Besetzung einer Stelle während des Urlaubs des Hauptmitarbeiters. Regeln für die Erstellung eines Vermerks zur Vertretung während des Urlaubs oder dessen Versetzung, Musterdokumente

Jeder erwerbstätige Bürger kann sich jährlich bewerben. In diesem Fall ist es notwendig, einen Mitarbeiter auszuwählen, der vorübergehend die Aufgaben des Abwesenden wahrnimmt.

Um eine solche Person zu ernennen und ihr Verantwortlichkeiten zuzuweisen, muss der Leiter der Organisation eine entsprechende Anordnung erlassen.

Das Verfahren zum Ersetzen und Zuweisen von Verantwortlichkeiten an andere wird ausführlich in besprochen.

Vor der Ernennung eines Nachfolgers für eine Schlüsselkraft muss die Auswahl sorgfältig überlegt werden.

Wichtig! Der Stellvertreter muss über alle erforderlichen Fähigkeiten verfügen und ein ausreichendes Qualifikationsniveau.

Die Rolle eines solchen Mitarbeiters kann ein Bürger sein, der in derselben Organisation arbeitet, oder eine Person, die zum ersten Mal für diese Stelle eingestellt wird. Im ersten Fall muss vor der Zuweisung von Aufgaben die Zustimmung des Arbeitnehmers zu dieser Maßnahme eingeholt werden. Bei der zweiten Ersatzvariante wird ein befristeter Arbeitsvertrag abgeschlossen.

In den meisten Fällen sind Direktoren oder Strukturbereichsleiter an der Ausarbeitung der Ersatzanordnung beteiligt.

Es gebe kein einheitliches Formular für die Erteilung einer Anordnung zur vorübergehenden Vertretung des Hauptmitarbeiters, so er in freier Form zusammengestellt. Elektronische oder schriftliche Version ist möglich.

Wenn das Unternehmen eine Musterbestellung entwickelt hat, müssen Sie sich beim Ausfüllen des Dokuments an das festgelegte Beispiel halten.

Obligatorisch Das Papier zeigt die folgenden Informationen an:

• vollständiger Name des Unternehmens;
• Name der Arbeit;
• Datum und Ort der Erstellung und Erteilung der Bestellung;
• zugewiesene Dokumentseriennummer;
• Position und vollständiger Name des Stellvertreters;
• Zeitraum der vorläufigen Vollstreckung Arbeitskräfte;
• Liste der zugewiesenen Verantwortlichkeiten. Sie wird in Form einer Anlage erstellt, die der Bestellung beigefügt wird;
• Substitutionsbedingungen. Hier wird die Höhe der Zuzahlung angegeben, die einem Leiharbeitnehmer zusteht;
• Vollständiger Name und Position des Managers, der die Ausführung des Auftrags kontrolliert.
• Vollständiger Name und Unterschriften des Direktors und des ernannten Stellvertreters.

Probe

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für die Erstellung einer Anordnung, mit der die Aufgaben eines Mitarbeiters während seiner Abwesenheit aufgrund von Urlaub einem anderen Mitarbeiter übertragen werden können.

Beispiel herunterladen Anordnung zur Ersetzung des Hauptmitarbeiters für die Dauer des Jahresurlaubs -:

Wie delegiert man die Befugnisse des CEO?

Der Geschäftsführer eines Unternehmens ist wie jeder andere Arbeitnehmer und hat daher auch Anspruch auf eine jährliche bezahlte Ruhezeit.

Gleichzeitig sollten Sie mit besonderer Aufmerksamkeit an die Auswahl eines Mitarbeiters herangehen, der seine Aufgaben während der Abwesenheit des Vorgesetzten wahrnimmt.

In Übereinstimmung mit der geltenden Gesetzgebung der Russischen Föderation, Sie können die Befugnisse eines Direktors nahezu jedem Mitarbeiter übertragen.

In der Praxis werden diese meistens zu ihren eigenen wichtige Stellvertreter oder leitende Manager des Unternehmens, Hauptbuchhalter.

Eine Anordnung zur Ernennung und Übertragung der Aufgaben eines Direktors an eine andere Person muss im Voraus erfolgen. Diese Maßnahme kann jedoch nur nach schriftlicher Zustimmung des Stellvertreters durchgeführt werden.

Jeder Mitarbeiter mit den erforderlichen Fähigkeiten kann ein Dokument erstellen – ein Mitarbeiter der Personalabteilung, eine Sekretärin oder ein Buchhalter. Eine zwingende Voraussetzung, die bei der Registrierung beachtet werden muss, ist die Unterschrift des Direktors selbst. Andernfalls gilt die Bestellung als ungültig.

Das Dokument wird auf die gleiche Weise wie im vorherigen Fall erstellt. Im Hauptteil sind geringfügige Änderungen vorhanden. Als Grundlage für die Registrierung ist die Angabe eines Links zu Verwaltungsdokumenten zulässig- oder .

Neben, Rollen und Verantwortlichkeiten müssen aufgeführt sein die vom zuständigen Mitarbeiter durchgeführt werden kann. Im Falle der Ernennung eines stellvertretenden Leiters eine teilweise Erfüllung seiner Aufgaben ist möglich. Sofern der benannte Mitarbeiter das Zeichnungsrecht behält, wird dies ebenfalls in der Bestellung vermerkt.

Beispiel

Nachfolgend können Sie einen Musterauftrag herunterladen, auf dessen Grundlage die Verantwortlichkeiten des Managers auf den Hauptbuchhalter übertragen werden.

Beispiel herunterladen Anordnung zur Zuweisung von Aufgaben an den Direktor -:

Wie bereitet man sich auf die Abwesenheit des Hauptbuchhalters vor?

Der Hauptbuchhalter ist ein Mitarbeiter, der für das Unternehmen von besonderem Wert ist.

Er beschäftigt sich mit verschiedenen finanziellen Angelegenheiten, sodass nicht jeder während seiner Abwesenheit seinen beruflichen Pflichten nachkommen kann.

Gemäß der geltenden Gesetzgebung der Russischen Föderation gilt: Wenn sich der Hauptbuchhalter im bezahlten Jahresurlaub befindet, ist er Befugnisse können auf den Leiter des Unternehmens – den Direktor – übertragen werden.

In manchen Fällen besteht die Möglichkeit, weitere verantwortliche Mitarbeiter zu benennen. Eine solche Aufgabenübertragung an den Hauptbuchhalter gilt nur dann als rechtmäßig, wenn diese Regel in der Verwaltungsdokumentation festgelegt ist.

Dieses Dokument weist keine wesentlichen Unterschiede zu früheren Möglichkeiten zur Auftragserstellung auf. Eine zwingende Voraussetzung für die ordnungsgemäße Ausführung ist das Vorhandensein der Unterschrift des Geschäftsführers der Gesellschaft. Die Bestellung wird in einfacher Ausfertigung erstellt, danach ist eine Eintragung in das interne Dokumentationsjournal zwingend erforderlich.

Das Arbeitsrecht schreibt zwar den obligatorischen Charakter des jährlichen Grundurlaubs vor, die Produktionsnotwendigkeit erfordert jedoch, dass kontinuierliche Arbeitsprozesse in der Organisation respektiert werden. Diese beiden Widersprüche führen dazu, dass während der Urlaubszeit die Aufgaben eines urlaubenden Arbeitnehmers einer anderen Person übertragen werden.

In manchen Fällen kann man mit einer einfachen Verteilung auskommen, aber oft werden Verantwortlichkeiten einer bestimmten Person zugewiesen, die nicht nur den gesamten erforderlichen Arbeitsaufwand erledigt, sondern dafür auch eine Prämie erhält.

Teilzeitbeschäftigung erfordert eine Anmeldung, die Festlegung einer Zuzahlung für interne Kombinationen und eines Gehalts für externe Kombinationen. Darüber hinaus sollten weitere wichtige Aspekte berücksichtigt werden, beispielsweise die Gewährung bezahlter Ruhetage an Teilzeitbeschäftigte selbst.

Jeder Mitarbeiter der Organisation hat seinen eigenen, klar definierten Verantwortungsbereich, der in der Stellenbeschreibung verankert ist. Artikel 60 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation legt fest, dass der Arbeitnehmer nicht verpflichtet ist, andere als die im Vertrag festgelegten Aufgaben zu erfüllen, und dass der Arbeitgeber kein Recht hat, ihn dazu zu zwingen. Allerdings gilt dieses Verbot nicht für die Mitarbeiter, sondern für das Unternehmen selbst. In Kunst. 60.1 des Arbeitsgesetzes legt das Recht einer Person auf Teilzeitarbeit fest. Und Artikel 60.2 besagt, dass es möglich ist, die Pflichten eines vorübergehend abwesenden Arbeitnehmers mit anderen zu kombinieren, indem man sie seinen Kollegen überträgt. Dabei handelt es sich um eine Erweiterung der Leistungsbereiche, sofern die Pflichten durch einen anderen Mitarbeiter erfüllt werden, der ähnliche Aufgaben im Unternehmen wahrnimmt. In anderen Fällen wird eine solche Pflichterfüllung als interne Vertretung bezeichnet.

Sie können auf die erste oder zweite Option zurückgreifen, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

1. Freiwillige Zustimmung des Teilzeitbeschäftigten selbst.
2. Abtretung der Vergütung für erbrachte Leistungen.

Beide Voraussetzungen sind zwingend, die Höhe der Zuzahlungen wird jedoch im Einzelfall individuell festgelegt.

Zuschlag für Kombination

Gesetzliche Normen regeln in keiner Weise den Umfang der Teilzeitarbeit. Die Zuzahlung für die Zusammenlegung von Stellen während des Urlaubs richtet sich nach mehreren Hauptkriterien, wobei das wichtigste Kriterium die Stellung des Urlaubers und die Höhe seines Gehalts bzw. Tarifsatzes ist. Der zweite wichtige Aspekt, aus dem sich die Höhe der künftigen Zahlungen tatsächlich berechnet, ist das Gehalt der Person, die in den Urlaub gefahren ist. Da das Arbeitsgesetz keine Mindest- oder Höchstgrenzen vorsieht, wird Teilzeitarbeit in der von den Kooperationspartnern vereinbarten Höhe vergütet.

Die Kombinationsentschädigung hängt ab von:

1. Umfang der zugewiesenen Arbeit. Oftmals ist es nicht möglich, dass ein Mitarbeiter als interner Teilzeitbeschäftigter das gesamte Spektrum an Aufgaben wahrnimmt, sodass der Chef diese auf mehrere Mitarbeiter verteilen kann.
2. Die Anzahl der Stunden, die für ihre Implementierung aufgewendet wurden. Es ist wichtig, ob eine Person die zusätzliche Arbeit während ihres Arbeitstages oder zu anderen Zeiten erledigt.

Die Höhe des Bonus kann in Festbeträgen oder als Prozentsatz des Urlaubergehalts festgelegt werden.

Anmeldeverfahren

Sie können den Umfang der gemeinsam geleisteten Arbeit nur auf der Grundlage von Dokumenten extra bezahlen.

Daher muss jede Ausübung fremder Pflichten amtlich dokumentiert werden. Um einen Ersatz zu beantragen, müssen Sie:

1. Haben Sie einen Grund, mit dem Verfahren zu beginnen. In den meisten Fällen verfasst der unmittelbare Vorgesetzte des Urlaubers einen an den Direktor der Organisation gerichteten Bericht, in dem er feststellt, dass es für einen bestimmten Zeitraum erforderlich ist, Arbeitspflichten einer anderen Person zu übertragen.
2. Der Geschäftsführer prüft, ob er den Leistungsbereich erweitern kann und einen internen oder externen Teilzeitmitarbeiter gewinnen sollte.
3. Sobald die Entscheidung über den erforderlichen Stellvertreter gefallen ist, wird ein Kandidat ausgewählt.
4. Sofern der Ersatz bekannt und in der Organisation registriert ist, erhält er eine Benachrichtigung mit der Bitte, einen bestimmten Arbeitsblock zu übernehmen.
5. Die Parteien vereinbaren die Höhe der Zahlungen und schließen eine schriftliche Vereinbarung.
6. Der letzte Schritt ist die Erteilung einer Bestellung.

In großen Unternehmen werden zur Automatisierung von Prozessen Fragen der internen Vertretung im Voraus gelöst. In der Regel sehen Arbeitsvertrag und Stellenbeschreibung die Notwendigkeit vor, einen bestimmten Mitarbeiter während des Urlaubs zu ersetzen. Mit dieser Reihenfolge können Sie alle Registrierungsschritte außer dem letzten überspringen. Der entsprechende Auftrag wird einfach zum richtigen Zeitpunkt erteilt.

Abschluss einer Vereinbarung

War die Notwendigkeit einer Vertretung nicht zuvor im Arbeitsvertrag vorgesehen, müssen die Parteien eine ergänzende Vereinbarung treffen. Es muss alle für die Aufgabenerfüllung wesentlichen Punkte enthalten.

Eine Standard-Zusatzvereinbarung enthält:

1. Die Nummer und das Datum der Vereinbarung, auf die es geschrieben wird.
2. Datum der Erstellung des Dokuments.
3. Angaben zur arbeitgebenden Organisation und Informationen zum Manager – vollständiger Name, Position und auf welcher Grundlage er handelt.
4. Mitarbeiterdaten – vollständiger Name.
5. Informationen zu den zugewiesenen Verantwortlichkeiten. Wenn sie vollständig auf eine Person übertragen werden, werden allgemeine Informationen niedergeschrieben, und wenn sie teilweise übertragen werden, muss eine aktualisierte Liste bereitgestellt werden.
6. Termine, an denen Sie Ihre Arbeit kombinieren müssen.
7. Die Höhe des festgelegten Bonus für die Arbeitsleistung.

Die Vereinbarung kann auch vorsehen, dass der Arbeitnehmer das Recht hat, seine Teilzeitbeschäftigung vorzeitig zu kündigen, indem er dies dem Arbeitgeber spätestens drei Tage im Voraus mitteilt.

Erteilung einer Bestellung

Eine Anordnung ist ein verbindliches Verwaltungsdokument, das bei jeder Einzelentscheidung ausgestellt werden muss.

Es enthält folgende Informationen:

1. Datum und Dokumentennummer.
2. Link zu Artikel 60.2 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation, auf dessen Grundlage die Entscheidung über die Ersetzung getroffen wird.
3. Der Grund für die Kombination. Sie können unterschiedlich sein, aber in diesem Fall handelt es sich um die Gewährung von Urlaub für einen Mitarbeiter.
4. Der Zeitpunkt der Vertretung, die Fristen für den Beginn und das Ende des Zeitraums sind angegeben, sie fallen mit dem Urlaub der zu ersetzenden Person zusammen.
5. Der Umfang der dem Stellvertreter zugewiesenen Verantwortlichkeiten.
6. Der Zahlungsbetrag für die durchgeführten Aktionen.

Der Auftrag wird vom Direktor unterzeichnet, woraufhin sowohl der Urlauber selbst, der seine Pflichten für eine Weile verlässt, als auch derjenige, der die Verantwortung für deren Umsetzung übernimmt, damit vertraut sein müssen.

In manchen Fällen kann die Grundlage einer Anordnung ein Antrag auf Übernahme von Zusammenschlusspflichten sein. Manche Arbeitnehmer, die etwas dazuverdienen wollen, schreiben Gegendarstellungen an ihre Vorgesetzten.

Vertretung eines Mitarbeiters während des Urlaubs

Nicht alle Mitarbeiter können selbstständig durch die Dienste interner Arbeitskräfte ersetzt werden. Manche Berufe erfordern die Ausübung von Arbeitstätigkeiten in einem Umfang, der die gesamte Arbeitszeit in Anspruch nimmt, was bei innerbetrieblicher Teilzeitarbeit natürlich nicht möglich ist. Darüber hinaus kommt es vor, dass im Team einfach kein Spezialist vorhanden ist, der die notwendigen Maßnahmen gekonnt und professionell durchführen kann. In diesen Fällen können Sie auf Ersatzstoffe nicht verzichten.

Ein eingeladener Spezialist kann beispielsweise in Vollzeit eingestellt werden, wenn er keinen anderen Job hat oder sich gerade im Urlaub mit begrenzter Vertragslaufzeit befindet. Eine Übernahme in Teilzeit mit einem anderen Arbeitsplatz ist ebenfalls möglich. Beide Methoden sind völlig legal, erfordern jedoch eine entsprechende Registrierung.

Ein gesonderter Punkt für externe Nebenjobs ist die Wahl eines Stellvertreters. Er muss alle Anforderungen der Urlauberstelle erfüllen und über ausreichende Berufserfahrung und entsprechende Qualifikationen verfügen. Die Auswahl eines Ersatzes ist ein arbeitsintensiver Vorgang und wird daher oft im Voraus durchgeführt.

Dekor

Externe Teilzeitkräfte werden auf andere Weise erfasst als interne. Sie durchlaufen einen umfassenden Einstellungsprozess, der nur davon abhängt, ob der eingestellte Mitarbeiter einen anderen Job hat oder nicht. Liegt keine Hauptbeschäftigung vor, ist er verpflichtet, eine vollständige Liste der im Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation genannten Dokumente einschließlich eines Arbeitsbuchs vorzulegen. Wer jedoch einer Hauptbeschäftigung nachgeht, darf kein persönliches Arbeitsbuch vorlegen und hat sogar das Recht zu entscheiden, ob er Angaben zu dieser befristeten Tätigkeit darin einträgt oder nicht.

Zusätzlich zu den erforderlichen Unterlagen kann der Arbeitgeber eine Bescheinigung des Hauptarbeitgebers über die Art der geleisteten Arbeit verlangen. Diese Regel ist zwingend erforderlich, wenn der Stellvertreter unter schädlichen oder gefährlichen Bedingungen arbeitet. Manchmal kann man auf ärztliche Atteste über den Gesundheitszustand nicht verzichten.

Nach Einreichung der Zulassungsunterlagen wird mit dem Teilzeitbeschäftigten ein Arbeitsvertrag geschlossen, in dem es heißt:

1. Wer stellt einen Bürger ein?
2. Hier ist die Dauer der Annahme, der Tag des Arbeitsbeginns und des Arbeitsendes anzugeben.
3. Welche Vergütung erhält er?

Der Vertrag wird nach den gleichen Regeln wie für Hauptangestellte erstellt, lediglich mit einer Einschränkung der Kooperationsbedingungen.

Zahlung bei Ersatz

Bei der externen Teilzeitbeschäftigung gelten eigene Regeln für die Berechnung der Auszahlungsbeträge. Obwohl sie nicht gesetzlich geregelt sind, hängt die Vergütung des Stellvertreters in den meisten Fällen direkt vom Gehalt des Urlaubers ab.

1. Der Satz richtet sich nach dem Gehalt eines vorübergehend abwesenden Arbeitnehmers. Der volle Satz entspricht einem Gehalt und 0,5 nur der Hälfte davon.
2. Durchschnittliches Gehaltsniveau in der Region für diese Position.

Bei der Lohnfestsetzung kommt es vor allem auf eine Einigung zwischen dem Leiharbeitnehmer und dem Arbeitgeber selbst an. Sind beide Parteien mit den Vertragsbedingungen zufrieden, kann der Vertrag unterzeichnet werden.

Bitte beachten Sie, dass Sie bei der Kombination, sei es intern oder extern, nicht mit allen Zuzahlungsarten rechnen können, die für den Hauptmitarbeiter festgelegt wurden. Zusätzliche Beträge, wie z. B. Betriebszugehörigkeit, berufliche Fähigkeiten und andere, werden als Anreiz für festangestellte Mitarbeiter vergeben und sind in den meisten Fällen nicht im Gehalt des Stellvertreters enthalten.

Der Unterschied zwischen Kombination und Teilzeit

Kombi- und Teilzeitarbeit sind völlig unterschiedliche Konzepte, die eine unterschiedliche Anmeldung und Bezahlung erfordern.

Unter Kombination versteht man die vorübergehende Ausübung anderer Aufgaben ohne Befreiung von Ihren Hauptaufgaben während der im Arbeitsvertrag festgelegten Arbeitszeit, ohne diese zu verlängern oder an Wochenenden zu verbringen. Tatsächlich ist eine Person bei der Kombination eines Arbeitsplatzes mit einer Zunahme der Verantwortung konfrontiert, nicht jedoch der Arbeitszeit. Während der Urlauber abwesend ist, erledigt ein anderer Mitarbeiter, meist ein Kollege aus derselben Abteilung, seine Arbeit. Bei Kombinationen wird meist ein Zuschlag in Höhe von 30-50 % des Gehalts des Urlaubers gewährt. Bei dieser Ausgestaltung ist der Abschluss eines Arbeitsvertrages nicht erforderlich, es reicht aus, die Zustimmung der Vertretungsperson einzuholen und einen Auftrag zu erteilen. Sobald der Urlauber seinen Arbeitsplatz betritt, endet die Vereinbarung.

Teilzeitarbeit setzt voraus, dass ein Arbeitnehmer eine Teilzeitbeschäftigung übernimmt, die er in seiner Freizeit neben seinem Hauptberuf ausüben muss. Sie können sowohl innerhalb Ihres Unternehmens als auch in anderen Organisationen zusätzliches Geld verdienen, die Anzahl zusätzlicher Arbeitsplätze ist gesetzlich nicht begrenzt.

Die Übernahme zusätzlicher Verpflichtungen ist als Beschäftigung zu dokumentieren.

Interne und externe Teilzeitbeschäftigung

Teilzeitarbeit ist unterteilt in:

1. Intern.
2. Extern.

Intern bedeutet, in derselben Organisation zu arbeiten, in der die eingestellte Person am Hauptort registriert ist, jedoch außerhalb des festgelegten Arbeitsrahmens. Sie können in einer Organisation arbeiten, wenn der Arbeitgeber über offene Stellen verfügt und die Qualifikationen es Ihnen ermöglichen, diese Arbeit auszuführen. Sie können in jeder Position innerhalb einer Organisation arbeiten, und wenn es früher Einschränkungen gab, die die Ausübung von Aufgaben, die der Haupttätigkeit ähneln, untersagten, gibt es solche Verbote jetzt nicht mehr.

Als externe Teilzeitkräfte gelten Personen, die in Voll- oder Teilzeit bei anderen Unternehmen beschäftigt sind. Der positive Punkt ist, dass die Erlaubnis für zusätzliche Arbeit nicht vom Hauptarbeitgeber eingeholt werden sollte. Dies gilt selbstverständlich nicht für Führungskräfte, die ohne Zustimmung dieser Entscheidung nicht in Paralleltätigkeiten eingesetzt werden können.

Jede Art von zusätzlicher Arbeit erfordert den Abschluss einer Vereinbarung, in der die Arbeitsbedingungen, die Bezahlung usw. festgelegt sind. Bei der Ausarbeitung wäre es richtig, sich auf Standardverträge für Schlüsselmitarbeiter mit Klarstellung der Bedingungen der Zusammenarbeit zu konzentrieren.

Urlaub für Teilzeitbeschäftigte

Artikel 286 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation legt fest, dass Teilzeitbeschäftigten ebenso wie Hauptbeschäftigten Urlaubszeiten gewährt werden müssen.

Allerdings ist ein Verlassen beim Zusammenlegen von Positionen nicht immer erlaubt.

Somit können Arbeitnehmer, mit denen befristete Arbeitsverträge für die Dauer von bis zu zwei Monaten abgeschlossen werden, laut Gesetz nicht mit Urlaub rechnen. Wenn Sie jedoch über das festgelegte Minimum hinaus arbeiten, haben Sie Anspruch auf gesetzliche bezahlte Ruhezeiten. Seine Größe wird auf der Grundlage der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit berechnet, indem die Formel zur Berechnung der Anzahl der Urlaubstage angewendet wird.

Der Urlaub für externe Teilzeitkräfte sowie für interne Teilzeitkräfte wird unter folgenden Bedingungen gewährt:

1. Ohne verpflichtende Vorarbeiten in den ersten sechs Monaten festzulegen.
2. Gleichzeitig mit dem Hauptarbeitsplatz.
3. Ist die Dauer kürzer als bei der Haupttätigkeit, kann es Tage dauern, bis die Differenz auf eigene Kosten anfällt.

Die Zahlung des Urlaubsgeldes erfolgt auf der Grundlage des Durchschnittsgehalts des Arbeitnehmers multipliziert mit der Anzahl der erforderlichen Ruhetage.

Beispieldokumente

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Arbeitnehmer, die einen Antrag auf Vertretung eines Kollegen während des Urlaubs gestellt haben, können die Möglichkeit erhalten, an ihrem Hauptarbeitsplatz ein zusätzliches Einkommen zu erzielen, indem sie sowohl ihre beruflichen Pflichten als auch die Arbeit eines Urlaubskollegen erfüllen.

Warum müssen Sie einen Mitarbeiter ersetzen?

Wenn die Arbeit in einem Unternehmen unter Einhaltung aller Normen des Arbeitsgesetzbuchs ausgeführt wird (und dies sollte in allen Unternehmen der Fall sein), ergeben sich für den Manager – den Arbeitgeber – manchmal recht schwierige Situationen.

Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf Urlaub. Es ist unmöglich, einem Arbeitnehmer dieses Recht zu entziehen, aber wer erledigt die Arbeit eines Spezialisten, während er sich ausruht? Es ist nicht praktikabel, einen neuen Mitarbeiter für einen kurzen Zeitraum einzustellen.

Es ist auch nicht möglich, die Pflichten eines Urlaubers durch eine willensstarke Entscheidung einem anderen Arbeitnehmer zu übertragen: Der Arbeitnehmer darf nur die im Arbeitsvertrag vorgesehene Arbeit leisten; der Arbeitgeber kann den Umfang der Arbeitspflichten nicht selbstständig erweitern.

Es bleibt nur noch, jemanden aus dem Team einzuladen, der vorübergehend und ehrenamtlich zusätzliche Arbeiten übernimmt.

Wenn ein Mitarbeiter gefunden wird, der bereit ist, den Abwesenden vorübergehend zu ersetzen, ist es erforderlich, die Änderung der beruflichen Verantwortlichkeiten zu dokumentieren. Häufig wird auf eine mündliche Vereinbarung zurückgegriffen, die jedoch aus rechtlicher Sicht unbedenklich ist.

Ohne dokumentarische Beweise können sich weder der Arbeitnehmer noch der Arbeitgeber an den Staat wenden, um einen Streit beizulegen, der sich auf nicht dokumentierte Mehrarbeit bezieht.

Registrierung des Mitarbeiterersatzes

Wie bereits erwähnt, erfolgt die Ersetzung nur auf eigenen Wunsch des Arbeitnehmers. Nachdem der Arbeitnehmer mit dem Arbeitgeber den Umfang der zusätzlichen Pflichten, die Vergütung der Mehrarbeit und sonstige Ersatzbedingungen vereinbart hat, verfasst er eine entsprechende Erklärung.

Abhängig von der in den Verhandlungen erzielten Vereinbarung erlässt der Leiter der Organisation nach Einreichung eines Antrags auf Vertretung während des Urlaubs eine Anordnung, die die Kombination zweier Positionen durch den Mitarbeiter regelt.

Arbeitgeber ignorieren häufig die arbeitsrechtlichen Anforderungen hinsichtlich der Übertragung der Arbeitspflichten eines in den Urlaub entlassenen Arbeitnehmers auf einen anderen Arbeitnehmer und weisen ihn lediglich an, vorübergehend zusätzliche Arbeit zu leisten.

Sie müssen wissen, dass solche Forderungen rechtswidrig sind und dass die Androhung einer Entlassung wegen der Weigerung, die Arbeit eines anderen zu erledigen, rechtswidrig ist.

Jeder Arbeitnehmer ist verpflichtet, nur die Arbeit zu verrichten, die ursprünglich vereinbart wurde und im Arbeitsvertrag festgelegt ist. Darüber hinausgehende Aufgaben können nur mit persönlicher Zustimmung des Mitarbeiters übertragen werden.

Nachfolgend finden Sie ein Standardformular und einen Musterantrag für die Vertretung während des Urlaubs, eine Version davon kann kostenlos heruntergeladen werden.

In allen Organisationen kommt es manchmal vor, dass ein Mitarbeiter vorübergehend ersetzt werden muss. Um dieses Verfahren gemäß den festgelegten Regeln durchzuführen, gibt es einen bestimmten entwickelten Aktionsalgorithmus, dessen Beginn durch die Anordnung zur Vertretung des abwesenden Mitarbeiters gegeben ist.

DATEIEN

Gründe für die Substitution

Als Grund für den Personalaustausch können verschiedene Umstände dienen. Das Üblichste:

• einer der Mitarbeiter wird krankgeschrieben;
• in den Mutterschaftsurlaub oder in den geplanten regulären Urlaub gehen;
• auf Geschäftsreise gehen usw.

Es ist zu beachten, dass in solchen Fällen nicht immer ein vorübergehender Stellvertreter ernannt wird.

Dies ist in der Regel dann erforderlich, wenn die Abwesenheit länger als drei Arbeitstage dauert oder wenn die Aufgaben des Mitarbeiters so bedeutsam sind, dass ohne sie die normalen täglichen Aktivitäten des Unternehmens nicht möglich sind.

Wer kann ernannt werden?

Um den Prozess der Vertretung eines vorübergehend abwesenden Mitarbeiters zu starten, müssen Sie zunächst den richtigen Kandidaten für die Vertretung auswählen.

Dabei muss es sich um eine Person mit ausreichender Qualifikation, Ausbildung und Erfahrung handeln.

Er kann in jeder Position innerhalb des Unternehmens arbeiten (hier ist zusätzlich seine schriftliche Zustimmung einzuholen) oder „von außen“ in Teilzeit eingestellt werden.

Um ein wertvolles „Personal“, das längere Zeit abwesend war, zu ersetzen, wird in manchen Situationen eine neue Fachkraft eingestellt – dann muss mit dieser ein gesonderter befristeter Arbeitsvertrag mit Angabe einer bestimmten begrenzten Gültigkeitsdauer abgeschlossen werden.

Substitutionsverfahren

Nachdem ein vorübergehender Ersatz gefunden wurde, erlässt die Geschäftsleitung eine Anordnung, in der die Notwendigkeit des Ersatzes sowie die Bedingungen, unter denen dieser erfolgen wird, angegeben werden.

Anschließend wird mit dem Arbeitnehmer eine Zusatzvereinbarung zum aktuellen Arbeitsvertrag (sofern es sich um einen Spezialisten des Unternehmens handelt) oder ein Arbeitsvertrag abgeschlossen, woraufhin die Person ihre neuen Aufgaben antreten kann.

Wer erstellt die Bestellung?

Unternehmensleiter sind fast nie persönlich an der Erstellung der Verwaltungsdokumentation beteiligt. Am häufigsten wird dies von Struktureinheitsleitern, Rechtsberatern oder Sekretären durchgeführt – je nachdem, welche Art von Auftrag erstellt werden muss.

Eine Anordnung zur Vertretung eines vorübergehend abwesenden Mitarbeiters wird in der Regel auf Initiative der Personalabteilung verfasst und entweder in der Abteilung selbst oder von der Sekretärin erstellt.

Was ist als Grundlage für eine Bestellung zu nehmen?

Alle entwickelten Befehle müssen auf etwas basieren. Insbesondere muss jede solche Anordnung eine dokumentarische Grundlage und Begründung haben.

Die Grundlage kann entweder ein Gesetzesartikel sein, der sich direkt auf den Inhalt der Bestellung bezieht, oder ein internes Dokument des Unternehmens (z. B. ein Gesetz, eine Rechnungslegungsrichtlinie, ein Beamter oder ein Memorandum). Mit der Begründung ist alles einfacher – das ist der eigentliche Grund, aus dem die Anordnung erteilt wird.

Wer muss eine Anordnung zur Vertretung eines vorübergehend abwesenden Mitarbeiters unterzeichnen?

Die Bestellung bezieht sich auf diejenigen Dokumente, die immer von der obersten Leitung des Unternehmens stammen.

Daher muss dieses Dokument entweder vom Direktor der Organisation persönlich oder von einem Mitarbeiter unterzeichnet werden, der seine Aufgaben vorübergehend wahrnimmt. Außerdem müssen alle Personen, für die die Anordnung erlassen wurde, und diejenigen, die für ihre Ausführung verantwortlich sind, die Anordnung unterzeichnen.

Somit bestätigen alle oben genannten Mitarbeiter, dass sie mit dem Auftrag vertraut und bereit sind, ihn auszuführen.

Eine Bestellung aufgeben

Diese Anordnung kann in freier Form verfasst werden – ihre einheitliche Form ist nicht gesetzlich festgelegt (mit Ausnahme staatlicher Institutionen – diese haben ihre eigenen Standards für alle Verwaltungsakte).

Einige Unternehmensleiter entwickeln jedoch ihre eigene Bestellvorlage. Wenn das Unternehmen über eine solche verfügt, muss man sich bei der Auftragserstellung darauf konzentrieren.

Dokumentformat

Wie bei der Ausführung eines Auftrags ist auch dessen Format beliebig – das heißt, es kann in gedruckter Form oder in handschriftlicher Form erfolgen, dies spielt für die Feststellung des rechtlichen Status des Dokuments keine Rolle. Es muss nur eine Nuance berücksichtigt werden: Das elektronische Formular muss ausgedruckt werden, damit der Direktor und alle interessierten Mitarbeiter es unterschreiben können.

Das Siegel ist nicht erforderlich (es sei denn, die Geschäftsführung verlangt es).

Registrierung einer Bestellung

Alle vorbereiteten und unterzeichneten Verwaltungsformulare sollten in einem speziellen Buchhaltungsdokument registriert werden – einem Journal, das normalerweise von der Sekretärin oder einem anderen Mitarbeiter geführt wird, der für die Aufzeichnung von Verwaltungsaufträgen verantwortlich ist. Es reicht aus, den Namen der Bestellung, das Datum ihrer Erstellung und die Nummer im Journal einzutragen.

So lagern Sie es

Die erlassene Anordnung muss für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden – dieser wird entweder durch die geltende Gesetzgebung oder interne Vorschriften bestimmt.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist kann das Formular ins Archiv überführt oder entsorgt werden (unter Beachtung der ebenfalls gesetzlich vorgeschriebenen Vorgehensweise).

Musterauftrag zur Vertretung eines vorübergehend abwesenden Mitarbeiters

Wenn Sie die Aufgabe haben, einen Auftrag zur Vertretung eines vorübergehend abwesenden Mitarbeiters zu erstellen, schauen Sie sich das folgende Beispiel an – auf dieser Grundlage können Sie ganz einfach den Auftrag erteilen, den Sie benötigen.

Geben Sie am Anfang des Dokuments Folgendes an:

• Name des Unternehmens;
• Name der Bestellung;
• seine Nummer, Ort und Datum der Erstellung.

Geben Sie dann im Folgenden die Grundlage und Begründung für seine Entstehung an. Als nächstes schreiben Sie nach dem Wort „Ich bestelle“:

• Position und vollständiger Name des Mitarbeiters, dem Ersatzaufgaben übertragen werden;
• der Zeitraum, in dem diese Funktionen ausgeführt werden müssen;
• Bedingungen für den Ersatz (die Liste der Verantwortlichkeiten und Bedingungen kann in einem separaten Anhang festgelegt werden);
• der für die Umsetzung dieser Anordnung verantwortliche Mitarbeiter.

Ergänzen Sie die Bestellung ggf. um alle weiteren notwendigen Informationen, die in Ihrem Fall relevant sind.

Sammeln Sie am Ende Unterschriften aller Interessierten.

Jeder Mensch hat das Recht auf Urlaub. Da jedoch jede Stabsstelle in der Organisation ihre eigenen Aufgaben wahrnimmt, werden ihre Aufgaben während der Abwesenheit eines Mitarbeiters in der Regel einer anderen Person übertragen.

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Darüber hinaus muss eine solche Maßnahme unter vollständiger Einhaltung der behördlichen Anforderungen dokumentiert werden.

Wie ist eine Verantwortungsübertragung möglich? Darüber werden wir in diesem Artikel sprechen.

Sie müssen verstehen, dass die Übertragung von Aufgaben an einen Mitarbeiter, nicht unbedingt vorübergehend, sondern auch dauerhaft, durch eine entsprechende Anordnung formalisiert werden muss.

Wenn es um die vollständige Aufgabenverteilung im Zusammenhang mit der Entlassung oder Reduzierung eines Mitarbeiters geht, dann werden auch Änderungen in der Stellenbeschreibung vorgenommen.

Befindet sich der Arbeitnehmer jedoch im gesetzlichen Urlaub, wird eine Sonderanordnung erlassen, die folgende Angaben enthalten muss:

• Liste der Verantwortlichkeiten.
• Der Zeitraum, in dem eine Person die Arbeit eines anderen Mitarbeiters verrichtet.
• Nummer und Datum.
• Unterschrift und Siegel des Leiters (Direktors) des Unternehmens.

Es ist auch wichtig zu verstehen, dass jeder Unternehmensleiter den Mitarbeiter nicht nur über die Übertragung neuer Befugnisse und Verantwortlichkeiten informieren muss, sondern auch seine Zustimmung einholen muss, die schriftlich erfolgen muss.

Gleichzeitig muss der Mitarbeiter aufgrund seiner Erfahrung, seines Bildungsniveaus, seiner Qualifikationen und Fähigkeiten den ausgeübten Aufgaben entsprechen und daher bei der Ersetzung des Direktors die Zuständigkeiten seinem Stellvertreter oder Hauptbuchhalter (bei technischen Unternehmen -) übertragen werden. an den Chefingenieur).

Dokumentieren

Wir sollten nicht vergessen, dass jede Vertretung während des Urlaubs dokumentiert werden muss und alle arbeitsrechtlichen Vorschriften eingehalten werden müssen.

Näheres zum Ersatzverfahren finden Sie in Art. 60.2 und Kunst. 72.2 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation, das Regelungen für die Erstellung einer Anordnung, die Erteilung einer Genehmigung und die Neuberechnung des Lohns, auf den ein Arbeitnehmer Anspruch hat, mit einer angemessenen Zuzahlung für die Kombination alter und neuer Pflichten vorsieht.

Gleichzeitig müssen Sie verstehen, dass es mehrere Möglichkeiten gibt, einem Mitarbeiter während des Urlaubs einer Person zusätzliche Verantwortlichkeiten zuzuweisen, von denen jede ihre eigenen persönlichen Merkmale hat.

Vorübergehender Transfer

Eine der bequemsten Möglichkeiten, einen berufstätigen Mitarbeiter anzumelden, um die Stelle einer anderen Person vorübergehend zu besetzen, ist eine Versetzung.

Gemäß Art. 72.1 ist eine Versetzung ein vorübergehender Wechsel einer Arbeitsfunktion mit dem Ziel, weiterhin für denselben Arbeitgeber, jedoch in einer anderen Einheit (Abteilung, Abteilung) zu arbeiten.

Es ist wichtig zu beachten, dass eine solche Änderung der Struktureinheit nur dann in Betracht gezogen werden kann, wenn sie zunächst im Arbeitsvertrag festgehalten wurde, was berücksichtigt werden sollte.

Die Dauer einer vorübergehenden Versetzung hängt direkt von ihrem Grund ab, und wenn es sich um den Urlaub des Hauptmitarbeiters handelt, wird seine Dauer in der Regel vor der Rückkehr der Person aus dem Urlaub festgelegt.

Bemerkenswert ist, dass in manchen Fällen eine vorübergehende Versetzung eines Arbeitnehmers auch ohne dessen unmittelbare Zustimmung erfolgen kann, dies jedoch nur in Fällen dringender Produktionsnotwendigkeit zulässig ist.

Kombination

Normalerweise formalisiert ein HR-Spezialist einen Zusammenschluss, wenn eine Person eine langfristige Anstellung annimmt oder übernimmt.

Gemäß Art. Gemäß Art. 60.2 des Arbeitsgesetzbuches ist die Kombination von Urlaubsarbeit die Erbringung zusätzlicher Arbeit zusätzlich zur Hauptarbeit, die innerhalb desselben Zeitraums gemäß bestimmten behördlichen Verfahren und gültigen Dokumenten berechnet wird.

Zu diesem Konzept gehört auch Folgendes:

• Direkte Steigerung des Arbeitsvolumens.
• Deutliche Erweiterung des Servicebereichs.
• Neuberechnung des Lohns (Gehalts) in Richtung seiner Erhöhung.

Mündliche Vereinbarung

Aus Gründen der Bequemlichkeit des Arbeitgebers und um die Erstellung unnötiger amtlicher Papiere zu vermeiden, bietet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer häufig an, Aufgaben durch mündliche Vereinbarung zusammenzulegen.

Hierbei ist jedoch zu berücksichtigen, dass eine solche Vereinbarung aus rechtlicher Sicht den Arbeitnehmer am wenigsten schützt, da in der Regel keine Änderungen an der Stellenbeschreibung vorgenommen werden und das Gehalt nicht neu berechnet wird.

Im Ergebnis stellt sich heraus, dass der Arbeitnehmer tatsächlich für zwei Personen arbeitet und 2 Stabsstellen innehat, dafür aber keine zusätzliche Vergütung erhält.

Merkmale des Ersetzens von Managern

Jeder Manager ist die Hauptverantwortliche, die für den erfolgreichen Betrieb des Unternehmens verantwortlich ist, und daher sollte das Verfahren zu seiner Ersetzung mit voller Verantwortung behandelt werden.

Erfahrene Vorgesetzte stimmen sich mit ihren Stellvertretern stets im Vorfeld über eine Neubesetzung ab, bringen diese anschließend auf den neuesten Stand und erteilen auch den Personalfachleuten entsprechende Weisungen.

Die Besonderheit der Ersetzung eines Managers besteht vor allem darin, dass die Erstellung einer Vollmacht zur Wahrnehmung von Führungsaufgaben sowie die Anbringung von Unterschriften und Stempeln auf Verträgen, Urkunden, Buchhaltungs- und Abrechnungsunterlagen obligatorisch ist.

Kann ein Arbeitnehmer die Vertretung während des Urlaubs verweigern?

Laut Gesetz hat ein Arbeitnehmer das Recht, ein Angebot zur Übernahme der Aufgaben einer im Urlaub befindlichen Person abzulehnen.

In der Praxis kommt es jedoch häufig vor, dass ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer mit einer Kündigung droht.

Gleichzeitig liegt hier die Wahrheit auf der Seite des Untergebenen, und daher sollte ein Mitarbeiter auch im schlimmsten Fall, wenn er entlassen wird, einfach vor Gericht gehen, was ihn mit Sicherheit wieder in seine Position zurückversetzt.

Ein gutes Beispiel hierfür wäre die folgende Situation:

Natalya N, die bei Kolos LLC arbeitet, wurde illegal entlassen, weil sie sich weigerte, die Aufgaben einer anderen Mitarbeiterin zu erfüllen, die im Urlaub war. Gleichzeitig verwies der Betriebsleiter darauf, dass die Mitarbeiterin ihre Dienstpflichten verletzt habe.

Tatsächlich hat sie jedoch nichts verletzt, da die Stellenbeschreibung vorsah, dass im Falle des Urlaubs eines Arbeitnehmers die Befugnisse gemäß dem gesetzlich festgelegten Verfahren einem anderen Arbeitnehmer übertragen werden sollten.

Dieses Verfahren wurde nicht befolgt, da die Mitarbeiterin ihre schriftliche Zustimmung nicht erteilte, woraufhin das Gericht der Region Sachalin mit Beschluss vom 15. November 2014 beschloss, Natalya N. wieder in ihre Position einzusetzen und ihr auch das zu zahlen Durchschnittsgehalt für den Zeitraum der erzwungenen Abwesenheit.

Wie schreibe ich eine Bestellung richtig?

Nur die korrekte und nach allen vorgeschriebenen Standards durchgeführte Zuständigkeitsverteilung kann nicht nur einen vollständigen Rechtsschutz für alle Verfahrensbeteiligten, sondern auch Sicherheit aus behördlicher und behördlicher Sicht gewährleisten.

Im ersten Schritt ist es erforderlich, die schriftliche Zustimmung des Arbeitnehmers zur Übernahme neuer Aufgaben einzuholen. Somit kann einem Mitarbeiter eine Kombination von Positionen angeboten werden.

Beispiel:

Im zweiten Schritt wird ein Auftrag erstellt, der die Aufgaben zuordnet und die Gültigkeitsdauer des Auftrags, die tatsächlich zu erfüllenden Aufgaben und die Höhe der Vergütung unter Berücksichtigung zusätzlicher Arbeiten angibt.

Beispiel:

Die Bestellung muss in einem speziellen Journal mit einer eindeutigen Identifikationsnummer registriert werden, wonach sich der Mitarbeiter gegen Unterschrift damit vertraut machen muss.

Zahlungsfunktionen

Abschließend ist hinzuzufügen, dass die Lohnnormen für den Fall, dass eine Person während ihres Urlaubs einen anderen Spezialisten vertritt, in keiner Weise durch das Arbeitsgesetzbuch geregelt sind.

Deshalb liegt die Lösung dieses Problems weiterhin in der Verantwortung des Vorgesetzten und seines Untergebenen, die sie aufgrund ihrer Überlegungen, Bestrebungen und Wünsche persönlich vereinbaren.

Aufmerksamkeit!

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• Alle Fälle sind sehr individuell und hängen von vielen Faktoren ab. Grundlegende Informationen garantieren keine Lösung für Ihre spezifischen Probleme.

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