Ein Archivar gehört zu der Kategorie der Spezialisten, zu deren Aufgaben die Führung eines Archivs gehört (ihre Aufgaben ähneln denen eines Hauswirtschaftsleiters). Abhängig vom Namen der Institution werden die wesentlichen Bestimmungen einer formellen Standard-Stellenbeschreibung genehmigt.

Daher haben ein Archivar in einer Haushaltsinstitution und ein Spezialist in einem produzierenden Unternehmen völlig unterschiedliche Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Als nächstes beschreiben wir im Detail, wie genau das Regulierungsdokument abhängig vom Namen des Unternehmens erstellt wird.

Stellenbeschreibung eines Archivars – Grundbestimmungen

Die wichtigsten Bestimmungen sind der Eröffnungs- oder Anfangsabschnitt des Standarddokuments. Sie weisen in allgemeiner Form auf Rechte und Pflichten hin und geben auch kurze Informationen zum Namen des Unternehmens.

Wenn es sich um eine Haushaltsinstitution handelt, beziehen sich die wichtigsten Bestimmungen auf die Gewährleistung der Sicherheit der Archivdokumentation, die Ausstellung der erforderlichen Dokumente an Mitarbeiter auf Anfrage sowie die Abschreibung oder Vernichtung von Dokumenten, die ihre Relevanz verloren haben.

Darin wird auch die Verantwortung genannt, technische Regelungen zur Führung eines Archivs ständig weiterzuentwickeln. Je nach Name des Unternehmens können die wesentlichen Bestimmungen variieren, der Kern der Stellenbeschreibung des Archivars bleibt jedoch immer identisch.

Stellenbeschreibung eines Archivars einer Haushaltsinstitution - Muster

In einer Haushaltsinstitution wird ein Spezialist auf diesem Gebiet durch eine örtliche interne Anordnung des Direktors der Institution ernannt. In manchen Fällen wird das Ernennungsrecht dem Leiter der Archivabteilung zuerkannt.

Eine Haushaltsinstitution benötigt eine ständige Archivierung, daher sollte die Stellenbeschreibung des beschriebenen Spezialisten folgende Abschnitte enthalten:

• Grundbestimmungen (hier finden Sie eine allgemeine Beschreibung einer solchen Position und des Unterordnungssystems entlang der Personalvertikale);
• Rechte und Pflichten;
• Vergütungssystem;
• Grenzen der Verantwortung;
• Qualifikationsvoraussetzungen;
• Optionen zur Beendigung des Vertrags;
• Schlussbestimmungen.

Abhängig vom Namen des Unternehmens kann dieses Beispiel weitere Elemente enthalten. Insbesondere in Haushaltsinstitutionen wird üblicherweise die Praxis eines erweiterten Aufgabenkatalogs angewendet. Dies erfolgt in Übereinstimmung mit den formalen methodischen Empfehlungen von 46-FZ.

Stellenbeschreibung eines Archivars in einer medizinischen Einrichtung

Eine medizinische Organisation ist in den meisten Fällen ein Haushaltsunternehmen. Daher sind die Aufgaben, Hauptbestimmungen, formalen Verantwortlichkeiten und Vergütungssysteme des Spezialisten mit denen eines jeden Haushaltsunternehmens identisch.

Und insbesondere ist es wichtig, die Besonderheiten der Tätigkeit des beschriebenen Facharztes zu berücksichtigen. Neben der Führung der Dokumentation besteht auch die Pflicht, die Sicherheit medizinischer und präventiver Aufzeichnungen zu gewährleisten.

Gemäß formalen Richtlinien beträgt die Aufbewahrungsdauer medizinischer Unterlagen in einer Organisation höchstens 25 Jahre. Im Übrigen wird die Standardstichprobe nach einem ähnlichen Aufbau zusammengestellt.

Stellenbeschreibung eines Archivars in einem Unternehmen

Unabhängig vom Namen des Unternehmens ist der Archivar neben der Sicherheit der technischen, Produktions-, Personal- und sonstigen Dokumentation auch verpflichtet, die angeforderten Dokumente auf Anfrage allen Personen aus dem Personal herauszugeben.

In der Stellenbeschreibung wird in diesem Fall auf die Verpflichtung hingewiesen, schnell nach dem entsprechenden Dokument zu suchen und es anschließend einem Mitarbeiter auszustellen. Darin wird auch die Verpflichtung zur rechtzeitigen Abschreibung und Vernichtung abgelaufener Dokumente festgelegt.

Die Rechte des Archivars bestehen darin, seinen Arbeitsplatz technisch und materiell sicherzustellen. Alle diese Bestimmungen sind dem Arbeitsvertrag als Anlage beigefügt.

Typische Beispiel-Stellenbeschreibung für einen Archivar

Die Strukturelemente des Dokuments können jeweils erheblich variieren. In einer medizinischen Organisation und in einem produzierenden Unternehmen kann ein solcher Spezialist völlig unterschiedliche Vorlieben und Verantwortlichkeiten haben.

Ein typisches Beispiel des beschriebenen Dokuments ist jedoch für fast jeden Fall geeignet. Sie müssen nur die erforderlichen Elemente hinzufügen. Nach der Genehmigung wird eine Kopie für die gesamte Vertragslaufzeit in der Personalabteilung hinterlegt und die andere (optional) an den eingestellten Mitarbeiter übergeben.

Arbeitsbeschreibung
Archivar[Name der Organisation, des Unternehmens usw.]

Diese Stellenbeschreibung wurde in Übereinstimmung mit den Bestimmungen des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation und anderen Vorschriften, die die Arbeitsbeziehungen in der Russischen Föderation regeln, entwickelt und genehmigt.

I. Allgemeine Bestimmungen

1.1. Ein Archivar gehört zur Kategorie der technischen Darsteller.

1.2. Auf die Stelle des Archivars wird eine Person berufen, die über eine berufliche Grundausbildung ohne Anforderungen an Berufserfahrung oder eine weiterführende (vollständige) Allgemeinbildung und Sonderausbildung nach einem festgelegten Programm ohne Anforderungen an Berufserfahrung verfügt.

1.3. Die Ernennung zum Archivar und seine Entlassung erfolgen auf Anordnung des Unternehmensleiters auf Empfehlung des Archivleiters.

1.4. Der Archivar muss wissen:

Regulatorische Rechtsakte, Verordnungen, Weisungen, sonstige Leitfäden und Dokumente zur Archivverwaltung im Unternehmen;

Das Verfahren zum Empfang und zur Übermittlung von Dokumenten an das Archiv, deren Speicherung und Verwendung;

Einheitliches staatliches System der Büroarbeit;

Das Verfahren zur Erstellung von Beschreibungen von Dokumenten zur dauerhaften und vorübergehenden Aufbewahrung und Akten der Vernichtung von Dokumenten;

Das Verfahren zur Registrierung von Dateien und deren Vorbereitung zur Speicherung und Verwendung;

Das Verfahren zur Führung von Aufzeichnungen und Berichten;

Unternehmensstruktur;

Grundlagen der Arbeitsorganisation;

Regeln für den Betrieb technischer Mittel;

Arbeitsgesetzgebung der Russischen Föderation;

Interne Arbeitsvorschriften;

Regeln und Vorschriften des Arbeitsschutzes, Brandschutzes;

- [Füllen Sie aus, was Sie brauchen].

1.5. Der Archivar wird bei seiner Tätigkeit geleitet von:

Archivordnung;

Diese Stellenbeschreibung.

- [Füllen Sie aus, was Sie brauchen].

1.6. Der Archivar ist direkt dem Leiter des Archivs unterstellt.

1.7. Während der Abwesenheit des Archivars (Urlaub, Krankheit etc.) werden seine Aufgaben von einer auf Anordnung des Unternehmensleiters ernannten Person wahrgenommen, die für deren ordnungsgemäße Ausführung verantwortlich ist.

1.8. [Zutreffendes eingeben].

II. Amtliche Verpflichtungen

2.1. Die Hauptaufgaben des Archivars sind:

Gewährleistung der Auswahl, Organisation, Beschaffung, Verwendung und Sicherheit der in das Archiv aufgenommenen Dokumente (einschließlich der durch Papierkram ergänzten Dokumente für praktische Zwecke);

Erstellung eines Referenzgeräts für sie;

Vorbereitung und rechtzeitige Überführung von Dokumenten aus dem Archivfonds der Russischen Föderation, die im Rahmen der Tätigkeit der Organisation erstellt wurden, in die staatliche Aufbewahrung;

Ausübung der Kontrolle über die Bildung und Registrierung von Fällen in der Büroarbeit der Unternehmensbereiche;

- [Füllen Sie aus, was Sie brauchen].

2.2. Um die oben genannten Aufgaben auszuführen, muss der Archivar:

Organisiert die Aufbewahrung und gewährleistet die Sicherheit der im Archiv eingegangenen Dokumente;

Entgegennahme und Registrierung von Dokumenten, die von Strukturabteilungen zur Aufbewahrung eingehen und mit Büroarbeiten vervollständigt werden;

Beteiligt sich an der Entwicklung der Nomenklatur der Fälle, prüft die Richtigkeit ihrer Bildung und Ausführung bei der Übergabe an das Archiv;

In Übereinstimmung mit dem Gesetz verschlüsselt er Speichereinheiten, systematisiert und speichert Dateien und führt Aufzeichnungen darüber;

Erstellt zusammenfassende Inventare von Einheiten mit dauerhafter und vorübergehender Lagerzeit sowie Akte zur Übergabe von Dokumenten zur staatlichen Aufbewahrung, zur Abschreibung und Vernichtung von Materialien, deren Lagerzeit abgelaufen ist;

Führt Arbeiten zur Erstellung eines Nachschlagewerks für Dokumente durch und sorgt für eine bequeme und schnelle Suche;

Beteiligt sich an Arbeiten zur Untersuchung des wissenschaftlichen und praktischen Werts von Archivdokumenten;

Überwacht den Zustand der Dokumente, die Rechtzeitigkeit ihrer Wiederherstellung und die Einhaltung der zur Gewährleistung ihrer Sicherheit erforderlichen Bedingungen in den Archivräumen;

Überwacht die Einhaltung der Brandschutzvorschriften in den Archivräumen;

Stellt Archivkopien und Dokumente entsprechend den eingehenden Anfragen aus, erstellt die erforderlichen Zertifikate auf der Grundlage der in den Archivdokumenten verfügbaren Informationen, bereitet Daten für die Berichterstattung über die Arbeit des Archivs auf;

Beteiligt sich an der Prüfung des Wertes von Archivdokumenten;

Ergreift die notwendigen Maßnahmen, um bei der Arbeit moderne technische Mittel einzusetzen;

- [Füllen Sie aus, was Sie brauchen].

2.3. Der Archivar führt auch einzelne dienstliche Aufgaben des Archivleiters aus.

III. Rechte

Der Archivar hat das Recht:

3.1. Machen Sie sich mit den Entscheidungsentwürfen der Unternehmensleitung über ihre Aktivitäten vertraut.

3.2. Machen Sie Vorschläge zur Verbesserung der Arbeit im Zusammenhang mit den in dieser Anleitung vorgesehenen Aufgaben.

3.3. Im Rahmen seiner Zuständigkeiten den Leiter des Archivs über alle bei der Erfüllung seiner dienstlichen Rechte und Pflichten festgestellten Mängel in der Tätigkeit des Unternehmens (Strukturbereiche, einzelne Mitarbeiter) informieren und Vorschläge zu deren Beseitigung unterbreiten.

3.4. Fordern Sie persönlich oder im Namen des Archivleiters bei den Abteilungsleitern des Unternehmens und anderen Fachleuten Informationen und Unterlagen an, die zur Erfüllung seiner dienstlichen Aufgaben erforderlich sind.

4.4. Fordern Sie von der Unternehmensleitung Unterstützung bei der Erfüllung der in dieser Stellenbeschreibung vorgesehenen Aufgaben.

3.6. [bei Bedarf ausfüllen].

IV. Verantwortung

Der Archivar ist verantwortlich für:

4.1. Für die Nichterfüllung (nicht ordnungsgemäße Erfüllung) der in dieser Stellenbeschreibung vorgesehenen Arbeitspflichten innerhalb der durch die Arbeitsgesetzgebung der Russischen Föderation festgelegten Grenzen.

4.2. Für Straftaten, die im Rahmen der Ausübung ihrer Tätigkeit begangen werden – im Rahmen der durch die Verwaltungs-, Straf- und Zivilgesetzgebung der Russischen Föderation festgelegten Grenzen.

4.3. Für die Verursachung von Sachschäden – innerhalb der durch die Arbeits- und Zivilgesetzgebung der Russischen Föderation festgelegten Grenzen.

4.4. [Zutreffendes eingeben].

Die Stellenbeschreibung wurde gemäß [Name, Nummer und Datum des Dokuments] erstellt.

Leiter der Struktureinheit

[Initialen, Nachname]

[Unterschrift]

[Tag Monat Jahr]

Vereinbart:

Leiter der Rechtsabteilung

[Initialen, Nachname]

[Unterschrift]

[Tag Monat Jahr]

Ich habe die Anleitung gelesen:

[Initialen, Nachname]

[Unterschrift]

[Tag Monat Jahr]

Ein Archivar kann ein Archivmitarbeiter oder ein Dokumentenverwahrer sein. Die Aufgaben eines Archivars in einem Unternehmen zielen auf eine kompetente Organisation der Arbeit und des Dokumentenflusses im Archiv ab. Lassen Sie uns in diesem Artikel ausführlich darüber sprechen.

Wo kann ein Archivar arbeiten?

Die Aufgaben dieses Spezialisten sind großartig. Ein Mitarbeiter mit einem solchen Beruf ist dort gefragt, wo ein großer Dokumentenfluss herrscht. Dies können Versicherungen, Finanzunternehmen, Banken und Regierungsbehörden sein.

Es gibt auch eine Position als Archivar vor Gericht. Zu seinen Aufgaben gehört die Aufrechterhaltung des Dokumentenflusses in dieser Institution.

Wie ist der Beruf entstanden?

In den zwanziger Jahren des 18. Jahrhunderts erließ Peter I. die „Allgemeine Verordnung“, die die Grundlage für die Regierungsbildung im Land festlegte und die Bildung von Archiven in allen Abteilungseinrichtungen vorsah. Gleichzeitig wurde eine Position wie die eines Aktuars geschaffen. Hierbei handelte es sich um einen Gerichtsschreiber, der an der Niederschrift verschiedener Akte und deren Eintragung in das Register beteiligt war.

Im Laufe der Zeit erweiterte sich seine Funktionalität über den Rahmen von Gerichtsverfahren hinaus und der Beruf wurde als „Archivar“ bezeichnet. Im 20. Jahrhundert wurde das Wort obsolet und durch die Position „Archivar“ ersetzt.

Grundbestimmungen

Ein Archivar ist ein technischer Künstler. Diese Position kann von einer Person besetzt werden, die über eine Berufs- oder Sekundarschulausbildung und abgeschlossene Kurse in diesem Bereich verfügt.

Ein Mitarbeiter kann sich auf eine freie Stelle bewerben und von der Unternehmensleitung entlassen werden.

Was muss ein Archivar tun?

Die Aufgaben dieses Mitarbeiters sind wie folgt:

• Bildung eines Archivs: Es kann entweder in Papierform oder in elektronischer Form erfolgen;
• Entgegennahme der im Unternehmen eintreffenden Korrespondenz, Erfassung und Ablage im Archiv;
• Ausgabe von Kopien von Archivdokumenten oder vorübergehende Nutzung von im Archiv befindlichen Originalakten;
• Erstellen eines Berichts über Ihre Aktivitäten.

Darüber hinaus sind die Aufgaben eines Archivars in einem Unternehmen wie folgt:

• Bereitstellung von Unterlagen für das Unternehmen, bei dem die Anfrage gestellt wurde;
• Einhaltung der Sicherheitsvorschriften in den Archivräumen und deren Kontrolle.

Welche Fähigkeiten muss ein Archivar mitbringen? Zu den Aufgaben dieses Mitarbeiters gehört die Kenntnis der folgenden Informationen:

• verschiedene Arten von Handlungen und Vorschriften im Zusammenhang mit seiner Arbeit;
• das Verfahren zum Empfang und zur Übermittlung von Unterlagen an das Archiv, Methoden und Methoden ihrer Speicherung und Verwendung;
• ein einheitliches Büroverwaltungssystem, das auf Landesebene eingeführt wurde;
• Methoden zur Erstellung eines Dokumenteninventars, deren Kurzbeschreibungen, Akte der Vernichtung von Dokumentationen;
• das Verfahren zur Vorbereitung von Dokumenten zur Aufbewahrung und Verwendung;
• das Verfahren zur Buchhaltung und Berichterstattung;
• Organisationsstruktur des Unternehmens;
• PC-Kenntnisse auf professionellem Niveau;
• Methoden zum Arbeiten mit Bürogeräten auf fortgeschrittenem Benutzerniveau;
• Fähigkeiten, mit enormen Informationsmengen zu arbeiten;
• Arbeitsgesetzgebung der Russischen Föderation.

Darüber hinaus muss er in der Lage sein, seine Gedanken sowohl schriftlich als auch mündlich kompetent auszudrücken. Was die Ausbildung betrifft, kann es sich entweder um eine Hochschulausbildung handeln, und es ist äußerst wünschenswert, dass sie spezialisiert ist („Archivarbeit“, „Dokumentenverwaltung“), oder um eine unvollständige Hochschulausbildung. Sie können diesen Beruf auch durch die Teilnahme an speziellen Kursen erlangen.

Vor- und Nachteile der Stelle

Der Beruf des „Archivars“, dessen Aufgaben in diesem Artikel beschrieben werden, hat seine Vor- und Nachteile.

Vorteile:

• leichte körperliche Arbeit;
• Es ist nicht erforderlich, eine Sonderausbildung zu absolvieren.

Nachteile des Berufs:

• die meisten Arbeitnehmer halten es für den langweiligsten Beruf;
• niedrige Vergütung;
• Es gibt praktisch kein Karrierewachstum.

Gehaltsniveau des Archivars

Die Höhe der Vergütung für diesen Mitarbeiter kann zwischen 20.000 und 70.000 Rubel liegen. Das Gehaltsniveau hängt von der Region, dem Arbeitsvolumen und anderen Nuancen ab. Das Durchschnittsgehalt beträgt 45.000 Rubel.

Schlussbestimmungen

Ein Archivar, dessen Aufgaben in seiner Stellenbeschreibung strikt verankert sind, verlässt sich bei seiner Arbeit nicht nur darauf, sondern auch auf die Vorschriften über das Archiv.

Wenn wir die Fähigkeiten berücksichtigen, die ein Archivar haben sollte, dann sind dies:

• ausgezeichnetes Gedächtnis;
• Fähigkeit, eine riesige Menge an Informationen zu analysieren;
• Fähigkeit, auf Details zu achten;
• Kenntnisse im Umgang mit Büromaterialien;
• Fähigkeit, über einen längeren Zeitraum kleine monotone Arbeiten auszuführen;
• Feinmotorik.

Unter Berücksichtigung der Persönlichkeitsqualitäten und Interessen können wir Folgendes hervorheben:

• Fähigkeit zur Organisation;
• Genauigkeit;
• Ausdauer;
• die Fähigkeit, sich selbst zu kontrollieren;
• Definition;
• Ausdauer;
• Pedanterie, Gelassenheit.

Eigenschaften, die die effektive Erfüllung von Aufgaben behindern:

• Schlamperei;
• enger Ausblick;
• Unfähigkeit, sich selbst zu organisieren;
• Unaufmerksamkeit;
• Impulsivität.

Haupttätigkeiten des Archivarberufs:

• Verantwortlichkeiten für die sichere Aufbewahrung von Dokumenten;
• Verfolgung der Verwendung von Dokumenten;
• Ausstellung von Dokumenten und Zertifikaten auf Anfrage;
• Erstellen einer Liste der zu hinterlegenden Unterlagen;
• Annahme der Dokumentation zur Langzeitspeicherung;
• Überprüfung der Alphabetisierung und Richtigkeit der eingehenden Informationen;
• Schaffung eines Systems eingehender Informationen;
• Übermittlung von Fallinformationen an das Staatsarchiv;
• Erstellen eines Inventars der im Archiv befindlichen Dokumentation.

Archivarrechte

Ein Arbeitnehmer hat folgende Rechte:

• über Projekte und Entscheidungen der Unternehmensleitung Bescheid wissen, die sich auf seine Arbeit beziehen;
• Empfehlungen zur Verbesserung seiner Funktionalität vorlegen;
• im Rahmen seiner Aufgaben und Weisungen die Geschäftsleitung zu benachrichtigen, wenn bei der Ausübung seiner Tätigkeit Mängel festgestellt werden, und Vorschläge zu deren Beseitigung zu unterbreiten;
• Bitten Sie die Geschäftsleitung oder andere Mitarbeiter um alle Unterlagen, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich sind.
• Wenden Sie sich an die Unternehmensleitung, um Hilfe und Unterstützung bei der Erfüllung der zugewiesenen Aufgaben zu erhalten.

Verantwortung

Dieser Mitarbeiter ist im Rahmen der Arbeitsgesetzgebung für die vollständige Erfüllung seiner Aufgaben verantwortlich.

In Anbetracht des administrativen und strafrechtlichen Aspekts der Tätigkeit können wir sagen, dass der Archivar für die während der Arbeit begangenen Verstöße verantwortlich ist. Im Rahmen des Bürgerlichen Gesetzbuches und der Arbeitsgesetzgebung der Russischen Föderation – wegen Sachschäden.

„INTERREGIONAL SPEZIALISIERT

FINANZ- UND INDUSTRIEREGISTRAR

„Sibirisches Register“

GENEHMIGT

Im Auftrag des Generaldirektors

ab 08. Nr. 1/1

Arbeitsbeschreibung

Archivspezialist

1. ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN

1.1. Der Archivspezialist des Unternehmens (Zweigniederlassung) führt Arbeiten zur Aufrechterhaltung der Archivangelegenheiten im Unternehmen (Zweigniederlassung) durch.

1.2. Der Archivspezialist der Gesellschaft (Zweigniederlassung) gehört zur Kategorie der Spezialisten der Gesellschaft (Zweigniederlassung) und wird vom Generaldirektor der Gesellschaft (Zweigniederlassung) ernannt und aus seiner Position entlassen.

Die Funktionen, Rechte und beruflichen Verantwortlichkeiten des Archivspezialisten können nach Ermessen des Generaldirektors des Unternehmens (Leiter der Zweigstelle) auf jeden Mitarbeiter des Unternehmens (Zweigstelle) übertragen werden, und dieser Mitarbeiter trägt die in diese Stellenbeschreibung.

1.3. Der Archivspezialist ist direkt dem Geschäftsführer des Unternehmens (Zweigstellenleiter) unterstellt.

1.4. Dem Archivar wird ein standardisierter Arbeitstag zugewiesen.

1.5. Der Archivspezialist lässt sich bei seiner Arbeit leiten von:

Anforderungen der aktuellen Gesetzgebung der Russischen Föderation; Regulierungsdokumente der Bundeskommission für den Wertpapiermarkt und andere Dokumente, die die Arbeit mit Wertpapieren regeln; Satzung der OJSC „Siberian Register“ (Branchenordnung); Regeln für die Führung von Registern der Eigentümer registrierter Wertpapiere; Das Verfahren zum Speichern und Schützen von Informationen und anderen internen Regulierungsdokumenten des Unternehmens; Anordnungen und Weisungen der höheren Leitung des Unternehmens (Zweigstelle); diese Stellenbeschreibung.

2. FUNKTIONEN

Der Archivspezialist ist für folgende Funktionen verantwortlich:

Durchführung von Archivarbeiten im Unternehmen (Zweigstelle). Organisation der Lagerung und Gewährleistung der Sicherheit der in das Archiv gelangenden Dokumente.

· Überwachung des Zustands der Dokumente in den Archivräumen.

Vorbereitung eines Nachschlagewerks für im Archiv aufbewahrte Dokumente. Organisation der Auswahl von Dokumenten mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist.

3. VERANTWORTLICHKEITEN

Zu den unmittelbaren Aufgaben des Archivspezialisten gehören folgende Arbeiten:

Sicherstellung der Annahme, Registrierung, Systematisierung, Speicherung, Aufzeichnung und Ausgabe der in das Archiv eingehenden Dokumente sowie deren Vervollständigung in den entsprechenden Ordnern gemäß dem festgelegten Verfahren. Empfang und Übermittlung von Dokumenten und Kopien von Dokumenten, die im Archiv der Mutterorganisation aufbewahrt werden müssen, von der Zweigniederlassung an die Mutterorganisation des Unternehmens, Kontrolle der Vollständigkeit der übertragenen Dokumente, rechtzeitiger Eingang der Dokumente zur Aufbewahrung, Richtigkeit des Inventars von eingehende Fälle gemäß den vom Unternehmen genehmigten internen Dokumenten. Gewährleistung der Sicherheit der zur Aufbewahrung angenommenen Dokumente, Überwachung des Zustands der Dokumente in den Archivräumen, der Rechtzeitigkeit ihrer Wiederherstellung und Einhaltung der zur Gewährleistung der Sicherheit der Dokumente erforderlichen Bedingungen in den Archivräumen. Gewährleistung der Vertraulichkeit der in Dokumenten enthaltenen Informationen. Schaffung eines Referenzapparates für im Archiv aufbewahrte Dokumente, der die Erfassung und Nutzung von Archivdokumenten erleichtert. Ausstellung von Archivkopien und Dokumenten gemäß den eingegangenen Anfragen, Erstellung der erforderlichen Zertifikate auf der Grundlage der in den Archivdokumenten verfügbaren Informationen, Bereitstellung methodischer Unterstützung bei der Suche nach den erforderlichen Dokumenten. Einweisung der Mitarbeiter von Struktureinheiten in die Vorgehensweise bei der Aktenbildung, -aufbereitung und -übergabe an das Archiv, Überprüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aktenbildung bei deren Übergabe an das Archiv. Überwachung des rechtzeitigen Eingangs der durch Büroarbeiten erledigten Dokumente im Archiv. Erstellen von Berichten, die durch interne Regulierungsdokumente des Unternehmens erstellt wurden. Führen Sie Aufzeichnungen über den Dokumentenfluss und die Anzahl der Fälle, stellen Sie Archivzertifikate auf der Grundlage der in Archivdokumenten verfügbaren Daten aus und systematisieren Sie Fälle. Mitwirkung an Arbeiten zur Wertprüfung von Archivdokumenten, zur Erstellung von Dokumenten zur dauerhaften und vorübergehenden Aufbewahrung, zur Auswahl von Dokumenten mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist. Erstellung einer Bestandsaufnahme der Fälle zur Übergabe von Dokumenten an Staatsarchive, Erstellung von Vernichtungsakten und Übergabe an andere Organisationen zur Aufbewahrung von Dokumenten, deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Mitwirkung bei der Entwicklung interner Dokumente des Unternehmens bezüglich des Verfahrens zur Führung von Archivangelegenheiten. Einhaltung der Anforderungen der Gesetzgebung der Russischen Föderation, interner Arbeitsvorschriften, Sicherheitsvorschriften, Arbeitsschutz, Brandschutz und anderer Anforderungen im Zusammenhang mit der Tätigkeit des Archivspezialisten, Anforderungen, die in den internen Regulierungsdokumenten des Unternehmens (Zweigstelle) enthalten sind. Durchführung sanitärer und hygienischer Maßnahmen im Archiv.

4. RECHTE

Der Archivspezialist hat das Recht:

Fordern Sie die zuständigen Mitarbeiter des Unternehmens (Zweigstelle) auf, das in den internen Regulierungsdokumenten des Unternehmens (Zweigstelle) festgelegte Verfahren zur Ausgabe von Dokumenten aus dem Archiv einzuhalten. Fordern Sie die zuständigen Mitarbeiter des Unternehmens (der Zweigstelle) auf, das in den internen Regulierungsdokumenten des Unternehmens (der Zweigstelle) festgelegte Verfahren zur Vorbereitung der Übermittlung von Dokumenten an das Archiv einzuhalten. Unterweisen Sie die Mitarbeiter des Unternehmens (der Niederlassung) in das Verfahren zur Erstellung, Vorbereitung und Übermittlung von Akten an das Archiv. Legen Sie Fragen im Zusammenhang mit seiner Tätigkeit zur Prüfung durch den Geschäftsführer des Unternehmens (Leiter der Zweigstelle) vor. Erhalten Sie die notwendigen Klarstellungen und Ratschläge zu Fragen Ihrer Tätigkeit und der Tätigkeit des Unternehmens (Zweigniederlassung) von der Geschäftsleitung, dem Anwalt und dem Controller des Unternehmens (Zweigniederlassung). Forderung an die höhere Führung des Unternehmens (Zweigstelle), normale Bedingungen für die Ausübung der Amtspflichten zu schaffen. Beschränken Sie den Zugang zum Archiv auf die Mitarbeiter des Unternehmens (Zweigstelle) gemäß der vom Generaldirektor des Unternehmens (Leiter der Zweigstelle) festgelegten und genehmigten Liste der zum Zugriff auf das Archiv berechtigten Personen. Führen Sie andere offizielle Aufgaben im Namen der übergeordneten Geschäftsführung des Unternehmens (Zweigstelle) aus.

5. VERANTWORTUNG

Der Archivspezialist trägt die Verantwortung, die in den internen Regulierungsdokumenten des Unternehmens (Zweigstelle) und der Gesetzgebung der Russischen Föderation vorgesehen ist:

Für schlechte Qualität und nicht rechtzeitige Erfüllung der Pflichten und Nichterfüllung der in dieser Stellenbeschreibung vorgesehenen Rechte. Zur Offenlegung vertraulicher Informationen, die in den im Archiv aufbewahrten Dokumenten enthalten sind.

6. QUALIFIKATIONSANFORDERUNGEN

6.1. Für die Position des Archivspezialisten wird eine fähige Person angenommen, die die folgenden Qualifikationsanforderungen erfüllt. Archivspezialist:

Muss über eine höhere Ausbildung verfügen. Muss über mindestens 1 Jahr einschlägige Berufserfahrung verfügen. Sie müssen Erfahrung im Umgang mit PCs und Softwareprodukten haben.

6.2. Ein Archivspezialist muss folgende Fragen kennen:

aktuelle Gesetzgebung zur Archivierung der Dokumente der Organisation und in Übereinstimmung mit ihren Aktivitäten; das Verfahren zur Verarbeitung von Dokumenten, die in das Archiv gelangen; Strukturen des Unternehmens (Niederlassung); das Verfahren zum Empfang und zur Übermittlung von Dokumenten an das Archiv, deren Aufbewahrung und Verwendung; Arbeitskultur und Arbeitsethik; Arbeitssicherheit, Gesundheitsschutz und Brandschutz.

Ich habe die Anleitung gelesen:

____________________________________________ _______________ „_____“ ______________ 20 ___

(Vollständiger Name – vollständig angegeben) (Unterschrift) (Datum)

Das Arbeitsrecht schreibt vor, dass alle Unternehmen unterschiedlicher Eigentumsform Geschäftspapiere für eine im Gesetz festgelegte unterschiedliche Anzahl von Jahren sicher in einem angemessenen Zustand aufbewahren müssen. Für die sichere Aufbewahrung der Dokumente im Unternehmen sorgt ein spezieller hauptamtlicher Mitarbeiter – ein Archivar oder Archivar. In diesem Fall muss der Arbeitgeber die Aufgabenliste des Archivars genau kennen und anschließend in den entsprechenden Anweisungen dokumentieren.

Die Nuancen der Arbeit als Archivar

Ein Archivar ist ein Spezialist, der sich mit der Gewährleistung der Sicherheit und Klassifizierung von Geschäftspapieren aus dem Dokumentenfluss des Unternehmens auskennt. Dieser Mitarbeiter ist auch mit der Aufbewahrung vertraulicher Informationen betraut. Es dauert etwa fünf Jahre, bis ein Bürger eine angemessene Ausbildung erhält. Danach hat er das Recht, eine Anstellung in einer ähnlichen Position zu finden.

Der designierte Mitarbeiter ist sowohl bei staatseigenen Unternehmen als auch bei Handelsunternehmen gefragt, für die ein etabliertes Dokumentenfluss- und Klassifizierungssystem besonders wichtig ist. Archivare sind gefragte Mitarbeiter im Bereich medizinischer Regierungseinrichtungen, Standesämter, Museen etc.

Auch im Bildungsbereich wird solches Personal benötigt. Zu ihren Aufgaben gehören die Systematisierung und Gewährleistung der Sicherheit der Arbeitsunterlagen von Lehrern und Dozenten sowie die Vorbereitung von Diplomen für die Ausstellung an Studierende.

Auch Privatpersonen benötigen oft Archivare. In solchen Fällen müssen Spezialisten Stammbäume erstellen, Familienunterlagen aufbewahren und gegebenenfalls dem Kunden zeitnah die erforderlichen Unterlagen zur Verfügung stellen.

Besonders hervorzuheben ist die Bedeutung der Archivare im Zusammenhang mit der Aufbewahrung von Arbeitsschutzdokumenten. Der Gesetzgeber legt klar die Anforderung fest, dass solche Papiere jahrzehntelang in ordnungsgemäßem Zustand aufbewahrt werden müssen. Darüber hinaus kann es Jahre nach ihrer Erstellung erforderlich sein, sie aus dem Archiv zu entfernen und beispielsweise in Rechtsstreitigkeiten zu verwenden. Daher muss der Archivmitarbeiter alle Anforderungen der Stellenbeschreibung strikt erfüllen, viele gesetzliche Bestimmungen kennen und außerdem alle ihm zur Aufbewahrung anvertrauten Dokumente in ordnungsgemäßem Zustand aufbewahren.

Aufgabenbereiche eines Archivmitarbeiters

Zu den typischen Aufgabenbereichen eines Archivars gehören folgende Aufgaben:

• Organisation der Sicherheit von Dokumenten, die aus dem Dokumentenfluss entfernt und in das Archiv übertragen werden;
• Empfang und Registrierung der vom Archivar zur sicheren Aufbewahrung erhaltenen Unterlagen;
• Mitwirkung bei der Erstellung einer Fallliste, Überprüfung der Vollständigkeit des Entwurfs und Vervollständigung relevanter Dokumente;
• Auf der Grundlage anerkannter Rechtsnormen muss der Archivar die Speichereinheiten verschlüsseln, die Dateien in den entsprechenden Räumlichkeiten systematisieren und ordnen und Aufzeichnungen darüber führen.
• die Erstellung von Inventaren der Archivpapiere der dauerhaften und vorübergehenden Aufbewahrung sowie Akte zur Übergabe der Papiere zur staatlichen Aufbewahrung, zur Abschreibung oder Liquidation, wenn die Aufbewahrungsfrist der Dokumente abgelaufen ist;
• Erstellung von Nachschlagewerken (einschließlich elektronischer Versionen, ggf. mit Hilfe eines Programmierers), um die Suche nach notwendigen Dokumenten im Archiv zu erleichtern;
• Teilnahme an der Prüfung zur Feststellung des Werts bestimmter Dokumente;
• Überwachung des Zustands der Arbeiten sowie ihres Inhalts gemäß den gesetzlich festgelegten Standards;
• Überwachung der Einhaltung der Brandschutznormen in den Archivräumen;
• Ausstellung von Dokumenten auf der Grundlage eingegangener Anfragen, Erstellung entsprechender Zertifikate, Vorbereitung von Informationen für die Berichterstattung über die Arbeit der Abteilung;
• Ergreifen der erforderlichen Maßnahmen zum Einsatz technischer Mittel, um die Arbeit des Archivars selbst zu vereinfachen.

Die Rechte eines Archivars wiederum hängen eng mit seinen beruflichen Pflichten zusammen. Bei der Formulierung der Stellenbeschreibung der jeweiligen Fachkraft muss sich der Personalreferent an den Aufgaben des Archivars orientieren. Auf dieser Grundlage werden wiederum Rechte festgelegt, die die Arbeit des jeweiligen Mitarbeiters weiter erleichtern.

Archivar: Aufgaben und Anforderungen

Der Archivar, der für die Sicherheit von Dokumenten verantwortlich ist, muss ein ruhiges Temperament haben, geduldig, vorsichtig, aufmerksam und vorsichtig sein. Ein solcher Beruf zeichnet sich insbesondere durch Persönlichkeitsmerkmale wie Disziplin und Organisation aus. Zusätzlich zu dem, was bereits angegeben wurde, muss der Archivar:

• mit den Grundlagen der Büroarbeit vertraut sein;
• Verbessern Sie Ihre Fähigkeiten zur Dokumentenregistrierung.
• Machen Sie sich mit den Regeln für die Führung eines Archivs vertraut.

Tatsächlich gibt es keine besonderen Anforderungen an diese Mitarbeiter. Archivare haben keinen Kontakt zu Kunden und ihre aktive Beteiligung an abteilungsübergreifenden Beziehungen ist minimal. Aus diesem Grund unterliegen diese Mitarbeiter keinen besonderen Anforderungen an Aussehen und Verhalten. Die Hauptvoraussetzungen für eine Anstellung sind Genauigkeit und Aufmerksamkeit des Probanden, was sich auf persönliche Qualitäten bezieht.

Hinsichtlich der beruflichen Merkmale muss die beschäftigte Person mindestens über eine berufliche Grundausbildung verfügen. Auch das Dienstalter ist bei der Einstellung eines Archivars keine Voraussetzung.

Somit besteht die berufliche Verantwortung des jeweiligen Sachverständigen darin, die Sicherheit der im Unternehmen erstellten Geschäftspapiere zu gewährleisten. Der Arbeitgeber sollte den Text der Stellenbeschreibung des betreffenden Fachgebiets detailliert ausarbeiten und der Arbeitnehmer sollte sich an die in den örtlichen Vorschriften festgelegten Regeln halten.