İşgüzar yazışmaları təmin edən sənədlərin növləri. İşgüzar yazışmaların aparılması və xüsusiyyətləri
İşgüzar yazışmalar, eləcə də şifahi nitq işgüzar ünsiyyətin şifahi formalarına aiddir. Bununla belə, yazılı ünsiyyət şifahi nitqlə müqayisədə bir sıra qeyd-şərtsiz üstünlüklərə malikdir. Xüsusən də tərtibçinin düşünmək, fikirlərini qaydaya salmaq və lazım gələrsə, mesajı düzəltmək imkanı var. Buna görə də, yazılı ünsiyyət tez-tez şifahi olanlardan daha diqqətlə tərtib edilir. Bundan əlavə, mesajı alan şəxsin istədiyi vaxt onu oxumaq imkanı var.
Effektiv idarəetmə üçün işgüzar yazışmalar bilməli və müraciət edə bilməlidir işgüzar yazışma qaydaları , hərflərlə işin yaradılması, layihələndirilməsi və təşkili qaydaları. Eyni zamanda, bir təşkilatda yaradılan hər hansı digər sənəd kimi bir iş məktubunun onun imicinin elementi olduğunu xatırlamaq lazımdır. Üçün işgüzar ünsiyyət effektiv idi, sahibliyi kommunikativ səriştəni təmin edən bütün komponentləri (o cümlədən, əlbəttə ki, işgüzar yazışmaları) bilmək lazımdır. İşgüzar yazışmaların maddi daşıyıcısı iş məktubudur.
İş məktubu - Bu, həm hüquqi, həm də ola bilən iki müxbir arasında məsafədə məlumat ötürmək üçün istifadə olunan sənəddir şəxslər. "İşgüzar məktub" anlayışı poçt, faks və ya digər vasitələrlə göndərilən GOST-a uyğun tərtib edilmiş müxtəlif məzmunlu sənədlərin ümumiləşdirilmiş adı üçün istifadə olunur. Eyni zamanda, sənəd hüquqi qüvvəyə malik olan maddi daşıyıcı haqqında məlumatdır. İş məktubunun xüsusiyyətləri və onun müqavilə və ya sərəncam kimi sənədlərdən fərqi ondan ibarətdir ki, o, daha az ciddi şəkildə tənzimlənir, lakin deyildiyi kimi, hüquqi qüvvəyə malikdir. Buna görə də məktublar təşkilatlarda gedən və daxil olan sənədlər kimi qeydiyyata alınır və saxlanılır.
İşgüzar yazışmaların təsnifatı müxtəlif meyarlara görə həyata keçirilə bilər: sənədlərin təyinatı və məzmunu, onların əhəmiyyəti və aktuallığı, müəyyən problemlərin həllində əhəmiyyəti, material daşıyıcısının xüsusiyyətləri və qeyd üsulu və s. İşgüzar yazışmaların təsnifatı üçün sənədləri idarəetmə sənədlərinin müəyyən sistemlərinə və rabitə şəbəkələri üzərindən ötürülən mesajların kateqoriyalarına təyin etmək vacibdir. İşgüzar yazışmaların sistemləşdirilə biləcəyi əsasların siyahısı çox genişdir. İşgüzar yazışmaları ona görə təsnif edək əsas əsaslar.
By növləri işgüzar yazışmaları rəsmi və şəxsi, həmçinin xarici və daxili yazışmalara bölmək olar.
- 1. Rəsmi işgüzar yazışmalar:
- xarici yazışma - ünvançı xarici qarşı tərəfdir. Misal üçün, məlumat poçtu, şikayət, kommersiya tələbi və s.;
- daxili yazışma - ünvançı təşkilatınızın əməkdaşıdır. Məsələn, əmr, sərəncam, bəyanat, bildiriş və s.
- 2. Şəxsi işgüzar yazışmalar:
- xarici yazışma - ünvançı xarici qarşı tərəfdir (təşəkkür, dəvət, təbrik, başsağlığı və s.);
- daxili yazışmalar - ünvançı təşkilatınızın əməkdaşıdır (təşəkkürlər, dəvətnamə, tövsiyə məktubu və s.).
By etmə yolları işgüzar yazışmalar belədir:
- kağız üzərində;
- Elektron-poçt ilə.
By gediş forması iş məktubları ola bilər:
- poçt və ya kuryer vasitəsilə zərfdə göndərilən zərflər;
- elektron, elektron poçtla göndərilən;
- faksa göndərilən faks.
İşarə ilə ünvan sahibi (alıcı) iş məktubları bunlardır:
- eyni zamanda bir neçə alıcıya ünvanlanmış dairəvi məktublar;
- müəyyən bir alıcıya ünvanlanan müntəzəm məktublar.
- By kompozisiya xüsusiyyəti iş məktubları aşağıdakılara bölünür:
- bir aspektli bir məsələ ilə məşğul olur;
- çoxölçülü olanlar eyni zamanda bir neçə məsələni həll edir.
By strukturu aşağıdakı iş məktublarını ayırd edin:
- tənzimlənir, lakin müəyyən müəyyən edilmiş nümunəyə uyğun olaraq tərtib edilir. Bu, yalnız məzmunun standart aspektlərinə deyil, həm də kağız formatına, detalların tərkibinə və s. Bu məktublar aydın mətn quruluşuna malikdir;
- nizamlanmayan müəllif mətnini ehtiva edir və sərbəst formada hazırlanır, müəyyən edilmiş nümunəsi yoxdur. Bu hərflərin sərt mətn strukturu yoxdur, nadir hallarda standart ifadələrdən istifadə edirlər.
By funksional xüsusiyyət iş məktubları bunlardır:
- təşəbbüs məktubları
- müəyyən məqsədlə müraciət edənin təşəbbüsü ilə tərtib edilmişdir. Onlar iki növdür:
- - cavab tələb edən məktublar (sorğu məktubu, təklif məktubu, şikayət məktubu, sorğu məktubu, müraciət məktubu);
- - cavab tələb etməyən məktublar (xatırlatma məktubu, xəbərdarlıq məktubu, bildiriş məktubu, müşayiət məktubu, təsdiq məktubu);
- cavab məktubları - bunlar sorğu məktublarına cavab kimi tərtib edilən rəsmi məktublardır və ya sorğu məktubları. Cavab məktubunun mətnində sorğu məktubunun linqvistik terminlərlə düzgün yazılması şərti ilə müəllifin təşəbbüs məktubunda istifadə etdiyi eyni dil ifadələri və lüğətdən istifadə edilməlidir. İmtina məktubu yazmalısınızsa, o zaman imtinanın əsaslandırılması ilə başlamaq məsləhətdir: "... ilə əlaqədar". Mənfi cavab əsaslandırılmalıdır, izahat vermədən sorğudan sadəcə imtina edə bilməzsiniz. Mənfi cavab olduqda, bu sorğuya və ya sorğuya kimin müsbət cavab verə biləcəyi barədə məlumatın ünvan sahibinə təqdim edilməsi də tövsiyə olunur.
By tematik xüsusiyyət iş məktubları bunlardır:
- kommersiya məktubları
kommersiya əməliyyatının bağlanmasına hazırlıq, habelə müqavilələrin şərtlərinin yerinə yetirilməsi zamanı istifadə olunur. Logistika və satış məsələləri üzrə yazışmalar kommersiya yazışmaları hesab edilir. Kommersiya məktublarına aşağıdakı iş məktubları daxildir:
- – sorğu - bir tərəfin, bir qayda olaraq, şərtləri qeyd etmədən əqd bağlamaq istəyi barədə digər tərəfə müraciəti. Məktubun mətnində məlumat və ya materialların təqdim edilməsi zərurətinin əsaslandırılması və sorğunun faktiki ifadəsi var. Sorğu məktubları, bir qayda olaraq, təşkilatın rəhbəri və ya rəsmi səlahiyyətli vəzifəli şəxs tərəfindən imzalanır. Əsaslandırmaya qanunvericilik və digər istinadlar daxil ola bilər qaydalar və təşkilati-hüquqi sənədlər. Sorğu məktubu cavab məktubu tələb edir;
- – təklif məktubu (təklif) ) - əqdin konkret şərtləri göstərilməklə əqd bağlamaq istəyinin ifadəsi. Potensial tərəfdaşa mal, xidmət, əməkdaşlıq və s. təklifi ilə göndərilir. Təklif müəllif təşkilatının təşəbbüsü ilə və ya sorğu məktubuna cavab olaraq göndərilə bilər. Əgər təklif məktubu ünvançıya ilk dəfə göndərilirsə, onda təkcə təklifin özü deyil, həm də müəllif təşkilatı haqqında məlumatlar var;
- – şikayət (iddia məktubu) – müqavilə üzrə üzərinə götürdüyü öhdəlikləri pozan əqd tərəfinə qarşı iddialar və zərərin ödənilməsi tələbi. Bu, malların və ya xidmətlərin müqavilədə göstərilən tələblərə uyğunsuzluğunun aşkar edilməsi haqqında bəyanatdan ibarətdir. İddianın (rekultivasiyanın) məqsədi müqavilə şərtlərinin pozulması nəticəsində dəymiş zərərin ödənilməsidir. İddialar günahkar tərəfə göndərilir qeydiyyatlı poçtla iddianın əsaslılığını təsdiq edən və hər iki tərəf üçün tam sübutedici qüvvəyə malik olan bütün sənədlərin surətləri ilə (və ya çatdırılma barədə bildirişlə);
- – təsdiq məktubu - bu, ünvan sahibinin əvvəllər əldə edilmiş razılaşmaları, niyyətlərini, məlumatların, sənədlərin alınmasını və s. təsdiq etdiyi işgüzar məktubdur. Bu tip məktublar üçün tipik dil düsturu belədir: "Biz təsdiq edirik (sənədlərin qəbulu, ilkin razılıq, razılıq...)". Məktubun mətnində ilkin razılığı təsdiq edərkən onun mahiyyətini qısaca açıqlamaq lazımdır;
- qeyri-kommersiya məktubları (faktiki iş məktubları) - müxtəlif təşkilati məsələlərin həllində istifadə olunur, hüquqi məsələlər, iqtisadi və maliyyə əlaqələri. Məqsədlərinə görə qeyri-kommersiya məktubları aşağıdakılara bölünür:
- – təşəkkür məktubu - nədənsə minnətdarlıq ifadəsini ehtiva edir. Bu tip məktublar digər hərflərə nisbətən daha sərbəst formada yazılır. Bir qayda olaraq, təşəkkürlər təşkilatın rəsmi blankında verilir, lakin poçt kartı kimi də verilə bilər. Mətn təşəkkür məktubu göndərənin ünvana minnətdarlığını bildirməyə sövq edən hadisəyə istinad edərək yığcam, dostluq-formal üslubda yazılmışdır. Minnətdarlıq göndərənin şəxsi imzası və bəzi hallarda təşkilatın möhürü ilə təsdiqlənir;
- – zəmanət məktubu - öhdəliyi və ya müəyyən öhdəliklərin təsdiqini ehtiva edir. İşin ödənişi, icarə haqqı, işin keyfiyyəti və yerinə yetirilməsi şərtləri və ya çatdırılma tarixləri və s. təminat verilə bilər.Zəmanət məktubları müəllifin müəyyən vədlərini, niyyətlərini və ya hərəkətlərini təsdiq etmək üçün ünvan sahibinə yazılı təminat vermək məqsədi daşıyır, bir ünvan sahibinin mənafeyinə toxunan və ya digər şəkildə. Zəmanət məktubları sırf hüquqi xarakter daşıyır, onlar aydınlığı, dəqiqliyi və ifadəsinin birmənalılığı ilə seçilir. Zəmanət məktubunda yerinə yetiriləcək əməliyyatın növü göstərilməlidir. Bu cür məktublar ünvana verilən təminatların mahiyyətinin ifadəsi ilə başlaya bilər. Məsələn: "Mən bununla təminat verirəm...". Bu tip məktubların xüsusiyyəti, müəllifin (məsələn, təşkilatın direktoru) imzası ilə yanaşı, maliyyə və ya digər məsələlərə bilavasitə rəhbərlik edən vəzifəli şəxsin imzasının olmasıdır;
- – məlumat poçtu ünvan sahibini maraqlandıran və ya maraqlandıra bilən bəzi hadisələr və ya faktlar barədə məlumatlandırmağı nəzərdə tutur. Məlumat məktubları, bir qayda olaraq, tipik xarakter daşıyır. Onlar bəzən qanunvericilik və digər normativ hüquqi aktların müəyyən müddəalarına sözbəsöz istinad edirlər hüquqi sənədlər. Məlumat məktubu ünvan sahibini rəsmi xarakterli məlumatlarla tanış edən işgüzar məktubdur. Bir qayda olaraq, bülletenlər təşkilatın rəhbəri tərəfindən imzalanır və kütləvi poçtla göndərildikdə (məsələn, şirkətin bütün müştərilərinə) ümumiyyətlə əl imzası ola bilməz:
- – xatırlatma məktubu müqavilələrin yerinə yetirilməsi, öhdəliklər və öhdəliklər yerinə yetirilmədikdə görüləcək tədbirlər haqqında xatırlatma ehtiva edir. Müxbir təşkilatın ondan irəli gələn hərəkətləri həyata keçirmədiyi hallarda istifadə olunur funksional vəzifələr və ya bağlanmış müqavilələr;
- – sorğu məktubu ya hansısa hərəkəti dayandırmaq, ya da hərəkətə sövq etmək tələbini ehtiva edir. Belə bir məktubun məqsədi məlumat, xidmət, mal əldə etmək, təşkilat-müəllif üçün zəruri olan müəyyən hərəkətlərə başlamaqdır. Sorğu məktubunda sorğunun əsaslandırılması və sorğunun ifadəsi var, ondan əvvəl əsaslandırma olmalıdır. Sorğu məktubu cavab məktubu tələb edir;
- – başsağlığı məktubu bir şeyə simpatiya ehtiva edir. Başqa bir kədərli hadisə və ya itki ilə bağlı ünvana empatiya və dəstək ifadə etmək məqsədi daşıyır. Başsağlığı yazarkən ünvan sahibinin kədərində dəstək ola biləcək düzgün səmimi sözləri seçmək vacibdir. Başsağlığı rəsmi blankda və ya xüsusi açıqcada təmkinli, düzgün üslubda tərtib edilir və göndərənin şəxsi imzası ilə təsdiq edilir;
- – dəvət məktubu tədbirə dəvət ehtiva edir. Bildiriş məktubundan onunla fərqlənir ki, o, blankda tərtib oluna bilməz, fərqli formata, rəngə, ornamentlər, rəsmlər və s. şəklində əlavə dizayn elementlərinə malikdir. Çox sayda insan dəvət edilərkən şablon, əvvəlcədən hazırlanmış dəvət mətnlərindən istifadə olunur. Dəvət məktubları faksla göndərilə bilər, lakin xüsusilə təntənəli hallarda dəvətnamələr poçt və ya kuryer vasitəsilə göndərilməlidir. Dəvətnamədə tədbirin yeri və vaxtı, habelə onun adı haqqında məlumat olmalıdır. Dəvətdə məqbul geyim kodu, eləcə də dəvətin əhatə etdiyi şəxslərin sayı göstərilməlidir. Bir qayda olaraq, dəvət nominaldır, lakin müddətində kütləvi tədbirlər depersonalizasiya ola bilər;
- – təbrik məktubu bəzi münasibətlə təbrikləri ehtiva edir. Bu cür məktublar, bir qayda olaraq, sərbəst formada tərtib edilir, onlar ya kiçik ölçülü ola bilər - bir və ya iki cümlə, ya da olduqca ətraflı. Sonuncu halda, təbrik məktubunda təbrikin ünvanlandığı şəxsin həyatının əsas mərhələləri, fəaliyyəti, ən mühüm nailiyyətləri göstərilir. Məktub hansısa təşkilata ünvanlanıbsa, onun ən mühüm və əhəmiyyətli nailiyyətlərini qeyd edir. Təbrik fərdi və ya kütləvi ola bilər. Birinci halda, ünvan sahibinin ünvanı şəxsi olmalıdır - adı və atasının adı ilə; ikinci halda, ümumi ola bilər, məsələn: "Əziz dostlar!". Üstəlik, hər iki halda göndərən təbrikləri şəxsən imzalamalıdır (kütləvi təbriklər göndərilərkən faksdan istifadə olunur).
Xülasə - Bu, bir mütəxəssisin işəgötürənə ən dolğun və sərfəli təqdim edilməsinə yönəlmiş işgüzar məktub növüdür. CV məktubları universitetləri bitirən gənclər üçün çox aktual olduğundan bu tip məktublar üzərində daha ətraflı dayanacağıq.
Resume məktubu. Əvvəla, qeyd edirik ki, bütün hallar üçün vahid CV yoxdur və ola da bilməz. Hər dəfə ilk növbədə hansı keyfiyyətlərə dəyər veriləcəyini düşünməlisən yeni iş, və onlara uyğun olaraq xülasəni dəyişdirin. Xülasədə verilən məlumatlar etibarlı və mümkünsə tam olmalı və qısa olmalıdır (bir-bir yarım səhifədən çox olmamalıdır). Belə bir məktub göndərildiyi şəxslə ilk tanışlıq üçün əlverişlidir. Bundan əlavə, aydın ifadə etmək və lakonik ifadə etmək bacarığı kifayət qədər yüksək səviyyədə olduğunu göstərir. ümumi mədəniyyət göndərən.
CV tərtib edərkən bir sıra qaydalara ciddi əməl edilməlidir, onların həyata keçirilməsi əmək bazarında mütəxəssisin cəlbedici imicini yaratmağa və işəgötürənin marağına səbəb olacaqdır. Onların məzmununa aşağıdakılar daxildir.
- 1. Özünüzü təqdim edin. Soyad, ad, doğum tarixi və tam illərin sayını, əlaqə ünvanlarını (e-poçt daxil olmaqla) və telefonları göstərin.
- 2. Hədəf. Müraciət etmək istədiyiniz vəzifənin dəqiq adını qeyd edin. Onun ifadəsi deyildiyi kimi tam uyğun olmalıdır. Bəziləri vəzifə yerinə yazır: “Təhsilimə və iş təcrübəmə uyğun maraqlı bir iş almaq istərdim”. Bu cür formulalar işəgötürəndə çaşqınlıq yaradır və dəstək tapmır. Eyni anda bir neçə vəzifəni sadalamayın. Bu, şansları azaldacaq, çünki şirkətə müəyyən bir vəzifə üçün mütəxəssis lazımdır.
- 3. Təhsil. Harada, nə vaxt və necə qeyd edin Təhsil müəssisəsi məzun olub, həmçinin (əgər onlar universiteti bu yaxınlarda bitiriblərsə) qiymətlər nə olub, əlbəttə ki, “öyünəcək” bir şey yoxdursa. Diplom və ada sahib olmaq şansınızı artıracaq. Müxtəlif müsabiqələrin, olimpiadaların, konfransların, o cümlədən məktəblilərin mükafatlarını sadalamaq vacibdir. Ətraflı yazmaq, fakültəni, ixtisası, diplomun mövzusunu göstərmək, mövcud olan diplomların, sertifikatların və sertifikatların nömrələrini göstərmək lazımdır.
- 4. təcrübə CV-nin ən vacib və ən dolğun hissəsidir. Yalnız “çılpaq” faktlar təfərrüatlı şəkildə ifadə olunmalı, “böyük iş təcrübəsi”, “komandada işləmək bacarığı” və s. kimi yaltaq özünü qiymətləndirmələrdən qaçınmalıdır. CV elə yazılır ki, menecer özü lazımi nəticə çıxarsın. Hər bir iş növü üçün qısa və dəqiq qeyd etmək lazımdır: bir aya qədər dəqiqliklə vaxt müddəti (ehtimal ki, təxminən); iş yeri; layihənin adı (işin növü, xüsusiyyətləri); 1-2 sətir üçün layihənin qısa təsviri; işdəki rolu. Siyahını mümkün qədər uzun etmək məsləhətdir, təcrübə nə qədər çox olsa, işə düzəlmək şansı bir o qədər çox olar. İşləri (layihələri) və işəgötürənləri tərs xronoloji ardıcıllıqla sadalamaq lazımdır, yəni. sonuncu iş birinci, sondan əvvəlki bir saniyə qeyd edilməlidir və s.
- 5. Əlavə informasiya. Əgər bunu gələcək işin xüsusiyyətləri tələb edirsə, o zaman qeyd etmək lazımdır: xarici dil biliyi; kompüterlə işləmək bacarığı; ofis avadanlıqları üzrə biliklər; sürücünün lisenziyası; avtomobilin olması və s.
- 6. Şəxsi məlumatlar. İstehsal tərcümeyi-halı və ən azı şəxsi faktları ifadə etmək mümkün qədər ətraflı olmalıdır. Bu, mütəxəssisin həyatının asudə vaxtdan çox işə yönəldiyini göstərəcək.
- 7. CV-nizi işəgötürənə uyğunlaşdırın. Bir mütəxəssisin CV-nin nəzərə alınması vacibdir gələcək iş və mövqe. Beləliklə, məsələn, ərizəçi sənədləşmə üzrə mütəxəssis vəzifəsinə müraciət edərsə proqram təminatı, abituriyentin yüksək səviyyəli proqramçı olduğunu vurğulamayın, hətta o olsa belə.
- 8. Səyahətə münasibət. İşəgötürən beynəlxalq şirkətdirsə və ya iş ezamiyyətləri əhatə edirsə, ezamiyyətlərə və başqa şəhərlərə köçməyə münasibət bildirmək tövsiyə olunur. Bu dərhal bütün "i" nöqtələrini göstərəcək.
- 9. Tövsiyələrin mövcudluğu. CV-nin sonunda ərizəçini səriştəli mütəxəssis kimi tövsiyə edə biləcək şəxslərin tam adı, vəzifələri və əlaqələri göstərilməlidir. Tövsiyə məktubu yazmaq üçün güvənə biləcəyiniz insanlardan əvvəlcədən xahiş etmək məsləhətdir.
- 10. Transmissiya məktubu. Bir qayda olaraq, CV-yə əlavə olaraq göndərilir e-poçt. Bununla belə, boş olmamalıdır. Bu xüsusi şirkətdə işləməyə marağın səbəblərini və onun inkişafına potensial töhfə vermək üçün ərizəçinin fikrini göstərmək lazım olan bir neçə müşayiət sətirini yazmağınızdan əmin olun.
- 11. İstədiyiniz əmək haqqı səviyyəsini qeyd etməliyəmmi? Hər bir halda bu, şəraitdən asılıdır. Ancaq nəzərə almaq lazımdır ki, müsahibənin bitməsinə qədər əmək haqqı ilə bağlı hər hansı bir söhbət adətən işəgötürəni pektoral vəziyyətə gətirir. Axı o, hələ ki, bu ərizəçinin imkanlarını bilmir, dəyər miqyasına görə nə qədər “dəyərli” olduğunu təxmin etməyib və buna görə də tələb olunan maaşı verməyə hazır olub-olmamasına əvvəlcədən cavab verə bilmir.
- 12. Bir fotoşəkilin olması. Onun CV-də olması xoşdur.
- Bax: İşgüzar yazışmalar: Nümunələr iş məktubları, business-letters.ru
İstənilən təşkilatın, kommersiya firmasının və ya müəssisənin fəaliyyətində uğur davranış və etiket mədəniyyəti ilə ayrılmaz şəkildə bağlıdır. Rəhbərin, işçilərin bütün hərəkətləri, şübhəsiz ki, yaxşı dad qaydalarını nəzərə almalı və vəziyyətə uyğun olmalıdır.
Etiketin ən vacib hissələrindən biri işgüzar yazışmalardır.
Hesablamalara görə, işdə vaxtın demək olar ki, 50%-i kağız və poçtla tanışlığa düşür. Ancaq bu lazımdır, çünki səlahiyyətli işgüzar yazışmalar şirkətin dövriyyəsini əhəmiyyətli dərəcədə artıra, müxtəlif xidmət və şöbələrin qarşılıqlı əlaqəsini sürətləndirə bilər.
Əlbəttə ki, burada müəyyən nümunələr var və onlar bu məqalədə mütləq müzakirə olunacaq. İşgüzar yazışma qaydaları çoxdan standartlaşdırılıb. Mövcud GOST R.6.30-2003 mətni vərəqdə düzgün yerləşdirməyə kömək edəcək, hansı girintiləri, kənarları, şriftləri düzəltməyi sizə xəbər verəcəkdir. İşgüzar yazışmalar nitq növbələrinin vahidliyi və təkrarlanması ilə xarakterizə olunur.
Ancaq hər hərf fərqlidir. Göndərənin şəxsiyyəti, onun mövqeyi, vəziyyəti və ünvan sahibi böyük bir iz buraxır. Müəyyən dərəcədə işgüzar yazışmalar yaradıcılıq və əziyyətli işin birləşməsidir.
İşgüzar yazışmaların növləri
Sənəd dövriyyəsi kağız üzərində və elektron poçt vasitəsilə həyata keçirilir.
Müəssisədəki bütün yazışmaları şərti olaraq aşağıdakı qruplara bölmək olar:
Rəsmi / qeyri-rəsmi yazışmalar;
Daxili və xarici.
Rəsmi yazışmalara kommersiya təklifləri, təşəkkür məktubları və zəmanətlər, ticarət müqavilələri, müəssisə üçün sifarişlər, rəsmi vəzifələr, tələblər, tələblər, iddialar.
Qeyri-rəsmi yazışmalar biznes tərəfdaşlarının, müştərilərin, işçilərin müxtəlif təbrikləridir; başsağlığı, üzr, dəvət və təşəkkürlər.
Daxili sənədlər yalnız bir müəssisənin şöbələri arasında dövr edir, xarici sənədlər isə onun əhatə dairəsindən kənara çıxır.
İşgüzar Yazışma Qaydaları: Daxili Məzmun
Əsas tələb məktubun qısalığı və tutumudur. Mətni bir neçə səhifəyə uzatmayın. Ən yaxşı yol- birinə uyğun.
İşgüzar yazışma qaydaları mətndən mürəkkəb, anlaşılmaz, əcnəbi və yüksək ixtisaslaşdırılmış söz və ifadələrin çıxarılmasını nəzərdə tutur. Bütün cümlələr qısa, müəllifin əsas fikirləri ilə və “su”suz olmalıdır.
Məktubda ikiqat şərhlərdən qaçın, əks halda mübahisələr yaranarsa, öz nöqteyi-nəzərinizi müdafiə etmək və müəyyən bir ifadə ilə nəyi nəzərdə tutduğunuzu sübut etmək daha çətin olacaq.
İşgüzar yazışmaların qeydiyyatı qaydaları yazıçını ünvan sahibini adı və atasının adı ilə çağırmağa məcbur edir, ondan əvvəl "Hörmətli (s) ..." müraciətini göstərməlidir. Həmişə "Sən"də, hətta məktubu alanla yaxşı dostluq münasibəti olsa belə.
Girişdə soyad və ad göstərilməklə yanaşı, mesajın əsas məqsədi də göstərilir. İşgüzar yazışmaların nümunələri belə hallar üçün kifayət qədər şablon və möhür bilir: "Əvvəlki məktubla əlaqədar ...", "Sizə xatırladırıq ...", "Sizə məlumat veririk ..." və s.
Alıcı üçün əlverişsiz olan cavabı (təklifdən imtina, əməkdaşlıqdan imtina) ifadələrlə yumşaldın: “Təəssüf ki, biz təklif olunan şərtlərdən yararlana bilməyəcəyik...” və ya buna bənzər.
Xarici sənədləşmə sənədləri
İstənilən iş məktubu şirkət məlumatları və bütün əlaqə məlumatları ilə şirkətin blankında yazılmalıdır.
Sənədin dəqiq tarixini daxil etməyinizə əmin olun.
Vərəqin yuxarı sağ küncünü ünvan sahibinin baş hərfləri və alıcı şirkətin ünvanı tutur.
Mətni semantik abzaslara bölün ki, oxucu onu daha asan başa düşsün və qavraysın. 4-5 sətirdən çox deyil.
Bütün sözləri böyük (böyük) hərflərlə yazmaq pis formadır.
Sənədlər məktuba əlavə edilə bilər. Bu halda, onlar vərəqin aşağı sol hissəsində ayrıca sətirdə qeyd olunur. İşgüzar etiketə görə, məktuba cavab 10 gün ərzində alınmalıdır. Problemin həlli üçün daha çox vaxt lazımdırsa, ünvan sahibi bu barədə məlumat verməlidir.
Yazdıqdan sonra mətni həm orfoqrafiya, həm də qrammatik səhvlər üçün yenidən diqqətlə yoxladığınızdan əmin olun. Əgər vaxtınız varsa, məktubu kənara qoymalı və sonra yenidən ona qayıtmalısınız. Bir qayda olaraq, əvvəlcə fərq edilməyən qeyri-dəqiqliklər aşkar ediləcək. Bu məsləhət müştəri şikayətinə cavab verərkən ən vacibdir. Savadsız hərflə adamı daha da bezdirməməlisən.
Sənədi bir neçə dəfə yazıb yoxladıqdan sonra onu A4 kağızına çap edin. Bu ölçü standart olaraq istənilən yazışma üçün istifadə olunur, hətta mətnin özü səhifənin yalnız yarısını tutsa belə.
Ləkələrin və səliqəsizliyin qarşısını almaq üçün çap etməzdən əvvəl printerdəki mürəkkəbi yoxlayın.
Bəzi hallarda siz vizit kartınızı sənədə əlavə edə və çap edilmiş vərəqin özünü şəffaf fayla əlavə edə bilərsiniz.
Şirkət loqosu olan korporativ zərf də yaxşı forma hesab olunur.
Qeyri-rəsmi müstəvidə işgüzar yazışmaların aparılması qaydaları işgüzar sənədlərdən daha çox emosionaldır və daha az möhürlənir. İxtisarlar burada uyğundur, rəngli sifətlərin istifadəsi, məsələn, təbriklərdə: heyrətamiz, simpatik, mehriban.
biznes e-poçtları
Poçt şəbəkəsi vasitəsilə zərfdə yazışma göndərməməyiniz rahatlamamalıdır. Bu hallarda da işgüzar yazışma qaydaları tətbiq edilir.
Bacarıqlı və düzgün elektron işgüzar mesajlar həm müəssisə, həm də fərdin müsbət imicini yaradır. Biznesdə reputasiya çox dəyərlidir!
E-poçt yazışmaları üçün əsas qaydalar
İş e-poçt ünvanınızı yalnız təyinatı üzrə istifadə edin.
Poçt qutusunun adına diqqət yetirin. İngilis transkripsiyasında göstərilsə belə, işləyərkən "körpə", "supermen" kimi səhv adlara icazə verməyin.
Həmişə "mövzu" sütununu doldurun, əks halda məktubunuz spama düşə bilər. "plan", "siyahı", " kimi təsvirlər təklif", "hesabat" işləməyəcək. Alıcınızın poçt qutusunda kifayət qədər oxşar məktublar ola bilər. Mesajınızın nə haqqında olduğunu mümkün qədər dəqiqləşdirin. Beş sözdən çox istifadə etməyin. Mövzunu böyük hərflə yazın. Sonda nöqtə qoymayın.
Əgər əvvəllər aldığınız e-məktuba cavab verirsinizsə, mövzu sətrindəki "Yenidən" işarəsini silməyi unutmayın.
Ünsiyyət tərzi
İş məktubu formatını saxlayın. Təhdid, yalvarma, əmr tonunu çıxarın.
Elektron işgüzar yazışmaların qaydaları mətndə ifadələrin, çoxlu sayda sual və ya nida işarələrinin istifadəsinə icazə vermir.
Nəzakətli olun. Başlanğıcda məcburi salamlaşma və sonunda həmsöhbətlə vidalaşma yaxşı bir formadır. Məsələn, "Hörmətlə ..." və ya bu kimi: "Hörmətlə ...".
Biznes e-poçtu və onun Qızıl qayda»: bir mesajda bir neçə fərqli mövzunu qarışdırmayın. Bir sıra məktublar göndərmək daha yaxşıdır.
E-poçt kağızdan iki dəfə qısa olmalıdır.
Qoşmalarla işləmək
Göndərmək üçün çox məlumat varsa, hamısını məktubun mətninə qoymayın, onu ayrıca sənədlər kimi əlavəyə əlavə edin.
Qəbul edənin rahatlığı üçün hazırladığınız sənədlərin adını ona başa düşülən adlarla dəyişdirin. Bu sizin marağınızı göstərəcək və sizi qazanacaq. Qəbul edənin kompüterində neçə iş qovluğu olduğunu və onların arasında məktubunuzu necə axtaracağını düşünün.
Göndərdiyiniz fayllar haqqında alıcıya mütləq məlumat verin ki, o, onları təsadüfi virus hesab etməsin. Böyük sənədləri arxivləşdirin.
Çox böyük qoşmaları (200 kb-dan) başqa yollarla, məsələn, bir ftp serveri vasitəsilə göndərmək yaxşıdır.
COM, EXE, CMD, PIF və bir sıra başqaları kimi formatlar, bəziləri poçt serverləri keçib bloklamayın.
Məktubunuzun bir neçə alıcısı varsa, hər dəfə kütləvi göndərmənin bütün sübutlarını silmək üçün çox tənbəl olmayın. Bu cür əlavə məlumatların ünvan sahibinə ümumiyyətlə ehtiyacı yoxdur. "Kor surət" əmri sizə kömək edəcək.
Elektron poçtla işgüzar yazışmaların aparılması qaydaları ikinci tərəfə yazışmaların alınması barədə məlumat verməyi nəzərdə tutur. Hazırda cavab vermək mümkün deyilsə, bu barədə həmsöhbətə məlumat verin. Əlavə sualların və prosedurların qarşısını almaq üçün yazışmaların tarixini yadda saxlayın.
Cavab vacib və təcili olarsa, ünvan sahibini telefon, Skype və ya ICQ vasitəsilə əlavə xəbərdar etməyə icazə verilir. Bundan sonra da müsbət nəticə əldə etmək mümkün olmadıqda, özünüzə bir daha xatırladın.
Bir sənəd tələbinin əlavə edilmiş fayl ilə boş məktubu qaytarması qeyri-adi deyil. Bu, qəbuledilməzdir. İşgüzar yazışmaların nümunələri müvafiq məlumatların sənədin mətnində məcburi yerləşdirilməsini tələb edir. Məsələn, bu: "Mən sizin sorğunuza lazım olan məlumatları göndərirəm."
Məktubun sonunda koordinatları göstərməyi unutmayın: bütün mövcud əlaqə vasitələri, mövqe, şirkət veb-saytı, sosial şəbəkələrə keçidlər.
Təşkilatın kontaktlarını yazarkən, mümkün qədər çox məlumat verin - ərazi kodu olan bir telefon nömrəsi, poçt kodu olan bir ünvan. Axı sizin ünsiyyətiniz təkcə bölgənizin sakinləri ilə deyil. Bütün məlumatlarınız varsa, sizinlə əlaqə saxlamaq daha asan olacaq.
Və son qayda: yazışmaları kim başladısa, elektron dialoqu bitirməlidir.
Nəticə
Biznes yazısı incə məsələdir. Bəzən bir insan və təmsil etdiyi qurum haqqında qəti fikir formalaşdırmağa bir baxış kifayət edir. Biznes yazılarının qaydalarını bilmək karyeranızda uzun bir yol keçə bilər.
İşgüzar yazışmaların növləri və onların adları (məktub, teleqram, teleks, faks mesajı (faks), telefon mesajı) ötürmə üsulları ilə müəyyən edilir. biznes məlumatları, bunlar iki əsas növə bölünür - poçt rabitəsi və elektron rabitə.
Yazışmalar müxtəlif növlərə görə fərqlənir: normativ xarakterli dövlət orqanlarının məktub və teleqramlarından tutmuş vətəndaşların müraciətlərinə və standart müraciətlərə qədər. Yazışmaların məzmunu sorğular, bildirişlər, razılaşmalar, iddialar, razılaşmalar, xatırlatmalar, tələblər, aydınlaşdırmalar, təsdiqlər, sorğular, tövsiyələr, təminatlar və s. ola bilər.
Yazışmaları apararkən aşağıdakı tələblərə əməl edilməlidir:
Məktublar xüsusi blanklarda - blanklarda tərtib edilir və onlara verilmiş səlahiyyətlər çərçivəsində təşkilatın rəhbəri və ya onun müavinləri tərəfindən imzalanır;
Məktublar səriştəli, dəqiq, kobud ləkələr, düzəlişlər olmadan tərtib edilməlidir;
Məzmunundan asılı olmayaraq məktub sakit, təmkinli, rəsmi işgüzar dildə təqdim edilməli, kifayət qədər arqumentasiyaya, dəqiqliyə, xüsusiyyətlərin tamlığına və aydınlığına, təqdimatın qısalığına və ardıcıllığına malik olmalıdır;
Yazışma yolu ilə məlumat mübadiləsi yalnız fikir mübadiləsinin başqa bir yolu (telefon danışıqları, şəxsi görüş və s.) çətin və ya qeyri-mümkün olduqda istifadə edilməlidir.
Rəsmi məktub müəssisənin, təşkilatın, qurumun xarici aləmlə ən mühüm əlaqə kanallarından biridir. Məktublar vasitəsilə müqaviləqabağı danışıqlar aparılır, müəssisələr arasında münasibətlər aydınlaşdırılır, iddialar irəli sürülür. Məktublar yolda maddi dəyərləri müşayiət edir və s.
Müasir rabitə formalarının: telefon, teleqraf, faks, modem rabitəsi və s. mövcud olmasına baxmayaraq, hətta kiçik müəssisədə yazışmaların həcmi çox böyükdür. Bununla belə, işgüzar məktubların yaranmasına səbəb olan idarəetmə vəziyyətlərinin diapazonu qeyri-məhdud deyil və nisbətən aydın təsnifata imkan verir. Onların tərtib edilməsini tələb edən eyni tipli idarəetmə vəziyyətləri olan çox sayda məktub, iş məktubunun birləşdirilməsinə təcili ehtiyac yaradır. Təəssüf ki, müasir işgüzar yazışmaların təhlili göstərir ki, bir çox rəhbər işçilərin məktub yazmaq bacarığı yoxdur. Bu arada məktubun düzgün tərtib edilməməsi onunla işləməyi çətinləşdirir. Ekspertlər yekdil fikirdədirlər ki, iş məktubu bir səhifədən çox olmamalıdır. 1970-ci illərdə ABŞ-da Ağ Ev ofisinin rəhbərliyi ilə nəşr olunan Simple Letters toplusunun müəllifləri hesab edirlər ki, sözdə israfçılıq dollarda israfa səbəb olur. İşgüzar sənədlərin ümumiyyətlə "oxumaq" üçün material olmadığını, müəyyən hərəkətlərə təşviq etməli olan məlumatları nəzərə almamaq mümkün deyil.
Növlər və çeşidlər Biznes məktublar
mücərrəd >>... Biznes Məktublar 6 1.1 Dizayn Biznes hərflər 6 1.2 Mətnə tələblər Biznes Məktublar 9 Fəsil 2 Növlər və çeşidlər Biznes hərflər 14 2.1 Təsnifat Biznes... və s. Ən ümumi görünüşü Biznes yazışma - Biznes(rəsmi) məktublar. ...
Biznes yazışma xarici tərəfdaşlarla
Xülasə >> Sənaye, istehsal... ……………………………………………………………………....3 Biznes məktublar və onların təsnifat…………………………………...4 Növlər qeyri-kommersiya Biznes məktublar……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Növlər kommersiya Biznes məktublar... Biznes yazışma xarici tərəfdaşlarla. bir. Biznes məktublar və onların təsnifat Biznes ...
Biznes yazışma (4)
Xülasə >> Sənaye, istehsalbunun üçün xüsusi olaraq hazırlanmışdır mehriban sənəd formaları, ardınca... üçün yazışma. Buna görə təsnif edin Biznes hərflər qurmaq deməkdir təsnifat... ; məlumat poçtu. Ayrı növləri Məktublara görə təsnif edilir...
-
İşgüzar yazışmalar təkcə kommersiya və biznes məlumatlarının mübadiləsi deyil, həm də kompleksin bir hissəsidir işgüzar etiket, və onun qaydaları hətta kurslarda kargüzarlara xüsusi olaraq öyrədilir.
İşgüzar məktubun vacib komponentlərindən biri şirkətin möhkəm reputasiyasının yaradılması və saxlanması, tərəfdaşlar və müştərilər tərəfindən sizə qarşı ciddi münasibətin formalaşdırılmasıdır. İdarəetmə məsələlərinə əlavə olaraq, işgüzar məktub korporativ intizamdır və texniki nöqteyi-nəzərdən fərqli holdinq şirkətləri və ya eyni formalı bölmələr arasında qarşılıqlı əlaqəni yaxşılaşdırmaq üçün bir vasitədir.
İşgüzar yazışmaların növləri
İşgüzar yazışmalar bir neçə növ sənədləri əhatə edir, hər birinin qeydiyyatı və təqdim edilməsi üçün öz qaydaları var, təqdimat forması və məzmunun təqdim edilməsi üsulları ilə fərqlənə bilər. Mütəxəssislər iş məktubunu aşağıdakılara bölürlər: 1. təşəkkür məktubları; 2. kommersiya məktubları (örtmə, sərəncam, xatırlatma, təqdimat, imtina, zəmanət məktubu və s.); 3. sorğu və tələblər; 4. üzr istəmək və inkar etmək; 5. təbrik məktubları; 6. başsağlığı məktubları.Hətta müasir elektron yazışmalar hər bir məktub növünün xüsusiyyətlərini nəzərə alır, istifadə edir hazır şablonlar, yazı üslubu və işgüzar yazılı etiket qaydaları.
İşgüzar Yazışma Qaydaları
Nədən və necə tərtib olunduğundan, iş məktubunuzun necə tərtib olunduğundan və qablaşdırıldığından tərəfdaşlar və müştərilər biznesinizin hörmətliliyi və uğuru haqqında fikir əldə edə bilərlər. Buna görə də, işgüzar yazışma qaydalarına riayət etməklə siz biznesdə öz nüfuzunuzu formalaşdırırsınız. Beləliklə, qaydalar haqqında: Boş məktub. Yaxşı kompaniya yazışmalarda yalnız şirkət rekvizitləri (künc və ya uzununa yerləşdirmə) və korporativ şəxsiyyət elementləri olan blanklardan istifadə edir. Forma üslubu loqo tətbiqini və korporativ şriftlərdən istifadəni nəzərdə tutur və rekvizitlərdə təşkilatın adı və abreviaturası, hüquqi və poçt ünvanı, telefonları, elektron poçtu və internet saytı göstərilməlidir. Səhifə tərtibatı. Məktub kənarları olan vərəqdə (soldan 20, sağdan 10 mm, yuxarıdan və aşağıdan 20 mm) yazılır, sənəddə ikinci və sonrakı vərəqlər varsa, onlar səhifənin yuxarısından ortada nömrələnir. Stil. Məktub yalnız rəsmi işgüzar üslubda - məsələnin mahiyyətinin qısa ifadəsi ilə yazılıb. dəqiq ifadə, standart ifadələr. Tələb olunan şərt: məktub yalnız bir və ya bir neçə əlaqəli məsələni əhatə edir. Əks halda, bir neçə məktub yazmaq daha yaxşıdır. Mətnin strukturu. Adətən işgüzar məktub üç hissədən ibarətdir: 1. Ünvan sahibinə müraciət (“Əziz,...!”). 2. Giriş (məktubun səbəbləri və əsasları göstərilməklə). 3. Əsas hissə (problemin həlli üçün həll yolları, sorğular, tövsiyələr təklif olunur). 4. Nəticə (ümumiləşdirmə ilə xülasə). dil. İfadələr sadə, qısa, aydın və birmənalı olmalıdır. Emosionallıq, jarqon, danışıq sözləri, dialektizmlər və lazımsız detallar (qrammatik, orfoqrafik və durğu işarələri səhvləri də) istisna olunur!İşgüzar yazışmalar.
Müəssisələrin sənədli filmlərində işgüzar yazışmalar mühüm yer tutur. Xarici təşkilatlarla əlaqə olmaqla, hər hansı bir təşkilatın zəruri elementlərindən biridir sahibkarlıq fəaliyyəti. Yazışmalar daxil olan və gedən sənədlərin təxminən 80%-ni tutur.
İşgüzar yazışmaların növləri və onların adları (məktub, teleqram, teleks, faks, telefon mesajı) işgüzar məlumatların ötürülmə üsulları ilə müəyyən edilir ki, bunlar iki əsas növə bölünür: poçt rabitəsi və elektron rabitə.
Yazışmalar geniş növ müxtəlifliyi ilə fərqlənir: normativ məktublardan və teleqramlardan dövlət qurumları vətəndaşların müraciətlərinə və standart ərizələrə. Yazışmaların məzmunu sorğular, bildirişlər, razılaşmalar, iddialar, razılaşmalar, xatırlatmalar, tələblər, aydınlaşdırmalar, təsdiqlər, sorğular, tövsiyələr, təminatlar və s. ola bilər.
Yazışma aşağıdakı tələblərə cavab verməlidir:
- məktublar xüsusi blanklarda - blanklarda tərtib edilir və onlara verilmiş səlahiyyətlər daxilində təşkilatın rəhbəri və ya onun müavinləri tərəfindən imzalanır;
- hərflər səriştəli, dəqiq, kobud ləkələr, düzəlişlər olmadan tərtib edilməlidir;
- məzmunundan asılı olmayaraq məktub sakit, təmkinli, rəsmi işgüzar dildə təqdim edilməli, kifayət qədər arqumentasiyaya, dəqiqliyə, xüsusiyyətlərin tamlığına və aydınlığına, təqdimatın qısalığına və ardıcıllığına malik olmalıdır;
- təqdim edilmiş hadisələr və faktlar haqqında obyektiv məlumatı ehtiva etməli, zəruri hallarda izahedici və əlavə materiallara malik olmalıdır.
Yazışma yolu ilə məlumat mübadiləsi yalnız başqa üsulla (telefon danışıqları, şəxsi görüş və s.) fikir mübadiləsi aparmaq çətin və ya qeyri-mümkün olduqda istifadə edilməlidir.
İş məktubu məlumat və arayış xarakterli sənəd kimi, müvafiq rəsmiləşdirmə ilə, rekvizitlər tərtib edildiyi və sənədin vəzifəli şəxs tərəfindən imzalandığı andan hüquqi qüvvə əldə edir.
üçün elektron sənədlər(maddə 5 federal qanun“İnformasiya, informasiyalaşdırma və informasiyanın mühafizəsi haqqında”):
- avtomatlaşdırılmış məlumat sistemindən alınan sənəd Rusiya Federasiyasının qanunvericiliyi ilə müəyyən edilmiş qaydada vəzifəli şəxs tərəfindən imzalandıqdan sonra hüquqi qüvvəyə minir;
- avtomatlaşdırılmış informasiya və telekommunikasiya sistemlərindən istifadə etməklə saxlanılan, emal edilən və ötürülən sənədin hüquqi qüvvəsi elektron rəqəmsal imza ilə təsdiq edilə bilər;
- elektronun hüquqi qüvvəsi rəqəmsal imza tanınırsa, avtomatlaşdırılmışdır məlumat Sistemi imzanın identifikasiyasını təmin edən proqram-texniki vasitələr və onlardan müəyyən edilmiş istifadə rejimi nəzərə alınmaqla.
İş məktubunun təfərrüatlarına aşağıdakılar daxildir:
- Dövlət gerbi Rusiya Federasiyası;
- rusiya Federasiyasının subyektinin gerbi;
- şirkətin loqosu və ya ticarət nişanı (xidmət nişanı);
- şirkətin adı;
- təşkilat haqqında arayış məlumatları;
- sənəd tarixi;
- sənədin qeydiyyat nömrəsi;
- sənədin qeydiyyat nömrəsinə və tarixinə arayış;
- təyinat;
- mətnin başlığı;
- sənəd mətni;
- ərizənin olması barədə işarə;
- imza;
- çap izi;
- ifaçı haqqında işarə;
- sənədin icrası və iş üzrə istiqaməti haqqında işarə.
Məktublar iki nüsxədə tərtib edilir - birincisi blankda (boş vərəq) hazırlanır və ünvana göndərilir, ikincisi isə işə göndərilir.
İşgüzar yazışmalar müxtəlif məqsədlər üçün məktublarla təmsil olunur. Müxtəlifliyinə görə, bu sənəd növü aşağıdakı vahid tələblər çərçivəsində ən sərbəst və ən az standartlaşdırılmışdır, yəni hərflər mövcud olmalıdır - aydınlıq, təqdimatın sadəliyi, məlumatın tamlığı, təqdimatın hörmətli tonu (işgüzar etiket tələbləri). ), savadlılıq.
Rəsmi işgüzar yazışmalar işgüzar (iş məktubu) və kommersiya ( kommersiya məktubu). Onların köməyi ilə iqtisadi, hüquqi, kommersiya və digər fəaliyyət formalarını tərtib etdikləri yazışmalara işgüzar yazışmalar deyilir. Kommersiya əqdlərinin bağlanması və icrası zamanı satış və tədarük məsələləri ilə bağlı hüquqi qüvvəyə malik olan məktublar kommersiya yazışmalarına (məsələn, sorğu məktubu, xatırlatma məktubu (təklif), iddia məktubu və cavablar) aiddir. onlara). Funksional əsasda məktublar cavab tələb edən və tələb etməyənlərə bölünə bilər.
* Fait accompli bildirən məktublar cavab tələb etmir.
Ünvan əsasında məktublar adi və sirkulyar bölünür (bir təşkilatdan bir neçə ünvana, bir qayda olaraq, tabeliyində olan orqanlara göndərilir).
Kompozisiyanın xüsusiyyətlərinə görə hərflər bir neçə məsələyə baxılaraq bir aspektli (bir məsələnin həllinə həsr olunmuş) və çox yönlü olmaqla bölünür.
*Onlar adətən bölmələrdən, yarımbölmələrdən, paraqraflardan, yarımbəndlərdən ibarətdir. İstək, üzrxahlıq, zəmanət ehtiva edir.
** Etiket yazışmalarına istinad edir.Xidmət (iş) məktubu- mətnin xüsusi ötürülməsi üsulu ilə əlaqədar olaraq ayrılmış müxtəlif məzmunlu sənədlərin ümumiləşdirilmiş adı - poçtla.
Məktub məktubun mətninin ölçüsündən asılı olaraq A4 və ya A5 formatlı xüsusi blankda tərtib edilir. Məktubun məcburi rekvizitləri aşağıdakılardır: təşkilatın adı - müəllif, təşkilatın poçt rekvizitləri - müəllif, tarix, sənəd nömrəsi, daxil olan sənədin tarixi və nömrəsinə istinad, ünvançı, mətnin başlığı, imza, məktub haqqında qeyd. ifaçı, in əhatə məktubları- ərizələrin olması haqqında işarə.
Bir sıra səbəblərə görə iş məktubunun mətnini plana uyğun tərtib etmək məsləhətdir. Təcrübə olmadıqda və mənfi emosiyaların həddindən artıq olması (məsələn, in münaqişə vəziyyətləri) bu sualı düzgün ifadə etməyə kömək edəcək.
Mesaj planını tərtib etməyin üsullarından biri aşağıdakı ardıcıllıqla işləməkdir:
- mesajın mövzusu üzrə faktiki materialların - sənədlərin, illüstrasiyaların, statistik və digər göstəricilərin məlumat bazasının toplanması;
- verilənlər bazası əsasında nəticələrin formalaşdırılması;
- nəticələrdən mətni tərtib etmək üçün plan kimi istifadə etmək.
Məktubun mətni məntiqli, ardıcıl, inandırıcı və formaca düzgün olmalıdır. Fakt və hadisələr obyektiv, yığcam, aydın ifadə edilməlidir. Məktubun mətni fərqli şərhlərə yol verməməlidir.
Standart mətnlərin və trafaret mətnlərinin istifadəsi işgüzar yazışmaları sadələşdirməyə kömək edir.
Məktubun növündən və məzmunundan asılı olaraq məktubun mətni sadə və mürəkkəb ola bilər. Sadə məktublar bir və ya iki hissədən ibarətdir: giriş və nəticə. Tərkibinə görə mürəkkəb olan məktublarda giriş, əsas hissə (sübut) və nəticə var.
Girişdə sualın əsaslandırılması, sualın səbəbi və ya onun səbəbi göstərilir Qısa hekayə. Hər hansı bir sənəd məktubun tərtib edilməsinə səbəb olubsa, ona bir keçid verilir.
Əsas hissə (sübutlar) məsələnin mahiyyətini ortaya qoyur, sübut və ya təkzib verir. Əsas hissə inandırıcı olmalıdır ki, təklif olunan həllərin düzgünlüyünə və etibarlılığına heç bir şübhə qalmasın.
Sonda məktubun əsas məqsədi formalaşdırılır.
Məktubun məqsədindən, müəllifinin nəyə diqqət yetirmək istədiyindən asılı olaraq, elementlərdən birinin əskik ola biləcəyi və ya onların düzülmə qaydası fərqli ola bilən digər tikinti sxemlərindən istifadə olunur.
Məktubun mətni birinci şəxsin cəm halında yazılır (zəhmət olmasa, göndərin).
Məktubların işlənməsini sadələşdirmək və onların icrasını sürətləndirmək üçün bir məktubda iki və ya daha çox müxtəlif məsələnin nəzərdən keçirilməsi tövsiyə edilmir, məktub məzmunca bir mövzulu olmalıdır. Məktubun həcmi iki səhifədən çox olmamalıdır; müstəsna hallarda maşınla yazılmış mətnin beş səhifəsinə qədər hərflərə icazə verilir.
A4 vərəqində tərtib edilmiş məktubda "Nə haqqında?" sxeminə uyğun olaraq qurulmuş mətnə başlıq olmalıdır, məsələn:
“Müqavilə öhdəliklərinin pozulması haqqında”
“Elmi-texniki yardımın göstərilməsi haqqında”Əgər məktub cavabdırsa, o zaman blankda cavabın verildiyi məktubun nömrəsi və tarixi göstərilir.
Məktub dörddən çox ünvana ünvanlanırsa, ifaçı poçt siyahısını tərtib edir.
Məktublar məktubu hazırlayan bölmənin rəhbəri, zərurət yarandıqda, maraqlı struktur bölmələrinin rəhbərləri, habelə təşkilat rəhbərinin müavini - müvafiq istiqamət üzrə kurator tərəfindən, məktubun imzası olduqda, müvafiq istiqamət üzrə kurator tərəfindən təsdiq edilir. təşkilatın rəhbəri. Məktublar saxlanmaq üçün təşkilatın arxivində qalan ikinci nüsxədə təsdiqlənir.
Məktubları təşkilatın rəhbəri, ona verilmiş səlahiyyətlər daxilində müavinləri, habelə bu hüquq verilmişsə, müstəqil struktur bölmələrinin rəhbərləri imzalayırlar.
Məktubda vərəqin aşağı hissəsində, rəhbərin imzası altında ifaçı haqqında qeyd olmalıdır.
İmzalanmış məktublara hər hansı düzəliş və əlavələr edilməsinə icazə verilmir. Məktubun tarixi onun imzalandığı tarixdir.
memorandum- müəyyən və ya yuxarı təşkilatın rəhbərinə ünvanlanmış, tərtibçinin rəyi və təklifləri ilə hər hansı bir məsələnin bəyanatının hallarını özündə əks etdirən sənəd.
Adətən, memorandumda baş vermiş hadisələr, faktlar, hadisələr, mövcud vəziyyət, bir qayda olaraq, qərar tələb edən rəhbərliyə məlumat verilir. Memorandum xarici və ya daxili ola bilər.
Xarici memorandum yuxarı təşkilatın rəhbərinə, daxili - bölmənin və ya təşkilatın rəhbərinə təqdim olunur. Daxili memorandumlar işçinin təşəbbüsü və ya onun bilavasitə rəhbərinin göstərişi ilə yaradılır və təşkilatın səmərəliliyinin artırılmasına yönəldilir.
Xarici qeydlər təşkilatın ümumi blankında, daxili - standart vərəqdə tərtib edilir.
Memorandumun məcburi təfərrüatları bunlardır: təşkilatın adı (daxili üçün - adı struktur vahidi), sənədin növünün adı, tarixi və nömrəsi, tərtib yeri (xarici memorandum üçün), mətnin başlığı, imza.
Memorandumun mətni iki və ya üç semantik hissədən ibarətdir. Birinci hissədə fakt və hadisələr, onun yazılmasına səbəb olan səbəblər göstərilir. İkinci hissədə mövcud vəziyyətin təhlili, mümkün variantlar hadisələrin inkişafı və ya mövcud vəziyyətdən çıxış yolu, üçüncü hissədə - tərtibçinin fikrincə, menecerin təqdim olunan faktlarla əlaqədar görməli olduğu konkret hərəkətlər üçün nəticələr və təkliflər. İkinci, analitik hissə olmaya bilər, bu halda memorandumun mətni yalnız giriş və yekun hissələrdən ibarətdir.
Daxili memorandum bölmə rəhbərinə təqdim edildikdə tərtibçi, təşkilat rəhbərinə təqdim edildikdə isə bölmənin rəhbəri tərəfindən imzalanır. Xarici memorandum təşkilatın rəhbəri tərəfindən imzalanır.
Memorandumun tarixi onun tərtib edildiyi və imzalandığı tarixdir.
Təklif- konkret məsələ üzrə konkret təkliflərin siyahısını özündə əks etdirən bir növ memorandum olan sənəd. Təkliflər memorandumlarla eyni şəkildə, lakin, bir qayda olaraq, rəhbərliyin göstərişi ilə verilir. Təklifin mətnində analitik hissə yoxdur, yalnız giriş (əsaslandırma) və yekun (təkliflərin siyahısı) var.
İzahedici qeyd - hər hansı hərəkətin, faktın, hadisənin səbəblərini izah edən, təşkilatın əməkdaşı tərəfindən tərtib edilən və yuxarı vəzifəli şəxsə təqdim edilən sənəd.
Standart vərəqdə izahat qeydi tərtib edilir və konkret vəzifəli şəxsə ünvanlanır. İzahat qeydinin məcburi rekvizitləri bunlardır: struktur bölmənin adı, tarixi, nömrəsi, mətnin başlığı, ünvan sahibi, imza.
İzahnamənin mətni iki hissədən ibarətdir: birinci hissədə onun yazılmasına əsas verən faktlar, ikinci hissədə mövcud vəziyyəti izah edən səbəblər göstərilir.
İzahedici qeyd tərtibçi tərəfindən imzalanır. İzahnamənin tarixi tərtibçi tərəfindən imzalandığı tarixdir.
Telegram- ümumi teleqraf şəbəkəsi üzərindən mətnin ötürülməsinin xüsusi üsulu ilə əlaqədar olaraq ayrılmış müxtəlif məzmunlu sənədlərin ümumiləşdirilmiş adı.
Teleqramlar ən çox poçtla göndərilir və hazır formanı aşağıdakı detallarla doldurmaq lazımdır: ünvan, mətn, imza və göndərənin ünvanı, ona görə də teleqramların dizaynı üzərində dayanmağın mənası yoxdur.
Teleks– abonent teleks şəbəkəsi vasitəsilə xüsusi ötürmə üsulu ilə əlaqədar ayrılan müxtəlif məzmunlu sənədlərin ümumiləşdirilmiş adı. Başqa sözlə, teleks teletayp (teleprint) vasitəsilə göndərilən teleqramdır - birbaşa teleqraf rabitəsi üçün istifadə olunan aparatdır.
Teleks rabitəsi abunəçidir, ona görə də teleqramlarda olduğu kimi telekslərin kateqoriyaları və növləri yoxdur (yəni təcili, sadə).
Telekslər teleqramlardan durğu işarələrindən - nöqtə (.) və vergül (,) - və müxtəlif şriftlərdən istifadə etməklə fərqlənir.
Teleksin məcburi rekvizitləri bunlardır: ünvan sahibi, imzası, nömrəsi, göndərənin adı və ünvanı. Teleksin dizaynına qoyulan tələblər teleqramların dizaynı və yazılmasına dair tələblərə bənzəyir. Teleks teleqramdan ünvançı və göndərici haqqında məlumatı, habelə mesajın ötürülmə vaxtını göstərən xidmət başlığının məzmununa görə fərqlənir.
Teleks xidmətinin başlığının əhəmiyyətli bir hissəsini özündə ehtiva edən kodlaşdırılmış mesaj olan avtomatik cavab tutur:
- konkret rəqəmlər və hərflər dəstindən ibarət stansiyanın marşrut nömrəsi;
- fərdi abunəçi nömrəsi;
- təşkilatın (firmanın) qısaldılmış adı;
- ölkənin qısaldılmış adı.
Avtomatik cavab iki bölmədən ibarət ola bilər: ötürən abunəçinin avtomatik cavabı və qəbul edən abunəçinin avtomatik cavabı.
Xidmət başlığının ikinci hissəsi əlaqə vaxtının və tarixin göstəricisidir. Bəzi hallarda teleks ötürülməsinin bitmə vaxtı göstərilir.
Xidmət başlığının strukturuna müəyyən bir təşkilatda, ölkədə qəbul edilmiş təcrübədən asılı olaraq digər komponentlər daxil ola bilər.
Teleksin mətni qısa şəkildə verilmişdir və ünvanla başlaya bilər. Rəqəmlərin və hərflərin birləşməsinin istifadəsinə yalnız zavod və ticarət nişanlarında və markalarda icazə verilir; evlərin, mənzillərin nömrələnməsində; gedən sənəd nömrələrində; hərbi hissələrin və səhra poçtlarının nömrələrində; qatarların və vaqonların sayında və bəzi digər hallarda.
Teleksin mətni rəqəmlərlə başlamalı və bitməməlidir, çünki cavab verildiyi sənədin qeydiyyat nömrəsi cavab teleksinin əvvəlində, onun çıxış nömrəsi isə mətnin sonunda qoyulur.
Teleks mətnlərində işgüzar məktublara xas olan mürəkkəb, təfərrüatlı cümlələrdən istifadə edilmir; ən qısa sözlər seçilir; istifadəsi müxtəlif şərhlərə səbəb olmayan neytral və konkret işgüzar lüğətə üstünlük verilir.
Teleksin mətnində mövcud vəziyyətin mahiyyətini əks etdirən konkret məlumatlar olmalıdır. Bəzi hallarda qısa sübuta, mübahisəyə icazə verilir.
Son teleks mesajı "++" işarəsi ilə bitir. "+?" işarəsi teleksin sonunda - cavab və ya yeni mesaj gözləmək - nömrəni yenidən yığmaq ehtiyacını aradan qaldırır.
Teleksin sonunda teleksin məzmununa aid olmayan rəqəmlər və sözlər ola bilər. Bunlar teleks ötürülməsinin texniki nəzarəti ilə bağlı müqayisə nişanlarıdır və semantik yük daşımır.
Teleksin haqqı məlumatın ötürüldüyü vaxtdan asılıdır.
Faks və ya telefaks (faksoqram)- kağız daşıyıcıda qəbul edilmiş sənədin (yazılı, qrafik, şəkilli) surəti, faksimil rabitə kanalları ilə (faksimil avadanlıqdan istifadə etməklə).
İnformasiyanın ötürülmə sürəti baxımından faks rabitəsi teleks rabitəsi ilə eyni səviyyədədir, lakin onun aşkar üstünlüyü var: o, kağız üzərində qrafik informasiyanı göndərib qəbul etməyə imkan verir ki, bu da teleqraf və ya teleks rabitəsi ilə mümkün deyil.
Faks mesajı nəzərə alına bilməz ayrı görünüş sənəd, çünki kağız üzərində olan hər hansı bir sənəd faksla ötürülə bilər - əmr, göstəriş, müqavilə, protokol və başqaları, lakin əksər hallarda faks rəsmi məktubları və müxtəlif növləri ötürmək üçün istifadə olunur. məlumat mesajları.
Müəyyən edilmiş prosedurlara tabe olan faks mesajı hüquqi qüvvəyə malikdir, bu, onun xüsusi sertifikatlaşdırma tələb edən fotokopiyadan əsas fərqidir.
Faksla göndərilən sənədlər üçün xüsusi formatlaşdırma tələbləri yoxdur; onlar müvafiq sənəd növünə qoyulan tələblərə uyğun tərtib edilməlidir: aydın, ziddiyyətli şriftlə çap edilməlidir.
Göndərilən sənədin maddi daşıyıcısının dalğalanmasına və ya deformasiyasına yol verilmir. Orijinalın ön tərəfində arxa tərəfdəki yazılardan qırışlar, ləkələr, əyilmələr və relyeflər olmamalıdır.
telefon mesajı- mətnin ötürülməsinin xüsusi üsulu ilə əlaqədar olaraq ayrılmış müxtəlif məzmunlu sənədlərin ümumiləşdirilmiş adı: telefon kanalları vasitəsilə şifahi şəkildə ötürülür və alıcı tərəfindən qeydə alınır (çap edilir).
Telefon mesajları rəsmi xarakterli məlumat mesajlarının (bildirişlər, dəvətnamələr, təcili mesajlar və s.) operativ ötürülməsi üçün istifadə olunur.
Telefon mesajının məcburi rekvizitləri aşağıdakılardır: göndərilən telefon mesajının gedən qeydiyyat nömrəsi; telefon mesajını göndərən şəxsin vəzifəsi, soyadı, adı, atasının adı; telefon mesajını alan şəxsin imzası, qəbul edilmiş telefon mesajının daxil olan qeydiyyat nömrəsi.
Telefon mesajının mətni 50 sözdən çox olmamalıdır, çətin tələffüz olunan sözlərdən və mürəkkəb dönüşlərdən qaçınılmalıdır.
Telefon mesajı bir nüsxədə tərtib edilir və rəhbər və ya məsul icraçı tərəfindən imzalanır.
Telefon mesajı bir neçə alıcıya göndərilirsə, ona göndərildiyi təşkilat və müəssisələrin siyahısı, göndərilməli olduğu telefon nömrələri əlavə olunur.
Telefon mesajını yazmaq üçün xüsusi formalardan istifadə etmək məsləhətdir.
Xüsusi formalar olmadıqda, telefon mesajı aşağıdakı formada jurnalda qeyd olunur:
Qəbul edilən telefon mesajı əvvəlcə əl ilə yazıla bilər, səs yazısı avadanlığından istifadə etməklə yazıya və ya yazıya, sonra isə yazıya və çap edilə bilər. Telefon mesajının ötürülməsinin sonunda onu yenidən oxumaqla qeydin düzgünlüyünü yoxlamaq lazımdır.
Qəbul edilmiş telefon mesajı, imza istisna olmaqla, göndərilənlə eyni rekvizitlərə malik olmalıdır.
Elektron mesaj- kompüterlər arasında rabitə sistemi vasitəsilə “elektron poçt” vasitəsilə ötürülən, monitor ekranında videoqram şəklində (teletext) və ya printerdə çap olunmuş kağız surəti (machinoqram) şəklində qəbul edilən sənəd.
Elektron poçt həm eyni qurum daxilində, həm də müvafiq aparat və proqram təminatına malik olan müxtəlif təşkilatlar arasında mesajların ötürülməsi üçün istifadə olunur.
Elektron poçtu qəbul edən şəxs qəbul edilmiş sənədin şəklini (elektron mesajı) monitor ekranında və ya printerdə çap olunmuş kağız üzərində surəti kimi alır.
Elektron poçtda hər bir abunəçiyə istifadəçi kodu təyin edilmiş fərdi "poçt qutusu" (kompüter yaddaşının sahəsi) ayrılır. Bu poçt qutuları vasitəsilə elektron mesajlar mübadiləsi aparılır.
E-poçt mesajı bir ünvandan (və ya bir neçə alıcı ünvanından) ibarətdir; xidmət məlumatı və mətni ehtiva edən başlıq. Elektron poçt sistemindəki ünvan e-poçt qutusunun adından (adətən istifadəçinin giriş adı ilə eynidir) və e-poçt qutusunun olduğu yeri (kompüter və ya yerli sistem) təsvir edən domendən ibarətdir. yerləşir. Ad və domen "@" işarəsi ilə ayrılır. Domen, öz növbəsində, nöqtələrlə ayrılmış bir neçə alt domendən ibarətdir. Son subdomen iki hərfli ölkə kodudur (Red-Com şəbəkəsində adətən “ru” (Rusiya), sonuncudan əvvəlki şəhəri ifadə edir - msk (Moskva) və ya ölkə daxilində bir təşkilat və s.).
