Automatisierung von Geschäftsprozessen - die Grundlagen. Warum einen Geschäftsprozess automatisieren Automatisierung von Geschäftsprozessen eines Unternehmens

Automatisierung von Geschäftsprozessen- Aktivitäten, die darauf abzielen, die im Unternehmen vorhandenen Geschäftsprozesse unter Verwendung spezialisierter Softwaremethoden zu rationalisieren und zu regulieren. Eine solche Definition orientiert sich an der Beschreibung des Begriffs Geschäftsprozess:

„Ein Geschäftsprozess ist eine Reihe von Aktivitäten, die zeitlich angeordnet sind, um ein gewünschtes Ergebnis zu erzielen.“

Es gibt viele Programme zur Automatisierung von Prozessen. Es wird vorgeschlagen, sowohl einzelne Geschäftsprozesse, beispielsweise CRM, als auch alle Geschäftsprozesse des Unternehmens auf komplexe Weise zu automatisieren. Es ist möglich, sowohl Programmdienste ohne Kauf und Installation als auch Desktop-Softwareprodukte zu verwenden. Darunter sind relativ erschwingliche 1C-Konfigurationen und die leistungsstärksten und teuersten Lösungen wie SAP.

Aber bevor Sie entscheiden, welches System am besten zu Ihnen passt, sollten Sie die für die Automatisierung vorgeschlagenen Prozesse analysieren.
Zunächst ist es notwendig, die Prozesse des Unternehmens in Geschäftsprozesse zu unterteilen:

• Kontrollsystem;
• verwaltetes System.

Zur Steigerung Effizienz des Exekutivsystems , wird nicht nur Geschäftsprozessautomatisierung verwendet, es gibt eine ausreichende Anzahl Tools und Technologien ausgerichtet um die Prozesse des verwalteten Systems zu verbessern. Die ihre Wirksamkeit beweisen, indem sie angenommen werden Unternehmen - weltweit führend .

Aber es ist der Fokus auf die Verbesserung der Geschäftsprozesse Kontrollsystem leistet den maximalen Beitrag zur Steigerung der Unternehmenseffizienz.

„Effiziente Geschäftsprozesse sind Ihr starker Wettbewerbsvorteil!“

Zu Verbesserungsmethoden Kontrollsystemprozesse zugeschrieben werden können:

• Sozialpsychologische Unterstützung;
• Mitarbeitermotivation;
• Automatisierung von Geschäftsprozessen.

Mehr über Prozessautomatisierung auf 1C oder SAP

Auf die Prozessautomatisierung möchte ich gesondert eingehen. Alle Bücher über Geschäftsprozessmanagement , die ich zufällig gelesen habe, rufen mit einer Stimme:

„Durch die Implementierung typischer 1C- oder SAP-Systeme zur Geschäftsprozessautomatisierung nehmen Sie Ihrem Unternehmen die Individualität“ und sogar: „Typische Prozessautomatisierung führt Ihr Unternehmen zum unvermeidlichen Zusammenbruch.“

Ich bitte, diesen Schlussfolgerungen zu widersprechen!
Woher kommen solche Schlussfolgerungen?
Mal sehen, was sich hinter den Worten verbirgt: „Automatisierungssystem für Geschäftsprozesse“ .
Daher ist jedes Informationssystem, einschließlich eines Systems zur Automatisierung von Geschäftsprozessen, auf einer erweiterten Basis:

• Datenbank - dort werden Informationen in Form zusammenhängender Tabellen in bestimmten Abschnitten und mit einer bestimmten Detailtiefe gespeichert;
• Benutzeroberfläche – der sichtbare Teil des Programms, durch dessen Bearbeitung der Benutzer Daten eingibt oder Berichte erstellt;
• Programmatische Methoden der Arbeit mit der Datenbank sind eine Art Brücke zwischen Schnittstelle und Datenbank.

Ich denke, dass nur wenige Menschen auf die Idee kommen, dass die Datenbank und der Programmcode für die Ein- und Ausgabe von Informationen zum Zusammenbruch Ihres Unternehmens führen können, dann ist der springende Punkt Benutzeroberfläche . Lassen Sie uns tiefer graben.

Zu automatisierende Prozesse

Welche Hauptprozesse sollen überhaupt automatisiert werden? Natürlich sind dies die routinemäßigsten Geschäftsprozesse:

• Der Prozess der Registrierung von eingehenden und ausgehenden Zahlungen;
• Der Prozess der Ausstellung der Primärdokumentation;
• Kostenreflexionsprozess.

Aus den von diesen Geschäftsprozessen registrierten Informationen wird nämlich der Löwenanteil der Berichterstattung zur Entscheidungsfindung gebildet. Und das ergibt den Kernwert der Automatisierung.

Gibt es viele Einzigartigkeiten in jedem Unternehmen in beschriebene Prozesse?

Wenn der Wettbewerbsvorteil Ihres Unternehmens in der Einzigartigkeit dieser Prozesse liegt, wird das Teilen dieser Informationen sicherlich für Furore in der „Management“-Wissenschaft sorgen.

Sie können sicherlich ein Beispiel nennen, auch komplexere Programme zur Automatisierung von Geschäftsprozessen sind auf dem Markt üblich, zum Beispiel CRM-Automatisierung.

Aber noch einmal möchte ich mich für Systeme zur Automatisierung von Geschäftsprozessen aussprechen. Haben sich Ihre Vermarkter (Vermarkter) oder Verkäufer etwas viel Besseres ausgedacht als einen Verkaufstrichter oder eine XYZ-Analyse?

Wenn nicht, dann sind alle diese Tools mehr oder weniger in der auf dem Markt angebotenen Software vertreten.

Nachteile von Automatisierungssystemen

Dennoch haben Geschäfauch Nachteile und dies liegt daran, dass sie als universelles Werkzeug entwickelt wurden, das für den Einsatz in jedem Unternehmen geeignet ist.

Diese beinhalten:

• Das Fehlen einiger wirklich wichtiger Details für Sie. Ja, ich erkenne an, dass solche Requisiten möglich sind.
• Keine gut genug Schnittstelle.
• Nuancen der Verwendung auf verschiedenen Geräten.
• Leistung.

Aber die meisten dieser Probleme können durch sorgfältige Auswahl von Lösungen gelöst werden, und natürlich ist jedes System dazu in der Lage Anpassung Für den Kunden ist es nur eine Frage des Preises.

Die bereitgestellten Produkte sind Best Practices für die Automatisierung von Geschäftsprozessen im Code – verwenden Sie sie.

Darüber hinaus können Sie mit typischen Geschäftdie effektiven oder ineffektiven Auswirkungen der Automatisierung auf Ihr Unternehmen bewerten. Und das zu relativ geringen Kosten.

Lassen Sie uns nun die wahren Gründe für das "Scheitern des Geschäfts" diskutieren

All diese Gründe liegen in dem Wunsch, das Unternehmen intensiv zu verändern, seine Effizienz zu steigern, aber stellvertretend ohne eigenes Eingreifen und natürlich ohne Eigenverantwortung.

Oder vielleicht einfach nicht der Wunsch nach Veränderung, sondern das Automatisierungsprojekt als Ausrede: „Wir haben es versucht, aber es hat nicht geklappt.“

Einige Gründe, warum die Projektautomatisierung fehlschlägt:

1. Negative Haltung gegenüber der Meinung von 1c oder SAP-Implementierern: „Wer sind sie, sollen sie uns raten, unsere Geschäftsprozesse zu ändern…“. Und es spielt sogar den Umsetzern in die Hände, das zu tun, was bereits getan wurde, und den Kunden sogar für immer an sich zu binden, weil. Außer einem bestimmten Entwickler kann niemand den nicht standardmäßigen Code verstehen.
2. Unwilligkeit, sich mit den vom Softwareprodukt bereitgestellten Verfahren zu befassen. Grundsätzlich gibt es hier eine Logik. Wir können sagen, dass es nicht die Aufgabe des Top-Managements ist, sich mit einem Softwareprodukt zu befassen. Aber der Fehler ist, dass es in der Regel keinen Projektleiter für die Implementierung von Geschäftsprozessautomatisierung gibt (formal ernannt, das ist das Gleiche). Und lokale Führungskräfte reagieren in der Regel so auf die Automatisierung: „Okay, so sei es, mach es so, wie es ist, und belästige es nicht.“ Das ist der Weg ins Nirgendwo!
3. Die Anwesenheit von "heiligen Kühen" solche Mitarbeiter, die sich jeder Innovation widersetzen können, auch wenn sie von ganz oben herabgesetzt werden. Letztendlich stellt sich die Geschäftsleitung auf die Seite der „Kühe“ und führt das Projekt zur Geschäftsprozessautomatisierung zusammen.
4. Nicht nur aufräumen wollen und identifizieren Sie, wer für was verantwortlich ist, und brechen Sie alle Ausreden wie: "Wir haben keine Zeit zum Schreiben."

Zusammenfassung

Generell ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen natürlich ein komplexer und verantwortungsvoller Prozess, an dem die besten Kräfte sowohl des Kundenunternehmens als auch des implementierenden Unternehmens beteiligt sein sollten. Und die Wahl eines Geschäfmuss sorgfältig und gewissenhaft angegangen werden.

Aber für kleine und mittelständische Unternehmen sollte die Prozessautomatisierung auf Standardlösungen basieren, und große Unternehmen können sich eigene kundenspezifische Entwicklungen leisten, um den Nutzen der Implementierung zu maximieren.

PeterSoft: BPM ist ein Produkt, in dem:

Zuerst zeichnet ein spezieller Benutzer Diagramme von Geschäftsprozessen, die im Informationssystem ausführbar sind,

Dann richtet er ihre Verbindung mit dem Buchhaltungssystem ein (z. B. 1C: ERP 2),

Dann starten alle Benutzer ihre Prozesse zur Ausführung,

Der Manager kontrolliert den Fortschritt ihrer Umsetzung,

Die erhaltenen Daten zu Prozessen werden analysiert,

Basierend auf der Analyse werden Entscheidungen zur Prozessoptimierung getroffen.

PiterSoft: BPM ist in der Lage, Geschäftsprozesse in allen Bereichen eines Unternehmens zu automatisieren. Mit dem Produkt können Sie ein einziges Prozessinformationsdatenmodell für das gesamte Unternehmen als Ganzes erstellen.

Warum müssen Sie das Produkt "PiterSoft: BPM" implementieren? Betrachten Sie das folgende Beispiel:

Tatsächlich sind jedoch mehrere Dienste am Prozess der Warenübergabe an den Kunden beteiligt, und jeder muss seine Aufgabe rechtzeitig erledigen, da sonst Fehler auftreten. Diese. Der Prozess muss korrekt erstellt und ausgeführt werden. In diesem Fall ist ein Manager beteiligt, der zustimmt, dass der Kunde zu diesem und jenem Zeitpunkt und zu diesen und jenen Bedingungen beliefert wird (Lieferung oder Abholung). Die Buchhaltung muss Belege ausstellen. Der richtige Artikel muss im Lager ausgewählt werden.

Logistiker müssen den Transport rechtzeitig bestellen und liefern. Und dann soll die Buchhaltung die unterschriebenen Rücksendeunterlagen erhalten. Und die Reihenfolge der Aufgaben sollte nicht verwechselt werden, und jede der Aufgaben sollte rechtzeitig und mit den erforderlichen Informationen beginnen.

Das Telefon wird nur verwendet, wenn etwas schief gelaufen ist. Alle Aufgaben kommen im BPM-System zu den Benutzern und werden dort mit einer Markierung versehen, wenn sie erledigt sind. Der Manager weiß zu jedem Zeitpunkt, was gerade mit der Auftragsnummer 24975 passiert.

Das klassische Buchhaltungssystem wird Prozessprobleme nicht lösen. Dies ist die Aufgabe des BPM-Systems.

Welche Unternehmen könnten es brauchen?

Dies ist ein Unternehmen, das:

• es gibt Routineprozesse, deren Automatisierung Zeit sparen kann;
• dringende Buchhaltungsprobleme wurden bereits gelöst und die Automatisierung der Interaktion zwischen Mitarbeitern verschiedener Abteilungen ist erforderlich;
• es gibt mehr als 10 Mitarbeiter, die PC-Benutzer sind und im Rahmen der Lösung gemeinsamer Probleme arbeiten;
• Mitarbeiter haben ihre eigene Spezialisierung (dies ist keine Option, wenn „jeder alles macht“);
• Mitarbeiter sind geografisch getrennt und befinden sich in verschiedenen Räumlichkeiten;
• Arbeitsorganisation nach hohen Standards ist erforderlich, z. B. ISO9000

Welche anderen Prozesse können automatisiert werden?

Jeder Prozess kann automatisiert werden. Aber es ist besser, diejenigen zu automatisieren, die am intensivsten sind und bei denen der größte Informations- und Zeitverlust auftritt.

Funktional sind dies:

• Verhandlung von Verträgen;
• Einkauf von Materialien;
• Koordination der Auszahlung von Geldern;
• Annahme von Bestellungen;
• Entgegennahme und Bearbeitung von Beschwerden;
• Sicherstellung der Produktion;
• Reisevorbereitung;
• Spesenabrechnungen;
• Lagerbestand;
• Der Prozess des Wareneingangs;
• Andere Prozesse

Die Liste der Geschäftsfunktionen, die im Rahmen des Prozessmanagements automatisiert werden können, ist endlos. Jede Branche hat ihre eigenen einzigartigen Prozesse, deren Automatisierung das Leben und die Verwaltung ihres Führers erheblich erleichtern kann.

Warum weiß PiterSoft, wie man BPM implementiert?

Die Mitarbeiter von PiterSoft studieren zuerst das Fachgebiet des Kunden, egal wie komplex es auch sein mag, und bieten dann eine Lösung für die Automatisierung an. Wenn es darum geht, eine Buchhaltung in einem für uns unbekannten Fachgebiet zu führen, machen wir das.

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Um ein Unternehmen zu automatisieren, ist es notwendig zu verstehen, welche Informationsflüsse im Unternehmen fließen, welche Abrechnungsmechanismen verwendet werden, welche Benutzer welche Daten zu welchem ​​Zeitpunkt eingeben müssen, damit das Unternehmen das erforderliche Reporting erhalten kann.

Exklusive individuelle Turnkey-Arbeit

Manchmal kommt es vor, dass ein Unternehmen Merkmale aufweist, die die Verwendung eines "typischen" Arbeitsschemas nicht zulassen. In diesem Fall müssen Sie die Nuancen und Feinheiten des Unternehmens gründlich verstehen, um die richtigen Einstellungen vornehmen zu können. Oft wissen Mitarbeiter des Kundenunternehmens nicht, wie sie ihre Aktivitäten im Informationssystem widerspiegeln sollen, oder Mitarbeiter verschiedener Abteilungen können sich nicht auf Interaktionsschemata einigen, wie sie die Befugnisse und Bereiche für die Eingabe von Informationen in das System aufteilen sollen.

Dazu nutzen wir unsere Erfahrung und die Best Practices, die wir bei unserer Arbeit mit anderen Kunden angereichert haben. Wir führen die Einstellung oder Optimierung von Buchhaltungsschemata, die Einstellung von Geschäftsprozessen oder deren Optimierung durch, wir erstellen die Regeln für den Betrieb von Abteilungen innerhalb des Buchhaltungssystems. Die mit dem Kunden vereinbarte Vision dieser Regeln setzen wir in den Einstellungen des Informationssystems um.

Die Mitarbeiter von "PiterSoft" verstehen alle Arten der Buchhaltung (Produktion, Lager, Finanzen, Betrieb, Verwaltung, Buchhaltung, Steuern usw.).

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Die Führungskräfte eines produzierenden Unternehmens müssen täglich Managemententscheidungen auf der Grundlage der aktuellen Situation im Unternehmen treffen. Der aktuelle Stand lässt sich am besten quantitativ abbilden, d.h. Sie müssen wissen, ob auf den Abrechnungskonten Geld für den Kauf von Materialien und die Zahlung von Löhnen vorhanden ist, ob genügend Materialien in den Lagern vorhanden sind, um die erforderliche Charge rechtzeitig freizugeben, ob der Lieferant Materialien zu dem Preis hat, der darin enthalten sein wird die Auftragskalkulation und so weiter. Quantitative Daten sind immer nur dann relevant, wenn das Rechnungswesen im Unternehmen arbeitet, sonst muss man nur intuitiv, „auf Gespür“, arbeiten. Für ein großes Unternehmen ist eine solche Arbeit nicht akzeptabel. Dies bedeutet, dass es notwendig ist, Inventar, Finanzen und Betrieb zu führen und Buchhaltung für Reserven und Buchhaltung usw. Alle diese Arten der Buchhaltung laufen in einem einzigen System namens 1C: ERP 2 zusammen.

Warum ERP? Per Definition, weil ERP ist ein Enterprise-Ressourcen- und Prozessmanagementsystem.

Mitarbeiter von „PeterSoft“ kennen das Produkt „PeterSoft: Process Management“, weil sind seine Entwickler.

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Im Jahr 2007 haben wir das PiterSoft: Process Management BPM-System auf den Markt gebracht, das für die Besonderheiten des Unternehmens des Kunden entwickelt und flexibel konfiguriert wird und es Ihnen ermöglicht, Geschäftsprozesse innerhalb einzelner Abteilungen zu verwalten, Geschäftsprozesse der Interaktion zwischen dem Unternehmen zu verwalten als Gesamtheit und Interaktionsprozesse mit allen Auftragnehmern.

Die Mitarbeiter von PiterSoft verfügen über umfangreiche Erfahrung in der Implementierung von BPM und der zugehörigen Lösung 1C: Document Management.

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Die Automatisierung des Prozessmanagements ist eine Kernkompetenz von PiterSoft.

Seit 10 Jahren sind mehr als 300 Unternehmen Kunden geworden, insgesamt wurden mehr als 20.000 Arbeitsplätze mit Prozessleittechnik automatisiert. Wir listen einige Projekte für die Implementierung des BPM-Systems auf: den Property Fund of St. Petersburg, die North-Western Fishing Company - Murmansk, Gaztekhleasing, die Produktionsfirma Krasny Yar, das Central Research Institute of Marine Engineering, das Prionezhskaya Grid Unternehmen, die Sodruzhestvo-Unternehmensgruppe usw.

Das Produkt ist im Lehrplan von mehr als 10 führenden Universitäten in Russland enthalten. Bis heute wird das Produkt weiter verbessert und die neuesten technologischen Innovationen angesammelt.

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Mitarbeiter von „PeterSoft“ führen Projekte durch und schulen die Mitarbeiter des Kunden im Umgang mit dem Softwareprodukt „PeterSoft: Process Management“. Gleichzeitig erweitern wir durch die Lösung bestimmter Automatisierungsaufgaben unsere Erfahrung und lernen verschiedene Möglichkeiten für die Arbeit mit Softwareprodukten kennen. Außerdem stehen wir unserem Wissen, den Anforderungen an das System und den Aufgaben, die der Kunde stellt, immer kritisch gegenüber. Wenn wir etwas vorzuschlagen haben, tun wir es. Es gehört nicht zu unseren Regeln, blindlings dem zuzustimmen, was uns falsch erscheint. In diesem Fall werden wir versuchen, den Kunden davon zu überzeugen, eine aus unserer Sicht richtigere Option zu akzeptieren. Aber es kommt vor, dass der Kunde uns überzeugt, und in diesem Fall fügen wir unserem Wissensschatz eine neue Praxis hinzu und erweitern unseren Horizont. Indem wir unsere Fähigkeiten verfeinern, werden wir zu noch nützlicheren Beratern für den Kunden.

Wertesystem

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Wenn Sie ein Meister Ihres Fachs sind, gibt es solche Konzepte und Bedürfnisse wie professionellen Stolz auf die Ergebnisse, die dem Kunden geliefert werden. Ich möchte ein solches Produkt herstellen, dass der Kunde die Klasse der angebotenen professionellen Dienstleistungen zu schätzen weiß. Wir respektieren unsere Kunden. Wenn unsere Kunden also neue Anforderungen haben – die Entwicklung eines implementierten Systems, eine neue Implementierung in einem verwandten Unternehmen, Systemwartung –, arbeiten sie in der Regel weiterhin mit uns zusammen. Und wir arbeiten seit Jahren zusammen und gewinnen neue Kunden durch Empfehlungen. Wir wissen, dass gutes und ehrliches Arbeiten in jeder Hinsicht gewinnbringend und richtig ist.

Das Produkt arbeitet in derselben Datenbank wie das Buchhaltungssystem und für den Benutzer gibt es keine Grenze zwischen dem Buchhaltungssystem und dem BPM-System. Das ist ein Ganzes. Die Einrichtung erfolgt ohne Programmierer.

„PiterSoft: Process Management“ ist in der Lage, Geschäftsprozesse in allen Unternehmensbereichen zu automatisieren. Mit dem Produkt können Sie ein einziges Prozessinformationsdatenmodell für das gesamte Unternehmen als Ganzes erstellen.

WEB-Tools und BPM-Konzepte – all diese Begriffe fallen modernen Unternehmern ein, die ihr Geschäft modernisieren wollen. Unverständliche Abkürzungen, obskure Fremdbegriffe ... Und eigentlich, worum geht es eigentlich - ERP-, BPM-, CRM-Systeme?

Innovationen zum Nutzen der Massen

In letzter Zeit sind Informationstechnologie und Rechenleistung zu einem wichtigen Bestandteil des täglichen Lebens geworden. Sie sind nicht vorbeigegangen, und die Sphäre ist ein ziemlich komplizierter Prozess zum Schreiben eines solchen Softwarepakets, mit dem Sie die Kontrolle über alles übernehmen können, was innerhalb des Unternehmens passiert, und wenn möglich die Wahrscheinlichkeit verringern, dass der menschliche Faktor Fehler macht.

Traditionelle Unternehmensführungsmodelle gehören allmählich der Vergangenheit an. Die Automatisierung von Geschäftssystemen ist heutzutage ein obligatorisches Ereignis, mit dem es besser ist, nicht zu zögern, da die Flexibilität des Unternehmens, seine Fähigkeit, auf dem Markt zu bestehen und sich an veränderte Bedingungen anzupassen, selbst in einer Situation harten Wettbewerbs, weitgehend davon abhängt .

Allgemeine Terminologie

Geschäftsprozess - eine Reihe von Phasen, die es Ihnen ermöglichen, eine Strategie zu rationalisieren und umzusetzen, um die von den Führungskräften des Unternehmens formulierten Ziele zu erreichen. Mit effektiven Tools zur Geschäftsautomatisierung können Sie alle Vorgänge standardisieren, um das zu erreichen, was Sie beabsichtigt haben. Dadurch wird die Interaktion mit Kunden effizienter, die Abteilungen der Organisation stehen in ständigem Dialog und die Gewinne werden steigen. Gleichzeitig wird die Kundschaft zufrieden sein, die alten Kunden bleiben, da die Servicequalität ziemlich hoch sein wird, und neue werden hinzukommen, auch auf Empfehlung von zuvor bedienten Kunden.

Die Hauptziele der Geschäftsprozessautomatisierung bestehen darin, den Workflow in eine effektive, effiziente und profitable Möglichkeit zu verwandeln, um auf dem Markt für Waren und Dienstleistungen zu bestehen. Die Entwicklung von Managementsystemen mit funktionalen und komfortablen Lösungen ermöglicht es Ihnen, alle Prozesse im Unternehmen zu steuern.

Wie es funktioniert?

Wenn ein Unternehmer eine Entscheidung treffen muss, lohnt es sich zu verstehen, dass die Auswahl eines Geschäftsautomatisierungssystems keine leichte und sehr verantwortungsvolle Aufgabe ist. Wo immer möglich, ist es notwendig, einem effektiven Produkt den Vorzug zu geben, das auf den Bereich spezialisiert ist, in dem das Unternehmen tätig ist. Es wird davon ausgegangen, dass Optionen einfach zu verwenden und effizient im Betrieb sind und die Modellierung aller innerhalb der Organisation auftretenden Prozesse unabhängig von ihrer Komplexität ermöglichen. Wenn dies auf Cloud-Servern implementiert wird, die einen Online-Zugriff ermöglichen, ist eine solche Geschäftsprozessautomatisierung am effektivsten.

Visuelle Tools machen die Arbeit mit dem System bequemer, es ist einfacher, die Qualität der eingegebenen Informationen und die Vollständigkeit des Ausfüllens zu kontrollieren und auch die Effektivität jedes Mitarbeiters des Unternehmens zu bewerten. Korrekte Informationen, die dem Manager durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen zur Verfügung gestellt werden, werden zur Grundlage für Managemententscheidungen.

Nützlich für alle

Nicht weniger wichtig sind Business-Automation-Technologien für Unternehmensleiter, die damit ein Tool erhalten, mit dem Sie jederzeit den Verantwortlichen für die Aufgaben sowie alle am Prozess Beteiligten nachverfolgen können. Gleichzeitig ist es möglich, die für die Ausführung der Arbeiten aufgewendete Zeit zu berechnen. Diese Informationen werden für die weitere Planung der Aktivitäten benötigt.

Bei der Entwicklung von Geschäftsautomatisierungssystemen muss das Produkt eine automatische Erinnerung enthalten, mit der Sie dringende Aufgaben kontrollieren können. Nachrichten werden in dem vom Programm angegebenen Modus generiert. Sie können die Ausgabe von Informationen zu verschiedenen Ereignissen konfigurieren, die für das Personal und die Kunden der Organisation wichtig sind. Bei der Entwicklung eines Systems ist ein besonderes Augenmerk auf das Design zu legen – die Oberfläche muss intuitiv verständlich sein, damit sich die Mitarbeiter schnell in die Arbeit einarbeiten können und keine Fehler machen.

Alles für Verkäufer

Einer der Hauptbereiche der Implementierung des Automatisierungssystems ist die Verbesserung der Arbeit von auf den Verkauf spezialisierten Unternehmen, und vor allem müssen die für Transaktionen verantwortlichen Mitarbeiter in dem neuen Produkt arbeiten. Die Automatisierung ermöglicht es Ihnen, die Arbeitszeit zu verteilen und die Effektivität jedes neuen Tages zu steigern. Die im System programmierten Geschäftsprozesse sind in separate Phasen unterteilt, und der Manager, der das Produkt verwendet, kann immer Hilfeinformationen zum aktuellen Schritt erhalten.

Moderne Systeme enthalten Tools, mit denen Sie alle Phasen der Interaktion mit einem bestimmten Kunden verfolgen können. Dies hilft bei der Analyse von Anfragen, auf deren Grundlage es möglich ist, eine Dienstleistung, ein Produkt anzubieten, das für diesen bestimmten Kunden relevant ist. Individuelle Herangehensweise und Berücksichtigung der Bedürfnisse werden heute sehr geschätzt. Um die Effektivität zu analysieren, können Sie auf die Automatisierung der Berechnung des Verkaufstrichters zurückgreifen. Ein ähnliches Instrument wird nützlich sein, um Engpässe in der Arbeit des Unternehmens zu identifizieren. Es ist bekannt, dass andere Tools dabei helfen, Analysen in Geschäftsprozesse zu integrieren. Ein Unternehmer sollte unter Berücksichtigung der Besonderheiten seines Unternehmens die am besten geeigneten auswählen und eine Aufgabe für Programmierer formulieren, die das Steuerungssystem implementieren.

Verwalten Sie mit Bedacht

Es ist üblich, von drei Klassen von Geschäftzu sprechen: entwickeln, unterstützen, primär. Die Abstufung ergibt sich aus dem Grad des Einflusses auf die Arbeit des Unternehmens, der Abhängigkeit des Ergebnisses von der Richtigkeit der Anwendung eines bestimmten Systems.

Effektive Automatisierung ist auch ein Toolkit, mit dem Sie Leads kontrollieren und die Bedürfnisse sowohl potenzieller als auch bereits etablierter Kunden ermitteln können. Ein neuer Lead muss registriert und im System angezeigt werden, damit der für den Prozess verantwortliche Manager ihn in Zukunft in der Arbeit berücksichtigen und seine Schritte anpassen kann.

Alles für den Kunden

Die Hauptidee der Arbeit jedes am Erfolg interessierten Unternehmens besteht darin, die Bedürfnisse des Kunden unter Berücksichtigung seiner Bedürfnisse und seines Geschmacks zu erfüllen. Die Makellosigkeit des Service wird zum Schlüssel für die Aufrechterhaltung des angesammelten Publikums, und es ist möglich, ein solches Serviceniveau bereitzustellen, wenn Sie ein automatisiertes Kontrollsystem für alle Geschäftstransaktionen implementieren. Das hilft Fehler durch den menschlichen Faktor zu vermeiden und behält alle Themen, Fristen und wichtigen Aspekte im Fokus. Der Multi-Channel-Kundenservice ist ein ziemlich wichtiges Instrument, mit dem Sie ein durchdachtes und effektives System implementieren können.

Die Entwicklung beinhaltet die Programmierung eines Referenzprozesses, nach dem alle Anfragen und Einsprüche aufgebaut werden. Bei der Analyse der erhaltenen Informationen können Sie ein Fenster verwenden, um die maximale Datenmenge zu verarbeiten. Mit einem praktischen System können die Bediener Verträge des Kunden abrufen, seine Historie einsehen, Fristen verfolgen, die Verfügbarkeit von Rückmeldungen kontrollieren und ein Minimum an Zeit und Mühe für all diese Vorgänge aufwenden.

Dokumentationsunterstützung

Manchmal scheint es langweilig, mühsam, zeitaufwändig und völlig nutzlos zu sein, jeden Vorgang zu dokumentieren. Die Entwickler moderner Tools für die Unternehmensautomatisierung haben eine so weit verbreitete Meinung berücksichtigt, sodass ein Geschäftsmann eine große Auswahl an Softwareprodukten hat, die zur Optimierung des Dokumentationsprozesses beitragen.

Alle amtlichen Papiere sind in elektronischer Form immer griffbereit, sie sind strukturiert und gestrafft, und speziell programmierte Tools kontrollieren die Einhaltung von Fristen. Sie können Korrespondenz, Buchhaltungsunterlagen, mit Kunden und Lieferanten geschlossene Verträge verfolgen. Viele Produkte enthalten auch integrierte Vorlagen, die das Erstellen neuer Dokumente erleichtern. Bei der Bestellung eines automatisierten Systems für ein Unternehmen stellt ein Geschäftsmann Programmierern eine grundlegende Vorlage zur Verfügung, die im Speicher gespeichert ist.

Warum wird das benötigt?

Mithilfe eines automatisierten Systems finden Sie schnell und effizient das gewünschte Dokument in der Gesamtmenge an Informationen. Bei vielen Programmen können Sie gescannte Kopien anhängen, was ebenfalls praktisch ist und Ihnen Zugriff auf ein gedrucktes Formular gibt, unabhängig davon, wo sich die Person befindet, die das Dokument benötigt.

Die Konsolidierung von Dokumenten in der elektronischen Ablage hilft, die Kontrolle über die Daten zu behalten und sicher zu sein, dass nichts verloren geht. Der Komfort und die Geschwindigkeit der Suche machen den Arbeitsablauf effizienter und damit effizienter. Mit der Erweiterung der Zugriffsrechte können Sie als Gruppe mit dem ausgewählten Dokument arbeiten, was bei der Bewältigung komplexer Aufgaben hilft, die eine gemeinsame Lösung erfordern. Wenn das Unternehmen häufig mit Handelsdokumenten arbeitet, muss ein Automatisierungssystem mit Genehmigungsfunktionen gewählt werden. Dadurch wird die Genehmigungsphase der Dokumentation schneller und effizienter.

Blick in die Zukunft

Die Krisenzeit zwingt Unternehmen, auf die effektivsten und leistungsfähigsten Werkzeuge zurückzugreifen, sonst ist es einfach unmöglich, auf dem Markt zu bestehen. Integrierte Automatisierung ist ein so moderner Ansatz, dank dessen Kosten gesenkt werden, das Arbeitsergebnis bedeutender wird und die finanzielle Komponente für das Unternehmen viel rentabler ist als vor dem Einsatz automatisierter Lösungen.

Die Systementwicklung ist eine verantwortungsvolle Aufgabe, bei der es zunächst darum geht, alle Geschäftsprozesse der Organisation zu identifizieren, deren Reihenfolge festzulegen, nach Wichtigkeit und Komplexität abzustufen. Die Verwendung dieses Ansatzes ermöglicht es Ihnen, alle Prozessbeteiligten zu vereinen, um ein gegenseitiges Verständnis sowohl innerhalb des Unternehmens als auch bei der Kommunikation mit dem Kunden zu erreichen. Bei der Arbeit an der Erstellung eines automatisierten Systems müssen sowohl die Hauptprozesse in der Arbeit der Organisation als auch die Hilfsprozesse, die die Infrastruktur unterstützen, beachtet werden. Es muss daran erinnert werden, dass es Geschäftsprozesse sind, die die Grundlage für die Planung der Tätigkeit des Unternehmens, die Entwicklung des Personals und die Verbesserung der Leistung bilden.

Unternehmenslenker investieren oft viel Mühe in die Verbesserung von Prozessen, die darauf abzielen, bestimmte Ziele zu erreichen und die Effektivität der Zusammenarbeit der beteiligten Mitarbeiter zu erhöhen. Sie verstehen wirklich, wie wichtig es ist, die Kommunikation und Effizienz zwischen Abteilungen oder Gruppen in größerem Maßstab sicherzustellen. Diese Suche nach einem optimalen Ansatz für das Zusammenspiel ist mit der Notwendigkeit verbunden, lebenswichtige Probleme zu lösen, die zwangsläufig entstehen, wenn in verschiedenen Abteilungen und Bereichen des Unternehmens Uneinigkeit herrscht. Die notwendige Arbeit unabhängig von anderen Teilen des Unternehmens zu erledigen, kann mehr schaden als nützen, da sich die Mitarbeiter in diesem Fall auf die Lösung spezifischer Probleme konzentrieren, anstatt ein gemeinsames Ziel innerhalb des Prozesses zu erreichen. Software zur Automatisierung von Geschäftsprozessen - BPMS - bietet Mitarbeitern von Unternehmen die Möglichkeit, die Rolle ihrer Aufgaben in einem Geschäftsprozess zu visualisieren, was zur Steigerung der Mitarbeiterproduktivität beiträgt und sich auch in anderen Bereichen des Unternehmens positiv auswirken und wichtige Unternehmensziele erreichen kann.

Was ist Geschäftsprozessautomatisierung?

Der Begriff „Geschäftsprozess“ bezeichnet die Organisation und Struktur zusammenhängender Handlungen von Mitarbeitern eines Unternehmens mit dem alleinigen Ziel, das gesetzte Ziel erfolgreich zu erreichen. Das Wesen der Geschäftsprozessautomatisierung besteht darin, die Struktur für die Übertragung der Verantwortung für die Ausführung des Prozesses und damit für die Erreichung des Ziels festzulegen. Für einzelne Mitarbeiter stellt ein Geschäftsprozess die Schritte dar, um erfolgreiche Ergebnisse zu erzielen. Bei kleinen und großen Gruppen wird unter einem Geschäftsprozess die Aufgabenverteilung verstanden, die jedes Mitglied der Gruppe erfüllen muss, um eine gemeinsame Aufgabe für die Gruppe zu erledigen. Es gibt viele Beispiele für automatisierte Geschäftsprozesse, die von der Zubereitung eines Gerichts nach einem bestimmten Rezept bis hin zu einem umfangreichen Prozess der Übernahme eines Unternehmens durch ein anderes reichen. Unternehmen, die Geschäftsprozessautomatisierung in Branchen wie dem Marketing und anderen einsetzen, stellen die positiven Ergebnisse der Verwendung dieses Managementansatzes aufgrund des hohen Niveaus der Arbeitsorganisation, der Zielstrebigkeit der Mitarbeiter und der Disziplin bei der Erfüllung der Aufgaben fest.

Der Schlüssel zum Erfolg eines Geschäftsprozesses sind bestimmte unersetzbare Komponenten. Zunächst werden für jeden Prozessschritt Daten und Materialien benötigt. Zweitens benötigen Sie einen Algorithmus – einen Prozess – dem Menschen oder Software (im Fall der Automatisierung eines Geschäftsprozesses) folgen können. Schließlich muss das Ergebnis definiert werden, um zu erreichen, welche Anstrengungen unternommen, Zeit aufgewendet und Daten verwendet werden. Es ist wichtig, die Bedeutung dieser Komponenten der Geschäftsprozessautomatisierung zu erkennen und sich die Zeit zu nehmen, jede von ihnen auszuwählen und zu formalisieren, denn nur wenn Sie die richtige Grundlage schaffen, können Sie sich auf das richtige Ergebnis verlassen.

Automatisierung von Geschäftsprozessen - Geschichte

Der Begriff wurde erstmals in den 1920er Jahren von Frederick Taylor und Henry Gant, Maschinenbauingenieuren und Unternehmensberatern, verwendet. Ursprünglich war dieser Begriff mit der Produktion verbunden, aber es ist offensichtlich, dass er im Zuge des Studiums und Überdenkens des Begriffs Geschäftsprozesse sogar für die Beschreibung der Dynamik von Aktivitäten innerhalb der Familie anwendbar geworden ist. In den frühen 1980er Jahren wurde basierend auf der Arbeit von W. Edwards Deming und Joseph M. Juran ein neues Konzept des Geschäftsprozesses entwickelt und die Theorie durch Technologie unterstützt. Dank der Einführung von Schreibmaschinen, Fotokopierern und PCs sind zum Beispiel völlig neue Arten der Interaktion, Zielsetzung und Erzielung von Ergebnissen entstanden. Das Internet ist auch zu einem der Hauptfaktoren für die Entwicklung neuer Ansätze für das Geschäftsprozessmanagement (BPM) und die Entwicklung von Verfahren zur Automatisierung von Geschäftsprozessen geworden.

Die Theorie des Geschäftsprozessmanagements ist fast hundert Jahre alt und entwickelt sich ständig weiter, sodass es für jedes Unternehmen nützlich sein kann, relevante Ziele zu erreichen, indem Prozesse organisiert und in verschiedene Phasen unterteilt werden, die von Menschen und Lösungen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen ausgeführt werden.

Beispiele und Ideen für die Automatisierung von Geschäftsprozessen

Es gibt viele Beispiele für Prozesse, für deren erfolgreiche Ausführung der Einsatz von Geschäftsprozessautomatisierung sinnvoll ist. Aktivitäten in Bereichen wie Finanzen, Personalwesen und Marketing können in verschiedene Prozesse unterteilt werden, von denen einige automatisiert werden können. Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen für die Einstellung und Anpassung von Mitarbeitern an den Arbeitsplatz, Prozesse für die Bearbeitung von Kaufanfragen und Bestellungen von Kunden können Sie beispielsweise hervorragende Ergebnisse bei der Verbesserung der Qualität der geleisteten Arbeit und der Reduzierung von Transaktionskosten erzielen.

Hauptvorteile der Geschäftsprozessautomatisierung

Die Schlüsselidee hinter dem Einsatz digitaler Tools ist das effiziente Arbeiten mit allen Daten zu Kunden, Aufgaben und Dienstleistungen / Produkten des Unternehmens sowie das Automatisieren bestimmter Aktionen, die ohne menschliches Zutun durchgeführt werden können. Der Zweck der Geschäftsprozessautomatisierung besteht nicht darin, Mitarbeiter, die sich wiederholende Aufgaben ausführen, durch Softwareroboter zu ersetzen. Dank der Automatisierung von Geschäftsprozessen werden die Mitarbeiter des Unternehmens von Routine- und mechanischen Aufgaben befreit und erhalten die Möglichkeit, sich auf neue Aufgaben, Forschungsaufgaben oder andere Aktivitäten zu konzentrieren, bei denen die Erfahrung und das Wissen des Mitarbeiters genutzt werden.

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen hilft auch Gruppen von Menschen, ihre Bemühungen besser zu koordinieren, sodass Desorganisation aus der Gleichung herausgenommen werden kann. Schließlich kann die Automatisierung von Geschäftsprozessen eine höhere Genauigkeit der Ergebnisse garantieren. All diese Vorteile sind der Grund, warum immer mehr Unternehmer, Abteilungsleiter sowie kleine und große Unternehmen die Automatisierung von Geschäftsprozessen in ihrer Arbeit anwenden.

All diese Vorteile sind für jedes Unternehmen relevant, das wettbewerbsfähig bleiben und wachsen möchte. Jedes Unternehmen hat Konkurrenten im Auge, die versuchen, den aktuellen Markt zu erobern, und die Herangehensweise an die Verwaltung der Arbeit in einem Unternehmen kann ein entscheidender Wettbewerbsfaktor sein. Oft entscheidet die rechtzeitige Automatisierung von Geschäftsprozessen darüber, welches Unternehmen Erfolg hat und welches am Rande der Existenz steht.

Elena Gaidukova, Marketinganalystin, Markenmanagerin für Lösungen auf Basis von , Spezialistin für Partnerbeziehungen.

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen erscheint manchmal wie ein Zauberstab. Doch wie lassen sich Geschäftsprozesse am besten automatisieren? Damit die Arbeit argumentiert, Papiere nicht verloren gehen, Vorschriften helfen, das Team wie ein gut geölter Mechanismus agiert?

In dem Artikel analysieren wir die Nuancen des Aufbaus und der Automatisierung von Geschäftsprozessen, überlegen, wie Fehler vermieden werden können, welche Ziele und Zielsetzungen die Automatisierung von Geschäftsprozessen hat und wo man anfangen soll. Wenn Sie darüber nachdenken, Geschäftsprozesse zu verbessern und möglicherweise ein elektronisches Verwaltungssystem für diese einzuführen, lesen Sie den Artikel sorgfältig durch. Und nimm einen Bleistift!

Drei Wale des Chaos im Geschäft: Wie man Prozesse automatisiert, die es nicht gibt

Bevor wir darüber sprechen, welche Möglichkeiten die Automatisierung von Geschäftsprozessen eröffnet, sollten wir uns überlegen, mit welchen Schwierigkeiten Sie derzeit konfrontiert sind.

Die drei schlechten „Säulen“, die das Chaos im Geschäft aufrechterhalten, sind universell. Wahrscheinlich kennen Sie sie auch:

• Regelmäßige Fehler. Petrov machte einen Tippfehler, Sidorov bestätigte ein unbestätigtes Dokument, Vasechkina schickte eine Rechnung mit falschen Angaben. Solche Fehler bringen vorübergehende und finanzielle Verluste, Augenzucken und Nachtarbeit.
• Ausfallzeit. Eine Woche lang wird das Dokument genehmigt, dann die zweite, die Arbeit lohnt sich. Ein wichtiger Mitarbeiter ist im Urlaub oder kündigt, ohne den Fall zu übergeben.
• Allgemeine Verwirrung. Wo ist der Papierkram geblieben? Warum hat die Sekretärin im Stapel Blätter das dringende Dokument nicht bemerkt? Wohin soll ein Spezialist laufen, wenn ein Kunde mit ihm Kontakt aufnimmt, wenn die richtige Person nicht verfügbar ist? Dieses Durcheinander und das Herumrennen mit Papierbündeln auf den Gängen ist lästig und trägt sicher nicht zur produktiven Arbeit bei.

Noch vor 10 Jahren erschien Geschäftsprozessmodellierung den meisten Unternehmen teuer, zeitaufwändig und damit unnötig. Manche Leute denken das sogar jetzt noch, nachdem sie Horrorgeschichten über unvollendete Projekte und Millionenausgaben gelesen haben oder sogar von der falschen Seite an die Automatisierung herangegangen sind. Aber es stellte sich heraus, dass Unternehmen, die an der Automatisierung von Geschäftsprozessen arbeiten, schneller wachsen, Krisenzeiten besser überstehen und die Konkurrenz überflügeln. In solchen Unternehmen fühlen sich Mitarbeiter wohler, was für die richtige Arbeitsatmosphäre im Team sorgt. Beispiele sind die Geschichten von Toyota, Amazon, McDonalds sowie unsere Kunden, deren Feedback zur Automatisierung von Geschäftsprozessen.

Heutzutage wird die Fähigkeit, Geschäftsprozesse aufzubauen und zu wissen, wie man sie automatisiert, zu einem wichtigen Wettbewerbsvorteil.

Geschäftsprozesse: Was automatisieren wir, Genossen?

Manchmal täuscht sich das Management des Unternehmens, das mit strategischen Fragen beschäftigt ist: Bei uns ist alles in Ordnung. Aber wenn Petrov weiß, dass Sie sich im Falle einer Marketingaufgabe an Ivanova wenden müssen, ist dies kein Geschäftsprozess. Aber eine konkrete Aktionslandkarte, die allgemeingültig die Schritte beschreibt, die Mitarbeiter durchlaufen, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen, sieht schon wie ein Geschäftsprozess aus.

Ein Aktivitätsschema, um es als Geschäftsprozess zu bezeichnen, muss drei Faktoren berücksichtigen:

1. Die Stabilität der beschriebenen Beziehungen: Vielzahl von Wahlmöglichkeiten von Aktionen, Übergängen, Bedingungen werden berücksichtigt.
2. Regelung der Aktionen während des Prozesses: Anrufe, Briefe, Anhänge, Berufungen, Sichtungen.
3. Logische Vervollständigung: konkret erreichbares Ziel.

Ein klar modellierter Geschäftsprozess ermöglicht es Ihnen, das Ergebnis zu sehen und die Arbeit in allen Phasen zu steuern, um Verluste und Fehler „bei einem niedrigen Start“ zu vermeiden.

Je nach Auftreten von „Thin Spots“ wird der Geschäftsprozess verändert, seine Stufen angepasst und es wird geschaut, welche Glieder schwach sind. Wenn Sie Schwierigkeiten bei der Entwicklung von Algorithmen haben, helfen wir Ihnen gerne weiter. Schließlich bereitet die Entwicklung von Geschäftsprozessen das Projekt ihrer Automatisierung vor.

Ist das Herz Ihres Unternehmens gesund?

Kontaktieren Sie noch heute und fordern Sie ein individuelles Angebot an Geschäftsprozesse sind das Herzstück des Unternehmens. Woher wissen Sie, ob Ihr Unternehmen in Form ist? Kontaktieren Sie uns und erfahren Sie, wie Sie das Beste aus Geschäftsprozessen herausholen und das volle Potenzial Ihres Unternehmens entfalten.

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Das Hauptziel der Geschäftsprozessentwicklung ist die magische Transformation chaotisch gewebter Ketten unternehmensübergreifender Interaktionen in geordnete, konsistente und verständliche Algorithmen. Lasst Ordnung in der Arbeit, im Büro, in den Köpfen der Mitarbeiter und in den Köpfen der Führungskräfte sein!

Uri, wo ist der Knopf? Ziele der Geschäftsprozessautomatisierung

Nun stellt sich die Frage: Wie soll das alles gehandhabt werden? Nun, Sie brauchen einen ganzen Stab von Mitarbeitern - um am Puls der Zeit zu bleiben und die "dünnen Stellen", "schwachen Stellen" und die Ausführung von allem, was ausgeführt werden sollte, sorgfältig zu überwachen!

Ein Viertel der Unternehmen geht diesen Weg, setzt Qualitätsabteilungen ein, baut Führungs- und Sekretariatspersonal aus. Viel sinnvoller ist es jedoch, sich zu fragen, wie man Geschäftsprozesse automatisieren und die Kontrollfunktion darüber an einen Ort verlagern kann. Ein solches Geschäftsprozessmanagementsystem wird sowohl ein Konstrukteur, ein Überwachungsmechanismus als auch ein Controller sein, der Signale gibt, wenn etwas nicht nach Plan läuft. Aber damit der „magische Knopf“ funktioniert, müssen Sie noch hart arbeiten.

Natürlich sind die Ziele der Geschäftsprozessautomatisierung nicht nur eine bequeme Art der Steuerung. Infolgedessen hilft der Einsatz eines automatisierten Geschäftsprozessmanagementsystems:

• Regelmäßige Aufgaben organisieren.
• Minimieren Sie den menschlichen Faktor.
• Klar getrennte Verantwortungsbereiche innerhalb von Prozessen.
• Behalten Sie alle Details des Prozesses unter Kontrolle.
• In das Kundeninteraktionsschema aufnehmen.
• Erstellen Sie eine einheitliche IT-Infrastruktur mit unterschiedlichen Zugriffsrechten.
• Sparen Sie Zeit, Ihre und die Ihrer Mitarbeiter.
• Als Ergebnis - um Geld für die Verwaltung des Unternehmens zu sparen.

Wie Sie sehen können, sind die Ziele der Geschäftsprozessautomatisierung in vielerlei Hinsicht dieselben wie Ihre!

Geschäftsprozessmanagement - ein System eines Unternehmens

Um es noch deutlicher zu machen, analysieren wir anhand von Beispielen die konkreten Funktionen des Business Process Management Systems „1C: Document Management 8“.

Wir haben deutlich gesehen, wie sich ein automatisierter Geschäftsprozess von einem „auf den Knien geschriebenen“ unterscheidet. Es bleibt zu verstehen, wie man zu diesem Automatisierungsgrad kommt.

Die geheime Zutat: So automatisieren Sie Geschäftsprozesse verlustfrei

Sie haben wahrscheinlich Geschichten über Firma N gehört, die ein Supersystem implementiert, daran herumgebastelt und auf Excel zurückgespuckt ist. Das passiert, wenn ein Unternehmen auf unvorhergesehene Schwierigkeiten stößt. Dass Mitarbeiter die ungewöhnliche Arbeitsweise sabotieren. Dass die geregelten Prozesse in keiner Weise der Regulierung nachgeben. Dass das Implementierungsbudget über dem gewünschten liegt. Dann ist das System selbst schwer und unverständlich, aber es ist notwendig, dass „hier ein Knopf ist, ich drücke ihn und alles funktioniert“.

Manager vergessen oft die Regel: Die erste Stufe, auf der die Automatisierung von Geschäftsprozessen aufbaut, sind Aufgaben. Das Dokumentenmanagementsystem verfügt über eine enorme Funktionalität, die die Anforderungen der skurrilsten Unternehmen erfüllen kann. Aber zuerst müssen diese Anforderungen dargestellt werden.

Unsere Forschung bestätigt, dass 70 % der geschäftlichen Schwierigkeiten gerade in der Phase der Festlegung von Anforderungen und Ergebnissen entstehen. Daher bieten wir Erstberatungen sowie einen Studienservice vor dem Projekt an. Dieser Schritt hilft:

• „Dünne Stellen“ im Unternehmen identifizieren,
• bestimmen, welche Ziele für das Automatisierungssystem gesetzt werden,
• verstehen, ob die Standardfunktionalität für das Unternehmen geeignet ist oder ob Änderungen vorgenommen werden müssen,
• herauszufinden, welche Funktionen für Unternehmen optimal sind,
• Bestimmen Sie, welche Prozesse überhaupt automatisiert werden sollen und welche verschoben werden können. So sollten beispielsweise Bereiche priorisiert werden, die die Arbeit des gesamten Unternehmens ausbremsen, auch wenn die Arbeit an ihnen nicht die einfachste ist.

Das richtige Erfassen von Systemanforderungen und -ergebnissen ist die geheime Zutat für den Erfolg eines Automatisierungsprojekts. Manchmal wird in dieser Phase deutlich, dass es ein Problem mit Geschäftsprozessen gibt. Dann müssen Sie sie ändern oder von Grund auf neu erstellen.

Nachdem wir uns für die Aufgaben entschieden haben, die mit der Automatisierung von Geschäftsprozessen verbunden sind, gehen wir zur Bildung eines Projektteams und zur Umsetzung des Projekts über.

Möchten Sie wissen, welche Ergebnisse Ihr Unternehmen erzielen kann? Kontaktieren Sie uns für eine kostenlose Beratung – lassen Sie uns reden!