Menecer köməkçisi üçün tələblər. Menecer köməkçisinin vəzifə öhdəlikləri

Bir şirkətin CEO-nun bir çox məsuliyyəti var. Təşkilat inkişaf etdikcə, bu məsuliyyət dairəsi genişlənir. Menecerin birbaşa şirkətin inkişafına yönəlmiş problemləri həll etmək əvəzinə vaxt sərf etməli olduğu bir çox "dövriyyə" var. Bu, mütəxəssisin səmərəliliyini azaldır. Yüksək ixtisas tələb etməyən bəzi vəzifələr baş direktorun köməkçisinə həvalə edilə bilər.

Baş direktorun köməkçisi vəzifəsini müəyyən etmək çətindir. Fakt budur ki, bu mütəxəssisin vəzifələrinin əhatə dairəsi baş direktorun ehtiyaclarından asılı olaraq müəyyən edilir. İşçinin fəaliyyəti bir aspektə yönəldilə bilər. Köməkçilərin praktikada işlədiyi vəzifələrə baxaq:

• katib. Bu mütəxəssis sənədlərlə işləmək üçün məsuliyyət daşıyır. Onun məsuliyyət sahəsinə zənglər və müxtəlif gündəlik tapşırıqlar daxildir.
• Şəxsi köməkçi. Baş direktorun iş gününün, işgüzar görüşlərin və konfransların təşkili üzrə ixtisaslaşmışdır. Mütəxəssis həm də meneceri ezamiyyətlərdə müşayiət edir.
• Baş direktorun müavini.İşçinin məhdud bir sıra məsələlər üzrə qərar qəbul etmək hüququ var.

Bir qayda olaraq, reallıqda köməkçi bir neçə mütəxəssisin funksiyalarını birləşdirir. Böyük şirkətlərdə CEO-nun iki köməkçisi ola bilər. Məsələn, biri müdirin iş vaxtını təşkil edir, digəri isə sənədləşmə işləri ilə məşğul olur.

Köməkçi menecerlər kateqoriyasına aiddir. O, birbaşa baş direktora hesabat verir. Adətən işçiyə təqdim olunan tələblər:

• Müvafiq sahədə ali təhsil (məsələn, hüquq).
• Üç il iş təcrübəsi.

Bir qayda olaraq, digər işçilər baş direktorun köməkçisinə hesabat verirlər. Onun geniş səlahiyyətləri var: əmr vermək hüququndan tutmuş müxtəlif şöbələrin işinə nəzarət etmək.

ƏHƏMİYYƏTLİ! Köməkçi təyin etmək heç də həddindən artıq iş deyil. Bu tədbir menecerin diqqətini yüksək peşəkarlıq və yaradıcılıq tələb edən problemlərin həllinə yönəltməyə imkan verir. “Dövriyyə” köməkçiyə həvalə edilir. Bu, həm CEO-nun, həm də şirkətin özünün səmərəliliyini əhəmiyyətli dərəcədə artırır.

Hüquqi tənzimləmə

Baş direktorun köməkçisinin fəaliyyəti əsasnamə ilə tənzimlənir:

• Metodoloji tövsiyələr.
• Nizamnamə.
• Əmək müqaviləsi.
• Rəhbərin əmri ilə.
• İşin təsviri.

Baş menecer köməkçisinin vəzifələri nələrdir?

Baş menecer köməkçisinin vəzifələri şirkətin ölçüsündən asılı olaraq dəyişir. Kiçik şirkətlərdə işçilər kuryerlərin, menecerlərin işinə və ofis fəaliyyətinin həyat təminatına nəzarət etmək üçün məsuliyyət daşıyırlar. Böyük təşkilatlarda CEO-nun adətən iki köməkçisi olur. Bir şəxsi köməkçi menecerin iş gününü təşkil edir, ikincisi bütün digər məsələlərlə məşğul olur. Mütəxəssislərin vəzifələrinin siyahısı əhəmiyyətli dərəcədə dəyişə bilər. Hər halda, vəzifələr iş təsvirində göstərilməlidir. Nümunə siyahıya baxaq:

• Danışıqların təşkili, o cümlədən telefon vasitəsilə.
• Yazışmaların qəbulu.
• İclas və iclasların təşkili: müvafiq materialların hazırlanması, reqlamentə riayət olunmasına nəzarət, protokolların tərtibi, stenoqram.
• Baş direktorun göstərişlərinin icrasına nəzarət.
• Sənədləri imza üçün rəhbərə təqdim etmək.
• Baş direktorun ziyarətçilərinin qəbulu.
• İşgüzar səfərlərin təşkili (məsələn, otaqların bron edilməsi, biletlərin sifarişi).
• Baş direktorun səmərəli fəaliyyətinin təmin edilməsi.
• İş günü planının tərtib edilməsi.
• Baş direktor üçün məlumat dəstəyi.
• Görüşlərdə və işgüzar görüşlərdə iştirak.
• İşgüzar görüşlərin təşkili.
• Təqdimatların təşkili.
• Xərc hesabatlarının hazırlanması.
• Şəxsi sifarişlərin icrası.
• Kompüterdən istifadə etməklə verilənlər bazalarının, virtual təqdimatların yaradılması.

Köməkçi baş direktora ən yaxın olan şəxsdir. Çox vaxt onun iş günü standartlaşdırılmır. İşçi müxtəlif problemləri həll edir, ona görə də müvafiq şəxsi keyfiyyətlərə malik olmalıdır.

İşçilərin hüquqları

Baş direktorun köməkçisi aşağıdakı hüquqlara malikdir:

• Köməkçinin fəaliyyəti ilə bağlı menecerin layihələri və qərarları ilə tanışlıq.
• Lazımi məlumatları almaq hüququ.
• Rəsmi səlahiyyətlər çərçivəsində qərar qəbul etmək hüququ.

Baş direktorun köməkçisinə daha böyük səlahiyyətlər verilə bilər. Məsələn, işçinin sənədləri imzalamaq hüququ ola bilər.

Köməkçiyə verilən vəzifələr

Köməkçiyə həvalə edilmiş vəzifələr iş təsvirində göstərilməlidir. İşçi aşağıdakı hallarda məsuliyyət daşıyır:

• İş təlimatlarına əməl edilməməsi.
• Rusiya Federasiyasının qanunlarını pozan hərəkətlər.
• Zərər törətmək.

Köməkçi qanun pozuntusuna yol veribsə, məsuliyyətə cəlb edilməzdən əvvəl araşdırma aparılır. Günahın dərəcəsini müəyyən etmək lazımdır. Təhqiqatda şirkətin əsas işçiləri iştirak edir. Onun nəticələrinə əsasən sənəd tərtib edilir. Təqsirinin dərəcəsindən asılı olaraq işçiyə cəza təyin oluna bilər. Köməkçi də işdən çıxarıla bilər.

Köməkçidən hansı şəxsi keyfiyyətlər tələb olunur?

Şəxsi köməkçiyə geniş tapşırıqlar verilir. Bəzi mütəxəssislər bir sahədə işləyirlər, lakin bu, köməkçiyə aid deyil. Ondan çoxşaxəli və çox yönlü olması tələb olunur. Baş direktor köməkçisinin malik olmalı olduğu şəxsi keyfiyyətləri nəzərdən keçirək:

• Proaktivlik, irəlidə işləmək.
• Vəziyyətin gələcək inkişafını qabaqcadan görmək bacarığı.
• Fəsadların qarşısının alınması.
• Çox yönlülük.
• Sürətlə dəyişən mühitə uyğunlaşma.
• Bir və ya bir neçə xarici dildə sərbəst danışıq qabiliyyəti.
• İnformasiya axınları ilə işləmək bacarığı.
• Məxfiliyi qorumaq bacarığı.
• Vəziyyəti sistematik təhlil etmək bacarığı.
• Eyni anda bir neçə həll təklif etmək imkanı.
• Orta və qabaqcıl PC bacarıqları.
• Vaxtın idarə edilməsinin əsaslarını bilmək.
• Birdən çox işçinin fəaliyyətini koordinasiya etmək bacarığı.
• Diplomatiya.
• Ünsiyyət bacarıqları, münaqişələri həll etmək bacarığı.
• Böyük həcmli məlumatlarla əməliyyat işi.
• Yaxşı yaddaş.
• Prioritet vermək bacarığı.

Köməkçi bacarıqlı və stresə davamlı olmalıdır. Əlaqədar ixtisaslar üzrə biliklər (məsələn, hüquq elminin əsasları üzrə biliklər) arzuolunandır.

Baş direktor nə vaxt şəxsi köməkçiyə ehtiyac duyur?

Baş direktora böyük bir vəzifə siyahısı verildiyi təqdirdə köməkçi işə götürülür. Menecer mövcud vəzifələrin öhdəsindən gəlsə belə, "dövriyyənin" böyük bir hissəsi işi ləngidə bilər. Bir köməkçinin işə götürüldüyü gündəlik işləri idarə etməkdir. Bir qayda olaraq, bu işçilər böyük şirkətlərə dəvət olunur. Kiçik təşkilatların baş direktorları bütün işləri təkbaşına idarə edə bilərlər.

Menecer köməkçisinin iş təsviri: dizayn xüsusiyyətləri

Vəzifə təsviri işçinin yerinə yetirdiyi vəzifələri müəyyən edən, onun əmək vəzifələrini və məsuliyyətinin hüdudlarını müəyyən edən sənəddir.
Rusiya Federasiyasında hər bir peşə və ya vəzifə üçün vəzifə təlimatlarının hazırlanması əmək qanunvericiliyi ilə tənzimlənməsə də, işəgötürən təşkilatların böyük əksəriyyətində (həm dövlət, həm də özəl) bu sənəd olmalıdır.

Təlimatlar niyə lazımdır

Menecer köməkçisinin iş təsviri mümkün qədər çox məlumat ehtiva edir

İş təsvirinin hazırlanmasının məqsədəuyğunluğu onunla izah olunur ki, məhkəmə prosesi baş verərsə, onsuz işçinin öz vəzifələrini yerinə yetirmədiyini sübut etmək çətin olacaq (və onların tam siyahısı təlimat sənədində müəyyən edilmişdir), çünki işçi ilə əmək müqaviləsi Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 57-ci maddəsinin 2-ci hissəsinə uyğun olaraq yalnız vəzifəni və onun ümumi əmək funksiyasını ehtiva edir.

İş təsviri işəgötürənə imkan verir:

1. Müəyyən edilmiş tələblərə uyğun gəlmədiyinə görə vəzifəyə iddiaçının imtinasını əsaslandırın
2. Fərdi işçilər arasında məsuliyyətləri aydın şəkildə müəyyənləşdirin
3. İşçinin həm sınaq müddətində, həm də ondan sonrakı fəaliyyətini qiymətləndirin
4. İşçinin tutduğu vəzifəyə uyğunsuzluğunu əsaslandırın (sertifikasiyanın nəticələrini nəzərə alaraq).

İş təsvirinin olması işçinin özü üçün də faydalıdır, çünki bu, onun vəzifə və öhdəliklərinin hüdudlarını müəyyən edir və heç kim nə əmək müqaviləsində, nə də əmək öhdəliklərində nəzərdə tutulmayan funksiyaları yerinə yetirməməlidir.

İnkişaf və təlimat bölmələri

Təlimat müəyyən bir tarixdən qüvvəyə minir və işçi imzaladıqdan sonra onunla tanış olmalıdır. İşçiyə bu sənədin surətini (həmçinin imzaya qarşı) vermək məsləhətdir. Müəyyən edilmiş təcrübəyə görə, təlimatlara standart alt bölmələr daxildir:

1. Ümumi müddəalar
2. Vəzifə öhdəlikləri
3. Hüquqlar
4. Məsuliyyət

Təlimatların hər hansı bir işçi üçün deyil, müəyyən bir vəzifə/peşə üçün tərtib edildiyini xatırlamaq vacibdir. Buna görə də, müəyyən bir vəzifənin xüsusiyyətlərini nəzərə alaraq, təlimatlar işçinin bu xüsusi vəzifədə yerinə yetirəcəyi vəzifələrin dairəsini müəyyən edir.

Menecer köməkçisinin iş təsvirinin xüsusiyyətləri

Menecer köməkçisi - məsul vəzifə

Menecer köməkçisi xüsusi bir vəzifədir. Menecer köməkçisinin əmək funksiyası onun rəhbərinin işini həm texniki, həm də təşkilati cəhətdən təşkil etməkdir.

Görüşlərin və tədbirlərin planlaşdırılması, iş gününün, həftənin və ya daha uzun müddətin planlaşdırılması, səfərlərin və tədbirlərin təşkili, mühüm sənədlərin icrasına nəzarət - bunlar ixtisaslı icraçı köməkçinin vəzifələrinin yalnız kiçik bir hissəsidir.

Katibin, köməkçinin, ofis müdirinin və məsul köməkçinin vəzifələrinin və müvafiq olaraq yerinə yetirdiyi vəzifələrin müəyyən edilməsi düzgün deyil. Birinci vəzifələr daha çox köməkçi funksiyaları əhatə edirsə, menecer köməkçisindən təşkilati və inzibati funksiyalar tələb olunur. Təsadüfi deyil ki, ixtisas kataloqu bu vəzifəni menecer kimi təsnif edir.

Müvafiq olaraq, menecer köməkçisi vəzifəsinə işə qəbul edilən işçi üçün müəyyən edilmiş tələblər rəhbərlik üçün təqdim olunur: təhsil səviyyəsindən tutmuş ixtisas və əvvəlki iş təcrübəsinə qədər. Şəxsi keyfiyyətlər də çox vacibdir.

Nə əmək müqaviləsində, nə də digər sənədlərdə menecer köməkçisinin səlahiyyətlərinə dair müfəssəl ifadələr olmadığından, onlar iş təsvirində mümkün qədər dəqiq əks etdirilməlidir. "Menecer köməkçisi" vəzifəsi üçün təlimatların xüsusiyyətləri:

• Texniki tapşırıqların ətraflı tərifi
• Menecerin göstərişlərinə oxşar təlimatların tərtib edilməsi (əlbəttə ki, birbaşa idarəetmə və fərdi qərarların qəbulu funksiyası istisna olmaqla)
• Bəzi öhdəliklərin məxfiliyinin nəzərə alınması
• Vicdansızlığa görə artan məsuliyyət (işəgötürənə zərər vurmağın mümkün nəticələrini nəzərə alaraq)
• Menecer tərəfindən əlavə olaraq həvalə edilmiş funksiyaları yerinə yetirmək bacarığı.

Menecer köməkçisi üçün ümumi tələblər

Menecer köməkçisi vəzifəsinə tez-tez xüsusi tələblər qoyulur.

“Ümumi müddəalar” bölməsinə təcrübə və təhsil üçün tələblərin sadalanmasından əlavə, zəruri bacarıqlar, tabeçilik və əvəzetmə proseduru da daxil ola bilər. Çox vaxt aşağıdakı şərtlər müəyyən edilir:

1. Ali təhsil
2. Təcrübə (adətən ən azı 1 il, bəzən daha çox)
3. Xarici dil biliyi.
4. İşgüzar ünsiyyət, yazı və etiket bacarıqları
5. Ofis avadanlığından istifadə bacarığı
6. Stress müqaviməti

Bundan əlavə, bu vəzifədə olan işçi müəssisənin yerli qaydalarını bilməli, işçilərlə və rəhbərliklə anlaşmalıdır. Xarici dillərə gəldikdə, o zaman bilik tələb etməyə dəyər ki, köməkçi öz vəzifələrini yerinə yetirərkən onlardan praktiki olaraq istifadə etsin.

Müdir köməkçisi vəzifəsini tutan şəxs məxfi məlumatlardan istifadə etməyi və saxlamağı bacarmalıdır.

Məsuliyyətlər və hüquqlar

Tipik olaraq, menecer köməkçisinin öhdəliklərinə aşağıdakılar daxildir:

• Birbaşa idarəetmə tapşırıqlarının yerinə yetirilməsi
• Menecerin iş vaxtının planlaşdırılması və koordinasiyası
• Danışıqlara nəzarət və təşkili (həm telefon, həm də şifahi)
• Biznes sənədlərinin tərtibi və redaktə edilməsi
• Sənədlərin məxfiliyinə və təhlükəsizliyinə nəzarət

Kopyalama, məlumat bazalarının saxlanması və digər texniki və köməkçi işlər kimi funksiyaları adətən katib (katib köməkçisi) yerinə yetirir. Uğurlu iş üçün menecer köməkçisinə kifayət qədər geniş hüquqlar verilir:

1. Görüşlər və telefon danışıqları zamanı təşkilatın maraqlarını təmsil etmək
2. Rəhbərin göstərişlərini yerinə yetirmək üçün işçilərdən lazımi məlumat və sənədləri tələb edin
3. Verilmiş səlahiyyətlər daxilində yazışmalar və danışıqlar aparmaq, cari məsələlərin həlli üçün sənədləri təsdiq etmək.

Təbii ki, hər bir təşkilat öz fəaliyyətinin xarakterini nəzərə alaraq işçilərə verilən hüquqların siyahısını tamamlayır və ya dəyişdirir.

Məsuliyyət hədləri

Menecer köməkçisinin iş təsviri gələcəkdə məhkəmə çəkişmələrinin qarşısını almağa imkan verir

Məsuliyyət təyin edərkən hüquqi normaları yadda saxlamalısınız:

• Xidməti vəzifələrini yerinə yetirməməsinə görə - Əmək Məcəlləsinə uyğun olaraq
• Hüquq pozuntularına görə - inzibati, mülki və cinayət qanunvericiliyi çərçivəsində
• Maddi ziyana görə - Əmək və Mülki məcəllələrin normalarına uyğun olaraq.

Mövcud qanunvericiliyin normalarını və müəyyən bir təşkilatın fəaliyyətinin xüsusiyyətlərini nəzərə alaraq, menecer köməkçisi üçün iş təsviri hazırlamaqla nəinki belə bir məsul vəzifə üçün ən uyğun işçini seçə bilərsiniz, həm də mümkün məhkəmə çəkişmələrinin qarşısını ala bilərsiniz. gələcək.

Bir insanın iş şəraiti və onun effektivliyi təfərrüat və spesifikasiya dərəcəsindən asılı ola bilər. Nəhayət, menecerə real, vicdanlı bir köməkçi lazımdır. Oxucularımızın diqqətini ona da cəlb etməliyik ki, bir menecerin bir neçə köməkçisi ola bilər. Onlar texniki məsələlərdə, maliyyə məsələlərində və s. ixtisasa malik ola bilərlər.

Elə idarəçi tipi var ki, onun ştatında müavinləri yoxdur. Hər şeyi özü edir və bir neçə köməkçi ona bu işdə sadəcə kömək edir. Bütün qərarları tək qəbul edir. Menecer köməkçisi üçün yüksək keyfiyyətli iş təsviri hazırlamaq üçün menecerin özünü prosesə cəlb etmək lazımdır. Əks təqdirdə bu, sadəcə bir kağız parçası olacaq.

Video sizə necə inamlı olmağı və iş müsahibəsindən keçməyi öyrədəcək:

Səhv gördünüzmü? Onu seçin və vurun Ctrl+Enter bizə bildirmək üçün.

Şəxsi köməkçi - bu kimdir?

Şəxsi köməkçi - bu kimdir? İlk baxışdan şəxsi köməkçinin katibdən heç bir fərqi yoxdur, vəzifələr eynidir və iş şəraiti oxşardır. "Şəxsi köməkçi" peşəsinə daha ətraflı baxaq.

Beləliklə, şəxsi köməkçi - kimdir? Yəqin ki, icra başçısının şəxsi köməkçisindən daha mübahisəli vəzifə yoxdur. Çox vaxt onları şəxsi katib və ya ofis meneceri ilə qarışdırırlar. Doğrudan da, bu peşələrin məsuliyyət və tələblərində çoxlu oxşarlıqlar olsa da, ciddi fərqlər də var.

Şəxsi köməkçi və ya icraçı köməkçi öz sahəsində hər şeyi, həmişə xatırlayan peşəkardır.

Katiblik və ofis işi bacarığı olan, yüksək peşəkar keyfiyyətlərə malik və menecerin maraqlarını şəxsi maraqlarından üstün tutmaq bacarığı olan şəxslər şəxsi köməkçi vəzifəsinə uyğun gəlir. Bütün biznesin uğuru köməkçinin düzgün seçilməsindən asılıdır.

Şəxsi menecer köməkçisinin vəzifələri:

Şəxsi köməkçinin əsas vəzifəsi meneceri inzibati və təşkilati problemlərin həllindən azad etməkdir. Onun işini mümkün qədər rahat edin.

Şəxsi köməkçi nə edir?

• iş prosesini koordinasiya edir və menecerin vaxtını idarə edir. Görüşləri, danışıqları və görüşləri təşkil edir. Vaxtı planlaşdırır, prioritetləri təyin edir, iştirakçılara xəbər verir. Vaxtında ad günlərini və mühüm hadisələri xatırladır;
• telefon zəngləri və mesajların, e-poçt sorğularının axınını süzür;
• kargüzarlıq tam həcmdə: daxil olan, gedən və daxili yazışmaların işlənməsi və uçotu, sənədlərin qeydiyyatı, sənədlərin daimi və müvəqqəti saxlanmasının təşkili, korrespondensiyaların göndərilməsi;
• rus/ingilis dillərində işgüzar yazışmalar aparır;
• menecerin göstərişlərini ifaçılara çatdırır. Tapşırıqların vaxtında yerinə yetirilməsinə nəzarət edir;
• iş yerində menecer üçün rahat iş şəraiti yaradır və şəxsi məsələlərdə (hesabların ödənilməsi, ailə ilə ünsiyyət, hədiyyələrin seçilməsi və alınması və s.) məsələlərin həllinə kömək edir;
• menecer və onun ailəsi üçün tam səyahət dəstəyi: biletlərin bron edilməsi, otellərin sifarişi, vizaların alınması, transferlərin sifarişi, avtomobillərin, yaxtaların icarəyə verilməsi, özəl aviasiya.

Təcrübədə şəxsi köməkçi menecerin işlədiyi iş sahəsindən bəzi vəzifələri yerinə yetirir. Şəxsi köməkçi şəxsi katib kimi xidmət edə bilər və ya menecerinin sağ əli ola bilər və daha mürəkkəb tapşırıqları yerinə yetirə bilər.

Köməkçilər və ya icraçı köməkçilər çox vaxt tamhüquqlu müavin olurlar və onların tabeliyində işçilər ştatı və şəxsi katib olurlar. Universitet və institutların məzunları şəxsi köməkçi vəzifəsini karyeralarının başlanğıcında bir başlanğıc hesab edirlər. Üstəlik, köməkçinin işi olduqca layiqli ödənilir.

Bir şirkətin CEO-nun bir çox məsuliyyəti var. Təşkilat inkişaf etdikcə, bu məsuliyyət dairəsi genişlənir. Menecerin birbaşa şirkətin inkişafına yönəlmiş problemləri həll etmək əvəzinə vaxt sərf etməli olduğu bir çox "dövriyyə" var. Bu, mütəxəssisin səmərəliliyini azaldır. Yüksək ixtisas tələb etməyən bəzi vəzifələr baş direktorun köməkçisinə həvalə edilə bilər.

Baş direktorun köməkçisi vəzifəsi: əsas xüsusiyyətlər

Baş direktorun köməkçisi vəzifəsini müəyyən etmək çətindir. Fakt budur ki, bu mütəxəssisin vəzifələrinin əhatə dairəsi baş direktorun ehtiyaclarından asılı olaraq müəyyən edilir. İşçinin fəaliyyəti bir aspektə yönəldilə bilər. Köməkçilərin praktikada işlədiyi vəzifələrə baxaq:

• katib. Bu mütəxəssis sənədlərlə işləmək üçün məsuliyyət daşıyır. Onun məsuliyyət sahəsinə zənglər və müxtəlif gündəlik tapşırıqlar daxildir.
• Şəxsi köməkçi. Baş direktorun iş gününün, işgüzar görüşlərin və konfransların təşkili üzrə ixtisaslaşmışdır. Mütəxəssis həm də meneceri ezamiyyətlərdə müşayiət edir.
• Baş direktorun müavini.İşçinin məhdud bir sıra məsələlər üzrə qərar qəbul etmək hüququ var.

Bir qayda olaraq, reallıqda köməkçi bir neçə mütəxəssisin funksiyalarını birləşdirir. Böyük şirkətlərdə CEO-nun iki köməkçisi ola bilər. Məsələn, biri müdirin iş vaxtını təşkil edir, digəri isə sənədləşmə işləri ilə məşğul olur.

Köməkçi menecerlər kateqoriyasına aiddir. O, birbaşa baş direktora hesabat verir. Adətən işçiyə təqdim olunan tələblər:

• Müvafiq sahədə ali təhsil (məsələn, hüquq).
• Üç il iş təcrübəsi.

Bir qayda olaraq, digər işçilər baş direktorun köməkçisinə hesabat verirlər. Onun geniş səlahiyyətləri var: əmr vermək hüququndan tutmuş müxtəlif şöbələrin işinə nəzarət etmək.

ƏHƏMİYYƏTLİ! Köməkçi təyin etmək heç də həddindən artıq iş deyil. Bu tədbir menecerin diqqətini yüksək peşəkarlıq və yaradıcılıq tələb edən problemlərin həllinə yönəltməyə imkan verir. “Dövriyyə” köməkçiyə həvalə edilir. Bu, həm CEO-nun, həm də şirkətin özünün səmərəliliyini əhəmiyyətli dərəcədə artırır.

Hüquqi tənzimləmə

Baş direktorun köməkçisinin fəaliyyəti əsasnamə ilə tənzimlənir:

• Metodoloji tövsiyələr.
• Nizamnamə.
• Əmək müqaviləsi.
• Rəhbərin əmri ilə.
• İşin təsviri.

Baş menecer köməkçisinin vəzifələri nələrdir?

Baş menecer köməkçisinin vəzifələri şirkətin ölçüsündən asılı olaraq dəyişir. Kiçik şirkətlərdə işçilər kuryerlərin, menecerlərin işinə və ofis fəaliyyətinin həyat təminatına nəzarət etmək üçün məsuliyyət daşıyırlar. Böyük təşkilatlarda CEO-nun adətən iki köməkçisi olur. Bir şəxsi köməkçi menecerin iş gününü təşkil edir, ikincisi bütün digər məsələlərlə məşğul olur. Mütəxəssislərin vəzifələrinin siyahısı əhəmiyyətli dərəcədə dəyişə bilər. Hər halda, vəzifələr iş təsvirində göstərilməlidir. Nümunə siyahıya baxaq:

• Danışıqların təşkili, o cümlədən telefon vasitəsilə.
• Yazışmaların qəbulu.
• İclas və iclasların təşkili: müvafiq materialların hazırlanması, reqlamentə riayət olunmasına nəzarət, protokolların tərtibi, stenoqram.
• Baş direktorun göstərişlərinin icrasına nəzarət.
• Sənədləri imza üçün rəhbərə təqdim etmək.
• Baş direktorun ziyarətçilərinin qəbulu.
• İşgüzar səfərlərin təşkili (məsələn, otaqların bron edilməsi, biletlərin sifarişi).
• Baş direktorun səmərəli fəaliyyətinin təmin edilməsi.
• İş günü planının tərtib edilməsi.
• Baş direktor üçün məlumat dəstəyi.
• Görüşlərdə və işgüzar görüşlərdə iştirak.
• İşgüzar görüşlərin təşkili.
• Təqdimatların təşkili.
• Xərc hesabatlarının hazırlanması.
• Şəxsi sifarişlərin icrası.
• Kompüterdən istifadə etməklə verilənlər bazalarının, virtual təqdimatların yaradılması.

Köməkçi baş direktora ən yaxın olan şəxsdir. Çox vaxt onun iş günü standartlaşdırılmır. İşçi müxtəlif problemləri həll edir, ona görə də müvafiq şəxsi keyfiyyətlərə malik olmalıdır.

İşçilərin hüquqları

Baş direktorun köməkçisi aşağıdakı hüquqlara malikdir:

• Köməkçinin fəaliyyəti ilə bağlı menecerin layihələri və qərarları ilə tanışlıq.
• Lazımi məlumatları almaq hüququ.
• Rəsmi səlahiyyətlər çərçivəsində qərar qəbul etmək hüququ.

Baş direktorun köməkçisinə daha böyük səlahiyyətlər verilə bilər. Məsələn, işçinin sənədləri imzalamaq hüququ ola bilər.

Köməkçiyə verilən vəzifələr

Köməkçiyə həvalə edilmiş vəzifələr iş təsvirində göstərilməlidir. İşçi aşağıdakı hallarda məsuliyyət daşıyır:

• İş təlimatlarına əməl edilməməsi.
• Rusiya Federasiyasının qanunlarını pozan hərəkətlər.
• Zərər törətmək.

Köməkçi qanun pozuntusuna yol veribsə, məsuliyyətə cəlb edilməzdən əvvəl araşdırma aparılır. Günahın dərəcəsini müəyyən etmək lazımdır. Təhqiqatda şirkətin əsas işçiləri iştirak edir. Onun nəticələrinə əsasən sənəd tərtib edilir. Təqsirinin dərəcəsindən asılı olaraq işçiyə cəza təyin oluna bilər. Köməkçi də işdən çıxarıla bilər.

Köməkçidən hansı şəxsi keyfiyyətlər tələb olunur?

Şəxsi köməkçiyə geniş tapşırıqlar verilir. Bəzi mütəxəssislər bir sahədə işləyirlər, lakin bu, köməkçiyə aid deyil. Ondan çoxşaxəli və çox yönlü olması tələb olunur. Baş direktor köməkçisinin malik olmalı olduğu şəxsi keyfiyyətləri nəzərdən keçirək:

• Proaktivlik, irəlidə işləmək.
• Vəziyyətin gələcək inkişafını qabaqcadan görmək bacarığı.
• Fəsadların qarşısının alınması.
• Çox yönlülük.
• Sürətlə dəyişən mühitə uyğunlaşma.
• Bir və ya bir neçə xarici dildə sərbəst danışıq qabiliyyəti.
• İnformasiya axınları ilə işləmək bacarığı.
• Məxfiliyi qorumaq bacarığı.
• Vəziyyəti sistematik təhlil etmək bacarığı.
• Eyni anda bir neçə həll təklif etmək imkanı.
• Orta və qabaqcıl PC bacarıqları.
• Vaxtın idarə edilməsinin əsaslarını bilmək.
• Birdən çox işçinin fəaliyyətini koordinasiya etmək bacarığı.
• Diplomatiya.
• Ünsiyyət bacarıqları, münaqişələri həll etmək bacarığı.
• Böyük həcmli məlumatlarla əməliyyat işi.
• Yaxşı yaddaş.
• Prioritet vermək bacarığı.

Köməkçi bacarıqlı və stresə davamlı olmalıdır. Əlaqədar ixtisaslar üzrə biliklər (məsələn, hüquq elminin əsasları üzrə biliklər) arzuolunandır.

Baş direktora nə vaxt şəxsi köməkçi lazımdır?

Baş direktora böyük bir vəzifə siyahısı verildiyi təqdirdə köməkçi işə götürülür. Menecer mövcud vəzifələrin öhdəsindən gəlsə belə, "dövriyyənin" böyük bir hissəsi işi ləngidə bilər. Bir köməkçinin işə götürüldüyü gündəlik işləri idarə etməkdir. Bir qayda olaraq, bu işçilər böyük şirkətlərə dəvət olunur. Kiçik təşkilatların baş direktorları bütün işləri təkbaşına idarə edə bilərlər.

İcraçının şəxsi köməkçisinin vəzifələri

Mövzu ilə bağlı məqalələr

Menecerin şəxsi köməkçisi təşkilatda mühüm fiqurdur və mahiyyətcə sağ əldir. O, hər zaman bütün mühüm hadisələrdən və fəaliyyətlərdən, eləcə də birbaşa rəhbərinin yerləşdiyi yerdən xəbərdardır. Eyni zamanda, ona müəyyən bacarıqların olması öhdəsindən gəlməyə kömək edəcək böyük bir məsuliyyət həvalə olunur. Bu yazıda biz şəxsi köməkçinin vəzifə öhdəliklərinə və bu iş üçün tələb olunan keyfiyyətlərə baxacağıq.

Bu məqalədən öyrənəcəksiniz:

• menecerin şəxsi köməkçisi kimdir?
• vəzifə öhdəlikləri;
• Şəxsi keyfiyyətlər;
• peşəkar keyfiyyət.

İcra başçısının şəxsi köməkçisi kimdir?

Belə ki, menecerin şəxsi köməkçisi- bu kimdir? Bu mövqe Rusiyanın əmək bazarında nisbətən yaxınlarda ortaya çıxdı. Vəzifə öhdəliklərinə əsasən ümumiləşdirə bilərik ki, şəxsi köməkçi menecerin katibi ilə eynidir, lakin geniş məsuliyyətlərə malikdir.

Fakt budur ki, şəxsi köməkçinin işi təkcə katibin vəzifələri ilə məhdudlaşmır: onlara həm də planlaşdırma, tədbirlərin təşkili və s. Deyə bilərik ki, şəxsi köməkçinin əsas vəzifəsi menecerin iş yükünü yüngülləşdirməkdir. Yəni, menecerin işinin çox hissəsini yerinə yetirən şəxsi işçidir (əlbəttə ki, əhatə dairəsi hər bir müdir tərəfindən fərdi olaraq müəyyən edilir).

Hətta elə hallar olur ki, icra başçısının köməkçisi gördüyü işi nəzərə alsaq, əslində, deputatdır. Əksər hallarda, iş təsvirində göstərildiyi kimi, şəxsi köməkçinin məsuliyyət dairəsi praktikada olduğundan xeyli azdır.

Vəzifə öhdəlikləri

Katibin vəzifə öhdəlikləri peşəkar standartlarla tənzimlənir. Bundan əlavə, bu sənəddə katib köməkçisi və menecerin katibi kimi işçilərin vəzifələrinin siyahısı da var. Məlumdur ki, bələdiyyə və dövlət mülkiyyətində olmayan şirkətlərdə peşəkar standartlara əməl olunması məcburi deyil. Bununla belə, bu sənədləşmədə olan tövsiyələr özəl şirkətlərdə katiblərin iş təsvirində öz əksini tapıb.

Peşəkar standartın menecerin katibinin vəzifələrinin müəyyən edilməsi haqqında nə dediyinə baxaq.

Peşəkar standartda şəxsi köməkçi kimi bir peşə yoxdur. Bununla belə, onun vəzifə öhdəlikləri menecerin katibi üçün peşəkar standartda ən tam şəkildə əks olunur. Əvvəlcə onlar 2 hissəyə bölünür:

1. Menecerin fəaliyyətinə təşkilati dəstək;
2. Təşkilat rəhbərinin fəaliyyətinin sənədləşdirilməsi.

Öz növbəsində təşkilati dəstək aşağıdakılardan ibarətdir:

• menecerin katibi üçün iş günü planının formalaşdırılması;
• zənglərin təşkili ( telefon danışıqları) menecer;
• işgüzar səfərlərin təşkili;
• menecerin qəbul zonasında ziyarətçilərin qəbulunun təşkili;
• müxtəlif tədbirlərin (görüşlər, işgüzar görüşlər, görüşlər və s.) təşkili, hazırlanması və onlara xidmət göstərilməsi;
• əmrlərin icrasına nəzarət;
• qəbul zonasında və menecerin ofisində funksional iş sahəsinin təşkili və saxlanması.

Yuxarıda göstərilən vəzifələr həm də icraedici inzibati dəstək kimi tanınır, çünki onları yerinə yetirərkən katib əslində inzibati işləri yerinə yetirir.

Sənədləşdirmə dəstəyinə aşağıdakıların hazırlanması və icrası daxildir:

• Təşkilati sənədlər;
• İdarəetmə sənədləri;
• Sənədlərlə işin təşkili;
• Cari qutu saxlama;
• Sonrakı saxlama üçün işlərin işlənməsi.

Həmçinin, şəxsi köməkçinin vəzifələrinə kompüterlə işləmək bacarığı daxildir, bu vəziyyətdə bacarıq səviyyəsi də fərdi olaraq müəyyən edilir.

Qeyd edək ki, vəzifələri yuxarıda sadalananlarla üst-üstə düşən müdir köməkçisi çox vaxt bir sıra şəxsi tapşırıqları yerinə yetirməyə məcbur olur. Bu vəzifələr dairəsini birbaşa işə qəbul zamanı müəyyən etmək tövsiyə olunur.

Yeni məqalələr

Menecer köməkçisinin şəxsi keyfiyyətləri

Şəxsi köməkçi onları həyata keçirmək üçün həm əqli, həm də fiziki cəhətdən mümkün qədər hazır olmalıdır. Şəxsi köməkçinin olması lazım olan ən vacib şəxsi keyfiyyətlərə nəzər salaq.

• Stress müqaviməti. Bu keyfiyyət, böyük iş həcmi və şəxsi köməkçinin öhdəlikləri səbəbindən məcburidir. Yalnız sərin ağıl və xarici stimullara və ya təcili iş rejiminə reaksiya verməmək bacarığı şəxsi köməkçiyə iş gününün ən əvvəlində gücünü itirməməyə kömək edəcəkdir.
• Ünsiyyət bacarıqları. Məlumdur ki, menecerin qəbul sahəsi heç vaxt sakit deyil: həmişə orada gözləyən qonaqlar var və ya telefon zəng çalır. Və menecerlə auditoriyaya sahib olmaq istəyən hər bir insanla ünsiyyət qurmağa məcbur olan menecer köməkçisidir. Eyni zamanda, hər kəsin müxtəlif sualları, məqsədləri və əhval-ruhiyyəsi var, hamısı ilə ortaq dil tapmaq və onların etibarını qazanmaq lazımdır. Əmin olun ki, qəzəbli müştəri ofisinə gəlsə, meneceriniz çətin ki, xoşbəxt olacaq. Buna görə də, bu vəziyyətdə şəxsi köməkçinin vəzifəsi ünsiyyət bacarıqları olmadıqda mümkün olmayan belə halların qarşısını almaq olacaq.
• Diqqətlilik. Sənədlərlə işləyərkən bu keyfiyyət böyük əhəmiyyət kəsb edir. Şəxsi köməkçi ilk baxışdan müəyyən bir sənədin tərtib edilməsinin və hazırlanmasının düzgünlüyünü qiymətləndirə bilməlidir. Üstəlik, sənədlərdəki səhvlərin əsas səbəbi diqqətsizlikdir.
• Yaddaş. Məlumdur ki, sənədlərlə işləmək şəxsi köməkçinin bilməli olduğu çoxlu sayda qaydalar və qanunlarla bağlıdır. Bundan əlavə, qəbul şöbəsinə hər gün çoxlu sayda zənglər daxil olur ki, bunu da unutmaq olmaz. Həm də bütün vacib tərəfdaşların adlarını, mövcud vəziyyət haqqında məlumatları və s. xatırlamaq lazımdır. Bütün bunlar katibədən yaxşı yaddaşa və məlumatla tez işləmək bacarığına malik olmasını tələb edir.

Menecer köməkçisinin peşəkar keyfiyyətləri

İcraçının şəxsi köməkçisi kimi işləmək üçün tələb olunan peşəkar keyfiyyətlər təsirli siyahı təşkil edir. Onları müəyyən etmək üçün siz də istifadə edə bilərsiniz menecerin katibi üçün peşəkar standart, müəyyən iş vəzifələrini yerinə yetirmək üçün hansı bacarıqların tələb olunduğunu aydın şəkildə göstərir.

Beləliklə, menecerin fəaliyyətinə təşkilati dəstəyi həyata keçirmək üçün şəxsi köməkçi bir çox peşəkar keyfiyyətlərə malik olmalıdır.

• Təşkilatın istehsal fəaliyyətinin xüsusiyyətlərini başa düşmək;
  • Sənaye xüsusiyyətləri;
  • Təşkilat və xarici mühit arasında qarşılıqlı əlaqə nümunələri;
• Təşkilatın rəhbərliyi və onun bölmələri ilə ünsiyyət qurmağı bacarmalı;
• Əməyin elmi təşkili üsullarını bilmək;
  • Özünüidarəetmə funksiyaları;
  • İş vaxtının planlaşdırılmasının prinsip və qaydalarını;
• Məqsədlər təyin etməyi bacarın. Planlaşdırmanın əsasları;
• Prioritetlərin təyin edilməsi prinsiplərini bilin. Məqsəd növləri.

Sənədləşmə fəaliyyəti üçün peşəkar keyfiyyətlərə aşağıdakılar daxildir:

• idarəetmənin hüquqi əsasları (inzibati, əmək və iqtisadi hüquq);
• idarəetmənin sənədləşdirilməsi qaydasını müəyyən edən qüvvədə olan hüquqi aktları, normativ-metodiki sənədləri, dövlət standartlarını;
• təşkilat strukturu. təşkilatın və bölmələrin rəhbər heyəti, sənədləri imzalamaq və təsdiq etmək səlahiyyəti olan şəxslərin imza nümunələri və onların məsuliyyət sahələrinə qoyulan məhdudiyyətlər;
• təşkilatın fəaliyyətinin sənədləşdirilməsi qaydaları;
• sənədlərlə işləmə qaydası;
• normativ aktlara və dövlət standartlarına uyğun olaraq sənədlərə qoyulan tələbləri;
• təşkilati sənədlərin tərtibi qaydaları (əsasnamələr, təlimatlar, əsasnamələr və s.) Sənədlərin növləri, onların məqsədi;
• sənədli dilçiliyin əsasları.

Eyni zamanda, peşə təhsili və iş təcrübəsinin məcburi mövcudluğunu unutma.

Baş direktor üçün şəxsi köməkçini necə seçmək olar

"Baş direktor" jurnalı

Şəxsi köməkçinin işinin mahiyyəti, menecerinizin fəaliyyətinin xüsusiyyətlərini və xüsusiyyətlərini bilməklə onun işinin əhəmiyyətli bir hissəsini öz üzərinə götürməkdir. Məsələn, şəxsi köməkçinin vəzifələrinə icraçının iş qrafikinin planlaşdırılması və optimallaşdırılması, baş direktorun hərəkətlərinin əlaqələndirilməsi, yığıncaqların və danışıqların təşkili, səhmdarların, direktorlar şuralarının iclaslarının təşkili, rəhbər işçi üçün ezamiyyətlərin hazırlanması daxildir (Funksiyalara bax). icraçının şəxsi köməkçisi).

İcraçının şəxsi köməkçisinin funksiyaları

Baş direktorun köməkçisinin vəzifələrinə aşağıdakılar daxildir:

• telefon danışıqlarının təşkili;
• rəhbərə ünvanlanmış mesajların, məktubların qəbulu, lazım gəldikdə isə rəhbərə çatdırılması;
• yığıncaqların, yığıncaqların, o cümlədən səhmdarların, direktorlar şuralarının yığıncaqlarının, danışıqların hazırlanması (şəxsi köməkçi materialları tərtib edir, tədbirin yeri və vaxtı barədə iştirakçılara məlumat verir, həmçinin normativ sənədlərə əməl olunmasına nəzarət edir, protokollar aparır, nəticələri tərtib edir, stenoqramı aparır. qeydlər);
• daxil olan işgüzar yazışmaları qəbul etmək, qeydiyyata almaq və rəhbərə ötürmək, sonra isə Baş direktorun qərarlarını konkret icraçılara çatdırmaq və ya müstəqil şəkildə cavab hazırlamaq;
• şirkətin struktur bölmələrinin işçiləri tərəfindən menecerin göstərişlərinin yerinə yetirilməsi müddətlərinə nəzarət etmək;
• sənədlərin imzaya qəbulu və vaxtında təqdim edilməsi;
• menecerin ziyarətçilərini qarşılamaq və qəbul etmək;
• işgüzar səfərlərin hazırlanması (viza dəstəyi, biletlərin bron edilməsi, otellərin rezervasiyası);
• menecerin ən səmərəli işinə şərait yaratmaq (iş yerinin təşkilinə, dəftərxana ləvazimatlarının, zəruri ofis avadanlığının mövcudluğuna, menecerin kabinetində təmizliyə nəzarət edir).

Sizə hansı şəxsi köməkçi lazımdır?

Baş katib. 25 nəfərə qədər şirkətlərin menecerləri üçün uyğundur. Bu şəxs menecerin katibinin funksiyalarını şirkət katibinin funksiyaları ilə birləşdirir. Menecer üçün o, yalnız müəyyən sadə tapşırıqları yerinə yetirir (məsələn, qonaqları salamlayır, onlara içki təklif edir, məktublar yazır, yazışmaları emal edir).

Tələblər. Bu, qərar qəbul etmədə və ya təşəbbüsdə müstəqil olması tələb olunmayan intizamlı bir ifaçı olmalıdır. Digər tələblərə aşağıdakılar daxildir: ali və ya natamam ali təhsil (təhsillərin işə təsir etməməsi vacibdir), yüksək yazı sürəti, ofis avadanlıqlarından istifadə bacarığı və ən azı bir il oxşar iş təcrübəsi arzuolunandır. Bu vəzifəyə müraciət edən şəxsin monoton işlərə meylli olması lazımdır.

İnzibati köməkçi, biznes meneceri. Əsasən menecer və tabeliyində olanlar arasında ünsiyyət üçün böyük sənəd axını olan şirkətlərin menecerləri üçün lazımdır. Bu tip şəxsi köməkçi öz işində həm texniki funksiyaların, həm də ondan müstəqillik və məsuliyyət tələb edən funksiyaların yerinə yetirilməsini birləşdirməlidir, məsələn: menecerin iş qrafikinin planlaşdırılması, səfərlərin təşkili, bəzi sənədlərin müstəqil tərtib edilməsi, danışıqlar, görüşlər üçün materialların hazırlanması. , səhmdarların yığıncaqları, direktorlar şuraları.

Tələblər. Ali təhsil, oxşar işlərdə iki il təcrübə, təmsilçi xarici görünüş, xarici dil bilikləri (lazım olduqda), yaxşı təşkilatçılıq bacarığı, o cümlədən danışıqlar aparmaq bacarığı, müstəqil qərar qəbul etmək bacarığı.

Peşəkar köməkçi. Bir qayda olaraq, bu, böyük müəssisələrin menecerləri üçün lazımdır. Kişilər tez-tez bu vəzifəyə dəvət olunur. Baş direktorun belə köməkçisi menecer üçün və onun üçün işlərin bir hissəsini yerinə yetirir və menecer nəticələrdən istifadə edir. Peşəkar köməkçi menecerin fəaliyyətinin mövzu sahəsində xüsusi biliyə və təhsilə malik olmalıdır. O, məsələn, inzibati köməkçi kimi menecer üçün texniki iş görmür.

Tələblər. Ali təhsil (ixtisaslaşdırılmış), iki il oxşar iş təcrübəsi, xarici dil biliyi (zəruri olduqda), şirkətin fəaliyyət sahəsində bilik və təcrübə, məsuliyyət, təşəbbüskarlıq. Bu işçi üçün həddindən artıq ambisiyaların olmaması çox vacibdir, çünki menecer çoxlu saatlarla çəkdiyi əziyyətli işin bəhrələrindən həzz alacaq və bütün uğurları özünə uyğunlaşdıracaqdır.

Menecerin şəxsi işləri üzrə menecer. Bu tip şəxsi köməkçi başqalarına nisbətən daha az yayılmışdır. Həm kiçik, həm də böyük şirkətlərdə tələb oluna bilər. İşdə çox vaxt sərf edən, eyni zamanda ofisdən kənarda çox aktiv həyat tərzi sürən, çoxuşaqlı ailəsi olan, tez-tez xaricə tətilə gedən və şəxsi işlərin təşkili ilə bağlı bəzi funksiyaları həvalə etməyə hazır olan menecer lazımdır. köməkçisinə. Məsələn, şəxsi işlər meneceri teatrlara, konsertlərə bilet sifariş edə və ala bilər, dostlar, qohumlar və vacib tərəfdaşlar üçün hədiyyələr ala bilər. Həmçinin, çox vaxt şəxsi işlər rəhbərinin vəzifələrinə menecer və onun ailə üzvləri üçün turist səfərlərinin təşkili daxildir (təcrübədən nümunəyə baxın: Müdir üçün alt paltarı).

Aşpaz alt paltarı

Şəxsi köməkçi vəzifəsinə müraciət edənlərdən biri müsahibədə əvvəlki meneceri ilə iş öhdəlikləri haqqında danışdı. İş vaxtının aslan payını şəxsi tapşırıqlar tuturdu (yaşlı anası üçün müalicə alan həkimin bütün tövsiyələrini nəzərə alaraq sanatoriya seçmək; yeniyetmə oğlundan doğum günündə hansı hədiyyə almaq istədiyini öyrənmək və onlayn sifariş etmək; piknik üçün təzə quzu almaq).

Bir gün onun meneceri yola düşməzdən bir neçə saat əvvəl onun ezamiyyətə getdiyini bildi. Evə paltar dəyişməyə vaxtı yox idi. Sonra sadiq köməkçi ən yaxın mağazaya getdi və rəis üçün bir dəst alt paltarı, əvəzedici köynək və onunla getmək üçün qalstuk aldı. Belə bir tapşırıq onun üçün işin qaydasında idi.

Tələblər. Ali təhsil, yaxşı kompüter bilikləri, ofis avadanlıqlarından istifadə bacarığı, gözəl görünüş, dil bilikləri (menecerin şəxsi tapşırıqlarının xüsusiyyətlərindən asılı olaraq), İnternetdə lazımi məlumatları tez və səmərəli axtarmaq bacarığı, məxfi məlumatları saxlamaq bacarığı. Nəzakət hissi, xüsusən də menecerin qohumları ilə ünsiyyət qurarkən çox vacibdir.

Baş direktor danışır
Yuri Vodilov "Sibrybprom" şirkətinin baş direktoru, Tümen

"Sibrybprom" MMC balıq məhsullarının istehsalında ixtisaslaşmış çoxşaxəli bir müəssisədir. Onun diri balıq yetişdirildiyi və yetişdirildiyi üç müəssisə, üç balıq emalı zavodu, tüstüləmə və qurutma sexi, anbarlar, gəmiqayırma zavodu var.

Şəxsi köməkçim səkkiz ildir mənim yanımda işləyir. Əvvəlcə onu katibə kimi işə götürdülər. Əlbəttə ki, işçi karyera yüksəlişinə sadiq idi, buna görə də zamanla o, mənim şəxsi köməkçim ola bildi.

Mənim üçün xüsusilə vacib olan nədir və niyə bu namizədi seçdim? Əla yaddaş, yüksək nizam-intizam, tapşırıqları vaxtında yerinə yetirmək bacarığı, insanlarla ünsiyyət qurmaq bacarığı, bu peşənin xüsusiyyətlərini bilmək, rəhbərlik tərəfindən tələblərin adekvat qavranılması və təbii ki, davranışın etik standartlarına uyğunluq.

Şəxsi köməkçim ziyarətçiləri qəbul edir, menecerin müsbət imicini yaradır və şirkət üçün yüksək reputasiya saxlayır. İş günümü planlaşdırmaq, danışıqların, görüşlərin, görüşlərin təşkili, lazımi sənədlərin hazırlanması, ofis işlərinin aparılması və bəzi məsələlərin müstəqil həlli - bütün bunlar mənim şəxsi köməkçimin üzərinə düşür. Belə sıx təmasda işləyərkən qarşılıqlı anlaşma və ünsiyyət prosesində rahat daxili vəziyyət çox vacibdir, çünki köməkçi artıq yaxın insandır!

Baş direktor danışır

Qalakta şirkətlər qrupu Poltina və Moroz və Solntse araq markalarının Rusiya istehsalçısıdır. Şirkət ilk 10 araq istehsalçısından biridir. Məhsulların paylanması şəbəkəsi Rusiya Federasiyasının bütün bölgələrini əhatə edir və 100-dən çox distribyutordan ibarətdir. Qrupun regional nümayəndəlikləri 24 ən böyük rayonda yaradılıb. 2006-cı ildə qrupun müəssisələrinin ümumi istehsal həcmi 2520 min ABŞ dolları təşkil etmişdir. Şəxsi heyətin sayı 600 nəfərdir.

Köməkçimin öhdəliklərinə aşağıdakılar daxildir:

• menecerin iş gününün planlaşdırılması;
• görüşlərin və konfransların təşkili;
• işgüzar yazışmalar;
• göstərişlərin icrası və təbii ki, baş direktorun əmrlərinin icrasına nəzarət.

Şəxsi köməkçi menecerin sağ əlidir və katibdən fərqli olaraq o, müəyyən səlahiyyətlərə və daha geniş məsuliyyət sahəsinə malikdir. Baş direktorun köməkçisinin əsas işgüzar keyfiyyətləri ünsiyyət bacarıqları, işgüzar etiket bilikləri, punktuallıq, dəqiqlik, diqqətlilik və təşkilatçılıqdır.

Həyat yoldaşınızla emosional uyğunluq nə üçün vacibdir?

Baş direktorun işi çox sayda insanla təmasda baş verir, bəzən onlarla ünsiyyət sərt əsasda qurulur və çox vaxt emosional narahatlığa səbəb olur. Buna görə də, şəxsi köməkçi vəzifəsinə seçdiyiniz şəxsin yalnız bütün lazımi peşəkar bacarıqlara malik olması deyil, həm də sizinlə emosional olaraq uyğun olması çox vacibdir.

Təbii ki, müsahibə zamanı namizədlə uyğunluğu müəyyən etmək çətindir. Yalnız bir çıxış yolu var - intuisiyanıza qulaq asmaq lazımdır. Yəqin ki, özünüzü bir dəfədən çox bu vəziyyətdə tapmısınız: görünür, namizəd bütün lazımi bilik və bacarıqlara malikdir və o, əla təcrübəyə malikdir və maaşla hər şey qaydasındadır, amma adamla danışmağı xoşagəlməz hesab edirsiniz, onun mümkün qədər tez getməsini istəyirsən və heç bir konkret izahat yoxdur. Hər şey çox sadədir - bu, eyni emosional uyğunsuzluqdur.

Baş direktor danışır
Regis Lhomme Pfizer-in Rusiyadakı nümayəndəliyinin rəhbəri, Moskva

1849-cu ildən mövcud olan Pfizer şirkəti təbabətin müxtəlif sahələri (kardiologiya, onkologiya, urologiya, psixiatriya, oftalmologiya, endokrinologiya, dermatovenerologiya), o cümlədən yeni nəsil antibiotiklər üçün əczaçılıq məhsulları hazırlayır və istehsal edir. Pfizer-in dünya üzrə 150-dən çox yeri var. Hər il şirkət yeni dərmanların tədqiqi və inkişafı üçün əhəmiyyətli sərmayələr qoyur. Şirkətin Rusiya nümayəndəliyi (Pfizer International MMC) 1992-ci ildən fəaliyyət göstərir.

Şəxsi köməkçim bu vəzifə üzrə standart vəzifələri yerinə yetirir: gündəlik iş qrafikini tərtib edir, ezamiyyətlər təşkil edir və s. Bu fəaliyyət növü üçün peşəkar bacarıqlarla yanaşı, şəxsi keyfiyyətlər də çox vacibdir: yüksək psixoloji uyğunlaşma, xoş niyyət, punktuallıq, detallara diqqətli olmaq bacarığı, əla ünsiyyət bacarıqları. Köməkçi həmişə menecerin iş şəraitini yaxşılaşdırmaq üçün hələ nə edilməli olduğunu hiss etməlidir.

Yaxşı bir icraçı köməkçinin əlaməti, müəyyən bir problemin həlli müqavilədə göstərilməsə belə, səmimi və daimi kömək etmək istəyidir. Bu daimi dəstək menecer üçün çox vacibdir, xüsusən də o, doğma ölkəsi olmayan və həmişə onun bütün xüsusiyyətlərini və adətlərini bilməyən bir ölkədə işləyirsə.

Hazırda şəxsi köməkçim vəzifəsini tutan şəxs bir ilə yaxındır ki, şirkətdə işləyir. Menecer və köməkçi bir yerdə işlədikləri üçün ünsiyyət onların hər ikisi üçün rahat olmalıdır. Mən tam əminəm ki, işçi seçərkən təkcə onun peşəkar keyfiyyətlərini deyil, həm də sizin aranızda intuitiv səviyyədə qarşılıqlı anlaşmanın yaranıb-yaramadığını, instinktiv olaraq bu insana etibar edə biləcəyinizi hiss edib-etmədiyini nəzərə almaq lazımdır. 30 ildən çox iş təcrübəmdən vacib bir dərs aldım: bəzən ağıldan çox intuisiyanıza güvənməlisiniz.

Şəxsi köməkçi axtarışını kimə həvalə etmək

İki seçim var: axtarışı HR xidmətinizə və ya işə götürmə agentliyinə həvalə edin (həmçinin bax: Köməkçi tapmaq üçün kimə etibar etmək olmaz).

Köməkçi tapmaq üçün kimə etibar etmək olmaz?

Çox vaxt iki şəxsi köməkçiyə ehtiyacı olan menecer ikinci işçi axtarışını artıq işləyən köməkçiyə həvalə edir. Bu vəziyyətdə, o, cüt-cüt işləyəcəklərini rəhbər tutur, buna görə də bir-birinə uyğun olmalıdırlar. Lakin bu ideya uğurlu sayıla bilməz. Rəhbərin etibarını və diqqətini tələb edən rəqiblə çiyin-çiyinə işləmək istəmədiyi üçün birinci köməkçi sadəcə olaraq texniki katib seçə bilər. O, bütün rutin işləri görəcək, lakin lazım gələrsə, birinci köməkçini tamamilə əvəz edə bilməyəcək.

Baş direktor, şəxsi köməkçi axtarmağı tapşıraraq, ona hansı insana ehtiyacı olduğunu mümkün qədər ətraflı (ən xırda detallara qədər) söyləməlidir. Eyni zamanda, təkcə vəzifələri deyil, həm də namizədlərə qoyulan tələbləri müəyyən etmək lazımdır. Hansı tələblərin sizin üçün əsas və məcburi, hansının isə isteğe bağlı olduğunu aydınlaşdırdığınızdan əmin olun (yəni seçim zamanı bütün əsas vacib tələblər yerinə yetirilərsə, göz yuma bilərsiniz). Bu şərtlər yerinə yetirilərsə, seçimə cavabdeh olan şəxs, bir tərəfdən, fundamental meyarlar əsasında namizədləri yoxlayacaq və meneceri arzuolunmaz namizədlərə vaxt itirməyə məcbur etməyəcək, digər tərəfdən, tələblərə cavab verməyənləri rədd etməyəcək. yalnız bir və ya iki parametrə uyğundur.

Baş direktor danışır
Yuliya Konelskaya, Qalakta Şirkətlər Qrupunun baş direktoru, Moskva

Köməkçi vəzifəsinə namizəd seçərkən həm daxili kadr ehtiyatından, həm də xarici mənbələrdən istifadə etdik. Məni ilk növbədə böyük şirkətlərin menecer köməkçiləri, eləcə də inzibati departamentlərin rəhbərləri (eyni zamanda bir qrup layihələri idarə etmək təcrübəsi olan) işləyən insanlar maraqlandırırdı.

Namizədlərin ilkin seçimini kadr xidməti həyata keçirib. Mütəxəssisin qeyd olunan tələblərə cavab verib-verməməsi yoxlanılıb: bacarıqlar yoxlanılıb, potensial və motivasiya müəyyən edilib. Müsahibə zamanı namizəddən real iş vəziyyətləri ilə bağlı halları həll etmək tapşırılıb və nəticələrə əsasən onun peşəkar uyğunluğu, həmçinin əvvəlki menecerin namizədinə etimad dərəcəsi müəyyən edilib (Hansı sualların kömək edəcəyi barədə məlumat üçün siz namizədi obyektiv qiymətləndirirsiniz, “Müsahibəni necə aparmaq olar” məqaləsini oxuyun, № 4 - 2007).

Seçim edərkən namizədin korporativ mədəniyyətimizin standartlarına uyğun olmasına da diqqət yetirmişik. Onun müəyyən bir məsuliyyəti öz üzərinə götürməyə hazır olması da çox vacibdir. Namizəd ifaçıdırsa, tapşırıq qoyarkən onun həyata keçirilməsi metodologiyasını izah etməyə vaxt sərf etməli olacaqsınız. Tapşırığın öhdəsindən müstəqil şəkildə gələ bilən, lazımi resursları tapıb lazımi kommunikasiyaları qura bilən bir köməkçi seçdim.

Yaradıcı komandanın rəhbəri üçün katibə seçmək texnologiyası

Sergey Alekseev "Kvartet-I" komik teatrının icraçı direktoru, Moskva

"Kvartet-I" komik teatrı 1993-cü ildə GİTİS-in estrada şöbəsinin bir qrup məzunu tərəfindən yaradılmışdır. Teatr kollektivi həmişə tamaşalarının müəllifi kimi çıxış edir (hətta başqa müəllifin ədəbi materialına əsaslansa belə). Teatr teatr, radio və televiziya layihələri çərçivəsində davamlı olaraq yaradıcılıq və ədəbi fəaliyyətlə məşğul olur.

Teatrda katib işinin özünəməxsus xüsusiyyətləri var. Bu, bir tərəfdən məşhur aktyorların məclisi, kreativ kulis atmosferi, digər tərəfdən isə bu mühitdə katibə iş görməli, yalnız texniki işlərlə məşğul olmalıdır. Gənc qızların başları çox vaxt belə kontrastlara tab gətirə bilmir. İldə bir dəfə katibimi dəyişməli olduğum üçün az qala özümü istefaya vermişəm. İndi, məsələn, üçüncü köməkçim son iki ildə mənim yanımda işləməyə başlayıb. Seçim texnologiyası aşağıdakı kimidir:

Şəxsi köməkçi üçün elanlar yerləşdirirəm.Bunu saytımızda və bir neçə iş saytlarında edirəm. Adətən çoxlu cavablar olur - teatrda istənilən vakansiya adi ofisdəki oxşar işdən daha cəlbedici görünür. Amma təəssüf ki, namizədlər teatrda işləməyə getdikləri üçün bunun əyləncəli olacağını düşünür və unudurlar ki, burada əylənmək yox, işləmək lazımdır.

CV-lərə əsasən ilkin seçimi edirəm. Aktrisaların, rəssamların, jurnalistlərin, yəni yaradıcı karyeraya açıq şəkildə diqqət yetirən insanların CV-lərini dərhal atıram. Çünki bu mövqe onları ancaq teatr kütləsinə daxil olmaq baxımından maraqlandıra bilər. Texniki təhsil, eləcə də külli miqdarda məlumatın işlənməsi təcrübəsi, əksinə, namizəd üçün kozırdır. Sonra qazanılan təcrübələrin ardıcıllığını qiymətləndirirəm. Məsələn, ilk dəfə layihə meneceri kimi çalışmış və hazırda katibə kimi iş axtaran şəxs üçün hansı motivasiya ola bilər?

Namizədlərlə elektron poçtla yazışıram və telefonla əlaqə saxlayıram. İlk təəssürat yazışmalardan və insanın fikirlərini ifadə etmə tərzindən formalaşır. Sonra görüş üçün bəyəndiyim beş-altı namizəd seçirəm.

Müsahibə. Bütün namizədləri bir axşam müsahibəyə dəvət edirəm, əlavə olaraq, işə qəbul agentliyinin direktoru olan dostumu da dəvət edirəm. Mən bir insan haqqında subyektiv mühakimə mövqeyindən suallar verirəm və o, peşəkar psixoloq kimi, məsələn, namizədin motivasiyasını müəyyən etməyə kömək edən suallar verir.

Mən bir neçə sınaq hekayəsi (biznes hadisələri) ilə gəldim. Mən ərizəçini müəyyən bir vəziyyətdə necə hərəkət edəcəyini düşünməyə dəvət edirəm. Cavablarda sağlam düşüncə və gözləntilərimlə üst-üstə düşmə axtarıram. Məsələn: “İşinizin ilk günündə çox yatdınız - işə başladıqdan yarım saat sonra oyandınız. İlk hərəkətləriniz hansılardır? Təbii ki, adamın deyəcəyini gözləyirəm ki, ilk iş onun rəhbərinə, yəni mənə zəng etmək olacaq. Amma elə olur ki, namizəd uzun müddət bundan imtina edir və bunun heç vaxt onun başına gələ bilməyəcəyini deyir. Başqa bir misal. Mən elə bir vəziyyəti təsvir edirəm ki, insanın bilavasitə rəhbəri tərəfindən tapşırığı var və onu yerinə yetirmək üçün düz bir saat vaxt ayrılır. Bundan sonra, daha yüksək patron başqa bir tapşırıq verir, bunun da tamamlanması üçün tam bir saat tələb olunur və bu da dərhal işə salınmalıdır. Ancaq hər iki işi eyni vaxtda yerinə yetirmək mümkün deyil. Onda soruşuram ki, bu vəziyyətdə namizəd özünü necə aparardı. Mənim üçün ideal cavab, hazırkı vəziyyət barədə məlumat vermək və məsləhət istəmək üçün birbaşa rəhbərimə qaçmaq olardı.

Müsahibədə qarşımda necə bir insan olduğunu başa düşmək üçün ailəni, valideynlərimin fəaliyyətini soruşuram. Axı adətən müsahibəyə gələn qızlar gənclərdir (18-23 yaş) və heç bir iş təcrübəsi yoxdur (yaxud minimaldır). Buna görə də, sahib olduqlarının çoxunu ailə qoyur, başqa təsir hələ olmayıb və özləri də yetkin fərdlərə çevrilə bilməyiblər.

Bütün müsahibələrdən sonra işə qəbul agentliyinin direktorunun fikrini nəzərə alaraq qərar verirəm. Onun fikrincə, kimin daha həvəsli olduğunu, kimin nə istədiyini və kimin istəmədiyini söyləyir. Bir insanla təmas hissi və onun varlığından rahatlıq da çox vacibdir. Bir qız gəldi, deyəsən ağıllı və tutarlı danışırdı, bütün iş işlərindən keçdi, amma hiss edirəm ki, məni bezdirir, tez getməsini istəyirəm. Şəxsi köməkçi seçərkən bu subyektiv amili gözardı etmək olmaz.

Bizdə yenicə işləməyə başlayan qızın nə xoşuna gəldi? Birincisi, çox aydın, səlahiyyətli resepturalarda. İkincisi, o, yaxşı texniki təhsili olan Moskva Aviasiya İnstitutunu yeni bitirib. Üçüncü artı odur ki, o, axşamlar mühasib işləyirdi, ona görə də böyük həcmdə məlumatları sistemləşdirmək və emal etmək bacarığına malikdir.

Menecer köməkçisinin iş təsviri: dizayn xüsusiyyətləri

Vəzifə təsviri işçinin yerinə yetirdiyi vəzifələri müəyyən edən, onun əmək vəzifələrini və məsuliyyətinin hüdudlarını müəyyən edən sənəddir.
Rusiya Federasiyasında hər bir peşə və ya vəzifə üçün vəzifə təlimatlarının hazırlanması əmək qanunvericiliyi ilə tənzimlənməsə də, işəgötürən təşkilatların böyük əksəriyyətində (həm dövlət, həm də özəl) bu sənəd olmalıdır.

Təlimatlar niyə lazımdır

Menecer köməkçisinin iş təsviri mümkün qədər çox məlumat ehtiva edir

İş təsvirinin hazırlanmasının məqsədəuyğunluğu onunla izah olunur ki, məhkəmə prosesi baş verərsə, onsuz işçinin öz vəzifələrini yerinə yetirmədiyini sübut etmək çətin olacaq (və onların tam siyahısı təlimat sənədində müəyyən edilmişdir), çünki işçi ilə əmək müqaviləsi Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin 57-ci maddəsinin 2-ci hissəsinə uyğun olaraq yalnız vəzifəni və onun ümumi əmək funksiyasını ehtiva edir.

İş təsviri işəgötürənə imkan verir:

1. Müəyyən edilmiş tələblərə uyğun gəlmədiyinə görə vəzifəyə iddiaçının imtinasını əsaslandırın
2. Fərdi işçilər arasında məsuliyyətləri aydın şəkildə müəyyənləşdirin
3. İşçinin həm sınaq müddətində, həm də ondan sonrakı fəaliyyətini qiymətləndirin
4. İşçinin tutduğu vəzifəyə uyğunsuzluğunu əsaslandırın (sertifikasiyanın nəticələrini nəzərə alaraq).

İş təsvirinin olması işçinin özü üçün də faydalıdır, çünki bu, onun vəzifə və öhdəliklərinin hüdudlarını müəyyən edir və heç kim nə əmək müqaviləsində, nə də əmək öhdəliklərində nəzərdə tutulmayan funksiyaları yerinə yetirməməlidir.

İnkişaf və təlimat bölmələri

Təlimat müəyyən bir tarixdən qüvvəyə minir və işçi imzaladıqdan sonra onunla tanış olmalıdır. İşçiyə bu sənədin surətini (həmçinin imzaya qarşı) vermək məsləhətdir. Müəyyən edilmiş təcrübəyə görə, təlimatlara standart alt bölmələr daxildir:

1. Ümumi müddəalar
2. Vəzifə öhdəlikləri
3. Hüquqlar
4. Məsuliyyət

Təlimatların hər hansı bir işçi üçün deyil, müəyyən bir vəzifə/peşə üçün tərtib edildiyini xatırlamaq vacibdir. Buna görə də, müəyyən bir vəzifənin xüsusiyyətlərini nəzərə alaraq, təlimatlar işçinin bu xüsusi vəzifədə yerinə yetirəcəyi vəzifələrin dairəsini müəyyən edir.

Menecer köməkçisinin iş təsvirinin xüsusiyyətləri

Menecer köməkçisi - məsul vəzifə

Menecer köməkçisi xüsusi bir vəzifədir. Menecer köməkçisinin əmək funksiyası onun rəhbərinin işini həm texniki, həm də təşkilati cəhətdən təşkil etməkdir.

Görüşlərin və tədbirlərin planlaşdırılması, iş gününün, həftənin və ya daha uzun müddətin planlaşdırılması, səfərlərin və tədbirlərin təşkili, mühüm sənədlərin icrasına nəzarət - bunlar ixtisaslı icraçı köməkçinin vəzifələrinin yalnız kiçik bir hissəsidir.

Katibin, köməkçinin, ofis müdirinin və məsul köməkçinin vəzifələrinin və müvafiq olaraq yerinə yetirdiyi vəzifələrin müəyyən edilməsi düzgün deyil. Birinci vəzifələr daha çox köməkçi funksiyaları əhatə edirsə, menecer köməkçisindən təşkilati və inzibati funksiyalar tələb olunur. Təsadüfi deyil ki, ixtisas kataloqu bu vəzifəni menecer kimi təsnif edir.

Müvafiq olaraq, menecer köməkçisi vəzifəsinə işə qəbul edilən işçi üçün müəyyən edilmiş tələblər rəhbərlik üçün təqdim olunur: təhsil səviyyəsindən tutmuş ixtisas və əvvəlki iş təcrübəsinə qədər. Şəxsi keyfiyyətlər də çox vacibdir.

Nə əmək müqaviləsində, nə də digər sənədlərdə menecer köməkçisinin səlahiyyətlərinə dair müfəssəl ifadələr olmadığından, onlar iş təsvirində mümkün qədər dəqiq əks etdirilməlidir. "Menecer köməkçisi" vəzifəsi üçün təlimatların xüsusiyyətləri:

• Texniki tapşırıqların ətraflı tərifi
• Menecerin göstərişlərinə oxşar təlimatların tərtib edilməsi (əlbəttə ki, birbaşa idarəetmə və fərdi qərarların qəbulu funksiyası istisna olmaqla)
• Bəzi öhdəliklərin məxfiliyinin nəzərə alınması
• Vicdansızlığa görə artan məsuliyyət (işəgötürənə zərər vurmağın mümkün nəticələrini nəzərə alaraq)
• Menecer tərəfindən əlavə olaraq həvalə edilmiş funksiyaları yerinə yetirmək bacarığı.

Menecer köməkçisi üçün ümumi tələblər

Menecer köməkçisi vəzifəsinə tez-tez xüsusi tələblər qoyulur.

“Ümumi müddəalar” bölməsinə təcrübə və təhsil üçün tələblərin sadalanmasından əlavə, zəruri bacarıqlar, tabeçilik və əvəzetmə proseduru da daxil ola bilər. Çox vaxt aşağıdakı şərtlər müəyyən edilir:

1. Ali təhsil
2. Təcrübə (adətən ən azı 1 il, bəzən daha çox)
3. Xarici dil biliyi.
4. İşgüzar ünsiyyət, yazı və etiket bacarıqları
5. Ofis avadanlığından istifadə bacarığı
6. Stress müqaviməti

Bundan əlavə, bu vəzifədə olan işçi müəssisənin yerli qaydalarını bilməli, işçilərlə və rəhbərliklə anlaşmalıdır. Xarici dillərə gəldikdə, o zaman bilik tələb etməyə dəyər ki, köməkçi öz vəzifələrini yerinə yetirərkən onlardan praktiki olaraq istifadə etsin.

Müdir köməkçisi vəzifəsini tutan şəxs məxfi məlumatlardan istifadə etməyi və saxlamağı bacarmalıdır.

Məsuliyyətlər və hüquqlar

Tipik olaraq, menecer köməkçisinin öhdəliklərinə aşağıdakılar daxildir:

• Birbaşa idarəetmə tapşırıqlarının yerinə yetirilməsi
• Menecerin iş vaxtının planlaşdırılması və koordinasiyası
• Danışıqlara nəzarət və təşkili (həm telefon, həm də şifahi)
• Biznes sənədlərinin tərtibi və redaktə edilməsi
• Sənədlərin məxfiliyinə və təhlükəsizliyinə nəzarət

Kopyalama, məlumat bazalarının saxlanması və digər texniki və köməkçi işlər kimi funksiyaları adətən katib (katib köməkçisi) yerinə yetirir. Uğurlu iş üçün menecer köməkçisinə kifayət qədər geniş hüquqlar verilir:

1. Görüşlər və telefon danışıqları zamanı təşkilatın maraqlarını təmsil etmək
2. Rəhbərin göstərişlərini yerinə yetirmək üçün işçilərdən lazımi məlumat və sənədləri tələb edin
3. Verilmiş səlahiyyətlər daxilində yazışmalar və danışıqlar aparmaq, cari məsələlərin həlli üçün sənədləri təsdiq etmək.

Təbii ki, hər bir təşkilat öz fəaliyyətinin xarakterini nəzərə alaraq işçilərə verilən hüquqların siyahısını tamamlayır və ya dəyişdirir.

Məsuliyyət hədləri

Menecer köməkçisinin iş təsviri gələcəkdə məhkəmə çəkişmələrinin qarşısını almağa imkan verir

Məsuliyyət təyin edərkən hüquqi normaları yadda saxlamalısınız:

• Xidməti vəzifələrini yerinə yetirməməsinə görə - Əmək Məcəlləsinə uyğun olaraq
• Hüquq pozuntularına görə - inzibati, mülki və cinayət qanunvericiliyi çərçivəsində
• Maddi ziyana görə - Əmək və Mülki məcəllələrin normalarına uyğun olaraq.

Mövcud qanunvericiliyin normalarını və müəyyən bir təşkilatın fəaliyyətinin xüsusiyyətlərini nəzərə alaraq, menecer köməkçisi üçün iş təsviri hazırlamaqla nəinki belə bir məsul vəzifə üçün ən uyğun işçini seçə bilərsiniz, həm də mümkün məhkəmə çəkişmələrinin qarşısını ala bilərsiniz. gələcək.

Bir insanın iş şəraiti və onun effektivliyi təfərrüat və spesifikasiya dərəcəsindən asılı ola bilər. Nəhayət, menecerə real, vicdanlı bir köməkçi lazımdır. Oxucularımızın diqqətini ona da cəlb etməliyik ki, bir menecerin bir neçə köməkçisi ola bilər. Onlar texniki məsələlərdə, maliyyə məsələlərində və s. ixtisasa malik ola bilərlər.

Elə idarəçi tipi var ki, onun ştatında müavinləri yoxdur. Hər şeyi özü edir və bir neçə köməkçi ona bu işdə sadəcə kömək edir. Bütün qərarları tək qəbul edir. Menecer köməkçisi üçün yüksək keyfiyyətli iş təsviri hazırlamaq üçün menecerin özünü prosesə cəlb etmək lazımdır. Əks təqdirdə bu, sadəcə bir kağız parçası olacaq.

Video sizə necə inamlı olmağı və iş müsahibəsindən keçməyi öyrədəcək:

Səhv gördünüzmü? Onu seçin və vurun Ctrl+Enter bizə bildirmək üçün.

Məqalə www.sekretariat.ru, www.kaus-group.ru, juristpomog.com saytlarının materialları əsasında yazılmışdır.

Menecer köməkçisinin işinin xüsusiyyətləri şirkətin fəaliyyətindən, rəhbərliyin tələblərindən asılıdır və bir çox məqamları əhatə edir. İşçinin vəzifələrinin "bulanıq" görünməməsini təmin etmək üçün menecer köməkçisinin işi üçün zəruri olan səlahiyyət və səlahiyyətlərini tənzimləyən iş təsviri istifadə olunur.

Niyə iş təsvirinə ehtiyacınız var?

İş təsviri (JI) şirkətin daxili təşkilati və inzibati sənədlərinə istinad edir və əmək müqaviləsindən daha ətraflıdır. Sənəd vəzifənin strukturunu, işçinin səlahiyyətlərini, habelə əmək vəzifələrini və məsuliyyətlərini tənzimləyir. DI menecerin tabeçiliyə olan tələblərinin şəffaflığını təmin edir və rəhbərlərin işçi tərəfindən rəsmi vəzifələrin yerinə yetirilməsinə nəzarəti asanlaşdırır.

DI işəgötürənin birtərəfli aktıdır və buna görə də məcburidir. Hər bir şirkət DI-ni müstəqil şəkildə tərtib etdiyi üçün onun Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinə və əmək müqaviləsinə zidd olmaması vacibdir. Ona görə də əvvəlcə vəkillə sənədi razılaşdırmaq düzgün olardı. Bir qayda olaraq, iki nüsxədə tərtib edilir: biri menecerdə, digəri işçidə saxlanılır.

İş təsvirinin mətni təcrübəli hüquqşünas tərəfindən hazırlanmalıdır. Əgər belə mütəxəssisləriniz yoxdursa, kömək üçün autsorsing şirkəti ilə əlaqə saxlayın.

DI əmək müqaviləsi tərəfləri üçün necə faydalıdır:

• vəzifəyə qoyulan ixtisas tələblərini, rəhbərliyə tabelik qaydasını, hüquq və vəzifələrin hüdudlarını və məsuliyyət səviyyəsini aydın tənzimləyir;
• işçi şəxsi səlahiyyət və öhdəliklərin dairəsini dərk edir. Məsələn, ona Dİ-yə aid olmayan bir vəzifə tapşırılıbsa, o, özü üçün heç bir mənfi nəticə vermədən onu yerinə yetirməkdən imtina etmək hüququna malikdir;
• işdən çıxarılma (vəzifə uyğunsuzluğu səbəbindən) işçi tərəfindən məhkəmədə etiraz edilərsə, DI işçinin fəaliyyətinin qiymətləndirilməsində güclü bir arqument olacaq və işəgötürənə məhkəmə proseslərində şirkətin maraqlarını qorumağa kömək edəcəkdir;
• işçilərin əmək xərclərinin vergi orqanları qarşısında iqtisadi məqsədəuyğunluğunun əsaslandırılması prosedurunu sadələşdirir (kadrların ixtisasının artırılması üzrə tədbirlərin həyata keçirilməsinin məqsədəuyğunluğu, şəhərlərarası və beynəlxalq telefon danışıqlarının dəyəri və s.)

İş təsvirinin düzgün tərtib edilməsi

Menecer köməkçisi vəzifəsi kifayət qədər geniş funksiyaları nəzərdə tutur. Praktikada bu ad rəsmi səlahiyyət və funksiyalar baxımından tamamilə fərqli olan iki mövqe kimi başa düşülə bilər:

• katiblik və inzibati vəzifələri yerinə yetirən müdir köməkçisi;
• müəyyən məsələlər qruplarını həll edən tam hüquqlu direktor köməkçisi.

Direktor köməkçisinin iş təsviri

DI-də əks olunan hər bir vəzifənin xüsusiyyətləri üç bölmədən ibarətdir: işçi nəyi bilməlidir, hansı vəzifə öhdəlikləri müəyyən edilir və tələb olunan ixtisas səviyyəsi.

Əmək müqaviləsi kimi, DI aşağıdakı müddəaları ehtiva edir:

1. Dİ-ni tərtib edən təşkilatın adı (dövlət qeydiyyatı sənədlərinə uyğun olmalıdır).
2. Sənədin adı “İşin təsviri”dir. Nömrə və seriya nömrəsi.
3. Əsas müddəalar (tam adı, mütəxəssis hansı ümumi məsələləri başa düşməlidir, köməkçi olmadıqda kimi əvəz edir, kimə hesabat verir, məcburi minimum iş stajı).
4. Əmək funksiyaları.
5. Vəzifə öhdəlikləri.
6. Hüquqlar.
7. Məsuliyyət
8. Təfərrüatlar və imzalar.

Menecer kifayət qədər yüksək tələblərə cavab verməlidir:

• ali ixtisas təhsili (texniki, hüquqi, iqtisadi və s.);
• ən azı üç il iş təcrübəsi (bu, hər bir təşkilat üçün fərdi olaraq qərar verilir);
• şirkətdə tələb olunan müəyyən bacarıqlar (məsələn, istehsalda praktiki bacarıqlar, texnoloji proses, satış sxemləri haqqında biliklər).

Dİ-də ilk növbədə mütəxəssisin idarəetmə işçiləri kateqoriyasına aid olması və direktor tərəfindən vəzifəyə təyin və vəzifədən azad edilməsi haqqında bənd daxil edilməlidir. Bütün bəyanatlarda köməkçinin səlahiyyətlərinə aid ediləcək vəzifələrin dəqiq təsviri olmalıdır.

Direktorun köməkçisi təşkilatın fəaliyyətini tənzimləyən qanunvericilik bazasında naviqasiya etməlidir. Bir qayda olaraq, tərkibi baxımından bu, kifayət qədər geniş sənədlər siyahısıdır: təşkilatın nizamnaməsindən tutmuş metodiki tövsiyələrə, təlim materiallarına, şirkətin fəaliyyətini tənzimləyən yerli və federal aktlara, sənəd idarəetmə xüsusiyyətlərinə qədər.

Əsas müddəalara menecerin başa düşməli olduğu ümumi müddəalar daxildir:

• müəssisənin və onun bölmələrinin strukturunu başa düşmək;
• ofis işinin təşkili, müdirin göstəriş və əmrlərinin işçilər tərəfindən icrasına nəzarət;
• işgüzar danışıqlarda iştirak etmək və ya müstəqil şəkildə aparmaq;
• ziyarətçiləri qəbul etmək;
• şirkət rəhbərinin inzibati işinin texniki təminatını başa düşmək (kompüterlər, ofis avadanlıqları, qəbuledici və domofon cihazları və s. ilə işləmək bacarığı);
• idarəetmənin və əməyin təşkilinin əsaslarını.

Direktor köməkçisinin vəzifə öhdəlikləri:

• təşkilatın direktoru tərəfindən alınan yazışmaları qəbul edir, yoxlayır və sistemləşdirir, direktorun qərarlarının icrasının nəticələri haqqında hesabat verir;
• sərəncamları konkret icraçılara, struktur bölmələrə, sorğulara və digər sənəd növlərinə ötürür, cavablar hazırlayır;
• işçilərin əməyinə, qəbul edilmiş rəhbər tapşırıqların vaxtında icrasına nəzarət edir;
• tabeliyində olanlardan ərizələri və digər sənədləri şəxsən qəbul edir və imzalanması üçün rəhbərə təqdim edir;
• menecer tərəfindən təsdiq üçün təqdim edilmiş layihələrlə bağlı sənədləri yoxlayır və redaktə edir;
• menecer tərəfindən keçirilən iclasların və iclasların hazırlanmasında (materialların toplanması, protokolların aparılması, iştirakçıların xəbərdar edilməsi və qeydiyyatının aparılması, gündəliyin müəyyən edilməsi) iştirak edir;
• vəzifə səlahiyyətləri daxilində tabeliyində olan şəxslərin işini əlaqələndirir;
• sənədləşmənin təhlükəsizliyini və arxivə vaxtında təhvil verilməsini təmin etmək üçün işləri həyata keçirir.

Müəyyən bir təşkilat üçün direktor köməkçisinin vəzifələrinin siyahısı genişləndirilə və ya əksinə, daraldıla bilər. Hamısı vəzifəyə olan tələblərdən, şirkətin işinin xüsusiyyətlərindən və miqyasından və menecerin iş qrafikinə təsir edən digər amillərdən asılıdır.

İşçinin vəzifələrinə əlavə olaraq, DI-yə direktor köməkçisinin hüquq və vəzifələri ilə bağlı bölmələr də daxildir.

Direktor köməkçisinin hüquq və vəzifələri:

İşçinin vəzifələri ilə yanaşı, aşağıdakı hüquqları vardır:

• öz vəzifə öhdəlikləri çərçivəsində şirkətin fəaliyyətinin təkmilləşdirilməsinə yönəlmiş təkliflər vermək;
• işçilərdən və şöbə rəhbərlərindən zəruri sənədləri və məlumatları tələb etmək;
• dövlət orqanlarında və kommersiya təşkilatlarında şirkətin maraqlarını təmsil etmək;
• müəyyən edilmiş səlahiyyətlərə uyğun olaraq qarşı tərəflərlə qarşılıqlı əlaqədə olmaq.

İşçilərin məsuliyyəti bölməsində Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin, Rusiya Federasiyasının Mülki Məcəlləsinin, Rusiya Federasiyasının İnzibati Xətalar Məcəlləsinin və Rusiya Federasiyasının İnzibati Xətalar Məcəlləsinin normalarına istinad edərək, məsuliyyət növlərini sadalamaq lazımdır. Rusiya Federasiyasının Cinayət Məcəlləsi. Pozuntu növlərini təfərrüatlandırmağa və konkret məqalələri göstərməyə dəyməz, əks halda problem yaranarsa, işçinin günahını sübut etmək asan olmayacaq.

Menecer köməkçisi vəzifəsi

İcraçı köməkçisi vəzifəsinə katiblik vəzifələrinin kombinasiyası ilə icraçıya şəxsi köməkçinin vəzifələrinin siyahısı daxildir. Bu fəaliyyət növü ilə məşğul olan işçilər menecerin şəxsi köməkçiləri kimi təsnif edilir. Müvafiq olaraq, onların səlahiyyətləri direktor köməkçisinin səlahiyyətlərindən çox azdır, buna görə də ixtisas tələbləri o qədər də sərt deyil.

İşçinin ali təhsili, uzun iş stajı və ya digər keyfiyyətlərə malik olması tələb olunmur, əksər hallarda onun tabeliyində başqa işçilər olmur.

Menecer köməkçisinin vəzifələrinə aşağıdakılar daxildir:

• direktorun vaxtının idarə edilməsi (görüşlərin, ezamiyyətlərin cədvəlinin hazırlanması, sənədlərin imzalanması və s.);
• telefon zənglərinin qəbulu və yenidən paylanması;
• daxil olan sənədlərlə işləmək;
• menecerin işinə texniki dəstək (biletlərin bron edilməsi, nəqliyyat, danışıqlara və görüşlərə hazırlıq), habelə onun dəstəyi;
• müdirin iş yerini lazımi dəftərxana ləvazimatı və ofis avadanlığı ilə təşkil edir;
• direktorun göstərişi ilə öz əmrlərini müəssisənin şöbə müdirlərinə və işçilərinə çatdırır;
• işgüzar əlaqələrin saxlanılması
• rəhbərliklə görüş təyin edir;
• Digər fərdi tapşırıqları yerinə yetirir.

İşçilər imzalandıqdan sonra Dİ ilə tanış olur və surəti verilir. Sənədin hüquqi qüvvəyə malik olması üçün rəhbərlik onu təsdiq etməlidir. Dİ-nin təsdiqi daxili aktların təsdiqi ilə eyni şəkildə baş verir. Bu, ayrıca sifariş ola bilər və ya təsdiq etdiyim möhür DI-nin yuxarı hissəsinə vurulur və menecer tərəfindən imzalanır.

Kiçik biznes xəbərləri üçün Telegram-da xüsusi kanal və qruplar açdıq

Bir şirkətin CEO-nun bir çox məsuliyyəti var. Təşkilat inkişaf etdikcə, bu məsuliyyət dairəsi genişlənir. Menecerin birbaşa şirkətin inkişafına yönəlmiş problemləri həll etmək əvəzinə vaxt sərf etməli olduğu bir çox "dövriyyə" var. Bu, mütəxəssisin səmərəliliyini azaldır. Yüksək ixtisas tələb etməyən bəzi vəzifələr baş direktorun köməkçisinə həvalə edilə bilər.

Baş direktorun köməkçisi vəzifəsi: əsas xüsusiyyətlər

Baş direktorun köməkçisi vəzifəsini müəyyən etmək çətindir. Fakt budur ki, bu mütəxəssisin vəzifələrinin əhatə dairəsi baş direktorun ehtiyaclarından asılı olaraq müəyyən edilir. İşçinin fəaliyyəti bir aspektə yönəldilə bilər. Köməkçilərin praktikada işlədiyi vəzifələrə baxaq:

• katib. Bu mütəxəssis sənədlərlə işləmək üçün məsuliyyət daşıyır. Onun məsuliyyət sahəsinə zənglər və müxtəlif gündəlik tapşırıqlar daxildir.
• Şəxsi köməkçi. Baş direktorun iş gününün, işgüzar görüşlərin və konfransların təşkili üzrə ixtisaslaşmışdır. Mütəxəssis həm də meneceri ezamiyyətlərdə müşayiət edir.
• Baş direktorun müavini.İşçinin məhdud bir sıra məsələlər üzrə qərar qəbul etmək hüququ var.

Bir qayda olaraq, reallıqda köməkçi bir neçə mütəxəssisin funksiyalarını birləşdirir. Böyük şirkətlərdə CEO-nun iki köməkçisi ola bilər. Məsələn, biri müdirin iş vaxtını təşkil edir, digəri isə sənədləşmə işləri ilə məşğul olur.

Köməkçi menecerlər kateqoriyasına aiddir. O, birbaşa baş direktora hesabat verir. Adətən işçiyə təqdim olunan tələblər:

• Müvafiq sahədə ali təhsil (məsələn, hüquq).
• Üç il iş təcrübəsi.

Bir qayda olaraq, digər işçilər baş direktorun köməkçisinə hesabat verirlər. Onun geniş səlahiyyətləri var: əmr vermək hüququndan tutmuş müxtəlif şöbələrin işinə nəzarət etmək.

ƏHƏMİYYƏTLİ! Köməkçi təyin etmək heç də həddindən artıq iş deyil. Bu tədbir menecerin diqqətini yüksək peşəkarlıq və yaradıcılıq tələb edən problemlərin həllinə yönəltməyə imkan verir. “Dövriyyə” köməkçiyə həvalə edilir. Bu, həm CEO-nun, həm də şirkətin özünün səmərəliliyini əhəmiyyətli dərəcədə artırır.

Hüquqi tənzimləmə

Baş direktorun köməkçisinin fəaliyyəti əsasnamə ilə tənzimlənir:

• Metodoloji tövsiyələr.
• Nizamnamə.
• Əmək müqaviləsi.
• Rəhbərin əmri ilə.
• İşin təsviri.

Baş menecer köməkçisinin vəzifələri nələrdir?

Baş menecer köməkçisinin vəzifələri şirkətin ölçüsündən asılı olaraq dəyişir. Kiçik şirkətlərdə işçilər kuryerlərin, menecerlərin işinə və ofis fəaliyyətinin həyat təminatına nəzarət etmək üçün məsuliyyət daşıyırlar. Böyük təşkilatlarda CEO-nun adətən iki köməkçisi olur. Bir şəxsi köməkçi menecerin iş gününü təşkil edir, ikincisi bütün digər məsələlərlə məşğul olur. Mütəxəssislərin vəzifələrinin siyahısı əhəmiyyətli dərəcədə dəyişə bilər. Hər halda, vəzifələr iş təsvirində göstərilməlidir. Nümunə siyahıya baxaq:

• Danışıqların təşkili, o cümlədən telefon vasitəsilə.
• Yazışmaların qəbulu.
• İclas və iclasların təşkili: müvafiq materialların hazırlanması, reqlamentə riayət olunmasına nəzarət, protokolların tərtibi, stenoqram.
• Baş direktorun göstərişlərinin icrasına nəzarət.
• Sənədləri imza üçün rəhbərə təqdim etmək.
• Baş direktorun ziyarətçilərinin qəbulu.
• İşgüzar səfərlərin təşkili (məsələn, otaqların bron edilməsi, biletlərin sifarişi).
• Baş direktorun səmərəli fəaliyyətinin təmin edilməsi.
• İş günü planının tərtib edilməsi.
• Baş direktor üçün məlumat dəstəyi.
• Görüşlərdə və işgüzar görüşlərdə iştirak.
• İşgüzar görüşlərin təşkili.
• Təqdimatların təşkili.
• Xərc hesabatlarının hazırlanması.
• Şəxsi sifarişlərin icrası.
• Kompüterdən istifadə etməklə verilənlər bazalarının, virtual təqdimatların yaradılması.

Köməkçi baş direktora ən yaxın olan şəxsdir. Çox vaxt onun iş günü standartlaşdırılmır. İşçi müxtəlif problemləri həll edir, ona görə də müvafiq şəxsi keyfiyyətlərə malik olmalıdır.

İşçilərin hüquqları

Baş direktorun köməkçisi aşağıdakı hüquqlara malikdir:

• Köməkçinin fəaliyyəti ilə bağlı menecerin layihələri və qərarları ilə tanışlıq.
• Lazımi məlumatları almaq hüququ.
• Rəsmi səlahiyyətlər çərçivəsində qərar qəbul etmək hüququ.

Baş direktorun köməkçisinə daha böyük səlahiyyətlər verilə bilər. Məsələn, işçinin sənədləri imzalamaq hüququ ola bilər.

Köməkçiyə verilən vəzifələr

Köməkçiyə həvalə edilmiş vəzifələr iş təsvirində göstərilməlidir. İşçi aşağıdakı hallarda məsuliyyət daşıyır:

• İş təlimatlarına əməl edilməməsi.
• Rusiya Federasiyasının qanunlarını pozan hərəkətlər.
• Zərər törətmək.

Köməkçi qanun pozuntusuna yol veribsə, məsuliyyətə cəlb edilməzdən əvvəl araşdırma aparılır. Günahın dərəcəsini müəyyən etmək lazımdır. Təhqiqatda şirkətin əsas işçiləri iştirak edir. Onun nəticələrinə əsasən sənəd tərtib edilir. Təqsirinin dərəcəsindən asılı olaraq işçiyə cəza təyin oluna bilər. Köməkçi də işdən çıxarıla bilər.

Köməkçidən hansı şəxsi keyfiyyətlər tələb olunur?

Şəxsi köməkçiyə geniş tapşırıqlar verilir. Bəzi mütəxəssislər bir sahədə işləyirlər, lakin bu, köməkçiyə aid deyil. Ondan çoxşaxəli və çox yönlü olması tələb olunur. Baş direktor köməkçisinin malik olmalı olduğu şəxsi keyfiyyətləri nəzərdən keçirək:

• Proaktivlik, irəlidə işləmək.
• Vəziyyətin gələcək inkişafını qabaqcadan görmək bacarığı.
• Fəsadların qarşısının alınması.
• Çox yönlülük.
• Sürətlə dəyişən mühitə uyğunlaşma.
• Bir və ya bir neçə xarici dildə sərbəst danışıq qabiliyyəti.
• İnformasiya axınları ilə işləmək bacarığı.
• Məxfiliyi qorumaq bacarığı.
• Vəziyyəti sistematik təhlil etmək bacarığı.
• Eyni anda bir neçə həll təklif etmək imkanı.
• Orta və qabaqcıl PC bacarıqları.
• Vaxtın idarə edilməsinin əsaslarını bilmək.
• Birdən çox işçinin fəaliyyətini koordinasiya etmək bacarığı.
• Diplomatiya.
• Ünsiyyət bacarıqları, münaqişələri həll etmək bacarığı.
• Böyük həcmli məlumatlarla əməliyyat işi.
• Yaxşı yaddaş.
• Prioritet vermək bacarığı.

Köməkçi bacarıqlı və stresə davamlı olmalıdır. Əlaqədar ixtisaslar üzrə biliklər (məsələn, hüquq elminin əsasları üzrə biliklər) arzuolunandır.

Baş direktora nə vaxt şəxsi köməkçi lazımdır?

Baş direktora böyük bir vəzifə siyahısı verildiyi təqdirdə köməkçi işə götürülür. Menecer mövcud vəzifələrin öhdəsindən gəlsə belə, "dövriyyənin" böyük bir hissəsi işi ləngidə bilər. Bir köməkçinin işə götürüldüyü gündəlik işləri idarə etməkdir. Bir qayda olaraq, bu işçilər böyük şirkətlərə dəvət olunur. Kiçik təşkilatların baş direktorları bütün işləri təkbaşına idarə edə bilərlər.

Menecer köməkçisinin iş təsviri təyin olunmuş vəzifəyə müraciət edən işçinin vəzifələrinin siyahısı haqqında fikir verir. DI hüquqi əhəmiyyətli sənəddir. Dörd əsas və bir neçə kiçik bölmədən ibarətdir və eyni zamanda əmək münasibətlərini tənzimləyən şirkətin ən vacib daxili sənədlərindən biridir.

Müdir köməkçisi üçün iş təsviri nümunəsi

1. Əsas müddəalar

1. Müdir köməkçisi müəssisə rəhbərinin əmri ilə işə qəbul edilir və vəzifədən azad edilir.
2. Köməkçi operativ olaraq müvafiq rəhbərə tabedir.
3. Məcburi olmama (xəstəlik, ezamiyyət və s.) zamanı köməkçinin vəzifələri müvəqqəti olaraq şirkət direktorunun katibinə həvalə edilir.

Menecer köməkçisi aşağıdakı ixtisas standartlarına cavab verməlidir:

1. tam ali təhsil;
2. Köməkçi, katib və ya icraçı köməkçi kimi iş təcrübəsi;
3. ofis texnikası və kompüter proqramlarının əsaslarını bilmək;
4. yaxşı biznes ingilis dili biliyi.

Menecer köməkçisi başa düşməlidir:

• ofis işinin əsas standartlarını;
• şirkət tərəfdaşları ilə danışıqların əsasları;
• ofisdə tələb olunan kompüter proqramları;
• danışıqlarda və yazışmalarda direktora kömək etmək üçün kifayət qədər səviyyədə işgüzar ingilis dili;
• ümumi qəbul edilmiş biznes standartlarına uyğun olaraq daxil olan və gedən yazışmaların axınının təmin edilməsi;
• şirkətin səlahiyyətlərinə aid olan məsələləri tənzimləyən daxili sənədləri;
• şirkətin iyerarxiyası və strukturu;
• stenoqrafiya texnikası;
• səhvsiz sənədləşmə ilə bağlı rus dili qaydaları;
• ofis avadanlıqlarından istifadə qaydalarını;
• işgüzar etiket standartları.

Menecer köməkçisi aşağıdakıları rəhbər tutur:

• Rusiya Federasiyasının mövcud qanunları;
• şirkətin daxili sənədləri;
• bu iş təsvirinin məqamları.

2. Funksiyalar

Menecer köməkçisinin funksiyaları:

1. Danışıqlarda və görüşlərdə menecerə köməklik etmək.
2. Birgə iş görüşləri və konfranslar təşkil etmək üçün digər menecerlərin köməkçiləri ilə fəaliyyətlərin əlaqələndirilməsi.
3. Menecerin katibi ilə birlikdə sənədlərin və yazışmaların nəzərdən keçirilməsi, ilkin işlənməsi.
4. Xarici tərəfdaşlarla görüşlərdə və ünsiyyətdə menecerə köməklik etmək.
5. Ziyarətçilərin optimal qəbulunun təşkili.
6. İş qrafikini planlaşdırmaqda menecerə kömək etmək.
7. İclas və konfransların nəticələrinə əsasən xülasələrin və digər sənədlərin hazırlanması.
8. Rəhbərin əmrlərinin öz səlahiyyətləri daxilində şirkətin işçilərinə çatdırılması.
9. Menecer tərəfindən verilən iş tapşırıqlarının yerinə yetirilməsi.
10. Müdirin məcburi olmadığı müddətdə iclaslarda dəyişdirilməsi onun səlahiyyətindədir.
11. Öz səlahiyyətləri daxilində sənəd dövriyyəsinin düzgünlüyünə nəzarət.
12. Rəhbərin əmri ilə öz səlahiyyətləri daxilində məlumatların toplanması və sənədlərin hazırlanması.
13. Rəhbərin ofisini və iş yerini işlək vəziyyətdə saxlamaq üçün tədbirlər görmək.
14. Şirkətin fəaliyyətində mümkün problemlər barədə menecerə məlumat vermək.

3. Məsuliyyət

Menecer köməkçisi aşağıdakı vəzifələrə malikdir:

1. səriştəsiz hərəkətləri nəticəsində müəssisəyə dəymiş zərərə görə - əmək qanunvericiliyi ilə müəyyən edilmiş həddə.
2. Şirkətdaxili məlumatların açıqlanmasına və biznes normalarının digər pozuntularına görə - qanunla və şirkətin sənədləri ilə müəyyən edilmiş həddə.
3. Əmək funksiyalarının düzgün yerinə yetirilməməsinə görə - cəmiyyətin müvafiq rəsmi sənədləri ilə müəyyən edilmiş hədlər daxilində.
4. xidməti vəzifələrinin icrası zamanı baş vermiş qanun pozuntularına görə - mövcud qanunvericiliyin maddələrinə uyğun olaraq.

4. Hüquqlar

İş funksiyalarını yerinə yetirmək üçün menecer köməkçisi aşağıdakı hüquqlara malikdir:

1. Menecerə iş vəzifələrinin icrasını optimallaşdırmaq imkanları haqqında məlumat verin.
2. Öz funksiyalarını uğurla yerinə yetirmək üçün zəruri olan məxfi sənədlər də daxil olmaqla şirkətin rəsmi sənədlərini almaq.
3. Öz səlahiyyətiniz daxilində şirkətin digər işçilərindən məlumat alın.
4. Müvafiq birbaşa göstərişlər verildiyi hallarda menecerin adından əmrlər vermək.
5. Öz səlahiyyətləriniz daxilində sənədləri təsdiq edin.
6. Rəhbərin müvafiq iş əmrlərinin şirkət əməkdaşları tərəfindən icrası prosesinə nəzarət etmək.
7. Menecerin iş görüşlərində iştirak edin.
8. Müvəqqəti olmadıqda menecerin işgüzar görüşlərdə təmsil olunması.
9. Şirkət rəhbərliyindən iş vəzifələrini yüksək keyfiyyətlə yerinə yetirmək üçün lazımi şərait yaratmağı tələb edin.
10. Təşkilatın qaydalarına uyğun olaraq müavinət və mükafatlar alın.

FAYLLAR

Niyə iş təsvirinə ehtiyacınız var?

Təlimat işçilər arasında iş münasibətlərinin qurulması ilə bağlı standart şirkətdaxili sənəddir. Bu, menecer köməkçisinin funksiya və vəzifələrinin əhatə dairəsini dəqiq müəyyən etməyə imkan verir. Bundan əlavə, hüquqi əhəmiyyətli sənəd kimi, mümkün hüquqi mübahisələrdə tərəflərin mövqelərini müəyyən etməyə kömək edir.

Bir menecer üçün DI, düzgün yazılmışsa, köməkçisi ilə problemsiz iş əlaqələri qurmaq üçün yaxşı bir vasitədir. Və bu sənəd köməkçiyə işə götürülərkən ondan gözlənilən iş vəzifələri və öhdəliklərinin dairəsini müəyyən etməyə kömək edir.

Həm köməkçi, həm də menecer üçün təlimatlar iş münaqişələrinin nəticələrini minimuma endirmək üçün son dərəcə vacib rol oynayır.

CI yazarkən nələrə diqqət edilməlidir

Vəzifə təsvirinin vahid forması hələ qanunvericilikdə nəzərdə tutulmayıb. Bu, firmaların, xüsusən də iş təsvirlərində yaradıcı olmaları üçün yer açır. Bununla belə, DI yazmaq üçün ümumi qəbul edilmiş bəzi standartlar var, onlar əsasən bölmələrin sayı və adlarına aiddir:

1. Ümumi müddəalar.
2. Funksiyalar.
3. Hüquqlar.
4. Məsuliyyət.

Sadalanan maddələrə, məsələn, iş şəraitinin təsvirini daxil edən əlavə maddələr əlavə edilə bilər. Onların daxil edilməsinin məqsədəuyğunluğu şirkətin rəhbərliyi tərəfindən müəyyən edilir.

Əsas müddəalar

Burada işçi üçün ixtisas tələbləri qeyd olunur. Köməkçi vəzifəsi üçün ofis avadanlığı ilə işləmək təcrübəsini, lazımi kompüter proqramları dəstini, həmçinin zəruri hallarda xarici dil biliklərini qeyd etmək vacibdir. Bölmədə həmçinin köməkçini kimin işə götürdüyü və kimə hesabat verməsi, həmçinin öz funksiyalarını yerinə yetirərkən nəyi rəhbər tutmalı olduğu da qeyd olunur.

Direktorun bir neçə köməkçisi varsa, onların hər biri üçün xüsusi fərdi məsuliyyətləri göstərən DI tərtib etmək daha yaxşıdır.

Funksiyalar

Bu bölmənin məzmunu menecer köməkçisindən gözlənilən funksiyaların mümkün qədər ətraflı şəkildə sadalanmasına həsr edilmişdir. Adətən onlar katibliyə yaxın olan, lakin daha çox insanlarla ünsiyyətə aid olan və daxil olan zənglərin və məktubların işlənməsi ilə daha az əlaqəli olan bir sıra vəzifələri təsvir edir. İngilis dili hər yerdə tələb olunmadığı üçün şirkətin işinin xüsusiyyətlərini nəzərə almaq da vacibdir.

Bir çox şirkətlərdə icraçı köməkçilərin funksiyalarını katiblər və ya köməkçilər yerinə yetirirlər. Buna görə də, menecerin özünün köməkçidən nə gözlədiyini aydın şəkildə təsvir etmək lazımdır: o, katibi əvəz edəcək və ya bəzi əlavə vəzifələri yerinə yetirəcək.

Məsuliyyət

Bölmədə Rusiya qanunlarının və şirkət qaydalarının pozulmasına, məlumatların açıqlanmasına və digər pozuntulara görə işçilərin məsuliyyət dairəsi təsvir edilmişdir. Adətən bölmədə konkret məsuliyyət tədbirləri göstərilmir, çünki onlar yalnız əmək və məhkəmə icraatı zamanı mahiyyətcə müəyyən edilə bilər.

Hüquqlar

Bu, menecer köməkçisinin hüquqlarını təsvir edir. Adətən olduqca standartdır və yalnız həm şirkətin özünün xüsusiyyətlərinə, həm də müəyyən bir köməkçinin məsuliyyətlərinə görə fərqlənir.

Təlimatlar tərtib edildikdən və təsdiq edildikdən sonra köməkçilərin sayına bərabər miqdarda çap olunur. Adətən onlar şirkətin blankında çap olunur və beləliklə, şirkət və onun direktoru haqqında sənədə məlumatların daxil edilməsi ilə bağlı lazımsız əngəldən xilas olursunuz. Son mərhələdə imzalar və onların transkriptləri həm menecerin özü, həm də köməkçisi tərəfindən təsdiqlənir. Bu təyinatın razılaşdırıldığı şəxslərin imzaları da əlavə edilə bilər. Bu sənəddə şirkətin möhürü tələb olunmur.