"Gizli surət" anlayışı, axmaq şeylər etməməyi öyrənmək.

Transmissiya məktubu sənədlərə- bu, göndərilən sənədləri müşayiət edən və göndərilən sənədin adını və alıcının sonrakı hərəkətlərini özündə əks etdirən məktubdur.

Ən yuxarıda, şapkada bu sənəd məktubu alan şəxsin vəzifəsi, şirkətin adı və tam adı göstərilir.

Sonra tarix qoyulur, sənədin nömrəsi, məktubun başlığı da yazılır.

Aşağıda alıcıya bir mesaj var.

Sənədlərə müşayiət məktubunun mətni adətən aşağıdakı sözlərlə başlayır:

• Sizə göndəririk...
• Sizə göndəririk...
• Sizə təqdim edirik…

Burada göndəriləcək sənədlərin adını, tarixini, nömrəsini göstərmək və alıcıya təlimat vermək lazımdır: qəbul edilmiş sənədlərlə nə etmək lazımdır.

Sənədlər üçün əhatə məktubunun əsas hissəsində də ola bilər. Bu halda aşağıdakı şablon ifadələrdən istifadə olunur:

• Zəhmət olmasa qəbzi təsdiq edin...
• Zəhmət olmasa ötürün...
• Zəhmət olmasa məlumat verin...
• Zəhmət olmasa geri qaytarın...
• Zəhmət olmasa ... və s.

Məktubun əsas mətnində poçtun işlənməsini asanlaşdırmaq və göndərilmiş sənədlərin nüsxələrini itirmə ehtimalını azaltmaq üçün əlavələrin olması barədə qeyd də ola bilər (nümunəyə bax).

Sənədlərə müşayiət məktubunun yekun hissəsində göndərənin imzası, onun vəzifəsi və tam adı göstərilir.

Sənədlər üçün əhatə məktubu nümunəsi

Direktor
"Standart" MMC
E.S. Kuzmin

27.07.2013 № 23

Hörmətli Yevgeni Stanislavoviç!

25.07.2013-cü il tarixli, imzalanmış və möhürlənmiş 2013-25-07 saylı müqaviləni fikir ayrılıqları protokolu ilə birlikdə sizə göndəririk. Sizdən xahiş edirik ki, 10 gün müddətində fikir ayrılığı protokolunu imzalayıb, möhürləyib bir nüsxəsini ünvanımıza göndərəsiniz.

Tətbiqlər:
1) müqavilə 2 nüsxədə. (cəmi 6 vərəqdə);
2) fikir ayrılıqları protokolu 2 nüsxədə. (yalnız 2 vərəq).

Sənədlərə müşayiət məktubu təşkilatın blankında verilir.

"Kommersiya təklifi", "Xəbərlər", "Sizin üçün" və ya sadəcə olaraq "Re:" - əgər belə bir məktub naməlum ünvandan gəlibsə, çox güman ki, spam kimi görünəcək. E-poçtun mövzu hissəsindəki bir neçə söz alıcının diqqətini çəkə və ya e-poçtu zibil qutusuna göndərə bilər. Mövzu sətri e-poçtu alanın oxuyacağı ilk şeydir. Buna görə də onu formalaşdırmaq çox vacibdir.

Məktubun mövzu hissəsində onun əsas məzmununu qısaca ifadə edin. Mümkün qədər “Problemlər haqqında” deyil, “Selezneva küçəsindəki aptekin dərman təminatında problemlər” yazmaq məsləhətdir. Əgər əməkdaşlıq üçün müraciət edirsinizsə, o zaman mövzu sətrində ünvanı alanın maraqlarına nəyin təsir etdiyini göstərin. Məsələn, "Əməkdaşlıq təklifi" deyil, "Satışları artırmaq üçün birgə təşviqat təklif edirik" yazın. Və ya: "Alfa şirkəti üçün: reklamda eksklüziv endirim satış nöqtələri"Betas"". Qəbul edən məktubunuzun ona necə faydalı olacağını dərhal başa düşməlidir. Bundan əlavə, əgər o, bir müddət sonra onu qəbul edilmiş mesajlar siyahısında tapmaq istəsə, o, məktubda göstərdiyiniz açar sözləri təyin edə biləcək. Axtarış mövzusu Potensial işəgötürənin məktubunu alan şəxs danışarkən, mövzu üçün əlverişli variant belə olardı: "Əczaçı vakansiyasına I. A. İvanovanın CV-si".

Heç vaxt örtük məktubu olmadan heç bir fayl göndərməyin. Bu ofisə girmək kimidir iş ortağı salam demədən və sadəcə onu stolun üstünə atın tələb olunan sənədlər. Əhatə məktubunu nəzakətli bir müraciətlə başlayın: ad və ata adı ilə - sizdən böyük olanlara, götürür liderlik mövqeyi və ya sadəcə olaraq özü belə bir müraciəti özündən üstün tutur; adla - həmişə özünü yalnız bu şəkildə təqdim edən və ata adı ilə çağırmağı təklif etməyənlərə. Ən yaxşı şəkildə necə müraciət edəcəyinizi bilmirsinizsə, ad və ata adı ilə müraciət edin. Adı ilə daha tanış bir ünvana gedin, alıcı özü sizə təklif edəcək. Adı məlum deyilsə, ümumiləşdirilmiş sözlərdən istifadə edə bilərsiniz: "Hörmətli həmkarlar!", "Hörmətli şirkət rəhbərliyi!", "Hörmətli təchizatçılar/müştərilər/gələcək tərəfdaşlar!" Nəhayət, necə müraciət edəcəyinizi tamamilə bilmirsinizsə - "Salam!" sözünü buraxın.

Məktubun əvvəlində ən yaxşısı ünvançıya əməkdaşlığa necə başladığınızı, bir-birinizi necə tanıdığınızı xatırlatmaqdır. Məsələn: “Moskvada keçirilən konfrans zamanı biz görüşdük və gələcək əməkdaşlıq imkanlarını müzakirə etdik”. Bu ifadə ilə siz insana kim olduğunuzu və ümumiyyətlə ona niyə yazdığınızı xatırladırsınız. Bunun üçün bir şey varsa, məsələn: "Reklam kampaniyasında bizə kömək etdiyiniz üçün sizə dərin minnətdarlığımızı bildiririk" demək artıq olmaz.

Sonra dərhal məktubun əsas məzmununa keçin. Müraciətin səbəbini ön sözsüz bir cümlə ilə formalaşdırmaq məqsədəuyğundur: “Təklif edirəm ki, iclas təşkil edilsin və yeni filialın açılması müzakirə edilsin”. Unutmayın ki, ekran mətnini oxumaq insanların çoxu üçün yazılmış mətndən daha çətindir. Buna görə də, insanın ondan nə istədiyinizi mümkün qədər tez başa düşməsi vacibdir. Bundan əlavə, ilk ifadələr ən yaxşı xatırlanır. Və məktubun ortasında əsas fikri "gizlətsəniz", alıcı onu sadəcə tutmaya bilər. Məktubun bütün mətnini məntiqi olaraq paraqraflara bölməyə çalışın. Hər biri ilə başlayır Əsas fikir fraqment. Bir neçə məsələni müzakirə etməyi təklif etsəniz, onları nömrələmək olar. Həddindən artıq uzun e-poçtlardan çəkinin. Problemin ifadəsi böyük bir məbləğ tutdusa, onu ayrı bir fayla köçürmək və məktuba əlavə etmək daha yaxşıdır. Sonra, lazım gələrsə, alıcının faylı ayrıca qovluqda saxlaması və ya çap etməsi daha rahat olacaq.

Məktubun sonunda gələcək əməkdaşlıq üçün ümid ifadə etmək, təşəkkür etmək və ya başqa bir şəkildə məktubu alan şəxsə xeyirxah münasibətinizi göstərmək adətdir. Məsələn: "Ümid edirəm ki, əməkdaşlığımızdakı bütün çətinliklər aradan qaldırılacaq və biz ən səmərəli qarşılıqlı əlaqə quracağıq!", "Uzun və səmərəli əməkdaşlığa və layihəmizə verdiyi dəstəyə görə təşəkkürümüzü bildiririk!"

Məktubun sonunda tam adınızı, vəzifənizi, şirkətinizin adını və əlaqə məlumatınızı daxil edin. Alıcıya lazım ola biləcək bütün əlaqələri göstərmək məsləhətdir: poçt ünvanı, telefonlar, faks, e-poçt, veb sayt ünvanı. Əgər siz Skype və ICQ-dan biznes məqsədləri üçün istifadə edirsinizsə, lütfən, onları qeyd edin. Bu halda, "əlavə" kontaktların göstərilməməsi arzu edilir. Məsələn, bir neçə e-poçt ünvanını göstərməməlisiniz - hansı poçtun ən etibarlı şəkildə çatdırıldığını yazmaq daha yaxşıdır.

Hər məktubunuzu imzalayın. Bir insanın vaxtaşırı kontaktlarını göstərməsi son dərəcə əlverişsizdir və ona zəng etmək üçün telefon nömrəsini axtarmaq üçün onun bir neçə məktubuna baxmaq lazımdır. Poçt proqramlarında və poçt saytlarında avtomatik imzadan istifadə edin. Bu xüsusiyyət sayəsində poçt proqramı avtomatik olaraq yaratdığı hər hərfə avtomatik imza əlavə edir.

Bir neçə imza seçiminə ehtiyacınız varsa - məsələn, regional və federal tərəfdaşlar üçün müxtəlif əlaqə məlumatları ilə - siz çoxsaylı avtomatik imza seçimləri yarada bilərsiniz.

"Oh, faylı əlavə etməyi unutdum. Mən onu göndərirəm" - bu, bəlkə də əlavə edilmiş faylları olan məktublarda tapıla bilən ən çox yayılmış ifadədir. Bu cür unutqanlıq xırdalıq kimi görünür. Amma buna görə də biznes proseslərində xeyli gecikmələr olur. Siz fayl göndərdiniz və cavab gözləyirsiniz. Ertəsi gün zəng edin və əlavə etməyi unutduğunuz üçün faylın alınmadığını öyrənin. Bu vəziyyətdən qaçmaq üçün faylları göndərərkən əvvəlcə məktuba fayl əlavə etməyi vərdiş edin, sonra isə örtük məktubu yazın.

Başqa bir ipucu, faylları qəbul edənin başa düşə biləcəyi şəkildə adlandırmaqdır. Əgər ünvanınız potensial işəgötürəndirsə, o zaman fayl "CV" deyil, "İvanova I. A. Əczaçı vakansiyasına CV" və ya "Əczaçı. İvanova" adlandırılmalıdır. Əgər alıcı iş ortağıdırsa, o zaman fayla da onun gözü ilə baxın. Ad deyil: "Alpha şirkəti üçün kommersiya təklifi", lakin "Beta şirkətindən kommersiya təklifi". Yox: “Qiymət”, amma “Qiymət. Qəpik qutularda reklam. “Reklamist” şirkəti”. Bu halda, alıcı məktubu tez bir zamanda öz qovluğunda saxlayacaq və onun adını xüsusi olaraq dəyişdirmək məcburiyyətində qalmayacaq.

Məktubda qaldırılan məsələlərin həlli həqiqətən səlahiyyətinə daxil olan şəxsə məktub göndərmək məsləhətdir. CV göndərirsinizsə, əvvəlcə HR menecerinin və ya menecerin e-poçtunu öyrənməlisiniz. Əgər əməkdaşlıq təklifi göndərilirsə, istər satınalma meneceri, istər reklam mütəxəssisi, istərsə də direktor olsun, bu cür məsələlərdə qərar qəbul edən şəxs üçün vacibdir.

Belə olur ki, yeganə mövcud ünvan kimi bir şirkətin ümumi ünvanıdır [email protected] və ya [email protected] Belə bir ünvana yazsanız, asanlıqla diqqətdən yayına bilərsiniz, çünki çoxlu spam alır. Ona görə də məktubun mövzu hissəsində məktubun nəzərdə tutulduğu şirkətin əməkdaşının adının və ya əlaqə saxladığınız şirkətin adının qeyd olunması məqsədəuyğundur. Həmçinin şirkətin fəaliyyəti ilə bağlı açar sözlər diqqəti cəlb etməyə kömək edəcək. Məsələn: "Sibir odunları" şirkətindən odun tədarükü ilə bağlı problemlər" - belə bir ifadə müvafiq şirkətin rəhbərlərinin diqqətini cəlb edəcəkdir.

Başqa biri tipik səhv göndərənlər - hər kəsə məktubunun məzmunu barədə məlumat vermək istəyi. Onlar nüsxələri almaq üçün az-çox maraqlanan bütün insanların ünvanlarını göstərirlər. Lazımsız məktublar alıcıları qıcıqlandırır, sizə aydınlıq gətirmək üçün sizə zəng etməyə başlayanda işdən, o cümlədən özünüzdən yayındırırlar.

Bir qayda var: bütün alıcıları vergüllə ayırsanız, onların hər birindən cavab gözləyirsiniz və "Məktubun surəti" sətrində ünvanların bir hissəsini göstərsəniz, ondan cavab gözləmirsiniz. bu alıcılar, sadəcə onlara məlumat verirlər. Ancaq bu qaydaya hər kəs əməl etmir. Daimi ünvançılarla belə bir qayda ilə razılaşmaq daha yaxşıdır.

Nüsxələri göndərmək üçün başqa bir lazımlı xüsusiyyət Bcc-dir. Bu sətirə ikinci alıcının ünvanını daxil etsəniz, birincisi başqasına məlumat verdiyinizi bilməyəcək.

Vacib e-poçtlar üçün çatdırılma bildirişindən istifadə edin. Bunu hər məktuba daxil etməyə çalışmayın. Məktubun xüsusilə vacib olduğu qeydindən də istifadə edə bilərsiniz. Sadəcə ondan sui-istifadə etməyin. Və sonra bəzi məktub göndərənlər ardıcıl olaraq bütün məktubları xüsusilə vacib kimi qeyd etməyi sevirlər və buna görə də onların məktubları ümumiyyətlə əhəmiyyətli kimi qəbul edilmir.

Qəbul edilmiş məktublarla işləmək üçün alınan məktubları qovluqlara ayırmaq funksiyası çox rahatdır. Poçt proqramında siz müəyyən qaydalar yarada bilərsiniz, ona görə daxil olan məktublar müəyyən ünvançıdan, müəyyən açar sözlə və s. qovluqlara paylanacaq. Məktublar demək olar ki, istənilən parametrə görə sıralana bilər: əhəmiyyətinə, ölçüsünə, tarixinə, ünvan siyahısına və s. Hər hansı bir poçt siyahısına abunə olsanız və ya böyük həcmdə məktublar alsanız, çeşidləmədən istifadə xüsusilə rahatdır. Bu halda, məsələn, poçt siyahısından gələn xəbərlər ayrıca qovluğa düşəcək və siz onları hər dəfə belə məktub gələndə deyil, vaxtı gələndə oxuya biləcəksiniz.

İş məktublarında ifadələrdən istifadə etmək adət deyil. Emosiyaları sözlərlə ifadə edin: "gözəl", "çox xoşbəxt", "heyran". İstisna, "sən"ə keçdiyiniz, artıq bir dəfədən çox birlikdə qəhvə içdiyiniz və ümumiyyətlə qeyri-rəsmi münasibətləri davam etdirdiyiniz iş ortaqları ilə yazışmalardır. Bəziləri məktublarında orijinal olmağa çalışırlar. Məsələn, qeyri-standart imzalar və son ifadələr ilə gəlirlər: "Ən yaradıcı direktor", " Ən yaxşı menecer satış haqqında", "Sizə hörmət və sevgi ilə", "Sizdən xəbər gözləyirəm".

Bir tətil agentliyinin işçisi üçün, işi yaradıcı bir yanaşma ilə əlaqəli bir dizayn studiyası, qeyri-standart ifadələr yalnız bir artı olacaq, ancaq bir mühasib və ya menecer orijinal olmağa başlayırsa, bunu anlayışla qəbul etmək çətin olacaq.

Məktublara cavab verərkən, gələn məktubun bir nüsxəsini məktubun mətnində saxlamaq daha rahatdır, mövzunu göndəricinin söylədiyi kimi tərk etmək daha rahatdır. Sonra problemin həllinin gedişatını izləmək hər ikiniz üçün əlverişli olacaq. Ancaq müəllif ilk dəfə bəzilərinə məktub göndərərkən son dərəcə əlverişsizdir yeni mövzu, bəzi köhnə gələn məktubda qorunub saxlanmış mövzunu tərk edir. Yazda "Re: Yeni iliniz mübarək!" Mövzu ilə məktub alın. çox gözəl və rahat deyil. Nə olduğunu dərhal anlayın məktub gedəcək danışması qeyri-mümkün olardı. Onu "Axtarış" vasitəsilə tapın açar sözlər sonra da uğursuz olur.

Tətilə gedirsinizsə və ya bir müddət ezamiyyətə gedirsinizsə - "Yoxluqda avtomatik cavab" funksiyasından istifadə edin. Bu halda, gedişiniz zamanı sizə məktub göndərən hər kəs özünüz yazacağınız standart cavab alacaq. Bu avtomatik cavabda hansı tarixdə işə qayıdacağını, eləcə də olmadıqda kiminlə əlaqə saxlaya biləcəyini qeyd etmək məsləhətdir.

Bu tip işgüzar yazışmalar həyatımızda getdikcə daha az istifadə olunur, onu elektron poçt əvəz edir. Bununla belə, kağız məktubların elektron məktublardan daha təsirli olduğu vəziyyətlər var. Məsələn, xüsusi əhəmiyyətli bir tədbirə rəhbər dəvət etməli olduğunuzda və ya yüksək keyfiyyətli çap edilmiş kommersiya təklifini şəxsən təhvil vermək istədiyiniz zaman. Bu halda, göndərənin məktubu çap etmək və poçtla göndərmək üçün vaxt sərf etməsi, alıcıya hörməti vurğulayacaqdır.

Kağız məktublar yazmaq üçün tövsiyələr ümumiyyətlə elektron məktublarla eynidir. Məktubun əsas ideyasını (məsələn: “Sizi mükafatların təntənəli təqdimatına dəvət edirik”) formalaşdırmaq üçün ilk anda alıcıya hörmətlə müraciət etmək, əsas məzmunu strukturlaşdırmaq və bütün lazımi məlumatları göstərmək lazımdır. kontaktlar.

Məktubu yaratmaq və zərfi çap etmək üçün keyfiyyətli kağız və şəffaf printerdən istifadə etmək vacibdir. Yalnız bu halda, kağız məktub, həqiqətən, alıcının göndərici üçün son dərəcə vacib bir şəxs olduğunu vurğulayacaqdır.

Məktubları yalnız həqiqətən lazım olduqda yazın. İşgüzar yazışmaların, eləcə də ümumiyyətlə işgüzar ünsiyyətin vacib tələbi tərəfdaşın vaxtına hörmətli münasibətdir. Suallarınızı diqqətlə tərtib etməklə və lazımsız təfərrüatları silməklə e-poçt alıcılarınızın vaxtına qənaət edin. O zaman mesajlarınız həmişə vacib və məlumatlandırıcı kimi qəbul ediləcək və siz onlara cavab alacaqsınız.

Mətn: İrina Kurivçak

Serial poçt göndərişləri ilə işləyərkən istifadəçinin cari məktubla əlaqəli bütün əvvəlki məktublar üzərində işləməsi çox vacibdir. Artıq əvvəllər qeyd olunan bəzi düşüncə və ya texnologiyaya müraciət edə bildiyiniz üçün.

Bununla belə, abunəçinin bu məktubları vicdanla saxladığına əminlik yoxdur. Əgər onun düzgün məktubu yoxdursa, e-poçt kursunuzun effektivliyi pisləşir və siz vaxtaşırı bu və ya digər məktubu yenidən göndərmək təkliflərini alırsınız, çünki o, silindi, amma birdən çox ehtiyac oldu. Sizin isə, ümumiyyətlə, belə bir imkanınız yoxdur.

Özünüzü bu cür təkliflərdən xilas etmək üçün makro sizin ixtiyarınızdadır.

LetterURL mən---

burada qırmızı hərf i yerinə seriyadakı hərfin nömrəsini əvəz etməlisiniz. Bu makro, aktiv abunəçinin (poçt siyahısını almaq prosesində olan) məktubun fərdiləşdirilmiş surətini görəcəyi sənədin URL-i yaradır.

Gördüyünüz kimi, bir nömrə makroda əvəz edilmişdir və buna görə də ikinci hərfdə belə bir kod uyğun gəlir. Ancaq bənzətmə ilə, hər bir hərfin hər hansı digərinə istinad edə biləcəyi artıq aydındır. Eyni zamanda, gələcək məktublara keçidlərin qoyulmasının bir növ çox düzgün olmadığını başa düş.

Məhdudiyyətlər.

Abunəçi serial göndərişinin bütün məktublarını alan kimi o, qeyri-aktiv hesab olunur və məktubların nüsxələrinin serverə çıxışını itirir.

Bədxahlığın mənası aydındır - linkləri ictimaiyyətdə dərc edərkən heç kimə poçt siyahınıza baxmaq imkanı verməyə qətiyyən ehtiyac yoxdur. Əlbəttə ki, əvvəlcə işləyəcəklər, amma uzun müddət deyil.

Əgər bu sizin üçün kritikdirsə, bu makrodan ümumiyyətlə istifadə etməyin.

Texnologiya.

Poçt Nana interfeysi hər hansı bir üslubu ehtiva edə bildiyindən, hərfin özü kimi, onların bir-birinə qarşılıqlı təsirini istisna etmək üçün iframe decoupling tətbiq edilir. Belə bir əlaqə qurmağın başqa yolu yoxdur.

İframe-in ölçüləri, eləcə də xassələri CSS-də müəyyən edilir və orada tənzimlənə bilər. Kodda bu belə görünür:

Məktubun özü bir şəkildə iframe-ə yerləşdirilməlidir, bunun üçün iframe adətən URL-ə ünvanlanır. Amma bizdə belə statik hərf yoxdur, ona görə də o, dərhal skript tərəfindən sintez olunur və JavaScript operatoru vasitəsilə məzmunu olaraq boş iframe-ə daxil edilir. Kod siyahısı bunun necə edildiyini dəqiq göstərir.

Müvafiq olaraq, istifadəçinin brauzerində JavaScript dəstəyi olmalıdır.

Bonus olaraq, indeksləşdirmə botları bu şəkildə yaradılmış sənədləri indeksləşdirməməlidir. Əksər hallarda sahibi Poçt siyahısı hərflərin belə indeksləşdirilməsinə ehtiyac yoxdur.

Məktubun server versiyasının nümunəsi.

Admin sahəsinin demo versiyası sizə hansısa uydurma xarakter üçün e-poçtların server versiyalarına baxmaq imkanı verir, lakin uzağa getməmək üçün son sınaq poçt e-poçtunun server versiyasını elə burada yerləşdirəcəyik. Birdən onu görmürsənsə, bu o deməkdir ki, brauzerdə JavaScript söndürülüb və ya iframe ilə işləmək üçün bəzi məhdudiyyətlər var.

Sənədə baxmaq üçün JavaScript tələb olunur.

Mövzu: Veb resursun gəlirliliyini pulsuz olaraq necə artırmaq olar?

Elektron poçtla ünsiyyət istənilən müasirin işinin ayrılmaz hissəsidir Ofis işçisi. Və mühasiblər də istisna deyil. Bu şəkildə necə ünsiyyət qurmaq olar işgüzar söhbət Məhsuldar, emosional cəhətdən rahat və son dərəcə etik idi? Oxuculara bəzi praktik məsləhətlər verirəm.

İPUCU 1. Məktublarınızda ünvan sahibinə şəxsi müraciəti laqeyd yanaşmayın

Beləliklə, bir insanın şəxsiyyətinə diqqətinizi nümayiş etdirəcəksiniz. Məktub müəyyən bir alıcıya yazılıbsa, onda şəxsi müraciətin olmaması səhv və tərbiyəsiz görünür.

Ünvan sahibinə ilk məktublardan birini yazarkən tez-tez sual yaranır: ona necə müraciət etmək daha yaxşıdır - sadəcə adla, yoxsa ad və ata adı ilə? Bu halda, bu şəxsin sizə məktubunu bitirən imzada nə yazıldığına baxmaq lazımdır. Ad orada göstərilibsə (atasının adı olmadan), məsələn "Svetlana Kotova" sonra adı ilə zəng etməkdən çəkinməyin. Və əgər imza deyirsə "Svetlana Vasilievna Kotova, Trenzor MMC-nin baş mühasibi", onda siz müvafiq olaraq ünvana müraciət etməlisiniz. Hər halda, ikinci seçim son dərəcə düzgündür və buna görə də qazan-qazan.

"Kimdən" sahəsindəki məlumatlara diqqət yetirməyi məsləhət görmürəm. Həqiqətən, çox vaxt əvvəlcə e-poçt ünvanının sahibi tərəfindən deyil, e-poçt qurarkən şirkətin İT mütəxəssisi tərəfindən doldurulur.

Yeri gəlmişkən, bir iş ortağı və ya müştəriyə istinad edərkən, nə qədər demokratik olsa da, adın qısa formasını (“Saşa əvəzinə Quş”, “Anya” əvəzinə “An”) istifadə etməməyi şiddətlə tövsiyə edirəm. yazı üslubu və yazışmalarınız nə qədər uzun olursa olsun. Şifahi nitqdə, yazılı dildə tanış səslənən şey çox sadə görünür.

İPUCU 2. Salamlaşmanın formasına xüsusi diqqət yetirin

ifadəsini işlətməyin "Yaxşı gün!". Ünvan sahibinin saat qurşağına uyğun gəlmək xoş niyyətini rəhbər tutsanız belə, bu ifadə zövqsüz səslənir, hətta vulqar deyərdim. Neytral variantlardan istifadə etmək daha yaxşıdır: "Salam...", "Günortanız Xeyir...". Və təbii ki, əgər bilirsinizsə, ünvan sahibinin adını salamlamaya əlavə edin. Şəxsən mənim üçün, məsələn, simasız yerinə çox daha xoşdur "Salam!"şəxsi alın "Salam, Tamara!".

Unutmayın ki, bu yolla siz alıcının vaxtına çox qənaət etmiş olursunuz. Axı o, alınan məktubun məzmununu dərhal qiymətləndirə və onun prioriteti və əhəmiyyəti barədə tez qərar verə biləcək.

Mövzunun mətni qısa olmalıdır, lakin eyni zamanda yazışmaların mövzusunu dəqiq əks etdirməlidir. Misal üçün, “Alfa MMC-dən müqavilə, faktura, akt” Sənədlər əvəzinə. Müzakirə olunan məsələnin aspektləri dəyişdikcə, mövzuya aydınlıq əlavə edin. Misal üçün, “Perm ilə əməkdaşlıq” → “Perm ilə əməkdaşlıq. Danışıqların tarixi” → “Perm ilə əməkdaşlıq. müqavilə layihəsi”.

Əgər yazışma zamanı “Mövzu” sahəsinin alıcınız tərəfindən özbaşına doldurulduğunu və ya ümumiyyətlə doldurulmadığını görsəniz, təşəbbüsü öz əlinizə götürün və iki ssenaridən birini sınayın.

Ssenari 1. Cavab verərkən "Mövzu" sahəsini özünüz doldurun. Qəbul edən diqqətlidirsə, bəlkə də bu, yazışmanızı adekvat formaya gətirmək üçün kifayət edəcəkdir.

Ssenari 2.Əgər alıcı "Mövzu" sahəsini doldurmağa məhəl qoymursa, ona aşağıdakı məzmunlu məktub yazın: “Alla, mən təklif edirəm ki, dərhal məktubun mövzusunu “Mövzu” sahəsində göstərəsiniz. Düşünürəm ki, bu yolla biz ünsiyyətimizin effektivliyini əhəmiyyətli dərəcədə artıracağıq”..

İPUCU 4. "To" və "Cc" sahələrinə diqqət yetirin

Siz biznes mühitində ümumi qəbul edilən bu sahələrin məqsədini aydın başa düşməlisiniz:

• <если>"Kimə" sahəsində yalnız siz görünürsünüz - bu o deməkdir ki, məktubu göndərən şəxs sizdən sualına və ya sorğusuna cavab gözləyir;
• <если>sahədə bir neçə alıcı var - göndərən hər bir alıcıdan və ya hər hansı birindən cavab gözləyir. Bu halda, cavab verərkən, "Hamısına cavab ver" funksiyasından istifadə edərək göndərən tərəfindən təyin edilmiş alıcıların siyahısını yadda saxlayın (əlbəttə ki, qəsdən yalnız məktubun müəllifinə cavab vermək istəməsəniz, məktubun mahiyyətini gizlətməlisiniz. yazışmada qalan iştirakçıların cavabı);
• <если>adınız "Kopyala" sahəsində görünür - göndərən sizdən cavab gözləmədiyi halda problemdən xəbərdar olmanızı istəyir. Beləliklə, bu məsələ ilə bağlı yazışmalara girməməlisiniz. Əgər hələ də bunu etmək qərarına gəlsəniz, o zaman ifadələrdən birini yazmağa başlamaq yaxşı bir forma əlaməti olacaq: “Mümkünsə, bu məsələnin müzakirəsinə qoşulmaq istərdim...”, “İcazə verin, sizə öz fikrimi verim...”.

BCC sahəsinə gəldikdə, o, biznes etikası baxımından ən mübahisəli e-poçt vasitəsidir. Bəzən o, az qala gizli müşahidə və məlumat vasitəsi kimi qəbul edilir. Axı, "Gizlətmə"-yə yerləşdirilən alıcılar digər alıcılara görünmür. Bəzi, adətən böyük şirkətlərdə, xüsusən də etika məsələlərində ciddi, kütləvi poçt göndərişləri istisna olmaqla, bu sahədən korporativ yazışmalarda istifadə etmək qəti qadağandır. Ancaq əksər şirkətlərdə aşağıdakı qaydalara riayət etməklə istifadə edirlər:

• "Gizlətmə" sahəsinin doldurulması ilə məktubun göndərilməsi məktubun müəllifinin belə bir mesaj formasının səbəbi və məqsədi barədə gizli alıcıları xəbərdar etdiyini (və ya bunu etmək niyyətində olduğunu) nəzərdə tutur;
• gizli ünvançının yazışmalara girməsinə ehtiyac yoxdur.

Təlimlərdə mənə tez-tez sual verirlər: müştərinin və ya həmkarın məktubuna cavab verməyin vaxtı ilə bağlı ümumi qəbul edilmiş standartlar varmı? Ancaq buna universal cavab yoxdur.

Daxili yazışmalardan danışırıqsa, burada hər şey şirkətin özünün həyatının sürəti və ritmi ilə müəyyən edilir. Elə firmalar var ki, orada bir saat yarımdan çox cavab gecikməsi pis davranış sayılır. Və haradasa bir gün ərzində cavab şeylərin qaydasındadır.

By ümumi qayda Bir məktuba ən məqbul cavab müddəti 2-3 saat ərzindədir. Bu, göndərənin cavab gözlədiyi və alıcının səssizliyindən daxili narahatlıq hiss etmədiyi zaman rahat gözləmə vaxtıdır.

Bəs məktubu alıb oxuyandan sonra 24 saat ərzində ona tam cavab verə bilməyəcəyinizi başa düşsəniz necə? Sonra, ədəb qaydalarına uyğun olaraq, məktubu aldığınızı və ona cavabın təxmini vaxtını göndərənə bildirin. Misal üçün: “Salam, Sergey Vasilieviç! Məktubunuz alındı. Yaxın bir neçə gündə cavab verəcəm” və ya “Andrey, məktubu aldım. Çox sağ ol! Cavab üçün mənə lazımdır əlavə informasiya. Ən qısa zamanda cavab verməyə çalışacağam....

İPUCU 6. Məktubda məlumat təqdim etmək üçün əsas qaydalara əməl edin

Onların çoxu yoxdur:

• məktubu oxuyarkən, ən rahat həcm "bir ekranda", maksimum - A4 səhifəsinə uyğun gəlir;
• göndərilən əlavələrin ölçüsü 3 MB-dan çox olmamalıdır. Daha böyük fayllar ünvanda poçtun "asılmasına" səbəb ola bilər;
• qoşmaları "qablaşdırarkən" universal zip və ya rar kodlaşdırmalarından istifadə edin. Digər genişləndirmələr tranzit zamanı bloklana və ya kəsilə bilər və alıcı üçün problemlər yarada bilər;
• heç vaxt yeni e-poçt kimi cavab yazmayın (yazışmanın tarixini saxlamadan). Əks halda, alıcı orijinal mesajı axtarmağa vaxt sərf etməyə məcbur olacaq;
• ünvançı üçün ən başa düşülən dildə yazın. Bir çox insanlar peşəkar və ya korporativ lüğətlərdən, jarqonlardan, abreviaturalardan və anglisizmlərdən istifadə etməyin məqsədəuyğun olub-olmadığını düşünür.

Hər bir halda buna ayrıca qərar verilməlidir.

Beləliklə, bir şirkətdə korporativ yazışmalar demək olar ki, həmişə jarqon və abbreviatura ilə doludur: onlar bütün iştirakçılar üçün tanış və başa düşüləndir və vaxta qənaət edir. Ancaq qarşı tərəflərlə yazışmalarda onlardan istifadə edərkən diqqətli olmaq lazımdır.

Mənim təcrübəmdə belə bir hal olub. Bir həmkarım nəşriyyat üçün materiallar hazırlayırdı və son məktubunda belə yazdı: "Maşa, zəhmət olmasa bütün materiallarını tez göndər". Maşa qərara gəldi ki, bu, ona məlum olmayan, mətnin tərcümə edilməli olduğu formatın təyinatıdır. O, naşirin tələbini necə təmin edəcəyini düşünərək, qarmaqla və ya əyriliklə çox vaxt öldürdü. Təsəvvür edin ki, Maşının 2 gündən sonra sirli “əsap” sözünün ingilisdilli mühitdə geniş istifadə olunan “az mümkün qədər tez” (“mümkün qədər tez”) sözünün abbreviaturası olduğunu öyrənəndə onun əsəbiləşdiyini təsəvvür edin. Ancaq Maşa tələbi aldığı andan yarım saat ərzində material göndərə bilərdi!

İPUCU 7. Hər məktubu imza bloku və kontaktlarınızla bitirin

Ünvanı nə qədər yaxından tanımağınızdan və yazışmalarınızın nə qədər davam etməsindən asılı olmayaraq, məktublarınızın hər birində imza və imzadan ibarət blok olmalıdır. Əlaqə məlumatı. Bu, işgüzar ünsiyyət mədəniyyətinin tərkib hissəsidir.

Blokda aşağıdakılar olmalıdır:

• adınız və soyadınız. İxtisarlar istifadə etməyə ehtiyac yoxdur. Əvəzinə “T.L. Vorotıntsev" imzamda qeyd edirəm "Tamara Leonidovna Vorotyntseva" və ya "Tamara Vorotıntseva" cavab məktubunda ünvançı mənimlə necə əlaqə quracağını başa düşsün;
• sənin mövqeyin. Bu, alıcıya səlahiyyətinizin sərhədlərini anlamaq imkanı verir və peşəkar səriştə məsələləri həll edərkən;
• əlaqə məlumatları (telefon, e-poçt, şirkət adı, vebsayt). Beləliklə, zərurət yarandıqda, ünvan sahibini əlavə əməliyyat əlaqəsi ilə təmin edəcəksiniz.

Bütün deyilənlərə əlavə etmək istərdim: e-poçtlar- tanış olduqları paltar. Başqa sözlə desək, işgüzar yazışmaların etiketinə riayət etməklə siz qiyabi olaraq ünvanınızda ən xoş təəssürat yaradacaqsınız.

E-poçt nədir? Müasir iş dünyasında bu:

• Sənin üzün. Məhz e-poçtun köməyi ilə qarşı tərəfin gözündə müsbət imic yarada və ya ilk təəssüratı korlaya bilərsiniz.
• Sizin iş alətiniz. Xarici dünya ilə çoxlu ünsiyyət e-poçt vasitəsilə baş verir. Buna görə də, bu aləti yaxşı bilsəniz, həyatınızı çox asanlaşdıra bilərsiniz.
• Güclü yayındırma. Xarici dünya sizi e-poçt vasitəsilə almağa, diqqətinizi yayındırmağa və sizi yoldan çıxarmağa çalışır.

Bu mövqelərdən e-poçt ilə işləməyə baxın. Sadə başlayaq.

Məktub dizaynı

Mən Mozilla Thunderbird poçt müştərisindən istifadə edirəm, ona görə də onun nümunəsindən istifadə edəcəyəm. Gəlin yeni məktub yaradaq və sahələrin siyahısı ilə yuxarıdan aşağıya gedək.

Kimə. Kopyalayın. Gizli surət

Bəlkə kimsə bilmir, amma Mozilla-da "Kimə" "Cc" və ya "Bcc" olaraq dəyişdirilə bilər.

• Kimə: əsas alıcını və ya bir neçə alıcını nöqtəli vergüllə ayırırıq.
• Kopyalayın: məktubu oxumalı, amma ondan reaksiya gözləmədiyimiz birini yazırıq.
• Gizli surət: məktubu oxumalı, lakin məktubu alanların qalan hissəsi üçün naməlum qalmalı olan birini yazırıq. İşgüzar məktubların, məsələn, bildirişlərin kütləvi göndərilməsi üçün istifadə etmək xüsusilə uyğundur.

Düzgün deyil kütləvi poçt göndərişində "Cc" və ya "Kimə" sahələri vasitəsilə alıcıları göstərin. İldə bir neçə dəfə “Cc” sahəsində 50-90 alıcının qeyd edildiyi məktublar alıram. Məxfiliyin pozulması var. Bənzər bir mövzuda başqa kiminlə işlədiyinizi bütün alıcılarınız bilməli deyil. Bir-birini tanıyan insanlar olsa yaxşıdır. Bəs siyahıda bir-birindən xəbəri olmayan rəqabət aparan şirkətlər varsa? Ən azı, gərəksiz izahatlara hazır olmalı və ən azı onlardan biri ilə əməkdaşlığa son qoymalısınız. Bunu bu şəkildə etməyin.

Məktub mövzusu

Peşəkar poçt xidmətləri tez-tez korporativ bloqlarında mövzu xəttinin (bəzən həssas şəkildə) əhəmiyyəti haqqında yazırlar. Ancaq orada ən çox satış məktublarından danışırıq, burada məktubun mövzusu "e-poçt açılmalıdır" problemini həll edir.

Gündəlik işgüzar yazışmaları müzakirə edirik. Burada mövzu “məktub və onun müəllifini asanlıqla müəyyən edib sonra tapmaq lazımdır” problemini həll edir. Üstəlik, çalışqanlığınız çoxsaylı cavab məktublarının karması şəklində, yalnız prefikslərlə sizə qayıdacaq. Re: və ya fwd, bunların arasında axtarmaq lazımdır doğru məktub bu mövzuda.

İyirmi məktub, orta menecerin bir günlük yazışmalarının həcmidir. Mən ümumiyyətlə sahibkarlardan, biznes sahiblərindən danışmıram, onların məktublarının sayı bəzən gündə 200-dən çox olur. Beləliklə, bir daha: boş mövzu ilə e-poçt göndərməyin.

Beləliklə, məktubun mövzusunu necə düzgün tərtib etmək olar?

Səhv №1 : mövzuda yalnız şirkətin adı. Məsələn, "Göy" və hamısı. Birincisi, siz yəqin ki, bu qarşı tərəflə əlaqə saxlayan şirkətlərdən biri deyilsiniz. İkincisi, belə bir mövzu heç bir məna gətirmir, çünki şirkətinizin adı ünvandan artıq görünür. Üçüncüsü, yazışmalara bu yanaşma ilə öz poçt qutunuzun necə görünəcəyini təxmin edin? Təxminən belə.

Belə mövzularda axtarış aparmaq rahatdırmı?

Səhv №2 : çılğın, satış adı. Bu cür başlıqları necə yazmağı bilirsinizsə, əla olar. Amma bu bacarıqlardan istifadə etmək məqsədəuyğundurmu? işgüzar yazışmalar? İş məktubunun mövzu xəttinin məqsədini xatırlayın: satmaq deyil, şəxsiyyət və axtarış təmin etmək.

Məktubun mətni

Müxtəlif hallar üçün mətn yazmaq üçün bir çox bələdçi var. Məsələn, Maksim İlyaxov, Aleksandr Amzin və başqa söz ustalarının çoxlu faydalı məlumatları var. Məsləhət görürəm ki, heç olmasa ümumi savadınızı yüksəltmək və ümumi yazılı nitq üslubunu təkmilləşdirmək üçün onların məqalələrini oxuyasınız.

Məktub yazma prosesində ardıcıl olaraq bir neçə qərar qəbul etməliyik.

Nəzakət məsələsi . Məktubun əvvəlində "Əziz Rodya, artıq iki aydan çoxdur ki, mən özüm əziyyət çəkdiyim və hətta yatmadığım üçün sizinlə yazılı danışmamışam" ruhunda nəzakətlə və ya hətta zərifliklə bulandıra bilərsiniz. gecə düşünmək.” Çox nəzakətli və çox baha başa gəlir, həm belə bir giriş yazmaq üçün vaxt baxımından, həm də həmsöhbətin onu oxumaq vaxtı baxımından. Yazışma işdir, xatırlayırsınız? Müsabiqə üçün epistolyar janr yazmır və anasından Raskolnikova məktub deyil, işgüzar yazışmalar.

Zamanımıza və alıcıya hörmət edirik!

Özünüzü təqdim etmək və tanışlığınızın vəziyyətini xatırlamaq yalnız sərgidə keçici görüşdən sonra göndərilən ilk məktubda məna kəsb edir. Bu, əməkdaşlığın və ya cari yazışmaların davamıdırsa, günün ilk məktubunda yazırıq: "Salam, İvan", ikinci və sonrakılarda: "İvan, ...".

Apellyasiya . Məni həmişə məktubda bir neçə alan olarsa kimə müraciət edəcəyim sualı narahat edirdi. Bu yaxınlarda Anna adlı üç qıza məktub yazdım. Heç tərəddüd etmədən “Salam, Anna” yazdım və buxar vannası qəbul etmədim. Amma bu həmişə belə olmur.

Bəs üç, hətta yeddi alıcı varsa və onların eyni adı yoxdursa? Adları ilə sadalaya bilərsiniz: "Axşamınız xeyir, Rodion, Pulcheria, Avdotya və Pyotr Petroviç." Ancaq uzun və vaxt tələb edir. Yaza bilərsiniz: "Salam, həmkarlar!".

Özüm üçün "Kimə" sahəsində olanın adı ilə müraciət etmək üçün qaydadan istifadə edirəm. Kopyada olanlara isə qətiyyən əlaqə saxlamasın. Bu qayda eyni zamanda məktubun ünvanını və bu məktubun məqsədini (bir!) daha dəqiq müəyyən etməyə imkan verir.

Sitat . Yazışmalar çox vaxt suallar və cavablar olan məktublar silsiləsi - bir sözlə dialoqdur. Yazışmaların tarixçəsini silməmək və cavabınızı sitat gətirilən mətnin yuxarı hissəsinə yazmaq yaxşı təcrübə hesab olunur ki, bir həftə sonra bu yazışmalara qayıtdığınız zaman azalan tarixlərlə dialoqu yuxarıdan aşağı asanlıqla oxuya biləsiniz.

Nədənsə, Mozilla-da defolt parametr "Kursoru sitat gətirilən mətndən sonra təyin et"dir. Mən onu “Alətlər” → “Hesab Seçimləri” → “Tərtib və Ünvan” menyusunda dəyişməyi məsləhət görürəm. Bu belə olmalıdır.

Məktubun məqsədi . İş məktubları iki növdür:

• sadəcə olaraq həmsöhbətə məlumat verdiyimiz zaman (məsələn, ay ərzində görülən işlər haqqında hesabat);
• həmsöhbətdən bir şey istəyəndə. Məsələn, ödəniş üçün əlavə edilmiş faktura ilə razılaşsın.

Bir qayda olaraq, hesabat xarakterli məktublardan daha çox həvəsləndirici məktublar var. Həmsöhbətdən nəyəsə nail olmaq istəyiriksə, bunu düz mətnlə məktubla söyləmək çox vacibdir. Fəaliyyətə çağırışdan sonra ilk ad və məktubun son cümləsi olmalıdır.

Düzgün deyil : "Porfiriy Petroviç, mən yaşlı qadını kimin öldürdüyünü bilirəm."

Düzgün : "Porfiriy Petroviç, yaşlı qadını öldürən mən olmuşam, lütfən, həbsimlə bağlı tədbir görəsiniz, əziyyət çəkməkdən yorulmuşam!"

Niyə müxbir sizin yerinizə bu məktubla nə edəcəyini düşünməlidir? Axı o, səhv qərar verə bilər.

Mətndə imza . O olmalıdır. Üstəlik, bütün e-poçt müştəriləri bir imzanın avtomatik dəyişdirilməsini qurmağa imkan verir, məsələn, klassik "Hörmətlə, ...". Mozilla-da bu, "Alətlər" → "Hesab Seçimləri" menyusunda edilir.

İmzada kontaktları yazmaq və ya yazmamaq hər kəsin şəxsi işidir. Ancaq bir şəkildə satışla əlaqəlisinizsə - yazmağınızdan əmin olun. Rabitə nəticələrinə əsasən əməliyyat baş verməsə belə, gələcəkdə imzadan gələn kontaktlardan istifadə edərək asanlıqla tapılacaqsınız.

Nəhayət, məktublarınıza cavab verməyi sevməyən (bacarmayan, istəməyən, vaxtı olmayan) həmsöhbətlər üçün məktubun daha bir xüsusiyyəti. Məktubun mətnində standartı göstərin. Məsələn, "Porfiriy Petroviç, cümə günü saat 12:00-a qədər məni həbs etməyə gəlməsən, özümü amnistiyaya məruz qoymuş hesab edirəm." Təbii ki, son tarix real olmalıdır (nümunədən mətni cümə günü saat 11:50-də göndərməyin). Qəbul edən şəxs fiziki olaraq məktubunuzu oxuyub qərar verə bilməlidir. Bu cür “sükut” sizi həmsöhbətin cavab verməməsinə görə məsuliyyətdən azad edir. Həmişə olduğu kimi, bu çipin istifadəsinə ağıllı yanaşmaq lazımdır. Bir şəxs məktublarınıza vaxtında və müntəzəm cavab verirsə, belə bir ultimatum onu ​​incitməsə, bir az gərginləşdirə bilər və ya məktuba indi cavab verməmək, cümə gününü gözləmək qərarına səbəb ola bilər.

İnvestisiyalar

Məktublar tez-tez əlavələrlə gəlir: CV, kommersiya təklifləri, təxminlər, cədvəllər, sənədlərin skanları - çox rahat alət və eyni zamanda məşhur səhvlərin mənbəyidir.

Səhv : Böyük investisiya ölçüsü. Biz tez-tez ölçüsü 20 MB-a qədər olan qoşmaları olan e-poçtlar alırıq. Bir qayda olaraq, bunlar 600 dpi qətnamə ilə TIFF formatında bəzi sənədlərin skanlarıdır. Müxbirin poçt proqramı, demək olar ki, bu qoşmanın ön görünüşünü yükləmək üçün boş cəhdlərlə bir neçə dəqiqə dayanacaq. Və Allah, alanın bu məktubu smartfonda oxumağa çalışmasını qadağan etsin ...

Şəxsən mən belə məktubları dərhal silirəm. E-poçtunuzun oxunmazdan əvvəl zibil qutusuna düşməsini istəmirsiniz? Əlavənin ölçüsünə nəzarət edin. Onun 3 MB-dan çox olmaması tövsiyə olunur.

aşsa nə olacaq?

• Skanerinizi fərqli format və ayırdetmə üçün yenidən konfiqurasiya etməyə cəhd edin. Məsələn, PDF və 300 dpi-də olduqca oxunaqlı skanlar əldə edilir.
• WinRar arxivatoru və ya 7zip kimi proqramları düşünün. Bəzi fayllar mükəmməl sıxılır.
• Əgər qoşma böyükdürsə və siz onu sıxışdıra bilmirsinizsə? Məsələn, demək olar ki, boş bir mühasibat bazası 900 MB ağırlığında. Bulud məlumat anbarları köməyə gələcək: Dropbox, Google Drive və s. Mail.ru kimi bəzi xidmətlər avtomatik olaraq nəhəng qoşmaları bulud saxlama keçidlərinə çevirir. Amma mən buludda saxlanan məlumatımı özüm idarə etməyi üstün tuturam, ona görə də Mail.ru-dan avtomatlaşdırmanı xoşlamıram.

Və investisiyalar haqqında daha bir açıq-aydın olmayan tövsiyə - onların ad . Bu, alıcı üçün başa düşülən və məqbul olmalıdır. Bir dəfə şirkətdə hazırlaşırdıq təklif adına... qoy Fyodor Mixayloviç Dostoyevski olsun. Mən təsdiq üçün CP layihəsi ilə menecerdən məktub aldım və əlavədə "DlyaFedi.docx" adlı bir fayl var idi. Bunu mənə göndərən menecerlə aşağıdakı məzmunda dialoq baş tutdu:

Hörmətli menecer, siz şəxsən bu hörmətli insana yaxınlaşıb onun üzünə Fyodor deməyə hazırsınızmı?

Nə isə yox, hörmətli adam, hamı onu adı, ata adı ilə çağırır.

Qoşmanı niyə “Fedi üçün” adlandırdınız? Elə indi ona göndərsəm, sizcə, bu KP-də bizdən balta alacaq?

Adını dəyişəcəkdim...

Niyə saatlı bomba hazırlayın - imtina potensial müştəri- və ya faylın adını dəyişdirərək özünüz üçün əlavə iş yaradın? Niyə dərhal əlavəni düzgün adlandırmayaq: "Fedor Mixayloviç.docx üçün" və ya daha yaxşı - "KP_Sky_Axes.docx".

Belə ki, bir "üz" kimi e-poçt ilə az və ya çox sıralanır. Gəlin e-poçta bir vasitə kimi baxmağa davam edək. səmərəli iş və onun diqqəti yayındıran komponenti haqqında danışın.

Hərflərlə işləmək

E-poçt güclü diqqəti yayındırır. Hər hansı bir diqqəti yayındırmaqda olduğu kimi, poçt da qaydaları sərtləşdirmək və iş qrafiklərini həyata keçirməklə həll edilməlidir.

Ən azı BÜTÜN poçt bildirişlərini söndürməlisiniz. Əgər poçt müştərisi standart olaraq konfiqurasiya edilibsə, sizə səs siqnalı ilə bildiriş gələcək və saatın yanındakı işarə yanıb-sönəcək və məktubun önizləməsi göstəriləcək. Bir sözlə, əvvəlcə səni qoparmaq üçün hər şeyi edəcəklər əziyyətli iş, və sonra oxunmamış məktubların və baxılmamış poçtların uçurumuna qərq olun - mənfi bir saat və ya iki həyat.

Bəziləri üçün güclü iradə sizə bildirişlərdən yayınmamağa imkan verir, amma adi insanlar taleyi aldatmamaq və onları söndürməmək daha yaxşıdır. Mozillla Thunderbird-də bu, "Alətlər" → "Parametrlər" → "Ümumi" → "Yeni mesajlar görünəndə" menyusu vasitəsilə həyata keçirilir.

Bildirişlər yoxdursa, məktubun gəldiyini necə başa düşmək olar?

Çox sadə. Siz özünüz şüurlu olaraq poçtu təhlil etmək üçün vaxt ayırırsınız, poçt müştərinizi açın və bütün oxunmamış mesajlara baxın. Bu, gündə iki dəfə, məsələn, nahar vaxtı və axşam saatlarında və ya məcburi fasilələr zamanı, məsələn, tıxaclarda edilə bilər.

İnsanlar tez-tez soruşurlar ki, cavab vaxtları və təcili e-poçtlar haqqında nə demək olar? Cavab verirəm: poçtda təcili məktublarınız yoxdur. Müştəri dəstəyi şöbəsində işləmədiyiniz halda (belə bir şöbənin poçtla işləmək üçün öz qaydaları var).

Təcili məktublar olarsa, göndərən bu barədə sizə digər kanallar - telefon, SMS, Skype vasitəsilə məlumat verəcəkdir. Sonra şüurlu şəkildə poçt müştərisinə daxil olacaq və təcili məktubu emal edəcəksiniz. Bütün vaxt idarəetmə gurusu (məsələn, Gleb Arkhangelsky "Time Drive" ilə) 24 saata qədər e-poçtlara cavab vermək üçün standart elan edir. Bu, yaxşı formanın normal qaydasıdır - həmsöhbətdən elektron poçtla ani cavablar gözləməyin. Təcili məktub olarsa, bu barədə daha sürətli rabitə kanalları vasitəsilə xəbərdar edin.

Beləliklə, bildirişləri söndürdük və indi cədvəlimizə uyğun olaraq poçt müştərisini işə salırıq.

Biz poçta girib "e-poçtun təhlili" adlı fəaliyyətlə məşğul olanda nə etməli? Bu işin başlanğıcı və sonu haradadır?

Sıfır inbox sistemi haqqında çox eşitmişəm, amma təəssüf ki, ondan istifadə edən bir nəfərə də rast gəlməmişəm. Təkərimi yenidən kəşf etməli oldum. Lifehacker-da bu mövzuda məqalələr var. Misal üçün, " ". Aşağıda şərhimdə sıfır inbox sistemi haqqında danışacağam. GTD gurusu şərhlərdə qeyd edilərsə, təsvir olunan sistemi əlavə edərsə və ya təkmilləşdirərsə, minnətdar olaram.

E-poçtun tapşırıq planlayıcısı və ya fəaliyyətləriniz üçün arxiv olmadığını başa düşmək və qəbul etmək vacibdir. Buna görə də, Gələnlər qutusu qovluğu həmişə boş olmalıdır. Gələnlər qutusunun təhlili ilə məşğul olmusunuzsa, bu qovluğu boşaltana qədər dayanmayın və diqqətinizi heç nə ilə yayındırmayın.

Gələnlər qutusundakı e-poçtlarla nə etməli? Hər bir hərfi ardıcıl olaraq keçmək və silmək lazımdır. Bəli, sadəcə seçin və klaviaturada Sil düyməsini basın. Özünüzü e-poçtu silməyə məcbur edə bilmirsinizsə, onunla nə edəcəyiniz barədə qərar verməli olacaqsınız.

1. Üç dəqiqəyə cavab verə bilərsən? Buna cavab vermək lazımdırmı? Bəli, edirsiniz və cavab üç dəqiqədən çox olmayacaq, sonra dərhal cavab verin.
2. Cavab vermək lazımdır, lakin cavabı hazırlamaq üç dəqiqədən çox vaxt aparacaq. E-poçtu tapşırığa çevirməyə imkan verən tapşırıq planlaşdırıcısından istifadə edirsinizsə, e-poçtunuzu tapşırığa çevirin və bir müddət onu unudun. Məsələn, mən tamamilə gözəl Doit.im xidmətindən istifadə edirəm. Bu, sizə şəxsi e-poçt ünvanı yaratmağa imkan verir: siz ona məktub yönləndirirsiniz və o, tapşırığa çevrilir. Ancaq tapşırıq planlaşdırıcınız yoxdursa, məktubu "0_Run" alt qovluğuna köçürün.
3. Məktuba tez cavab verdikdən, onu tapşırığa çevirdikdən və ya sadəcə oxuduqdan sonra bu mesajla daha sonra nə edəcəyinizə qərar verməlisiniz: onu silin və ya uzunmüddətli saxlama üçün qovluqlardan birinə göndərin.

Budur qovluqlar uzunmüddətli saxlama Varımdır.

• 0_Çalış. Mənim belə bir qovluğum yoxdur, amma planlayıcınız yoxdursa, təkrar edirəm, burada ətraflı araşdırma tələb edən məktublar əlavə edə bilərsiniz. Bu qovluğu da müntəzəm olaraq təmizləmək lazımdır, lakin bunun üçün xüsusi olaraq ayrılmış zamanda düşünülmüş bir yanaşma ilə.
• 1_İstinad Burada mən fon məlumatı olan məktublar qoyuram: müxtəlif veb xidmətlərindən girişləri olan salamlama məktubları, qarşıdan gələn uçuşlar üçün biletlər və s.
• 2_Layihələr. Burada cari əlaqələri olan tərəfdaşlar və layihələr üzrə yazışmaların arxivi saxlanılır. Təbii ki, hər bir layihə və ya tərəfdaş üçün ayrıca qovluq var. Partnyorun qovluğuna təkcə onun işçilərinin deyil, həm də bu partnyorla bağlı “Sky” işçilərinin məktublarını qoyuram. Çox rahatdır: lazım gələrsə, layihə üzrə bütün yazışmalar bir neçə kliklə əlinizdədir.
• 3_Muzey. Bura o hərfləri atıram ki, silmək heyf olsun, onlardan fayda gözə dəymir. "2_Projects"dən qapalı layihələri olan qovluqlar da buraya köçür. Bir sözlə, silinməyə ilk namizədlər “Muzey”də saxlanılır.
• 4_Sənədlər. Burada mühasibat uçotu üçün gələcəkdə faydalı ola biləcək elektron nümunə sənədləri olan məktublar, məsələn, müştərilərdən tutuşdurma aktları, səfərlər üçün biletlər. Qovluğun "2_Projects" və "1_Sprav" qovluqları ilə çoxlu ümumi cəhətləri var, yalnız o, mühasibat məlumatlarını, "2_Projects" qovluğunda isə idarəetmə məlumatlarını saxlayır. "4_Sənəd"də - ölü məlumat, "2_Projects"də isə canlı.
• 5_Bilik. Burada yalnız həqiqətən faydalı poçt göndərişləri qoyuram, bir müddət sonra ilham almaq və ya həll yolları axtarmaq üçün qayıtmaq istəyirəm.

Bu sistemin işləməsi üçün vacib olan digər poçt müştəri parametrləri var. Birincisi, standart olaraq, Thunderbird-də "Mesajları oxunmuş kimi qeyd et" qutusu var. Mən bunu şüurlu şəkildə etməyi üstün tuturam, ona görə də bayraq sönür! Bunu etmək üçün "Alətlər" → "Parametrlər" → "Qabaqcıl" → "Oxuma və göstərmə" menyusuna keçin.

İkincisi, istifadə edirik filtrlər . Əvvəllər mən göndərənin ünvanına əsasən məktubları avtomatik olaraq müvafiq qovluqlara yönləndirən filtrlərdən fəal şəkildə istifadə edirdim. Məsələn, vəkilin məktubları “Vəkil” qovluğuna köçürülüb. Bir neçə səbəbə görə bu yanaşmadan imtina etdim. Birincisi: 99% hallarda vəkildən gələn məktublar layihə və ya tərəfdaşa aiddir, yəni bu tərəfdaşın və ya layihənin qovluğuna köçürülməlidir. İkinci: Mən maarifləndirmə əlavə etmək qərarına gəldim. Müəyyən bir məktubun harada saxlanacağına özünüz qərar verməlisiniz və işlənməmiş mesajları yalnız bir yerdə - gələnlər qutusunda axtarmaq daha rahatdır. İndi mən filtrlərdən yalnız avtomatik müntəzəm məktubları qovluqlara çeşidləmək üçün istifadə edirəm müxtəlif sistemlər, yəni məndən qərar verməyi tələb etməyən məktublar. Mozilla Thunderbird-də filtrlər "Alətlər" → "Mesaj Filtrləri" menyusunda konfiqurasiya edilir.

Beləliklə, düzgün yanaşma ilə e-poçt yazışmaların həcmindən asılı olaraq gündə 10 dəqiqədən 60 dəqiqəyə qədər çəkməlidir.

Bəli və daha bir şey. Yeni e-poçtlar üçün bildirişləri artıq söndürmüsünüz? ;)