Regelungen zu Dienstreisen: Formular, Musterausfüllung. Regelungen zu Dienstreisen für Remote-Mitarbeiter

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Die Dienstreiseordnung regelt das Verfahren und die Höhe der Entschädigung des Arbeitnehmers für die mit der Dienstreise verbundenen Aufwendungen (Tagespauschalen, Kosten für die Anmietung einer Unterkunft, Reisekosten) sowie das Verfahren für den Arbeitnehmer und den Arbeitgeber im Falle unvorhergesehener Umstände auf einer Dienstreise , usw. Gleichzeitig hat jeder Arbeitgeber das Recht, selbst zu entscheiden, welche zusätzlichen Dokumente und in welcher Form bei Dienstreisen erstellt werden sollen, und entsprechende Normen in die Dienstreiseordnung aufzunehmen

04.12.2015

Das Verfahren für die Entsendung von Arbeitnehmern auf Geschäftsreisen wird von der Regierung der Russischen Föderation in den Vorschriften über die Besonderheiten der Entsendung von Arbeitnehmern auf Geschäftsreisen festgelegt (genehmigt durch den Beschluss der Regierung der Russischen Föderation vom 13. Oktober 2008 Nr. 749). . Darüber hinaus hat jeder Arbeitgeber, soweit dies nicht durch diese Verordnung geregelt ist, das Recht, eigene Regeln festzulegen, die die Situation der Arbeitnehmer im Vergleich zu den gesetzlich genehmigten Regeln nicht verschlechtern, in einem Tarifvertrag, einem lokalen Regulierungsgesetz (Geschäftsordnung). Reisen) oder ein Arbeitsvertrag (Artikel 8, 9 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation).

Welche Bedingungen sind in den Geschäftsreisebestimmungen enthalten?

Die Vorschriften über Dienstreisen können das Verfahren und die Höhe der Entschädigung der Arbeitnehmer für Kosten im Zusammenhang mit Dienstreisen festlegen (Artikel 168 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation): Arbeitgeber, die dem Haushaltssektor angehören, können darin auch Standards festlegen, die die Situation verbessern der Arbeitnehmer im Vergleich zu den genehmigten Rechtsakten der Regierung der Russischen Föderation, der staatlichen Behörden der Teilstaaten der Russischen Föderation, der Kommunalverwaltungen mit Verpflichtungen und anderer Arbeitgeber selbst bestimmen darin im Allgemeinen ihr eigenes Verfahren und die Höhe der Entschädigung.

So hat der Arbeitgeber beispielsweise, sofern in den einschlägigen Vorschriften nichts anderes bestimmt ist, das Recht, eine differenzierte Höhe der Reisekostenerstattung je nach Beruf bzw. Position, Arbeitnehmerkategorie, Struktureinheit, Tätigkeitsbereich des Arbeitnehmers usw. festzulegen . (Ziffer 3 des Schreibens des russischen Arbeitsministeriums vom 14. Februar 2013 Nr. 14-2-291, Klausel 3 des Schreibens von Rostrud vom 4. März 2013 Nr. 164-6-1)

Um die Höhe des zu zahlenden Tagegeldes zu bestimmen, wenn sich ein Arbeitnehmer am selben Tag in Gebieten mit unterschiedlichen Tagegeldern aufgehalten hat, kann in den Vorschriften über Dienstreisen festgelegt werden, dass an einem solchen Tag nach den für das Gebiet festgelegten Standards gezahlt wird wohin der Arbeitnehmer geschickt wird (d. h. das Ankunftsgebiet) (Schreiben des russischen Arbeitsministeriums und des russischen Finanzministeriums vom 17. Mai 1996 Nr. 1037-IH).

Im Abschnitt der Dienstreiseordnung über die Kosten für die Anmietung einer Unterkunft kann festgelegt werden, ob der entsandte Arbeitnehmer das Recht hat, den Ort der Unterkunft auf einer Geschäftsreise (Hotel oder Privatsektor) selbst zu wählen und welche Dokumente dies bestätigen müssen. in wessen Namen (dem Arbeitgeber oder dem Arbeitnehmer selbst) der Vertrag geschlossen werden soll (Bereitstellung von Hotelleistungen, Mietwohnungen etc.).

Der Arbeitgeber kann in den Dienstreisevorschriften die Möglichkeit vorsehen, dem entsandten Arbeitnehmer nicht nur die Kosten für die Anmietung (Miete) von Wohnräumen, sondern auch für am Wohnort erbrachte Zusatzleistungen (Benutzung der Küche, Bügeln, chemische Reinigung) zu erstatten , usw.).

Auch Beschränkungen der Höhe der vom Arbeitgeber erstatteten Reisekosten (hinsichtlich der Art der Beförderung und des Komfortgrades der bezogenen Leistung, auch abhängig von der Position des Arbeitnehmers) können in den Vorschriften verankert werden.

Es empfiehlt sich auch, die Vorgehensweise für Arbeitnehmer und Arbeitgeber im Falle unvorhergesehener Umstände auf einer Dienstreise – Krankheit, Verspätung aus triftigen Gründen – sowie die Vorgehensweise für den Arbeitnehmer zur Dokumentation der relevanten Umstände und deren Folgen festzulegen.

Wenn die Organisation nicht dagegen ist, den Mitarbeitern die Reisekosten für eine Dienstreise mit dem persönlichen Transport zu erstatten, sollte auch die entsprechende Norm (sowie die Regeln für die Festsetzung der Höhe der Entschädigung und die Bedingungen für die Entschädigung) in die Regelung aufgenommen werden. Andernfalls muss der Manager für jeden Fall einer solchen Entschädigung eine gesonderte Anordnung erlassen.

Da derzeit alle Hinweise auf die bisher erforderliche Reisebescheinigung, den Dienstauftrag und den Arbeitsbericht von der Regelung ausgenommen sind, stellt deren Fehlen keinen Verstoß mehr gegen das Verfahren zur Anmeldung einer Dienstreise dar. Es besteht jedoch kein Verbot ihrer Zubereitung. Jeder Arbeitgeber hat das Recht, selbst zu entscheiden, welche zusätzlichen Dokumente und in welcher Form bei Dienstreisen erstellt werden sollen, und die entsprechenden Normen auch in die Vorschriften aufzunehmen.

Änderungen der Regelungen zu Dienstreisen

Sollten Änderungen an einer bereits genehmigten Regelung zu Dienstreisen erforderlich sein, sollte der Leiter der Organisation eine entsprechende Anordnung erlassen. Da das Verfahren für die Entsendung auf Dienstreisen und die Bedingungen für die Erstattung von Auslagen keine Bestimmungen von Arbeitsverträgen mit Arbeitnehmern sind, muss der Arbeitgeber das in Artikel 74 des Arbeitsgesetzbuchs beschriebene Verfahren (einschließlich der zweimonatigen Kündigungsfrist) nicht einhalten ). Allerdings müssen die Arbeitnehmer mit der neuen Fassung der Regelung gegen Unterschrift vertraut gemacht werden (Artikel 22 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation). Die Änderungen treten am Tag ihrer Annahme durch den Arbeitgeber oder ab dem in der neuen Fassung der Verordnung genannten Datum in Kraft und gelten für Beziehungen, die nach ihrem Inkrafttreten entstanden sind (Artikel 12 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). Föderation).

Die Geschäftsreiseordnung ist ein lokaler Rechtsakt der Organisation, der alle speziell in der Organisation erlassenen Regeln für die Entsendung auf eine Geschäftsreise enthält. Ist es verpflichtend, muss es im Zusammenhang mit der Verabschiedung neuer Gesetze überarbeitet werden und wie hoch ist die Grenze für die Berechnung des Tagegeldes? Welche zusätzlichen Kosten entstehen dem Unternehmen bei der Entsendung von Arbeitskräften ab 2020? In diesem Artikel haben wir versucht, die häufigsten Fragen zur Anmeldung einer solchen Reise zu beantworten.

Wozu dient die Stelle?

Die Regelung von Dienstreisen als örtliches Ordnungsgesetz in Organisationen ist fakultativ. Vielmehr gilt es, die Beziehungen zwischen dem Unternehmen, dem Reisenden und den an der Abwicklung und Berechnung der Kosten einer Geschäftsreise beteiligten Stellen zu regeln. Das heißt, es ist nicht erforderlich, die Verordnungen als eine Art lokales Gesetz gesondert zu entwickeln; Normen für Dienstreisen können beispielsweise in die internen Arbeitsvorschriften aufgenommen werden; Tagesgrenzen können durch Anordnung genehmigt werden. Dies wird in besprochen Artikel 168 des Arbeitsgesetzbuches, aber wir werden noch detaillierter auf die Entwicklung eines solchen lokalen Gesetzes wie der Verordnung über Geschäftsreisen eingehen, da seine Präsenz die Reisevorbereitungen einfacher und bequemer macht.

Was ist eine Geschäftsreise?

Lassen Sie uns herausfinden, wie dieser Begriff definiert ist Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation. Eine Dienstreise ist eine Reise eines Mitarbeiters eines Unternehmens zur Erfüllung eines dienstlichen Auftrages außerhalb des ständigen Arbeitsortes.(Teil 1 Kunst. 166 Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation). Die Entsendung erfolgt aufgrund einer Anordnung des Arbeitgebers mit Erteilung eines Arbeitsauftrages. Wenn ein Mitarbeiter eine Position innehat, die während der Ausübung seiner Arbeitsaufgaben ständige Reisen erfordert, gilt dies nicht als Dienstreise (sondern als Dienstreise). Während der Dienstreise behält der Mitarbeiter seine Position, seinen Arbeitsplatz und sein Gehalt.

Kann ein Mitarbeiter eine Dienstreise ablehnen?

Als allgemeine Regel gilt, dass das Arbeitsrecht (Artikel 166 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation) nicht vorschreibt, den Arbeitnehmer um seine Zustimmung zu einer Geschäftsreise (in Russland oder im Ausland) zu bitten. Gleichzeitig sieht das Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation eine Reihe von Beschränkungen für die Entsendung bestimmter Kategorien von Arbeitnehmern auf Geschäftsreisen vor.

Sie können keine Geschäftsreise antreten:

Frauen während der Schwangerschaft;
Arbeitnehmer unter 18 Jahren (Ausnahme – kreative Tätigkeiten);
Personen mit Behinderungen, wenn die Reise Rehabilitationsmaßnahmen unterbricht;
Arbeitnehmer, mit denen eine Studentenvereinbarung abgeschlossen wurde;
bei den Wahlen registrierter Kandidat.

Es gibt auch eine Liste von Bürgern, für die Dienstreisen nur gegen Vorlage einer Benachrichtigung und mit deren schriftlicher Zustimmung zulässig sind. Verweigert ein Arbeitnehmer, der nur mit seiner schriftlichen Zustimmung auf eine Dienstreise entsandt werden darf, die Reise, so kann er nicht zwangsweise auf eine Dienstreise geschickt werden. Auch wenn der Mitarbeiter zwingende Gründe hat, die Reise zu verschieben oder sogar abzusagen, kann der Vorgesetzte seine Bestellung stornieren. Dies ist jedoch das Recht eines Managers und keine Verpflichtung.

Wir erarbeiten die Geschäftsreiseordnung für 2020

Fast alle Nuancen der Entsendung eines Mitarbeiters auf eine Geschäftsreise spiegeln sich darin wider Dekret der Regierung Russlands Nr. 749 vom 13. Oktober 2008. Grundlegende Änderungen in Richtung einer Vereinfachung der Registrierung dieses Arbeitsmoments wurden im Jahr 2015 in der Gesetzgebung vorgenommen, als der Gesetzgeber die Verpflichtung zur Ausstellung von Reisebescheinigungen und Dienstaufträgen abschaffte. Obwohl viele Organisationen und Unternehmen diese Formulare bis heute bei der Entsendung eines Mitarbeiters auf eine Geschäftsreise verwenden, dient dies eher der Bequemlichkeit der internen Berichterstattung, zumal die Dokumente zusammen mit dem Auftrag zur Entsendung auf eine Geschäftsreise automatisch generiert werden aus Personalbuchhaltungsprogrammen.

Um ein aktuelles lokales Gesetz (Vorschriften) zu entwickeln, können Sie am Ende des Artikels ein kostenloses Muster der Geschäftsreiseverordnung 2020 herunterladen. Es ist zu berücksichtigen, dass ein Muster eines internen Dokuments eines anderen Unternehmens individuelle Merkmale, eingeschränkte oder erweiterte Rechte enthalten kann. Daher ist es bei der Entwicklung lokaler Gesetze immer erforderlich, sich auf die Originalquelle zu beziehen und in diesem Fall eine Bestimmung als Grundlage zu verwenden 749 auf Geschäftsreisen.

Typischerweise bestehen die Vorschriften aus mehreren Abschnitten und sind ein recht umfangreiches Dokument. Insbesondere müssen Sie Folgendes berücksichtigen:

allgemeine Bestimmungen;
das Verfahren zur Entsendung von Mitarbeitern auf Geschäftsreisen;
zeitliche Begrenzung einer solchen Reise;
Regeln zur Fristverlängerung;
Fälle der Abberufung eines entsandten Arbeitnehmers;
Garantien bei Entsendung auf eine Geschäftsreise;
Beträge und Verfahren zur Erstattung von Reisekosten.

In jedem dieser Abschnitte ist es wichtig, alle Nuancen zu berücksichtigen. Eine Anweisung könnte beispielsweise so beginnen:

Aus diesem Beispiel geht hervor, dass der Leiter der Organisation die Geschäftsreiseordnung genehmigen muss und wo seine persönliche Unterschrift und das Datum der Genehmigung erscheinen müssen. Einer der Hauptabschnitte dieses lokalen Gesetzes ist der Abschnitt über das Verfahren zur Einreichung von Berichten im Zusammenhang mit Einsätzen auf einer Geschäftsreise. Es empfiehlt sich, die folgende Regel sofort aufzuschreiben:

Der entsandte Arbeitnehmer ist verpflichtet, innerhalb von 3 Werktagen nach seiner Rückkehr Dokumente vorzulegen, die die beabsichtigte Verwendung der für die Reise bereitgestellten Mittel bestätigen.

Darüber hinaus ist es bei der Ausarbeitung des Reglements erforderlich, die Reisekostenposten festzulegen, die die Organisation dem Arbeitnehmer erstattet. Zum Beispiel:

Primer LLC erstattet Geschäftsreisenden Verpflegungskosten in Höhe von maximal 1.000 (1.000) Rubel pro Tag.

Wer entwickelt die Geschäftsreisebestimmungen?

Das lokale Gesetz wird vom Vorgesetzten genehmigt, es müssen jedoch mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an seiner Entwicklung beteiligt sein:

ein HR-Spezialist schreibt die wichtigsten organisatorischen Fragen auf;
der Hauptbuchhalter fügt dem Dokument Punkte zur Zahlung hinzu;
Ein Anwalt prüft die Verordnung auf Übereinstimmung mit der geltenden Gesetzgebung.

Möglicherweise werden auch andere Spezialisten hinzugezogen, um bestimmte Aspekte zum Dokument hinzuzufügen.

Gesetzesänderungen

Im Zusammenhang mit Gesetzesänderungen muss der Arbeitgeber die örtlichen Vorschriften, einschließlich der Vorschriften zu Dienstreisen, umgehend überprüfen. Der Zweck der Überarbeitung kann darin bestehen, zusätzliche finanzielle Belastungen für Unternehmen zu verringern, wenn der Staat Gesetze erlässt, die zu einer Erhöhung der Steuerabzüge und Versicherungsbeiträge an die entsprechenden Fonds führen.

Seit 2017 Bundesgesetz Nr. 243 FZ vom 3. Juli 2016 Für die Entsendung eines Arbeitnehmers auf Dienstreise wurden Tagesgeldgrenzen festgelegt, innerhalb derer keine Versicherungsprämien gezahlt werden; bei Überschreitung der Grenzen sind Versicherungsprämien in Höhe der Überschreitung zu zahlen. Die Norm wurde analog zur Zahlung der Einkommensteuer auf Taggelder eingeführt, die seit dem 1. Januar 2008 gilt. Darüber hinaus hat der Gesetzgeber nach Ablauf von 10 Jahren die Höhe des Taggeldes, das nicht der Steuer- und Versicherungsbeiträge unterliegt, nicht erhöht.

Festlegen von Tagesgeldgrenzen

Wenn der Arbeitgeber eine Einsparung von Tagegeldern anstrebt, legt er in der Dienstreiseverordnung Obergrenzen für die Zahlung von Tagegeldern gemäß der Abgabenordnung der Russischen Föderation fest, und zwar innerhalb der Grenzen der Beträge, die nicht in der Bemessungsgrundlage enthalten sind:

700 Rubel pro Tag innerhalb Russlands;
2500 Rubel pro Tag außerhalb des Landes.

Der Arbeitgeber hat das Recht, sich bei der Festsetzung der Tagegeldgrenzen an der Marktlage zu orientieren, andernfalls können übermäßige Ersparnisse zur Demotivation von Arbeitnehmern führen, die nach Führungsaufgaben in einer anderen Stadt oder einem anderen Land schnell behördliche Probleme lösen müssen, zumal es viele gibt Mitarbeiter stehen solchen Reisen negativ gegenüber.

Oft differenzieren Unternehmen Limits nach Positionen und Einsatzort. Das heißt, für Führungskräfte wird eine höhere Vergütung festgelegt als für normale Mitarbeiter. Gleiches gilt für das Reiseziel – ist das Unternehmen regional, dann ist eine Geschäftsreise beispielsweise nach Moskau teurer als in eine Kleinstadt. Das Unternehmen hat das Recht, in der Geschäftsordnung die Höhe des Tagegeldes für Dienstreisen anzugeben, da die Höchstgrenze nicht gesetzlich begrenzt ist. Sie müssen nur bedenken, dass Sie die entsprechenden Steuern und Gebühren zahlen müssen.

Geschäftsreise an einem freien Tag

Wenn ein Arbeitnehmer beispielsweise am Samstag oder Sonntag auf Geschäftsreise geht, um am Montag mit der Arbeit zu beginnen, dann, wie das Arbeitsministerium in seinem Schreiben vom 09.05.2013 N 14-2/3044898-4415 erinnert werden arbeitsfreie Tage doppelt vergütet (oder durch Gewährung eines zusätzlichen freien Tages ausgeglichen – dann erfolgt die Vergütung in Höhe des Normalverdienstes). Gleiches gilt für Rückreisetage, die auf ein Wochenende fallen.

Wie kann ein Mitarbeiter über die Ergebnisse einer Geschäftsreise berichten?

Auf der Grundlage der Ergebnisse der Reise muss der Geschäftsreisende einen Bericht über die Erledigung der Aufgabe erstellen und seinen Vorgesetzten vorlegen, anhand dessen die Unternehmensleitung feststellen kann, wie gut der Mitarbeiter die Aufgabe bewältigt hat Probleme und Aufgaben, die er lösen sollte. Für den Mitarbeiter bedeutet die Erstellung eines Berichts, dass er unbegründete Ansprüche wegen unbefriedigender Reiseergebnisse vermeiden kann. Zusätzlich zum Bericht muss der Reisende der Buchhaltung Folgendes vorlegen:

Vorabbericht (über anfallende Kosten einer Geschäftsreise);
Quittungen, Schecks, Reisetickets usw. zur Bestätigung von Zahlungspapieren;
Reisebescheinigung (falls ausgestellt).

Streng genommen handelt es sich bei der Bestimmung über Dienstreisen nicht um einen lokalen Regulierungsakt, dessen Vorhandensein in einer Organisation gesetzlich vorgeschrieben ist. Aus Gründen der Bequemlichkeit sowohl des Arbeitgebers als auch der Arbeitnehmer ist es jedoch ratsam, über ein solches internes Dokument zu verfügen.

Arbeitsrechtliche Regelungen zu Geschäftsreisen

Das Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation, das Fragen von Geschäftsreisen regelt, legt in Artikel 168 die Verpflichtung des Arbeitgebers fest, dem Arbeitnehmer die mit Geschäftsreisen verbundenen Kosten zu erstatten.

Gleichzeitig werden die Besonderheiten der Erstattung von Reisekosten in Organisationen, die keine Bundesbehörden sind, staatliche außerbudgetäre Fonds der Russischen Föderation, Bundesbehörden sowie Regierungsbehörden und Regierungsbehörden der Mitgliedsstaaten der Russischen Föderation , Kommunalverwaltungen und kommunale Institutionen werden durch einen Tarifvertrag oder ein örtliches Regulierungsgesetz bestimmt (sofern gesetzlich nichts anderes bestimmt ist).

Dies bedeutet, dass der Arbeitgeber das Recht hat, in einem solchen Gesetz eigene Vergütungsregeln festzulegen, die die Besonderheiten der Organisation widerspiegeln und nicht im Widerspruch zu den arbeitsrechtlichen Anforderungen, insbesondere der genehmigten Verordnung über die Besonderheiten der Entsendung von Arbeitnehmern auf Dienstreisen, stehen. Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 13. Oktober 2008 N 749 (letzte Ausgabe vom 29. Juli 2015).

Wenn gleichzeitig der Tarifvertrag oder das örtliche Ordnungsgesetz (üblicherweise „Ordnung zu Dienstreisen“ genannt, es kann sich aber auch um eine Anordnung des Vorgesetzten handeln) andere Regelungen enthält, beispielsweise die Festlegung des Versandverfahrens B. auf Dienstreisen, Bearbeitung von Dokumenten, Vollmachten von Dienst- und Fachkräften etc., dann entstehen keine Widersprüche mit dem Gesetz.

Im Jahr 2015 wurden wesentliche Änderungen in der Geschäftsreisegesetzgebung vorgenommen. Somit sind Reisebescheinigungen, offizielle Aufträge und Reiseberichte nun optional. In den neuen örtlichen Vorschriften zu Dienstreisen kann der Arbeitgeber jedoch bei Bedarf eine Anwesenheit in der Organisation vorsehen, was keinen Gesetzesverstoß darstellt.

Wir möchten Sie daran erinnern, dass bei der Verabschiedung dieses lokalen Regulierungsgesetzes die Anforderungen der Kunst erfüllt sind. 8 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation über die Unzulässigkeit einer Verschlechterung der Situation der Arbeitnehmer im Vergleich zu der gesetzlich festgelegten Situation sowie über die Berücksichtigung der Meinung der Arbeitnehmervertretung (falls vorhanden).

Struktur der Dienstreisevorschriften Muster 2016

Bei der Erstellung eines Dokuments können Sie Punkte in seine Zusammensetzung aufnehmen, die die durch den oben genannten Regierungsbeschluss festgelegten Anforderungen verdeutlichen und ergänzen:

im Allgemeinen: der Kreis der Mitarbeiter der Organisation, für die die Geschäftsordnung gilt; Was ist eine Geschäftsreise und welche Reisen werden nicht als solche anerkannt?
im Abschnitt über die Dauer einer Geschäftsreise und deren Regelung: Mindest- und Höchstdauer, Festlegung der tatsächlichen Aufenthaltsdauer, Arbeitszeiten auf einer Geschäftsreise, Verhalten des Arbeitnehmers bei unvorhergesehenen Umständen (einschließlich vorübergehender Arbeitsunfähigkeit) usw.;
Im Abschnitt zur Dokumentation einer Dienstreise können Sie auch das Verfahren für das Zusammenwirken von Diensten während dieses Verfahrens, die in der Organisation erstellten Dokumentenformen (einschließlich einer Reisebescheinigung und eines offiziellen Auftrages, falls der Arbeitgeber dies für erforderlich hält) festlegen um sie in der Organisation zu halten), den Zeitpunkt ihrer Fertigstellung; Hier kann die Berichterstattung des Arbeitnehmers nach Beendigung der Dienstreise unter Angabe des Verfahrens und der Fristen für deren Einreichung erfolgen;
im Abschnitt über Garantien für Arbeitnehmer bei der Entsendung auf Dienstreisen, zusätzlich zu den in Art. 167 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation können andere vorgesehen werden (z. B. erhöhte Bezahlung für Arbeit an Wochenenden oder Feiertagen usw.);
Der Abschnitt über Reisekosten ist sehr wichtig. Es spezifiziert die in Art. aufgeführten. 168 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation, Auslagen, die einem Arbeitnehmer im Zusammenhang mit einer Geschäftsreise erstattet werden. Durch die richtige Vorbereitung dieses Abschnitts werden viele Fragen vermieden und Ihre Arbeit vereinfacht.

Musterbestimmungen für Geschäftsreisen

GENEHMIGTGeneraldirektor von Virage LLC Kostrow V.V. Kostrov Limited Liability Company „Virage“ (LLC „Virage“)

5. RÜCKRUF EINES MITARBEITERS VON EINEM BÜRORUNDGANG

6. GARANTIEN FÜR EINEN MITARBEITER, WENN SIE AUF EINE GESCHÄFTSREISE GESENDET WERDEN

7. HÖHE UND VERFAHREN ZUR ERSTATTUNG DER AUSGABEN IM ZUSAMMENHANG MIT BÜROREISEN AN EINEN MITARBEITER

Unter einer Dienstreise versteht man im Arbeitsrecht eine Reise eines Mitarbeiters einer Organisation für einen vom Arbeitgeber aus dienstlichen Gründen festgelegten Zeitraum. Der Zweck dieser Reise ist Ausübung der Arbeitspflichten außerhalb seines Arbeitsplatzes.

Die Hauptfragen bei der Organisation solcher Reisen werden durch örtliche Vorschriften geregelt - Regelungen zu Dienstreisen.

Die moderne Arbeitsgesetzgebung sieht keine strengen Regelungen zu Form und Inhalt dieses Dokuments vor. Im Zusammenhang mit diesem Umstand entwickelt und verabschiedet die Leitung von Unternehmen und Organisationen selbstständig ein Dokument wie die Geschäftsreiseordnung, unter Berücksichtigung der Besonderheiten ihrer Arbeit.

Gleichzeitig ist die Hauptvoraussetzung dafür strikte Einhaltung der geltenden Arbeitsgesetze.

Bei der Entwicklung dieses Regulierungsgesetzes ist es notwendig, sich daran zu halten die folgenden Gesetze und Vorschriften:

Dekret der Regierung der Russischen Föderation Nr. 749 vom 13. Oktober 2008. Es regelt einige Besonderheiten, die bei der Entsendung von Mitarbeitern auf Dienstreisen zu berücksichtigen sind. Die entsprechende Ordnung liegt dieser bei.

Zweck der Registrierung

Zu diesem Zweck werden die Regelungen zu Dienstreisen in der Organisation erstellt Optimierung der Abrechnung von Geschäftsreisen darin, sowie für Normalisierung des Dokumentenflusses.

Dadurch werden eine Reihe von Fragen geregelt, die in direktem Zusammenhang mit der Entsendung von Mitarbeitern auf einmalige und dauerhafte Dienstreisen stehen. Somit sichert sich der Arbeitgeber gegen Fehler bei der Dokumentation dieses Prozesses ab und spart zudem Reisekosten.

Darüber hinaus ermöglicht Ihnen der korrekte Dokumentenfluss in diesem Bereich, dass Sie dem Steueramt problemlos erhöhte Ausgaben für diesen Bedarf melden können.

Da die russische Gesetzgebung den Eigentümer der Organisation nicht dazu verpflichtet, die betreffende Verordnung unbedingt zu akzeptieren, er entscheidet selbst: es tun oder nicht.

Typischerweise wird dieses Dokument verwendet, wenn Dienstreisen im Unternehmen häufig vorkommen. In diesem Fall Es ist sinnvoll, ein einziges Dokument zu übernehmen Regulierung dieses Bereichs der Arbeitsbeziehungen.

Wenn es sich bei einer solchen Reise dann um ein isoliertes Phänomen handelt, muss dieses groß angelegte Dokument nicht erstellt werden, sondern jeder Einzelfall wird mit einem Organisationsauftrag erfasst.

Anforderungen an das Dokument und die für seine Erstellung verantwortliche Person

Das betreffende Dokument wird derzeit vorbereitet Personalabteilung der Organisation. Für den Fall, dass es Punkte im Zusammenhang mit der Dokumentation von Bargeldkosten enthält, gelten die Bestimmungen ist mit der Buchhaltung des Unternehmens abzustimmen.

Der örtliche Rechtsakt selbst wird von seinem Leiter durch Erlass der entsprechenden Anordnung genehmigt. In diesem Fall muss das Dokument bestimmte Anforderungen erfüllen.

Es sollte beispielsweise Taggeldstandards festlegen, Standards für die Mittelzuweisung für die Miete von Wohnräumen festlegen und auch die Regeln für die Führung von Aufzeichnungen sowohl durch die Mitarbeiter der Buchhaltung als auch durch den auf eine Reise entsandten Mitarbeiter des Unternehmens selbst regeln.

Hauptabschnitte

Für die Geschäftsreiseordnung gibt es kein behördlich anerkanntes Standardmuster, sie muss aber zwingend enthalten sein sieben Abschnitte:

allgemeine Bestimmungen;
das Verfahren zur Entsendung eines Mitarbeiters einer Organisation auf eine Geschäftsreise;
dokumentieren;
Begriffe und Modus;
Fälle vorübergehender Arbeitsunfähigkeit eines entsandten Arbeitnehmers;
Nuancen von Geschäftsreisen außerhalb der Russischen Föderation;
Konzept und Verfahren zur Zahlung von Reisekostenzuschüssen;
Bereitstellung von Berichten über Geschäftsreisen, Garantien, die dem Mitarbeiter im Zusammenhang damit gewährt werden.

Im allgemeinen Teil des Reglements wird der Begriff selbst entschlüsselt "Geschäftsreise", der Zweck des Dokuments wird festgelegt, die Aufgaben, die dem Mitarbeiter vor der Reise gestellt werden, werden formuliert.

Direkt ich selbst Verfahren zur Entsendung eines Mitarbeiters Die darin enthaltene Organisation wird im nächsten Abschnitt definiert. Hier sind auch die Bedingungen der Dienstreise sowie das Verfahren zur Vertretung des Arbeitnehmers bei seiner Abreise angegeben.

Der Abschnitt über das Verfahren zur Registrierung von Dienstreisen in der Organisation sollte enthalten Dokumentationsalgorithmus Dieser Prozess ist das Verfahren zur Erstellung und Dokumentation des Arbeitsauftrags.

Daraus können Sie es auch herausfinden in welcher Reihenfolge Es wird angeordnet, Mitarbeiter auf eine Dienstreise zu schicken. Darüber hinaus enthält es Bestimmungen zur Registrierung von Dokumenten in diesem Bereich sowie zum Verfahren zur Ausstellung einer Reisebescheinigung.

Termine und Betriebszeiten Der aus dienstlichen Gründen ausgeschiedene Mitarbeiter ist in angegeben Sektion 4. Darin sollten Informationen über die Methodik zur Berechnung der Dauer einer Geschäftsreise einschließlich des Abreise- und Ankunftstages enthalten sein.

Darüber hinaus besteht eine Angabepflicht Arbeits- und Ruheplan Mitarbeiter auf einer solchen Reise. Die Anmeldung seiner Anwesenheit am Arbeitsplatz sowohl am Abreisetag als auch am Anreisetag wird gesondert beschrieben.

Abschnitt 5 enthält Informationen zum Verfahren zur Gewährung von Krankenurlaub an einen entsandten Arbeitnehmer und in siebte enthält Bestimmungen zum Verfahren für Reisen von Vertretern der Organisation in ihrem Namen ins Ausland. Hierbei handelt es sich um Informationen über Krankengeld, Tagegelder und Reisekostenzuschüsse.

Darüber hinaus gelten die allgemeinen Bestimmungen zu solchen Zahlungen gemäß Art. 168 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation werden in einem separaten Abschnitt dieses Dokuments aufgeführt.

Letzter Abschnitt widmet sich der Erstellung von Berichten für einen abwesenden Mitarbeiter. Es enthält Informationen über die Reihenfolge der Erstellung und Abgabe eines Vorab-Reiseberichts, die Frist für seine Abgabe sowie den Algorithmus für die Abgabe eines Berichts über die während der Dienstreise durchgeführten Arbeiten.

Zusätzlich zu den aufgeführten kann dieses örtliche Regulierungsgesetz weitere Abschnitte sowie Anträge enthalten, beispielsweise Muster offizieller Unterlagen – amtliche und erläuternde Anmerkungen zur Spesenabrechnung.

Beispiel für 2020

Die Dokumentation von Geschäftsreisen unterliegt regelmäßig großen Änderungen. Die letzte derartige Änderung erfolgte im Jahr 2015, als wurde storniert zwingende Voraussetzung für die Registrierung eines offiziellen Einsatzes und einer Reisebescheinigung.

In gleicher Weise werden auch die Regelungen zu Dienstreisen für das Jahr 2020 erlassen. Die Gesetzgebung sieht keine einheitliche Form für dieses Dokument vor.

Merkmale ausländischer Geschäftsreisen

Auch auf die Feinheiten von Auslandsdienstreisen von Arbeitnehmern wird in den vorliegenden Regelungen hingewiesen. Sein Text muss enthalten Informationen zum Verfahren der Auslagenerstattung zur Beantragung eines ausländischen Passes und Visums.

Darüber hinaus weist die Zahlung von Reisekostenzuschüssen, Tagegeldern und anderen Zahlungen auch hier eigene Besonderheiten im Zusammenhang mit der Umrechnung von Fremdwährungen auf. Darüber hinaus legt das Dokument das Verfahren zur Auszahlung des Krankenurlaubs im Ausland während einer Geschäftsreise fest.

Für Remote-Mitarbeiter

Nach dem Arbeitsgesetz unterliegen Remote-Mitarbeiter alle Garantien werden den normalen Mitarbeitern der Organisation zur Verfügung gestellt. Somit kann ein solcher Spezialist grundsätzlich auf eine Geschäftsreise geschickt werden, während er hat das Recht alle Zahlungen zu erhalten, die ein normaler Mitarbeiter des Unternehmens erhält.

Die Regelungen zu Dienstreisen werden vom Leiter der Organisation auf Anordnung genehmigt. Gleichzeitig wird der Text von Mitarbeitern der Personalabteilung erstellt und mit dem Hauptbuchhalter abgestimmt. IN in der gleichen ReihenfolgeÄnderungen an diesem Dokument vorbehalten.

Das heißt, wenn Sie etwas in den Vorschriften ändern müssen, Die Personalabteilung muss den Text solcher Änderungen vorbereiten. Anschließend erfolgt die Genehmigung durch die Buchhaltungsabteilung, die einen solchen Vorschlag auf Übereinstimmung mit den Rechnungslegungsgesetzen und der Abgabenordnung prüft.

Typischerweise sind es diese Veränderungen erfordern keine Abstimmung mit der Gewerkschaftsorganisation des Unternehmens. Der fertige Wortlaut der Änderungen der Geschäftsordnung wird vom Leiter des Unternehmens durch eine besondere Anordnung genehmigt. Der Beschluss zur Genehmigung dieses Dokuments sowie der Beschluss zu seiner Änderung werden den Mitarbeitern gegen Unterschrift zur Kenntnis gebracht.

Garantien für entsandte Mitarbeiter

Das Arbeitsrecht legt fest strenge Garantien entsandte Mitarbeiter. Sie alle müssen im betreffenden Dokument enthalten sein. Dazu gehört beispielsweise die Pflicht zur Einhaltung der Arbeits- und Ruhezeiten auf einer Dienstreise.

Außerdem, Höhe und Zahlungsmodalität sind strikt festgelegt Geschäftsreisende und Tagegelder. Die betrachteten Verordnungen können auch Maßnahmen zur Haftung des Arbeitgebers bei Verletzung dieser Garantien und Möglichkeiten zum Schutz der verletzten Rechte des Arbeitnehmers vorsehen. Die übliche Maßnahme besteht darin, sich an die Kommission für Arbeitsstreitigkeiten oder direkt an das Gericht zu wenden.

Gericht fast immer vertritt die Seite des Arbeitnehmers, daher muss der Arbeitgeber die Ausführung aller Dokumente sorgfältig überwachen. Wenn die Geschäftsreiseordnung korrekt erstellt und umgesetzt wird, kann dies dazu beitragen, Konfliktsituationen in der Zukunft zu vermeiden.

Darüber hinaus kann eine Organisation mit Hilfe eines solchen Dokuments spart eine Mengeüber Zahlungen an entsandte Arbeitnehmer.

Details zu Geschäftsreisen werden in diesem Video vorgestellt.

3. Als ständiger Arbeitsort im Sinne dieser Ordnung gilt der Standort der Organisation (eine gesonderte Struktureinheit der Organisation), deren Tätigkeit im Arbeitsvertrag festgelegt ist (im Folgenden Entsendeorganisation genannt). ).

Arbeitnehmer werden aufgrund einer schriftlichen Entscheidung des Arbeitgebers für einen bestimmten Zeitraum auf Dienstreisen geschickt, um einen offiziellen Auftrag außerhalb ihres ständigen Arbeitsplatzes zu erfüllen. Als Dienstreise gilt auch die Reise eines Arbeitnehmers, der aufgrund einer schriftlichen Entscheidung des Arbeitgebers auf eine Dienstreise in eine gesonderte Einheit der Entsendeorganisation (Repräsentanz, Niederlassung) außerhalb des ständigen Arbeitsortes entsandt wird.

Dienstreisen von Arbeitnehmern, deren ständige Tätigkeit auf der Straße erfolgt oder Reisecharakter hat, werden nicht als Dienstreisen anerkannt.

4. Die Dauer der Dienstreise wird vom Arbeitgeber unter Berücksichtigung des Umfangs, der Komplexität und sonstiger Besonderheiten des Dienstauftrags festgelegt.

Als Abreisetag bei einer Dienstreise gilt das Datum der Abfahrt eines Zuges, Flugzeugs, Busses oder eines anderen Fahrzeugs vom Ort der ständigen Arbeitsstätte des Geschäftsreisenden, als Tag der Ankunft bei einer Dienstreise das Datum der Ankunft des Geschäftsreisenden angegebenes Fahrzeug am Ort der ständigen Arbeit. Bei der Übergabe eines Fahrzeugs bis einschließlich 24 Uhr gilt als Abreisetag für eine Geschäftsreise der aktuelle Tag und ab 00 Uhr der nächste Tag.

Liegt ein Bahnhof, Pier oder Flughafen außerhalb eines besiedelten Gebiets, wird die Zeit berücksichtigt, die für die Anfahrt zum Bahnhof, Pier oder Flughafen benötigt wird.

Ebenso wird der Tag bestimmt, an dem der Arbeitnehmer an seinem festen Arbeitsplatz ankommt.

Die Frage der Anwesenheit eines Arbeitnehmers am Arbeitsplatz am Abreisetag einer Dienstreise und am Tag der Ankunft von einer Dienstreise wird im Einvernehmen mit dem Arbeitgeber geregelt.

5. Die Bezahlung eines Arbeitnehmers, wenn er an Wochenenden oder arbeitsfreien Feiertagen arbeitet, erfolgt gemäß der Arbeitsgesetzgebung der Russischen Föderation.