероприятий, обязательных для всех судов, судовладельцев и других организаций, пользующихся услугами порта;
дает разрешение на подъем затонувшего в море имущества, а также на проведение в пределах территории и акватории порта строительных, гидротехнических и других работ;
расследует аварийные случаи с морскими судами в установленном порядке;
устанавливает режим работы лоцманских предприятий и организаций и осуществляет контроль за их деятельностью;
создает национальную сеть Глобальной морской системы связи при бедствиях - ГМССБ - и ведет наблюдение на частотах безопасности мореплавания;
устанавливает порядок захода и выхода судов в порт, осуществляет регулирование движения судов и проводку в пределах акватории порта и в зоне действия системы управления движением судов;
осуществляет контроль за чистотой фарватеров на каналах и акваториях порта;
осуществляет постоянный контроль за надлежащим содержанием всех средств навигационной обстановки на акватории и территории порта, на подходных каналах и фарватерах, обеспечивающих безопасный вход и выход судов;
разрабатывает мероприятия по охране водного и воздушного бассейнов порта, обязательные для всех предприятий организаций и судов, осуществляющих свою деятельность на территории и акватории порта, на подходных каналах и фарватерах;
осуществляет в установленном порядке лицензирование отдельных видов деятельности, связанных с морским транспортом;
в соответствии с типовым договором аренды, утвержденным Государственным комитетом Российской Федерации по управлению государственным имуществом, сдает в аренду предприятиям, обеспечивающим переработку грузов и обслуживание судов, государственное имущество, находящееся на балансе Учреждения;
осуществляет контроль за сохранностью и содержанием в надлежащем техническом состоянии государственного имущества, переданного в аренду, его эффективным использованием;
контролирует и обеспечивает надлежащее технико-эксплуатационное состояние морского канала, включая навигационное оборудование;
контролирует навигационно-гидрографическое состояние районов якорных стоянок;
изучает с заинтересованными организациями перспективные грузопотоки, анализирует пропускные мощности порта, совместно разрабатывает схемы и планы развития портовых и других мощностей, водных путей, а также инфраструктуры порта в увязке с прогнозом развития морского транспорта, рыболовного и других флотов;
осуществляет функции государственного заказчика строительства новых перегрузочных комплексов и участвует в реконструкции, модернизации и техническом перевооружении действующих;
содействует внедрению новой техники и технологий, направленных на совершенствование и развитие перегрузочных комплексов и систем по обеспечению безопасности судоходства;
взимает портовые сборы.

Калининградский морской торговый порт (г. Калининград) является крупнейшим предприятием портового комплекса региона по объему выполняемых работ, техническому обеспечению и комплексу услуг, представляемых грузовладельцам. В состав порта входят 20 причалов общей длиной более 3 км. При этом 18 причалов порта являются грузовыми. Для обслуживания любых видов грузов используется широкий спектр перегрузочной техники грузоподъемностью от 1,5 до 50 т. В грузообороте стивидорных компаний, действующих на территории Калининградской области, доля Калининградского морского торгового порта по сухим грузам превышает 70%.

Быстрый рост грузооборота, привлечение дополнительных грузопотоков привели руководство порта к необходимости автоматизации практически всех производственных бизнес-процессов. Предприятие нуждалось в комплексной информационной системе, отвечающей требованиям современного универсального порта.

Работы по созданию и внедрению информационной системы были поручены компании "Диалог Информационные Технологии" (1С:Франчайзи, г. Санкт-Петербург).

Автоматизированная система была создана на основе специализированных решений "CargoPrime:Управление контейнерным терминалом" и "Cargo-Prime:Управление грузовым терминалом", разработанных специалистами компании "Диалог Информационные Технологии" на платформе "1С:Предприятие 8" , а также типового прикладного решения "1С:Управление производственным предприятием 8" . В настоящее время на предприятии автоматизировано 135 рабочих мест.

Управление контейнерным терминалом

На первом этапе выполнения проекта было автоматизировано управление контейнерным терминалом. В системе реализованы учет и адресное хранение контейнеров, предусмотрены планирование и учет погрузочно-разгрузочных работ.

Реализованы тарификация и биллинг оказанных услуг. Для оперативной обработки грузовых потоков в системе предусмотрена возможность подключения радиотерминалов. Настроен обмен данными между "CargoPrime:Управление контейнерным терминалом" и корпоративной информационной системой "1С:Управление производственным предприятием 8".

По итогам этапа внедрения был полностью автоматизирован оперативный учет контейнерного терминала с планированием поставок, отгрузок и внутрипортовых операций.

Управление грузовым терминалом

Грузовой терминал порта выполняет перевалку наливных, навалочных, а также генеральных грузов, т.е. упакованных штучных грузов, перевозимых сборными партиями. В результате выполнения данного этапа проекта были автоматизированы основные подразделения, отвечающие за учет грузов, – транспортно-экспедиторская контора, железнодорожная группа и столы учета при грузовых терминалах.

Учет грузов в системе теперь ведется на новом уровне. Данные о местонахождении грузов, времени их поступления и бригадах, которые заняты их обработкой, доступны в любой момент. Это в свою очередь позволило построить основу для системы сменно-суточного планирования и нормирования труда. В результате автоматизации также повысилась производительность труда операторов и диспетчеров. Теперь сотрудник за единицу времени выполняет две-четыре операции, в то время как ранее он выполнял только одну.

Учет грузов и контейнеров ведется в единой информационной системе. Это обеспечивает существенное ускорение процесса получения обобщенной информации по переработанным грузам и контейнерам в режиме реального времени. Гибкость системы дает возможность руководству порта получать необходимые отчеты по любому направлению его деятельности. Например, диспетчерский комплекс, реализованный в системе, позволяет отслеживать движение всех судов, получать информацию об их обработке и предоставлять руководителю предприятия обобщенные данные.

Взаиморасчеты с контрагентами

Одним из дополнительных преимуществ новой системы является электронный обмен информацией с клиентами, который значительно экономит время на сбор данных и сводит к минимуму возможность их потери. Кроме того, в системе реализована универсальная методика для автоматизации расчета услуг по перевалке грузов и усиления контроля за исполнением договорных обязательств. Данная методика предусматривает расчет стоимости оказанных услуг по факту совершения внутрипортовой операции, а не по факту отгрузки груза с терминала.

Бухгалтерский и налоговый учет

Для ведения бухгалтерского и налогового учета используются соответствующие подсистемы решения "1С:Управление производственным предприятием 8".

При внедрении в соответствии с пожеланиями заказчика к бухгалтерской информационной базе были подключены складской комплекс, финансовый отдел и некоторые другие подразделения предприятия.

Кадровый учет и расчет заработной платы

Автоматизация кадрового учета и расчета заработной платы на основе "1С:Управление производственным предприятием 8" оптимизировала работу отдела кадров и расчета зарплаты. В системе ведется учет рабочего времени всех категорий сотрудников. Автоматический перенос данных о начислениях из системы "CargoPrime" в информационную базу позволил сократить временные затраты расчетчиков.