Budgetierungsvorschriften im Unternehmen. Haushaltsordnung und Organisation des Haushaltswesens

Jedes Unternehmen, das eine Budgetierung einführt, muss ein Regelwerk entwickeln, das die Regeln der Budgetverwaltung für alle Bereiche festlegt und diese gegebenenfalls auf neue Strukturen ausweitet. Betrachten wir die allgemeinen Grundsätze für die Entwicklung solcher Vorschriften sowie die Ansätze verschiedener Spezialisten zu diesem Thema.

Bei einer Haushaltsordnung handelt es sich um eine Reihe unternehmensinterner Dokumente und Anordnungen, die die Budgetierung im Unternehmen beschreiben. In vielen russischen Unternehmen wird es durch eine Anordnung ersetzt, die die Fristen für die Erstellung, Genehmigung und Analyse von Budgetdokumenten sowie eine Sammlung von Vorlagen für solche Dokumente festlegt. Die übrigen Regeln (Liste der verantwortlichen Personen, Verfahren zur Analyse von Budgets usw.), die den Budgetprozess definieren, werden mündlich besprochen. Allerdings ist es bei diesem Ansatz recht schwierig, neue Mitarbeiter auf den neuesten Stand zu bringen, die Einhaltung festgelegter Regeln zu überwachen (das Management hat keinen Grund für formelle Strafen von nicht leitenden Mitarbeitern) usw. Daher empfehlen die meisten Experten auf dem Gebiet der Budgetierung die Entwicklung Regelungen zum Haushaltsverfahren.

Beispiel für Haushaltsvorschriften

Im OJSC „Optima“ Zu den (Moskauer) Vorschriften gehören:

• Regelungen zur Budgetplanung und -anträge, die die im Unternehmen verwendeten Formen der Budgetdokumente (Budgetberichte, Zahlungsaufforderungen etc.) enthalten, außerdem Diagramme der Prozesse zur Erstellung und Genehmigung von Budgets, eine Aufstellung der Monats-, Quartals- und Jahreshaushalte und die für ihre Aufstellung Verantwortlichen;
• Regelungen zur Personalmotivation;
• Regelungen zum Verfahren der betrieblichen Finanzplanung und Ausführung von Zahlungen;
• Regelungen zum Haushaltsausschuss.

Ein Beispiel für den Aufbau von Haushaltsplanungsvorschriften

1. Ziele und Vorgaben der Budgetplanung des Unternehmens.
2. Das Verfahren zur Erstellung von Budgets.
3. Zusammensetzung der Teilnehmer am Haushaltsprozess: vom Vorsitzenden des Haushaltsausschusses bis hin zu den Leitern aller Abteilungen, die Ausgabenanträge vorbereiten.
4. Funktionen und Verantwortlichkeiten der am Haushaltsprozess beteiligten Personen.
5. Rechte der Teilnehmer am Budgetprozess (Liste der Felder (Dokumente) des Budgets, die ein Teilnehmer am Prozess ausfüllt, Verfahren zur Überprüfung der Ausfüllung und Anpassung dieser Felder (Dokumente), Rechte zur Genehmigung von Budgetdokumenten).
6. Das Verfahren und die Methodik zur Überarbeitung und Anpassung von Budgets bei erheblichen Abweichungen der geplanten Indikatoren von den tatsächlichen.
7. Analyse der Haushaltsausführung.
8. Das Verfahren zur Genehmigung des Haushaltsvollzugsberichts.

Bereitgestellt von Vladimir Novikov, Projektmanager bei Neumark

Elemente der Haushaltsordnung

Allgemeine Regeln der Haushaltstätigkeit. Es ist notwendig, die Ziele, für die die Budgetierung umgesetzt wird, sowie Zielindikatoren festzulegen und dabei zu berücksichtigen, welche Einnahmen- und Ausgabenposten des Haushalts gebildet werden. Dies geschieht, um Regeln für die Erstellung von Berichten über die Arbeit des Unternehmens sowie das Verfahren zur Analyse und Anpassung von Budgets festzulegen.

Beschreibung der Verantwortungszentren. Die Beschreibung sollte die Grundsätze für die Aufteilung der Verantwortungszentren in zentrale Finanzbezirke, Finanzinstitute und Kostenstellen, die Formen der Pläne und der jährlichen Berichterstattung, die jedes Zentrum vorlegt, sowie die Regeln für die Konsolidierung dieser Dokumente in der unternehmensweiten Berichterstattung enthalten.

Festlegung des Budgetzeitraums. Der Haushaltszeitraum ist der Zeitraum, für den die wesentlichen Finanzpläne erstellt werden. Aufgrund der Schwierigkeiten, die bei der Erfassung und Präsentation von Berichten, einschließlich Managementberichten, auftreten, haben die meisten russischen Unternehmen einen Budgetzeitraum von einem Quartal, aber sowohl Praktiker als auch Berater halten ein monatliches Budget für den optimalen Zeitraum. Unternehmen mit einem entwickelten Managementsystem erstellen monatlich (oder alle vier Wochen) Budgets. Der mittelfristige Haushalt wird für ein Jahr erstellt, seltener für drei und fünf Jahre.

Neben der Budgetperiode wird auch ein Budgetzyklus festgelegt – ein Zeitraum, nach dem Plan- und Ist-Indikatoren verglichen und nachfolgende Budgets angepasst werden. Wenn ein Unternehmen beispielsweise einen Jahresplan mit monatlicher Aufschlüsselung eingeführt hat, können Abweichungsanpassungen vierteljährlich vorgenommen werden. Dies geschieht nicht nur, um die Genauigkeit der Prognose zu verbessern, sondern auch, um festzustellen, wie die Ergebnisse des Unternehmens durch einzelne Faktoren, wie beispielsweise die Leistung der Mitarbeiter, und den Markt als Ganzes beeinflusst werden. Wenn also die Marktbedingungen günstig sind, wird die Umsatzsteigerung für das Quartal in erster Linie mit diesem Faktor und nicht mit den Bemühungen der Vertriebsleiter verbunden sein, und daher können von den Verkäufern in Zukunft höhere Renditen verlangt werden.

Erstellen eines Budgetplans. Die Verordnungen müssen den Zeitrahmen für die Entwicklung, Koordination, Genehmigung, Konsolidierung und Analyse von Budgets auf allen Ebenen festlegen. Diese Fristen sollten für die Erstellung von Budgetdokumenten und deren Genehmigung durch den Haushaltsausschuss des Unternehmens ausreichend sein. Für jede Phase des Budgetprozesses, von der Erstellung bis zur Genehmigung der Budgetdokumente, werden verantwortliche Personen benannt.

Analyse der Ausführung und Regeln zur Budgetanpassung. Es müssen Methoden und Fristen für die Analyse des Haushaltsvollzugs genehmigt, das Verfahren zur Anpassung von Haushaltsdokumenten geregelt und eine Liste der für die Analyse verantwortlichen Mitarbeiter festgelegt werden. Die Methodik kann Regeln zur Analyse von Abweichungen tatsächlicher von geplanten Indikatoren, zur Analyse der Produktionsstruktur und der Dynamik des Produktverkaufs usw. enthalten.

Das Verfahren zur Mitarbeitermotivation in Abhängigkeit von Budgetindikatoren. Dieser Teil der Regelung existiert nicht in allen Unternehmen, wird aber von vielen Experten als fast der wichtigste angesehen, da er die Ausführung des Haushaltsplans mit der Vergütung bestimmter Mitarbeiter des Unternehmens verknüpft.

Beispiel. Position zur Budgetplanung von JSC Optima (Fragment)

3. Genehmigte Ziele

3.1. Zielindikatoren bestimmen in quantitativer und monetärer Hinsicht die Ziele, die die Aktionäre der Unternehmensführung für das kommende Jahr setzen. In Bezug auf diese Zielindikatoren werden die Einnahmen und die Ausgabenstruktur des Unternehmens geplant und die notwendigen Managemententscheidungen getroffen.

3.2. Zielindikatoren werden schriftlich formuliert und den Dienststellen- und Abteilungsleitern im Auftrag zur Entwicklung des Budgets für das kommende Jahr mitgeteilt. Zu den Zielindikatoren gehören:

• Verkaufsvolumen nach Produkt in physischer Hinsicht;
• Nettoumsatzerlös (abzüglich Rabatte und Mehrwertsteuer) bei Verwendung der Versandart;
• Anteil der Arbeitskosten und durchschnittlicher Personalbestand nach Kategorie;
• die Größe des Reparaturfonds und der Reparaturplan in der Reihenfolge ihrer Priorität;
• Struktur der Gemeinkosten für einzelne Posten;
• Nettogewinn und Eigenkapitalrendite;
• Parameter für die Verteilung des Nettogewinns (für Dividenden, Investitionen, Sozialfonds, Anreize für die Geschäftsleitung usw.).

5. Das Verfahren zur Erstellung und Genehmigung des Unternehmensbudgets

5.1. Generaldirektor spätestens 80 Tage vor Beginn des geplanten Zeitraums Im Auftrag des Unternehmens übermittelt er den Dienststellen- und Abteilungsleitern Zielkennzahlen für das kommende Jahr.

5.2. Spätestens 70 Tage vor Beginn des geplanten Zeitraums Der kaufmännische Leiter entwickelt auf Basis der genehmigten Zielkennzahlen eine Umsatz- und Umsatzprognose der Kunden und legt sie der Wirtschaftsabteilung zur Genehmigung vor.

5.3. Abteilungsleiter - Verantwortungszentren entwickeln auf der Grundlage von Produktionsplänen und -standards unter Verwendung zusätzlicher Daten zu den Ausgaben nachgeordneter Abteilungen und Verträgen mit Lieferanten und Auftragnehmern usw. Haushaltsentwürfe der Abteilungen und legen diese der Wirtschaftsabteilung zur Genehmigung vor spätestens 30 Tage vor Beginn des geplanten Jahres.

5.4. Die Wirtschaftsabteilung erarbeitet auf der Grundlage der vereinbarten Budgets der Abteilungen – Verantwortungszentren und des Vertriebsbudgets – einen Haushaltsentwurf des Unternehmens, erstellt eine Erläuterung dazu und legt ihn den Mitgliedern des Haushaltsausschusses zur Prüfung vor zwei Tage vor dem nächsten Treffen.

5.5. Der Haushaltsausschuss prüft den Haushaltsentwurf des Unternehmens und die Haushalte der einzelnen Abteilungen – Verantwortungszentren. Der Haushaltsausschuss gibt innerhalb von fünf Tagen Empfehlungen zu Anpassungen der Haushaltskennzahlen ab, auf deren Grundlage Änderungen an den Budgets der Abteilungen vorgenommen werden.

5.6. Die endgültige Fassung des Unternehmensbudgets muss dem Vorstand zur Genehmigung vorgelegt werden spätestens 15 Tage vor Beginn des geplanten Jahres.

7. Budgets der Abteilungen – Verantwortungszentren und das Verfahren zu ihrer Bildung

7.2. Das Verantwortungszentrum ist eine Struktureinheit des Unternehmens, deren Leiter über das Entscheidungsrecht über den Einsatz der Ressourcen des Unternehmens (Material, Arbeit, Finanzen) verfügt und für die Umsetzung festgelegter Pläne und Maßstäbe verantwortlich ist. Die Liste der Verantwortungszentren und die Zusammensetzung der den einzelnen Abteilungen zugewiesenen Planungs- und Kontrollindikatoren werden durch Beschluss des Generaldirektors auf Vorschlag des Haushaltsausschusses festgelegt.

10. Berichte zur Haushaltsausführung

10.1. Ein Bericht über die Ausführung des Cashflow-Budgets wird von der Finanzabteilung täglich/wöchentlich erstellt und am nächsten Tag/Montagmorgen dem Generaldirektor, dem Direktor für Wirtschaft und Finanzen und dem Leiter der Wirtschaftsabteilung vorgelegt. Der Bericht liefert Plan- und Ist-Indikatoren für den Tag/die Woche sowie eine Akkumulation ab Monatsanfang für alle Berechnungsformen.

10.2. Berichte über die Ausführung von Betriebshaushalten und Abteilungshaushalten werden von der Wirtschaftsabteilung jeden Monat spätestens fünf Tage nach Ende des Berichtszeitraums erstellt. Der Bericht liefert geplante und tatsächliche Indikatoren für den Monat sowie eine Akkumulation ab Beginn des Quartals.

10.3. Strukturabteilungen sind verpflichtet, auf Verlangen der Wirtschaftsabteilung spätestens am ersten Tag eines jeden Monats Bescheinigungen über die Umsetzung der Aktionspläne und alle Informationen vorzulegen, die zur Analyse der Gründe für Abweichungen der tatsächlichen Indikatoren vom Plan erforderlich sind (vgl Tisch).

Das Verfahren zur Darstellung von Informationen bei der Erstellung des Budgets von Optima OJSC (Projekt)

Phasen der Ausarbeitung von Haushaltsvorschriften

Wladimir Nowikow, Projektmanager bei Neumark (Moskau)

Ausarbeitung von Dokumenten. In dieser Phase müssen die Formate aller für den Haushaltsprozess erforderlichen Dokumente festgelegt werden, von Zahlungsanträgen für Betriebstätigkeiten bis hin zu Betriebs- und Finanzhaushalten sowie die Regeln für den Abgleich der Betriebs- und Finanzhaushalte verschiedener zentraler Bundesbezirke . Es ist zu berücksichtigen, dass das im Unternehmen vorhandene Planungssystem die Vorlage der für den Budgetprozess erforderlichen Planungsformulare und Berichte nach für die Mitarbeiter verständlichen Regeln und innerhalb des erforderlichen Zeitrahmens ermöglichen sollte.

Basierend auf einer Analyse einer großen Anzahl russischer Unternehmen können wir sagen, dass fast alle Unternehmen mit der Entwicklung der Betriebsbudgets, einschließlich eines Budgets für Einnahmen und Ausgaben, zurechtkommen. Doch mit der Erstellung von Finanzbudgets (Kreditoren- und Debitorenbudgets sowie Cashflow-Budgets und Prognosesalden) haben die meisten Unternehmen, insbesondere Industrieunternehmen, ernsthafte Schwierigkeiten.

Dies mag daran liegen, dass das Finanzbudget dem Manager so wichtige Indikatoren wie Grenz- und Nettogewinn für die Periode liefert, dies oft für eine effektive Führung ausreicht und Finanzbudgets als unnötiger Ballast im Budgetzyklus des Unternehmens erscheinen. Dies geschieht jedoch so lange, bis der Manager mit einer Situation konfrontiert wird, in der das Unternehmen für die Periode einen Gewinn erzielt, gleichzeitig aber ein ständiger Mangel an Bargeld besteht. Eine Bewältigung dieser Situation ist auf Basis des Budgetbudgets nicht möglich, da dieses Budget keine Auskunft über den realen Fluss von „echtem“ Geld im Unternehmen gibt. Dann entsteht die Notwendigkeit, Finanzpläne zu erstellen. Es gibt weitere Beispiele für die negativen Folgen, die ein Mangel an finanziellen Mitteln mit sich bringen kann. Das Auftreten von Liquiditätslücken oder ungeplanten Ausgaben, die zu einer Überschätzung der gewichteten durchschnittlichen Kapitalkosten führen, zum Zusammenbruch der Vertragsbeziehungen mit Lieferanten und Auftragnehmern (bei Fehlen eines Kreditorenbuchhaltungsbudgets), zum Verlust finanzieller Vorteile aufgrund verspäteter Zahlungen an Lieferanten, nicht beherrschbar Finanzielle Verschuldung, suboptimale Struktur und Umschlag der Forderungen, überhöhte Lagerbestände.

Schulung des Personals für die Arbeit mit Budgetdokumenten. Nach der Entwicklung einer Methodik zur Erstellung und Genehmigung der Formate von Betriebs- und Finanzhaushalten ist es notwendig, das Personal für die Arbeit im Rahmen der Haushaltsvorschriften zu schulen. Ohne dies ist die erfolgreiche Einrichtung eines Haushaltsverwaltungssystems nicht möglich. Ein Beispiel ist die Erfahrung bei der selbstständigen Umsetzung der Budgetierung in einem Telekommunikationsunternehmen mit vielen entfernten Niederlassungen. Im Zuge der Umsetzung wurden den Filialleitern ohne vorherige Schulung Budgetformulare mit der Aufforderung zum Ausfüllen zugeschickt. Buchhaltungsmitarbeiter verschiedener Niederlassungen füllten diese Formulare auf ihre eigene Art und Weise aus. Dadurch war es nicht möglich, verlässliche Konzernabschlüsse für das Gesamtunternehmen zu erhalten. Da zudem „vor Ort“ die Bedeutung der gefüllten Budgets nicht verstanden wurde, entstand eine ablehnende Haltung gegenüber jeglichen Initiativen der Zentrale. Die Umsetzung der Budgetierung wurde erst abgeschlossen, nachdem die Spezialisten der Zentrale mit Hilfe von Beratern Dokumente zur Beschreibung des Budgetprozesses vorbereitet, die Filialmitarbeiter in den Grundlagen des Management Accounting und der Budgetierung geschult und gemeinsam mit ihnen ein Testbudget für das Unternehmen erstellt hatten.

Ein Probebudget wird in der Regel für einen Monat erstellt. In den meisten Fällen können die Zahlen des Versuchsbudgets erheblich (bis zu 50 %) von den tatsächlichen abweichen. Gleichzeitig ermöglicht Ihnen die Erstellung eines Testbudgets, ein breites Spektrum an Spezialisten für die Arbeit innerhalb des Budgetzyklus zu schulen und die notwendigen Anpassungen an den entwickelten Budgetvorschriften vorzunehmen. Die Ergebnisse des Probehaushalts sollten keine administrativen Maßnahmen nach sich ziehen, da sie Teil der Anpassung des Unternehmens an das neue Managementsystem sind.

Fehler bei der Erstellung von Haushaltsordnungen

Falsche Verteilung der Verantwortung. Budgetdokumente im Zusammenhang mit betrieblichen Tätigkeiten (Zahlungsaufforderungen, Betriebsbudgets für Vertrieb, Produktion, Verwaltungskosten usw.) müssen von den für deren Umsetzung verantwortlichen Mitarbeitern ausgefüllt werden. Oft ist diese Bedingung nicht erfüllt – Budgets werden von Mitarbeitern der Planungs- und Wirtschaftsabteilung ausgefüllt, und die Ausführenden selbst sind sich der Existenz von Plänen nicht einmal bewusst.

Fragmentierung des Haushaltszyklus. Oftmals erstellt ein Unternehmen nur einige Budgets, die nicht alle seine Aktivitäten widerspiegeln, beispielsweise ein Verkaufsbudget und einen Jahresabschluss, ohne die Kennzahlen nach Abteilungen aufzuschlüsseln. Trotz der Tatsache, dass es in einem bestimmten Stadium der Budgetentwicklung zu einer fragmentierten Budgeterstellung kommen kann, ist es bei diesem Ansatz recht schwierig, die Verantwortung für die Ergebnisse der einzelnen Abteilungen aufzuteilen, ganz zu schweigen von der Aktivitätsplanung und dem Kostenmanagement.

Unfähigkeit, zeitnah sachliche Daten zu erhalten. Es kommt vor, dass ein Unternehmen tatsächliche Daten zur Budgetausführung für einen bestimmten Zeitraum erst am Ende des nächsten Monats (und manchmal auch eines Quartals) erhalten kann. Dies ist in der Regel darauf zurückzuführen, dass das Unternehmen nicht über etablierte Prozesse zur Erfassung und Verarbeitung von Buchhaltungsinformationen und über kein automatisiertes Management-Buchhaltungssystem verfügt. Als Beispiel können wir ein Unternehmen nennen, bei dem eine Anpassung der Plankennzahlen aufgrund einer Verzögerung der Ist-Daten erst nach zwei Monaten möglich war (siehe Abbildung).

Kombinieren von Meldeformularen. Manchmal kombinieren Unternehmen bei der Entwicklung von Budgetformularen BDDS und BDR, um den Dokumentenfluss zu vereinfachen. Infolgedessen sind schwerwiegende Verzerrungen möglich, wie beispielsweise die Definition des Gewinns als Differenz zwischen den aufgelaufenen Betriebserträgen der Periode und den Cashflows aus Betriebs- und Investitionstätigkeit. Infolgedessen erhält das Unternehmen weder ein vollständiges Einnahmen- und Ausgabenbudget (d. h. es kann die Effizienz der Betriebstätigkeit nicht beurteilen) noch ein Cashflow-Budget (d. h. es kann den zukünftigen Cashflow nicht analysieren).

Zusammenfassend stellen wir fest, dass in der Praxis nicht alle Unternehmen der schriftlichen Regelung des Budgetprozesses genügend Aufmerksamkeit schenken und viele Regeln mündlich festgelegt werden. Diesbezüglich sind verschiedene Probleme möglich. Beispielsweise ist ein System der Mitarbeitermotivation oft an die Ausführung von Budgets gebunden, und wenn ein Spezialist von Anfang an nicht versteht, warum er belohnt oder ihm Prämien entzogen werden können, kann es sein, dass er sich falsche Ziele setzt oder sich einfach der Verantwortung entzieht.

Entwicklung von Haushaltsvorschriften für Kleinunternehmen

Nikolay Pereverzev, Finanzdirektor von MHM Supply LLC (Moskau)

Unser Unternehmen hat die folgenden Regeln für die Erstellung und Genehmigung des Budgets festgelegt. Das produzierende Unternehmen legt bis zum 25. Tag jedes Monats ein konsolidiertes Gemeinkostenbudget für die Anlage vor (es wird ein Mautsystem verwendet, sodass alle Anlagenkosten den Kosten für Verarbeitungsdienstleistungen zuzüglich eines bestimmten geplanten Betriebsgewinns entsprechen). Es wird nach Kostenpositionen und Produktionsabteilungen zusammengestellt, d. h. nach funktionalem Kostenzweck und nach Zentralrussland. Das monatliche Budget ist in Zehn-Tage-Zeiträume unterteilt – dies ist der Mindestzeitraum, über den die tatsächliche Umsetzung des Budgets überwacht wird. Dieses Budget geht an den Finanzdirektor der Verwaltungsgesellschaft und wird auf Übereinstimmung mit dem Jahresbudget überprüft. Anschließend wird es mit dem Budget der Verwaltungsgesellschaft konsolidiert, woraufhin ein Gesamtbudget erstellt und genehmigt wird.

Während des Budgetzeitraums reichen die Werksabteilungen Ausgabenanträge im Rahmen des genehmigten Budgets ein, die vom Finanzdirektor des Werks kontrolliert und dann zur Kontrolle und Ausführung an die Verwaltungsgesellschaft weitergeleitet werden. Daher wird das Cashflow-Volumen täglich berechnet.

Der Finanzdirektor der Produktionsfirma ist für die Ausführung des Gemeinkostenbudgets verantwortlich; der Finanzdirektor von MHM Supply LLC ist jeweils für das allgemeine Unternehmensbudget verantwortlich. Nach unserem Verständnis ist das Budget kein Dogma und wir erlauben Abweichungen von den geplanten Kennzahlen, wenn sie begründet und nicht kritisch sind.

Es gibt keine strengen Vorschriften für die Analyse des Haushaltsvollzugs, allerdings gibt es in unserem Geschäft gewisse saisonale Schwankungen, zum Beispiel steigt in den Wintermonaten der Verbrauch von Gas und Strom stark an. Diese Faktoren werden analysiert und das Winterbudget entsprechend angepasst. Darüber hinaus versuchen wir, kontinuierlich eine End-to-End-Analyse durchzuführen. Zwar existiert das Unternehmen erst seit anderthalb Jahren und die verfügbaren Statistiken reichen nicht aus. Wir können uns nicht bewerben und Benchmark: Unser Unternehmen ist das größte in Europa für die Herstellung von Kühlgeräten und es gibt keine Analogien dazu in den umliegenden Regionen. In dieser Hinsicht findet nun eine Art „Kalibrierung“ der Ausgaben statt.

Ich glaube, dass eine Haushaltsordnung als gesondertes Dokument notwendig ist, wenn ein Unternehmen (Holding) aus 3-4 Produktionsgesellschaften besteht, für die jeweils ein Haushalt erstellt werden muss. In solchen Beteiligungen gibt es mehrere Finanzdirektoren, und jeder versteht den Budgetierungsprozess auf seine eigene Weise, sodass ein bestimmtes Regulierungsdokument es ermöglicht, die Arbeit aller Direktoren stabil zu gestalten. Beträgt die Zahl solcher Verantwortungszentren nicht mehr als drei, tritt der Regelungsbedarf in den Hintergrund. Unter diesen Bedingungen ist es viel einfacher, jedem Leiter des zentralen Bundesdistrikts zu erklären, was von ihm verlangt wird, als alles auf Papier zu beschreiben. Darüber hinaus ändert sich unsere Struktur ständig, so dass die Erstellung von Regelungen für den Budgetprozess als Dokument dazu führen wird, dass alle möglichen Änderungen detailliert beschrieben werden müssen, andernfalls verlieren die Mitarbeiter einfach das Interesse daran.

Bildung von Haushaltsordnungen. Beispiel

Interview mit der Finanzdirektorin von ZapSibGaz CJSC (Moskau) Olga Bychkova

- Wie verlief die Entwicklung der Haushaltsordnung in Ihrem Unternehmen?

Die Regeln unseres Budgetprozesses werden ständig verbessert. Die Hauptarbeiten zur Gestaltung des Reglements wurden im Jahr 2003 durchgeführt. Dabei wurden zunächst die Bedürfnisse der Führungskräfte verschiedener Führungsebenen sowie der Finanzdienstleistung berücksichtigt. Verbraucher von Managementinformationen formulierten, welche Daten und in welchen Zeiträumen sie erhalten möchten. Darauf aufbauend wurden Formen von Haushaltsberichten erstellt und die Häufigkeit ihrer Erstellung erfasst. Natürlich mussten wir zunächst bestimmte „Spielregeln“ festlegen: die Grundsätze der Finanzplanung und die Zentren der Finanzverantwortung hervorheben und den Mitarbeitern erklären, wie sich der Leiter des zentralen Finanzbezirks vom Generaldirektor einer juristischen Person unterscheidet. Erst danach war es möglich, ein vollwertiges und transparentes Planungs- und Reportingsystem zu schaffen.

- Welche Fristen gibt es für die Budgeterstellung und den Budgetzeitraum in Ihrem Unternehmen?

Die Budgets für den nächsten Monat werden vom 25. bis 28. eines jeden Berichtsmonats erstellt. Gleichzeitig wird ein Prognosesaldo erstellt, der anschließend angepasst wird, da innerhalb von fünf Tagen Schwankungen in der Währung der Bilanz des aktuellen Monats bis zu 10 % betragen können. BDDS und BDR werden monatlich zusammengestellt und BDDS – in Jahrzehnte unterteilt.

Besonders hervorheben möchte ich die Beschaffung sachlicher Daten. Zunächst trennten wir die Berichterstattung nach Filialen und nach der Verwaltungsgesellschaft, die ihren Sitz in Moskau hat. Die Cashflow-Rechnungen für die Verwaltungsgesellschaft werden täglich erstellt, von den Zweigstellen erhalten wir aufgrund ihrer abgelegenen Lage und der schlechten Kommunikationskanäle jedoch nur einmal pro Jahrzehnt Abrechnungen. Heute ist im Zusammenhang mit der Inbetriebnahme eines neuen Informationssystems geplant, täglich alle Informationen zum Cashflow zu erhalten und am letzten Tag des Monats das endgültige BDDS zu bilden. Das tatsächliche Ergebnis der BDR-Ausführung wird am 5. Tag des auf den Berichtsmonat folgenden Monats ermittelt. Auf diese Weise können Sie alle im Berichtszeitraum eingegangenen Dokumente in den Bericht aufnehmen.

Darüber hinaus erstellt das Unternehmen für jedes zentrale Finanzviertel einen Geschäftsplan für das Jahr, der monatlich aufgeschlüsselt wird; Die Umsetzung wird vierteljährlich überwacht.

- Gibt es eine Methodik zur Analyse und Anpassung von Budgets?

Ja, basierend auf den Ergebnissen der monatlichen Arbeit wird eine Analyse der Haushaltsausführung durchgeführt. Bei Abweichungen der Ist-Daten von den Plandaten um mehr als 5 % begründen die Leiter der jeweiligen zentralen Finanzbezirke jede Abweichung in Erläuterungen. Außerdem wird eine vergleichende Analyse des Haushaltsvollzugs im Vergleich zu früheren Perioden durchgeführt. Basierend auf den Ergebnissen des Quartals kontrolliert der Vorstand des Unternehmens die Umsetzung des jährlichen Geschäftsplans für jeden zentralen Bundesdistrikt. In diesem Fall werden keine Anpassungen des Geschäftsplans vorgenommen, da sich die Änderung im operativen Plan widerspiegelt (Planungshorizont - 1 Monat). Wenn der Zentralrussland innerhalb eines Quartals negative Abweichungen der tatsächlichen Indikatoren von den geplanten um mehr als 5 % aufweist, muss sein Leiter dem Verwaltungsrat einen Plan zur Korrektur der Situation vorlegen.

Wir entwickeln derzeit zusätzliche Standards für akzeptable Abweichungen der tatsächlichen Indikatoren von den Budgetindikatoren, um die Verantwortung für die Entscheidungsfindung zwischen den Managern des Zentralrusslands auf verschiedenen Ebenen abzugrenzen. Somit kann der Leiter eines Finanzbezirks der vierten Ebene (der niedrigsten in der Unternehmenshierarchie) Entscheidungen über Beträge treffen, die 5 % des Gesamtbudgets seines zentralen Finanzbezirks für den betreffenden Zeitraum nicht überschreiten. Eine positive Abweichung vom Budget, wenn der Zentralrussland seine Leistungsindikatoren verbessert, spiegelt sich in einer Erhöhung der Anreizzahlungen wider.

- Wer ist für die Erstellung und Ausführung von Budgets verantwortlich?

Die Hauptverantwortung liegt bei den Managern und Finanzdirektoren des Zentralrusslands. Die untere Budgetierungsebene sind Finanzmanager oder andere Leistungsträger des zentralen Bundesdistrikts. Die Übertragung der Verantwortung für die eine oder andere Phase des Haushaltsprozesses innerhalb des Zentralrusslands erfolgt durch seinen unmittelbaren Vorgesetzten.

- Hängen die Gehälter der Unternehmensleiter von der Leistung des Zentralrusslands ab?

Natürlich ist es in konstante und variable Komponenten unterteilt. Zwar haben sich die Ansätze zur Motivation von Managern geändert. Die Prämien einiger zentraler Finanzinstitute waren an die Gewinne der Projekte gebunden, an denen sie beteiligt waren. In anderen Unternehmensbereichen könnte die Grundlage der Vergütung beispielsweise der Jahreslohn sein, in anderen der Umsatz. Jetzt werden zentrale Finanzbezirke, die Kostenstellen sind, auf der Grundlage von Kosteneinsparungen belohnt: Je niedriger die Kosten für ein bestimmtes Maß an Produkt-/Dienstleistungsqualität (dies wird zusätzlich kontrolliert), desto höher ist die Belohnung. Profit Center konzentrieren sich auf die Gewinnmaximierung, Investment Center auf effektives Investmentmanagement. Es gibt auch Abrechnungszentren – Einheiten, die noch keinen Finanzverantwortungszentren zugeordnet sind. Für sie basiert das Motivationssystem bisher nur auf dem Grad der Erfüllung funktionaler Aufgaben. Denn die Arbeiten zu ihrer Einbeziehung in den Gesamthaushaltsprozess sind noch nicht abgeschlossen.

Ihr Unternehmen implementiert derzeit ein automatisiertes System für Managementbuchhaltung und Budgetierung. Befürchten Sie nicht, dass die in diesem System verankerten Regeln aufgrund der rasanten Entwicklung des Unternehmens veraltet sein könnten?

Ein wichtiges Kriterium beim Aufbau dieses Systems war die Flexibilität, also die Möglichkeit, es an laufende Veränderungen anzupassen. Ich glaube nicht, dass sich die Grundsätze unserer Haushaltsordnung grundlegend ändern werden. Einige Berichtsformulare, Indikatoren, Regeln für Motivationsberechnungen, Struktur oder Personalbesetzung der Holding können sich ändern, nicht jedoch die allgemeinen Funktionsprinzipien, wie z. B. die Verwaltung nach dem Direktkostensystem, die Methode der Aufteilung in zentrale Finanzbezirke usw. Aber wenn diese Wenn sich die Regeln ändern, müssen wir natürlich die Haushaltsvorschriften überarbeiten und das automatisierte Budgetierungssystem grundlegend umbauen. Ich möchte jedoch betonen, dass wir, wenn solche Änderungen zur Optimierung des gesamten Unternehmenssteuerungssystems erforderlich sind, die dafür erforderlichen Maßnahmen entwickeln und diese Änderungen am System vornehmen werden. Da diese Art der Anpassung jedoch einen erheblichen Zeitaufwand und ein spezielles System zum Vergleich aktueller und alter Daten erfordert, empfiehlt es sich, sie ab dem neuen Berichtszeitraum (Jahr) vorzunehmen. Es ist besser, ein neues Leben mit einem neuen Budgetzeitraum zu beginnen.

Das Material wurde von der Zeitschriftenexpertin Anna Netesova vorbereitet

„Vega Expertenberatung“
ICH BESTÄTIGE:

Generaldirektor

_____________________ (I.O. Nachname)

„_____“ ___________________ 2010

Mustervorschriften (Beispiel)
Arbeitsordnung

nach Geschäftsprozess:

BUDGETIERUNG

CASHFLOW
für das Programm

Vega: Zahlungsbudget 3.0

Stadtname

www. vega- Experte. ru

Abschnitt 1. Allgemeine Bestimmungen 3

1.1. Grundbegriffe 3

1.2. Funktionen des Cashflow-Budgetierungssystems 5

1.3. Blockdiagramm des funktionierenden Systems der Verordnung 6

1.4. Arbeitsmethodik der Verordnung 6

Abschnitt 2. Finanzstruktur 11

2.1. Liste der Finanzverantwortungszentren 11

2.2. Liste der Unternehmensbudgets 11

2.3. Allgemeine Finanzstruktur und Artikelliste des DDS 12

Abschnitt 3. Aktuelle Aktivitäten 13

3.1. Haushaltsanpassung 13

3.2. Optimierung Ihres Cashflow-Plans 13

3.3. Ausfüllen von Anträgen auf Zahlung von Rechnungen 14

3.4. Analyse der Haushaltsausführung der Finanzströme 14

3.5. Dokumentationsliste 15

3.6. Datenarchivierung 15

Abschnitt 4. Boni und Verantwortung 16

Anhang 1. Antragsformular für die Zahlung 17

Anlage 2. Antragsformular zur Begründung von Abweichungen vom Budget 18

Anhang 3. Klassifikator von DDS-Artikeln – Finanzstruktur 19

Anhang 4. Antrag auf Haushaltsanpassung 22

Anordnung zur Einführung und Umsetzung von Verordnung 23

Abschnitt 1. Allgemeine Bestimmungen

Der Budgetprozess im Unternehmen erfolgt nach festgelegten einheitlichen methodischen Regeln.

Diese Verordnung legt die Zusammensetzung der für die Haushaltsbildung erforderlichen Daten, das Verfahren zu ihrer Bereitstellung, die Grundsätze der Rechnungslegung und Verarbeitung von Planungs- und Berichtsinformationen sowie die Rechte und Pflichten der am Haushaltsverfahren Beteiligten fest.

Die Verantwortung für die Organisation der Arbeit gemäß den Bestimmungen dieser Verordnung liegt beim Generaldirektor und stellt die strikte Umsetzung der geregelten Verfahren durch alle Abteilungen und Dienste sowie die Mitarbeiter der Organisation sicher.

Änderungen der Geschäftsordnung erfolgen auf der Grundlage der Änderungsverordnung des Generaldirektors.

Die Regelung des Geschäftsprozesses „Budgetierung“ ist für die Durchführung durch alle darin genannten Dienste verbindlich; ihre Durchführung kann als Kriterium für die Leistungsbeurteilung einer Abteilung dienen.

Abschnitte dieser Verordnungen können durch andere interne Regulierungsdokumente, die gemäß dem genehmigten Dokumentenfluss genehmigt und angenommen werden, detailliert und präzisiert werden.

Unternehmensinterne Regulierungsdokumente dürfen den Abschnitten dieser Verordnungen nicht widersprechen. Bei Feststellung eines solchen Widerspruchs gehen diese Bestimmungen vor.

Die Hauptverfahren der Verordnungen werden im Vega-Programm durchgeführt: Zahlungsbudget 3.0.

1.1. Grundbegriffe

Bargeldbudgetierung– ein Mechanismus zur Planung, laufenden Kontrolle und Analyse des Cashflows.

Cashflow (Abk. DDS)– die Gesamtheit der eingehenden und ausgehenden Cashflows eines Unternehmens oder Unternehmens.

Cashflow-Position (abgekürzt DDS-Position)- Teil eines Cashflows, der durch ähnliche wirtschaftliche Inhalte verbunden ist.

Zentrum für finanzielle Verantwortung (Abk. CFR)– eine Abteilung oder verantwortliche Person, die für die Planung und Ausgabe von Mitteln für bestimmte Posten des DDS verantwortlich ist. Das Financial Responsibility Center kann mehrere Strukturbereiche des Unternehmens vereinen.

Unterzentrum für Finanzverantwortung (Abk. Sub-CFO) ist eine Organisationseinheit des Unternehmens, die auf der Grundlage eines Verantwortungszentrums mit der Zuweisung von Funktionen nach bestimmten Kriterien geschaffen wurde.

Verantwortliche Person des zentralen Bundesdistrikts– ein auf Anordnung des Generaldirektors ernannter Mitarbeiter des Zentralen Bundesdistrikts, zu dessen Aufgaben gehören:

• 
  Leitung der Vorbereitung und Anpassung des Haushalts dieses zentralen Bundesdistrikts;
• 
  zeitnahe Bereitstellung der erforderlichen Unterlagen an den Finanzdienstleister gemäß dieser Verordnung;
• 
  Kontrolle über die korrekte Ausführung des Haushalts eines bestimmten zentralen Bundesbezirks.

Struktur der Verantwortungszentrumsblöcke– Dies ist eine Liste von Verantwortungszentren (Unterzentren), die nach bestimmten Merkmalen in Blöcken zusammengefasst sind und gemäß dieser Verordnung genehmigt wurden.

Verzeichnis der DDS-Artikel– Hierbei handelt es sich um eine Liste von Posten, unterteilt in Einnahmen- und Ausgabenteile, unter Angabe des Codes, der Bezeichnung und der Dekodierung, die gemäß dieser Verordnung genehmigt wurde.

Budgetüberschuss- der Überschuss der Haushaltseinnahmen über seine Ausgaben.

Richtung des Artikels- bestimmt die Richtung des Cashflows in der DDS-Position. Es gibt zwei Richtungen: Einnahmen und Ausgaben. Die Gruppe kann DDS-Elemente und verschiedene Cashflow-Richtungen enthalten. Posten mit negativer Cashflow-Richtung (Aufwand) werden in den DDS-Meldeformularen mit einem Minuszeichen ausgewiesen.

Betriebshaushalt- eine Reihe inhaltlich verwandter DDS-Artikel. Betriebshaushalte können in diesem Zusammenhang auch Finanz- und Investitionshaushalte umfassen.

Zum Beispiel:

Verkaufsbudget, eine Reihe von DDS-Posten: „Kasseneinnahmen für Hauptprodukte“, „Einnahmen aus Einzelhandelsverkäufen“, „Sonstige Einnahmen“ usw.

Das Lohnfondsbudget, eine Reihe von DDS-Posten: „Produktionslöhne“, „Verwaltungslöhne“, „Lohnabgrenzungen“ usw.
Haushalt des zentralen Bundesdistrikts (Zentrum für finanzielle Verantwortung)- eine Reihe von DDS-Artikeln, für die ein bestimmtes Finanzzentrum verantwortlich ist.

Zum Beispiel:

Der Haushalt der „Versorgungsabteilung“ des Zentralrusslands kann DDS-Posten umfassen: „Kosten für Grundmaterialien“, „Kosten für Hilfsmaterialien“, „Kosten für Produktlieferung“.

Gesamthaushalt- das endgültige geplante oder tatsächliche Budget des DDS, erstellt auf der Grundlage der Betriebshaushalte. Das Programm verwendet ein jährliches und monatliches Masterbudget.

Budgetzeitraum(für das Gesamtbudget des Monats) - Der Planungshorizont für Cashflow-Zu- und -Abflüsse wird auf einen Kalendermonat festgelegt.

Budgetzeitraum(für den Gesamthaushalt des Jahres) - Der Planungshorizont für Cashflow-Zu- und -Abflüsse wird auf ein Kalenderjahr festgelegt.

BDFS-Regelungen (Cash Flow Budgeting) am Beispiel der Produktion

Der Zweck jeder Verordnung besteht darin, die Aktivitäten der am Budgetprozess Beteiligten bei der Planung zu rationalisieren, die Ausführung des Cashflow-Budgets zu analysieren und zu kontrollieren sowie eine detaillierte Beschreibung aller wesentlichen Komponenten des Systems zu liefern. In diesem Artikel werden die Regelungen zur Budgetierung der Cashflows eines Unternehmens nach festgelegten einheitlichen methodischen Regeln erörtert.

Ziele der Verordnungen

Die Verordnungen legen die Zusammensetzung der für die Haushaltsbildung erforderlichen Daten, das Verfahren zu ihrer Bereitstellung, die Grundsätze der Rechnungslegung und Verarbeitung von Planungs- und Berichtsinformationen sowie die Rechte und Pflichten der am Haushaltsverfahren Beteiligten fest.

Die Verantwortung für die Organisation der Arbeit gemäß den Bestimmungen der Geschäftsordnung liegt beim Finanzdirektor, der die strikte Umsetzung der geregelten Verfahren durch alle Abteilungen und Dienste sowie die Mitarbeiter der Organisation gewährleistet.

Die Regelung des Geschäftsprozesses „Budgetierung“ ist für die Durchführung durch alle darin genannten Dienste verbindlich; ihre Durchführung kann als Kriterium für die Leistungsbeurteilung einer Abteilung dienen.

Funktionen des Cashflow-Budgetierungssystems

Zu den Hauptfunktionen des DDS-Budgetierungssystems gehören:

Um die Effizienz des Haushaltssystems zu steigern, wird ein Matrixprinzip der Verantwortungsverteilung bereitgestellt, indem die Planung horizontal (nach Haushaltsposten) und vertikal (nach Verantwortungszentren/Unterzentren) organisiert wird.

Methodik der Verordnungen

Die Arbeit des Reglements erfolgt nach den folgenden Blöcken.

1. DDS-Planungsblock (Jahresplan und Monatsplan)
1.1 Ausfüllen und Führen der Haushaltspläne des Zentralrusslands (für den Monat: vor Beginn des geplanten Monats 5 Tage; für das Jahr: November).
1.2. Optimierung des DDS-Plans und Beseitigung von Liquiditätslücken (für den Monat: 3 Tage vor Beginn des geplanten Monats; für das Jahr: die erste Dezemberwoche).
1.3. Koordinierung des DDS-Plans im Rahmen des zentralen Bundesdistrikts mit ihren Führungskräften (für den Monat: 2 Tage vor Beginn des geplanten Monats; für das Jahr: 2. und 3. Dezemberwoche).
1.4. Genehmigung des Gesamt- und Betriebshaushalts des Zentralrusslands (für den Monat: 1 Tag vor Beginn des geplanten Monats; für das Jahr: 4. Dezemberwoche).

2. Zahlungssperre und aktuelle Kontrolle
2.1. Ausfüllen und Führen eines Zahlungseingangsregisters. In dieser Phase wird auch die Plankonformität der tatsächlichen Zahlungseingänge auf Tages- und Monatsbasis überwacht.
2.2. Ausfüllen und Durchführen des Ausgangsregisters. In dieser Phase überwachen wir auch täglich und monatlich die Übereinstimmung der tatsächlichen Zahlungsausgänge mit dem Plan.

Die Bildung der Ausgangszahlungsregister erfolgt auf Basis der in elektronischer (Papier-)Form eingereichten Zahlungsanträge

3. Prognose
Prognosen sind ein Instrument zur Bereitstellung von Daten über die Aussichten für die Finanzlage eines Unternehmens auf der Grundlage von Plänen und tatsächlichen Trends bei der Mittelaufnahme und -ausgabe.

Mit anderen Worten handelt es sich um den Prozess der Modellierung der zukünftigen Situation in einem Unternehmen oder einer Firma, der sowohl auf geplanten als auch auf tatsächlichen Indikatoren basiert.

Der Prognosemechanismus basiert auf der Wahl eines Basiszeitraums. Der Basiszeitraum ist ein Zeitraum, in dem, wenn er ausgewählt wird, Daten vom Anfang des Monats (Jahr) bis zum ausgewählten Datum (Monat) einschließlich aus tatsächlichen Bewegungen entnommen werden, dann – vom Tag (Monat), der auf das Basisdatum folgt, bis zum Ende des Monats (Jahres) - von geplanten Bewegungen .

Am effektivsten ist es, als Basisdatum den letzten Zeitraum (Datum) zu nehmen, für den der Fakt bereits ausgefüllt wurde.
Die Hauptaufgabe der monatlichen Prognose besteht darin, einen möglichen Rückgang der Barmittelbestände aus dem Plan oder das Auftreten von Liquiditätslücken im Voraus zu antizipieren.

Die Jahresprognose muss monatlich zum Monatsende durchgeführt werden.

4. Steuerblock
Plan-Fakten-Analyse der Einhaltung geplanter und tatsächlicher DDS-Zahlungen. Die Reihenfolge, die verantwortlichen Personen und der Zeitpunkt der Verwaltungsvorgänge sind in Tabelle 1 angegeben:

Tabelle 1

* Es wird ein Auftrag zur Erfüllung der Pflichten zur Genehmigung von Registern und zur Durchführung einer laufenden Zahlungskontrolle in Abwesenheit des Hauptvollstreckers (Generaldirektor) unterzeichnet.

Liste der Unternehmensbudgets

Das Hauptbudget, das die Aktivitäten des Unternehmens für den Monat regelt, ist das Monatsbudget des DDS (Gesamtbudget des Monats).

Der Haupthaushalt, der die Aktivitäten des Unternehmens für das Jahr regelt, ist der Jahreshaushalt des DDS (Gesamthaushalt des Jahres).

Die Finanzstruktur des Unternehmens nutzt Sieben Betriebshaushalte.

1. Das Hauptbudget ist das allgemeine Cashflow-Budget (nach Jahr und Monat), zusammengestellt in zwei Formen:

• Cashflow-Plan;
• Tatsache des Cashflows.

2. Betriebshaushalte:

Tabelle 2

Betriebshaushaltsdaten werden als Datensatz aus bestimmten DDS-Positionen gebildet.

Budgetanpassung

Bei einer wesentlichen Änderung der aktuellen Produktions- oder Finanzlage des Unternehmens kann der Gesamthaushaltsplan des Monats (Jahres) für einen oder mehrere Posten angepasst werden.
Der Antrag wird vom Leiter des zentralen Bundesdistrikts gestellt, der für die Planung und Verwendung von Mitteln für variable Posten verantwortlich ist.

Gründe für die Budgetanpassung:

• Übertragung von Geldern von einem Posten auf einen anderen;
• Änderungen im Cashflow-Ergebnis im zentralen Bundesdistrikt (Änderungen der Einnahmen- oder Ausgabenkomponente).

Die Planung wird für den im Memo angegebenen Zeitraum geöffnet.

Optimierung Ihres Cashflow-Plans

Die Optimierung des DDS-Plans kann folgender Art sein:

• Primäroptimierung, die während der Genehmigung des DDS-Plans durchgeführt wird (Block „Planung“;
• Nachträgliche Optimierungen nach Anpassung des DDS-Plans (Block „Aktuelle Aktivitäten“).

Die Hauptziele der Optimierung des DDS-Plans sind:

1. Beseitigung von Liquiditätslücken (fehlende Mittel zur Begleichung von Rechnungen und anderen Schulden).
2. Planen Sie Bargeldbestände und steigern Sie die Effizienz ihrer Verwendung.
3. Klare Finanzierung geplanter Projekte zur Erfüllung der strategischen Pläne des Unternehmens.

Die Optimierung des DDS-Plans erfolgt durch den Wirtschaftsdienst.

Analyse der Haushaltsausführung der Finanzströme

Bei planmäßigen Abweichungen im monatlichen Budget des Zentralrusslands von mehr als 10 % stellt die verantwortliche Person (Leiter) des Zentralrusslands in einem Vermerk die Gründe für die Abweichungen im monatlichen Budget dar.

Eine Beschreibung der Gründe für Abweichungen bei Überschreitung der vorgegebenen Höchstprozentsätze erfolgt sowohl bei Mehrausgaben als auch bei Einsparungen nach Positionen und gilt sowohl für Einnahmen- als auch für Ausgabenpositionen.

Eine allgemeine Analyse der Haushaltsausführung erfolgt durch eine Plan-Fakten-Analyse von DDS.

Die Haushaltsordnung ist die zentrale Regelung, die festlegt, wie der Haushaltsführungsprozess im Unternehmen umgesetzt werden soll. Gleichzeitig sollte die Haushaltsordnung so wichtige Aspekte berücksichtigen wie Haushaltsziele, Teilnehmer am Haushaltsverfahren, Haushaltsformate, Zuweisung der Verantwortung für die Aufstellung von Haushaltsplänen, Fristen für die Aufstellung von Haushaltsplänen, Verantwortung für die Umsetzung der Haushaltsordnung, usw.

Es ist zu beachten, dass bei der Ausarbeitung der Haushaltsordnung nicht darauf geachtet werden muss, sie möglichst groß zu machen oder im Gegenteil zu minimieren. Dieses Dokument sollte so detailliert verfasst sein, dass alle am Budgetierungsprozess Beteiligten klar verstehen, was sie in allen Phasen der Budgetverwaltung des Unternehmens tun müssen (siehe Buch 1 „Budgetierung als Managementinstrument“).

Daher muss in jedem Unternehmen eine Haushaltsordnung entwickelt, vereinbart und genehmigt werden.

Hier ist die ungefähre Zusammensetzung der Haushaltsordnung (Mindestsatz):
1. Allgemeine Bestimmungen
2. Budgetierungsziele
3. Teilnehmer am Budgetierungsprozess
4. Budgetierungsobjekte
5. Budgetklassifikator
6. Budgetformate
7. Or

Für einen reibungslosen und langfristigen Betrieb eines Unternehmens ist eine klare Steuerung und Verteilung der Mittel erforderlich. Es ist eine kompetente Verwaltung und Planung aller Finanzprozesse, die es ermöglicht, maximalen Gewinn zu erzielen. Es wurden ganze Komplexe zur Strukturierung und Erstellung von Systemen zur effektiven Kontrolle, Verwaltung und Prognose der Finanzlage eines bestimmten Unternehmens entwickelt. Solche Komplexe ermöglichen es beispielsweise, die irrationale Verwendung von Haushaltsmitteln zu erkennen und deren Zufluss in vielversprechendere Bereiche zu erhöhen. Doch all dies ist ohne ein klares, geordnetes Handlungssystem auf allen Ebenen nicht möglich. Benötigt wird eine wirksame Vorlage, ein Algorithmus, der eine Abfolge von Aktionen sowohl auf Mikro- als auch auf Makroebene ermöglicht.

Budgetierungsvorschriften in einem Unternehmen fassen tatsächlich alle Prozesse zusammen; die Erfassung und Analyse von Daten ist in der gesamten Struktur erforderlich. Je detaillierter die Daten sind, desto größer ist der Effekt der Arbeit damit. Daher ist die Bedeutung der Regelungen kaum zu überschätzen; bei einer wirksamen Fehlerbeseitigung aller Prozesse und der Arbeit des Kontrollorgans kann sich der Unternehmensleiter für längere Zeit beurlauben lassen. Die Aufstellung und Fehlerbehebung von Vorschriften ist für jedes Unternehmen, ob klein oder groß, notwendig. Dies garantiert einen reibungslosen Betrieb und Planbarkeit der Arbeiten im gesamten Bauwerk.

Aber es ist eine Sache, es zu sagen, und eine ganz andere, es zu tun. Budgetierung ist eine eigenständige Wissenschaft, die viele Nuancen umfasst. Die Erstellung von Vorschriften ist ein arbeitsintensiver Prozess, der viel Zeit und Ressourcen erfordert. Abhängig von der Größe des Unternehmens kann die Anzahl der an diesem Problem beteiligten Mitarbeiter mehrere Hundert betragen. Nicht umsonst gibt es eine Reihe von Beratungsunternehmen, die diesen Service gegen ein erhebliches Honorar anbieten. Anhand des Artikels auf der Website werden wir uns eingehender mit den wichtigsten Bestimmungen zur Ausarbeitung der Vorschriften befassen.

Budgetierungsvorschriften für ein Unternehmensbeispiel

Im Folgenden werden wir darüber sprechen, in welche Arten und Klassen die allgemeinen Haushaltsvorschriften in einem Unternehmen eingeteilt werden können. Schauen wir uns zunächst an, welche Arten von Vorschriften es gibt:

• Haushaltsbestimmungen sind die wesentlichen Regelungen für die allgemeine Haushaltspolitik. Es kann Unterklassen enthalten: Bestimmungen zu Geschäftsprozessen, Entwicklungsprojekten, Finanzstruktur, Abteilungen, Finanzdirektion. Es ist auch möglich, ein einziges Dokument zu erstellen, das alle oben genannten Unterklassen umfasst.
• Regelungen zum Haushaltsausschuss – Das produktive Funktionieren des gesamten Haushaltssystems ist ohne strenge Kontrolle und Planung nicht möglich. Zu diesem Zweck ist ein eigenes Gremium oder eine eigene Struktur erforderlich, die sich direkt mit diesen Themen befasst. Der Ausschuss ist in der Regel für die Genehmigung des Plans und der tatsächlichen Budgets zuständig, entwickelt und legt das Verfahren zur Genehmigung von Budgetplänen fest und fungiert als wichtigste Regelung für die Abhaltung gemeinsamer Sitzungen, auf denen Budgets verabschiedet werden.
• Unabhängig davon möchte ich auf die Regelungen zur Finanzstruktur hinweisen, da diese eines der wichtigsten Instrumente der Personalarbeit ist. Ermöglicht Ihnen, die Verantwortung für die Ausführung von Budgets festzulegen und ein motivierendes Belohnungsprogramm für Mitarbeiter zu erstellen. Wie Sie wissen: „Das Personal entscheidet alles“, daher wird ein richtiger Umgang mit diesen Vorschriften dazu beitragen, das Arbeitsniveau insgesamt qualitativ zu verbessern.

Oben wurden die Hauptkriterien aufgeführt, nach denen weitere Regelungen des Haushaltssystems bestimmt werden. Als nächstes werden wir uns jeden einzelnen davon genauer ansehen:

• Allgemeine Bestimmungen zur Budgetierung. Tatsächlich sollte es in jedem Unternehmen vorhanden sein, da es das gesamte technische und budgetäre System detailliert beschreibt. Soweit wir wissen, nutzt heutzutage jeder automatisierte Systeme, die dabei helfen, verschiedene Indikatoren zu aktuellen Aktivitäten schnell und bequem zu verarbeiten und auszugeben. Die Budgetierung ist ein Instrument zur weiteren Arbeit mit Indikatoren, deren Arbeitsreihenfolge in den Regelungen des Budgetsystems festgelegt werden sollte. Daher ist die Entwicklung und Umsetzung von Vorschriften einer der wichtigsten Aspekte bei der Entwicklung eines Unternehmens. Es ist auch wichtig zu beachten, dass alles so gestaltet werden muss, dass eine maximale Effizienz erzielt wird, die sich auf den gesamten Arbeitsprozess auswirkt. Eine detaillierte Beschreibung ist nicht immer der Schlüssel zur Effizienz, da unnötige Routine viel Zeit in Anspruch nehmen und nicht zum gewünschten Ergebnis führen kann.
• Haushaltsausschuss. Diese Bestimmung ist in der Regel in großen Unternehmen erforderlich, in denen ein separater Ausschuss eingerichtet wurde und arbeitet. Er regelt die Haushaltsplanung und hilft bei der Verabschiedung neuer Haushaltspläne. Es wird nicht empfohlen, dieses Dokument umfangreich zu gestalten, da es von TOP-Managern verwendet wird, die kürzere und allgemeinere Berichte usw. bevorzugen. Es zeichnet die Reihenfolge der Besprechung und Entscheidungsfindung auf.

• Arbeitsprozesse. Diese Bestimmung beschreibt als Bestandteil der Haushaltsordnung des Unternehmens den Ablauf aller für den Betrieb des Unternehmens erforderlichen Geschäftsprozesse. Dies können verschiedene Probleme im Zusammenhang mit Geschäftsaktivitäten sein. Die Liste kann bei den Herstellungsprozessen beginnen und bei der Arbeit von TOP-Managern enden. Es ist wichtig zu beachten, dass Sie mit einem solchen Dokument weniger von bestimmten Mitarbeitern des Unternehmens abhängig sind. Für einen neuen Menschen reicht es aus, die vorgeschriebenen Arbeitsempfehlungen zu befolgen, was ihm hilft, schnell in den Arbeitsfluss einzusteigen.
• Regelungen zu Entwicklungsprojekten. Beschreibt typischerweise die Investitionsaktivitäten des Unternehmens. Wird von großen Unternehmen verwendet. Die Umsetzung wird durch eine Reihe von Indikatoren begleitet, auf deren Grundlage Prognosen und Entscheidungen getroffen werden.
• Bezüglich der Regelungen zur Finanzstruktur möchte ich hinzufügen, dass bei deren Anwendung die Einführung zusätzlicher Indikatoren für die Funktionsweise einzelner Elemente des gesamten Geschäftsmechanismus und dessen Wirksamkeit erforderlich ist. Und auch die Untersuchung der Haushaltsflexibilität auf die Möglichkeit ihrer Neuberechnung in Abhängigkeit vom Einfluss der Indikatoren einzelner zentraler Bundesbezirke.
• Regelungen zur Finanzdirektion. Zunächst ist zu berücksichtigen, dass mit der Umsetzung des Haushaltssystems die Belastung der Finanzdirektion zunimmt und dies bei der Organisation des gesamten Arbeitsprozesses berücksichtigt werden muss.
• Abteilungsordnungen beschreiben die allgemeine und spezifische Arbeit der Abteilungen, die für deren reibungslose Vernetzung und produktive Arbeit erforderlich sind.

Sowohl allgemeine als auch detaillierte Beschreibungen des Finanzbudgetierungsmodells finden sich in Fachbüchern und Kursen. Es ist auch ganz einfach, im Internet eine Budgetvorschrift für ein Unternehmen zu finden: ein Beispiel oder einen Plan für ein bestimmtes Unternehmen. Bei der Umsetzung von Vorschriften in Ihrem Unternehmen ist es jedoch wichtig, diese an Ihren Fall anzupassen oder noch besser, die Hilfe von Spezialisten eines Beratungsunternehmens in Anspruch zu nehmen. Die Rolle dieses Themas in einem Unternehmen kann kaum überschätzt werden. Wir empfehlen Ihnen daher, aufmerksam zu sein und sich mit den Nuancen zu befassen.

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