Записи в трудовую книжку образец прием. Полная инструкция по заполнению трудовых книжек

Вы можете пользоваться этими материалами в работе. Они наверняка Вам сослужат добрую службу. Однако перепечатка материалов этой книги на другие сайты без согласия авторов запрещена. Просьба отнестись с пониманием. В интернете можно оставлять ссылки на страницы данного раздела.

• 4.3. Записи о присвоении нового разряда/категории, установлении второй профессии (доступно в справочной базе ИКС и в электронной библиотеке «Пакет Кадровика»)
• Записи о присвоении нового разряда, категории и т.п.
• Записи об установлении второй профессии
• 4.4. Записи о переводах на другую работу (доступно в справочной базе ИКС и в электронной библиотеке «Пакет Кадровика»)
• Правила оформления записей о переводе работника на другую работу
• Записи о постоянных переводах
• «Превращение» временного перевода в постоянный. Записи в трудовую книжку
• 4.5. Записи о переименовании и реорганизации работодателя – организации (доступно в справочной базе ИКС и в электронной библиотеке «Пакет Кадровика»)
• Правила оформления записей о переименовании организации
• Записи о реорганизации организации
• 4.6. Записи о переименовании должности (доступно в справочной базе ИКС и в электронной библиотеке «Пакет Кадровика»)
• Сложности оформления переименования должности
• 4.7. Записи об увольнении
• 4.8. Записи о работе по совместительству (доступно в справочной базе ИКС и в электронной библиотеке «Пакет Кадровика»)
• Правила оформления записей о работе по совместительству
• Внутреннее совместительство
• Внешнее совместительство
• Внесение записей о работе по совместительству разными работодателями
• Внесение записей о давно минувшем совместительстве
• Глава 5. Записи о награждении (доступно в справочной базе ИКС и в электронной библиотеке «Пакет Кадровика»)
• Глава 6. Дубликат трудовой книжки (доступно в справочной базе ИКС и в электронной библиотеке «Пакет Кадровика»)
• Случаи, когда работнику может быть выдан дубликат трудовой книжки
• Оформление дубликата трудовой книжки при утрате трудовой книжки работником
• Оформление дубликата трудовой книжки в случае признания недействительной записи об увольнении или переводе на другую работу и в случае, если трудовая книжка пришла в негодность
• Оформление дубликатов трудовых книжек при массовой утрате работодателем трудовых книжек
• Вопросы-ответы по Главе 6
• Глава 7. Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку (доступно в справочной базе ИКС и в электронной библиотеке «Пакет Кадровика»)
• 7.1. Изменение сведений о работнике на титульном листе трудовой книжки
• Правила оформления изменений сведений о работнике на титульном листе трудовой книжки
• Изменение фамилии
• Изменение образования
• 7.2. Исправление ошибок на титульном листе трудовой книжки
• Исправление на титульном листе трудовой книжки ошибок, обнаруженных сразу при заполнении титульного листа
• Исправление «старых» ошибок на титульном листе трудовой книжки
• 7.3. Правила исправления записей в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки
• Кто вносит исправления?
• На основании чего производятся исправления?
• Порядок исправления записей в трудовых книжках
• 7.4. Исправление ошибок в заголовках (наименование работодателя) перед записями в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки
• Типичные ошибки, допускаемые при оформлении заголовков
• Ошибка - пропущен заголовок и сделана запись о приеме на работу
• Ошибка в заголовке
• Случай, когда в разделе «Сведения о работе» поставили порядковый номер записи, дату внесения записи перед заголовком (наименованием организации) и/или указали приказ в графе 4 напротив заголовка, а не напротив записи о приеме
• 7.5. Исправление ошибок, допущенных при указании должности и структурного подразделения в записях о приеме на работу
• Правила исправления ошибок, допущенных при указании должности и структурного подразделения в записях о приеме на работу
• 7.6. Исправление записей об увольнении в трудовой книжке
• Исправление основания увольнения
• Восстановление работника на работе
• 7.7. Исправление дат приема на работу (перевода, увольнения) в трудовой книжке
• Сложности исправления дат приема на работу (перевода, увольнения) в трудовой книжке
• 7.8. Исправление даты и номера приказа в графе 4 разделов трудовой книжки
• Сложности исправления даты и номера приказа в графе 4 разделов трудовой книжки
• 7.9. Исправление в трудовой книжке записей, внесенных ошибочно
• Сложности исправления в трудовой книжке записей, внесенных ошибочно
• 7.10. Внесение пропущенных записей в трудовую книжку
• Сложности внесения пропущенных записей в трудовую книжку
• Глава 8. Вкладыш в трудовую книжку (доступно в справочной базе ИКС и в электронной библиотеке «Пакет Кадровика»)
• Вопросы-ответы по Главе 8
• Глава 9. Учет, хранение, выдача трудовых книжек (доступно в справочной базе ИКС и в электронной библиотеке «Пакет Кадровика»)
• Учет и хранение трудовых книжек
• Выдача трудовых книжек работникам

Книжка должна заполняться работодателем лично. Если структура организации предусматривает наличие специального отдела по работе с кадрами или отдельного работника, ведающего кадровым делопроизводством – ответственность вменяется кадровой службе или кадровому работнику.

При этом его деятельность должна курироваться работодателем , так как на него возложена ответственность за работу с документами повышенной отчётности и контроля, к которым относятся трудовые книжки и вкладыши к ним.

Если штатное расписание не предусматривает должности кадровика, все записи делаются уполномоченным лицом, которое назначается приказом руководителя. После этого назначения, специалисту придётся получить информацию о правильном ведении и заполнении ТК и других важнейших документов, так как он будет нести за них ответственность наряду с руководителем.

Какие записи должны быть в ТК?

Трудовая каждого работника должна содержать определённые сведения о нём, которые указываются на титульном листе:

• личные данные (Ф.И.О.);
• дата рождения;
• образование;
• специальность;
• дата заполнения.

Эти сведения должны содержать:

• дату приёма;
• дату увольнения;
• сведения о работе;
• подразделение;
• разряд или должность;
• основания приёма или увольнения.

Примеры записей различных профессий, таких как водитель, бухгалтер, колхозник и пр. смотрите .

Если закончилась трудовая книжка — как правильно продолжить запись? Ни в коем случае нельзя:

1. Продолжать вносить записи в ТК, исправив надпись «сведения о награждении» на «сведения о работе».
2. Вклеивать чистые листы от бланков трудовых или разлинованные на компьютере (от руки) самостоятельно.

Если в трудовой книжке закончились страницы сведения о работе необходимо вшить заполненный вкладыш.

Сроки внесения записей в трудовую книжку: при приёме на работу сотрудника, запись в его книжку должна быть внесена в течение календарной недели или в течение 5 рабочих дней, но не позднее.

– в день увольнения, в некоторых случаях – не позднее 3 рабочих дней.

Если приём на работу осуществляется , запись можно делать в день приёма, так как работодатель обязан осуществить трудоустройство такого работника. Естественно, если производится внутри организации – запись необходимо произвести в один день. Им должен быть день перевода.

По требованию работника может быть внесена запись о . Самостоятельно проявлять такой инициативы не стоит, так как учитываться будет трудовой стаж по постоянному месту работы.

В ТК не вносятся сведения:

• о больничных;
• о декретном отпуске и отпуске по уходу за ребёнком;
• о трудовых отпусках и командировках.

Не вносятся также сведения об испытательном сроке при приёме на работу.

В этом случае используется определённый алгоритм на основании соответствующего приказа.

Какой ручкой заполнять трудовую книжку?

При внесении в книжку или вкладыш сведений о работе, а также при заполнении титульного листа, записи должны быть внесены аккуратно, без помарок. Для этого у кадровика должна быть шариковая ручка синего, фиолетового или чёрного цвета , которая не мажет, и не слишком бледная.

Запись должна служить долго и быть чёткой. В том случае если она размажется – её придётся восстанавливать. Переписать запись и признать её недействительной, могут и в том случае, если цвет текста сведений будет чрезмерно тусклым, что затруднит его прочтение.

Инструкции предусматривают также использование чернил. В настоящее время этим разрешением кадровики активно пренебрегают, так как практически не осталось специалистов, виртуозно владеющих каллиграфией, что требует применения чернил. Если при их использовании будет поставлена чернильная клякса – книгу могут посчитать испорченной.

Можно ли заполнять трудовую книжку гелевой ручкой? По поводу гелиевых ручек нет прямых указаний на запрет их использования. В то же время, их использование категорически не рекомендуется:

1. Их использование может привести к порче странички трудовой, где с обратной стороны уже сделаны записи. Гелиевая паста может их повредить, сделав текст неразборчивым.
2. Гелиевая паста не всегда позволяет сделать запись разборчивой, так как оставляет за собой более широкую бороздку.
3. Гелиевые пасты сильнее размазываются и даже стираются, что в итоге может привести ТК в негодность.

При ненадлежащем использовании ручки или в случае внесения смазанных, некачественных записей, трудовая инспекция может назначить штраф.

Как правильно заполнить трудовую книжку: нюансы в примерах

Ни одна запись трудовой книжки не может осуществиться произвольно. Все они строго регламентированы специализированными, утверждёнными законодательно нормами правил и стандартов. Трудовой кодекс, в главах 10 и 11 рассматривает основные положения, касающиеся кадрового делопроизводства. Работа с заполнением трудовой отражается в ст.66 ТК РФ.

Основные положения рассматриваемых норм отражают Правила и Инструкции:

1. Правила ведения и хранения ТК утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. за № 225.
2. Инструкции по заполнению ТК утверждены Минтруда и соц. развития РФ 10.10.03 г. за № 69.

— Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69
«Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 11.11.2003 N 5219)

Правила заполнения трудовой книжки определяют в законодательном порядке все детали, связанные с организационной работой с ТК, а также указывают на то, как, в общем и целом трудовые нужно заполнять и хранить. Правила имеют вид законодательного документа, которым регламентированы практически все действия, производимые с книжками, с вкладышами и бланками трудовых и вкладышей к ним.

Они регламентируют:

1. Сроки внесения записей.
2. Характер и полноту вносимых сведений в графах о работе и на титульном листе.
3. Отсутствие сокращений в записях.
4. Необходимость под роспись с вносимыми записями.
5. Порядок внесения сведений о поощрениях и награждениях.
6. Порядок приобретения бланков трудовых и вкладышей.
7. Правила и регламент исправления ошибокв записях.
8. Вопрос об ответственности за исполнение Правил.

В отличие от Правил, Инструкция определяет нюансы внесения записей, характер их содержания и допустимую форму. Она определяет нормативные фразы, которые можно использовать в тех или иных случаях при внесении записей.

Следование Инструкциям не только необходимо, но и очень удобно, так как основные моменты здесь определены в готовом виде. При внесении записей, нужно только ориентироваться на то, что обусловлено Инструкцией, которая определяет:

1. Порядок внесения сведений о работе.
2. Использование сквозной порядковой нумерации, выполненной арабскими цифрами.
3. Запись дат с применением арабских цифр.
4. Соответствия даты, внесённой в ТК – первому дню выхода на работу.
5. Форму сведений о работе, которые вносятся в ТК.
6. Правильность формулировок и ссылок на статьи Трудового кодекса РФ.
7. Правильность внесения приказа о приёме (увольнении).
8. Отсутствие точек при внесении записей.
9. Отсутствие нумерации при внесении наименования организации.
10. Отсутствие печати при приёме на работу.
11. Наличие печати при увольнении с должности.

На основании инструкции смотрите пример заполнения трудовой книжки:

Вносимые в трудовую книжку записи должны следовать одна за другой, а каждый из работодателей или кадровиков должен следить за наличием всех порядковых номеров.

Можно ли сделать запись в трудовой книжке задним числом? В некоторых случаях запись вносится «задним числом». В этом нет ничего удивительного, если учесть, что записи могут вноситься в течение 5 рабочих дней после приёма работника.

Главное, чтобы дата в графе не отличалась от указанной в трудовом договоре даты.Если, судя по документам, работник не вызывает доверия, вполне целесообразно сделать запись в трудовую книжку на пятый день, но не раньше.

На практике часто встречаются случаи, когда недисциплинированные работники не выходили на работу на второй или третий день . А сделанная запись оказывалась бременем на совести у работодателя.

Но если запись уже внесена, придётся вносить сведения об увольнении за прогул, опираясь на правила увольнения.

Особые правила заполнения ТК предусмотрены для директоров, и индивидуальных предпринимателей, которые являются учредителями организаций.

Нередки случаи, когда работник умирает не выходя на пенсию. В этом случае ТК также оформляется в соответствии с определённым алгоритмом. В неё вносится запись о смерти, а книжка выдаётся родственникам умершего работника или передаётся в архив.

Заполнение трудовой книжки — образец заполнения:

Первые записи в ТК: особенности внесения

Для внесения первой записи в трудовую книжку, которая заводится на предприятии работодателем или уполномоченным лицом, нужно соблюдать определённые требования. Сведения вносятся на основании документов:

• паспорта;
• диплома или свидетельства;
• справок, сертификатов и т.п.

При заполнении обязательно присутствие лица, владельца трудовой книжки. После заполнения титульного листа, переходим к внесению сведений о работе. Если до поступления на работу гражданин обучался в высшем или среднем специальном учебном заведении – этот факт необходимо отразить до внесения всех записей, поставив первый порядковый номер. Первая запись в трудовой книжке образец «до поступления стажа не имела»:

Как правильно заполнить трудовую книжку образец:

Если до поступления на работу, гражданин в Вооружённых Силах РФ, то первой записью, также вносимой под порядковым номером №1, будет запись о прохождении службы.

После внесения сведений об образовании или службе в армии, вносится наименование организации без порядкового номера, а далее – первая запись о приёме на работу. Если же устраивающийся на работу гражданин:

• нигде не работал;
• не обучался;
• не служил в ВС РФ,

то эти (и другие) сведения не указываются.

Некоторые малоопытные кадровики полагают, что по поводу предшествующей трудовой истории гражданина обязательно нужно объясниться.

Поэтому они совершенно неправомерно вносят в трудовую запись за №1 о том, что до поступления на работу трудового стажа не имел. Эта глубоко ошибочная запись не должна присутствовать в документах за своей нецелесообразностью.

Если впервые трудоустроившийся гражданин по факту не имел стажа, то это должно быть видно из контекста, в силу отсутствия записей. В этом случае за №1 должна быть непосредственно внесена запись о поступлении на работу.

Обратите внимание, если должность не требует квалификации, а в организации отсутствуют подразделения – информация о работе не будет их содержать.

Что делать, если запись пропущена?

Записи не должны нарушать порядковые номера. Если такое произошло, внесение записи должно опираться на общий алгоритм в ТК. То есть под очередным порядковым номером нужно внести запись о том, что была допущена ошибка (пропущена запись), а под следующим очередным номером внести её.

Но такие действия нельзя производить произвольно. Для того чтобы такая ошибка была исправлена, необходим специальный приказ и основания для исправления. Если запись была пропущена другим работодателем, необходимо:

1. Сделать запрос по факту допущенной ошибки.
2. Получить от виновного в ошибке необходимые документы.
3. Принудить его исправить допущенную ошибку.

Имейте в виду, что ошибку должен исправлять допустивший её работодатель. В некоторых сложных случаях добиваться исправления ошибки приходится через суд. Произвольное вмешательство недопустимо.

Это очень важно, так как пропущенная запись может появиться в двух случаях:

1. По ошибке одного из работодателей.
2. В случае мошеннических операций с трудовой книжкой со стороны самого работника.

В обоих случаях надлежит проявить бдительность и осторожность.

Особенности внесения в ТК некоторых видов записей

В книжку вносится информация как , так и о дисциплинарных нарушениях. Она должна вноситься на основании приказа. В том случае, если издан приказ о награждении, а запись не внесена – инспекторы ГИТ назначат правомерный штраф. Штрафные санкции сами по себе являются наказанием и в ТК не вносятся.

Другие нарушения могут быть внесены , в зависимости от того, что они собой представляют. Например, практически всем кадровикам известно, что внесение записи об увольнении на основании допущенных нарушений производится на основании «статьи».

То есть при увольнении такого работника в основаниях указывается, что он «уволен за прогулы», «уволен по дисциплинарному взысканию» и т.п. Такого типа увольнения обязательно должны сопровождаться документами:

• актами;
• докладными или служебными записками;
• объяснительными;
• решением КТС или дисциплинарной комиссии.

По своей прихоти подобные записи в трудовую книжку работодатель вносить не имеет права.

Выговор в книжку не заносится (также как и замечание) В качестве дисциплинарного взыскания он может вноситься в личное дело, в соответствии с приказом и надлежаще оформленными документами.

Срок его действия 1 год.

В графе профессия, специальность указывается квалификация:

• по диплому;
• по курсам общим объёмом не менее 70-100 учебных часов;
• по опыту работы.

Эта информация всегда должна быть актуальна. Если работник устраивается по специальности, которая не отражена в сведениях о профессии, её нужно добавить, вписав через запятую к уже имеющимся сведениям.

В книжке обязательно необходимо отражать сведения, которые имеют льготный характер при выходе на пенсию. Для этого необходимо использовать Классификатор профессий и квалификационные справочники, делая записи в точном соответствии с установленными в нём нормативами.

Также обязательно должен быть указан характер работ, который предполагает постоянную работу, работу на время декретного отпуска, сезонную работу и т.п. Другие малозначимые сведения в ТК не указываются, но могут в подробностях прописываться в трудовом договоре.

Обязательны указания на то, в какой должности и в какое подразделение принимается работник. Работа вахтовым методом относится к такой информации, указание которой, по мнению многих работодателей, не требуется. Но это мнение неоднозначно.

Ведь вахта – это не только условия работы, это определение места работы в отсутствии иной отсылки на подразделение. Поэтому указание на вахтовую работу уместно в двух случаях:

1. По желанию работника.
2. По необходимости, вместо указания иного подразделения.

Можно ли пропускать строки в ТК?

Надписи необходимо делать без пропуска строк. Тем не менее, если на предшествующей записи поставлена печать, которая занимает одну-две строки, то их нужно пропустить.

Вносить сведения о своей организации на чужую печать недопустимо.

Заключение

Работа с ТК – очень кропотливое занятие, требующее бережного отношения к документу. В этой работе регламентированы практически все формы внесения записей, а малейшие недочёты будут подлежать исправлению, и могут наказываться инспекцией по труду.

Заблаговременно обнаруженная неправомерная запись будет чревата штрафами для работодателя, с вытекающими административными последствиями для кадрового работника.

Трудовая книжка — это отражение пути каждого работающего человека. Этот документ содержит всю его трудовую биографию: уровень полученного образования, квалификацию, профессиональный рост, отношение к трудовым обязанностям. Чтобы эти документы выполняли отведенную им роль, существуют строгие правила заполнения трудовых книжек 2016-2017.

Для чего существует трудовая книжка?

• Для фиксирования всех изменений в трудовой деятельности человека;
• для отражения данных о причинах увольнений и награждениях;
• для подтверждения трудового (при начислении пенсии) и страхового стажа (при начислении пособий по социальному страхованию).

И поэтому трудовая книжка требует ответственного отношения к себе как со стороны ее владельца, так и со стороны должностных лиц, обязанностью которых является оформление, ведение и хранение документа в соответствие с законодательством.

Летопись российского персонального трудового документа в видео :

Законодательство о трудовых книжках

Нормы оформления трудовых книжек регламентированы законодательными актами:

Как правильно составляется характеристика на работника, и кто на предприятии за это отвечает? Образцы готовых документов можно найти здесь: .

Каким работникам можно устанавливать ненормированный рабочий день, и как это правильно оформить, читайте в .

При подготовке к отчетности, передаче на проверку или для хранения требует сшить документацию организации. Как это сделать правильно, описано .

Правила оформления

Основные требования к заполнению трудовых книжек представлены в таблице:

Ответственные за ведение ТК

Работодатель ответственен за надлежащее ведение персональных трудовых книжек.

Руководитель организации внутренним приказом назначает уполномоченное лицо и делегирует ему обязанности, связанные с учетом, оформлением, ведением, хранением, выдачей персональных трудовых документов.

В случае ненадлежащего ведения ТК уполномоченное лицо, назначенное руководителем, привлекается к ответственности.

При проведении проверок приказы на назначение уполномоченного лица проверяются Гострудинспекцией.

Как должны храниться?

Для хранения трудовых документов сотрудников в организации отводится определенное место без доступа посторонних лиц. Чаще всего для этих целей используется железный шкаф, который закрывается на замок, или сейф, где размещаются в специальных лотках или ящиках ТК сотрудников.

Сведения о принятых, выданных трудовых книжках работников вносятся в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним . Это журнал оформляется, заполняется и ведется специалистом отдела кадров.

Оформление титульного листа

Как правильно оформить титульный лист, смотрите в видео:

Запись при приёме на работу

• Сначала во второй графе записывается наименование предприятия в полном и сокращенном варианте или проставляется штамп организации.
• В первой графе ставится порядковый номер записи.
• Во второй графе фиксируется дата приёма сотрудника.
• В третьей графе записывается, что сотрудник «Принят/принята в «название отдела» на «наименование должности/профессии».
• В четвертую графу следует записать номер, дату приказа.

Перевод

Если работник переводится из внешней организации , то сведения о переводе вносятся в ТК так:

1. Сначала записываются сведения об увольнении с места, где сотрудник ранее трудился.
2. Затем делается запись о приёме на новое место.

При внутреннем переводе сотрудника достаточно просто сделать запись о переводе на новое место работы следующим образом:

• поставьте номер записи в первой графе;
• во второй графе укажите дату перевода;
• в 3-й графе сделайте отметку о переводе;
• в четвертой графе укажите номер и точную дату приказа о переводе данного работника.

Увольнение

Запись об увольнении:

Последовательность операций при внесении отметок об устройстве на работу, переводе и увольнении по правилам заполнения трудовых книжек 2016-2017:

Если уволенный сотрудник не забрал по каким-либо причинам свою трудовую книжку, то работодатель уведомляет его о необходимости явиться для вручения ему трудового документа или дать согласие на пересылку документа по почте.

Совместительство

Оформление записей при работе по совместительству не является обязательным, но при желании сотрудника такая запись должна быть внесена. Для этого работнику следует подготовить копию трудового соглашения, заверенную директором компании, и заполнить заявление в свободной форме.

В документации предприятия не допустимы ошибки. Готовя приказ о назначении временно исполняющего обязанности, узнайте, .

Индивидуальный предприниматель (ИП) - это юридическое лицо или физическое? Разъясняем .

Аутсорсинг – это использование организацией или предпринимателем чужой рабочей силы или техники в целях получения прибыли. Когда и как выгодно использовать аутсорсинг: .

Ведение трудовой книжки ИП

Кадровый учет осуществляется индивидуальными предпринимателями на общих основаниях. Кроме того, индивидуальный предприниматель может воспользоваться и более упрощенной схемой внесения записей.

Запись о приёме на работу к индивидуальному предпринимателю:

1. Укажите полное наименование работодателя в третьей графе.
2. В первой графе поставьте номер записи.
3. Зафиксируйте дату приёма сотрудника в штат во второй графе.
4. В третью графу запишите данные о приёме сотрудника, укажите его должность.
5. Укажите номер, дату соответствующего приказа в четвертую графу.

Физические лица не имеют прав оформлять новые трудовые книжки или вносить какие-либо записи в уже существующие.

Ошибки

Если допущена ошибка, как ее можно исправить? Тут есть свои особенности. В зависимости от того, где сделана ошибка, исправления вносятся разными способами. Рассмотрим два случая.

• 
  1. Как внести исправления в сведениях о работе
• 
  2. Как внести исправления на титульном листе
  ТК

Нельзя делать исправления в разделах при помощи зачеркивания. Сначала нужно признать, что запись является недействительной, сделав соответствующую отметку. Далее вносятся корректные данные. Подробнее:

1. Запишите номер записи в 1-й графе.
2. Запишите дату, на которую запись была признана некорректной, во 2-й графе.
3. Сделайте отметку «Запись под №А недействительна» в 3-й графе.
4. Снова поставьте дату для указания новой корректной записи во 2-й графе.
5. Внесите новую запись в 3-ю графу.
6. Укажите номер, дату документа, на основании которого данные были скорректированы, в четвертой графе.

Исправить ошибку, допущенную при заполнении титульного листа, несложно. Неверные сведения зачеркните одной чертой и запишите корректные сведения. Далее сделайте отметку о документе, подтверждающем, что новые данные верны.

О правилах внесения изменений в трудовую книжку рассказывает видео:

Копия трудовой книжки

Правильно заверенная копия трудовой книжки считается документом, подтверждающим трудовую занятость человека.

Как заверить копию?

Дубликат

Дубликат - это повторно оформленный экземпляр трудовой книжки, который имеет равную юридическую силу с оригиналом. Дубликат оформляется и ведется в 2016-2017 году в соответствии с правилами и нормами заполнения, установленными для трудовых книжек.

Как получить дубликат

Если работник потерял ТК, то ему следует обратиться на последнее место работы и уведомить об этом работодателя, написав заявление о потере в свободной форме.

Специалист отдела кадров подготовит и выдаст дубликат документа в пятнадцатидневный срок.

Сведения, содержащиеся в дубликате ТК

1. Общий стаж работы до приёма в данную организацию. Стаж указывается суммарно.
2. Сведения о деятельности работника в этой организации.
3. Сведения о награждениях, поощрениях, полученных на последнем месте работы.

Дубликат может также быть выдан, если основной документ не пригоден к использованию, или, если есть судебное решение об его недействительности.

Вкладыш

Вкладыш в ТК заводится, когда в документе не остается места для внесения очередных записей.

Вкладыш считается законным продолжением документа и оформляется аналогично, однако вкладыш недействителен без ТК. Отметка о прикреплении вкладыша должна быть обязательно внесена в трудовую.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку, и образец оформления вкладыша смотрите в видео:

Если работодатель ценит своих сотрудников, то учет и ведение их персональных трудовых документов организовано на соответствующем уровне. Уважение к своим сотрудникам - это основа процветания и успеха бизнеса.

Трудовая книжка – документ, информирующий о сферах деятельности человека. Именно на нем акцентируется внимание при поступлении на работу и оформлении пенсии.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Инструкции и полезные советы помогут безошибочно делать необходимые записи.

Законодательная база

1. Постановление Правительства РФ N 225 — правила ведения и хранения трудовых книжек.
2. Постановление Министерства Труда РФ N 69 — требования к заполнению документов, фиксирующих сферы деятельности граждан.
3. Трудовой кодекс: ст. 66 - трудовая книжка (ТК), особенности; ст. 192 – 193 – ответственность за несоблюдение порядка по ведению ТК; ст. 83 – расторжение договора по независящим от обеих сторон обстоятельствам.
4. Письмо Роструда от N 656-6-0 – ответственность за хранение ТК.
5. Ст. 5.27 КоАП – последствия несоблюдения законодательства относительно ведения, учета и хранения книжек.

Ознакомиться с документами можно здесь:

Кто отвечает за ведение, учет и хранение?

На основании Правил, выдача ТК входит в обязанности руководителя. По его распоряжению назначается сотрудник, отвечающий за их ведение, учет и хранение.

Должностная инструкция обязательно прописывается в и Приказе. При нарушении требования ответственность несет работодатель.

Бывают ситуации, когда служащий просит временно выдать книжку на руки (например, для предоставления в ПФР).

Помните, что в случае потери вся вина ложится на уполномоченное лицо, то есть специалиста отдела кадров или руководителя.

Возможное наказание:

• для кадровика – за нарушение ст.192-193 Трудового кодекса выплачивается административный штраф 1000-5000 руб.;
• для руководителя – согласно ст. 5.27 КоАП, взыскание в размере 30000-50000 руб. или остановка деятельности фирмы на 3 месяца.

Даже наличие расписки от сотрудника о возврате документа не освобождает от ответственности.

Как поступить, чтобы избежать негативных последствий:

• самостоятельно предъявить ТК в требуемые инстанции;
• предоставить сотруднику нотариально заверенную копию документа.

Правила заполнения трудовых книжек в 2020 году

Предприятие обязано оформлять ТК на каждого сотрудника, проработавшего на постоянной основе больше 5 дней.

Аналогичное требование предъявляется по отношению к тем, кто принимает сезонных, временных или подлежащих социальному страхованию служащих.

Согласно законодательным актам, правила оформления книжек в 2020-2016 году остались неизменными.

Общий порядок заполнения таков:

• каждая запись нумеруется сквозным типом;
• вся вносимая информация должна быть на русском языке; если на территории РФ функционирует предприятие из другого государства, допускается дублирование текста на другом языке;
• нельзя использовать сокращения;
• дата имеет формат ДД.ММ.ГГГГ;
• пишутся арабские цифры, перед одиночными проставляется «0»;
• все вносимые сведения заверяются печатью организации;
• разрешенные цвета шрифта: синий, фиолетовый, черный.

Как правильно сделать запись в документе?

Получить ответ на этот вопрос поможет инструкция по заполнению трудовых книжек в 2020 г.

Титульный лист

Заполняется, если работник впервые устраивается официально.

Содержит:

• ФИО — указывается полностью. Данные берутся с паспорта, водительских прав или военного билета. Использование инициалов недопустимо.
• Дату рождения – прописывается с соблюдением рассмотренных выше правил.
• Уровень образования – вносятся сведения из диплома или аттестата (высшее профессиональное, среднее общее и т. д.).
• Профессию, специальность – указывается на основании документов об образовании.
• Дату заполнения – проставляется текущее число. Месяц разрешается писать словами или цифрами.
  Подпись владельца и кадровика (руководителя).
• Печать - в трудовой книжке проставляется для заверения внесенных данных.

Пример:

Сведения о трудовой деятельности

Раздел, предназначенный для внесения информации о работе служащего. Здесь отмечается прием, перевод или .

Страница имеет четыре графы:

• порядковый номер записи;
• дата внесения изменений;
• поле для записи – вписывается название компании (в том числе сокращенное), должность, наименование структурного подразделения;
• номер и дату документа, повлиявшего на принятие решения.

Документом-основанием для внесения записи является приказ, заверенный печатью компании и подписью работодателя.

Пример:

Достижения и награды

Раздел, предназначенный для отметки о поощрениях, присвоении новых званий, получении грамот или нагрудных знаков и т.д.

Все они предусмотрены ТК РФ или , но предоставляются непостоянно.

Как заполнить эту страницу:

• в первых двух колонках ставится порядковый номер и дата;
• в столбце №3 указывается название компании, должность и вид награждения;
• в последнем столбце - дата и номер приказа, на основании которого поощряется сотрудник.

Пример показан на рисунке:

Дисциплинарные взыскания не пишутся. Исключение – .

Восстановление в должности

Бывают ситуации, когда сотрудник был и обратился в суд.

При удовлетворении иска работодателя могут принудить вернуть служащего в компанию.

В такой ситуации кадровый специалист должен аннулировать сведения о расторжении трудового договора.

Образец записи представлен на рисунке:

Увольнение

При увольнении запись в ТК должна вноситься своевременно и совпадать с числом, отмеченным в .

В противном случае, у организации могут возникнуть конфликты с контролирующими инстанциями. Это грозит выплатой административного штрафа и материальной компенсации сотруднику.

Для предотвращения негативных последствий необходимо в день увольнения внести следующие записи:

• №2 – дата расторжения договора (последний рабочий день — );
• №3 – сведения о происходящем событии: причины и ссылки на статьи законодательства;
• №4 – реквизиты документа, на основании которых происходит увольнение.

В трудовой книжке ставится печать, подпись кадровика (руководителя) и бывшего работника.

Образец за 2020-2016 г. представлен на рисунке:

Смерть сотрудника

В случае законодательство требует вносить в ТК правильную запись – о прекращении договора по независимым от воли сторон обстоятельствам (п. 6 ст. 83 ТК РФ).

Обязательно указывается дата смерти, отмеченная в свидетельстве (предъявляют родственники). Поле для подписи, подтверждающей ознакомление, остается пустым.

Образец заполнения:

Исправление ошибок и внесение изменений в ТК

Иногда в документ вносится неправильная запись, но по установленным правилам зачеркивания недопустимы.

Для этого в графах таблицы «Сведения о работе» пишется:

• №1 – порядковый номер записи;
• №2 – дата внесения исправления;
• №3 – информация о признании записи недействительной.

Затем записываются достоверные данные. В последней колонке отмечаются реквизиты документа, на основании которого сделаны исправления.

Так происходит аннулирование ошибочной записи:

Переименование компании

Обязательно делается запись в ТК, иначе у сотрудника могут в дальнейшем возникнуть проблемы с Пенсионным Фондом при определении трудового стажа.

Использование двух разных печатей введут в заблуждение.

Чтобы этого не произошло, специалист отдела кадров проставляет:

• в графе 3 – название компании, информацию о переименовании, дату.
• в графе 4 – основание вносимых изменений (приказ работодателя, дата и номер).

Пример заполнения:

Правила заполнения вкладыша

Если книжка закончилась, необязательно заводить новую – достаточно вставить специальный вкладыш.

Он оформляется и заполняется по принципу, аналогичному оформлению ТК, только понадобится его вшить – так гласят установленные правила.

Пример представлен ниже:

Законодательство не регламентирует особенности вшивания. Большинство предприятий используют жесткие нитки, делают 4 прокола и крепят лист в конце трудовой книжки.

Специалист обязан указать в ней серию и номер вкладыша, который обязательно заверяется печатью.

Дубликат ТК и его оформление

может понадобиться:

• в случае ;
• в результате износа или серьезных физических повреждений;
• при наличии записей, отмененных по решению суда;
• в случае ЧП на предприятии (копии могут выпускаться массово).

Кадровик обязан выдать сотруднику новую ТК в течение 15 рабочих дней с момента подачи заявления. На титульном листе готового документа обязательно наличие надписи «Дубликат».

Пример:

С.С. Сидоров потерял свою трудовую книжку, поэтому 15.07.2016 подал заявление на изготовление дубликата.

Новый документ сотрудник получил 01.08.2016:

Как делают записи ИП?

Аргументированная полемика вокруг вопроса о необходимости отмены трудовых книжек ведется уже давно. Тем не менее воз и ныне там: книжка — по-прежнему основной документ о производственной деятельности и стаже работника. В статье — инструкция по заполнению трудовых книжек 2020 с примерами.

Обязанности работодателя

Все работодатели (кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями), в соответствии со статьей 66 ТК РФ , обязаны вести на каждого сотрудника, проработавшего у них более пяти дней, если эта деятельность является для сотрудника основной.

Где купить бланк

У работника нет необходимости в самостоятельной покупке бланка. Работодатель, в соответствии с пунктом 44 , обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков и . При выдаче соответствующего бланка работодатель взимает с сотрудника соответствующую плату, размер которой определяется размером расходов на приобретение этих бланков, что установлено пунктом 47 .

Инструкция по ведению трудовых книжек (2020): законодательная база

Разъясняют и регламентируют администрирование Правила, утвержденные . В них прописаны общие вопросы порядка ведения, хранения, внесения изменений, исправлений, выдачи в том числе книжек.

Правила состоят из восьми разделов:

1. Общие положения.
2. Ведение трудовых книжек.
3. Внесение изменений и исправлений. Дубликат трудовой книжки.
4. Выдача трудовой книжки при увольнении.
5. Вкладыш.
6. Учет и хранение.
7. Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек.
8. Изготовление бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей.

Каждый из разделов инструкции по заполнению трудовой книжки 2020 содержит соответствующие предписания по каждому из направлений. Порядок внесения записей в трудовые книжки установлен , которое содержит семь разделов.

Общие положения

Записи должны быть аккуратными, чернилами черного, синего или фиолетового цвета, без каких-либо сокращений. Например, фамилию, имя и отчество необходимо писать полностью, написание фамилии с инициалами не допускается. Используются арабские цифры. Графы заполняются прописными буквами. Есть только одно исключение: при проставлении работником подписи на титульном листе можно написать полную фамилию печатными буквами, чтобы избежать путаницы и возможных вопросов.

Заполнение сведений о сотруднике

При заполнении трудовой книжки в первый раз на титульном листе должны быть указаны следующие данные:

• фамилия, имя, отчество работника;
• полная дата рождения;
• данные о полученном образовании;
• диплом специалиста (если имеется).

Раздел содержит информацию, на основании каких документов и в каком порядке вносятся сведения о владельце, в том числе при внесении изменений в персональных данных.

Особенности заполнения сведений об увольнении (прекращении трудового договора) и приеме (назначении) на работу в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) или его переходом на выборную работу (должность)

При переходе сотрудника с одной занимаемой должности на другую соответствующая отметка должна быть проставлена в трудовой книжке. Важно отметить, что перевод считается законным, только если есть согласие самого сотрудника.

Существуют два типа переводов с одной должности на другую:

• внутренний, при этом работодатель остается прежним;
• внешний, контракт с текущим работодателем расторгается и заключается новый трудовой договор.

Также перевод может быть постоянным или временным, например при замещении временно отсутствующего сотрудника. В таком случае в третьей графе:

• при внешнем переводе указывают дату и номер приказа об увольнении из одной организации (полное название), дату и номер приказа о зачислении в другую организацию (полное название). Указание должностей необходимо в обоих случаях;
• при внутреннем переводе прописывают так: «переведен на должность» с указанием оной, названием отдела, если необходимо.

Особенности заполнения дубликата трудовой книжки

Фактически положения данного раздела делятся на два подпункта: заполнение дубликата у прежнего работодателя и заполнение дубликата, если сотрудник до поступления в организацию трудился у другого работодателя.

Инструкция заполнения трудовых книжек 2020 также содержит форму приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее и бланк Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Кто вносит сведения в трудовые

Образец записи в трудовой при переводе

Образец записи в трудовой при увольнении

Пример записи о приеме на работу с трудовой функцией «озеленение», указанной как конкретный вид работы

Вариант записи о приеме на работу с трудовой функцией «озеленение» без указания структурного подразделения

Пример записи при приеме на работу в отдел кадров на должность специалиста по кадровому делопроизводству в филиал организации

Вариант 1, когда филиал указывается в описании должности.

Вариант 2, название филиала указывается в названии организации.

Пример записи о назначении (избрании) генеральным директором

Образец 1. В качестве документа, на основании которого происходит прием на работу, указывается только протокол заседания.

Образец 2. В качестве документа, на основании которого происходит прием на работу, указываются протокол заседания и приказ.

Вносятся ли сведения о дисциплинарных взысканиях

Если работник потерял трудовую

Если книжка потерялась, ее можно восстановить, обратившись с заявлением к работодателю по последнему месту работы, который, по пункту 31 , обязан выдать дубликат не позднее 15 дней со дня подачи соответствующего заявления.

Если банк просит копию трудовой

Как быть с совместителями

Инструкция по заполнению трудовой книжки гласит, что для всех совместителей соответствующие записи в книжку вносятся по их желанию. Для внешних совместителей на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (заверенная копия приказа о приеме на работу).

Если совместитель принес свою книжку

Если внешний совместитель не уволен с основного места своей работы и просит вас внести запись о работе по совместительству, ему следует вежливо отказать, сославшись на , по требованиям которой все записи вносятся по основному месту работы.

А если совместитель уволен с основного места работы

С точки зрения законодательства, внесение любой записи производится по основному месту деятельности, данное положение никак не обойти.

Внешнее совместительство, по и 282 ТК РФ , — это выполнение другой регулярно оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время. не обязывает работодателя проверять, есть ли у внешнего совместителя основное место работы, равно как и не обязывает менять условия контракта при увольнении внешнего совместителя с основного места деятельности. Согласно статье 72 ТК РФ , изменение определенных сторонами условий договора допускается только по соглашению сторон.

Таким образом, если работодатель не хочет принимать внешнего совместителя на основную работу, запись будет сделана только после того, как внешний совместитель устроится на другое постоянное место.

Если работодатель решил изменить условия договора внешнего совместителя и оформил контракт с ним по основному месту работы, запись вносится как обычно.

Оформление вкладыша

Если все чистые страницы трудовой заполнены, последующая информация вносится на бланк вкладыша. Как правило, его вшивают в конец документа. А на титульном листе основной книжки ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его номера и серии. Стоимость вкладыша оплачивается работником. Правила заполнения такие же, как и для основной трудовой:

1. Вкладыш заполняется работодателем.
2. Проставляется дата на титульнике.
3. Добавляются актуальные сведения, касающиеся трудящегося.
4. Запись заверяется личной подписью заполнившего ее лица и печатью.

Если произошло переименование организации-работодателя

Изменение названия организации не влечет за собой изменение условий труда работника. Но в соответствии с пунктом 2.2 Инструкции, эта информация должна быть внесена в трудовую книжку. Порядок заполнения таков:

• графа 1 и графа 2 не заполняются;
• графа 3 — вносится информация об изменении названия организации, указывается прежнее и настоящее названия в полном и сокращенном видах;
• графа 4 — указываются дата и реквизиты документа-основания.