Ofis meneceri kimi işləmək üçün lazımi biliklər. Ofis meneceri əsl ofis meneceri kimi ofis meneceri hansı şöbə

Ukrayna əmək bazarında peşəkar işçilər. “İnzibati kadrlar” sahələrinə həmişə və hər yerdə tələbat var. İşəgötürənlər fəal şəkildə ofis menecerləri, katiblər və idarəçilər axtarırlar. Bəzən təkliflərin bolluğuna getmək və CV-yə hansı bacarıqların daxil edilməli olduğunu düzgün müəyyən etmək asan deyil. Müraciət edənlərin ən aktual suallarına cavab vermək üçün ofis meneceri vəzifəsinə namizədlərə qoyulan tələbləri təhlil edəcəyik.

Ofis meneceri nədir?

Bu peşə nisbətən gəncdir. O, yeni xüsusiyyətlər və spesifik xüsusiyyətlər əldə edərək idarəçi vəzifəsindən “böyüdü”. Baxmayaraq ki, bir çox cəhətdən ofis menecerinin vəzifələri katibin, idarəçinin və hətta kadr menecerinin iş təsvirlərində göstərilənlərlə üst-üstə düşür, lakin bu peşələr arasında hələ də çoxlu fərqlər var.

Ofis menecerinin işinin mahiyyəti başlığın özündə açılır. “Menecer” sözü ingiliscə menecer deməkdir. Əslində, ofis meneceri ofis meneceridir, rəhbərlik mövqeyini tutur və onun əsas vəzifələrinə bütün iş prosesinə dəstək xidmətlərinin işini əlaqələndirmək daxildir. Ofis menecerindən fərqli olaraq, katib və inzibatçı səlahiyyəti olan işçilər deyil. Çox vaxt bu mütəxəssislər ofis menecerinin tabeliyindədirlər. HR meneceri vəzifəsi də menecerlər kateqoriyasına aiddir. Amma o, biznes fəaliyyəti ilə yox, kadr seçimi ilə məşğuldur.

Ofis meneceri çox vaxt birbaşa baş direktora və ya kadrlar üzrə direktor müavininə hesabat verir.

Ofis meneceri nə edir?

Bu işçi nə qədər yaxşı işləsə, ofisin fəaliyyətində bir o qədər az problem yaranacaq. Buna görə də, ofis meneceri hər şeyin öhdəsindən bir bang ilə gəlirsə, onun iştirakı praktiki olaraq görünməzdir. Amma ponksiyonlar baş verərsə... Ən səbirli ofis işçisi belə diqqətsiz “məşuqə”dən şikayətlənməyə dözə bilmir.

Ofis menecerinin xüsusi vəzifə öhdəlikləri şirkətin ölçüsündən asılıdır. İdarəetmə modeli, müəssisənin fəaliyyətinin istiqaməti, sənəd idarəetmə üsulu - bütün bunlar iş təsvirində iz buraxır.

Vakansiyaları nəzərdən keçirərkən diqqət yetirin: kiçik müəssisələrdə ofis menecerinin fəaliyyətinin öz xüsusiyyətləri var. İdarəetmə səlahiyyətləri çox vaxt daha məhduddur. İşçi eyni vaxtda digər mütəxəssislərin funksiyalarını yerinə yetirməli ola bilər. Məsələn, ofis işlərinin aparılması, ilkin mühasibat uçotu, işçilərin axtarışı və s.

İş tapşırıqları:

1. Nəzarət
2. İdarəetmə
3. Ev dəstəyi
4. Nəzarət etmək
5. Hesabat

İdarəetmə sahəsində ofis meneceri prosesləri qurmaq bacarığında möcüzələr göstərməlidir. Uğurlu ərizəçi aşağıdakı vəzifələri yerinə yetirməyi bacarmalıdır:

• bütövlükdə ofisin işinin sadələşdirilməsi;
• ofis işçiləri ilə işləmək (inzibatçılar, katiblər, təmizlikçilər, sürücülər, kuryerlər);
• görüşlərin və brifinqlərin təşkili;
• ofisin təhlükəsiz işini təmin etmək üçün fəaliyyətlərin planlaşdırılması.

İdarəetmə sahəsində narahatlıqlar aşağıdakı kimi sahələrə aiddir:

• ofis strukturunun təşkili;
• ofis işinin təşkili;
• sənədlərin şöbələr arasında bölüşdürülməsi;
• işgüzar yazışmaların qəbulu və yayılmasının təşkili.

İqtisadi dəstək sahəsində bir sıra təşkilati məsələlərlə məşğul olmalı olacaqsınız. suallar, məsələn:

• material və avadanlıqların alınmasının təşkili;
• ofis işçilərini lazım olan hər şeylə təmin etmək;
• avadanlığın quraşdırılması və saxlanmasının təmin edilməsi üzrə işlər;
• qiymətlilərin saxlanması.

Nəzarət sahəsində ofis meneceri həyata keçirir:

• audit, maddi sərvətlərin inventarlaşdırılması;
• işçilərin sertifikatlaşdırılması;
• ofis avadanlıqlarının və kommunikasiyaların vəziyyətinə nəzarət etmək.

Hesabat sahəsindəƏsas məsuliyyət yüksək rəhbərlik üçün hesabatların hazırlanması olacaq.

Vəzifə üçün kim müraciət edə bilər?

Vakansiyaların təhlili göstərir ki, abituriyentlər üçün tələblər kifayət qədər yüksəkdir.

Ofis meneceri idarəetmə və ofis işinin əsasları ilə tanış olmalı, ofis avadanlıqlarından istifadə qaydalarını və təhlükəsizlik standartlarını bilməli, təchizat və planlaşdırma üsullarının prinsiplərini başa düşməlidir. Təbii ki, belə baqaj çətinlik çəkmədən alınmayacaq - iş təcrübəsi olan namizədlər üstünlük qazanacaqlar.

Ofis meneceri üçün əsas tələblərdən biri ali və ya natamam ali təhsilin olmasıdır. Ancaq işəgötürənlər nadir hallarda ixtisas üçün xüsusi tələbləri göstərirlər. Böyük bir şirkətdə yer almaq şansınızı artırmaq üçün lazımi bilik və praktiki bacarıqları təmin edən ixtisaslaşdırılmış kurslardan keçməyi tövsiyə edirik.

Şəxsi keyfiyyətlər çox vacibdir: məsuliyyət, yüksək dərəcədə intizam, çalışqanlıq, əzmkarlıq, erudisiya, səbir, stress müqaviməti. İşəgötürənlər tez-tez müraciət edənlərin görünüşünə dair tələbləri qeyd edirlər - onlardan fotoşəkil ilə CV göndərmələrini xahiş edirlər.

Və daha bir vacib məqam: mükəmməl dil biliyi, yüksək səviyyədə şifahi və yazılı savad olmadan, çətin ki, yaxşı bir yerə müraciət edə biləsiniz. İşgüzar yazışmaların aparılması, ofis işləri, ziyarətçilərlə ünsiyyət ofis menecerini bu keyfiyyətlərə malik olmağa məcbur edir. İngilis dilini bilənlər üçün də vakansiyalar var. Eyni zamanda, qazanc sənayenin orta göstəricisindən əhəmiyyətli dərəcədə yüksək ola bilər.

Və pul qazanmaq haqqında. Ofis meneceri üçün maaş səviyyəsi şirkətin ölçüsündən, peşəkar sahədən və bölgədən asılıdır. Ofis menecerləri üçün əmək haqqı diapazonu kifayət qədər genişdir. Ukraynada orta əmək haqqı təxminən 5 min UAH, Kiyevdə - 6 min UAH-dan çoxdur. CV-nizi yerləşdirərkən, bacarıqlarınızı düzgün qiymətləndirmək və özünüzü qısa müddətə satmamaq üçün əmək haqqı tendensiyalarını yoxlamağı məsləhət görürük.

Şərh.

Çox vaxt iş axtaranlardan eşidirsiniz "axtarmaq iş menecer ofisi", onların əksəriyyəti zərif cinsin nümayəndələridir. Mövqe cazibədar səslənir və əvvəlcədən təklif edir iş ofisdə, çoxlarının səy göstərdiyi şeydir. Bəs hər kəs ofis menecerinin nə etməli olduğunu başa düşürmü? Axı bu, bəzilərinin düşündüyü kimi, təkcə ofis işi bilikləri deyil. Bu vəzifə müəyyən məsuliyyətləri və bilikləri ehtiva edir. Birincisi, bu vəzifə idarəetmə komandasına aiddir, çünki menecer menecerdir. İkincisi, bu, təkcə sənədlər üçün deyil, həm də məsuliyyətdir iş ofis işçiləri. Buna görə də müəyyən biliklər sadəcə zəruridir. Və bu vəzifəyə müraciət etməzdən əvvəl bu vəzifəyə namizədə aid olan əsas tələbləri bilməlisiniz.
1. Ali təhsillə yanaşı, “Ofis meneceri” sahəsində kurslarınız, təcrübəniz olmalıdır iş inzibati sektorda və təcrübə arzuolunandır iş ixtisas üzrə.
2. Namizəd əsas prinsipləri bilməlidir: ofisdə kadrların yerləşdirilməsi, kadrların idarə edilməsi, ofisin təşkilati strukturunun qurulması, audit tədbirlərinin aparılması üsulları və nəzarəti.
3. Ofis meneceri vəzifəsinə iddiaçı taktiki və strateji planlaşdırma üsullarını bilməli, həmçinin işçilərin nəyə görə məsuliyyət daşıdığını bilməlidir.
4. Ofis işinin əsasları, sənədləşmənin təmin edilməsinin əsasları, mətn sənədlərinin növü, onların strukturu və hər bir konkret hal üçün tərtib xüsusiyyətləri – ərizəçinin bu biliyi zəruridir, çünki ofis İşçoxlu sənədləri ehtiva edir.
5. Ofis meneceri ofisi bütün lazımi dəftərxana ləvazimatları ilə təmin etməli, ofisin texniki təchizatını təmin etməli və təbii ki, bütün növ ofis avadanlıqlarından istifadə etməyi bacarmalıdır.
6. Biznes müqavilələrinin bağlanması, əsas mühasibat uçotu, xarici dil bilikləri yalnız əldə etmək şansını artıracaq iş Ofis meneceri.
7. İşgüzar etiket və kollektivdə münasibətlərin etikası haqqında məlumatı olmayan menecer nə edə bilər? Bu bilik də lazımdır.
8. Və təbii ki, Rusiya Federasiyasının əmək məcəlləsi, təhlükəsizlik qaydaları və qaydaları (xüsusilə də iş ofis avadanlığı ilə), əməyin mühafizəsi, yanğın təhlükəsizliyi.

Yadda saxlamaq lazımdır ki, ofis meneceri, ilk növbədə, komandadakı iş prosesinə cavabdeh olan şəxsdir. Təqdim olunan zəruri biliklərdən ofis menecerinin vəzifə öhdəliklərinin nə olduğu qənaətinə gələ bilərik. Bəlkə də ən kritik mərhələ iş müştərilər, qonaqlar, nümayəndə heyətləri ilə müxtəlif görüşlərin təşkili və bu görüşlərin keçirilməsidir. Bunun üçün danışıqlar aparmaq bacarığı, onların təhlili və müvafiq sənədlərin hazırlanması tələb olunacaq. İş ofis meneceri konfransların, təqdimatların, seminarların və müxtəlif görüşlərin keçirilməsinə cavabdehdir. İş komandasında təbii olaraq yarana biləcək münaqişələrin qarşısını almaq və həll etmək vacib bir məsuliyyətdir. Münaqişələri həll etməklə yanaşı, ofis meneceri işçilərinə iş məsələlərini həll etməyə kömək etməlidir.

İşçi kollektivinin əmək vəzifələrini lazımınca yerinə yetirməməsinə və öz vəzifələrini yerinə yetirməməsinə, habelə iş yerində baş verən müxtəlif hüquqpozmalara və müəssisəyə dəymiş maddi ziyana görə menecer kimi məsul şəxsdir.

Deməli, bu peşənin çoxlu vəzifə və məsuliyyəti var. Buna görə də, bu vəzifəyə müraciət etməzdən əvvəl lazımi bilikləri hazırlamalı və əldə etməlisiniz. Həm də müxtəlif xarakterlərə və vərdişlərə malik işçilərdən ibarət komandanı idarə etməyi bacarmalısınız. Və burada komanda idarəçiliyində bəzi psixoloji bacarıqlara ehtiyac olacaq. Onları müvafiq ədəbiyyatı oxumaqla öyrənmək olar.

Müasir cəmiyyətdə bir neçə onilliklər əvvəl belə eşitilməmiş bir çox yeni peşələr meydana çıxdı. Ancaq yeniliklər tədricən və şübhəsiz ki, həyatımıza daxil olur və dünənki məktəblilər “kim olmaq” əbədi sualı üzərində düşünürlər. Qızlar xüsusilə “ofis meneceri” peşəsinə cəlb olunurlar. Bu iş nədir və hansı bacarıqlara sahib olmağınız bu məqalədə müzakirə olunacaq.

Bu nece menecerdir?

Adından aydın olur ki, “ofis meneceri” vəzifəsi ofisdə olmaq və müəssisənin cari işlərini idarə etmək ilə bağlıdır. İşçi sənədlər, müxtəlif məlumatlar və ziyarətçilərlə məşğul olur.

Ofis menecerinin vəzifələrinin əksəriyyəti sənədlərlə bağlıdır. Hər kəs başa düşür ki, sərəncamlar, sertifikatlar və digər sənədlər düzgün tərtib edilməli, qeydiyyata alınmalı və müvafiq qaydada saxlanmalıdır.

Bundan əlavə, hər hansı bir müəssisə həmişə müştərilər, müştərilər və ya tərəfdaşlar tərəfindən ziyarət edilir və insanlar lazım olan şəxsə çatmaq üçün onları düzgün bölüşdürmək lazımdır. Kənardan alınan bütün məlumatlar, həmçinin məlumatların şöbələr arasında düzgün bölüşdürülməsi vəzifəsi olan ofis meneceri tərəfindən qəbul edilir.

Bu peşənin işçisi həm də təşkilata gələn insanlarla ilk ünsiyyətə girir. Və bəzən bu əlaqə kifayətdir və daha yüksək mövqedə olan insanların diqqətini yayındırmağa ehtiyac yoxdur. Ofis meneceri ziyarətçiyə lazım olan məlumatları və ya hər hansı sənədi verə bilər. Başqa insanlarla əlaqə lazımdırsa, o, hər kəs üçün əlverişli olan görüş vaxtını təyin edir.

Dərhal məsuliyyətlər

Beləliklə, ofis menecerinin kim olduğunu anladıq. Məsuliyyətlər:

1. Daxil olan və gedən sənədlərlə işləmək. Bütün daxil olan məktubları (həm elektron, həm də müntəzəm) sistemləşdirərək lazımi cavabları verə bilər. Bu, digər şəxslərin səlahiyyətindədirsə, onu müvafiq xidmətlərə ötürür.
2. Ziyarətçilər və rəhbərlik arasında əlaqə rolunu oynayır. Ziyarətçiləri qeyd edir, görüşlər təyin edir, ilkin məsələlərdə köməklik edir.
3. Bütün telefon zəngləri və fakslar da əvvəlcə ofis menecerinə gedir.
4. Əmr, qərar, çıxarış kimi zəruri sənədləri hazırlayır.
5. Lazımi məlumatları toplayır və ona dair hesabatlar tərtib edir, analitik hesabatlar hazırlayır.
6. İclas və konfranslara hazırlıq da onun səlahiyyətlərinə daxildir.
7. Ofisin bütün lazımi ləvazimatlarla təchiz olunmasına cavabdehdir. Müvafiq olaraq, maddi sərvətlərin mövcudluğu və ehtiyaclarının planlaşdırılmış qeydini aparır. Maddi sərvətlərin alınmasında və qəbulunda iştirak edir.

Məsuliyyətləri çox müxtəlif olan ofis meneceri, əslində, ofisin "sahibi" dir. Çox şey onun çiyinlərindədir və düzgün və səlahiyyətli rəhbərlik olmadan qurumun bütün işi uğursuz ola bilər.

Vakant vəzifəni necə doldurmaq olar?

İş tapmaq üçün ilk etməli olduğunuz şey işəgötürənə kim olduğunuzu söyləmək və göstərməkdir. Bunun üçün hər cür anket və CV-lərdən istifadə olunur.

Ofis menecerinin tərcümeyi-halı, hər hansı digər ofis işçisi kimi, insanların diqqət yetirdiyi əsas məqamları ehtiva etməlidir.

Əsas CV nöqtələri

1. TAM ADI.
2. Əlaqə məlumatları.
3. Təhsil.
4. İş təcrübəsi və nailiyyətlər.
5. Şəxsi keyfiyyətlər.

Əsas məqamlara özünüzdən bir şey əlavə etmək məsləhətdir. Potensial işəgötürənlə maraqlanmağa çalışmalısınız ki, sizi kütlə arasından seçsin.

İşin özü darıxdırıcı görünsə də, ofis meneceri gündəlik işlərə qarışmayacaq. Bu vəzifədə olan bir insanın yaradıcı və özünü təmin etməsi gözlənilir, buna görə də dərhal müvafiq CV-yə diqqət yetirəcəklər.

Özümüzü orijinal şəkildə təqdim edirik

• Ofis menecerinin tərcümeyi-halında, əlbəttə ki, hər kəsə tanış olan əsas məqamlar olmalıdır. Amma hamı monoton anketlərdən də yorulub. İnsanları kənara qoyan klişelərdən istifadə etmək xüsusilə təhlükəlidir.
• CV özünü reklamdan başqa bir şey deyil. Ofis meneceri isə bütün təşkilatı təmsil edir. Bunun üçün ilk növbədə özünü təqdim etməyi bacarmalısan.
• Formalar adətən kompüterdə tərtib edilir və buna görə də gözəl tərtib edilməlidir. Hər bir fikri ayrıca bir paraqrafda vurğulayaraq alt başlıqlar etmək məsləhətdir. Bu, aydın və məntiqli düşünmə qabiliyyətinizi göstərəcək.
• Uzun cümlələrə qapılmamalısınız, bir qayda olaraq, onlar sona qədər oxunmur və başqa bir şeyə keçir.
• Ehtiraslarınız haqqında yazmaqdan qorxmayın, ancaq onları yarım səhifəyə qədər uzatmayın.
• Yenə də bir ofis meneceri üçün əsas şey savadlılıq, aydınlıq və məntiqdir, buna görə də CV yazarkən səhvsiz, qısa və nöqtəli yazın.
• Şəxsi keyfiyyətlərinizi təsvir edərkən unutmayın ki, ofis meneceri ünsiyyətcil olmalı, istənilən şəxslə ünsiyyət qurmağı bacarmalı və eyni zamanda mehriban olmalıdır.

Nə təhsil lazımdır

Ofis meneceri kimi işə düzəlmək üçün ən yaxşısı ali iqtisadi təhsilə sahib olmaqdır. Ancaq arxanızda iqtisadiyyat universiteti olmasa da, mövqe sizi cəlb edirsə, xüsusi kurslar keçə bilərsiniz. İstənilən halda, ali təhsil işəgötürənlər tərəfindən həmişə iqtisadi təhsil olmasa da, orta təhsildən daha çox dəyərləndirilir.

Bir çox şirkətlər də dil biliklərini tələb edir. Bu zaman həm sərbəst ünsiyyət, həm də yazıların oxunması və onların tərcüməsi vacibdir.

Təbii ki, ofis meneceri ofis avadanlığını başa düşməli və iş üçün lazım olan kompüter proqramlarını mükəmməl bilməlidir.

Ofis menecerinin işi müxtəlif sənədlərin hazırlanmasını və hazırlanmasını tələb etdiyinə görə, hüquq üzrə əsas biliklər zəruridir.

Və əgər sizin kəmərinizin altında psixologiya kursları varsa, bu, yalnız iş tapmaq şansınızı artıracaq. Axı, bu vəzifədə olan bir işçi çox ünsiyyət qurur və bir çox mübahisəli vəziyyətləri və münaqişələri həll etməyə çağırılır.

Katib və ya ofis meneceri: fərq nədir?

“Katib” kimi işlədikdən sonra ofis meneceri karyeranızın bir uzantısı ola bilər. Bu iki insanın işində nə fərq var və nə kimi fərqlər var? Gəlin bunu anlayaq.

Siz katibəsiniz, əgər:

• Telefon zənglərinə cavab verin.
• Təşkilat rəhbərinin işlərinin, iclaslarının və planlarının uçotunu aparın.
• Siz bilet sifariş etmək və verməkdən məsulsunuz.
• Siz təyyarə biletləri, otel rezervasiyası və s.
• Menecer və qonaqlar üçün çay və qəhvə hazırlayın.
• Siz daxil olan sənədləri alırsınız və onu yenidən paylayırsınız.

Niyə ofis menecerinə ehtiyacınız var?

Bu, karyera nərdivanında bir növ yüksəlişdir. Bir qayda olaraq, böyük təşkilatlarda bir neçə menecer və müvafiq olaraq katiblər olur. Geniş iş gözlənilir. Ofis meneceri onlara cavabdehdir və onların hərəkətlərini əlaqələndirir.

Bundan əlavə, o, kiçik xidmət işçilərinin, məsələn, usta və təmizləyicilərin işinin əlaqələndirilməsinə cavabdehdir. Əgər şirkətin cəmi bir neçə maşını varsa, sürücülər ona tabedirlər.

Ofis avadanlığı ofis menecerinin çiynindədir: alınması, silinməsi, təchizat müqavilələrinin bağlanması.

Ofis meneceri ofisin simasıdır. Katib vəzifələrinə əlavə olaraq, o, kadr meneceri və funksiyalarını birləşdirir. Bu ciddi vəzifədir, ona görə də qəbul üçün ali təhsil və iş təcrübəsi tələb olunur.

Ofis menecerinin vəzifələri nələrdir?

Ofis hazırlığı. Kompüter avadanlıqlarının, telefonların və ofis avadanlıqlarının yoxlanılması. Təmirə ehtiyac olarsa, texnik çağırın.
- İşıqlandırma və otaq temperaturu kimi sanitar standartlara nəzarət.
- İşə başlamaq və cari problemləri həll etmək üçün lazım olan sənədlərin, hesabatların və materialların hazırlanması.
- Katiblərin, kuryerlərin və sürücülərin işinə nəzarət. Məsuliyyətlərin bölüşdürülməsi, tapşırıqların qoyulması, məsuliyyət dərəcələri və onların işinin səmərəliliyinin təhlili.
- Ofis ehtiyacları üçün tələb olunan xərclərə smetaların hazırlanması və nəzarət edilməsi. İşçilərin ofis ləvazimatları, istehlak materialları və nişanlarla təmin edilməsi.
- Ofis işçilərinin işlədiyi saatların hesablanması və əmək haqqının hesablanması üçün məlumatların mühasibatlığa ötürülməsi.
- Əmək intizamına riayət olunmasına nəzarət. Gündəlik rejimin və geyim tərzinin pozulmasının uçotunun aparılması.
- Görüşlərin təşkili, qeydiyyat və ziyarətçilərə xidmət.
- Danışıqların, görüşlərin, təqdimatların və digər tədbirlərin lazımi material və sənədlərlə təmin edilməsi, protokolların aparılması.
- Ofis sənədlərinin aparılmasına nəzarət etmək.
- Müştərilər və tərəfdaşlarla işgüzar yazışmaların aparılması, lazımi materialların göndərilməsi.
- İşçilərə yaranan problemlərin və münaqişələrin həllində köməklik göstərmək.
- Ofis işlərinin dayandırılmasını əlaqələndirmək, avadanlıqların, işıqlandırmanın, kondisionerlərin bağlanmasına nəzarət etmək.
- Bir çox təşkilatlarda ofis meneceri işçilərin işə götürülməsinə cavabdehdir. Vakansiyalar haqqında məlumat yerləşdirir, rezyumeləri nəzərdən keçirir və hətta yeni işçiləri öyrədir.

Tələb olunan Bacarıqlar

Vəzifələrinizi səmərəli yerinə yetirmək üçün siz kadrların seçilməsi və idarə edilməsi prinsiplərini, planlaşdırma və motivasiya üsullarını, münasibətlərin etikasını, ofis işinin əsaslarını, əmək qanunvericiliyini və mühasibat uçotunu bilməlisiniz. Bundan əlavə, ofis menecerində stresə davamlılıq, tez qərar qəbul etmək və onlara cavabdeh olmaq bacarığı olmalıdır.

İngilis dilindən tərcümədə xarici "menecer" sözü "menecer" deməkdir. Menecerin əsas vəzifəsi adının özündən aydındır - rəhbərlik, istehsal prosesinin idarə edilməsi və ya xidmətlərin göstərilməsi. Bəs menecerin öhdəlikləri dəqiq nədən ibarətdir?

Sizə lazım olacaq

• - məqsədlər qoyun;
• - işi təşkil etmək;
• - işçiləri həvəsləndirmək;
• - işin gedişatına nəzarət etmək.

Təlimatlar

Məqsəd təyini və planlaşdırma. İstənilən fəaliyyət hədəflərin qoyulması ilə başlayır - ən azı idealdır. Menecerin vəzifəsi şirkətin məqsədlərini düzgün seçmək, yəni ona həvalə edilmiş şöbənin işinin hansı nəticəyə yönəldiləcəyini müəyyən etməkdir. Məqsədlər müəyyən edildikdən sonra onları həyata keçirmək üçün nə etmək lazım olduğunu başa düşmək qalır. Məqsəd qoyma və planlaşdırma mərhələsində menecer üç suala cavab verməlidir: “Şirkət hazırda hansı inkişaf mərhələsindədir? Şirkət gələcəkdə necə inkişaf edəcək? Buna nail olmaq üçün hansı addımlar atılmalıdır?

Təşkilati fəaliyyət. Qarşıya qoyulan məqsədlərə nail olmaq üçün istehsal prosesini təşkil edən bütün elementlər konkret strukturda birləşdirilməlidir. Bu, menecerin təşkilatçı kimi funksiyasıdır - o, tabeliyində olanların fəaliyyətini tənzimləməli, onların əlaqələndirilmiş qarşılıqlı fəaliyyətini təmin etməli, qarşıya qoyulan məqsədə çatmaq üçün bütün işçilərin səylərini yönəltməlidir.

İşçilərin motivasiyası. Şirkətin planlarının həyata keçirilməsindən asılı olan bütün insanların fəaliyyətinin effektiv olması üçün işçilər həvəsləndirilməlidir. Menecerin vəzifəsi nəticə əldə etmək üçün tabeliyində olanların məhsuldar işləməsi üçün stimul yaratmaqdır. Bu impuls da öz növbəsində hər bir fərdin daxili ehtiyaclarından yaranır. Menecer tabeliyində olanların nəyə ehtiyacı olduğunu öyrənməli və bu ehtiyacları ödəməklə onları motivasiya etməlidir. Əsas həvəsləndirici amil, əlbəttə ki, işçilərin maddi mükafatlandırılmasıdır, lakin bu, heç bir halda işçiləri həvəsləndirməyin yeganə yolu deyil. Beləliklə, məşhur amerikalı sahibkar Cek Uelç iddia edirdi ki, işin səmərəliliyini dəfələrlə artırmağa imkan verən məhsuldarlığın əsl mənbəyi işçilərin təşkilatın fəaliyyətinə emosional cəlb edilməsidir.

Qiymətləndirmə və nəzarət. Menecerin vəzifəsi işçilərin yerinə yetirdiyi işin keyfiyyətini qiymətləndirmək üçün aydın meyarlar yaratmaq, habelə tabeliyində olan hər birinin fəaliyyətinin nə qədər effektiv olduğunu müəyyən etməkdir. Bundan əlavə, menecer şirkətin (və ya onun fərdi strukturunun) planlaşdırılan inkişaf kursundan kənara çıxıb-çıxmadığını müəyyənləşdirir və lazım olduqda, işçilərin fəaliyyətini tənzimləyir. Bəzi hallarda, ilkin olaraq qarşıya qoyulan məqsədlər də düzəlişlərə məruz qalır: əgər tapşırıq qeyri-mümkün olarsa, menecer məqsədləri daha real olanlarla əvəz etməlidir.

Mövzu ilə bağlı video

Qeyd

Bir şirkətin iyerarxiyasında, bir qayda olaraq, menecerlərin üç səviyyəsi var: daha yüksək, orta, aşağı. Müəssisənin adi işçilərinə aşağı səviyyəli menecerlər rəhbərlik edir; onların işi də öz növbəsində orta səviyyəli menecerlər tərəfindən təşkil edilir. Top menecerlər şirkətin inkişafının ümumi kursunu müəyyən edirlər.

Faydalı məsləhət

Bütün müəssisənin işi hər bir fərdi işçinin ixtisasından asılıdır, buna görə də yaxşı menecerin vəzifəsi tabeçiliyində olanların daimi inkişafını, peşəkar və şəxsi böyüməsini təmin etməkdir.

Mənbələr:

• İşçilərin motivasiyası
• Menecer funksiyaları. Onların xüsusiyyətləri
• Menecerin Məsuliyyətləri
• Tabeliyində olanların gözündə necə düzgün lider ola bilərsən!

Katib və ya ofis administratoru da adlandırılan ofis meneceri kifayət qədər ciddi və məsuliyyətli bir vəzifədir. Müəssisənin demək olar ki, bütün işləri onun üzərinə düşür, baxmayaraq ki, gördüyü işlərin çoxu diqqətdən kənarda qalır.

Təlimatlar

Ofis meneceri idarəetmə funksiyalarını yerinə yetirir. Ofis meneceri müəyyən bir şirkətdə çalışan bütün şəxslərin işini planlaşdırmağa və ofisin təşkilati strukturunu qurmağa borcludur. Bu kateqoriya vəzifələrə aşağı rütbəli kadrların idarə edilməsi, işçilərin təliminin təşkili, onların karyeralarının planlaşdırılması və müştərilərlə ünsiyyət üçün siyasətlərin yaradılması daxildir.

Ofis meneceri bir təşkilatın və ya onun şöbəsinin sənədlər, ziyarətçilər və müxtəlif məlumatlarla davamlı işini təmin edən işçidir. Hər hansı bir təşkilatın fəaliyyəti ofis işinin nə qədər səmərəli təşkil olunmasından çox asılıdır. Axı sənədlər qaydasında olmalı, rəhbərliyin sərəncamları lazımi qaydada icra olunaraq ifaçılara çatdırılmalı, daxil olan məlumatlar qavranılıb nəzərə alınmalı, ziyarətçilər vaxtında qəbul edilməlidir. Bu sahədə nizamsızlıq bütün digər işçilərin səylərini sarsıda bilər. Ona görə də ofis meneceri istənilən ofisdə əsas fiqurlardan biridir desək, mübaliğə olmaz. Ofis işlərinə və sənədləşməyə cavabdehdir. Bir sözlə müasir ofis meneceri ofisin əsl sahibidir.

Ofis meneceri kimi işləmək üçün ali və ya orta ixtisas təhsili (şirkətin tələblərindən və səviyyəsindən asılı olaraq) kifayətdir, siz PC bilikləri və 1C proqramları üzrə ixtisaslaşdırılmış kursları bitirə bilərsiniz. Biznes etiketinə dair ədəbiyyatı öyrənmək məsləhətdir.

Nəyi bilməlisən
Prinsipcə, peşənin ciddi təhsil tələbləri yoxdur, onu xüsusi kurslarda mənimsəyə bilərsiniz. Bununla belə, işəgötürənlər ən çox ali təhsili olanlara üstünlük verirlər (hətta daha vacib olan ixtisas deyil, onun olması faktıdır). Kompüterdən və digər ofis avadanlığından - faksdan, multimedia proyektorundan və s.-dən istifadə etməyi bacarmaq, məlumatları tez tapıb nizamlamaq vacibdir. Çox vaxt işəgötürənlər bu mütəxəssislərdən ən azı bir xarici dili yaxşı bilmələrini tələb edirlər. İqtisadiyyat, hüquq və psixologiya üzrə əsas biliklərin olması arzuolunandır. Təşkilatın fəaliyyət göstərdiyi sahələrlə bağlı xüsusi biliklər də tələb oluna bilər.

Şəxsi keyfiyyətlər

• ünsiyyətcillik;
• xoş niyyət;
• insanlarla ünsiyyət qurmaq bacarığı;
• təşkilat;
• tərif;
• dəqiqlik;
• yaxşı RAM;
• diqqəti cəmləşdirmək və paylamaq bacarığı;
• yüksək mədəniyyət səviyyəsi;
• Düzgün şifahi və yazılı dil.

• bütün ofisin işinə nəzarət etmək;
• bütün ofis xidmətlərinin (katiblər, kuryerlər, inzibatçılar, sürücülər, texniki işçilər və s.) işinin əlaqələndirilməsi;
• işgüzar yazışmalar;
• zəng paylanması;
• qonaqlarla görüşmək;
• bütün ofis işçiləri üçün inzibati və iqtisadi dəstək;
• 1C proqramında ilkin mühasibat sənədləri ilə işləmək;
• qaimələrin, qaimələrin hazırlanması, materialların silinməsi;
• uçotun aparılması, müxtəlif hesabatların hazırlanması;
• ofis xərclərinin saxlanması, ödəniş sənədlərinin dövriyyəsi;
• bayramların və digər korporativ tədbirlərin təşkili;
• ofisdə təmizliyin və qaydanın təmin edilməsi;
• təchizatçıların fəaliyyətinin təhlili - bu tələb bütün şirkətlərə şamil edilmir;
• məzuniyyətlər, istirahət və əlavə iş saatları haqqında hesabat vermək bütün şirkətlər üçün tələb deyil;
• xarici işçilər üçün vizaların, dəvətnamələrin, qeydiyyatın verilməsi - bu tələb daha çox böyük şirkətlərdə, xüsusən tikinti və sığortada təqdim olunur;
• xarici dildə işgüzar yazışmaların aparılması xarici və ya böyük şirkətlərin tələbidir;
• tərcüməçinin vəzifələri - bu tələb adətən Qərb şirkətlərində qoyulur.

Ofis menecerinin əmək haqqı səviyyəsi, hər hansı digər mütəxəssis kimi, təkcə onun peşəkar keyfiyyətlərindən deyil, həm də bir sıra digər amillərdən, o cümlədən şirkətin ölçüsündən, fəaliyyətinin xüsusiyyətlərindən, habelə əhatə dairəsindən asılıdır. işçinin yerinə yetirdiyi funksiyalar. Bir ofis meneceri yalnız əsas vəzifələrini - "ofis sahibini" yerinə yetirirsə, o zaman ali təhsilli və ən azı 2 il iş təcrübəsi olan bir maaşa arxalana bilər. 50.000 ilə 60.000 tenge arasında . Əgər ofis menecerindən əlavə, o, qəbul funksiyalarına da cavabdehdirsə, işinə görə mükafatlandırma səviyyəsi dəyişir. 70.000 tenge . Yaxşı, 1C proqramında ilkin mühasibat sənədləri ilə işləyərkən, hesab-fakturaların, hesab-fakturaların hazırlanması, materialların silinməsi, sənədlərin idarə edilməsi, ofis işləri bu siyahıya əlavə olunur, sonra mükafatın məbləği artır. 100.000 tengeyə qədər . Bütün bu məlumatlar yerli şirkətlər üçün xarakterikdir, lakin ofis meneceri üçün xüsusi tələblərin irəli sürüldüyü xarici şirkətlərdə, məsələn, Çin dilini, texnologiyanı (ofis avadanlığı deyil!), avtomobilin mövcudluğu və müvafiq olaraq. , ödəniş səviyyəsi daha yüksəkdir - 120.000 tengedən . Maraqlı bir fakt budur ki, eyni tələblərlə bir kişi ofis meneceri alacaq 150.000 tengedən .

Peşənin üstünlükləri:

• əmək bazarında yüksək tələbat;
• inzibati və biznes bacarıqları;
• sənədlərlə işləmək təcrübəsi;
• ünsiyyət bacarıqlarını təkmilləşdirmək imkanı.

Peşənin mənfi cəhətləri:

• dərhal həllini tələb edən çoxlu sayda təşkilati məsələlər baxımından yorucu iş;
• bir neçə vəzifənin birləşməsinə səbəb olan aydın təsvir edilmiş vəzifə öhdəliklərinin olmaması;
• Bəzi işçilər ofis menecerini öz şəxsi katibi kimi qəbul edir, digərləri isə onun yerinə yetirdiyi işin əhəmiyyətini lazımınca qiymətləndirmirlər.

Ofis meneceri kimi işləmək nöropsikoloji pozğunluqları, binokulyar görmə, eşitmə, danışma, hərəkət koordinasiyası, rəng görmə pozğunluğu və ya əl titrəməsi olan insanlar üçün kontrendikedir.

Birincisi, uğurlu ofis meneceri əla idarəçidir və kifayət qədər mürəkkəb multifaktorial prosesi idarə etməyi bacarır. İstəyirsinizsə, o, məsələn, böyük bir otelin və ya mağazanın administratoru ola bilər. İkincisi, o, əla ünsiyyətçidir və kadr meneceri (və ya hətta direktor) kimi özünü ifadə edə bilər - əlbəttə ki, müvafiq əlavə təlimlə. Üçüncüsü, o, jurnalist, analitik və bədii qabiliyyətləri birləşdirərək menecerin referentinə çevrilə bilər. Dördüncüsü, o, böyük iqtisadi fiqur ola bilər, məsələn, təchizat şöbəsinin müdiri. Beşincisi, xüsusilə vurğulamaq istədiyim odur ki, o, gözəl ofis meneceri, “həyatdan nəfəs alan” və dəyişən ofis mühitinə nizam gətirən bir insan ola və qala bilər.