Оптимизация материального снабжения как механизм снижения затрат. Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками Оперативное управление - сбор заявок на приобретение

Модуль Снабжение и склад предназначен для ведения оперативного планирования, учета, анализа и контроля обеспеченности объектов строительства ресурсами и материалами. Использование решения позволит бухгалтерам и прорабом работать в одной системе. Специалисты отела снабжения смогут значительно увеличить производительность, повысить точность планирования и ведения учета движения материалов по объектам строительства.

Широкий набор функциональных возможностей системы позволит полноценно автоматизировать процессы материально-технического обеспечения строительного производства по следующим направлениям:

1. Сопоставление сметных позиций материалам справочника «Номенклатура»;
2. Сопоставление сметных позиций материалам по проекту (спецификации);
3. Анализ актуального состояния сметных данных, план-фактный анализ использования материалов.
4. Управление заявками на материалы
   • Оформление заявок на материалы;
   • Контроль и анализ исполнения заявок на материалы.
5. Управление закупками
   • Назначить ответственного менеджера за закупку номенклатурных позиций, зарегистрированных в заявке на МПЗ;
   • Оформить заказы поставщикам;
   • Установить резерв на материалы из свободного остатка на складах для обеспечения потребностей заявкам на МПЗ;
   • Подготовить график выплат по заказу поставщику;
   • Отразить выплату денежных средств поставщику по заказу;
   • Провести анализ закупочной деятельности.
6. Управление логистикой
   • Составить схему поставки материалов в пункт назначения (от поставщика на склад предприятия, с общего склада на объект и др.)
   • Осуществить контроль и анализ перемещения грузов.
7. Управление складскими операциями
   • Оформление приходных и расходных ордеров на материалы;
   • Установка резервов на складах предприятия по заявки на материалы;
   • Учет материалов в эксплуатации;
   • Учет давальческих материалов;
   • Инвентаризация материалов на складах;
   • Комплектация и разукомплектация материалов;
   • Учет входящих документов;
   • Анализ складских операций.

Программа позволяет решать задачи всех участников материально-технического обеспечения и будет полезна на различных уровнях строительного предприятия:

• Руководство строительного предприятия получит полный контроль и прозрачность складского учета на стадиях планирования и движения материалов.
• Сотрудники Отдела материально-технического снабжения смогут контролировать весь цикл снабжения строительного производства необходимыми ресурсами.
• Финансово-экономическая служба сможет ускорить и облегчить процесс согласования заявок на расходование денежных средств в разрезах важности и срочности поставки за счет доступа к оперативным данным по заказам поставщикам.
• Сотрудники Бухгалтерии увеличат качество и скорость выполнения операций по сверке данных в регламентированном и управленческом учете.
• Производственно-технический отдел получит механизм контроля над расходом материалов по сравнению с плановыми значениями.
• Сметно-договорной отдел получит возможность фиксировать стоимость необходимых материалов, своевременно отслеживать превышение фактических цен закупки по сравнению с плановыми ценами.
• Линейные руководители подразделений смогут оперативно получать необходимую информацию о состоянии обеспечения строительного производства материалами.
• ИТ-Служба. Возможность Web-доступа к информационной базе и работы напрямую через Интернет-браузер упростит поддержку и организацию работы сотрудников компании в удаленных точках.

БИТ.Строительство.Снабжение и склад позволяет строительным предприятиям оперативно решать задачи обеспечения строительного производства необходимыми ресурсами от расценки сметных материалов с последующим планированием и контролем поставок на объекты строительства до отражения списания материалов и общего анализа хозяйственной деятельности.

БИТ.Строительство.Снабжение и склад является одним из модулей комплексного решения БИТ.Строительство и является дополнение к основной поставке системы.

В статье "Совершенствование управления производством - от борьбы с опасностями кризиса к реализации новых возможностей"* в качестве одной из значимых проблем, грозящих срывом производственных планов, рассматривалось отсутствие необходимых материалов, комплектующих или оснастки. В этой публикации Алексей Кислов ("1С") предлагает план конкретных действий по организации процессов материального снабжения с целью снижения затрат и минимизации количества случаев отсутствия материала при его необходимости.

Примечание:
* статью "Совершенствование управления производством - от борьбы с опасностями кризиса к реализации новых возможностей" читайте

В условиях нестабильной экономической ситуации на производственных предприятиях возрастают риски, связанные с возможными изменениями условий работы с поставщиками материалов и сырья.

Важными антикризисными задачами на участке материального снабжения являются:

• снижение затрат на поддержание складских запасов;
• гибкая работа с поставщиками на выгодных условиях;
• организация поставок материалов и прочих комплектующих по факту - точно в срок;
• ведение точного учета наличия закупаемых комплектующих и мест их складирования

Зачастую на складе содержится явно избыточное количество закупаемых единиц материала и комплектующих, это обусловлено желанием иметь некий страховой запас, который обычно аналитически не рассчитан, причины так же могут быть в минимальных партиях поставок, несогласованной работе службы материально-технического обеспечения, производства и отдела продаж. При этом, когда срочно требуется конкретная номенклатурная единица, она может отсутствовать в необходимом количестве, происходит авральная закупка по завышенным ценам, срываются сроки выпуска продукции и создается угроза потери не только текущей прибыли, но и будущей - в виде отказа от дальнейших заказов, потеря клиентов, что недопустимо в условиях кризиса.

Для решения поставленных задач, можно сформировать план конкретных действий:

Общую номенклатуру закупаемых комплектующих и материалов можно разделить на две группы по типу управления заказом: по потребности производства, по значению точки заказа. Используя гибкие механизмы планирования, предоставляемые "1С:Управление производственным предприятием 8", можно снизить ресурсные затраты на формирование достоверного плана поставки. Анализируем периодичность потребления материалов, для часто используемых - оптимально задать тип управления по точке заказа.

Подсистема управления закупками, входящая в комплексное прикладное решение "1С:Управление производственным предприятием", предоставляет широкие возможности для составления планов закупок на любые периоды, с разной степенью детализации, а также осуществляет контроль исполнения данных планов.

Концепцию планирования закупок, реализованную в "1С:УПП", можно представить в виде следующей схемы:

Сводный план может быть составлен в количественном и/или в стоимостном выражении с разной степенью детализации - по номенклатуре и ее характеристикам или по номенклатурным группам, а также с разной периодичностью. К дополнительным возможностям планирования относятся детализации по подразделениям и проектам.

В системе "1С:Управление производственным предприятием 8" предусмотрен механизм автоматического формирования планов закупок на основании фактических данных, к которым относятся:

• заказы покупателей и внутренние заказы;
• объемы закупок и продаж за аналогичный период;
• планы продаж;
• складские остатки.

Для сравнения разных версий планов, а также для контроля их исполнения предусмотрены специальные отчеты план-фактного анализа:

Используя данный инструментарий, получаем возможность оперативного моделирования необходимого плана закупок на основе прогнозируемых условий поставки и наличия производственных заказов. Получаем реально требуемые объемы под конкретную производственную программу, без гаданий на кофейной гуще и количественного излишка .

Динамично меняющаяся экономическая ситуация в условиях кризиса вынуждает руководство производственных предприятий постоянно контролировать цены поставщиков и конкурентов. Механизм ценообразования, реализованный в "1С:Управление производственным предприятием 8", позволит не только хранить и обновлять прайс-листы поставщиков, но и проводить сравнительный анализ цен на одну и ту же продукцию.

Таким образом, можно без трудоемких операций принять решение по распределению заказов на поставку номенклатуры по наиболее выгодным предложениям поставщиков.

Сформировав сводные планы и выбрав оптимальных поставщиков, необходимо получить календарный план поставки, тем самым обеспечить максимальную ритмичность обеспечения производства без увеличения складских запасов.

Сводные планы конкретизируются с помощью механизма оперативного планирования закупок, что позволит службе материально-технического снабжения планировать поставки с точностью до дня и конкретных условий. При автоматическом формировании заказов поставщикам система позволяет учитывать источники и графики потребностей в сырье и материалах. Таким образом, минимизируются риски и затраты по номенклатуре поставляемых материалов и комплектующих, которые имеют тип управления заказом по потребности.

А так же учитывать материалы в резерве, ликвидность складских запасов, формировать различные аналитические ведомости.

Таким образом, используя инструментарий, описанный в п. 1-4, можно решить задачи минимизации затрат в области материального снабжения в рамках общей антикризисной политики компании, минимизировать риски отсутствия материала в наличии на складе в момент его необходимости.

Ознакомится с опытом и отзывами пользователей, использующих функционал управления поставками и запасами, можно в справочнике внедренных решений фирмы "1С".

Заказать демонстрацию "1С:Управление производственным предприятием 8" можно у партнеров фирмы "1С" - "Центров компетенции по производству"

Диалог директора торгового предприятия и менеджера по закупкам:

Машину из ремонта пригнали, срочно готовь заказы на Базу "Электротовары" и База "Поставка комплектующих" - прокричал Директор пробегая себе в кабинет.

Сейчас сделаю - неторопливо ответил менеджер по закупкам, начиная прокручивать в голове какие отчеты ему нужно сформировать, и как это все потом свести в Excel.

За основу возьми продажи по этим поставщикам на следующий месяц за прошлый год - добавил Директор глухим басом из своего кабинета.

Представили себе ситуацию? Наверняка на каждом торговом предприятии подобная ситуация может возникнуть. Поехала машина по списку постоянных поставщиков и нужно срочно подготовить для каждого перечень номенклатуры для закупа.

Опытный менеджер по закупкам (читай как «продвинутый» пользователь "1С:Управление торговлей 8") для облегчения трудов своих воспользовался бы стандартным инструментом "Помощник планирования", а не опытный, наверняка начал бы формировать отчеты, переносить их в Excel и там сводить.

Но даже "продвинутому" пользователю в такой ситуации стандартный функционал "1С:Управление торговлей 8" может показаться "слегка" неудобным. Судите сами.

Открываем помощник планирования (Полный интерфейс: Документы -> Планирование -> Помощник планирования), и выполняем соответствующие настройки для создания плана закупок.

Закладка "Выходные данные"

Тип плана = Закупки (так как планируем получить именно план закупок).

Сценарий = Основной (помесячный) (Для выполнения тестового примера, условимся, что в результате мы хотим получить план закупок на месяц, с детализацией до уровня конкретного элемента справочника Номенклатура и только количественные показатели. Поэтому настройки для сценария планирования должны быть следующими: уровень группировки = Номенклатура, Период планирования = месяц, учет по количеству).

Дата нач. = 01.06.2008 и Дата кон. = 30.06.2008 (период, на который будет формироваться план закупок - июнь 2008 года).

Закладка "Стратегия расчета количества"

Объем продаж. Выбираем данную стратегию, так как задача заключается сформировать план закупок именно на основе фактических продаж за аналогичный период прошлого года. Указываем период июнь 2007 года. Поле "%" оставляем без изменений, т.к. ни увеличения, ни уменьшения продаж в планируемом периоде не предвидится.

Складские остатки. Включаем в расчет количества данную стратегию, т.к. необходимо уменьшить расчетное количество товара для закупок на величину текущих складских остатков. В поле период указываем первый день периода (01.06.2008) на который формируем план закупок, и делаем отметку в поле "И" (И = Исключить).

Заказы поставщикам. Включаем в расчет количества данную стратегию, т.к. необходимо исключить из расчета товары, которые уже заказаны у других поставщиков и плановая дата поступления которых меньше чем конец планового периода.

Также на этой закладке укажем, что результат расчета количества товара для закупа необходимо округлить до 1.

Закладка "Отборы"

На данной закладке нам необходимо задать фильтры, т.е. сказать программе, что при формировании плана закупок необходимо анализировать только ту номенклатуру, которую мы уже ранее покупали у поставщиков, к которым планируем отправить машину. Т.е. необходимо для всех выбранных стратегий на закладке "Стратегия расчета количества" для свойства Номенклатура указать список значений.

Для того чтобы это сделать, мы рассмотрим два способа. Первый способ - с использованием исключительно стандартного функционала конфигурации "1С:Управление торговлей 8". А второй способ с помощью доработанного "Помощника планирования" с автоматическим заполнением закладки "Отборы" ().

В контексте поставленной задачи заполнение закладки "Отборы" стандартными средствами можно выполнить следующим образом:

1. Формируем отчет "Ведомость по партиям товаров на складах". Из данного отчета нам необходимо получить списки номенклатуры, которые мы когда либо закупали у поставщиков База "Электротовары" и База "Поставка комплектующих". Для этого в настройках отчета установим соответствующий отбор по списку значений для поля «Документ оприходования.Контрагент».

2. Далее необходимо в ручном режиме заполнить списки значений номенклатуры для отборов в обработке "Помощник планирования".
При заполнении отборов вторым способом (с помощью внешней обработки "Помощник планирования"), необходимо нажать кнопку "Заполнить" и выполнить настройки автоматического заполнения отборов.

Период, за который необходимо проанализировать документы "Поступление товаров и услуг".

Список складов Список складов, по которым необходимо учитывать движения поступления товаров. Если поле не заполнено будут учитываться документы "Поступление товаров и услуг" по всем складам.

Список контрагентов Список контрагентов, по которым необходимо учитывать движения поступления товаров. Если поле не заполнено будут учитываться документы "Поступление товаров и услуг" по всем контрагентам.

Результат автоматического заполнения представлен на рисунке ниже.

После того, как все настройки на всех необходимых закладках обработки "Помощник планирования" заполнены, для формирования документа "План закупок" необходимо нажать на кнопку "Выполнить". В результате программа сообщит что, формирование документов не выполнено. Это произошло по той причине, что на 01.06.08 складках остатков достаточно, чтобы обеспечить продажи в течении июня 2008 по номенклатуре закупаемой у поставщиков База "Электротовары" и База "Поставка комплектующих".

Если из стратегии расчета количества товара для закупок убрать стратегию "Складские остатки", тогда в результате расчетов будет сформирован документ "План закупок".

PS Демо пример рассмотренный в данной статье подготовлен на основе данных из демонстрационной базы "1С:Управление торговлей 8" релиз 10.3.12.3

Модуль «Управление закупками для 1С» предназначен для автоматизации планирования, управления потребностями, подготовкой конкурсной документации, размещение на электронных торговых площадках, учета договоров и контроля исполнения.

Модуль «Управление закупками для 1С» может быть встроен в конфигурации 1С:Бухгалтерия 8 ред.3 и 1С:Бухгалтерию государственного учреждения ред.2. а так же конфигурация «Управление закупками для 1С» может работать как отдельная система и обмениваться необходимыми данными с другими решениями для автоматизации ведения бухгалтерского учета.

Управление закупками в 1С дает возможность систематизировать закупочную деятельность. Планировать и управлять работой отдела снабжения. Контроль закупок может осуществляться с момента заявки на его приобретение до его поступления на склад предприятия.

Программа обеспечивает информацией по необходимому приобретению товаров и ценообразованию закупок продукции, необходимой для принятия следующих решений:

• формирование потребностей и планирования закупок;
• контроля графиков проведения котировок, тендеров, заключения договоров и их оплату;
• проведения анализа цен поставщиков;
• систематизированное хранение документации по закупкам.

Модуль разработан в соответствии с требованиями:

• Федеральный закон от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»;
• Федеральный закон от 18.07.2011 N 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц»;
• Постановление Правительства РФ от 28.11.2013 N 1084(ред. от 09.06.2015) "О порядке ведения реестра контрактов, заключенных заказчиками, и реестра контрактов, содержащего сведения, составляющие государственную тайну"
• Приказа Министерства Экономического развития РФ от 02.10.2013 N 567 "Об утверждении методических рекомендаций по применению методов определения начальной (максимальной) цены контракта, цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем)

Планирование закупок

Планирование закупок в программе производиться на основании анализа предыдущих объемов и ранее составленных планов закупок, а также оперативных планов на текущий год.

Планирование включает в себя сбор потребностей в подразделениях и обобщение потребностей до уровня предприятия.

По итогам планирования формируется утвержденный 223 ФЗ документы - План закупок, План-График закупок

Оперативное управление - сбор заявок на приобретение

Модуль «Управление закупками» позволяет автоматизировать процесс сбора заявок на закупку.

Для оценки необходимости начала процедуры закупки система позволяет сравнить запланированное количество товаров или материалов, заказываемое и остатки на складе.

По итогам анализа необходимости может быть принято решение начать закупку (Формировать ЛОТ) либо отказать в заявке на закупку.

Подготовка документации на закупку

Подготовка конкурсной документации включает в себя сбор необходимых документов: технической документации, обоснование начальной цены, подготовка шаблонов договоров, технического задания.

Система позволяет хранить документы любого типа непосредственно в созданном ЛОТ, что позволяет организовать и упростить работу по подготовке документов.

Выбор поставщика: проведение конкурса, торгов, котировок

Модуль «Управление закупками в 1С» поддерживает следующие способы проведения торгов:

• открытый конкурс и аукцион,
• закрытый конкурс и аукцион,
• закупки путем запроса котировок,
• закупки у единственного поставщика,
• прочие, предусмотренные Законом, варианты.

Заключение контракта и контроль исполнения договоров

Важной частью работы системы является модуль контроля исполнения договоров.

Контроль исполнения состоит из Контроля графика платежей и Контроля графика и объемов выполнения работ или поставки товаров.

Документ ЛОТ позволяет ввести информацию о плане платежей по договору, а система обмена данными с 1С:Бухгалтерией загружает данные о фактических платежах. Удобный интерфейс документа позволяет быстро проверить выполнение обязательств по оплате.

Модуль контроля выполнения договора позволяет ввести информацию о графике поставки товаров или оказании услуг, а система обмена данными с 1С:Бухгалтерией загружает данные о фактически поступивших товарах или оказанных услугах (документ ПоступлениеТоваровИУслуг). Автоматические системы контроля позволяют наглядно показать ЛОТы по которым просрочены графики поставки.

Если вы ведёте свой бизнес, наверняка знаете, как много зависит от удачного планирования закупки товара. Здесь и своевременное снабжение продукцией, и соблюдение времени исполнения заказов и плана по себестоимости, и даже качество производимого продукта.

Многие бизнесмены составляют план, ориентируясь на данные распространённого софта 1С: Управление торговлей и расширения «Помощник закупок». Это расширение подходит для большинства программ 1С.

Основные возможности автоматизации закупок

Менеджеры получают информацию, касающуюся снабжения, с тем чтобы эффективно покупать товары и правильно рассчитывать для этого время. Так получается максимально эффективное взаимодействие с компаниями-поставщиками и снижение расходов.

Автоматизация составления плана в программе 1С касается двух параметров:

1. операционные запасы – в этой категории прописана вся операционная деятельность фирмы;
2. страховые запасы – здесь регистрируется запас, сформированный для защиты от непредвиденных ситуаций: непредсказуемое поведение покупателя, срыв времени поставки продукции

Планирование операционных запасов осуществляется исходя из потребностей фирмы: в продукции, которая будет производиться, и уже имеющиеся потребности фирмы. Составляется календарный план приобретений. По его данным принимается решение об отправке поставщикам заявок.

Составляется прогноз закупок (укрупнённый), уточняется план производства. На основании этого создаётся уточнённый план закупок. Софт использует данные учёта ТМЦ фирмы.

Расчёт потребности в закупках товара осуществляется по данным о свободных остатках на складе предприятия и необходимом объёме страховых запасов после исполнения производственной программы. Таким образом можно автоматизировать управление и планирование закупок.

Планирование страховых запасов идёт с помощью планирования по точке заказа. Она представляет собой определённый уровень, ниже которого запасы опускаться не должны. Этот механизм нужен для контроля момента создания заказов поставщикам и определения объёма этого заказа. Для каждого наименования точка и размер запаса могут быть определены отдельно. Используются с этой целью различные механизмы расчёта: по среднему размеру партии вида товара, по оптимальному размеру, фиксированное значение.

В список возможностей, предоставленных программой 1С, входят:

• планирование закупок в 1С на основании планов производства и продаж, невыполненных и внутренних заказов;
• оформление заказов и контроль за выполнением;
• генерация графиков поставок и оплаты;
• менеджмент по точке заказа – как только запасы достигают определённого уровня, начинает формироваться заказ;
• приём товара поддерживается по разным схемам, включая приём на реализацию и получение сырья;
• анализ склада, производства, их потребностей в материалах, продукции, товаре;
• анализ дополнительных условий, включающих договоры с фиксированными товарными позициями, сроками и объёмами;
• прогноз уровня запасов на складах, резерва товарно-материальных ценностей, планирование покупок с учётом полученных данных;
• составление списка поставщиков и их подбор по нескольким критериям: репутация, история поставок и параметры срочности, территориальный признак;
• автоматическое формирование для избранных по предыдущему пункту поставщиков заказа.

План закупок в программе 1С: Управление торговлей (версия 8.3) составляется по данным о продажах за прошлый месяц по тому или иному складу и группе наименований товара. Заказы формируются исходя из заранее составленного плана закупок. Также программа может помочь, сформировав план продаж на основании данных за предыдущий месяц, увеличить показатель на 10 процентов.

Планирование закупок

Программа содержит систему прогнозирования коммерческой деятельности предприятия. Она оснащена инструментами, автоматизирующими составление планов. Это позволяет не попасть в такие ситуации, как простой аппаратуры и отсутствие работы у специалистов компании. Запасы на складах будет проще поддержать на оптимальном уровне. Выполнение заказов станет занимать меньше времени. В целом это улучшит показатели предприятия. Если умело обращаться с инструментами этого софта, можно довольно точно спланировать объёмы покупок и продаж.

В разделе есть:

• схема продаж по категориям: с помощью этого инструмента создаётся укрупнённый план продаж, выраженный в количестве, с разделением по разновидностям товара;
• по номенклатуре: составляется уточнённый план объёмов продаж в количестве и сумме план закупок составляется по предыдущим двум;
• справочник по сценариям планирования, где можно изменить параметры и периодичность;
• справочник по видам планов.

По сценарию составляются виды планирования. По каждому виду рассчитываются используемые для определения показателей параметры. Данные по каждому показателю подкрепляются источниками.

Управление поставками и закупками

За это отвечает документ «Нормативы распределения». Также используются сезонные коэффициенты, предназначенные для улавливания колебаний спроса в зависимости от времени года. Это относится к так называемым сезонным товарам, спрос на которые возрастает в определённое время года.

На основе продаж по категориям формируется таковой по номенклатурам. Планирование составляется на основе продаж. Берётся в расчёт множество параметров: сумма, количество, время, другое. Программа тонко настраивается под каждый параметр, это долгий процесс, но затем у вас будет точный план ведения бизнеса на месяц или год.

Вывод

1С Управление торговлей – сложный, но эффективный инструмент составления расписания покупок и продаж и анализа данных прошлых периодов, помогающий составлять заказы для поставщиков и формировать все необходимые документы.