Wie man Geschäftsprozesse für das Personalmanagement aufbaut. Teil 1.

Wie man das Personalmanagementsystem eines Unternehmens prozessorientiert organisiert, sagt Business Coach Alexander Sagalovich.

Personalführung erfolgt nicht immer systematisch und planmäßig. Die Grundsätze und Werte, die der Personalarbeit zugrunde liegen, dürfen nicht formuliert oder in keinem Zusammenhang mit der Unternehmensstrategie stehen. Motivationssysteme können schwer zu verstehen und zu berechnen sein, und ihre Wirksamkeit wird nicht verfolgt.

Dadurch sinkt die Leistungsfähigkeit des Unternehmens, die Fluktuation wächst, manche Stellen bleiben über Monate unbesetzt. Die Qualität des Kundenservice sinkt, die realen Personalkosten steigen (auch wenn die Lohnsumme sinkt).

In dieser Artikelserie möchte ich meine Vision eines Personalmanagementsystems auf Basis eines Prozessansatzes darstellen. Es ist nicht akademisch, ich biete es nicht als Handbuch für HR an. Das Hauptziel ist es, die Prinzipien aufzuzeigen, auf deren Grundlage das Personalmanagementsystem als Teil der Geschäftsprozesse des Unternehmens aufgebaut ist, integriert in das Gesamtsystem der regulären Führung. Die konkrete Beratung zum Personalmanagement in Bezug auf Recruiting, Motivation etc., die Sie hier finden, ist meine persönliche Meinung, das Ergebnis von Erfahrung und Ausbildung.

Lassen Sie uns definieren, was Personalmanagement ist. Michael Armtsrong, in The Practice of Human Resource Management, drückt es so aus: „Human Resource Management (HRM) kann als strategischer und kohärenter Ansatz zur Verwaltung des wertvollsten Kapitals eines Unternehmens definiert werden: der Menschen, die dort arbeiten, die kollektiv und individuell zur Zielerreichung beitragen Unternehmen. Gleichzeitig ist es das Hauptziel von HRM, den Erfolg dieser Organisation mit Hilfe von Menschen sicherzustellen.“

Diese Definition scheint mir für die Zwecke dieses Artikels durchaus angemessen. Einige Autoren teilen das Konzept von HRM und "Personalmanagement". Aber in diesem Artikel ist es nicht wichtig, ich werde diese Konzepte als Synonyme verwenden.

Nun ein paar Definitionen, die ich bereits in anderen Artikeln gegeben habe.

Geschäftsprozessstruktur- Dies ist ein Modell der Geschäftsprozesse des Unternehmens, das die Hierarchie der Prozesse und die Beziehung zwischen ihnen, den Abteilungen und der externen Umgebung durch Inputs und Outputs widerspiegelt. Alle Inputs/Outputs haben ihren eigenen Lieferanten/Empfänger: Prozess, Abteilung, bestimmter Mitarbeiter, externe Gegenpartei.

Geschäftsprozess- periodisch wiederholte, kontrollierte Aktivität, deren Ergebnis eine Ressource ist, die für einen bestimmten Verbraucher (Kunden) von Wert ist. Der Kunde kann entweder intern oder extern sein.

Daher betrachten wir in erster Linie die Struktur der HRM-Prozesse, deren Beziehung zueinander, zu anderen Prozessen und zur Unternehmensstrategie.

Da das Personalmanagementsystem bestimmte Elemente enthält, die über die Definition von Geschäftsprozessen hinausgehen, werde ich ein zusätzliches Konzept anwenden. Sein Arbeitstitel lautet universelle Verfahrena. Dies ist eine regulierte Aktivität, die in ähnlicher Weise in jedem Projekt oder Geschäftsprozess durchgeführt werden kann. Das Ergebnis kann ein greifbares Produkt oder ein Informationsprodukt sein, das in einem Prozess oder Projekt weiterverwendet wird.

Beispielsweise können bei der Programmierung einige Standardfunktionen oder -prozeduren - beispielsweise die Addition von Zeichenfolgen - in einer Vielzahl von Fällen verwendet werden: bei der Beschreibung von Klassen, Objekten, anderen Prozeduren und Funktionen. Sie können als Beispiel das Verfahren zur Vereinbarung eines Dokuments und zum Versenden einer E-Mail anführen. Diese Aktivitäten können in absolut jedem Projekt oder Prozess durchgeführt werden. Sie „halten“ für sich allein keinen gesonderten Prozess „durch“, müssen aber gleichzeitig nach bestimmten Regeln durchgeführt werden.

Der Einsatz solcher Verfahren kann die Regelung von Prozessen generell vereinfachen. Sie können nur einmal beschrieben werden. Bei einem erneuten Treffen genügt in anderen Prozessordnungen ein Link auf das benötigte Dokument. Dadurch wird das Lesen der Vorschriften vereinfacht, Zeit gespart und auch eine gewisse Einheitlichkeit der Tätigkeiten erreicht.

Allgemeine Gliederung des HRM

Beginnen wir mit einem allgemeinen Personalmanagementschema, und wir werden es konsequent verfolgen und seine Elemente anhand von Beispielen betrachten.

Kurz gesagt, die Essenz dieses HRM-Systems kann wie folgt ausgedrückt werden:

(1) Das Unternehmen hat explizite oder implizite Visionen von Aktivitäten, strategischen Zielen und Zielsetzungen, die die Grundsätze und strategischen Ziele des Personalmanagements bestimmen.

(2) Die strategischen Ziele des Personalmanagements bestimmen auf ihre Weise die spezifischen Geschäftsprozesse des HRM.

(3) Sie definieren auch universelle HRM-Verfahren.

(4) In Übereinstimmung mit den in den Prozessen und Verfahren festgelegten Regeln und Grundsätzen werden bestimmte Handlungen des Personalmanagements durchgeführt.

(5) Gleichzeitig wird eine spezielle Datenbank (im Folgenden „Personaldatenbank“ genannt) verwendet, um mit Informationen über Personal zu arbeiten.

Beispiel. Das Unternehmen arbeitet nach dem Prinzip, den variablen Teil des Lohns auf der Grundlage individueller Ergebnisse bei der Zielerreichung zu berechnen. Dies ist der obere, strategische Teil des Systems.

Im Rahmen des Geschäftsprozesses „Sachmotivation steuern“ wurde unter Berücksichtigung der Grundprinzipien ein System zur Berechnung des variablen Lohnanteils entwickelt. Nach der Implementierung von Geschäftsprozessen im Zusammenhang mit der Haupttätigkeit, deren Teilnehmer und / oder Eigentümer ein bestimmter Mitarbeiter war, hat er die geplanten Werte der Indikatoren nicht erreicht.

Zum Ende des Berichtszeitraums wurde im Rahmen des Geschäftsprozesses „Berechnung des variablen Gehaltsanteils“ eine Berechnung durchgeführt. Das heißt, es wurde eine bestimmte Handlung zur Erfüllung der Verfahrensvorschriften durchgeführt. Dann wurde die Mindestprämie ausgegeben. Diese Informationen wurden in die Personaldatenbank eingegeben.

Danach müssen Sie mit dem Mitarbeiter sprechen. Dies ist notwendig, um die Ursache für niedrige Ergebnisse zu identifizieren und sie in Zukunft zu verhindern. Dies kann innerhalb der Verfahrensordnung „PDCA-Zyklus“ (Planning-Execution-Control-Analysis Cycle) erfolgen. Ein Gespräch mit einem Mitarbeiter wird auch ein spezifischer Akt dieses Verfahrens sein.

Betrachten wir nun die einzelnen Elemente des obigen Diagramms.

Vision und Strategie

Vision, Strategie und Ziele des Unternehmens – wirken sich auf alle Prozesse rund um das Personalmanagement aus. Sie stellen die Grundprinzipien dar, auf denen spezifische Prozesse und Verfahren aufbauen, und sie sind auch für die Planung und Zielsetzung von HRM-Aktivitäten erforderlich.

Zwei wichtige Grundsätze der HRM-Strategie:

1. Es sollte Teil der Strategie des gesamten Unternehmens sein. Alle Prinzipien und Werte sollten gemeinsam sein und sich nicht widersprechen. Einfach ausgedrückt: Wenn sich ein Unternehmen darauf konzentriert, ein einzigartiges Produkt im höchsten Preissegment anzubieten, sollte die HRM-Strategie auf ein solches Produkt ausgerichtet sein, wobei das hohe professionelle Niveau des Personals, die geringe Personalfluktuation und die Aufrechterhaltung der Kreativität zu berücksichtigen sind , etc.

2. Die Grundprinzipien des Personalmanagements in Bezug auf Rekrutierung, Motivation, Schulung und Karrieremanagement sollten spezifisch, klar und verständlich sein. So drückt beispielsweise das Prinzip der Mitarbeiterprämien, definiert als „wir bezahlen fair für die Arbeit“, nichts Konkretes für die Mitarbeiter aus. Neben dem Grundsatz der Personalschulung „sparen wir nicht an der Schulung der Mitarbeiter“. Und umgekehrt. Das Prinzip „unser Unternehmen hat keinen variablen Teil der Vergütung, und ein konstanter Teil wird einmal im Jahr auf der Grundlage der Ergebnisse der Zertifizierung festgelegt“, obwohl es vielleicht nicht den Vorstellungen von jemandem über das Motivationssystem entspricht, wird es einfach und verständlich sein . Vorausgesetzt, dass auch die Grundsätze der Zertifizierung festgelegt werden.

Spezifische strategische Ziele des Unternehmens sollen in digitaler Form ausgedrückt werden. Sie sind essenziell für die Planung und Zielsetzung von HRM-Prozessen. Wachstum in Produktion, Umsatz, Einführung neuer Technologien usw. sollte nicht nur in Bezug auf Ausstattung, Software, Marketingkampagnen, Finanzierung usw. im Voraus geplant werden, sondern auch in Bezug auf Einstellung, Schulung, Motivation und Karriereentwicklung von Mitarbeitern.

Geplante Werte von Indikatoren für Personalmanagementprozesse sollten auch mit den übergeordneten strategischen Zielen in Beziehung gesetzt werden.

Ein Beispiel für einen strategischen Plan für die Arbeit mit dem Personal, basierend auf den Hauptpunkten des Entwicklungsplans des Unternehmens.

Für jede Zelle bestimmen wir die Hauptziele, Maßnahmen zur Zielerreichung, Kriterien zur Zielerreichung, geplante Werte von Zielindikatoren.

HRM-Geschäftsprozesse

Wie aus dem obigen allgemeinen Schema ersichtlich ist, umfassen die HRM-Geschäftsprozesse diejenigen, die direkt mit dem Personalmanagement zusammenhängen - Anwerbung und Auswahl von Personal, Schulung, Karriereplanung usw. Ich möchte Sie daran erinnern, dass die im Diagramm dargestellte Liste der Geschäftsprozesse nicht vollständig und endgültig ist. In der Praxis unterscheiden Unternehmen selbst bestimmte Prozesse nach Umfang, Merkmalen der Führungskultur, Arten von Aktivitäten usw.

Betrachten Sie ein mögliches Schema von Geschäftsprozessen für das Personalmanagement sowie die Beziehung von HRM-Prozessen zu anderen Prozessen im Unternehmen. Erst die Beachtung dieser Verknüpfungen durch die Inputs und Outputs der geregelten Prozesse unter Berücksichtigung der strategischen Grundprinzipien bringt den notwendigen Synergieeffekt von der Prozessbetrachtung zum Personalmanagement.

Ein Beispiel für ein Personalgeschäftsprozesssystem für ein kleines Unternehmen:

Schauen wir uns die Beziehung zwischen HRM-Prozessen und anderen Geschäftsprozessen des Unternehmens genauer an.

Prozess „Personalauswahl und -rekrutierung“

Prozess „Lernen von Fehlern und Änderungen“

Prozess „Entwicklung und Einführung des Systems der Personalmotivation“

Ebenso sind die übrigen personalwirtschaftlichen Prozesse mit anderen Geschäftsprozessen des Unternehmens verzahnt.

Fortsetzung folgt.

Alexander Sagalowitsch

Berater, Business-Coach.

Erfahrung in verschiedenen Positionen in Produktions-, Logistik- und Handelsunternehmen.

Seit 2003 unterrichtet und coacht er. Seit 2008 ist er beratend im Bereich Geschäftsprozessmanagement tätig.

Spezialisierung: Geschäftsprozessmanagementsysteme, Lagerlogistik, Geschäftsprozessautomatisierung, Personalmanagement.