Основной первичный документ по учету оплаты труда. Первичная документация по учету труда и его оплаты

В каждой организации, ведущей экономическую деятельность, возникает необходимость в ведении кадровых документов, а так же в ежемесячном расчете и начислении заработной платы сотрудникам.

Бухгалтерия рассчитывает пособия, отпускные и командировочные, начисления по окладу и сдельно, начисляет налоги и страховые взносы, отчитывается в фонды и ИФНС.

Зачастую бухгалтерия так же занимается и кадровыми документами, ведь далеко не в каждой компании есть своя кадровая служба.

При этом, далеко не каждый бухгалтер является еще и хорошо подкованным работником кадровой службы. А ведь с Трудовой инспекцией нынче шутки плохи.

Расчет и начисление заработной платы необходимо производить в соответствии с положениями 21 главы Трудового кодекса РФ.

Процесс расчета зарплаты осуществляется в несколько этапов.

Первым этапом является анализ информации, содержащейся в первичных документах по учету труда и его оплаты, составленных по унифицированным формам.

Второй этап представляет собой расчет сумм оплаты труда (и других выплат) сотрудникам, а так же лицам, выполняющим работы и оказывающим услуги по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).

На третьем этапе происходит расчет и удержание налога на доходы физических лиц (НДФЛ) в соответствии с главой 23 Налогового кодекса.

Четвертым этапом будут начисления страховых взносов, взимаемых с начисленных сумм оплаты труда.

На пятом этапе оформляются документы (так же унифицированных форм) на выплату заработной платы.

Учитывая тот факт, что в соответствии с п.1 ст.9 закона «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, так как именно эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, значение первичной документации нельзя недооценивать.

Тем более, что многие первичные документы по кадровому учету и заработной плате необходимо хранить в течении 75 лет (либо - постоянно, т.е. не менее 10 лет) 75 лет в соответствии с требованиями Приказа Минкультуры от 25.08.2010г. №558 с последующей передачей в Государственный архив в случае прекращения деятельности компании.

Кроме того законодательством предусмотрена административная и даже уголовная ответственность за нарушение порядка ведения и сохранности кадровых документов.

В статье будут рассмотрены виды и формы первичных документов по кадровому учету и заработной плате, а так же приведены сроки их хранения.
Представленная информация может послужить «памяткой» в работе бухгалтеру.

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ

При формировании первичных документов по кадровому учету и оплате труда, следует помнить о положении п.2 ст.9 закона №129-ФЗ.

В соответствии с этим пунктом, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Унифицированные формы, которые следует применять при оформлении трудовых отношения с сотрудниками, утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты».

Данным Постановление утверждены следующие формы первичных документов:

1. По учету кадров:

• №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»,
• №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу».

• №Т-2 «Личная карточка работника»,
• №Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».

• №Т-3 «Штатное расписание».

• №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника».

• №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»,
• №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,

• №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»,
• №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»,

• №Т-7 «График отпусков».

• №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,
• №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»,

• №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,
• №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,

• №Т-10 «Командировочное удостоверение»,

• №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»,

• №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,
• №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников»,

2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

• №Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»,

• №Т-13 «Табель учета рабочего времени»,

• №Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»,
• №Т-51 «Расчетная ведомость»,
• №Т-53 «Платежная ведомость»,

• №Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей»,

• №Т-54 «Лицевой счет»,
• №Т-54а «Лицевой счет (свт)» (свт - средства вычислительной техники),

• №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»,

• №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,

• №Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, НЕ СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ

Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц.

Необходимость ведения кадровой документации закреплена действующим законодательством:

1. Трудовым кодексом:

• Трудовой договор, заключаемый с каждым сотрудником, его содержание и виды (гл.10-13 ТК РФ).

• Защита персональных данных работника (гл.14 ТК РФ).

• Трудовые книжки (ст.66 ТК РФ).

• Разработка и утверждение Правил внутреннего распорядка (ст.189 ТК РФ).

2. Федеральный закон от 27.07.2006г. №152-ФЗ «О персональных данных»

• Положение о персональных данных.

3. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003г. №225 «О трудовых книжках».

• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Трудовые отношения сотрудников и работодателя регламентируются локальными нормативными положениями организации.
В каждой компании должны быть правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите личных сведений.
Другие локальные нормативные положения:

• о заработной плате,
• премировании,
• коэффициенте трудового участия,
• и т.п.

Кроме того, в организации должны быть следующие кадровые документы по охране труда:

• Инструкции сотрудников по охране труда и технике безопасности.

• Журнал регистрации инструктажных мероприятий;

Требования охраны труда регулируются разделом 10 Трудового Кодекса.

В соответствии с положениями ст.217 ТК РФ, у каждого работодателя , осуществляющего производственную деятельность, с численностью работников больше 50 человек, должна быть служба охраны труда либо специалист по охране труда, имеющий соответствующую подготовку или опыт работы в этой области.

В случае, если численность производственного предприятия менее 50 человек, то
руководитель может возложить обязанности по охране труда на подготовленного сотрудника, в том числе - по совместительству, с письменного согласия работника и за дополнительную плату (ст. 60.2 ТК РФ).

Если же обязанности по охране труда ни за кем не закреплены, ответственность за нарушения несет руководитель компании.

Кроме вышеупомянутых, организация должна располагать следующими документами:

• Документы (карты) аттестации рабочих мест, планы об аттестации рабочих мест по условиям труда.

• Должностные Инструкции сотрудников.

• Заявления сотрудников о приеме, увольнении, предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставлении отпуска без сохранения зарплаты.

• Договор о полной материальной ответственности (ст.243, ст.244 ТК РФ).

• Журнал регистрации проверок контролирующих служб.

Акты о несчастных случаях.
Срок хранения 75 лет.

Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний.
Срок хранения 75 лет.

В заключение необходимо отметить, что вышеприведенные перечни документов не являются исчерпывающими, так как в процессе установления трудовых отношений у организации может возникнуть обязанность оформления иных документов (например, свидетельства государственного пенсионного страхования для ранее не работавшего сотрудника).

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЯ ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ И СОХРАННОСТИ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

В случае отсутствия утвержденных организацией в обязательном порядке кадровых документов, проверяющий инспектор по труду может привлечь организацию к административной ответственности.
Так, в соответствии со ст.5.27 КоАП РФ, нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа:

• на должностных лиц - в размере от 1 000 до 5 000 руб.,
• на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток.

В соответствии со ст.13.20 КоАП РФ, за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (к таким документам относятся: трудовые книжки, личные карточки работников, приказы по личному составу и т.п.) влечет:

• предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.,
• на должностных лиц - от 300 до 500 руб.

Это же положение относится и к работникам, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

В соответствии со ст.137 УК РФ, незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений:

• в публичном выступлении,
• публично демонстрирующемся произведении,
• в средствах массовой информации,

• штрафом в размере до 200 000 рублей,
• или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев,
• либо обязательными работами на срок до 360 часов,
• либо исправительными работами на срок до 1 года,
• либо принудительными работами на срок до 2 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового,
• либо арестом на срок до 4 месяцев,
• либо лишением свободы на срок до 2 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет.

• штрафом в размере от 100 000 до 300 000 рублей,
• или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от 1 года до 2 лет,
• либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 2 до 5 лет,
• либо принудительными работами на срок до 4 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет или без такового,
• либо арестом на срок до 6 месяцев,
• либо лишением свободы на срок до 4 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет.

Жалобы сотрудников может рассматривать Прокуратура совместно с Трудовой инспекцией.

Первичные учетные документы для отражения расчетов с персоналом по оплате труда утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — постановление № 1). При этом указано, что постановление № 1 принято в целях реализации требований Трудового кодекса РФ. Из этого можно сделать вывод, что унифицированные формы, утвержденные указанным постановлением, продолжают действовать и после 01 января 2013 года (т.к. их применение обусловлено не законом о бухгалтерском учете, а другим законодательным актом — Трудовым кодексом).

Анализ указанных форм показывает, что, несмотря на относительно “молодой” возраст — они введены в действие в 2004 году, все они разрабатывались для ведения “ручного” расчета заработной платы, т.е. без использования специальных программ для расчета заработной платы. По мысли законодателя (в данном случае, Госкомстата РФ), расчет заработной платы (вне специальных программ) должен осуществляться следующим образом:

1. Заполняется табель (форма № Т-12 или Т-13). В начале месяца сотруднику, ответственному за ведение табеля, выдается бланк табеля (совсем пустой или с заполненными ФИО). Ежедневно ответственный сотрудник отмечает по каждому работнику явку/неявку (при сплошном способе регистрации) или только неявку (при используемом способе регистрации отклонений) с указанием причины. По окончании месяца ответственный за ведение табеля подсчитывает общее количество дней и часов, отработанных и пропущенных каждым работником, и табель, подписанный руководителем структурного подразделения и работником кадровой службы, передается в бухгалтерию.

2. На основании табеля бухгалтерия производит расчет заработной платы (на калькуляторе) последовательно по каждому работнику.

2.1. Из табеля в лицевой счет (форма № Т-54) переносятся данные о количестве отработанных дней (часов), использованных отпусках, переводах, увольнении, изменениях в оплате труда (сверяются с данными соответствующих приказов, предоставляемых кадровой службой).

2.2. Рассчитываются отклонения (на основании уже имеющихся данных в лицевом счете сотрудника по начислениям за предшествующие периоды): отпускные (расчет ведется в форме № Т-60), больничные листы (ввиду отсутствия специального документа, видимо, предполагается, что расчет ведется в самом больничном листе), средний заработок, например, за время нахождения в командировке или в других случаях, предусмотренных законодательством (для этого вида расчета также не предусмотрено специальной формы расчета, видимо, по мысли законодателя, расчет ведется “на бумажке”), компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении (расчет ведется в форме № Т-61).

2.3. Рассчитываются основные начисления в соответствии с используемой системой оплаты труда (по окладу/тарифу, по сдельным расценкам, премии и т.п.).

2.4. Результаты всех произведенных расчетов заносятся в лицевой счет сотрудника (форма № Т-54) по соответствующим графам (видам оплат) .

2.5. В специальном регистре налогового учета по НДФЛ (в соответствии с требованиям п.1 ст.230 НК РФ) рассчитывается НДФЛ за месяц (нарастающим итогом с начала года с учетом налоговых вычетов и ранее удержанных сумм).

2.6. В лицевом счете отражаются все удержания из заработной платы (включая НДФЛ и межрасчетные выплаты).

2.7. Высчитывается сумма к оплате.

3. На основании лицевых счетов всех работников составляется расчетно-платежная (по форме № Т-49) или расчетная ведомость (по форме № Т-51): последовательно по каждому работнику данные переносятся из лицевого счета в ведомость. Если табель ведется по форме № Т-12, то сведения о начисленных суммах могут быть занесены непосредственно в эту форму, в этом случае отдельная расчетная ведомость не составляется.

4. При необходимости (т.е. при использовании на предыдущем этапе формы № Т-51) составляется платежная ведомость по форме № Т-53.

5. Рассчитывается сумма страховых взносов по каждому работнику в специальном регистре (пп.2 п.2 ст.28 Федерального закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»).

6. Сводятся (собираются) в один регистр страховые взносы по всем работникам за месяц.

Использование для расчета заработной платы специализированной программы влечет за собой изменение функций первичных учетных документов, утвержденных постановлением № 1: как и любые другие регистры, при автоматизированной системе обработки информации эти документы вместо функции расчета и накопления информации приобретают функцию получения отчетных данных по произведенным (с помощью специальной программы) расчетам и закрепления полученных данных на бумажном носителе (об этом уже упоминалось в статье ).

Как выглядит расчет заработной платы в специализированной программе (на примере 1С) описано в статье . Для выполнения же требований Трудового кодекса и Госкомстата РФ необходимо, чтобы по результатам каждого месяца или календарного года имелись на бумажном носителе:

I) Табель учета рабочего времени за месяц — формы № Т-12 и Т-13 (последняя применяется при автоматизированной обработке учетных данных) (порядок подготовки табеля при ведении учета в программе 1С ранее изложен в вышеупомянутой статье ; практическое применение табеля при расчете зарплаты в 1С изложено в статье).

II) Расчетные и/или платежные ведомости — формы № Т-49, Т-51, Т-53. Надо сказать, что с точки зрения практического применения формы № Т-49 и Т-51 являются гораздо менее наглядными, чем, скажем, расчетная ведомость в произвольной форме, формируемая в 1С. Однако, для выполнения требования законодательства о первичных документах одна из форм — Т-49 или Т-51 должна быть в наличии. Соответственно, если вы выдаете заработную плату наличными из кассы, то выдача производится по платежной ведомости (форма Т-49 или Т-53) и также необходимо вести журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а).

Обратите внимание, Трудовой кодекс устанавливает только две возможных формы оплаты труда: в денежной форме в валюте РФ (в рублях) и в неденежной форме (не более 20% от начисленной месячной заработной платы) (ст.131 ТК РФ). При этом денежные средства допускается перечислять на указанный работником счет в банке (при соответствующем условии в коллективном или трудовом договоре) (ст.136 ТК РФ). В постановлении № 1 указано, что “на работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость, а расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются”. Про возможность не составлять платежную ведомость при выплате заработной платы отдельному сотруднику по расходному ордеру не сказано. Из этого можно сделать вывод, что, даже если в платежную ведомость на выплату заработной платы наличными из кассы включен только один работник, выдача должна производиться именно по ведомости, а не по расходному ордеру, оформленному на имя работника.

III) Лицевой счет за календарный год (по каждому работнику) — формы № Т-54 или Т-54а (в последнем случае должны быть распечатаны и вклеены в форму расчетный листки за каждый месяц).

IV) Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику — форма № Т-60 (на каждому факту предоставления отпуска).

V) Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) — форма № Т-61 (по факту увольнения).

VI) Справки-расчеты для начислений по среднему заработку и больничным листам (по каждому соответствующему факту) — по форме, разработанной и утвержденной организацией.

VII) Регистр налогового учета по НДФЛ за календарный год (по каждому работнику) — по форме, разработанной и утвержденной организацией.

VIII) Регистр учета начисленных страховых взносов за календарный год (по каждому работнику) — по форме, разработанной и утвержденной организацией.

В организациях любой правовой формы собственности и видов деятельности большое значение приобретает правильно организованный первичный учет труда и его оплаты. Использование трудовых ресурсов в процессе производства выражается в затратах ими рабочего времени, исчисляемого в настоящее время в двух трудовых измерителях -- человеко-днях и человеко-часах.

Человеко-день представляет собой затраты живого труда одного человека в течение одного рабочего дня. Однако для отражения трудовых затрат в производстве конкретного вида продукции этот измеритель мало пригоден, т.к. он является несопоставимым из-за неоди-наковой продолжительности рабочего дня, наличия разного рода внутрисменных пере-рывов и их продолжительности. Человеко-день используется в качестве трудового изме-рителя только для отражения трудового участия отдельных работников в производстве безотносительно к его отдельным отраслям и видам продукции. Наиболее точным тру-довым измерителем для учета затрат живого труда на производство конкретного вида продукции является человеко-час. В связи с этим во всех первичных и сводных документах по учету труда и его оплаты необходимо указывать количество затраченного живого труда в человеко-днях и челове-ко-часах, что послужит основанием для исчисления показателей производительности труда.

В настоящее время применяются унифицированные формы первичных докумен-тов по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1:

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (ф. № Т-12);

Табель учета рабочего времени (ф. № Т-13);

Расчетно-платежная ведомость (ф. № Т-49);

Расчетная ведомость (ф. № Т-51);

Платежная ведомость (ф. №Т-53);

Лицевой счет (ф. № Т-54).

Формы первичных документов зависят от вида оплаты труда.

Так, основным первичным документом для учета отработанного времени при повре-менной оплате труда является Табель учета рабочего времени и расчета оплаты тру-да (ф. № Т-12), который состоит из двух разделов.

В раздел 1 «Учет рабочего времени» вписываются в алфавитном порядке фамилии работников с указанием табельных номеров и должности (специальности, профессии). Затем ежедневно в течение месяца записывается количество отработанных часов, а в случае отсутствия работника на работе, используется буквенный или цифровой код, объясняющий причины невыхода на работу. После окончания месяца в табеле подсчитываются итоги отработанных дней и часов, а также производится начисление оплаты труда.

В разделе 2 «Расчеты с персоналом по оплате труда» по каждому работнику указыва-ется тарифная ставка (часовая, дневная), оклад, а также сумма начисленной оплаты труда (по видам), количество отработанных человеко-дней, человеко-часов, количество человеко-дней простоев и т. д. В этом же разделе предусмотрена корреспонденция счетов по начислению оплаты труда с отнесением на счета по учету производств и расходов на продажу.

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (ф. № Т-12) является очень громоздким, поэтому наибольшее применение получил Табель учета рабочего времени (ф. № Т-13). Табельный учет ведут в табеле учета рабочего времени по месту работы (в отделениях, бригадах, на фермах, в промышленных и вспомогательных производствах и других хозяйственных подразделениях) заведующие соответст-вующими подразделениями хозяйства.

В табель записывается весь личный состав подразделения в установленной последовательности с указанием табельных но-меров (лицевых счетов), присвоенных работникам. В табеле ежедневно отмечают выход на работу, количество отработанных часов, неявки отражают в табеле условными обозначениями, например: О - отпуск, Б - болезнь, П - прогул.

В конце месяца в табеле подводят итоги об отработанном времени (часы, дни), днях неявки на работу (по причинам). За-тем табель сдают в бухгалтерию, где его данные после соответст-вующей проверки используются для составления расчетно-пла-тежной ведомости. Следует иметь в виду, что по категориям ра-ботников с повременной оплатой труда сведения табельного учета об отработанном времени являются единственным осно-ванием для начисления заработной платы.

Параллельно с табельным на сельскохозяйственных пред-приятиях ведут первичный учет потерь рабочего времени в ре-зультате целодневных (сменных) и внутрисменных простоев. Для этого используют учетный лист целодневных (сменных) и вну-трисменных простоев (ф. № 64а), который заполняет ежедневно при наличии простоев руководитель производственного подраз-деления. В учетном листе указывают время и причины просто-ев, а также принятые меры по их устранению.

Продолжительность и причины простоев подтверждаются подписями рабочих. Если во время простоев ра-ботники были использованы на других работах, то это время в данный документ как простой не включают.

Ежедневно учетные листы целодневных (сменных) и внутри сменных простоев передают на рассмотрение руководителям хозяйств для принятия соответствующих мер, а после этого - в бухгалтерию, где их используют для учета простоев и начисле-ния оплаты труда.

При возникновении несчастных случаев на производстве за-полняют специальный документ - акт о несчастном случае на производстве (ф. № H1).

В растениеводстве для учета затраченного труда, объема вы-полненных работ, начисления заработка используют различные формы учетных листов для учета полевых и стационарных работ, выполненных тракторами, комбайнами и другими самоходными машинами, применяют учетный лист тракториста-машиниста (ф. № 411 АПК), который заполняют на каждого тракториста-машиниста отдельно.

При открытии учетного листа указывают год, месяц, наиме-нование хозяйства, номер отделения, бригады, а также фами-лию, имя и отчество тракториста-машиниста, его табельный номер, марку трактора и его инвентарный номер. Учет ведут по мере выполнения работ по видам с указанием, под какие куль-туры они выполнялись. На каждый вид работ и культуры отво-дится одна строка, на которой последовательно по датам запи-сывают: агротехнические условия выполнения, бригаду-заказчика, единицу измерения, коли-чество отработанных часов, норму выработки, расценку, факти-ческий объем выполненной работы в натуре, перевод работы в условные эталонные гектары, расход горючего фактически и по норме за единицу работы.

Учетный лист тракториста-машиниста ведет бригадир или учетчик бригады. Подписывают тракторист, бригадир и утверждает агроном. Агро-ном также делает отметку о качестве и сроках выполнения работ. По этим данным производят начисле-ние оплаты труда трактористу-машинисту.

Путевой лист трактора (ф. № 412-АПК) используют для уче-та работы тракторов на транспортных работах. В этом документе отражают количество отработанных часов и дней, пробег всего и в том числе с грузом; количество перевезенных грузов, сделанных тонно-километров, отработанных машино-дней, выполненных условных эталонных гектаров работ; расход горючего по норме и фактически и суммы начисленной оплаты труда по ее видам.

Для учета ручных работ и работ, выполненных с помощью живой тягловой силы, используют учетный лист труда и выполн-енных работ (ф. 410-АПК). Ф. № 410-АПК учетного листа предназначена для учета труда и работ, выпол-ненных бригадой, звеном и для учета за-трат труда и работ, выполненных отдельным членом бригады; последняя форма является, по существу, лицевым счетом рабо-чего. .

При открытии учетного листа труда и выполненных работ на звено или бригаду в нем последовательно записывают наимено-вание с/х предприятия, отделение, бригаду, звено, месяц, год, фамилию, имя, отчество каждого чле-на данного звена или группы работников, выполняющих, совме-стно работы, указывают также табельные номера работающих.

По мере выполнения работ ежедневно в заголовках отдель-ных граф этой формы указывают числа месяца, наименование культуры и вида выполненных работ, единицу измерения, рас-ценку, нормы выработки. При приемке работ против каждого работающего отмечают количество отработанных часов и объем фактически выполненной работы.

Если в течение одного дня звено было занято несколькими видами работ, то для каждой из них предназначается отдельная графа в учетном листе.

Для определения сумм оплаты труда расчеты производятся по каждой строке учетного листа. При этом по каждому виду ра-бот расценку за единицу выработки умножают на объем работы. Если же расценка показана за норму выработки в день, то ее нужно предварительно разделить на норму выработки и полу-ченный результат умножить на фактический объем выполнен-ной работы.

Доплата определяется умножением основной оплаты труда на % от доплаты Подписывают учетный лист агроном и бригадир.

В практике учета на с/х предприятиях применяют также книжку бригадира по учету труда и выполненных работ (ф. № 65). Она имеет пока ограниченное распространение в связи с громоздкой формой построения.

В животноводстве оплату труда начисля-ют в зависимости от количества и качества получаемой продук-ции и некоторый других показателей. Поэтому для учета выра-ботки и подсчета заработка используют данные первичных документов по учету движения животных. На основании акта на оприходование приплода животных (ф. № СП-39) начисляют оплату труда дояркам, скотникам, чабанам и другим работникам.

Данные акта на перевод животных (ф. № СП-47) используют для начисления оплаты труда свинарям - за поголовье поросят к моменту отъ-ема и полученный прирост живой массы, конюхам и чабанам -за сохранность молодняка к моменту отбивки и т. п.

Ведомость взвешивания животных (ф. № СП-43) служит основанием для определения прироста живой массы за отчет-ный период, за который начисляется оплата труда телятницам, скотникам и другим работникам животно-водства. Полученный прирост живой массы определяют в расчете прироста животных (ф. № СП-44).

На основании журнала учета надоя молока (ф. № СП-21) начисляют оплату труда дояркам, мастерам машинного доения. Определенную оплату начисляют также за надои молока скотникам, пас-тухам и т. п.

Акт настрига и приема шерсти (ф. № СП-24) является первичным документом, в котором отражают количество полученной шерсти при стрижке овец. Он служит основанием для начисления оплаты труда овцеводам. В спе-циализированных хозяйствах для начисления оплаты труда животноводам используют данные и других пер-вичных документов.

Расчет начисления оплаты труда работникам животновод-ства (ф. № 413-АПК) применяют для начисления оплаты труда с учетом от-работанного времени и объема выполненных работ, на которые установлены сдельные расценки. В этом расчете записывают фамилии, имена и отчества основных и подменных работников, количество отработанных каждым из них человеко-часов, рас-ценки и объем выполненных работ. На отдельной итоговой строке в расчете показывают количество рабочих дней, отрабо-танных рабочими лошадьми. Составляют расчет, заведующий фермой, бригадир и учетчик. В конце месяца его подписывает зоотехник, затем документ поступает в бухгалтерию для состав-ления расчетно-платежных ведомостей.

На вспомогательных и промышленных производствах, а также на строительных и монтажных работах для учета объема выполненных работ, затрат труда и начисления оплаты труда широко используют наряды на сдельную рабо-ту (для бригады и индивидуальные).

Наряд на сдельную работу (групповой) (ф. № 414-АПК) при-меняют с целью учета объема выполненных работ, затраченного времени и начисления оплаты труда членам бригады. Наряд выписывают сроком до одного месяца в одном экземпляре. В течение месяца в нем отмечают выполненные ра-боты и на оборотной стороне наряда ведут табель, в котором еже-дневно учитывают время, отработанное каждым членом бригады. После выполнения задания или по окончании месяца рассчиты-вают общую сумму оплаты труда за работу. Заработок каждого ра-бочего определяется его разрядом и количеством отработанного времени в процессе выполнения задания-наряда. При одинаковом разряде рабочих устанавливают средний заработок за 1 ч, а затем умножают его на количество от-работанных часов каждым рабочим. Если же разряд рабочих нео-динаков, то заработок между ними распределяют с учетом тариф-ного коэффициента и отработанного времени. Применяют и дру-гой вариант расчета: отработанные часы умножают на часовую тарифную ставку каждого рабочего и определяют сумму заработка. Затем находят отношение общего сдельного заработка к тарифному в процентах и по этому проценту рассчитывают заработок бригады.

Наряд на сдельную работу (индивидуальный) (ф. № 414-АПК) применяют для установления заданий и учета объемов выпол-ненных работ, затраченного времени и опла-ты труда на одного работника.

Путевой лист грузового автомобиля является первичным до-кументом по учету работы грузового автотранспорта и основа-нием для начисления оплаты труда шоферам и грузчикам. В на-стоящее время используются два варианта путевого листа: сдельный (ф. № 4с), повременный (ф. № 4п). Путевой лист вы-писывают на один день (рейс). В нем приводят данные о количестве перевезенного груза, расстоянии, расходе горючего и другие показатели, необходимые для учета и анализа работы грузовых автомобилей.

Путевой лист легкового а/м (ф. № 3) предназна-чен для первичного учета работы легкового автотранспорта и начисления оплаты труда шоферам. Для учета работы автобусов исполь-зуют путевой лист автобуса (ф. № 6).

На основании перечисленных документов работники бух-галтерского учета начисляют основную и дополнительную оплату труда рабочим. При начислении оплаты труда руко-водствуются положением об оплате труда и премировании, нор-мами выработки, расценками, тарифными ставками и т. п.

При сдельной оплате труда сумму заработка определяют пу-тем умножения установленной расценки на количество произ-веденной продукции или выполненных работ. Если работы вы-полнялись бригадой, то заработок должен быть распределен между членами бригады в соответствии с их квалификацией и количеством затраченного времени каждым из них.

Оплату труда работникам животноводства начисляют исходя из количества полученной продукции, объема выполненных работ и установленных в хозяйстве расценок за единицу данной продукции или работы. Согласно положению об оплате труда работники живот-новодства премируются за перевыполнение планов производства продукции и другие показатели.

Расчетно-платежная ведомость (ф. № Т-49) и Расчетная ведомость (ф. № Т-51) являются основными документами по начислению и вып-лате всех видов заработной платы, а также пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам, отпускам и прочим выплатам. При этом могут вестись: лицевые счета работников, реестры не выданной оплаты труда (ф. № 85-АПК), сводная ведомость начисленной оплаты труда по ее составу и категориям работников (ф. № 58-АПК), сводная ведомость по расчетам с персоналом (ф. № 59-АПК).

Лицевые счета работников (или книга учета расчетов по опла-те труда) являются регистром аналитического учета расчетов с персоналом по оплате труда по счету 70. Сюда по каждому работ-нику переносят из расчетно-платежной ведомости (ф. № 141--АПК) итоговые данные за месяц о начисленных суммах оплаты труда и других выплатах, пособия по листкам нетрудоспособно-сти, удержания по видам и суммы к выдаче. Срок хранения ука-занного - 75 лет.

При неполучении работниками сумм заработной платы в ус-тановленный срок эти суммы переносят отдельно по каждому лицу в реестр не выданной оплаты труда (ф. № 85-АПК). Они подлежат перечислению в депонентскую задолженность, для че-го заполняется ведомость № 53-АПК учета депонированной оп-латы труда. Ведомость № 53-АПК открывают на год. Учет в ней ведется линейно-позиционным способом. Записи делаются на основании реес-тра не выданной оплаты труда (ф. № 85-АПК), составленного кассиром и проверенного главным бухгалтером. Возможны также записи и непосредственно из расчетно-платежной ведо-мости. По мере погашения депонентской задолженности в ве-домости № 53-АПК делают записи в разделе "Дебет - выплаче-но". При этом указывается номер расходного кассового ордера и в графе соответствующего месяца - выплаченная сумма.

Важными регистрами для сводного учета и контроля являются: сводная ведомость начисленной оп-латы труда по ее составу и категориям работников (ф. № 58--АПК) и сводная ведомость по расчетам с персоналом (ф. № 59-АПК).

Ведомость № 58-АПК открывают на год в целом по органи-зации для ежемесячного отражения обобщенных данных рас-четно-платежных ведомостей (листов книги, журнала) о начис-ленной оплате труда и других выплатах по составу и категориям работников.

Ведомость № 59-АПК предназначена для контроля за состоянием расчетов по оплате труда в целом по хозяйству. Ведомость открывают на полугодие на основе расчетно-пла-тежных ведомостей по предприятию. Суммы выданной из кассы оплаты труда, отраженные в ве-домости, должны соответствовать данным журнала-ордера № 1--АПК, а начисленные суммы оплаты труда, пособий по времен-ной нетрудоспособности за счет средств социального страхова-ния и другие - данным журнала-ордера № 10-АПК

Данные ведомости № 59-АПК служат основанием для свер-ки записей в журнале-ордере № 8-АПК и соответствующих ве-домостях. С данными этой ведомости сверяют также записи, отраженные в журнале -ордере № 7-АПК.

Наряду с применением Расчетно-платежной и Расчетной ведомостей в некоторых организациях используется Платежная ведомость (ф. № Т-53).

Однако в последнее время наибольшее применение находит выплата заработной пла-ты работникам путем ее перечисления на «зарплатный счет» («Пластиковая карточка»). В этом случае работнику выдается «Расчетный листок».

В соответствии с Трудовым кодексом РФ оплата труда работника, в случае отсут-ствия денежных средств, может быть произведена готовой продукцией (товарами, ма-териалами), но не больше 20 % заработка. Категорически запрещается выплата зара-ботной платы в виде спиртных напитков, наркотических, токсических и вредных ве-ществ, оружия, боеприпасов и других предметов, по которым запрещен или ограничен свободный оборот. Оплата труда натурой должна быть предусмотрена в трудовом или коллективном договоре. В любом случае работник может отказаться от натуральной оплаты своего труда.