Zweck, Aufbau und Funktionen automatisierter Dhau-Systeme. Automatisierte Dhau-Systeme

Einführung

In den letzten Jahren hat die Rolle der Managementinformationsunterstützung um ein Vielfaches zugenommen. Unter den Bedingungen der modernen Welt, ihrer sozialen und wirtschaftlichen Entwicklung ist die wachsende Bedeutung der Informationsunterstützung für den Managementprozess zu beachten, der das Sammeln von Informationen, deren Speicherung, Verarbeitung, Übertragung und Archivierung umfasst, um informierte und informierte Informationen bereitzustellen effektive Managemententscheidungen.

Um unter modernen Entwicklungs- und Wachstumsbedingungen einer Marktwirtschaft wirksame Managemententscheidungen zu treffen, benötigt eine Organisation ein ganzheitliches und kohärentes automatisiertes Dokumentationssystem.

Informationsprozesse (Erhebung, Verarbeitung und Übermittlung von Informationen) spielen seit jeher eine wichtige Rolle in Wissenschaft, Technik und gesellschaftlichem Leben. Im Laufe der menschlichen Evolution gab es eine stetige Tendenz zur Automatisierung dieser Prozesse, obwohl ihr innerer Inhalt im Wesentlichen unverändert geblieben ist.

Informationen existieren nicht für sich allein, sie manifestieren sich in Informationsprozessen. Der Mensch lebt in einer Welt der Informationen und nimmt im Laufe seines Lebens an allen Arten von Informationsprozessen teil.

Die wichtigsten Informationsprozesse sind: Suche, Sammlung, Speicherung, Übertragung, Verarbeitung, Nutzung und Schutz von Informationen.

Mit Informationen durchgeführte Aktionen werden Informationsprozesse genannt.

Prozesse, die mit dem Empfangen, Speichern, Verarbeiten und Übertragen von Informationen verbunden sind, werden als Informationen bezeichnet.

Informationsprozess - eine Reihe aufeinanderfolgender Aktionen (Operationen), die an Informationen (in Form von Daten, Informationen, Fakten, Ideen, Hypothesen, Theorien und anderen) ausgeführt werden, um beliebige Ergebnisse zu erzielen.

Informationen manifestieren sich gerade in Informationsprozessen, die immer in allen Systemen (sozial, soziotechnisch, biologisch und anderen) ablaufen.

Mit bestimmten Informationstechnologien durchgeführte Informationsprozesse bilden die Grundlage der menschlichen Informationstätigkeit. Ein Computer ist ein universelles Gerät zur automatisierten Ausführung von Informationsprozessen.

Ziel dieser Arbeit ist die Analyse und Betrachtung automatisierter Informationssysteme im Bereich der Büroarbeit, die Analyse des Konzepts „Informationssysteme“ und deren Umsetzung in automatisierte Systeme.

Um das Ziel zu erreichen, ist es notwendig, folgende Aufgaben zu analysieren: die Hauptaufgaben des Dienstes der vorschulischen Bildungseinrichtung identifizieren und definieren, Büroautomatisierung und elektronische Dokumentenmanagementsysteme analysieren, die Prinzipien der Schaffung von Informationsunterstützung bei der Implementierung automatisierter Systeme berücksichtigen.

Gegenstand dieser Arbeit sind zugleich automatisierte Büroarbeitssysteme.

1. Grundkonzepte der Büroarbeit und theoretische Aspekte von AS

1.1 Grundkonzepte der Vorschulerziehung

Um das Thema „Automatisierte Büroarbeit“ abzudecken, ist es notwendig, die grundlegende Terminologie dieses Aspekts einzuführen. Wir beginnen mit der Definition des Dokuments. Der Begriff „Dokument“ stammt aus dem Lateinischen vom Wort „documentum“, was wiederum „Beweis“, „Beweis“ bedeutet. Ursprünglich wurde dieser Begriff zur Zeit Peters des Großen eingeführt und hatte die Bedeutung „schriftliches Zeugnis“. Bald darauf kamen Begriffe wie „Geschäftspapier“, „amtliches Dokument“ und „Akt“ in Gebrauch. Diese Begriffe unterstrichen die Bedeutung von Dokumentenfunktionen im Managementsystem. Das Bundesgesetz Nr. 77-FZ „Über die gesetzliche Hinterlegung von Dokumenten“ definiert ein Dokument wie folgt: „Ein Dokument ist ein materieller Datenträger, auf dem Informationen in beliebiger Form in Form von Text, Tonaufzeichnung, Bild und (oder) aufgezeichnet sind ) eine Kombination daraus, die Details aufweist, die eine Identifizierung ermöglichen, und die dazu bestimmt ist, zeitlich und räumlich zum Zweck der öffentlichen Nutzung und Erhaltung übertragen zu werden.“

Aus dieser Definition folgt, dass der Begriff „Dokument“ untrennbar mit dem Begriff „Information“ verbunden ist. Das Bundesgesetz „Über Information und Informationsschutz“ vom 20. Februar 1995 definiert den Begriff „dokumentarische Informationen“ wie folgt: Hierbei handelt es sich um auf einem materiellen Datenträger aufgezeichnete Informationen mit Details, die eine Identifizierung ermöglichen. Später wurde dieses Gesetz überarbeitet und neu erlassen. Gemäß der Definition im Bundesgesetz Nr. 149 – Bundesgesetz „Über Information, Informationstechnologien und Informationsschutz“ sind „Informationen“ Informationen (Nachrichten, Daten), unabhängig von der Form ihrer Darstellung.“

Dokumentierte Informationen wiederum sind Informationen, die auf einem materiellen Medium aufgezeichnet werden, indem Informationen mit Details dokumentiert werden, die eine Identifizierung dieser Informationen oder, in gesetzlich vorgesehenen Fällen, ihres materiellen Mediums ermöglichen.

In einer Organisation jeglichen Tätigkeitsbereichs dient das Dokument als Mittel zur Steuerung der Aktivitäten in allen Strukturbereichen. In diesem Tätigkeitsbereich sollte es „amtliches Dokument“ und nicht „Dokument“ heißen. Ein offizielles Dokument ist ein Dokument, das das Recht hat, in einer Organisation verwendet zu werden, das von einer juristischen Person oder Einzelperson erstellt, ausgeführt und beglaubigt wird vorgeschriebene Weise.

Das Tätigkeitsfeld, das die Dokumentation und Organisation der Arbeit mit amtlichen Dokumenten sicherstellt, heißt Dokumentationsmanagement.

Die vorschulische Bildungseinrichtung befasst sich mit dem gesamten Spektrum der Arbeiten zur Erstellung, Ausführung von Dokumenten sowie deren Ausführung und Fristenkontrolle. Zu diesem Komplex gehören auch Arbeiten zur Dokumentenerfassung, zur Erstellung von Fällen aus bereits ausgeführten Dokumenten, zur Speicherung und Nutzung aktueller Fälle sowie deren Vorbereitung für die Übergabe an das Archiv.

Diese Funktionen werden von einem speziellen Dienst wahrgenommen, der als eigenständige Struktureinheit fungiert. Gleichzeitig kann es auch anders heißen: Abteilung Büromanagement, Allgemeine Abteilung, Büroabteilung, Sekretariat oder Abteilung Büromanagement.

In Unternehmen mit einem engen Tätigkeitsschwerpunkt ist der Dokumentationsumfang recht gering, sodass die Einrichtung einer eigenen Abteilung nicht praktikabel ist. In solchen Fällen werden alle Arbeiten zur Dokumentenverwaltung im Unternehmen vom Sekretär des Leiters der Organisation oder einem speziell für diese Arbeit eingestellten Mitarbeiter durchgeführt.

Die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens sowie die Qualität und Geschwindigkeit von Managemententscheidungen hängen von einer durchdachten, organisierten und rationalisierten Büroarbeit im Unternehmen ab. Daher können wir sagen, dass die Bereitstellung von Unternehmensdokumenten für Managementaktivitäten die wichtigste Managementfunktion in jedem Unternehmen ist.

Es ist jedoch zu beachten, dass jedes Unternehmen einzigartig ist, seine eigene persönliche Organisationsform hat und es daher notwendig ist, die Form der Dienstleistung der vorschulischen Bildungseinrichtung entsprechend der Regierungsform des Unternehmens auszuwählen. Anschließend wird die Regelung der gewählten Form der Arbeit mit Dokumenten in den Anweisungen für die Büroführung des Unternehmens festgehalten.

Die Organisation der Arbeit mit offiziellen Dokumenten wird derzeit durch GOST R 51141-98 „Büroarbeit und Archivierung“ geregelt. Begriffe und Definitionen". Neben dem Begriff „Büroarbeit“ gibt es synonym den Begriff „Dokumentationsmanagement“, der am weitesten die informationstechnische Komponente in der modernen Organisation der Büroarbeit abdeckt.

Nach dem Landesstandard erfasst die Dokumentation Informationen auf verschiedenen Medien nach festgelegten Regeln. Dokumentation ist eine Reihe von Vorgängen zur Erstellung von Dokumenten, deren Vorbereitung, Ausarbeitung, Koordinierung, Ausführung und Produktion.

Der Prozess des Vorschuldienstes besteht aus mehreren Phasen:

1) Erstellung und Ausführung von Dokumenten;

2) Empfang und Übermittlung von Dokumenten;

3) Organisation des Dokumentenverkehrs innerhalb der Organisation;

4) Registrierung und Kontrolle der Ausführung;

5) Informations- und Nachschlagewerke;

6) Aufbewahrung von Dokumenten.

Diese Aktivitäten werden durchgeführt, um die folgenden Aufgaben zu erfüllen:

1) Verbesserung der Formen und Methoden der Arbeit mit Dokumentation;

2) Gewährleistung eines einheitlichen Dokumentationsverfahrens;

3) Organisation der Arbeit mit Dokumenten;

4) Aufbau von Informationsabrufsystemen;

5) Kontrolle der Ausführung und Vorbereitung von Dokumenten für die Übergabe an das Archiv gemäß den geltenden Vorschriften;

6) Reduzierung des Dokumentenflusses;

7) Vereinheitlichung der Dokumentenformulare;

8) Entwicklung und Umsetzung normativer und methodischer Dokumente zur Verbesserung der Dokumentationsunterstützung für das Management in der Struktur;

9) Einführung der neuesten Informationstechnologien bei der Arbeit mit Dokumenten.

Für eine tiefere Betrachtung der Funktionen und Aufgaben der Dokumentationsverwaltungsunterstützung und um zu verstehen, was genau der oben genannte Dienst leistet, muss man sich auf die Tatsache konzentrieren, dass in der modernen Welt jede Arbeit mit Verwaltungsdokumenten auf Computer- und Informationstechnologien basiert . Zu den Aufgaben des DOU-Dienstes gehört nicht nur die Organisation eines effektiven Dokumentenflusses, die Dokumentationsaufzeichnung, sondern auch die Kontrolle über die Ausführung aller Dokumente innerhalb eines Unternehmens und die Festlegung von Aufgaben bei der Entwicklung automatisierter Informationssysteme für die Arbeit mit der Dokumentation. Gleichzeitig ist es notwendig, den Zugriff auf Informationen sowie deren Schutz vor unbefugtem Zugriff sicherzustellen, um die Arbeit mit der Dokumentation innerhalb und außerhalb des Unternehmens zu verbessern.

Alle diese Aufgaben können jedoch nicht erfüllt werden, wenn die bei der Erstellung der Dokumente verwendeten Informationen nicht vollständig, objektiv, genau, wertvoll, zuverlässig und rechtzeitig bereitgestellt werden.

1.2 Hauptaufgaben des Unterstützungsdienstes für Managementdokumentation

Unter modernen Bedingungen, in denen die Arbeit mit der Verwaltungsdokumentation in vielen Einrichtungen auf Computertechnologie basiert, beschränken sich die Funktionen des Dienstes der vorschulischen Bildungseinrichtung nicht nur auf die Organisation des Dokumentenflusses der Einrichtung, die Erfassung von Dokumenten und die Überwachung ihrer Ausführung. Der Dienst der vorschulischen Bildungseinrichtung ist direkt an der Aufgabenstellung bei der Entwicklung automatisierter Informationssysteme für die Arbeit mit Dokumenten, an der Sicherstellung des Zugangs zu Informationen und an der Verbesserung der Arbeit mit Dokumenten beteiligt.

Somit löst der Dienst der vorschulischen Bildungseinrichtung drei Hauptaufgabenkomplexe:

1) Sicherstellung der Dokumentation der Managementaktivitäten;

2) Organisation der Arbeit mit Dokumenten in der Einrichtung;

3) Verbesserung der Formen und Methoden der Arbeit mit Dokumenten.

Die Aufgaben des Dienstes der vorschulischen Bildungseinrichtung bestimmen seine Funktionen.

1. Die Aufgaben der Sicherstellung der Dokumentation der Managementtätigkeiten können durch die Wahrnehmung folgender Funktionen gelöst werden:

Entwicklung und Gestaltung von Formen, Sicherstellung ihrer Herstellung;

Sicherstellung der Erstellung, Vervielfältigung und Vervielfältigung von Dokumenten;

Qualitätskontrolle der Vorbereitung und Ausführung von Dokumenten, Einhaltung des festgelegten Genehmigungsverfahrens und Zertifizierung von Dokumenten.

2. Die Aufgaben der Organisation der Arbeit mit Dokumenten in einer Institution werden durch die Wahrnehmung folgender Funktionen gelöst:

Einrichtung eines einheitlichen Verfahrens zur Weitergabe von Dokumenten (institutioneller Dokumentenfluss);

Speditionelle Bearbeitung ein- und ausgehender Dokumente;

Registrierung und Abrechnung eingehender, ausgehender und interner Dokumente;

Kontrolle über die Ausführung von Dokumenten;

Systematisierung von Dokumenten, Sicherstellung ihrer Speicherung und Verwendung; Organisation der Arbeit mit Bürgeraufrufen.

Gewährleistung der Informationssicherheit.

3. Zu den Aufgaben der Verbesserung von Formularen und Methoden der Arbeit mit Dokumenten gehört die Durchführung folgender Funktionen:

Entwicklung und Überarbeitung von Regulierungs-, Lehr- und Methodendokumenten und deren Übermittlung an die Mitarbeiter der Organisation;

Methodische Anleitung und Kontrolle über die Einhaltung festgelegter Regeln für die Arbeit mit Dokumenten in den Strukturbereichen der Organisation;

Verbesserung der Qualifikationen der Mitarbeiter der Organisation und Beratung zu Fragen der Arbeit mit Dokumenten;

Optimierung der Dokumentation der Organisation, Durchführung von Arbeiten zur Vereinheitlichung von Dokumenten, Entwicklung einer Arbeitszeittabelle und eines Albums mit Dokumentformularen, die bei den Aktivitäten der Organisation verwendet werden;

Entwicklung und Implementierung neuer Formen und Methoden der Arbeit mit Dokumenten, Verbesserung des Dokumentenflusses der Organisation, Erhöhung der Führungsdisziplin;

Festlegung von Aufgaben zur Entwicklung und Verbesserung automatisierter Informationssysteme und Datenbanken für die Arbeit mit Dokumenten.

Anhand der oben genannten Punkte sehen wir, dass ein Mitarbeiter ohne elektronisches Dokumentenmanagement nicht alle Vorgänge selbstständig durchführen kann.

1.3 Moderne Technologien zur Implementierung elektronischer Dokumentenmanagementsysteme

Das Managementsystem erfordert die Organisation und Aufrechterhaltung eines effektiven Dokumentenflusses, der als formalisierter Geschäftsprozess dargestellt werden muss. In diesem Fall ist jedes Dokument (elektronisch oder in Papierform) das Hauptinstrument zur Formalisierung der Geschäftsinteraktion zwischen Unternehmensbereichen und zur Organisation der Außenbeziehungen.

Der stetige Trend einer deutlichen Zunahme der für Managemententscheidungen erforderlichen Informationsmengen führt dazu, dass Dokumente in deutlich größeren Mengen als bisher empfangen, verarbeitet und gespeichert werden müssen. Herkömmliche Methoden der Arbeit mit Dokumenten werden wirkungslos.

Eine Analyse von Geschäftsprozessen ergab, dass etwa 15 % der Dokumente während der Arbeit verloren gehen und die Suche danach bis zu 30 % der Arbeitszeit der für die Dokumentenbearbeitung verantwortlichen Mitarbeiter in Anspruch nimmt. Gleichzeitig kann der unwiederbringliche Verlust auch nur eines Teils der Informationen zu erheblichen Verlusten führen.

Um die gemeinsame Arbeit mit einem Standard-Papierdokument zu organisieren, ist es notwendig, es mehrmals zu kopieren, es an verschiedene Struktureinheiten zu liefern, Sondersitzungen abzuhalten und Genehmigungen abzuhalten, was unglaublich viel Zeit in Anspruch nimmt.

Ein weiteres Problem hängt mit der langen Zeit zusammen, die benötigt wird, um auf Anfrage die erforderlichen Informationen zu finden. Bei der Arbeit mit elektronischen Dokumenten ist die Suchzeit nach einem Dokument und damit die Antwortzeit auf eine Anfrage deutlich kürzer.

Nach Schätzungen von Experten trägt der Ersatz des Papierdokumentenflusses durch einen elektronischen dazu bei, die Produktivität der Mitarbeiter um 25–50 % zu steigern und die Bearbeitungszeit eines Dokuments um mehr als 75 % zu reduzieren. Klassischerweise wird das Geschäft als Geschäftsprozess nur zu 10–20 % durch ein Automatisierungssystem unterstützt. Dabei handelt es sich in der Regel nur um solche Aufgaben, bei denen Informationen klar formalisiert und strukturiert werden können. Der Prozess der Formulierung und Formalisierung selbst wird durch traditionelle Automatisierung nicht unterstützt.

1.4 Büroautomatisierung und elektronische Dokumentenmanagementsysteme

Nachdem der erforderliche Automatisierungsgrad ermittelt wurde, wählt die Organisation ein System aus, das den Automatisierungsanforderungen der Organisation gerecht wird.

Unter einem Automatisierungssystem versteht man jedes automatisierte System zur Lösung von Büroarbeitsproblemen, unabhängig vom Automatisierungsobjekt, sei es eine Behörde, eine Geschäftsbank, ein Handelsunternehmen oder eine andere Organisation. Es ist wichtig, dass die Organisation die Büroarbeit ausführt und dass diese in Übereinstimmung mit den Anforderungen der russischen Gesetzgebung ausgeführt wird, was es ermöglicht, das Spektrum der zu lösenden Aufgaben recht klar zu umreißen8.

Bei der Auswahl eines Dkommt in der Regel eine von zwei Optionen in Betracht:

* Büroautomation;

* Automatisierung des Dokumentenflusses.

Büroautomatisierungssysteme lösen hauptsächlich die Probleme der Abrechnung (Registrierung) eingehender, ausgehender, interner und organisatorischer und administrativer Dokumente, der Abrechnung erteilter Beschlüsse und erhaltener Informationen über deren Umsetzung. Systemdatenbanken können nicht nur Dokumentdetails in Form sogenannter Dokumente speichern. „Melde- und Kontrollkarten“, aber auch deren Inhalte in Form von Texten, Dateien oder Bildern. Büroautomatisierungssysteme ermöglichen es Ihnen, die Ausführung von Dokumenten und jede Lösung oder Anweisung zu überwachen und Daten über die Fälle zu speichern, denen die Dokumente zugeordnet sind. Eine schnelle Suche nach den erforderlichen Dokumenten nach einem bestimmten Kriterium oder einer Reihe davon ist ein wesentliches Merkmal solcher Systeme.

Heutzutage gibt es drei Hauptmethoden zur Implementierung eines Dokumentenautomatisierungssystems:

* Entwicklung eines originellen Automatisierungssystems;

* Installation eines Standardautomatisierungssystems;

* Einrichten von Automatisierungstools.

Idealerweise sollte das System sowohl den Papier- als auch den elektronischen Dokumentenfluss sowie die Geschäftsprozesse der Organisation unterstützen. In der Praxis ist dies schwer zu erreichen.

Ein wichtiger Faktor, der berücksichtigt werden muss, ist die Skalierbarkeit des Programms, d. h. die Möglichkeit, im Laufe der Zeit die Anzahl der Arbeitsstationen (Computer), auf denen das Programm verwendet wird, und die Anzahl der im System gespeicherten Dokumente zu erhöhen.

Ein weiterer Punkt, auf den Sie achten müssen, ist die Fähigkeit, über mehrere Jahre hinweg mit Dokumenten zu arbeiten. In einigen Programmen werden Dokumente des vergangenen Jahres jährlich in das Archiv verschoben und eine neue Datenbank mit Dokumenten des aktuellen Jahres erstellt. Dies vereinfacht einerseits die Arbeit und reduziert die Systembelastung. Andererseits kann es jedoch die Kontrolle der Ausführung und die Durchsuchung von Dokumenten aus dem letzten Jahr erheblich erschweren. Dies macht sich besonders zu Beginn des Jahres bemerkbar, wenn häufig Dokumente aufgerufen werden, die 2-3 Monate alt sind und bereits ins Archiv verschoben wurden.

Daher ist es wichtig, dass das Programm eine einfache Suche nach Dokumenten aus vergangenen Jahren ermöglicht.

Das Programm muss zugänglich sein, damit der Benutzer einige Systemeinstellungen (z. B. Wörterbücher, Verzeichnisse, Standardrouten usw.) selbst vornehmen kann, ohne erneut auf die Dienste eines Administrators zurückgreifen zu müssen. Der Administrator darf nur Funktionen zur Gewährleistung der Informationssicherheit und zur Kontrolle der Rechte und Aktionen der Benutzer ausführen.

Trotz der Beibehaltung aller grundlegenden traditionellen Funktionen der Büroarbeit in automatisierten Systemen ermöglicht die Automatisierung natürlich, die Arbeit mit Dokumenten effektiver zu organisieren als herkömmliche („manuelle“) Technologien und mithilfe von Computernetzwerken viele typische Büroarbeiten zu lösen Arbeitsaufgaben auf eine neue Art und Weise, wodurch der Prozess der Dokumentenbewegung in der Organisation erheblich vereinfacht und beschleunigt wird.

Im Allgemeinen kann ein automatisiertes Informationsunterstützungssystem die folgenden Blöcke umfassen:

1. ein automatisiertes System wissenschaftlicher und technischer Informationen (STI), dessen Aufgabe darin besteht, alle Dokumente, Abstracts oder Adressen, die der Ausrichtung der Tätigkeit der Organisation und den Anfragen von entsprechen, rechtzeitig zu identifizieren, zu erfassen, auszuwählen und den Nutzern zu präsentieren Führungskräfte und Spezialisten.

Zu den vorrangigen Aufgaben des Systems gehören:

1) Abrechnung eingehender STI-Quellen (Bücher, Broschüren, wissenschaftliche Zeitschriften, Artikel, wissenschaftliche und technische Berichte usw.);

2) automatisierte Abrechnung von Benutzerabonnementdiensten, einschließlich Registrierung der Ausgabe und Rückgabe von NTI-Quellen;

3) Zusammenstellung und Pflege verschiedener Verzeichnisse und Bulletins;

5) Information der Führungskräfte über aktuelle wissenschaftliche, technische, wirtschaftliche usw. Leistungen entsprechend ihrem Informationsbedarf für dauerhafte oder einmalige Anfragen (im Modus der selektiven Informationsverbreitung und retrospektiven Suche);

6) Suche und Herausgabe wissenschaftlicher und technischer Informationen, die für das zu lösende Problem in verschiedenen Phasen des Entscheidungsprozesses relevant sind;

2. Automatisiertes Regulierungssystem. und rechtliche Informationen. Diese Arten von Informationen fungieren als grundlegende Regulatoren der Entscheidungsfindung, auf deren Grundlage unter anderem die Rechtsgültigkeit der Entscheidung überprüft wird. Die begrenzten Möglichkeiten der Führungskräfte, große Mengen dieser Informationen manuell zu verarbeiten, führen dazu, dass die Führungskräfte nicht ausreichend über die aktuellen Standards informiert sind. Eine Möglichkeit, die Bereitstellung von Rechtsinformationen zu verbessern, ist die Automatisierung.

3. automatisiertes Dokumentationssystem für organisatorische und administrative Informationen;

4. Automatisiertes Sachinformations- und Referenzsystem.

Jedes der aufgeführten Subsysteme spielt eine ganz bestimmte Rolle im Entscheidungsprozess. Das Sachsystem dient der Gewinnung und Verarbeitung spezifischer Informationen über den Zustand und die Dynamik des verwalteten Objekts. Ein automatisiertes System wissenschaftlicher und technischer Informationen versorgt Manager und Spezialisten mit den notwendigen wissenschaftlichen und technischen Informationen, ohne die eine Entscheidungsbegründung nicht möglich ist. Zur rechtlichen Unterstützung getroffener Entscheidungen ist ein automatisiertes System regulatorischer und rechtlicher Informationen erforderlich. Den zentralen Platz im Vergleich zu anderen Subsystemen nimmt ein automatisiertes System organisatorischer und administrativer Informationen (ORI) ein, das als Kanal der operativen Kommunikation zwischen den Kontroll- und verwalteten Systemen fungiert und den gesamten Zyklus der Managemententscheidung von der Problemdiagnose bis zum Management widerspiegelt die Auswahl und Umsetzung einer Alternative. Somit ist das ORI-System nicht nur ein Informationsabrufsystem, es nimmt aktiv am Managementprozess teil und beeinflusst ihn. Seine Hauptaufgaben bestehen darin, optimale Bedingungen für die Organisation von Managementsystemen und -prozessen zu schaffen, zeitnahe Entscheidungen umzusetzen und sie bestimmten Ausführenden zu übermitteln, eine rechtzeitige Kontrolle über den Zeitpunkt, die Qualität und den Umfang der Umsetzung von Entscheidungen auf allen Managementebenen sicherzustellen.

2. Informationssysteme bei der Implementierung automatisierter Dokumentationsmanagementsysteme

2.1 Grundprinzipien für die Entwicklung eines Informationsunterstützungssystems bei der Implementierung automatisierter Systeme

Automatisierung des elektronischen Dokumentenmanagements

Die Erfahrung bei der Gestaltung in- und ausländischer Managementinformationssysteme (MIS) zeigt, dass ein wichtiger Faktor für deren Wirksamkeit die Umsetzung eines systematischen Ansatzes zur Lösung von Informationsunterstützungsproblemen ist. Ein systematischer Ansatz beinhaltet eine umfassende Betrachtung und Lösung wirtschaftlicher, technologischer, psychologischer, ingenieurtechnischer und sozialer Probleme. Es ermöglicht uns, dem Problem der Schaffung eines integrierten Managementsystems nahe zu kommen, das horizontale Integration (Koordinierung aller für die Entscheidungsfindung notwendigen Informationen, die auf einer bestimmten hierarchischen Ebene zirkulieren) mit vertikaler Integration verbindet. Das Prinzip der Integration wird am besten in automatisierten Systemen umgesetzt, die wir in diesem Kapitel als Entwurfsobjekt betrachten.

Aufgrund unserer umfangreichen Erfahrung im Betrieb automatisierter Systeme im Management können wir die Grundprinzipien ihrer Entstehung formulieren. Diese Prinzipien lassen sich in 3 Gruppen einteilen:

1) leitend;

2) technisch;

3) organisatorisch.

Die erste Gruppe umfasst die Prinzipien der Konsistenz, Komplexität, Effizienz erstellter Systeme und das Prinzip neuer Aufgaben.

Systematisches Prinzip erfordert, dass der Entwurf eines Informationssystems auf einer vorläufigen Systemanalyse des Kontrollobjekts und des Kontrollsystems als Ganzes basiert. Bei der Systemanalyse geht es darum, die Ziele des Systems zu bestimmen und ein formalisiertes Modell der Funktionsweise des Objekts zu erstellen.

Das Prinzip der Komplexität umfasst die Vernetzung aller in Produktion und Management durchgeführten Arbeiten, einschließlich Automatisierungsarbeiten. Die Wirksamkeit der Automatisierung wird nur durch eine einheitliche Planung des gesamten Spektrums der Aktivitäten zur Intensivierung der Produktion auf einer einzigen methodischen Basis erreicht. Darüber hinaus sind, wie die Praxis gezeigt hat, Systeme effektiver, die nicht nur eine Funktion oder Aufgabe, sondern den damit verbundenen Komplex automatisieren. Das Prinzip der Komplexität wurde im Übergang von der Schaffung lokaler Systeme zur Schaffung integrierter automatisierter Systeme wirklich verkörpert.

Eine der wichtigsten Bestimmungen für die Entwicklung eines automatisierten Systems ist Prinzip der Automatisierungseffizienz. Die Wirksamkeit von Systemen hängt in erster Linie mit der richtigen Auswahl des Spektrums automatisierter Funktionen, Technologien und Aufgaben zusammen. Oftmals gibt es Systeme, deren Wirksamkeit entweder unzureichend oder negativ ist.

Als Kriterium zur Beurteilung der Effizienz werden bei den meisten Systemen Wirtschaftlichkeitsindikatoren herangezogen. Effizienzkriterien können auch sein: Verkürzung der Servicezeit, Steigerung des Benutzerbewusstseins und eine Reihe anderer Indikatoren.

Das Prinzip neuer Aufgaben geht davon aus, dass das zu entwickelnde System nicht nur eine Lösung für traditionelle Probleme bietet, sondern auch den Einsatz neuer Technologien ermöglicht, wodurch sich neue Möglichkeiten in der Informationsunterstützung für Managemententscheidungen ergeben. Es erweist sich als wirkungslos, nur lokale Buchhaltungs- und Reportingaufgaben im Rahmen eines automatisierten Systems durchzuführen.

Zur zweiten Gruppe der Gestaltungsgrundsätze zählen technische Grundsätze, deren Einhaltung zwingend erforderlich ist:

1) integrierter Einsatz von Computertechnologie und Software;

2) Schaffung einer einheitlichen Informationsbasis des Systems;

3) Organisation der direkten Kommunikation zwischen Benutzer und System.

Die Integrität bei der Nutzung von Hard- und Software wird immer wichtiger, da sich der Anwendungsbereich der Computertechnologie erweitert.

Da der Aufbau eines integrierten Informationssystems ein sehr komplexer und arbeitsintensiver Prozess ist, erfordert die Durchführung der entsprechenden Arbeiten eine Koordinierung der Aktivitäten aller Entwicklungsspezialisten, was durch die Ernennung eines führenden Spezialisten für Informationsunterstützung erreicht wird. Solche Stellen wurden bereits in einer Reihe von Unternehmen eingeführt. Die Hauptfunktionen eines Informationsunterstützungsspezialisten sind:

1. Organisation der Arbeiten zum Entwurf, zur Pflege und zur Entwicklung einer integrierten Datenbank; Untersuchung des Informationsbedarfs innerhalb der Organisation; Verallgemeinerung der Erfahrungen bei der Erstellung effektiver Informationsunterstützungssysteme;

2. Verbesserung und Implementierung von Klassifizierern und Kodifizierern;

3. Arbeitsorganisation zur Schaffung von Systemen zur Integration heterogener Datenbanken und zur Verbesserung verteilter Datenbankverwaltungssysteme;

4. Gewährleistung eines zuverlässigen Funktionierens von Informationsunterstützungssystemen.

Der Chefspezialist für Informationsunterstützung (IS) leitet die Arbeit des Informationsunterstützungsdienstes, der die Entwicklung, Implementierung und den Betrieb eines Managementinformationssystems gemäß dem Plan durchführt. Es empfiehlt sich, innerhalb des Dienstes Gruppen für die Arbeit mit internen und externen Informationen zu trennen. Die Koordinierung der Arbeit dieser Gruppen sowie die Sicherstellung der Interaktion des Informationsunterstützungsdienstes mit anderen Diensten der Organisation ist eine der wichtigsten Aufgaben des Chefspezialisten.

Für den Entwurf automatisierter Steuerungssysteme (ACS) gibt es zwei Ansätze:

1) deduktiv (von der allgemeinen Aufgabe zu spezifischen Managementaufgaben);

2) induktiv (von spezifischen Funktionen zur allgemeinen Steuerungsaufgabe).

Die Erfahrung zeigt, dass die Kombination dieser beiden Ansätze und ihre Unterordnung unter ein einziges Ziel am erfolgversprechendsten zu sein scheint. Das allgemeine Schema zur Gestaltung der Informationsunterstützung kann in der folgenden Reihenfolge dargestellt werden:

Analyse des Entscheidungsfindungssystems. Der Prozess beginnt mit der Identifizierung aller Arten von Entscheidungen, für deren Entscheidung Informationen erforderlich sind. Die Bedürfnisse jeder Ebene und jedes Funktionsbereichs müssen berücksichtigt werden.

Analyse von Informationsanfragen, d.h. Es muss ermittelt werden, welche Art von Informationen für die jeweilige Entscheidung erforderlich sind.

Aggregation von Entscheidungen. Wenn jede Entscheidung ein spezielles Informationssystem erfordern würde, wäre das Managementsystem hoffnungslos komplex. Entscheidungen, die dieselben Informationen erfordern, müssen zu einem Managementproblem zusammengefasst werden. Mit anderen Worten: Das MIS muss koordiniert und in die Organisationsstruktur integriert werden.

Informationsverarbeitungsdesign. In dieser Phase wird ein echtes System zum Sammeln, Übertragen, Speichern und Ändern von Informationen entwickelt.

Die letzte Stufe ist Erstellung und Implementierung des Systems, dessen Zweck darin besteht, die vom Strafvollzug erteilten Informationen auszuwerten und Fehler zu erkennen. Darüber hinaus muss davon ausgegangen werden, dass das entworfene System viele Mängel aufweisen wird, und es ist daher erforderlich, Verfahren zu deren Identifizierung und Anpassung des Systems zu erstellen. Daher muss das System flexibel ausgelegt sein.

Eine gängige und wirksame Forschungstechnik bei der Gestaltung eines Strafvollzugssystems ist die Analyse der Entscheidungen, die auf jeder Ebene, auf jeder Ebene und von jedem Manager getroffen werden. Die Analyse der getroffenen Entscheidungen ermöglicht es, den gesamten Aufgabenkomplex vor dem Thema Management darzustellen, Aufgaben zu identifizieren, deren Lösung für eine bestimmte Ebene oder Führungskraft zwingend erforderlich ist, diese mit Informationsunterstützung zu versorgen und wirksame Methoden zu begründen um sie zu lösen. Die Entwicklung von Methoden sollte auf die maximale Nutzung wissenschaftlicher Errungenschaften, einschließlich mathematischer Modelle, ausgerichtet sein.

UIS entstehen nicht sofort. Um ein solches integriertes automatisiertes System zu implementieren, benötigt ein Unternehmen 3 bis 5 Jahre. Folglich gibt es bei der Entwicklung eines Managementsystems immer auch ein Element der langfristigen Planung. Diese These ist auch auf die Organisation der Informationsunterstützung in traditioneller Form anwendbar.

Erfahrung im Design und der Entwicklung automatisierter Steuerungssysteme in den 1970er-1980er Jahren. spiegelt sich in den GOSTs wider, die die wichtigsten Empfehlungen und Anforderungen darstellen, die sich im Laufe der Zeit bewährt haben.

Gemäß GOST 20914-75 können die folgenden Phasen beim Entwurf eines automatisierten Steuerungssystems unterschieden werden:

1. Vorprojektphase;

2. Entwurfsphase;

3. Umsetzung.

Die Vorprojektphase umfasst eine Vorprojektprüfung und Entwicklung technischer Spezifikationen für das automatisierte Steuerungssystem. Die wichtigsten Ergebnisse dieser Phase sind die Beschreibung der Ziele und Zielsetzungen des Informationssystems; Entwicklung allgemeiner Anforderungen für seine Erstellung; Entwicklung eines Umfrageprogramms, in dessen Rahmen untersucht und geklärt wird: Managementinformationsmodell; Struktur und Funktionen der Organisation, Liste der zu automatisierenden Aufgaben; ungefähre Zusammensetzung der technischen Mittel; technische und wirtschaftliche Merkmale des Informationsunterstützungssystems.

Die Entwurfsphase ist mit der Entwicklung technischer und detaillierter Entwürfe verbunden. Die Entwicklung technischer Spezifikationen umfasst die Durchführung einer Untersuchung einer bestehenden Anlage (Organisation oder Abteilung) und ihrer Kontrollsysteme oder einer nahegelegenen Anlage (analog einer neuen Anlage). Zur Lösung von Informationsunterstützungsproblemen werden Informationsflüsse, Klassifizierungs- und Kodierungssysteme, Dokumentationsformulare analysiert und DBMS, die Strukturen bestehender Datenbanken und Methoden ihrer Integration untersucht. Die Ergebnisse dieser Arbeit fließen in die anfänglichen technologischen Anforderungen ein und werden gemäß den GOSTs 17.195-76, 15.101-80, 7.32-81 unter Berücksichtigung der GOSTs 24.202-80 und 24.205-80 erstellt.

Bei der Entwicklung eines technischen Projekts ist es notwendig, sich eingehend mit der Analyse aller verwendeten Informationen hinsichtlich ihrer Vollständigkeit, Konsistenz, Redundanz- und Duplizierungsfreiheit sowie mit der Entwicklung von Formen von Ausgabedokumenten zu befassen. Die Ergebnisse einer solchen Studie werden im Dokument „Beschreibung der Informationsunterstützung“ dokumentiert, das die Anforderungen an die Organisation der Informationsorganisation festlegt. Die Dokumentation technologischer Art muss den Anforderungen von GOST 24.101-80 unter Berücksichtigung von GOST 24.205-80 entsprechen. In Übereinstimmung mit den methodischen Materialien ist es zulässig, die Arbeit dieser Phase in Form eines separaten Abschnitts des Technologieprojekts zu formalisieren, dessen Entwicklung innerhalb eines anderen Zeitrahmens als der festgelegten Frist für die Einreichung von Entwurf und Kostenvoranschlag abgeschlossen werden kann Dokumentation, spätestens jedoch mit Beginn der Phase „Inbetriebnahme“.

In der Phase des detaillierten Entwurfs ist eine der Hauptphasen die Entwicklung der Arbeitsdokumentation zur Informationsunterstützung des IS, deren Zweck darin besteht, die erforderliche Software zu erstellen, Referenz- und Produktionsinformationen auf Computermedien für die Erstbeladung des IS vorzubereiten Informationsbasis sowie die Erstellung der erforderlichen Arbeitsdokumentation, einschließlich Benutzeranweisungen und Bedienungsanleitungen. Gleichzeitig empfiehlt es sich, Regelungen zum Datenbankadministrator zu entwickeln und zu genehmigen. Die Dokumentation sollte Folgendes umfassen: technische Gestaltung des Informationssystems; Beschreibung der Organisation der Informationsbasis; Beschreibung von Klassifizierungs- und Kodierungssystemen; Liste der Quelldaten; Liste der Ausgabedokumente; Beschreibung lokaler Datenbanken; Formen von Ausgabedokumenten.

Die Implementierungsphase des UIS umfasst die Implementierung grundlegender Implementierungsaktivitäten; Auswahl und Schulung von Personal; Vorbereitung der Räumlichkeiten und der technischen Ausrüstung. In dieser Phase wird auch der Probebetrieb des Systems durchgeführt, indem konkrete Probleme gelöst und Testergebnisse analysiert werden.

Die Durchführung von Arbeiten zur Erstellung automatisierter Systeme aller Art wird durch GOST 24.601-86 „Automatisierte Systeme“ geregelt. Phasen der Schöpfung.“ Allgemeine Anforderungen und die Gesamtheit der Arbeit in allen Phasen und Phasen werden durch GOST 24.602-86 „Zusammensetzung und Inhalt der Arbeit nach Schöpfungsphasen“ bestimmt.

2.2 Informationssysteme, ihre Eigenschaften und Merkmale

Ein Informationssystem ist ein System, in dem Informationsprozesse ablaufen, die den gesamten Lebenszyklus von Informationen ausmachen: Erzeugung, Umwandlung, Übertragung, Empfang, Speicherung, Verarbeitung (Nutzung), Zerstörung.

AufgabeInformationssysteme- Informationsunterstützung für die inhaltlichen Aktivitäten der Organisation.

Was die Merkmale und Eigenschaften von Informationssystemen betrifft, sind zunächst deren Größe und Komplexität zu erwähnen.

Moderne Systeme jeglicher Art sind in der Regel große und komplexe Systeme.

Komplexes System Großmaßstab ist ein System, das aus einer großen Anzahl miteinander verbundener und interagierender Elemente besteht und in der Lage ist, eine komplexe Funktion auszuführen.

Einfluss zufälliger Faktoren. Ein charakteristisches und sehr bedeutsames Merkmal ist die Anfälligkeit von Informationssystemen für den Einfluss zufälliger Faktoren, nicht nur wie beispielsweise Ausfälle, Ausfälle oder Fehler technischer Geräte von Personal oder Benutzern, sondern auch wie böswillige Handlungen von Personen, die sind nicht nur zufällig, sondern im Allgemeinen auch unvorhersehbar oder bestenfalls schwer vorhersehbar.

Teilnahme an menschlichen Informationsprozessen. Die Besonderheit besteht darin, dass der Endbenutzer von Informationssystemen immer Mitarbeiter der Organisation sind. Das Personal der Organisation hat eigene Interessen und Ziele, die bei der Bereitstellung von Informationen berücksichtigt werden müssen (Vorliegen eines freien Willens).

Einzigartigkeit. Jeder Zustand eines Informationssystems ist einzigartig und erfordert eine Informationsunterstützung zur Berücksichtigung aller seiner Merkmale und damit der individuellen Anwendung verschiedener Einflüsse.

Dynamik. Informationssysteme verändern ihre Struktur und den Zustand ihrer Elemente im Laufe der Zeit.

Verteilung bezeichnet die räumliche Anordnung einzelner Komponenten des Systems.

Der Zustand des Informationssystems ist eine Menge systemisch miteinander verbundener organisatorischer, technischer, verfahrenstechnischer, informationeller und rechtlicher Strukturentscheidungen.

Lassen Sie uns Definitionen der eingeführten Konzepte geben. Als Stand der technischen und organisatorischen Struktur kann die feste Organisation der Zusammensetzung, Menge, Architektur (Zusammenschaltung) eines Komplexes technischer Mittel und Systeme sowie des technischen Personals und des direkt an der Umsetzung von Informationsverfahren beteiligten Personals definiert werden des Informationssystems oder als organisatorische und technische Strukturlösung.

Die festgelegte Organisation der Zusammensetzung und Abfolge von Informationsabläufen kann als Zustand der Verfahrensstruktur des Informationssystems oder als prozedurale Strukturlösung definiert werden.

Unter dem rechtlichen Rahmen der Informationstechnologie verstehen wir die Zusammensetzung von Regulierungsdokumenten, die die Informationsunterstützung im Hinblick auf die Funktionsweise des Informationssystems regeln. Dies können sein: allgemeine Bestimmungen, funktionale Verantwortlichkeiten des Personals, Anweisungen und Handbücher zu Techniken, Methoden und Methoden zur Durchführung von Verfahren und zum Arbeiten mit technischen Geräten usw.

2.3 Informationsmanagementsystem, seine Ziele und Vorgaben

Ein Managementinformationssystem ist definiert als ein formales System, das dem Management die für die Entscheidungsfindung notwendigen Informationen zur Verfügung stellt.

Das IMS muss Informationen über die Vergangenheit, Gegenwart und erwartete Zukunft liefern. Es muss alle relevanten Ereignisse innerhalb und außerhalb der Organisation im Auge behalten. Der Gesamtzweck des MIS besteht darin, die effektive Durchführung von Planungs-, Kontroll-, Produktionsaktivitäten und dem Managementprozess als Ganzes zu erleichtern. Ihre wichtigste Aufgabe besteht darin, den richtigen Personen zur richtigen Zeit die richtigen Informationen zur Verfügung zu stellen.

Es ist zu beachten, dass das MIS nicht das einzige umfassende integrierte System ist, das alle Informationsbedürfnisse der Verwaltung abdeckt. Da möglicherweise der Wunsch besteht, ein System dieser Art zu erhalten, muss dieser Aspekt festgelegt werden, da aufgrund der großen Komplexität die Wahrscheinlichkeit seiner Erstellung gering ist. Es ist nicht zu übersehen, dass IMS immer den Einsatz von Computern erfordert. Tatsächlich haben die jüngsten Fortschritte in der Datenverarbeitungstechnologie einen großen Beitrag zur Schaffung von Informationsmanagementsystemen geleistet. Einige Arten von Informationssystemen wären ohne die Geschwindigkeit und Genauigkeit der Datenverarbeitung, die Computer bieten, unmöglich.

Die Computerrevolution hat zu erheblichen Veränderungen in der Informationsverarbeitung in Organisationen geführt. Eine Studie im Bereich der Managementpraxis zeigte, dass elektronische Datenverarbeitung und Managementinformationssysteme die beiden am weitesten verbreiteten Instrumente im Management sind. Der weit verbreitete Einsatz von Computern in Organisationen ermöglicht es Managern auf allen Ebenen, bei ihren Aktivitäten große Informationsmengen zu nutzen.

Dank der Computertechnologie können einzelne Manager nun Entscheidungen auf der Grundlage der in ihren Unternehmen generierten Informationen treffen. Firmeninterne Datenbanken ermöglichen es einem Manager, in nur wenigen Stunden Informationen über sein Geschäft, Märkte, Wettbewerb, Preise und Prognosen zu erhalten.

Computer können Managern die Informationen liefern, die sie für jede Art von Kontrolle benötigen, und ihnen dabei helfen, geplante und tatsächliche Ergebnisse zu vergleichen, Abweichungen frühzeitig zu erkennen und Anpassungen vorzunehmen, um Probleme zu lösen. Allerdings funktionieren computergestützte Informationssysteme wie alle Managementtools wie geplant und können nicht besser sein. Daher ist es meiner Meinung nach notwendig, über die Gestaltung von Informationssystemen und Möglichkeiten zur Verbesserung ihrer Effizienz nachzudenken.

Es ist nicht übertrieben zu sagen, dass der Zweck des IMS nicht nur darin besteht, einige Informationen einfach bereitzustellen und zu verarbeiten. Das Informationsmanagementsystem muss benutzerorientiert sein, das heißt, die von ihm verarbeiteten Informationen müssen den Bedürfnissen derjenigen Manager dienen, die sie erhalten.

Bei der Gestaltung eines Informationssystems muss berücksichtigt werden, dass die Informationsbedürfnisse von Führungskräften unterschiedlich sind und von ihrer Hierarchieebene und den funktionalen Verantwortlichkeiten abhängen.

Managementinformationssysteme und Managementaktivitäten

Indem wir die Unterschiede im Informationsbedarf von Managern untersuchen, können wir die Arten von Managementaktivitäten grob in drei Kategorien einteilen.

1. Strategische Planung ist der Prozess der Entscheidungsfindung über die Ziele der Organisation, die Änderung dieser Ziele, den Einsatz von Ressourcen zur Erreichung dieser Ziele und über die Strategien, die den Erwerb, die Nutzung und die Zuteilung dieser Ressourcen bestimmen.

2. Managementkontrolle ist der Prozess, mit dem Manager sicherstellen, dass Ressourcen effektiv beschafft und genutzt werden, um die Gesamtziele der Organisation zu erreichen.

3. Betriebskontrolle – der Prozess zur Sicherstellung der effektiven und qualifizierten Ausführung bestimmter Aufgaben.

Diese Tätigkeitskategorien entsprechen in etwa den Verantwortlichkeiten des oberen, mittleren und unteren Managements. Das MIS sollte Informationen bereitstellen, die den verschiedenen Anforderungen für jede Kategorie gerecht werden.

Beispielsweise betreffen die strategischen Planungsaktivitäten von Führungskräften vor allem Fragen der zukünftigen Interaktion zwischen der Organisation und der Umwelt. Daher benötigen Führungskräfte Informationen aus externen Quellen. Diese Informationen müssen nicht sehr detailliert sein und sollten umfassend genug sein, damit Trends klar erkennbar sind. Es erfordert auch keine sehr hohe Präzision.

Informationen zur Managementsteuerung sind sowohl für Top- als auch für mittlere Führungskräfte erforderlich. Natürlich muss es sowohl aus internen als auch externen Quellen stammen. Führungskräfte benötigen beispielsweise Informationen über die Leistung der Hauptbereiche ihres Unternehmens und die Aktivitäten konkurrierender Organisationen. Der Vorgesetzte benötigt Informationen über Produktivität, Kosten, Umsatz und eventuelle Änderungen der Kundenanforderungen oder der Technologie. Diese Informationen müssen detaillierter, enger gefasst und präziser sein, als sie für die strategische Planung erforderlich sind. Außerdem sollte die Abgabe in kürzeren Zeitabständen erfolgen, da der Zeitrahmen für Entscheidungen kürzer ist.

Informationen zur betrieblichen Steuerung, die sich auf das Tagesgeschäft beziehen, müssen sehr präzise, ​​zielgerichtet und aktuell sein. Es muss fast ausschließlich aus internen Quellen stammen. Beispielsweise muss ein Manager direkt an einem Produktionsstandort genau wissen, wie viele Stunden pro Tag jeder Mitarbeiter arbeitet, wie hoch die Tages- oder Wochenleistung ist und wie viel Material verbraucht und verschwendet wird.

Darüber hinaus benötigen Führungskräfte spezifische Informationen zu ihrem spezifischen Berufsfeld. Daher benötigt ein Vertriebsleiter Informationen über Handelstransaktionen, den Geschmack der Verbraucher, die Wettbewerbsfähigkeit neuer Produkte usw. Detaillierte Informationen über die technischen Spezifikationen eines neuen Produkts, die für den Leiter der technischen Abteilung von grundlegender Bedeutung sind, sind für Vertriebsentscheidungen nicht unbedingt erforderlich. Wenn das IMS dem Vertriebsleiter regelmäßig solche Informationen zur Verfügung stellt, beeinträchtigt dies nur seine Arbeit und nimmt seine Zeit in Anspruch.

2.4 Quellen für Managementinformationen

Interne Quellen sind Dokumente, die direkt innerhalb der Organisation erstellt werden. Es umfasst Organisations- und Verwaltungssysteme, spezielle Dokumentationssysteme (Personal, Finanzen, Planung usw.) sowie andere Unternehmensmaterialien. Unter den interessantesten Dokumenten heben wir Berichte hervor: täglich (Analyse der Verluste, Statistiken zur Arbeitseffizienz, Analyse der Zeitverluste, Auftragseingänge); wöchentlich (Überstundenanalyse, Arbeitsausführung, Projektkontrolle); monatlich (Bericht über Abteilungsaktivitäten, Analyse von Personalveränderungen, Analyse von Gemeinkosten, Umsatzanalyse, Bericht über den Lagerverbrauch, Analyse von Umsatzveränderungen, Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz, Analyse von Jahresabschlüssen, Kassenbestand, überfällige Konten) ; vierteljährlich, halbjährlich und jährlich (Ergebnisrechnung, Bilanz, Mittelherkunft und -verwendung, Berichte über die Arbeit der Abteilungen). Abhängig von den spezifischen Betriebsbedingungen der Organisation kann die Berichtsdokumentation eine eigene Häufigkeit und Form der Informationsdarstellung haben. Darüber hinaus können Berichtsarten generiert werden, die den Automatisierungsaufgaben entsprechen. Zusätzlich zu den regelmäßigen Berichten werden langfristige Folgeberichte zu einzelnen Faktoren und Situationen erstellt.

Interne Quellen können wiederum in primäre und sekundäre Quellen unterteilt werden. Zu den Primärquellen zählen diejenigen, die spezifische Betriebsdaten zu den Ergebnissen der Aktivitäten der Organisation aufzeichnen – das sind Buchhaltungsdokumente, Betriebsdokumente usw. Primärquellen sind die zuverlässigsten.

Sekundärdokumente sind Texte verallgemeinernder, zusammenfassender und berichtender Natur, d. h. Zusammenfassungen, Berichte, Berichte, analytische Notizen, Prognosen usw. Diese Quellen enthalten in der Regel aggregierte Daten, bestimmte Schlussfolgerungen und Empfehlungen. Sekundärquellen sind weniger zuverlässig, da sie mehr Verzerrungen enthalten. Die Verfälschung von Informationen kann nicht nur durch Fehler in Berechnungen und Schlussfolgerungen beeinflusst werden, sondern auch durch eine hohe Wahrscheinlichkeit einer absichtlichen Verfälschung, um bestimmte offizielle Auslassungen zu verbergen. Daher müssen die in Quellen dieser Art enthaltenen Informationen noch einmal überprüft werden.

2.5 Organisation von Informationsflüssen

Um viele Probleme im Management zu stellen und zu lösen, werden Informationen verwendet, die in mehreren Arrays dargestellt werden. Das zentrale Glied bei der Organisation des Informationsflusses ist die Bestimmung der Bewegungswege und der Häufigkeit der Zirkulation zwischen Quellen und Verbrauchern.

Der Prozess des Verbrauchs von Informationsressourcen wird also in Form von Informationsflüssen umgesetzt. Beim Aufbau eines Informationssystems ist es notwendig, die Informationsflüsse rational zu organisieren und deren Intensität zu erhöhen. Um diese Probleme bei der Gestaltung eines IS zu lösen, empfiehlt es sich, eine Analyse der Informationsflüsse durchzuführen, die es ermöglicht, das bestehende System der Organisation der Informationsunterstützung zu untersuchen und die Grundlage für eine weitere Verbesserung und Optimierung der Informationsflüsse zu schaffen. Die Analyse der Informationsflüsse erfolgt in zwei Schritten:

1) Prüfung;

2) Aufbau und Analyse des Informationsmodells der betreffenden Organisation.

Der Entwurf eines Managementsystems basiert auf den Ergebnissen von Erhebungen zu Informationsflüssen und Dokumentenflüssen, die für den Themenbereich charakteristisch sind, in dem dieses Informationssystem erstellt wird. Derzeit gibt es keine GOSTs oder Regulierungsmaterialien, die die Erhebung und Analyse von Informationsflüssen beim Entwurf eines IS regeln. Diese Probleme spiegeln sich jedoch in den Regulierungsmaterialien zu automatisierten Kontrollsystemen (GOST 24.208-80, GOST 23.501.15-81, RTM 25575-83 usw.) wider, die zur Arbeitsorganisation in den betrachteten Fällen verwendet werden können.

Bei der Analyse von Informationsflüssen ist es notwendig, die Informationsbewegung in die folgenden Richtungen zu berücksichtigen:

1. Vertikal, d.h. nach Hierarchieebenen. Die Analyse vertikaler Flüsse entlang aufsteigender und absteigender Linien ermöglicht es uns, Kontinuität, Verdichtung, Mittelung und Informationsausgabe zu identifizieren. Die Analyse der Informationskontinuität hebt übergreifende Indikatoren hervor, die alle Managementebenen durchlaufen, und hebt diejenigen hervor, die für dasselbe Phänomen auf verschiedenen Ebenen charakteristisch sind, d.h. Es wird möglich, Informationen zu vereinheitlichen. Die Schlussfolgerungen dieser Analyse bilden die Grundlage für die Bestimmung der Informationsunterstützung auf verschiedenen Hierarchieebenen.

Die Analyse des Informationsverdichtungsgrades charakterisiert die Richtigkeit der Eliminierung unwichtiger Indikatoren und der Aggregation bestimmter zu allgemeinen Indikatoren. Dies liegt an den allgemeinen Mustern der Informationsübertragung auf eine höhere Ebene;

2. Horizontale Informationsbewegung. Das Hauptaugenmerk einer solchen Analyse liegt auf dem Vergleich des Entwicklungs- und Entscheidungsschemas und des Informationsflusses, da dessen Weiterleitung durch die Ebestimmt wird. Die akzeptabelste Methode zur Analyse von Informationsrouten ist die Netzwerkanalyse, bei der Ereignisse das Treffen spezifischer Entscheidungen und Pfade der Informationsfluss sind.

Bei der Analyse werden die kürzesten Wege gefunden, um alle notwendigen Lösungen bereitzustellen (aus Gründen der Übersichtlichkeit empfiehlt sich die Erstellung eines Diagramms). Die grafische Analyse liefert ein ziemlich vollständiges Bild der Rationalität des Informationsflusses. In diesem Fall müssen die Direktheit der Bewegung, der Rhythmus, die Spezialisierung der Informationsflüsse, die Dichte (Intensität) und die Parallelität der Flussbewegung berücksichtigt werden.

Die Struktur des Informationsflusses wird durch die Analyse der Organisationsstruktur, der Struktur des Dokumentenflusses und der Bewegung undokumentierter Informationen aufgedeckt.

2.6 Schlüsselthemen bei der Entwicklung von Informationssystemen

Die Hauptfragen, mit denen sich ein Systementwickler konfrontiert sieht, wenn er über das Hauptinformationsarray nachzudenken beginnt, sind die folgenden: Wie viele Datenebenen sollte es geben? Ist das IS in der Lage, alle Führungsebenen im Unternehmen mit ihren unterschiedlichen Informationsbedürfnissen über einen einzigen Stammdatensatz zu bedienen?

Im UIS einer Geschäftsbank muss der Kassierer beispielsweise Zugriff auf detaillierte Informationen zu jedem Konto haben, d. h. auf den aktuellen Saldo, Scheckbeträge usw. Für die operative Führungsebene sind solche Informationen jedoch nicht von Interesse. Manager auf dieser Ebene sind an kumulativen Informationen über Kontengruppen hinweg interessiert. Und auf politischer Ebene benötigen Führungskräfte noch umfassendere Informationen über Prognosen zum Kredit-, Einkommens- und Einlagenwachstum. Daher besteht die Hauptaufgabe des IS-Designers darin, zu versuchen, den Hauptdatenbestand so zu integrieren, dass er von allen Führungsebenen des Unternehmens und seiner Abteilungen genutzt werden kann.

Um das Informationsarray zu organisieren, ist es notwendig, über einen geeigneten Klassifikator nachzudenken. Die im Array enthaltenen Informationen werden nach folgenden Kriterien klassifiziert:

2) Empfangsart;

3) Häufigkeit des Empfangs;

4) die Art der Anwendung im Managementprozess.

Je nach Bewegungsrichtung sind die Informationen unterteilt in:

1) eingehend;

2) mittel (intern);

3) kontaktfreudig.

Basierend auf der Häufigkeit des Eingangs wird unterteilt in:

1) kontinuierlich ankommend;

2) täglich;

3) wöchentlich;

4) monatlich usw.

Für jede Art von Informationen werden die angegebenen Zeiträume festgelegt.

Basierend auf der Art der Beteiligung am Managementprozess werden die Informationen unterteilt in:

1) regulatorisch;

2) Informationen;

3) geplant;

4) analytisch (operativ);

5) Berichterstattung.

3. Automatisierte Informationssysteme

3.1 Allgemeine Merkmale von AIS

1. AIS ist eine Reihe von Informationen, wirtschaftlichen und mathematischen Methoden und Modellen, technischen, Software-, technologischen Werkzeugen und Spezialisten, die für die Verarbeitung von Informationen und das Treffen von Managemententscheidungen bestimmt sind.

2. AIS ist ein miteinander verbundener Satz von Daten, Geräten, Software, Personal, Standards und Verfahren, der dazu dient, Informationen gemäß den Anforderungen, die sich aus den Zielen der Organisation ergeben, zu sammeln, zu verarbeiten, zu verteilen, zu speichern und auszugeben.

Funktionale und unterstützende Subsysteme

Ein automatisiertes Informationssystem verfügt über funktionale und unterstützende Subsysteme.

Ähnliche Dokumente

Analyse moderner Büroautomatisierungssysteme in Organisationen und elektronischer Dokumentenverwaltung, Merkmale ihrer Klassifizierung. Probleme der Automatisierung des elektronischen Dokumentenmanagements. Vorteile der Implementierung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems.

Kursarbeit, hinzugefügt am 15.01.2013


Dokumentarische Zusammenstellung, die die Tätigkeit der Veterinärverwaltung der Region Tjumen regelt. Modernes Büromanagementsystem. Ziele und Zielsetzungen der Automatisierung von Büroarbeits- und Dokumentenflussprozessen. Auswahl elektronischer Dokumentenmanagementsysteme.

Dissertation, hinzugefügt am 27.11.2013


Organisationsstruktur von CJSC Atomenergo. Grundprinzipien der Automatisierung der Dokumentationsunterstützung für das Management. Funktionen von Büroautomatisierungs- und Dokumentenflusssystemen. Architektur des AtomDoc-Systems und Struktur des elektronischen Dokuments.

Dissertation, hinzugefügt am 29.01.2013


Softwaresysteme für die Büroautomatisierung. Bewertung der Wirksamkeit der Implementierung elektronischer Dokumentenmanagementsysteme. Analyse des Büromanagementdienstes bei JSC „Tekhnoliga“. Erstellung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems auf Basis des EDMS „BOSS-Referent“.

Kursarbeit, hinzugefügt am 04.03.2015


Theoretische Aspekte der Organisation der Dokumentationsunterstützung für das Management in einer Gesundheitseinrichtung. Unterschiede zwischen Büroarbeit und Dokumentenfluss. Westliche Büroautomatisierungssysteme in Russland. Analyse des Dokumentationsflusses des Krankenhauses.

Dissertation, hinzugefügt am 01.06.2013


Vertrauliche Unterlagen: Wesen und Inhalt, Grundmuster und Prinzipien der Umsetzung, rechtliche Begründung und Bedeutung. Methodik und Standards zur Automatisierung von Dokumentenmanagementprozessen in einem Unternehmen.

Test, hinzugefügt am 04.06.2014


Analyse normativer Dokumente, die die Organisation der Büroarbeit regeln. Bewertung des Managementdokumentationsdienstes im Unternehmen. Entwicklung von Vorschlägen zur Automatisierung der Büroarbeit der Personalabteilung im Umfeld „HR SB“ LLC „ADSK“.

Dissertation, hinzugefügt am 12.12.2011


Automatisierung der Büroarbeit und des Dokumentenflusses im Unternehmen. Vorteile elektronischer Dokumentenmanagementsysteme. Zweck, Arten und Hauptfunktionen elektronischer Dokumentenmanagementsoftware. Besonderheiten und Philosophie der ITIL- und COBIT-Standards.

Kursarbeit, hinzugefügt am 05.02.2016


Dokumente, die die Organisation der Büroarbeit in der Organisation definieren. Die Hauptziele, Zielsetzungen und Funktionen des Unterstützungsdienstes für Managementdokumentation, seine Rechte und Pflichten. Analyse des Vorgehens zur Organisation der Büroarbeit am Beispiel von MTC Milcom LLC.

Zusammenfassung, hinzugefügt am 31.03.2015


Managementdokumentationsunterstützungsdienst und regulatorische Regulierung seiner Aktivitäten am Beispiel von Teploset LLC. Dokumente, die die Organisation der Büroarbeit eines Unternehmens regeln. Funktionen von Spezialisten für Dokumentenmanagementdienste.

Einführung

Die gegenwärtige Phase der gesellschaftlichen Entwicklung, die durch die Vertiefung der wirtschaftlichen Bindungen und die zunehmende gegenseitige Abhängigkeit der Staaten gekennzeichnet ist, bestimmt objektiv die kontinuierliche Zunahme der Rolle von Informationen im sozialen und technischen Prozess bei der Lösung globaler Probleme, mit denen die Menschheit zu Beginn des dritten Jahrtausends konfrontiert ist. Errungenschaften des wissenschaftlichen und technischen Fortschritts in vielen Bereichen, darunter auch in der Kommunikationsinformatik, haben die Möglichkeit zur praktischen Umsetzung der Idee der Bildung einer Informationsgesellschaft geschaffen.

Eine besondere Rolle in der zukünftigen Entwicklung der Gesellschaft kommt zukunftsträchtigen Informationstechnologien zu, die für eine höhere Produktionseffizienz und Arbeitseinsparungen sowie eine schnelle Verbreitung von Informationen und wissenschaftlichen Erkenntnissen sorgen. Heute sind sie der Kern und Katalysator des wissenschaftlichen und technischen Fortschritts; mit ihrer Hilfe werden die Probleme der Schaffung und Einführung neuer Technologien gelöst, die auf der Aktivierung und effektiven Nutzung der wichtigsten strategischen Ressource der Menschheit – der Information – basieren.

Das föderale Zielprogramm „Elektronisches Russland (2002-2010)“ besagt, dass die Entwicklung und breite Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien von entscheidender Bedeutung für die Steigerung der Effizienz von Wirtschaft, Staat und kommunaler Selbstverwaltung ist. Einer der Einsatzbereiche von Informations- und Kommunikationstechnologien bei der Tätigkeit von Regierungsbehörden, Organisationen und Unternehmen ist die „Entwicklung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems, Büroarbeits- und Dokumentenmanagementstandards“. Die Relevanz der Verbesserung der traditionellen Büroarbeit wird durch die Notwendigkeit effizienter Verwaltungsaktivitäten, die Beschleunigung des Dokumentenflusses in der Organisation und die Verringerung der Arbeitsintensität der Dokumentenverarbeitung bestimmt. Ein durch fortschrittliche Informationstechnologien erstelltes automatisiertes Büroarbeitssystem (im Folgenden als AS bezeichnet) soll die Effizienz der Verwaltung durch die Bildung eines einzigen dokumentierten Informationsraums steigern und Benutzern die Möglichkeit geben, überall und jederzeit effektiv mit Dokumenten zusammenzuarbeiten.

Die Hauptschwierigkeit bei der Erstellung, Implementierung und dem Betrieb automatisierter Records-Management-Systeme (nach Landesstandard ist das Synonym Dokumentationsunterstützung für das Management) entsteht durch die widersprüchlichen Anforderungen an die Informationsunterstützung seitens der verwaltungsbezogenen Nutzer. Zu den Benutzern zählen alle Subjekte, die Informationsunterstützungstools für die von ihnen benötigten sachlichen, dokumentarischen, analytischen und anderen Informationen nutzen und diese bei Managemententscheidungen verwenden.

Das Büromanagementsystem, das den Informationsbedarf der Benutzer befriedigt, muss die Erreichung folgender Ziele sicherstellen:

Steigerung der Effizienz und Rationalisierung der Arbeit von Regierungsbehörden, Organisationen oder Unternehmen;

Integration von Dokumentenunterstützungsprozessen für das Institutsmanagement im Rahmen eines einheitlichen Unternehmensinformationssystems;

Steigerung der Produktivität und Arbeitseffizienz des Managements und der Mitarbeiter staatlicher Stellen, Organisationen oder Unternehmen;

Integration von Informationsprozessen im Rahmen der Zusammenarbeit zwischen staatlichen Stellen, Organisationen und Unternehmen.

Die wichtigste Form der Informationspräsentation gegenüber dem Management ist ein Dokument. Die Hauptfunktion eines Managementdokuments besteht darin, die zentralisierten Aktivitäten der Organisation sicherzustellen. Mit Hilfe der Dokumentation erhalten Informationen die notwendigen Eigenschaften und erfüllen in Form von Dokumenten ihre Hauptaufgabe in Managementprozessen, indem sie Managementeinflüsse vom Subjekt auf das Kontrollobjekt übertragen und eine umgekehrte Reaktion signalisieren.

Das Hauptmerkmal der Branche für die Erstellung automatisierter Systeme ist die Konzentration der Komplexität in den Anfangsphasen der Anforderungsanalyse und des Entwurfs von Spezifikationen, während die Komplexität und Arbeitsintensität der nachfolgenden Phasen relativ gering ist. Tatsächlich handelt es sich hier um ein Verständnis dafür, was das zukünftige System tun wird und wie es funktionieren wird, um die an es gestellten Anforderungen zu erfüllen. Die Unbestimmtheit und Unvollständigkeit der Systemanforderungen, ungelöste Probleme und Fehler in den Phasen der Analyse und des Entwurfs führen in späteren Phasen zu schwierigen, oft unlösbaren Problemen und führen letztendlich zum Scheitern der gesamten Arbeit als Ganzes.

In der gesamten Organisation muss ein einheitliches System zur Benennung von Feldern und Attributen sowie zur Terminologie zur Beschreibung von Systemdaten gelten. Der Clou dabei ist, dass die meisten dieser Klassifikatoren jedem Begriff einen sich nicht wiederholenden Code zuordnen, der nur diesem Begriff entspricht.

1. Ziele und Wege zur Umsetzung automatisierter vorschulischer Bildungseinrichtungen

Im Rahmen dynamischer Reformen in Russland kommt es häufig zu Veränderungen in der Tätigkeitsrichtung staatlicher Stellen, Organisationen und Unternehmen (im Folgenden Organisationen genannt), die in der Regel zu einer Neuordnung ihrer Struktur führen. Die Einführung der Informationstechnologie hat den größten Effekt bei der Modernisierung der internen Struktur von Organisationen. Die wichtigste Umsetzungsstrategie ist die maximale Entwicklung der Kommunikation und die Entwicklung neuer Organisationsbeziehungen, die bisher wirtschaftlich nicht realisierbar waren. Die Produktivität der Organisationsstruktur steigt, da Datenarchive rational verteilt werden, die Informationsmenge, die über Systemkanäle zirkuliert, entfernt wird und ein Gleichgewicht zwischen der Effektivität jeder Führungsebene und der Menge der zu lösenden Aufgaben erreicht wird. Das System wird streng nach den Bedürfnissen und Fähigkeiten der Organisation erweitert und die Lücke zwischen Informations- und Organisationsstruktur wird beseitigt. Unter diesen Bedingungen steigt die Rolle der Effizienz und Qualität von Managemententscheidungen, daher ist das automatisierte Büromanagementsystem eine der wichtigsten Komponenten der Vorbereitung und Entscheidungsfindung.

Büroarbeit ist ein Tätigkeitszweig, der der Dokumentation und Organisation der Arbeit mit amtlichen Dokumenten dient. Dokumentationsunterstützung für das Management definiert ein System von Grundsätzen und Regeln, das unter Berücksichtigung der eingesetzten Informationstechnologien einheitliche Anforderungen an die Dokumentation, die Organisation der Arbeit mit Dokumenten und deren Archivierung im Managementprozess festlegt. Die Dokumentation von Managementaktivitäten ist ein geregelter Prozess zur Erstellung eines Dokuments (Inhaltsentwicklung, Design, Genehmigung, Genehmigung, Veröffentlichung) auf Papier oder anderen Medien, der seine Rechtskraft gewährleistet. Organisation der Arbeit mit Dokumenten, Schaffung eines optimalen Dokumentenflusses, Sicherstellung der Speicherung, Abrufbarkeit und Kontrolle der Ausführung von Dokumenten in den laufenden Aktivitäten der Institution.

Unter Dokumentenfluss versteht man die Bewegung von Dokumenten in einer Organisation vom Moment ihrer Erstellung oder ihrem Empfang bis zum Abschluss der Ausführung und des Versands. Dabei ist zu beachten, dass es sich bei der Büroarbeit um eine Reihe von Maßnahmen zur Sicherung der Vorschulerziehung handelt und beim Dokumentenfluss um die Bewegung von Dokumenten im Rahmen der Dokumentationsunterstützung für das Management.

AS DOU soll die Effizienz der Managementaktivitäten von Organisationen durch Automatisierung des gesamten Arbeitsspektrums mit Dokumenten steigern und soll folgende Hauptaufgaben lösen:

Dokumentation (Vorbereitung, Durchführung, Koordination, Genehmigung und Freigabe von Dokumenten);

Sicherstellung des Dokumentenflusses (Empfang, Registrierung, Organisation von Dokumenten und deren Projekten, Versand, Übertragung von Dokumenten und zur Archivierung);

Sicherstellung der Arbeit mit Dokumenten im Verwaltungsprozess (Ausführungskontrolle, Buchhaltung, Betriebsspeicherung, Organisation von Systemen zur Klassifizierung, Indexierung, Suche und Verarbeitung von Dokumenten; Schutz vor unbefugtem Zugriff; gemeinsame Nutzung von Dokumenten vorbehaltlich der erforderlichen Zugriffskontrolle; Gewährleistung der Entscheidungsprozess und Berichterstattung über Dokumente; Informationsdienste für Benutzer);

Automatisierung von Archivierungsverfahren, Archivierung und Vernichtung von Dokumenten, deren Lebenszyklus abgeschlossen ist (Umsetzung von Aufbewahrungsregeln, Bereitstellung von Suche und Nutzung; Überführung in staatliche Aufbewahrung oder Vernichtung von Archivdokumenten).

Ein automatisiertes Managementdokumentationssystem schafft einen einheitlichen Informationsraum, der Benutzern die Möglichkeit bietet, mit allen Dokumenten der Organisation zusammenzuarbeiten: ein- und ausgehende Korrespondenz, interne Organisations- und Verwaltungsmaterialien sowie begleitende Korrespondenz – über deren gesamten Lebenszyklus hinweg. Nach dem Ende des „aktiven Lebens“ von Dokumenten muss das System ihre Archivspeicherung aufrechterhalten oder Informationen über ihre Vernichtung oder Überführung in den staatlichen Speicher aufzeichnen.

Eine automatisierte Dokumentationsunterstützung für das Management in Organisationen können Sie wie folgt implementieren:

Beauftragen Sie die Entwicklung eines Systems, das direkt auf den Themenbereich der Organisation ausgerichtet ist, oder führen Sie diese selbst durch.

Kaufen Sie aus den auf dem russischen Markt angebotenen Programmen ein fertiges Ausleih- und Bestellsystem und passen Sie es an den Themenbereich der Organisation an.

... (auch durch Automatisierung der Dokumentationsunterstützung) sollte jedes Management auf die Lösung dieser Probleme achten. Der praktische Teil der Arbeit wurde auf der Grundlage des Amtes des Föderalen Registrierungsdienstes für die Region Belgorod durchgeführt und umfasste eine Untersuchung der Dokumentationsunterstützung in der Einrichtung, der Organisation ihrer Arbeit sowie eine Personalbefragung. ..

Wer er vorgibt zu sein und dass das Dokument bei der Zustellung nicht verändert wurde. Sobald wir über eine elektronische digitale Signatur sprechen, stellt sich sofort das Problem ihrer Verwendung. 2. Probleme bei der Verwendung elektronischer digitaler Signaturen In einem modernen, mit Computern ausgestatteten Unternehmen werden Dokumente elektronisch erstellt und übertragen, wobei die Notwendigkeit, Dokumente zu signieren, bestehen bleibt. ...

Durch die Schaffung einer rationalen Organisation, Formen und Methoden für die Arbeit mit Dokumenten und die Vereinheitlichung von Dokumenten. Die Beamten und Mitarbeiter der Dokumentationsunterstützungsabteilung der Zollabteilung von Kostroma sind dem Leiter der ADO unterstellt (dies ist aus dem vom Autor zusammengestellten Diagramm 1 ersichtlich): · Oberster staatlicher Zollinspektor der ADO: führt die Hauptfunktionen aus der Pressesprecher des Zolls und der Sekretär...

... : · Arbeitsorganisation; · Dokumentationsflussmanagement; · Koordination der Arbeitsarten mit Dokumenten; · Kontrolle über den Arbeitsablauf mit Dokumenten; · Organisation der Arbeit zur Dokumentationsunterstützung des Managements. Ziele des Dienstes der vorschulischen Bildungseinrichtung: · Verbesserung der Formen und Methoden der Arbeit mit Dokumenten; · Gewährleistung eines einheitlichen Dokumentationsverfahrens; · ...

DOKUMENTENFLUSS

Die Wahl eines automatisierten Informationssystems zur Dokumentationsunterstützung des Managements (AIS DOU) ist derzeit für viele inländische Organisationen und Unternehmen eine sehr dringende Aufgabe. Die meisten Veröffentlichungen zu diesem Thema widmen sich hauptsächlich den einzelnen funktionalen Vor- und Nachteilen verschiedener elektronischer Systeme. In der Regel berücksichtigen sie die Anforderungen des Automatisierungsobjekts selbst – Managementaktivitäten – nicht oder nicht vollständig. Wir werden versuchen, die Gesamtheit der wichtigsten Faktoren zu ermitteln, die bei der Auswahl eines AIS-DOW berücksichtigt werden müssen.

Ein solches System soll die Effizienz der Managementaktivitäten der Organisation durch Automatisierung des gesamten Arbeitsspektrums mit Dokumenten steigern und folgende Hauptaufgaben lösen:

Dokumentation (Vorbereitung, Durchführung, Koordination, Genehmigung und Freigabe von Dokumenten);

Sicherstellung des Dokumentenflusses der Organisation (Registrierung und Bewegung von Dokumenten und deren Projekten, Überwachung der Ausführung von Aufträgen zur Bearbeitung von Dokumenten, Ablage und Suche nach Dokumenten);

Archivspeicherung (Gewährleistung der Suche, Einhaltung der Regeln für die Aufbewahrung, Verwendung und Vernichtung von Archivdokumenten).

AIS DOU bildet einen einzigen Informationsraum, der Benutzern die Möglichkeit bietet, mit allen Dokumenten der Organisation zusammenzuarbeiten: ein- und ausgehende Korrespondenz, interne Organisations- und Verwaltungsmaterialien sowie begleitende Korrespondenz – über deren gesamten Lebenszyklus hinweg. Und nach dem Ende des „aktiven Lebens“ von Dokumenten muss das System ihre Archivspeicherung aufrechterhalten oder Informationen über ihre Vernichtung aufzeichnen.

Die Schaffung einzigartiger individueller Dokumentenmanagementsysteme gehört in Russland wie in den meisten anderen Ländern der Vergangenheit an. Wenn keine besonderen Anforderungen an das AIS DOW gestellt werden, reicht in der Regel eine reproduzierbare, anpassbare Software eines namhaften Herstellers vollkommen aus. Über diese Produkte werden wir weiter sprechen.

So analysieren und wählen Sie AIS DOW aus

Dabei ist zu beachten, dass jede einzelne Organisation aus unterschiedlichen Gründen zur Einführung solcher Systeme veranlasst ist, das gemeinsame Ziel jedoch in der Regel die Verbesserung der Managementeffizienz ist. Bei der Analyse bestimmter AIS-DOWs dürfen Sie Folgendes nicht aus den Augen verlieren:

Berücksichtigt das System die im Unternehmen eingesetzten Büromanagement- und Dokumentenmanagementtechnologien?

Unterstützt es die Verbreitung von Dokumenten, die sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form eingereicht werden?

Weist es eine ausreichende funktionale Vollständigkeit auf?

Verfügt es über akzeptable Leistungsmerkmale?

Natürlich ist es auch notwendig, die Kosten für die Anschaffung und den Betrieb eines AIS DOW zu berücksichtigen und den erwarteten wirtschaftlichen Effekt irgendwie abzuschätzen.

Wir sollten die spätere Wartung des Systems und die Aussichten für seine Entwicklung nicht vergessen. Hier müssen Sie genau auf das Entwicklerunternehmen achten:

Wie lange und wie tief hat sie sich auf dieses Themengebiet spezialisiert?

Wie viele seiner Systeme sind erfolgreich im Einsatz und wie sind die Kundenbewertungen?

Sind die Systemunterstützungskanäle ausreichend ausgebaut („Hotline“, Beratungen sowohl im Firmenbüro als auch vor Ort, Implementierungsservices etc.);

Wie sind die Aussichten für die Produktentwicklung?

Betrachten wir die oben genannten Kriterien zur Bewertung des AIS DOW genauer.

Buchhaltung für Büromanagementtechnik und Unternehmensführung

Unabhängig von der Form, in der Dokumente präsentiert werden, wird ihre Verarbeitung hauptsächlich durch den technologischen Prozess der Büroarbeit und den Dokumentenfluss im Unternehmen bestimmt. Eine Unterschätzung dieser Situation, die normalerweise von IT-Spezialisten einer Organisation begangen wird, die sich für ein AIS-DOW entscheidet, führt oft zu katastrophalen Folgen.

Es gab Fälle, in denen das ausgewählte und gekaufte AIS DOW anscheinend über alle erforderlichen Funktionen verfügte, der Implementierungsprozess jedoch äußerst kompliziert war oder aufgrund des Auftretens einer erheblichen Anzahl kleinerer Inkonsistenzen und Probleme, die nicht abgeschlossen werden konnten, überhaupt nicht abgeschlossen werden konnte über Systemeinstellungen beseitigt werden. Die Sache ist, dass die gekaufte Lösung ursprünglich für ein anderes Unternehmensmanagementsystem als das in dieser Organisation verwendete konzipiert wurde und für ihre erfolgreiche Implementierung nicht nur die Dokumentenflusstechnologie geändert werden musste, was möglich ist, wenn auch nicht immer, aber auch Unternehmensmanagementsystem.

Nicht jedes inländische Unternehmen ist dazu bereit, da es gezwungen ist, die in Russland verabschiedeten allgemeinen Managementregeln einzuhalten. Der Grund für viele Misserfolge bei der Umsetzung ausländischer AIS-Vorschulbildungseinrichtungen liegt darin, dass unser historisch etabliertes und durch gesetzliche und andere Regeln unterstütztes Managementsystem einfach nicht den westlichen Normen und Managementmethoden entspricht.

Die traditionelle russische Technologie für die Arbeit mit Dokumenten umfasst drei Hierarchieebenen: Manager, Büroverwaltungsdienst und Ausführende.

Führungskräfte treffen Entscheidungen über den weiteren Dokumentenverkehr, unterzeichnen oder bestätigen sie und analysieren Berichte über den Status der Dokumentenausführung. Sie ernennen Darsteller, legen Fristen für die Fertigstellung von Bühnen fest und treffen Beschlüsse.

Testamentsvollstrecker (Struktureinheiten) sind mit der Bearbeitung von Dokumenten beschäftigt; Bereiten Sie ausgehende Materialien vor und interagieren Sie bei Bedarf mit anderen Künstlern. Dokumente von der Geschäftsführung unterzeichnen und zur weiteren Beförderung an den Büroverwaltungsdienst weiterleiten; Erhalten Sie Erinnerungen über bevorstehende oder ablaufende Fristen; Bericht an den Büroverwaltungsdienst über den Status der Dokumentenausführung.

Der Records Management Service empfängt und registriert Dokumente, gibt zunächst Daten in das System ein, fördert Dokumente in der gesamten Organisation, verteilt sie nach außen, überwacht die Umsetzung von Beschlüssen, erstellt verschiedene Berichte über den Stand der Ausführung von Dokumenten, stellt sie aus und übermittelt sie an die Archiv. Für die Organisation der Dokumentationsunterstützung der Geschäftsführung ist der Büromanagementdienst unmittelbar zuständig.

In vielen Industrieländern gibt es in Unternehmen keinen spezialisierten Büromanagementdienst und der technologische Prozess unterscheidet sich erheblich von dem in Russland. Jeder Mitarbeiter nutzt sein individuelles Abrechnungsformular. Die ausübenden Künstler lösen entsprechend ihren Vorrechten viele Probleme hauptsächlich auf horizontaler Ebene, ohne Beteiligung des Managements.

Systeme, die auf dieser Technologie basieren, eignen sich besser für die Arbeit mit elektronischen Dokumenten: Die Berücksichtigung der Bewegung von Papiermedien ist minimal oder fehlt ganz.

Unterstützung für Papier- und elektronische Medien

Dokumente, die in einer modernen Organisation zirkulieren, liegen in der Regel in zwei Formen vor: in traditioneller Papierform und in elektronischer Form. Der Übergang zu papierlosen Technologien wird sowohl durch den bestehenden Rechts- und Regulierungsrahmen als auch durch etablierte Regeln und Gewohnheiten eingeschränkt. Darüber hinaus sind diese Regeln und Gewohnheiten gerade die konservativsten und ändern sich viel langsamer als die Möglichkeiten moderner Informationstechnologie.

Offensichtlich wird es in den technologischen Ketten der Verarbeitung elektronischer Dokumente noch lange Zeit Phasen geben, in denen diese Dokumente in Papierform übersetzt werden. Es ist kein Geheimnis, dass Unternehmensmanager es oft vorziehen, mit Papieren zu arbeiten. Darüber hinaus erfolgt der Austausch von Dokumenten zwischen Organisationen und deren Übergabe an Staatsarchive auch in Papierform.

Daher muss bei der Auswahl eines AIS DOW unbedingt darauf geachtet werden, welche technologischen Ketten des bestehenden Dokumentenflusses vollständig in elektronische Form überführt werden können und welche nicht.

Ideal wäre es natürlich, wenn die am Markt angebotenen Systeme sowohl den Papier- als auch den elektronischen Dokumentenfluss gleichermaßen gut und vollständig unterstützen würden. Leider gibt es solche Systeme nicht, und daher muss man bei der Auswahl eines automatisierten Systems, insbesondere unter denen, die als elektronische Dokumentenmanagementsysteme positioniert sind, sehr sorgfältig prüfen, ob es über Eigenschaften verfügt, die bei Bedarf die Arbeit mit Papierdokumenten gewährleisten sollen.

Funktionale Vollständigkeit des Systems

Ein modernes automatisiertes Informationssystem für vorschulische Bildungseinrichtungen soll die Erfüllung grundlegender Funktionen gewährleisten wie:

Registrierung eingehender, ausgehender und interner Unterlagen;

Versenden von Dokumenten an die Testamentsvollstrecker zusammen mit den entsprechenden Anweisungen und Überwachung des Fortschritts bei der Ausführung der Anweisungen;

Abschreiben von Dokumenten zur Verwendung;

Übertragen von Fällen an das Unternehmensarchiv und Pflege des Archivs;

Erstellung von Dokumenten- und Weisungsentwürfen und Durchführung von Verfahren zu deren Koordinierung und Genehmigung;

Suchen Sie nach einer beliebigen Kombination von Parametern und erstellen Sie eine Vielzahl von Zusammenfassungen und Berichten.

Die Zusammensetzung der Funktionen und ihre Implementierung in jedem einzelnen AIS DOW können erheblich variieren. Bei der Auswahl eines Produkts sollten Sie die Fähigkeiten jedes einzelnen Produkts sorgfältig und gründlich prüfen.

Da die Anforderungen an die Eigenschaften des Systems bei der Lösung ähnlicher Probleme in verschiedenen Abteilungen derselben Organisation erheblich variieren können, ist eine wichtige Qualität des AIS DOW seine funktionale Vollständigkeit.

Bei der Analyse der Funktionalität ist es notwendig, die primären Bedürfnisse zukünftiger Benutzer des Systems von prinzipienlosen Bedürfnissen zu trennen, die hauptsächlich aus Angst vor Veränderungen und anderen psychologischen Gründen entstehen. Die Praxis zeigt, dass sich Benutzer nach einer Eingewöhnungsphase an die Arbeit unter neuen Bedingungen in der Regel erfolgreich anpassen und das System dann als notwendiges Werkzeug für ihre täglichen Aktivitäten betrachten.

Blockdiagramm der AIS-Vorschulbildungseinrichtung der Organisation

Leistungsmerkmale

Die Betriebseigenschaften des AIS DOW sind eines der wichtigsten Kriterien für seine Auswahl, und bei deren Bewertung ist es ratsam, auf die folgenden Eigenschaften des Systems zu achten:

Einfache Inbetriebnahme;

Skalierbarkeit;

Beschränkung des Benutzerzugriffs und Gewährleistung des Schutzes vor unbefugtem Zugriff auf Dokumente und Systemfunktionen;

Die Bedeutung der Protokollierungsarbeit;

Anpassungsfähigkeit;

Verfügbarkeit von Verwaltungs- und Zuverlässigkeitsmechanismen.

Lassen Sie uns ausführlicher über diese Eigenschaften sprechen.

Inbetriebnahme des Systems. Bei der Auswahl eines Systems müssen statistische Daten zum Zeitpunkt seiner Inbetriebnahme durch andere Verbraucher berücksichtigt und die Zusammensetzung der für seine Entwicklung erforderlichen Maßnahmen geklärt werden. Eine dieser Aktivitäten ist die Anwenderschulung, die in der Regel mit der Wahrnehmung aktueller beruflicher Aufgaben verbunden ist. Daher ist es äußerst wünschenswert, dass das AIS von vorschulischen Bildungseinrichtungen neben der Arbeit mit der Betriebsdatenbank der Organisationsdokumente auch die Arbeit mit ihrer Schulungsdatenbank ermöglicht, die zur Schulung aller interessierten Mitarbeiter verwendet wird.

Natürlich sollte ein modernes AIS DOW über eine benutzerfreundliche Benutzeroberfläche verfügen, die den Schnittstellen der gängigsten Tools zum Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten (insbesondere Microsoft Office) möglichst nahe kommt.

Bei der Registrierung sollten Sie die Regeln zur Nummerierung verschiedener Dokumentengruppen beachten. Da während der Inbetriebnahme des Systems bestimmte Bereiche der Dokumentenverarbeitung möglicherweise nicht von der Automatisierung abgedeckt werden, ist es wünschenswert, dass das System zumindest zunächst zusammen mit dem neuen die bisherige Nummerierungsreihenfolge der Dokumente beibehält.

Da das implementierte AIS DOW in vielen Fällen das bestehende Dokumentenbuchhaltungssystem ersetzt, wird der Import retrospektiver Daten in dieses zu einer dringenden Aufgabe.

Skalierbarkeit. Mit der Zeit nimmt die Zahl der Arbeitsplätze im System sukzessive zu. Normalerweise werden sie zunächst an den Orten installiert, an denen Dokumente registriert werden, und dann werden verschiedene Abteilungen nach und nach automatisiert. Daher sollte der gewählte AIS DOW die Möglichkeit bieten, die Anzahl der Arbeitsplätze in einem weiten Bereich zu erhöhen.

Beschränkung des Benutzerzugriffs und Gewährleistung des Schutzes vor unbefugtem Zugriff auf Dokumente und Systemfunktionen. Das automatisierte Informationssystem der vorschulischen Bildungseinrichtung muss den differenzierten Zugriff der Mitarbeiter einzelner Abteilungen sowohl direkt auf die Texte von Dokumenten oder deren Karten als auch auf alle Stufen, einschließlich der Beschlussfassung durch Führungskräfte und der Erstellung von Berichten durch Testamentsvollstrecker, gewährleisten . Zusätzlich zur Benutzerauthentifizierung ist die Unterstützung mehrerer Zugriffsebenen (z. B. Anzeigen, Bearbeiten, Erstellen, Löschen, Drucken usw.) erforderlich, die in Bezug auf jedes Dokument (und sogar Felder in der Registrierungskarte) definiert werden sowie Rollengruppen mit unterschiedlichen Befugnissen (z. B. Gruppen von Abteilungsleitern).

Wenn es sich bei AIS DOU um ein geografisch verteiltes System handelt, ist es wünschenswert, dass es für den Austausch von Dokumenten über offene Kommunikationskanäle über integrierte und FAPSI-zertifizierte digitale Signatur- und Verschlüsselungstools verfügt.

Protokollierung der Benutzeraktivität. Durch die Protokollierung können Sie den gesamten Verlauf eines Dokuments verfolgen (wer hat es wann erstellt, bearbeitet, angezeigt, gedruckt usw.) und ermöglicht die Lösung von Konfliktsituationen, wenn mehrere Benutzer gemeinsam daran arbeiten.

Anpassungsfähigkeit. Aus verschiedenen Gründen ändert das Unternehmen von Zeit zu Zeit die Nomenklatur der Geschäfte, die Struktur und die Zusammensetzung der Abteilungen. Das System muss in der Lage sein, diese Änderungen zu unterstützen und gleichzeitig die Informationen über zuvor verarbeitete Dokumente intakt zu halten.

Verwaltung und Zuverlässigkeitssicherung. AIS DOW-Verwaltungstools, mit denen Sie Benutzerrollenbefugnisse in Bezug auf Dokumente und Funktionen des Systems zuweisen und ändern können, müssen in der Lage sein, es entsprechend der sich ständig ändernden Organisationsstruktur anzupassen. Es ist wünschenswert, dass sich die Wirkung solcher Einstellungen nicht nur auf einzelne Dokumente erstreckt, sondern auch auf deren Gruppen, die teilweise eine komplexe hierarchische Struktur aufweisen. Um analytisch mit Dokumenten zu arbeiten, sind Tools unverzichtbar, die es ermöglichen, Dokumente verschiedenen Themen zuzuordnen und nach bestimmten Kriterien zu klassifizieren.

Die wichtigsten Merkmale der Widerstandsfähigkeit eines AIS DOW gegenüber unvermeidlichen Ausfällen und Ausfällen sind: die Unabhängigkeit der Arbeitsstationen voneinander, die Wiederherstellungszeit einer Sitzung nach ihrer abnormalen Beendigung, die Verfügbarkeit von Mitteln zur Gewährleistung der Datenintegrität und -sicherung .

AIS DOW auf dem russischen Markt vorgestellt

Die Abbildung zeigt in seiner allgemeinsten Form das Blockdiagramm des AIS DOW. Es kann eine zwei- oder dreistufige Architektur haben.

Mittlerweile sind in der Russischen Föderation drei Klassen von AIS-DOW-Lösungen weit verbreitet:

1) Systeme, die von russischen Unternehmen auf Basis industrieller DBMS entwickelt wurden („Delo“ von Electronic Office Systems, LanDocs von Lanit, OPTIMA-WorkFlow von Optima, „Kodeks“ vom Computer Development Center, „Cinderella“ von Scientific and Technological Zentrum des Entwicklungsinstituts Moskau usw.);

2) Russifizierte Versionen beliebter westlicher Produkte (Documentum 4i von Documentum, DOCS Open von Hummindbird, Lotus Domino/Notes von IBM, DocuLive von Siemens usw.);

3) Systeme, die von russischen Unternehmen auf der Lotus Notes-Plattform erstellt wurden (CompanyMedia von InterTrust, BOSS-Referent von IT, Eskado von Interprokom LAN usw.).

Laut dem im Februar 2000 veröffentlichten IDC-Bericht über den europäischen Markt für Dokumentenmanagementsysteme war Documentum 4i Ende 1998 mit einem Marktanteil von 11,1 % führend. Danach folgten (von den in der Russischen Föderation vorgestellten Systemen) Lotus (nur Domino.Doc) mit 4 % und DOCS Open mit 3 %.

Bei der Umfrage belegten die Besucher der Management 2000-Ausstellung die Produkte Lotus Notes und Delo auf Platz eins.

Wir haben versucht, die Hauptmerkmale der beliebtesten Systeme tabellarisch darzustellen: „Delo“, Documentum 4i, CompanyMedia, „BOSS-Referent“ und LanDocs.

Es erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder erschöpfende Analyse des Marktes und der Merkmale der verglichenen Systeme. Sie alle werden ständig weiterentwickelt und verbessert, und das Fehlen bestimmter Eigenschaften zum Zeitpunkt des Verfassens dieses Artikels ist keineswegs ein endgültiges Urteil.

Es scheint uns, dass der heimische Markt für AIS DOW noch lange nicht gesättigt ist. Da sich moderne Informationstechnologien viel schneller entwickeln als Unternehmensmanagementsysteme verbessert werden, können jederzeit neue AIS-DOWs auf den Markt kommen, die über einen viel größeren Funktionsumfang verfügen und auf eine Vielzahl von Anwendungen ausgerichtet sind. Dennoch werden die oben genannten Kriterien für die Systemauswahl offenbar noch eine ganze Weile relevant bleiben.

Vergleichende Eigenschaften von AIS DOW

Der effektive Einsatz der Unternehmenbasiert auf ihrer Konsolidierung in regulatorischen Dokumenten und dem Vorhandensein „schriftlicher Regeln“ für die Arbeit der Mitarbeiter. Gleichzeitig ist zu beachten, dass die Fragen der regulatorischen und methodischen Unterstützung umso mehr Aufmerksamkeit erfordern, je umfangreicher und multifunktionaler die Automatisierung des Dokumentenflusses implementiert wird.

Manchmal wird die Notwendigkeit, neue Arbeitsabläufe in den Organisations- und Verwaltungsdokumenten der Organisation zu konsolidieren, unterschätzt. Die Logik der Argumentation in diesem Fall sieht etwa so aus: Die Automatisierung wurde bereits durchgeführt, es wurden jedoch keine anderen Dokumente als Anweisungen für die Büroarbeit genehmigt. Heute ändert sich die Situation, da, wie oben erwähnt, ein Übergang zu qualitativ neuen Computersystemen stattgefunden hat.

Zweifellos, Anweisungen zur Büroarbeit - Dies ist das Hauptdokument, das die Organisation und Technologie der Arbeit mit Dokumenten, auch unter Automatisierungsbedingungen, definiert, obwohl festgestellt werden kann, dass in der Praxis von Unternehmen und Organisationen, insbesondere denen, die im letzten Jahrzehnt gegründet wurden, auch andere Ansätze zu finden sind . Beispielsweise löst ein Unternehmen Probleme zur Optimierung seiner Arbeit. Gleichzeitig wird die Beseitigung von Mängeln in der Organisation der Büroarbeit und des Dokumentenflusses in einem Unternehmen nur in Bezug auf bestimmte Aufgaben (oder, wie man heute häufiger sagt, auf Geschäftsprozesse) betrachtet. Die vorgeschlagenen Arbeitsabläufe sind in den Beschreibungen der Geschäftsprozesse enthalten, es handelt sich jedoch nicht um neue Anweisungen für die Büroarbeit. Bei allem Nutzen der Optimierung einzelner Geschäftsprozesse sollte man aber auch die allgemeinen Fragen der Organisation vorschulischer Bildungseinrichtungen im Gesamtunternehmen im Auge behalten.

Gleichzeitig gehen Inhalt und Art der Arbeit in einer Unternehmenstechnologieumgebung über die traditionelle Büroarbeit und die traditionellen Büroarbeitsanweisungen (das Verfahren zum Anschließen von Benutzern an das System, das Führen von Verzeichnissen, das Arbeiten mit elektronischen Dateien usw.) hinaus. Wenn solche Fragen in der Büroarbeitsanweisung enthalten sind, kann es passieren, dass ein mehrseitiges Dokument mit heterogenen Informationen entsteht, dessen Name nicht mit seinem Inhalt übereinstimmt. Daher erscheinen normative und methodische Dokumente mit anderen Namen (z. B. „Anleitung zur Dokumentationsunterstützung der Geschäftsführung“ ), wobei die Besonderheiten der Arbeit in Unternehstärker berücksichtigt werden.

Für ein bestimmtes automatisiertes System erstellen dessen Entwickler "Bedienungsanleitung". Dieses Dokument kann jedoch auch nicht alle Anforderungen im Zusammenhang mit der Regulierung des Dokumentenflusses erfüllen. Das „Benutzerhandbuch“ fungiert eher als Referenzhandbuch, als Leitfaden für das System. In der Regel werden darin alle möglichen Bedienvorgänge beschrieben und bei Änderungen an der Software kann eine Überarbeitung des Benutzerhandbuchs erforderlich sein. Die Regulierung der Funktionen bestimmter Kategorien von Mitarbeitern erfordert die Verankerung in Organisations- und Verwaltungsdokumenten, in denen die Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter für die Ausführung bestimmter Funktionen und Vorgänge in einem automatisierten System festgelegt werden müssen (z. B. Beschlüsse einführen und die Übertragung eines Dokuments notieren, formalisieren). und thematische Verknüpfungen von Dokumenten, Anhängen an die Dokumentendatei einer elektronischen Karte usw.). Anforderungen dieser Art sind eher administrativer Natur und werden daher im „Benutzerhandbuch“ wahrscheinlich nicht angemessen sein.

Es ist nicht immer bequem, sich mit solchen Anforderungen zu überladen Berufsbeschreibungen Arbeitnehmer, da diese Anforderungen für alle Benutzer des automatisierten Systems einheitlich sein können. Darüber hinaus gibt es Sachverhalte, die nicht durch Stellenbeschreibungen oder Büroarbeitsanweisungen geregelt sind.

Daher besteht die Notwendigkeit, ein spezielles regulatorisches und methodisches Dokument für die Arbeit mit dem Dokumentenmanagementsystem des Unternehmens zu erstellen. Es können gesonderte, aber hinsichtlich der Anforderungen miteinander verbundene Dokumente zur Regelung der Arbeit des vorschulischen Bildungseinrichtungsdienstes und der Strukturgliederungen erlassen werden, da sich die Funktionen der Systemnutzer unterscheiden.

Beachten wir die Fragen, die im Zusammenhang mit der Implementierung eines umfassenden Automatisierungssystems für vorschulische Bildungseinrichtungen einer Regulierung bedürfen.

Allgemeine Bestimmungen zum Einsatz eines umfassenden Automatisierungssystems für vorschulische Bildungseinrichtungen Zweck des Systems; Verfahren zur Installation von Client-Sitzen; Regulierung des Zugriffs auf die Datenbank; die Rolle des Dienstes der vorschulischen Bildungseinrichtung im Zusammenhang mit der Nutzung eines integrierten Systems zur Automatisierung der vorschulischen Bildungseinrichtung; Anforderungen an die Schulung von Benutzern eines integrierten Vorschulautomatisierungssystems.

Kategorien von Dokumenten, die im integrierten Vorschulautomatisierungssystem verarbeitet werden: Klassifizierung von Dokumenten in Bezug auf die Besonderheiten der Organisation; Abgrenzung der Funktionen zur Registrierung bestimmter Dokumentenkategorien; Arten von Dokumenten, für die die elektronische Dateiübertragung verwendet wird, und Anforderungen an die Darstellung von Informationen; Kategorien der zu scannenden Dokumente.

Arten der Arbeit mit Dokumenten: Liste der Arten der Arbeit an eingehenden, ausgehenden und internen Dokumenten für den Dienst der vorschulischen Bildungseinrichtung und die Strukturabteilungen; Anforderungen an das Ausfüllen der Daten elektronischer Dokumentenkarten und die Durchführung grundlegender Vorgänge; Arbeit der Darsteller mit Dokumenten; Kontrolle über die Ausführung von Aufträgen; das Verfahren zur Übermittlung von Papierdokumenten und deren elektronischen Bildern zur Ausführung.

Überwachung des korrekten Ausfüllens von Informationsfeldern: Organisation der Kontrolle über das korrekte Ausfüllen der Daten elektronischer Dokumentenkarten und die Durchführung grundlegender Vorgänge; Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter bei der Feststellung von Abweichungen von Standardarbeitsabläufen in einem automatisierten System (Übergabe eines Dokuments entspricht nicht der Standardtechnologie oder Feststellung falsch eingegebener Informationen); Verfahren zur Korrektur fehlerhafter Benutzeraktionen.

Pflege von Nachschlagewerken für ein integriertes Vorschulautomatisierungssystem: Organisation der Führung von Systemverzeichnissen (Klassifikatoren) und Verfahren zur Vornahme von Änderungen (z. B. in Verzeichnissen der Struktur und der Beamten der Organisation, Korrespondenten, Dokumententypen usw.); Anforderungen zum Ausfüllen von Informationsfeldern von Klassifikatoren.

Grundfunktionen und Rechte von Systemtechnikern (Administratoren): Einrichtung des Systems gemäß den Anforderungen zur Organisation des Dokumentenflusses und der aktuellen Struktur der Organisation; Pflege von Systemverzeichnissen; Systemwartung und Interaktion mit technischen Supportdiensten; mit Benutzern arbeiten; Mitwirkung an organisatorischer und methodischer Arbeit; verpflichtende Unterweisung durch Systemtechniker (Administratoren) zur Bedienung des Systems.

Diese Liste spiegelt Fragen recht allgemeiner Natur wider. Die Praxis der letzten Jahre hat die Stabilität dieser Problematik gezeigt, mit der Unternehmen verschiedener Branchen bei der Implementierung von Dokonfrontiert sind. Die Liste erhebt jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit und ihr spezifischer Inhalt hängt sowohl von den Besonderheiten der Organisation als auch von den Fähigkeiten der implementierten Technologie ab.

Aus der obigen Liste wird deutlich, dass zu den wichtigsten Fragen der regulatorischen und methodischen Unterstützung des Einsatzes eines integrierten Automatisierungssystems für vorschulische Bildungseinrichtungen auch die Definition der Funktionen eines Systemtechnologen gehört, d.h. ein Spezialist, der die Anwendungsverwaltung des Systems durchführt, es für eine bestimmte Dokumentenflusstechnologie einrichtet und dadurch die Arbeit anderer Benutzer sicherstellt. Ohne diese Art von Spezialisten ist der Einsatz eines umfassenden Automatisierungssystems für vorschulische Bildungseinrichtungen nicht möglich. Daher ist es wichtig, dass es mindestens zwei davon gibt (damit bei Fehlen einer davon jemand da ist, der aktuelle Probleme löst). In Organisationen, die ein umfassendes Vorschulautomatisierungssystem implementieren, variieren die Verantwortlichkeiten dieser Art von Spezialisten mittlerweile.

Erstens werden die Aufgaben von Systemtechnologen sowohl Spezialisten der Vorschulerziehungsdienste als auch Spezialisten der Inanvertraut. Unserer Meinung nach ist es möglich, beide Optionen oder sogar beide (einen Technologen aus dem Dienst der vorschulischen Bildungseinrichtung und einen anderen aus der Abteilung für Informationstechnologie) zu nutzen. Die einzige Frage ist die Qualifikation der Fachkräfte, und zwar nicht nur in ihrer Computerausbildung, sondern auch in ihren Kenntnissen über das Fachgebiet der vorschulischen Bildungseinrichtung.

Zweitens werden den Mitarbeitern häufig zusätzlich zu den bestehenden Verantwortlichkeiten auch die Funktionen von Systemtechnologen übertragen. Diese Option ist akzeptabel, es ist jedoch wichtig, dass eine sinnvolle Kombination gefunden wird. Darüber hinaus erweitert sich in großen Organisationen mit zunehmendem Umfang der Nutzung des Unterneauch der Tätigkeitsbereich des Systemtechnologen.

Nachfolgend finden Sie eine ungefähre Liste der Funktionen eines Systemtechnologen, die bei der Verteilung spezifischer Verantwortlichkeiten zwischen Mitarbeitern verwendet werden können.

Arbeiten mit Benutzern:

o Teilnahme an der Schulung neuer Benutzer des integrierten Vorschulautomatisierungssystems;

o Studium neuer Softwareversionen und Vermittlung von Technologieänderungen an Benutzer des integrierten Vorschulautomatisierungssystems;

o Konsultationen mit Benutzern über die Funktionsweise eines integrierten Vorschulautomatisierungssystems;

o Korrektur fehlerhafter Benutzeraktionen.

Verzeichnisse pflegen integriertes Automatisierungssystem für vorschulische Bildungseinrichtungen :

o Anbindung neuer Benutzer an die Arbeit im System (Pflege eines Benutzerverzeichnisses);

o Führung eines Verzeichnisses von Organisationen und Überprüfung der Richtigkeit der Eingabe von Informationen in dieses Verzeichnis durch Benutzer des integrierten Vorschulautomatisierungssystems;

o systematische Einführung von Änderungen im Verzeichnis der Organisationsstruktur und der Beamten;

o Führung des Verzeichnisses „Nomenklatur der Fälle“;

o Eingabe von Informationen in andere Verzeichnisse, die im integrierten Vorschulautomatisierungssystem verfügbar sind.

Einrichtung und Wartung integriertes Automatisierungssystem für vorschulische Bildungseinrichtungen:

o Einrichtung des Systems für die aktuelle Organisationsstruktur und Dokumentenflusstechnologie (in Zusammenarbeit mit dem Leiter des Vorschulerziehungsdienstes);

o Kontrolle über die Einhaltung der technologischen Disziplin;

o Kontrolle der persönlichen Einstellungen der Benutzer;

o Abrechnung von Systemausfällen, Information des Entwicklers über aufgezeichnete Fehler beim Betrieb der Software;

o gemeinsam mit dem Leiter des Vorschulerziehungsdienstes und dem Systemadministrator Vorschläge zur Verbesserung der Software erarbeiten.

Organisatorische und methodische Arbeit:

o Teilnahme an der Entwicklung von Dokumenten, die die Arbeit der Benutzer eines integrierten Vorschulautomatisierungssystems regeln;

o Teilnahme an Inspektionen der Arbeitsorganisation mit Dokumenten und Einsatz eines integrierten Automatisierungssystems für vorschulische Bildungseinrichtungen in Strukturabteilungen;

o Teilnahme an Veranstaltungen des Dienstes der vorschulischen Bildungseinrichtung zur Verbesserung der Organisation der Büroarbeit und des Dokumentenflusses in der Einrichtung.

Im Allgemeinen kann das System der Unternehmensregulierung vorschulischer Bildungseinrichtungen derzeit Folgendes umfassen:

o Organisations- und Verwaltungsdokumente, die von der Leitung der Organisation unterzeichnet oder genehmigt wurden und für die Verwendung durch alle Strukturabteilungen verbindlich sind (z. B. eine Anordnung zur Implementierung des Systems; das Verfahren zur Installation von Kundenplätzen; ein Zeitplan für die Anbindung von Abteilungen; ein vorübergehendes Verfahren für die Zeit des Probebetriebs des Systems; das Verfahren (Regelungen) für die Arbeit mit Dokumenten nach der dauerhaften Inbetriebnahme des Systems; Anweisungen für Büroarbeiten und andere Dokumente);

o organisatorische und methodische Dokumente, die von Fachabteilungen (Vorschulerziehungsdienst, Informatisierungsabteilung usw.) erstellt wurden, Empfehlungen zur Arbeitstechnologie, einschließlich spezifischer Geschäftsprozesse;

o Informations-, Methoden- und Referenzmaterialien, einschließlich im Intranet der Organisation veröffentlichter Informationen, Standard-Computerformulare und Dokumentvorlagen.

Der letzte Umstand verdient besondere Aufmerksamkeit, da die Entwicklung neuer Informationstechnologien zu einer weiteren Chance geführt hat, die für die Unternehmensregulierung vorschulischer Bildungseinrichtungen wichtig ist. Unter modernen Bedingungen wird der Einsatz von Internettechnologien und Informations- und Referenzsystemen zu einem wesentlichen Element der Informationsunterstützung für Mitarbeiter in Fragen der Vorschulerziehung und des Einsatzes eines betrieblichen Dokumentenmanagementsystems. Mit dieser Arbeitsform ist es möglich, nicht nur konkrete Fragen zur Organisation und Technik des Dokumentenflusses zu beantworten, sondern diese Informationen gleichzeitig auch schnell allen Nutzern des Intranet-Netzwerks der Organisation zur Kenntnis zu bringen.

Zu den betrachteten Fragen der regulatorischen und methodischen Unterstützung unter den Bedingungen der Automatisierung ist es wichtig hinzuzufügen, dass die Unternehmensregulierung vorschulischer Bildungseinrichtungen mit dem Einsatz nicht nur regulatorischer Methoden, sondern auch Komponenten der Unternehmenskultur verbunden ist.

Die Unternehmenskultur ist genau das, was einzelne Elemente der Führung einer Organisation, einschließlich des Teams ihrer Mitarbeiter, „verklebt“ oder sogar „zementiert“. Daher ist eine der Funktionen der Unternehmenskultur, die auch bei der Organisation der Arbeit mit Dokumenten wichtig ist, regulatorischer Natur, d.h. Bildung und Kontrolle von Verhaltensformen, die für eine bestimmte Organisation charakteristisch sind und in einigen Fällen den Einsatz administrativer Einflussnahme ergänzen oder ersetzen. Menschen sind Träger der Unternehmenskultur. Aber eine etablierte Unternehmenskultur erhält eine eigenständige Bedeutung und wird zum Attribut der Gesamtorganisation, zum Mittel der Unternehmensidentifikation.

Die Bildung einer Unternehmenskultur bedeutet nicht, dass es innerhalb der Organisation keine Subkulturen gibt. Die vorherrschende Kultur drückt die von der Mehrheit geteilten Grundwerte aus. Subkulturen treten in der Regel in größeren Organisationen auf und bilden sich auf der Grundlage der spezifischen Funktionen der Abteilungen (funktionale Dienste), der örtlichen Gegebenheiten (territoriale Zweigstellen), der Merkmale der Teamstruktur und der Zusammensetzung der Mitarbeiter. Eine andere Option ist ebenfalls möglich: Es gibt keine vorherrschende Kultur in der Organisation (oder sie hat sich noch nicht gebildet), aber es gibt separate, unterschiedliche Subkulturen. In diesem Fall lässt der organisatorische Zusammenhalt und manchmal auch die Kontrollierbarkeit der gesamten Organisation zu wünschen übrig. Die Einführung eines unternehmensweiten Dokumentenmanagementsystems, das eine verbindende Rolle spielen soll, schafft die Voraussetzungen dafür, den Grad der Interaktion zwischen Strukturbereichen zu erhöhen und die für die Gesamtorganisation charakteristischen Merkmale des Arbeitsstils und der Geschäftskontakte zu entwickeln.

Einführung

Die gegenwärtige Phase der gesellschaftlichen Entwicklung, die durch die Vertiefung der wirtschaftlichen Bindungen und die zunehmende gegenseitige Abhängigkeit der Staaten gekennzeichnet ist, bestimmt objektiv die kontinuierliche Zunahme der Rolle von Informationen im sozialen und technischen Prozess bei der Lösung globaler Probleme, mit denen die Menschheit zu Beginn des dritten Jahrtausends konfrontiert ist. Errungenschaften des wissenschaftlichen und technischen Fortschritts in vielen Bereichen, darunter auch in der Kommunikationsinformatik, haben die Möglichkeit zur praktischen Umsetzung der Idee der Bildung einer Informationsgesellschaft geschaffen.

Eine besondere Rolle in der zukünftigen Entwicklung der Gesellschaft kommt zukunftsträchtigen Informationstechnologien zu, die für eine höhere Produktionseffizienz und Arbeitseinsparungen sowie eine schnelle Verbreitung von Informationen und wissenschaftlichen Erkenntnissen sorgen. Heute sind sie der Kern und Katalysator des wissenschaftlichen und technischen Fortschritts; mit ihrer Hilfe werden die Probleme der Schaffung und Einführung neuer Technologien gelöst, die auf der Aktivierung und effektiven Nutzung der wichtigsten strategischen Ressource der Menschheit – der Information – basieren.

Das föderale Zielprogramm „Elektronisches Russland (2002-2010)“ besagt, dass die Entwicklung und breite Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien von entscheidender Bedeutung für die Steigerung der Effizienz von Wirtschaft, Staat und kommunaler Selbstverwaltung ist. Einer der Einsatzbereiche von Informations- und Kommunikationstechnologien bei der Tätigkeit von Regierungsbehörden, Organisationen und Unternehmen ist die „Entwicklung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems, Büroarbeits- und Dokumentenmanagementstandards“. Die Relevanz der Verbesserung der traditionellen Büroarbeit wird durch die Notwendigkeit effizienter Verwaltungsaktivitäten, die Beschleunigung des Dokumentenflusses in der Organisation und die Verringerung der Arbeitsintensität der Dokumentenverarbeitung bestimmt. Ein durch fortschrittliche Informationstechnologien erstelltes automatisiertes Büroarbeitssystem (im Folgenden als AS bezeichnet) soll die Effizienz der Verwaltung durch die Bildung eines einzigen dokumentierten Informationsraums steigern und Benutzern die Möglichkeit geben, überall und jederzeit effektiv mit Dokumenten zusammenzuarbeiten.

Die Hauptschwierigkeit bei der Erstellung, Implementierung und dem Betrieb automatisierter Records-Management-Systeme (nach Landesstandard ist das Synonym Dokumentationsunterstützung für das Management) entsteht durch die widersprüchlichen Anforderungen an die Informationsunterstützung seitens der verwaltungsbezogenen Nutzer. Zu den Benutzern zählen alle Subjekte, die Informationsunterstützungstools für die von ihnen benötigten sachlichen, dokumentarischen, analytischen und anderen Informationen nutzen und diese bei Managemententscheidungen verwenden.

Das Büromanagementsystem, das den Informationsbedarf der Benutzer befriedigt, muss die Erreichung folgender Ziele sicherstellen:

Steigerung der Effizienz und Rationalisierung der Arbeit von Regierungsbehörden, Organisationen oder Unternehmen;

Integration von Dokumentenunterstützungsprozessen für das Institutsmanagement im Rahmen eines einheitlichen Unternehmensinformationssystems;

Steigerung der Produktivität und Arbeitseffizienz des Managements und der Mitarbeiter staatlicher Stellen, Organisationen oder Unternehmen;

Integration von Informationsprozessen im Rahmen der Zusammenarbeit zwischen staatlichen Stellen, Organisationen und Unternehmen.

Die wichtigste Form der Informationspräsentation gegenüber dem Management ist ein Dokument. Die Hauptfunktion eines Managementdokuments besteht darin, die zentralisierten Aktivitäten der Organisation sicherzustellen. Mit Hilfe der Dokumentation erhalten Informationen die notwendigen Eigenschaften und erfüllen in Form von Dokumenten ihre Hauptaufgabe in Managementprozessen, indem sie Managementeinflüsse vom Subjekt auf das Kontrollobjekt übertragen und eine umgekehrte Reaktion signalisieren.

Das Hauptmerkmal der Branche für die Erstellung automatisierter Systeme ist die Konzentration der Komplexität in den Anfangsphasen der Anforderungsanalyse und des Entwurfs von Spezifikationen, während die Komplexität und Arbeitsintensität der nachfolgenden Phasen relativ gering ist. Tatsächlich handelt es sich hier um ein Verständnis dafür, was das zukünftige System tun wird und wie es funktionieren wird, um die an es gestellten Anforderungen zu erfüllen. Die Unbestimmtheit und Unvollständigkeit der Systemanforderungen, ungelöste Probleme und Fehler in den Phasen der Analyse und des Entwurfs führen in späteren Phasen zu schwierigen, oft unlösbaren Problemen und führen letztendlich zum Scheitern der gesamten Arbeit als Ganzes.

In der gesamten Organisation muss ein einheitliches System zur Benennung von Feldern und Attributen sowie zur Terminologie zur Beschreibung von Systemdaten gelten. Der Clou dabei ist, dass die meisten dieser Klassifikatoren jedem Begriff einen sich nicht wiederholenden Code zuordnen, der nur diesem Begriff entspricht.

1. Ziele und Wege zur Umsetzung von AS vorschulischen Bildungseinrichtungen

Im Rahmen dynamischer Reformen in Russland kommt es häufig zu Veränderungen in der Tätigkeitsrichtung staatlicher Stellen, Organisationen und Unternehmen (im Folgenden Organisationen genannt), die in der Regel zu einer Neuordnung ihrer Struktur führen. Die Einführung der Informationstechnologie hat den größten Effekt bei der Modernisierung der internen Struktur von Organisationen. Die wichtigste Umsetzungsstrategie ist die maximale Entwicklung der Kommunikation und die Entwicklung neuer Organisationsbeziehungen, die bisher wirtschaftlich nicht realisierbar waren. Die Produktivität der Organisationsstruktur steigt, da Datenarchive rational verteilt werden, die Informationsmenge, die über Systemkanäle zirkuliert, entfernt wird und ein Gleichgewicht zwischen der Effektivität jeder Führungsebene und der Menge der zu lösenden Aufgaben erreicht wird. Das System wird streng nach den Bedürfnissen und Fähigkeiten der Organisation erweitert und die Lücke zwischen Informations- und Organisationsstruktur wird beseitigt. Unter diesen Bedingungen steigt die Rolle der Effizienz und Qualität von Managemententscheidungen, daher ist das automatisierte Büromanagementsystem eine der wichtigsten Komponenten der Vorbereitung und Entscheidungsfindung.

Büroarbeit – ein Tätigkeitszweig, der die Dokumentation und Organisation der Arbeit mit amtlichen Dokumenten gewährleistet. Dokumentationsunterstützung für das Management definiert ein System von Grundsätzen und Regeln, das unter Berücksichtigung der eingesetzten Informationstechnologien einheitliche Anforderungen an die Dokumentation, die Organisation der Arbeit mit Dokumenten und deren Archivierung im Managementprozess festlegt. Die Dokumentation von Managementaktivitäten ist ein geregelter Prozess zur Erstellung eines Dokuments (Inhaltsentwicklung, Design, Genehmigung, Genehmigung, Veröffentlichung) auf Papier oder anderen Medien, der seine Rechtskraft gewährleistet. Organisation der Arbeit mit Dokumenten, Schaffung eines optimalen Dokumentenflusses, Sicherstellung der Speicherung, Abrufbarkeit und Kontrolle der Ausführung von Dokumenten in den laufenden Aktivitäten der Institution.

Dokumentenfluss - die Bewegung von Dokumenten in der Organisation vom Zeitpunkt ihrer Erstellung oder ihres Eingangs bis zum Abschluss der Ausführung und des Versands. Dabei ist zu beachten, dass es sich bei der Büroarbeit um eine Reihe von Maßnahmen zur Sicherung der Vorschulerziehung handelt und beim Dokumentenfluss um die Bewegung von Dokumenten im Rahmen der Dokumentationsunterstützung für das Management.

AS DOU soll die Effizienz der Managementaktivitäten von Organisationen durch Automatisierung des gesamten Arbeitsspektrums mit Dokumenten steigern und soll folgende Hauptaufgaben lösen:

Dokumentation (Vorbereitung, Durchführung, Koordination, Genehmigung und Freigabe von Dokumenten);

Sicherstellung des Dokumentenflusses (Empfang, Registrierung, Organisation von Dokumenten und deren Projekten, Versand, Übertragung von Dokumenten und zur Archivierung);

Sicherstellung der Arbeit mit Dokumenten im Verwaltungsprozess (Ausführungskontrolle, Buchhaltung, Betriebsspeicherung, Organisation von Systemen zur Klassifizierung, Indexierung, Suche und Verarbeitung von Dokumenten; Schutz vor unbefugtem Zugriff; gemeinsame Nutzung von Dokumenten vorbehaltlich der erforderlichen Zugriffskontrolle; Gewährleistung der Entscheidungsprozess und Berichterstattung über Dokumente; Informationsdienste für Benutzer);

Automatisierung von Archivierungsverfahren, Archivierung und Vernichtung von Dokumenten, deren Lebenszyklus abgeschlossen ist (Umsetzung von Aufbewahrungsregeln, Bereitstellung von Suche und Nutzung; Überführung in staatliche Aufbewahrung oder Vernichtung von Archivdokumenten).

Ein automatisiertes Managementdokumentationssystem schafft einen einheitlichen Informationsraum, der Benutzern die Möglichkeit bietet, mit allen Dokumenten der Organisation zusammenzuarbeiten: ein- und ausgehende Korrespondenz, interne Organisations- und Verwaltungsmaterialien sowie begleitende Korrespondenz – über deren gesamten Lebenszyklus hinweg. Nach dem Ende des „aktiven Lebens“ von Dokumenten muss das System ihre Archivspeicherung aufrechterhalten oder Informationen über ihre Vernichtung oder Überführung in den staatlichen Speicher aufzeichnen.

Eine automatisierte Dokumentationsunterstützung für das Management in Organisationen können Sie wie folgt implementieren:

Beauftragen Sie die Entwicklung eines Systems, das direkt auf den Themenbereich der Organisation ausgerichtet ist, oder führen Sie diese selbst durch.

Kaufen Sie aus den auf dem russischen Markt angebotenen Programmen ein fertiges Ausleih- und Bestellsystem und passen Sie es an den Themenbereich der Organisation an.

2. Schutz von Informationen im elektronischen Dokumentenmanagement

Wie Sie wissen, sind Informationen das wertvollste Gut. Heutzutage reicht es aus, Spezialist auf dem Gebiet der Computertechnologie zu werden und dieses wertvollste Gut zu stehlen – Informationen.

In der modernen russischen Marktwirtschaft ist die Gewährleistung der wirtschaftlichen Sicherheit seiner Tätigkeit eine Voraussetzung für den geschäftlichen Erfolg eines Unternehmers, die Erzielung von Gewinnen und die Aufrechterhaltung einer intakten und unbeschädigten Organisationsstruktur. Eine der Hauptkomponenten der wirtschaftlichen Sicherheit ist die Informationssicherheit.

Das Problem, Informationen zu schützen, indem man sie so verändert, dass sie für Außenstehende nicht lesbar sind, beschäftigt die Menschheit seit der Antike. Die Geschichte der Kryptographie ist so alt wie die Geschichte der menschlichen Sprache. Darüber hinaus besaßen es in alten Gesellschaften nur wenige Auserwählte. So entstand zum Beispiel die Kurzschrift.

Mit der weit verbreiteten Verwendung der Schrift entwickelte sich die Kryptographie zu einer eigenständigen Wissenschaft. Die ersten Kryptosysteme finden sich bereits in den Werken von Nostradamus und Leonardo da Vinci.

Das kryptografische System entwickelte sich in den Jahren des Weltumbruchs rasant: Revolutionen, Erster und Zweiter Weltkrieg. Von der Nachkriegszeit bis heute hat das Aufkommen der Informatik die Entwicklung und Verbesserung kryptografischer Methoden beschleunigt.

Die Erweiterung des Anwendungsbereichs moderner Informationstechnologien stellt neue Anforderungen an die Konstruktionsprinzipien und Eigenschaften von Informationssystemen. Heutzutage wird das Thema Sicherheit immer wichtiger. Dies lässt sich vor allem durch die Einführung und Modernisierung von Informationstechnologien in Organisationen und Unternehmen erklären, die die Notwendigkeit erkannt haben, die Vertraulichkeit ihrer Daten zu gewährleisten, sowie durch das Aufkommen neuer technischer Techniken, wie beispielsweise einer rechtsverbindlichen elektronischen digitalen Signatur. Darüber hinaus hat die Verbesserung der Computertechnologie paradoxerweise zur Schaffung vieler Schlupflöcher für Informationslecks auf Kosten von Informationen geführt. So kommt es zur Entwicklung lokaler und dann unternehmensinterner und globaler Computernetzwerke, über die große Mengen staatlicher und militärischer Kommunikation übertragen werden. Gewerblicher und privater Natur, die keinen Zugriff durch Unbefugte ermöglicht, erhöht die Möglichkeit, dass Eindringlinge in das Informationssystem eines Unternehmens eindringen, erheblich, wenn keine geeigneten Maßnahmen ergriffen werden.

Gleichzeitig haben neue leistungsstarke Computer-, Netzwerk- und neuronale Computertechnologien es ermöglicht, kryptografische Systeme zu diskreditieren, die bis vor Kurzem als unzerbrechlich galten.

Das Problem des Schutzes von Informationen durch Transformation wird von der Kryptologie (Kryptos – „Geheimnis“, Logos – „Wissenschaft“) gelöst. Die Kryptologie gliedert sich in zwei Bereiche – Kryptographie und Kryptoanalyse. Die Ziele dieser Bereiche sind genau entgegengesetzt und erinnern an den Kampf zwischen den Entwicklern von Kleinwaffen und Körperschutz.

Dokument und Information sind humanitäre Konzepte, aber zur Lösung von Informationssicherheitsproblemen kommt man nicht ohne Mathematik aus.

Die Kryptographie befasst sich mit der Suche und dem Studium mathematischer Methoden zur Umwandlung von Informationen.

Interessengebiet der Kryptoanalyse ist die Untersuchung der Möglichkeit, Informationen zu entschlüsseln, ohne die Schlüssel zu kennen.

Schlüssel – also Passwörter – sind bestimmte geheime Informationen, die zum Ver- und Entschlüsseln von Texten notwendig sind.

Wenn Sie Ihr Passwort für den Zugang zur Datenbank völlig vergessen haben,

Dann müssen Sie versuchen, es per Brief zu finden.

Wenn es nicht sehr lang ist (nicht mehr als sieben Zeichen),

Sie werden wahrscheinlich im Laufe Ihres Lebens Zeit haben, es in die Hand zu nehmen.

Askar Tuganbaev

Die moderne Kryptographie besteht aus vier Hauptabschnitten:

symmetrische Kryptosysteme.

Kryptosysteme mit öffentlichem Schlüssel.

elektronische Signatursysteme.

Schlüsselverwaltung.

Die Haupteinsatzgebiete kryptografischer Verfahren sind die Übertragung vertraulicher Informationen über Kommunikationskanäle (z. B. per E-Mail), die Feststellung der Authentizität übermittelter Nachrichten sowie die Speicherung von Informationen (Dokumente, Datenbanken) auf Medien in verschlüsselter Form.

3. Automatisiertes System LanDocs

In diesem Kapitel möchte ich über das automatisierte System LanDocs sprechen, das mir zum ersten Mal während eines Praktikums beim Unternehmen Irkutskenergo begegnet ist. Mir gefiel dieses automatisierte System, weil es praktisch und einfach zu bedienen ist.

4. Zweck und Anwendungsbereich des LanDocs-Systems

Der Anwendungsbereich des LanDocs-Systems ist die Büroautomatisierung und die Erstellung von Unternehmensarchiven elektronischer Dokumente. Der Zweck der Implementierung des Systems besteht darin, in der Automatisierungsanlage eine moderne einheitliche systemtechnische Umgebung zu schaffen, um die kollektive Arbeit des Personals mit elektronischen Dokumenten zu unterstützen und bei Vorhandensein geeigneter Systemsoftware und bewährter Technologie für die Arbeit mit dem System die Automatisierung sicherzustellen der folgenden Bereiche der Büroarbeit:

Erstellung und Pflege einer zentralisierten strukturierten Datenbank mit Dokumentinformationen mit Mehrbenutzerzugriff;

Erstellung und Pflege zentraler Aufbewahrungsorte für elektronische Dokumente (Betriebs- und Langzeitarchive) und Arbeit mit Texten elektronischer Dokumente;

Abrechnung des Bürobetriebs und Führung des Arbeitsverlaufs mit dem Dokument;

automatische Suche nach Dokumentdetails und Dokumenttext;

Sicherstellung der Differenzierung des Benutzerzugriffs auf funktionale Rechte und Rechte auf Dokumente;

Unterzeichnen elektronischer Dokumente mit einer elektronischen digitalen Signatur;

Integration mit Unternehmens-E-Mail.

Die Nutzung des Systems beinhaltet den Einsatz von Technologie für die Arbeit mit Dokumenten in einer automatisierten Büroarbeitsumgebung; daher stimmen die in diesem Handbuch verwendeten Begriffe konzeptionell möglicherweise nicht immer vollständig mit dem Konzept der traditionellen („Papier“) Büroarbeit überein.

5. Struktur LanDocs-Liniensoftware

Die LanDocs-Liniensoftware ist für die umfassende Automatisierung von Büroarbeitsprozessen und die Pflege eines Archivs elektronischer Dokumente in Organisationen unterschiedlicher Größe und Branche konzipiert. Mit den Produkten der LanDocs-Familie können Sie nicht nur Benutzer, die in einem lokalen Computernetzwerk verbunden sind, in den automatisierten Büroarbeitskreislauf einbeziehen, sondern auch geografisch entfernte Benutzer – und bieten so die Möglichkeit, Büroarbeiten auszuführen und auf Dokumente über die Internet-/Intranet-Infrastruktur und E-Mail zuzugreifen. Mailsysteme. Die Funktionalität und Zusammensetzung der Systemmodule ist darauf ausgerichtet, ein vollwertiges Arbeiten mit elektronischen Dokumenten zu gewährleisten, das funktional dem Arbeiten mit Papierdokumenten ähnelt.

Das LanDocs-System ist eine Kombination der folgenden Softwareprodukte:

LanDocs: FALLVERFAHREN. Ein Basissystem zur Automatisierung von Büroarbeitsprozessen und zur Verwaltung eines Archivs elektronischer Dokumente. Es ist in einer Client-Server-Architektur implementiert, die auf einem industriellen DBMS basiert, und arbeitet in einem lokalen Netzwerk von PCs mit Windows 95/98/NT 2000. Wird für die Zusammenarbeit mit Oracle DBMS und MS SQL Server bereitgestellt. Ausgestattet mit einer dokumentierten OLE-Schnittstelle zur Einbettung der LanDocs-Dokumentenverwaltungsdienste in Windows-Anwendungen von Drittanbietern.

LanDocs: DOKUMENTENSERVER. Serversoftware zur zentralen Verwaltung der Speicherung von Dokumenteninhalten (Dokumentdateien) in einem elektronischen Archiv. Interagiert mit dem LanDocs: CLASSWORK-System und unterstützt das Lesen, Schreiben, Löschen und Übertragen von Dokumentdateien zur Langzeitspeicherung sowie die Protokollierung all dieser Vorgänge auf einem speziellen Server unter Windows NT 4.0/2000.

LanDocs-Volltextsuchoption: DOKUMENTENSERVER bietet die Möglichkeit, Dokumenttexte mithilfe einer morphologischen Analyse zu durchsuchen.

LAN Image: BILDER SCANNEN UND VISUALISIEREN. Ein System zum Scannen von Papierdokumenten und zum Arbeiten mit Dokumentbildern (elektronischen Bildern von Papierdokumenten). Ermöglicht Ihnen, bequem mit elektronischen Kopien von Papierdokumenten zu arbeiten, zur gewünschten Seite zu wechseln, das Bild in verschiedenen Maßstäben anzuzeigen, Details im „Lupe“-Modus zu untersuchen, zu schwenken, Flecken aus dem Bild zu entfernen und vieles mehr.

LanDocs: INTERNETZUGANG. Ein spezialisierter WEB-Server für den Zugriff auf Daten aus einem Büroautomatisierungssystem und einem Unternehmensarchiv elektronischer Dokumente über das Internet. Ermöglicht die Durchführung von Registrierungs-, Such-, E-Mail- und anderen Vorgängen mit Dokumenten unter Verwendung des Standard-Internetbrowsers (Internet Explorer, Netscape Navigator) als plattformunabhängigen Client.

LanDocs: MAIL-SERVER. Spezialisierte Serversoftware, die als Gateway zu einem MAPI-kompatiblen E-Mail-System fungiert. Bietet die Möglichkeit, Nachrichten, Aufgaben und Dokumente aus dem LanDocs-System an Künstler zu senden, die nicht über die LanDocs-Systemsoftware verfügen: OFFICE PROCESS.

LanDocs MAIL-CLIENT. Client-Software läuft unter MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes. Bieten Sie dem Benutzer die Möglichkeit, Aufgaben und Dokumente aus der LanDocs-Datenbank zu empfangen und über die Ausführung von Aufgaben zu berichten, während er sich im MS Exchange-, MS Outlook- oder Lotus Notes-Postfach befindet.

LanDocs: SICHERHEITS-SUBSYSTEM. Das Sicherheitssubsystem im LanDocs-System ist darauf ausgelegt, Informationen durch elektronische digitale Signatur und Verschlüsselung zu schützen. Das Sicherheitssubsystem umfasst den Sicherheitsserver und Client-Teile der LanDocs-Benutzeranwendungen. Der Sicherheitsserver implementiert die Funktionen eines Zertifizierungszentrums, das die Ausstellung von Public-Key-Zertifikaten auf Basis von Benutzeranfragen und die Organisation des Online-Benutzerzugriffs auf die Zertifikatsdatenbank gewährleistet (das Zertifikatsformat entspricht den Empfehlungen von ITU-T.509). Der Client-Teil des Subsystems ermöglicht es dem Benutzer, Dokumente, Nachrichten und andere LanDocs-Informationsobjekte mit seinem persönlichen Schlüssel zu signieren und die Signaturen anderer Benutzer zu überprüfen. Ereignisse unter Verwendung einer elektronischen digitalen Signatur, Verschlüsselung, Schlüsselgenerierung und Zertifikatsausstellung werden in den Betriebsprotokollen des Subsystems aufgezeichnet.

LanDocs: ROUTING. Ein Softwaretool, das die Möglichkeiten von LanDocs erweitert: CASE PROCESS zur Verwaltung von Dokumentenverarbeitungsprozessen. Die Modellierung von Dokumentenbewegungsprozessen erfolgt auf bequeme und visuelle Weise – durch die Erstellung grafischer Karten. Die Karte bestimmt den Bewegungsweg der Nachricht und des Dokuments und bestimmt die Bedingungen für den Übergang von einer Verarbeitungsstufe zur anderen. Die so erstellte Route wird verwendet, um die Bewegung eines Dokuments einzuleiten und anschließend den Weg seiner Bewegung zu steuern. Analysefunktionen ermöglichen es Ihnen, statische Daten über tatsächliche Prozessparameter zu erhalten.

6. Hauptfunktionen des Systems. LanDocs: FALLVERFAHREN

Mit dem LanDocs: WORK PROCESS-System können Sie die folgenden Hauptfunktionen ausführen:

Registrierung von Dokumenten;

Eingabe von Dokumententexten und unterstützende Funktionen für die Arbeit mit Dateien;

Austausch von Dokumenten und Nachrichten, Senden von Aufgaben zur Ausführung;

Kontrolle über die Ausführung von Dokumenten und Aufgaben;

im Substitutionsmodus arbeiten;

Verfolgen von Büroarbeitsverbindungen zwischen Dokumenten, Erstellen komplexer strukturierter Ordner;

Navigation und Dokumentensuche;

Berichterstattung über den Dokumentenfluss;

Scannen von Papierdokumenten, Arbeiten mit Dokumentbildern (LAN Image Tools);

Integration mit Office-Anwendungen für die Arbeit mit elektronischen Dokumenten;

Integration mit externen Windows-Anwendungen;

Verwendung elektronischer Signaturen; Ausführung und Kontrolle von Büroarbeiten an Dokumenten;

Arbeit über das Internet;

Pflege von Verzeichnissen.

7. Dokument im LanDocs-System

LanDocs ist ein System, das sich auf die Arbeit mit Dokumenten konzentriert. Ein Dokument im LanDocs-System ist eine Sammlung von Daten über das Dokument und mit dem Dokument verknüpfte Informationsobjekte – Registrierungskarte, Dateien und deren Versionen mit dem Text des Dokuments, Informationen über den Bewegungsverlauf des Dokuments, elektronische digitale Signatur , usw. Somit wird ein im LanDocs-System registriertes Dokument als spezielles Informationsobjekt verstanden – „LanDocs-Dokument“.

Ein LanDocs-Dokument ist eine Kombination aus drei Hauptkomponenten: einer Registrierungskarte, einem Dokumenttext (eine Datei mit dem Text des Dokuments, die der Registrierungskarte beigefügt ist), Informationen über den Verlauf der Arbeit mit dem Dokument (der Verlauf der Bewegung und Ausführung). der Büroarbeit und Systemvorgänge im Zusammenhang mit dem Zugriff auf das Dokument). Bei der Eingabe eines Dokuments in das System werden nicht einfach Informationen über das Dokument eingegeben und der Text des Dokuments eingegeben, sondern es wird ein neues Informationsobjekt erstellt – ein LanDocs-Dokument, das, sofern der Dokumenttext vorhanden ist, ein vollständiges Dokument darstellt. ausgereiftes Dokument.

Registrierungskarte – wird für jedes Dokument (in Papierform oder elektronisch) erstellt, das in das System eingegeben werden muss. Die Dokumentenregistrierungskarte enthält Attribute, die das Dokument charakterisieren und zur Suche nach dem Dokument dienen. Die Merkmale der Meldekarte stimmen in der Regel mit den Angaben des Dokuments überein.

Dokumentdatei (Dokumenttext mit Text, Tabelle, Bild, Ton usw.) – an die Registrierungskarte angehängt und im System im ursprünglichen Dateiformat (ohne Konvertierung) gespeichert. Das System ermöglicht Ihnen, mehrere Dateien für ein Dokument und mehrere Versionen einer Datei zu speichern. Die Liste der zur Verwendung zugelassenen Dateiformate wird vom Administrator festgelegt. Die Datei kann direkt beim Erstellen des Dokuments oder nachträglich in das System importiert und als erste Version des Dokumenttextes definiert werden. Wenn das Dokument in Form eines Papieroriginals vorliegt, kann es vom LAN Image-Softwaremodul gescannt werden, das aufgerufen wird, um den Import mit dem Scannen durchzuführen. Zukünftig wird das Bild des Dokuments im System als elektronisches Bild des Dokuments gespeichert und in grafischer Form dargestellt.

Informationen über den Verlauf der Dokumentenbewegung und der Arbeit mit dem Dokument sind eine Reihe von Informationen, die in der Liste der Nachrichten zum Dokument und Einträge in den Systembetriebsprotokollen enthalten sind und Informationen zu angewendeten elektronischen Signaturen enthalten.

Die „Darstellung“ eines Dokuments im System als „LanDocs-Dokument“ ermöglicht es Ihnen, LanDocs-Dokumenten denselben funktionalen Zweck zu geben, den gewöhnliche „Papier“-Dokumente haben: Informations-, Verwaltungs- und Rechtsdokumente.

8. Grundsätze des Informationsschutzes und Abgrenzung der Nutzungsrechte

Die im LanDocs-System implementierten Mechanismen zum Schutz von Informationen und zur Abgrenzung der Benutzerrechte ermöglichen Ihnen:

mit einem Passwort vor unbefugtem Zugriff schützen;

Bestimmen Sie Benutzerzugriffsrechte für Dokumente mit unterschiedlichem Vertraulichkeitsgrad.

Personalisieren Sie das Zugriffsrecht auf ein Dokument, indem Sie eine Liste von Personen definieren, die das Recht haben, mit dem Dokument zu arbeiten.

vertrauliche Dokumente verschlüsseln (kodieren).

Das System ist mit einem Passwortschutz für die Anmeldung am System ausgestattet. Wenn sich ein Benutzer am System anmeldet, wird er zur Eingabe seines Namens und seines Passworts aufgefordert. Anschließend erlaubt ihm das System nur die Funktionen auszuführen, die dem Benutzer gemäß seinen Funktionsrechten gewährt werden.

Basierend auf dem Mechanismus der Vertraulichkeitsstufen wird eine zusätzliche Differenzierung der Benutzerrechte für den Zugriff auf Dokumente implementiert.

Das System bietet Dateiberechtigungen– eine Liste der Vorgänge mit Dokumentdateien, die für jede Datei geregelt sind. Für eine bereits in einem Dokument eingetragene Datei können folgende Rechte vergeben werden:

Rückkehr zur vorherigen Version;

Ändern des Dateinamens;

Dateistatus ändern;

Vergabe von Dateirechten;

ansehen;

Bearbeitung;

Streichung.

Bei Verwendung der LanDocs-Software: SECURITY SUBSYSTEM wird die Integrität der LanDocs-Dokumente zusätzlich geschützt (Prüfsicherheit auf Softwareebene).

Bei der Langzeitspeicherung nicht wiederbeschreibbarer Medien ist die Revisionssicherheit auf der physischen Ebene der Dokumentendateien gewährleistet.

Zusätzliche Sicherheitsfunktionen können in den technologischen Nutzungs- und Wartungszyklus des Systems einbezogen werden.

9. LanDocs: ein replizierbares Produkt und die Grundlage für den Aufbau eines Unternehmensinformationssystems

Zweck der LanDocs-Softwarelinie

Die Softwareproduktlinie LanDocs ist für den Aufbau automatisierter Vorschulbildungssysteme in Unternehmen unterschiedlicher Größe und Spezialisierung konzipiert. Mit dem LanDocs-Programm können Sie eine ganze Reihe unterschiedlicher Designlösungen umsetzen, wie zum Beispiel:

ein System zur Automatisierung der Büroarbeit und des Dokumentenflusses, basierend auf inländischen Standards und Normen, der Praxis der Dokumentenerfassung und der Überwachung der Auftragsausführung. Bietet unterschiedliche Funktionalitätsebenen für verschiedene Kategorien von Mitarbeitern;

Unternehmensspeicherung (Archiv) elektronischer Dokumente, Bereitstellung eines zuverlässigen Schutzes von Dokumenten vor unbefugtem Zugriff, Möglichkeit der Volltextsuche unter Berücksichtigung der Sprachmorphologie, Protokollierung und Prüfung von Benutzeraktionen im Zusammenhang mit dem Zugriff auf Dokumente;

ein System zur Automatisierung der Aktivitäten von Abteilungsarchiven und Archivabteilungen einer Organisation, das gemäß den Anforderungen des Staatsarchivdienstes der Russischen Föderation funktioniert. Es gewährleistet die Erstellung von Fachberichten für Abteilungsarchive und unterstützt spezielle Technologien für die Stapeleingabe von Papierdokumenten in ein elektronisches Archiv;

ein System zur automatisierten Unterstützung der Geschäftsprozesse einer Organisation, mit dem Sie den Bewegungsweg von Dokumenten bestimmen und deren Fluss verwalten können.

LanDocs-Softwareimplementierungstechnologien

Nach der Implementierung von AS DOW besteht die weitere Strategie darin, ein effektives Projektmanagementsystem aufzubauen, das Folgendes gewährleisten soll:

maximale Übereinstimmung der erzielten Ergebnisse mit den strategischen Zielen des Projekts;

Erhöhung der Genauigkeit der Projektplanung;

maximale Kontrolle seitens des Projektmanagements, um die Fähigkeit sicherzustellen, negative Trends bei der Umsetzung des Projekts in verschiedenen Phasen zu erkennen und zu beseitigen;

Minimierung von Projektrisiken.

Das Projekt wird von einem gemeinsamen Team umgesetzt, dem Folgendes angehört:

vom Ersteller des Programms – dem Projektmanager, dem Personal der Implementierungsgruppe, das vor Ort beim Kunden arbeitet, und dem Personal der Supportgruppe, das Fragen der technischen Unterstützung für die Pflege der Projektdokumentation löst;

vom Kunden - ein verantwortlicher Vertreter, der laut Bestellung das Recht hat, alle Probleme im Zusammenhang mit der Umsetzung des Projekts umgehend zu lösen, und eine Arbeitsgruppe, der in der Regel Spezialisten für Softwarewartung, Betriebssystemunterstützung, DBMS, E-Mail usw. angehören. usw., Spezialisten für Informationssicherheit, das für das Projekt erforderliche Personal der Fachabteilungen.

Bei der Implementierung wird eine Standardmethodik verwendet, die sich an die Besonderheiten eines bestimmten Projekts anpasst – Umfang, Art der Systemimplementierung, Grad der Beteiligung des Personals des Programmerstellers an der Implementierungsarbeit usw. Ein typisches Schema umfasst die folgenden Phasen: Vorbereitung, Überprüfung des Stands der Dokumentationsverwaltung, Durchführung eines Pilotprojekts (an einer begrenzten Anzahl von Arbeitsplätzen), Probebetrieb in der Pilotzone, Klärung der Regeln für den Betrieb des Systems auf der Grundlage der Ergebnisse des Probebetriebs des Systems, Garantie- und Nachgarantieunterstützung.

Bei der Implementierung von Systemen wird besonderes Augenmerk auf die Dokumentation des Projekts gelegt. Basierend auf den Ergebnissen der Erhebungsphase werden in der Regel die Dokumente „Untersuchungsbericht“, „Ziele, Grenzen und Risiken des Projekts“ und „Technische Spezifikationen für die Systemimplementierung“ erstellt. Bei der Überführung in den industriellen Betrieb erhält der Kunde in der Regel einen Dokumententwurf „Anleitung zur automatisierten Büroarbeit“ und im Rahmen von Projekten zur Umsetzung papierloser Technologien „Regelungen zum elektronischen Dokument“ und „Regelungen zur elektronischen digitalen Arbeit“. Signatur“ kann zusätzlich entwickelt werden.

10. Analyse automatisierter vorschulischer Bildungssysteme anhand von Funktionsdiagrammen

In diesem Kapitel betrachten wir eines der typischen automatisierten Dokumentationssysteme für das Management, das stellvertretend für die erste Gruppe steht.

Das automatisierte Informationssystem „BUSINESS“ entspricht voll und ganz der bestehenden Büropraxis. Erstens kann das System den traditionellen elektronischen Dokumentenfluss im Unternehmen begleiten und so die Büroarbeitstechnologien rationalisieren. Zweitens ermöglicht Ihnen das System eine deutliche Erweiterung des Umfangs der traditionellen Organisation des Dokumentenflusses durch teilweise oder vollständige Nutzung der Funktionen der elektronischen Dokumentenverwaltung und Dokumentenverarbeitung am Computer.

Der Aufbau von Soft- und Hardware des automatisierten Systems „DELO“ ist in Abb. dargestellt. 1. AS DOU „DELO“ ist so konzipiert, dass es die Fähigkeiten des lokalen Netzwerks der Organisation nutzt, implementiert in einer „Client-Server“-Architektur auf Basis eines industriellen DBMS und besteht aus einer Reihe spezialisierter automatisierter Workstations (AWS), die für grundlegende Aufgaben konfiguriert sind Bürofunktionen

„BUSINESS“-Systeme, die in Organisationen mit geografisch verteilter Struktur installiert sind, müssen über E-Mail, das die MAPI-Schnittstelle unterstützt, miteinander verbunden werden. Das System umfasst einen WEB-Büroarbeitsserver, der Managern und Spezialisten einen einfachen und effektiven Zugriff auf Daten zu Dokumenten und den Dokumenten selbst von jedem lokalen oder Remote-Arbeitsplatz über das Internet (Intranet) ermöglicht. Die Standardversion des DELO-Systems funktioniert mit Oracle DBMS und MC SQL Server. Die jedem einzelnen Benutzer des Systems zur Verfügung gestellten Funktionen werden durch seine beruflichen Verantwortlichkeiten und seine Rolle im Dokumentenfluss der Organisation bestimmt.

Der Arbeitsplatz zur Erfassung eingehender Dokumente ermöglicht die zentrale oder dezentrale Erfassung aller bei der Organisation eingegangenen Korrespondenz. Gleichzeitig wird für jedes bei der Organisation eingegangene Dokument, unabhängig vom Ort seiner Registrierung, eine Registrierungskarte erstellt, in der das System die eingehende Nummer (Index) erfasst. Jede Untergruppe von Dokumenten kann eine eigene Nummerierung nach Regeln haben, die mit dem Dokumentenindexierungsverfahren der Organisation übereinstimmen.

Der Kontrollarbeitsplatz führt Arbeiten mit Dokumenten durch, die Anweisungen mit geplanten Ausführungsterminen enthalten. Die Registrierungskarte zur Dokumentenkontrolle wird mit dem entsprechenden Attribut hervorgehoben. Beim Versenden von Kontrollaufträgen für ein Dokument wird dessen Registrierungskarte zusätzlich zur Verteilung an den Testamentsvollstrecker in einem kontrollierten Ordner abgelegt. Benutzer, die die Ausführung von Dokumenten überwachen, erstellen Berichte über die Ausführung von Kontrolldokumenten und Erinnerungszertifikate über die Ausführung von Kontrolldokumenten.

Der Beamtenarbeitsplatz gewährleistet die Arbeit der Mitarbeiter des Unternehmens, die offizielle Teilnehmer am Dokumentenfluss sind – Korrespondenten und Adressaten von Dokumenten. Beamte nehmen Dokumente entgegen, beglaubigen und unterzeichnen sie und erteilen Anweisungen. Im System registrierte Beamte sind nicht unbedingt dessen Benutzer. Benutzer mit entsprechender Berechtigung (Assistentenarbeitsplatz) können für Beamte im System arbeiten. Wenn die Beamten selbst und ihre Assistenten direkt im System arbeiten, müssen sie als Benutzer automatisierter Arbeitsplätze registriert sein. Benutzer sind der Arbeitsplatz des Benutzers, der das Dokument gemäß den Anweisungen der Beamten erstellt.

Der Arbeitsplatz des Systemtechnologen unterstützt die Arbeit des Systemadministrators. Der Systemtechnologe führt Vorgänge zur Überwachung und Korrektur von Fehlern bei der Benutzerarbeit sowie zum Ausfüllen, Ergänzen und Ändern des Inhalts von Systemverzeichnissen durch; passt das System an aktuelle Veränderungen in der Struktur und dem Dokumentenfluss der Organisation an. Es bindet Benutzer in das System ein, verteilt Rechte und Privilegien.

Der Arbeitsplatz zum Empfang von Zertifikaten und Berichten zu Dokumenten unterstützt die Arbeit des Büroangestellten, der verschiedene Zertifikate entgegennimmt und gedruckte Berichte mit Informationen über den Dokumentenfluss und Berichte über die Ausführung von Dokumenten erstellt.

Der Arbeitsplatz des Büromanagement-Servicemitarbeiters der Abteilung übernimmt alle notwendigen Funktionen, um die Ausführung des Dokuments in der entsprechenden Abteilung zu unterstützen.

Der automatisierte Arbeitsplatz zur Registrierung ausgehender Dokumente gewährleistet die Registrierung ausgehender Korrespondenz, die von einem Beamten in einer oder mehreren Strukturabteilungen der Organisation unterzeichnet wurde. Unabhängig vom Ort der Registrierung des ausgehenden Dokuments wird ihm eine Registrierungsnummer zugewiesen, die nach den für diese Untergruppe von Dokumenten einheitlichen Regeln generiert wird. Die Aufnahme eines Dokuments in einen Fall erfolgt durch Eintragen eines Eintrags in die Registrierungskarte, der den Namen des Falls (gemäß dem Verzeichnis der Nomenklatur der Fälle) sowie Datum und Uhrzeit der Abschreibung enthält. Das Falllistenverzeichnis wird vom Systemtechniker gemäß der jährlich genehmigten Fallliste der Organisation ausgefüllt.

Der Dermöglicht einer speziellen Struktureinheit der Organisation den Versand ausgehender Korrespondenz. In diesem Fall werden Datum und Uhrzeit des tatsächlichen Versands des Dokuments an eine externe Organisation in die Dokumentenregistrierungskarte eingetragen, die Versandart (Feldkommunikation, Post, Telegramm usw.) und die Postregisternummer erfasst. Dokumentenversandregister können ausgedruckt werden, um sie zusammen mit den Dokumenten an den entsprechenden Postdienst zu senden. Darüber hinaus wird die Möglichkeit unterstützt, Umschläge durch nachträgliches Überdrucken zu bilden.

Der Arbeitsplatz des Systemprogrammierers bietet Unterstützung für das automatisierte Büroverwaltungssystem.

Das Funktionsdiagramm des AS DOU „DELO“, das vom Autor gemäß der obigen Struktur der Software und Hardware des Systems erstellt wurde, ist in Abb. dargestellt. 2.

Das automatisierte Dokumentenmanagementsystem „BUSINESS“ besteht aus vier Teilsystemen: Büroarbeit, Meldeformulare, Nachschlagewerke, Verwaltung.

Das Subsystem „Office Management“ implementiert die Hauptfunktionen des Systems und besteht aus folgenden Modulen:

Mit dem Modul „Registrierung“ können Sie die Werte der Registrierungskartendetails eingeben, einschließlich des „Anhängens“ einer Datei mit dem Text des Dokuments an die Karte, das Herstellen von Verbindungen zwischen Dokumenten und das Übertragen des Dokuments an die „Ausführung“. Modul;

Das Modul „Ausführung“ gewährleistet die Ausführung des Dokuments, einschließlich der Erteilung von Anweisungen zum Dokument, der Erstellung von Berichten der Testamentsvollstrecker und der Abschreibung des Dokuments zur Archivierung.

Das Modul „Suche“ ermöglicht die Suche nach Dokumenten im Archiv entsprechend dem Verwendungszweck und den Angaben auf ihren Registrierungskarten. Das Auffinden eines Dokuments über die Suche ist erforderlich, wenn der Benutzer nicht weiß, in welchem ​​Archiv sich das Dokument befindet. Insbesondere Suchergebnisse können als Instrument zur Überwachung der Ausführung von Dokumenten oder zur Erstellung beliebiger Berichtszusammenfassungen verwendet werden (z. B. zur Erstellung einer Liste von Dokumenten, die von einem bestimmten Beamten nicht ausgeführt wurden).

Modul „Registrieren“. Mit seiner Hilfe werden die zu versendenden Dokumente verarbeitet, einschließlich der Erstellung und des Ausdrucks von Standard-Versandregisterformularen;

Das Subsystem „Meldeformulare“ erstellt nach vorgegebenen Auswahlkriterien eine Liste und formatiert diese in Form von Standard-Druckformularen. Das Subsystem unterstützt die Generierung von Informationen zum Dokumentenfluss, Zusammenfassungen zur Ausführung von Kontrolldokumenten, zusammenfassende Erinnerungen zur Ausführung von Kontrolldokumenten usw.

Das Subsystem „Verzeichnis“ implementiert die Funktionen der Pflege von Systemverzeichnissen, wie z. B. ein Verzeichnis der Organisationsstruktur einer Institution, Büroordnungen usw.

Das Administrationssubsystem dient zur Verwaltung einer Liste der Systembenutzer. Diese Liste definiert für jeden Benutzer eine persönliche Kennung und ein Passwort, Zugriffsrechte auf Systemdateien, Dokumente unterschiedlicher Sicherheitsklassifizierung, Subsysteme und Systemfunktionen. Das System bietet die Möglichkeit, digitale Signatur und Verschlüsselung zu verwenden.

Abschluss

Als Ergebnis der Betrachtung dieser beiden automatisierten vorschulischen Bildungssysteme ist es möglich, Rückschlüsse auf die Merkmale der Durchführung qualitativer Analysen zu ziehen, eine Liste der Hauptparameter festzulegen und Skalen für deren Messung auszuwählen. Als Ergebnis der Analyse müssen folgende wesentliche Schlussfolgerungen gezogen werden:

Organisationen implementieren nur vorgefertigte auftragsbezogene Produktionssysteme der auf dem russischen Markt angebotenen Systeme mit anschließendem Garantie- und Nachgarantieservice.

Die vorgeschlagenen modernen Umlauf-kundenspezifischen automatisierten Dokumentenmanagementsysteme müssen von einem zuverlässigen Entwicklungsunternehmen stammen, das auf diesen Themenbereich spezialisiert ist und über eine ausreichende Anzahl erfolgreicher praktischer Implementierungen verfügt. Dies garantiert die Zuverlässigkeit der Investitionen, gewährleistet eine komfortable Unterstützung des Systems und die Umsetzung der notwendigen Verbrauchereigenschaften, da das Entwicklerunternehmen bei der Veröffentlichung von Versionen des Softwareprodukts gezwungen ist, globale Trends bei der Entwicklung automatisierter vorschulischer Bildungseinrichtungen zu überwachen ;

AS DOW sollte ein systembildender Faktor beim Aufbau eines Unternehmensinformationssystems sein oder sich organisch in ein bereits bestehendes automatisiertes System einfügen.

In der gesamten Organisation müssen die Grundprinzipien der AS-Erstellung befolgt werden; es muss ein einheitliches System aus Klassifizierung, Feldnamen, Attributen und Terminologie zur Beschreibung von Systemdaten gelten. Darüber hinaus müssen Klassifikatoren mit der gesamten externen Umgebung, mit der die Organisation interagiert, vereinheitlicht werden, da dies eine notwendige Voraussetzung für die Schaffung eines einzigen Informationsraums ist. Die Verwendung eines Klassifikators für Verwaltungsfunktionen und die Pflege der Erbschaftshistorie im Prozess der Reformierung von Organisationsstrukturen ermöglichen eine nachträgliche Analyse, Kontrolle und angemessene Bestimmung des Rechtsnachfolgers eines Dokuments zu jedem Zeitpunkt;

Die Serviceinformatisierung von Organisationen bei der Umsetzung von AS vorschulischen Bildungseinrichtungen sollte sich nicht nur auf die Verbesserung der Arbeit der Büromanagementdienste konzentrieren, sondern auch darauf, die Effizienz der Aktivitäten von Beamten, Darstellern und Sekretariatsmitarbeitern zu steigern, um die Qualität der getroffenen Entscheidungen zu verbessern und Dokumente erstellt.

Tatsächlich sollte die AS DOU nicht nur die Wiederverwendung von Vorlagen und Fragmenten zuvor erstellter Beschlüsse und Dokumente sicherstellen, sondern auch die Möglichkeit der gemeinsamen Arbeit der Büroverwaltungsdienste, sondern auch eine Steigerung der Effizienz der Aktivitäten von Beamte, Künstler und Sekretariatsmitarbeiter, um die Qualität der getroffenen Entscheidungen und erstellten Dokumente zu verbessern.

Durch die Einführung des elektronischen Dokumentenmanagements und die aktive Einbindung der am Papierprozess Beteiligten in die automatisierte Dokumentenverarbeitung werden die Führungsdisziplin, die Effizienz und die Qualität der Kontrolle über die Umsetzung von Aufträgen, Programmen und Plänen erhöht.

Aufzeichnung von Papier- und elektronischen Dokumenten. Moderne elektronische Dokumentenmanagementsysteme und klassische Büroautomatisierungssysteme. Schaffung papierloser Büroarbeit in stark beanspruchten Bereichen der Führungstätigkeit.

Die Hauptprobleme der Dokumentenmanagementtechnologie und der Pflege von Registrierungs- und Kontrollformularen. Automatisierung der Büroarbeit des Unternehmens durch die Implementierung eines Informationssystems zur Dokumentationsunterstützung. Verwendung einer elektronischen digitalen Signatur.

BILDUNGSMINISTERIUM DER RF STAATLICHE UNIVERSITÄT ALTAI FAKULTÄT FÜR POLITISCHE WISSENSCHAFTEN Abteilung für Politikwissenschaft „Einsatz von E-Mail, Internet und anderen Systemen zur Rationalisierung des Dokumentenflusses.“

Die Essenz der Automatisierung des Dokumentenmanagements. Das Konzept eines elektronischen Dokuments und die Funktionen eines traditionellen Dokuments. Elektronische Dokumentenmanagementsysteme. Ein neuer Ansatz zur Dokumentenerstellung und Nutzung von Unternehmensinformationsportalen.

Elektronische und Papierdokumente. Internes und externes elektronisches Dokumentenmanagement. Digitale Argumente für die Wirksamkeit des Einsatzes des elektronischen Dokumentenmanagements. Hauptmerkmale von EDMS-Systemen, Probleme der Auswahl und Implementierung. Content-Management-Systeme.

Ziele und Zielsetzungen der Informatisierung von Gerichten der allgemeinen Gerichtsbarkeit und der Justizabteilung. Erhöhung der Zuverlässigkeit und Vollständigkeit der bei Gerichtsverhandlungen gewonnenen Primärinformationen. Effiziente Sammlung und Verarbeitung von Gerichtsunterlagen während der Vorbereitung und Anhörung von Fällen

Bei der Erstellung und Implementierung elektronischer Dokumentenmanagementsysteme stellt sich zwangsläufig die Aufgabe, ein elektronisches Dokument und seine Signatur zu identifizieren. Wir sind es fast gewohnt, mit elektronischen digitalen Signaturen (EDS) für Dateien zu arbeiten.

Die wichtigsten Quellen und Methoden der Informationsverarbeitung in der Tourismusbranche. Bürosoftware für ein Tourismusunternehmen. Überblick über die wichtigsten elektronischen Dokumentenmanagementsysteme in der Russischen Föderation, Probleme bei ihrer Implementierung und Methoden zu ihrer Lösung.

Relationales Datenbankverwaltungssystem Microsoft SQL Server Client-Server-Architektur. Datenreplikation, Parallelverarbeitung, Unterstützung großer Datenbanken. Bestimmung der Bewegungsroute von Dokumenten im EDMS „Directum“ und „Euphrat-Dokumentenfluss“.

Das Konzept eines elektronischen Archivs und das Problem der Bewahrung des digitalen Erbes, ein Überblick über Projekte zur Digitalisierung von Dokumenten. Methoden zum Scannen und Erkennen von Dokumenten. Organisation und Erstellung eines elektronischen Archivs, Aufbewahrung digitaler Informationsressourcen.

Grundkonzepte und Vorteile des elektronischen Dokumentenmanagements gegenüber Papier. Probleme der Systemimplementierung, Implementierung des elektronischen Dokumentenmanagements. Bereitstellung von Schulungen, Automatisierung, Austauschformaten und Standards. Gewährleistung einer garantierten Lieferung.

Telefondatenbank der Unternehmen und Organisationen von Astrachan und der Region Astrachan, gegliedert nach Art der Tätigkeit. Bequemer Zugriff auf eine Datenbank mit Informationen über Unternehmen und Organisationen. Informationsunterstützung für komplexe Aufgaben.

Registrierung von Dokumenten als eine der Arten der Dokumentationsunterstützung für die Aktivitäten einer Organisation. Formulare zur Automatisierung der Dokumentenregistrierung. Funktionen von Büroautomatisierungs- und Dokumentenflusssystemen.

Informationstechnologien, Organisation und Perspektiven ihrer Umsetzung in Archiven; Stufen, Gegenstände und Ziele der Informatisierung. Hinweise zur Implementierung automatisierter Archivierungstechnologien (AAT): Datenbanken, Dokumentenscannen, Netzwerktechnologien.

Das Konzept eines elektronischen Dokuments, Unterschied zu anderen Arten von Dokumenten. Rechtskraft und Rechtsordnung des elektronischen Dokuments und Dokumentenflusses. Verfahren zur Konfliktlösung. Die wichtigsten Arten von elektronischen Textdokumenten und die Wahl der Mittel zu ihrer Gestaltung.

Auswahl physikalischer Parameter für den Entwurf eines lokalen Computernetzwerks. Entwicklung konzeptioneller und logischer Modelle eines Dokumentenmanagementsystems, dessen inhaltliche Umsetzung, Erstellung von Datenbanken in Ms Access und einer Softwareanwendung.

Allgemeine Merkmale der wichtigsten Ansätze zur Automatisierung des Dokumentenflusses und der Managementprozesse im Geschäftsprozess einer Organisation. Beschreibung, Funktionen und Zweck des elektronischen Dokumentenmanagementsystems (EDMS) sowie Analyse der Probleme seiner integrierten Implementierung.