Инструкция по ведению трудовых книжек. Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек

Оригинал документа всегда расположен в сейфе отдела по учету в компании, где сейчас числится специалист. Поэтому если работнику нужно предоставить сведения из трудовой книжки в какую-то стороннюю организацию, потребуется правильно ее по установленному строгому образцу.

Трудовая книжка отражает совокупность информации о человеке, относящейся к предыдущей занятости в хронологическом порядке и настоящей работе: название (или ФИО, если работодатель ИП) компании, кем работает, даты устройства на предприятие и увольнения с него, должностные перемещения, награды, отличия, а также примененные штрафные санкции и нарушения. Наиболее сильно влияет содержимое документа на показатель длительности . Это число используется при расчете пенсии. Необходим и учет совокупного опыта при отклике на вакансию в следующую компанию. Используется документ и в прочих ситуациях. Например, при заявке в финансовую структуру на выдачу крупных ссуд, займов и ипотеки.

Инструкция по заполнению

Заинтересованные структуры требуют копии всех страниц трудовой книжки. Не важно, есть на них какие-либо пометки или нет. Содержащаяся на титульном листе информация оформляется соответственно предъявленному делопроизводственному регламенту. На разворотах вписываются установленные формулировки обо всех операциях в профессиональной жизни владельца. К таким относятся трудоустройство в компанию, внутренний и внешний перевод между организациями и должностями, а также завершение карьеры в данной фирме, попросту увольнение.

Законодательство требует обязательного ведения этих документов для всех служащих. Их соответствие требованиям влияет на дальнейшую судьбу работника после наступления пенсионного возраста. Ниже рассмотрены общие для всех правила внесения событий в трудовые книжки.

Первый лист, он же титульный, отражает общие данные о владельце документа. Заполнение возложено на специалиста кадровой службы фирмы, которая открыла карьерный путь специалиста – первая официальная работа. На нем указываются ФИО, дата рождения, полученный уровень образования, специальность. В нижней части страницы подписываются оформленный специалист и заполнявшее лицо. Ставится печать оформителя.

При изменении данных работника вносятся соответствующие коррективы. Старая запись одной тонкой линией перечеркивается. Важно это сделать аккуратно, чтобы написанное ранее было разборчиво для чтения. Рядом пишется обновленная информация. Причина, по которой происходит исправление данных, указывается на обложке. Например, свидетельство о заключении или расторжении брака, которое объясняет смену фамилии. Аналогично дополняется полученное образование.

Текст пишется вручную. Используются прописные буквы. Ручка допускается шариковая, гелевая или перьевая. Цвет ручки — любой классически используемый для письма – синий, черный. Другие письменные принадлежности запрещены. не принимаются.

При приеме в организацию

В верхних строках пишется полное наименование организации или ставится специальный штамп фирмы. Если это подразделение или филиал, уточнение указывается в шапке. Строкой ниже в левой колонке ставится хронологический номер записи и ее дата. Число записи совпадает с числом трудоустройства, а не приказа. Справа прописывается повод – номер и дата приказа. Также указывается в средней графе повод осуществления записи – прием на работу.

При внутреннем и внешнем переводе

Различают несколько видов переводов: внутренний (внутри организации без изменения руководящего состава) и внешний (в другую организацию с изменением руководства). Необходимо согласие работника на проведение процедуры. В полях документа вносятся данные о приказах с обоих мест работы при внешнем переводе – и откуда уволили, и куда приняли.

Совместительство и частичная занятость

Занятость по совместительству не требуется фиксировать в Трудовой. Но для работника это только дополнительный плюс. Поэтому, если работодатель первой работы не возражает, лучшее запись сделать. Потребуется предоставить справку с дополнительного места работы и заверенный приказ о назначении. В справке указываются:

• реквизиты организации-работодателя по совместительству;
• вакансия, которую работник занял;
• дата выпуска приказа о зачислении в штат.

Получив вышеуказанные документы, основной работодатель издает приказ для кадровой службы. В нем изложено требование вписать дополнения и изменения в главный документ работника. Требования директора исполняются в соответствии с делопроизводственными форматами записей.

Награждения и благодарности

В нашей стране предусматривается возможность поощрений, награждений и благодарностей трудящимся. Для этих целей предусмотрен отдельный раздел в документах. Его заголовок — «Сведения о награждениях». Этот раздел позволяет в дальнейшем доказать не только свой стаж, но и особые отметки, чем увеличить свою ценность как сотрудника.

Увольнение работника из организации

Сотрудник может быть уволен на разных основаниях. В России предусматриваются следующие возможные варианты:

• по собственному желанию (п. 3 ч. ст. 77 ТК РФ);
• из-за прогулов и нарушений внутренней дисциплины и закона (подпункт «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
• вследствие сокращения штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
• по причине смерти трудящегося (п. 6 ч. 1 ст. 83 ).

Запись делается в последний рабочий день сотрудника. То есть если после написания заявления об увольнении работодатель требует отработать еще 2 недели, запись будет сделана в дату последнего рабочего дня из этих двух недель. В некоторых случаях работник может оспорить увольнение в судебном порядке. Если судом принята сторона истца, в трудовой делается запись о недействительности одной из предыдущих формулировок.

Смена реквизитов организации

В процессе хозяйствования фирма может менять свою организационно-правовую структуру и наименование. При реструктуризации в трудовую книжку работников также проставляются данные об изменениях.

В столбцах с порядковым номером и датой не ставится ничего. В среднем поле пишется предыдущее и новое наименование. Справа проставляется приказ, его номер и дата.

Недействительные и пропущенные записи

Ошибочные записи можно отменить внесением записи-корректировки. Пропущенные по какой-либо причине записи можно вносить и без соблюдения хронологии. Законодательством это не запрещено, но и не приветствуется. У работника в дальнейшем могут возникнуть спорные моменты при оформлении пенсии. Для внесения пропущенной записи проставляется текущий порядковый номер и дата в соответствующих столбцах. В центральной части прописывается нужная фактическая дата события и его содержание. Справа – приказ.

Вкладыш при заполнении всех листов

Трудовая книжка содержит конечное число страниц. Бывают ситуации, когда она может закончиться. Это не значит что работник непозволительно часто менял работу. встречается регулярно. Паниковать не стоит, начинать новый документ тоже нет нужды. В этом случае работник докупает специальный вкладыш в киосках или канцелярских магазинах. Представитель фирмы заполняет вкладыш, руководствуясь данными предоставленных работником документов. Вносятся только сведения, действительные на данный момент времени. Все внесенные данные заверяются сотрудником кадровой службы и работником. Ставится печать организации.

Обычно дополнение вшивается в конец книжки. Важно не повредить обложку. Без самой трудовой книжки вкладыш недействителен. Если в форму вносятся изменения уже после подшивания вкладыша, они регистрируется во всех частях. Законодательством не предусмотрено ограничение количества вкладышей. Их может быть сколько необходимо для целей учета.

Дубликат

Никто не застрахован от утраты документов. Трудовая книжка также может затеряться (при переезде, ликвидации старой фирмы и т.д.) или испортиться при несоблюдении правил архивного хранения важной документации. Спасает ситуацию дубликат. Но кто должен осуществлять его выдачу и как восстановить все данные?

Если работник сам потерял или испортил документ, забыл его либо попал в чрезвычайную ситуацию, он должен самостоятельно восстанавливать содержимое. Обращаться нужно в последнюю фирму, которая делала запись в книжку.

Порча или утрата книжки фирмой влечет обязанность ее восстановления собственными силами кадровой службы. Они могут запрашивать справочную информацию в Пенсионном Фонде, ФСС, на прошлых местах работы, у самого сотрудника.

Для восстановления необходимо предоставить все имеющиеся данные о прошлых местах работы: справки, трудовые договора, грамоты, сертификаты, приказы. Все данные последовательно вносятся в новый бланк. В верхней части титульного листа нужно проставить надпись «Дубликат».

Другие особенности ведения трудовых книжек

В вопросах ведения трудовых книжек есть свои спорные моменты. Например, ведение книжек ИП, госслужащих, самостоятельное внесение записей, печати. Ответы на эти вопросы ниже.

Индивидуальный предприниматель не ведет на себя трудовую книжку. Такое возможно только при открытии ООО, где учредитель выступает и руководителем. Также необходимо вести этот документ, если параллельно с ИП трудоустроен в другой организации. Именно в кадровой службе официального места работы будет храниться трудовая.

Согласно законодательству, физические лица не имеют права вносить изменения в собственную трудовую книжку. Все записи должны быть сделаны работником кадровой службы или другими ответственными лицами организации, если нет. Записи должны подтверждаться подписями и печатью. Есть одно исключение – внесение данных о наградах или благодарностях, если таковые были объявлены на прошлом месте работы, но так и не внесены в трудовую до увольнения. Нюанс – должен быть на руках подтверждающий документ.

В организациях практикуют новый способ защиты документов от фальсификации – специальные голограммы. Законодательством они приняты, но не обязательны. Организация не обязана ее вклеивать в трудовые книжки персонала. Кстати, если в организации все же присутствует такая практика, четкого места в трудовой для голограммы не предусмотрено. Но, как и любая наиболее важная информация о владельце книжки, она зачастую вклеивается на титульном развороте.

Если организация работает с печатью, то присутствие ее оттиска обязательно на всех документах, предусматривающих места печати. В трудовой ставится печать отдела кадров. Если такой нет, то фирменная печать организации. По новым законам ИП и юр. лица вправе не делать печать. В этом случае обязательно должна фигурировать подпись, что организация осуществляет деятельность без использования фирменной печати.

Заверение копии трудовой книжки

При заявке на кредит важно, чтобы оформитель числился в компании не менее определенного срока. Обычно не меньше 6 месяцев, в зависимости от суммы, вида и назначения получаемой ссуды. То есть трудовая книжка в момент оформления хранится в фирме работодателя. Забрать ее работник не имеет права, но может получить заверенную копию на руки. Занимается заверением обычно бухгалтерия или отдел работы с персоналом. Но может возникнуть необходимость самостоятельного оформления. Например, если организация маленькая.

Заверенная копия должна содержать несколько важных элементов: печать организации, подпись и расшифровку ответственного лица, фразу «копия верна», дату заверки. На последней странице должна быть надпись «Работает в должности по настоящее время».

Ксерокопировать нужно все страницы трудовой: и пустые, и заполненные. На каждой из них ставятся описанные выше элементы. Последняя страница оформляется немного по-другому. Ее нужно отксерокопировать, сразу под последней порядковой записью книжки пишется прописью, но разборчиво фраза о настоящей занятости работника. Ниже ставится подпись сотрудника кадровой службы, бухгалтера или руководителя, расшифровка ФИО и печать отдела кадров или организации в целом. Если трудовая содержит вкладыши, они также подлежат заверению.

Вконтакте

В настоящее время трудовая книжка является основным документом, содержащим сведения о трудовой деятельности и стаже физического лица.

Действующие бланки трудовых книжек

Форма трудовой книжки, а также Правила ее оформления, хранения, изготовления бланков и снабжения ими работодателей утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Наряду с формой, приведенной в вышеуказанном нормативном акте и применяемой с 01.01.2004, на территории РФ также действительны трудовые книжки, утвержденные постановлениями:

• СНК СССР от 20.12.1938 № 1320;
• ВЦСПС, Совмина СССР от 06.09.1973 № 656;
• Совмина СССР от 21.04.1975 № 310 (трудовые книжки колхозников).

Таким образом, если документ оформляется работнику впервые, используется бланк, утвержденный Постановлением № 225. При этом труд. книжки работников, начатые до 01.01.2004, замены не требуют, а продолжают эксплуатироваться в обычном порядке.

Кто должен вести трудовые книжки

Согласно ст. 66 ТК РФ каждый работодатель, кроме физического лица, не имеющего статуса ИП, обязан вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего у него более 5 дней, при условии, что данное место работы является для сотрудника основным.

Таким образом, индивидуальные предприниматели должны заполнять трудовые книжки своему наемному персоналу в общем порядке.

Записи в трудовую заносятся должностным лицом организации (ИП), уполномоченным приказом руководителя (ИП). Как правило, в качестве такого лица выступает работник отдела кадров.

В случае если должностное лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, не назначено, данную функцию исполняет сам руководитель организации (ИП).

Оформление труд. книжки физическому лицу, трудоустроенному впервые, производится работодателем в срок не позже 7 дней со дня приема на работу в присутствии работника.

Примечание: на самого себя ИП трудовую книжку не ведет. Очевидно, что заключить трудовой договор сам с собой предприниматель не может, т. е. в соответствии со ст. 20 ТК РФ, работником, как одной из сторон трудовых отношений, он не является. А трудовые книжки ведутся только в отношении работников (ст. 66 ТК РФ).

Какие записи заносятся в трудовую

В книжку должны быть внесены сведения:

• о сотруднике;
• о выполняемой им работе;
• об увольнениях;
• об основании прекращения трудового договора;
• о переводе на другую постоянную работу;
• о награждениях.

Обратите внимание: сведения о дисциплинарном взыскании заносятся в трудовую книжку только в том случае, если результатом такого взыскания является увольнение.

По инициативе сотрудника в трудовую могут быть внесены данные о работе по совместительству: как внешнему, так и внутреннему (см. образец ниже).

Для внесения записи о внешнем совместительстве сотрудник должен представить по основному месту работы документ, подтверждающий дополнительную трудовую деятельность у другого работодателя. В качестве такого документа может выступать справка с места работы, а также заверенные копии приказа или трудового договора.

При внутреннем совместительстве предоставления дополнительных документов от работника не требуется.

Обратите внимание: если физическое лицо выполняет работы по договору гражданско-правового характера (договору подряда), записи в трудовую книжку не заносятся. Отношения между сторонами, возникающие по договору ГПХ, регулируются ГК РФ и не входят в сферу трудового законодательства.

Общие требования к заполнению

Инструкция по оформлению трудовых книжек утверждена постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 (далее – Инструкция).

1. Даты во всех разделах труд. книжки записываются арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Обратите внимание: несмотря на требование Инструкции на титульном листе трудовой книжки для даты заполнения выделена строка, предусматривающая внесение месяца прописью. Специалисты рекомендуют в данном случае записывать дату так, как предложено в форме, т.е. указывать месяц прописью, а дату и год арабскими цифрами.

2. Разрешается использовать шариковые, гелевые, перьевые ручки черного, синего, фиолетового цвета. Можно применять ручки со световодостойкими чернилами.

3. Нельзя использовать сокращения: «Пр.» вместо «Приказ», «Расп.» вместо «Распоряжение», «ТК» вместо «Трудовой кодекс» и т.д.

4. В разделах, содержащих сведения о работе и награждениях, категорически не допускаются зачеркивания неточных, ошибочных или других признанных недействительными записей.

Заполнение сведений о работнике

1. ФИО указывается полностью, без замены имени и отчества инициалами.

2. Дата рождения записывается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (загранпаспорта, водительского удостоверения и пр.).

3. Сведения об образовании указываются следующим образом:

• основное общее (9 классов);
• среднее общее (11 классов);
• среднее профессиональное (техникум, колледж и пр.);
• высшее профессиональное (ВУЗ);
• послевузовское профессиональное (аспирантура).

Обратите внимание: с вступлением в силу закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ уровень образования «начальное профессиональное», содержащееся в Инструкции, больше не применяется.

Также на основании вышеуказанного ФЗ уровень образования «высшее профессиональное» применяется по отношению к бакалавриату, специалитету и магистратуре.

Запись об образовании производится только на основании надлежаще заверенной документации (аттестата, диплома, удостоверения и пр.). Сведения о незаконченном образовании могут быть внесены на основании студенческого билета, зачетной книжки, справки из образовательного учреждения и т.д.

4. Профессия (специальность) также указывается на основании документа об образовании.

Обратите внимание: в дипломах об окончании ВУЗа в качестве специальности часто указывается направление деятельности (например: «Экономика и управление на предприятии»), поэтому лучше заполнить данную строку на основании сведений о присуждении квалификации (например: «Экономист»).

5. Заполняется дата оформления книжки. Затем работник заверяет своей подписью внесенные сведения.

Обратите внимание: в бланке трудовой книжки под чертой, предназначенной для подписи ответственного лица, написано «разборчиво». Нормативные акты трудового законодательства данное понятие не конкретизируют. Поэтому специалисты рекомендуют должностному лицу не ставить личную подпись, а записывать в данной строке четко и разборчиво свою фамилию.

При этом никакой ответственности за проставление личной подписи, за расшифровку фамилии и инициалов или использование других возможных вариантов заполнения данной строки не предусмотрено.

При отсутствии у организации (ИП) круглой печати Роструд также разрешает использовать внутреннюю печать кадровой службы при условии, что по оттиску можно четко идентифицировать работодателя (наименование организации или ФИО предпринимателя, ИНН, ОГРН или ОГРИП).

7. Изменение записей о фамилии, имени и отчестве, а также дате рождения производится на основании: паспорта, свидетельств о рождении, заключении или расторжении брака, перемены имени – с обязательным указанием реквизитов данных документов.

Вышеуказанные изменения заносятся в следующем порядке:

• одной чертой зачеркиваются сведения, подлежащие исправлению;
• записываются новые данные;
• ссылка на соответствующий документ указывается на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяется подписью ответственного лица и печатью работодателя (кадровой службы работодателя).

8. Изменения данных об образовании, специальности, профессии производятся путем дополнения сведений, внесенных ранее. Вычеркивать ничего не нужно. Ссылка на документ, на основании которого внесены дополнения, на обложке трудовой книжки не указывается.

Заполнение сведений о работе

1. В гр. 3 в качестве заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) название организации (ИП).

2.

3. В гр. 2 заносится дата приема на работу.

4. В гр. 3 проставляется запись о принятии (назначении) в конкретное структурное подразделение юридического лица (ИП), если условие о работе в данном подразделении отражено в трудовом соглашении, и наименование должности (работы, специальности, профессии с указанием разряда, класса, категории) в соответствии со .

В случаях, когда условия работы предполагают компенсации, льготы или ограничения, то наименование специальности (должности, работы и пр.) указывается в соответствии с квалификационными справочниками.

5. В гр. 4 записывается наименование и реквизиты документа, согласно которому сотрудник принят на работу (приказ, распоряжение и пр.).

Примечание: запись о приеме на работу на основании срочного трудового договора полностью аналогична записи о трудоустройстве по бессрочному трудовому соглашению.

Обратите внимание: если запись о приеме на работу делается в отношении генерального директора организации, то употребляется формулировка «Назначен» («Избран»), а в гр. 4 указываются реквизиты протокола общего собрания учредителей (решения единственного учредителя, приказа о назначении генерального директора).

К сведениям о работе, в отношении которых требуется внесение записей в трудовую книжку, также относятся:

• присвоение работнику нового разряда (категории, класса);
• установление сотруднику второй и последующей специальности;
• изменения (дополнения) в штатном расписании организации (ИП);
• перевод на другую постоянную работу;
• переименование организации или изменение ее организационно-правовой формы;
• восстановление непрерывного трудового стажа в установленном порядке (например: на основании решения комиссии по трудовым спорам);
• невключение в непрерывный трудовой стаж периода отбытия наказания в виде исправительных работ;
• военная служба, а также служба в органах ОВД, налоговой полиции, таможни, уголовно-исполнительной системы и пр.;
• обучение на курсах повышения квалификации, переквалификации.

Образцы записей в сведения о работе по прочим основаниям:

Восстановление непрерывного трудового стажа

Установление профессии и разряда

Военная служба

Переименование должности

Переименование организации

Невключение срока наказания в трудовой стаж

Заполнение сведений о награждении

В трудовую книжку работника заносятся сведения о следующих видах поощрений:

• почетные звания, награды за заслуги перед государством;
• дипломы, почетные грамоты, нагрудные знаки;
• прочие виды поощрений в соответствии с действующим законодательством и внутренними документами компании (например: коллективным договором).

Обратите внимание: сведения о премиях по заработной плате в трудовую книжку не записываются. Но это не относится к разовому и внеплановому премированию особо отличившихся работников – такую премию можно занести в книжку.

Порядок внесения сведений о награждении идентичен порядку заполнения данных о работе:

1. В гр. 3 в качестве заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование работодателя.
2. Под данным заголовком в гр. 1 указывается порядковый номер записи.
3. В гр. 2 заносится дата награждения.
4. В гр. 3 указывается вид вознаграждения, заслуги получателя и организация, выдающая награду.
5. В гр. 4 наименование и реквизиты документа, согласно которому производится награждение.

Заполнение сведений об увольнении

Записи об увольнении оформляются в следующем порядке:

1) В гр. 1 указывается порядковый номер записи.

2) В гр. 2 проставляется дата увольнения (прекращения трудового договора).

При этом датой увольнения считается последний день работы, если иное не установлено соглашением между работником и работодателем, трудовым договором или действующим законодательством.

3) В гр. 3 делается запись о причине увольнения.

Обратите внимание: согласно ст. 84.1 ТК РФ запись в трудовую книжку работника об увольнении делается в строгом соответствии с формулировкой трудового кодекса или другого федерального закона. При этом требуется указать не только пункт и статью ТК РФ, но и ее часть.

Учтите, что части в кодексе не нумерованы. Чтобы узнать номер части, нужно посчитать абзацы в пункте статьи по порядку: первый абзац (даже если он всего один) – первая часть, второй абзац – вторая часть и т. д.

Например: в п. 1 ст. 77 всего одна строка, пишем «пункт 1 часть первая статья 77». Пункт и номер статьи ТК указываются арабскими цифрами, а номер части записывается прописью.

При расторжении трудового договора по желанию сотрудника по причинам, для которых законом предусмотрены льготы или иные преимущества, запись об увольнении производится с указанием таких причин (необходимость ухода за ребенком до 14 лет, перевод мужа на работу в другую местность и пр.).

4) В гр. 4 указывается наименование и реквизиты документа, на основании которого производится запись об увольнении.

Под записью об увольнении сотрудник ставит свою личную подпись, подтверждая факт ознакомления с указанными сведениями (кроме случаев, когда трудовая направляется уволенному работнику по почте).

При этом вносить в документ дополнительные формулировки («Ознакомлен», «Запись верна», «Сведения подтверждаю» и пр.) не нужно.

Примечание: кроме общих оснований, предусмотренных трудовым законодательством, увольнение руководителя юридического лица может быть вызвано дополнительными основаниями, изложенными в ст. 278 ТК РФ (например: банкротство организации, ненадлежащее исполнение руководителем своих обязанностей, принятие решения собственником имущества организации, иные причины).

Образцы записей:

Увольнение по собственному желанию

Увольнение по соглашению сторон

Увольнение по сокращению штата

Увольнение генерального директора

Увольнение с работы по совместительству

Увольнение за прогул

Увольнение в связи с истечением срока срочного трудового договора

Приобретение бланков труд. книжек

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовых книжек и к ним утвержден приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н.

Данные бланки производятся Объединением «ГОЗНАК» и реализуются как через само Объединение, так и через посредников, заключивших с ним договоры поставки. Официальные поставщики, как оптовые, так и розничные, обязаны предъявлять копию договора с «ГОЗНАК» (или копию договора с оптовиком, реализующим продукцию «ГОЗНАК») по требованию покупателя.

Покупка бланков является обязанностью работодателя, заставлять работника приобретать бланк трудовой книжки или вкладыша в нее самостоятельно запрещено.

При этом организация (ИП) имеет право при оформлении бланка потребовать с сотрудника возмещения затрат, кроме случаев, когда заводить новую трудовую или вкладыш пришлось по вине работодателя: неправильное оформление, утеря документов в связи с форс-мажорными обстоятельствами.

Примечание: возмещение затрат на приобретение бланков предусмотрено Постановлением № 225, но работодатель может отказаться от взимания платы с работников, для этого данную позицию нужно закрепить в локальном акте предприятия (например: в Правилах трудового распорядка).

Чтобы не нарушать установленные сроки внесения записей в трудовые книжки сотрудников, работодателям рекомендуется иметь в запасе хотя бы по одному экземпляру бланка трудовой и вкладыша к ней.

Учет и хранение трудовых книжек

Учет новых экземпляров трудовых и вкладышей к ним организация (ИП) ведет в специальной .

Ответственный кадровый сотрудник получает бланки в бухгалтерии на основании письменной заявки, а по окончании месяца отчитывается за использованные бланки и суммы, полученные от работников.

Кроме того, в компании в обязательном порядке ведется , в которую заносятся сведения не только о новых бланках, но и обо всех труд. книжках, хранящихся у работодателя.

Трудовые книжки, как и вкладыши к ним, являются бланками строгой отчетности, поэтому должны храниться в сейфах, металлических шкафах или в иных условиях, гарантирующих сохранность документов.

Книжки, вкладыши и , не полученные сотрудниками при увольнении, должны храниться в организации (ИП) до востребования, а невостребованные – на протяжении 75 лет.

Обратите внимание: законом не запрещается выдавать трудовые книжки на руки сотрудникам, но ответственность за их сохранность будет нести работодатель.

Выдача трудовой книжки при увольнении

Трудовая книжка выдается на руки сотруднику в день прекращения трудового договора. Если по какой-либо причине это сделать невозможно (сотрудник не явился за получением книжки, отказывается от получения и пр.), работодателю следует направить гражданину письменное о необходимости явиться за документом или дать согласие на отправку книжки почтой.

Таким образом, работодатель снимет с себя ответственность за несвоевременную выдачу трудовой.

Иногда выдать в день увольнения работнику трудовую книжку невозможно. Как правило, такая ситуация происходит, когда день увольнения не совпадает с последним рабочим днем: при увольнении сотрудницы, находящейся в декретном отпуске; при увольнении прогульщика, отсутствующего на рабочем месте.

При изменениях в служебной деятельности сотрудника обязательно делаются соответствующие записи в документ, подтверждающий стаж. Правила заполнения работодателем трудовой книжки установлены в ТК РФ, и на 2015-2016 г. образцы остались неизменными.

Правильное заполнение трудовой книжки: для чего это нужно и кто вносит записи?

Трудовая книжка - это документ, содержащий в себе всю информацию о профессиональной деятельности работника. При достижении установленного законом возраста она используется для оформления и начисления пенсии. Работодателю же нужны книжки подчиненных для расчета различных выплат, поэтому очень важно все правильно заполнять.

Независимо от того, какие действия совершаются в отношении сотрудника, в фирме у индивидуального предпринимателя или на предприятии вносит изменения специалист кадрового отдела, бухгалтерии, или же сам директор. Правила заполнения трудовой книжки в 2015-2016 г. и образцы для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц являются одинаковыми.

Стоит отметить, что ИП или ООО в лице директора не должны заводить данный документ для себя: в ст. 66 ТК РФ установлено, что книжку могут иметь только работники, т.к. стаж предпринимателя отсчитывается с момента регистрации в Налоговой и благодаря денежным поступлениям в Пенсионный фонд.

Книгу необходимо оформлять не позднее недели с первого дня трудоустройства, и лишь в том случае, если сотрудник проработал 5 дней и более, и эта работа у него основная. Если же он планирует только совмещать, то записи вносятся по его желанию и на основании документа, являющегося официальным подтверждением его деятельности в другой компании.

Что должно быть отражено в книге:

• Информация о приеме на работу.
• Получение перевода на другое предприятие или на иную должность.
• Изменение Ф.И.О. в связи с определенными событиями.
• Прохождение службы в рядах Армии РФ, МЧС, МВД, ФСКН и других государственных структурах.
• Повышение квалификации или получение наград.

Постановлением Правительства РФ от 16.04. 2005 №225 установлены индивидуальные правила для внесения изменений в книжки:

• Любые записи вносятся чернилами черного или синего цвета очень подробно, сокращения недопустимы. Сведениям присваивается конкретный порядковый номер согласно разделу.
• Паспортные данные сотрудника указываются исключительно на титульном листе.
• Дальнейшие изменения в процессе деятельности необходимо отражать не позднее семи дней с момента издания Приказа директора. Если же работник увольняется, то информация вносится в этот же день с учетом текста Приказа, а также ссылаясь на статью ТК РФ.

Нельзя указывать в документе данные о регулярных премиях, которые обычно выплачиваются каждый месяц.

Трудовая книжка: образец заполнения при приеме на работу

Титульная страница должна быть заполнена в первую очередь и при предъявлении паспорта.

По образцу заполнить титульный лист трудовой книжки очень просто. Для этого нужно вписать определенные данные:

• Фамилия, имя, отчество. Их можно посмотреть в паспорте или ином документе, подтверждающем личность.
• Дата рождения обозначается цифрами: к примеру, 02.10.1990.
• Образование. Для подтверждения его наличия предоставляется диплом, аттестат, или же справка о неоконченном обучении в том случае, если работник еще является студентом.
• Специальность. Здесь имеется в виду профессия, полученная в образовательном учреждении.
• Дата заполнения. Ее можно указывать как полностью цифрами, так и отдельно месяц - прописью.
• Подписи: они ставятся трудоустраивающимся специалистом и сотрудником, который оформляет книгу.
• В завершение специалист компании или сам ИП ставит печать.

Выписка из трудовой: образец заполнения книжки

Графа «Сведения о работе» - это и есть выписка. Чаще всего работники просят сделать ксерокопию нескольких страниц из нее, и в ней обозначается следующая информация:

• Дата и номер внесения записи цифрами.
• Информация о приеме, увольнении и т. д. Например: ООО «Меркурий», принята в отдел планирования на должность экономиста.
• Что является поводом для такой вписки: им обычно служит издание Приказа руководителя. Пример: Приказ №762 от 11.10.2015.

Заполнение трудовой книги при увольнении: образец 2015-2016 г.

Если специалист принял решение уволиться, то об этом также делается запись на строчках, следующих сразу за предыдущими сведениями:

• Как и ранее, обозначается номер по порядку, и указывается дата последнего рабочего дня арабскими цифрами.
• Причины для увольнения: к примеру, если он уходит по своему пожеланию, необходимо ссылаться на п. 3 ст. 77 ТК РФ.

Печать организации: ее должен ставить директор или специалист компании, уполномоченный ее использовать. Также необходимо поставить свои подписи тому, кто заполнял, и самому увольняющемуся.

Заполнение трудовых книжек при переводе на другую должность в примерах

В весьма необходимый для специалиста документ прописываются корректировки и тогда, когда он был переведен на иную должность:

• Обязательный номер записи по очередности.
• Дата официального перевода простыми цифрами.
• В третьей графе, обозначенной как «Сведения…» вписываются данные, куда осуществлен перевод и на какую конкретную должность.
• Основания для перевода. Здесь вносятся данные Приказа.

Внесение сведений о награждениях

О полученных наградах информация отображается в ряде случаев: когда работнику была объявлена благодарность, выписана разовая премия, он был представлен к званию, награжден ценным подарком или грамотой.

Как заполняются такие данные:

• Записи присваивается порядковый номер, далее обозначается дата ее внесения.
• Под строчкой с наименованием компании и названием должности вписывается запись примерно такого содержания: «объявлена благодарность за разработку эффективного экономического плана для предприятия».
• Далее указывается Приказ и сведения о нем: дата и номер.

Инструкция по заполнению трудовых книжек при смене фамилии

Если сотрудница вышла замуж или были другие причины для смены фамилии, то все сведения вносятся на основании принесенного ею паспорта или других документов официального характера.

Как происходит корректировка:

• На титульном листе вычеркивается сплошной чертой прежняя фамилия, и там же на свободном месте вписывается новая.
• На обложке с внутренней стороны указываются основания. Пример: фамилия изменена на фамилию Нестеренко на основании Свидетельства о заключении брака от 10.10.2015 № I-PK

Дубликат трудовой книги: образец заполнения в 2015-2016 г.

При утрате или утере своей книжки сотрудник имеет полное право обратиться с письменным заявлением к работодателю или в кадровый отдел с последнего места трудоустройства о выдаче дубликата, он оформляется в течение 15 дней. Если же в утрате виновата компания, то все обязанности по восстановлению ложатся на нее. Чтобы можно было сделать дубликат, необходимы следующие документы:

• Приказы или их заверенные руководством копии о приеме на работу, увольнении, повышении, переводе.
• Справки из Госархива на тот случай, если прежнее предприятие было ликвидировано.
• Трудовые договоры и справки о длительности стажа со старых мест работы.
• Ведомости о зарплате.
• Лицевые счета специалиста в компании, где необходимо подтвердить его рабочую деятельность.
• Когда стаж восстанавливался в суде, нужно соответствующее решение.

Всякой организации непременно нужно иметь трудовые книжки каждого, кто в ней работает на постоянной основе и дольше пяти дней. Кадровики отмечают здесь всю важную информацию о профессиональной деятельности его владельца — таково требование Трудового кодекса и образец и правила заполнения трудовой книжки, мы разберем в сегодняшней статье.

Делать отметки на страницах книжки разрешается ручкой синего (как вариант – фиолетового) или чёрного цвета, использование разного рода сокращений считается ошибкой.

Данные на титульном листе:

1. Имя. Оно должно быть написано в полной форме, как и в паспорте, без использования сокращённых форм и инициалов. Данные можно отыскать в паспорте, правах на вождение автомобиля, военном билете и подобных документах.
2. Дата рождения. Для её записи применяются арабские цифры. При указании числа и месяца используются двухпорядковые числа, а год записывается четырёхпорядковым.
3. Образование. В этой строке пишется уровень имеющегося образования, которое может быть средним профессиональным, высшим или другим. Сюда можно внести информацию и о не оконченном на текущий момент образовании. Данные, необходимые для верного заполнения этого пункта, следует брать из документов, что предоставил работник.
4. Специальность. Здесь вписывается основная рабочая специальность владельца книжки, полученная им в учебном заведении. Эти сведения уточняются также по предоставленным документам об образовании.
5. Дата заполнения. Как правило, тут фиксируется важная дата – день оформления первой записи в книжке. Характерная особенность указания даты в этой строчке – месяц можно написать прописью, и это не будет считаться ошибкой.
6. Подпись владельца книжки. Тут всё понятно, расписывается сам трудоустраивающийся.
7. Подпись сотрудника, который занимается всеми вопросами, связанными с оформлением подобных документов. Тут возможны варианты. В идеале ведать подобными вещами должен отдел кадров, соответственно, подписи в книжках делает его начальник. Однако не у каждой фирмы есть своя кадровая служба, поэтому часто такая ответственность бывает возложена на бухгалтера, а то и на руководителя.
8. Печать. Она заверяет собой всё, что было указано ранее. Это может быть официальная печать фирмы или её кадровой службы, если таковая имеется.

Внесение данных об основной работе

1. Название фирмы. Оно записывается в третьей графе таблицы сначала полностью, без аббревиатур типа ООО, ЗАО и пр., а потом дополнительно в скобках подписывается и сокращённая форма названия.
2. Номер записи. В нужную графу таблицы вписывается порядковый номер абсолютно любой записи о работе, т.е., к примеру, при первом трудоустройстве это будет номер «1», при переводе – «2», и так далее. Примечательно, что эта цифра размещается на строке, следующей после названия фирмы, а само название образует своего рода «шапку» над всеми последующими отметками.
3. Дата. Дата официального оформления на работу заносится в специально предназначенные для этого столбцы таблицы арабскими цифрами. Что касается строки, то информация располагается на той же строчке, что и порядковый номер этой записи.
4. Запись об оформлении на работу. Она пишется в третьем столбце и начинается с той же строки, на которой записана дата устройства на работу. Указываются название того подразделения фирмы, куда принят сотрудник, и его должность.
5. Указание документа, ставшего основанием для трудоустройства владельца книжки. Обычно им бывает приказ о приёме нового сотрудника на работу. Эта информация вносится в последнюю графу на той же строчке, что и предыдущая запись.

Внесение сведений о трудовой деятельности по совместительству

Порой бывает, что работник выполняет определённые обязанности, совмещая их со своей основной работой. Сведения о такой трудовой инициативе записываются только по желанию самого работника. Если желание у него имеется и он попросил сделать отметку в книжке, то порядок внесения данных будет аналогичным описанному ранее, только название организации второй раз писать не нужно.

Перевод в иное подразделение или смена должности

Бывает такое, что сотрудник переводится для дальнейшей работы в другой отдел или меняет должность. Естественно, такие перемены в его карьерном пути необходимо зафиксировать в трудовой.

1. Номер записи. Новая веха в трудовой помечается, конечно же, новым по счёту номером.
2. Дата. Арабскими цифрами пишется дата официального перевода.
3. Запись о переводе или о занятии новой должности. В третью графу пишутся название подразделения, куда переведён владелец трудовой, и его новая должность.
4. Основание перевода. В последний столбец таблицы записываются данные приказа о переводе.

Внесение информации об увольнении

Увольнение сотрудника – повод для очередной записи в трудовую, причём сделать её надо вовремя, так как в заключительный рабочий день её требуется вернуть владельцу. Промедление в таком деле может грозить штрафом и выплатой компенсации сотруднику, прекратившему работать в данной организации.

1. Порядковый номер. Увольнение – это очередная запись, и она должна иметь свой номер в предназначенной для этого графе.
2. Дата. Тут указывается дата заключительного рабочего дня – именно она считается датой окончательного увольнения. Естественно, цифры должны быть арабскими.
3. Причины. В третьей графе, где записываются должность и место работы, нужно внести отметку о причине увольнения, не забывая сослаться на нужную статью ТК. К примеру, если увольнению предшествовало непосредственное желание сотрудника, надо сослаться на статью 77, п.3.
4. Основание. В последней графе вписываются данные того документа (как правило, приказа об освобождении от должности), на основании которого произошло увольнение.
5. Печать. После оформления всех записей нужно скрепить их печатью, а также подписью руководителя фирмы или другого уполномоченного на это лица. Уволившийся сотрудник тоже ставит подпись, и увольнение можно считать состоявшимся.

Внесение исправлений

Порой случаются ошибки при записывании разной информации в трудовую, к примеру, вместо «старший инженер» написано просто «инженер». Ошибку, конечно же, необходимо исправить, мы уже писали более подробную статью об . Зачёркивать и замазывать что-либо запрещается, и для исправления есть только один способ – признание ошибочно указанных данных недействительными:

1. Номер. Проставляется номер очередной записи.
2. Дата. Записывается дата, с которой ошибочная запись будет считаться недействительной.
3. В третьем столбце пишется следующий текст «Запись под № _ недействительна».
4. Делается новая запись с актуальной и верной информацией, для которой также проставляются свой номер по порядку и дата.

На сегодняшний день трудовая — это основной документ, подтверждающий стаж и раскрывающий профессиональный путь работника. Именно на основе этого документа смотрят стаж, рассчитывают компенсации и другие выплаты, фиксируют поощрения и награды, которыми работодатель стимулирует своего работника за добросовестное исполнение должностных обязанностей.

Какими нормами руководствоваться

Порядок ведения, заполнения и хранения подробно рассматривается в следующих документах:

1. Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладышами в трудовую книжку, утвержденный Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н.

Порядок оформления при трудоустройстве

Какие сведения надо вносить в трудовую книжку

Общие требования

Титульная страница

Сюда вносят персональные данные владельца трудовой книжки:

• Ф.И.О.;
• дату рождения;
• информацию об образовании;
• профессию;
• специальность.

Вся информация вносится на основании предоставленных работником документов. Инструкция по ведению трудовых книжек 2020 года не добавила каких-то новых сведений. Информация со слов работника не вносится. После заполнения кадровый работник, который вносил информацию, ставит свою подпись и передает трудовую работнику, чтобы он проверил, все ли правильно внесено. Если все правильно, то работник ставит свою подпись. Если допущены ошибки или неточности, бланк подлежит уничтожению. В этом случае будет заведен новый бланк трудовой, но работник за него уже ничего платить не будет, потому что ошибка была допущена работодателем.

Сведения о работе

В этом разделе указывается информация:

• о приеме на работу;
• повышении в должности;
• переводах (постоянных);
• присвоении разрядов;
• об увольнении.

Все сведения вносятся в строгом соответствии с теми формулировками, которые указаны в трудовом договоре сотрудника и соответствующем приказе. С каждой вносимой записью о рабочей деятельности, о переводе и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке.

Сведения о награждениях

По сути мало чем отличается от предыдущего раздела, но есть свои нюансы. В этот раздел вносят информацию о награждении:

• государственными наградами;
• почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами;
• другими видами поощрения, предусмотренными у конкретного работодателя.

Сведения о денежных премиях, которые носят регулярный характер, в этот раздел не вносят.

Общий порядок ведения и хранения

По правилам, ответственность за сохранность бланков трудовых лежит на нанимателе. Им же назначается сотрудник, ответственный за ведение бланков (как минимум двое, чтобы была возможность замены). Такое решение оформляется приказом.

Приказ о ведении трудовых книжек, образец

Каждая организация для собственных целей должна закупать чистые документы. Они могут храниться в отделе кадров и выдаются при оформлении работников, трудоустраивающихся впервые, а также при необходимости выдачи дубликата. Все бланки подлежат строгому учету и хранятся в соответствии с правилами.

Для учета ТК необходимо вести две книги:

• приходно-расходную книгу для учета ТК и вкладышей в них (ведется бухгалтерией компании). В нее вносится информация, касающаяся расходования бланков, с указанием серии и номера каждого документа;
• (ее ведет кадровая служба). В ней регистрируются все документы, принятые на хранение от работников при трудоустройстве и увольнении, с указанием серии и номера.

Книги сотрудников и вкладыши должны храниться в сейфе в отделе кадров, позволяющем обеспечить их сохранность.

ТК хранится у руководителя до дня с сотрудником. В отдельных случаях гражданину для предъявления в Пенсионный фонд или органы социальной защиты. За ее хранение в это время ответственность несет владелец.

Правила выдачи копий трудовых книжек

По общему правилу, по письменную заявлению работника администрация обязана сделать копию трудовой книжки и выдать ее сотруднику в трехдневный срок с даты обращения. Копия заверяется записью, печатью организации (если есть) и подписью с расшифровкой ответственного кадрового работника.