Что такое внешний тендерный аутсорсинг. Удаленный тендерный отдел Тендерный аутсорсинг - экономия с привлечением стороннего опыта

Тендерный отдел или аутсорсинг?

Аутсорсинг — передача организацией, на основании договора, определённых бизнес-процессов или производственных функций на обслуживание другой компании, специализирующейся в соответствующей области.

Основная цель любого бизнес-процесса - это получение прибыли, в том или ином виде. Одна из частей получения прибыли - снижение затрат в бизнес-процессе. Рассмотрим, возможно ли с помощью аутсорсинга снизить затраты при участии в конкурсных и торговых процедурах.

Пример. Основной деятельностью предприятия является производство строительных и монтажных работ. Для получения подрядов на проведение строительных, отделочных и монтажных работ предприятие участвует в торгах и конкурсах. Для поиска, отслеживания, участия предприятию требуется сотрудник, хорошо разбирающийся в процедурах проведения тендеров, обладающего знаниями 44-ФЗ, 223-ФЗ, Гражданского Кодекса, нормативных актов, имеющего хорошие навыки работы на электронных торговых площадках. Само собой разумеется, сотрудник должен быть на «ты» с компьютерным оборудованием и программами.

Средняя ориентировочная зарплата сотрудника составит 25 000 рублей в месяц. На налоги за сотрудника предприятие потратит от 30 до 43% (будем считать упрощенно 40%). Итого сотрудник обходится предприятию в 420 000 рублей в год. Для поиска тендеров предприятию будет необходимо приобрести программу. Стоимость поисковых программ - от 15 000 до 60 000 рублей за годовое обслуживание, возьмем как среднее 30 000 рублей в год (почему стоит выбрать программу за 30000 руб., а не за 15 000 или 60 000, постараюсь объяснить в другой раз). Конечно, можно программу не покупать, а сотрудник будет обязан искать тендеры на «закупки гов ру» и на всех торговых площадках (5 площадок госзаказа + десятки коммерческих). Вот только высока вероятность того, что сотрудник будет пропускать значимые тендеры, путаться в документации, а то и «закипит» головой.

И как дополнение посчитаем стоимость нужного оборудования: компьютер, принтер, сканер, канцелярские принадлежности оценим в 30 000 руб. (Покупка техники разовая лет на 5, но канцелярию придется докупать, поэтому посчитаем затраты как 20 000 в год).

В итоге имеем затраты включая электричество, воду, аренда офиса и мелкие «печеньки» в счете на одного сотрудника около 500 000 рублей в год.

Данные затраты будут входить в стоимость работ предприятия, косвенно снижая конкурентоспособность при подаче ценовых предложений.

Присутствует и психологический аспект. Любой руководитель предприятия будет стараться выжать максимум из сотрудника, в которого он вкладывает деньги и нагружать его дополнительными обязанностями. Хорошо, если сотрудник будет справляться с двумя, а то и с тремя обязанностями, но с увеличением нагрузки - высока вероятность и падения отдачи в каждой из обязанностей.

А теперь рассмотрим решение вопроса об участии предприятия в торговых и конкурсных процедурах с точки зрения аутсорсинга.

Предприятие заключает договор аутсорсинга с обслуживающей организацией, имеющий опыт в подготовке и участии в тендерах. Средняя цена договора 7 000 рублей в месяц . За эти деньги предприятие в течение месяца получает информацию об актуальных тендерах, получает полное сопровождение процедуры тендера от подготовки заявки на участие до заключения контракта. К плюсам отнесем и то, что оплату на обслуживание предприятие отнесет к декларируемым затратам, снижая налоговую базу.

Сравним затраты? 500 000 рублей в год против 84 000 рублей в год за сопровождение. В сухом остатке более 400 000 рублей.

А если руководитель предприятия сам ищет тендеры, сам готовит заявки и участвует в тендерах? Он же сэкономит кучу денег? Теоретически да, есть такая возможность, но останется ли он эффективным руководителем, хватит ли у него времени и возможностей на совсем другие цели и задачи. Так что отнесем данную возможность в область фэнтези.

И все же, нужен тендерный отдел предприятию? Если предприятие имеет хорошие финансовые ресурсы, количество заявок на участие в тендерах переваливает за 50 в месяц - да.

Все вышесказанное также можно отнести и к другим видам затрат. Практически также экономятся средства и на содержание бухгалтерии.

Какой поисковой системой искать тендеры и надо ли их покупать предприятию.

Для поиска тендеров для выполнения работ, услуг и товаров существует достаточно много поисковых программ. Рассмотрим, как найти нужные тендеры.

Все государственные заказы на выполнение работ, услуг и товаров по 44-ФЗ и 223-ФЗ размещаются в Единой Информационной Системе (проще «закупки гов ру»). Нет ничего проще, чем зайти на этот сайт, настроить расширенный поиск, и вот перед вами нужные тендеры. Но все не так-то просто.

Во-первых, к сайту ежедневно обращаются тысячи пользователей, как заказчиков, так и поставщиков, не исключая просто любопытных «коррупцияборцев». Как следствие сайт «тормозит», частенько «подвисает», а то и просто бывает недоступным.

Во-вторых, даже расширенный поиск включает в себя множество ненужных тендеров, проще говоря, нет «тонких» настроек поиска.

В-третьих, для просмотра документации ее нужно скачать, сохранить, открыть и просмотреть, что тоже займет время.

В-четвертых, для поставщиков нет личного кабинета на сайте, соответственно нет возможностей сохранять настройки поиска, просмотра тендеров и т.д.

Вывод: поиск госзаказов сопряжен с определенными трудностями. Годится разве что для очень усидчивых, безмерно педантичных и трудообожающих, и совершенно незанятых ничем другим сотрудников.

Еще один, «экзотический» способ поиска тендеров, через поисковые системы Яндекс, Гугл и тому подобное. Что-то конечно найдется, но это будут ссылки на тот же «закупки гов ру» и другие сайты. Так что этот вариант, ну уж совсем никакой.

Также можно найти тендеры на самих 5-ти площадках госзаказа (надеюсь, понимаете, о чем идет речь). Например, зайти на сайт Сбербанк-АСТ и в поисковой строке или с помощью расширенного поиска искать электронные торги. Все что касалось недостатков «закупки гов ру» применимо и здесь, плюс нет неэлектронных торгов, и присутствуют только торги данной площадки. Аналогично и оставшиеся 4 площадки госзаказа.

Теперь собственно о программах поиска торгов.

Очень раскрученная Сэлдон. Множество понятных функций, различные тарифы. Программа устанавливается на рабочее место, доступ к функциям в режиме он-лайн. Возможности анализа заказчиков и поставщиков, прошедших торговых процедур. Цена до 50 000 рублей в год. И это основной минус. (Из личного - перегруженный интерфейс ).

Также раскрученная система Бико. Годится для поиска торгов, устанавливать на рабочее место не надо. Доступ в он-лайн режиме. Аналитический блок за дополнительную плату, а цена на доступ начинается от 30 000 рублей. (Из личного - бессмысленный и перегруженный интерфейс ). Документацию к тендерам надо скачивать, сохранять и просматривать, предварительно несколько раз разархивируя ее.

Аналогичные сайты Комтендер.ру, Тендеры.ру, Трейд.су и десятки похожих. Насколько я понимаю, основная цель подобных ресурсов, как можно больше подписать пользователей и за плату рассылать им подборки тендеров. Цель их неблагородна, и помощи от них нет.

Отдельно отмечу поисковик от КонтурЗакупки. Цена от 4 500 рублей за год. Интересный, постоянно развивающийся интерфейс, постоянно обновляемые функции. Ну и конечно надежный разработчик СКБ Контур. Стоит обратить внимание. (Из личного - начал пользоваться с самого начала выхода программы, еще бесплатной, очень сырой и неудобной. Поэтому осталось предубеждение о неудобности интерфейса, нехватки функций. Возможно, все не так плохо, но пока «осадочек» остался ). В любом случае, никто не мешает протестировать данную систему самому.

Раскрученная ИнитПро. Очень простой, интуитивно понятный интерфейс, без излишних «красивостей». Хороший анализ заказчиков и поставщиков, прошедших торгов. Удобный функционал. Документацию можно просмотреть в он-лайн режиме, без скачивания и сохранения. В общем, разработчики знали, что нужно поставщикам. К сожалению, цена поднялась до 30 000 руб. (Из личного - самое то для поиска торгов ).

Раскручиваемая Тендерплан. Похожа на ИнитПро, есть свои «фишки», но есть и «косяки». Цена 24 000 рублей за год. (Из личного - хорошая техподдержка, вежливые, неназойливые сотрудники ).

Что касается коммерческих торгов, то их можно найти как на самих коммерческих площадках, так и через поисковые системы. Счет коммерческих торговых площадок исчисляется сотнями, поэтому можно ограничиться только нужными именно вам. Большой минус поиска торгов через саму площадку - неудобный функционал.

Так что лучше всего искать тендеры именно через программы поиска торгов (с помощью каких - смотри выше J).

Хорошо, вы выбрали поисковую программу (оптимальная цена 30 000 рублей ), находите торги, участвуете в тендерах, анализируете торговые процедуры. Все вас устраивает? Что все-таки не так?

Поясняю: из всех возможностей поисковой программы вы активно используете только поиск тендеров в одном из регионов России, поиск только по своей специфике. Анализ проводится только по мере необходимости, в основном на начальном этапе вхождения в торги. Получается, что вы заплатили за те функции, которыми не пользуетесь. А вот если бы цена поисковой программы зависела от таких опций как регион и отрасль, и стоимость бы была меньше 5 000 рублей в год. Увы, даже не мечтайте.

Но есть другой вариант. Заключаете договор аутсорсинга с обслуживающей компанией и за приемлемую цену получаете нужные вам тендеры и документацию не реже 2 раз в неделю или по мере появления новых тендеров. Стоимость обслуживания по среднему тарифу составляет 7 000 рублей в месяц , из них стоимость подбора нужных вам тендеров 1 000 рублей в месяц. Итого ваши затраты на поиск тендеров в год составят 12 000 рублей. Сэкономили на затратах 18 000 рулей в год.

Вам еще нужна программа для поиска тендеров? Если предприятие имеет хорошие финансовые ресурсы, количество заявок на участие в тендерах переваливает за 50 в месяц - да.

Во всех остальных случаях, оптимальное решение - это аутсорсинг обслуживающей компании.

Регулярно участвуя в государственных и коммерческих тендерах, торгах, аукционах, ваша компания выйдет на высокий уровень дохода, получит стабильные заказы и улучшит рейтинг в области своей деятельности. Для успешного же участия в крупных торгах нужно иметь в своем штате опытных специалистов по тендерам.

Но такой вариант подходит далеко не всем фирмам и предпринимателям, и тогда наиболее оптимальным решением будет передача всего объема работы или ее части удаленному тендерному отделу. Вид сотрудничества, когда компания перепоручает другой организации определенные функции и задачи по сопровождению тендеров, называют тендерным аутсорсингом.

Если вы заинтересованы в услугах тендерного отдела и хотите получить более детальную информацию, позвоните по указанному на сайте телефону или оставьте вашу заявку через онлайн форму. Специалист тендерного консультационного центра «Тенкос» свяжется с вами в ближайшее время и проконсультирует по всем интересующим вопросам.

Чем выгоден тендерный аутсорсинг

Под аутсорсингом тендерного отдела следует понимать вид сопровождения тендеров и аукционов группой специалистов, которые участвуют в торгах от имени вашей организации.

Очевидным плюсом такого аутсорсинга является то, что обязанности тендерному отделу можно передать полностью или частично. Вы можете перепоручить специалистам удаленного отдела только какие-то определенные задачи или же подписать договор о полном тендерном сопровождении.

Результаты от такой деятельности очевидны – постоянно участвуя в торгах и аукционах, вы будете получать выгодные заказы на продукцию или услуги, как следствие, увеличите объемы производства или предоставляемых вами услуг.

И самое главное – заказывая услугу тендерного аутсорсинга в компании «Тенкос», вы можете быть уверены, что вашими проектами займутся проверенные специалисты с огромным опытом в ведении и сопровождении тендеров, знаниями текущего законодательства и умением вести активную деятельность при участии в электронных торгах и аукционах. Организация работы нашего тендерного отдела всегда походит на высоком уровне и с ориентацией на результат, то есть, выигрыш. Сотни наших клиентов получили выгодные заказы и продолжают подписывать контракты, которые приносят им огромную прибыль.

Какие функции выполняет тендерный отдел

Чем же занимается тендерный отдел, какие цели и задачи можно на него возложить?

Отдел тендеров осуществляет все тендерные услуги как в комплексе, так и отдельно. Иногда заказчику нужно просто получить исследование рынка, чтобы определиться с возможностью участия в торгах и аукционах, но чаще всего клиенты обращаются за помощью в сопровождении тендеров.

Что мы можем предложить:

• Консультация об участии в тендерах, аукционах и торгах с учетом специфики вашей деятельности. Подбор актуальных тендеров и их глубокий анализ.
• Подготовка к участию в электронных торгах – получение цифровой подписи (ЭЦП) и ее настройка на компьютере, с которого будут вестись торги; аккредитация на электронных площадках (ЭТП), включая 5 федеральных и более 150 коммерческих; консультация по работе в личном кабинете, если вы планируете самостоятельно участвовать в электронных аукционах.
• Подготовка и подача заявки на участие, а в случае необходимости – переписка с организаторами и запрос на уточнение требований технического задания. Если заявка отклонена, менеджер тендерного отдела готовит документацию для оспаривания решения тендерной комиссии.
• Непосредственное участие в процессе торгов и аукционов с предварительным согласованием ценового порога. Заказчик может наблюдать за всем процессом удаленно или самостоятельно вести торги по желанию.
• В случае выигрыша подготовка и контроль заключаемого контракта, юридическое сопровождение во время выполнения заказа и при его сдаче.
• Для заказчиков услуги тендерного аутсорсингового отдела заключаются в подготовке всей необходимой документации для проведения тендеров и аукционов согласно 44-ФЗ и 223-ФЗ. Также отделу тендеров можно поручить непосредственно проведение торгов, оценку заявок подрядчиков и поставщиков, проведение конкурса и юридическое сопровождение.

В состав тендерного отдела, как правило, входит руководитель и менеджеры, при необходимости к работе привлекается сметчик, который составляет техническое задание для заказчиков или же техническое предложение (Форму 2 по 44-ФЗ) – для исполнителей.

Участие в тендерах и аукционах с помощью тендерного отдела – это всегда выгодно! Обращайтесь к специалистам компании «Тенкос» за помощью, консультацией и обучением в тендерных процессах.

Связаться с Тендерным консультационным сервисом вы можете по телефону, а так же на сайте, выбрав обратный звонок или заполнив заявку в on-line режиме.

При общении со специалистом как можно точнее опишите, какие отдельные услуги вам необходимы или требуется комплексное удаленное тендерное сопровождение. Это позволит должным образом подобрать специалистов, которые в дальнейшем будут заниматься вашей компанией.

Согласование времени приезда специалиста происходит сразу же во время разговора с сотрудником ТЕНКОС. Вы можете вызвать специалиста и встретить его уже сегодня!

Оформление заявки на вызов специалиста, первичная оценка стоимости услуг.

Визит специалиста в вашу компанию в оговоренное время со всеми необходимыми документами, договором.

Согласование необходимых работ и услуг, определение количества требуемых специалистов по тендерному сопровождению и количество часов работы в месяц. Подсчет окончательной стоимости услуг и подготовка договора.

Непосредственно подписание договора, оплата и выполнение всех работ квалифицированными специалистами ТЕНКОС.

Понятие тендерный аутсорсингозначает передачу организации или индивидуальному предпринимателю, после составления договора, какой-то части или всего объема работы предприятия, связанной с участием в коммерческих и государственных тендерах (закупках) на установленный срок (как правило на длительный - более 1 года).

Тендерный аутсорсинг - это разновидность тендерного сопровождения , когда человек или группа людей предоставляют услуги по участию в закупках от имени организации клиента.

Тендерный аутсорсинг может быть полным или частичным

Полный аутсорсинг тендерного отдела – это полное обновление тендерного штата компании на людей из объединения, предоставляющего услуги аутсорсинга. Эта вещь полезна тем бизнесменам, у которых нет сроков, возможностей или экспертов для долгого и целенаправленного постижения всех тонкостей процессов, которые нужны, для того чтобы участвовать в торгах или тендерах для привлечения гос.контрактов.

Заказав услуги такой организации, предприниматель без головной боли приумножает свое дело, побеждая в аукционах и конкурсах. Руководителю не нужно расходовать свое время на содержание отдела тендера и для решения разных проблем, связанных с ним. Ко всему прочему, отдел работает в усиленном режиме только четыре раза в год – перед началом квартала – в остальное же время протекает тихая работа, бывает, что за один день выделяются два или три аукциона или котировки, где предприятию участвовать только в убыток.

Как работает организация по оказанию помощи в среде тендерного аутсорсинга?

Функции тендерного аутсорсинга

В зависимости от выбранного вида уровня помощи сотрудники организуют участие организации клиента в аукционах и конкурсах, сделают все необходимые операции по подготовке и составлению документации. А также, пройдут аккредитацию на электронных торговых площадках, на которых планируется участие в торгах, займутся поиском интересующих тендеров по установленным клиентом критериям, будут контролировать движения денежных средств в интерфейсе ЭТП, по мере окончания срока действия электронно-цифровой подписи оформят ее перевыпуск (продление).

Алгоритм работы аутсорсингового тендерного отдела

Работники аутсорсингового тендерного отдела оценят конкурентную среду для принятия участия в торгах в конкретной нише. Далее начнет производиться систематический и правильный , которые интересуют предпринимателя. И результаты будут рассматриваться, и приниматься решение об участии в конкурсе или аукционе, вместе с руководителем.

Если предприниматель решит принять участие, то приготовится аукционная оферта, соответствующая требованиям данного типа заполнения бумаг и отошлется четко в тот срок, который нужно. Далее сотрудники отследят все временные отрезки подачи заявок и имеются ли средства для оснащения заявок, а так же срок старта аукциона.

Преимущества аутсорсинга тендеров

Работники организаций тендерного аутсорсинга - это проверенные люди. Они получили колоссальный опыт и знания, пришедшие за долгое время работы, и предприниматель может рассчитывать, что они окажут квалифицированное и быструю тендерную помощь. Ведь, если нужно вести оживленную деятельность в аукционах и тендерах, обязательно знание текущего законодательства и особенностей данного товара. Правильность и быстрота выполнения – два главных качества, которые нужны для того, чтобы выиграть на аукционе и эти работники обладают ими.

Экономия ресурсов – финансов и человеко-дней – мотивирует рассмотреть тендерный атсорсинг в контексте всех выгод для поставщика. Сфера закупок открывает широкие возможности и, одновременно, связана с досадными открытиями и неожиданностями. Чем выгоден аутсорсинг участнику закупок?

Тендерный аутсорсинг - экономия с привлечением стороннего опыта

Подготовка заявок и другой документации по закупкам 44-ФЗ, размещение информации на zakupki.gov.ru и площадках, непосредственное участие в тендере – всё это требует квалифицированного подхода. Соответственно, сопряжено с затратами на повышение квалификации сотрудников либо расширением штата. Договор на тендерный аутсорсинг, заключённый с проверенной компанией, сэкономит ресурсы.

Самостоятельно подготовить документы по нормам аукционной документации 223-ФЗ вообще сложно. Условия и техзадание заказчиков коммерческих площадок требуют пристального изучения - аутсорсинг тендерного отдела вам в помощь!

Тендерный аутсорсинг - оперативная аккредитация на ЭТП

При необходимости экспертизы, заполнения и подачи документов в кратчайший срок для выпуска электронной усиленной подписи и аккредитации на торговых площадках без проблем услуги аутсорсинга– лучшее решение.

Здесь всё решает опыт работы и квалификация. Атсорсинг обеспечит защиту от непредвиденных ситуаций. К тому же, при подключении к электронным площадкам с рабочего места без помощи профессионалов не обойтись.

Тендерный аутсорсинг - быстрая ориентация в сфере торгов

Электронные площадки, государственные и коммерческие, это тысячи тендеров. Статистика по котировкам, конкурсам и аукционам демонстрирует уровень конкуренции: в среднем 2 заявки на 1 процедуру. Но объективно оценить заказчиков и конкурентов можно только с помощью мониторинга и аналитики.

Официальный сайт, площадки и поисковые сервисы детальной информации не предоставят. Аутсорсинговые же компании используют специализированное программное обеспечение и осуществляют профессиональный юридический мониторинг. С услугами подбора тендера и оформления заявки вы не столкнётесь с неожиданным исчезновением заказчика, неправомерного отклонения документов и проблемами с обеспечением.

Среднее число заявок на одну процедуру в разрезе способов определения поставщика (данные ВШЭ)

Судебная практика по 44-ФЗ и 223-ФЗ всё ещё не до конца сложилась. Для принятия выгодных решений в спорных моментах, обжалования результатов торгов, защиты прав существуют соответствующие услуги аутсорсинговых компаний. Естественно, тот практический опыт решения сложных ситуаций, который есть у специалистов по закупкам, убеждает обратиться именно к ним.