Angesichts des wachsenden Wettbewerbs und einer instabilen Wirtschaftslage sehen sich immer mehr Unternehmen mit der Notwendigkeit konfrontiert, eine Budgetierung einzuführen. Unter Budgetierung in einem Unternehmen versteht man den Prozess der Planung, Kontrolle und Ausführung von Budgets im Rahmen des Finanzmanagements. In diesem Artikel versuchen wir anhand eines Beispiels herauszufinden, wie man ein Unternehmensbudget erstellt.

Die Erstellung eines Budgetsystems in einem Unternehmen oder Betrieb besteht in der Regel aus mehreren Schritten. In der ersten Phase muss das Unternehmen über Ziele und Budgetierungsmethodik entscheiden, die Finanzstruktur festlegen (Struktur der Finanzverantwortungszentren – FRC), ein Budgetmodell entwickeln (Zusammensetzung, Struktur, Arten von Budgets) und die Vorschriften und Vorschriften genehmigen den Budgetprozess. Im zweiten Schritt können Sie direkt mit der Planung des Unternehmensbudgets beginnen. Es ist praktisch, die Erstellung von Unternehmensbudgets mithilfe eines speziellen Softwareprodukts zu automatisieren.

Die Regelung zur Budgetierung in einem Unternehmen kann folgende Abschnitte enthalten:

• Strategische Ziele und Zielsetzungen des Unternehmens;
• Budgetmodell;
• Finanzstruktur des Unternehmens usw.

Basierend auf den Budgetierungsvorschriften im Unternehmen ist es notwendig, eine Unternehmensbudgetierungsordnung zu entwickeln, die folgende Abschnitte enthalten kann:

• Das Verfahren zur Bildung von Funktions- und Gesamthaushalten, die Struktur der Unterordnung;
• Zuweisung von Verantwortlichkeiten und Fristen für die Vorlage von Budgets und Berichterstattung;
• Das Verfahren zur Genehmigung und Änderung;
• Budgetkontrolle und -analyse usw.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, ein vorgefertigtes Budgetmodell umzusetzen. Die gebräuchlichsten und relativ günstigsten Möglichkeiten sind:

• Budgetierung in Excel

Beispiel für ein Unternehmensbudget in Excel

Bei der Budgetierung in Excel werden Budgetformulare in Excel erstellt und diese Formulare mithilfe von Formeln und Makros verknüpft. Die Formen von Budgets, einschließlich des Budgets für Einnahmen und Ausgaben, des Cashflow-Budgets, können unterschiedlich sein, mit konsolidierten Posten oder detaillierter, unterteilt in lange Zeiträume (z. B. ein Jahresbudget pro Quartal) oder in kürzere Zeiträume (z. B , ein monatliches Budget pro Woche) – je nach Bedarf des Finanzmanagements im Unternehmen.

Nachfolgend finden Sie ein Einnahmen- und Ausgabenbudget (ein Beispiel für die Vorbereitung in Excel) und ein Beispiel für ein Cashflow-Budget.

Abbildung 1. Einnahmen- und Ausgabenbudget eines Unternehmens in Excel.

Abbildung 2. Beispiel für ein Cashflow-Budget in Excel.

Erstellen eines BDR- und BDDS-Beispiels in Excel

Der Prozess der Kompilierung von BDR und BDDS könnte anhand eines Beispiels in Excel wie folgt aussehen. Lassen Sie uns die Budgetierung in einem Unternehmen oder Unternehmen am Beispiel eines produzierenden Unternehmens in Excel erstellen (Details in den folgenden Dateien):

Abbildung 3. BDDS-Beispiel in Excel (Cashflow-Budget-Beispiel in Excel).

Abbildung 4. Budget-Budget-Beispiel in Excel (Einnahmen- und Ausgabenbudget, Beispiel für die Vorbereitung in Excel).

Dieses Beispiel ist so weit wie möglich vereinfacht. Aber schon daraus wird deutlich, dass die Budgetierung in Excel ein ziemlich arbeitsintensiver Prozess ist, da es notwendig ist, alle Funktionsbudgets zu sammeln und Formeln und Makros zu schreiben, um die Endergebnisse korrekt anzuzeigen. Wenn Sie ein echtes Unternehmen oder noch mehr eine Holdingstruktur betrachten, können Sie sich vorstellen, wie kompliziert der Prozess der Budgetierung in Excel wird.

Ein Beispiel für die Implementierung einer Excel-basierten Budgetierung weist viele Nachteile auf: Einzelbenutzermodus, mangelnde Fähigkeit zur Koordinierung funktionaler Budgets, keine Differenzierung des Zugriffs auf Informationen, Komplexität der Konsolidierung usw. Daher ist die Budgetierung in Excel nicht die optimale Wahl für a Unternehmen.

Budgetierung in Programmen auf der 1C-Plattform

Die Automatisierung der Budgetierung und des Management Accounting auf Basis von 1C, beispielsweise im System WA:Financier, macht den Budgetierungsprozess in einem Unternehmen effizienter als die Budgetierung in Excel.

Das Budgetierungssubsystem „WA: Financier“ umfasst die Möglichkeit, Betriebs- und Masterbudgets zu erstellen und zu steuern.

Die Lösung implementiert Mechanismen, mit denen Benutzer die Struktur von Budgets, ihre Beziehungen, Methoden zum Erhalten tatsächlicher Daten und Daten für Berechnungen unabhängig konfigurieren können. Der implementierte Mechanismus zur Interaktion mit externen Buchhaltungssystemen ermöglicht die Nutzung externer Daten sowohl zur Berechnung geplanter Indikatoren oder zur Erstellung von Berichten als auch zur Abbildung tatsächlicher Daten in Budgetierungsregistern.

Mit diesem System können Sie den Budgetierungsprozess in allen Phasen effektiv gestalten:

• Entwicklung eines Budgetmodells;
• Koordinierung von Budgets und deren Anpassungen;
• Reflexion tatsächlicher Daten zu Budgetposten;
• Kontrolle über die Haushaltsausführung;
• Plan-Fakten-Analyse von Indikatoren mithilfe entwickelter Reporting-Tools;
• Bildung betriebswirtschaftlicher Entscheidungen.

Abbildung 5. Schnittstelle „WA: Financier: Budgeting“. Abschnitt „Budgetierung“.

WA: Die „Budgetierung“ von Finanziers umfasst die folgenden Geschäftsprozesse:

• Modellierung – Entwicklung eines Budgetmodells;
• Der Haupthaushaltsprozess ist die Registrierung geplanter Indikatoren durch die Abteilungen. Genehmigung von Budgets. Anpassung von Plänen und Koordination von Anpassungen;
• Subsystem für die Interaktion mit Datenquellen – Einrichten des Empfangs von Daten aus externen Quellen (als Sonderfall Zugriff auf Systemdaten).
• Systemberichte – eine Reihe analytischer Berichte.

Geplante Indikatoren werden über ein flexibel anpassbares „Budget“-Dokument in das System eingegeben. Das Budget-Eingabeformular (das Einnahmen- und Ausgabenbudget-Formular sowie das Cashflow-Budget-Formular) kommt dem Format in Excel so nahe wie möglich, was dem Benutzer einen komfortablen Übergang zur Arbeit mit dem System gewährleistet.

Einige Budgetposten, die von einer anderen Budgetposition abhängen (z. B. Geldeingänge von Kunden hängen von der Einnahmenposition „Umsatz“ ab), können mit dem abhängigen Umsatzmechanismus geplant werden, der im System in Form von Dokumenten „Umsatzerfassung“ dargestellt wird Abhängigkeiten nach Element.“

Bei Bedarf ist es möglich, das genehmigte Budget mithilfe spezieller Dokumente „Budgetanpassung“ anzupassen und die vorgenommenen Änderungen in Berichten mit der Ansicht „Budgetanpassungen separat ausgeben“ zu verfolgen. Es ist möglich, die Budgetverteilung zu konfigurieren und Budgetanfragen aufzuzeichnen.

Mithilfe spezieller Dokumente „Bilanzierung von Istdaten zu Budgets“ werden Fakten aus externen Buchhaltungssystemen, beispielsweise 1C Accounting, bezogen.

Mithilfe verschiedener Berichte können Sie Plan- und Istdaten analysieren und so die Budgetierung im Unternehmen steuern.

Daher ist die Einführung der Budgetierung in einem Unternehmen in Programmen auf der 1C-Plattform hinsichtlich Zeit, Geld und Effizienz der weiteren Arbeit am optimalsten.

Es ist bekannt, dass die russische Wirtschaft einen Schritt hinter der Wirtschaft der übrigen Industrieländer zurückliegt. Und während im Westen bereits darüber nachgedacht wird, wie man die IT-Kosten wirksam senken kann, erleben russische Unternehmen weiterhin einen erheblichen Kostenanstieg im Bereich der Informationsdienste für Produktionsprozesse. Im Westen wachsen die IT-Budgets von Unternehmen stetig, und zwar um etwa sechs Prozent pro Jahr. Nach Schätzungen der Analyseagentur Gartner werden die IT-Kosten in Russland bis 2010 50 % aller Investitionsausgaben von Organisationen ausmachen, wobei das größte Wachstum im Gesundheitswesen, im Bildungswesen und im öffentlichen Sektor erwartet wird.

Was ist was

Der russische IT-Markt wächst immer noch in einem beschleunigten Tempo. Und obwohl sich die Wachstumsraten bereits etwas verlangsamt haben, haben sie den Sättigungspunkt noch nicht erreicht und sind mit 20 % deutlich höher als in anderen Wirtschaftszweigen. Das aktuelle Entwicklungstempo wird noch ein bis zwei Jahre auf dem bisherigen Niveau bleiben – allerdings sind bei steigenden Kosten in absoluten Zahlen die relativen Kostenindikatoren im IT-Sektor in Russland im Vergleich zum Westen unbedeutend: wenn in Europa die durchschnittlichen Kosten Der Anteil der Automatisierung von Produktionsprozessen beträgt ein bis drei Prozent des Umsatzes pro Jahr, in Russland erreichen sie gerade einmal 0,5 Prozent.

Bevor Sie über die Merkmale eines IT-Budgets sprechen, müssen Sie entscheiden, welche Ausgaben darin enthalten sind. Traditionell ist es im Management Accounting üblich, zwei Hauptkostengruppen zu unterscheiden: materielle und immaterielle Vermögenswerte.

Zu den Materialkosten zählen die Kosten für den Kauf und die Modernisierung des Anlagevermögens – Computer und Büroausstattung. Dieser Posten macht bis zu 70 % der Gesamtkosten des russischen Marktes aus. Ein solch erheblicher Kostenanteil für materielle IT-Anlagen kennzeichnet den heimischen Ausrüstungsmarkt als „jung“.

Wenn wir Sachanlagen genauer betrachten, wäre es logisch, drei Hauptkomponenten zu identifizieren, die den Großteil der Kosten russischer Unternehmen ausmachen. Der Großteil des IT-Budgets entfällt auf den Kauf von PCs und die Wachstumsrate des PC-Marktes beträgt 19-20 % pro Jahr. Der Verkauf von Laptops nimmt gerade erst Fahrt auf, doch mit einer Wachstumsrate von 18 – 19 % werden sie bald zu einer ernstzunehmenden Konkurrenz für Desktop-PCs. Ein weiteres wichtiges Segment des Gerätemarktes ist Datenspeicherung und Speicherplatz. Der Kostenanstieg in diesem Bereich geht mit einem Anstieg des Umfangs der elektronischen Dokumentenverwaltung und der gespeicherten Daten einher.

Bei immateriellen Vermögenswerten ist die Situation viel komplizierter. Hier besteht Spielraum für Budgetkreativität, da es oft sehr schwierig ist, direkte Gewinne und Kapitalrenditen sowie die direkten Auswirkungen von Investitionen auf den Wert eines Unternehmens abzuschätzen.

Woraus besteht dieser Teil des IT-Budgets?

Zum einen geht es um die Anschaffung, Implementierung und Wartung von Geschäftsprozesssoftware. In einem Unternehmen wird unabhängig von der Automatisierungsstrategie stets besonderes Augenmerk auf die Auswahl der Software gelegt. Automatisierungssysteme, die den Anforderungen mittlerer und kleiner Unternehmen gerecht werden, können in „Boxed“, anpassungsfähige und kundenspezifische Systeme unterteilt werden. Sie unterscheiden sich in den Kosten für die Projektumsetzung, den Anpassungsmöglichkeiten und der Anwendungsbreite. Die Software wird in Übereinstimmung mit der allgemeinen Strategie des Unternehmens, den Merkmalen jeder Art von Software und der Menge der verfügbaren Ressourcen ausgeführt.
Zweitens fallen die Kosten für die Erstellung und Pflege einer Unternehmenswebsite an. Dazu gehört auch die Bezahlung von Hosting-, Internet- und anderen Kommunikationsdiensten.
Drittens umfasst dieser Aufwandsposten den Lohnfonds für Mitarbeiter, die in direktem Zusammenhang mit der Lösung der IT-Probleme des Unternehmens stehen – Systemadministratoren, Programmierer. Es liegt auf der Hand, dass internes Personal das Unternehmen weniger kostet als eingeladene Spezialisten.

Jeder dieser Vermögenswerte macht einen Teil des IT-Budgets des Unternehmens aus. Wir werden uns ansehen, wie sich diese Posten hinsichtlich ihrer Kosten zueinander verhalten und welcher Anteil des Budgets in dem einen oder anderen IT-Bereich ausgegeben wird.

Bei Entscheidungen über die Größe und Struktur des IT-Budgets lohnt es sich, den Veränderungen der Markttrends besondere Aufmerksamkeit zu schenken. Lag früher der Schwerpunkt auf dem Erwerb von Anlagevermögen, so steigt heute der Anteil der immateriellen Vermögenswerte am Haushalt. Tatsache ist, dass die Materialbasis das Stadium der Bildung überschritten hat und die Hauptkosten nun nicht mehr in der Anschaffung neuer Maschinen, sondern in der Modernisierung der bestehenden Flotte liegen. Gleichzeitig entstehen im Bereich Software und IT-Services neue Möglichkeiten, die es Ihnen ermöglichen, Ihr Unternehmen effektiv zu verwalten, den Entscheidungsprozess zu vereinfachen und viele Geschäftsprozesse zu automatisieren. Dadurch werden Kosten gesenkt und Gewinne gesteigert. Und es ist der Software- und IT-Dienstleistungssektor, der jetzt einen erheblichen Zufluss an Investitionen erfordert. Heute kann sein Anteil an den Ausgaben russischer Unternehmen deutlich steigen, von derzeit 25 % auf durchschnittliche europäische 45 – 50 %. Das Diagramm zeigt deutlich die Dynamik der Struktur der russischen IT-Budgets.

Gemäß Diagramm 1 sollten bei der Erstellung des Budgets einer Organisation im Hinblick auf die IT-Kosten viele Faktoren berücksichtigt werden, wobei es hier vor allem darauf ankommt, eine Investitionsstrategie in Bezug auf die IT-Kosten richtig zu entwickeln (z. B. umfassend durchzuführen). Automatisierung eines Unternehmens oder Automatisierung seiner einzelnen Funktionsbereiche, Einstellung externer Programmierer oder Schaffung eigener Mitarbeiter).
Schauen wir uns an, wie der IT-Budgetierungsprozess heute in verschiedenen Unternehmen funktioniert.

Moderne Malerei

Um zu verstehen, wohin sich der Markt bewegt und worauf man sich bei der Budgeterstellung für CIOs und Leiter von Finanzdienstleistungen konzentrieren sollte, muss man die aktuelle Marktsituation am Beispiel von Unternehmen aus unterschiedlichen Wirtschaftszweigen betrachten und bewerten. Hier kommt es natürlich auf die Besonderheiten des Unternehmens an.

Wenn wir über Russland als Ganzes sprechen, ergibt sich folgendes Bild.

Abbildung 2 zeigt, dass der Anteil der Kosten für die Anschaffung von Geräten immer noch hoch ist, wenngleich er laut Experten stetig sinkt. Erinnern wir uns daran, dass noch vor 10 Jahren viele unserer Mitbürger Angst vor dem Satz „Sagen Sie mir Ihre E-Mail-Adresse“ hatten und die gesamte Buchhaltung (oh, Horror!) auf Papier erfolgte.

Wenn wir über den IT-Sektor im Allgemeinen sprechen, wächst dort der Dienstleistungsmarkt am schnellsten; die Gehälter steigen hier entsprechend der Marktwachstumsrate. Laut den Websites von Personalvermittlungsagenturen in Jekaterinburg ist das durchschnittliche Monatsgehalt im Bereich Informationstechnologie und Internet im vergangenen Jahr um fast 18,5 % gestiegen – von durchschnittlich 13.500 Rubel. bis zu 16.000, was etwa 10 % über dem Durchschnittsgehalt in der Stadt liegt. Es ist wichtig zu beachten, dass die Höhe des Lohnwachstums ganz klar mit den makroökonomischen Prioritäten und dem Qualifikationsstatus von IT-Spezialisten korreliert. Gleichzeitig ist es jedoch sehr schwierig, die Professionalität und Qualität der Arbeit beispielsweise von Programmierern zu beurteilen, und dies kann nur von Fachleuten durchgeführt werden, von denen es nur wenige auf dem Markt gibt und die teuer sind.

Auch das zweite große Marktsegment, die Ausrüstung, die bis zu 70 % der Kosten des russischen IT-Marktes ausmacht, wird ständig aktualisiert und wächst. Sein Volumen stieg im Jahr 2005 um etwa 30 %. Nach wie vor dominieren Desktops den PC-Verkauf, aber Laptops dürften die Gewinne ankurbeln, da die Desktop-Preise fallen, so das Marktforschungsunternehmen IDC. Die Wachstumsrate des russischen PC-Marktes ging im Jahr 2005 auf 22 % zurück, verglichen mit 32 % im Jahr 2004, und sein Volumen erreichte 6,3 Millionen Einheiten. Ein anderes Bild zeigt sich auf dem Laptop-Markt, der im Jahr 2005 um 84 % wuchs und die Auslieferungsmenge einen Rekordwert von 1,2 Millionen Einheiten erreichte. Der am schnellsten wachsende Sektor waren und sind jedoch Plattenspeichersysteme, da durch die Umsetzung zahlreicher Projekte neue Datenströme und der Bedarf an deren Speicherung entstanden sind.

Die Softwarekosten machen etwa 19 % der gesamten IT-Kosten aus, wobei Verbraucher bis zu 10,6 % ihres Budgets für das am schnellsten wachsende Segment, Box-Software, ausgeben und das Ausgabenwachstum in diesem Segment 19,6 % beträgt. Laut IDC wird diese Wachstumsrate dank der Entwicklung kleiner und mittlerer Unternehmen noch drei bis vier Jahre anhalten.
Die aktuelle Kostenordnung für IT-Dienstleistungen für ein Unternehmen wird deutlich: Es geht im Wesentlichen nur um die Aufrechterhaltung der IT-Sphäre, nicht jedoch um deren Schaffung. Offensichtlich erfordert die Erstellung eines Systems von Grund auf viel größere Ressourcen.
Betrachten wir die allgemeinen Punkte in den Strukturen von IT-Budgets aus Sicht der Branche des Unternehmens.

In der traditionell informationsbasierten Bankbranche ist die Ressourcenzuweisung wie folgt. Die Kosten im IT-Bereich sind relativ hoch, veraltete Geräte werden nach und nach ersetzt und gleichzeitig laufen Optimierungs- und Anpassungsprozesse für schnell veraltete Software. Unter modernen Bedingungen, wenn die ständige Einführung neuer Produkte erforderlich ist, muss Bankensoftware hohe Anforderungen erfüllen (Genauigkeit, Effizienz, hohes Maß an Informationssicherheit). Diese beiden Posten (Hardware und Software) sind die Hauptkosten der Banken und machen etwa zwei Drittel ihres IT-Budgets aus. 30 % werden für die Gehaltsabrechnung der IT-Abteilung und Kommunikationsgebühren ausgegeben. Gleichzeitig steigen die Kosten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung (sowohl interner Spezialisten als auch Outsourcing-Dienstleistungen) stetig und der Anteil des Outsourcings ist recht unbedeutend.

Im durchschnittlichen Ural-Unternehmen, dessen Arbeitsbereich nicht mit dem IT-Sektor zusammenhängt, ist das Bild etwas anders. Eine Abteilung einer der größten Beteiligungen in Jekaterinburg schätzt die Verteilung ihrer Ressourcen wie folgt (siehe Diagramm 3): Etwa 4,5 % der Gesamtausgaben werden für den IT-Sektor ausgegeben, während die Hauptmittel für die Bezahlung von Programmierern sowie für die Wartung und Konfiguration von Software verwendet werden - Automatisierungssysteme in der Holding müssen einwandfrei funktionieren.

(Diagramm 3) In Bezug auf Trends und Veränderungen stellt der Ökonom der Holding-Abteilung die Entwicklung der Situation wie folgt dar: „Wie werden sich die Ausgaben verändern?“ Es kommt darauf an, welche Entwicklungsprioritäten die Unternehmensleitung setzt. Höchstwahrscheinlich wird es zu einer Erhöhung der Lohn- und Gehaltsabrechnung und dementsprechend zu einer Erhöhung des Unterhalts kommen (dazu gehören Schreibwaren, Bezahlung von Lebensmitteln, sofern diese im Unternehmen vorhanden sind). Die Ausgaben für Software werden steigen, allerdings in einem langsameren Tempo, da bereits ein gewisses Maß an Software-Investitionen angehäuft wurde.“

Wenn wir das Budget eines kleinen Unternehmens in der Ural-Region nehmen, das mit dem IT-Sektor verbunden ist und schon lange auf dem Markt existiert, dann sieht das Bild ungefähr wie folgt aus:
(Diagramm 4) Wie aus Diagramm 4 hervorgeht, werden dank früher investierter Mittel viel weniger Ressourcen für Produktionsmittel – einen Maschinenpark – aufgewendet, während größere Ausgaben für Kommunikation, Internet und Hosting (notwendige Betriebskosten) aufgewendet werden ). Gleichzeitig weicht der Anteil der IT-Kosten an den Gesamtkosten des Unternehmens geringfügig vom vorherigen Beispiel (Holdingbereich) ab. Nur etwa fünf Prozent der Gesamtkosten.

Um die Risiken und finanziellen Kosten zukünftiger Zeiträume angemessen einzuschätzen und die IT-Kostenstruktur zu optimieren, lohnt es sich, den Trends auf dem Informationstechnologiemarkt besondere Aufmerksamkeit zu schenken.

Was wird

Anhand der allgemeinen Marktstimmung lässt sich festhalten, dass der Gesamtkostenanstieg im IT-Bereich offensichtlich ist und nahezu alle Unternehmen betreffen wird. Das Tempo, in dem dies geschieht, hängt jedoch von den vorhandenen Investitionen ab. Experten gehen davon aus, dass der durchschnittliche Kostenanstieg je nach Branche und Region zwischen vier und acht Prozent betragen wird. Es mag mehrere Gründe für das Wachstum geben, ich möchte aber besonders die offensichtlichsten hervorheben.

Erstens steigen die Kosten für den Kauf lizenzierter Software für ein Unternehmen. In diesem Stadium der Marktentwicklung wird deutlich, dass Raubkopien den wachsenden Anforderungen des Marktes nicht gerecht werden und ihre Wartung und Konfiguration schwierig und kostspielig sind. Lizenzierte Software bietet noch viele weitere Vorteile, der einzige Nachteil sind jedoch die hohen Kosten. Aufgrund von Konflikten zwischen Raubkopien und Originalsoftware ist ein Unternehmen häufig nach der Installation eines Lizenzprogramms gezwungen, die gesamte Software vollständig zu aktualisieren. Die Zahl der Personen, die sich für lizenzierte Software bewerben (nach Angaben der Unternehmen, die Lizenzprogramme vertreiben), hat sich seit letztem Jahr verdreifacht. Die Anti-Piraterie-Kampagne des Landes wird intensiviert. Aufgrund von Problemen mit dem Urheberrecht sind die Chancen Russlands, der WTO beizutreten, geringer. Es ist sehr bezeichnend, dass die offizielle Struktur, die in Jekaterinburg gegen Piraten kämpft („Abteilung K“), bereits aus sieben Personen besteht und nicht wie bisher aus einer Person. Die Zukunft gehört der lizenzierten Software. Alle Voraussetzungen sind vorhanden.

Zweitens steigen die Kosten für die Implementierung und Wartung von Software und die Entwicklung von Automatisierungssystemen für das Unternehmensmanagement – ​​also für IT-Dienstleistungen. All dies dank der neuen Möglichkeiten, die Software an die Geschäftsanforderungen jedes einzelnen Unternehmens anzupassen. Heutzutage verfügt selbst standardmäßige „Box-Software“ über einzigartige Konfigurationsmöglichkeiten. Was können wir also über benutzerdefinierte oder anpassbare Systeme sagen? All dies erfordert natürlich erhebliche Kosten, und bei konstantem Budget wird der Kostenanteil für die Implementierung automatisierter Steuerungssysteme steigen. Der allgemeine Grad der Automatisierung von Managementprozessen, insbesondere im Mittel- und Kleingewerbe, kann heute als gering eingeschätzt werden. Gleichzeitig ist in vielen Regionen selbst die Marktnische für 1C-Klasse-Systeme unzureichend erschlossen. Die Einführung der notwendigen Software in die Geschäftsprozesse eines Unternehmens ermöglicht es dem Manager und/oder Eigentümer, alle interessanten Informationen über jeden Bereich des Unternehmens einzusehen; eine individuelle Anpassung der Software gewährleistet die Geschäftstransparenz. In großen Unternehmen besteht die Notwendigkeit, nicht nur Buchhaltung und Managementbuchhaltung, sondern auch eine Buchhaltung nach internationalen Standards (Hallo WTO!) zu führen, was wiederum für jedes einzelne Unternehmen die Erstellung maßgeschneiderter Programme anregt, die auf die Besonderheiten des Unternehmens ausgerichtet sind . Es ist logisch anzunehmen, dass diese Möglichkeiten eine hohe Investition erfordern.

Drittens besteht eine wachsende Nachfrage nach Outsourcing von IT-Dienstleistungen. Dieser Ausgabenposten erfreut sich noch nicht großer Beliebtheit, es bestehen jedoch objektive Voraussetzungen für die Entstehung einer aktiven Nachfrage in naher Zukunft. In Russland ist seit drei bis vier Jahren ein zunehmendes Interesse von Unternehmen am IT-Outsourcing sowie am IT-Dienstleistungsmarkt insgesamt zu beobachten. In manchen Fällen ist die Übertragung von IT-Supportfunktionen an einen externen Anbieter (Outsourcing) die beste Option, damit sich die IT-Spezialisten des Unternehmens auf komplexere und geschäftskritischere Aufgaben konzentrieren können.

Eine einfache Erhöhung des IT-Budgets eines Unternehmens reicht nicht aus, um alle der IT-Abteilung zugewiesenen Aufgaben zu lösen. Wichtig ist hierbei eine umfassende, klar strukturierte Herangehensweise an die Lösung von IT-Problemen. Es ist notwendig, IT-Projekte im Rahmen einer entwickelten einheitlichen Uumzusetzen und zu finanzieren – so können Sie unnötige Investitionen vermeiden und die verfügbaren Ressourcen effektiv verwalten.

Alexey Bachurin, Stellvertretender Generaldirektor des JSC Network of Digital Channels

Wurde eine entwickelte IT-Infrastruktur noch vor nicht allzu langer Zeit als Wettbewerbsvorteil interpretiert, so ist sie heute ein Faktor, von dem die Existenz und Entwicklung eines Unternehmens selbst abhängt. Dementsprechend besteht das IT-Budget aus zwei Teilen: Der erste Teil sind die Betriebskosten, in der Regel mit Kontinuität über frühere Zeiträume. Der zweite Teil ist innovativ. Alle neuen Projekte bringen in irgendeiner Weise Änderungen in der IT-Infrastruktur mit sich. Wenn wir das Outsourcing der Anwendungsunterstützung zum Bereich der immateriellen Kosten hinzufügen, und im Fall von „1C“ oder „Consultant+“ ist dies eine vom Markt seit langem akzeptierte Tatsache, dann sieht das Verhältnis von materiellen und immateriellen Kosten für die IT-Struktur so aus 20 bis 80, was für Eisen nicht mehr als 20 % bedeutet. Tatsächlich basiert die Fähigkeit, die IT-Struktur eines Unternehmens zu verwalten, auf der Rationalisierung der darin ablaufenden Prozesse und der Gewährleistung von Zuverlässigkeit, Sicherheit und Konsistenz in der Funktionsweise seiner verschiedenen Komponenten. Und dies beinhaltet die Verwendung legitimer Softwareversionen, Unterstützung durch den Entwickler, Überwachung der verwendeten Ressourcen, Standardisierung von Funktionen und klare Verfahren zur Bewältigung von Unfällen und Änderungen.

Es ist noch zu früh, darüber zu sprechen, wie das Verhältnis der Kosten für materielle und immaterielle IT-Bereiche im nächsten Jahr aussehen wird, da der Budgetplanungsprozess erst am Anfang steht, aber es sieht so aus, als ob es 5 bis 95 % betragen wird. Dies ist die Besonderheit der Produktion.

„Verpackt“

Ihren Namen verdanken die Systeme ihrer Verpackung – solche „Boxen“ mit dem Programm sind in jedem Computerladen leicht zu kaufen. Zu dieser Gruppe gehören die meisten Buchhaltungs- und Lagersysteme. Sie sind einfach zu installieren und zu konfigurieren, relativ günstig, bieten jedoch nur begrenzte Anpassungsmöglichkeiten und sind in der Regel hochspezialisiert, was ihre breite Verwendung erschwert. Anpassbare Systeme unterscheiden sich von „Boxed“-Systemen vor allem dadurch, dass sie für bis zu mehrere tausend Benutzer gleichzeitig im System arbeiten können und dass sie an die Bedürfnisse jedes einzelnen Unternehmens angepasst werden müssen. Der Aufbau und die Implementierung eines solchen Systems erfordert oft viel Zeit, manchmal bis zu mehreren Jahren, und erhebliche Kosten für die Arbeit von Programmierern und Beratern. Im Gegensatz zu den beiden vorherigen Typen wird ein individuelles System für ein bestimmtes Unternehmen erstellt und kann nicht in anderen Unternehmen verwendet werden. Die Basis solcher Programme ist oft eines der auf Microsoft Office basierenden Produkte: Access oder Excel. Ein solches System ist für das Unternehmen ein teures Vergnügen, und seine Exklusivität führt dazu, dass alle Fehler und Mängel vor Ort behoben werden müssen, was oft zu Lasten des Produktionsprozesses geht.

Irina Slepukhina, Leiter IT-Service, Städtischer Verband der Busunternehmen

Die Struktur des IT-Budgets eines Unternehmens ist meiner Meinung nach dynamisch und hängt von aktuellen Aufgaben ab, die durch die strategische Entwicklungsrichtung des Informationssystems (IS) des Unternehmens bestimmt werden. Sie kann je nach den Besonderheiten des Unternehmens variiert werden. Beispielsweise kann es sein, dass ein Unternehmen ERP- oder CRM-Systeme einführt; diese decken nahezu alle Unternehmensanforderungen ab oder es verfügt über einen hohen Anteil an automatisierten Prozesskontrollsystemen. Entscheidend sind die Größe des Unternehmens, die Präsenz von Niederlassungen, die territoriale Lage, die Geschäftsziele des Managements oder der Eigentümer und vieles mehr.

Die Struktur des IT-Budgets wird auch durch die Stellung und Rolle der IT-Abteilung im Unternehmen bestimmt. Wenn es dem IT-Leiter, dem Leiter des IT-Dienstes oder dem Leiter der Abteilung für automatisierte Kontrollsysteme gelingt, mit den Führungskräften des Unternehmens eine Einigung darüber zu erzielen, dass das Informationssystem des Unternehmens ein Element zur Verbesserung der Management- und Geschäftsprozesse des Unternehmens ist Unternehmen und nicht nur eine „große Rechenmaschine“, dann ist es in der Regel möglich, eine IP-Entwicklungsstrategie zu entwickeln und zu übernehmen. Dann wird das IT-Budget durch den Stand der Umsetzung dieses Plans bestimmt: In manchen Zeiträumen werden die meisten Mittel für den Aufbau einer technischen IT-Infrastruktur mit der erforderlichen Qualität und Zuverlässigkeit bereitgestellt, in anderen für den Kauf von Software und Lizenzen.

Die teuerste Ressource sind jedoch Menschen, Spezialisten. Der Bereich der Informationstechnologie ist spezifisch, und das Ausscheiden eines IT-Spezialisten aus dem Unternehmen ist zumindest mit erheblichen Verzögerungen bei der Entwicklung des geistigen Eigentums des Unternehmens verbunden und kann das normale Funktionieren der Kerngeschäftsprozesse gefährden. IT-Technologien selbst zwingen IT-Spezialisten lediglich dazu, solche Prozesse zu verbessern. Der leider beliebte Satz ist seit langem bekannt: „Durch die Automatisierung des Chaos erhalten wir automatisiertes Chaos.“

Die Entwicklung einer IP-Strategie ist ohne einen prozessualen Managementansatz und ohne die Neugestaltung von Geschäftsprozessen nicht möglich (ich verwende diesen Begriff hier im Sinne von „Umstrukturierung, Optimierung“ und nicht im Sinne von „Zerstörung und Aufbau von Grund auf“). Deshalb muss im IT-Budget auch dieser auf den ersten Blick nicht erkennbare Aufwandsposten enthalten sein: die Analyse und Optimierung bestehender Geschäftsprozesse, die entweder intern oder unter Einbindung externer Spezialisten durchgeführt werden kann.

Es spielt keine Rolle, wofür Sie Ihr Geld ausgeben oder wie Ihre Ausgaben im Vergleich zu Markttrends abschneiden. Es ist wichtig, dass jeder Rubel der Investition in die IT-Technologie dazu beiträgt, die Geschäftsziele des Unternehmens zu erreichen und seine Verwaltbarkeit zu verbessern.

Ein Spickzettel zur Erstellung eines IT-Budgets

• Systemadministration

Es ist besser, einmal einen Tag zu verlieren und dann alles in 5 Minuten zu koordinieren

Die Erstellung eines Budgets und die Rechtfertigung der IT-Kosten ist ein relativ einfaches Verfahren, das es der Unternehmensleitung ermöglicht, die Vorteile von Investitionen in Technologie zu erkennen, und technischen Spezialisten ermöglicht, die Verantwortung für den Zustand der IT-Infrastruktur mit dem Management zu teilen.

Die IT-Budgetplanung kann in drei Phasen unterteilt werden:

Erste Stufe: Informationen sammeln

Um ein IT-Budget zu erstellen (und zu begründen), müssen Sie Folgendes wissen:

1. Was das Unternehmen bereits in der Vergangenheit gekauft hat und wofür es auch heute noch bezahlt, nämlich:

• Ausrüstung im Einsatz und in Reserve,
• Softwarelizenzen,
• Dienstleistungsverträge,
• Betreiberdienstleistungen,
• Verbrauchsmaterialien und Kosten dafür.

Eine vollständige Liste der Dienste (IT-Dienste), die Unternehmen bei ihrer Arbeit nutzen, angefangen von banalen „E-Mails“, „Druckdokumenten“ und „Telefonkommunikation“ bis hin zu Managementsystemen, Sicherheit und spezifischen Geschäftsanwendungen.

Wie können Sie diesen Leistungskatalog (IT-Dienstleistungen) nutzen? Lesen Sie am Ende.

3. Welche Ziele, Pläne und Zielsetzungen hat das Unternehmen für die nächste Finanzperiode, welche Probleme müssen gelöst werden?

Neuorganisation von Abteilungen, Personalaufstockung, Entstehung neuer Aufgaben, veränderte Anforderungen an Produktivität, Zuverlässigkeit und Sicherheit von Informationssystemen.

In dieser Phase ist es sinnvoll, sowohl mit der Unternehmensleitung als auch mit den Leitern der Strukturabteilungen zu kommunizieren, um deren Bedarf an Veränderungen in der Servicequalität, Zuverlässigkeit, Benutzerfreundlichkeit der Systeme zu verstehen und auch die Liste der IT-Services zu klären Sie benutzen. Darüber hinaus können Sie eine Benutzerbefragung durchführen und kürzlich eingegangene Anfragen sammeln.

Zweite Stufe: Analyse

Die Aufgabe dieser Phase besteht darin, die Punkte zu finden, die Sie derzeit am Erreichen Ihrer Ziele hindern oder in Zukunft stören könnten. Dazu empfehle ich die Analyse folgender Indikatoren:

• Leistung.

• Zuverlässigkeit.

• Funktionalität.

• Sicherheit.

• Bequemlichkeit.

• Betriebsaufwand.

• Reserven

Dritte Stufe: Budgeterstellung und -begründung

Tatsächlich wurden alle Hauptarbeiten in den vorherigen Phasen erledigt. Die letzte Aufgabe besteht darin, die Erkenntnisse dem Management in einer verständlichen und entscheidungsfreundlichen Form zu präsentieren. Normalerweise teile ich alle Ausgaben in die folgenden Kategorien ein:

• Betriebskosten für die Aufrechterhaltung von Aktivitäten: Verbrauchsmaterialien, Serviceverträge, Dienstleistungen, Gehälter von Spezialisten.
• Notwendige Kapitalinvestitionen, deren Fehlen zu erheblichen Verlusten für das Unternehmen führen kann. Darunter fallen Ausgaben, die das Unternehmen nicht vermeiden kann und es stellt sich nur die Frage, ob es im Voraus Geld dafür investiert oder wenn es die genannten Verluste bereits erlitten hat.
• Empfohlene Investitionen können in Kombination mit den erforderlichen Investitionen die Leistung erheblich verbessern und Risiken beseitigen, die sich negativ auf das Geschäft auswirken könnten.
• Mit der Entwicklung verbundene Ausgaben – der erforderliche Investitionsbetrag, um den Betrieb von Systemen sicherzustellen und Qualitätsindikatoren im Falle der Umsetzung von Plänen für das Unternehmenswachstum aufrechtzuerhalten.
• Mögliche Investitionen zur Verbesserung der Funktionalität und/oder der Mitarbeitererfahrung mit IT-Systemen. Dieser Punkt ist für Finanziers ein rotes Tuch, das es ihnen ermöglicht, Ihnen bei der Budgetvereinbarung diesen Teil zu verweigern und damit ihre Pflicht ehrenhaft zu erfüllen, ohne Konsequenzen befürchten zu müssen.

Viel Glück!

Iwan Kormatschow
Firma „IT-Abteilung“

Formation IT-Budget Dies ist eine der zentralen und nicht immer einfachen Aufgaben des Leiters der IT-Abteilung. Sowohl die Arbeit der Mitarbeiter als auch der Betrieb der gesamten Hardware- und Software-IT-Infrastruktur hängen maßgeblich von der Wirksamkeit des geplanten Budgets ab. Daher sind die Fragen einer kompetenten Kostenplanung, der Ermittlung einer effektiven Investitionsschwelle und deren Korrelation mit den strategischen Zielen des Unternehmens von größter Bedeutung. Diese und einige andere Fragen werden in der heutigen Veröffentlichung diskutiert.

Die Notwendigkeit eines Budgetierungsprozesses

Alle erfolgreichen Unternehmen planen ihre Zukunft, indem sie einen jährlichen Geschäftsplan erstellen, der ihre finanziellen und anderen Ziele definiert. Budgets werden erstellt, um das Finanzmanagement zu unterstützen und zu verstehen voraussichtliche Kosten Und finanzielle Ziele des Unternehmens .

Budgetierung ermöglicht es dem Top-Management des Unternehmens, ein strategisches Gesamtbild zu erstellen, auf dessen Grundlage es möglich ist, ein Verfahren für die Kommunikation mit Kunden und Investoren aufzubauen, Kosten zu planen und das erforderliche Umsatz- oder Produktionsniveau für den effektiven Betrieb des Unternehmens zu begründen Unternehmen in der kommenden Finanzperiode.

Moderne Unternehmen streben danach Kostentransparenz , da Sie dadurch nicht nur die Budgetzuweisung ändern und den Verbrauch technischer Ressourcen reduzieren, sondern sich auch auf wichtige Geschäftsanforderungen konzentrieren können. Daher ist der erste Schritt für den CIO (Director of IT) bei der Zuweisung von Haushaltsmitteln detailliertes Verständnis der IT-Kosten .

Auf die richtige Führung einer IT-Abteilung konzentrieren sich die Hauptartikel rund um geschäftliche Anfragen und unterstützen Sie Projekte, deren Richtungen am meisten sind profitabel für das Unternehmen im Allgemeinen. Die effektive Verwaltung des IT-Budgets hängt weitgehend von der Fähigkeit des CIO ab, die richtigen Entscheidungen über vorrangige Ausgabenbereiche zu treffen, sowie von der sorgfältigen Überwachung, wie gut diese Ausgabenbereiche mit der Richtung der Geschäftsentwicklung übereinstimmen.

Unternehmens-IT-Kosten und IT-Budget

Zunächst muss der CIO die Kernpunkte der beiden zentralen Ebenen des Finanzmanagements der IT-Abteilung verstehen:

• IT-Kosten im gesamten Unternehmen

• Budget der IT-Abteilung

Zu den IT-Kosten für Unternehmen gehören:

• Betriebskosten, die Kosten des täglichen IT-Betriebs;

• Investitionsausgaben, Kosten für die Anschaffung neuer IT-Kapitalanlagen und Kosten für Ausrüstung in IT-Projekten;

• Kosten für externe IT-Dienstleistungen (Beratung, Analytics) und Outsourcing;

• Kosten für die Einführung neuer IT-Produkte und -Technologien sowie externe technische Beratungen;

• Kosten für Legacy-Anwendungen, die Kosten für die Wartung und Verbesserung von Legacy-Anwendungen, die bestehende Geschäftsprozesse unterstützen;

• Kosten für Forschung und Entwicklung, Entwicklung eigener IT-Systeme, Erprobung neuer IT-Technologien usw.;

• Gehälter und Prämien des IT-Personals;

• Management- und Verwaltungskosten, IT-Abteilungsmanagementkosten und Top-Managementkosten.

Im Gegensatz zu den IT-Kosten eines Unternehmens umfasst das IT-Budget Folgendes:

• Kapitalkosten der IT-Abteilung, die unter der Kontrolle der Finanzabteilung des Unternehmens stehen und die Kosten für die Entwicklung und Erstellung proprietärer Softwareanwendungen, die Kosten für den Kauf von Softwarepaketen und den Kauf von Hardware für die Anforderungen der IT-Infrastruktur umfassen;

• Betriebskosten der IT-Abteilung, zu denen auch die Kosten für die Abschreibung der von der IT-Abteilung verwalteten Kapitalanlagen gehören (während die Kosten für Informationssysteme, deren Unterstützung von anderen Abteilungen des Unternehmens finanziert wird, nicht in den Betriebskosten enthalten sind). der IT-Abteilung beispielsweise einen Programmierer damit beauftragt, eine benutzerdefinierte Datenbankanwendung für die Vertriebsanalyse zu erstellen, dann sind diese Kosten die Betriebskosten der Vertriebsabteilung.

• die Kosten für die Wartung und Verbesserung von Softwareanwendungen, die der IT-Abteilung gehören;

• die Kosten für die Einführung neuer Anwendungen und Technologien (sofern diese von der IT-Abteilung implementiert werden);

• Infrastrukturunterstützung und Verwaltungskosten;

• Ausgaben für die IT-Abteilung (Gehälter und Boni der IT-Mitarbeiter, externe Dienstleistungen für den Bedarf der IT-Abteilung).

Hauptbestandteile eines IT-Budgets

Im Allgemeinen besteht ein IT-Budget aus sechs Schlüsselkomponenten:

• Hardware;
• Software;
• Arbeitskosten;
• externe Dienstleister;
• Datenübertragung und Kommunikation (je nach Unternehmen können die Kosten für Sprachkommunikation darunter fallen oder auch nicht);
• alle anderen Ausgaben, wie z. B. Schulungen, Dienstleistungen einer Personalagentur oder Anwaltskosten.

Hardware. In diese Kategorie fallen alle nicht kapitalbezogenen Hardwarekosten, einschließlich der Abschreibung und Amortisation von Investitionshardware. Die Hardware-Investitionen selbst, beispielsweise der Kauf von Computern oder Systemhardware, spiegeln sich im Gesamtinvestitionsbudget des Unternehmens wider.

Darüber hinaus umfasst das Hardwarebudget einer IT-Abteilung in der Regel die Kosten für Hardware-Upgrades, Reparaturen und Support sowie Miete und notwendige Peripheriegeräte(sofern letztere nicht im Lieferumfang des gekauften Systems enthalten sind, wie z. B. Mäuse, Tastaturen, Festplatten und andere Komponenten).

Software. In diese Kategorie fallen alle nicht kapitalbezogenen Softwarekosten, wie z. B. zusätzliche Betriebskosten oder Software für die IT-Abteilung selbst, sowie Software-Abschreibungskosten. Die Kosten der Software selbst – die Kosten sowohl für die Erstellung der Software als auch für die Softwareanwendungspakete – spiegeln sich im Gesamtinvestitionsbudget des Unternehmens wider. Diese Kosten werden, wie auch die Hardware, über drei bis fünf Jahre abgeschrieben, abhängig von den Rechnungslegungsgrundsätzen und -verfahren des Unternehmens.

Darüber hinaus umfasst das Softwarebudget der IT-Abteilung die Kosten für Software-Upgrades und -Support sowie die Kosten für Lizenzverlängerungen.

Arbeitskosten. In diese Kategorie fallen alle Kosten für internes IT-Personal: Gehälter, Sozialleistungen, Krankenversicherung, bezahlter Urlaub, Prämien, Überstunden usw. Einige Unternehmen zählen auch Personalagenturgebühren und Schulungskosten in diese Kategorie, während andere sie in die andere Kategorie weitergeben.

Externe Dienstleister In diese Kategorie fallen alle Kosten für externe Berater und Zahlungen für vertragliche Verpflichtungen der IT-Abteilung. Dazu gehören alle von Dritten bereitgestellten Dienstleistungen wie Wiederherstellungs- und Backup-Systeme, systemfremde Speichergeräte, Schreddern usw. In einigen Fällen können externe Beraterkosten im Rahmen eines größeren Projekts (z. B. eines großen ERP) aktiviert werden Implementierungssysteme).

Datentransfer. In diese Kategorie fallen die Kosten für die Anmietung von Kommunikationsleitungen zur Übertragung und Datenübertragung sowie für Dienstleistungen von Internetanbietern und Telekommunikationsbetreibern.

Andere. In diese Kategorie fallen alle Ausgaben, die nicht in die oben genannten Kategorien fallen. In der Regel sind dies: Anwaltskosten, Hilfsmittel, Büromobiliar, Dienstreisen und sonstige Gemeinkosten.

Bewertung von IT-Investitionen

Kennzahlen zur IT-Investitionsleistung

Oft stellt sich die Frage: „ Was ist die optimale Schwelle, um Geld in die technische Infrastruktur zu investieren?“

Eine der möglichen Methoden zur Bewertung der IT-Kosten könnte die Metrik sein das Verhältnis des Jahreseinkommens des Unternehmens zur Höhe der in den Haushalt investierten Mittel IT Abteilung. Diese Statistik ist nicht als Information für Prognosen interessant, sondern als Daten, die die Menge der verbrauchten Geldressourcen und letztendlich den Grad der erhaltenen Dienstleistungen zeigen (siehe Tabelle 1).

Tabelle 1. IT-Kosten im Verhältnis zum Einkommen

Vier Möglichkeiten zur Beurteilung der erforderlichen Höhe der IT-Ausgaben

Es gibt keinen einheitlichen Standard zur Beurteilung der Höhe der erforderlichen IT-Kosten. Es gibt jedoch gewissermaßen mehrere Standardmethoden, um das Bewertungsverfahren ordnungsgemäß zu starten und durchzuführen. Diese beinhalten:

• Vergleich der IT-Kosten als Prozentsatz des Umsatzes in einem Unternehmen mit einer Gruppe verbundener Unternehmen (nach Branche oder anderer Vergleichsbasis);

• Vergleich der IT-Kosten als Prozentsatz des Unternehmensumsatzes mit anderen Unternehmen ähnlicher Größe (in diesem Fall wird unter „Größe“ des Unternehmens effektiv der „Umsatz“ des Unternehmens verstanden);

• Vergleich der IT-Kosten pro Mitarbeiter der IT-Abteilung mit ähnlichen Daten für verbundene Unternehmen oder für die Branche insgesamt;

• Formelschätzung Paul Strassmann

Natürlich sind alle diese Bewertungsmethoden nicht umstritten. Die von Ihnen benötigten Informationen können sehr schwer zu erhalten sein und sind oft veraltet. Infolgedessen befinden sich Unternehmen in der wenig beneidenswerten Situation, dass das IT-Budget des letzten Jahres ihr einziger Ausgangspunkt ist. Damit ist aber noch nicht die Frage beantwortet, ob das Unternehmen genug für die IT ausgibt.

Diese Methoden helfen jedoch. Zumindest ermöglichen sie es Ihnen, keinen Fehler in der Größenordnung zu machen. Im Wesentlichen zeigen sie, dass sich in der Gesamtheit der wirtschaftlichen Betrachtungen noch gewisse Grenzen hinsichtlich der IT-Kosten festlegen lassen.

Strassman IT-Kostenanalyse

Führender Theoretiker im Bereich IT-Investitionen Paul Strassmann schlug im Buch „The Squandered Computer“ eine alternative Methode zur Berechnung der IT-Kosten vor. Seine Methode basiert auf der Analyse von Veränderungen bestimmter Unternehmenskennzahlen. Dabei Strassmann argumentiert, dass eine kleine Anzahl von Indikatoren in der Lage sei, die erforderliche Höhe der IT-Ausgaben vorherzusagen.

Strassmans Formel zur Berechnung des IT-Budgets lautet:

IT-Budget = K + (AxF) + (BxH) + (CxM) + (DxN) – (ExP)

ZU- feste IT-Kosten, die sich nicht ändern.

A, B, C, D und E- das Gewicht jeder Kategorie, speziell für verbundene Unternehmen berechnet.

F- allgemeine und administrative IT-Kosten.

H- Unternehmensgewinn nach Steuern.

M- Anzahl der PCs im Unternehmen, einschließlich Laptops.

N- die Anzahl der mit geistiger Arbeit verbundenen Mitarbeiter (Wissenserwecker) im Unternehmen.

P- die Anzahl der oberen und mittleren Führungskräfte im Unternehmen.

Algorithmus zur IT-Budgetplanung

• Ausrüstung im Einsatz und in Reserve,
• Softwarelizenzen,
• Dienstleistungsverträge,
• Betreiberdienstleistungen,
• Verbrauchsmaterialien und Kosten dafür.

• Leistung.

Reicht die Systemleistung derzeit für alle Benutzer aus? Entspricht die aktuelle Systemleistung den Geschäftserwartungen? Was ist jetzt das schwache Glied? Ist die Produktivität ausreichend, wenn die Belastung entsprechend den Entwicklungsplänen steigt?

• Zuverlässigkeit.

• Funktionalität.

• Sicherheit.

• Bequemlichkeit.

III. Dritte Stufe: Budgeterstellung und -begründung

Tatsächlich wurden alle Hauptarbeiten in den vorherigen Phasen erledigt. Die letzte Aufgabe besteht darin, die Erkenntnisse dem Management in einer verständlichen und entscheidungsfreundlichen Form zu präsentieren. Normalerweise teile ich alle Ausgaben in die folgenden Kategorien ein:

• Betriebskosten für die Aufrechterhaltung von Aktivitäten: Verbrauchsmaterialien, Serviceverträge, Dienstleistungen, Gehälter von Spezialisten.

• Notwendige Kapitalinvestitionen, deren Fehlen zu erheblichen Verlusten für das Unternehmen führen kann. Darunter fallen Ausgaben, die das Unternehmen nicht vermeiden kann und es stellt sich nur die Frage, ob es im Voraus Geld dafür investiert oder wenn es die genannten Verluste bereits erlitten hat.

1. Kosten der Beschaffung und Fremdleistungen

• Übergang zum Konzept des „Cloud Computing“ . Der Hauptvorteil besteht in der Kostenreduzierung durch nicht genutzte Ressourcen, für die Sie dementsprechend nicht bezahlen müssen.

• Übergang zum Outsourcing unkritischer Dienstleistungen . Der Hauptvorteil ist eine Reduzierung der Wartungskosten, wodurch Sie das Budget neu verteilen und sich auf geschäftskritische Dienste konzentrieren können. Zu den nicht prioritären Typen gehören: Wartung von Computern und aktiver Netzwerkausrüstung, Benutzerunterstützung und Notfallwiederherstellung.

• Überarbeitung der Lizenzsysteme. Die meisten Anbieter bieten flexible Lizenzsysteme für Software und Hardware sowie Rabatte auf den Support. Der Vorteil kann zwischen 10 und 20 % liegen.

• Konsolidierung von Verträgen . Wenn Sie beispielsweise alle Kommunikationskosten (IP-Telefonie, Traffic, Videokonferenzen, Mobilfunk und andere) in einem Vertrag zusammenfassen, können Sie vom Diensteanbieter einen größeren Rabatt erhalten als bei mehreren separaten Verträgen.

• Analyse von Serviceverträgen . In meiner Praxis stoße ich immer wieder auf das Phänomen, dass Unternehmen 24x7-Supportverträge für die gesamte Infrastruktur abschließen, ohne kritische Services zu priorisieren. Nach Analyse der Performance erweist sich in den meisten Fällen der Umstieg auf 8x5-Unterstützung als ausreichende und dementsprechend auch günstigere Variante.

• Verkauf von Technologieraum. Beispielsweise können Racks in einem Rechenzentrum zur Miete angeboten werden, während sich die Kosten für Kommunikationskanäle und die Organisation eines sicheren Zugangs in kurzer Zeit amortisieren.

2. Technologie- und Infrastrukturkosten

• Recycling von Hardware- und Netzwerkausrüstungsressourcen . Beispielsweise führt die Implementierung mehrerer leistungsstarker Server zu geringeren Betriebskosten. Darüber hinaus können Sie den Umstieg auf Virtualisierungstechnologie in Betracht ziehen, wodurch Sie die Anschaffungs- und Wartungskosten senken können (jeder Fall der Virtualisierung ist individuell, aber ich nenne ein Beispiel: Die Kosten einer virtuellen Serverlösung kosteten das Unternehmen 30 % weniger als der Kauf). und weitere Wartung herkömmlicher Server).

• Festplattenplatz . Laut Gartner reduzieren sich die Kosten für den Kauf und die Wartung von Festplattenressourcen beim Umstieg auf Festplatten-Arrays um 22 %.

• Softwarelizenzierung . Eine Prüfung der Softwarenutzung kann ergeben, dass bei benutzerspezifischen Lizenzen nur 60 % der Mitarbeiter gleichzeitig Anwendungen nutzen. Eine Möglichkeit zur Kostenreduzierung besteht in diesem Fall in der Umstellung auf Floating-Lizenzen (Concurrent).

3. Betriebs- und Servicekosten

• Serviceautomatisierung . Die Verwaltung von Workstations, Servern und Netzwerkgeräten, die Überwachung aufkommender Ereignisse und ein etablierter Benutzerunterstützungsprozess bilden den Kern der Automatisierung und tragen dazu bei, die Betriebskosten für die Wartung zu senken.

• Prozessmanagement . Die schrittweise Implementierung von Service-Management-Modellen (ITIL, MOF usw.) ermöglicht es, die Kosten für die Unterstützung von Infrastrukturdiensten zu senken, sodass der IT-Manager große Ressourcen auf die Wartung von Geschäftsanwendungen umverteilen kann. Basierend auf meiner Erfahrung bei der Implementierung von Servicemethoden werde ich mehrere statistische Bewertungsindikatoren nennen: Reduzierung der Zeit zur Diagnose eines Problems um 37 %; Reduzierung der Problemlösungszeit um 25 %; Reduzierung der Geräteausfallzeiten um 28 %; Steigerung der Mitarbeiterproduktivität um 25 %; Erhöhung des Niveaus der Ausrüstungskostenplanung um 17 %; Steigerung der Zufriedenheit mit der Arbeit der IT-Abteilung um 15 %.

• Service-Level-Analyse . Es kommt recht häufig vor, dass die beschriebenen Leistungsniveaus und die Kosten für deren Aufrechterhaltung überteuert sind, was zu Unzufriedenheit und Konflikten führt.