Personalaktenverwaltung: So organisieren Sie die Aktivitäten des Unternehmens effektiv. Personalakten in einer LLC von Grund auf – Schritt-für-Schritt-Anleitung Ein Handbuch für Personalverantwortliche

Wir haben darüber gesprochen, was Büroarbeit in unserer Organisation ist, und ein Beispiel für Anweisungen zur Büroarbeit gegeben. Gleichzeitig lassen sich im Rahmen der allgemeinen Büroarbeit in einer Organisation eigenständige Bereiche unterscheiden, darunter die Personalbüroarbeit.

Unter Personalaktenverwaltung können Tätigkeiten verstanden werden, die die Dokumentation, den Dokumentenfluss, die zeitnahe Aufbewahrung und Nutzung von Dokumenten zu Personalangelegenheiten sicherstellen. Abhängig vom Umfang und den Merkmalen der Aktivitäten der Organisation können sowohl Buchhaltungsmitarbeiter (z. B. stellvertretender Hauptbuchhalter) als auch speziell für diese Zwecke eingestellte Mitarbeiter (z. B.) mit der Personalaktenverwaltung beauftragt werden.

Sie benötigen eine Anleitung zur Personaladministration?

Anweisungen zur Personalaktenverwaltung sind in der Organisation kein verbindliches Dokument. Gleichzeitig gewährleistet seine Anwesenheit eine ordnungsgemäße Kontrolle über die Vollständigkeit, Aktualität und Richtigkeit der Ausführung und Pflege von Personaldokumenten. Die Organisation entwickelt selbstständig Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die Personalaktenverwaltung unter Berücksichtigung der Besonderheiten, des Umfangs der Personaldokumente und der Anzahl der Mitarbeiter, die für die Pflege dieses Abschnitts der Aktenverwaltung verantwortlich sind.

Die Personalaktenverwaltung umfasst in der Regel die Pflege der Dokumentation in den folgenden Hauptabschnitten:

• Abschluss eines Arbeitsvertrages und Einstellung;
• Änderung des Arbeitsvertrags und Wechsel auf einen anderen Arbeitsplatz;
• Beendigung von Arbeitsverträgen und Entlassung von Mitarbeitern;
• Bereitstellung von Urlaub für Mitarbeiter;
• Belohnungen und Disziplinarstrafen;
• Schutz personenbezogener Daten von Mitarbeitern.

Die Vorgehensweise bei der Arbeit mit Personalunterlagen kann in der Stellenbeschreibung mit dem für diesen Bürobereich verantwortlichen Mitarbeiter geregelt werden.

Eine Organisation kann in ihren Vorschriften zur Personalaktenführung auch die Form der für Personalakten verwendeten Dokumente vorschreiben. Werden außerdem einheitliche Formulare zur Personalerfassung verwendet, reicht es aus, dies anzugeben und nicht die Formulare selbst bereitzustellen. Die Verwendung einheitlicher Formen von Personaldokumenten ist nach Möglichkeit nicht nur deshalb praktisch, weil keine eigenständige Entwicklung ähnlicher Dokumentenformen erforderlich ist, sondern auch, weil solche Formulare in der Regel Anweisungen zum Ausfüllen enthalten, die im Wesentlichen Schritt für Schritt erfolgen Anweisungen. Um beispielsweise einzelne Dokumente für die Personalakte vorzubereiten (z. B. einen Einstellungsauftrag, eine Personalkarte eines Mitarbeiters oder eine Besetzungstabelle), können Sie auf den Beschluss Nr. 1 des Staatlichen Statistikausschusses vom 5. Januar 2004 zurückgreifen.

Und in manchen Fällen sind die Verwendung genehmigter Formulare und die Anwendung eines einheitlichen Verfahrens zu deren Ausführung zwingend erforderlich. Beispielsweise finden Sie bei der Person, die das Formular genehmigt hat, eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Führung von Arbeitsunterlagen in einer Organisation sowie das Arbeitsunterlagenformular selbst

Es gibt obligatorische (vorgesehene) und empfohlene Dokumente. Liegt Ihr KDP komplett bei Null, sollten Sie die Erstellung einer Pflichtdokumentation energisch in Angriff nehmen. In seiner allgemeinsten Form ist es in zwei Kategorien unterteilt:

1. Örtlichen Vorschriften.
2. Dokumente, die bei der Registrierung von Arbeitsbeziehungen erstellt werden.

• Schutzklausel.

Dazu gehört auch, jedoch unter Berücksichtigung der Besonderheiten:

• Vorschriften usw. (falls solche Funktionen in Ihrem Unternehmen vorhanden sind).

• Personalakten (Arbeitsverträge, Zivilverträge, Personalaufträge, Personalausweise der Mitarbeiter);
• Dokumente zur Arbeitszeiterfassung und -abrechnung (Stundenzettel, Lohnabrechnungen);
• persönliche Dokumente der Mitarbeiter (Arbeitsbücher, persönliche Aufzeichnungen).

Nummerierung von Aufträgen in der Personalaktenverwaltung

Normalerweise haben Anfänger eine Frage: Wie nummeriert man Bestellungen? Gute Nachrichten: Es gibt keine gesetzlichen Anforderungen, nutzen Sie Ihren gesunden Menschenverstand.

Es gibt mehrere Hinweisfragen, deren Beantwortung Ihnen dabei hilft, Ihre eigene Bestellnummerierungslogik zu erstellen.

• Wie viele Vollzeitmitarbeiter hat die Organisation: 10, 50, mehr als fünfzig?
• Wie hoch ist die Personalfluktuation?
• Wie oft müssen Sie die Arbeitsbedingungen ändern (Mitarbeiter von Position zu Position versetzen, zur Arbeit am Wochenende einladen usw.)?

Wenn Sie feststellen, dass das Auftragsvolumen gering sein wird, können Sie eine fortlaufende Nummerierung mit dem Zusatz des Buchstabens „K“ (jährlich beginnend mit Nr. 01-K) durchführen, um sie von den Aufträgen für die Hauptaktivität zu trennen. Bei vielen Aufträgen raten erfahrene Personalreferenten dazu, die Aufträge je nach Thema in verschiedene Auftragsarten einzuteilen und zu kennzeichnen.

Um Verwirrung zu vermeiden und die Dokumentation in Ordnung zu halten, empfiehlt es sich außerdem, ein Auftragsprotokoll zu führen.

Führen von Personalakten

Diese schwierige Arbeit wird auf der Grundlage durchgeführt, die eine Bibliothek mit Mustern aller Dokumente enthält, die Sie mitnehmen und verwenden können. Übrigens hat seit 2013 niemand mehr das Recht, Dokumente nur in der Form zu verlangen, in der sie in der Resolution vorgelegt werden: Aber warum Zeit damit verschwenden, das Rad neu zu erfinden?

Zunächst empfiehlt es sich, der Leitstelle Anweisungen oder Vorschriften zu erteilen, in denen festgelegt wird, wie alle Personalabläufe dokumentiert werden, wie sie innerhalb der Organisation ablaufen usw. Solche Anweisungen werden zu einer verlässlichen Grundlage für die gesamte Steuerung Zentrum im Unternehmen und sorgt dafür, dass es in perfekter Ordnung bleibt.

Jedes Unternehmen, auch das kleinste, hat Mitarbeiter, daher ist die Führung verschiedener Personaldokumente erforderlich.

In Unternehmen, die schon lange auf dem Markt sind, sind die Personalakten in der Regel gut etabliert, in neu gegründeten Organisationen ist es jedoch notwendig, alles von Grund auf neu zu erstellen.

Wer ist im Unternehmen für die Büroarbeit zuständig?

In der Regel sind Mitarbeiter der Personalabteilung mit der Führung der Personalakten und der Bearbeitung aller Dokumente befasst. Wenn das Unternehmen jedoch klein ist, kann diese Arbeit einem der Mitarbeiter als ... anvertraut werden. Normalerweise ist dies ein Buchhalter oder.

Verfügt das Unternehmen über eine große Anzahl von Mitarbeitern, wird eine Personalabteilung geschaffen, die mehrere Spezialisten umfassen kann. Der Personalbedarf wird nicht nur anhand der Anzahl der Mitarbeiter ermittelt (obwohl diese der Hauptfaktor ist), sondern auch anhand der Besonderheiten des Unternehmens selbst. In einer Organisation mit schädlicher und gefährlicher Produktion werden die Personalverantwortlichen also mehr Arbeit haben.

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Sammlung der notwendigen gesetzlichen Rahmenbedingungen und Regulierungsdokumente

Wenn Sie den HR-Dokumentenfluss von Grund auf neu erstellen, müssen Sie zunächst entscheiden, welche Dokumente vorhanden sein sollen. Es gibt Dokumente, über die jedes Unternehmen verfügen muss, und es gibt Dokumente, die nur für die Ausführung einer bestimmten Art von Arbeit oder Unternehmenstätigkeit erforderlich sind.

Übrigens wäre es auch eine gute Idee, die regulatorischen Dokumente selbst, die die Verfügbarkeit der Bestandteile der Personaldokumentation regeln, in einem separaten Ordner abzulegen, damit sie im Bedarfsfall immer griffbereit sind.

Aufträge personell und personell. Personalanordnungen umfassen Anordnungen im Zusammenhang mit der Freizügigkeit von Arbeitnehmern: Entlassungen usw. Diese Aufträge beziehen sich auf Berufserfahrung und werden daher 75 Jahre lang aufbewahrt.

ZU Personalaufträge alle anderen beinhalten:

• Urlaube;
• Boni;
• Geschäftsreisen;
• Disziplinarstrafen usw.

Haltbarkeitsdatum Diese Aufträge haben eine Laufzeit von 3 bis 5 Jahren.

Empfehlenswerter ist es, für diese beiden Typen zwei separate Ordner anzulegen.

Das nächste obligatorische Dokument ist eines, das widerspiegelt alle grundlegenden Informationen über den Mitarbeiter. Diese Karten können entweder separat oder als Teil der Personalakte des Mitarbeiters gespeichert werden.

Das dritte obligatorische Dokument ist. Derzeit müssen laut Gesetz Arbeitsbücher auch von einzelnen Unternehmern erstellt werden, ganz zu schweigen von Unternehmen mit anderen Eigentumsformen. Der Arbeitgeber muss innerhalb von drei Tagen nach der Einstellung des Arbeitnehmers ein Arbeitsbuch ausstellen.

Da es Arbeitsbücher gibt, ist es notwendig, diese aufzubewahren. Auch dieses Buch wird 75 Jahre lang aufbewahrt.

Das nächste erforderliche Dokument ist. Es muss unabhängig von der Laufzeit mit jedem eingestellten Mitarbeiter abgeschlossen werden.

Nachdem neue Arbeitsplätze geschaffen wurden, ist es notwendig, für jeden von ihnen eine spezielle Untersuchung durchzuführen. Dokumente im Zusammenhang mit dem SOUT werden in der Regel alle 5 Jahre bis zu ihrer Ersetzung durch neue gespeichert.

ZU andere obligatorische Dokumente gilt:

Es gibt auch Dokumente, zu deren Aufbewahrung das Gesetz zwar nicht verpflichtet ist, die aber dennoch fast jeder Arbeitgeber besitzt, es handelt sich hierbei um ein Auftragsbegründungsbuch.

Sammlung und Studium der Gründungsdokumente

Nachdem Sie sich für die allgemeinen Pflichtdokumente entschieden haben, müssen Sie sich für die restlichen Dokumente entscheiden. Dazu müssen Sie alle gesetzlichen Dokumente studieren, die die Aktivitäten und den Produktionsprozess des Unternehmens regeln.

Hier können die Dokumente sehr unterschiedlich sein. Wenn Mitarbeiter beispielsweise auch Anspruch auf PSA haben, ist es zwingend erforderlich, die Liste und die Bedingungen für die Bereitstellung dieser PSA für die Kategorie der Mitarbeiter durch eine Anordnung oder ein anderes Verwaltungsdokument zu genehmigen.

Wenn im Unternehmen Mitarbeiter arbeiten, die unregelmäßige Arbeitszeiten haben, nachts arbeiten oder unter schädlichen und gefährlichen Bedingungen arbeiten, müssen die ihnen zustehenden Leistungen und Entschädigungen dokumentiert werden.

Erstellung der Dokumentenliste

Wenn die gesamte Liste der erforderlichen Unterlagen festgelegt ist, können Sie mit der Ausarbeitung der Personalführungsordnung beginnen.

Diese Bestimmung listet alle erforderlichen Dokumente, das Verfahren zu deren Aufbewahrung und Aufbewahrungsfristen auf. Diese Regelung ist nicht verpflichtend, erleichtert aber die Arbeit der Personalabteilung erheblich.

Anmeldung zur Stelle als Regisseur

Wenn ein Unternehmen von Grund auf neu gegründet wird, ist die erste Person, die sich registriert, der Leiter des Unternehmens.

Er ist es, der dann die Arbeitsverträge mit den übrigen Arbeitnehmern abschließt. Wenn die Position des Direktors durch Auswahlverfahren gewählt wird, schließt der Vorsitzende des gewählten Gremiums die Vereinbarung ab. Wenn das Unternehmen Gründer hat, unterzeichnen diese die Vereinbarung. Ist der Geschäftsführer zugleich Alleingründer oder Einzelunternehmer, schließt er einen Arbeitsvertrag sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber ab.

Wie dem auch sei, der Abschluss eines Arbeitsvertrages und die Erteilung eines Arbeitsauftrages sind zwingende Vorgänge.

Ausarbeitung örtlicher Vorschriften

Um festzustellen, welche Positionen und wie viele davon für den Betrieb des Unternehmens benötigt werden, a Besetzungstabelle. Dafür gibt es ein einheitliches Formular, dessen Verwendung zwar nicht zwingend erforderlich ist, aber sehr praktisch ist.

Bei Bedarf können Sie weitere Spalten hinzufügen. In der Besetzungstabelle sind die Bezeichnung der Stelle, die erforderliche Anzahl der Stabsstellen, das Gehalt bzw. die Vergütungsform sowie die geforderten Zulagen angegeben. In der Besetzungstabelle sind alle Positionen angegeben, beginnend mit der wichtigsten und endend mit dem Hilfspersonal.

IN Arbeitsvorschriften Zunächst wird der Arbeitsplan des Unternehmens angegeben; falls es Schichtpläne gibt, werden diese detailliert beschrieben. In diesem Dokument können auch Anforderungen an das Erscheinungsbild und Verhalten von Mitarbeitern, die Unternehmensethik usw. festgelegt werden.

Entwicklung eines Musterarbeitsvertrags

Der Arbeitsvertrag muss alle im Arbeitsgesetzbuch aufgeführten grundlegenden Bestimmungen enthalten.

Hier gilt:

Zusätzlich zu diesen Klauseln kann der Arbeitgeber beliebige weitere Klauseln in den Arbeitsvertrag aufnehmen, die nicht im Widerspruch zum Gesetz stehen.

Erstellung von Buchhaltungsunterlagen

Führen Sie alle Logbücher durch, bevor Sie sie verwenden muss vorbereitet werden. Jedes Magazin muss nämlich nummeriert und versiegelt sein. Die Blätter sind vom ersten bis zum letzten fortlaufend nummeriert. Dann werden alle Blätter, außer dem Einband, mit Faden zusammengenäht und auf dem letzten Vorsatzpapier werden zwei Enden angezeichnet. Sie werden mit einem Blatt Papier versiegelt, das jedoch die Anzahl der Blätter angibt und die Unterschrift des Managers oder der für die Führung des Journals verantwortlichen Person trägt.

Jede Zeitschrift gibt ihr Startdatum an und der Name der Organisation ist erforderlich.

Ernennung einer Person, die für die Führung der Arbeitsunterlagen verantwortlich ist

Arbeitsunterlagen gehören zu den wichtigsten Personalakten und gehören zu strengen Meldeformularen, daher sollten sie mit Sorgfalt behandelt werden. Sie müssen in einem mit einem Schlüssel verschlossenen Safe aufbewahrt werden.

Für die Führung der Arbeitsbücher wird eine verantwortliche Person benannt, die diese ausfüllt und für die Aufbewahrung verantwortlich ist. Die Verantwortung wird dem Mitarbeiter im Auftrag der Organisation übertragen.

Registrierung von Mitarbeitern

Für jeden Mitarbeiter ist es notwendig, einen bestimmten Arbeitsablauf durchzuführen:

• Empfang durch einen Mitarbeiter;
• Kennenlernen des Mitarbeiters mit allen lokalen Regulierungsdokumenten, Vergütungsvorschriften, internen Arbeitsvorschriften, Tarifverträgen usw.;
• einen Arbeitsvertrag erstellen und unterzeichnen. Vermerken Sie unbedingt im Arbeitsvertrag, dass der Arbeitnehmer das einhundertzweite Exemplar erhalten hat;
• Erteilung eines Arbeitsauftrags;
• Ausfüllen einer persönlichen T-2-Karte und Erstellen einer Personalakte. Es umfasst folgende Unterlagen: Zulassungsantrag, Kopien der Personaldokumente, eine Kopie des Zulassungsbescheids, Personalausweis, Unterlagen zu Ausbildung und Qualifikation, Arbeitsvertrag und weitere notwendige Unterlagen.
• Übermittlung aller für den Mitarbeiter erforderlichen Unterlagen zur Abgrenzung an die Buchhaltung.

Die folgende Video-Playlist bietet Anleitungen zur Durchführung von HR-Aufzeichnungen:

Büroarbeit ist heute einer der wichtigen Bestandteile der Personalakte. Wenn möglich, sollten Sie sich vorher damit vertraut machen.

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Dieser Prozess hat seine eigenen Feinheiten und einige Besonderheiten. Die Organisation der Personalaktenverwaltung ist einer der Hauptschritte bei der Gründung eines Unternehmens.

Es ist erforderlich, eine ziemlich umfangreiche Liste verschiedener Merkmale und Nuancen zu erstellen, die sich in der Gesetzgebungsdokumentation widerspiegeln.

Darüber hinaus wird es ohne entsprechende Erfahrung recht problematisch sein, den Dokumentenfluss selbst zu organisieren.

Daher lohnt es sich, wenn möglich, die Dienste eines qualifizierten Personalarbeiters in Anspruch zu nehmen. Auf diese Weise können viele Probleme gelöst werden, bevor sie entstehen.

Hauptaspekte

Oft kommt es vor, dass Personalakten und Büroarbeiten von Grund auf neu organisiert werden müssen.

In diesem Fall müssen Sie im Voraus entscheiden, wo Sie diesen Prozess starten möchten. Es ist wichtig zu beachten, dass sich Personalakten nicht auf die Registrierung und Einstellung beschränken.

Es gibt viele zusätzliche Faktoren und Probleme, die im Voraus geklärt werden müssen.

Der HR-Prozess sollte unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter durchgeführt werden.

Auch wenn nur ein Einzelunternehmer mit einem Mitarbeiter vorhanden ist, muss eine solche Produktion durchgeführt werden.

Gleichzeitig wird eine sorgfältige Kontrolle durch spezielle staatliche Stellen jedoch in der Regel nur bei großen Unternehmen durchgeführt. Das Personal besteht aus mehr als 250 Personen.

Was du wissen musst

Unter Dokumentenfluss versteht man den Prozess der Organisation der Ausführung von Dokumenten im Zusammenhang mit Personalaktivitäten.

Dies betrifft zunächst das Erstellen und Ausfüllen von Arbeitsbüchern sowie die Abwicklung von Arbeitsverträgen.

Mit der Wiedergabe relevanter Informationen in Dokumenten sind viele verschiedene Feinheiten und Nuancen verbunden. Alle Standards sind in Gesetzesdokumenten festgelegt.

Der Büroarbeitsprozess selbst gliedert sich in drei Hauptphasen, die Folgendes umfassen:

Darüber hinaus ist es wichtig zu beachten, dass die Speicherung von Dokumenten zwangsläufig auf standardisierte Weise erfolgt.

Allerdings gibt es bestimmte Fristen, während derer Dokumente aufbewahrt werden müssen.

Oftmals dauern sie mehrere Jahrzehnte. Anschließend sind diese Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ordnungsgemäß zu vernichten.

Zu welchem ​​Zweck wird es durchgeführt?

Durch die Führung von Personalakten können Sie eine Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben gleichzeitig lösen.

Diese können jedoch je nach Art der Tätigkeit des Unternehmens geringfügig abweichen. Gleichzeitig lässt sich aber auch wieder eine Reihe von Standardfällen identifizieren, die in fast allen Fällen ausnahmslos vorkommen.

Hierzu zählen vor allem:

Eine solche Rechnungslegung ermöglicht heute die gleichzeitige Lösung einer umfangreichen Liste unterschiedlicher Probleme.

Es ist wichtig zu beachten, dass der Papierkram im Rahmen der gesetzlichen Normen erfolgen muss.

Andernfalls besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass es bei der Arbeitsaufsicht zu Schwierigkeiten kommt. Die gerichtliche Praxis in dieser Angelegenheit ist recht umfangreich.

Aber gleichzeitig ist es äußerst zweideutig. Deshalb sollten Sie möglichst keine Fehler machen. Da die Höhe der möglichen Bußgelder recht hoch ist.

Aktuelle Standards

Die Organisation der Büroarbeit kann nur im Rahmen gesetzgeberischer Dokumente erfolgen. Gleichzeitig gibt es eine recht umfangreiche Liste von NAPs, deren Bestimmungen einzuhalten sind.

Andernfalls kann es zu problematischen Situationen kommen. Bei der Erstellung der betreffenden Dokumentation dürfen keine Fehler gemacht werden.

Denn das kann zu ganz ernsten Problemen führen. Das wichtigste Dokument, in dessen Rahmen nicht nur Büroarbeiten, sondern auch die Interaktion mit Mitarbeitern im Allgemeinen durchgeführt werden sollten, ist das Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation.

Ein solches Dokument definiert die Einstellungsregelung sowie alle Rechte und Pflichten sowohl des Arbeitnehmers als auch seines Arbeitgebers.

Dieser NAP wird erstellt. Es ist auch wichtig zu beachten, dass die Gesetzgebung jedes Jahr reformiert wird.

Daher ist es notwendig, für die Beratung relevante Informationsquellen zu nutzen. Es ist auch wichtig, sich mit anderen Regulierungsdokumenten vertraut zu machen, die diesen Punkt ebenfalls bestimmen.

Nicht weniger bedeutsam ist. Es befasst sich mit der Frage der Beschäftigung von Bürgern der Russischen Föderation im Land.

Die Regelung der Aufbewahrung von Unterlagen und deren Ausführung wird durch ein besonderes Gesetz festgelegt. Das ist es.

Ein solches Dokument bestimmt die Art der Aufbewahrung von Dokumenten, ihre Ausführung sowie viele andere Nuancen. Es ist wichtig, dass Sie sich vor Beginn mit allen Besonderheiten der Büroarbeit vertraut machen.

Dadurch werden viele Schwierigkeiten und Komplikationen vermieden. Darüber hinaus ist es nicht nur für den buchhalterischen Manager wichtig, sich mit allen NAPs vertraut zu machen.

Für einen Mitarbeiter, der sich um eine Stelle bewirbt, ist es außerdem wichtig, alle NAPs sorgfältig zu prüfen.

Dadurch können Sie die Einhaltung Ihrer Rechte selbstständig und ohne fremde Hilfe überwachen.

Wenn ein offensichtlicher Verstoß festgestellt wird, müssen Sie sich direkt an die Arbeitsaufsichtsbehörde wenden, um die Situation zu klären.

Wenn der Verstoß nicht offensichtlich ist und eine Untersuchung erforderlich ist, ist eine solche erforderlich.

Wenn möglich, muss jedoch versucht werden, die Situation friedlich zu lösen. Denn Gerichtsverfahren erfordern viel Zeit.

Die Organisation der Personalaktenverwaltung ist nicht kompliziert, erfordert jedoch Kenntnisse über Normen und Gesetze.

Andernfalls sind Fehler verschiedener Art einfach unvermeidlich. Fehlen solche Erfahrungen, lohnt es sich, eine Ausbildung im Bereich Personaladministration von Grund auf zu absolvieren.

So richten Sie HR-Datensätze von Grund auf ein

Generell ist es möglich, den HR-Administrationsprozess recht selbstständig zu meistern. Um ein solches Verfahren durchzuführen, müssen Sie jedoch die Gesetzgebung sorgfältig lesen.

Darüber hinaus gibt es einige Feinheiten und spezifische Punkte, die im NAP nicht klar angegeben sind. Aus diesem Grund ist es notwendig, einen Spezialisten zu konsultieren.

Es kommt jedoch häufig vor, dass es aus verschiedenen Gründen nicht möglich ist, einen Mitarbeiter einzustellen. In einer solchen Situation müssen Sie sich selbst um die Personalakten kümmern.

Zu den wichtigsten Punkten, die im Vorfeld geklärt werden müssen, gehören:

• Ist es möglich, es selbst zu entwickeln?
• obligatorische Dokumente;
• Ausarbeitung örtlicher Vorschriften;
• Entwicklung ;
• Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Registrierung für eine LLC;
• wer für die Führung der Aufzeichnungen verantwortlich ist.

Ist es möglich, es selbst zu entwickeln?

Die eigenständige Entwicklung des Personalaktenmanagements ist ein durchaus möglicher Prozess, hat aber seine eigenen Besonderheiten. Wenn möglich, sollten Sie sich vorher damit vertraut machen.

Gleichzeitig ist eine fehlerfreie Entwicklung nur dann möglich, wenn sich der Unternehmensleiter oder Unternehmer vorab mit dem NAP vertraut gemacht hat.

Wenn Ihnen aus irgendeinem Grund die nötige Erfahrung fehlt, können Sie einfach spezielle HR-Kurse in Moskau von Grund auf absolvieren.

Eine solche vorbereitende Vorbereitung wird dazu beitragen, viele verschiedene Schwierigkeiten zu lösen, noch bevor sie entstehen.

Eine ebenso rentable und bequeme Lösung ist die Nutzung. Dies impliziert die vorübergehende Einstellung eines Personalmitarbeiters zur Organisation des Dokumentenflusses.

Zukünftig kann die Buchhaltung selbstständig durchgeführt werden. Die Kosten hierfür sind in der Regel gering.

Obligatorische Dokumente

Bei der Personalaktenverwaltung ist es notwendig, eine Reihe von Dokumenten zu erstellen. Einige dieser obligatorischen Punkte umfassen Folgendes:

Die Liste der Pflichtdokumente umfasst mehr als ein Dutzend Punkte. Die Anwesenheit aller dieser Personen ist unbedingt erforderlich. Es ist am besten, dieses Problem im Voraus zu klären.

Darüber hinaus haben einige strenge Formatanforderungen. In anderen Fällen kann die Registrierung nach Ermessen des Unternehmensleiters erfolgen.

Ausarbeitung örtlicher Vorschriften

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die verpflichtende Erstellung lokaler Vorschriften. Die Standardliste davon umfasst:

• grundlegende interne Arbeitsvorschriften;
• Regelungen zur Vergütung im Unternehmen;
• Arbeitsordnung für verschiedene Abteilungen im Unternehmen;
• eine Vereinbarung, die die Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten des Arbeitnehmers bestätigt;
• Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten von Arbeitnehmern.

Entwicklung eines Musterarbeitsvertrags

Es ist wichtig zu beachten, dass der Arbeitsvertrag heute kein streng festgelegtes Format hat. Gleichzeitig müssen jedoch einige Bestimmungen darin enthalten sein.

Der Aufbau eines Personalaktenverwaltungssystems von Grund auf muss in strikter Übereinstimmung mit der Arbeitsgesetzgebung erfolgen. Lesen Sie, wo Sie als HR-Manager anfangen und wie Sie HR-Daten wiederherstellen können

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Warum sind Personalunterlagen notwendig?

Wo mit dem Aufbau eines Perbegonnen werden soll, ist eine drängende Frage für neu gegründete Unternehmen. Auch wenn Unternehmen grundsätzlich keine Wahl haben, ob sie Aufzeichnungen führen wollen oder nicht, bleibt dies ein sehr praktisches Instrument zur Überwachung des Personals in allen Phasen seiner Arbeit. Die Gesetzgebung vereinheitlicht lediglich die Form ihrer Funktionsweise und legt die Standards fest, die nicht nur vom Arbeitnehmer, sondern auch vom Arbeitgeber befolgt werden müssen.

Personalakten helfen vor allem dabei, zu verstehen, wer im Unternehmen arbeitet, wie viele Mitarbeiter es gibt und wie hoch die Lohnkosten des Unternehmens sind.

Darüber hinaus ermöglicht Ihnen das System die Dokumentation aller Bewegungen im Team, sei es:

• Rezeption;
• Entlassung;
• Urlaube;
• Personalbewegungen usw.

Die Abrechnung der Betriebszugehörigkeit hilft dem Arbeitgeber dabei, die Anzahl der Urlaubstage zu ermitteln, die jedem Arbeitnehmer zustehen. Durch die Führung eines Stundenzettels können Sie die Anwesenheit des Personals am Arbeitsplatz klar kontrollieren und den Lohn genau berechnen.

Personalverwaltung von Grund auf Schritt für Schritt

Die Durchführung von Personalakten von Grund auf in der Praxis wirft nicht nur bei HR-Einsteigern, sondern auch bei erfahrenen Spezialisten viele Fragen auf. Zunächst wirft die Reihenfolge der Dokumentenfreigabe Zweifel auf.

Wenn das Unternehmen bereits registriert ist und alle Belege vorliegen, ist es an der Zeit, mit der Erstellung der Personaldokumentation zu beginnen. Zunächst gilt es, die zukünftige Personalausstattung der juristischen Person zu klären und den Personalbedarf erstmals und für die Zukunft zu ermitteln. Dazu muss das Unternehmen eine Besetzungstabelle im Formular T-3 veröffentlichen.

Wenn eine Organisation plant, nicht einheitliche Formen von Personaldokumenten zu verwenden, müssen diese zunächst durch die entsprechende Anordnung des Vorgesetzten genehmigt werden. Ideal wäre die Veröffentlichung der Verordnungen „Zur Personalpolitik des Unternehmens“ oder „Anleitung zur Personalaktenführung“. Solche Dokumente schreiben alle Regeln für die Führung von Aufzeichnungen in einem neu gegründeten Unternehmen gemäß den geltenden Rechtsnormen vor.

Es ist nicht immer sinnvoll, gleich nach der Eröffnung einen Personalreferenten einzustellen, wenn die Zahl zunächst gering ist. Typischerweise werden seine Aufgaben einem Buchhalter oder einem anderen Spezialisten übertragen.

Vor der Einstellung des ersten Mitarbeiters ist außerdem die Ausarbeitung eines Standardarbeitsvertrags erforderlich. Es kann für das gesamte Team gleich sein oder je nach Personalgruppe variieren.

Erst nach Genehmigung der Formulare der primären Personaldokumente können Sie mit der Einstellung von Mitarbeitern beginnen.

Personalakten für LLC

Die Verwaltung von Personalakten für LLCs hat keine wesentlichen Änderungen erfahren. Es ist wichtig zu beachten, dass sich die Personalunterlagen je nach Rechtsform des Unternehmens kaum unterscheiden. Die Regeln sind in den meisten Fällen die gleichen.

Dennoch sind die meisten Unternehmen LLCs. Die Aktivitäten von LLCs bieten eine größere Handlungsfreiheit als kommunale oder haushaltspolitische Institutionen. Regierungsorganisationen sind stärker formalisiert und die meisten Entscheidungen werden von den Ministerien getroffen (z. B. über die Personalbesetzung der Bezirksverwaltungen).

Während LLCs eine größere Handlungsfreiheit haben und bei der Wahl eines Verhaltensszenarios weniger eingeschränkt sind.

HR-Dokumente

Die Grundlage der Personalakten in einer Organisation sind Personalakten. Alle Dokumente lassen sich in 3 Kategorien einteilen:

• Primärdokumente zur Personalakte;
• Primärdokumente zur Erfassung der geleisteten Arbeitszeit und des Lohns;
• Zeitschriften zur Aufzeichnung der Bewegung der Personaldokumentation.

Sowohl die erste als auch die zweite Gruppe verfügen über eigene genehmigte Formulare (Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses der Russischen Föderation vom 01.05.2004 N 1 „Über die Genehmigung einheitlicher Formen der primären Buchhaltungsdokumentation zur Erfassung der Arbeit und ihrer Bezahlung“). Neuerdings sind sie für die Nutzung durch juristische Personen nicht mehr verpflichtend. Bei Bedarf kann das Unternehmen damit eigene Formulare entwickeln und genehmigen, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Diejenigen, für die die einheitlichen Dokumente praktisch sind, können sie weiterhin verwenden.

Die betrachtete Resolution sieht die Formen der ersten und zweiten Gruppe vor. In der Praxis am häufigsten verwendet:

• T-3 - ;

Eine weitere wichtige Zeitschrift ist das „Journal of Accounting for the Movement of Work Books and Inserts in Work Books“. Es spiegelt die Akzeptanz der Arbeit durch die Mitarbeiter und deren Ausgabe bei der Entlassung wider.

Sämtliche Personalbücher, deren Führung im Jahr 2018 verpflichtend ist, müssen ordnungsgemäß ausgefüllt werden. Für die meisten davon gibt es vorgefertigte Druckformulare, mit denen Sie Gestaltungsfehler vermeiden können. Darüber hinaus sind sie meist bereits geschnürt, die Seiten sind nummeriert und es gibt einen holografischen Siegelaufkleber. Alles, was Sie tun müssen, ist, am Ende einen Stempel anzubringen, mit Ihrem Vorgesetzten zu unterschreiben und das Tagebuch sorgfältig aufzubewahren.

Allerdings verbietet Ihnen niemand, es selbst am PC oder komplett manuell zu erstellen. Bei der Erstellung sollten Sie sich an etablierte Gestaltungsregeln halten. Ein einfacher Ausdruck einer Auftragsliste von 1C ist nicht die Form eines Buches, das einen GIT-Inspektor zufriedenstellen kann.

Wiederherstellen von HR-Datensätzen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die Wiederherstellung der Personalaktenverwaltung unterscheidet sich in ihrer Methodik vom Verfahren zu ihrem Aufbau selbst. Der Schwerpunkt liegt dabei auf der Personalprüfung. Beim Personalaudit handelt es sich um ein Verfahren zur Überprüfung des gesamten Personalbuchhaltungssystems. Hierbei handelt es sich um eine Reihe von Maßnahmen, die darauf abzielen, Systemmängel oder Verstöße gegen anerkannte Verfahren und Rechtsvorschriften festzustellen.

Nach einer detaillierten Prüfung und Erstellung einer Liste der Verstöße muss mit der Wiederherstellung begonnen werden. Je nach Grad der Verstöße wird der Arbeitsaufwand ermittelt.

Das Fehlen der erforderlichen LNA führt nicht nur dazu, dass die Bestimmungen selbst entwickelt werden müssen, sondern auch die Mitarbeiter mit dem neu eingeführten Dokument vertraut gemacht werden müssen. Und bei Bedarf auch die Ausarbeitung von Zusatzvereinbarungen zu Verträgen zur Änderung wesentlicher Bedingungen.

Am harmlosesten ist das Fehlen von Journalen oder Aufzeichnungen in den Arbeitsunterlagen. Diese Verstöße führen nicht zu einer Kette von Ereignissen, die eine Abstimmung mit dem Personal erfordern.

Daher ist es einfacher, zunächst ein gesetzeskonformes Buchhaltungssystem einzurichten, als später jede Änderung der Arbeitsdokumente mit den Mitarbeitern abzustimmen oder Kontrollbehörden abzuwehren und hohe Geldstrafen zu zahlen.