Деловая переписка на английском языке фразы. Как прочитать вслух адрес электронной почты на английском? Письмо с извинениями

Умение вести деловую корреспонденцию актуально было в любые времена, а профессионалы, владеющие этими навыками в совершенстве, способны достичь высот карьерной лестницы, благодаря умению произвести впечатление на партнеров, заключить прибыльные (выгодные) сделки, сформировать неизгладимый имидж.
Деловая переписка на английском языке – это совокупность правил и особенностей, которые очень важно соблюдать, чтобы наладить эффективные партнерские отношения. Со временем сформировался определенный стиль деловой переписки на английском языке. Овладеть этим искусством, узнать подробности и тонкости ведения бизнес переписки Вам помогут курсы делового английского языка http://thefrog.ru/kursy/biznes-anglijskogo .

Правила деловой переписки на английском языке

Многим из нас, конечно же, известна стандартная схема написания писем – вступление, основная часть и заключение. Но в зависимости от того, какую информацию несет в себе письмо, соответственно и выбирается его структура и правила написания. И деловое письмо-не исключение. Познакомимся с его особенностями.

Структура письма

1. Название фирмы и (или) адрес отправителя (heading of the letter and (or) sender"s address)
2. Дата (date of the letter)
3. Адрес получателя (recipient’s name and address)
4. Вежливое обращение (polite greeting)
5. Тема письма (subject)
6. Приветствие и вступительная речь (introduction)
7. Текст письма и раскрытие темы (body of the letter)
8. Заключение (conclusion)
9. Вежливое прощание (complimentary closing)
10. Подпись отправителя от руки (signature)
11. Напечатанная подпись (typed signature)

Соблюдение всех вышеперечисленных пунктов не является обязательным, возможно опущение некоторых из них. Однако, существенные и наиболее значимые части все же должны содержаться в каждом письме, так как они являются неотъемлемыми составляющими английского делового этикета.

Ниже приводится соответствующая схема оформления письма:

Деловая переписка на английском. Примеры писем

Фразы для деловой переписки на английском языке

Мастерство написания деловых писем заключается в правильном использовании зарекомендовавших себя фраз и выражений. Они помогают достичь нужного эффекта в деловом общении между партнерами. Это, своего рода, код хорошего тона, помогающий наладить контакт.

Деловая переписка на английском. Приветствие

В бизнес переписке недопустима фамильярность, поэтому приветственные слова должны выражать глубокое уважение и располагать к дальнейшему общению. Для этого вполне подходит «Dear Sir», но лучше выяснить имя человека, к кому идет обращение и написать «Dear Mr.John Smith» или «DearMs.Sarah Smith». В дальнейшем, когда связь уже налажена и, если это позволяют сложившиеся отношения, можно обратиться к адресату по имени «DearJohn».
Приветствие на английском языке в деловой переписке стоит начинать с благодарности за предыдущее письмо и (или) отмечая предыдущую переписку, электронное сообщение или встречу:
Thank you for your letter… – Благодарим за Ваше письмо…
Thank you for contacting me… - Благодарим, что связались с нами…
We are thankful so much for sending us more information…- Мы Вам очень благодарны за дополнительную информацию…
Further to our meeting... – В дополнение к нашей встрече…
With reference to your message… – Относительно Вашего сообщения…
Также окажется весьма полезной фраза «I am writing to...» для объяснения цели и причины составленного письма. Использование модальных глаголов поможет вам выразить свои намерения:
We would like to… – Мы бы хотели …
Could you, please … – Не могли бы Вы, пожалуйста…
I would be delighted/ glad/ grateful … – Я был бы рад/ благодарен …
Основной текст письма, в отличие от вводных слов приветствия и обращения, носит строгий и конкретный характер с четким изложением проблемы, которая побудила вас написать письмо. Информация пишется, как правило, с новой строки и, что примечательно для английских бизнес писем, без «красной строки», то есть отступа, как это принято в русском языке.
В конце письма будут уместны такие замечательные фразы, как:
We look forward to a successful working relationship in the future – В надежде на успешное сотрудничество в будущем.
Your early reply will be appreciated – Заранее благодарны за скорый ответ.
Awaiting your prompt reply – В ожидании скорейшего ответа.
Завершается письмо чаще всего словами «Yours sincerely»- «Искренне Ваш» в том случае, если вам известен человек, к кому идет обращение. В обратном случае лучше употребить «Yours faithfully» с тем же значением.
Обязательно проверьте написанное письмо на наличие грамматических, орфографических ошибок и соблюдение стилистических норм.

Деловая переписка на английском языке. Образцы

Деловая переписка на английском языке включает в себя образцы приглашений на различные собеседования, бизнес-конференции, деловые встречи, на участие в проектах:

Соблюдая все правила написания делового письма и используя стандартные выражения, Вы с легкостью освоите мастерство ведения бизнес-корреспонденции всего за несколько уроков.

P.S. Меня зовут Александр. Это мой личный, независимый проект. Я очень рад, если Вам понравилась статья. Хотите помочь сайту? Просто посмотрите ниже рекламу, того что вы недавно искали.

Copyright сайт © - Данная новость принадлежит сайт, и являются интеллектуальной собственностью блога, охраняется законом об авторском праве и не может быть использована где-либо без активной ссылки на источник. Подробнее читать - "об Авторстве"

Вы это искали? Быть может это то, что Вы так давно не могли найти?

Вам нужно написать безупречное деловое письмо? Ниже приведены правила, которым нужно следовать при написании деловых писем.

Пример делового письма

Начало

Формат письма

• Деловое письмо должно быть напечатано общепринятым шрифтом, таким как Arial или Times New Roman . Не используйте рукописный шрифт. Не используйте других цветов, кроме черного и белого.
• Используйте абзац без отступа. Это значит, что для каждого нового абзаца вам нужно дважды нажать клавишу «Enter». Не делайте никаких отступов для новых абзацев.
• Все поля должны быть 2,5 см.

Размер бумаги

• Письмо должно быть напечатано на листе размером 216х279 мм (letter size). За пределами США допускается использовать лист формата А4. Более длинные письма могут быть напечатаны на листе размером 216х356 мм (legal size).
• Если вы распечатываете письмо на принтере, используйте фирменный бланк компании. Это придаст ему более профессиональный вид.

Информация о вашей компании

Напишите название компании и ее адрес (каждая часть адреса пишется с новой строки). Если у вас собственное предприятие или вы независимый подрядчик, добавьте свое имя либо на месте названия компании, либо над ним.

• Если у компании уже есть готовый фирменный бланк, используйте его, чтобы не печатать название компании и адрес.
• Если вы печатаете адрес, то его необходимо выровнять по левой или правой стороне вверху страницы.
• Если вы посылаете письмо за рубеж, напечатайте название страны заглавными буквами.

Укажите дату

• Дата, написанная полностью, выглядит профессионально. Например, «April 1, 2012» или «1 April 2012» . Дату следует выровнять по левому краю на несколько строк ниже адреса отправителя.
• Если на написание письма ушло несколько дней, укажите дату, когда вы закончили писать письмо.

Информация о получателе

• Напишите полное имя получателя, звание (если имеется), название компании и адрес (именно в таком порядке и с новой строки). Если необходимо, укажите номер для ссылок (reference number) . Информация о получателе выравнивается по левому краю листа под датой (на несколько строк ниже).
• Лучше всего адресовать письмо конкретному человеку. Таким образом, этот человек сможет ответить на ваше письмо. Если вам неизвестно его имя, постарайтесь это выяснить. Можно позвонить в компанию и узнать имя и звание.

Приветствие

Приветствие зависит от того, насколько хорошо вы знаете человека и какие у вас отношения.

• Используйте "To W hom It May Concern" (Для предъявления по месту требования) только если вы не знаете, к кому конкретно обращаетесь.
• Если вы не знакомы близко с получателем, то лучше отдать предпочтение обращению "Dear Sir/Madam" (Уважаемый/Уважаемая).
• Можно также обратиться к получателю по званию и фамилии. Например, "Dear Dr. Smith" (Уважаемый доктор Смит).
• Если вы хорошо знакомы с получателем и поддерживаете неформальные отношения, то можно обратиться по имени. Например, "Dear Susan" (Дорогая Сьюзан).
• Если вы не знаете пол получателя, напишите его/ее полное имя. Например, "Dear Kris Smith" (Уважаемый/ая Крис Смит).
• Не забудьте поставить запятую/двоеточие после приветствия или двоеточие после приветствия “To Whom It May Concern” (Для предъявления по месту требования).

Основная часть

Задайте правильный тон

• Деловые люди не хотят тратить время впустую. Письмо должно читаться быстро. Переходите сразу к делу. Например, всегда можно начать словами "I am writing you regarding..." (Я пишу по поводу…) и продолжить.
• Не используйте помпезных слов и длинных витиеватых предложений – ясно и коротко изложите свою мысль.
• Скорее всего, цель вашего письма – убедить читателя сделать что-то: поменять мнение, решить проблему или предпринять действия. Будьте убедительны.
• Если вы ожидаете какого-то результата или действия после прочтения вашего письма, сообщите об этом. Объясните свою точку зрения в нескольких словах.

Используйте личные местоимения

• Лучше всего использовать местоимения «I» (я), «we» (мы) и «you» (вы). Обозначайте себя как «I» (я) , а к своему читателю обращайтесь – «you» (вы) .
• Будьте внимательны, если вы пишете письмо от лица компании. Если вы говорите о перспективах компании, используйте «we» (мы) . Таким образом, читатель поймет, что за вашими словами стоит мнение всей компании. Выражая свое собственное мнение, используйте местоимение «I» (я) .

Будьте разговорчивы там, где это уместно

• Письма пишут люди и для людей. По возможности избегайте формальных писем. Вы не сможете построить отношения на шаблонных безликих письмах. Однако не используйте разговорный язык или сленг, как "you know" (знаешь), "I mean" (я имею в виду) или "wanna" (хочу). Придерживайтесь делового тона, но будьте дружелюбны и любезны.
• Если вы хорошо знаете получателя, можно добавить строчку с дружеским пожеланием всего хорошего.
• Опирайтесь на свои чувства, определяя, насколько личным будет ваше письмо. Иногда капелька юмора оказывается кстати в становлении деловых отношений. Но подумайте перед тем, как пошутить.

Будьте вежливы

Даже если вы жалуетесь или пишете о проблеме, будьте вежливы. Учитывайте позицию получателя и предложите сделать то, что в ваших силах.

Для дополнительных листов используйте «вторую страницу» фирменного бланка

Желательно уместить письмо на одну страницу. Но если текст длинный, вам понадобятся дополнительные страницы. Используйте «вторую страницу» фирменного бланка, на которой обычно указан сокращенный адрес и которая по типу совпадает с первой страницей фирменного бланка.

Укажите номер страницы на втором и последующих листах вверху листа. Можно также добавить имя получателя и дату.

Дайте краткое заключение

В последнем абзаце обобщите свои взгляды и четко обозначьте действия с вашей стороны либо то, что вы ожидаете от получателя. Не забудьте поблагодарить его/ее за внимание к письму.

Завершение письма

Заключительные слова

Заключение, так же как и приветствие, указывает на степень уважения и формальности. "Yours sincerely" (Искренне ваш) или "Sincerely" (С уважением) – хороший выбор.

Также обратите внимание на "Cordially" (Сердечно ваш), "Respectfully" (С почтением), "Regards" (Всего хорошего) и "Yours Truly" (Преданно ваш).

Менее формальные: "All the best” (Всего самого лучшего), “Best wishes" (Наилучшие пожелания), "Warm regards" (С добрыми пожеланиями) и "Thank you" (Спасибо).

После заключительных слов ставится запятая.

Подпишите письмо

• Пропустите около 4 строк, оставив это место для подписи. Подпишите письмо после того, как распечатаете его. Если вы посылаете письмо по электронной почте, отсканируйте свою подпись и прикрепите ее к письму. Предпочтительнее использовать синие или черные чернила.
• Если вы подписываете письмо от другого имени, напишите «pp» перед своей подписью. Это обозначает «по доверенности», что подразумевает «агентством» или «от имени».

Напишите свое полное имя и контактную информацию

Под подписью напечатайте свое имя, звание, номер телефона, адрес электронной почты и любую другую контактную информацию. Указывайте все с новой строки.

Добавьте инициалы тех, кто работал над письмом

Если письмо было напечатано кем-то другим, необходимо добавить инициалы этого человека под местом для подписи. Иногда указываются инициалы и того, кто составил письмо. Таким образом, становится понятно, кто работал над этим письмом.

• Если вы указываете только инициалы того, кто напечатал письмо, напишите их маленькими буквами. Например, mr (Mary Raynor).
• Если вы указываете инициалы того, кто составил письмо, то их следует указать заглавными буквами, а после них указать инициалы напечатавшего письмо маленькими буквами: JB:mr. В некоторых письмах эти инициалы разделяются косой чертой: JB/mr. Jack Brown (JB) с оставил письмо, а Mary Raynor (mr) его напечатала.

Укажите на вложения

• Если вы приложили дополнительные документы, напишите об этом через несколько строк после контактной информации, сообщив количество и виды документов. Например: "Enclosures (2): resume, brochure" (Вложения (2): резюме, брошюра).
• Для слова “Enclosures” можно использовать сокращения “Encl.” или “Enc.”

Не забудьте добавить имена других получателей

Если вы посылаете копию этого письма другому человеку, вам следует добавить эту информацию в письмо. Это отмечается аббревиатурой «cc» под строкой “Enclosures” (Вложения) и расшифровывается как «courtesy copy» (копия электронного сообщения). Вслед за этим указывают имя человека и его звание (раньше «cc» использовалось для обозначения «carbon copy» , когда копии писались под копирку).

• Например: “cc: Mary Smith, Vice President of Marketing” (cc: Мэри Смит, вице-президент отдела продаж).
• Если вы хотите добавить больше одного имени, пишите второе прямо под первым. Во втором случае употребление «cc» уже не требуется.

Проверка письма

Отредактируйте письмо

Проверьте орфографию и прочитайте письмо перед отправкой.

• Задайте себе вопрос, составлено ли письмо ясно и четко? Есть ли абзацы, в которых больше 3-4 предложений? Если да, постарайтесь их сократить.
• По возможности дайте прочитать письмо другу или коллеге. Иногда другой человек может заметить ошибки, которые вы пропустили.

Не пользуйтесь степлером

Если в письме несколько страниц, степлером обычно не пользуются. Если вы хотите, чтобы страницы были сложены по порядку, закрепите их скрепкой в верхнем левом углу.

Отправка письма

Если вы отправляете письмо по почте, используйте бизнес-конверт. По возможности используйте тот, на котором есть логотип компании. Аккуратно напечатайте ваш обратный адрес и адрес получателя. Сложите письмо втрое таким образом, чтобы сначала получатель развернул верхнюю часть, а потом нижнюю.

Если вы посылаете письмо по электронной почте, переведите его в формат HTML или PDF, чтобы формат остался таким же.

Источники, использованные при подготовке материала

1. Оригинал текста о том, как писать деловые письма . Сайт-источник – wikiHow . Контент сайта wikiHow может распространяться по лицензии Creative Commons License .
2. Еще один образец делового письма с пояснениями на английском языке вы можете посмотреть на

• Весь текст разделяется на абзацы без использования красной строки.
• В верхнем левом углу письма указывается полное имя отправителя или название компании с адресом.
• Далее указывается имя адресата и название компании, которой письмо предназначено, а также ее адрес (с новой строки).
• Дата отправления указывается тремя строками ниже или в верхнем правом углу письма.
• Основной текст должен быть помещен в центральной части письма.
• Главная мысль письма может начинаться с причины обращения: "I am writing to you to ..."
• Обычно письмо заканчивается высказыванием благодарности ("Thank you for your prompt help...") и приветствием "Yours sincerely," если автор знает имя адресата и "Yours faithfully", если нет.
• Четырьмя строками ниже ставится полное имя автора и должность.
• Подпись автора ставится между приветствием и именем.

Образец делового письма на английском:

Mr Nikolay Roshin
ABC-company
Office 2002, Entrance 1B
Tverskaya Street
Moscow
RUSSIA 20 June 2004

I"m writing to you in regard of your enquiry. Please find enclosed our information pack which contains our brochures and general details on our schools and summer centres.

InEnglandwe have two schools, Brighton andBath, both beautiful locations which I am sure you and your students will like. Our schools are located in attractive premises in convenient, central positions.Brightonis a clean and safe town with a beautiful bay and countryside nearby.Bathis one of the most famous historic cities inEngland, famous for its Georgian architecture and Roman Baths.

Accommodation is provided in host families chosen for the ability to provide comfortable homes, a friendly welcome and a suitable environment, in which students can practice English and enjoy their stay. We have full-time Activities Organisers responsible for sports, cultural activities and weekly excursions.

Please complete and return the enclosed registration form in order to receive more brochures and other promotional materials.

I look forward to hearing from you and later hope to welcome your students to our schools and summer centres.

Yours sincerely,

We look forward to welcoming you as our customer.

Yours sincerely,

Письмо-жалоба

Письмо должно содержать всю необходимую информацию, касающуюся данной услуги или товара. Напишите полное название и описания товара, дату приобретения или указания услуги и т.д. Ваша цель - объяснить все детали, но не перегружать письмо ненужными подробностями. Кроме того, необходимо указать ваши пожелания, условия и сроки устранения проблем.

Кому адресовать данное письмо?

При приобретении товара или заключении договора на предоставление услуг вы получаете контактный адрес или телефон человека, который может решить все возникшие сложности. Обычно в небольших компаниях эти вопросы решает владелец компании. В организациях среднего уровня - его заместитель или высший руководящий состав. В крупных компаниях обычно существует отдел по работе с клиентами, который занимается решением таких вопросов.

Из каких основных частей состоит письмо?

1. Вступление

Name of Contact Person
Полное имя адресата (если известно)

Title, if available
Company Name
Название компании

Consumer Complaint Division
Отдел по работе с клиентами

Street Address
City, State, Zip Code
Адрес компании

Dear (Contact Person):

Обращение

2. Введение, содержащее информацию приобретенном товаре либо услуге.

On (the 1st of July), I (bought, leased, rented, or had repaired) a (name of the product, with serial or model number or service performed) at (location and other important details of the transaction).
1 июля я (приобрел, сдал в наем, арендовал, отремонтировал) (полное название товара с серийным номером или вид услуги) по адресу … (далее указывается другая важная информация о совершенной сделке)

I am writing to draw your attention to a problem in your customer service section.
Я пишу, чтобы привлечь ваше внимание к проблеме в отделе по работе с клиентами.

I wish to complaint in the strongest possible terms about the treatment I received from a member of your staff
Я бы хотел выразить претензии к обращению со мной вашего сотрудника.

I am writing to express my strong dissatisfaction with the goods I received this morning.
Я пишу, чтобы выразить недовольство продуктами, полученными сегодня утром.

I am writing to complain about the quality of the product I purchased on-line from your website.
Я пишу, чтобы выразить недовольство качеством продуктов, заказанных на вашем сайте.

I am writing in connection with the negative attitude of a member of your staff.
Я пишу в связи с негативным отношением члена вашей компании.

3. Описание возникшей проблемы

Unfortunately, your product (or service) has not performed well (or the service was inadequate) because (state the problem). I am disappointed because (explain the problem: for example, the product does not work properly, the service was not performed correctly, I was billed the wrong amount, something was not disclosed clearly or was misrepresented, etc.).
К сожалению, ваш товар (услуга) не отвечает необходимым требованиям, так как (указывается проблема). Я разочарован, поскольку (объясняется ситуация: например, прибор плохо работает некачественно, мне предъявили неправильную сумму к оплате, что-то не было объяснено)

The equipment I ordered has still not been delivered, despite my phone call to you last week to say that it was needed urgently.
Заказанное оборудование все еще не доставлено, несмотря на то, что я уже звонил вам на прошлой неделе и сообщил, что оно требуется немедленно.

To resolve the problem, I would appreciate it if you could (state the specific action you want—money back, charge card credit, repair, exchange, etc.). Enclosed are copies of my records (include copies of receipts, guarantees, warranties, cancelled checks, contracts, model and serial numbers, and any other documents).
Для решения проблемы я был бы благодарен варианту, если бы вы (указываются ваши требования: вернули деньги, кредит, провели ремонт, произвели обмен и т.д.) Копии документов прилагаются (приложите копии квитанции, гарантийный талон, аннулированые чеки, контракты и другие документы.)

I look forward to your reply and the resolution of my problem, and will wait until (set a time limit) before seeking help from a consumer protection agency or the Better Business Bureau. Please contact me at the above address or by phone at (home and/or office numbers with area code).
Я жду вашего ответа с решением по моей проблеме и буду ждать до (указывается крайний срок) прежде чем обратиться за помощью в организацию по защите прав потребителей. Свяжитесь со мной по следующему адресу или телефону (уазывается адрес и номер телефона)

Please deal with this matter urgently. I expect a reply from you by tomorrow morning at the latest.
Пожалуйста, решите эту проблему немедленно. Я жду вашего ответа не позднее завтрашнего утра.

I insist on a full refund otherwise I will be forced to take the matter further.
Я настаиваю на полном возмещении расходов, иначе я буду вынужден …

Unless I receive the goods by the end of this week, I will have no choice but to cancel my order.
Если я не получу данный товар до конца недели, у меня не будет другого выбора, кроме как аннулировать заказ.

I hope that you will deal with this matter promptly as it is causing me considerable inconvenience.
Я надеюсь, вы разберетесь с этим делом немедленно, поскольку это доставляет мне серьезные неудобства.

4. Окончание письма

Yours sincerely/Yours faithfully
Your name

Письмо с извинениями

Письмо с извинениями (Apology Letter) отправляется в ответ на письмо-жалобу (Complaint Letter). Начать следует с выражения сожаления, личной обеспокоенности сложившейся ситуацией. Необходимо объяснить, какие шаги будут/были предприняты, чтобы устранить проблему и избежать ее повторения в будущем. Ниже вы найдете несколько фраз, используемых при написании Apology Letter

1. Выражение признательности за сообщение о сложившейся ситуации

Thank you for bringing the matter/issue/problem to our attention.
Спасибо, что сообщили нам об этом деле/проблеме.

I appreciated your advising me of this incident…
Для меня очень важно ваше сообщение.

2.Выражение сожаления .

We are very sorry to hear that…
Нам тяжело слышать об этом..

I am very sorry for this situation…
Я очень сожалею о сложившейся ситуации.

3. Извинение

We apologise for…
Мы просим прощения за…

Please accept our apologises for…
Примите наши извинения…

4. Объяснение действий компании

Please be assured that we will…
Будьте уверены, что мы…

You have my assurance that …
Я гарантирую вам…

To compensate for the inconvenience caused…
Для возмещения причиненных неудобств…

We are doing everything we can do to resolve the issue
Мы делаем все возможное для решения проблем

I can assure you that this will not happen again
Обещаю, что это впредь это не повторится

I am trying to sort it out/sort the problem out as a matter of urgency.
Я пытаюсь разобраться с этим/ решить эту проблему немедленно

Please return the faulty goods, and we will refund you/repair them/replace them
Пожалуйста, верните некачественный товар и мы возместим ваши затраты/произведем ремонт/обменяем его.

5. Напоминание о большой важности для совместного сотрудничества

We value your custom highly
Для нас очень важно сотрудничество с вами.

Your satisfaction is our priorit

Письмо-просьба

Если вы пишете начальнику - будьте предельно вежливы, особенно, если вы не уверены, что он(а) знает ваше имя. Не используйте конструкции, отмеченные ниже значением строгости или настоятельной просьбы. Нейтральным и универсальным вариантом будет:

I would be grateful if…

Просьба, стилистически повышенная и наиболее вежливая, заключается также в выражениях:

Если вам не трудно, дайте, пожалуйста,...
Could you possibly give me/let me have..., please?

Если вас не затруднит, дайте, пожалуйста,...
Can/May I trouble you for sth./to give/hand me..., please?

Сделайте одолжение, дайте, пожалуйста,...
Could you do me a favour and give me/let me have..., please?

He откажите в любезности, дайте, пожалуйста,...
Would you please give me...?

Окажите любезность, дайте, пожалуйста,...
Would you kindly give me..., please?

He сочтите за труд, дайте, пожалуйста,...
Could you possibly give me/let me have,.., please?

Если вы пишете коллеге и он(а) не является вашим другом, выберите нейтральный стиль - средний между формальным и неформальным.

Could you..?

Удобные в этом случае формы с глаголом "хотеть":

Я хочу (хотел бы) попросить...
I"d like (to ask) you to ...

Мне хочется (хотелось бы) вас попросить...
Could I ask you to...?

Я хочу попросить вас купить для меня эту книгу.
Could I ask you to buy this book for me?

Мне хочется попросить тебя съездить в воскресенье на дачу.
Could I ask you to go to the country house this Sunday?

Если вы пишете малознакомому человеку - будьте вежливы.

I wonder if you could..?

Здесь будут удобны просьбы, выраженные вопросительным предложением с модальным глаголом "мочь":

Я могу попросить вас...?
Could I ask you to do sth.?

Могу я попросить вас...?
May I ask you to do sth.?

Могу ли я попросить вас...?
Would you please/ kindly do sth.?

Не могу я попросить вас...?
Could you possibly do sth.?

Не могу ли я попросить вас...?
I"d be much obliged if...

Вы можете...?
Can/Could you do sth.?

Вы не можете...? 
Вы не могли бы...?
Could you...?

Можете ли вы...?
Can/Could you...?

Не можете ли вы...?
Could you...?

Не могли бы вы...?
Could you...? Would you...?

Если вы пишете работнику другой компании - стиль должен зависеть оттого, знакомы ли вы с ним/ней или обращаетесь впервые.

I would be grateful if… (к незнакомому)
Could you..? (к знакомому)

Здесь может помочь просьба, выраженная вопросительным предложением с частицами "не", "бы", "ли": 


Вам не трудно...? 
Вас не затруднит...?
Would you mind doing sth.?

Не трудно ли вам...? 
He затруднит ли вас...?
Could you (possibly)..., please?

Если вы пишете вашему подчиненному, который не выполнил каких- либо указаний, то стиль просьбы может стать строгим:

Could I ask you..? (холодная просьба)

Также просьба с оттенком нарочитой строгости может быть выражена фразой:

Очень (убедительно, настоятельно) прошу вас (тебя)...
Could/Would you..., please...? 
Could/Would you kindly...? 
Do... 
I would appreciate it very much if you would/ could...

Письма - запрос платежа

В своих первых письмах по поводу неоплаченных счетов следует быть исключительно вежливыми - в них не должно быть идеи, что ваш партнер не хочет платить.

Если вы вынуждены написать серию писем с запросом платежа, каждое последующее можно делать более твердым, но оставаться в рамках вежливости.

Пример

According to our records, the sum of $4,500 is still outstanding on your account.
We trust that our service was to your satisfaction, and we would appreciate your cooperation in resolving this matter as soon as possible.

On I wrote to you regarding your company’s unpaid account, amounting to $4,500.
May we please remind you that this amount is still outstanding. We would be grateful to receive a bank transfer in full settlement without further delay.

I wish to draw your attention to my previous emails of about the overdue payment on your account. We are very concerned that the matter has not yet received your attention.
Clearly, this situation cannot be allowed to continue, and we trust urge you to take immediate action to settle your account.

Following my emails of I must inform you that we have still not received payment for the outstanding sum of $4,500. Unless we receive payment within seven days we shall have no alternative but to take legal action to recover the money.
In the meantime, your existing credit facilities have been suspended.

Отчет о встрече

Отчет о встрече состоит из 4 частей:

Introduction - Вступление (предмет отчета, кто его написал и по чьему запросу)
Background - Исходные данные (общее описание имеющейся ситуации, проблемы)
Findings - Полученные данные (возможные пути развития ситуации, решения проблемы)
Conclusion, recommendations - Выводы и рекомендации

Пример Отчета о встрече

Subject: Cost-cutting measures
As requested at the Board meeting of 18 April, here is my report. The full report is attached as a Word document, but I have written a brief summary below.

Introduction
The purpose of the report is to suggest ways to reduce costs across the company. It is based on the figures sent to me by different departments last month. I have divided the report into three sections: background, findings and recommendations.

Background
As can be seen in table1 in the attached document, demand for our products has been falling over the last year, and sales and profits are both down. This has led a situation where cost-cutting measures are necessary.

Findings

There are three main areas where cost reductions are possible:

• The marketing budget is very high. As mentioned above, sales are going down, but we are still spending large sums on magazine advertising and street posters. This is not justified.
• Production costs are also high. Table2 inthe report shoes that raw material costs have gone up by 12% over the last year. We must find a way to bring these down.
• We may also have to dismiss a small number of administrative staff, which will be very unpopular. See section 4.2 of the full report for suggestions on how to proceed.

Recommendations
In conclusion, I suggest that the company should be able to cut costs significantly by the end of the year. My specific recommendations are as follows:

1. Marketing Dept to make reductions in the advertising budget of 10% or 15%.
2. Production Dept to identify opportunities of using different suppliers to bring down materials costs.
3. Head Office to investigate the possibility for cutting a limited number of jobs, in case the situation deteriorates.

Please have a look at the full report and let me have your comments by 2 June at the latest. This will then be circulated to all departmental managers in time for the meeting on 16 June. Please feel free to contact me if you have any questions.

Оформление электронных писем

Электронная почта стала основной формой общения между представителями различных организаций по самым разным вопросам. Следуйте следующим правилам при общении по электронной почте:

1. Хорошо представьте себе адресата. Оттого, кому вы пишете, будет зависеть стиль письма. Чем ближе отношения - тем меньше формальностей.
2. Сделайте ваше послание по возможности кратким и четким. Это правило распространяется на все виды делового общения, но для электронной почты становится наиболее актуальным, поскольку воспринимать информацию с монитора сложнее, чем с листа. Дайте возможность вашему адресату ответить также коротко. Например, вместо того, чтобы писать:” Let me know what you think”, лучше поставить вопрос так:”Is 3 PM or 5 PM best for you?”
3. Поле “тема” должно быть заполнено так, чтобы четко отражать основную идею письма.
4. Приветствие (Dear Sir/Madam) не обязательно для стандартной переписки, однако в деловых письмах не будет лишним.
5. В первых словах надо сформулировать, в связи с чем вы пишете письмо: вы отвечаете, назначаете встречу или высказываете свои соображения в связи с чем-то. Например: I am replying to your letter dated 15 January 2007 wherein you asked for information concerning our Spring courses on Business Writing.
6. Если в электронном письме вы начинаете слово с заглавной буквы, это означает, что вы хотите выделить его, как наиболее важную мысль.
7. Длина каждой строки не должна превышать 65 знаков, в противном случае текст может исказиться при прочтении письма на другом компьютере.
8. Письмо должно быть хорошо структурировано - вступление, основная часть (факты) и вывод.
9. KISS (Keep it short and simple). Помните, что вероятно ваш адресат получает десяток писем в день, - стоит экономить его время.
10. Использование стандартных сокращений, характерных для повседневной переписки, такие как ”IMHO” (In My Honest Opinion) также не приветствуются.
11. Тщательно проверьте письмо, изменить или удалить его после отправки уже нельзя.
12. Обратный электронный адрес и имя отправителя лучше написать в конце письма, на случай, если письмо будет выведено на печать.
13. Общение по электронной почте предполагает активное взаимодействие поэтому, получив электронное письмо, на которое вы не можете ответить немедленно, следует отправить сообщение о получении письма и предполагаемом времени отправки полного ответа.

Даже в неформальном письме следует оставаться вежливым и стараться сделать письмо понятным и хорошо его структурировать.

1. дружеское приветствие
2. благодарность или другое упоминание предыдущего контакта
3. наиболее важный пункт письма или проблема
4. другие важные пункты
5. менее важные пункты
6. выражение надежды на будущий контакт
7. завершение (пожелания и подпись)

Пример:

Hello, Ili
Thanks for sending the agenda for our meeting.
I’m afraid I may not be able to make the 8:00 start. The train connections can be very difficult at that time of day.
Would it be possible to start at 9:00? It means we would finish at 17:00 instead of 16:00. Please let me know if that’s a problem for you.
Ypu asked me to send the feasibility report and I am attaching it here. Please note that this is not yet in the final draft and there may be some mistakes.
I’m looking forward very much to seeing you next week.
Best regards, Jacqui

Письмо-поздравление

Перед праздниками часто возникает вопрос - поздравлять или не поздравлять бизнес-партнеров и клиентов. Всегда лучше поздравить, чем не поздравить, т.к., поздравляя, вы можете:

1. укрепить отношения с существующими клиентами/партнерами
2. привлечь новых клиентов
3. напомнить старым клиентам о том, что вы существуете
4. выказать признательность по отношению к наиболее лояльным клиентам

Однако, решая, с каким именно праздником поздравить, лучше справиться о нем в списке национальных и религиозных праздников на текущий год.

Если вы сомневаетесь в том, что именно празднует ваш партнер по бизнесу, напишите просто MERRY HOLIDAYS .

Когда отправлять поздравление? Лучше раньше, чем позже. Пусть лучше ваша открытка придет перед праздниками и будет замечена одной из первых, чем исчезнет в куче поздравлений, которые, к тому же, вероятно, будут разбираться уже после каникул.

Как писать поздравление:

Поздравление - это только поздравление, повод для хороших пожеланий и выражения добрых чувств. Бизнес-вопросы здесь не должны упоминаться.

Поздравление в английском языке строится иначе, чем в русском. Ниже приведены несколько образцов поздравлений, которые можно модифицировать в зависимости от ситуации.

At this joyous time of year, we are grateful for our work with you. We wish you abundance, happiness, and peace in a new year filled with hope. Happy holidays!

I hope you and all your coworkers, family, and friends have a lovely holiday season filled with joy and meaning. Best wishes for a prosperous new year.

It has been a pleasure to work with you this year. We wish you the best of holidays and a happy new year!

As the year ends, we think about all we are grateful for. Our relationship with you is one thing we treasure. Thank you for the opportunity to serve you. We wish you a merry Christmas and much success in the new year.

As gifts are given and received this holiday season, I think of the gift of knowing you. Thank you for the pleasure of working with you. Happy holidays!

Thank you for giving me the opportunity to work with you this year. It has been an honor and a valuable experience for me. I wish you a happy Hanukkah and a new year filled with all good things.

Merry Christmas! I hope you have a holiday that fills your heart with joy!

Привет, дорогие друзья! В деловом письме важно использовать правильный стиль и тон языка. Поэтому стоит избегать:

• разговорных выражений, сленга и жаргона
• сокращений (I’m; it’s; don’t и т. д., используйте полные формы)
• эмоционально окрашенных слов - terrible (ужасный), rubbish (чушь) и т. д.

Структура письма на английском языке:

1. Адрес отправителя (sender’s address)
2. Дата (date)
3. Адрес получателя (inside address)
4. Обращение (salutation)
5. Вступление (opening sentence)
6. Основной текст (body of the letter)
7. Заключение (closing sentence)
8. Заключительная вежливая фраза (complimentary close)
9. Подпись отправителя (signature)
10. Приложение (enclosure)

Пример делового письма

Стандартные выражения в деловой переписке

Как отвечать на жалобы

English for Business_1

1. Could you bear with me for 10 minutes while I get to the bottom of what went
   wrong here?
2. I’m terribly sorry for the problems you’re experiencing.
3. I can imagine that was terrible.
4. I propose that we offer you some sort of compensation.
5. I’ll make sure that it gets done by the end of the week.
6. That must have been dreadful.
7. Could you tell me exactly what happened?
8. I do apologize for our part in this.

Теперь вы отвечайте

English for Business-2

1 And I had to wait for over an hour at the airport before the taxi came to pick me up.
…
2 The whole conference was a farce! Delegates were wandering from room to
room and nobody knew where they should be or what was happening. What went wrong?
…
3 And it was all your company’s fault.
…
4 So what are you going to do about it?
…

Do You Speak English? — Big Train — BBC comedy

В век частного капитала и инвестиций – изучение иностранного языка это не только интерес к международному сообществу, но и практическая необходимость. Многие компании сотрудничают с иностранными партнерами, а, следовательно, должны поддерживать хорошо налаженные контакты и взаимопонимание. Основное средство связи для людей деловой сферы – официальная переписка. Сегодня разберемся, как правильно составлять английское письмо, соблюдая правила и рамки бизнес общения. Также в материале приведем образцы того, как выглядит деловая переписка на английском, примеры писем и фразы, необходимые для формального общения.

Для начала определимся с тем, какие текстовые блоки содержит деловое письмо на английском языке. Разберем по порядку каждый пункт.

Адрес отправителя

Начинается стандартный бланк с указания реквизитов отправителя, размещаемых в верхнем правом углу. Структура делового письма предполагает строгий порядок написания данных, поэтому запись всегда осуществляется в установленной очередности. При этом отсутствуют какие-либо пунктуационные знаки в конце строк.

Дата

С отступом в три строки после реквизитов отправителя записывают дату. Допустимо несколько форматов того, как писать дату:

• October 29, 2017;
• 29 October, 2017;
• 29 th October, 2017;
• October 29 th , 2017;
• 29 Oct. 2017;

• 12.10.2017 – 12 октября 2017 (Европа и Англия)
  
• 12.10.2017 – 10 декабря 2017 (Америка)

Реквизиты получателя

*Обращение является обязательным элементом. Для мужчин чаще всего это Mr, для женщин Ms. Также, при обращении к замужней женщине используют Mrs, к незамужней Miss.

Приветствие

Первое, что необходимо проставить в письме – это приветственная фраза. Ее стиль зависит от близости знакомства с собеседником. Для официального письма характерны стандартные фразы: Dear Mrs/Ms + фамилия получателя. Если данные собеседника неизвестны, следует воспользоваться сочетанием Dear Sir or madam. Когда послание предназначено нескольким лицам используется множественное число: Dear Sirs, Dear Colleagues и т.п. Неформальное общение позволяет использовать в обращении имя: Dear Mary. Важно отметить пунктуационный момент: в английском языке обращение отделяется запятой, а в американском – двоеточием.

Основная часть

Переходим к оформлению главной информационной составляющей делового письма на английском языке.

Чаще всего основной текст начинается с небольшого вводного предложения, особенно если это не первое письмо, а ответная переписка. Приведем примеры вступительных фраз на английском с переводом на русский язык.

Если вы ведете строго официальную деловую корреспонденцию, то никогда не пишите сокращенные формы сказуемых I’m, you’re и т.п.

Далее указываются в логической последовательности цели и причины деловой переписки на английском, а также добавляются просьбы или ожидания каких-либо ответных действий. Как правило, для удобства чтения текст разбивается на несколько небольших абзацев (без использования красной строки/табуляции). Подробнее этот блок рассмотрим чуть позже на практических примерах.

Заключение

Продолжая выдерживать вежливый тон, следует завершить письмо, воспользовавшись стандартными выражениями благодарности, заверениями в ожидании ответа, предложениями сотрудничества, приглашением к последующему общению. Завершающая фраза – важный элемент делового общения.

Подпись

Прежде чем указать свои данные, необходимо воспользоваться еще одной вежливой формой – пожеланиями всех благ или выражением уважения. Как правило, деловой английский располагает тремя видами подобных фраз:

• Yours sincerely – С искренним уважением (к знакомому собеседнику);
• Yours faithfully – С уважением (к незнакомому адресату);
• Best wishes – С наилучшими пожеланиями (нейтральное высказывание);

Завершающее высказывание отделяется с запятой, а далее с новой строки приводится личная подпись с указанием имени, фамилии и должности.

Кроме того, к тексту могут быть добавлены дополнительные вложения. Об их наличии указывается в окончании письма, сразу после подписи. Фраза начинается с сокращения Enc. (enclosure – приложение), после которой идет перечисление приложенных документов.

Мы рассмотрели теоретически правильное оформление сообщения для деловой переписки. Теперь перейдем к практической части и разберем пример делового письма различного назначения и типичные для формальной корреспонденции фразы на английском.

Деловая переписка на английском: примеры писем и фразы

Понятие официальное письмо включает в себя множество оттенков. Это может быть запрос, коммерческое предложение, жалоба, выражение извинений, заявление о приеме на работу, гарантийное письмо об обязательствах и т.п. В этом разделе мы рассмотрим на практике, как составляются деловые письма на английском языке и какие стандартные клише в них можно выделить. Для удобства распределим образцы по жанрам.

Заявление

Работа в иностранной компании – мечта многих молодых людей. Для того, чтобы зарекомендовать себя с положительной стороны, необходимо грамотно составить сопроводительное письмо – заявление об отклике на вакансию. Помимо уже представленных в материале сведений, в подобных обращениях часто употребляются выражения, представленные в таблице.

Полноценное заявление выглядит следующим образом.

Запросы и просьбы

Подобную корреспонденцию часто используют для запросов о выдаче необходимых документов. Кроме того, в деловой сфере часто составляют письма-просьбы прислать дополнительную информацию, например, каталог продукции, для того чтобы оформить заказ на поставки. Запрос или просьба на английском могут быть выражены с помощью следующих официальных клише для переписки.

Рассмотрим практический образец делового письма данного вида. Указание даты и адресов одинаковы для всех писем, поэтому приведем только содержание основной части и подпись.

Жалоба

Не редкий случай, когда деловое письмо выражено жалобой, например, на действия сотрудников или некачественно оказанные услуги. Для того, чтобы вы могли выразить свое возмущение в стиле, предполагающем формальное общение, английский язык предлагает следующие готовые шаблоны.

В тексте письма необходимо обстоятельно указать все данные о произошедшей ситуации и объяснить причины возникшего возмущения.

Ответы и извинения

Заключительные примеры писем будут связаны с ответными посланиями. Ответ необходимо начать с благодарности за полученное сообщение. А затем тактично выразить объяснение сложившихся обстоятельств, принести свои извинения и указать пути решения проблемы. Рассмотрим, какие фразы на эту тему соответствуют деловому английскому.

Рассмотрим пример.

Вот такой своеобразный деловой разговорник мы составили по итогам изучения материала: деловая переписка на английском, примеры писем и фразы для формального общения. Надеемся, что с нашими подсказками вы улучшите навыки делового общения и достигнете взаимопонимания с иностранными партнерами! До встречи на новых занятиях!