Wie Sie die Geschäftsübergabe effektiv organisieren und richtig abwickeln. Lernen, Fälle und Dokumente anzunehmen. Schlüsselübergabe bei Entlassung

Da der Mitarbeiter seinen Pflichten nicht gut nachkam, wurde die Entscheidung getroffen, ihn zu entlassen. Als der Mitarbeiter dies erkannte und das Ergebnis nicht abwartete, schrieb er ein Kündigungsschreiben und ging krankgeschrieben. Ich möchte, dass er (zumindest) die Fälle weiterleitet, weil... Diese finanziell verantwortliche Person nimmt leider keinen Kontakt auf. Gibt es eine legitime Möglichkeit, sich an der Übertragung von Fällen zu beteiligen?

Antwort

Antwort auf die Frage:

Leider sieht die geltende Gesetzgebung nicht die Möglichkeit vor, dass ein Arbeitgeber einen Arbeitnehmer in den Arbeitsübergang einbezieht, wenn dieser sich zum Zeitpunkt der Entlassung im Krankheitsurlaub befindet.

Gemäß Teil 1 der Kunst. 80 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation hat ein Arbeitnehmer das Recht, einen Arbeitsvertrag durch schriftliche Mitteilung an den Arbeitgeber spätestens zwei Wochen im Voraus zu kündigen, es sei denn, dieses Gesetz oder ein anderes Bundesgesetz sieht eine andere Frist vor.

Gleichzeitig hat der Arbeitnehmer das Recht, auf eigenen Wunsch und während seiner Abwesenheit vom Arbeitsplatz, beispielsweise während einer Krankheit oder im Urlaub, zu kündigen. In diesem Fall kann das Kündigungsdatum vor dem Ende seines Urlaubs oder seiner Krankheit liegen. Artikel 80 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation verbietet dies nicht.

Wenn also ein Arbeitnehmer ein Kündigungsschreiben eingereicht hat, sich aber am Tag des Ablaufs der Kündigungsfrist im Krankheitsurlaub oder im Urlaub befindet und keinen Abberufungsantrag gestellt hat, hat der Arbeitgeber keinen Grund, den Kündigungstermin zu verschieben aus eigener Initiative (). Der Arbeitsvertrag muss zu dem im Antrag genannten Tag gekündigt werden und in der Regel muss dem Arbeitnehmer eine Kündigung mit der Bitte um Erhalt eines Arbeitsbuchs und einer Restzahlung zugesandt werden.

Gleichzeitig enthält die geltende Gesetzgebung keine einzige Bedingung, unter der ein Arbeitgeber die Entlassung eines Arbeitnehmers auf eigenen Wunsch verweigern könnte. Darüber hinaus können keine Gründe (einschließlich der Notwendigkeit, Fälle zu übertragen) seine Inhaftierung am Arbeitsplatz rechtfertigen (Artikel 80 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation).

Es wird für Sie nützlich sein, darüber Bescheid zu wissen Urlaubsentschädigung bei Entlassung im Material unter dem Link.

Unabhängig davon, ob ein Streit mit dem Arbeitnehmer vorliegt oder nicht, wird der Arbeitsvertrag auf Initiative des Arbeitnehmers am letzten Tag der Kündigungsfrist gekündigt; am nächsten Tag hat der Arbeitnehmer das Recht, die Ausübung seiner Arbeitsfunktion einzustellen.

Nach Ablauf der Kündigungsfrist ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Arbeitnehmer zu entlassen. In diesem Fall hat der Arbeitgeber keinen Grund, die Kündigung des Arbeitsvertrags mit dem Arbeitnehmer zu verweigern.

Wenn festgestellt wird, dass der Arbeitnehmer als finanziell verantwortliche Person dem Arbeitgeber einen materiellen Schaden zugefügt hat, muss der Arbeitgeber wegen der Geltendmachung des materiellen Schadens vor Gericht gehen.

In diesem Fall muss die Annahme und Übergabe von Wertgegenständen im Auftrag erfolgen. Auch eine außerplanmäßige Inventur sollte durchgeführt werden (dazu:).

Details in den Materialien des Personalsystems:

1. Antwort:Kann ein Arbeitnehmer während Krankheit oder Urlaub aus freien Stücken kündigen?

Ein Arbeitnehmer hat das Recht, auf eigenen Wunsch und während seiner Abwesenheit vom Arbeitsplatz, beispielsweise während einer Krankheit oder im Urlaub, zu kündigen. In diesem Fall kann das Kündigungsdatum vor dem Ende seines Urlaubs oder seiner Krankheit liegen. Das Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation verbietet dies nicht. Beschränkungen für die Entlassung eines Arbeitnehmers während Krankheit oder Urlaub gelten nur für Fälle der Entlassung auf Initiative der Verwaltung. Dies ist im Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation festgelegt. Die Legitimität dieser Position wird von Rostrud-Spezialisten bestätigt. Die Gerichte vertreten eine ähnliche Position, siehe beispielsweise Berufungsurteile.

Wenn also ein Arbeitnehmer ein Kündigungsschreiben eingereicht hat, sich aber am Tag des Ablaufs der Kündigungsfrist im Krankheitsurlaub oder im Urlaub befindet und kein Kündigungsschreiben eingereicht hat, hat der Arbeitgeber keinen Grund, den Kündigungstermin zu verschieben aus eigener Initiative (). Der Arbeitsvertrag muss zu dem im Antrag genannten Tag gekündigt werden und grundsätzlich muss dem Arbeitnehmer eine Kündigung mit der Bitte um Erhalt eines Arbeitsbuchs zugesandt werden.

Ivan Shklovets,

Stellvertretender Leiter des Föderalen Dienstes für Arbeit und Beschäftigung

2. Frage aus der Praxis:Kann ein Arbeitgeber die Entlassung eines Arbeitnehmers verweigern, der einen ausstehenden Kredit hat?

Nein, er kann nicht.

Die geltende Gesetzgebung enthält keine einzige Bedingung, unter der ein Arbeitgeber die Entlassung eines Arbeitnehmers auf eigenen Wunsch verweigern könnte. Gleichzeitig können keine Gründe (Geldschulden, die Notwendigkeit, die begonnenen Arbeiten zu beenden, Sachwerte nicht übergeben, ein Wohnheim nicht geräumt usw.) seine Inhaftierung am Arbeitsplatz rechtfertigen (,). Dieser Ansatz gilt uneingeschränkt für die Situation mit einem ausstehenden Kredit, unabhängig von der Höhe der ausstehenden Schulden.

Wenn ein Arbeitnehmer ein Kündigungsschreiben verfasst hat, hat er nach Ablauf das Recht, das Arbeitsverhältnis zu kündigen, und der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Kündigung zu formalisieren, die Restzahlung zu leisten und dem Arbeitnehmer ein Arbeitsbuch und andere erforderliche Dokumente auszustellen (Artikel , Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation). Andernfalls kann dies als Einschränkung des Arbeitsrechts eines Bürgers angesehen werden, und er hat das volle Recht, sich mit einer Beschwerde wegen vorzeitiger Entlassung an die Arbeitsaufsichtsbehörde oder das Gericht zu wenden, wofür (,) vorgesehen ist.

Lesen Sie mehr über Berechnung des Durchschnittsverdienstes bei Entlassung wir haben hier geschrieben.

Hinsichtlich der Beitreibung ausstehender Schulden sollte der Arbeitgeber auf den Text der Vereinbarung über die Gewährung eines Darlehens an den Arbeitnehmer verweisen. Enthält es eine Bedingung für die vorzeitige Rückzahlung des Darlehens bei Entlassung aus der Organisation, hat der Arbeitgeber das Recht, die Rückzahlung des gesamten Betrags zu verlangen. Die Weigerung eines Arbeitnehmers, die Vertragsbedingungen zu erfüllen, kann nach den allgemeinen Regeln des Zivilverfahrens gerichtlich angefochten werden ().
Es gab wichtige Veränderungen in der Arbeit der Personalverantwortlichen, die im Jahr 2019 berücksichtigt werden müssen. Überprüfen Sie im Spielformat, ob Sie alle Neuerungen berücksichtigt haben. Lösen Sie alle Probleme und erhalten Sie ein nützliches Geschenk von der Redaktion des Magazins „Personnel Business“.

Guten Tag! In diesem Artikel werden wir über die Entlassung des Hauptbuchhalters und die Geschäftsübertragung sprechen.

Heute lernen Sie:

1. Merkmale der Entlassung des Hauptbuchhalters;
2. Wie kann man einen Buchhalter von seiner Position entbinden?
3. So erstellen Sie eine Übertragungsurkunde + Muster zum Herunterladen.

Merkmale der Entlassung des Hauptbuchhalters

Entlassung des Hauptbuchhalters – ein Ereignis, das sich wesentlich von der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses mit einem normalen Arbeitnehmer unterscheidet. Schließlich löst ein Buchhalter alle wesentlichen Finanzfragen der Organisation, begleitet auch die Verfahren zur Einnahme- und Ausgabenabrechnung und ist für die Zahlung der Steuern verantwortlich.

Niemand außer ihm kennt alle Feinheiten der Buchhaltung und der Unternehmensführung in der Organisation, nicht einmal der Manager. Daher ist der Hauptbuchhalter bei seiner Entlassung verpflichtet, dem Chef oder dem neuen Mitarbeiter alle notwendigen Informationen über seine Arbeit zur Verfügung zu stellen. Die Bereitstellung dieser Informationen wird aufgerufen Übergabe von Fällen.

Alle Hauptbuchhaltungsmitarbeiter sind verpflichtet, ihre Angelegenheiten zu übertragen – von diesen Angelegenheiten hängt die weitere Arbeit des gesamten Unternehmens ab.

Die Verantwortung des Hauptbuchhalters verbleibt bei seiner Entlassung für alle seine während seiner Tätigkeit getroffenen Entscheidungen.

Vakanz der Stelle des Hauptbuchhalters

Es gibt also nur 4 Arten von Kündigungsgründen:

1. Kündigung auf eigenen Wunsch. Der Buchhalter informiert den Vorgesetzten 14 Tage vor dem voraussichtlichen Arbeitsende. Während dieser Zeit besteht seine Hauptaufgabe darin, Angelegenheiten auf eine andere Person zu übertragen. Die Übergabebescheinigung bei der Entlassung wird von ihm und der Person, die die Fälle annimmt, unterzeichnet. Es liegt also eine Verantwortungsübertragung vor. In der verbleibenden Zeit bis zur Entlassung lohnt es sich, sich auf die Ordnung der wesentlichen Angelegenheiten zu konzentrieren, damit sich der nächste Mitarbeiter schnell in alle Feinheiten der Arbeit der Buchhaltung des Unternehmens einarbeiten und diese verstehen kann. Eine weitere Pflichtleistung sieht das Gesetz nicht vor. Dies bedeutet, dass der Manager nicht verlangen kann, dass alle laufenden Angelegenheiten erledigt und die erforderlichen Finanzberichte erstellt werden. Die Entschädigung bei Entlassung umfasst die Zahlung nicht genutzter jährlicher Ruhetage und eine Abfindung.
2. Kündigung auf Initiative des Arbeitgebers liegt vor, wenn der Arbeitnehmer gegen die Disziplin verstoßen oder durch sein Handeln dem Arbeitgeber Schaden zugefügt hat. Für einen Buchhalter ist ein konkreter Grund die Entlassung wegen eines Schadens, der der Organisation durch seine Verwaltungsentscheidungen entstanden ist. Zum Beispiel die Abschreibung wertvoller Immobilien, die von Vorteil sein könnten. Der Hauptbuchhalter wird seines Amtes enthoben, wenn der neue Eigentümer der Organisation dies wünscht. Ihm wird eine zusätzliche Vergütung gezahlt – eine Abfindung an den Hauptbuchhalter in Höhe des durchschnittlichen Monatsverdienstes für drei Monate. Es wird die gleiche Entschädigung fällig. Zum Beispiel, wenn ein Manager plant, die Funktionen eines Buchhalters selbstständig wahrzunehmen, um Geld zu sparen.
3. Frist für die Entlassung des Hauptbuchhalters Eine Kündigung auf Initiative des Arbeitgebers ist jederzeit möglich und eine selbstständige Entlassung ist ohne obligatorische zweiwöchige Arbeitszeit nicht möglich. Die Bedingungen für das Ausscheiden des Arbeitnehmers aus der Position des Hauptbuchhalters können nach freiem Ermessen der Parteien festgelegt werden.
4. Das Eintreten von Umständen, die außerhalb der Kontrolle der Parteien liegen. Beispielsweise wird der Tod eines Arbeitnehmers oder Arbeitgebers (sofern dieser Einzelunternehmer war) zum natürlichen Grund für die Beendigung des Arbeitsvertrags.

Das Verfahren zur Entlassung eines Hauptbuchhalters in einer Haushaltsinstitution unterscheidet sich nicht von der Entlassung aus einem Privatunternehmen. Für beide Fälle gelten die gleichen Regeln des Arbeitsgesetzbuchs.

Entlassungsalgorithmus

Auf Initiative des Mitarbeiters:

• 14 Tage (oder mehr, z. B. 20, 40 Tage usw.) vor der Entlassung wird eine Erklärung an den Arbeitgeber gesendet, in der der Arbeitnehmer die Entlassung aus seiner Position beantragt;
• Der Antrag wird vom Sekretär der Organisation registriert und an den Arbeitgeber gesendet;
• Der Arbeitgeber erlässt ab dem im Antrag genannten Datum eine Anordnung, nach der der Hauptbuchhalter verpflichtet ist, die Angelegenheiten auf eine andere Person zu übertragen. Die Anordnung regelt das Verfahren für die Weiterleitung von Fällen und die Einreichung der erforderlichen Berichte, einschließlich der Person, an die die Fälle weitergeleitet werden.
• Der Hauptbuchhalter übermittelt Dokumente;
• Nachdem die Annahme der Fälle durch die verantwortliche Person abgeschlossen ist, werden am letzten Arbeitstag alle finanziellen Berechnungen durchgeführt und ein Arbeitsbuch ausgestellt.

Ruhestand:

Der Arbeitgeber sollte bedenken, dass ein Hauptbuchhalter, der das Rentenalter erreicht hat, den Arbeitsvertrag ohne eine obligatorische zweiwöchige Arbeitszeit kündigen kann. In der Praxis bedeutet dies, dass die Finanzaktivitäten einer Organisation jederzeit ohne wesentliche Buchhaltungsunterstützung ausbleiben können.

Auf Initiative des Arbeitgebers:

• Verstößt ein Arbeitnehmer gegen seine Dienstpflichten, erscheint er betrunken am Arbeitsplatz oder aus anderen Gründen, wird eine interne Untersuchung durch eine vom Arbeitgeber eingesetzte Kommission durchgeführt. Es wird eine Akte vorbereitet, die die Schuld des Arbeitnehmers bestätigt;
• Eine Entlassungsanordnung wird zu einem vom Arbeitgeber gewählten Datum erlassen;
• Der Mitarbeiter macht sich mit dem Auftrag vertraut, erhält ein Arbeitsbuch und führt die notwendigen Berechnungen durch.

Nach Vereinbarung der Parteien:

• Der Arbeitgeber und der Hauptbuchhalter besprechen gemeinsam die Bedingungen und das Verfahren für die Entlassung, unterzeichnen eine Zusatzvereinbarung, in der die vereinbarten Bedingungen festgelegt werden und im Entlassungsprozess erfüllt werden müssen;
• Die Parteien erfüllen ihre Pflichten vereinbarungsgemäß, danach verlässt der Arbeitnehmer auftragsgemäß den Arbeitsplatz.

Wegen unvorhergesehener Umstände:

• Unabhängig von Umständen, die die Arbeitsvertragsparteien nicht vorhersehen konnten, erlässt der Arbeitgeber unter Hinweis auf diese Umstände eine Kündigungsanordnung;
• Nach Erlass der Anordnung unterliegt der Arbeitnehmer der Kündigung.

Obligatorische Serviceanforderung:

Viele Manager machen sich Sorgen darüber, wie lange der Hauptbuchhalter arbeiten soll, da es oft mehr als zwei Wochen dauert, bis alle Buchhaltungsangelegenheiten in Ordnung sind.

Um den Hauptbuchhalter zu verpflichten, vor der Entlassung 3, 4 Wochen oder länger zu arbeiten, nehmen einige Führungskräfte diesbezüglich eine zwingende Regelung in den Arbeitsvertrag auf.

Diese Bedingung ist jedoch völlig illegal. Unabhängig davon, wie viele laufende Arbeiten und Berichte noch zu erledigen sind, hat der Buchhalter das Recht, zwei Wochen nach Abmahnung des Arbeitgebers zu kündigen. Wie man die Dinge in Ordnung bringt, ist nur das Problem des Arbeitgebers.

Die Übergabe von Fällen

Vor seinem Rücktritt muss ein Buchhalter sicherstellen, dass seine Hauptverantwortung bei der Entlassung in der Übertragung von Angelegenheiten besteht.

Dies geschieht nach einem einfachen Algorithmus:

1. Der Hauptbuchhalter erlässt einen Auftrag zur Geschäftsübertragung. In der Anordnung werden der Zeitpunkt der Übertragung der Fälle, konkrete Maßnahmen des Buchhalters und die Person, an die die Übertragung erfolgen soll, festgelegt. In der Regel weist eine solche Anordnung auf die Notwendigkeit hin, eine Bestandsaufnahme durchzuführen und die Aktivitäten des Hauptbuchhalters durch eine Kommission von Mitarbeitern der Organisation zu überprüfen.
2. Es wird eine Bestandsaufnahme und Prüfung der Tätigkeit des Hauptbuchhalters durchgeführt. Wenn die Prüfung erfolgreich abgeschlossen wurde, können Sie mit dem Verfahren zur Übertragung von Fällen fortfahren. Wenn jedoch Mängel in der Arbeit des Buchhalters festgestellt werden, kann ihm die Anweisung erteilt werden, alle Fälle in den ordnungsgemäßen Zustand zu versetzen.
3. Der Buchhalter trifft sich mit seinem Nachfolger und beschreibt seine Tätigkeiten, übermittelt die notwendigen Unterlagen und erklärt verschiedene Besonderheiten.
4. Es wird ein Überstellungsgesetz erstellt, das die genaue Liste der überstellten Fälle festlegt.

Erstellung eines Geschäftsübertragungsakts bei Entlassung oder Wechsel des Hauptbuchhalters + Muster

• Laden Sie eine Musterübertragungsurkunde herunter

Der Aufbau der Übertragungsurkunde ist wie folgt:

• Ort und Datum der Dokumentenerstellung. Beispiel: „Stadt Moskau, 28. März 2017.“ Es wird empfohlen, den Namen des Dokuments „Bescheinigung über die Annahme und Übertragung von Dokumenten“ anzugeben.
• Angaben zum Empfänger der Dokumente und zur übermittelnden Partei. „In Übereinstimmung mit diesem Gesetz übergab der Hauptbuchhalter von Meow LLC, Ivan Ivanovich Ivanov, und der Mitarbeiter Petrov Petr Petrovich akzeptierte die folgenden Dokumente, die nach der Nomenklatur der Institution im Abschnitt „Buchhaltung“ klassifiziert sind.
• Eine Liste der Dokumente wird angezeigt. Die Namen der Dokumente müssen vollständig sein, bei Bedarf werden Vermerke hinzugefügt: „Original“, „Kopie“ usw. Die Anzahl der Kopien und die Anzahl der Blätter werden angegeben.
• Alle übermittelten Unterlagen werden von der empfangenden Partei geprüft und geprüft, worüber ein entsprechender Eintrag in die Akte vorzunehmen ist. „Die übermittelten Unterlagen sind geprüft, es bestehen keine Ansprüche der Parteien gegeneinander.“
• Am Ende wird das Dokument von den Parteien unterzeichnet.

Das Gesetz wird in zwei Exemplaren erstellt, eines für jede Partei.

In einigen Fällen können Sie dies zusätzlich mit der Unterschrift des Vorgesetzten genehmigen.

Die Übergabe von Fällen gilt als Formalität, die von Organisationen nicht immer befolgt wird. Es gibt jedoch eine Reihe von Positionen, bei deren Entlassung eine behördliche Anordnung erforderlich ist:

• Direktor. Diese Person trägt die größte Verantwortung. In seinen Händen liegen die Gründungsurkunden, Siegel, Lizenzen, Verträge, Vollmachten. Um künftig kontroverse Situationen zu vermeiden, wird zur eindeutigen Angabe der Liste der übertragenen Fälle und Papiere eine entsprechende Anordnung erlassen.
• Hauptbuchhalter. Er ist für die Sicherheit aller Buchhaltungsunterlagen, Register und Berichte verantwortlich. Die Notwendigkeit, die Geschäfte des Hauptbuchhalters zu übertragen, ist in Teil 4 des Kapitels vorgeschrieben. 4 des Bundesgesetzes Nr. 402-FZ.
• Mitarbeiter der Personalabteilung. Bei der Personaldokumentation handelt es sich um Wertpapiere, deren Übertragung zwingend durch eine Bestandsaufnahme und die Erstellung einer Übergabe- und Abnahmebescheinigung vom bisherigen Personalreferenten auf den neuen erfolgt.
• Abteilungsleiter. In den Händen der Person, die diese Position innehat, liegt die Verantwortung für die Lösung aller Fragen, die in direktem Zusammenhang mit der Produktion und dem untergeordneten Personal stehen.
• Ein Mitarbeiter, der die finanzielle Verantwortung trägt. Dies kann der Hauptkassierer oder Lagerverwalter sein.

Die Anordnung zur Übertragung der Angelegenheiten eines Arbeitnehmers, unabhängig von der Position, wird vor der tatsächlichen Beendigung des Arbeitsvertrags erlassen, da der Arbeitnehmer dann nicht verpflichtet ist, an seinen bisherigen Arbeitsplatz zu kommen und sich um die Angelegenheiten eines anderen zu kümmern.

Aufbau des Überweisungsauftrags

Die Notwendigkeit des Erlasses einer Anordnung zur Überstellung von Fällen ist in keinem einzigen Rechtsakt geregelt, daher bestehen auch keine strengen Anforderungen an deren Ausgestaltung.

Um das Dokument in Zukunft informativ und nützlich zu gestalten, können Sie sich an folgende Struktur halten:

1. In der Kopfzeile: Name der Organisation, Stadt, Datum, Bestellnummer.
2. Bezeichnung der Anordnung: über die Annahme und Übergabe von Fällen. Hier können Sie die Position klären.
3. Grund für die Anordnung (Entlassung, ).
4. Vollständiger Name des übertragenden und des empfangenden Falls.
5. Der für die Übertragung von Fällen vorgesehene Zeitraum.
6. Der für diesen Prozess vorgesehene Ort (Büro, Konferenzraum, Empfangsbereich usw.).
7. Vollständiger Name der Person, die für die Durchführung des Verfahrens und die Erstellung der Abnahmebescheinigung verantwortlich ist. In der Regel handelt es sich bei dieser Person um einen der stellvertretenden Geschäftsführer, an der Geschäftsübertragung beteiligten Mitarbeiter oder um einen von ihnen, der im Unternehmen verbleibt.
8. Das Datum, an dem die Abnahmebescheinigung der Fälle mit einer Auflistung aller Unterlagen vorgelegt werden muss.
9. Zusätzliche Anweisungen. Dies kann ein Audit, eine Bestandsaufnahme oder eine Analyse von Indikatoren sein.
10. Vollständiger Name des Generaldirektors, Unterschrift.
11. Eine Notiz, die die Kenntnisnahme der Bestellung aller darin genannten Personen bestätigt: vollständiger Name und Unterschriften.

Die Anordnung wird immer vom aktuellen Leiter der Organisation unterzeichnet, auch wenn er selbst sein Amt niederlegt und Geschäfte überträgt. Abhängig von den Besonderheiten der Unternehmenstätigkeit können Anmerkungen und Klarstellungen zum Text vorgenommen werden.

Streitigkeiten und Ansprüche, die sich aus einer Kündigung ergeben, können nicht nur durch behördliche Vorschriften, sondern auch durch unternehmensinterne Unterlagen geklärt werden. Ein Auftragsauftrag ist ein Dokument, das den Umfang der übertragenen und übernommenen Verantwortung klar definiert und den Zeitrahmen angibt, der später zur Lösung von Problemen genutzt werden kann.

Das Gesetz regelt die Annahme und Übergabe von Fällen nicht. Jeder Arbeitgeber führt es im Jahr 2018 nach eigenem Ermessen und unter Berücksichtigung der in der Praxis gewachsenen Vorgehensweise durch. Der Artikel beschreibt, wie ein Akt der Annahme und Übertragung von Fällen erstellt wird.

Aus dem Artikel erfahren Sie:

So erstellen und führen Sie einen Akt der Annahme und Übergabe von Fällen durch

Es ist gut, Aufträge von einem Vorgänger anzunehmen, der erklärt, unter welchen Umständen Personaldokumente erstellt wurden, und bei der Ausarbeitung einer Annahmeerklärung zur Übertragung der Angelegenheiten an den Hauptbuchhalter behilflich ist. Doch oft steht die Sekretärin am ersten Arbeitstag allein vor einem Stapel Papiere, weil der bisherige Mitarbeiter bereits gekündigt hat. Jemand beschließt, mit einem Audit zu beginnen. Jemand korrigiert in Panik Fehler in den ersten Dokumenten, auf die er stößt, und übernimmt dann die Verantwortung für die Mängel anderer. Wir verraten Ihnen, wie Sie am ersten Arbeitstag richtig mit Dingen umgehen, die Ihnen niemand übergeben kann.

Was ist zuerst zu tun?

Sammeln Sie am ersten Arbeitstag alle vorhandenen Ordner und Dokumentation zum Personalbestand für das laufende Jahr.

Erstellen Sie am Tag Ihres ersten Arbeitstages einen Akt der Personalaktenübertragung (Muster unten).

Geben Sie in der Akte der Annahme und Übergabe von Fällen durch den Direktor die Bezeichnung der Dokumente, den Zeitraum, den sie abdecken, die Menge sowie Informationen über das Fehlen oder die Beschädigung von Dokumenten an. Sie können Ihre Kommentare zum Inhalt und zur Gestaltung hinterlassen.

Achten Sie bei der Erstellung einer Bestandsaufnahme darauf, ob die Unterlagen korrekt erstellt sind und die arbeitsrechtlich geforderten Angaben enthalten. Stellen Sie sicher, dass alle im Arbeitsgesetzbuch und anderen Gesetzen vorgeschriebenen örtlichen Akten zur Annahme und Übergabe von Fällen vorhanden sind.

So überprüfen Sie die Personaldokumentation und beheben Fehler

Prüfen Sie, wie oben erwähnt, ob die Personalabteilung über die erforderlichen Unterlagen verfügt. Dies sind in erster Linie interne Arbeitsvorschriften (nachfolgend IR genannt), Arbeitsverträge, Urlaubspläne, Personalaufträge etc. Um keine Dokumentenliste im Kopf zu behalten, nutzen Sie unsere Checkliste (Beispiel unten).

Überprüfen Sie lokale Annahme- und Übertragungsakte des Hauptbuchhalters und eine Stichprobe, die in direktem Zusammenhang mit der Arbeitstätigkeit der Mitarbeiter stehen. Sie müssen die Unterschriften der Mitarbeiter enthalten, aus denen hervorgeht, dass sie den Inhalt gelesen haben. dokumentieren(Artikel 22 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation).

Machen Sie eine Bestandsaufnahme nicht nur von Papierdokumenten, sondern auch von elektronischen Dokumenten, wenn das Unternehmen die elektronische Dokumentenverwaltung eingeführt hat. Finden Sie heraus, ob das Unternehmen Remote-Mitarbeiter beschäftigt. Studieren Sie die Verträge mit ihnen. Sie müssen den Remote-Charakter der Arbeit angeben (Artikel 312.1 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). Wenn elektronische Dokumente mit Remote-Mitarbeitern ausgetauscht werden, achten Sie darauf, dass eine starke, qualifizierte elektronische Signatur vorhanden ist.

Was ist bei der Ausarbeitung eines Gesetzes zu beachten?

Fehler in Dokumenten

Wenn Sie Fehler finden oder feststellen, dass ein Bedarf besteht dokumentieren, beachten Sie dies bei der Annahme des Geschäftsübergangs beim Wechsel des Geschäftsführers. Sie sollten keine Dokumente erstellen und genehmigen, die auf dem vorherigen Datum oder dem Datum der Einstellung des ersten Mitarbeiters basieren. Dadurch verfälschen Sie Daten. Bei der Durchsicht der Dokumente ist es Ihnen nicht möglich, die Unterschriften entlassener Mitarbeiter einzuholen, und aktuelle Mitarbeiter können die Unterzeichnung des Dokuments nachträglich verweigern. Erstellen Sie daher neue Dokumente und alle Korrekturen in alten mit dem aktuellen Datum. Geben Sie gleichzeitig die tatsächlichen Daten des Arbeitsbeginns, der Versetzungen usw. an.

BEISPIEL

Das Unternehmen nahm seine Tätigkeit am 13. Januar 2017 auf und stellte am selben Tag 10 Mitarbeiter ein. Sie arbeiten alle weiter. Während des Einstellungsverfahrens, am 3. Februar 2018, nahm der Personalreferent die Fälle entgegen und stellte fest, dass mit den Mitarbeitern keine Arbeitsverträge abgeschlossen worden waren. Der Personalreferent hat sie zusammengestellt und als aktuelles Abschlussdatum den 3. Februar 2018 angegeben. Aber im Text Vereinbarung spiegelte das Datum des tatsächlichen Arbeitsbeginns der Mitarbeiter wider – 13. Januar 2017.

Registrierung und Aufbewahrung von Dokumenten. Sehen Sie, wie es üblich ist, Dokumente in einem Unternehmen zu registrieren. Wenn dies elektronisch erfolgt, nehmen Sie sich die Zeit, Papierprotokolle zu erstellen und fügen Sie unbedingt eine Spalte für die Unterschriften der Mitarbeiter hinzu. Bei der Prüfung durch die Arbeitsaufsichtsbehörde dient das Protokoll als Beweis dafür, dass das Dokument tatsächlich existiert, nicht nachträglich erstellt und dem Arbeitnehmer ausgehändigt wurde. Schließlich führt der Personalreferent die Meldeprotokolle seit Jahresbeginn fortlaufend, heftet sie zusammen und nummeriert sie.

Um zu verstehen, wie Personaldokumente gespeichert werden, sehen Sie sich die Nomenklatur der Dateien an. Fehlt es, ist das ein Zeichen dafür, dass das Lagersystem nicht durchdacht und organisiert ist. Stellen Sie daher nach der Annahme der Fälle sicher, dass Sie eine Fallliste erstellen und die Sicherheit aller Personaldokumente gewährleisten, um diese vor Verlust und Beschädigung zu schützen. Darüber hinaus ist eine solche Anforderung gesetzlich festgelegt (Gesetz vom 22. Oktober 2004 Nr. 125-FZ).

So akzeptieren Sie Arbeitsbücher

Prüfen Sie zunächst, ob Sie einen Auftrag erteilt haben, mit dem der Vorgesetzte Sie mit der Führung der Arbeitsunterlagen beauftragt. Wenn dies nicht geschehen ist, bereiten Sie eine Bestellung vor und unterzeichnen Sie diese mit dem Leiter der Organisation. Tun Sie dies auch dann, wenn in Ihrer Stellenbeschreibung die Verpflichtung zur Arbeit mit Arbeitsunterlagen festgelegt ist. Beginnen Sie dann mit der Annahme der Arbeitsunterlagen der Arbeitnehmer.

Schauen Sie, wo Arbeitsbücher aufbewahrt werden. Es muss ein feuerfester Tresor sein. Überprüfen Sie die Anzahl der Bücher anhand der Mitarbeiterliste der Organisation und stellen Sie fest, ob zum aktuellen Datum alle erforderlichen Einträge vorgenommen wurden. Es ist zweckmäßig, die geleistete Arbeit in einem separaten Akt der Annahme und Übertragung der Personalakten zu formalisieren (Beispiel unten). Bitte geben Sie Ihren vollständigen Namen an. den Besitzer des Arbeitsbuches, seine Serie und Nummer sowie Ihre Anmerkungen zu Fehlen, Beschädigung, Inhalt und Gestaltung dokumentieren.

Überprüfen Sie das Buchhaltungsbuch auf die Bewegung von Arbeitsbüchern und Beilagen darin. Darin werden Arbeitsbücher erfasst, die erstmals in der Organisation ausgestellt oder von Mitarbeitern bei der Einstellung erhalten wurden. Das Buch muss einen festen Einband haben, nummeriert und geschnürt sein, durch die Unterschrift des Leiters der Organisation beglaubigt und mit einem Wachssiegel versiegelt oder versiegelt sein.

Ein Akt der Annahme und Übertragung von Angelegenheiten und Positionen wird erstellt, wenn beispielsweise der Leiter einer Abteilung, der für Dokumente und Dinge zuständig ist, ausscheidet, deren Verschwinden der Organisation große Probleme bereiten wird. Dies können Siegel, Arbeitsbücher der Mitarbeiter, vertrauliche Dokumente usw. sein. Wenn Sie Fälle zwischen einfachen Mitarbeitern übertragen müssen, wird individuell entschieden, ob ein Gesetz erstellt wird oder nicht.

Um die Aufnahme und Weiterleitung von Fällen zu organisieren, bilden Organisationen auf besondere Anordnung eine Kommission (Beispiel unten). Bei der Entlassung eines Arbeitnehmers erstellt die Kommission einen Übertragungsakt. Strikte Form davon dokumentieren Nein, hier ist eine der Gestaltungsmöglichkeiten (Beispiel unten). Mitglieder der Kommission übergeben Fälle nicht nur an einen anderen Mitarbeiter, sondern sind auch Zeugen dafür, dass er sie angenommen hat und für sie verantwortlich ist. Wenn ein Mitarbeiter krank wird, übernimmt in der Regel sein Stellvertreter.

Probe. Anordnung zur Bildung einer Kommission und zur Festlegung des Verfahrens zur Annahme und Weiterleitung von Fällen

Probe. Akt der Annahme und Übertragung von Fällen, Dokumenten, Sachwerten

Wenn Sie über die ethische Seite des Problems besorgt sind, besteht kein Grund zur Sorge: Sie dringen nicht in den persönlichen Bereich einer anderen Person ein und berühren keine persönlichen Dinge. Computer, Schreibtisch, Aktenschrank und Safe sind nicht Eigentum des erkrankten Arbeitnehmers, sondern des Arbeitgebers und befinden sich auf dem Gelände des Arbeitgebers.

Berücksichtigen Sie immer die Möglichkeit, dass einer Ihrer Mitarbeiter morgen nicht zur Arbeit erscheint. Bereiten Sie mehrere Kopien der Schlüssel zum Safe vor – diese sollten von bestimmten Mitarbeitern aufbewahrt werden. Wir können nicht zulassen, dass eine Organisation ihr Siegel verliert, weil sie sich in einem Safe befindet und nur eine Person den Schlüssel dazu hat und ihn bei sich trägt, und dieser Mitarbeiter ab heute im Urlaub oder krank ist.

„Personalbeauftragter. Personalaktenverwaltung“, 2012, N 7

Wie man die Übergabe von Fällen effektiv organisiert und korrekt abschließt

Die Übertragung von Fällen ist ein Verfahren, das mit der Entlassung vieler Mitarbeiter, darunter auch Personalreferenten, einhergeht. Zwar vergeht es selten, ohne dass es zu Ansprüchen, Beschwerden, Empörungen und sogar Konflikten sowohl seitens des ausscheidenden Arbeitnehmers selbst als auch seitens desjenigen kommt, der diese Angelegenheiten übernimmt. In den meisten Fällen sind die Mitarbeiter nicht mit der Arbeitsübertragung selbst unzufrieden, sondern mit der Art und Weise, wie sie organisiert ist. Wie lassen sich solche Veranstaltungen rationalisieren und am effektivsten organisieren? Wie erstellt man Verwaltungsdokumente richtig? Die Antworten auf diese Fragen finden Sie im Artikel.

Welchem ​​Zweck dient die Überweisung?

Zunächst ist zu sagen, was im Allgemeinen unter der Übertragung von Angelegenheiten zu verstehen ist. Es geht darum, dass der ausscheidende Arbeitnehmer andere Personen über den Stand der von ihm vor der Entlassung geleisteten Arbeit informiert. Das heißt, der Mitarbeiter berichtet dabei nicht nur über die geleistete Arbeit, sondern gibt auch verschiedene Empfehlungen zum Ablauf der Arbeitsausführung, Weisungen, Aufgaben an die Personen, die seine Nachfolger werden. Tatsache ist, dass die Stellenbeschreibung tatsächlich nur eine Liste der beruflichen (amtlichen) Verantwortlichkeiten einer Fachkraft enthält. In diesem Dokument finden wir jedoch keine wertvollen Empfehlungen zur Methode, zu den Methoden, zu den Bedingungen oder zur Reihenfolge der Erfüllung dieser Aufgaben. Mittlerweile sind es diese Informationen, die in den meisten Fällen den wichtigsten Faktor für den Erfolg der Arbeit eines Spezialisten in einem bestimmten Bereich darstellen. Schließlich kann die gleiche Arbeit auf unterschiedliche Weise erledigt werden; jeder Spezialist hat seinen eigenen „Arbeitsstil“.

Es ist jedoch durchaus möglich, dass aufgrund der spezifischen Besonderheiten der Tätigkeit einer Organisation bestimmte Methoden angewendet und Merkmale berücksichtigt werden müssen, die in der Regel nicht in Stellenbeschreibungen beschrieben werden. Daher sollte nicht nur der Arbeitgeber an der Übertragung von Fällen interessiert sein, sondern auch die Fachkraft, die diese Funktionen in naher Zukunft wahrnehmen wird.

Eine wichtige Frage ist daher, wer vom ausscheidenden Mitarbeiter informiert wird. Wenn zum Zeitpunkt der Entlassung ein neuer Facharzt ausgewählt wurde, übernimmt dieser die Fälle. Konnte der Personaldienst bis zum letzten Arbeitstag keinen Nachfolger auswählen, ist es sinnvoll, dass der ausscheidende Mitarbeiter über seine Arbeit berichtet und die Angelegenheit einem Kollegen übergibt, der diesen zusätzlichen Arbeitsaufwand vorübergehend übernimmt, bzw an den Leiter einer Struktureinheit. Es ist wichtig zu beachten, dass die Aufgaben eines ausscheidenden Spezialisten vorübergehend oder sogar dauerhaft auf mehrere seiner Kollegen verteilt werden können. Ein zusätzliches Arbeitsvolumen kann entweder als Kombination von Berufen (Stellen) oder als interne Teilzeitbeschäftigung oder als Erweiterung des Leistungsbereichs (Erhöhung des Arbeitsvolumens) formalisiert werden. Diese Personaleinsätze sind in Art. Kunst. 60.2 und 282 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation (im Folgenden als Arbeitsgesetzbuch bezeichnet).

Bei der Fallübergabe geht es jedoch nicht nur darum, über die Art und Weise der Arbeitsausführung zu informieren, sondern auch darum, sicherzustellen, dass bis zum Arbeitsbeginn einer neuen Fachkraft keine Materialien, Dokumente, Arbeitsprojekte etc. verloren gehen.

So empfiehlt es sich beispielsweise bei der Entlassung einer Sekretärin, den Stand der Buchführung und Aufbewahrung von Unterlagen zu überprüfen, bei der Entlassung eines Personalreferenten die Verfügbarkeit und Anzahl der Arbeitsbücher zu überprüfen, bei der Entlassung eines Buchhalters eine Prüfung durchzuführen Buchhaltung und Berichterstattung usw.

Es ist zu beachten, dass die Verpflichtung eines ausscheidenden Arbeitnehmers, Fälle zu übergeben und Berichte über die geleistete Arbeit zu erstellen, im Arbeitsrecht der Russischen Föderation nicht verankert ist. Aus diesem Grund ist es äußerst wichtig, dass alle Fragen im Zusammenhang mit diesem Entlassungsverfahren durch örtliche Vorschriften geregelt und in Verwaltungsdokumenten festgelegt werden. In diesem Fall hat der Arbeitgeber eine echte Gelegenheit, den Arbeitnehmer darauf hinzuweisen, dass ein solches Verfahren für die Entlassung jedes Arbeitnehmers eingerichtet wurde und er verpflichtet ist, sich daran zu halten. Zu den örtlichen Vorschriften zählen in diesem Fall Regelungen zu finanziell verantwortlichen Personen, Regelungen zum Verfahren zur Annahme und Weiterleitung von Fällen, Anweisungen zum Verfahren zur Durchführung einer Bestandsaufnahme usw. Was die Veröffentlichung von Verwaltungsdokumenten betrifft, ist es ratsam, diese zur Klärung betrieblicher Fragen und bestimmte Bestimmungen festlegen, örtliche Vorschriften allgemeiner Art.

Es gibt Arbeitnehmer, deren Meldepflicht gegenüber dem Arbeitgeber gesetzlich verankert ist. Dazu gehört beispielsweise der Hauptbuchhalter. Klausel 6 der Verordnung über Hauptbuchhalter (genehmigt durch Beschluss des Ministerrats der UdSSR vom 24. Januar 1980 N 59, geändert am 4. Juni 1988, geändert am 17. April 2002) besagt, dass die Annahme und Lieferung Die Fälle bei der Ernennung und Entlassung des Hauptbuchhalters werden nach Prüfung des Rechnungslegungs- und Berichtsstands in einem Gesetz festgelegt. Eine Kopie dieses Gesetzes wird an eine höhere Behörde gesendet. Bei Bedarf erfolgt die Annahme und Zustellung von Fällen durch den Hauptbuchhalter unter Beteiligung eines Vertreters einer höheren Behörde. Es ist jedoch unmöglich, die Entlassung des Hauptbuchhalters aufgrund des Fehlens eines Kandidaten für die frei gewordene Position, aufgrund einer Verzögerung bei der Zustellung von Fällen, Fälligkeitsterminen für die Erstellung der vierteljährlichen (jährlichen) Berichterstattung usw. zu verzögern.

Wie bereits erwähnt, sollte der Arbeitgeber und nicht der aus dem Unternehmen ausscheidende Arbeitnehmer an einer schnellen und klaren Abwicklung der Angelegenheiten interessiert sein. Der Arbeitnehmer ist nicht verpflichtet, nach seiner Entlassung zum Unternehmen zu kommen, um Fälle zu übergeben. Ebenso sollte der Arbeitnehmer nicht gezielt zum früheren Arbeitgeber gehen, um dem Nachfolger, der nach einer gewissen Zeit nach seiner Entlassung an seine Stelle trat, den Sachverhalt „mitzuteilen“. Das heißt, der letzte Tag, an dem die Frage des Geschäftsübergangs geklärt werden muss, ist der Tag der Entlassung des Arbeitnehmers.

Die Gesetzgebung der Russischen Föderation sieht keine Möglichkeit vor, die Entlassung eines Arbeitnehmers, einschließlich des Managers, zu „verzögern“. Daher hat die befugte Stelle oder der Vertreter des Eigentümers des Organisationseigentums nicht das Recht, die Entlassung des Managers aus Gründen ungelöster wirtschaftlicher (finanzieller, organisatorischer usw.) Fragen zu verzögern: Diese Probleme werden von seinem Nachfolger gelöst .

Die Weigerung des Managers, die Geschäfte nach Ablauf der festgelegten Kündigungsfrist zu übertragen, ist rechtmäßig. Teil 5 Kunst. 80 des Arbeitsgesetzbuches gilt in vollem Umfang für den Vorgesetzten – nach Ablauf der Kündigungsfrist hat der Arbeitnehmer das Recht, die Arbeit einzustellen.

Wie können Sie die Fallübergabe optimieren?

Es scheint, dass der zurücktretende Manager selbst die Annahme und Übergabe von Fällen in der mit dem neu gewählten Manager vereinbarten Art und Weise und zu den Bedingungen organisieren sollte. Bitte beachten Sie, dass solche Veranstaltungen gemäß der Gesetzgebung der Russischen Föderation weder in die Zuständigkeit der Hauptversammlung der Teilnehmer (Aktionäre) noch des Vorstands (Aufsichtsrats) noch des Eigentümers der Immobilie oder a fallen von ihm bevollmächtigte Person. Darüber hinaus reicht es in der Regel nicht aus, dass der Manager Unterlagen, Materialien, Arbeitspläne usw. aushändigt. Die Prüfungskommission oder der Wirtschaftsprüfer des Unternehmens hat das Recht, eine Prüfung der finanziellen und wirtschaftlichen Aktivitäten des Unternehmens zu verlangen. was mehr als einen Tag dauern kann. Bitte beachten Sie: Die Übergabe von Büroschlüsseln, Siegeln, Gründungsurkunden und anderen „Machtmerkmalen“ symbolisiert nicht die Tatsache, dass der neue Führer sein Amt angetreten hat.

Darüber hinaus können in derselben Organisation nicht zwei Manager parallel „koexistieren“: der alte und der neue. Dies geschieht, wenn ein neuer Manager eingestellt wird, bevor der vorherige entlassen wird. Diese Situation tritt häufig auf, wenn ein neuer Manager Zeit benötigt, um sich „in die Rolle einzuarbeiten“, den Stand der Dinge im Unternehmen einzuschätzen, Probleme zu klären usw. Tatsächlich braucht die erste Person des Unternehmens viel, um Managementfunktionen effektiv wahrzunehmen mehr Zeit als jeder andere Mitarbeiter, um das Wesentliche und die Merkmale des Jobs zu verstehen. Natürlich ist es praktisch, wenn ein Bürger einem anderen „sagt“, worauf er achten soll, welche Probleme bestehen usw. Daher praktizieren einige Unternehmen die Festlegung einer bestimmten Frist, in der der ehemalige Manager seinen Nachfolger mit den Besonderheiten des Unternehmens vertraut macht. Gleichzeitig wird der bisherige Manager nicht entlassen, der neue Manager verfügt jedoch bereits über Dokumente, die seine Ernennung auf die noch zu besetzende Position bestätigen. Es stellt sich heraus, dass zwei Bürger gleichzeitig die gleiche Position einnehmen, es also eine „Doppelherrschaft“ gibt. Es ist höchst zweifelhaft, dass es ein Unternehmen geben wird, in dem es zwei Personalstellen gibt, beispielsweise einen Generaldirektor. Darüber hinaus ist laut Gesetz der Direktor das alleinige ausführende Organ; er kann keinen „Gleichgestellten“ haben. Dies bedeutet, dass ein Generaldirektor überflüssig wird. Tatsächlich kann kein neuer Manager eingestellt werden, bis der vorherige Manager rechtlich zurücktritt. Der neu gewählte Manager hat das Recht, vor Ablauf der Amtszeit des vorherigen Managers das Unternehmen zu besuchen, sich mit seinen Angelegenheiten vertraut zu machen usw. Dies bedeutet jedoch nicht, dass eine Bewerbung erforderlich ist. Da ein solcher Bürger keine Vollzeitstelle bekleiden wird, hat er keinen Anspruch auf eine finanzielle Entschädigung für die Zeit, die er für die Teilnahme an den Verfahren zur Übertragung von Fällen aufgewendet hat. Das heißt, der neu gewählte Vorsitzende muss warten, bis die Amtszeit seines Vorgängers abläuft.

Dabei ist zu beachten, dass der künftige Arbeitnehmer an den Verfahren zur Fallannahme und -übergabe auf freiwilliger und nicht erzwungener Basis teilnimmt. Um sicherzustellen, dass eine solche Person vor einem solchen Ereignis nicht zurückschreckt, empfiehlt es sich, mit ihr vor Arbeitsantritt einen Arbeitsvertrag abzuschließen und die Mitwirkungspflicht bei der Fallübergabe in der betrieblichen Arbeitsordnung festzulegen oder andere örtliche Vorschriften. Denn laut Teil 3 der Kunst. Gemäß Artikel 68 des Arbeitsgesetzbuchs ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Arbeitnehmer vor der Unterzeichnung eines Arbeitsvertrags mit den örtlichen Vorschriften (einschließlich der internen Arbeitsvorschriften) vertraut zu machen.

Somit hat der neue Facharzt nach Kenntnisnahme der örtlichen Regelungen zum Verfahren der Fallverweisung und Unterzeichnung eines Arbeitsvertrages keine Möglichkeit mehr, an solchen Verfahren nicht teilzunehmen oder die Teilnahme daran zu vermeiden.

Es ist jedoch zu beachten, dass die Teilnahme an den Verfahren zur Vermögensübertragung für den Rechtsnachfolger unentgeltlich ist. Deshalb hat diese Person kein Interesse daran, dass Veranstaltungen verschoben oder auf einen anderen Termin verschoben werden. Schließlich wird niemand für die Zeit bezahlen, in der ein ehemaliger Mitarbeiter Fälle weitergeleitet, Ordner mit Dokumenten gezählt und einem neuen Mitarbeiter von den Problemen im Unternehmen erzählt hat.

Um den Prozess der Fallannahme und -übergabe zu optimieren, empfiehlt es sich, vorab ein Verwaltungsdokument (Anordnung, Weisung) zu erlassen, das den Zeitpunkt und das Verfahren für die Fallübergabe und Dokumentation festlegt; die Person(en), die die Fälle annimmt; eine Arbeitskommission ernennen; Lösung des Problems der Notwendigkeit, begleitende (Berichts-, Abschluss-)Dokumentation zu erstellen.

Das Kennenlernen der Sachlage und der Ergebnisse der Kommissionsarbeit hat schwerwiegende Folgen. Denn wenn sich nach der Annahme und Übergabe der Fälle das Fehlen (Mangel) an Dokumenten, Materialien etc. herausstellt, wird es schwierig sein, die Schuld des ausgeschiedenen Mitarbeiters nachzuweisen. Andererseits sollte der ausscheidende Mitarbeiter daran interessiert sein, den gesamten Ablauf der Veranstaltung sorgfältig zu dokumentieren, damit ihm nicht nachträglich der Vorwurf des Fehlens von Ordnern mit Dokumenten, Broschüren, Katalogen etc. vorgeworfen wird.

Wenn jemand finanziell Verantwortlicher zurücktritt...

Das Wichtigste für einen Arbeitgeber ist die Rückgabe von Inventargegenständen, wenn die finanziell verantwortliche Person ausscheidet. Schließlich übernehmen wirtschaftlich Verantwortliche die Verpflichtung, für die Sicherheit der ihnen anvertrauten Inventargegenstände zu sorgen und den dem Arbeitgeber durch ihr Verschulden entstandenen Schaden uneingeschränkt zu ersetzen.

Listen der Positionen und Arbeiten, die von Arbeitnehmern ersetzt oder ausgeführt werden, mit denen der Arbeitgeber schriftliche Vereinbarungen über die volle individuelle oder kollektive (Team-)Finanzverantwortung treffen kann, werden durch den Beschluss des russischen Arbeitsministeriums vom 31. Dezember 2002 N 85 genehmigt.

Ungefähre Probe

(LLC „Leto“)

für Kernaktivitäten N 20

Bei der Organisation der Aufnahme und Übergabe von Fällen

und Dokumentation

Im Zusammenhang mit der freiwilligen Entlassung der Personalleiterin Anna Vladimirovna Chernova am 20. Juli 2012

ICH BESTELLE:

1. Führen Sie am 20. Juli 2012 die Annahme und Übergabe der am Arbeitsplatz des Personalleiters A. V. Chernova befindlichen Fälle und Unterlagen an die neue Personalleiterin Maria Nikolaevna Barinova durch, die ihre Tätigkeit am 21. Juli 2012 aufnehmen wird.

2. Überprüfen Sie während der Fallübergabe die Verfügbarkeit der Dokumentation und vergleichen Sie die in der Personalabteilung verfügbaren Fälle mit der Nomenklatur der Fälle der Organisation.

3. Erstellen Sie eine Bestandsaufnahme der übertragenen Fälle und lassen Sie diese von der Büroleiterin V.N. Malakhova beglaubigen.

4. Erstellen Sie eine Liste der übertragenen Bürogeräte, überprüfen Sie deren Inventarnummern und lassen Sie das Inventar vom Leiter der Wirtschaftsabteilung A. M. Gavrilov bescheinigen.

5. Überprüfen Sie im Beisein des Leiters des Sicherheitsdienstes, Dobrynin V.I., den Inhalt des Safes am Arbeitsplatz von Chernova A.V., erstellen Sie eine Liste der darin aufbewahrten Unterlagen, strenger Meldeformulare, Arbeitsbücher, Versicherungspolicen usw Lassen Sie es von Dobrynin V.I. und der Leiterin der Personalabteilung Komelkova N.T. zertifizieren.

6. Personalleiterin Chernova A.V. erstellt eine Liste der Fälle, Aufgaben und Tätigkeiten, die ihr anvertraut, aber zum Zeitpunkt der Geschäftsübergabe noch nicht abgeschlossen waren.

7. Verpflichten Sie den Personalleiter von Chernova A.V., Barinova M.N. im Beisein der Leiterin der Personalabteilung Komelkova N.T. gegen Unterschrift den Schlüssel zum Safe an ihrem Arbeitsplatz zu übergeben.

8. Alle Materialien für die Annahme und Übergabe von Fällen und Dokumentationen müssen ordnungsgemäß vorbereitet sein: Jedes Dokument muss in mindestens drei Exemplaren erstellt, von A. V. Chernova, M. N. Barinova unterzeichnet, von den in dieser Bestellung genannten Personen beglaubigt und übergeben werden am 20. Juli 2012 bis spätestens 16:00 Uhr zur Prüfung durch den Generaldirektor.

9. Die Kontrolle über die Annahme und Weitergabe von Fällen und Dokumentation wird der Leiterin der Personalabteilung Komelkova N.T. übertragen.

Artikel 27 der Verordnung über die Rechnungslegung und Finanzberichterstattung in der Russischen Föderation (genehmigt durch die Verordnung des Finanzministeriums Russlands vom 29. Juli 1998 N 34n, in der Fassung vom 24. Dezember 2010) verpflichtet in diesem Fall zur Durchführung einer obligatorischen Bestandsaufnahme eines Wechsels der finanziell verantwortlichen Personen (am Tag der Annahme und Übergabe der Fälle). Tatsächlich zielt die Bestandsaufnahme darauf ab, die tatsächliche Verfügbarkeit von Immobilien zu ermitteln und die tatsächliche Verfügbarkeit von Immobilien mit Buchhaltungsdaten zu vergleichen.

Im Rahmen des Inventurvorgangs muss ein ausscheidender Mitarbeiter die ihm für die Dauer seiner Tätigkeit anvertrauten Inventarwerte an eine auf Anordnung (Anweisung) des Leiters der Organisation beauftragte Person oder an einen neuen Mitarbeiter übergeben, der diese Vermögenswerte berücksichtigt.

Bei der kollektiven (Team-)Finanzverantwortung werden Bestandsaufnahmen durchgeführt, wenn der Teamleiter (Vorarbeiter) wechselt, wenn mehr als fünfzig Prozent seiner Mitglieder das Team (Team) verlassen, sowie auf Wunsch eines oder mehrerer Mitglieder des Teams (Team).

Natürlich muss die Inventur im Vorfeld organisiert werden – mehrere Tage vor der Abreise des Mitarbeiters. Denn ein Arbeitnehmer hat das Recht, die Teilnahme an einer Inventur rechtlich zu verweigern, wenn die Entscheidung zur Durchführung nach dem Zeitpunkt der Begründung der Beendigung des Arbeitsverhältnisses getroffen wird.

Um den Inventurprozess zu optimieren, muss das Unternehmen über einen gut funktionierenden Mechanismus verfügen. Bei der Durchführung einer Bestandsaufnahme und der Aufzeichnung ihrer Ergebnisse müssen zunächst die methodischen Anweisungen zur Bestandsaufnahme von Eigentum und finanziellen Verbindlichkeiten verwendet werden, die durch die Verordnung Nr. 49 des russischen Finanzministeriums vom 13. Juni 1995 genehmigt wurden.

Auf der Grundlage des vorgegebenen Regulierungsdokuments hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, ein lokales Regulierungsgesetz zu erarbeiten, in dem er jederzeit seine Besonderheiten bei der Durchführung einer Bestandsaufnahme widerspiegeln, einzelne Abläufe detailliert beschreiben und Nuancen festhalten kann.

Die Aufgabe der Organisation der Inventur liegt beim Arbeitgeber. Diese besondere Arbeit wird vom Leiter der Struktureinheit, dem Personaldienst und der Inventarkommission durchgeführt. Das Personal der ständigen und arbeitenden Inventarkommissionen wird vom Leiter der Organisation durch Ausstellung eines Verwaltungsdokuments genehmigt. Der Inventarkommission gehören Vertreter der Organisationsverwaltung, Buchhaltungsmitarbeiter und andere Spezialisten (Ingenieure, Wirtschaftswissenschaftler, Techniker usw.) an. Der Inventarkommission können Vertreter des internen Revisionsdienstes der Organisation und unabhängiger Revisionsorganisationen angehören. Die Abwesenheit mindestens eines Mitglieds der Kommission während der Inventur dient als Grund für die Ungültigerklärung der Inventurergebnisse.

Der Hauptbuchhalter sollte Interesse an der Durchführung einer Inventur zeigen. Schließlich ist der Hauptbuchhalter gemeinsam mit den Leitern der entsprechenden Abteilungen und Dienste verpflichtet, die strikte Einhaltung der Finanz- und Kassendisziplin sorgfältig zu überwachen; Einhaltung der festgelegten Regeln für die Durchführung von Inventaren, Vorräten, Anlagevermögen, Abrechnungen und Zahlungsverpflichtungen; die Rechtmäßigkeit der Abschreibung von Engpässen, Forderungen und anderen Verlusten aus den Bilanzen (Artikel 11 der Verordnung über Hauptbuchhalter, genehmigt durch Beschluss des Ministerrats der UdSSR vom 24. Januar 1980 N 59).

Daher erfolgt die Entlassung finanziell verantwortlicher Personen (Kassierer, Lagerleiter und andere) im Einvernehmen mit dem Hauptbuchhalter.

Für die Annahme und Übergabe von Inventargegenständen erteilt der Leiter der Organisation einen Auftrag (Anweisung). Es muss die folgenden wesentlichen Fragen klären: den Zeitpunkt und das Verfahren für die Übertragung des Inventars, das Verfahren für die Zusammenfassung des Inventars sowie die Zusammensetzung der Kommission (sofern die Inventarisierung nicht von einer ständigen Kommission, sondern von durchgeführt wird). eine Arbeitskommission). Die Beteiligung finanziell verantwortlicher Personen an der Bestandsaufnahme ist verpflichtend.

Vor der Prüfung der tatsächlichen Objektverfügbarkeit muss die Inventarkommission zum Zeitpunkt der Inventarisierung die aktuellsten Belege und Ausgabenbelege bzw. Meldungen über den Sachwert- und Bargeldverkehr einholen.

Der Vorsitzende der Inventarkommission bestätigt alle den Registern (Berichten) beigefügten Belege und Ausgabenbelege mit dem Vermerk „vor der Inventarisierung am „_____________“ (Datum)“, die der Buchhaltung als Grundlage für die Ermittlung des Vermögensbestands dienen sollen Beginn der Inventur gemäß den Buchhaltungsdaten.

Finanzverantwortliche Personen stellen Quittungen aus, aus denen hervorgeht, dass bis zum Beginn der Inventur alle Ausgaben- und Empfangsbelege für Liegenschaften der Buchhaltung vorgelegt oder an die Kommission überwiesen wurden und alle unter ihrer Verantwortung erhaltenen Wertgegenstände aktiviert und die veräußerten Wertgegenstände als abgeschrieben wurden Kosten. Ähnliche Quittungen werden auch von Personen ausgestellt, die über steuerpflichtige Beträge für den Erwerb oder Vollmachten zur Übernahme von Eigentum verfügen.

Informationen über die tatsächliche Verfügbarkeit von Immobilien und die Realität der erfassten finanziellen Verpflichtungen werden in mindestens zweifacher Ausfertigung in Inventaraufzeichnungen oder Inventarberichten festgehalten. Inventarlisten können mithilfe von Computern und anderen Organisationstechnologien oder manuell ausgefüllt werden. Das Inventar muss klar und deutlich mit Tinte oder Kugelschreiber ausgefüllt werden, ohne Flecken oder Radierungen. Ungefähre Formen von Inventaren und Gesetzen sind in den Anhängen 6 - 18 der methodischen Anweisungen des russischen Finanzministeriums enthalten.

Die Inventarkommission gewährleistet die Vollständigkeit und Richtigkeit der Eingabe von Daten über die tatsächlichen Bestände von Anlagevermögen, Vorräten, Waren, Bargeld, sonstigen Vermögenswerten und finanziellen Verpflichtungen in das Inventar sowie die Richtigkeit und Aktualität der Registrierung von Inventarmaterialien.

Wir optimieren die Bestandsverwaltung

Die Überprüfung der tatsächlichen Verfügbarkeit von Immobilien erfolgt unter obligatorischer Beteiligung finanziell verantwortlicher Personen.

Das Inventarvermögen (Bestand, Fertigprodukte, Waren, sonstige Vorräte) wird für jeden einzelnen Artikel unter Angabe der Art, Gruppe, Menge und weiterer notwendiger Daten (Artikel, Sorte etc.) in das Inventar eingetragen.

Die Kommission überprüft im Beisein finanziell verantwortlicher Personen die tatsächliche Verfügbarkeit von Inventargegenständen durch obligatorische Neuberechnung, Nachwägung oder Nachmessung. Es ist nicht gestattet, Daten über Wertguthaben aus den Worten finanziell verantwortlicher Personen oder nach Buchhaltungsdaten in das Inventar einzutragen, ohne deren tatsächliche Verfügbarkeit zu prüfen.

Bei der Inventur eingegangene Inventarwerte werden im Beisein von Mitgliedern der Inventurkommission von finanzverantwortlichen Personen entgegengenommen und nach der Inventur in das Register bzw. Warengutachten aufgenommen.

Die Namen der Inventarwerte und -gegenstände sowie deren Menge werden im Inventar gemäß der Nomenklatur und in den in der Buchhaltung verwendeten Maßeinheiten angegeben.

Auf jeder Seite des Inventars geben sie in Worten die Anzahl der Seriennummern der Sachwerte und den auf dieser Seite erfassten Gesamtbetrag in physischer Hinsicht an, unabhängig von den Maßeinheiten (Stück, Kilogramm, Meter usw.) dieser Werte ​werden in angezeigt.

In Fällen, in denen finanziell verantwortliche Personen nach der Inventur Fehler in den Inventuren feststellen, müssen sie dies unverzüglich (vor der Eröffnung des Lagers, Lagerraums, Abschnitts usw.) dem Vorsitzenden der Inventurkommission melden. Die Inventurkommission prüft die genannten Sachverhalte und behebt bei Bestätigung die festgestellten Fehler in der vorgeschriebenen Weise.

Fehler werden in allen Inventarexemplaren korrigiert, indem falsche Einträge durchgestrichen und korrekte Einträge über den durchgestrichenen platziert werden. Korrekturen müssen von allen Mitgliedern der Inventurkommission und finanziell verantwortlichen Personen vereinbart und unterzeichnet werden.

Es ist nicht erlaubt, in den Inventaren Leerzeilen zu belassen; Leerzeilen werden auf den letzten Seiten durchgestrichen.

Auf der letzten Seite des Inventars sollte ein Vermerk über die Kontrolle der Preise, der Besteuerung und der Berechnung der Gesamtbeträge stehen, der von den Personen, die diese Kontrolle durchgeführt haben, unterzeichnet ist.

Die Inventare werden von allen Mitgliedern der Inventarkommission und finanziell verantwortlichen Personen unterzeichnet. Am Ende der Inventarisierung stellen die finanziell verantwortlichen Personen eine Quittung aus, aus der hervorgeht, dass die Kommission die Immobilie in ihrem Beisein überprüft hat, dass keine Ansprüche gegen die Kommissionsmitglieder bestehen und dass die in der Inventarliste aufgeführten Objekte angenommen wurden Verwahrung.

Bei der Überprüfung der tatsächlichen Verfügbarkeit der Immobilie im Falle eines Wechsels der finanziell verantwortlichen Personen unterzeichnet derjenige, der die Immobilie übernommen hat, die Empfangsbestätigung für die Immobilie und derjenige, der die Immobilie übergeben hat, unterzeichnet die Übergabe dieser Immobilie.

Eine Bestandsaufnahme der Inventargegenstände sollte grundsätzlich in der Reihenfolge erfolgen, in der sich die Gegenstände in einem bestimmten Raum befinden. Bei der Lagerung von Inventargegenständen in verschiedenen isolierten Räumlichkeiten bei einer sachlich verantwortlichen Person erfolgt die Inventur sequentiell nach Lagerort. Nach der Kontrolle der Wertsachen wird der Zutritt zum Raum verweigert (z. B. versiegelt) und die Kommission begibt sich zur Arbeit in den nächsten Raum.

Erfolgt die Inventarisierung der Liegenschaften über mehrere Tage, sind die Räumlichkeiten, in denen Sachwerte gelagert werden, beim Verlassen der Inventarkommission zu versiegeln. In den Arbeitspausen der Inventurkommissionen (in der Mittagspause, nachts, aus anderen Gründen) sollten Inventuren in einer Kiste (Schrank, Tresor) in einem geschlossenen Raum, in dem die Inventur durchgeführt wird, aufbewahrt werden.

Die Inventur der Registrierkasse erfolgt gemäß dem genehmigten Verfahren zur Durchführung von Bargeldtransaktionen in der Russischen Föderation. Durch Beschluss des Direktoriums der Zentralbank der Russischen Föderation vom 22. September 1993 Nr. 40 und mitgeteilt durch Schreiben der Bank von Russland vom 4. Oktober 1993 Nr. 18.

Bei der Berechnung des tatsächlichen Vorhandenseins von Banknoten und anderen Wertgegenständen in der Kasse werden Bargeld, Wertpapiere und Gelddokumente (Briefmarken, staatliche Zollmarken, Rechnungsmarken, Gutscheine für Ferienhäuser und Sanatorien, Flugtickets usw.) berücksichtigt.

Die Überprüfung der tatsächlichen Verfügbarkeit von Wertpapierformularen und anderen Formen strenger Meldedokumente erfolgt nach Formularart (z. B. nach Namens- und Inhaberaktien, Vorzugsaktien und Stammaktien) unter Berücksichtigung der Anfangs- und Endnummern bestimmter Formulare, z sowie für jeden Lagerort und finanziell verantwortliche Personen. Eine Bestandsaufnahme der bei Banken auf Giro-, Fremdwährungs- und Sonderkonten gehaltenen Gelder wird durchgeführt, indem die Salden der auf den entsprechenden Konten aufgeführten Beträge nach Angaben der Buchhaltungsabteilung der Organisation mit Daten aus Kontoauszügen abgeglichen werden.

Ungefähre Probe

Gesellschaft mit beschränkter Haftung „Leto“

(LLC „Leto“)

für Kernaktivitäten Nr. 5

Über die Organisation des Empfangs und der Übermittlung der Buchhaltungslagerdokumentation

und Inventar der Inventargegenstände

Im Zusammenhang mit der freiwilligen Entlassung des Lagerhausbesitzers I.P. Smirnov am 16. Juli 2012.

ICH BESTELLE:

1. Führen Sie am 15. Juli 2012 die Annahme und Übertragung von Lagerunterlagen und die Inventur von Lagerbeständen im Lager von Mir LLC durch.

2. Übertragen Sie die Lagerdokumentation und die Inventargegenstände vom Lagerhalter I.P. Smirnov an den Lagerleiter V.I. Kornilov.

3. Um die Annahme und Übergabe der Dokumentation sowie die Bestandsaufnahme der Inventargegenstände durchzuführen, bilden Sie eine Kommission bestehend aus:

Vorsitzender - Kaufmännischer Direktor V. A. Orlov;

Mitglieder der Kommission: Lagerleiter V. I. Kornilov;

Ladenbesitzer Smirnov I.P.;

Ladenbesitzer Voronin A.N.;

Buchhalterin Valyaeva N.S.

4. Die Ergebnisse der Annahme und Übertragung der buchhalterischen Lagerdokumentation und des Inventars der Inventargegenstände sollten in einem Gesetz mit beigefügter Inventarliste formalisiert und dem Generaldirektor am 16. Juli 2012 zur Unterzeichnung vorgelegt werden.

Generaldirektor A. A. Khmelevsky

Folgende Personen wurden mit der Bestellung vertraut gemacht:

I. P. Smirnov ____ Juli 2012

V. I. Kornilov ____ Juli 2012

V. A. Orlov ____ Juli 2012

A. N. Voronin ____ Juli 2012

N. S. Valueva ____ Juli 2012

Literaturverzeichnis

1. Panina P. G. So übertragen und akzeptieren Sie Fälle beim Wechsel des Hauptbuchhalters richtig // Russischer Steuerkurier. 2012. N 3.

2. Anoshina I. Inventarisierung – wann durchführen, was inventarisieren, wie registrieren? // Finanzzeitung. 2012. N N 3, 4.

3. Borodina V.V. Registrierung der Inventarergebnisse // Prüfungsberichte. 2011. N 11.

4. Davydova A. Yu. Durchführung einer Bestandsaufnahme // Leiterin einer autonomen Einrichtung. 2010. N 10.

S. Borisova

Personalmanager

LLC „Elana-Logistic“

Signiert für Siegel