Anforderungen an einen stellvertretenden Geschäftsführer. Aufgabenbereiche eines stellvertretenden Geschäftsführers

Der CEO eines Unternehmens hat viele Verantwortlichkeiten. Mit der Entwicklung der Organisation erweitert sich dieser Aufgabenbereich. Es gibt viele „Umsätze“, für die der Manager Zeit aufwenden muss, anstatt Probleme zu lösen, die direkt auf die Entwicklung des Unternehmens abzielen. Dies verringert die Effizienz des Spezialisten. Einige Aufgaben, die keine hohen Qualifikationen erfordern, können an den Assistenten des Generaldirektors delegiert werden.

Es ist schwierig, die Position des stellvertretenden Generaldirektors zu definieren. Tatsache ist, dass sich der Aufgabenbereich dieses Spezialisten nach den Bedürfnissen des Generaldirektors richtet. Die Aktivitäten eines Mitarbeiters können auf einen Aspekt konzentriert werden. Werfen wir einen Blick auf die Positionen, in denen Assistenten in der Praxis arbeiten:

• Sachbearbeiter. Dieser Spezialist ist für die Arbeit mit der Dokumentation verantwortlich. Zu seinem Aufgabenbereich gehören Anrufe und diverse tägliche Aufgaben.
• Persönlicher Assistent. Spezialisiert auf die Organisation des CEO-Arbeitstages, Geschäftstreffen und Konferenzen. Der Spezialist begleitet den Manager auch auf Geschäftsreisen.
• Stellvertretender Generaldirektor. Ein Mitarbeiter hat das Recht, in einem begrenzten Spektrum von Angelegenheiten Entscheidungen zu treffen.

In der Realität vereint ein Assistent in der Regel die Funktionen mehrerer Spezialisten. In großen Unternehmen kann der CEO zwei Assistenten haben. Der eine organisiert zum Beispiel die Arbeitszeit des Managers, der andere kümmert sich um den Papierkram.

Der Assistent gehört zur Kategorie der Manager. Er berichtet direkt an den CEO. Anforderungen, die normalerweise an einen Mitarbeiter gestellt werden:

• Hochschulbildung in einem relevanten Bereich (z. B. Recht).
• Drei Jahre Berufserfahrung.

Die übrigen Mitarbeiter sind in der Regel dem stellvertretenden Generaldirektor unterstellt. Er verfügt über weitreichende Befugnisse: vom Befehlsrecht bis zur Kontrolle der Arbeit verschiedener Abteilungen.

WICHTIG! Die Einstellung eines Assistenten ist keineswegs übertrieben. Diese Maßnahme ermöglicht es dem Manager, sich auf die Lösung von Problemen zu konzentrieren, die hohe Professionalität und Kreativität erfordern. „Umsatz“ wird an den Assistenten delegiert. Dadurch wird die Effizienz sowohl des CEO als auch des Unternehmens selbst deutlich gesteigert.

Gesetzliche Regelung

Die Tätigkeit des stellvertretenden Generaldirektors wird durch Vorschriften geregelt:

• Methodische Empfehlungen.
• Charta.
• Arbeitsvertrag.
• Auf Befehl des Anführers.
• Arbeitsbeschreibung.

Welche Aufgaben hat ein stellvertretender Geschäftsführer?

Die Aufgaben eines stellvertretenden Geschäftsführers variieren je nach Unternehmensgröße. In kleinen Unternehmen sind die Mitarbeiter für die Überwachung der Arbeit von Kurieren, Managern und die Lebenserhaltung der Bürotätigkeiten verantwortlich. In großen Organisationen hat der CEO normalerweise zwei Assistenten. Ein persönlicher Assistent organisiert den Arbeitsalltag der Führungskraft, der zweite kümmert sich um alle anderen Belange. Die Liste der Fachaufgaben kann erheblich variieren. In jedem Fall müssen die Verantwortlichkeiten in der Stellenbeschreibung konkretisiert werden. Schauen wir uns eine Beispielliste an:

• Organisation von Verhandlungen, auch telefonisch.
• Empfang der Korrespondenz.
• Organisation von Meetings und Besprechungen: Vorbereitung der dazugehörigen Materialien, Überwachung der Einhaltung von Vorschriften, Erstellung von Protokollen, Stenographie.
• Kontrolle über die Ausführung der Anweisungen des Generaldirektors.
• Einreichung der Unterlagen beim Manager zur Unterschrift.
• Empfang der Besucher des Generaldirektors.
• Organisation von Geschäftsreisen (z. B. Zimmerbuchung, Ticketbestellung).
• Sicherstellung der effektiven Arbeit des Generaldirektors.
• Erstellen eines Arbeitstagesplans.
• Informationsunterstützung für den Generaldirektor.
• Teilnahme an Meetings und Geschäftstreffen.
• Organisation von Geschäftstreffen.
• Organisation von Präsentationen.
• Erstellung von Spesenabrechnungen.
• Ausführung persönlicher Aufträge.
• Erstellung von Datenbanken, virtuelle Präsentationen am PC.

Ein Assistent ist die Person, die dem CEO am nächsten steht. Oft ist sein Arbeitstag nicht standardisiert. Ein Mitarbeiter löst die unterschiedlichsten Probleme, daher muss er über die entsprechenden persönlichen Qualitäten verfügen.

Arbeitnehmerrechte

Dem Assistenten des Generaldirektors stehen folgende Rechte zu:

• Kennenlernen der Projekte und Entscheidungen des Managers bezüglich der Tätigkeit des Assistenten.
• Das Recht, notwendige Informationen zu erhalten.
• Das Recht, Entscheidungen im Rahmen öffentlicher Gewalt zu treffen.

Dem Assistenten des Generaldirektors können größere Befugnisse übertragen werden. Beispielsweise kann ein Mitarbeiter das Recht haben, Dokumente zu unterzeichnen.

Dem Assistenten zugewiesene Aufgaben

Die dem Assistenten übertragenen Aufgaben müssen in der Stellenbeschreibung angegeben werden. Der Arbeitnehmer ist in folgenden Fällen verantwortlich:

• Nichtbeachtung der Arbeitsanweisungen.
• Handlungen, die gegen die Gesetze der Russischen Föderation verstoßen.
• Schaden verursachen.

Wenn ein Assistent ein Fehlverhalten begangen hat, wird eine Untersuchung durchgeführt, bevor eine Haftung erhoben wird. Es ist notwendig, den Grad der Schuld festzustellen. An der Untersuchung sind wichtige Mitarbeiter des Unternehmens beteiligt. Basierend auf den Ergebnissen wird ein Dokument erstellt. Je nach Grad der Schuld kann dem Arbeitnehmer eine Strafe auferlegt werden. Der Assistent kann auch entlassen werden.

Welche persönlichen Eigenschaften werden von einem Assistenten verlangt?

Ein persönlicher Assistent übernimmt vielfältige Aufgaben. Einige Spezialisten arbeiten in einem Bereich, dies gilt jedoch nicht für einen Assistenten. Von ihm werden Multitasking-Fähigkeiten und Vielseitigkeit verlangt. Betrachten wir die persönlichen Eigenschaften, die ein stellvertretender Generaldirektor haben muss:

• Proaktivität, vorausarbeiten.
• Die Fähigkeit, weitere Entwicklungen der Situation vorherzusehen.
• Komplikationen vorbeugen.
• Vielseitigkeit.
• Anpassung an eine sich schnell verändernde Umgebung.
• Fließende Beherrschung einer oder mehrerer Fremdsprachen.
• Fähigkeit, mit Informationsflüssen zu arbeiten.
• Fähigkeit zur Wahrung der Vertraulichkeit.
• Fähigkeit, eine Situation systematisch zu analysieren.
• Die Möglichkeit, mehrere Lösungen gleichzeitig anzubieten.
• Mittlere bis fortgeschrittene PC-Kenntnisse.
• Kenntnisse der Grundlagen des Zeitmanagements.
• Fähigkeit, die Aktivitäten mehrerer Mitarbeiter zu koordinieren.
• Diplomatie.
• Kommunikationsfähigkeit, Fähigkeit zur Konfliktlösung.
• Operative Arbeit mit großen Informationsmengen.
• Gutes Gedächtnis.
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen.

Der Assistent muss kompetent und stressresistent sein. Kenntnisse in verwandten Fachgebieten (z. B. Kenntnisse der Grundlagen der Rechtswissenschaft) sind wünschenswert.

Wann braucht ein CEO einen persönlichen Assistenten?

Ein Assistent wird eingestellt, wenn dem Generaldirektor ein umfangreicher Aufgabenkatalog übertragen wird. Selbst wenn die Führungskraft die bestehenden Aufgaben bewältigt, kann ein großer Teil des „Umsatzes“ die Arbeit verlangsamen. Um die alltäglichen Angelegenheiten zu erledigen, wird ein Assistent eingestellt. In der Regel werden diese Mitarbeiter in große Unternehmen eingeladen. CEOs kleiner Unternehmen können die gesamte Arbeit selbst erledigen.

Stellenbeschreibung eines stellvertretenden Geschäftsführers: Merkmale der Ausarbeitung

Eine Stellenbeschreibung ist ein Dokument, das die von einem Mitarbeiter ausgeführten Aufgaben festlegt, seine beruflichen Verantwortlichkeiten und die Grenzen seiner Verantwortung definiert.
Obwohl die Entwicklung von Stellenbeschreibungen für jeden Beruf oder jede Position in der Russischen Föderation nicht durch das Arbeitsrecht geregelt ist, muss die überwiegende Mehrheit der Arbeitgeberorganisationen (sowohl staatliche als auch private) über dieses Dokument verfügen.

Warum Anweisungen benötigt werden

Die Stellenbeschreibung eines stellvertretenden Geschäftsführers enthält möglichst viele Informationen

Die Zweckmäßigkeit der Erstellung einer Stellenbeschreibung erklärt sich aus der Tatsache, dass es im Falle eines Gerichtsverfahrens ohne dieses schwierig sein wird, die Nichterfüllung der Pflichten des Arbeitnehmers nachzuweisen (und eine erschöpfende Liste davon ist im Weisungsdokument festgelegt). denn der Arbeitsvertrag mit dem Arbeitnehmer gemäß Artikel 57 Teil 2 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation enthält nur die Position und seine allgemeine berufliche Funktion.

Die Stellenbeschreibung ermöglicht dem Arbeitgeber:

1. Begründen Sie die Ablehnung eines Stellenbewerbers aufgrund der Nichteinhaltung der darin festgelegten Anforderungen
2. Trennen Sie die Verantwortlichkeiten zwischen den einzelnen Mitarbeitern klar ab
3. Bewerten Sie die Leistung des Mitarbeiters sowohl während der Probezeit als auch danach
4. Begründen Sie die Unzulänglichkeit des Mitarbeiters für die Position, die er innehat (unter Berücksichtigung der Ergebnisse der Zertifizierung).

Das Vorhandensein einer Stellenbeschreibung ist auch für den Arbeitnehmer selbst nützlich, da darin die Grenzen seiner Pflichten und Verantwortlichkeiten festgelegt werden und niemand Funktionen wahrnehmen sollte, die weder im Arbeitsvertrag noch in den beruflichen Verantwortlichkeiten vorgesehen sind.

Abschnitte „Entwicklung“ und „Anweisungen“.

Die Weisung tritt ab einem bestimmten Datum in Kraft und muss dem Arbeitnehmer bei der Unterzeichnung bekannt sein. Es empfiehlt sich, dem Arbeitnehmer eine Kopie dieses Dokuments (auch gegen Unterschrift) auszuhändigen. Gemäß der gängigen Praxis umfassen die Anweisungen Standardunterabschnitte:

1. Allgemeine Bestimmungen
2. Amtliche Verpflichtungen
3. Rechte
4. Verantwortung

Es ist wichtig zu bedenken, dass die Anweisungen nicht für jeden Mitarbeiter, sondern für eine bestimmte Position/Beruf erstellt werden. Unter Berücksichtigung der Besonderheiten einer bestimmten Position legen die Anweisungen daher den Verantwortungsbereich fest, den der Mitarbeiter in dieser bestimmten Position wahrnehmen wird.

Merkmale der Stellenbeschreibung eines stellvertretenden Geschäftsführers

Stellvertretender Geschäftsführer – verantwortungsvolle Position

Der stellvertretende Geschäftsführer ist eine besondere Position. Die Arbeitsfunktion eines stellvertretenden Geschäftsführers besteht darin, die Arbeit seines Vorgesetzten sowohl technisch als auch organisatorisch zu organisieren.

Besprechungen und Veranstaltungen planen, einen Arbeitstag, eine Arbeitswoche oder einen längeren Zeitraum planen, Reisen und Veranstaltungen organisieren, die Ausführung wichtiger Dokumente überwachen – das sind nur einige der Aufgaben eines qualifizierten Assistenten der Geschäftsleitung.

Es ist falsch, die Positionen und damit die Aufgaben der Sekretärin, des Assistenten, des Büroleiters und des Assistenten der Geschäftsleitung zu benennen. Wenn es sich bei den ersten Stellen um weitere Hilfsfunktionen handelt, sind von der stellvertretenden Führungskraft organisatorische und administrative Aufgaben zu übernehmen. Es ist kein Zufall, dass das Qualifikationsverzeichnis diese Position als Führungskraft einstuft.

Dementsprechend werden die Anforderungen an einen Mitarbeiter, der für die Position des stellvertretenden Geschäftsführers eingestellt wird, wie für das Management dargestellt: angefangen vom Bildungsniveau bis hin zu Qualifikationen und bisheriger Berufserfahrung. Auch persönliche Qualitäten sind sehr wichtig.

Da weder der Arbeitsvertrag noch andere Dokumente eine detaillierte Darstellung der Kompetenzen des stellvertretenden Geschäftsführers enthalten, müssen diese in der Stellenbeschreibung möglichst genau wiedergegeben werden. Merkmale der Ausbildung für die Position „Assistant Manager“:

• Detaillierte Definition der Leistungsbeschreibung
• Erstellung von Weisungen ähnlich den Weisungen des Vorgesetzten (natürlich unter Ausschluss der Funktion der direkten Leitung und der Einzelentscheidung)
• Berücksichtigung der Vertraulichkeit einiger Verantwortlichkeiten
• Erhöhte Haftung für Unehrlichkeit (unter Berücksichtigung der möglichen Folgen eines Schadens für den Arbeitgeber)
• Fähigkeit, vom Vorgesetzten zusätzlich delegierte Funktionen wahrzunehmen.

Allgemeine Anforderungen an einen stellvertretenden Geschäftsführer

Für die Position des stellvertretenden Geschäftsführers gelten oft besondere Anforderungen.

Der Abschnitt „Allgemeine Bestimmungen“ kann neben der Auflistung der Anforderungen an Erfahrung und Ausbildung auch die erforderlichen Fähigkeiten, Unterordnung und Vertretungsverfahren enthalten. Am häufigsten werden folgende Bedingungen festgelegt:

1. Hochschulbildung
2. Erfahrung (in der Regel mindestens 1 Jahr, manchmal auch mehr)
3. Fremdsprachenkenntnisse.
4. Geschäftskommunikation, Schreib- und Etikettefähigkeiten
5. Kenntnisse im Umgang mit Bürogeräten
6. Stressresistenz

Darüber hinaus muss ein Mitarbeiter in dieser Position die örtlichen Vorschriften des Unternehmens kennen und mit Mitarbeitern und Management klarkommen. Bei Fremdsprachen ist die Anforderung von Fremdsprachenkenntnissen nur dann sinnvoll, wenn der Assistent sie im Rahmen seiner Tätigkeit praktisch anwenden wird.

Eine Person, die die Position des stellvertretenden Geschäftsführers innehat, muss in der Lage sein, vertrauliche Informationen zu nutzen und zu speichern.

Verantwortlichkeiten und Rechte

Typischerweise gehören zu den Aufgaben eines stellvertretenden Geschäftsführers:

• Durchführung direkter Führungsaufgaben
• Planung und Koordination der Arbeitszeit des Managers
• Steuerung und Organisation von Verhandlungen (sowohl telefonisch als auch mündlich)
• Erstellen und Bearbeiten von Geschäftsdokumenten
• Kontrolle der Vertraulichkeit und Sicherheit der Dokumentation

Funktionen wie Kopieren, Pflege von Informationsdatenbanken und andere technische und unterstützende Arbeiten werden in der Regel von einer Sekretärin (Sekretärsassistentin) ausgeführt. Für eine erfolgreiche Arbeit erhält der stellvertretende Geschäftsführer recht weitreichende Rechte:

1. Vertreten Sie die Interessen der Organisation bei Besprechungen und Telefongesprächen
2. Fordern Sie von den Mitarbeitern alle notwendigen Informationen und Unterlagen an, um den Anweisungen des Vorgesetzten nachzukommen
3. Führen Sie im Rahmen der übertragenen Befugnisse Korrespondenz und Verhandlungen durch und genehmigen Sie Dokumente zur Lösung aktueller Probleme.

Natürlich ergänzt oder ändert jede Organisation unter Berücksichtigung der Art ihrer Aktivitäten die Liste der den Mitarbeitern gewährten Rechte.

Haftungsbeschränkungen

Die Stellenbeschreibung eines stellvertretenden Geschäftsführers ermöglicht es Ihnen, künftige Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden

Bei der Haftungsfeststellung sollten Sie die gesetzlichen Normen beachten:

• Bei Nichterfüllung von Amtspflichten – laut Arbeitsgesetzbuch
• Bei Straftaten – im Rahmen der Verwaltungs-, Zivil- und Strafgesetzgebung
• Für Sachschäden – gemäß den Normen des Arbeits- und Bürgerlichen Gesetzbuches.

Durch die Entwicklung einer Stellenbeschreibung für einen stellvertretenden Geschäftsführer unter Berücksichtigung der Normen der geltenden Gesetzgebung und der Besonderheiten der Tätigkeit einer bestimmten Organisation können Sie nicht nur den am besten geeigneten Mitarbeiter für eine so verantwortungsvolle Position auswählen, sondern auch mögliche Rechtsstreitigkeiten vermeiden die Zukunft.

Die Arbeitsbedingungen einer Person und ihre Wirksamkeit können vom Detaillierungsgrad und der Spezifikation abhängen. Letztlich braucht der Manager einen echten, gewissenhaften Assistenten. Wir sollten unsere Leser auch darauf aufmerksam machen, dass ein Manager mehrere Assistenten haben kann. Sie können sich auf technische Fragen, finanzielle Fragen usw. spezialisiert haben.

Es gibt eine Art Manager, der keine Stellvertreter in seinem Stab hat. Er macht alles selbst und mehrere Assistenten helfen ihm einfach dabei. Er trifft alle Entscheidungen allein. Um eine qualitativ hochwertige Stellenbeschreibung für einen stellvertretenden Geschäftsführer zu erstellen, ist es notwendig, den Geschäftsführer selbst in den Prozess einzubinden. Sonst ist es nur ein Stück Papier.

Im Video erfahren Sie, wie Sie selbstbewusst auftreten und ein Vorstellungsgespräch bestehen:

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Persönlicher Assistent – ​​wer ist das?

Persönlicher Assistent – ​​wer ist das? Auf den ersten Blick unterscheidet sich ein persönlicher Assistent nicht von einer Sekretärin, die Aufgaben sind die gleichen und die Arbeitsbedingungen sind ähnlich. Schauen wir uns den Beruf „persönlicher Assistent“ genauer an.

Also, persönlicher Assistent – ​​wer ist das? Es gibt wahrscheinlich keine umstrittenere Position als die eines persönlichen Assistenten einer Führungskraft. Sie werden oft mit einer persönlichen Sekretärin oder einem Büroleiter verwechselt. Tatsächlich gibt es viele Ähnlichkeiten in den Aufgaben und Anforderungen dieser Berufe, aber auch erhebliche Unterschiede.

Ein persönlicher Assistent oder Assistent der Geschäftsleitung ist ein Fachmann auf seinem Gebiet, der sich immer an alles erinnert.

Für die Position des persönlichen Assistenten eignen sich Personen mit Sekretariats- und Bürokompetenzen, hohen fachlichen Qualitäten und der Fähigkeit, die Interessen der Führungskraft über die persönlichen zu stellen. Der Erfolg des gesamten Unternehmens hängt von der richtigen Auswahl eines Assistenten ab.

Aufgaben eines persönlichen Assistenzmanagers:

Die Hauptaufgabe eines persönlichen Assistenten besteht darin, den Manager von der Lösung administrativer und organisatorischer Probleme zu entlasten. Machen Sie ihm die Arbeit so angenehm wie möglich.

Was macht ein persönlicher Assistent?

• koordiniert den Arbeitsprozess und verwaltet die Zeit des Managers. Organisiert Besprechungen, Verhandlungen und Termine. Plant Zeit, legt Prioritäten fest und benachrichtigt die Teilnehmer. Erinnert Sie rechtzeitig an Geburtstage und wichtige Ereignisse;
• filtert den Fluss von Telefonanrufen und Nachrichten sowie E-Mail-Anfragen;
• Vollständige Büroarbeit: Bearbeitung und Abrechnung eingehender, ausgehender und interner Korrespondenz, Registrierung von Dokumenten, Organisation der dauerhaften und vorübergehenden Aufbewahrung von Dokumenten, Versand von Korrespondenz;
• führt Geschäftskorrespondenz auf Russisch/Englisch;
• kommuniziert die Anweisungen des Managers an die Darsteller. Überwacht die pünktliche Erledigung von Aufgaben;
• schafft angenehme Arbeitsbedingungen für den Manager am Arbeitsplatz und hilft bei der Lösung persönlicher Probleme (Rechnungen bezahlen, mit der Familie interagieren, Geschenke auswählen und kaufen usw.);
• Umfassende Reiseunterstützung für den Manager und seine Familie: Buchung von Tickets, Buchung von Hotels, Beschaffung von Visa, Bestellung von Transfers, Anmietung von Autos, Yachten, privater Flugverkehr.

In der Praxis übernimmt ein persönlicher Assistent einige Aufgaben aus dem Geschäftsbereich, in dem der Manager tätig ist. Ein persönlicher Assistent kann als persönlicher Sekretär fungieren oder die rechte Hand seines Vorgesetzten werden und komplexere Aufgaben ausführen.

Assistenten oder Assistenten der Geschäftsleitung werden oft zu vollwertigen Stellvertretern und haben einen Mitarbeiterstab und eine persönliche Sekretärin unter sich. Absolventen von Universitäten und Instituten betrachten die Stelle eines Persönlichen Assistenten als Einstieg ins Berufsleben. Darüber hinaus wird die Arbeit des Assistenten recht anständig bezahlt.

Der CEO eines Unternehmens hat viele Verantwortlichkeiten. Mit der Entwicklung der Organisation erweitert sich dieser Aufgabenbereich. Es gibt viele „Umsätze“, für die der Manager Zeit aufwenden muss, anstatt Probleme zu lösen, die direkt auf die Entwicklung des Unternehmens abzielen. Dies verringert die Effizienz des Spezialisten. Einige Aufgaben, die keine hohen Qualifikationen erfordern, können an den Assistenten des Generaldirektors delegiert werden.

Position des stellvertretenden Generaldirektors: Hauptmerkmale

Es ist schwierig, die Position des stellvertretenden Generaldirektors zu definieren. Tatsache ist, dass sich der Aufgabenbereich dieses Spezialisten nach den Bedürfnissen des Generaldirektors richtet. Die Aktivitäten eines Mitarbeiters können auf einen Aspekt konzentriert werden. Werfen wir einen Blick auf die Positionen, in denen Assistenten in der Praxis arbeiten:

• Sachbearbeiter. Dieser Spezialist ist für die Arbeit mit der Dokumentation verantwortlich. Zu seinem Aufgabenbereich gehören Anrufe und diverse tägliche Aufgaben.
• Persönlicher Assistent. Spezialisiert auf die Organisation des CEO-Arbeitstages, Geschäftstreffen und Konferenzen. Der Spezialist begleitet den Manager auch auf Geschäftsreisen.
• Stellvertretender Generaldirektor. Ein Mitarbeiter hat das Recht, in einem begrenzten Spektrum von Angelegenheiten Entscheidungen zu treffen.

In der Realität vereint ein Assistent in der Regel die Funktionen mehrerer Spezialisten. In großen Unternehmen kann der CEO zwei Assistenten haben. Der eine organisiert zum Beispiel die Arbeitszeit des Managers, der andere kümmert sich um den Papierkram.

Der Assistent gehört zur Kategorie der Manager. Er berichtet direkt an den CEO. Anforderungen, die normalerweise an einen Mitarbeiter gestellt werden:

• Hochschulbildung in einem relevanten Bereich (z. B. Recht).
• Drei Jahre Berufserfahrung.

Die übrigen Mitarbeiter sind in der Regel dem stellvertretenden Generaldirektor unterstellt. Er verfügt über weitreichende Befugnisse: vom Befehlsrecht bis zur Kontrolle der Arbeit verschiedener Abteilungen.

WICHTIG! Die Einstellung eines Assistenten ist keineswegs übertrieben. Diese Maßnahme ermöglicht es dem Manager, sich auf die Lösung von Problemen zu konzentrieren, die hohe Professionalität und Kreativität erfordern. „Umsatz“ wird an den Assistenten delegiert. Dadurch wird die Effizienz sowohl des CEO als auch des Unternehmens selbst deutlich gesteigert.

Gesetzliche Regelung

Die Tätigkeit des stellvertretenden Generaldirektors wird durch Vorschriften geregelt:

• Methodische Empfehlungen.
• Charta.
• Arbeitsvertrag.
• Auf Befehl des Anführers.
• Arbeitsbeschreibung.

Welche Aufgaben hat ein stellvertretender Geschäftsführer?

Die Aufgaben eines stellvertretenden Geschäftsführers variieren je nach Unternehmensgröße. In kleinen Unternehmen sind die Mitarbeiter für die Überwachung der Arbeit von Kurieren, Managern und die Lebenserhaltung der Bürotätigkeiten verantwortlich. In großen Organisationen hat der CEO normalerweise zwei Assistenten. Ein persönlicher Assistent organisiert den Arbeitsalltag der Führungskraft, der zweite kümmert sich um alle anderen Belange. Die Liste der Fachaufgaben kann erheblich variieren. In jedem Fall müssen die Verantwortlichkeiten in der Stellenbeschreibung konkretisiert werden. Schauen wir uns eine Beispielliste an:

• Organisation von Verhandlungen, auch telefonisch.
• Empfang der Korrespondenz.
• Organisation von Meetings und Besprechungen: Vorbereitung der dazugehörigen Materialien, Überwachung der Einhaltung von Vorschriften, Erstellung von Protokollen, Stenographie.
• Kontrolle über die Ausführung der Anweisungen des Generaldirektors.
• Einreichung der Unterlagen beim Manager zur Unterschrift.
• Empfang der Besucher des Generaldirektors.
• Organisation von Geschäftsreisen (z. B. Zimmerbuchung, Ticketbestellung).
• Sicherstellung der effektiven Arbeit des Generaldirektors.
• Erstellen eines Arbeitstagesplans.
• Informationsunterstützung für den Generaldirektor.
• Teilnahme an Meetings und Geschäftstreffen.
• Organisation von Geschäftstreffen.
• Organisation von Präsentationen.
• Erstellung von Spesenabrechnungen.
• Ausführung persönlicher Aufträge.
• Erstellung von Datenbanken, virtuelle Präsentationen am PC.

Ein Assistent ist die Person, die dem CEO am nächsten steht. Oft ist sein Arbeitstag nicht standardisiert. Ein Mitarbeiter löst die unterschiedlichsten Probleme, daher muss er über die entsprechenden persönlichen Qualitäten verfügen.

Arbeitnehmerrechte

Dem Assistenten des Generaldirektors stehen folgende Rechte zu:

• Kennenlernen der Projekte und Entscheidungen des Managers bezüglich der Tätigkeit des Assistenten.
• Das Recht, notwendige Informationen zu erhalten.
• Das Recht, Entscheidungen im Rahmen öffentlicher Gewalt zu treffen.

Dem Assistenten des Generaldirektors können größere Befugnisse übertragen werden. Beispielsweise kann ein Mitarbeiter das Recht haben, Dokumente zu unterzeichnen.

Dem Assistenten zugewiesene Aufgaben

Die dem Assistenten übertragenen Aufgaben müssen in der Stellenbeschreibung angegeben werden. Der Arbeitnehmer ist in folgenden Fällen verantwortlich:

• Nichtbeachtung der Arbeitsanweisungen.
• Handlungen, die gegen die Gesetze der Russischen Föderation verstoßen.
• Schaden verursachen.

Wenn ein Assistent ein Fehlverhalten begangen hat, wird eine Untersuchung durchgeführt, bevor eine Haftung erhoben wird. Es ist notwendig, den Grad der Schuld festzustellen. An der Untersuchung sind wichtige Mitarbeiter des Unternehmens beteiligt. Basierend auf den Ergebnissen wird ein Dokument erstellt. Je nach Grad der Schuld kann dem Arbeitnehmer eine Strafe auferlegt werden. Der Assistent kann auch entlassen werden.

Welche persönlichen Eigenschaften werden von einem Assistenten verlangt?

Ein persönlicher Assistent übernimmt vielfältige Aufgaben. Einige Spezialisten arbeiten in einem Bereich, dies gilt jedoch nicht für einen Assistenten. Von ihm werden Multitasking-Fähigkeiten und Vielseitigkeit verlangt. Betrachten wir die persönlichen Eigenschaften, die ein stellvertretender Generaldirektor haben muss:

• Proaktivität, vorausarbeiten.
• Die Fähigkeit, weitere Entwicklungen der Situation vorherzusehen.
• Komplikationen vorbeugen.
• Vielseitigkeit.
• Anpassung an eine sich schnell verändernde Umgebung.
• Fließende Beherrschung einer oder mehrerer Fremdsprachen.
• Fähigkeit, mit Informationsflüssen zu arbeiten.
• Fähigkeit zur Wahrung der Vertraulichkeit.
• Fähigkeit, eine Situation systematisch zu analysieren.
• Die Möglichkeit, mehrere Lösungen gleichzeitig anzubieten.
• Mittlere bis fortgeschrittene PC-Kenntnisse.
• Kenntnisse der Grundlagen des Zeitmanagements.
• Fähigkeit, die Aktivitäten mehrerer Mitarbeiter zu koordinieren.
• Diplomatie.
• Kommunikationsfähigkeit, Fähigkeit zur Konfliktlösung.
• Operative Arbeit mit großen Informationsmengen.
• Gutes Gedächtnis.
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen.

Der Assistent muss kompetent und stressresistent sein. Kenntnisse in verwandten Fachgebieten (z. B. Kenntnisse der Grundlagen der Rechtswissenschaft) sind wünschenswert.

Wann braucht ein CEO einen persönlichen Assistenten?

Ein Assistent wird eingestellt, wenn dem Generaldirektor ein umfangreicher Aufgabenkatalog übertragen wird. Selbst wenn die Führungskraft die bestehenden Aufgaben bewältigt, kann ein großer Teil des „Umsatzes“ die Arbeit verlangsamen. Um die alltäglichen Angelegenheiten zu erledigen, wird ein Assistent eingestellt. In der Regel werden diese Mitarbeiter in große Unternehmen eingeladen. CEOs kleiner Unternehmen können die gesamte Arbeit selbst erledigen.

Aufgaben eines persönlichen Assistenten einer Führungskraft

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Der persönliche Assistent des Managers ist eine wichtige Figur in der Organisation und im Wesentlichen die rechte Hand. Er ist jederzeit über alle wichtigen Ereignisse und Aktivitäten sowie den Standort seines direkten Vorgesetzten informiert. Gleichzeitig wird ihm eine große Verantwortung übertragen, deren Bewältigung durch das Vorhandensein bestimmter Fähigkeiten erleichtert wird. In diesem Artikel befassen wir uns mit den beruflichen Aufgaben eines persönlichen Assistenten und den für diesen Job erforderlichen Qualitäten.

Aus diesem Artikel erfahren Sie:

• Wer ist persönlicher Assistent eines Managers?
• berufliche Verantwortung;
• persönlichen Eigenschaften;
• professionelle Qualität.

Wer ist persönlicher Assistent einer Führungskraft?

Also, persönlicher Assistent des Managers- Wer ist das? Diese Position erschien erst vor relativ kurzer Zeit auf dem russischen Arbeitsmarkt. Basierend auf den beruflichen Verantwortlichkeiten können wir zusammenfassen, dass ein persönlicher Assistent das Gleiche ist wie die Sekretärin des Managers, jedoch mit erweiterten Verantwortlichkeiten.

Tatsache ist, dass sich die Arbeit eines persönlichen Assistenten nicht nur auf die Aufgaben einer Sekretärin beschränkt, sondern auch die Verantwortung für die Terminplanung, die Organisation von Veranstaltungen usw. umfasst. Wir können sagen, dass die Hauptaufgabe eines persönlichen Assistenten darin besteht, den Manager zu entlasten. Das heißt, es ist der persönliche Mitarbeiter, der den größten Teil der Arbeit des Managers erledigt (der Umfang wird natürlich von jedem Chef individuell festgelegt).

Es gibt sogar Fälle, in denen der Assistent der Geschäftsleitung aufgrund der von ihm geleisteten Arbeit tatsächlich ein Stellvertreter ist. In den meisten Fällen ist der Aufgabenbereich eines Persönlichen Assistenten, wie er in der Stellenbeschreibung festgelegt ist, deutlich geringer als in der Praxis.

Amtliche Verpflichtungen

Aufgabenbereiche der Sekretärin werden durch Berufsnormen geregelt. Darüber hinaus enthält dieses Dokument auch eine Liste der Verantwortlichkeiten für Mitarbeiter wie die stellvertretende Sekretärin und die Sekretärin des Managers. Es ist bekannt, dass die Einhaltung beruflicher Standards in Unternehmen, die nicht kommunaler und staatlicher Natur sind, nicht verpflichtend ist. Die in dieser Dokumentation enthaltenen Empfehlungen finden jedoch ihren Niederschlag in der Stellenbeschreibung von Sekretären in privaten Unternehmen.

Schauen wir uns an, was der Berufsstandard über die Festlegung der Verantwortlichkeiten der Sekretärin des Managers sagt.

Der Berufsstandard sieht einen solchen Beruf als persönlicher Assistent nicht vor. Seine beruflichen Verantwortlichkeiten spiegeln sich jedoch am deutlichsten im professionellen Standard der Sekretärin des Managers wider. Sie sind zunächst in 2 Teile gegliedert:

1. Organisatorische Unterstützung der Tätigkeit des Managers;
2. Dokumentationsunterstützung für die Aktivitäten des Leiters der Organisation.

Die organisatorische Unterstützung wiederum besteht aus:

• Erstellung eines Arbeitsplans für die Sekretärin des Managers;
• Anrufe organisieren ( Telefongespräche) Manager;
• Organisation von Geschäftsreisen;
• Organisation des Besucherempfangs im Empfangsbereich des Managers;
• Organisation, Vorbereitung und Betreuung verschiedener Veranstaltungen (Meetings, Geschäftstreffen, Meetings usw.);
• Überwachung der Ausführung von Aufträgen;
• Organisation und Aufrechterhaltung eines funktionalen Arbeitsbereichs im Empfangsbereich und im Büro des Managers.

Die oben genannten Aufgaben werden auch als leitende Verwaltungsunterstützung bezeichnet, da die Sekretärin bei der Wahrnehmung dieser Aufgaben tatsächlich Verwaltungsarbeit leistet.

Die Dokumentationsunterstützung umfasst die Vorbereitung und Durchführung von:

• Organisationsdokumente;
• Managementdokumentation;
• Organisation der Arbeit mit Dokumenten;
• Aktuell Kofferaufbewahrung;
• Bearbeitung von Fällen zur späteren Lagerung.

Zu den Aufgaben eines Persönlichen Assistenten gehört auch die Fähigkeit, mit einem Computer zu arbeiten; auch hier wird der Kenntnisstand individuell festgelegt.

Beachten Sie, dass ein stellvertretender Manager, dessen Aufgaben mit den oben aufgeführten übereinstimmen, häufig gezwungen ist, eine Reihe persönlicher Aufgaben zu erfüllen. Es empfiehlt sich, diesen Aufgabenbereich direkt bei der Einstellung festzulegen.

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Persönliche Qualitäten eines stellvertretenden Managers

Der persönliche Assistent muss sowohl geistig als auch körperlich bestmöglich auf die Durchführung vorbereitet sein. Schauen wir uns die wichtigsten persönlichen Eigenschaften an, die ein persönlicher Assistent haben sollte.

• Stressresistenz. Diese Eigenschaft ist aufgrund des großen Arbeitsumfangs und der Verantwortlichkeiten eines persönlichen Assistenten zwingend erforderlich. Nur ein kühler Kopf und die Fähigkeit, nicht auf äußere Reize oder den Notarbeitsmodus zu reagieren, helfen einem persönlichen Assistenten, nicht gleich zu Beginn des Arbeitstages die Kraft zu verlieren.
• Kommunikationsfähigkeit. Es ist bekannt, dass es im Empfangsbereich des Managers nie still ist: Ständig warten dort Besucher oder das Telefon klingelt. Und es ist der stellvertretende Manager, der gezwungen ist, mit jeder Person zu kommunizieren, die eine Audienz beim Manager haben möchte. Gleichzeitig hat jeder unterschiedliche Fragen, Ziele und Stimmungen; man muss mit allen eine gemeinsame Sprache finden und ihr Vertrauen gewinnen. Seien Sie versichert, Ihr Vorgesetzter wird sich wahrscheinlich nicht freuen, wenn ein verärgerter Kunde in sein Büro kommt. Daher besteht in diesem Fall die Aufgabe des persönlichen Assistenten darin, solche Situationen zu verhindern, was ohne Kommunikationsfähigkeiten nicht möglich ist.
• Aufmerksamkeit. Diese Qualität ist bei der Arbeit mit Dokumenten von großer Bedeutung. Ein persönlicher Assistent muss in der Lage sein, auf den ersten Blick die Richtigkeit der Gestaltung und Vorbereitung eines bestimmten Dokuments zu beurteilen. Darüber hinaus ist Unachtsamkeit der Hauptgrund für Fehler in Dokumenten.
• Erinnerung. Es ist bekannt, dass die Arbeit mit Dokumenten mit einer Vielzahl von Vorschriften und Gesetzen verbunden ist, die ein persönlicher Assistent kennen muss. Darüber hinaus gehen täglich zahlreiche Anrufe an der Rezeption ein, was nicht vergessen werden sollte. Es ist auch notwendig, sich die Namen aller wichtigen Partner, Informationen über den aktuellen Stand der Dinge usw. zu merken. All dies erfordert von der Sekretärin ein gutes Gedächtnis und die Fähigkeit, schnell mit Informationen zu arbeiten.

Fachliche Qualitäten eines stellvertretenden Geschäftsführers

Die Liste der beruflichen Qualitäten, die für die Arbeit als persönlicher Assistent einer Führungskraft erforderlich sind, ist beeindruckend. Um sie zu bestimmen, können Sie auch verwenden Professioneller Standard für die Sekretärin des Managers, aus dem deutlich hervorgeht, welche Fähigkeiten für die Erfüllung bestimmter beruflicher Aufgaben erforderlich sind.

Um die Tätigkeit einer Führungskraft organisatorisch unterstützen zu können, muss ein persönlicher Assistent daher über viele fachliche Qualitäten verfügen.

• Verstehen Sie die Besonderheiten der Produktionsaktivitäten der Organisation;
  • Branchenspezifische Besonderheiten;
  • Interaktionsmuster zwischen der Organisation und der externen Umgebung;
• In der Lage sein, mit der Leitung der Organisation und ihren Abteilungen zu kommunizieren;
• Kennen Sie die Methoden der wissenschaftlichen Arbeitsorganisation;
  • Selbstverwaltungsfunktionen;
  • Grundsätze und Regeln der Arbeitszeitplanung;
• In der Lage sein, Ziele zu setzen. Grundlagen der Planung;
• Kennen Sie die Prinzipien der Prioritätensetzung. Arten von Zielen.

Zu den beruflichen Qualitäten bei Dokumentationstätigkeiten gehören:

• Rechtliche Grundlagen des Managements (Verwaltungs-, Arbeits- und Wirtschaftsrecht);
• aktuelle Rechtsakte, normative und methodische Dokumente, staatliche Standards, die das Verfahren zur Dokumentationsunterstützung des Managements festlegen;
• Organisationsstruktur. Führungskräfte der Organisation und Abteilungen, Musterunterschriften von Personen, die zur Unterzeichnung und Genehmigung von Dokumenten berechtigt sind, und Einschränkungen ihrer Verantwortungsbereiche;
• Regeln für die Dokumentation der Aktivitäten der Organisation;
• Vorgehensweise beim Arbeiten mit Dokumenten;
• Anforderungen an Dokumente gemäß Vorschriften und staatlichen Standards;
• Regeln für die Erstellung organisatorischer Dokumente (Vorschriften, Weisungen, Vorschriften etc.) Arten von Dokumenten, ihr Zweck;
• Grundlagen der Dokumentarlinguistik.

Vergessen Sie dabei nicht die obligatorische Verfügbarkeit einer Berufsausbildung und Berufserfahrung.

So wählen Sie einen persönlichen Assistenten für den Generaldirektor aus

Zeitschrift "Generaldirektor"

Der Kern der Arbeit eines persönlichen Assistenten besteht darin, einen wesentlichen Teil seiner Arbeit zu übernehmen, indem er die Besonderheiten und Besonderheiten der Tätigkeit Ihres Vorgesetzten kennt. Zu den Aufgaben eines persönlichen Assistenten gehören beispielsweise die Planung und Optimierung des Arbeitsplans einer Führungskraft, die Koordinierung der Maßnahmen des Generaldirektors, die Organisation von Sitzungen und Verhandlungen, Aktionärs- und Vorstandssitzungen sowie die Vorbereitung von Geschäftsreisen einer Führungskraft (siehe Funktionen). eines persönlichen Assistenten einer Führungskraft).

Aufgaben eines persönlichen Assistenten einer Führungskraft

Zu den Aufgaben des stellvertretenden Generaldirektors gehören:

• Organisation von Telefongesprächen;
• Empfangen von Nachrichten und an den Vorgesetzten gerichteten Briefen und gegebenenfalls deren Übermittlung an den Vorgesetzten;
• Vorbereitung von Sitzungen, Sitzungen, einschließlich Gesellschafterversammlungen, Vorstandssitzungen, Verhandlungen (ein persönlicher Assistent stellt Materialien zusammen, informiert die Teilnehmer über Ort und Zeit der Veranstaltung, überwacht außerdem die Einhaltung der Vorschriften, führt Protokolle, erstellt Ergebnisse, stenografiert Anmerkungen);
• Entgegennahme eingehender Geschäftskorrespondenz, Registrierung und Übermittlung an den Geschäftsführer und anschließende Übermittlung der Beschlüsse des Generaldirektors an bestimmte Testamentsvollstrecker oder selbstständige Vorbereitung einer Antwort;
• Überwachung der Fristen für die Ausführung von Anweisungen des Managers durch Mitarbeiter der Strukturbereiche des Unternehmens;
• Annahme und rechtzeitige Einreichung von Dokumenten zur Unterschrift;
• Treffen und Empfangen der Besucher des Managers;
• Vorbereitung von Geschäftsreisen (Visaunterstützung, Buchung von Tickets, Hotelreservierungen);
• Schaffung von Bedingungen, die der effektivsten Arbeit des Managers förderlich sind (überwacht die Organisation des Arbeitsplatzes, die Verfügbarkeit von Schreibwaren, der notwendigen Büroausstattung und die Sauberkeit im Büro des Managers).

Welchen persönlichen Assistenten benötigen Sie?

Chefsekretär. Geeignet für Führungskräfte von Unternehmen mit bis zu 25 Personen. Diese Person vereint die Funktionen des Geschäftsführersekretärs mit den Funktionen des Firmensekretärs. Für einen Manager erledigt er nur bestimmte einfache Aufgaben (z. B. Besucher begrüßen, ihnen Getränke anbieten, Briefe schreiben, Korrespondenz bearbeiten).

Anforderungen. Dabei muss es sich um einen disziplinierten Künstler handeln, von dem keine Unabhängigkeit in der Entscheidungsfindung oder Initiative verlangt wird. Zu den weiteren Anforderungen gehören: höhere oder unvollständige Hochschulbildung (es ist wichtig, dass sich das Studium nicht auf die Arbeit auswirkt), hohe Schreibgeschwindigkeit, Fähigkeit im Umgang mit Bürogeräten und mindestens ein Jahr vergleichbare Berufserfahrung sind wünschenswert. Es ist erforderlich, dass die Person, die sich für diese Stelle bewirbt, geneigt ist, monotone Arbeiten auszuführen.

Verwaltungsassistent, Geschäftsführer. Es ist für Manager von Unternehmen mit einem großen Dokumentenfluss notwendig, hauptsächlich für die Kommunikation zwischen dem Manager und seinen Untergebenen. Diese Art von persönlichem Assistenten muss in seiner Arbeit die Wahrnehmung sowohl technischer Funktionen als auch Funktionen vereinen, die von ihm Unabhängigkeit und Verantwortung erfordern, zum Beispiel: Planung des Arbeitsplans des Managers, Organisation von Reisen, selbstständige Erstellung einiger Dokumente, Vorbereitung von Materialien für Verhandlungen, Besprechungen , Aktionärsversammlungen, Verwaltungsräte.

Anforderungen. Hochschulbildung, zwei Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Tätigkeit, repräsentatives Auftreten, Kenntnisse einer Fremdsprache (falls erforderlich), gute organisatorische Fähigkeiten, einschließlich Verhandlungsgeschick, und die Fähigkeit, eigenständige Entscheidungen zu treffen.

Professioneller Assistent. In der Regel ist es für Manager großer Unternehmen notwendig. Männer werden oft für diese Position eingeladen. Ein solcher Assistent des Generaldirektors erledigt einen Teil der Arbeit für und für den Manager, und der Manager nutzt die Ergebnisse. Ein professioneller Assistent muss über besondere Kenntnisse und Ausbildung im Fachgebiet der Tätigkeit des Managers verfügen. Er erledigt keine technischen Arbeiten für den Manager, wie zum Beispiel ein Verwaltungsassistent.

Anforderungen. Hochschulbildung (Fachrichtung), zwei Jahre vergleichbare Berufserfahrung, Fremdsprachenkenntnisse (falls erforderlich), Kenntnisse und Erfahrungen im Tätigkeitsbereich des Unternehmens, Verantwortung, Eigeninitiative. Es ist sehr wichtig, dass dieser Mitarbeiter keine übermäßigen Ambitionen hat, da der Manager die Früchte seiner vielen Stunden sorgfältiger Arbeit genießen und sich alle Lorbeeren aneignen wird.

Manager für persönliche Angelegenheiten des Managers. Diese Art von persönlichem Assistenten ist weniger verbreitet als andere. Kann sowohl in kleinen als auch in großen Unternehmen gefragt sein. Gesucht wird ein Manager, der viel Zeit bei der Arbeit verbringt, aber gleichzeitig ein sehr aktives Leben außerhalb des Büros führt, eine große Familie hat, oft im Ausland Urlaub macht und bereit ist, einige Funktionen der Organisation persönlicher Angelegenheiten zu übertragen an seinen Assistenten. Der Manager für persönliche Angelegenheiten kann beispielsweise Eintrittskarten für Theater und Konzerte buchen und kaufen sowie Geschenke für Freunde, Verwandte und wichtige Partner kaufen. Zu den Aufgaben des Personalleiters gehört auch häufig die Organisation touristischer Reisen für den Manager und seine Familienangehörigen (siehe Beispiel aus der Praxis: Unterwäsche für den Chef).

Kochunterwäsche

Eine Bewerberin für die Stelle als persönliche Assistentin sprach in einem Vorstellungsgespräch mit ihrem früheren Vorgesetzten über ihre beruflichen Aufgaben. Den Löwenanteil ihrer Arbeitszeit nahmen persönliche Aufgaben in Anspruch (Auswahl eines Sanatoriums für ihre betagte Mutter, Berücksichtigung aller Empfehlungen ihres behandelnden Arztes; von ihrem jugendlichen Sohn herausfinden, welches Geschenk er zu seinem Geburtstag erhalten möchte und online bestellen; frisches Lamm für ein Picknick besorgen).

Eines Tages erfuhr ihr Manager wenige Stunden vor Abflug, dass er auf Geschäftsreise war. Er hatte keine Zeit, nach Hause zu gehen, um sich umzuziehen. Dann ging der treue Assistent zum nächstgelegenen Geschäft und kaufte für den Chef ein Set Unterwäsche, ein Ersatzhemd und eine passende Krawatte. Ein solcher Auftrag lag für sie an der Tagesordnung.

Anforderungen. Hochschulbildung, gute Computerkenntnisse, Umgang mit Bürogeräten, gutes Aussehen, Sprachkenntnisse (abhängig von den Besonderheiten der persönlichen Aufgaben des Managers), Fähigkeit zur schnellen und effizienten Suche nach notwendigen Informationen im Internet, Fähigkeit zur Speicherung vertraulicher Informationen. Gerade bei der Kommunikation mit den Angehörigen der Führungskraft ist Fingerspitzengefühl sehr wichtig.

Generaldirektor spricht
Yuri Vodilov Generaldirektor der Firma „Sibrybprom“, Tjumen

LLC „Sibrybprom“ ist ein diversifiziertes Unternehmen, das sich auf die Herstellung von Fischprodukten spezialisiert hat. Es verfügt über drei Betriebe, in denen lebende Fische gezüchtet und gezüchtet werden, drei Fischverarbeitungsbetriebe, eine Räucher- und Trocknungswerkstatt, Lagerhäuser und ein Schiffbauwerk.

Mein persönlicher Assistent arbeitet seit acht Jahren für mich. Zunächst wurde sie als Sekretärin angestellt. Natürlich war die Mitarbeiterin auf eine berufliche Weiterentwicklung bedacht, sodass sie im Laufe der Zeit meine persönliche Assistentin werden konnte.

Was ist mir besonders wichtig und warum habe ich mich für diesen Kandidaten entschieden? Ausgezeichnetes Gedächtnis, ein hohes Maß an Disziplin, die Fähigkeit, Aufgaben termingerecht zu erledigen, die Fähigkeit, mit Menschen zu kommunizieren, Kenntnis der Besonderheiten dieses Berufs, angemessene Wahrnehmung der Anforderungen des Managements und natürlich die Einhaltung ethischer Verhaltensstandards.

Mein persönlicher Assistent empfängt Besucher, schafft ein positives Bild des Managers und sorgt für ein hohes Ansehen des Unternehmens. Die Planung meines Arbeitstages, die Organisation von Verhandlungen, Besprechungen, Besprechungen, die Vorbereitung der notwendigen Unterlagen, die Durchführung von Büroarbeiten und die selbstständige Lösung einiger Probleme – all das liegt in der Verantwortung meines persönlichen Assistenten. Bei der Arbeit in so engem Kontakt sind gegenseitiges Verständnis und ein angenehmer innerer Zustand im Kommunikationsprozess sehr wichtig, denn ein Assistent ist bereits ein enger Mensch!

Generaldirektor spricht

Die Galakta-Unternehmensgruppe ist ein russischer Hersteller der Wodkamarken Poltina, Moroz und Solntse. Das Unternehmen gehört zu den Top 10 Wodka-Produzenten. Das Produktvertriebsnetz deckt alle Regionen der Russischen Föderation ab und besteht aus mehr als 100 Händlern. In den 24 größten Regionen wurden regionale Repräsentanzen der Gruppe eingerichtet. Im Jahr 2006 belief sich das Gesamtproduktionsvolumen der Unternehmen der Gruppe auf 2.520.000 US-Dollar. Die Personalstärke beträgt 600 Personen.

Zu den Aufgaben meines Assistenten gehören:

• Planung des Arbeitstages des Managers;
• Organisation von Tagungen und Konferenzen;
• Geschäftskorrespondenz;
• Ausführung von Anweisungen und natürlich Überwachung der Ausführung von Anweisungen des Generaldirektors.

Ein persönlicher Assistent ist die rechte Hand des Managers und verfügt im Gegensatz zur Sekretärin über bestimmte Befugnisse und einen größeren Verantwortungsbereich. Die wichtigsten Geschäftsqualitäten des Assistenten des Generaldirektors sind Kommunikationsfähigkeit, Kenntnisse der Geschäftsetikette, Pünktlichkeit, Genauigkeit, Aufmerksamkeit und Organisation.

Warum ist emotionale Kompatibilität mit Ihrem Partner wichtig?

Die Arbeit des Generaldirektors findet im Kontakt mit einer großen Anzahl von Menschen statt, manchmal ist die Kommunikation mit ihnen starr aufgebaut und führt oft zu emotionalem Unbehagen. Daher ist es sehr wichtig, dass die Person, die Sie für die Position des persönlichen Assistenten auswählen, nicht nur über alle erforderlichen fachlichen Fähigkeiten verfügt, sondern auch emotional mit Ihnen kompatibel ist.

Natürlich ist es während eines Vorstellungsgesprächs schwierig, die Kompatibilität mit einem Kandidaten festzustellen. Es gibt nur einen Ausweg: Sie müssen auf Ihre Intuition hören. Sie haben sich wahrscheinlich mehr als einmal in dieser Situation befunden: Es scheint, dass der Kandidat über alle erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten verfügt, über ausgezeichnete Erfahrungen verfügt und mit dem Gehalt alles in Ordnung ist, aber Sie finden es unangenehm, mit der Person zu sprechen. Sie möchten, dass er so schnell wie möglich geht, und es gibt keine konkreten Erklärungen. Sie finden Ihre Gefühle nicht. Alles ist ganz einfach – das ist genau die gleiche emotionale Inkompatibilität.

Generaldirektor spricht
Regis Lhomme Leiter der Pfizer-Repräsentanz in Russland, Moskau

Pfizer, das seit 1849 besteht, entwickelt und produziert pharmazeutische Produkte für verschiedene Bereiche der Medizin (Kardiologie, Onkologie, Urologie, Psychiatrie, Augenheilkunde, Endokrinologie, Dermatovenerologie), darunter auch Antibiotika der neuen Generation. Pfizer verfügt über mehr als 150 Standorte auf der ganzen Welt. Jedes Jahr investiert das Unternehmen erhebliche Summen in die Forschung und Entwicklung neuer Medikamente. Die russische Repräsentanz des Unternehmens (Pfizer International LLC) ist seit 1992 tätig.

Mein persönlicher Assistent übernimmt die für diese Position üblichen Aufgaben: erstellt einen täglichen Geschäftsplan, organisiert Geschäftsreisen usw. Neben fachlichen Fähigkeiten sind für diese Art von Tätigkeit auch persönliche Qualitäten sehr wichtig: hohe psychologische Anpassungsfähigkeit, Freundlichkeit, Pünktlichkeit usw Liebe zum Detail, ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten. Der Assistent sollte immer spüren, was noch getan werden muss, um die Arbeitsbedingungen der Führungskraft zu verbessern.

Ein guter Assistent der Geschäftsleitung zeichnet sich durch eine aufrichtige und ständige Hilfsbereitschaft aus, auch wenn die Lösung eines bestimmten Problems nicht im Vertrag festgelegt ist. Diese ständige Unterstützung ist für einen Manager sehr wichtig, insbesondere wenn er in einem Land arbeitet, das nicht sein Heimatland ist und nicht immer alle Besonderheiten und Gepflogenheiten dieses Landes kennt.

Die Person, die derzeit die Position meines persönlichen Assistenten innehat, arbeitet seit etwa einem Jahr für das Unternehmen. Da Manager und Assistent eng zusammenarbeiten, sollte die Kommunikation für beide angenehm sein. Ich bin mir absolut sicher, dass Sie bei der Auswahl eines Mitarbeiters nicht nur seine beruflichen Qualitäten berücksichtigen müssen, sondern auch die Tatsache, ob auf einer intuitiven Ebene gegenseitiges Verständnis zwischen Ihnen entstanden ist oder nicht, ob Sie instinktiv das Gefühl hatten, dieser Person vertrauen zu können. Aus meiner mehr als 30-jährigen Geschäftserfahrung habe ich eine wichtige Lektion gelernt: Manchmal sollte man sich häufiger auf seine Intuition als auf die Vernunft verlassen.

Wem kann man die Suche nach einem persönlichen Assistenten anvertrauen?

Es gibt zwei Möglichkeiten: Überlassen Sie die Suche entweder Ihrer Personalabteilung oder einer Personalvermittlungsagentur (siehe auch: Wem ist es nicht zuzutrauen, einen Assistenten zu finden)?

Wem kann man nicht zutrauen, einen Assistenten zu finden?

Oftmals vertraut ein Manager, der zwei persönliche Assistenten benötigt, die Suche nach einem zweiten Mitarbeiter einem bereits arbeitenden Assistenten an. In diesem Fall orientiert er sich an der Tatsache, dass sie paarweise arbeiten und daher miteinander kompatibel sein müssen. Diese Idee kann jedoch nicht als erfolgreich angesehen werden. Aufgrund der Zurückhaltung, Seite an Seite mit einem Konkurrenten zu arbeiten, der das Vertrauen und die Aufmerksamkeit des Managers beansprucht, wählt der erste Assistent möglicherweise einfach eine technische Sekretärin. Er wird alle Routinearbeiten erledigen, aber bei Bedarf kann er den ersten Assistenten nicht vollständig ersetzen.

Der Generaldirektor, der die Suche nach einem persönlichen Assistenten anordnet, muss möglichst detailliert (bis ins kleinste Detail) darlegen, welche Art von Person er braucht. Gleichzeitig ist es notwendig, nicht nur die Verantwortlichkeiten, sondern auch die Anforderungen an die Kandidaten festzulegen. Klären Sie unbedingt ab, welche Anforderungen für Sie grundlegend und zwingend sind und welche optional sind (also bei der Auswahl, wenn alle grundsätzlich wichtigen Anforderungen erfüllt sind, können Sie ein Auge zudrücken). Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, wird der Auswahlverantwortliche einerseits Bewerber nach grundlegenden Kriterien aussortieren und die Führungskraft nicht dazu zwingen, Zeit mit unerwünschten Kandidaten zu verschwenden, und andererseits diejenigen, die dies nicht tun, nicht ablehnen Passen Sie nur einen oder zwei Parameter an.

Generaldirektor spricht
Yulia Konelskaya Generaldirektorin der Galakta Group of Companies, Moskau

Bei der Auswahl eines Kandidaten für die Stelle des Assistenten haben wir sowohl die interne Personalreserve als auch externe Quellen genutzt. Ich interessierte mich vor allem für Leute, die als stellvertretende Manager großer Unternehmen sowie als Leiter von Verwaltungsabteilungen arbeiteten (mit Erfahrung in der gleichzeitigen Leitung einer Gruppe von Projekten).

Die erste Auswahl der Kandidaten erfolgte durch den Personaldienst. Es wurde geprüft, ob die Fachkraft die genannten Anforderungen erfüllt: Fähigkeiten wurden überprüft, Potenziale und Motivation ermittelt. Während des Vorstellungsgesprächs wurde der Kandidat gebeten, Fälle realer Arbeitssituationen zu lösen, und anhand der Ergebnisse wurde seine berufliche Eignung sowie der Grad des Vertrauens des vorherigen Managers in den Kandidaten ermittelt (Informationen darüber, welche Fragen hilfreich sind Um einen Kandidaten objektiv zu bewerten, lesen Sie den Artikel „Wie führt man ein Vorstellungsgespräch?“, Nr. 4 – 2007).

Bei der Auswahl haben wir auch darauf geachtet, dass der Kandidat den Standards unserer Unternehmenskultur entspricht. Sehr wichtig ist auch seine Bereitschaft, ein gewisses Maß an Verantwortung zu übernehmen. Wenn der Kandidat ein Künstler ist, müssen Sie sich bei der Aufgabenstellung Zeit nehmen, um die Methodik für die Umsetzung zu erläutern. Ich wählte einen Assistenten aus, der die Aufgabe selbstständig bewältigen, die notwendigen Ressourcen finden und die nötige Kommunikation aufbauen konnte.

Technologie zur Auswahl einer Sekretärin für die Leitung eines Kreativteams

Sergey Alekseev Geschäftsführer des Komischen Theaters „Quartett-I“, Moskau

Das Comic-Theater „Quartett-I“ wurde 1993 von einer Gruppe von Absolventen der Varieté-Abteilung von GITIS gegründet. Das Theaterteam tritt stets als Autor seiner Aufführungen auf (auch wenn diese auf dem literarischen Stoff eines anderen Autors basieren). Das Theater ist im Rahmen von Theater-, Rundfunk- und Fernsehprojekten ständig kreativ und literarisch tätig.

Die Arbeit einer Theatersekretärin hat ihre eigenen Besonderheiten. Einerseits ist dies ein Zusammentreffen berühmter Schauspieler, eine kreative Backstage-Atmosphäre, andererseits muss die Sekretärin in diesem Umfeld arbeiten, und zwar ausschließlich technische Arbeit. Die Köpfe junger Mädchen können einem solchen Kontrast oft nicht standhalten. Ich habe mich fast damit abgefunden, dass ich einmal im Jahr meine Sekretärin wechseln muss. Nun ist zum Beispiel seit zwei Jahren mein dritter Assistent für mich tätig. Die Auswahltechnologie ist wie folgt:

Ich schalte Anzeigen für einen persönlichen Assistenten. Dies mache ich auf unserer Website und auf mehreren Jobbörsen. In der Regel gibt es viele Rückmeldungen – jede freie Stelle im Theater sieht attraktiver aus als ein ähnlicher Job in einem regulären Büro. Aber leider denken die Kandidaten, dass es Spaß machen wird, wenn sie im Theater arbeiten, und sie vergessen, dass sie hier arbeiten und nicht Spaß haben müssen.

Ich treffe die Erstauswahl anhand von Lebensläufen. Ich verwerfe sofort die Lebensläufe von Schauspielerinnen, Künstlern, Journalisten, also von Menschen, die eindeutig auf eine kreative Karriere ausgerichtet sind. Denn diese Position dürfte für sie offenbar nur unter dem Gesichtspunkt interessant sein, ins Theaterpublikum einzusteigen. Eine technische Ausbildung sowie Erfahrung in der Verarbeitung großer Informationsmengen sind hingegen ein Trumpf für den Kandidaten. Anschließend bewerte ich die Abfolge der gesammelten Erfahrungen. Welche Motivation könnte es beispielsweise für eine Person geben, die zunächst als Projektmanagerin gearbeitet hat und nun einen Job als Sekretärin sucht?

Ich korrespondiere mit Kandidaten per E-Mail und kommuniziere per Telefon. Der erste Eindruck entsteht durch die Korrespondenz und die Art und Weise, wie man seine Gedanken äußert. Dann wähle ich fünf oder sechs Kandidaten für das Treffen aus, die mir gefallen.

Interview. Ich lade alle Kandidaten zu einem Vorstellungsgespräch an einem Abend ein, außerdem lade ich meinen Freund, den Leiter einer Personalagentur, ein. Ich stelle Fragen aus der Perspektive der subjektiven Beurteilung einer Person, und sie stellt als professionelle Psychologin Fragen, die beispielsweise dabei helfen, die Motivation des Kandidaten zu ermitteln.

Ich habe mir mehrere Testgeschichten (Business Cases) ausgedacht. Ich lade den Bewerber ein, darüber nachzudenken, wie er sich in einer bestimmten Situation verhalten würde. Bei den Antworten achte ich auf gesunden Menschenverstand und Übereinstimmung mit meinen Erwartungen. Zum Beispiel: „Sie haben an Ihrem ersten Arbeitstag verschlafen – Sie sind eine halbe Stunde nach Arbeitsbeginn aufgewacht. Was sind deine ersten Aktionen? Natürlich erwarte ich von der Person, dass sie als erstes ihren Vorgesetzten, also mich, anruft. Aber es kommt vor, dass der Kandidat sich lange weigert und sagt, dass ihm das nie passieren kann. Ein anderes Beispiel. Ich beschreibe eine Situation, in der einer Person von ihrem direkten Vorgesetzten eine Aufgabe gegeben wird und für deren Erledigung genau eine Stunde vorgesehen ist. Danach gibt der höhere Chef eine weitere Aufgabe, deren Erledigung ebenfalls genau eine Stunde in Anspruch nimmt und mit der ebenfalls sofort begonnen werden muss. Es ist jedoch unmöglich, beide Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Dann frage ich, wie sich der Kandidat in dieser Situation verhalten würde. Die ideale Reaktion wäre für mich, zu meinem direkten Vorgesetzten zu laufen, ihn über die aktuelle Situation zu informieren und um Rat zu fragen.

Beim Vorstellungsgespräch frage ich nach der Familie, den Aktivitäten meiner Eltern, um zu verstehen, was für ein Mensch vor mir steht. Schließlich sind die Mädchen, die zu einem Vorstellungsgespräch kommen, in der Regel jung (18-23 Jahre alt) und haben keine (oder nur minimale) Berufserfahrung. Daher ist das meiste, was sie haben, von der Familie festgelegt, es gab noch keinen anderen Einfluss und sie selbst haben es noch nicht geschafft, reife Individuen zu werden.

Nach allen Vorstellungsgesprächen treffe ich eine Entscheidung unter Berücksichtigung der Meinung des Leiters der Personalvermittlungsagentur. Sie erzählt, wer ihrer Meinung nach motivierter ist, wer weiß, was er will und wer nicht. Und auch das Gefühl des Kontakts mit einer Person und der Trost durch ihre Anwesenheit ist sehr wichtig. Ein Mädchen kam, sie schien intelligent und zusammenhängend zu sprechen, sie hat alle Geschäftsfälle bestanden, aber ich habe das Gefühl, dass sie mich nervt, ich möchte, dass sie schnell geht. Bei der Wahl eines persönlichen Assistenten darf dieser subjektive Faktor nicht außer Acht gelassen werden.

Was hat Ihnen an dem Mädchen gefallen, das gerade angefangen hat, für uns zu arbeiten? Erstens in sehr klaren, kompetenten Formulierungen. Zweitens hat sie gerade ihr Studium am Moskauer Luftfahrtinstitut abgeschlossen, was eine gute technische Ausbildung darstellt. Das dritte Plus ist, dass sie abends als Buchhalterin arbeitete und daher über die Fähigkeit verfügt, große Datenmengen zu systematisieren und zu verarbeiten.

Stellenbeschreibung eines stellvertretenden Geschäftsführers: Merkmale der Ausarbeitung

Eine Stellenbeschreibung ist ein Dokument, das die von einem Mitarbeiter ausgeführten Aufgaben festlegt, seine beruflichen Verantwortlichkeiten und die Grenzen seiner Verantwortung definiert.
Obwohl die Entwicklung von Stellenbeschreibungen für jeden Beruf oder jede Position in der Russischen Föderation nicht durch das Arbeitsrecht geregelt ist, muss die überwiegende Mehrheit der Arbeitgeberorganisationen (sowohl staatliche als auch private) über dieses Dokument verfügen.

Warum Anweisungen benötigt werden

Die Stellenbeschreibung eines stellvertretenden Geschäftsführers enthält möglichst viele Informationen

Die Zweckmäßigkeit der Erstellung einer Stellenbeschreibung erklärt sich aus der Tatsache, dass es im Falle eines Gerichtsverfahrens ohne dieses schwierig sein wird, die Nichterfüllung der Pflichten des Arbeitnehmers nachzuweisen (und eine erschöpfende Liste davon ist im Weisungsdokument festgelegt). denn der Arbeitsvertrag mit dem Arbeitnehmer gemäß Artikel 57 Teil 2 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation enthält nur die Position und seine allgemeine berufliche Funktion.

Die Stellenbeschreibung ermöglicht dem Arbeitgeber:

1. Begründen Sie die Ablehnung eines Stellenbewerbers aufgrund der Nichteinhaltung der darin festgelegten Anforderungen
2. Trennen Sie die Verantwortlichkeiten zwischen den einzelnen Mitarbeitern klar ab
3. Bewerten Sie die Leistung des Mitarbeiters sowohl während der Probezeit als auch danach
4. Begründen Sie die Unzulänglichkeit des Mitarbeiters für die Position, die er innehat (unter Berücksichtigung der Ergebnisse der Zertifizierung).

Das Vorhandensein einer Stellenbeschreibung ist auch für den Arbeitnehmer selbst nützlich, da darin die Grenzen seiner Pflichten und Verantwortlichkeiten festgelegt werden und niemand Funktionen wahrnehmen sollte, die weder im Arbeitsvertrag noch in den beruflichen Verantwortlichkeiten vorgesehen sind.

Abschnitte „Entwicklung“ und „Anweisungen“.

Die Weisung tritt ab einem bestimmten Datum in Kraft und muss dem Arbeitnehmer bei der Unterzeichnung bekannt sein. Es empfiehlt sich, dem Arbeitnehmer eine Kopie dieses Dokuments (auch gegen Unterschrift) auszuhändigen. Gemäß der gängigen Praxis umfassen die Anweisungen Standardunterabschnitte:

1. Allgemeine Bestimmungen
2. Amtliche Verpflichtungen
3. Rechte
4. Verantwortung

Es ist wichtig zu bedenken, dass die Anweisungen nicht für jeden Mitarbeiter, sondern für eine bestimmte Position/Beruf erstellt werden. Unter Berücksichtigung der Besonderheiten einer bestimmten Position legen die Anweisungen daher den Verantwortungsbereich fest, den der Mitarbeiter in dieser bestimmten Position wahrnehmen wird.

Merkmale der Stellenbeschreibung eines stellvertretenden Geschäftsführers

Stellvertretender Geschäftsführer – verantwortungsvolle Position

Der stellvertretende Geschäftsführer ist eine besondere Position. Die Arbeitsfunktion eines stellvertretenden Geschäftsführers besteht darin, die Arbeit seines Vorgesetzten sowohl technisch als auch organisatorisch zu organisieren.

Besprechungen und Veranstaltungen planen, einen Arbeitstag, eine Arbeitswoche oder einen längeren Zeitraum planen, Reisen und Veranstaltungen organisieren, die Ausführung wichtiger Dokumente überwachen – das sind nur einige der Aufgaben eines qualifizierten Assistenten der Geschäftsleitung.

Es ist falsch, die Positionen und damit die Aufgaben der Sekretärin, des Assistenten, des Büroleiters und des Assistenten der Geschäftsleitung zu benennen. Wenn es sich bei den ersten Stellen um weitere Hilfsfunktionen handelt, sind von der stellvertretenden Führungskraft organisatorische und administrative Aufgaben zu übernehmen. Es ist kein Zufall, dass das Qualifikationsverzeichnis diese Position als Führungskraft einstuft.

Dementsprechend werden die Anforderungen an einen Mitarbeiter, der für die Position des stellvertretenden Geschäftsführers eingestellt wird, wie für das Management dargestellt: angefangen vom Bildungsniveau bis hin zu Qualifikationen und bisheriger Berufserfahrung. Auch persönliche Qualitäten sind sehr wichtig.

Da weder der Arbeitsvertrag noch andere Dokumente eine detaillierte Darstellung der Kompetenzen des stellvertretenden Geschäftsführers enthalten, müssen diese in der Stellenbeschreibung möglichst genau wiedergegeben werden. Merkmale der Ausbildung für die Position „Assistant Manager“:

• Detaillierte Definition der Leistungsbeschreibung
• Erstellung von Weisungen ähnlich den Weisungen des Vorgesetzten (natürlich unter Ausschluss der Funktion der direkten Leitung und der Einzelentscheidung)
• Berücksichtigung der Vertraulichkeit einiger Verantwortlichkeiten
• Erhöhte Haftung für Unehrlichkeit (unter Berücksichtigung der möglichen Folgen eines Schadens für den Arbeitgeber)
• Fähigkeit, vom Vorgesetzten zusätzlich delegierte Funktionen wahrzunehmen.

Allgemeine Anforderungen an einen stellvertretenden Geschäftsführer

Für die Position des stellvertretenden Geschäftsführers gelten oft besondere Anforderungen.

Der Abschnitt „Allgemeine Bestimmungen“ kann neben der Auflistung der Anforderungen an Erfahrung und Ausbildung auch die erforderlichen Fähigkeiten, Unterordnung und Vertretungsverfahren enthalten. Am häufigsten werden folgende Bedingungen festgelegt:

1. Hochschulbildung
2. Erfahrung (in der Regel mindestens 1 Jahr, manchmal auch mehr)
3. Fremdsprachenkenntnisse.
4. Geschäftskommunikation, Schreib- und Etikettefähigkeiten
5. Kenntnisse im Umgang mit Bürogeräten
6. Stressresistenz

Darüber hinaus muss ein Mitarbeiter in dieser Position die örtlichen Vorschriften des Unternehmens kennen und mit Mitarbeitern und Management klarkommen. Bei Fremdsprachen ist die Anforderung von Fremdsprachenkenntnissen nur dann sinnvoll, wenn der Assistent sie im Rahmen seiner Tätigkeit praktisch anwenden wird.

Eine Person, die die Position des stellvertretenden Geschäftsführers innehat, muss in der Lage sein, vertrauliche Informationen zu nutzen und zu speichern.

Verantwortlichkeiten und Rechte

Typischerweise gehören zu den Aufgaben eines stellvertretenden Geschäftsführers:

• Durchführung direkter Führungsaufgaben
• Planung und Koordination der Arbeitszeit des Managers
• Steuerung und Organisation von Verhandlungen (sowohl telefonisch als auch mündlich)
• Erstellen und Bearbeiten von Geschäftsdokumenten
• Kontrolle der Vertraulichkeit und Sicherheit der Dokumentation

Funktionen wie Kopieren, Pflege von Informationsdatenbanken und andere technische und unterstützende Arbeiten werden in der Regel von einer Sekretärin (Sekretärsassistentin) ausgeführt. Für eine erfolgreiche Arbeit erhält der stellvertretende Geschäftsführer recht weitreichende Rechte:

1. Vertreten Sie die Interessen der Organisation bei Besprechungen und Telefongesprächen
2. Fordern Sie von den Mitarbeitern alle notwendigen Informationen und Unterlagen an, um den Anweisungen des Vorgesetzten nachzukommen
3. Führen Sie im Rahmen der übertragenen Befugnisse Korrespondenz und Verhandlungen durch und genehmigen Sie Dokumente zur Lösung aktueller Probleme.

Natürlich ergänzt oder ändert jede Organisation unter Berücksichtigung der Art ihrer Aktivitäten die Liste der den Mitarbeitern gewährten Rechte.

Haftungsbeschränkungen

Die Stellenbeschreibung eines stellvertretenden Geschäftsführers ermöglicht es Ihnen, künftige Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden

Bei der Haftungsfeststellung sollten Sie die gesetzlichen Normen beachten:

• Bei Nichterfüllung von Amtspflichten – laut Arbeitsgesetzbuch
• Bei Straftaten – im Rahmen der Verwaltungs-, Zivil- und Strafgesetzgebung
• Für Sachschäden – gemäß den Normen des Arbeits- und Bürgerlichen Gesetzbuches.

Durch die Entwicklung einer Stellenbeschreibung für einen stellvertretenden Geschäftsführer unter Berücksichtigung der Normen der geltenden Gesetzgebung und der Besonderheiten der Tätigkeit einer bestimmten Organisation können Sie nicht nur den am besten geeigneten Mitarbeiter für eine so verantwortungsvolle Position auswählen, sondern auch mögliche Rechtsstreitigkeiten vermeiden die Zukunft.

Die Arbeitsbedingungen einer Person und ihre Wirksamkeit können vom Detaillierungsgrad und der Spezifikation abhängen. Letztlich braucht der Manager einen echten, gewissenhaften Assistenten. Wir sollten unsere Leser auch darauf aufmerksam machen, dass ein Manager mehrere Assistenten haben kann. Sie können sich auf technische Fragen, finanzielle Fragen usw. spezialisiert haben.

Es gibt eine Art Manager, der keine Stellvertreter in seinem Stab hat. Er macht alles selbst und mehrere Assistenten helfen ihm einfach dabei. Er trifft alle Entscheidungen allein. Um eine qualitativ hochwertige Stellenbeschreibung für einen stellvertretenden Geschäftsführer zu erstellen, ist es notwendig, den Geschäftsführer selbst in den Prozess einzubinden. Sonst ist es nur ein Stück Papier.

Im Video erfahren Sie, wie Sie selbstbewusst auftreten und ein Vorstellungsgespräch bestehen:

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Der Artikel wurde auf der Grundlage von Materialien der Websites verfasst: www.sekretariat.ru, www.kaus-group.ru, juristpomog.com.

Die Besonderheiten der Tätigkeit eines stellvertretenden Geschäftsführers richten sich nach der Tätigkeit des Unternehmens, den Anforderungen der Geschäftsführung und umfassen viele Punkte. Um sicherzustellen, dass die Verantwortlichkeiten des Mitarbeiters nicht „verschwommen“ erscheinen, wird auf die Stellenbeschreibung des stellvertretenden Managers zurückgegriffen, die seine für seine Arbeit erforderlichen Befugnisse und Kompetenzen regelt.

Warum brauchen Sie eine Stellenbeschreibung?

Eine Stellenbeschreibung (JI) bezeichnet die interne Organisations- und Verwaltungsdokumentation des Unternehmens und ist detaillierter als ein Arbeitsvertrag. Das Dokument regelt die Struktur der Stelle, die Befugnisse des Arbeitnehmers sowie die beruflichen Pflichten und Verantwortlichkeiten. DI sorgt für Transparenz über die Anforderungen des Vorgesetzten an den Untergebenen und erleichtert Vorgesetzten die Überwachung der Erfüllung seiner Amtspflichten durch den Mitarbeiter.

Die DI ist ein einseitiger Akt des Arbeitgebers und daher bindend. Da jedes Unternehmen das DI unabhängig erstellt, ist es wichtig, dass es nicht im Widerspruch zum Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation und zum Arbeitsvertrag steht. Daher wäre es richtig, das Dokument zunächst mit einem Anwalt abzustimmen. In der Regel wird es in zwei Exemplaren erstellt: eines verbleibt beim Vorgesetzten, das andere beim Mitarbeiter.

Der Text der Stellenbeschreibung sollte von einem erfahrenen Anwalt erstellt werden. Wenn Sie nicht über solche Spezialisten verfügen, wenden Sie sich an ein Outsourcing-Unternehmen.

Welchen Nutzen hat DI für die Parteien eines Arbeitsvertrages:

• regelt klar die Qualifikationsanforderungen für die Stelle, die Reihenfolge der Unterordnung unter die Geschäftsleitung, die Grenzen der Rechte und Pflichten sowie den Grad der Verantwortung;
• Der Mitarbeiter ist sich der Bandbreite persönlicher Befugnisse und Verantwortlichkeiten bewusst. Wird ihm beispielsweise eine Pflicht übertragen, die nicht die DI betrifft, so hat er das Recht, deren Erfüllung ohne nachteilige Folgen für ihn zu verweigern;
• Wenn der Arbeitnehmer die Kündigung (wegen Unzulänglichkeit für die Stelle) vor Gericht anfechtet, wird der DI zu einem aussagekräftigen Argument bei der Beurteilung der Leistung des Arbeitnehmers und hilft dem Arbeitgeber, die Interessen des Unternehmens in Gerichtsverfahren zu schützen;
• vereinfacht das Verfahren zur Begründung der wirtschaftlichen Machbarkeit der Arbeitskosten der Arbeitnehmer vor dem Finanzamt (Machbarkeit der Durchführung von Maßnahmen zur Verbesserung der Personalqualifikation, Kosten für Fern- und Auslandsgespräche usw.)

Eine Stellenbeschreibung richtig verfassen

Die Position des stellvertretenden Geschäftsführers beinhaltet ein recht breites Spektrum an Funktionen. In der Praxis können unter diesem Namen zwei Positionen verstanden werden, die hinsichtlich offizieller Befugnisse und Funktionen völlig unterschiedlich sind:

• stellvertretender Geschäftsführer, der Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben wahrnimmt;
• ein vollwertiger stellvertretender Direktor, der bestimmte Problemgruppen löst.

Stellenbeschreibung für stellvertretenden Direktor

Die im DI widergespiegelten Merkmale jeder Position bestehen aus drei Abschnitten: Was der Mitarbeiter wissen muss, welche beruflichen Verantwortlichkeiten festgelegt sind und welches Qualifikationsniveau erforderlich ist.

Der DI enthält wie ein Arbeitsvertrag folgende Bestimmungen:

1. Name der Organisation, die die DI erstellt hat (muss mit den staatlichen Registrierungsdokumenten übereinstimmen).
2. Der Titel des Dokuments lautet „Stellenbeschreibung“. Nummer und Seriennummer.
3. Grundlegende Bestimmungen (vollständiger Name, welche allgemeinen Fragen der Facharzt verstehen sollte, wer den Assistenten bei Abwesenheit vertritt, wem er Bericht erstattet, zwingende Mindestdienstzeit).
4. Arbeitsfunktionen.
5. Amtliche Verpflichtungen.
6. Rechte.
7. Verantwortung
8. Details und Unterschriften.

Der Manager muss ziemlich hohe Anforderungen erfüllen:

• höhere Fachausbildung (technisch, juristisch, wirtschaftlich usw.);
• Berufserfahrung von mindestens drei Jahren (dies wird für jede Organisation individuell entschieden);
• bestimmte im Unternehmen erforderliche Fähigkeiten (z. B. praktische Fähigkeiten in der Produktion, Kenntnisse des technologischen Prozesses, Verkaufspläne).

Der DI muss zunächst eine Klausel enthalten, dass die Fachkraft zur Kategorie der Führungskräfte gehört und vom Geschäftsführer ernannt und entlassen wird. Alle Stellungnahmen müssen eine genaue Beschreibung der Aufgaben enthalten, die in die Zuständigkeit des Assistenten fallen.

Der stellvertretende Direktor muss sich im rechtlichen Rahmen zurechtfinden, der die Aktivitäten der Organisation regelt. In der Regel handelt es sich dabei um eine recht umfangreiche Liste von Dokumenten: von der Satzung der Organisation über methodische Empfehlungen, Schulungsmaterialien, lokale und bundesstaatliche Gesetze zur Regelung der Unternehmenstätigkeit bis hin zu den Besonderheiten des Dokumentenmanagements.

Zu den Hauptbestimmungen gehören allgemeine Bestimmungen, die ein Manager verstehen muss:

• die Struktur des Unternehmens und seiner Abteilungen verstehen;
• Organisation der Büroarbeit, Überwachung der Ausführung von Anweisungen und Anordnungen des Direktors durch die Mitarbeiter;
• an Geschäftsverhandlungen teilnehmen oder diese selbstständig führen;
• Besucher empfangen;
• die technische Unterstützung der Verwaltungsarbeit des Unternehmensleiters verstehen (Kenntnisse im Umgang mit PCs, Bürogeräten, Empfangs- und Gegensprechanlagen etc.);
• Grundlagen des Managements und der Arbeitsorganisation.

Aufgabenbereiche des stellvertretenden Direktors:

• nimmt die vom Direktor der Organisation erhaltene Korrespondenz entgegen, prüft und systematisiert sie und berichtet über die Ergebnisse der Umsetzung der Entscheidungen des Direktors;
• übermittelt Aufträge an bestimmte Ausführende, Struktureinheiten, Anfragen und andere Arten von Dokumentationen, bereitet Antworten vor;
• überwacht die Arbeit der Mitarbeiter und die rechtzeitige Ausführung erhaltener Managementaufträge;
• nimmt Anträge von Untergebenen und andere Unterlagen persönlich entgegen und legt sie dem Vorgesetzten zur Unterschrift vor;
• prüft und bearbeitet die Dokumentation zu Projekten, die dem Manager zur Genehmigung vorgelegt werden;
• ist an der Vorbereitung von Sitzungen und Sitzungen des Managers beteiligt (Material sammeln, Protokoll führen, Teilnehmer benachrichtigen und registrieren, Tagesordnung festlegen);
• koordiniert die Arbeit der Untergebenen im Rahmen der behördlichen Befugnisse;
• führt Arbeiten durch, um die Sicherheit der Dokumentation und deren rechtzeitige Übergabe an das Archiv zu gewährleisten.

Der Aufgabenbereich eines stellvertretenden Direktors für eine bestimmte Organisation kann erweitert oder umgekehrt eingegrenzt werden. Es hängt alles von den Anforderungen an die Position, den Besonderheiten und dem Umfang der Arbeit des Unternehmens sowie anderen Faktoren ab, die den Arbeitsplan des Managers beeinflussen.

Neben den Pflichten des Arbeitnehmers enthält das DI auch Abschnitte zu den Rechten und Pflichten des stellvertretenden Direktors.

Rechte und Pflichten des stellvertretenden Direktors:

Neben seinen Pflichten hat der Arbeitnehmer das Recht:

• Vorschläge zur Verbesserung der Unternehmensaktivitäten im Rahmen ihrer beruflichen Verantwortung unterbreiten;
• Anforderung notwendiger Unterlagen und Informationen von Mitarbeitern und Abteilungsleitern;
• die Interessen des Unternehmens gegenüber Regierungsbehörden und kommerziellen Organisationen vertreten;
• mit Gegenparteien in Übereinstimmung mit den etablierten Behörden interagieren.

Im Abschnitt über die Verantwortung der Arbeitnehmer müssen die Arten der Verantwortung aufgeführt werden, wobei auf die Normen des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation, des Bürgerlichen Gesetzbuchs der Russischen Föderation, des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten der Russischen Föderation usw. verwiesen wird Strafgesetzbuch der Russischen Föderation. Es lohnt sich nicht, die Art der Verstöße detailliert anzugeben und konkrete Artikel anzugeben, da es sonst im Falle von Problemen nicht einfach ist, die Schuld des Arbeitnehmers nachzuweisen.

Position des stellvertretenden Geschäftsführers

Die Position des Assistenten der Geschäftsleitung umfasst eine Liste der Aufgaben eines persönlichen Assistenten einer Geschäftsleitung mit einer Kombination aus Sekretariatsaufgaben. Mitarbeiter, die diese Art von Tätigkeit ausüben, werden als persönliche Assistenten des Managers eingestuft. Dementsprechend sind ihre Befugnisse deutlich geringer als die eines stellvertretenden Direktors, sodass die Qualifikationsanforderungen nicht so streng sind.

Der Mitarbeiter muss nicht über eine höhere Ausbildung, langjährige Berufserfahrung oder andere Qualifikationen verfügen; in den meisten Fällen gibt es keine anderen Mitarbeiter, die ihm unterstehen.

Zu den Aufgaben des stellvertretenden Geschäftsführers gehören:

• Zeitmanagement des Direktors (Vorbereitung eines Zeitplans für Besprechungen, Geschäftsreisen, Unterzeichnung von Dokumenten usw.);
• Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonanrufen;
• mit eingehender Dokumentation arbeiten;
• technische Unterstützung bei der Arbeit des Managers (Buchung von Tickets, Transport, Vorbereitung auf Verhandlungen und Besprechungen) sowie seine Unterstützung;
• organisiert den Arbeitsplatz des Managers mit der notwendigen Schreibwaren- und Büroausstattung;
• teilt auf Anweisung des Direktors seine Anordnungen den Abteilungsleitern und Mitarbeitern des Unternehmens mit;
• Pflege von Geschäftskontakten
• vereinbart einen Termin mit der Geschäftsleitung;
• Führt andere individuelle Aufgaben aus.

Nach der Unterschrift werden die Arbeitnehmer dem DI vorgestellt und erhalten eine Kopie. Damit ein Dokument Rechtskraft erhält, muss das Management es genehmigen. Die Genehmigung von DI erfolgt auf die gleiche Weise wie die Genehmigung interner Rechtsakte. Dies kann eine separate Bestellung sein oder der Stempel „Ich genehmige“ wird oben auf dem DI angebracht und vom Manager unterzeichnet.

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Der CEO eines Unternehmens hat viele Verantwortlichkeiten. Mit der Entwicklung der Organisation erweitert sich dieser Aufgabenbereich. Es gibt viele „Umsätze“, für die der Manager Zeit aufwenden muss, anstatt Probleme zu lösen, die direkt auf die Entwicklung des Unternehmens abzielen. Dies verringert die Effizienz des Spezialisten. Einige Aufgaben, die keine hohen Qualifikationen erfordern, können an den Assistenten des Generaldirektors delegiert werden.

Position des stellvertretenden Generaldirektors: Hauptmerkmale

Es ist schwierig, die Position des stellvertretenden Generaldirektors zu definieren. Tatsache ist, dass sich der Aufgabenbereich dieses Spezialisten nach den Bedürfnissen des Generaldirektors richtet. Die Aktivitäten eines Mitarbeiters können auf einen Aspekt konzentriert werden. Werfen wir einen Blick auf die Positionen, in denen Assistenten in der Praxis arbeiten:

• Sachbearbeiter. Dieser Spezialist ist für die Arbeit mit der Dokumentation verantwortlich. Zu seinem Aufgabenbereich gehören Anrufe und diverse tägliche Aufgaben.
• Persönlicher Assistent. Spezialisiert auf die Organisation des CEO-Arbeitstages, Geschäftstreffen und Konferenzen. Der Spezialist begleitet den Manager auch auf Geschäftsreisen.
• Stellvertretender Generaldirektor. Ein Mitarbeiter hat das Recht, in einem begrenzten Spektrum von Angelegenheiten Entscheidungen zu treffen.

In der Realität vereint ein Assistent in der Regel die Funktionen mehrerer Spezialisten. In großen Unternehmen kann der CEO zwei Assistenten haben. Der eine organisiert zum Beispiel die Arbeitszeit des Managers, der andere kümmert sich um den Papierkram.

Der Assistent gehört zur Kategorie der Manager. Er berichtet direkt an den CEO. Anforderungen, die normalerweise an einen Mitarbeiter gestellt werden:

• Hochschulbildung in einem relevanten Bereich (z. B. Recht).
• Drei Jahre Berufserfahrung.

Die übrigen Mitarbeiter sind in der Regel dem stellvertretenden Generaldirektor unterstellt. Er verfügt über weitreichende Befugnisse: vom Befehlsrecht bis zur Kontrolle der Arbeit verschiedener Abteilungen.

WICHTIG! Die Einstellung eines Assistenten ist keineswegs übertrieben. Diese Maßnahme ermöglicht es dem Manager, sich auf die Lösung von Problemen zu konzentrieren, die hohe Professionalität und Kreativität erfordern. „Umsatz“ wird an den Assistenten delegiert. Dadurch wird die Effizienz sowohl des CEO als auch des Unternehmens selbst deutlich gesteigert.

Gesetzliche Regelung

Die Tätigkeit des stellvertretenden Generaldirektors wird durch Vorschriften geregelt:

• Methodische Empfehlungen.
• Charta.
• Arbeitsvertrag.
• Auf Befehl des Anführers.
• Arbeitsbeschreibung.

Welche Aufgaben hat ein stellvertretender Geschäftsführer?

Die Aufgaben eines stellvertretenden Geschäftsführers variieren je nach Unternehmensgröße. In kleinen Unternehmen sind die Mitarbeiter für die Überwachung der Arbeit von Kurieren, Managern und die Lebenserhaltung der Bürotätigkeiten verantwortlich. In großen Organisationen hat der CEO normalerweise zwei Assistenten. Ein persönlicher Assistent organisiert den Arbeitsalltag der Führungskraft, der zweite kümmert sich um alle anderen Belange. Die Liste der Fachaufgaben kann erheblich variieren. In jedem Fall müssen die Verantwortlichkeiten in der Stellenbeschreibung konkretisiert werden. Schauen wir uns eine Beispielliste an:

• Organisation von Verhandlungen, auch telefonisch.
• Empfang der Korrespondenz.
• Organisation von Meetings und Besprechungen: Vorbereitung der dazugehörigen Materialien, Überwachung der Einhaltung von Vorschriften, Erstellung von Protokollen, Stenographie.
• Kontrolle über die Ausführung der Anweisungen des Generaldirektors.
• Einreichung der Unterlagen beim Manager zur Unterschrift.
• Empfang der Besucher des Generaldirektors.
• Organisation von Geschäftsreisen (z. B. Zimmerbuchung, Ticketbestellung).
• Sicherstellung der effektiven Arbeit des Generaldirektors.
• Erstellen eines Arbeitstagesplans.
• Informationsunterstützung für den Generaldirektor.
• Teilnahme an Meetings und Geschäftstreffen.
• Organisation von Geschäftstreffen.
• Organisation von Präsentationen.
• Erstellung von Spesenabrechnungen.
• Ausführung persönlicher Aufträge.
• Erstellung von Datenbanken, virtuelle Präsentationen am PC.

Ein Assistent ist die Person, die dem CEO am nächsten steht. Oft ist sein Arbeitstag nicht standardisiert. Ein Mitarbeiter löst die unterschiedlichsten Probleme, daher muss er über die entsprechenden persönlichen Qualitäten verfügen.

Arbeitnehmerrechte

Dem Assistenten des Generaldirektors stehen folgende Rechte zu:

• Kennenlernen der Projekte und Entscheidungen des Managers bezüglich der Tätigkeit des Assistenten.
• Das Recht, notwendige Informationen zu erhalten.
• Das Recht, Entscheidungen im Rahmen öffentlicher Gewalt zu treffen.

Dem Assistenten des Generaldirektors können größere Befugnisse übertragen werden. Beispielsweise kann ein Mitarbeiter das Recht haben, Dokumente zu unterzeichnen.

Dem Assistenten zugewiesene Aufgaben

Die dem Assistenten übertragenen Aufgaben müssen in der Stellenbeschreibung angegeben werden. Der Arbeitnehmer ist in folgenden Fällen verantwortlich:

• Nichtbeachtung der Arbeitsanweisungen.
• Handlungen, die gegen die Gesetze der Russischen Föderation verstoßen.
• Schaden verursachen.

Wenn ein Assistent ein Fehlverhalten begangen hat, wird eine Untersuchung durchgeführt, bevor eine Haftung erhoben wird. Es ist notwendig, den Grad der Schuld festzustellen. An der Untersuchung sind wichtige Mitarbeiter des Unternehmens beteiligt. Basierend auf den Ergebnissen wird ein Dokument erstellt. Je nach Grad der Schuld kann dem Arbeitnehmer eine Strafe auferlegt werden. Der Assistent kann auch entlassen werden.

Welche persönlichen Eigenschaften werden von einem Assistenten verlangt?

Ein persönlicher Assistent übernimmt vielfältige Aufgaben. Einige Spezialisten arbeiten in einem Bereich, dies gilt jedoch nicht für einen Assistenten. Von ihm werden Multitasking-Fähigkeiten und Vielseitigkeit verlangt. Betrachten wir die persönlichen Eigenschaften, die ein stellvertretender Generaldirektor haben muss:

• Proaktivität, vorausarbeiten.
• Die Fähigkeit, weitere Entwicklungen der Situation vorherzusehen.
• Komplikationen vorbeugen.
• Vielseitigkeit.
• Anpassung an eine sich schnell verändernde Umgebung.
• Fließende Beherrschung einer oder mehrerer Fremdsprachen.
• Fähigkeit, mit Informationsflüssen zu arbeiten.
• Fähigkeit zur Wahrung der Vertraulichkeit.
• Fähigkeit, eine Situation systematisch zu analysieren.
• Die Möglichkeit, mehrere Lösungen gleichzeitig anzubieten.
• Mittlere bis fortgeschrittene PC-Kenntnisse.
• Kenntnisse der Grundlagen des Zeitmanagements.
• Fähigkeit, die Aktivitäten mehrerer Mitarbeiter zu koordinieren.
• Diplomatie.
• Kommunikationsfähigkeit, Fähigkeit zur Konfliktlösung.
• Operative Arbeit mit großen Informationsmengen.
• Gutes Gedächtnis.
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen.

Der Assistent muss kompetent und stressresistent sein. Kenntnisse in verwandten Fachgebieten (z. B. Kenntnisse der Grundlagen der Rechtswissenschaft) sind wünschenswert.

Wann braucht ein CEO einen persönlichen Assistenten?

Ein Assistent wird eingestellt, wenn dem Generaldirektor ein umfangreicher Aufgabenkatalog übertragen wird. Selbst wenn die Führungskraft die bestehenden Aufgaben bewältigt, kann ein großer Teil des „Umsatzes“ die Arbeit verlangsamen. Um die alltäglichen Angelegenheiten zu erledigen, wird ein Assistent eingestellt. In der Regel werden diese Mitarbeiter in große Unternehmen eingeladen. CEOs kleiner Unternehmen können die gesamte Arbeit selbst erledigen.

Die Stellenbeschreibung eines stellvertretenden Geschäftsführers gibt einen Einblick in die Aufgabenliste eines Mitarbeiters, der sich auf die vorgesehene Stelle bewirbt. DI ist ein rechtlich bedeutsames Dokument. Es besteht aus vier Grund- und mehreren Nebenabschnitten und ist zudem eines der wichtigsten unternehmensinternen Dokumente zur Regelung der Arbeitsbeziehungen.

Beispiel einer Stellenbeschreibung für den stellvertretenden Geschäftsführer

1. Grundbestimmungen

1. Die Einstellung und Entlassung eines stellvertretenden Geschäftsführers erfolgt auf Anordnung des Unternehmensleiters.
2. Der Assistent ist operativ dem jeweiligen Vorgesetzten unterstellt.
3. Bei erzwungener Abwesenheit (Krankheit, Geschäftsreise etc.) werden die Aufgaben des Assistenten vorübergehend dem Sekretär des Geschäftsführers übertragen.

Der stellvertretende Manager muss die folgenden Qualifikationsstandards erfüllen:

1. abgeschlossene Hochschulausbildung;
2. Berufserfahrung als Assistent, Sekretärin oder Assistentin der Geschäftsleitung;
3. Kenntnisse der Grundlagen von Bürogeräten und Computerprogrammen;
4. gute Kenntnisse in Business-Englisch.

Der stellvertretende Manager muss Folgendes verstehen:

• Grundstandards der Büroarbeit;
• die Grundlagen des Verhandelns mit Unternehmenspartnern;
• im Büro gefragte Computerprogramme;
• Geschäftsenglisch auf einem Niveau, das ausreicht, um den Direktor bei Verhandlungen und Korrespondenz zu unterstützen;
• Aufrechterhaltung des Flusses der ein- und ausgehenden Korrespondenz gemäß allgemein anerkannten Geschäftsstandards;
• interne Dokumente des Unternehmens, die Fragen innerhalb seines Zuständigkeitsbereichs regeln;
• die Hierarchie des Unternehmens und seine Struktur;
• Stenographietechniken;
• Regeln der russischen Sprache bezüglich fehlerfreier Dokumentation;
• Regeln für die Nutzung von Bürogeräten;
• Standards der Geschäftsetikette.

Der stellvertretende Geschäftsführer wird geleitet von:

• aktuelle Gesetze der Russischen Föderation;
• interne Dokumente des Unternehmens;
• Punkte dieser Stellenbeschreibung.

2. Funktionen

Funktionen des stellvertretenden Geschäftsführers:

1. Unterstützung des Managers bei Verhandlungen und Besprechungen.
2. Koordinierung von Aktivitäten mit Assistenten anderer Manager zur Organisation gemeinsamer Arbeitstreffen und Konferenzen.
3. Durchsicht von Dokumenten und Korrespondenz gemeinsam mit der Sekretärin des Managers sowie deren Erstbearbeitung.
4. Unterstützung des Managers bei Besprechungen und Kommunikation mit ausländischen Partnern.
5. Organisation eines optimalen Besucherempfangs.
6. Unterstützung des Managers bei der Planung seines Geschäftsplans.
7. Erstellung von Zusammenfassungen und anderen Dokumenten basierend auf den Ergebnissen von Besprechungen und Konferenzen.
8. Übermittlung der Anweisungen des Managers an die Mitarbeiter des Unternehmens im Rahmen seiner Kompetenz.
9. Erledigung von Arbeitsaufträgen des Vorgesetzten.
10. Die Vertretung eines Managers bei Besprechungen während seiner erzwungenen Abwesenheit liegt in seinem Zuständigkeitsbereich.
11. Überwachung der Korrektheit des Dokumentenflusses im Rahmen der eigenen Kompetenz.
12. Sammlung von Informationen und Erstellung von Dokumenten im Auftrag des Managers im Rahmen seiner Zuständigkeit.
13. Bereitstellung von Maßnahmen, um das Büro des Managers und seinen Arbeitsplatz funktionsfähig zu halten.
14. Informieren des Managers über mögliche Probleme bei den Aktivitäten des Unternehmens.

3. Verantwortung

Der stellvertretende Geschäftsführer hat folgende Aufgaben:

1. Für den Schaden, der dem Unternehmen durch sein inkompetentes Handeln entsteht – im Rahmen der arbeitsrechtlichen Grenzen.
2. Zur Offenlegung unternehmensinterner Daten und sonstiger Verstöße gegen Geschäftsnormen – im gesetzlich und in den Unternehmensunterlagen festgelegten Rahmen.
3. Bei unsachgemäßer Ausführung von Arbeitsaufgaben – im Rahmen der in den einschlägigen offiziellen Dokumenten des Unternehmens festgelegten Grenzen.
4. Für Gesetzesverstöße, die bei der Ausübung dienstlicher Pflichten begangen wurden – gemäß den geltenden Rechtsvorschriften.

4. Rechte

Zur Wahrnehmung von Arbeitsaufgaben stehen dem stellvertretenden Geschäftsführer folgende Rechte zu:

1. Informieren Sie den Vorgesetzten über Möglichkeiten zur Optimierung der Erfüllung seiner Arbeitsaufgaben.
2. Erhalten Sie offizielle Dokumente des Unternehmens, einschließlich vertraulicher Dokumente, die für die erfolgreiche Ausübung Ihrer Aufgaben erforderlich sind.
3. Erhalten Sie im Rahmen Ihrer Zuständigkeit Informationen von anderen Mitarbeitern des Unternehmens.
4. Erteilen Sie im Namen des Managers Befehle, wenn ihm die entsprechenden direkten Anweisungen erteilt wurden.
5. Befürworten Sie Dokumente im Rahmen Ihrer Kompetenz.
6. Überwachen Sie den Prozess der Umsetzung der relevanten Arbeitsaufträge des Managers durch die Mitarbeiter des Unternehmens.
7. Nehmen Sie an Arbeitsbesprechungen des Managers teil.
8. Vertretung des Managers bei Geschäftstreffen im Falle seiner vorübergehenden Abwesenheit.
9. Fordern Sie die Unternehmensleitung auf, die Voraussetzungen für eine qualitativ hochwertige Erfüllung ihrer Arbeitsaufgaben zu schaffen.
10. Erhalten Sie Vorteile und Belohnungen gemäß den Regeln der Organisation.

DATEIEN

Warum brauchen Sie eine Stellenbeschreibung?

Die Anweisung ist ein unternehmensinternes Standarddokument zum Aufbau von Arbeitsbeziehungen zwischen Mitarbeitern. Damit können Sie den Funktionsumfang und die Verantwortlichkeiten des stellvertretenden Geschäftsführers klar definieren. Darüber hinaus hilft es als rechtlich bedeutsames Dokument, die Positionen der Parteien in möglichen Rechtsstreitigkeiten zu ermitteln.

Für einen Manager ist ein DI, wenn er richtig geschrieben ist, ein gutes Werkzeug, um problemlose Arbeitsbeziehungen zu seinem Assistenten aufzubauen. Und dieses Dokument hilft dem Assistenten, den Umfang seiner beruflichen Pflichten und Verantwortlichkeiten zu ermitteln, die bei seiner Einstellung von ihm erwartet werden.

Sowohl für den Assistenten als auch für den Vorgesetzten spielen Anweisungen eine äußerst wichtige Rolle, die darauf hinausläuft, die Folgen von Arbeitskonflikten zu minimieren.

Was ist beim Verfassen eines CI zu beachten?

Eine einheitliche Form der Berufsbeschreibung ist bislang nicht gesetzlich vorgeschrieben. Dies eröffnet Unternehmen Raum für Kreativität, insbesondere bei Stellenbeschreibungen. Es gibt jedoch einige allgemein anerkannte Standards für das Schreiben von DI, sie beziehen sich hauptsächlich auf die Anzahl und Namen der Abschnitte:

1. Allgemeine Bestimmungen.
2. Funktionen.
3. Rechte.
4. Verantwortung.

Zu den aufgeführten Punkten können weitere Punkte hinzugefügt werden, zu denen beispielsweise eine Beschreibung der Arbeitsbedingungen gehört. Über die Durchführbarkeit ihrer Einbeziehung entscheidet die Unternehmensleitung.

Grundbestimmungen

Hier werden die Qualifikationsanforderungen an den Mitarbeiter angegeben. Für die Position einer Hilfskraft sind Erfahrung im Umgang mit Bürogeräten, die notwendigen Computerprogramme sowie ggf. gute Fremdsprachenkenntnisse von Bedeutung. In dem Abschnitt wird außerdem standardmäßig erwähnt, wer den Assistenten einstellt, wem er unterstellt ist und worauf er sich bei der Ausübung seiner Aufgaben orientieren sollte.

Wenn der Direktor mehrere Assistenten hat, ist es besser, für jeden von ihnen einen DI zu erstellen, in dem die spezifischen individuellen Verantwortlichkeiten angegeben sind.

Funktionen

Der Inhalt dieses Abschnitts dient der möglichst detaillierten Auflistung der Funktionen, die von einem stellvertretenden Manager erwartet werden. In der Regel beschreiben sie eine Reihe von Aufgaben, die denen des Sekretariats ähneln, sich jedoch eher auf die Kommunikation mit Menschen und weniger auf die Bearbeitung eingehender Anrufe und Briefe beziehen. Wichtig ist auch, die Besonderheiten der Unternehmensarbeit zu berücksichtigen, da Englisch nicht überall erforderlich ist.

In vielen Unternehmen werden die Funktionen von Assistenten der Geschäftsführung von Sekretären oder Assistenten wahrgenommen. Daher muss klar beschrieben werden, was der Manager selbst vom Assistenten erwartet: Er wird die Sekretärin ersetzen oder einige zusätzliche Aufgaben übernehmen.

Verantwortung

Der Abschnitt beschreibt den Umfang der Haftung von Mitarbeitern für Verstöße gegen russische Gesetze und Unternehmensregeln, die Offenlegung von Daten und andere Verstöße. Normalerweise gibt der Abschnitt keine spezifischen Verantwortungsmaße an, weil Sie können sachlich nur im Rahmen eines Arbeits- und Gerichtsverfahrens festgestellt werden.

Rechte

Dies beschreibt die Rechte eines stellvertretenden Managers. In der Regel handelt es sich um einen recht standardmäßigen Dienst, der sich nur aufgrund der Besonderheiten des Unternehmens selbst und der Verantwortlichkeiten eines bestimmten Assistenten unterscheidet.

Nach der Erstellung und Genehmigung der Anweisungen werden diese in der Anzahl der Hilfskräfte ausgedruckt. Normalerweise werden sie auf den Briefkopf des Unternehmens gedruckt, wodurch man sich den unnötigen Aufwand erspart, der mit der Eingabe von Daten über das Unternehmen und seinen Geschäftsführer in das Dokument verbunden ist. Im letzten Schritt werden die Unterschriften und die Niederschriften sowohl vom Manager selbst als auch von seinem Assistenten angebracht. Es können auch Unterschriften von Personen beigefügt werden, mit denen dieser Termin vereinbart wird. Das Firmensiegel ist in diesem Dokument nicht erforderlich.