Avtomatlaşdırılmış Dhow sistemlərinin məqsədi, strukturu və funksiyaları. Avtomatlaşdırılmış Dhow sistemləri

Giriş

Son illərdə idarəetmənin informasiya dəstəyinin rolu bir neçə dəfə artmışdır. Müasir dünya, onun sosial-iqtisadi inkişafı şəraitində məlumatlı və məlumatlı olmaq üçün məlumatların toplanması, saxlanması, emalı, ötürülməsi və arxivləşdirilməsini əhatə edən idarəetmə prosesinə informasiya dəstəyinin artan əhəmiyyətini qeyd etmək lazımdır. effektiv idarəetmə qərarları.

Bazar iqtisadiyyatının müasir inkişafı və böyüməsi şəraitində effektiv idarəetmə qərarları qəbul etmək üçün təşkilat vahid və ardıcıl avtomatlaşdırılmış sənədləşmə sistemini tələb edir.

İnformasiya prosesləri (informasiyanın toplanması, emalı və ötürülməsi) elm, texnika və ictimai həyatda həmişə mühüm rol oynamışdır. İnsanın təkamülü zamanı bu proseslərin avtomatlaşdırılması istiqamətində davamlı bir tendensiya olmuşdur, baxmayaraq ki, onların daxili məzmunu mahiyyətcə dəyişməz qalmışdır.

İnformasiya özlüyündə mövcud deyil, informasiya proseslərində özünü göstərir. İnsan informasiya aləmində yaşayır və həyatı boyu bütün növ informasiya proseslərində iştirak edir.

Əsas informasiya prosesləri bunlardır: informasiyanın axtarışı, toplanması, saxlanması, ötürülməsi, emalı, istifadəsi və mühafizəsi.

İnformasiya ilə həyata keçirilən hərəkətlərə informasiya prosesləri deyilir.

İnformasiyanın qəbulu, saxlanması, emalı və ötürülməsi ilə bağlı proseslərə informasiya deyilir.

İnformasiya prosesi - hər hansı bir nəticə əldə etmək üçün məlumat (məlumat, məlumat, fakt, ideya, fərziyyə, nəzəriyyə və s. formasında) həyata keçirilən ardıcıl hərəkətlərin (əməliyyatların) məcmusu.

İnformasiya hər zaman hər hansı sistemlərdə (sosial, sosial-texniki, bioloji və s.) baş verən informasiya proseslərində özünü dəqiq şəkildə göstərir.

Müəyyən informasiya texnologiyalarından istifadə etməklə həyata keçirilən informasiya prosesləri insanın informasiya fəaliyyətinin əsasını təşkil edir. Kompüter informasiya proseslərinin avtomatlaşdırılmış şəkildə icrası üçün universal qurğudur.

Bu işin məqsədi ofis işi sahəsində avtomatlaşdırılmış informasiya sistemlərini təhlil etmək və nəzərdən keçirmək, “informasiya sistemləri” anlayışını təhlil etmək və avtomatlaşdırılmış sistemlərdə tətbiq edildikdə təhlil etməkdir.

Məqsədə çatmaq üçün aşağıdakı vəzifələri təhlil etmək lazımdır: məktəbəqədər təhsil müəssisəsi xidmətinin əsas vəzifələrini müəyyənləşdirmək və müəyyənləşdirmək, ofis avtomatlaşdırılması və elektron sənəd dövriyyəsi sistemlərini təhlil etmək, avtomatlaşdırılmış sistemləri tətbiq edərkən informasiya dəstəyinin yaradılması prinsiplərini nəzərdən keçirmək.

Eyni zamanda, bu işin obyekti avtomatlaşdırılmış ofis iş sistemləridir.

1. Ofis işində əsas anlayışlar və AS-nin nəzəri aspektləri

1.1 Məktəbəqədər təhsilin əsas anlayışları

“Avtomatlaşdırılmış ofis işi” mövzusunu əhatə etmək üçün bu aspektin əsas terminologiyasını təqdim etmək lazımdır. Sənədin tərifindən başlayırıq. “Sənəd” anlayışı bizə latın dilindən “documentum” sözündən gəlib, bu da öz növbəsində “sübut”, “sübut” deməkdir. Əvvəlcə bu termin Böyük Pyotrun dövründə tətbiq edilmiş və “yazılı şəhadət” mənasını daşıyırdı. Bundan az sonra “iş kağızı”, “rəsmi sənəd” və “akt” kimi terminlər istifadəyə verildi. Bu terminlər idarəetmə sistemində sənəd funksiyalarının vacibliyini vurğulayırdı. 77-FZ nömrəli "Sənədlərin qanuni depoziti haqqında" Federal Qanunda sənədə aşağıdakı tərif verilir: "Sənəd mətn, səs yazısı, şəkil və (və ya) şəklində hər hansı bir formada qeyd olunan məlumatı olan maddi bir mühitdir. ) müəyyən etməyə imkan verən təfərrüatlara malik olan və ictimai istifadə və mühafizə məqsədi ilə zaman və məkanda ötürülməsi nəzərdə tutulan kombinasiyası."

Bu tərifdən belə nəticə çıxır ki, “sənəd” anlayışı “informasiya” anlayışı ilə ayrılmaz şəkildə bağlıdır. 20 fevral 1995-ci il tarixli "İnformasiya və informasiyanın mühafizəsi haqqında" Federal Qanun "sənədli məlumat" anlayışına aşağıdakı tərifi verir - bu, onu müəyyən etməyə imkan verən təfərrüatları olan maddi mühitdə qeyd olunan məlumatdır. Sonralar bu qanun redaktə olunaraq yenidən nəşr olundu. 149 saylı Federal Qanunda - "İnformasiya, İnformasiya Texnologiyaları və İnformasiyanın Mühafizəsi haqqında" Federal Qanunun tərifinə uyğun olaraq, "məlumat" təqdim edilmə formasından asılı olmayaraq məlumatdır (mesajlar, məlumatlardır."

Öz növbəsində, sənədləşdirilmiş məlumat bu cür məlumatları müəyyən etməyə imkan verən təfərrüatlar və ya qanunla müəyyən edilmiş hallarda onun maddi daşıyıcısı ilə məlumatların sənədləşdirilməsi yolu ilə maddi daşıyıcıda qeydə alınan məlumatdır.

İstənilən fəaliyyət sahəsinin təşkilatında sənəd bütün struktur bölmələrində fəaliyyətin idarə edilməsi vasitəsi kimi çıxış edir. Bu fəaliyyət sahəsində “sənəd” deyil, “rəsmi sənəd” deyilməlidir.Rəsmi sənəd hüquqi və ya fiziki şəxs tərəfindən yaradılan, təşkilatda istifadə olunmaq hüququna malik olan, qanunvericiliklə müəyyən edilmiş qaydada rəsmiləşdirilən və təsdiq edilən sənəddir. müəyyən edilmiş qaydada.

Sənədləşməni və rəsmi sənədlərlə işin təşkilini təmin edən fəaliyyət sahəsi Sənədləşmənin idarə edilməsi adlanır.

Məktəbəqədər təhsil müəssisəsi sənədlərin yaradılması, icrası, habelə onların icrası və müddətlərinə nəzarət üzrə bütün işlərlə məşğul olur. Bu kompleksə həmçinin sənədlərin uçotu, artıq icra olunmuş sənədlərdən işlərin yaradılması, cari işlərin saxlanması və istifadəsi, arxivə təhvil verilməsi üçün hazırlanması işləri də daxildir.

Bu funksiyaları müstəqil struktur bölmə kimi fəaliyyət göstərən xüsusi xidmət həyata keçirir. Eyni zamanda, onu fərqli adlandırmaq olar: Ofis idarəçiliyi şöbəsi, Ümumi şöbə, Ofis şöbəsi, Katiblik və ya Ofis idarəçiliyi şöbəsi.

Dar fəaliyyət istiqaməti olan müəssisələrdə sənədləşmənin həcmi kifayət qədər kiçikdir, buna görə də ayrıca şöbənin yaradılması praktiki deyil. Belə hallarda müəssisədə sənəd dövriyyəsi üzrə bütün işləri təşkilat rəhbərinin katibi və ya bu işə xüsusi olaraq cəlb edilmiş işçi yerinə yetirir.

Müəssisənin səmərəliliyi, habelə idarəetmə qərarlarının qəbul edilməsinin keyfiyyəti və sürəti müəssisədə məharətlə düşünülmüş, mütəşəkkil və rasional ofis işindən asılıdır. Beləliklə deyə bilərik ki, idarəetmə fəaliyyətini müəssisə sənədləri ilə təmin etmək istənilən müəssisədə ən mühüm idarəetmə funksiyasıdır.

Bununla belə, qeyd etmək lazımdır ki, hər bir müəssisə unikaldır, özünəməxsus təşkilati formaya malikdir və buna görə də müəssisənin idarəetmə formasına uyğun olaraq məktəbəqədər təhsil müəssisəsinə xidmət formasını seçmək lazımdır. Sonradan sənədlərlə işin seçilmiş formasının tənzimlənməsi müəssisənin ofis idarəçiliyi üçün təlimatlarda qeyd olunur.

Rəsmi sənədlərlə işin təşkili hazırda GOST R 51141-98 “Ofis işi və arxiv işi. Şərtlər və anlayışlar”. "Ofis işi" termininə əlavə olaraq, ofis işinin müasir təşkilində informasiya və texniki komponenti ən geniş şəkildə ortaya qoyan "sənədlərin idarə edilməsi" sinonim termini var.

Dövlət standartına uyğun olaraq, sənədləşmə müəyyən edilmiş qaydalara uyğun olaraq müxtəlif daşıyıcılarda məlumatların qeyd edilməsidir. Sənədləşmə sənədlərin yaradılması, onların hazırlanması, tərtibi, əlaqələndirilməsi, icrası və istehsalı üzrə əməliyyatların məcmusudur.

Məktəbəqədər xidmət prosesi bir neçə mərhələdən ibarətdir:

1) sənədlərin yaradılması və icrası;

2) sənədlərin qəbulu və ötürülməsi;

3) təşkilat daxilində sənədlərin hərəkətinin təşkili;

4) icranın qeydiyyatı və nəzarəti;

5) məlumat və arayış işi;

6) sənədlərin saxlanması.

Bu fəaliyyətlər aşağıdakı vəzifələri yerinə yetirmək üçün həyata keçirilir:

1) sənədlərlə işləməyin forma və üsullarının təkmilləşdirilməsi;

2) vahid sənədləşmə prosedurunun təmin edilməsi;

3) sənədlərlə işin təşkili;

4) informasiya axtarış sistemlərinin qurulması;

5) mövcud qaydalara uyğun olaraq sənədlərin arxivə təhvil verilməsi üçün icrasına və hazırlanmasına nəzarət;

6) sənəd dövriyyəsinin azaldılması;

7) sənəd formalarının unifikasiyası;

8) strukturda idarəetmənin sənədləşmə təminatını təkmilləşdirmək üçün normativ-metodiki sənədlərin işlənib hazırlanması və həyata keçirilməsi;

9) sənədlərlə işdə ən son informasiya texnologiyalarının tətbiqi.

Sənədləşmənin idarə edilməsinin funksiya və vəzifələrini daha dərindən nəzərdən keçirmək və yuxarıda göstərilən xidmətin tam olaraq nə etdiyini başa düşmək üçün müasir dünyada idarəetmə sənədləri ilə istənilən işin kompüter və informasiya texnologiyalarına əsaslandığına diqqət yetirmək lazımdır. DOU xidmətinin funksiyaları təkcə səmərəli sənəd dövriyyəsinin təşkili, sənədləşmənin qeydiyyatı deyil, həm də bir müəssisə daxilində bütün sənədlərin icrasına nəzarət və sənədlərlə işləmək üçün avtomatlaşdırılmış informasiya sistemlərinin işlənib hazırlanmasında tapşırıqların qoyulmasıdır. Eyni zamanda, müəssisə daxilində və xaricində sənədlərlə işi yaxşılaşdırmaq üçün məlumat əldə etmək, habelə onun icazəsiz girişdən qorunmasını təmin etmək lazımdır.

Lakin sənədlərin yaradılmasında istifadə olunan məlumatlar tam, obyektiv, dəqiq, dəyərli, etibarlı və vaxtında təqdim edilmədikdə bütün bu vəzifələri yerinə yetirmək mümkün deyil.

1.2 İdarəetmə sənədlərinə dəstək xidmətinin əsas vəzifələri

Müasir şəraitdə, bir çox müəssisələrdə idarəetmə sənədləri ilə iş kompüter texnologiyasına əsaslandıqda, məktəbəqədər təhsil müəssisəsi xidmətinin funksiyaları yalnız müəssisənin sənəd dövriyyəsinin təşkili, sənədlərin qeydiyyatı və onların icrasına nəzarətlə məhdudlaşmır. Məktəbəqədər təhsil müəssisəsi xidməti sənədlərlə işləmək üçün avtomatlaşdırılmış informasiya sistemlərinin işlənib hazırlanmasında, informasiyaya çıxışın təmin edilməsində, sənədlərlə işin təkmilləşdirilməsində tapşırıqların qoyulmasında bilavasitə iştirak edir.

Beləliklə, məktəbəqədər təhsil müəssisəsi xidməti üç əsas vəzifəni həll edir:

1) idarəetmə fəaliyyətinin sənədləşdirilməsini təmin etmək;

2) müəssisədə sənədlərlə işin təşkili;

3) sənədlərlə işin forma və üsullarının təkmilləşdirilməsi.

Məktəbəqədər təhsil müəssisəsi xidmətinin qarşısında duran vəzifələr onun funksiyalarını müəyyən edir.

1. İdarəetmə fəaliyyətinin sənədləşdirilməsinin təmin edilməsi vəzifələri aşağıdakı funksiyaları yerinə yetirməklə həll edilə bilər:

Formaların işlənib hazırlanması və dizaynı, onların istehsalının təmin edilməsi;

Sənədlərin hazırlanması, surətinin çıxarılması və təkrarlanmasının təmin edilməsi;

Sənədlərin hazırlanması və icrasının keyfiyyətinə, müəyyən edilmiş təsdiq proseduruna riayət olunmasına və sənədlərin sertifikatlaşdırılmasına nəzarət.

2. Müəssisədə sənədlərlə işin təşkili vəzifələri aşağıdakı funksiyaları yerinə yetirməklə həll edilir:

Sənədlərin keçməsi üçün vahid prosedurun yaradılması (institusional sənəd dövriyyəsi);

Daxil olan və gedən sənədlərin yönləndirilməsi;

Daxil olan, çıxan və daxili sənədlərin qeydiyyatı və uçotu;

Sənədlərin icrasına nəzarət;

Sənədlərin sistemləşdirilməsi, saxlanmasının və istifadəsinin təmin edilməsi; vətəndaşların müraciətləri ilə işin təşkili.

İnformasiya təhlükəsizliyinin təmin edilməsi.

3. Sənədlərlə işin forma və üsullarının təkmilləşdirilməsi vəzifələrinə aşağıdakı funksiyaların yerinə yetirilməsi daxildir:

normativ, təlimat, metodiki sənədlərin işlənib hazırlanması və onlara yenidən baxılması və təşkilatın işçilərinin diqqətinə çatdırılması;

Təşkilatın struktur bölmələrində sənədlərlə işləmək üçün müəyyən edilmiş qaydalara əməl olunmasına metodiki rəhbərlik və nəzarət;

Təşkilatın işçilərinin ixtisaslarının artırılması və sənədlərlə işləmək məsələlərində onlara məsləhətlərin verilməsi;

Təşkilatın sənədləşdirilməsinin sadələşdirilməsi, sənədlərin birləşdirilməsi üzrə işlərin aparılması, təşkilatın fəaliyyətində istifadə olunan sənəd formalarının vaxt cədvəlinin və albomunun hazırlanması;

Sənədlərlə işin yeni forma və üsullarının işlənib hazırlanması və tətbiqi, təşkilatın sənəd dövriyyəsinin təkmilləşdirilməsi, icra intizamının artırılması;

Sənədlərlə işləmək üçün avtomatlaşdırılmış informasiya sistemlərinin və verilənlər bazalarının yaradılması və təkmilləşdirilməsi üzrə tapşırıqların qoyulması.

Yuxarıdakı məqamlara əsasən görürük ki, elektron sənəd dövriyyəsi olmadan işçi bütün əməliyyatları müstəqil həyata keçirə bilməz.

1.3 Elektron sənəd dövriyyəsi sistemlərinin tətbiqi üçün müasir texnologiyalar

İdarəetmə sistemi rəsmiləşdirilmiş iş prosesi kimi təqdim edilməli olan effektiv sənəd dövriyyəsinin təşkilini və saxlanmasını tələb edir. Bu zaman istənilən sənəd (elektron və ya kağız) müəssisə bölmələri arasında işgüzar qarşılıqlı əlaqənin rəsmiləşdirilməsi və xarici əlaqələrin təşkili üçün əsas vasitədir.

İdarəetmə qərarlarının qəbulu üçün tələb olunan məlumatların həcminin əhəmiyyətli dərəcədə artmasının davamlı tendensiyası sənədlərin əvvəlkindən əhəmiyyətli dərəcədə daha böyük miqdarda qəbulu, işlənməsi və saxlanması ehtiyacına səbəb olur. Sənədlərlə işləməyin ənənəvi üsulları səmərəsiz olur.

Biznes proseslərinin təhlili göstərdi ki, sənədlərin təxminən 15%-i iş zamanı itirilir, onların axtarışı isə sənədlərin işlənməsinə cavabdeh olan işçilərin iş vaxtının 30%-ə qədərini alır. Eyni zamanda, məlumatın hətta bir hissəsinin geri qaytarıla bilməyən itkisi əhəmiyyətli itkilərlə nəticələnə bilər.

Standart bir kağız sənədi ilə kollektiv işi təşkil etmək üçün onu dəfələrlə köçürmək, müxtəlif struktur bölmələrə çatdırmaq, xüsusi iclaslar, təsdiqlər keçirmək lazımdır ki, bu da inanılmaz dərəcədə böyük vaxt tələb edir.

Başqa bir problem, sorğu əsasında lazımi məlumatı tapmaq üçün uzun müddət tələb olunması ilə bağlıdır. Elektron sənədlərlə işləyərkən sənədin axtarış müddəti və deməli, sorğuya cavab müddəti xeyli az olur.

Ekspert hesablamalarına görə, kağız sənəd dövriyyəsinin elektron sənədlə əvəz edilməsi işçilərin məhsuldarlığını 25-50% artırmağa kömək edir, bir sənədin emal müddəti isə 75%-dən çox azalır. Klassik olaraq, biznes, bir iş prosesi olaraq, yalnız 10-20% avtomatlaşdırma sistemi tərəfindən dəstəklənir. Bunlar, bir qayda olaraq, yalnız aydın şəkildə rəsmiləşdirilə bilən və strukturlaşdırıla bilən vəzifələrdir. Formalaşdırma və rəsmiləşdirmə prosesinin özü ənənəvi avtomatlaşdırma tərəfindən dəstəklənmir.

1.4 Ofisin avtomatlaşdırılması və elektron sənəd dövriyyəsi sistemləri

Tələb olunan avtomatlaşdırma səviyyəsini təyin etdikdən sonra təşkilat təşkilatın avtomatlaşdırma ehtiyaclarını ödəyəcək bir sistem seçir.

Avtomatlaşdırma sistemi dedikdə, avtomatlaşdırma obyektindən asılı olmayaraq, istər dövlət qurumu, istər kommersiya bankı, istər ticarət şirkəti və ya hər hansı digər təşkilat ofis işləri ilə bağlı problemlərin həlli üçün nəzərdə tutulmuş istənilən avtomatlaşdırılmış sistem başa düşülür. Təşkilatın ofis işini aparması və onun Rusiya qanunvericiliyi ilə müəyyən edilmiş tələblərə uyğun olaraq həyata keçirilməsi vacibdir ki, bu da həll edilməli olan vəzifələrin dairəsini kifayət qədər aydın şəkildə göstərməyə imkan verir8.

Sənədin avtomatlaşdırılması sistemini seçərkən, bir qayda olaraq, iki variantdan biri nəzərə alınır:

* ofis avtomatlaşdırılması;

* sənəd dövriyyəsinin avtomatlaşdırılması.

Ofisin avtomatlaşdırılması sistemləri əsasən daxil olan, göndərilən, daxili və təşkilati-inzibati sənədlərin uçotu (qeydiyyatı), verilmiş qərarların və onların icrası haqqında daxil olan məlumatların uçotu problemlərini həll edir. Sistem verilənlər bazaları yalnız sənəd təfərrüatlarını deyilən formada saxlaya bilər. “qeydiyyat və nəzarət kartları”, həm də mətnlər, fayllar və ya şəkillər şəklində onların məzmunu. Ofis avtomatlaşdırma sistemləri sənədlərin və hər bir qərarın və ya göstərişin icrasına nəzarət etməyə, sənədlərin aid olduğu işlər haqqında məlumatları saxlamağa imkan verir. Verilmiş meyara və ya onların toplusuna uyğun olaraq zəruri sənədlərin sürətli axtarışı bu növ sistemlərin ayrılmaz atributudur.

Bu gün sənədlərin avtomatlaşdırılması sisteminin həyata keçirilməsinin üç əsas yolu var:

* orijinal avtomatlaşdırma sisteminin inkişafı;

* standart avtomatlaşdırma sisteminin quraşdırılması;

* avtomatlaşdırma vasitələrinin qurulması.

İdeal olaraq, sistem həm kağız, həm də elektron sənəd axınını, eləcə də təşkilatın iş proseslərini dəstəkləməlidir. Praktikada buna nail olmaq çətindir.

Nəzərə alınmalı vacib amil proqramın miqyası, yəni zaman keçdikcə proqramın istifadə olunduğu iş stansiyalarının (kompüterlərin) sayını artırmaq və sistemdə saxlanılan sənədlərin sayını artırmaq imkanıdır.

Diqqət etməli olduğunuz başqa bir məqam, bir neçə il ərzində sənədlərlə işləmək bacarığıdır. Bəzi proqramlarda hər il ötən ilin sənədləri arxivə köçürülür və cari ilin sənədlərinin yeni bazası yaradılır. Bu, bir tərəfdən işi asanlaşdırır və sistem yükünü azaldır. Lakin digər tərəfdən, bu, icraya nəzarəti və ötən ildən sənədlərin axtarışını xeyli çətinləşdirə bilər. Bu, xüsusilə ilin əvvəlində, 2-3 aylıq olan və artıq arxivə köçürülmüş sənədlərə tez-tez zənglər olduqda nəzərə çarpır.

Buna görə də, proqramın keçmiş illərin sənədlərini asanlıqla axtarmağa imkan verməsi vacibdir.

Proqram əlçatan olmalıdır ki, istifadəçi bir daha administrator xidmətlərinə müraciət etmədən bəzi sistem parametrlərini (məsələn, lüğətlər, kataloqlar, standart marşrutlar və s.) özü edə bilsin. İnzibatçı yalnız informasiya təhlükəsizliyini təmin etmək, istifadəçilərin hüquq və hərəkətlərinə nəzarət etmək funksiyalarını yerinə yetirməlidir.

Avtomatlaşdırılmış sistemlərdə ofis işinin bütün əsas ənənəvi funksiyalarının qorunub saxlanmasına baxmayaraq, avtomatlaşdırma, əlbəttə ki, sənədlərlə işi ənənəvi ("əl") texnologiyalardan daha səmərəli təşkil etməyə və kompüter şəbəkələrindən istifadə edərək bir çox tipik ofisləri həll etməyə imkan verir. təşkilatda sənədlərin hərəkəti prosesini əhəmiyyətli dərəcədə sadələşdirən və sürətləndirən yeni bir şəkildə iş tapşırıqları.

Ümumiyyətlə, avtomatlaşdırılmış informasiya dəstəyi sisteminə aşağıdakı bloklar daxil ola bilər:

1. vəzifələri təşkilatın fəaliyyət istiqamətlərinə uyğun gələn bütün sənədlərin, referatların və ya ünvanların vaxtında müəyyən edilməsi, qeydə alınması, seçilməsi və istifadəçilərə təqdim edilməsindən ibarət avtomatlaşdırılmış elmi-texniki məlumat sistemi (STI) menecerlər və mütəxəssislər.

Sistemin prioritet vəzifələri arasında aşağıdakıları vurğulamaq lazımdır:

1) daxil olan STI mənbələrinin (kitablar, broşürlər, elmi jurnallar, məqalələr, elmi-texniki hesabatlar və s.) uçotu;

2) istifadəçi abunə xidmətlərinin avtomatlaşdırılmış uçotu, o cümlədən NTI mənbələrinin buraxılması və qaytarılmasının qeydiyyatı;

3) müxtəlif indekslərin və bülletenlərin tərtibi və aparılması;

5) idarəetmə işçilərinin cari elmi, texniki, iqtisadi və s. daimi və ya birdəfəlik sorğular üçün (məlumatın seçmə yayılması və retrospektiv axtarış rejimində) onların informasiya ehtiyaclarına uyğun nailiyyətlər;

6) qərarların qəbulu prosesinin müxtəlif mərhələlərində həll olunan problemə aid olan elmi-texniki məlumatların axtarışı və verilməsi;

2. avtomatlaşdırılmış tənzimləmə sistemi. və hüquqi məlumatlar. Bu tip informasiyalar qərarların qəbul edilməsinin əsas tənzimləyiciləri kimi çıxış edir, o cümlədən onların əsasında qərarın hüquqi əsaslılığı yoxlanılır. İdarəetmə işçilərinin böyük həcmdə bu məlumatı əl ilə emal etmək imkanlarının məhdud olması menecerlərin mövcud standartlar haqqında kifayət qədər məlumatlı olmamasına səbəb olur. Hüquqi informasiya təminatının təkmilləşdirilməsi yollarından biri avtomatlaşdırmadır;

3. təşkilati və inzibati məlumatların avtomatlaşdırılmış sənədli sistemi;

4. avtomatlaşdırılmış faktiki məlumat və arayış sistemi.

Sadalanan alt sistemlərin hər biri qərar qəbul etmə prosesində çox xüsusi rol oynayır. Faktiki sistem idarə olunan obyektin vəziyyəti və dinamikası haqqında konkret məlumatı əldə etmək və emal etmək üçün istifadə olunur. Avtomatlaşdırılmış elmi-texniki məlumat sistemi rəhbərləri və mütəxəssisləri lazımi elmi-texniki məlumatlarla təmin edir, onsuz qərarı əsaslandırmaq mümkün deyil. Qəbul edilmiş qərarların hüquqi təminatı üçün tənzimləyici və hüquqi məlumatların avtomatlaşdırılmış sistemi lazımdır. Digər alt sistemlərə nisbətən mərkəzi yeri idarəetmə və idarə olunan sistemlər arasında operativ əlaqə kanalı kimi çıxış edən və problemin diaqnozundan tutmuş idarəetmə qərarlarının qəbul edilməsinin bütün dövrünü əks etdirən avtomatlaşdırılmış təşkilati və inzibati məlumat sistemi (ORI) tutur. alternativin seçilməsi və həyata keçirilməsi. Beləliklə, ORI sistemi sadəcə məlumat axtarış sistemi deyil, o, idarəetmə prosesində fəal iştirak edir və ona təsir göstərir. Onun əsas vəzifələri idarəetmə sistemlərinin və proseslərinin təşkili üçün optimal şərait yaratmaq, qərarların vaxtında həyata keçirilməsi və konkret icraçılara çatdırılması, idarəetmənin bütün səviyyələrində qərarların icra müddətinə, keyfiyyətinə və həcminə vaxtında nəzarəti təmin etməkdən ibarətdir.

2. Avtomatlaşdırılmış sənəd idarəetmə sistemlərinin tətbiqi zamanı informasiya sistemləri

2.1 Avtomatlaşdırılmış sistemlərin tətbiqi zamanı informasiya təminatı sisteminin yaradılmasının əsas prinsipləri

elektron sənəd dövriyyəsinin avtomatlaşdırılması

Yerli və xarici idarəetmə informasiya sistemlərinin (İİS) layihələndirilməsi təcrübəsi göstərir ki, onların effektivliyini müəyyən edən mühüm amil informasiya təminatı problemlərinin həllinə sistemli yanaşmanın həyata keçirilməsidir. Sistemli yanaşma iqtisadi, texnoloji, psixoloji, mühəndislik və sosial problemlərin hərtərəfli nəzərdən keçirilməsini və həllini nəzərdə tutur. Bu, şaquli ilə üfüqi inteqrasiyanı (müəyyən iyerarxik səviyyədə dövriyyədə olan qərarların qəbulu üçün zəruri olan bütün məlumatların əlaqələndirilməsi) birləşdirən inteqrasiya edilmiş idarəetmə sisteminin yaradılması probleminə yaxınlaşmağa imkan verir. İnteqrasiya prinsipi bu fəsildə dizayn obyekti kimi nəzərdən keçirəcəyimiz avtomatlaşdırılmış sistemlərdə ən tam şəkildə həyata keçirilir.

İdarəetmədə avtomatlaşdırılmış sistemlərin istismarında kifayət qədər geniş təcrübə onların yaradılmasının əsas prinsiplərini formalaşdırmağa imkan verir. Bu prinsipləri 3 qrupa bölmək olar:

1) idarəetmə;

2) texniki;

3) təşkilati.

Birinci qrupa yaradılmış sistemlərin ardıcıllıq, mürəkkəblik, səmərəlilik prinsipləri və yeni tapşırıqlar prinsipi daxildir.

Sistemli prinsip informasiya sisteminin layihələndirilməsinin idarəetmə obyektinin və bütövlükdə idarəetmə sisteminin ilkin sistem təhlilinə əsaslanmasını tələb edir. Sistem təhlili sistemin məqsədlərini müəyyənləşdirməyi və obyektin işləməsinin rəsmi modelini qurmağı əhatə edir.

Mürəkkəblik prinsipi istehsalatda və idarəetmədə həyata keçirilən bütün işlərin, o cümlədən avtomatlaşdırma işlərinin qarşılıqlı əlaqəsini nəzərdə tutur. Avtomatlaşdırmanın səmərəliliyinə yalnız vahid metodoloji əsasdan istifadə edərək istehsalın intensivləşdirilməsinə yönəlmiş bütün fəaliyyət spektrinin vahid planlaşdırılması ilə əldə edilir. Bundan əlavə, təcrübənin göstərdiyi kimi, təkcə funksiya və ya tapşırığı deyil, onların bir-biri ilə əlaqəli kompleksini avtomatlaşdıran sistemlər daha effektivdir. Mürəkkəblik prinsipi yerli sistemlərin yaradılmasından inteqrasiya olunmuş avtomatlaşdırılmış sistemlərin yaradılmasına keçiddə həqiqətən də təcəssümünü tapdı.

Hər hansı bir avtomatlaşdırılmış sistemin inkişafı üçün ən vacib müddəalardan biri budur avtomatlaşdırmanın səmərəliliyi prinsipi. Sistemlərin effektivliyi ilk növbədə avtomatlaşdırılmış funksiyaların, texnologiyaların və tapşırıqların çeşidinin düzgün seçilməsi ilə bağlıdır. Çox vaxt effektivliyi ya qeyri-kafi, ya da mənfi olan sistemlər var.

Əksər sistemlər üçün səmərəliliyin qiymətləndirilməsi meyarı kimi iqtisadi səmərəlilik göstəriciləri istifadə olunur. Səmərəlilik meyarlarına həmçinin aşağıdakılar aid edilə bilər: xidmət müddətinin azaldılması, istifadəçi məlumatlılığının artırılması və bir sıra digər göstəricilər.

Yeni vəzifələrin prinsipi güman edir ki, işlənib hazırlanan sistem təkcə ənənəvi problemlərin həllini təmin etməyəcək, həm də yeni texnologiyalardan istifadəyə imkan verəcək, bu isə idarəetmə qərarlarının informasiya təminatında yeni imkanların meydana çıxması deməkdir. Avtomatlaşdırılmış sistem çərçivəsində yalnız yerli uçot və hesabat tapşırıqlarının yerinə yetirilməsi səmərəsiz olur.

Dizayn prinsiplərinin ikinci qrupuna riayət edilməsi mütləq zəruri olan texniki prinsiplər daxildir:

1) kompüter texnologiyası və proqram təminatının kompleks istifadəsi;

2) sistemin vahid informasiya bazasının yaradılması;

3) istifadəçi ilə sistem arasında birbaşa əlaqənin təşkili.

Kompüter texnologiyasının tətbiq dairəsi genişləndikcə aparat və proqram təminatının istifadəsində dürüstlük getdikcə daha çox əhəmiyyət kəsb edir.

İnteqrasiya edilmiş informasiya sisteminin yaradılması çox mürəkkəb və əmək tutumlu proses olduğundan müvafiq işlərin həyata keçirilməsi bütün inkişaf mütəxəssislərinin fəaliyyətinin əlaqələndirilməsini tələb edir ki, bu da aparıcı informasiya təminatı mütəxəssisinin təyin edilməsi ilə əldə edilir. Artıq bir sıra müəssisələrdə belə vəzifələr tətbiq edilib. İnformasiya dəstəyi mütəxəssisinin əsas funksiyaları bunlardır:

1. inteqrasiya olunmuş məlumat bazasının layihələndirilməsi, saxlanması və inkişafı üzrə işlərin təşkili; təşkilat daxilində informasiya ehtiyaclarının öyrənilməsi; səmərəli informasiya təminatı sistemlərinin yaradılması təcrübəsinin ümumiləşdirilməsi;

2. klassifikatorların və kodlaşdırıcıların təkmilləşdirilməsi və tətbiqi;

3. heterojen verilənlər bazalarının inteqrasiyası sistemlərinin yaradılmasına və paylanmış verilənlər bazası idarəetmə sistemlərinin təkmilləşdirilməsinə yönəldilmiş işlərin təşkili;

4. informasiya təminatı sistemlərinin etibarlı fəaliyyətinin təmin edilməsi.

İnformasiya təminatı üzrə baş mütəxəssis (İS) plana uyğun olaraq idarəetmə informasiya sisteminin hazırlanması, tətbiqi və istismarını həyata keçirən informasiya dəstəyi xidmətinin işinə rəhbərlik edir. Daxili və xarici məlumatlarla işləmək üçün xidmət daxilində qrupları ayırmaq məsləhətdir. Bu qrupların işinin əlaqələndirilməsi, eləcə də informasiya təminatı xidmətinin təşkilatın digər xidmətləri ilə qarşılıqlı fəaliyyətinin təmin edilməsi baş mütəxəssisin ən mühüm funksiyalarından biridir.

Avtomatlaşdırılmış idarəetmə sistemlərinin (ACS) dizaynına iki yanaşma var:

1) deduktiv (ümumi tapşırıqdan xüsusi idarəetmə tapşırıqlarına);

2) induktiv (xüsusi funksiyalardan ümumi idarəetmə tapşırığına qədər).

Təcrübə göstərir ki, ən perspektivlisi bu iki yanaşmanın birləşməsi və onların vahid məqsədə tabe olması kimi görünür. İnformasiya dəstəyinin layihələndirilməsinin ümumi sxemi aşağıdakı ardıcıllıqla təqdim edilə bilər:

Qərar vermə sisteminin təhlili. Proses məlumatın qəbul edilməsini tələb edən bütün növ qərarların müəyyən edilməsi ilə başlayır. Hər bir səviyyənin və funksional sahənin ehtiyacları nəzərə alınmalıdır.

İnformasiya sorğularının təhlili, yəni. hər bir qərar qəbul etmək üçün hansı növ məlumatların tələb olunduğunu müəyyən etmək lazımdır.

Qərarların ümumiləşdirilməsi. Əgər hər bir qərar xüsusi məlumat sistemi tələb etsəydi, idarəetmə sistemi ümidsiz dərəcədə mürəkkəb olardı. Eyni məlumat tələb edən qərarlar bir idarəetmə problemində qruplaşdırılmalıdır. Başqa sözlə, MİS təşkilati strukturla əlaqələndirilməli və inteqrasiya edilməlidir.

İnformasiya emalı dizaynı. Bu mərhələdə informasiyanın toplanması, ötürülməsi, saxlanması və dəyişdirilməsi üçün real sistem hazırlanır.

Son mərhələdir sisteminin yaradılması və tətbiqi, məqsədi cəza sistemi tərəfindən verilən məlumatları qiymətləndirmək və səhvləri tanımaqdır. Bundan əlavə, layihələndirilən sistemin bir çox çatışmazlıqları olacağını düşünmək lazımdır və buna görə də onları müəyyən etmək və sistemin tənzimlənməsi üçün prosedurlar yaratmaq lazımdır. Beləliklə, sistem çevik olmalıdır.

Cəza sisteminin layihələndirilməsi üzrə işlərin aparılmasında ümumi və effektiv tədqiqat metodu hər bir bölmədə, hər səviyyədə, hər bir menecer tərəfindən qəbul edilən qərarların təhlilidir. Qəbul edilmiş qərarların təhlili idarəetmə subyektinin qarşısında yaranan bütün tapşırıqlar kompleksini təqdim etməyə, müəyyən bir səviyyə və ya menecer üçün həlli məcburi olan vəzifələri müəyyənləşdirməyə və onlara informasiya dəstəyi verməyə, effektiv metodları əsaslandırmağa imkan verir. onları həll etmək üçün. Metodların inkişafı elmi nailiyyətlərdən, o cümlədən riyazi modellərdən maksimum istifadəyə yönəldilməlidir.

UIS-lər dərhal yaranmır. Belə inteqrasiya olunmuş avtomatlaşdırılmış sistemin tətbiqi üçün şirkətə 3 ildən 5 ilə qədər vaxt lazımdır. Nəticə etibarı ilə idarəetmə sisteminin işlənib hazırlanmasında həmişə uzunmüddətli planlaşdırma elementi mövcuddur. Bu tezis həm də ənənəvi formada informasiya dəstəyinin təşkilinə aiddir.

1970-1980-ci illərdə avtomatlaşdırılmış idarəetmə sistemlərinin layihələndirilməsi və inkişafı təcrübəsi. zamanın sınağından çıxmış əsas tövsiyələri və tələbləri təqdim edən GOST-larda öz əksini tapmışdır.

GOST 20914-75-ə uyğun olaraq, avtomatlaşdırılmış idarəetmə sisteminin layihələndirilməsinin aşağıdakı mərhələlərini ayırmaq olar:

1. layihədən əvvəlki mərhələ;

2. dizayn mərhələsi;

3. həyata keçirilməsi.

Layihəqabağı mərhələ layihəqabağı ekspertizanı və avtomatlaşdırılmış idarəetmə sistemi üçün texniki şərtlərin işlənməsini əhatə edir. Bu mərhələnin ən mühüm nəticələri informasiya sisteminin məqsəd və vəzifələrinin təsviridir; onun yaradılması üçün ümumi tələblərin işlənib hazırlanması; sorğu proqramının hazırlanması, onun çərçivəsində aşağıdakılar öyrənilir və aydınlaşdırılır: idarəetmə məlumat modeli; təşkilatın strukturu və funksiyaları, avtomatlaşdırılacaq vəzifələrin siyahısı; texniki vasitələrin təxmini tərkibi; informasiya təminatı sisteminin texniki-iqtisadi xarakteristikalarını.

Dizayn mərhələsi texniki və detallı dizaynların inkişafı ilə bağlıdır. Texniki şərtlərin hazırlanması mövcud obyektin (təşkilat və ya bölmənin) və onun idarəetmə sistemlərinin və ya yaxınlıqdakı obyektin (yeni obyektin analoqu) tədqiqatının aparılmasını əhatə edir. İnformasiya təminatı problemlərini həll etmək üçün informasiya axınları, təsnifat və kodlaşdırma sistemləri, sənədləşdirmə formaları təhlil edilir, DBMS-lər, mövcud verilənlər bazalarının strukturları və onların inteqrasiyası üsulları da öyrənilir. Bu işin nəticələri ilkin texnoloji tələblərə daxil edilir və QOST 24.202-80 və 24.205-80 nəzərə alınmaqla 17.195-76, 15.101-80, 7.32-81 QOST-lara uyğun tərtib edilir.

Texniki layihə hazırlayarkən istifadə olunan bütün məlumatların tamlığı, ardıcıllığı, artıqlığının olmaması və təkrarlanması baxımından təhlili, həmçinin çıxış sənədlərinin formalarının işlənib hazırlanması üzərində ətraflı dayanmaq lazımdır. Belə bir araşdırmanın nəticələri məlumat təşkilatının təşkili üçün tələbləri müəyyən edən "İnformasiya dəstəyinin təsviri" sənədində sənədləşdirilir. Texnoloji xarakterli sənədlər GOST 24.205-80 nəzərə alınmaqla GOST 24.101-80 tələblərinə uyğun olmalıdır. Metodoloji materiallara uyğun olaraq, bu mərhələnin işinin layihə-smeta sənədlərinin təqdim edilməsi üçün müəyyən edilmiş müddətdən fərqli bir müddət ərzində işlənməsi başa çatdırıla bilən texnoloji layihənin ayrıca bölməsi şəklində rəsmiləşdirilməsinə icazə verilir. sənədlər, lakin "İstifadəyə vermə" mərhələsinin başlanğıcından gec olmayaraq.

Müfəssəl layihələndirmə mərhələsində əsas mərhələlərdən biri İS-nin informasiya təminatı üçün işçi sənədlərin işlənib hazırlanmasıdır, onun məqsədi zəruri proqram təminatı yaratmaq, kompüter daşıyıcılarında arayış və istehsal məlumatlarının ilkin yüklənməsi üçün hazırlamaqdır. məlumat bazası, habelə istifadəçi təlimatları və istismar təlimatları daxil olmaqla lazımi iş sənədlərini verir. Eyni mərhələdə verilənlər bazası inzibatçısı haqqında qaydaların işlənib hazırlanması və təsdiq edilməsi məqsədəuyğundur. Sənədlərə aşağıdakılar daxil edilməlidir: informasiya sisteminin texniki dizaynı; informasiya bazasının təşkilinin təsviri; təsnifat və kodlaşdırma sistemlərinin təsviri; mənbə məlumatlarının siyahısı; çıxış sənədlərinin siyahısı; yerli verilənlər bazalarının təsviri; çıxış sənədlərinin formaları.

UİS-in icra mərhələsinə əsas icra fəaliyyətlərinin həyata keçirilməsi daxildir; kadrların seçilməsi və təlimi; binaların və texniki avadanlıqların hazırlanması. Bu mərhələdə sistemin sınaq əməliyyatı da konkret problemlərin həlli və sınaq nəticələrinin təhlili yolu ilə həyata keçirilir.

Bütün növ avtomatlaşdırılmış sistemlərin yaradılması üzrə işlərin aparılması GOST 24.601-86 “Avtomatlaşdırılmış sistemlər. Yaradılış mərhələləri”. Bütün mərhələ və mərhələlərdə ümumi tələblər və işlərin məcmusu GOST 24.602-86 "Yaradılış mərhələləri üzrə işin tərkibi və məzmunu" ilə müəyyən edilir.

2.2 İnformasiya sistemləri, onların xassələri və xüsusiyyətləri

İnformasiya sistemi informasiyanın tam həyat dövrünü təşkil edən informasiya proseslərinin baş verdiyi sistemdir: yaradılması, çevrilməsi, ötürülməsi, qəbulu, saxlanması, işlənməsi (istifadəsi), məhv edilməsi.

Tapşırıqinformasiya sistemləri- təşkilatın əsas fəaliyyətinə informasiya dəstəyi.

İnformasiya sistemlərinin xüsusiyyətlərinə və xassələrinə gəlincə, ilk növbədə ölçüsünü və mürəkkəbliyini qeyd etmək lazımdır.

İstənilən təbiətdəki müasir sistemlər böyük və mürəkkəb sistemlərə meyllidirlər.

Kompleks sistem iri miqyaslı çoxlu sayda bir-biri ilə əlaqəli və qarşılıqlı əlaqədə olan elementlərdən ibarət olan və mürəkkəb funksiyanı yerinə yetirməyə qadir olan sistemdir.

Təsadüfi amillərin təsiri. Xarakterik və çox əhəmiyyətli xüsusiyyət informasiya sistemlərinin təsadüfi amillərin təsirinə həssaslığıdır, məsələn, işçilərin və ya istifadəçilərin texniki cihazlarının nasazlığı, nasazlığı və ya səhvləri kimi, həm də insanların zərərli hərəkətləri kimi. yalnız təsadüfi deyil, həm də ümumiyyətlə gözlənilməz və ya ən yaxşı halda proqnozlaşdırmaq çətindir.

İnsanın informasiya proseslərində iştirakı. Xüsusiyyət ondan ibarətdir ki, informasiya sistemlərinin son istifadəçisi həmişə təşkilatın işçiləridir. Təşkilatın işçi heyətinin öz maraqları və məqsədləri var ki, onlar məlumat verərkən nəzərə alınmalıdır (azad iradənin olması).

Unikallıq.İnformasiya sisteminin hər bir vəziyyəti unikaldır və onun bütün xüsusiyyətlərini və deməli, müxtəlif təsirlərin fərdi tətbiqini nəzərə almaq üçün informasiya dəstəyi tələb edir.

Dinamizm.İnformasiya sistemləri zaman keçdikcə strukturunu və elementlərinin vəziyyətini dəyişir.

Paylanma sistemin ayrı-ayrı komponentlərinin məkan təşkili deməkdir.

İnformasiya sisteminin vəziyyəti sistemli şəkildə qarşılıqlı əlaqədə olan təşkilati, texniki, prosessual, informasiya və hüquqi struktur qərarların məcmusudur.

Təqdim olunan anlayışların təriflərini verək. Texniki vasitələr və sistemlər kompleksinin tərkibinin, kəmiyyətinin, arxitekturasının (qarşılıqlı əlaqəsinin) sabit təşkili, o cümlədən informasiya prosedurlarının həyata keçirilməsində bilavasitə iştirak edən texniki personal və personal texniki və təşkilati strukturun vəziyyəti kimi müəyyən edilə bilər. informasiya sisteminin və ya təşkilati və texniki struktur həlli kimi.

İnformasiya prosedurlarının tərkibinin və ardıcıllığının sabit təşkili informasiya sisteminin prosessual strukturunun vəziyyəti və ya prosessual struktur həlli kimi müəyyən edilə bilər.

İnformasiya texnologiyalarının hüquqi bazası dedikdə, informasiya sisteminin fəaliyyəti baxımından informasiya təminatını tənzimləyən normativ sənədlərin tərkibini başa düşəcəyik. Bunlar ola bilər: ümumi müddəalar, personalın funksional vəzifələri, prosedurların yerinə yetirilməsi və texniki avadanlıqla işləmə üsulları, üsulları və üsulları üzrə təlimatlar və təlimatlar və s.

2.3 İnformasiya idarəetmə sistemi, onun məqsəd və vəzifələri

İdarəetmə informasiya sistemi idarəetməni qərar qəbul etmək üçün zəruri olan məlumatlarla təmin edən formal sistem kimi müəyyən edilir.

İMS keçmiş, indiki və gözlənilən gələcək haqqında məlumat verməlidir. O, təşkilat daxilində və xaricində bütün müvafiq hadisələri izləməlidir. MİS-in ümumi məqsədi planlaşdırma, nəzarət, istehsal fəaliyyəti və bütövlükdə idarəetmə prosesinin səmərəli icrasına kömək etməkdir. Onun ən mühüm vəzifəsi doğru zamanda lazımi insanlara lazımi məlumatları çatdırmaqdır.

Qeyd etmək lazımdır ki, MIS administrasiyanın bütün informasiya ehtiyaclarını ödəyən yeganə kompleks inteqrasiya edilmiş sistem deyil. Bu xarakterli bir sistem əldə etmək istəyi ola biləcəyi üçün bu cəhəti şərtləndirmək lazımdır ki, böyük mürəkkəbliyə görə onun yaradılması ehtimalı kiçikdir. IMS-in həmişə kompüterlərin istifadəsini əhatə etməsi faktını nəzərdən qaçırmaq olmaz. Həqiqətən də məlumatların emalı texnologiyasındakı son nailiyyətlər informasiya idarəetmə sistemlərinin yaradılmasına böyük töhfə vermişdir. İnformasiya sistemlərinin bəzi növləri kompüterlərin təmin etdiyi məlumatların işlənməsinin sürəti və dəqiqliyi olmadan qeyri-mümkün olardı.

Kompüter inqilabı təşkilatlarda məlumatların emalı sahəsində əhəmiyyətli dəyişikliklərə səbəb oldu. İdarəetmə təcrübəsi sahəsində aparılan bir araşdırma göstərdi ki, elektron məlumatların emalı və idarəetmə informasiya sistemləri idarəetmədə ən çox istifadə olunan iki alətdir. Təşkilatlarda kompüterlərin geniş tətbiqi bütün səviyyələrdə menecerlərə öz fəaliyyətlərində böyük həcmdə informasiyadan istifadə etməyə imkan verir.

Kompüter texnologiyası sayəsində fərdi menecerlər öz şirkətləri daxilində yaradılan məlumatlara əsaslanaraq qərarlar qəbul edə bilirlər. Şirkətdaxili məlumat bazaları menecerə bir neçə saat ərzində öz biznesi, bazarları, rəqabəti, qiymətləri və proqnozları haqqında məlumat əldə etməyə imkan verir.

Kompüterlər menecerlərə istənilən növ nəzarət üçün lazım olan məlumatları verə, planlaşdırılmış və faktiki nəticələri müqayisə etməyə, uyğunsuzluqları erkən aşkar etməyə və problemləri həll etmək üçün düzəlişlər etməyə kömək edə bilər. Bununla belə, bütün idarəetmə vasitələri kimi, kompüterləşdirilmiş informasiya sistemləri də nəzərdə tutulduğu kimi işləyir və daha yaxşı ola bilməz. Ona görə də, fikrimcə, informasiya sistemlərinin layihələndirilməsi və onların səmərəliliyinin artırılması yollarını nəzərdən keçirmək lazımdır.

İMS-in məqsədinin sadəcə olaraq bəzi məlumatları çıxarmaq və emal etmək olmadığını söyləmək mübaliğə olmaz. İnformasiya idarəetmə sistemi istifadəçi yönümlü olmalıdır, yəni emal etdiyi informasiya onu qəbul edən idarəçilərin ehtiyaclarına xidmət etməlidir.

İnformasiya sistemini layihələndirərkən nəzərə almaq lazımdır ki, menecerlərin informasiya ehtiyacları müxtəlifdir və onların iyerarxiya və funksional öhdəliklər səviyyəsindən asılıdır.

İdarəetmə informasiya sistemləri və idarəetmə fəaliyyəti

Menecerlərin informasiya tələbatındakı fərqləri öyrənməklə idarəetmə fəaliyyətinin növlərini təqribən üç kateqoriyaya bölmək olar.

1. Strateji planlaşdırma təşkilatın məqsədləri, bu məqsədlərin dəyişdirilməsi, bu məqsədlərə çatmaq üçün resurslardan istifadə və bu resursların əldə edilməsi, istifadəsi və bölüşdürülməsini müəyyən edən strategiyalarla bağlı qərarların qəbul edilməsi prosesidir.

2. İdarəetmə nəzarəti menecerlərin təşkilatın ümumi məqsədlərinə çatmaq üçün resursların əldə edilməsini və səmərəli istifadəsini təmin etməsi prosesidir.

3. Operativ nəzarət - konkret tapşırıqların səmərəli və keyfiyyətli icrasının təmin edilməsi prosesi.

Bu fəaliyyət kateqoriyaları təqribən yuxarı, orta və aşağı rəhbərliyin öhdəliklərinə uyğundur. MIS hər bir kateqoriya üçün müxtəlif tələblərə cavab verən məlumatları təqdim etməlidir.

Məsələn, yüksək səviyyəli menecerlərin strateji planlaşdırma fəaliyyətləri ilk növbədə təşkilat və ətraf mühit arasında gələcək qarşılıqlı əlaqə məsələlərini əhatə edir. Beləliklə, yüksək səviyyəli menecerlər xarici mənbələrdən məlumat tələb edirlər. Bu məlumatın çox təfərrüatlı olmasına ehtiyac yoxdur və tendensiyaların aydın olması üçün kifayət qədər geniş olmalıdır. Həm də çox yüksək dəqiqlik tələb etmir.

İdarəetmə nəzarəti üçün məlumat həm yuxarı, həm də orta menecerlər üçün lazımdır. Təbii ki, o, həm daxili, həm də xarici mənbələrdən gəlməlidir. Məsələn, yüksək səviyyəli menecerlər öz şirkətlərinin əsas bölmələrinin fəaliyyəti və rəqabət aparan təşkilatların fəaliyyəti haqqında məlumatlara ehtiyac duyurlar. Xətt menecer məhsuldarlıq, xərclər, dövriyyə və müştəri tələblərində və ya texnologiyada mümkün dəyişikliklər haqqında məlumat tələb edir. Bu məlumat strateji planlaşdırma üçün tələb olunandan daha ətraflı, əhatə dairəsi daha dar və daha dəqiq olmalıdır. Qərarların qəbulu üçün vaxt çərçivəsi daha qısa olduğundan o, daha qısa fasilələrlə də çatdırılmalıdır.

Gündəlik fəaliyyətlərə aid olan operativ nəzarət məqsədləri üçün məlumat çox dəqiq, diqqət mərkəzində və aktual olmalıdır. O, demək olar ki, yalnız daxili mənbələrdən gəlməlidir. Məsələn, bilavasitə istehsalat sahəsindəki menecer hər bir işçinin gündə neçə saat işlədiyini, gündəlik və ya həftəlik məhsulun nə olduğunu, eləcə də nə qədər materialın istifadə olunduğunu və boş yerə getdiyini dəqiq bilməlidir.

Bundan əlavə, menecerlər öz xüsusi peşə sahəsi ilə bağlı xüsusi məlumatlara ehtiyac duyurlar. Beləliklə, satış menecerinə ticarət əməliyyatları, istehlakçıların zövqləri, yeni məhsulların rəqabət qabiliyyəti və s. Texniki departamentin rəhbəri üçün prinsipial əhəmiyyət kəsb edən yeni məhsulun texniki xüsusiyyətləri haqqında ətraflı məlumat satışla bağlı qərarların qəbulu üçün vacib deyil. Həqiqətən, İMS müntəzəm olaraq satış menecerinə belə məlumat verirsə, bu, yalnız onun işinə mane olacaq və vaxtını alacaq.

2.4 İdarəetmə məlumatlarının mənbələri

Daxili mənbələr bilavasitə təşkilat daxilində yaradılan sənədlərdir. Buraya təşkilati və inzibati sistemlər, xüsusi sənədləşdirmə sistemləri (kadr, maliyyə, planlaşdırma və s.), eləcə də şirkətin digər materialları daxildir. Ən maraqlı sənədlər arasında hesabatları vurğulayırıq: gündəlik (itkilərin təhlili, əmək səmərəliliyinin statistikası, vaxt itkilərinin təhlili, alınan sifarişlər); həftəlik (iş vaxtının təhlili, işin icrası, layihəyə nəzarət); aylıq (şöbənin fəaliyyətinə dair hesabat, kadr dəyişikliklərinin təhlili, qaimə məsrəflərinin təhlili, satış təhlili, inventar sərfi haqqında hesabat, satış dəyişikliklərinin təhlili, mənfəət və zərər hesabı, balans, maliyyə hesabatlarının təhlili, kassada olan pul vəsaitləri, vaxtı keçmiş hesablar) ; rüblük, yarımillik və illik (mənfəət hesabı, balans, vəsaitlərin mənbələri və istifadəsi, şöbələrin işi haqqında hesabatlar). Təşkilatın xüsusi iş şəraitindən asılı olaraq, hesabat sənədlərinin məlumatların təqdim edilməsinin öz tezliyi və forması ola bilər. Bundan əlavə, avtomatlaşdırma tapşırıqlarına uyğun gələn hesabat növləri yaradıla bilər. Müntəzəm hesabatlarla yanaşı, ayrı-ayrı amillər və vəziyyətlər üzrə uzunmüddətli təqib hesabatları tərtib edilir.

Daxili mənbələr öz növbəsində ilkin və ikincil bölünə bilər. İlkin mənbələrə təşkilatın fəaliyyətinin nəticələrinə dair xüsusi əməliyyat məlumatlarını qeyd edənlər daxildir - bunlar mühasibat sənədləri, əməliyyat sənədləri və s. İlkin mənbələr ən etibarlıdır.

İkinci dərəcəli sənədlər ümumiləşdirici, xülasə və hesabat xarakterli mətnlərdir, yəni. xülasələr, hesabatlar, hesabatlar, analitik qeydlər, proqnozlar və s. Bu mənbələrdə adətən ümumiləşdirilmiş məlumatlar, müəyyən nəticələr və tövsiyələr olur. İkinci dərəcəli mənbələr daha çox təhrif ehtiva etdiyi üçün daha az etibarlıdır. Məlumatın təhrif edilməsinə təkcə hesablamalar və nəticələrdəki səhvlər deyil, həm də müəyyən rəsmi nöqsanları gizlətmək üçün qəsdən təhrif olunma ehtimalının yüksək olması təsir göstərə bilər, buna görə də bu tip mənbələrdə olan məlumatlar ikiqat yoxlama tələb edir.

2.5 İnformasiya axınlarının təşkili

İdarəetmədə bir çox problemləri qoymaq və həll etmək üçün bir neçə massivdə təqdim olunan məlumatlardan istifadə olunur. İnformasiya axınlarının təşkilində mərkəzi əlaqə onun hərəkət marşrutlarının və mənbələrlə istehlakçılar arasında dövriyyənin tezliyinin müəyyən edilməsidir.

Deməli, informasiya resurslarının istehlakı prosesi informasiya axınları şəklində həyata keçirilir. İnformasiya sistemi yaradılarkən informasiya axınlarını rasional təşkil etmək, həmçinin onların intensivliyini artırmaq lazımdır. İS layihələndirilərkən bu problemləri həll etmək üçün məlumat axınının təhlilini aparmaq tövsiyə olunur ki, bu da mövcud informasiya dəstəyinin təşkili sistemini öyrənməyə imkan verir və informasiya axınlarının daha da təkmilləşdirilməsi və optimallaşdırılması üçün zəmin yaradır. İnformasiya axınlarının təhlili iki mərhələdə aparılır:

1) müayinə;

2) sözügedən təşkilatın informasiya modelinin qurulması və təhlili.

İdarəetmə sisteminin dizaynı bu informasiya sisteminin yaradıldığı mövzu sahəsinə xas olan məlumat axınlarının və sənəd dövriyyəsinin tədqiqinin nəticələrinə əsaslanır. Hal-hazırda İS-nin layihələndirilməsi zamanı məlumat axınlarının tədqiqi və təhlilini tənzimləyən GOST və ya tənzimləyici materiallar mövcud deyil. Bununla belə, bu məsələlər baxılan hallarda işin təşkili üçün istifadə oluna bilən avtomatlaşdırılmış idarəetmə sistemləri (QOST 24.208-80, QOST 23.501.15-81, RTM 25575-83 və s.) üzrə normativ materiallarda öz əksini tapmışdır.

İnformasiya axınlarını təhlil edərkən məlumatın aşağıdakı istiqamətlərdə hərəkətini nəzərə almaq lazımdır:

1. Şaquli, yəni. iyerarxik səviyyələrə görə. Artan və enən xətlər üzrə şaquli axınların təhlili bizə davamlılığı, sıxlığı, orta hesablamağı və məlumat çıxışını müəyyən etməyə imkan verir. Məlumatın davamlılığının təhlili idarəetmənin bütün səviyyələrindən keçən kəsişən göstəriciləri vurğulayır və müxtəlif səviyyələrdə eyni fenomen üçün xarakterik olanları vurğulayır, yəni. informasiyanı birləşdirmək mümkün olur. Bu təhlilin nəticələri müxtəlif iyerarxik səviyyələrdə informasiya dəstəyinin müəyyən edilməsi üçün əsas olur.

Məlumatın sıxılma dərəcəsinin təhlili əhəmiyyətsiz göstəricilərin aradan qaldırılmasının düzgünlüyünü və xüsusi olanların ümumi olanlara cəmlənməsini xarakterizə edir. Bu, informasiyanın daha yüksək səviyyəyə ötürülməsinin ümumi qanunauyğunluqları ilə bağlıdır;

2. İnformasiyanın horizontal hərəkəti. Belə təhlilin əsas diqqəti inkişaf və qərar qəbuletmə sxemini və məlumat axınını müqayisə etməkdir, çünki onun marşrutu qərarların hazırlanması prosesləri ilə müəyyən edilir. İnformasiya marşrutlarının təhlili üçün ən məqbul üsul şəbəkə təhlilidir, burada hadisələr konkret qərarların qəbulu, yollar isə məlumat axınıdır.

Təhlil zamanı bütün lazımi həlləri təmin etmək üçün ən qısa yollar tapılır (aydınlıq üçün diaqram qurmaq tövsiyə olunur). Qrafik analiz informasiya axınlarının rasionallığı haqqında kifayət qədər tam təsəvvür yaradır. Bu zaman hərəkətin birbaşalığını, ritmini, informasiya axınlarının ixtisaslaşmasını, axının hərəkətinin sıxlığını (intensivliyini) və paralelliyini nəzərə almaq lazımdır.

İnformasiya axınlarının strukturu təşkilatın strukturunun, sənəd dövriyyəsinin strukturunun və sənədsiz məlumatların hərəkətinin təhlili yolu ilə aşkar edilir.

2.6 İnformasiya sistemlərinin işlənib hazırlanması zamanı əsas məsələlər

Əsas informasiya massivi haqqında düşünməyə başlayanda sistem tərtibatçısının qarşılaşdığı əsas suallar aşağıdakılardır: verilənlərin neçə səviyyəsi olmalıdır; İnformasiya sistemi vahid əsas məlumat dəstindən istifadə edərək müxtəlif informasiya ehtiyacları ilə şirkətin bütün idarəetmə səviyyələrinə xidmət edə bilirmi?

Məsələn, bir kommersiya bankının UIS-də kassanın hər bir hesabla bağlı ətraflı məlumat əldə etmək imkanı olmalıdır, yəni. cari balansa, çek məbləğlərinə və s. Bununla belə, bu cür məlumatlar əməliyyat idarəetmə səviyyəsi üçün maraqlı deyil. Bu səviyyəli menecerlər hesab qrupları üzrə məcmu məlumatla maraqlanırlar. Və siyasətin müəyyən edilməsi səviyyəsində yüksək səviyyəli menecerlər kreditlər, gəlirlər və depozit artımı proqnozları ilə bağlı daha geniş məlumata ehtiyac duyurlar. Beləliklə, İS dizaynerinin əsas vəzifəsi əsas məlumat toplusunu şirkətin və onun bölmələrinin bütün idarəetmə səviyyələri tərəfindən istifadə oluna biləcək şəkildə inteqrasiya etməyə çalışmaqdır.

İnformasiya massivini təşkil etmək üçün müvafiq təsnifat üzərində düşünmək lazımdır. Massivdə olan məlumatlar aşağıdakı meyarlara görə təsnif edilir:

2) alınma üsulu;

3) qəbulun tezliyi;

4) idarəetmə prosesində tətbiqin xarakteri.

Hərəkət istiqamətinə görə məlumat aşağıdakılara bölünür:

1) daxil olan;

2) aralıq (daxili);

3) gedən.

Qəbul tezliyinə əsasən aşağıdakılara bölünür:

1) davamlı olaraq gələn;

2) gündəlik;

3) həftəlik;

4) aylıq və s.

Göstərilən müddətlər hər bir məlumat növü üçün müəyyən edilir.

İdarəetmə prosesində iştirakın xarakterindən asılı olaraq məlumat aşağıdakılara bölünür:

1) tənzimləyici;

2) məlumat;

3) planlaşdırılmış;

4) analitik (əməliyyat);

5) hesabat.

3. Avtomatlaşdırılmış informasiya sistemləri

3.1 AİS-in ümumi xarakteristikası

1. AIS informasiyanın emalı və idarəetmə qərarlarının qəbulu üçün nəzərdə tutulmuş informasiya, iqtisadi və riyazi metod və modellərin, texniki, proqram təminatı, texnoloji vasitələrin və mütəxəssislərin məcmusudur.

2. AIS, təşkilatın məqsədlərindən irəli gələn tələblərə uyğun olaraq məlumatı toplamaq, emal etmək, yaymaq, saxlamaq və vermək üçün nəzərdə tutulmuş bir-biri ilə əlaqəli məlumatların, avadanlıqların, proqram təminatının, personalın, standartların, prosedurların məcmusudur.

Funksional və dəstəkləyici alt sistemlər

Avtomatlaşdırılmış informasiya sistemi funksional və köməkçi alt sistemlərə malikdir.

Oxşar sənədlər

Təşkilatlarda müasir ofis avtomatlaşdırma sistemlərinin və elektron sənəd dövriyyəsinin təhlili, onların təsnifatının xüsusiyyətləri. Elektron sənəd dövriyyəsinin avtomatlaşdırılması problemləri. Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqinin üstünlükləri.

kurs işi, 01/15/2013 əlavə edildi


Tümen vilayətinin Baytarlıq İdarəsinin fəaliyyətini tənzimləyən sənədli kompozisiya. Müasir ofis idarəetmə sistemi. Ofis işinin və sənəd dövriyyəsi proseslərinin avtomatlaşdırılmasının məqsəd və vəzifələri. Elektron sənəd dövriyyəsi sistemlərinin seçilməsi.

dissertasiya, 27/11/2013 əlavə edildi


Atomenerqo QSC-nin təşkilati strukturu. İdarəetmə üçün sənədləşdirmə dəstəyinin avtomatlaşdırılmasının əsas prinsipləri. Ofisin avtomatlaşdırılması və sənəd dövriyyəsi sistemlərinin funksiyaları. AtomDoc sisteminin arxitekturası və elektron sənədin strukturu.

dissertasiya, 29/01/2013 əlavə edildi


Ofis avtomatlaşdırma proqram sistemləri. Elektron sənəd dövriyyəsi sistemlərinin tətbiqinin səmərəliliyinin qiymətləndirilməsi. "Texnoliqa" ASC-də ofis idarəetmə xidmətinin təhlili. "BOSS-Referent" EDMS əsasında elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin yaradılması.

kurs işi, 03/04/2015 əlavə edildi


Səhiyyə müəssisəsində idarəetmə üçün sənədləşmə dəstəyinin təşkilinin nəzəri aspektləri. Ofis işi ilə sənəd dövriyyəsi arasındakı fərqlər. Rusiyada Qərb ofislərinin avtomatlaşdırılması sistemləri. Xəstəxananın sənədləşmə axınının təhlili.

dissertasiya, 01/06/2013 əlavə edildi


Məxfi sənədləşmə işləri: mahiyyəti və məzmunu, həyata keçirilməsinin əsas nümunələri və prinsipləri, hüquqi əsaslandırma və əhəmiyyəti. Müəssisədə sənəd idarəetmə proseslərinin avtomatlaşdırılması üçün metodologiya və standartlar.

test, 04/06/2014 əlavə edildi


Ofis işinin təşkilini tənzimləyən normativ sənədlərin təhlili. Müəssisədə idarəetmə sənədləri xidmətinin qiymətləndirilməsi. “HR SB” MMC “ADSK” mühitində kadrlar şöbəsinin ofis işinin avtomatlaşdırılması üzrə təkliflərin hazırlanması.

dissertasiya, 12/12/2011 əlavə edildi


Müəssisədə ofis işinin və sənəd dövriyyəsinin avtomatlaşdırılması. Elektron sənəd dövriyyəsi sistemlərinin üstünlükləri. Elektron sənəd dövriyyəsinin proqram təminatının məqsədi, növləri və əsas funksiyaları. ITIL və COBIT standartlarının spesifikasiyası və fəlsəfəsi.

kurs işi, 02/05/2016 əlavə edildi


Təşkilatda ofis işinin təşkilini müəyyən edən sənədlər. İdarəetmə sənədlərinin dəstəklənməsi xidmətinin əsas məqsədləri, vəzifələri və funksiyaları, hüquq və vəzifələri. MTC Milcom MMC-nin nümunəsindən istifadə edərək ofis işinin təşkili prosedurunun təhlili.

mücərrəd, 31/03/2015 əlavə edildi


Teploset MMC-nin nümunəsindən istifadə edərək idarəetmə sənədlərinə dəstək xidməti və fəaliyyətinin tənzimləməsi. Müəssisənin ofis işinin təşkilini tənzimləyən sənədlər. Sənəd idarəetmə xidməti mütəxəssislərinin funksiyaları.

Giriş

İqtisadi əlaqələrin dərinləşməsi və dövlətlərin artan qarşılıqlı asılılığı ilə səciyyələnən ictimai inkişafın hazırkı mərhələsi üçüncü minilliyə qədəm qoyarkən bəşəriyyətin üzləşdiyi qlobal problemlərin həllində, sosial-texniki prosesdə informasiyanın rolunun davamlı olaraq yüksəldilməsini obyektiv şəkildə müəyyən edir. Bir çox sahələrdə, o cümlədən rabitə informatikasında elmi-texniki tərəqqinin nailiyyətləri informasiya cəmiyyətinin formalaşdırılması ideyasının praktiki həyata keçirilməsinə imkan yaratmışdır.

Cəmiyyətin gələcək inkişafında istehsalın səmərəliliyini və əməyinə qənaətin artırılmasını, informasiyanın və elmi biliklərin sürətlə yayılmasını təmin edən perspektivli informasiya texnologiyaları xüsusi rol oynayır. Bu gün onlar elmi-texniki tərəqqinin özəyi və katalizatorudur, onların köməyi ilə bəşəriyyətin əsas strateji resursu olan informasiyanın aktivləşdirilməsi və səmərəli istifadəsi əsasında yeni texnologiyaların yaradılması və tətbiqi problemləri həll olunur.

"Elektron Rusiya (2002-2010)" federal məqsədli proqramında bildirilir ki, informasiya-kommunikasiya texnologiyalarının inkişafı və geniş tətbiqi iqtisadiyyatın, dövlətin və yerli özünüidarənin səmərəliliyinin artırılması üçün çox vacibdir. Dövlət orqanlarının, təşkilat və müəssisələrin fəaliyyətində informasiya kommunikasiya texnologiyalarından istifadə istiqamətlərindən biri də “elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin, işgüzar iş və sənəd dövriyyəsi standartlarının hazırlanması”dır. Ənənəvi ofis işinin təkmilləşdirilməsinin aktuallığı səmərəli idarəetmə fəaliyyətinə ehtiyac, təşkilatda sənədlərin hərəkətinin sürətləndirilməsi və sənədlərin işlənməsinin əmək intensivliyinin azaldılması ilə müəyyən edilir. Qabaqcıl informasiya texnologiyaları ilə yaradılmış avtomatlaşdırılmış ofis işi sistemi (bundan sonra AS) vahid sənədləşdirilmiş informasiya məkanının formalaşdırılması yolu ilə idarəetmənin səmərəliliyini artırmalı, istifadəçilərə sənədlərlə istənilən yerdə və istənilən vaxt səmərəli əməkdaşlıq etmək imkanı verməlidir.

Avtomatlaşdırılmış qeydlərin idarə edilməsi sistemlərinin yaradılması, tətbiqi və istismarında əsas çətinlik (dövlət standartına uyğun olaraq, sinonimi idarəetmə üçün sənədləşdirmə dəstəyidir) idarəetmə ilə əlaqəli istifadəçilər tərəfindən informasiya dəstəyinə zidd tələblər ilə yaranır. İstifadəçilər onlara lazım olan faktiki, sənədli, analitik və digər məlumatlar üçün informasiya dəstəyi vasitələrinə müraciət edən və idarəetmə qərarları qəbul edərkən onlardan istifadə edən istənilən subyektləri əhatə edir.

İstifadəçilərin informasiya ehtiyaclarını ödəyən ofis idarəetmə sistemi aşağıdakı məqsədlərə nail olmağı təmin etməlidir:

Dövlət orqanlarının, təşkilatların və ya müəssisələrin işinin səmərəliliyinin artırılması və sadələşdirilməsi;

Vahid korporativ informasiya sistemi çərçivəsində qurumun idarə edilməsi üçün sənəd təminatı proseslərinin inteqrasiyası;

dövlət orqanlarının, təşkilatların və ya müəssisələrin rəhbərliyinin və işçilərinin məhsuldarlığının, əmək səmərəliliyinin artırılması;

Dövlət orqanları, təşkilatlar və müəssisələr arasında əməkdaşlıq çərçivəsində informasiya proseslərinin inteqrasiyası.

İnformasiyanın rəhbərliyə təqdim edilməsinin əsas forması sənəddir. İdarəetmə sənədinin əsas funksiyası təşkilatın mərkəzləşdirilmiş fəaliyyətini təmin etməkdir. Sənədləşdirmənin köməyi ilə informasiya lazımi xassələri əldə edir və sənədlər şəklində idarəetmə proseslərində öz əsas rolunu yerinə yetirir, idarəetmə təsirlərini subyektdən idarəetmə obyektinə ötürür, əks reaksiya haqqında siqnal verir.

Avtomatlaşdırılmış sistemlərin yaradılması sənayesinin əsas xüsusiyyəti tələblərin təhlili və spesifikasiyaların dizaynının ilkin mərhələlərində mürəkkəbliyin, sonrakı mərhələlərin nisbətən aşağı mürəkkəbliyi və əmək intensivliyi ilə konsentrasiyasıdır. Əslində, burada gələcək sistemin nə edəcəyi, ona qoyulan tələblərə cavab vermək üçün necə işləyəcəyi barədə bir anlayış var. Sistem tələblərinin qeyri-müəyyənliyi və natamamlığı, təhlil və dizayn mərhələlərində həll edilməmiş məsələlər və səhvlər sonrakı mərhələlərdə çətin, çox vaxt həll olunmayan problemlərə səbəb olur və nəticədə bütövlükdə işin uğursuzluğuna səbəb olur.

Bütün təşkilatda sistem məlumatlarını təsvir etmək üçün sahələrin və atributların və terminologiyanın vahid adlandırma sistemi işləməlidir. Buradakı incəlik ondan ibarətdir ki, bu təsnifatçıların əksəriyyəti hər bir terminə yalnız bu terminə uyğun gələn təkrarlanmayan kodla uyğun gəlir.

1. Avtomatlaşdırılmış məktəbəqədər təhsil müəssisələrinin məqsədləri və həyata keçirilməsi yolları

Rusiyada dinamik islahatlar kontekstində dövlət orqanlarının, təşkilatların və müəssisələrin (bundan sonra təşkilatlar) fəaliyyət istiqamətlərində dəyişikliklər olduqca tez-tez baş verir, bu, bir qayda olaraq, onların strukturunun yenidən qurulmasına səbəb olur. İnformasiya texnologiyalarının tətbiqi təşkilatların daxili strukturunun modernləşdirilməsi zamanı ən böyük effekt verir. Əsas icra strategiyası rabitənin maksimum inkişafı və əvvəllər iqtisadi cəhətdən mümkün olmayan yeni təşkilati əlaqələrin inkişafıdır. Təşkilati strukturun məhsuldarlığı artır, çünki məlumat arxivləri rasional paylanır, sistem kanalları vasitəsilə dövriyyədə olan məlumatların həcmi çıxarılır və hər bir idarəetmə səviyyəsinin effektivliyi ilə həll olunan vəzifələrin həcmi arasında tarazlıq əldə edilir. Sistem təşkilatın ehtiyac və imkanlarına uyğun olaraq ciddi şəkildə genişlənir, informasiya ilə təşkilati struktur arasında uçurum aradan qaldırılır. Bu şəraitdə idarəetmə qərarlarının səmərəliliyi və keyfiyyətinin rolu artır, buna görə də avtomatlaşdırılmış ofis idarəetmə sistemi qərarların hazırlanması və qəbul edilməsinin ən vacib komponentlərindən biridir.

Ofis işi sənədləşməni və rəsmi sənədlərlə işin təşkilini təmin edən fəaliyyət sahəsidir. İdarəetmənin sənədləşmə təminatı, istifadə olunan informasiya texnologiyaları nəzərə alınmaqla, idarəetmə prosesində sənədləşməyə, sənədlərlə işin təşkilinə və onların arxiv saxlanmasına vahid tələbləri müəyyən edən prinsip və qaydalar sistemini müəyyən edir. İdarəetmə fəaliyyətinin sənədləşdirilməsi onun hüquqi qüvvəsini təmin edən sənədin kağız və ya digər daşıyıcılarda yaradılmasının (məzmununun işlənməsi, dizaynı, təsdiqi, təsdiqi, dərci) tənzimlənən prosesidir. Qurumun cari fəaliyyətində sənədlərlə işin təşkili, optimal sənəd dövriyyəsinin yaradılması, saxlanmasının təmin edilməsi, istifadəsinin axtarışı və icrasına nəzarət.

Sənəd axını - sənədlərin yaradıldığı və ya qəbul edildiyi andan icrası və göndərilməsi başa çatana qədər təşkilatda hərəkətidir. Qeyd edək ki, ofis işi məktəbəqədər təhsilin təmin edilməsi üzrə tədbirlər məcmusudur, sənəd dövriyyəsi isə idarəetmənin sənədləşmə təminatı çərçivəsində sənədlərin hərəkətidir.

AS DOU sənədlərlə işin bütün spektrini avtomatlaşdırmaqla təşkilatların idarəetmə fəaliyyətinin səmərəliliyini artırmaq üçün nəzərdə tutulmuşdur və aşağıdakı əsas vəzifələri həll etməlidir:

Sənədləşmə (sənədlərin hazırlanması, icrası, əlaqələndirilməsi, təsdiqi və buraxılması);

Sənəd dövriyyəsinin təmin edilməsi (sənədlərin və onların layihələrinin qəbulu, qeydiyyatı, təşkili, sənədlərin göndərilməsi, təhvil verilməsi və arxiv saxlanması üçün);

İdarəetmə prosesində sənədlərlə işin təmin edilməsi (icraya nəzarət, uçot, operativ saxlanma, sənədlərin təsnifatı, indeksləşdirilməsi, axtarışı və emalı sistemlərinin təşkili; icazəsiz girişdən qorunma; tələb olunan giriş nəzarəti səviyyəsində sənədlərin paylaşılması; qərarların qəbulu prosesi və sənədlər üzrə hesabatlar, istifadəçilər üçün informasiya xidmətləri);

Həyat dövrü başa çatmış sənədlərin arxivləşdirilməsi, arxiv saxlanması və məhv edilməsi prosedurlarının avtomatlaşdırılması (saxlanma qaydalarının həyata keçirilməsi, axtarışın və istifadənin təmin edilməsi; arxiv sənədlərinin dövlət saxlanmasına verilməsi və ya məhv edilməsi).

Avtomatlaşdırılmış idarəetmə sənədləri sistemi istifadəçilərə təşkilatın bütün sənədləri ilə: daxil olan və gedən yazışmalar, daxili təşkilati və inzibati materiallar, habelə müşayiət olunan yazışmalarla - bütün həyat dövrü ərzində əməkdaşlıq etmək üçün vasitələrlə təmin edən vahid məlumat məkanı yaradır. Sənədlərin “fəaliyyət müddəti” başa çatdıqdan sonra sistem onların arxiv saxlanmasını saxlamalı və ya onların məhv edilməsi və ya dövlət saxlanmasına verilməsi barədə məlumatları qeyd etməlidir.

Siz təşkilatlarda idarəetmə üçün avtomatlaşdırılmış sənədləşdirmə dəstəyini aşağıdakı kimi həyata keçirə bilərsiniz:

Birbaşa təşkilatın mövzu sahəsinə yönəlmiş bir sistemin işlənib hazırlanmasını sifariş edin və ya özünüz həyata keçirin;

Rusiya bazarında təklif olunan proqramlar arasından hazır dövriyyə-sifariş sistemini satın alın və onu təşkilatın mövzu sahəsinə uyğunlaşdırın.

... (sənədləşdirmə dəstəyinin avtomatlaşdırılması yolu ilə də daxil olmaqla) istənilən rəhbərlik bu problemlərin həllinə diqqət yetirməlidir. Dissertasiyanın praktiki hissəsi Federal Qeydiyyat Xidmətinin Belqorod Bölgəsi üzrə İdarəsi əsasında aparılıb və müəssisədə sənədləşmənin aparılması, onun işinin təşkili, habelə kadrların sorğusunu əhatə edib. ..

Kim olduğunu və sənədin çatdırılma zamanı dəyişdirilmədiyini iddia edir. Elektron rəqəmsal imza haqqında danışan kimi dərhal onun istifadəsi problemi yaranır. 2. Elektron rəqəmsal imzadan istifadə problemləri Kompüterlərlə təchiz edilmiş müasir müəssisədə sənədlər elektron şəkildə yaradılır və ötürülür, eyni zamanda sənədlərin imzalanması zərurəti qalır. ...

Sənədlərlə işin rasional təşkili, forma və üsulları, sənədləri birləşdirməklə. Kostroma Gömrük İdarəsinin sənədlə təminat şöbəsinin məsul şəxsləri və işçiləri ADO rəhbərinə tabedirlər (bunu müəllif tərəfindən tərtib edilmiş 1-ci diaqramdan görmək olar): · ADO-nun baş dövlət gömrük müfəttişi: əsas funksiyaları yerinə yetirir. Gömrük mətbuat katibi və katib...

... : · işin təşkili; · sənədləşmə axınının idarə edilməsi; · sənədlərlə iş növlərinin əlaqələndirilməsi; · sənədlərlə işin ardıcıllığına nəzarət; · rəhbərliyin sənədləşdirilməsi üzrə işlərin təşkili. Məktəbəqədər təhsil müəssisəsi xidmətinin məqsədləri: · sənədlərlə işin forma və üsullarının təkmilləşdirilməsi; · vahid sənədləşmə prosedurunun təmin edilməsi; · ...

SƏNƏD AXINI

Avtomatlaşdırılmış idarəetmə sənədləri məlumat sisteminin (AIS DOU) seçilməsi hazırda bir çox yerli təşkilat və müəssisələr üçün çox aktual məsələdir. Bu mövzuda nəşrlərin əksəriyyəti əsasən müxtəlif elektron sistemlərin fərdi funksional üstünlüklərinə və çatışmazlıqlarına həsr edilmişdir. Bir qayda olaraq, onlar avtomatlaşdırma obyektinin özünün - idarəetmə fəaliyyətinin tələblərini nəzərə almır və ya tam nəzərə almırlar. AIS DOW seçərkən nəzərə alınmalı olan ən əhəmiyyətli amillərin məcmusunu müəyyən etməyə çalışacağıq.

Belə bir sistem sənədlərlə işin bütün spektrini avtomatlaşdırmaqla təşkilatın idarəetmə fəaliyyətinin səmərəliliyini artırmaq üçün nəzərdə tutulmuşdur və aşağıdakı əsas vəzifələri həll etməlidir:

Sənədləşmə (sənədlərin hazırlanması, icrası, əlaqələndirilməsi, təsdiqi və buraxılması);

Təşkilatın sənəd dövriyyəsinin təmin edilməsi (sənədlərin və onların layihələrinin qeydiyyatı və hərəkəti, sənədlərin işlənməsi üçün sifarişlərin icrasına nəzarət, sənədlərin tərtibi və axtarışı);

Arxiv saxlanması (arxiv sənədlərinin axtarışının, saxlanması, istifadəsi və məhv edilməsi qaydalarına riayət olunmasının təmin edilməsi).

AIS DOU istifadəçilərə təşkilatın bütün sənədləri ilə: daxil olan və gedən yazışmalar, daxili təşkilati və inzibati materiallar, habelə müşayiət olunan yazışmalar - bütün həyat dövrü boyunca əməkdaşlıq etmək üçün vasitələrlə təmin edən vahid məlumat məkanını təşkil edir. Sənədlərin "aktiv ömrü" başa çatdıqdan sonra sistem onların arxiv saxlanmasını saxlamalı və ya məhv edilməsi barədə məlumatları qeyd etməlidir.

Əksər ölkələrdə olduğu kimi Rusiyada da unikal sənəd idarəetmə sistemlərinin yaradılması keçmişə çevrilir. Adətən, AIS DOW üçün fantastik tələblər yoxdursa, tanınmış istehsalçıdan təkrarlana bilən, fərdiləşdirilə bilən proqram kifayətdir. Məhz bu məhsullar haqqında daha çox danışacağıq.

AIS DOW-u necə təhlil etmək və seçmək olar

Qeyd etmək lazımdır ki, hər bir fərdi təşkilat bu cür sistemləri tətbiq etməyə müxtəlif səbəblərdən sövq edir, lakin ümumi məqsəd, bir qayda olaraq, idarəetmənin səmərəliliyini artırmaqdır. Müəyyən AIS DOW-ları təhlil edərkən aşağıdakıları gözdən qaçırmamalısınız:

Sistem müəssisədə qəbul edilmiş ofis idarəetməsi və sənəd idarəetmə texnologiyalarını nəzərə alırmı;

Həm kağız, həm də elektron formada təqdim olunan sənədlərin dövriyyəsini dəstəkləyirmi;

Kifayət qədər funksional tamlığa malikdirmi;

Onun məqbul performans xüsusiyyətləri varmı?

Əlbəttə ki, AIS DOW-un əldə edilməsi və istismarı xərclərini də nəzərə almaq və gözlənilən iqtisadi effekti bir şəkildə qiymətləndirmək lazımdır.

Sistemin sonrakı saxlanılması və onun inkişaf perspektivləri haqqında unutmamalıyıq. Burada tərtibatçı şirkətə çox diqqət yetirməlisiniz:

O, bu mövzuda nə qədər vaxt və nə qədər dərindən ixtisaslaşmışdır?

Onun neçə sistemi uğurla işləyir və müştəri rəyləri necədir?

Sistemə dəstək kanalları kifayət qədər inkişaf etdirilibmi (“qaynar xətt”, həm şirkətin ofisində, həm də yerində məsləhətləşmələr, icra xidmətləri və s.);

Məhsulun inkişafı üçün hansı perspektivlər var?

AIS DOW-u qiymətləndirmək üçün yuxarıda göstərilən meyarları daha ətraflı nəzərdən keçirək.

Ofis idarəetmə texnologiyası və müəssisənin idarə edilməsi üzrə mühasibat uçotu

Sənədlərin hansı formada təqdim olunmasından asılı olmayaraq, onların işlənməsi əsasən müəssisədə qəbul edilmiş işgüzar işin texnoloji prosesi və sənəd dövriyyəsi ilə müəyyən edilir. Adətən AIS DOW seçən təşkilatın İT mütəxəssisləri tərəfindən törədilən bu vəziyyətin düzgün qiymətləndirilməməsi çox vaxt fəlakətli nəticələrə gətirib çıxarır.

Seçilmiş və satın alınmış AIS DOW-un tələb olunan funksionallıqların tam dəstinə malik olduğu hallar olmuşdur, lakin icra prosesi son dərəcə mürəkkəb idi və ya çoxlu sayda kiçik uyğunsuzluqların və problemlərin baş verməsi səbəbindən tamamilə tamamlanmamışdır. sistem parametrlərindən istifadə etməklə aradan qaldırıla bilər. İş ondadır ki, satın alınan həll əvvəlcə bu təşkilatda istifadə olunandan fərqli bir müəssisə idarəetmə sistemi üçün nəzərdə tutulmuşdur və onun uğurla həyata keçirilməsi üçün yalnız sənəd axını texnologiyasını dəyişdirmək lazım idi, bu, həmişə olmasa da, mümkündür, lakin həmçinin müəssisə idarəetmə sistemi.

Hər yerli şirkət buna hazır deyil, çünki Rusiyada qəbul edilmiş ümumi idarəetmə qaydalarına tabe olmağa məcburdur. Xarici AİS məktəbəqədər təhsil müəssisələrinin tətbiqində bir çox uğursuzluqların səbəbi tarixən formalaşmış, qanunvericilik və digər qaydalarla dəstəklənən idarəetmə sistemimizin sadəcə olaraq Qərb normalarına və idarəetmə metodlarına uyğun gəlməməsidir.

Sənədlərlə işləmək üçün ənənəvi rus texnologiyası üç səviyyəli iyerarxiyanı əhatə edir: menecerlər, ofis idarəetmə xidməti və ifaçılar.

Yüksək menecerlər sənədlərin sonrakı hərəkəti ilə bağlı qərarlar qəbul edir, onları imzalayır və ya təsdiqləyir, sənədlərin icra vəziyyəti haqqında hesabatları təhlil edir. Onlar ifaçıları təyin edir, mərhələləri tamamlamaq üçün son tarixlər təyin edir və qərarlar qəbul edirlər.

Sənədlərin işlənməsi ilə icraçılar (struktur bölmələr) məşğul olurlar; zəruri hallarda digər ifaçılarla qarşılıqlı əlaqədə olan materialları hazırlamaq; rəhbərlikdən sənədləri imzalamaq və sonrakı yüksəliş üçün ofis idarəetmə xidmətinə vermək; son tarixlərin yaxınlaşması və ya bitməsi barədə xatırlatmalar almaq; sənədin icra vəziyyəti barədə ofisin idarə olunması xidmətinə məlumat vermək.

Uçotların idarə edilməsi xidməti sənədləri qəbul edir və qeydiyyata alır, ilkin olaraq məlumatları sistemə daxil edir, sənədləri təşkilat daxilində təbliğ edir, onları xaricdə paylayır, qərarların icrasına nəzarət edir, sənədlərin icra vəziyyəti haqqında müxtəlif hesabatlar verir, onları verir və idarəyə verir. arxiv. Ofisin idarə edilməsi xidməti rəhbərlik üçün sənədləşmə dəstəyinin təşkilinə birbaşa cavabdehdir.

Bir çox inkişaf etmiş ölkələrdə müəssisələrdə xüsusi ofis idarəetmə xidməti yoxdur və texnoloji proses Rusiyada qəbul ediləndən əhəmiyyətli dərəcədə fərqlənir. Hər bir işçi öz fərdi uçot formasından istifadə edir. İfaçılar öz səlahiyyətlərinə uyğun olaraq, rəhbərliyin iştirakı olmadan bir çox məsələləri ilk növbədə üfüqi səviyyədə həll edirlər.

Bu texnologiyaya əsaslanan sistemlər elektron sənədlərlə işləmək üçün daha uyğundur: kağız daşıyıcılarının hərəkətinin uçotu minimaldır və ya ümumiyyətlə yoxdur.

Kağız və elektron mediaya dəstək

Müasir bir təşkilatda dövriyyədə olan sənədlər adətən iki formada olur - ənənəvi kağız və elektron. Kağızsız texnologiyalara keçid həm mövcud qanunvericilik və tənzimləyici baza, həm də müəyyən edilmiş qaydalar və vərdişlərlə məhdudlaşdırılır. Üstəlik, bu qaydalar və vərdişlər ən mühafizəkardır və müasir informasiya texnologiyalarının imkanlarından daha yavaş dəyişir.

Göründüyü kimi, kifayət qədər uzun müddət ərzində elektron sənədlərin emalının texnoloji zəncirlərində bu sənədlərin kağız formasına çevriləcəyi mərhələlər olacaq. Sirr deyil ki, biznes menecerləri çox vaxt kağızlarla işləməyə üstünlük verirlər. Bundan başqa, təşkilatlar arasında sənədlərin mübadiləsi və dövlət arxivlərinə təhvil verilməsi də kağız formada həyata keçirilir.

Buna görə də, AIS DOW seçərkən, mövcud sənəd axınının hansı texnoloji zəncirlərinin tamamilə elektron formaya keçirilə biləcəyinə, hansının isə mümkün olmadığına mütləq diqqət yetirməlisiniz.

Bazarda təklif olunan sistemlər həm kağız, həm də elektron sənəd dövriyyəsini eyni dərəcədə yaxşı və tam şəkildə dəstəkləsəydi, əlbəttə ki, ideal olardı. Təəssüf ki, belə sistemlər yoxdur və buna görə də, xüsusilə elektron sənəd dövriyyəsi sistemləri kimi yerləşdirilənlər arasından avtomatlaşdırılmış bir sistem seçərkən, zəruri hallarda kağız sənədlərlə işləməyi təmin edən xüsusiyyətlərin olub olmadığını çox diqqətlə yoxlamaq lazımdır.

Sistemin funksional tamlığı

Məktəbəqədər təhsil müəssisələri üçün müasir avtomatlaşdırılmış informasiya sistemi aşağıdakı kimi əsas funksiyaların yerinə yetirilməsini təmin etməlidir:

Daxil olan, gedən və daxili sənədlərin qeydiyyatı;

Sənədlərin onlar haqqında göstərişlərlə birlikdə icraçılara göndərilməsi və göstərişlərin icrasının gedişinə nəzarət edilməsi;

İstifadə üçün sənədlərin silinməsi;

İşlərin müəssisə arxivinə verilməsi və arxivin aparılması;

Sənədlərin və göstərişlərin layihələrinin hazırlanması və onların razılaşdırılması və təsdiqi üçün prosedurların həyata keçirilməsi;

Parametrlərin istənilən kombinasiyası üzrə axtarış edin və müxtəlif xülasə və hesabatlar hazırlayın.

Funksiyaların tərkibi və hər bir xüsusi AIS DOW-da həyata keçirilməsi əhəmiyyətli dərəcədə dəyişə bilər və bir məhsul seçərkən onların hər birinin imkanlarını diqqətlə və hərtərəfli nəzərə almalısınız.

Eyni təşkilatın müxtəlif şöbələrində oxşar problemləri həll edərkən sistemin xüsusiyyətlərinə olan tələblər əhəmiyyətli dərəcədə fərqlənə bildiyindən, AIS DOW-un vacib keyfiyyəti onun funksional tamlığıdır.

Funksionallığı təhlil edərkən, sistemin gələcək istifadəçilərinin əsas ehtiyaclarını prinsipsiz olanlardan və əsasən dəyişiklik qorxusu və digər psixoloji səbəblərdən ayırmaq lazımdır. Təcrübə göstərir ki, bir müddət yeni şəraitdə işləməyə alışdıqdan sonra istifadəçilər adətən uğurla uyğunlaşır və sonra sistemi gündəlik fəaliyyətləri üçün zəruri alət hesab edirlər.

Təşkilatın AIS məktəbəqədər təhsil müəssisəsinin blok diaqramı

Performans xüsusiyyətləri

AIS DOW-un əməliyyat xüsusiyyətləri onun seçilməsi üçün ən vacib meyarlardan biridir və onları qiymətləndirərkən sistemin aşağıdakı keyfiyyətlərinə diqqət yetirmək məsləhətdir:

İstifadə asanlığı;

Ölçeklenebilirlik;

İstifadəçi girişinin məhdudlaşdırılması və sənədlərə və sistem funksiyalarına icazəsiz girişdən qorunmanın təmin edilməsi;

Ağac kəsmə işinin əhəmiyyəti;

Uyğunlaşma;

İdarəetmə və etibarlılıq mexanizmlərinin mövcudluğu.

Bu keyfiyyətlər haqqında daha ətraflı danışaq.

Sistemin işə salınması. Sistemi seçərkən digər istehlakçılardan onun istismara verilməsi vaxtı haqqında statistik məlumatları nəzərə almaq və onun inkişafı üçün zəruri tədbirlərin tərkibini dəqiqləşdirmək lazımdır. Bu fəaliyyətlərdən biri, bir qayda olaraq, cari iş vəzifələrinin icrası ilə birləşdirilən istifadəçi təlimidir. Buna görə də, məktəbəqədər təhsil müəssisələrinin AIS-nin təşkilatın sənədlərinin operativ məlumat bazası ilə işləməkdən əlavə, bütün maraqlı işçilərin hazırlanması üçün istifadə olunan təlim bazası ilə işləməyə imkan verməsi çox arzu edilir.

Əlbəttə ki, müasir AIS DOW, sənədlərin yaradılması və redaktə edilməsi üçün ən populyar vasitələrin (xüsusən də Microsoft Office) interfeyslərinə mümkün qədər yaxın olan dost istifadəçi interfeysinə malik olmalıdır.

Qeydiyyata alınarkən müxtəlif qrup sənədlərin nömrələnməsi qaydalarına diqqət yetirməlisiniz. Sistemin istismara verilməsi dövründə sənədlərin işlənməsinin müəyyən sahələri avtomatlaşdırma ilə əhatə olunmaya bilər, sistemin, heç olmasa, ilk növbədə, yenisi ilə yanaşı, əvvəlki sənəd nömrələmə qaydasını da saxlaması arzu edilir.

Bir çox hallarda tətbiq olunan AIS DOW mövcud sənədlərin uçotu sistemini əvəz etdiyi üçün ona retrospektiv məlumatların idxalı təcili vəzifəyə çevrilir.

Ölçeklenebilirlik. Zaman keçdikcə sistemdə iş yerlərinin sayı getdikcə artır. Adətən onlar əvvəlcə sənədlərin qeydiyyata alındığı yerlərdə quraşdırılır, sonra isə müxtəlif şöbələr tədricən avtomatlaşdırılır. Buna görə də seçilmiş AIS DOW geniş diapazonda iş yerlərinin sayını artırmaq imkanı təmin etməlidir.

İstifadəçi girişinin məhdudlaşdırılması və sənədlərə və sistem funksiyalarına icazəsiz girişdən qorunmanın təmin edilməsi. Məktəbəqədər təhsil müəssisəsinin avtomatlaşdırılmış informasiya sistemi ayrı-ayrı bölmələrin işçilərinin həm birbaşa sənədlərin mətnlərinə və ya onların kartlarına, həm də bütün mərhələlərə, o cümlədən rəhbərlər tərəfindən qərarların verilməsi və icraçılar tərəfindən hesabatların hazırlanmasının diferensiallaşdırılmasını təmin etməlidir. . İstifadəçinin autentifikasiyasına əlavə olaraq, hər bir sənəd (və hətta qeydiyyat kartındakı sahələr) ilə bağlı müəyyən edilmiş bir neçə giriş səviyyəsinə dəstək tələb olunur (məsələn, baxmaq, redaktə etmək, yaratmaq, silmək, çap etmək və s.) həmçinin müxtəlif səlahiyyətlərə malik rol qrupları (məsələn, şöbə müdirləri qrupları).

Əgər AIS DOU coğrafi olaraq paylanmış sistemdirsə, açıq kommunikasiya kanalları vasitəsilə sənədlərin mübadiləsi üçün onun daxili və FAPSI sertifikatlı rəqəmsal imza və şifrələmə vasitələrinin olması arzu edilir.

İstifadəçi fəaliyyətinin qeydi. Logging sizə sənədin bütün tarixini (onu kim və nə vaxt yaratmış, redaktə etmiş, baxmış, çap etmiş və s.) izləməyə imkan verir və bir neçə istifadəçinin onun üzərində birgə işlədiyi zaman münaqişə vəziyyətlərini həll etməyə imkan verir.

Uyğunlaşma. Müəssisə müxtəlif səbəblərdən vaxtaşırı işlərin nomenklaturasını, bölmələrin strukturunu və tərkibini dəyişir. Sistem əvvəllər işlənmiş sənədlər haqqında məlumatı qoruyarkən bu dəyişiklikləri dəstəkləyə bilməlidir.

İdarəetmə və etibarlılıq təminatı. Sistemin sənədləri və funksiyaları ilə bağlı istifadəçi rolu səlahiyyətlərini təyin etməyə və dəyişdirməyə imkan verən AIS DOW idarəetmə vasitələri onu daim dəyişən təşkilati struktura uyğun olaraq fərdiləşdirməyi bacarmalıdır. Bu cür parametrlərin təsirinin təkcə ayrı-ayrı sənədlərə deyil, həm də bəzən mürəkkəb iyerarxik quruluşa malik olan qruplarına da şamil olunması arzu edilir. Sənədlərlə analitik işləmək üçün sənədləri müxtəlif mövzulara təyin etməyə və müəyyən meyarlara görə təsnif etməyə imkan verən alətlər olmadan edə bilməzsiniz.

AIS DOW-un qaçılmaz uğursuzluqlara və uğursuzluqlara qarşı müqavimətinin ən vacib xüsusiyyətləri bunlardır: iş stansiyalarının bir-birindən müstəqilliyi, anormal dayandırılmasından sonra sessiyanın bərpa müddəti, məlumatların bütövlüyünü və ehtiyat nüsxəsini təmin etmək üçün vasitələrin mövcudluğu. .

AIS DOW Rusiya bazarında təqdim olunur

Şəkil ən ümumi formada AIS DOW-un blok diaqramını göstərir. İki və ya üç səviyyəli bir arxitekturaya sahib ola bilər.

AIS DOW həllərinin üç sinfi hazırda Rusiya Federasiyasında geniş şəkildə təmsil olunur:

1) Rusiya şirkətləri tərəfindən sənaye verilənlər bazası sistemləri əsasında hazırlanmış sistemlər ("Elektron Ofis Sistemləri" şirkətinin "Delo", Lanit-dən LanDocs, Optima tərəfindən istehsal olunan OPTIMA-WorkFlow, Kompüter İnkişaf Mərkəzinin "Kodeks", Elmi-Texnologiyanın "Zoluşka" Moskva İnkişaf İnstitutunun Mərkəzi və s.);

2) Məşhur Qərb məhsullarının ruslaşdırılmış versiyaları (Documentum-dan Documentum 4i, Hummindbird-dən DOCS Open, IBM-dən Lotus Domino/Notes, Siemens-dən DocuLive və s.);

3) Lotus Notes platformasında Rusiya şirkətləri tərəfindən yaradılmış sistemlər (InterTrust-dan CompanyMedia, İT-dən BOSS-Referent, Interprokom LAN-dan Eskado və s.).

IDC-nin 2000-ci ilin fevralında dərc edilmiş Avropa sənəd idarəetmə sistemləri bazarı üzrə hesabatına əsasən, Documentum 4i 1998-ci ilin sonunda bazarın 11,1%-i ilə lider idi. Sonra onu (Rusiya Federasiyasında təqdim olunan sistemlərdən) Lotus (yalnız Domino.Doc) - 4% və DOCS Open - 3% izlədi.

Sorğu zamanı “Management 2000” sərgisinin ziyarətçiləri ilk yerlərə Lotus Notes və “Delo” məhsullarını qoyublar.

Ən populyar sistemlərin əsas xüsusiyyətlərini cədvəlləşdirməyə çalışdıq: “Delo”, Documentum 4i, CompanyMedia, “BOSS-Referent” və LanDocs.

O, bazarın və müqayisə edilən sistemlərin xüsusiyyətlərinin tam və ya hərtərəfli təhlili olduğunu iddia etmir. Onların hamısı daim inkişaf etdirilir və təkmilləşdirilir və yazı zamanı müəyyən xüsusiyyətlərin olmaması qətiyyən yekun hökm deyil.

Bizə elə gəlir ki, AIS DOW üçün daxili bazar hələ də doymaqdan uzaqdır. Müasir informasiya texnologiyaları müəssisələrin idarəetmə sistemlərinin təkmilləşdirilməsindən daha sürətlə inkişaf etdiyi üçün, daha geniş funksiyalara malik olan və müxtəlif tətbiqlərə yönəlmiş yeni AIS DOW-lar istənilən vaxt bazarda görünə bilər. Buna baxmayaraq, sistemin seçilməsi üçün yuxarıda göstərilən meyarlar, görünür, kifayət qədər uzun müddət aktuallığını qoruyacaqdır.

AIS DOW-un müqayisəli xüsusiyyətləri

Korporativ sənəd idarəetmə texnologiyasından səmərəli istifadə onun normativ sənədlərdə konsolidasiyasına və işçilərin işi üçün “yazılı qaydaların” mövcudluğuna əsaslanır. Eyni zamanda qeyd etmək lazımdır ki, sənəd dövriyyəsinin avtomatlaşdırılması sistemləri nə qədər genişmiqyaslı və çoxfunksiyalı tətbiq edilərsə, normativ-metodiki təminat məsələlərinə bir o qədər diqqət tələb olunur.

Bəzən təşkilatın təşkilati və inzibati sənədlərində yeni iş prosedurlarının birləşdirilməsi ehtiyacının müəyyən dərəcədə qiymətləndirilməməsi ilə qarşılaşa bilərsiniz. Bu işdə əsaslandırmanın məntiqi belədir: avtomatlaşdırma əvvəllər də aparılıb, lakin ofis işi üçün təlimatdan başqa heç bir sənəd təsdiqlənməyib. Bu gün vəziyyət dəyişir, çünki yuxarıda qeyd edildiyi kimi, keyfiyyətcə yeni kompüter sistemlərinə keçid baş verib.

Şübhəsiz ki, ofis iş təlimatları - bu, sənədlərlə, o cümlədən avtomatlaşdırma şəraitində işin təşkili və texnologiyasını müəyyən edən əsas sənəddir, baxmayaraq ki, qeyd etmək olar ki, müəssisə və təşkilatların, xüsusən də son on ildə yaradılmışların təcrübəsində başqa yanaşmalara da rast gəlinir. . Məsələn, müəssisə öz işini optimallaşdırmaq problemlərini həll edir. Eyni zamanda, bir müəssisədə ofis işinin və sənəd dövriyyəsinin təşkilindəki çatışmazlıqların aradan qaldırılması yalnız konkret tapşırıqlarla (və ya indi daha çox dedikləri kimi, iş proseslərinə) münasibətdə nəzərdən keçirilir. Təklif olunan iş prosedurları iş proseslərinin təsvirlərinə daxil edilmişdir, lakin məsələ ofis işi üçün yeni təlimatlara gəlmir. Fərdi iş proseslərinin optimallaşdırılmasının bütün faydalılığına baxmayaraq, bütövlükdə müəssisədə məktəbəqədər təhsil müəssisələrinin təşkilinin ümumi məsələlərini də yadda saxlamaq lazımdır.

Eyni zamanda, korporativ texnoloji mühitdə işin məzmunu və xarakteri ənənəvi ofis işləri və ənənəvi ofis işləri təlimatlarından (istifadəçilərin sistemə qoşulması proseduru, kataloqların aparılması, elektron fayllarla işləmək və s.) kənara çıxır. Bu cür suallar ofis işi təlimatlarına daxil edilərsə, o zaman adı məzmununa uyğun gəlməyən heterojen məlumatı olan çox səhifəli bir sənədlə nəticələnə bilərsiniz. Buna görə də normativ-metodiki sənədlər başqa adlarla (məsələn, “İdarəetmənin sənədləşdirilməsinə dair təlimat” ), daha çox korporativ sənəd idarəetmə sistemlərində işləmək xüsusiyyətləri nəzərə alınmaqla.

Müəyyən bir avtomatlaşdırılmış sistem üçün onun tərtibatçıları yaradırlar "İstifadəçi təlimatı". Lakin bu sənəd də sənəd dövriyyəsinin tənzimlənməsi ilə bağlı bütün ehtiyacları ödəyə bilməz. “İstifadəçi təlimatı” daha çox istinad kitabçası, sistem üçün bələdçi kimi çıxış edir. Bir qayda olaraq, o, bütün mümkün əməliyyatları təsvir edir və proqram təminatına dəyişikliklər edilərsə, İstifadəçi Təlimatına yenidən baxılması tələb oluna bilər. Müəyyən kateqoriya işçilərin funksiyalarının tənzimlənməsi təşkilati və inzibati sənədlərdə təsbit edilməsini tələb edir ki, bu da işçilərin avtomatlaşdırılmış sistemdə xüsusi funksiyaları və əməliyyatları yerinə yetirmək üçün məsuliyyətlərini müəyyən etməlidir (məsələn, qərarlar təqdim etmək və sənədin ötürülməsini qeyd etmək, rəsmiləşdirmək və sənədlərin tematik bağlantıları, elektron kart sənəd faylına əlavə etmək və s.). Bu cür tələblər daha çox inzibati xarakter daşıyır və buna görə də “İstifadəçi Təlimatında” uyğun olma ehtimalı azdır.

Bu cür tələblərlə həddindən artıq yükləmək həmişə rahat deyil və iş təsvirləri işçilər, çünki bu tələblər avtomatlaşdırılmış sistemin bütün istifadəçiləri üçün vahid ola bilər. Bundan əlavə, vəzifə təlimatları və ya ofis işi təlimatları ilə tənzimlənməyən məsələlər var.

Beləliklə, korporativ sənəd idarəetmə sistemi ilə işləmək üçün xüsusi normativ-metodiki sənədin hazırlanmasına ehtiyac yaranır. Məktəbəqədər təhsil müəssisəsi xidmətinin və struktur bölmələrinin işini tənzimləyən, lakin tələblər baxımından bir-biri ilə əlaqəli olan ayrıca sənədlər verilə bilər, çünki sistem istifadəçilərinin funksiyaları fərqli olacaqdır.

Məktəbəqədər təhsil müəssisələrinin kompleks avtomatlaşdırılması sisteminin tətbiqi ilə əlaqədar tənzimləmə tələb edən məsələləri qeyd edək.

Məktəbəqədər təhsil müəssisələri üçün hərtərəfli avtomatlaşdırma sistemindən istifadə üçün ümumi müddəalar sistemin məqsədi; müştəri oturacaqlarının quraşdırılması qaydası; verilənlər bazasına girişin tənzimlənməsi; inteqrasiya olunmuş məktəbəqədər təhsil müəssisəsinin avtomatlaşdırılması sistemindən istifadə kontekstində məktəbəqədər təhsil müəssisəsi xidmətinin rolu; inteqrasiya olunmuş məktəbəqədər avtomatlaşdırma sisteminin istifadəçilərinin təlimi üçün tələblər.

İnteqrasiya edilmiş məktəbəqədər avtomatlaşdırma sistemində işlənən sənədlərin kateqoriyaları: təşkilatın xüsusiyyətlərinə görə sənədlərin təsnifatı; konkret kateqoriya sənədlərin qeydiyyatı üçün funksiyaların məhdudlaşdırılması; elektron fayl köçürməsindən istifadə edilən sənədlərin növləri və məlumatların təqdim edilməsinə dair tələblər; skan ediləcək sənədlərin kateqoriyaları.

Sənədlərlə iş növləri: məktəbəqədər təhsil müəssisəsi xidməti və struktur bölmələri üçün daxil olan, gedən və daxili sənədlər üzrə iş növlərinin siyahısı; elektron sənəd kartlarının rekvizitlərinin doldurulmasına və əsas əməliyyatların yerinə yetirilməsinə dair tələbləri; ifaçıların sənədlərlə işləməsi; əmrlərin icrasına nəzarət; kağız sənədlərin və onların elektron təsvirlərinin icraya verilməsi qaydasını.

Məlumat sahələrinin düzgün doldurulmasına nəzarət: elektron sənəd kartlarının rekvizitlərinin düzgün doldurulmasına və əsas əməliyyatların yerinə yetirilməsinə nəzarətin təşkili; avtomatlaşdırılmış sistemdə standart iş prosedurlarından kənarlaşmaları müəyyən edərkən işçilərin məsuliyyətləri (standart texnologiyaya uyğun olmayan sənədin verilməsi və ya səhv daxil edilmiş məlumatların aşkarlanması); səhv istifadəçi hərəkətlərinin düzəldilməsi proseduru.

İnteqrasiya edilmiş məktəbəqədər avtomatlaşdırma sistemi üçün istinad kitablarının saxlanması: sistem kataloqlarının (klassifikatorlarının) aparılmasının təşkili və dəyişikliklərin aparılması qaydası (məsələn, qurumun strukturunun və vəzifəli şəxslərinin, müxbirlərin, sənədlərin növlərinin və s. kataloqlar); təsnifatçıların məlumat sahələrinin doldurulmasına dair tələblər.

Sistem texnoloqlarının (inzibatçılarının) əsas funksiyaları və hüquqları: sistemin sənəd dövriyyəsinin təşkili tələblərinə və təşkilatın mövcud strukturuna uyğun qurulması; sistem qovluqlarının saxlanması; sistemin saxlanması və texniki dəstək xidmətləri ilə qarşılıqlı əlaqə; istifadəçilərlə işləmək; təşkilati və metodiki işlərdə iştirak; sistem texnoloqlarından (inzibatçılardan) sistemdən istifadə qaydalarına dair məcburi təlimatlar.

Bu siyahı kifayət qədər ümumi xarakterli sualları əks etdirir. Son illərin təcrübəsi müxtəlif sənaye sahələrində olan təşkilatların sənədlərin avtomatlaşdırılması sistemlərini tətbiq edərkən qarşılaşdıqları bu problemlər toplusunun sabitliyini göstərdi. Bununla belə, siyahı tam deyil və onun spesifik məzmunu həm təşkilatın xüsusiyyətlərindən, həm də tətbiq olunan texnologiyanın imkanlarından asılıdır.

Yuxarıdakı siyahıdan aydın olur ki, məktəbəqədər təhsil müəssisələri üçün inteqrasiya olunmuş avtomatlaşdırma sistemindən istifadə üçün normativ-metodiki dəstəyin ən vacib məsələləri arasında sistem texnoloqunun funksiyalarının müəyyən edilməsi də var, yəni. sistemin tətbiqi administrasiyasını həyata keçirən, onu konkret sənəd axını texnologiyası üçün quran və bununla da digər istifadəçilərin işini təmin edən mütəxəssis. Bu cür mütəxəssislər olmadan məktəbəqədər təhsil müəssisələri üçün hərtərəfli avtomatlaşdırma sistemindən istifadə etmək mümkün deyil. Ona görə də ən azı ikisinin olması vacibdir (onlardan biri yoxdursa, cari məsələləri həll edəcək birisi tapılsın). Hərtərəfli məktəbəqədər avtomatlaşdırma sistemini tətbiq edən təşkilatlarda bu cür mütəxəssislərin vəzifələri indi müxtəlifdir.

Birincisi, sistem texnoloqlarının vəzifələri həm məktəbəqədər təhsil xidmətlərinin mütəxəssislərinə, həm də informasiya texnologiyaları şöbələrinin mütəxəssislərinə həvalə olunur. Fikrimizcə, hər iki variantdan, hətta hər ikisindən (bir texnoloq məktəbəqədər təhsil müəssisəsi xidmətinin, digəri isə informasiya texnologiyaları şöbəsindən) istifadə etmək mümkündür. Yeganə sual, mütəxəssislərin ixtisasları və təkcə kompüter hazırlığında deyil, həm də məktəbəqədər təhsil müəssisəsinin mövzu sahəsinə dair bilikləridir.

İkincisi, sistem texnoloqlarının funksiyaları çox vaxt mövcud vəzifələrə əlavə olaraq işçilərə verilir. Bu seçim məqbuldur, lakin ağlabatan birləşmənin tapılması vacibdir. Bundan əlavə, iri təşkilatlarda korporativ sənəd idarəetmə sistemindən istifadə miqyası genişləndikcə sistem texnoloqunun fəaliyyət dairəsi genişlənir.

Aşağıda işçilər arasında xüsusi vəzifələri bölüşdürərkən istifadə edilə bilən sistem texnoloqunun funksiyalarının təxmini siyahısı verilmişdir.

İstifadəçilərlə işləmək:

o inteqrasiya olunmuş məktəbəqədər avtomatlaşdırma sisteminin yeni istifadəçilərinin təlimində iştirak;

o proqram təminatının yeni versiyalarının öyrənilməsi və texnologiyada baş verən dəyişikliklərin məktəbəqədər təhsilin inteqrasiya olunmuş avtomatlaşdırılması sisteminin istifadəçilərinə çatdırılması;

o inteqrasiya olunmuş məktəbəqədər avtomatlaşdırma sisteminin işləməsi ilə bağlı istifadəçilərlə məsləhətləşmələr;

o istifadəçinin səhv hərəkətlərinin düzəldilməsi.

Kataloqların saxlanması məktəbəqədər təhsil müəssisələri üçün inteqrasiya olunmuş avtomatlaşdırma sistemi :

o sistemdə işləmək üçün yeni istifadəçilərin birləşdirilməsi (istifadəçi kataloqunun saxlanması);

o təşkilatların kataloqunun aparılması və inteqrasiya olunmuş məktəbəqədər təhsilin avtomatlaşdırılması sisteminin istifadəçiləri tərəfindən bu kataloqa məlumatların daxil edilməsinin düzgünlüyünün yoxlanılması;

o təşkilati strukturun və vəzifəli şəxslərin kataloquna sistemli olaraq dəyişikliklərin edilməsi;

o “İşlərin nomenklaturası” kataloqunun aparılması;

o inteqrasiya olunmuş məktəbəqədər avtomatlaşdırma sistemində mövcud olan digər kataloqlara məlumatların daxil edilməsi.

Quraşdırma və texniki xidmət məktəbəqədər təhsil müəssisələri üçün inteqrasiya olunmuş avtomatlaşdırma sistemi:

o təşkilatın mövcud strukturu və sənəd dövriyyəsi texnologiyası sisteminin yaradılması (məktəbəqədər təhsil xidmətinin rəhbəri ilə əməkdaşlıqda);

o texnoloji intizama riayət olunmasına nəzarət;

o istifadəçilərin şəxsi parametrlərinə nəzarət;

o sistem nasazlığı hallarının uçotu, proqram təminatının işində qeydə alınmış səhvlər barədə tərtibatçıya məlumat verilməsi;

o məktəbəqədər təhsil xidmətinin rəhbəri və sistem inzibatçısı ilə birlikdə proqram təminatının təkmilləşdirilməsi üçün təkliflər hazırlamaq.

Təşkilati-metodiki iş:

o inteqrasiya olunmuş məktəbəqədər avtomatlaşdırma sisteminin istifadəçilərinin işini tənzimləyən sənədlərin işlənib hazırlanmasında iştirak;

o struktur bölmələrində sənədlərlə işin təşkili və məktəbəqədər təhsil müəssisələri üçün inteqrasiya olunmuş avtomatlaşdırma sistemindən istifadənin yoxlanılmasında iştirak;

o müəssisədə işgüzar işin və sənəd dövriyyəsinin təşkilinin təkmilləşdirilməsi məqsədilə məktəbəqədər təhsil müəssisəsi xidməti tərəfindən keçirilən tədbirlərdə iştirak.

Ümumiyyətlə, hazırda məktəbəqədər təhsil müəssisələrinin korporativ tənzimlənməsi sisteminə aşağıdakılar daxil ola bilər:

o təşkilatın rəhbərliyi tərəfindən imzalanmış və ya təsdiq edilmiş və bütün struktur bölmələr tərəfindən istifadəsi məcburi olan təşkilati və inzibati sənədlər (məsələn, sistemin tətbiqi üçün əmr; müştəri yerlərinin quraşdırılması qaydası; şöbələri birləşdirən cədvəl; müvəqqəti prosedur sistemin sınaq işinin müddəti, sistem daimi istismara verildikdən sonra sənədlərlə işləmə qaydası (reqlamenti), işgüzar iş üçün təlimatlar və digər sənədlər;

o ixtisaslaşdırılmış şöbələr (məktəbəqədər təhsil xidməti, informasiyalaşdırma şöbəsi və s.) tərəfindən hazırlanmış təşkilati-metodiki sənədlər, iş texnologiyası, o cümlədən konkret biznes prosesləri üzrə tövsiyələr;

o informasiya, metodiki və istinad materialları, o cümlədən təşkilatın İntranet şəbəkəsində yerləşdirilən məlumatlar, standart kompüter formaları, sənəd şablonları.

Son vəziyyət xüsusi diqqətə layiqdir, çünki yeni informasiya texnologiyalarının inkişafı məktəbəqədər təhsil müəssisələrinin korporativ tənzimlənməsi üçün vacib olan başqa bir fürsətə səbəb olmuşdur. Müasir şəraitdə İnternet texnologiyalarından və məlumat-məlumat sistemlərindən istifadə məktəbəqədər təhsil məsələləri və korporativ sənəd idarəetmə sistemindən istifadə ilə bağlı işçilərə informasiya dəstəyinin vacib elementinə çevrilir. Bu iş formasından istifadə edərkən nəinki sənəd dövriyyəsinin təşkili və texnologiyası ilə bağlı konkret suallara cavab vermək, eyni zamanda bu məlumatı təşkilatın İntranet şəbəkəsinin bütün istifadəçilərinin diqqətinə operativ şəkildə çatdırmaq mümkündür.

Avtomatlaşdırma şəraitində tənzimləyici və metodiki dəstəyin nəzərdən keçirilən məsələlərinə əlavə etmək vacibdir ki, məktəbəqədər təhsil müəssisələrinin korporativ tənzimlənməsi təkcə tənzimləmə metodlarının deyil, həm də korporativ mədəniyyətin komponentlərinin istifadəsi ilə əlaqələndirilir.

Korporativ mədəniyyət təşkilatın menecmentinin ayrı-ayrı elementlərini, o cümlədən işçilərin komandasını “yapışdıran” və ya hətta “sementləşdirən” şeydir. Buna görə də, sənədlərlə işin təşkili zamanı vacib olan korporativ mədəniyyətin funksiyalarından biri tənzimləyicidir, yəni. müəyyən bir təşkilat üçün xarakterik olan davranış formalarının formalaşması və nəzarəti, bəzi hallarda inzibati təsirdən istifadəni tamamlayan və ya əvəz edən. İnsanlar korporativ mədəniyyətin daşıyıcılarıdır. Lakin qurulmuş korporativ mədəniyyət müstəqil məna qazanır və bütövlükdə təşkilatın atributuna, korporativ eyniləşdirmə vasitəsinə çevrilir.

Korporativ mədəniyyətin formalaşması o demək deyil ki, təşkilat daxilində subkulturalar yoxdur. Dominant mədəniyyət əksəriyyət tərəfindən paylaşılan əsas dəyərləri ifadə edir. Subkulturalar, bir qayda olaraq, şöbələrin (funksional xidmətlərin), yerli şəraitin (ərazi filiallarının), komanda strukturunun xüsusiyyətləri və işçilərin tərkibinin xüsusi funksiyaları əsasında formalaşan kifayət qədər böyük təşkilatlarda meydana çıxır. Başqa bir seçim də mümkündür - təşkilatda dominant mədəniyyət yoxdur (yaxud hələ formalaşmayıb), lakin ayrı-ayrılıqda fərqli subkulturalar var. Bu halda, təşkilati birlik və bəzən bütövlükdə təşkilatın idarə oluna bilməsi çox şey arzuolunmaz qalır. Bağlayıcı rol oynamaq üçün nəzərdə tutulmuş korporativ sənəd idarəetmə sisteminin tətbiqi struktur bölmələr arasında qarşılıqlı əlaqənin dərəcəsini artırmaq, bütövlükdə təşkilata xas olan iş tərzi və işgüzar əlaqələrin xüsusiyyətlərini inkişaf etdirmək üçün ilkin şərtlər yaradır.

Giriş

İqtisadi əlaqələrin dərinləşməsi və dövlətlərin artan qarşılıqlı asılılığı ilə səciyyələnən ictimai inkişafın hazırkı mərhələsi üçüncü minilliyə qədəm qoyarkən bəşəriyyətin üzləşdiyi qlobal problemlərin həllində, sosial-texniki prosesdə informasiyanın rolunun davamlı olaraq yüksəldilməsini obyektiv şəkildə müəyyən edir. Bir çox sahələrdə, o cümlədən rabitə informatikasında elmi-texniki tərəqqinin nailiyyətləri informasiya cəmiyyətinin formalaşdırılması ideyasının praktiki həyata keçirilməsinə imkan yaratmışdır.

Cəmiyyətin gələcək inkişafında istehsalın səmərəliliyini və əməyinə qənaətin artırılmasını, informasiyanın və elmi biliklərin sürətlə yayılmasını təmin edən perspektivli informasiya texnologiyaları xüsusi rol oynayır. Bu gün onlar elmi-texniki tərəqqinin özəyi və katalizatorudur, onların köməyi ilə bəşəriyyətin əsas strateji resursu olan informasiyanın aktivləşdirilməsi və səmərəli istifadəsi əsasında yeni texnologiyaların yaradılması və tətbiqi problemləri həll olunur.

"Elektron Rusiya (2002-2010)" federal məqsədli proqramında bildirilir ki, informasiya-kommunikasiya texnologiyalarının inkişafı və geniş tətbiqi iqtisadiyyatın, dövlətin və yerli özünüidarənin səmərəliliyinin artırılması üçün çox vacibdir. Dövlət orqanlarının, təşkilat və müəssisələrin fəaliyyətində informasiya kommunikasiya texnologiyalarından istifadə istiqamətlərindən biri də “elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin, işgüzar iş və sənəd dövriyyəsi standartlarının hazırlanması”dır. Ənənəvi ofis işinin təkmilləşdirilməsinin aktuallığı səmərəli idarəetmə fəaliyyətinə ehtiyac, təşkilatda sənədlərin hərəkətinin sürətləndirilməsi və sənədlərin işlənməsinin əmək intensivliyinin azaldılması ilə müəyyən edilir. Qabaqcıl informasiya texnologiyaları ilə yaradılmış avtomatlaşdırılmış ofis işi sistemi (bundan sonra AS) vahid sənədləşdirilmiş informasiya məkanının formalaşdırılması yolu ilə idarəetmənin səmərəliliyini artırmalı, istifadəçilərə sənədlərlə istənilən yerdə və istənilən vaxt səmərəli əməkdaşlıq etmək imkanı verməlidir.

Avtomatlaşdırılmış qeydlərin idarə edilməsi sistemlərinin yaradılması, tətbiqi və istismarında əsas çətinlik (dövlət standartına uyğun olaraq, sinonimi idarəetmə üçün sənədləşdirmə dəstəyidir) idarəetmə ilə əlaqəli istifadəçilər tərəfindən informasiya dəstəyinə zidd tələblər ilə yaranır. İstifadəçilər onlara lazım olan faktiki, sənədli, analitik və digər məlumatlar üçün informasiya dəstəyi vasitələrinə müraciət edən və idarəetmə qərarları qəbul edərkən onlardan istifadə edən istənilən subyektləri əhatə edir.

İstifadəçilərin informasiya ehtiyaclarını ödəyən ofis idarəetmə sistemi aşağıdakı məqsədlərə nail olmağı təmin etməlidir:

Dövlət orqanlarının, təşkilatların və ya müəssisələrin işinin səmərəliliyinin artırılması və sadələşdirilməsi;

Vahid korporativ informasiya sistemi çərçivəsində qurumun idarə edilməsi üçün sənəd təminatı proseslərinin inteqrasiyası;

dövlət orqanlarının, təşkilatların və ya müəssisələrin rəhbərliyinin və işçilərinin məhsuldarlığının, əmək səmərəliliyinin artırılması;

Dövlət orqanları, təşkilatlar və müəssisələr arasında əməkdaşlıq çərçivəsində informasiya proseslərinin inteqrasiyası.

İnformasiyanın rəhbərliyə təqdim edilməsinin əsas forması sənəddir. İdarəetmə sənədinin əsas funksiyası təşkilatın mərkəzləşdirilmiş fəaliyyətini təmin etməkdir. Sənədləşdirmənin köməyi ilə informasiya lazımi xassələri əldə edir və sənədlər şəklində idarəetmə proseslərində öz əsas rolunu yerinə yetirir, idarəetmə təsirlərini subyektdən idarəetmə obyektinə ötürür, əks reaksiya haqqında siqnal verir.

Avtomatlaşdırılmış sistemlərin yaradılması sənayesinin əsas xüsusiyyəti tələblərin təhlili və spesifikasiyaların dizaynının ilkin mərhələlərində mürəkkəbliyin, sonrakı mərhələlərin nisbətən aşağı mürəkkəbliyi və əmək intensivliyi ilə konsentrasiyasıdır. Əslində, burada gələcək sistemin nə edəcəyi, ona qoyulan tələblərə cavab vermək üçün necə işləyəcəyi barədə bir anlayış var. Sistem tələblərinin qeyri-müəyyənliyi və natamamlığı, təhlil və dizayn mərhələlərində həll edilməmiş məsələlər və səhvlər sonrakı mərhələlərdə çətin, çox vaxt həll olunmayan problemlərə səbəb olur və nəticədə bütövlükdə işin uğursuzluğuna səbəb olur.

Bütün təşkilatda sistem məlumatlarını təsvir etmək üçün sahələrin və atributların və terminologiyanın vahid adlandırma sistemi işləməlidir. Buradakı incəlik ondan ibarətdir ki, bu təsnifatçıların əksəriyyəti hər bir terminə yalnız bu terminə uyğun gələn təkrarlanmayan kodla uyğun gəlir.

1. AS məktəbəqədər təhsil müəssisələrinin məqsədləri və həyata keçirilməsi yolları

Rusiyada dinamik islahatlar kontekstində dövlət orqanlarının, təşkilatların və müəssisələrin (bundan sonra təşkilatlar) fəaliyyət istiqamətlərində dəyişikliklər olduqca tez-tez baş verir, bu, bir qayda olaraq, onların strukturunun yenidən qurulmasına səbəb olur. İnformasiya texnologiyalarının tətbiqi təşkilatların daxili strukturunun modernləşdirilməsi zamanı ən böyük effekt verir. Əsas icra strategiyası rabitənin maksimum inkişafı və əvvəllər iqtisadi cəhətdən mümkün olmayan yeni təşkilati əlaqələrin inkişafıdır. Təşkilati strukturun məhsuldarlığı artır, çünki məlumat arxivləri rasional paylanır, sistem kanalları vasitəsilə dövriyyədə olan məlumatların həcmi çıxarılır və hər bir idarəetmə səviyyəsinin effektivliyi ilə həll olunan vəzifələrin həcmi arasında tarazlıq əldə edilir. Sistem təşkilatın ehtiyac və imkanlarına uyğun olaraq ciddi şəkildə genişlənir, informasiya ilə təşkilati struktur arasında uçurum aradan qaldırılır. Bu şəraitdə idarəetmə qərarlarının səmərəliliyi və keyfiyyətinin rolu artır, buna görə də avtomatlaşdırılmış ofis idarəetmə sistemi qərarların hazırlanması və qəbul edilməsinin ən vacib komponentlərindən biridir.

Ofis işi – sənədləşməni və rəsmi sənədlərlə işin təşkilini təmin edən fəaliyyət sahəsi. İdarəetmənin sənədləşmə təminatı, istifadə olunan informasiya texnologiyaları nəzərə alınmaqla, idarəetmə prosesində sənədləşməyə, sənədlərlə işin təşkilinə və onların arxiv saxlanmasına vahid tələbləri müəyyən edən prinsip və qaydalar sistemini müəyyən edir. İdarəetmə fəaliyyətinin sənədləşdirilməsi onun hüquqi qüvvəsini təmin edən sənədin kağız və ya digər daşıyıcılarda yaradılmasının (məzmununun işlənməsi, dizaynı, təsdiqi, təsdiqi, dərci) tənzimlənən prosesidir. Qurumun cari fəaliyyətində sənədlərlə işin təşkili, optimal sənəd dövriyyəsinin yaradılması, saxlanmasının təmin edilməsi, istifadəsinin axtarışı və icrasına nəzarət.

Sənəd axını - sənədlərin yaradıldığı və ya alındığı andan icrası və göndərilməsi başa çatana qədər təşkilatda hərəkəti. Qeyd edək ki, ofis işi məktəbəqədər təhsilin təmin edilməsi üzrə tədbirlər məcmusudur, sənəd dövriyyəsi isə idarəetmənin sənədləşmə təminatı çərçivəsində sənədlərin hərəkətidir.

AS DOU sənədlərlə işin bütün spektrini avtomatlaşdırmaqla təşkilatların idarəetmə fəaliyyətinin səmərəliliyini artırmaq üçün nəzərdə tutulmuşdur və aşağıdakı əsas vəzifələri həll etməlidir:

Sənədləşmə (sənədlərin hazırlanması, icrası, əlaqələndirilməsi, təsdiqi və buraxılması);

Sənəd dövriyyəsinin təmin edilməsi (sənədlərin və onların layihələrinin qəbulu, qeydiyyatı, təşkili, sənədlərin göndərilməsi, təhvil verilməsi və arxiv saxlanması üçün);

İdarəetmə prosesində sənədlərlə işin təmin edilməsi (icraya nəzarət, uçot, operativ saxlanma, sənədlərin təsnifatı, indeksləşdirilməsi, axtarışı və emalı sistemlərinin təşkili; icazəsiz girişdən qorunma; tələb olunan giriş nəzarəti səviyyəsində sənədlərin paylaşılması; qərarların qəbulu prosesi və sənədlər üzrə hesabatlar, istifadəçilər üçün informasiya xidmətləri);

Həyat dövrü başa çatmış sənədlərin arxivləşdirilməsi, arxiv saxlanması və məhv edilməsi prosedurlarının avtomatlaşdırılması (saxlanma qaydalarının həyata keçirilməsi, axtarışın və istifadənin təmin edilməsi; arxiv sənədlərinin dövlət saxlanmasına verilməsi və ya məhv edilməsi).

Avtomatlaşdırılmış idarəetmə sənədləri sistemi istifadəçilərə təşkilatın bütün sənədləri ilə: daxil olan və gedən yazışmalar, daxili təşkilati və inzibati materiallar, habelə müşayiət olunan yazışmalarla - bütün həyat dövrü ərzində əməkdaşlıq etmək üçün vasitələrlə təmin edən vahid məlumat məkanı yaradır. Sənədlərin “fəaliyyət müddəti” başa çatdıqdan sonra sistem onların arxiv saxlanmasını saxlamalı və ya onların məhv edilməsi və ya dövlət saxlanmasına verilməsi barədə məlumatları qeyd etməlidir.

Siz təşkilatlarda idarəetmə üçün avtomatlaşdırılmış sənədləşdirmə dəstəyini aşağıdakı kimi həyata keçirə bilərsiniz:

Birbaşa təşkilatın mövzu sahəsinə yönəlmiş bir sistemin işlənib hazırlanmasını sifariş edin və ya özünüz həyata keçirin;

Rusiya bazarında təklif olunan proqramlar arasından hazır dövriyyə-sifariş sistemini satın alın və onu təşkilatın mövzu sahəsinə uyğunlaşdırın.

2. Elektron sənəd dövriyyəsində məlumatların mühafizəsi

Bildiyiniz kimi, informasiya ən qiymətli əmtəədir. İndiki vaxtda kompüter texnologiyaları sahəsində mütəxəssis olmaq və bu ən qiymətli əmtəəni - informasiyanı oğurlamaq kifayətdir.

Müasir Rusiya bazar iqtisadiyyatında bir sahibkarın biznesdə uğur qazanması, qazanc əldə etməsi və bütöv və zərərsiz təşkilati strukturunu saxlaması üçün əsas şərt onun fəaliyyətinin iqtisadi təhlükəsizliyini təmin etməkdir. İqtisadi təhlükəsizliyin əsas komponentlərindən biri informasiya təhlükəsizliyidir.

Məlumatı dəyişdirərək qorumaq, kənar adamın oxumasını qeyri-mümkün etmək problemi qədim zamanlardan bəşəriyyəti narahat edir. Kriptoqrafiyanın tarixi insan dilinin tarixi qədər qədimdir. Üstəlik, qədim cəmiyyətlərdə yalnız seçilmiş bir neçə nəfər ona sahib idi. Məsələn, stenoqrafiya belə yarandı.

Yazının geniş yayılması ilə kriptoqrafiya müstəqil bir elm kimi meydana çıxmağa başladı. İlk kriptosistemlərə artıq Nostradamus və Leonardo da Vinçinin əsərlərində rast gəlinir.

Kriptoqrafik sistem dünya inqilabları illərində: inqilablar, Birinci və İkinci Dünya Müharibələri zamanı sürətlə inkişaf etdi. Müharibədən sonrakı dövrlərdən bu günə qədər hesablamaların yaranması kriptoqrafik metodların inkişafını və təkmilləşdirilməsini sürətləndirdi.

Müasir informasiya texnologiyalarının tətbiq dairəsinin genişlənməsi informasiya sistemlərinin qurulması prinsiplərinə və xassələrinə yeni tələblər qoyur. Bu gün təhlükəsizlik məsələsi getdikcə aktuallaşır. Bu, ilk növbədə, öz məlumatlarının məxfiliyinin təmin edilməsi zərurətini dərk etmiş təşkilat və müəssisələrdə informasiya texnologiyalarının tətbiqi və müasirləşdirilməsi, habelə hüquqi qüvvəyə malik elektron rəqəmsal imza kimi yeni texniki texnikaların meydana çıxması ilə izah oluna bilər. Bundan əlavə, paradoksal olaraq, kompüter texnologiyasının təkmilləşdirilməsi informasiya bahasına informasiya sızması üçün çoxlu boşluqların yaranmasına səbəb olub. Beləliklə, böyük həcmdə hökumət və hərbi kommunikasiyaların ötürüldüyü yerli, daha sonra korporativ və qlobal kompüter şəbəkələrinin inkişafı. İcazəsiz şəxslərin ona daxil olmasına imkan verməyən kommersiya və özəl xarakterli olması, müvafiq tədbirlər görülmədikdə, müdaxilə edənlərin müəssisənin informasiya sisteminə daxil olma ehtimalını əhəmiyyətli dərəcədə artırır.

Eyni zamanda, yeni güclü kompüterlər, şəbəkə və neyron hesablama texnologiyaları yaxın vaxtlara qədər qırılmaz hesab edilən kriptoqrafik sistemləri gözdən salmağa imkan verdi.

İnformasiyanın transformasiya yolu ilə qorunması problemi kriptologiya ilə məşğul olur (kryptos - “gizli”, logos - “elm”). Kriptologiya iki sahəyə bölünür - kriptoqrafiya və kriptoanaliz. Bu sahələrin məqsədləri birbaşa əksdir və atıcı silahlar və bədən zirehləri hazırlayanlar arasında mübarizəni xatırladır.

Sənəd və məlumat humanitar anlayışlardır, lakin informasiya təhlükəsizliyi problemlərini həll etmək üçün riyaziyyat olmadan etmək olmaz.

Kriptoqrafiya informasiyanın çevrilməsinin riyazi üsullarının axtarışı və öyrənilməsi ilə məşğul olur.

Maraq sahəsi kriptoanaliz açarları bilmədən məlumatın şifrəsini açmaq imkanlarının öyrənilməsidir.

Açarlar - başqa sözlə, parollar - mətnləri şifrələmək və deşifrə etmək üçün lazım olan müəyyən məxfi məlumatlardır.

Əgər verilənlər bazasına daxil olmaq üçün parolunuzu tamamilə unutmusunuzsa,

Sonra onu məktubla tapmağa çalışmaq lazımdır.

Çox uzun deyilsə - yeddi simvoldan çox deyil,

Yəqin ki, ömrünüz boyu onu götürməyə vaxtınız olacaq.

Əsgər Tuqanbayev

Müasir kriptoqrafiya dörd əsas bölmədən ibarətdir:

simmetrik kriptosistemlər.

açıq açar kriptosistemləri.

elektron imza sistemləri.

əsas idarəetmə.

Kriptoqrafik metodlardan istifadənin əsas istiqamətləri məxfi məlumatların rabitə kanalları (məsələn, elektron poçt vasitəsilə) vasitəsilə ötürülməsi, ötürülən mesajların həqiqiliyinin müəyyən edilməsi, informasiyanın (sənədlərin, verilənlər bazalarının) şifrlənmiş formada daşıyıcıda saxlanmasıdır.

3. Avtomatlaşdırılmış sistem LanDocs

Bu fəsildə mən ilk dəfə İrkutskenergo müəssisəsində təcrübə keçərkən qarşılaşdığım LanDocs avtomatlaşdırılmış sistemi haqqında danışmaq istəyirəm. Rahat və istifadəsi asan olduğu üçün bu avtomatlaşdırılmış sistemi bəyəndim.

4. LanDocs sisteminin məqsədi və tətbiq dairəsi

LanDocs sisteminin əhatə dairəsi ofislərin avtomatlaşdırılması və elektron sənədlərin korporativ arxivlərinin yaradılmasıdır. Sistemin tətbiqində məqsəd avtomatlaşdırma obyektində personalın elektron sənədlərlə kollektiv işini dəstəkləmək üçün müasir vahid sistem-texniki mühit yaratmaq, müvafiq sistem proqram təminatı və sistemlə işləmək üçün sübut edilmiş texnologiya olduqda avtomatlaşdırmanı təmin etməkdir. ofis işinin aşağıdakı sahələrindən:

çox istifadəçi çıxışı olan sənəd məlumatlarının mərkəzləşdirilmiş strukturlaşdırılmış məlumat bazasının yaradılması və saxlanılması;

elektron sənədlərin (əməliyyat və uzunmüddətli arxiv) mərkəzləşdirilmiş repozitoriyalarının yaradılması və saxlanılması və elektron sənədlərin mətnləri ilə iş;

ofis əməliyyatlarının uçotunun aparılması və sənədlə iş tarixinin aparılması;

sənəd detalları və sənəd mətni üzrə avtomatlaşdırılmış axtarış;

istifadəçinin funksional hüquqlara və sənədlərə olan hüquqlarına çıxışının diferensiallaşdırılmasının təmin edilməsi;

elektron sənədlərin elektron rəqəmsal imza ilə imzalanması;

korporativ e-poçt ilə inteqrasiya.

Sistemdən istifadə avtomatlaşdırılmış ofis iş mühitində sənədlərlə işləmək texnologiyasından istifadəni nəzərdə tutur, ona görə də bu təlimatda istifadə olunan terminlər həmişə konseptual olaraq ənənəvi (“kağız”) ofis işi anlayışı ilə tam üst-üstə düşməyə bilər.

5. Struktur LanDocs xətti proqramı

LanDocs xətti proqramı ofis iş proseslərinin hərtərəfli avtomatlaşdırılması və müxtəlif ölçülü və sənaye təşkilatlarında elektron sənədlərin arxivini saxlamaq üçün nəzərdə tutulmuşdur. LanDocs ailəsinin məhsulları yalnız yerli kompüter şəbəkəsinə qoşulmuş istifadəçiləri deyil, həm də coğrafi cəhətdən uzaq olanları da daxil etməyə imkan verir - İnternet/Intranet infrastrukturu və e-poçt vasitəsilə ofis işlərini yerinə yetirmək və sənədlərə daxil olmaq imkanı verir. poçt sistemləri. Sistem modullarının funksionallığı və tərkibi funksional olaraq kağız sənədlərlə işləməyə bənzər elektron sənədlərlə tam hüquqlu işləməyi təmin etməyə yönəldilmişdir.

LanDocs sistemi aşağıdakı proqram məhsullarının birləşməsidir:

LanDocs: İŞ PROSESİ. Ofis iş proseslərinin avtomatlaşdırılması və elektron sənədlərin arxivinin aparılması üçün əsas sistem. Sənaye DBMS əsasında klient-server arxitekturasında həyata keçirilən o, Windows 95/98/NT 2000 ilə işləyən fərdi kompüterlərin lokal şəbəkəsində fəaliyyət göstərir. Oracle DBMS və MS SQL Server ilə işləmək üçün təchiz edilmişdir. LanDocs sənəd idarəetmə xidmətlərini üçüncü tərəf Windows proqramlarına daxil etmək üçün sənədləşdirilmiş OLE interfeysi ilə təchiz edilmişdir.

LanDocs: SƏNƏD SERVER. Elektron arxivdə sənəd məzmununun (sənəd fayllarının) saxlanmasının mərkəzləşdirilmiş şəkildə idarə edilməsi üçün server proqramı. LanDocs: CLASSWORK sistemi ilə qarşılıqlı əlaqə qurur və uzunmüddətli saxlama üçün sənəd fayllarının oxunması, yazılması, silinməsi, ötürülməsi və bütün bu əməliyyatların Windows NT 4.0/2000 ilə işləyən xüsusi serverdə qeyd edilməsi əməliyyatlarını dəstəkləyir.

LanDocs Tam Mətn Axtarış Seçimi: SƏNƏD SERVER morfoloji təhlildən istifadə edərək sənəd mətnləri arasında axtarış aparmaq imkanı verir.

LAN Şəkli: ŞƏKİLLƏRİN TARANIŞ VƏ VİZUALİZƏSİ. Kağız sənədlərin skan edilməsi və sənəd təsvirləri ilə işləmə sistemi (kağız sənədlərin elektron şəkilləri). Kağız sənədlərin elektron nüsxələri ilə rahat işləməyə, istədiyiniz səhifəyə keçməyə, təsviri müxtəlif miqyasda göstərməyə, “böyüdücü şüşə” rejimində detalları nəzərdən keçirməyə, sürüşdürməyə, şəkildəki ləkələri silməyə və s. imkan verir.

LanDocs: İNTERNET ACCESS. Ofis avtomatlaşdırma sistemindən məlumatlara və internet vasitəsilə elektron sənədlərin korporativ arxivinə daxil olmaq üçün ixtisaslaşmış WEB server. Platformadan müstəqil müştəri kimi standart internet Brauzerindən (Internet Explorer, Netscape Navigator) istifadə edərək sənədlərlə qeydiyyat, axtarış, poçt göndərmə və digər əməliyyatları yerinə yetirməyə imkan verir.

LanDocs: MAIL SERVER. MAPI uyğun e-poçt sisteminə giriş qapısı kimi çıxış edən ixtisaslaşmış server proqramı. LanDocs sistem proqramı olmayan ifaçılara LanDocs sistemindən mesajlar, tapşırıqlar və sənədlər göndərmək imkanı verir: OFİS PROSESİ.

LanDocs MAIL MÜŞTƏRİSİ. MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes proqramlarında işləyən müştəri proqramı. İstifadəçiyə MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes poçt qutusunda olarkən LanDocs verilənlər bazasından tapşırıq və sənədləri qəbul etmək və tapşırıqların icrası haqqında hesabat vermək imkanı verin.

LanDocs: TƏHLÜKƏSİZLİK ALT SİSTEMİ. LanDocs sistemindəki təhlükəsizlik alt sistemi elektron rəqəmsal imza və şifrələmə vasitəsilə məlumatı qorumaq üçün nəzərdə tutulmuşdur. Təhlükəsizlik altsisteminə Təhlükəsizlik Serveri və LanDocs istifadəçi proqramlarının müştəri hissələri daxildir. Təhlükəsizlik Serveri Sertifikatlaşdırma Mərkəzinin funksiyalarını həyata keçirir ki, bu da istifadəçilərin müraciətləri əsasında açıq açar sertifikatlarının verilməsini və sertifikatlar bazasına istifadəçinin onlayn çıxışının təşkilini təmin edir (sertifikat formatı ITU-T.509 tövsiyələrinə uyğundur). Altsistemin müştəri hissəsi istifadəçiyə öz şəxsi açarı ilə sənədləri, mesajları və digər LanDocs informasiya obyektlərini imzalamağa və digər istifadəçilərin imzalarını yoxlamağa imkan verir. Elektron rəqəmsal imzadan istifadə edilən hadisələr, şifrələmə, açarın yaradılması və sertifikatın verilməsi alt sistemin əməliyyat protokollarında qeyd olunur.

LanDocs: YERLƏŞMƏ. LanDocs-un imkanlarını genişləndirən proqram aləti: Sənədlərin işlənməsi proseslərini idarə etmək üçün CASE PROCESS. Sənədlərin hərəkəti proseslərinin modelləşdirilməsi rahat və vizual şəkildə - qrafik xəritələrin qurulması yolu ilə həyata keçirilir. Xəritə mesajın və sənədin hərəkət marşrutunu müəyyən edir və emalın bir mərhələsindən digərinə keçid şərtlərini müəyyən edir. Bu şəkildə yaradılmış marşrut sənədin hərəkətinə başlamaq və sonra onun hərəkət marşrutunu idarə etmək üçün istifadə olunur. Təhlil funksiyaları faktiki proses parametrləri üzrə statik məlumatları əldə etməyə imkan verir.

6. Sistemin əsas funksiyaları. LanDocs: İŞ PROSESİ

LanDocs: WORK PROCESS sistemi sizə aşağıdakı əsas funksiyaları yerinə yetirməyə imkan verir:

sənədlərin qeydiyyatı;

sənəd mətnlərinin daxil edilməsi və fayllarla işləmək üçün köməkçi funksiyalar;

sənədlərin və mesajların mübadiləsi, icra üçün tapşırıqların göndərilməsi;

sənədlərin və tapşırıqların icrasına nəzarət;

əvəzetmə rejimində işləmək;

sənədlər arasında ofis işi əlaqələrinin izlənməsi, mürəkkəb strukturlaşdırılmış qovluqların yaradılması;

naviqasiya və sənəd axtarışı;

sənəd dövriyyəsi haqqında hesabat;

kağız sənədləri skan etmək, sənəd şəkilləri ilə işləmək (LAN Image alətləri);

elektron sənədlərlə işləmək üçün ofis proqramları ilə inteqrasiya;

xarici Windows proqramları ilə inteqrasiya;

elektron imzadan istifadə, sənədlər üzərində işgüzar əməliyyatların icrası və nəzarəti;

internet vasitəsilə işləmək;

kataloqların saxlanması.

7. LanDocs sistemində sənəd

LanDocs sənədlərlə işləməyə yönəlmiş bir sistemdir. LanDocs sistemindəki sənəd sənədlə əlaqəli sənəd və məlumat obyektləri haqqında məlumatların toplusudur - qeydiyyat kartı, sənədlər və sənədlərin mətni ilə onların versiyaları, sənədin hərəkət tarixi haqqında məlumat, elektron rəqəmsal imza. və s. Beləliklə, LanDocs sistemində qeydə alınmış sənəd xüsusi informasiya obyekti - “LanDocs Sənədi” kimi başa düşülür.

LanDocs sənədi üç əsas komponentin birləşməsidir: qeydiyyat kartı, sənəd mətni (qeydiyyat kartına əlavə edilmiş sənədin mətni olan fayl), sənədlə işləmə tarixi haqqında məlumat (hərəkət və icra tarixi). sənədə daxil olmaq ilə bağlı ofis işləri və sistem əməliyyatları). Sənədi sistemə daxil edərkən, sənəd haqqında məlumat sadəcə daxil edilmir və sənədin mətni daxil edilir, əksinə, yeni informasiya obyekti - LanDocs sənədi yaradılır, əgər sənədin mətni varsa, tam sənədi təmsil edir. sənədli sənəd.

Qeydiyyat kartı – sistemə daxil edilməli olan hər bir sənəd (kağız və ya elektron) üçün yaradılmışdır. Sənədin qeydiyyat kartında sənədi xarakterizə edən və sənədin axtarışına xidmət edən atributlar var. Qeydiyyat kartının atributları, bir qayda olaraq, sənədin təfərrüatları ilə üst-üstə düşür.

Sənəd faylı (mətn, cədvəl, şəkil, səs və s. ehtiva edən sənəd mətni) – qeydiyyat kartına əlavə olunur və sistemdə orijinal fayl formatında (çevirmədən) saxlanılır. Sistem bir sənəd üçün bir neçə faylı və bir faylın bir neçə versiyasını saxlamağa imkan verir. İstifadəyə icazə verilən fayl formatlarının siyahısı administrator tərəfindən müəyyən edilir. Fayl sistemə idxal edilə bilər və sənədin mətninin ilk versiyası kimi birbaşa sənəd yaradılarkən və ya sonra müəyyən edilə bilər. Sənəd kağız orijinal şəklində mövcuddursa, o zaman ola bilər, o zaman skan ilə idxalı həyata keçirmək üçün çağırılan LAN Image proqram modulu tərəfindən skan edilə bilər; gələcəkdə sənədin təsviri qrafik formatda təqdim edilən sənədin elektron şəkli kimi sistemdə saxlanılacaq.

Sənədin hərəkəti və sənədlə iş tarixi haqqında məlumat sənəddəki mesajlar siyahısında və tətbiq olunan elektron imzalar haqqında məlumatlarla bağlı sistemin əməliyyat protokollarında qeydlərdə olan məlumatların məcmusudur.

Sistemdə sənədin “LanDocs sənədi” kimi “təmsil edilməsi” sizə LanDocs sənədlərinə adi “kağız” sənədlərlə eyni funksional məqsədi verməyə imkan verir: məlumat, idarəetmə və hüquqi.

8. İnformasiyanın mühafizəsi prinsipləri və istifadəçi səlahiyyətlərinin məhdudlaşdırılması

LanDocs sistemində tətbiq olunan məlumatın qorunması və istifadəçi səlahiyyətlərinin müəyyənləşdirilməsi mexanizmləri sizə imkan verir:

parol ilə icazəsiz girişdən qorunmaq;

müxtəlif məxfilik səviyyəli sənədlərə istifadəçi giriş hüquqlarını müəyyən etmək;

sənədlə işləmək hüququ olan şəxslərin siyahısını müəyyən etməklə sənədə giriş hüququnu fərdiləşdirmək;

məxfi sənədləri şifrələmək (şifrələmək).

Sistem sistemə daxil olmaq üçün parol mühafizəsi ilə təchiz edilmişdir. İstifadəçi sistemə daxil olduqda ondan ad və şifrə tələb olunur, bundan sonra sistem ona yalnız funksional hüquqlarına uyğun olaraq istifadəçiyə verilmiş funksiyaları yerinə yetirməyə imkan verir.

İstifadəçilərin sənədlərə daxil olmaq səlahiyyətlərinin əlavə diferensiallaşdırılması məxfilik səviyyələri mexanizmi əsasında həyata keçirilir.

Sistem təmin edir Fayl icazələri– hər bir fayl üçün tənzimlənən sənəd faylları ilə əməliyyatların siyahısı. Artıq sənədə daxil edilmiş fayl üçün aşağıdakı hüquqlar təyin edilə bilər:

əvvəlki versiyaya qayıt;

fayl adının dəyişdirilməsi;

fayl statusunun dəyişdirilməsi;

fayl hüquqlarının verilməsi;

baxış;

redaktə;

silinmə.

LanDocs proqram təminatından istifadə edərkən: TƏHLÜKƏSİZLİK ALT SİSTEMİ, LanDocs sənədlərinin bütövlüyü əlavə olaraq qorunur (proqram səviyyəsində təhlükəsizliyin auditi).

Yenidən yazıla bilməyən daşıyıcıların uzunmüddətli saxlanması üçün istifadə edildikdə, sənəd faylları ilə bağlı fiziki səviyyədə audit təhlükəsizliyi təmin edilir.

Əlavə təhlükəsizlik xüsusiyyətləri sistemin istifadəsinin və texniki xidmətinin texnoloji dövrünə daxil edilə bilər.

9. LanDocs: təkrarlana bilən məhsul və korporativ informasiya sisteminin qurulması üçün əsas

LanDocs proqram xəttinin məqsədi

LanDocs proqram məhsulları xətti müxtəlif ölçülü və ixtisaslaşdırılmış müəssisələrdə avtomatlaşdırılmış məktəbəqədər təhsil sistemlərinin qurulması üçün nəzərdə tutulmuşdur. LanDocs proqramı bir sıra müxtəlif dizayn həllərini həyata keçirməyə imkan verir, məsələn:

daxili standartlara və normalara, sənədlərin uçotu praktikasına və sifarişlərin icrasına nəzarətə əsaslanan ofis işinin və sənəd dövriyyəsinin avtomatlaşdırılması sistemi. Müxtəlif kateqoriyalı işçilər üçün müxtəlif səviyyəli funksionallıq təmin edir;

sənədlərin icazəsiz girişdən etibarlı mühafizəsini təmin edən elektron sənədlərin korporativ saxlanması (arxivi), dil morfologiyası nəzərə alınmaqla tam mətnli axtarış imkanı, sənədlərə girişlə bağlı istifadəçi hərəkətlərinin qeydiyyatı və auditi;

Rusiya Federasiyasının Dövlət Arxiv Xidmətinin tələblərinə uyğun olaraq fəaliyyət göstərən bir təşkilatın idarə arxivlərinin və arxiv bölmələrinin fəaliyyətinin avtomatlaşdırılması sistemi. İdarə arxivləri üçün ixtisaslaşdırılmış hesabatların hazırlanmasını təmin edir və kağız sənədlərin elektron arxivə toplu daxil edilməsi üçün xüsusi texnologiyaları dəstəkləyir;

sənədlərin hərəkət marşrutunu müəyyən etməyə və onların hərəkətini idarə etməyə imkan verən təşkilatın iş proseslərinə avtomatlaşdırılmış dəstək sistemi.

LanDocs proqram təminatının tətbiqi texnologiyaları

AS DOW tətbiq edildikdən sonra gələcək strategiya aşağıdakıları təmin etməli olan effektiv layihə idarəetmə sisteminin qurulmasını nəzərdə tutur:

əldə edilmiş nəticələrin layihənin strateji məqsədlərinə maksimum uyğunluğu;

layihənin planlaşdırılmasının dəqiqliyinin artırılması;

müxtəlif mərhələlərdə layihənin həyata keçirilməsində mənfi tendensiyaların müəyyən edilməsi və aradan qaldırılması imkanlarının təmin edilməsi, layihə rəhbərliyi tərəfindən maksimum nəzarət;

layihə risklərinin minimuma endirilməsi.

Layihə birgə komanda tərəfindən həyata keçirilir, o cümlədən:

proqramın yaradıcısından - layihə meneceri, müştərinin binasında işləyən icra qrupunun işçiləri və layihə sənədlərinin aparılmasına texniki dəstək məsələlərini həll edən dəstək qrupunun işçiləri;

sifarişçidən - layihənin icrası ilə bağlı bütün məsələləri operativ həll etmək hüququna malik olan məsul nümayəndə və adətən proqram təminatı, ƏS dəstəyi, DBMS, e-poçt, s., informasiya təhlükəsizliyi üzrə mütəxəssislər, layihə üçün zəruri olan funksional şöbələrin işçiləri.

İcra zamanı müəyyən bir layihənin xüsusiyyətlərinə uyğun olaraq dəyişən standart metodologiyadan istifadə olunur - onun miqyası, sistemin tətbiqi növü, proqram yaradıcısının işçilərinin icra işində iştirak dərəcəsi və s. Tipik bir sxemə aşağıdakı mərhələlər daxildir - hazırlıq, sənədləşmənin idarə edilməsi vəziyyətinin yoxlanılması, pilot layihənin həyata keçirilməsi (məhdud sayda iş yerlərində), pilot zonada sınaq istismarı, sistemin istismarı qaydalarının dəqiqləşdirilməsi. sistemin sınaq əməliyyatının nəticələri, zəmanət və zəmanətdən sonrakı dəstək.

Sistemləri tətbiq edərkən layihənin sənədləşdirilməsinə xüsusi diqqət yetirilir. Bir qayda olaraq, sorğu mərhələsinin nəticələrinə əsasən “Araşdırma hesabatı”, “Layihənin məqsədləri, məhdudiyyətləri və riskləri”, “Sistemin həyata keçirilməsi üçün texniki şərtlər” sənədləri hazırlanır. İstehsalat istismarına verildikdə sifarişçiyə adətən “Avtomatlaşdırılmış ofis işi üzrə təlimat” sənədinin layihəsi təqdim olunur, sənədsiz texnologiyaların tətbiqi layihələri çərçivəsində isə “Elektron sənəd haqqında Əsasnamə” və “Elektron rəqəmsal qaydalar haqqında Əsasnamə” imza” əlavə işlənib hazırlana bilər.

10. Avtomatlaşdırılmış məktəbəqədər təhsil sistemlərinin funksional diaqramlar əsasında təhlili

Bu fəsildə biz birinci qrupun nümayəndəsi olan idarəetmə üçün tipik avtomatlaşdırılmış sənədləşmə sistemlərindən birini nəzərdən keçirəcəyik.

“BİZNES” avtomatlaşdırılmış informasiya sistemi mövcud ofis təcrübəsinə tam uyğundur. Birincisi, sistem müəssisədə ənənəvi olaraq qəbul edilən elektron sənəd dövriyyəsini müşayiət edə bilər, ofis işləri texnologiyalarını tənzimləyə bilər. İkincisi, sistem elektron sənəd dövriyyəsi və kompüterdə sənədlərin işlənməsi funksiyalarından qismən və ya tam istifadə etməklə sənəd dövriyyəsinin ənənəvi təşkilinin əhatə dairəsini əhəmiyyətli dərəcədə genişləndirməyə imkan verir.

"DELO" avtomatlaşdırılmış sisteminin proqram və aparatının strukturu Şəkil 1-də təqdim olunur. 1. AS DOU “DELO” təşkilatın yerli şəbəkəsinin imkanlarından istifadə etməklə işləmək üçün nəzərdə tutulmuşdur, sənaye DBMS əsasında “müştəri-server” arxitekturasında həyata keçirilir və əsas tapşırıqları yerinə yetirmək üçün konfiqurasiya edilmiş bir sıra ixtisaslaşmış avtomatlaşdırılmış iş stansiyalarından (AWS) ibarətdir. ofis funksiyaları

Coğrafi olaraq paylanmış struktura malik təşkilatlarda quraşdırılan “BİZNES” sistemləri MAPI interfeysini dəstəkləyən elektron poçt vasitəsilə bir-biri ilə əlaqələndirilməlidir. Sistem menecerlərə və mütəxəssislərə İnternet (İntranet) vasitəsilə istənilən yerli və ya uzaq iş stansiyasından sənədlər haqqında məlumatlara və sənədlərin özlərinə sadə və effektiv çıxışı təmin edən WEB ofis iş serverini əhatə edir. DELO sisteminin standart versiyası Oracle DBMS və MC SQL Server ilə işləyir. Sistemin hər bir fərdi istifadəçisinə verilən funksiyalar onun vəzifə öhdəlikləri və təşkilatın sənəd dövriyyəsindəki rolu ilə müəyyən edilir.

Daxil olan sənədlərin qeydiyyatı üçün iş stansiyası təşkilat tərəfindən alınan bütün yazışmaların mərkəzləşdirilmiş və ya qeyri-mərkəzləşdirilmiş qeydiyyatını təmin edir. Eyni zamanda, qeydiyyat yerindən asılı olmayaraq, təşkilata daxil olan hər bir sənəd üçün sistem daxil olan nömrəni (indeksini) qeyd edən qeydiyyat kartı yaradılır. Sənədlərin hər bir alt qrupunun təşkilatın sənəd indeksləşdirmə proseduru ilə üst-üstə düşən qaydalara uyğun olaraq öz nömrələnməsi ola bilər.

Nəzarət işçi stansiyası planlaşdırılmış icra tarixləri olan təlimatları olan sənədlərlə iş aparır. Sənədə nəzarət qeydiyyat kartı müvafiq atributla vurğulanır. Sənədə nəzarət sifarişləri göndərilərkən onun qeydiyyat kartı icraçıya paylanmaqla yanaşı, nəzarət altında olan qovluğa yerləşdirilir. Sənədlərin icrasına nəzarət edən istifadəçilər nəzarət sənədlərinin icrasına dair hesabatlar və nəzarət sənədlərinin icrasına dair xatırlatma arayışları hazırlayırlar.

Məmurun iş yeri sənəd dövriyyəsinin rəsmi iştirakçıları olan şirkətin işçilərinin - müxbirlərin və sənədlərin ünvançılarının işini təmin edir. Məmurlar sənədləri alır, təsdiq edir, imzalayır, göstərişlər verirlər. Sistemdə qeydiyyatdan keçmiş məmurlar mütləq onun istifadəçiləri deyillər. Müvafiq səlahiyyətə malik olan istifadəçilər (köməkçinin iş yeri) sistemdə vəzifəli şəxslər üçün işləyə bilər. Əgər vəzifəli şəxslərin özləri və onların köməkçiləri bilavasitə sistemdə işləyirlərsə, o zaman onlar avtomatlaşdırılmış iş yerlərinin istifadəçisi kimi qeydiyyatdan keçməlidirlər.İstifadəçilər vəzifəli şəxslərin göstərişlərinə uyğun olaraq sənədi hazırlayan istifadəçinin iş yeridir.

Sistem texnoloqunun iş stansiyası sistem administratorunun işini dəstəkləyir. Sistem texnoloqu istifadəçi işindəki səhvləri izləmək və düzəltmək, sistem kataloqlarının doldurulması, əlavə edilməsi və məzmununun dəyişdirilməsi əməliyyatlarını həyata keçirir; sistemi təşkilatın strukturunda və sənəd dövriyyəsindəki cari dəyişikliklərə uyğunlaşdırır. O, istifadəçiləri sistemə daxil edir, hüquq və imtiyazları paylayır.

Sənədlər üzrə arayışların və hesabatların qəbulu üçün iş stansiyası müxtəlif sertifikatlar alan və sənəd dövriyyəsi və sənədlərin icrasına dair hesabatlar haqqında məlumatları özündə əks etdirən çap hesabatları hazırlayan ofis işçisinin işini dəstəkləyir.

Şöbənin aparat idarəçiliyi xidməti işçisinin iş yeri müvafiq şöbədə sənədin icrasını təmin etmək üçün lazım olan bütün funksiyaları yerinə yetirir.

Çıxış sənədlərinin qeydiyyatı üçün avtomatlaşdırılmış iş yeri təşkilatın bir və ya bir neçə struktur bölməsində vəzifəli şəxs tərəfindən imzalanmış gedən yazışmaların qeydiyyatını təmin edir. Çıxan sənədin qeydiyyat yerindən asılı olmayaraq, ona bu sənədlər alt qrupu üçün vahid qaydalara uyğun olaraq yaradılan qeydiyyat nömrəsi verilir. Sənədin işə daxil edilməsi qeydiyyat vəsiqəsinə işin adını (işlərin nomenklaturasının kataloquna uyğun olaraq) və silinmə tarixini və vaxtını əks etdirən qeydin daxil edilməsi ilə həyata keçirilir. İşlərin siyahısı kataloqu təşkilatın hər il təsdiq edilmiş hallar siyahısına uyğun olaraq sistem texnoloqu tərəfindən doldurulur.

Sənədlərin paylanması iş stansiyası təşkilatın xüsusi struktur bölməsinə gedən yazışmaları göndərməyə imkan verir. Bu zaman sənədin kənar təşkilata faktiki göndərilməsinin tarixi və vaxtı sənədin qeydiyyat vərəqəsinə daxil edilir, göndərilmə üsulu (sahə rabitəsi, poçt, teleqram və s.) və poçt xidmətinin reyestr nömrəsi qeyd olunur. Sənədlərin göndərilməsi registrləri sənədlərlə birlikdə müvafiq poçt xidmətinə çatdırılmaq üçün çap oluna bilər. Əlavə olaraq, sonrakı çap etməklə zərflər yaratmaq imkanı dəstəklənir.

Sistem proqramçısının iş stansiyası avtomatlaşdırılmış ofis idarəetmə sisteminə dəstək verir.

Sistemin proqram təminatı və aparatının yuxarıdakı strukturuna uyğun olaraq müəllif tərəfindən qurulmuş AS DOU "DELO"nun funksional diaqramı Şəkil 1-də təqdim olunur. 2.

“BİZNES” avtomatlaşdırılmış sənəd idarəetmə sistemi dörd alt sistemdən ibarətdir: ofis işləri, hesabat formaları, məlumat kitabçaları, idarəetmə.

“Ofis İdarəetmə” alt sistemi sistemin əsas funksiyalarını həyata keçirir və aşağıdakı modullardan ibarətdir:

"Qeydiyyat" modulu sənədin mətni olan bir faylı karta "qoşmaq", sənədlər arasında əlaqə yaratmaq, həmçinin sənədi "İcra" bölməsinə köçürmək də daxil olmaqla, qeydiyyat kartı detallarının dəyərlərini daxil etməyə imkan verir. modul;

“İcra” modulu sənədin icrasını, o cümlədən sənəd üzrə göstərişlərin verilməsini, icraçılardan hesabatların hazırlanmasını və sənədin silinməsini təmin edir;

“Axtarış” modulu sənədlərin qeydiyyat kartlarının rekvizitlərinin təyinatına uyğun olaraq fayl şkafında axtarışını təmin edir. İstifadəçi sənədin hansı fayl şkafında yerləşdiyini bilmirsə, axtarışdan istifadə edərək sənədin aşkarlanması zəruridir. Axtarış nəticələri, xüsusən də sənədlərin icrasına nəzarət etmək və ya ixtiyari hesabat xülasələrini yaratmaq üçün bir vasitə kimi istifadə edilə bilər (məsələn, müəyyən bir vəzifəli şəxs tərəfindən icra edilməmiş sənədlərin siyahısını yaratmaq);

"Qeydiyyatdan keç" modulu. Onun köməyi ilə göndəriləcək sənədlər işlənir, o cümlədən standart poçt reyestrinin formalarının yaradılması və çapı;

“Hesabat Formaları” alt sistemi əvvəlcədən müəyyən edilmiş seçim meyarlarına uyğun siyahı yaradır və onları standart çap formaları şəklində formatlaşdırır. Altsistem sənəd dövriyyəsi haqqında məlumatların, nəzarət sənədlərinin icrası üzrə xülasələrin, nəzarət sənədlərinin icrası üzrə icmal xatırlatmaların və s.

“Kataloq” alt sistemi sistem kataloqlarına xidmət funksiyalarını həyata keçirir, məsələn, qurumun təşkilati strukturunun kataloqu, ofis qaydaları və s.

İdarəetmə alt sistemi sistem istifadəçilərinin siyahısını saxlamaq üçün istifadə olunur. Bu siyahı hər bir istifadəçi üçün fərdi identifikator və parol, sistem fayllarına giriş hüquqlarını, müxtəlif təhlükəsizlik təsnifatlarının sənədlərini, alt sistemləri və sistem funksiyalarını müəyyən edir. Sistem rəqəmsal imza və şifrələmədən istifadə etmək imkanı verir.

Nəticə

Bu iki avtomatlaşdırılmış məktəbəqədər təhsil sisteminin nəzərdən keçirilməsi nəticəsində keyfiyyət təhlilinin həyata keçirilməsinin xüsusiyyətləri haqqında nəticə çıxarmaq, əsas parametrlərin siyahısını müəyyən etmək və onların ölçülməsi üçün şkalaları seçmək mümkündür. Təhlil nəticəsində aşağıdakı əsas nəticələr çıxarılmalıdır:

Təşkilatlar Rusiya bazarında təklif olunanlardan yalnız sifariş üzrə hazır istehsal sistemlərini, sonrakı zəmanət və zəmanətdən sonrakı xidmətlə həyata keçirirlər.

Təklif olunan müasir dövriyyəyə uyğun avtomatlaşdırılmış sənəd idarəetmə sistemləri bu sahədə ixtisaslaşmış və kifayət qədər uğurlu praktik tətbiqlərə malik olan etibarlı inkişaf şirkətindən olmalıdır. Bu, investisiyaların etibarlılığına, sistemin rahat dəstəyinə və lazımi istehlak xüsusiyyətlərinin həyata keçirilməsinə zəmanət verir, çünki proqram məhsulunun versiyalarını buraxan tərtibatçı şirkət avtomatlaşdırılmış məktəbəqədər təhsil müəssisələrinin inkişafındakı qlobal tendensiyaları izləmək məcburiyyətindədir. ;

AS DOW korporativ informasiya sisteminin qurulmasında sistem formalaşdıran amil olmalıdır və ya artıq mövcud avtomatlaşdırılmış sistemə üzvi şəkildə uyğun olmalıdır.

Bütün təşkilat boyu AS-nin yaradılmasının əsas prinsiplərinə əməl edilməlidir; sistem məlumatlarını təsvir etmək üçün vahid təsnifat sistemi, sahə adları, atributlar və terminologiya işləməlidir. Üstəlik, təsnifatçılar təşkilatın qarşılıqlı əlaqədə olduğu bütün xarici mühitlə birləşdirilməlidir, çünki bu, vahid informasiya məkanı yaratmaq üçün zəruri şərtdir. Təşkilati strukturların islahatı prosesində idarəetmə funksiyalarının təsnifatlandırıcısından istifadə və vərəsəlik tarixinin saxlanması istənilən vaxt retrospektiv təhlilə, nəzarətə və istənilən sənədin hüquqi varisini adekvat müəyyən etməyə imkan verəcək;

Məktəbəqədər təhsil müəssisələrinin AS-ni həyata keçirərkən təşkilatların xidmət məlumatlandırılması yalnız ofis idarəetmə xidmətlərinin işinin təkmilləşdirilməsinə deyil, həm də qəbul edilən qərarların keyfiyyətinin yaxşılaşdırılması üçün vəzifəli şəxslərin, icraçıların və katiblik işçilərinin fəaliyyətinin səmərəliliyinin artırılmasına diqqət yetirməlidir. və sənədlər yaradılmışdır.

Əslində, AS DOU nəinki əvvəllər hazırlanmış qərar və sənədlərin şablonlarının və fraqmentlərinin təkrar istifadəsini, həm də ofis idarəetmə xidmətlərinin kollektiv işinin mümkünlüyünü təmin etməli, həm də idarə heyətinin fəaliyyətinin səmərəliliyinin artırılmasını təmin etməlidir. qəbul edilən qərarların və yaradılan sənədlərin keyfiyyətini yüksəltmək üçün məmurlar, icraçılar və katiblər.

Elektron sənəd dövriyyəsinin tətbiqi və sənədləşmə prosesi iştirakçılarının sənədlərin avtomatlaşdırılmış emalına fəal cəlb edilməsi icra intizamını, sərəncamların, proqramların və planların icrasına nəzarətin səmərəliliyini və keyfiyyətini yüksəldəcək.

Kağız və elektron sənədlərin uçotunun aparılması. Müasir elektron sənəd dövriyyəsi sistemləri və klassik ofis avtomatlaşdırma sistemləri. İdarəetmə fəaliyyətinin gərgin sahələrində sənədsiz ofis işinin yaradılması.

Sənəd idarəetməsi texnologiyasının və qeydiyyat və nəzarət formalarının aparılmasının əsas problemləri. Sənədləşdirmə dəstəyi üçün informasiya sisteminin tətbiqi yolu ilə şirkətin ofis işinin avtomatlaşdırılması. Elektron rəqəmsal imzadan istifadə.

RF TƏHSİL NAZİRLİYİ ALTAY DÖVLƏT UNİVERSİTETİ SİYASİ ELİMLƏR FAKÜLTƏSİ Siyasi elmlər kafedrası “Sənəd dövriyyəsinin rasionallaşdırılması üçün elektron poçt, internet və digər sistemlərdən istifadə”.

Sənəd idarəetməsinin avtomatlaşdırılmasının mahiyyəti. Elektron sənəd anlayışı və ənənəvi sənədin funksiyaları. Elektron sənəd idarəetmə sistemləri. Sənədlərin yaradılmasına və korporativ məlumat portallarının istifadəsinə yeni yanaşma.

Elektron və kağız sənədlər. Daxili və xarici elektron sənəd idarəetməsi. Elektron sənəd idarəetməsindən istifadənin effektivliyi üçün rəqəmsal arqumentlər. EDMS sistemlərinin əsas xüsusiyyətləri, seçilməsi və tətbiqi problemləri. Məzmun idarəetmə sistemləri.

Ümumi yurisdiksiya məhkəmələrinin və məhkəmə idarəsinin informasiyalaşdırılmasının məqsəd və vəzifələri. Məhkəmə iclasları zamanı əldə edilən ilkin məlumatların etibarlılığının və dolğunluğunun artırılması. İşlərin hazırlanması və baxılması zamanı məhkəmə materiallarının toplanması və işlənməsinin səmərəliliyi

Elektron sənəd dövriyyəsi sistemlərinin yaradılması və tətbiqi zamanı elektron sənədin və onun imzasının müəyyən edilməsi vəzifəsi qaçılmaz olaraq ortaya çıxır. Biz fayllar üçün elektron rəqəmsal imza (EDS) ilə işləməyə demək olar ki, öyrəşmişik.

Turizm sənayesində informasiyanın emalının əsas mənbələri və üsulları. Turizm müəssisəsi üçün ofis proqramı. Rusiya Federasiyasında əsas elektron sənəd dövriyyəsi sistemlərinin nəzərdən keçirilməsi, onların tətbiqi problemləri, onların həlli üsulları.

Relational verilənlər bazası idarəetmə sistemi Microsoft SQL Server müştəri-server arxitekturası. Verilənlərin təkrarlanması, paralel işlənməsi, böyük verilənlər bazası üçün dəstək. “Directum” və “Fırat-sənəd axını” EDMS-də sənədlərin hərəkət marşrutunun müəyyən edilməsi.

Elektron arxiv konsepsiyası və rəqəmsal irsin qorunması problemi, sənədlərin rəqəmsallaşdırılması layihələrinin nəzərdən keçirilməsi. Sənədlərin skan edilməsi və onların tanınması üsulları. Elektron arxivin təşkili və yaradılması, rəqəmsal informasiya ehtiyatlarının qorunması.

Elektron sənəd dövriyyəsinin kağız üzərində əsas anlayışları və üstünlükləri. Sistemin tətbiqi problemləri, elektron sənəd dövriyyəsinin həyata keçirilməsi. Təlim, avtomatlaşdırma, mübadilə formatları və standartların təmin edilməsi. Zəmanətli çatdırılmanın təmin edilməsi.

Fəaliyyət növü üzrə strukturlaşdırılmış Həştərxan və Həştərxan vilayətinin şirkət və təşkilatlarının telefon məlumat bazası. Şirkətlər və təşkilatlar haqqında məlumatları ehtiva edən verilənlər bazasına rahat giriş. Mürəkkəb tapşırıqlar üçün informasiya dəstəyi.

Sənədlərin qeydiyyatı bir təşkilatın fəaliyyəti üçün sənədləşdirmə dəstəyi növlərindən biri kimi. Sənədlərin qeydiyyatının avtomatlaşdırılması üçün formalar. Ofisin avtomatlaşdırılması və sənəd dövriyyəsi sistemlərinin funksiyaları.

İnformasiya texnologiyaları, onların arxivlərdə tətbiqinin təşkili və perspektivləri; informasiyalaşdırmanın mərhələləri, obyektləri və məqsədləri. Avtomatlaşdırılmış arxiv texnologiyalarının (AAT) tətbiqi istiqamətləri: verilənlər bazası, sənədlərin skan edilməsi, şəbəkə texnologiyaları.

Elektron sənəd anlayışı, digər sənəd növlərindən fərqi. Elektron sənəd və sənəd dövriyyəsinin hüquqi qüvvəsi və hüquqi rejimi. Münaqişənin həlli prosedurları. Mətn elektron sənədlərinin əsas növləri və onların dizayn vasitələrinin seçimi.

Lokal kompüter şəbəkəsinin layihələndirilməsi üçün fiziki parametrlərin seçilməsi. Sənəd idarəetmə sisteminin konseptual və məntiqi modellərinin işlənməsi, onun mahiyyətcə tətbiqi, Ms Access-də verilənlər bazalarının və proqram təminatının yaradılması.

Təşkilatın iş prosesində sənəd axınının və idarəetmə proseslərinin avtomatlaşdırılmasına əsas yanaşmaların ümumi xüsusiyyətləri. Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin (EDMS) təsviri, funksiyaları və məqsədi, habelə onun kompleks tətbiqi problemlərinin təhlili.