Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqi haqqında sərəncam. Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqi

Federal Təhsil Agentliyi

SEI HPE "Nijnevartovsk Dövlət Humanitar Elmlər Universiteti"

Humanitar Elmlər Fakültəsi

İdarəetmə şöbəsi

Sənədləşmə və ümumi tarix şöbəsi

həyata keçirilməsi elektron sənəd dövriyyəsi

müasir müəssisədə

(Kurs işi)

IV kurs tələbələri

gün şöbəsi

Kuriy Natalya Romanovna

nəzarətçi

L.A. Yakubova,

baş müəllim,

Tarix elmləri namizədi

Nijnevartovsk

Giriş ................................................... .. ................................................. ......3

Fəsil 1. Elektron sənəd dövriyyəsinin tətbiqi üçün normativ baza……………………………………………………………..7

Fəsil 2. Elektron sənəd dövriyyəsinin həyata keçirilməsi mərhələləri………………….18

Fəsil 3. Elektron texnologiyanın tətbiqinin səmərəliliyinin qiymətləndirilməsi

sənəd axını…………………………………………………….…..28

Nəticə……………………………………………………………………40

İstifadə olunan mənbələrin və ədəbiyyatın siyahısı…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………45

Giriş

Müasir təşkilatlarda geniş məlumat mübadiləsi aparılır: biznes tərəfdaşları, dövlət orqanları, onların ərazi bölmələri ilə. Məlumatların əksəriyyəti kağız sənədlər şəklində ötürülür. Son illər elektron kanallar, o cümlədən elektron sənədlər vasitəsilə ötürülən məlumatların həcmində xeyli artım müşahidə olunur.

Bunun mövzusu kurs işi aktualdır, ilk növbədə, ona görə ki, hətta ənənəvi (kağız) iş axını avtomatlaşdırma və elektron sənədlərin istifadəsi olmadan ağlasığmazdır. Bu gün əsas vəzifə elektron sənəd dövriyyəsinin diskret formasından vahid, inteqrasiya olunmuş, davamlı informasiya texnologiyasına keçiddir.

Elektron sənəd haqqında danışarkən həmişə yadda saxlamaq lazımdır ki, bu sənəd elektron rəqəmsal formada öz həyat dövrünün bütün mərhələlərini keçir. Yəni biz bu cür sənədləri yaradırıq, zaman və məkanda ötürürük, yalnız elektron rəqəmsal formada saxlayırıq və ya məhv edirik.

Yüksək inkişaf tempinə baxmayaraq informasiya texnologiyaları, elektron sənədlər idarəetmədə hələ də az istifadə olunur. Ümumi (texniki, texnoloji və s.) səbəblərə əlavə olaraq, Rusiyada elektron sənədləşmədən kifayət qədər istifadə edilməməsi təşkilatlarda elektron sənədlərin geniş tətbiqinə və səmərəli istifadəsinə maneələr yaradan bir sıra amillərlə kəskinləşir.

Bu mənfi amillərə aşağıdakılar daxildir:

müasir informasiya texnologiyalarının imkanlarını heç də həmişə nəzərə almayan qeyri-kamil normativ hüquqi baza;

idarəetmə sahəsində informasiya texnologiyalarının kifayət qədər inkişaf etməməsi;

bir çox təşkilatların effektiv idarəetmə texnologiyalarını tətbiq etməyə hazır olmaması;

ölkədə vahid informasiya infrastrukturunun və mal və xidmətlər bazarları üçün səmərəli informasiya təminatının olmaması;

informasiya texnologiyalarından istifadə sahəsində kadr hazırlığının qeyri-kafi səviyyəsi.

Buna baxmayaraq, informasiyalaşdırma prosesləri hökumətin bütün səviyyələrində fəal şəkildə davam edir, federal, regional və idarə proqramları çərçivəsində informasiya texnologiyalarının inkişafına yönəlmiş bir çox tədbirlər həyata keçirilir və ya həyata keçirilməsi planlaşdırılır.

Bu kurs işinin məqsədi elektron sənəd dövriyyəsinin tətbiqini öyrənməkdir müasir müəssisə.

Bu məqsədə nail olmaq üçün bir sıra vəzifələri həll etmək təklif olunur:

Elektron sənəd dövriyyəsinin tətbiqi üçün normativ hüquqi bazanı öyrənmək;

Elektron sənəd dövriyyəsinin həyata keçirilməsi mərhələlərini nəzərdən keçirin;

Elektron sənəd dövriyyəsinin effektivliyinin qiymətləndirilməsini təhlil edin.

Bu mövzu ədəbiyyatda tam təhlil edilməmişdir.

VNIIDAD məktəbəqədər təhsil müəssisəsi şöbəsinin elmi işçisi T.R.Belaya hesab edir təşkilati məsələlər məktəbəqədər təhsil müəssisələrinin avtomatlaşdırılmış sisteminin dizaynı, ASDOU-nun yaradılması mərhələləri və mərhələləri, AES-in layihələndirilməsi üçün texniki tapşırıqlara və AES-in qəbul sənədlərinə əsas tələblər.

Yu.M.Kukarina ətraflı şəkildə xarakterizə edir tənzimləyici çərçivə“elektron sənəd” və “elektron” anlayışlarının formalaşmasına təsir edən rəqəmsal imza". Müəllif elektron sənədə dair ilk normativ-metodiki sənədləri, elektron rəqəmsal imza haqqında 1994-cü il GOST-larını, qanunvericilik aktlarında elektron sənədi və elektron rəqəmsal imza haqqında Federal Qanunu nəzərdən keçirir.

P.Moskova elektron sənəd dövriyyəsinin üstünlüklərini açıqlayır. Müəllif A.V. Badina Rusiya müəssisələrində sənəd idarəetməsinin avtomatlaşdırılmasının xüsusiyyətlərini qeyd edir, bu prosesin həyata keçirilməsinin ən tipik yollarını və EDMS bazarının inkişaf perspektivlərini göstərir.

V.E.Balasanyan sənədlərlə işin avtomatlaşdırılmasında təşkilatların ehtiyaclarını vurğulayır və ofis iş proseslərinin avtomatlaşdırılması sistemlərinə olan tələbləri araşdırır.

Müəllif S.L.Kuznetsov avtomatlaşdırılmış sənədlərin qeydiyyatı sisteminin inkişafını nəzərdən keçirir. Avtomatlaşdırılmış məktəbəqədər təhsil sistemlərinin tətbiqi ilə bağlı bir sıra problemlər müəyyən edilmişdir. Kompüter texnologiyalarının tətbiqində məktəbəqədər təhsil müəssisələrinin məcburi iştirakına, texniki tapşırığın əhəmiyyətinə və məktəbəqədər təhsil müəssisələrinin avtomatlaşdırılmasına dair ümummilli qanunvericilik və normativ-metodiki aktların hazırlanmasına diqqət yetirilir.

E.S.İstomina elektron sənədin atributu kimi rəqəmsal imzanı, elektron sənəd dövriyyəsi sistemində EDS-dən istifadənin əsaslarını və prinsiplərini təhlil edir. Həmçinin EDS-dən istifadə zamanı yaranan problemlər və onların həlli yolları nəzərdən keçirilib.

Elektron sənəd dövriyyəsi sistemləri haqqında çox ətraflı və əlçatan məlumatlar şirkətin tez-tez yenilənən Qərarlara Dəstək Sistemləri saytında təqdim olunur, elektron sənəd dövriyyəsi sistemləri haqqında maraqlı və faydalı məqalələr dərc olunur. Müasir kompüter texnologiyalarının inkişafında tanınmış avtoritet olan, yüksək peşəkarlığı bütün dünyada tanınmış “Cognitive Technologies” şirkətinin internet səhifəsini də qeyd etmək lazımdır.

Həmçinin, elektron sənəd dövriyyəsi ilə bağlı bir sıra məsələlərə toxunulur normativ sənədlər.

"Elektron rəqəmsal imza haqqında" 10 yanvar 2002-ci il tarixli 1-FZ Federal Qanunu qanunvericilik səviyyəsində "elektron sənəd" və "elektron rəqəmsal imza" kimi əsas anlayışları müəyyən etməyə, onlara müvafiq sənədləri təqdim etməyə imkan verdi. hüquqi qüvvə, habelə sənədlərin elektron imzalanmasının seçilmiş texnologiyasının praktikada tətbiqinin ümumi məqamlarını müəyyən etmək.

"İnformasiya, informasiya texnologiyaları və informasiyanın mühafizəsi haqqında" 27 iyul 2006-cı il tarixli 149-FZ nömrəli Federal Qanunun 11-ci maddəsinin 3-cü bəndində deyilir ki, elektron rəqəmsal imza ilə imzalanmış elektron mesaj sənədə ekvivalent elektron sənəd kimi tanınır. əlyazma imzası ilə imzalanır.

Təlimatlar Hökumət Fərmanının 4-cü bəndinə uyğun olaraq hazırlanmış federal icra hakimiyyəti orqanlarında ofis işləri üçün təlimatların hazırlanması haqqında Rusiya Federasiyası 15 iyun 2009-cu il tarixli 477 nömrəli "Federal icra hakimiyyəti orqanlarında işgüzarlıq qaydalarının təsdiq edilməsi haqqında" elektron sənədlərin elektron sənəd dövriyyəsi sistemindən istifadə kontekstində yaradılması, qəbulu, emalı, saxlanması və istifadəsi qaydasını müəyyən edir. habelə elektron mesajların göndərilməsi, qəbulu və qeydiyyatı qaydası .

Ölkəmizdə informasiya texnologiyalarının inkişafına və sənədləşmənin elektron formaya çevrilməsinə əlavə təkan “2002-2010-cu illər üçün Elektron Rusiya” federal məqsədli proqramı verdi.

Beləliklə, belə bir nəticəyə gələ bilərik ki, müxtəlif məqalələrin müəllifləri müasir bir müəssisədə elektron sənəd dövriyyəsinin tətbiqi probleminin bir çox aspektlərini nəzərdən keçirirlər. Onlardan bəziləri ED-nin həyata keçirilməsinin hər bir fərdi mərhələsində yaranan problemlərə diqqət yetirir, digərləri təşkilatın ehtiyac duyacağı düzgün elektron sənəd dövriyyəsi sistemini düzgün müəyyənləşdirməyin nə qədər vacib olduğunu vurğulayır.

Fəsil 1. İcra üçün normativ baza

elektron sənəd dövriyyəsi

Kağız sənəd dövriyyəsindən elektron sənəd dövriyyəsinə keçid vəzifəsi bu gün həm kommersiya, həm də hökumət təşkilatlarının qarşısında durur. Elektron sənəd dövriyyəsinin tətbiqi sənədlərin hərəkətinə və icrasına nəzarəti təkmilləşdirməyə, məlumatlara çıxışı əhəmiyyətli dərəcədə sadələşdirməyə və sürətləndirməyə və nəticədə idarəetmənin səmərəliliyini artırmağa imkan verir. Bu, biznes üçün vacibdir və dövlət üçün heç də az əhəmiyyət kəsb etmir.

RF Hökumətinin 28 yanvar 2002-ci il tarixli 65 nömrəli qərarı ilə "Elektron Rusiya" Federal Hədəf Proqramı (2002-2010) təsdiq edilmişdir.

O, informasiya texnologiyaları sahəsində normativ hüquqi bazanın formalaşdırılması, informasiya və telekommunikasiya infrastrukturunun inkişafı, müxtəlif istifadəçi qruplarının açıq informasiya sistemlərinə (o cümlədən İnternet vasitəsilə) qoşulması şərtlərinin formalaşdırılması, habelə ictimaiyyət arasında səmərəli qarşılıqlı əlaqənin təmin edilməsi üçün nəzərdə tutulmuşdur. informasiya texnologiyalarının geniş tətbiqi əsasında vətəndaşlar və sahibkarlıq subyektləri ilə hakimiyyət orqanları və yerli özünüidarəetmə orqanları.

standart klassifikatorlar.

inzibatçı səlahiyyətləri;

təşkilatın işlərinin nomenklaturası;

Beləliklə,

sənədlər itdi;

AS DOW-un istismara qəbulu.

AS DOW-un işə salınması.

sənəd axını

Fiziki məkanın boşaldılması

Kağız xərclərini azaldın

V=M*W + M*W*F(N), burada:

Beləliklə,

Nəticə

İdarəetmə fəaliyyətinin sənədləşdirilməsi üçün müasir normativ-hüquqi baza nizamsız vəziyyətdədir. Obyektiv olaraq bu vəziyyət aşağıdakı hallarla izah olunur.

Görünüş müxtəlif formalar mülkiyyət hüququ dövlət arxiv orqanları tərəfindən ənənəvi formalaşdırılan sənədlərə dair tələblərin bütün təşkilatlara şamil edilməsini mümkünsüz edirdi. Beləliklə, hazırlanmış "Təşkilatların arxivlərinin fəaliyyətinin əsas qaydaları", "Federal icra hakimiyyəti orqanlarında işgüzar fəaliyyət üçün təlimatların hazırlanması üçün metodiki tövsiyələr", habelə "Federal icra hakimiyyəti orqanlarının normativ hüquqi aktlarının hazırlanması qaydaları və Onların dövlət qeydiyyatı» yalnız dövlət təşkilatlarının sənədlərinə şamil edilir. Qeyri-hökumət təşkilatlarının idarəetmə fəaliyyətinin sənədli təminatı qaydalarına riayət olunmasına nəzarət heç bir federal orqanın səlahiyyətində deyil.

Avtomatlaşdırılmış ofis sistemlərinin (sənəd dövriyyəsi, sənədlərin idarə edilməsinə dəstək və s.) layihələndirilməsi və tətbiqi sahəsində geniş inkişaf etmiş kommersiya fəaliyyəti sənədli sistemlərin getdikcə daha çox ayrılmasına və onların uyğunsuzluğuna gətirib çıxarır.

Bir sıra hallarda avtomatlaşdırılmış ofis işləri sistemləri ya qeyri-kamil (irrasional) sənəd idarəetmə təcrübələrini dəstəkləyir, ya da ənənəvi kağız ofis işinin tələblərinə uyğun gəlməməklə öz qaydalarını yaradır. Rusiya Federasiyasında heç bir dövlət orqanı idarəetmə üçün sənədləşmə dəstəyinin avtomatlaşdırılmasını əlaqələndirir və nəzarət etmir. Bu gün:

kağız və elektron sənədlərin hüquqlarını həqiqətən bərabərləşdirən qanunlar yoxdur;

kağız sənədlərin əslini məhv etmək hüququ ilə başqa daşıyıcılara verilməsinə dair qanunvericilik yoxdur.

Elektron sənəd dövriyyəsi sahəsində qanunvericilik inkişaf mərhələsindədir. Dövlətin EDMS-in tətbiqinə diqqət yetirməməsinin təzahürlərindən biri də elektron sənədlərin və elektron sənədlərin daha geniş istifadəsinə imkan verən qanunvericilik və normativ bazanın hazırlanmasına zəif marağın olmasıdır. müasir texnologiyalar.

Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqi əhəmiyyətli iqtisadi effekt verir, lakin onun kəmiyyətcə qiymətləndirilməsi mürəkkəb prosesdir, çünki bir çox amillər nəzərə alınmalıdır. İqtisadi təsirəsasən sistemin düzgün seçilməsi və həyata keçirilməsi prosesi ilə müəyyən edilir.

Bu gün elektron sənədlərin (bundan sonra ES) istifadəsi üçün hüquqi baza hansıdır?

Biz tez-tez eşidirik ki, ümumiyyətlə yoxdur. Lakin bu doğru deyil. Birincisi, idarəetmənin sənədli dəstəyi üçün bütün standartlar ED-yə də şamil edilməlidir. İkincisi, bütöv bir kompleks var hüquqi sənədlər elektron sənədlərlə işləyərkən etibar edilə bilən təşkilati, təlimatlandırıcı, metodik xarakter daşıyır.

Elektron sənədlərin istifadəsi ilk növbədə 20 fevral 1995-ci il tarixli 24-FZ nömrəli "İnformasiya, informasiyalaşdırma və informasiyanın mühafizəsi haqqında" Federal Qanuna və Rusiya Federasiyasının 23 sentyabr 1992-ci il tarixli 3523- nömrəli Qanununa uyğun olaraq həyata keçirilir. 1 "Elektron kompüterlər və verilənlər bazaları üçün proqramların hüquqi mühafizəsi haqqında" (24.12.02-ci il tarixli dəyişikliklərlə).

Hüquqi tənzimləmə elektron sənədlərin yaradılması və istifadəsi qanun çərçivəsində elektron sənədlərin istifadəsini, habelə onların hüquqi əhəmiyyətinin (onların sertifikatlaşdırılması qaydası - rekvizitlərin tərkibi və tətbiqi üsulları) təmin edilməsini və elektron mübadilə prosesində təhrifdən qorunmasını nəzərdə tutur. Həmçinin bu sənədlərin əsllərinin, dublikatlarının və surətlərinin yaradılması və istifadəsi qaydaları, onların ötürülməsi, əldə edilməsi, saxlanması və s.

Elektron sənədlərin fəaliyyəti yalnız federal qanunlarla deyil, həm də Rusiya Dövlət Standartının sənaye miqyasında normativ-texniki sənədləri ilə tənzimlənir.

"İnformasiya Texnologiyaları" dövlət standartları kompleksi avtomatlaşdırılmış sistemlərin yaradılması, məlumatın qorunması və elektron rəqəmsal imzadan istifadənin bir çox məsələlərini tənzimləyir (GOST R 34.10-2001, GOST R 34.11-94 və s.).

Federal Arxivin sənaye miqyasında normativ sənədləri əsasən elektron sənədlərin arxiv saxlanması məsələlərini tənzimləyir.

Beləliklə, Federal Arxivlər Kollegiyasının 6 fevral 2002-ci il tarixli qərarı ilə təsdiq edilmiş Təşkilatların Arxivlərinin Fəaliyyətinin Əsas Qaydaları (M.: VNIIDAD - Rosarkhiv, 2002), təşkilatların arxivlərinin işləmə qaydasını müəyyən edir. elektron sənədlərlə və saxlama və saxlama zamanı elektron sənədlərlə aparılan əməliyyatların sənədləşdirilməsi normaları.saxlama prosesi. Qaydalar sənədlərin formaları ilə müşayiət olunur qeydiyyat kartı ED uçot vahidləri, ED-nin köçləri və yenidən yazılması aktı, ED-nin qəbulu və silinməsi reyestri, ED-nin miqrasiya və yenidən yazılması reyestri.

Təəssüf ki, bu Qaydalar eksperimental məsləhət xarakterli olsa da, təbii ki, onların geniş tətbiqinə mane olur.

Buna baxmayaraq, VNIIDAD elmi-texniki məlumatların filial mərkəzi istehlakçıların tələbi ilə 6000-ə yaxın nüsxə yaymışdır. Qaydalar. Bu, mütəxəssislərin müxtəlif təşkilatlarda ofis işlərinin qurulması üçün vahid metodologiyaya əhəmiyyətli dərəcədə marağını göstərir.

Əsasən, elektron sənədlərin yaradılması və istifadəsi məsələləri ayrı-ayrı idarə və təşkilatlar tərəfindən müstəqil şəkildə həll edilir. Xüsusilə sənədləşdirilmiş məlumatların sürətli və dəqiq ötürülməsində maraqlı olan federal orqanların qaydaları var ki, bu da elektron sənədlərin mümkün istifadəsini nəzərdə tutur. Bunlar maliyyə orqanlarının aktları, vergi, gömrük xidmətləri və s.

Məsələn, Federal Komissiya qiymətli kağızlar Rusiya Federasiyasının (FCSM) təsdiqlədi: FCSM-yə elektron sənədlər təqdim edən təşkilatların hərəkətlərinin ardıcıllığını müəyyən edən Əsasnamə və maqnit daşıyıcılarına və bəzi sənədlərin mətnlərinin maqnit daşıyıcılarında mətnlərinin formatına müvəqqəti tələblər.

Hal-hazırda, federal icra hakimiyyəti orqanlarında Qeydlərin İdarə Edilməsi Təlimatları ənənəvi mediada sənədlərlə işi tənzimləyən və avtomatlaşdırılmış sistemlərdən istifadə edərək ofis işinin və iş axınının təşkili üçün texnoloji tələbləri müəyyən edən əsas normativ aktdır.

Rusiya Federasiyası Hökumətinin 15 iyun 2009-cu il tarixli 477 nömrəli "Federal icra hakimiyyəti orqanlarında işgüzarlıq qaydalarının təsdiq edilməsi haqqında" Fərmanının 4-cü bəndinə uyğun olaraq, ofis üçün təlimatların hazırlanması üçün metodiki tövsiyələr hazırlanmışdır. federal icra hakimiyyəti orqanlarında işləmək (bundan sonra Metodik tövsiyələr). Federal icra hakimiyyəti orqanlarında idarəetmə sənədləri xidmətlərinin fəaliyyətinə, idarəetmə fəaliyyətinin sənədləşdirilməsinə və sənədlərlə işin təşkilinə dair ümumi tələbləri müəyyən edir. Elektron sənədlərlə işləyərkən “Elektron sənədlərlə işin xüsusiyyətləri” Təlimatın 3.6-cı bölməsi xüsusi maraq doğurur. İdarə elektron sənəd dövriyyəsi sistemindən istifadə şəraitində elektron sənədlərin yaradılması, qəbulu, emalı, saxlanması və istifadəsi qaydasını, habelə elektron mesajların göndərilməsi, qəbulu və qeydiyyatı qaydasını müəyyən edir.

Metodoloji tövsiyələr əsasında federal orqanlar idarəetmə üçün sənədli dəstək (DOE) proseslərini tənzimləyən öz idarə təlimatlarını və digər normativ-metodiki sənədləri hazırlayırlar. Onların tətbiqi federal icra hakimiyyəti orqanlarında uçotun aparılması üçün vahid metodoloji bazanın yaradılmasına kömək edəcəkdir.

Məktəbəqədər təhsil müəssisələri üçün avtomatlaşdırılmış sistemlərin (MTMM) tətbiqi mərhələsində normativ-hüquqi və metodik bazaya xüsusi əhəmiyyət verilir. Avtomatlaşdırılmış sistemdən istifadənin aydın prosedurunun və informasiya ilə işləmə qaydalarının müəyyən edilməsi məktəbəqədər təhsilin avtomatlaşdırılmış sisteminin uğurlu tətbiqini və ondan tam istifadəni təmin edən əsas amillərdən biridir.

ASDOU-nun həyata keçirilməsində istifadə olunan təşkilati və metodiki sənədlərə tövsiyələr daxildir:

sistemin tətbiqi və istifadəsinin təşkili;

müştəri yerlərinin quraşdırılması qaydası haqqında;

sənəd dövriyyəsi texnologiyasının optimallaşdırılması üzrə;

standart klassifikatorlar.

Məsələn, Rusiya Bankının müəyyən edən bir Əsasnaməsi var:

hər bir işçi qrupu tərəfindən yerinə yetirilən əməliyyatların növləri;

inzibatçı səlahiyyətləri;

istifadəçilərin hərəkətlərinə nəzarətin təşkili, istifadəçilərin avtomatlaşdırılmış sistemə giriş funksiyalarının təyin edilməsi qaydası;

məlumat sahələrinin doldurulması qaydalarını;

sistemin informasiya bütövlüyünü təmin edən prosedurlar.

Buradan belə nəticəyə gələ bilərik: məktəbəqədər təhsil müəssisələri üçün nə qədər genişmiqyaslı və çoxfunksiyalı avtomatlaşdırma sistemləri tətbiq edilərsə, onların fəaliyyətinin normativ-metodiki təminatı məsələləri bir o qədər yaxından öyrənilir.

Təmin etmək üçün təşkilatda hansı yerli qaydalar və metodoloji sənədlər mövcud olmalıdır hüquqi əsas elektron sənəd dövriyyəsi? Elektron sənədlərin yaradılması və istifadəsini əks etdirməli olanları sadalayırıq:

işlənib hazırlanması və istifadəyə verilməsi barədə təşkilatın rəhbərliyinin əmrləri məlumat Sistemi, bu sistemin vəzifələri və funksiyaları sadalanaraq elektron sənəd dövriyyəsinin həyata keçirilməli olduğu;

təşkilatın rəhbərliyinin elektron sənəd dövriyyəsinin tətbiqi barədə vəzifəli şəxslərin səlahiyyətlərini müəyyən edən və hansı növ elektron sənədlərin və hansı şərtlərlə işçilər tərəfindən baxılma və icraya qəbul edilməli olduğunu göstərən əmr;

icra edilən və istifadə edilən sənədlərin siyahısı elektron forma, o cümlədən müstəsna olaraq elektron formada;

təşkilatın işlərinin nomenklaturası;

haqqında tənzimləmə daxili qaydalar təşkilatlar;

işçilərin şəxsi məlumatlarının mühafizəsi haqqında əsasnamə;

təşkilatın ofis işi üçün təlimatlar;

elektron sənədlərin blanklarının albomu, onların ekran formaları və kağız üzərində çap edildikdə formaları təqdim edilməklə;

təşkilatın struktur bölmələri haqqında əsasnamə;

işçilərin vəzifə təlimatları;

informasiya sisteminin istifadəçi təlimatları.

Bununla belə, sənədlərin elektron formalarının yayılmasına da məhdudiyyətlər var. Üstəlik, xarici iş axını üçün onlar daxili işlərə nisbətən daha sərtdir. Bu məhdudiyyətlər sənədlərin icrası və saxlanmasına dair tələblərlə bağlıdır və dərhal deyil, biznes, idarəetmə, xidmət və əmək münasibətləri sahəsində münaqişəli vəziyyətlərin inzibati və ya məhkəmə icraatı zamanı yarana bilər.

Ümumiyyətlə, hər hansı bir qeyri-hökumət təşkilatı, xüsusən də daxili xarakterli sənədlərin icrası üçün müstəqil olaraq öz tələblərini təqdim edə bilər. Hakimiyyət və dövlət təşkilatları bu baxımdan yuxarı orqanların normativ aktları ilə ciddi şəkildə məhdudlaşdırılır. Ancaq hətta özəl firmalar və müəssisələr də öz fəaliyyətlərini və tərəfdaşlarla münasibətlərini sənədləşdirməklə bağlı bir sıra mühüm məqamları nəzərə almalıdırlar.

İlk növbədə, elektron formalara qoyulan məhdudiyyətlər sənədlərin autentifikasiyası zərurəti ilə bağlıdır. Sənədlərin böyük əksəriyyətinin əsas tələbi səlahiyyətli şəxsin əlyazma imzasıdır, üstəlik, bəzən təşkilatın möhürü ilə təsdiqlənməlidir. Yalnız onlar mövcud olduqda, sənəd orijinal hesab edilə bilər. Bu, elektron rəqəmsal imza (EDS) ilə imzalanmış olsa belə, müəyyən növ gedən və daxil olan sənədlərin yalnız elektron formada saxlanması üçün demək olar ki, keçilməz bir maneədir.

Əlyazma imzaların elektron analoqlarının texnologiyaları ötən əsrin 70-ci illərindən etibarən inkişaf edir, lakin elektron imzanın həqiqiliyinin yoxlanılması mürəkkəb və bahalı prosedur olub və qalır. Rusiya Federasiyasının "Elektron rəqəmsal imza haqqında" Qanunu onu çox sadələşdirmədi. Elektron formada məlumatla işləyərkən sənədlərin hüquqi qüvvəsini təsdiqləmək üçün elektron rəqəmsal imzanın (EDS) istifadəsinə Art. "İnformasiya, informasiyalaşdırma və məlumatın mühafizəsi haqqında" Federal Qanunun 5-i.

Sənətdə. Rusiya Federasiyasının Mülki Məcəlləsinin 160-cı maddəsi, "mexaniki və ya digər surət çıxarma yolu ilə əməliyyatlarda imzanın faksimile reproduksiyasından istifadə, rəqəmsal imza və ya əlyazma imzanın hər hansı digər analoqu". İstifadəsinə qanunla, digər hüquqi aktlarla və ya tərəflərin razılığı ilə müəyyən edilmiş hallarda və qaydada yol verilir."

EDS-nin yapışdırılması texnologiyası (yaradılması və istifadəsi qaydası) 10 yanvar 2002-ci il tarixli 1-FZ "Elektron rəqəmsal imza haqqında" Federal Qanunla tənzimlənir. Bununla belə, qanunun müddəalarının həyata keçirilməsi mexanizmi hələ də düzəldilməyib, ona görə də praktikada bu, EDS-nin tətbiqində böyük çətinliklər yaradır. Bundan əlavə, EDS uzun müddət bir çox insanlar, o cümlədən qeyri-hökumət təşkilatları üçün "bahalı zövq" olacaq. Amma əsas odur ki, EDS elektron sənədin qısamüddətli rekvizitidir. Hüquqi, prosedur və texnoloji nöqteyi-nəzərdən EDS autentifikasiyası imzalandıqdan 5-10 il sonra real olmasa da, problemli prosedura çevrilə bilər. Uzun müddət saxlanılan EDS ilə sənədlərin həqiqiliyi məhkəmədə şübhə altına alına və ya təkzib edilə bilər.

Hal-hazırda EDS-dən istifadə edərək uzun müddət saxlanılan elektron sənədlərin eyni vaxtda kağız üzərində dublikat yaratmadan imzalanmasını qadağan edən heç bir hüquqi akt yoxdur. Bununla belə, bu cür sənədlərin mövcudluğu ilə münaqişə vəziyyətləri xarici təşkilatlar qaçılmaz. Onlar ya məhkəmə qərarlarında, ya da xüsusi qanunvericilik aktlarında icazə tapa bilərlər. Mümkündür ki, qərar uzunmüddətli saxlama EDS ilə elektron sənədlərin kağız dublikatlarının (və ya xüsusi təsdiq edilmiş nüsxələrinin) məcburi yaradılmasının lehinə olacaq. Bu halda, bu nöqtəyə qədər yığılmış bütün elektron sənədlər toplusu kağıza köçürülməlidir. Buna görə də, təşkilatların rəhbərləri vacib daxil olan və gedən sənədlərin yalnız elektron formada saxlanmasına sifariş verməzdən əvvəl müsbət və mənfi cəhətləri diqqətlə ölçməlidirlər.

Qısa saxlama müddəti olan elektron sənədlərə gəlincə, onların EDS-in köməyi ilə autentifikasiyası proseduru artıq kifayət qədər düzəldilib (məsələn, bank sektorunda) və sənədin kağız üzərində əlavə təkrarlanması tələb olunmur.

Sənədsiz ofis işinə keçidin digər formal maneəsi bəzi qanunlarda sənədlərin xüsusi kağız blanklarda (adətən gerb və ya emblemlərlə) yaradılması tələbidir. Bu tələb müəyyən növ qanunvericilik, maliyyə sənədləri, kadr sənədləri, notariat qaydasında təsdiq edilmiş sənədlər və s. Bununla belə, qeyri-dövlət mülkiyyətində olan təşkilatların əksər sənədləri üçün belə ciddi tələblər mövcud deyil. Elektron sənədlərin ilk növbədə daxili xarakter daşıyan xarici təqdimat formalarını tətbiq etmək üçün yerli normativ akt kifayətdir. Həmçinin, təşkilatın rəhbərliyinin qərarı ilə bəzi növ daxil olan sənədlər (məsələn, yuxarı təşkilatların inzibati və normativ sənədlərinin surətləri, məlumat və iş məktubları) yalnız elektron formada baxılmağa və icraya qəbul edilə bilər.

Məzmunu imza ilə təsdiqləmək və ya xüsusi olaraq müəyyən edilmiş blanklarda tərtib etmək lazım olmayan bir sıra sənədlər var. Söhbət məlumat və arayış xarakterli sənədlərdən gedir: qeydiyyat və nəzarət kartları, qeydiyyat jurnalları və s. Çox vaxt onların forması və detallarının tərkibi rəhbərliyin əmrləri ilə təşkilatların özləri tərəfindən təsdiqlənir. Artıq bir çox təşkilatlar müxtəlif sənədli informasiya sistemlərinə və məlumat bazalarına malik olmaqla bu sənədlərin aparılmasının kağız formasından tamamilə imtina ediblər.

Kadr sənədləri xüsusi diqqətə layiqdir. Əmək məcəlləsinin elektron formada sənədlərlə bağlı maddələri o qədər qeyri-müəyyəndir ki, birbaşa əks şərhlərə yol verir. Məsələn, Sənətin 6-cı bəndi. Məcəllənin 86-cı maddəsi təklif edir ki, “işçinin mənafeyinə toxunan qərarlar qəbul edərkən işəgötürənin işçinin yalnız avtomatlaşdırılmış işlənməsi və ya işlənməsi nəticəsində əldə etdiyi şəxsi məlumatlarına etibar etmək hüququ yoxdur. elektron qəbz". Bu müddəa kadr sənədlərinin yalnız elektron formada yaradılması zamanı əhəmiyyətli məhdudiyyət kimi şərh edilə bilər, çünki bu sənədlərin əksəriyyəti bu və ya digər şəkildə "işçinin maraqlarına toxunan qərarlar qəbul edilərkən" istifadə edilə bilər. Eyni zamanda. , qərarların qəbulunu rəsmiləşdirən sənədlər (kadrlar və işçilərin şəxsi uçotu üzrə sərəncamlar) yalnız elektron formada yaradıla və saxlanıla bilər.

Əmək Məcəlləsinin bu maddəsinin başqa şərhində qeyd olunur ki, burada ümumiyyətlə sənədlərdən, xüsusən də kadr sənədlərinin kağız üzərində yaradılmasının zəruriliyindən söhbət getmir. Kadr sənədləri daxili sənəd dövriyyəsi çərçivəsində dövriyyədə olduğundan, bəzi hüquqşünasların fikrincə, heç bir şey onların yalnız elektron formada, təşkilatın məlumat sistemlərinin və məlumat bazalarının bir hissəsi kimi saxlanmasını qadağan etmir. Əsas odur ki, təşkilat istənilən vaxt elektron sənədlərinin həqiqiliyini və dəyişməzliyini sübut edə bilsin.

Prinsipcə, hüquqi müddəaların qeyd olunan şərhi istənilən növə şamil edilir daxili sənədlər təşkilatlar. Əgər onlar təhlükəsiz idarə olunan məlumat bazasına daxil edilərsə və elektron sənədlərin dəyişməzliyinə etibarlı təminatlar olarsa, o zaman istənilən məhkəmə bu məlumat bazasından çıxarışı (kağız üzərində) yazılı sübut və məhkəmə-tibbi sübut kimi qəbul edəcəkdir. Bütün problem yalnız daxili elektron sənəd dövriyyəsinin düzgün təşkilindədir.

Müxtəlif mülkiyyət formalarının yaranması dövlət arxiv orqanları tərəfindən ənənəvi formalaşdırılan sənədlərə dair tələblərin bütün təşkilatlara tətbiq edilməsini qeyri-mümkün etdi. Beləliklə, hazırlanmış "Təşkilatların arxivlərinin fəaliyyətinin əsas qaydaları", "Federal icra hakimiyyəti orqanlarında işgüzar iş üçün təlimatların hazırlanması üçün metodiki tövsiyələr", habelə "Federal icra hakimiyyəti orqanlarının normativ hüquqi aktlarının hazırlanması qaydaları və onların dövlət qeydiyyatı” yalnız dövlət təşkilatlarının sənədləşdirilməsinə şamil edilir. Qeyri-hökumət təşkilatlarının idarəetmə fəaliyyətinin sənədli təminatı qaydalarına riayət olunmasına nəzarət heç bir federal orqanın səlahiyyətində deyil.

Avtomatlaşdırılmış ofis sistemlərinin (sənəd dövriyyəsi, sənədlərin idarə edilməsinə dəstək və s.) layihələndirilməsi və tətbiqi sahəsində geniş inkişaf etmiş kommersiya fəaliyyəti sənədli sistemlərin getdikcə daha çox ayrılmasına və onların uyğunsuzluğuna gətirib çıxarır.

Bir sıra hallarda avtomatlaşdırılmış ofis işləri sistemləri ya qeyri-kamil (irrasional) sənəd idarəetmə təcrübələrini dəstəkləyir, ya da ənənəvi kağız ofis işinin tələblərinə uyğun gəlməməklə öz qaydalarını yaradır. Rusiya Federasiyasında heç bir dövlət orqanı idarəetmə üçün sənədləşmə dəstəyinin avtomatlaşdırılmasını əlaqələndirir və nəzarət etmir. Bu gün:

kağız və elektron sənədlərin hüquqlarını həqiqətən bərabərləşdirən qanunlar yoxdur;

kağız sənədlərin əslini məhv etmək hüququ ilə başqa daşıyıcılara verilməsinə dair qanunvericilik yoxdur.

Elektron sənəd dövriyyəsi sahəsində qanunvericilik inkişaf mərhələsindədir. EDMS-in tətbiqinə dövlətin diqqətsizliyinin təzahürlərindən biri də elektron sənədlərdən və müasir texnologiyalardan daha geniş istifadəyə imkan verəcək qanunvericilik və normativ-hüquqi bazanın inkişafına zəif marağın olmasıdır.

Fəsil 2. Elektron sənəd dövriyyəsinin həyata keçirilməsi mərhələləri

Müəssisənin fəaliyyəti (idarəetmə, istehsal, təsərrüfat) əhəmiyyətli həcmdə sənədlərin işlənməsi və saxlanması ilə sıx bağlıdır: idarəetmə, hesabat, məlumat və s. Müasir şəraitdə müəssisənin səmərəli idarə edilməsi onun sənəd dövriyyəsinin effektiv idarə olunması olmadan mümkünsüz olur. Bu səbəbdən müəssisələrdə elektron sənəd dövriyyəsi sistemlərinin (bundan sonra EDMS) istifadəsi xüsusi aktuallıq kəsb edir ki, bu da müəssisənin biznes prosesləri və sənədlərin arxiv saxlanması təşkilatlarında vaxt və maliyyə xərclərini əhəmiyyətli dərəcədə azalda bilər. kimi onları optimallaşdırmaq üçün tədbirlər hazırlayır və asanlıqla həyata keçirir.

Elektron sənəd dövriyyəsi sistemi istənilən mühit üçün effektiv idarəetmə vasitəsinə çevrilə bilər böyük şirkət onun həyata keçirilməsi ilk növbədə mövcud biznes proseslərinin optimallaşdırılmasına və şəffaflığının artırılmasına yönəlmiş təşkilati, inzibati və texniki tədbirlərdən ibarət kompleks tədbir kimi həyata keçirildikdə.

İlk növbədə, iş axınının avtomatlaşdırılmasının həyata keçirilməsinin səbəblərini qeyd etmək istərdim. Birincisi, məlumat mümkün qədər tez və səmərəli şəkildə işlənməlidir, bəzən məlumat axınları maddi olanlardan az əhəmiyyət kəsb etmir. İkincisi, məlumatın itirilməsi və ya yanlış əllərə düşməsi çox baha başa gələ bilər. Sənədlərin ənənəvi şəkildə işləndiyi təşkilatlar üçün bir sıra ümumi problemlər də vurğulanmalıdır:

sənədlər itdi;

məqsədi və mənbələri bəlli olmayan çoxlu sənədlər toplanır;

sənədlərin və onlarda olan məlumatların səhv əllərə keçməsi;

düzgün sənədin axtarışına və sənədlərin tematik seçiminin formalaşmasına çox iş vaxtı sərf olunur;

eyni sənədin bir neçə nüsxəsi yaradılır - kağıza və sənədlərin surətinin çıxarılmasına çoxlu pul xərclənir;

Sənədlərin hazırlanmasına və əlaqələndirilməsinə çox vaxt sərf olunur.

Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqi bütün bu problemləri həll etməyə imkan verir, həmçinin:

bütün şöbələrin əlaqələndirilmiş işini təmin etmək;

sənədlərlə işi sadələşdirmək, onun səmərəliliyini artırmaq;

sənədlərin yaradılması, işlənməsi və axtarışı vaxtının azaldılması hesabına işçilərin məhsuldarlığının artırılması;

informasiyaya çıxışın səmərəliliyini artırmaq;

işçilərin informasiya əldə etmək hüquqlarını fərqləndirməyə imkan verəcək.

Tətbiq edərkən elektron sənəd idarəetmə sisteminə qərar verməyə dəyər. Sistemlərin müxtəlif sinifləri var:

ofis avtomatlaşdırılması və sənəd idarəetmə sistemləri

iş axını idarəetmə sistemləri

sənəd arxivlərinin təşkili və idarə edilməsi sistemləri

elektron sənəd dövriyyəsi sistemləri

Hər bir sistem müəyyən bir sinif problemləri həll edir. Beləliklə, ofis avtomatlaşdırma sistemindən iş axınının tam hüquqlu marşrutunu gözləmək lazım deyil.

Hər bir sistem istehsalçısı məhsullarının ən funksional, ən rahat və ən səmərəli olduğunu iddia edir. Bu, tez-tez belə olur - müştəri, istehsalçının bu və bütün digər problemləri həll edəcək sistemi haqqında danışdığı, dinlədikdən sonra çox xüsusi bir problemlə gəlir. Nəticədə, müştəri avtomatlaşdırma sisteminin tətbiqinə pul (çox vaxt çox) sərf edir və istədiyini əldə etmir. Bütün bunlarla birlikdə bir proqram məhsulu həqiqətən yaxşı ola bilərdi, lakin əvvəlcə fərqli bir sinif problemlərini həll etmək üçün nəzərdə tutulmuşdu.

1) qərar verin - problemlərin həlli, hansı növ avtomatlaşdırma sisteminə həvalə etmək istədiyiniz. Təşkilatın heyətində sinfi müstəqil müəyyən etməyə qadir olan mütəxəssislər olmadıqda istədiyiniz sistem məsləhətçidən kömək istəmək ən yaxşısıdır. Başlayanlar üçün ixtisaslaşmış mətbuatda və İnternetdəki bəzi saytlarda dərc olunan rəylərə baxa bilərsiniz.

2) hansı sinif sistemi axtarmalı olduğunuzu müəyyən edərək, mümkünsə bütün təklifləri öyrənərək, təkcə sizə lazım olan funksionallığı deyil, həm də yeni funksiyalar əlavə etməklə daha da genişləndirilə bilən sistemi seçin.

3) əlaqə texnik. Sistemin imkanları əsasən sistemin işlədiləcəyi proqram və aparat platforması ilə müəyyən edilir.

4) Asan qurulan, genişlənən və miqyas alan (yəni investisiyanın qorunmasını təmin edən), istifadəsi asan, erqonomik istifadəçi interfeysi olan bir sistem seçin.

5) sistemi işlək vəziyyətdə sınaqdan keçirin. İstehsalçının, ehtimal ki, demo versiyası və ya qiymətləndirmə lisenziyaları olan paylama variantı var - sistemi öz yerinizdə quraşdırın və onu satın almadan əvvəl onu sınaqdan keçirin. Yeri gəlmişkən, bəzi istehsalçılar qiymətləndirmə dövründə pulsuz texniki dəstək göstərirlər.

6) dərhal güclü bir bahalı sistem almaq lazım deyil. Təşkilatın avtomatlaşdırılması prosesi mərhələlərlə baş verə bilər - əvvəlcə siz sadə bir sistem tətbiq edə bilərsiniz, onu daha da genişləndirmək və yeni funksiyalar əlavə etməklə inkişaf etdirmək olar.

Sistemin tətbiqi vaxtı bir çox amillərdən asılıdır. Əsas olanları sadalayırıq:

Sistem sinfi. Katibin bir iş yerindən ibarət ofis avtomatlaşdırılması sisteminin tətbiqi bir həftə çəkəcək və bu müddət ərzində katibə sistemlə işləmək üçün təlim keçəcək. ERP sinif sisteminin tətbiqi bir il çəkə bilər və iş stansiyalarının sayının çox olması vacib deyil.

Həyata keçirilən sistemin miqyası. Sistemin tətbiqi müddəti, əlbəttə ki, sistemin işlədiləcəyi iş stansiyalarının və serverlərin sayından asılıdır - istifadəçilərə təlim keçməli, bütün fərdi kompüterlərdə və serverlərdə proqram təminatı quraşdırılmalı və konfiqurasiya edilməlidir.

Sistemin fərdiləşdirilməsi. Sistemin müştərinin tələblərinə uyğun uyğunlaşdırılması (bəzən “özəlləşdirmə” termini istifadə olunur) iki yolla mümkündür - proqram kodunu qurmaq və dəyişdirməklə. Sistem parametrləri dəyişdirərək uyğunlaşırsa, o zaman uyğunlaşma prosesi daha sürətli olur.

İcra prosesi bir neçə mərhələdən ibarətdir. Əsas addımlar aşağıdakı addımlardır:

Sorğu təşkilati strukturuəsas iş proseslərini, iş axınlarını və sənədlərin hərəkətinin rəsmi təsvirini müəyyən edən müəssisələr.

Sənədlərin nomenklaturasının tərtibi, məlumat kitabçalarının və təsnifatçıların formalaşdırılması, təlimatların hazırlanması.

Sorğu mərhələsində əldə edilən məlumatlar əsasında sistemin uyğunlaşdırılması.

Proqram təminatının quraşdırılması və konfiqurasiyası və sınaq əməliyyatı.

Sınaq istismarı zamanı aşkar edilmiş çatışmazlıqlar nəzərə alınmaqla sistemin yekun tənzimlənməsi.

Təşkilat işçilərinin təlimi.

Bu addımların bəziləri paralel olaraq davam edə bilər. Kadr hazırlığı prosesinə xüsusi diqqət yetirilməlidir, buna pul qənaət etməməlisiniz, çünki hazırlıqsız kadrlar olduqda, təşkilatınız üçün ideal olan ən qabaqcıl sistem belə təsirsiz olacaqdır.

Yuxarıda sadalanan amillərdən asılı olaraq, sistemin tətbiqi bir həftədən iki həftədən altı aya qədər davam edə bilər. Müəssisə resurslarının idarə edilməsi sisteminin tətbiqi bir il və ya daha çox vaxt apara bilər.

DOW sisteminin avtomatlaşdırılmasının təşkili məsələsini daha ətraflı nəzərdən keçirərək, aşağıdakı məqamları vurğulamaq lazımdır:

Təşkilatda məktəbəqədər təhsil sisteminin avtomatlaşdırılması barədə qərar qəbul edilməsi.

Təşkilat rəhbərinin əmri ilə tərtib edilir, burada DOW sisteminin avtomatlaşdırılmasına cavabdeh olan struktur bölmə (vəzifəli şəxs), işin vaxtı, aralıq nəzarətin aparılması tarixləri və s.

Sərəncama məktəbəqədər təhsil müəssisəsi sisteminin avtomatlaşdırılması üzrə tədbirlər planı əlavə edilir. Belə bir planda hər bir fəaliyyət üçün başlanğıc və bitmə tarixləri göstərilməlidir.

AS DOW-un tərtibatçıları arasında açıq müsabiqənin keçirilməsi (və ya AS DOW-un tərtibatçılarının bazar araşdırmasının aparılması, tədqiqat həm müstəqil, həm də müqavilə əsasında müstəqil tədqiqat şirkəti tərəfindən həyata keçirilə bilər - bu, ixtisaslaşmış tədqiqat institutu ola bilər. , konsaltinq şirkəti və s.) sistemin tərtibçisi olan təşkilatı müəyyən etmək məqsədi ilə.

PEİ-nin AS-nin dizaynı üçün texniki tapşırıqların hazırlanması (təşkilatın iştirakı ilə inkişaf təşkilatı tərəfindən həyata keçirilir - PDO-nun AS-nin sifarişçisi). Açıq müsabiqə keçirilərkən texniki şərtlərin layihələri müsabiqədə iştirak üçün müraciət edərkən rəqabət aparan təşkilatlar tərəfindən təqdim edilir.

AS DOW-un dizaynı üçün texniki tapşırıqların təsdiqi. Zəruri hallarda texniki tapşırıqların dövlət nəzarəti orqanları və digər maraqlı təşkilatlarla razılaşdırılması. Hər bir təşkilatda texniki tapşırıqların təsdiqi müddəti 15 gündən çox olmamalıdır.

AS DOW dizaynı üçün sifarişçi və tərtibatçı arasında müqavilənin bağlanması.

AS DOW dizaynı. AS-nin yaradılması mərhələləri və mərhələsi, habelə işin məzmunu GOST 34.601-90 İnformasiya texnologiyaları ilə müəyyən edilir. Avtomatlaşdırılmış sistemlər üçün standartlar toplusu. Avtomatlaşdırılmış sistemlər. Yaradılış mərhələləri.

AS DOE-nin təşkilatda eksperimental tətbiqi.

Müştərinin şərhləri və istəkləri olduqda AS DOW-un təkmilləşdirilməsi (developer tərəfindən həyata keçirilir).

AS DOW-un istismara qəbulu.

AS DOW-un işə salınması.

Təqdim olunan AS DOW ilə işləmək üçün təşkilatın işçilərini öyrətmək üçün tədbirlərin həyata keçirilməsi. Təlimin təşkili kadrlar şöbəsi tərəfindən həyata keçirilir. Təlim sifarişçi təşkilatın məktəbəqədər təhsil müəssisəsinin avtomatlaşdırılmasına cavabdeh olan struktur bölməsinin mütəxəssisləri və ya müqavilə əsasında məktəbəqədər təhsil müəssisəsinin AS-ni hazırlayan təşkilatın nümayəndələri tərəfindən aparıla bilər. Təlim keçməli olan işçilərin siyahıları menecerlər tərəfindən təqdim olunur struktur bölmələri(vəzifə təlimatlarına uyğun olaraq) və təşkilatın rəhbərləri tərəfindən təsdiq edilir. Təlim prosesi mütləq sertifikatlaşdırma ilə başa çatır.

Avtomatlaşdırma sistemlərinin həyata keçirilməsində xüsusi diqqət tələb edən və ən böyük əhəmiyyət kəsb edən əsas problem və vəzifələr bunlardır:

Müəssisənin təşkilati strukturunun dəyişdirilməsinə mümkün ehtiyac. Yeni, açıq-aydın daha səmərəli sənəd idarəetmə sisteminin tətbiqi ofisin strukturunun dəyişməsinə və tətbiq olunan sistem bütün müəssisə idarəetmə sisteminin avtomatlaşdırılmasına aiddirsə, bəlkə də daha qlobal dəyişikliklərə səbəb olmalıdır.

İnformasiya ilə işləmə texnologiyasının və uçotun aparılması prinsiplərinin dəyişdirilməsi zərurəti. Keçid zamanı bunu təmin etmək üçün diqqətli olmaq lazımdır yeni sistem idarəetmə və normal üçün lazım olan iplərin kəsilməsi yox idi istehsalat prosesi məlumat. Bu vəziyyət, bəzi məlumat bağlantıları rəsmiləşdirilməmiş və tərtibatçıların nəzərinə gəlməsə mümkündür.

Sistemin tətbiqi zamanı işçilərin üzərinə düşən yükün müvəqqəti artması. Aydındır ki, həyata keçirilməsinin müəyyən mərhələsində köhnə və köhnəni birləşdirmək zərurətindən yaranan əmək əməliyyatlarının bir növ paralelləşməsi baş verəcəkdir. yeni yollar informasiya emalı. Bundan əlavə, əsas işə əlavə olaraq, işçilər yeni texnologiyanın mənimsənilməsi üçün səy göstərməli olacaqlar, onların miqdarı dəyişikliklərin miqyasından və faktiki proqram-texniki modulun mürəkkəbliyindən asılıdır.

Tətbiq variantının seçimi: müstəqil olaraq, xüsusi bölmələrin yaradılması və ya inkişaf şirkətini cəlb etməklə. Hər iki variantın müsbət və mənfi tərəfləri var və optimal həll hər bir halda seçilir, lakin seçim varsa, problem var. Məsələnin çox ciddi analitik araşdırmasına ehtiyac var.

Müəssisənin işçilərinin müqaviməti və ya sözdə "insan amili". Psixoloji bir fenomen olaraq təşkilatda demək olar ki, hər hansı bir dəyişikliklə baş verir. Bundan əlavə, bu, yuxarıda göstərilən bütün problemlərə heyətin bir növ reaksiyasıdır. Bu olduqca ciddi bir problemdir, çünki müasir Rusiya müəssisələrində müqavimət dərəcəsini kəmiyyət və keyfiyyətcə qiymətləndirmək üçün çox az yol var və nəticədə onu aradan qaldırmaq üçün o qədər də çox iş metodu yoxdur. Adətən bu problemlər üç səbəblə izah edilə bilər:

proqram təminatının öyrənilməsinin çətinliyi,

kadr hazırlığı prosesinin kifayət qədər yaxşı inkişaf etməməsi,

proqram təminatının tətbiqindən əvvəl təşkilatda biznes məlumat axınlarının necə təşkil edildiyi barədə adekvat anlayışın olmaması.

Liderlik amili (ən vacib). Bu amilin zəif təzahürü ilə sistem yalnız bəzi şöbələrdə və ya yalnız bəzi səviyyələrdə tətbiq olunur. Ən pis halda isə ümumiyyətlə həyata keçirilməyəcək.

Həyata keçirilməsinin planlaşdırılması mərhələsində nəzərə alınmalı olan obyektiv amillər də var, əks halda onlar gələcəkdə aşılmaz ola bilər. Bunlara daxildir:

Təşkilatda struktur dəyişiklikləri. Çətin aradan qaldırılan amillərdən biri də təşkilatda davamlı struktur dəyişiklikləri və nəticədə biznes proseslərinin zəif rəsmiləşdirilməsidir.

Sənədləşmənin olmaması. Ciddi problem odur ki, böyük bir təşkilatda ümumiyyətlə rəsmiləşdirilmiş iş axını yoxdursa, onda daima bir çox problemlər yaranır və rəhbərlik həmişə onların mənbəyinin dəqiq rəsmiləşdirilmiş iş sxeminin olmaması olduğunu başa düşmür. Nəticədə, rəhbərlər elektron sənəd dövriyyəsinin tətbiqi barədə düşünmürlər.

İcra başlanğıcının problemli vəzifələri:

Elektron sənədə hüquqi qüvvə verilməsi. Nə qədər tez-tez bu problem adi bir təşkilati və texniki vəzifə kimi həll edilə bilər.

Xarici dünya ilə qarşılıqlı əlaqə. Xüsusilə, bu, əlaqəli təşkilatlarda və ya "sıx" iş olan şöbələrdə paralel strukturlarla sənədlərin mübadiləsinə aiddir. Çox vaxt onlardan məlumatlar kağız üzərində olur.

Mövcud sənədlərin miqrasiyası. Mövcud sənədlərin kağızdan elektron formaya keçməsi mərhələsi bəlkə də ən təhlükəli mərhələlərdən biridir. Diqqətlə planlaşdırılmadıqda, bütün əvvəlki işləri inkar edə və bütün layihəni uğursuz edə biləcək problemlərlə üzləşə bilərsiniz.

Avtomatlaşdırılmış sənəd idarəetmə sisteminin tətbiqi prosesi təşkilatda ofis işinin, məlumat axınlarının və kommunikativ altsisteminin vəziyyətinin daha səmərəli məcburi layihəqabağı diaqnostikasını daha səmərəli həyata keçirməyə imkan verəcəkdir. Avtomatlaşdırma qərarı sonda verilməsə belə, müəyyən fayda gətirə bilər.

Gördüyümüz kimi ciddi problem olan heyətin müqavimətinin qarşısını almaq üçün şirkətin korporativ mədəniyyətini və onun iş bölgüsünə, informasiya axınlarının istiqamətinə və dinamikasına necə təsir etdiyini diqqətlə öyrənmək lazımdır.

Həmçinin, icra proseduruna nəzarət təkcə İT departamentinin rəhbəri səviyyəsində deyil, həm də yüksək rəhbərlik səviyyəsində həyata keçirilməlidir ki, transformasiyaların yüksək prioriteti aydın şəkildə ifadə olunsun və onlar sistemli olsun. istehsal və təşkilati proseslərin mümkün qədər geniş spektrinə təsir edən təbiət.

Beləliklə, elektron sənəd dövriyyəsinin tətbiqinin mövcud mərhələləri, öz növbəsində, həll olunmayan bir sıra problemlər ilə müşayiət olunur, əksinə, bir sıra ədəbiyyatda ofis işini bacarıqla avtomatlaşdırmağa imkan verən xüsusi tövsiyələr vurğulanır. və minimal itkilərlə. Mövcud çətinliklərə baxmayaraq, elektron sənəd dövriyyəsi getdikcə daha çox istifadə olunur, çünki onun təsiri birbaşa resurslara qənaətlə deyil, təşkilatın işinin keyfiyyətinin yüksəldilməsi ilə ölçülür. Kommersiya müəssisələri üçün bu, sağ qalma faktoru, idarələr və dövlət qurumları üçün isə dövlət problemlərini daha effektiv həll etmək, müxtəlif qurumlarla və şöbələr arasında operativ qarşılıqlı əlaqə imkanlarını reallaşdırmaq imkanıdır.

Fəsil 3. Elektron texnologiyanın tətbiqinin səmərəliliyinin qiymətləndirilməsi

sənəd axını

Elektron sənəd dövriyyəsinin avtomatlaşdırılmasıdır mühüm addımdır hər hansı bir şirkətin rəqabət qabiliyyətinin artırılmasında. EDMS-in tətbiqi şirkətlərə sənədlərin tapılması, əldə edilməsi və saxlanması ilə bağlı problemləri əhəmiyyətli dərəcədə sadələşdirməyə və nəticədə sənədlərin idarə edilməsi prosesində yaranan bir çox problemlərin qarşısını almağa imkan verir. Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqinin effektivliyinin qiymətləndirilməsi rəsmiləşdirilməsi ən çətin aspektdir. Hər şeydən əvvəl ona görə ki, bu sistem, bir tərəfdən, şüurlu ifrat zərurət deyil (məsələn, ticarət sistemi supermarket və ya əhalinin reyestri üçün məlumat bazası üçün) və digər tərəfdən, həyata keçirilməsi və saxlanması üçün müəyyən xərclər tələb olunur.

İlk növbədə, EDMS-in həyata keçirilməsinin əsas məqsədləri bunlardır:

müəssisədə sənəd dövriyyəsinin səmərəli idarə edilməsi;

sənədlərin mərkəzləşdirilmiş saxlanması;

sənədlər üzərində işlərin icrasına nəzarətin artırılması;

işçilərin məhsuldarlığının artırılması;

övladlığa götürmək üçün informasiyaya çıxışın asanlaşdırılması idarəetmə qərarları;

müəssisənin informasiya təhlükəsizliyi.

Şirkətlər iş axınının avtomatlaşdırılmasından hansı üstünlükləri əldə edirlər?

Müəssisə EDMS-nin tətbiqi təşkilatlara iki növ üstünlük verir: taktiki və strateji.

1. EDMS-in tətbiqinin taktiki faydaları əsasən xərclərin azaldılması ilə bağlıdır. Onları müəyyən etmək və ölçmək olduqca asandır. Pul faydaları, eyni sənədlərin çoxlu nüsxələrini saxlayan nə qədər fiziki sənəd kabinetinin çıxarıla biləcəyinə, nə qədər yerin boşalda biləcəyinə, nə qədər serverlərin boşaldılmasına əsaslanaraq hesablana bilər.

Beləliklə, elektron sənəd dövriyyəsinin avtomatlaşdırılması təşkilatlara aşağıdakı taktiki üstünlüklər verir:

Fiziki məkanın boşaldılması

Kopyalama Xərclərinin Azaldılması

İnformasiyanın kağız formada çatdırılması xərclərinin azaldılması

Resurs xərclərinin azaldılması: insanlar və avadanlıq

Kağız xərclərini azaldın

Artan iş məhsuldarlığı: işin daha sürətli başa çatdırılması, görülən işlərin ümumi həcminin artması, məlumat / qeydlərlə işin təkmilləşdirilməsi (hüquqi öhdəlikləri olan sənədlər), yeni iş növlərini yerinə yetirmək və ya işi fərqli şəkildə yerinə yetirmək bacarığı

2. EDMS-in tətbiqinin strateji faydalarına əsas biznes proseslərində təkmilləşdirmələrlə bağlı olan faydalar daxildir. Və bu, dövriyyənin və ya mənfəətin artması ilə bağlıdır, əgər biz kommersiya strukturlarından danışırıqsa və ya işin, qərarların qəbul edilməsinin, xidmətin təkmilləşdirilməsi ilə, məsələn, dövlət orqanlarından danışırıqsa. Təbiətinə görə bu faydaları ölçmək daha çətindir.

Beləliklə, elektron sənəd dövriyyəsinin tətbiqi aşağıdakı strateji üstünlükləri təmin edir:

Sənədlər üzərində kollektiv iş imkanının yaranması (bu, kağız ofis işi ilə mümkün deyil);

Sənədlərin axtarışı və seçilməsinin əhəmiyyətli dərəcədə sürətləndirilməsi (müxtəlif atributlar üzrə);

Qeydiyyatdan keçməmiş iş stansiyasından EDMS-də işləməyin qeyri-mümkün olması və EDMS-nin hər bir istifadəçisinə məlumat əldə etmək hüququ verildiyi üçün məlumatların təhlükəsizliyinin artırılması;

Sənədlərin serverdə elektron şəkildə saxlandığı üçün onların təhlükəsizliyinin və saxlanma rahatlığının artırılması;

Sənədlərin icrasına nəzarətin təkmilləşdirilməsi.

İş axınının avtomatlaşdırılmasının əsas nəticəsi sənədlərlə işləməkdə işləri qaydaya salmaq, iş proseslərinin əhəmiyyətli dərəcədə optimallaşdırılması, idarəetmə qərarlarının qəbulu üçün vaxtın azaldılması və bütövlükdə təşkilatın səmərəliliyinin artırılmasıdır. EDMS-in tətbiqindən sonra şirkət rəhbərliyi müasir şəraitdə biznesin inkişafı üçün zəruri olan effektiv idarəetmə alətini alır.

Sistem düzgün seçilibsə və tətbiqetmə prosesi uğurlu olubsa, sənədlərlə işləmək üçün adi əməliyyatların yerinə yetirilməsi üçün vaxtın azaldılması ilə təşkilatın işçiləri daha səmərəli istifadə edə bilərlər. iş vaxtı və daha çox iş gör. Mürəkkəb sistemlər ayrı-ayrı bölmələrin və bütövlükdə bütün təşkilatın fəaliyyətini optimallaşdırmağa imkan verir. Bir çox sistemlər bir çox mühüm idarəetmə qərarlarının qəbulu üçün istifadə olunan analitik məlumat verir.

Avtomatlaşdırma sisteminin təmin edəcəyi digər eyni dərəcədə vacib faydalar da var. Bu faydalar həmişə açıq deyil, lakin onlar, şübhəsiz ki, bütövlükdə təşkilatın fəaliyyətinə - səviyyəsinə də təsir göstərir peşə təlimləri kadrlar, işçilərin ambisiyaları artır, müasir informasiya texnologiyalarından istifadə mədəniyyəti aşılanır.

Hər hansı bir avtomatlaşdırılmış sistemə gəldikdə, EDMS-in təsiri iki hissəyə bölünür: sistemin tətbiqinin birbaşa təsiri, materiallara, işçilərin vaxtına və s. qənaətlə əlaqəli və işləmə faydaları ilə əlaqəli dolayı təsir. EDMS verən təşkilatın (idarəetmənin şəffaflığı, icra intizamına nəzarət, biliklərin toplanması imkanı və s.).

İkinci növün təsirini ümumi vəziyyətdə qiymətləndirmək çox çətindir. Bu çətinlik onun qiymətləndirilə bilməməsində deyil, qiymətləndirmənin həmişə ekspert qiymətləndirməsi olacağı və belə bir qiymətləndirmənin çox asanlıqla sual altına alına bilməsindədir. Əslində, bu təsir xərclənməmiş kağız və ya azaldılmış əmək məsrəfləri şəklində bir EDMS tətbiqindən birbaşa qənaətdən çox üstündür.

EDMS-in həyata keçirilməsinin effektivliyini hesablamaq üçün bir sxem təklif etməyə çalışaq.

Başlamaq üçün, xərclərin hesablanması sxeminə bir nümunə verək. Tutaq ki, bizim N nəfər işçisi olan bir təşkilatımız var. Əvvəlcə sistemin tətbiqi ilə bağlı bütün xərcləri hesablayaq. Gəlin bəzi fərziyyələr və qeydlər təqdim edək, ən sadə hesablamalar aparaq.

Bir proqram lisenziyasının dəyəri L. Tipik olaraq, bu rəqəm 150-800 dollar arasında dəyişir iş yeri və əsasən satın alınan lisenziyaların sayından, yəni EDMS-də işlərin sayından asılıdır.

EDMS-in həyata keçirilməsi üçün tələb olunan əlavə avadanlıqların dəyəri H (kompüterlər, printerlər, skanerlər və s.). Dəyər, əksər hallarda, N ilə praktiki olaraq mütənasibdir. Bu mütənasiblik bahalı ixtisaslaşdırılmış avadanlıqların alınması tələb olunmadığı təqdirdə müşahidə olunur, məsələn, sənaye skanerləri və ya elektron arxivlər üçün böyük robot kitabxanaları. Mütənasiblik əmsalı, əlbəttə ki, avadanlıq avadanlığının mövcud dərəcəsindən asılıdır. Tutaq ki, işə başlamazdan əvvəl müasir şəraitdə bir işçinin təxminən 1500 dollar dəyərində avadanlığı var (orta qiymət aralığında olan avadanlığın dəyəri götürülür). Avadanlıq çatışmazlığı nisbəti 10-dan 40% -ə qədər ola bilər, əksər təşkilatlar üçün bu rəqəm demək olar ki, yüksək deyil.

Sistemin tətbiqi xərcləri V. Bu dəyər təşkilatın ölçüsü ilə mütənasib deyil, lakin təbii ki, ondan müəyyən bir asılılıqdadır. Həyata keçirilməsinin dəyəri icranın necə təşkil olunacağından, kimin qüvvələri tərəfindən, neçə mərhələdə həyata keçiriləcəyindən çox asılıdır. Bəzi əminlik gətirmək üçün həyata keçirmə dəyərinin aşağıdakı dəyərə bərabər olduğunu güman edə bilərik:

V=M*W + M*W*F(N), burada:

M - icra işlərini yerinə yetirmək üçün lazım olan adam-ayların sayı (adətən 4-6 adam-ay),

W - 1 aylıq işin orta dəyəri (tələblərin hazırlanması, həyata keçirilməsi layihəsinin yaradılması, proqram təminatının hazırlanması, quraşdırılması və təlimi üzrə işlər daxil olmaqla). F-dən asılı olan ikinci termin - təşkilatın ölçüsünün xüsusiyyətlərinin funksiyası, təşkilatın xərclərin ölçüsünə görə tapşırığın mürəkkəbliyini nəzərə almağa imkan verən "düzəliş" kimi xidmət edir.

Nəzərə alınmalı olan digər xərc maddəsi sistemin idarə edilməsi və saxlanması xərcləridir. Onlar sistemin dəyərinin ildə 15-20%-i qədər ola bilər.

Sistemin tətbiqi üçün demək olar ki, bütün əsas xərcləri nəzərə aldıq. İndi keçək “gəlirli hissə”yə.

Birbaşa xərclərə qənaətin təxminindən başlayaq. Buraya yalnız belə bir sistemin tətbiqi ilə qənaət edilmiş kağızın dəyəri və işçilərin qənaət edilmiş vaxtının dəyəri daxil olsun. Bunlar sabit xərclərdir, ona görə də geri qaytarılma müddətini hesablamaq üçün hər ay xərcləri hesablayaq. Bu xərclər təşkilatın fəaliyyət növündən asılı olaraq əhəmiyyətli dərəcədə dəyişir və hesablamalar mahiyyətcə orta hesablamaların apriori olacaqdır.

Ayda istehlak edilən kağızın maksimum dəyəri bir işçinin ayda müəyyən sayda sənəd səhifəsini oxumaq və mənimsəmək qabiliyyətinə əsasən hesablana bilər. Sadə bir təcrübəyə əsaslanaraq, bir iş günü ərzində orta hesabla bir işçinin 100-dən çox olmayan yazı yazısı vərəqlərini oxuya bildiyini tapmaq olar. Digər tərəfdən, bir işçinin bir iş günü ərzində oxuduğu səhifələrin minimum həcmi bir tam sənəddən, yəni 4-5 səhifədən az ola bilməz, əks halda bu işçi sənədlərlə işləmir, bu o deməkdir ki, həyata keçirilməsi baxımından maraq.SED. Yayılma böyükdür, buna görə praktiki hesablama üçün mühasibat departamentinizdən yazı kağızının alınması haqqında məlumat almaq daha yaxşıdır. Ancaq təxmini sxemimiz üçün (xüsusilə bu amil ümumi gəlir və xərclərin balansında əhəmiyyətli olmayacaqdır), biz orta bir təşkilatda bir işçiyə gündə 25 səhifə olduğunu güman edəcəyik.

Əgər P çap məlumatı olan bir vərəqin qiymətidirsə (kopiya, çap), onda kağızın aylıq dəyəri 21*25* P*N olacaq.

Qənaət edilmiş iş vaxtının dəyərini qiymətləndirmək daha çətindir. İlk növbədə, o, aşağıdakı amillərdən ibarətdir.

Mövcud sənədlərdən təkrar istifadə etməklə səylərə qənaət edin.

Axtarış vaxtına qənaət zəruri sənədlər sənədlərin saxlanmasını təşkil etməklə və təsirli vasitələr məlumat axtarışı.

Bütün iş proseslərinin avtomatlaşdırılması, rəsmiləşdirilməsi və icra intizamına nəzarət hesabına sürətləndirilməsi.

Gəlin bu amilləri konkret təxminlərə çevirməyə çalışaq. Gəlin bəzi ekspert rəyləri edək.

Hər hansı bir təşkilat daim bir-birinə olduqca oxşar olan vəzifələri həll etdiyindən, mövcud sənədlərdən təkrar istifadənin mümkünlüyü çox realdır. Bəzi sənədlər növləri (müqavilələr, məktublar, dəvətnamələr) üçün bu cür təkrar istifadə əksər yerlərdə müəyyən edilmiş təcrübədirsə, bu tip sənədlər üçün kommersiya təklifləri, analitik icmallar, ilkin qaralamalar və ya hətta sadəcə yazışmalar, təəssüf ki, əksər hallarda təkrar istifadə faizi sıfırdır. Demək olar ki, hər hansı bir sənəd üçün kifayət qədər uzun müddətdən gedək mövcud təşkilat həmişə bir prototip var. Çox vaxt prototipdən 20 ilə 30% arasında "götürmək" mümkün olacaq (mətnin həcmindən deyil, yaradılması üçün əmək xərclərindən), qalanı düşünməyi tələb edən fərdi işin xüsusiyyətləridir. və qərarlar qəbul etmək. Beləliklə, biz 25% təkrar istifadə faktorundan çıxış edəcəyik. Hər bir işçinin iş vaxtının təqribən 30%-ni yeni sənədlərin yaradılmasına sərf etdiyini fərz etsək (bu parametr heç yerdə ölçülməyib, lakin müəllifin fikrincə, həqiqətə kifayət qədər yaxındır), onda işçilərin vaxtına ümumi qənaət olacaq. tam iş vaxtının təxminən 7,5%-ni təşkil edir.

Sənəd axtarışı üçün vaxta qənaət EDMS tətbiqinin tərəfdarları tərəfindən olduqca yaxşı ölçülür. Reklam məqsədi ilə işçinin iş vaxtının 30%-nə çatan rəqəmləri adlandırırlar. Reallıqda təbii ki, bu rəqəm daha azdır və çox güman ki, 5-10% intervalındadır. Dəqiqlik üçün 5%-i götürək. Beləliklə, bu iki amil üçün iş vaxtına ümumi qənaət təxminən 12% olacaqdır.

Biznes proseslərinin sürətləndirilməsi EDMS tətbiqinin ən bariz faydasıdır. Apriori qiymətləndirmək çətindir, amma gəlin bir növ qiymətləndirmə aparmağa çalışaq. At kağız iş axını poçt adətən ofis tərəfindən işçilərə gündə iki dəfə paylanır. Beləliklə, təsdiqləmə siyahısından asılı olaraq, sənəd üç gündən bir aya və ya daha çox instansiyadan keçə bilər. İcrada hər hansı bir gecikmə yalnız bu müddəti artırır. Ayrı-ayrı sənədlərin icrasının gecikdirilməsinə nəzarət etmək mümkün deyil, ayrı-ayrı işçinin fəaliyyət intizamına hərtərəfli nəzarət onun fəaliyyətində şəffaflığın olmaması ilə çətinləşir. EDMS tətbiq edildikdə, sənədlər icradan dərhal sonra növbəti instansiyaya keçirilir. İfaçılardan hər hansı bir gecikmə ilə bağlı siz həm gecikmə vaxtı, həm də ifaçının digər əsərlərlə yüklənməsini görə bilərsiniz və buna uyğun olaraq tədbir görə bilərsiniz. Bunu nəzərə alaraq, adətən ən azı üç gün icra olunan sənəd bir və ya iki günə icra oluna, çoxmərhələli təsdiq və təsdiqdən keçən sənədlərin icra müddəti isə bir neçə dəfə azaldıla bilər. Bir işçiyə düşən xərc S ilə qənaət (0,1+0,3)*S*N ola bilər. Ancaq bu, yalnız praktikada sınaqdan keçirilə bilər. Yəni bu, iş vaxtına daha 10-30% qənaət deməkdir.

Gəlin bu rəqəmləri hansısa müəssisənin şərtlərinə tətbiq etməyə çalışaq. Aşağıda verilən bütün nömrələr şərti və bənddir həqiqi həyat bir neçə dəfə fərqlənə bilər, lakin çoxlu sayda real tipik hallar üçün təxminlər kifayət qədər yaxın ola bilər.

Tutaq ki, 50 müxtəlif rütbəli məmurun çalışdığı təşkilatı götürək. Əvvəlcə həyata keçirmə xərclərini qiymətləndirək.

Fərz edək ki, proqram təminatı lisenziyasının müəyyən bir həcm üçün iş yeri baxımından dəyəri L=300 dollardır. Proqram təminatının qiyməti 15.000 dollardır.

Tutaq ki, avadanlıqları 20% yenidən təchiz etməlisiniz. Qiymət əlavə avadanlıq bu halda təxminən olacaq

H=0,2*1500 USD*50= 15000 USD

Tutaq ki, təşkilatın sistemin həyata keçirilməsini təşkil etməyə qadir olan öz işçi heyəti var və ona yalnız ən çətin problemləri həll etmək üçün məsləhətçi cəlb etmək lazımdır. Bu sinifin informasiya sistemlərinin tətbiqi üzrə tipik iş həcmi, artıq dediyimiz kimi, təxminən beş nəfər-aydır. Bunlardan təxminən iki nəfər-ay məsləhətçi işidir ki, bu da daha baha başa gəlir. Təşkilatda kifayət qədər çox sayda işçini nəzərə alaraq daha iki nəfər-ay əlavə edək. Tipik bir agentliyin şəxsi heyətinin orta qiyməti ayda təxminən 400 dollardır. Məsləhətçinin qiyməti xidmət şərtlərindən asılı olaraq ayda 2000 dollardan 6000 dollara qədərdir. Dəqiqlik üçün onun 5000 ABŞ dollarına bərabər olduğunu fərz edək.Ümumilikdə biz icra işlərinin dəyərinin təxmini hesabını alırıq: təxminən 12000 dollar.

Beləliklə, prosesin ağlabatan təşkili ilə belə bir sistemin tətbiqinin ümumi dəyəri 42.000 ABŞ dolları ola bilər.Təxminən iki il ərzində texniki xidmətin dəyəri təxminən 16.000 dollar daha çox olacaq. İki il ərzində 58 min dollar xərc alırıq.

İndi tətbiqin birbaşa iqtisadi effektini qiymətləndirək.

Sənədlərin təkrarlanmasının dəyərini müəyyən etmək üçün tutaq ki, təşkilatda çap olunan bir vərəq təxminən 0,02 dollara başa gəlir.Sonra təşkilat kağıza ayda təxminən 525 dollar xərcləyir (yuxarıdakı düstura bax).

Bizim fərziyyələrimizə görə əmək qənaətinin ən bədbin qiymətləndirilməsi təxminən 20% idi. Tipik bir agentlikdə 400 ABŞ dolları olan bir işçiyə düşən orta aylıq xərcə əsaslanaraq, EDMS-nin tətbiqi ilə 50 nəfərə * 400 ABŞ dolları * 0,2 = ayda 4000 dollar qənaət etdiyini güman edə bilərik.

İki il ərzində 58.000 ABŞ dolları məbləğində ümumi icra və əməliyyat xərcləri ilə.

EDMS üçün geri ödəmə müddəti iki ildən az olacaq.

Bu kifayət qədər yaxşı göstəricidir.

Təbii ki, yuxarıdakı hesablamalar şərtidir. Birincisi, EDMS-in həyata keçirilməsinin dəyəri bir neçə dəfə yüksək ola bilər - hansı həyata keçirilməsi formasının seçiləcəyindən və təşkilatın tələblərinin artıq sistemə daxil edilmiş imkanlardan necə fərqləndiyindən asılı olaraq. İkincisi, tətbiqin effektivliyi o qədər də açıq olmaya bilər, baxmayaraq ki, müəllifin fikrincə, səylərə 20% qənaət daim sənədlərlə işləyən bir təşkilat üçün olduqca əldə edilə bilən dəyərdir. Nəzərə almaq lazımdır ki, bir təşkilatda sənədlərlə işin həcmi resurslara bu qədər əhəmiyyətli qənaət haqqında danışmaq üçün kifayət deyilsə, sistemə olan tələblər daha sadə olacaq, yəni həyata keçirmə dəyəri. , avadanlıqların modernləşdirilməsi və s. daha aşağı ola bilər.

Əsaslandırmamızı yekunlaşdıraraq, bir daha müəssisə rəhbərlərinin, idarəetmə sənədlərinə dəstək xidmətlərinin əməkdaşlarının və digər mütəxəssislərin diqqətini aşağıdakı məqamlara cəlb etmək istərdim:

bu gün avtomatlaşdırma sistemlərinin tətbiqi zəruridir;

iş axınının avtomatlaşdırılması sistemi real fayda və real iqtisadi effekt verir;

düzgün sistemi seçmək çox vacibdir və icra prosesinə qənaət etməməlisiniz;

Sistemin dəyəri ilk növbədə onun müəyyən bir sinfə aid olması ilə müəyyən edilir.

İcra prosesinin müddəti sistemin mürəkkəbliyindən asılıdır və bir həftədən bir ilə qədər və ya daha çox ola bilər.

Nəticə

İdarəetmə fəaliyyətinin sənədləşdirilməsi üçün müasir normativ-hüquqi baza nizamsız vəziyyətdədir. Obyektiv olaraq bu vəziyyət aşağıdakı hallarla izah olunur.

Müxtəlif mülkiyyət formalarının yaranması dövlət arxiv orqanları tərəfindən ənənəvi formalaşdırılan sənədlərə dair tələblərin bütün təşkilatlara tətbiq edilməsini qeyri-mümkün etdi. Beləliklə, hazırlanmış "Təşkilatların arxivlərinin fəaliyyətinin əsas qaydaları", "Federal icra hakimiyyəti orqanlarında işgüzar iş üçün təlimatların hazırlanması üçün metodiki tövsiyələr", habelə "Federal icra hakimiyyəti orqanlarının normativ hüquqi aktlarının hazırlanması qaydaları və onların dövlət qeydiyyatı” yalnız dövlət təşkilatlarının sənədləşdirilməsinə şamil edilir. Qeyri-hökumət təşkilatlarının idarəetmə fəaliyyətinin sənədli təminatı qaydalarına riayət olunmasına nəzarət heç bir federal orqanın səlahiyyətində deyil.

Avtomatlaşdırılmış ofis sistemlərinin (sənəd dövriyyəsi, sənədlərin idarə edilməsinə dəstək və s.) layihələndirilməsi və tətbiqi sahəsində geniş inkişaf etmiş kommersiya fəaliyyəti sənədli sistemlərin getdikcə daha çox ayrılmasına və onların uyğunsuzluğuna gətirib çıxarır.

Bir sıra hallarda avtomatlaşdırılmış ofis işləri sistemləri ya qeyri-kamil (irrasional) sənəd idarəetmə təcrübələrini dəstəkləyir, ya da ənənəvi kağız ofis işinin tələblərinə uyğun gəlməməklə öz qaydalarını yaradır. Rusiya Federasiyasında heç bir dövlət orqanı idarəetmə üçün sənədləşmə dəstəyinin avtomatlaşdırılmasını əlaqələndirir və nəzarət etmir. Bu gün:

kağız və elektron sənədlərin hüquqlarını həqiqətən bərabərləşdirən qanunlar yoxdur;

kağız sənədlərin əslini məhv etmək hüququ ilə başqa daşıyıcılara verilməsinə dair qanunvericilik yoxdur.

Elektron sənəd dövriyyəsi sahəsində qanunvericilik inkişaf mərhələsindədir. EDMS-in tətbiqinə dövlətin diqqətsizliyinin təzahürlərindən biri də elektron sənədlərdən və müasir texnologiyalardan daha geniş istifadəyə imkan verəcək qanunvericilik və normativ-hüquqi bazanın inkişafına zəif marağın olmasıdır.

Elektron sənəd dövriyyəsinin tətbiqinin mövcud mərhələləri, öz növbəsində, həll olunmayan bir sıra problemlər ilə müşayiət olunur, əksinə, bir sıra ədəbiyyatda ofis işini bacarıqla və yüksək səviyyədə avtomatlaşdırmağa imkan verən xüsusi tövsiyələr vurğulanır. minimal itkilər. Mövcud çətinliklərə baxmayaraq, elektron sənəd dövriyyəsi getdikcə daha çox istifadə olunur, çünki onun təsiri birbaşa resurslara qənaətlə deyil, təşkilatın işinin keyfiyyətinin yüksəldilməsi ilə ölçülür. Kommersiya müəssisələri üçün bu, sağ qalma faktoru, idarələr və dövlət qurumları üçün isə dövlət problemlərini daha effektiv həll etmək, müxtəlif qurumlarla və şöbələr arasında operativ qarşılıqlı əlaqə imkanlarını reallaşdırmaq imkanıdır.

Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqi əhəmiyyətli iqtisadi effekt verir, lakin onun kəmiyyətcə qiymətləndirilməsi mürəkkəb prosesdir, çünki bir çox amillər nəzərə alınmalıdır. İqtisadi effekt əsasən sistemin düzgün seçilməsi və həyata keçirilməsi prosesi ilə müəyyən edilir.

http://www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_2687/

http://www.directum.ru/425833.aspx

Bu gün elektron sənəd dövriyyəsi həyatımıza cəsarətlə daxil olur, bu gün demək olar ki, bütün şirkətlər elektron sənədlərdən istifadə edir, elektron poçtdan, elektron bəyannamələrdən istifadə edir, xüsusən ƏDV vergisi üçün məcburi bəyannamələr qanunla müəyyən edildiyi üçün. Kimsə gündəlik həyatda elektron sənəd idarəetmə sistemlərindən istifadə edir və bütün hesabatları tərcümə edir və mənbə sənədləri elektron formada.

Elektron sənəd dövriyyəsi anlayışı və elektron sənəd dövriyyəsinin üstünlükləri

Elektron sənəd idarəetməsinin müsbət və mənfi tərəfləri var.

Cədvəl
Elektron sənəd idarəetməsinin müsbət və mənfi tərəfləri

Eyni zamanda, elektron sənəd dövriyyəsi getdikcə daha çox inkişaf edir. Və bunun üçün ilkin şərtlər var.

Birincisi, elektron sənəd dövriyyəsi vergi qanunvericiliyində nəzərdə tutulub. Məsələn, sığorta haqları və ya fərdi gəlir vergisi ilə bağlı hesabat verilərkən, şirkətdə 25 nəfərdən çox insan varsa, o, elektron şəkildə təqdim edilməlidir. Elektron hesabat elektron şəkildə təqdim edilməlidir. Bundan əlavə, izahatlar, əgər hesabat elektron şəkildə təqdim olunarsa, 2017-ci ildə də elektron sənəd şəklində verilməlidir.

İkincisi, mühasibat uçotunda elektron sənəd dövriyyəsi qəbul edilir. 402-FZ saylı "Mühasibat uçotu haqqında" Qanuna əsasən, ilkin uçot sənədi kağız üzərində və (və ya) elektron imza ilə imzalanmış elektron sənəd şəklində tərtib edilir.
Üçüncüsü, 2017-ci ildə məhkəmə icraatında elektron sənəd dövriyyəsi daha da inkişaf etdiriləcək. Belə ki, çoxları məhkəmə qərarlarının internetdə elektron şəkildə dərc olunmasına öyrəşib. Rusiya Federasiyasının Arbitraj Prosessual Məcəlləsinin 4-cü maddəsinə uyğun olaraq, iddia ərizəsi, ərizə, şikayət, təqdimat və digər sənədlər məhkəməyə kağız və ya elektron formada, o cümlədən imzalanmış elektron sənəd şəklində verilə bilər. Rusiya Federasiyasının qanunvericiliyi ilə müəyyən edilmiş qaydada məhkəmənin rəsmi saytında "İnternet" informasiya və telekommunikasiya şəbəkəsində yerləşdirilmiş formanı doldurmaqla elektron imza. Oxşar müddəalar mülki proses hissəsində də müəyyən edilir.

Dördüncüsü, tender sənədlərində elektron sənəd dövriyyəsindən istifadə, elektron hərracların keçirilməsi baxımından elektron texnologiyalar həyatımıza möhkəm daxil olub. "Dövlət və bələdiyyə ehtiyaclarını ödəmək üçün malların, işlərin, xidmətlərin satın alınması sahəsində müqavilə sistemi haqqında" 05.04.2013-cü il tarixli 44-FZ Federal Qanununun (03.07.2016-cı il tarixli dəyişikliklə) maddəsinə əsasən, elektron formada hərrac (elektron auksion) satınalma haqqında məlumatın sifarişçi tərəfindən belə hərracın keçirilməsi barədə bildiriş və bu barədə sənədləri vahid informasiya sistemində, vahid tələblər və əlavə tələblər yerləşdirməklə qeyri-məhdud şəxslər dairəsinə çatdırıldığı hərracdır. satınalma iştirakçılarının üzərinə qoyulur, belə bir auksion təmin edilir elektron platforma onun operatoru.

Beşinci səbəb onunla bağlıdır ki, bu gün bir çox şirkətlər müxtəlif regionlarda, müxtəlif şəhərlərdə fəaliyyət göstərir, buna görə də təşkilat üçün səmərəli biznes sənəd dövriyyəsini sürətləndirmək və tərəflər arasında münasibətləri sadələşdirmək lazımdır. Bu baxımdan, intuitiv olaraq bir çox şirkət elektron sənəd idarəetməsini təqdim edir.

Elektron sənəd idarəetməsini necə tətbiq etmək olar?

İkinci mərhələdə, sənədləri emal edərkən şirkətin hansı imzadan istifadə edəcəyini seçməlisiniz.

Sadə elektron imza kodlardan, parollardan və ya digər vasitələrdən istifadə etməklə müəyyən bir şəxs tərəfindən elektron imzanın formalaşması faktını təsdiq edən elektron imzadır.

Qeyri-ixtisaslı elektron imza elektron imzadır:

1. elektron imza açarından istifadə etməklə məlumatın kriptoqrafik çevrilməsi nəticəsində əldə edilən;
2. elektron sənədi imzalayan şəxsi müəyyən etməyə imkan verir;
3. elektron sənədin imzalandığı andan sonra ona dəyişikliklər edilməsi faktını aşkar etməyə imkan verir;
4. elektron imza alətlərindən istifadə etməklə yaradılmışdır.

1. elektron imzanın yoxlama açarı ixtisaslı sertifikatda göstərilmişdir;
2. elektron imza yaratmaq və yoxlamaq üçün tələblərə uyğunluğunu təsdiqləyən elektron imza alətlərindən istifadə olunur (6 aprel 2011-ci il tarixli 5-ci Federal Qanunun 5-ci maddəsi, təhlükəsizlik məqsədləri üçün bu, təkmilləşdirilmiş ixtisaslı imzadır.

Dördüncü mərhələdə müqavilənin bağlanması üçün sənədləri təqdim etmək lazımdır.

Beşinci mərhələ sertifikatlaşdırma mərkəzi ilə müqavilənin bağlanmasıdır. "Elektron imza haqqında" 6 aprel 2011-ci il tarixli 63-FZ nömrəli Federal Qanunun 2-ci maddəsinə əsasən (30 dekabr 2015-ci il tarixli redaksiyada) sertifikatlaşdırma mərkəzi hüquqi şəxs, fərdi sahibkar və ya dövlət orqanı və ya yerli elektron imzanın yoxlanılması üçün açar sertifikatların yaradılması və verilməsi funksiyalarını, habelə digər funksiyaları yerinə yetirən dövlət orqanı.

Altıncı mərhələ şirkətdə elektron sənəd dövriyyəsinin tətbiqi, elektron sənədlərin konkret mübadiləsinin təşkilidir. Qaimə-fakturalar əqd tərəflərinin qarşılıqlı razılığı ilə və onların təsdiq edilmiş formaya uyğun olaraq bu qaimə-fakturaların qəbulu və işlənməsi üçün uyğun texniki vasitə və imkanlara malik olduqda elektron formada tərtib edilir.

Sertifikatlaşdırma mərkəzi ilə müqavilədə nə olmalıdır?

Sertifikatlaşdırma mərkəzi ilə müqavilə bağlayarkən, müqavilənin mövzusuna diqqət yetirmək vacibdir. Rusiya Federasiyasının Mülki Məcəlləsinin 432-ci maddəsinə əsasən, bu cür müqavilələr üçün məcburi olan şərtlər bunlardır. Tərəflər arasında müvafiq hallarda tələb olunan formada hamı haqqında razılıq əldə olunarsa, müqavilə bağlanmış sayılır əsas şərtlər müqavilələr. Yəni, müqavilənin mövzusunu mümkün qədər aydın şəkildə təyin etmək vacibdir.

Müqavilənin predmeti “Elektron imza haqqında” qanundan irəli gəlir.

Doğrulama Mərkəzi:

1. elektron imzanın yoxlama açarlarının sertifikatlarını yaradır və belə sertifikatlar verir;
2. elektron imzanın yoxlama açarlarının sertifikatlarının qüvvədə olma müddətlərini müəyyən edir;
3. bu sertifikatlaşdırma orqanı tərəfindən verilmiş elektron imza yoxlama açarlarının sertifikatlarını ləğv edir;
4. ərizəçinin tələbi ilə elektron imza vasitələri verir;
5. elektron imzaların yoxlanılması üçün bu sertifikatlaşdırma mərkəzi tərəfindən verilmiş və ləğv edilmiş sertifikatların reyestrini aparır;
6. sertifikatların reyestrinin aparılması qaydasını müəyyən edir;
7. ərizəçilərin tələbi ilə elektron imzanın açarlarını və elektron imzanın yoxlanılması üçün açarları yaradır;
8. sertifikat reyestrində elektron imzaların yoxlanılması üçün açarların unikallığını yoxlayır;
9. elektron qarşılıqlı əlaqə iştirakçılarının tələbi ilə elektron imzaları yoxlayır;
10. elektron imzadan istifadə ilə bağlı digər fəaliyyətləri həyata keçirir.

1. sertifikatlaşdırma mərkəzi tərəfindən xidmətlərin göstərilməsinə dair müqavilədən irəli gələn öhdəliklərin yerinə yetirilməməsi və ya lazımınca yerinə yetirilməməsi;
2. vəzifələrin yerinə yetirilməməsi və ya lazımınca yerinə yetirilməməsi ("Elektron imza haqqında" 04.06.2011-ci il tarixli 63-FZ nömrəli Federal Qanunun 13-cü maddəsinin 3-cü bəndi (30.12.2015-ci il tarixli dəyişikliklər).

Şirkət daxilində elektron sənəd dövriyyəsini necə təşkil etmək olar?

Elektron sənədlərin layihələrinin tərtibi, icrası və təsdiqi müvafiq qaydada həyata keçirilir ümumi qaydalar kağız üzərində oxşar sənədlərə münasibətdə qurulan ofis işi. Elektron sənəd, möhür istisna olmaqla, kağız üzərində oxşar sənəd üçün müəyyən edilmiş bütün rekvizitlərə malik olmalıdır, çünki möhür məcburi atribut deyildir. Şirkət daxilində elektron rəqəmsal imzadan istifadə olunmayan elektron sənədlərlə hərəkətləri təsdiqləmək üsullarından istifadə edilə bilər. Məsələn, elektron rəqəmsal imza olmadan sənədlər nəzarətə götürülə bilər.

Qarşı tərəflərinizlə sənəd dövriyyəsini təşkil etmək istəyirsinizsə, o zaman qarşı tərəflə müqaviləyə müvafiq müddəaları daxil etməlisiniz.

Sənədlər elektron şəkildə hazırlanır və imzalanır. İstifadə olunan elektron rəqəmsal imza vasitələri müəyyən edilmiş qaydada sertifikatlaşdırılmalıdır.

Ən asan yol, səlahiyyətlilərlə, məsələn, vergi xidməti ilə elektron sənəd dövriyyəsini təşkil etməkdir. bunun üçün həm də elektron imza əldə etmək və sertifikatlaşdırma mərkəzi ilə müqavilə bağlamaq lazımdır. Çox vaxt vergi ödəyiciləri vergi orqanına bəyannamələr, izahatlar və hesab-fakturalar təqdim edirlər. kimi" rəy» sənədlər Rusiya Federal Vergi Xidmətinin 15 aprel 2015-ci il tarixli ММВ-7-2 nömrəli əmrinə uyğun olaraq vergi orqanı tərəfindən tərtib edilir. [email protected]“İstifadə olunan sənədlərin göndərilməsi Qaydasının təsdiq edilməsi haqqında vergi orqanları vergilər və ödənişlər haqqında qanunvericiliklə tənzimlənən münasibətlərdə öz səlahiyyətlərini həyata keçirərkən, telekommunikasiya kanalları vasitəsilə elektron formada və Federal Vergi Xidmətinin 17 fevral 2011-ci il tarixli ММВ-7-2 / əmrinin bəzi müddəalarının etibarsız sayılması haqqında. [email protected]».

Bu sənədlərə aşağıdakılar daxildir:

1. aydınlaşdırma tələbləri;
2. nəzarət edilən xarici şirkətlərin bildirişləri;
3. vergi ödəyicisinin (rüsum ödəyicisinin, vergi agentinin) çağırışı haqqında bildirişlər;
4. vergi bildirişi;
5. vergi ödəyicisinin (rüsum ödəyicisinin, vergi agentinin) bankdakı hesabları üzrə əməliyyatların və onun elektron pullarının köçürülməsinin dayandırılması haqqında qərarlar;
6. vergi ödəyicisinin (rüsum ödəyicisinin, vergi agentinin) bankdakı hesabları üzrə əməliyyatların və onun elektron pullarının köçürülməsinin dayandırılmasının ləğv edilməsi haqqında qərarlar;
7. səyyar vergi yoxlamasının aparılması haqqında qərar;
8. digər sənədlər.

Elektron sənədlərin saxlanmasını necə təşkil etmək olar?

Sənədlər necə saxlanmalıdır?

Hər şeydən əvvəl, müəyyən bir təşkilatın işlərinin nomenklaturasını hazırlamaq lazımdır. İşlərin nomenklaturası şirkətdən, fəaliyyət sahəsindən asılı olaraq dəyişəcək.

İşlərin nomenklaturası icra edilmiş sənədləri işlər üzrə qruplaşdırmaq, işlərin sistemləşdirilməsi və uçota alınması, onların saxlanma müddətlərinin müəyyən edilməsi və sənədlərin axtarışı üçün istifadə olunur. İşlərin nomenklaturası daimi və müvəqqəti (10 ildən çox) saxlama işlərinin inventarlarının tərtibi, habelə müvəqqəti (10 ilədək) saxlama işlərinin uçotu üçün əsasdır.

İkincisi, halların formalaşdırılması zəruridir. Bunun üçün elektron formada saxlanılacaq sənədlərin dəyərinin ekspertizası aparılmalıdır. Nəzərə alın ki, müəyyən sənədlərin saxlanması üçün müəyyən vaxt məhdudiyyətləri var. Məsələn, mühasibat sənədləri 5 il, vergi sənədləri isə 4 il saxlanılır.

Üçüncüsü, işlərin nomenklaturasında məlumatların elektron formada saxlanmasına işarə qoymaq lazımdır. Məsələn, “Vaxt cədvəlləri. Elektron Sənədlər.

Dördüncü, sənədləri arxivləşdirməlisiniz.

Elektron faylı saxlama üçün yerləşdirməzdən əvvəl o:
- elektron sistemdən boşaldılması (sənəd hər hansı xüsusi proqram məhsulunda yaradılıbsa);
- uyğun formatda saxlamaqla mümkün dəyişikliklərdən qorunmaq;
- yaddaş daşıyıcısına yazın.

Elektron sənədlərin saxlanması və arxivləşdirilməsi üçün ümumi qəbul edilmiş format PDF/A-dır. O, adi PDF-dən fərqlənməlidir, hər yeniləmə ilə fayllarla işləmək üçün yeni imkanlar görünür. PDF/A başqa bir şey üçün nəzərdə tutulub: bu, elektron sənədlərin uzunmüddətli arxiv saxlanması üçün formatdır.

Beşinci addım təsvirlər yazmaqdır. İnventar elektron sənədlərlə bağlı yaradılan bütün elektron sənədləri əhatə edir. Lakin işlərin kağız üzərində formalaşdırılması zamanı göstərilən vərəqlərin sayı əvəzinə elektron sənədlərin həcmi göstərilir.

Təsvir formatı belə görünə bilər:

Bəzi hallarda sənədləri məhv etmək lazımdır. Məsələn, xidməti qeydlər uzun müddət saxlanılıb, saxlama müddəti başa çatıb və onları məhv etmək lazımdır. Bu zaman sənədlərin dəyərinin ekspertizası aparılır. Belə bir müayinə xüsusi komissiya tərəfindən aparıla bilər. Ekspertizanın nəticələrinə əsasən sənədlərin məhv edilməsi üçün ayrılması haqqında akt tərtib edilir. Belə bir aktın forması şirkət tərəfindən müstəqil olaraq hazırlanır. Və akt əsasında disklər və ya digər saxlama vasitələri sadəcə məhv edilir.

Sonda qeyd etmək lazımdır ki, əlbəttə ki, gələcək elektron sənədlərə aiddir. Bununla belə, elektron sənəd dövriyyəsinin düzgün təşkili vacibdir. Bir şöbədə və ya hətta bir şöbədə yalnız bir iş yeri elektron sənəd dövriyyəsinə qoşulduqda, sənədlərin əksəriyyəti hələ də kağız üzərində saxlandıqda, bir çox şirkət sənəd dövriyyəsinin düzgün təşkil edilməməsi problemi ilə üzləşir. Buna görə də, elektron sənəd dövriyyəsi ilə bağlı bütün məsələlər sistemin tətbiqi mərhələsində "bankda" həll edilməlidir.

FEDERAL RATİBA AGENTLİYİ

Federal Dövlət Təhsil dövlət tərəfindən maliyyələşdirilən təşkilat ali peşə təhsili

"Sankt-Peterburq Dövlət Universiteti onları telekommunikasiya. prof. -Brueviç"

SİFARİŞ

"___" 2013 № ___________

Sankt-Peterburq

Sənəd dövriyyəsi qaydasının təkmilləşdirilməsi haqqında

Universitetin iş prosesinin qaydasını yaxşılaşdırmaq və icra intizamını gücləndirmək məqsədilə:

2. Universitetin şöbələri (CFD) tərəfindən daxili elektron sənəd dövriyyəsinə cavabdeh olan vəzifəli şəxslərin siyahısı, habelə şöbələr tərəfindən daxili sənəd dövriyyəsi çərçivəsində məlumat almaq (göndərmək) üçün istifadə olunan elektron poçt ünvanları №-li əlavəyə uyğun olaraq təsdiq edilsin. 2 bu əmrə.

3. Bu sərəncama 3 nömrəli əlavəyə uyğun olaraq təsdiq edilsin:

fəaliyyət istiqamətləri üzrə kənar elektron sənəd dövriyyəsinə cavabdeh olan Universitetin vəzifəli şəxslərinin siyahısı, habelə universitetin kənar sənəd dövriyyəsi məqsədləri üçün məlumat almaq (göndərmək) üçün istifadə etdiyi elektron poçt ünvanları;

· kənar istifadəçilərə göndərilən fəaliyyət istiqamətləri üzrə elektron sənədlərin vaxtında hazırlanmasına və keyfiyyətinə cavabdeh olan Universitet rəsmilərinin siyahısı.

4. Elektron sənədin qəbuledici bölmələr tərəfindən işlənməsi müddəti onun yayıldığı tarixdən 1 iş günündən çox olmayaraq təsdiq edilsin.

5. İnformasiyalaşdırma üzrə prorektor 2013-cü il martın 1-dək aşağıdakıları təmin etsin:

· Universitetin inzibati və normativ sənədləri üçün elektron poçt siyahısı şablonunun kağız üzərində Universitetin internet saytında yerləşdirilməsi;

elektron sənəd dövriyyəsinin təkmilləşdirilməsi məqsədilə bu sərəncamla təsdiq edilmiş elektron poçt ünvanlarının siyahıları;

elektron sənəd dövriyyəsinə cavabdeh olan vəzifəli şəxslərə yeni yaradılmış poçt qutularına giriş açarlarının verilməsi;

6. İnzibati-kadrlar şöbəsinin müdiri elektron sənəd dövriyyəsinə məsul olan vəzifəli şəxslərin siyahılarının ayda bir dəfədən az olmayaraq yenilənməsini təmin etsin.

7. Prorektorlar, struktur bölmələrin rəhbərləri 2013-cü il martın 1-dən bu sərəncama uyğun olaraq sənədlərin paylanması və işlənməsi qaydasına riayət olunmasını təmin etsinlər.

8. Əmrin icrasına nəzarəti öz üzərimə götürürəm.

Rektor professor

Sərəncam layihəsində deyilir:

İqtisadiyyat və inkişaf üzrə prorektor

RAZILIQ:

İnformasiyalaşdırma üzrə prorektor

Təhlükəsizlik üzrə prorektor

İnzibati və kadrlar şöbəsinin müdiri

1. 2012-ci il iyunun 1-dən Tümen vilayətinin dövlət hakimiyyətinin icra orqanlarına və 2016-cı il aprelin 1-dən dövlət qurumları Tümen vilayətinin dövlət hakimiyyəti orqanlarında elektron sənəd dövriyyəsini və işgüzar işini təşkil etmək üçün istifadə olunan yeganə rəsmi məlumat sistemi kimi elektron sənəd dövriyyəsi və işgüzarlıq sistemi (bundan sonra EDMS) istifadəyə verildi. Tümen vilayətinin dövlət qurumları ilə təmin edilsin və bu sərəncama 1 nömrəli əlavəyə uyğun olaraq “Elektron sənəd dövriyyəsi və işgüzar iş” informasiya sistemi haqqında Əsasnaməni təsdiq etsin.

(dəyişikliklərlə, 29.11.2017-ci il N 1415-rp)

2. EDMS istifadəçilərinin işinin təşkilati və metodiki təminatı üzrə səlahiyyətli orqan olaraq Tümen vilayətinin İnformasiyalaşdırma İdarəsi müəyyən edilsin.

(Tyumen vilayəti Hökumətinin 25 mart 2016-cı il tarixli N 120-p Qərarı ilə dəyişikliklərlə)

3. "Tyumen vilayətinin İnformasiya Texnologiyaları Mərkəzi" Tümen vilayətinin Dövlət Xəzinədarlığı Müəssisəsi EDMS Operatoru təyin edilsin.

(red.)

4. Menecerlər icra orqanları Tümen vilayətinin dövlət orqanları, Tümen vilayətinin dövlət qurumlarının rəhbərləri:

(Tyumen vilayəti Hökumətinin 25 mart 2016-cı il tarixli N 120-p Qərarı ilə dəyişikliklərlə)

orqanın daxili sənəd dövriyyəsində, habelə Tümen vilayətinin dövlət hakimiyyətinin icra orqanları ilə Tümen vilayətinin dövlət qurumları arasında sənəd dövriyyəsində EDMS-dən istifadəni təmin etmək;

(Tümen vilayəti Hökumətinin 17 mart 2014-cü il tarixli N 347-rp qərarı, Tümen vilayəti Hökumətinin 25 mart 2016-cı il tarixli N 120-p qərarı ilə dəyişiklik edilməklə)

2016-cı il avqustun 1-dək sənədlərin verilməsi, işlənməsi və saxlanması qaydasını müəyyən edən yerli aktlara dəyişiklik etmək;

(bənd daxil edilib)

EDMS-də girişi federal qanunlar, regional normativ və qeyri-normativ hüquqi aktlarla məhdudlaşdırılan məlumatları ehtiva edən elektron sənəd yaratmağa icazə verilmir;

(paraqraf Tümen vilayəti Hökumətinin 21.06.2016 N 670-rp qərarı ilə daxil edilmişdir; dəyişiklik edilmişdir)

fəaliyyətində “Elektron sənəd dövriyyəsi sistemi” informasiya sistemi haqqında Əsasnamənin əlavəsinə uyğun olaraq “Elektron Sənəd Dövriyyəsi Sistemi” informasiya sistemindən istifadə Qaydalarına uyğun olaraq EİS-də hazırlanmış standart marşrut xətlərindən istifadəni təmin etsin. Tümen vilayətinin dövlət hakimiyyətinin icra orqanları;

(red.)

Əvəz edilməsi şəxsi məlumatların emalı və ya şəxsi məlumatlara girişi nəzərdə tutan vəzifələrin siyahısını müəyyənləşdirin;

(Tümen vilayəti Hökumətinin 27 sentyabr 2017-ci il tarixli N 1120-rp qərarı ilə dəyişiklik edilməklə)

01 yanvar 2018-ci il tarixinədək işlərin nomenklaturasını təsdiq etsin, həmin sənədlərin EHS-də saxlanması prosesini təşkil etmək üçün onun EHS-ə daxil edilməsini təmin etsin;

(bənd daxil edilmişdir; Tümen vilayəti Hökumətinin 29 noyabr 2017-ci il tarixli N 1415-rp qərarı ilə dəyişiklik edilmişdir)

İstifadəyə verilməsi ilə əlaqədar EDMS istifadəçilərinin əmək qaydalarına və əmək müqavilələrinə zəruri dəyişikliklərin edilməsi;

(Tyumen vilayəti Hökumətinin 25 mart 2016-cı il tarixli N 120-p Qərarı ilə dəyişikliklərlə)

Müvafiq istifadəçilərin təyin olunduğu, işdən çıxarıldığı gündən etibarən 5 iş günü müddətində EHİS istifadəçilərinin əlavə edilməsi, xaric edilməsi zərurəti barədə EHİS Operatoruna məlumat verilməsini təmin etmək;

(Tyumen vilayəti Hökumətinin 27 sentyabr 2017-ci il tarixli N 1120-rp, 29 noyabr 2017-ci il tarixli N 1415-rp qərarları ilə dəyişikliklərlə)

İş prosesini həyata keçirərkən, bu əmrin 1-ci bəndində göstərilən tarixdən və ya orqanların, idarələrin və ya təşkilatların EDS-yə qoşulduğu gündən sənədlərin kağız üzərində sorğu və təqdim edilməsini istisna edin.

(paraqraf Tümen vilayəti Hökumətinin 27 sentyabr 2017-ci il tarixli N 1120-rp qərarı ilə daxil edilmişdir; Tümen vilayəti Hökumətinin 29 noyabr 2017-ci il tarixli N 1415-rp qərarı ilə dəyişiklik edilmişdir)

5. Tümen vilayətinin hakimiyyət orqanları ilə dövlət qurumları arasında sənəd dövriyyəsini EDMS vasitəsilə elektron şəkildə həyata keçirmək üçün Tümen vilayətində federal hökumət orqanlarının ərazi orqanlarına və Tümen vilayətinin yerli özünüidarəetmə orqanlarına müqavilələrin bağlanmasını nəzərdən keçirmək tövsiyə edilsin. EDMS-ə qoşulmaq üçün EDMS Operatoru ilə.

(5-ci bənd Tümen vilayəti Hökumətinin 27 sentyabr 2017-ci il tarixli N 1120-rp qərarı ilə redaktə edilmiş)

6. Tümen vilayətində federal hökumət orqanlarının ərazi orqanlarına və Tümen vilayətinin yerli hakimiyyət orqanlarına elektron sənəddə elektron sənədlər mübadiləsi zamanı QOST R ISO / IEC 26300-2010 və ya PDF / A uyğun olaraq OpenDocument Format formatından istifadə etməyi tövsiyə edin. idarəetmə və ofis idarəetmə sistemi.

(6-cı bənd Tümen vilayəti Hökumətinin 21.06.2016 N 670-rp qərarı ilə daxil edilmişdir; Tümen vilayəti Hökumətinin 07.09.2018-ci il tarixli 826-rp qərarı ilə dəyişiklik edilmişdir)

7. Bu sərəncamın 5-ci bəndində göstərilən müqavilələri bağlamış Tümen vilayətinin dövlət hakimiyyətinin icra hakimiyyəti orqanları, Tümen vilayətinin dövlət qurumları və yerli özünüidarəetmə orqanları arasında sənəd dövriyyəsi həyata keçirilərkən sənədlərin sorğusu və kağız daşıyıcıda təqdim edilməsi həyata keçirilir. icazəli deyildir, izinli deyildir, qadağandır.

(7-ci bənd Tümen vilayəti Hökumətinin 29 noyabr 2017-ci il tarixli N 1415-rp qərarı ilə redaktə edilmiş)

8. EDMS Operatorunun internet saytında yerləşdirilən Qaydalara uyğun olaraq informasiyanın qarşılıqlı fəaliyyətinin təşkili haqqında müqavilə bağlamış Tümen vilayətinin dövlət orqanlarına, Tümen vilayətinin yerli hakimiyyət orqanlarına və onların tabeliyində olan təşkilatlara, həyata keçirərkən tövsiyə edilsin. Tümen vilayətinin icra hakimiyyəti orqanları və onların tabeliyində olan təşkilatlarla sənəd idarəetməsi, göstərilən müqavilənin bağlandığı gündən kağız üzərində sənədləri tələb etməmək və təqdim etmək.

(8-ci bənd Tümen vilayəti Hökumətinin 29 noyabr 2017-ci il tarixli N 1415-rp qərarı ilə redaktə edilmiş)

9. Bu sərəncama 2 nömrəli əlavəyə uyğun olaraq Tümen vilayətinin dövlət hakimiyyətinin icra hakimiyyəti orqanlarında elektron sənədlərin əldə edilməsi, uçotu, saxlanması və istifadəsi Qaydası (bundan sonra Qaydalar) təsdiq edilsin.

(9-cu bənd daxil edilmişdir)

10. Tümen vilayətinin İnformasiyalaşdırma İdarəsi 01/01/2019-cu il tarixinədək Tümen vilayətinin dövlət hakimiyyətinin icra hakimiyyəti orqanının elektron sənədlərinin alınmasını, uçotunu, saxlanmasını və istifadəsini təmin edən EDMS-nin tamamlanmasını təmin etsin.

(10-cu bənd Tümen vilayəti Hökumətinin 29 noyabr 2017-ci il tarixli N 1415-rp qərarı ilə daxil edilmişdir)

11. Tümen vilayətinin İnformasiyalaşdırma İdarəsi, Tümen vilayətinin Arxiv İdarəsi 01.01.2018-ci ildən 30.06.2018-ci il tarixədək elektron sənədlərin arxivinin elektron sənədlərlə doldurulması baxımından EDMS-nin sınaqdan keçirilməsini təmin etsin.

(11-ci bənd Tümen vilayəti Hökumətinin 29 noyabr 2017-ci il tarixli N 1415-rp qərarı ilə daxil edilmişdir)

12. 01.07.2018-ci il tarixindən Tümen vilayətinin dövlət hakimiyyətinin icra orqanları bu sərəncamla təsdiq edilmiş Qaydaya uyğun olaraq elektron sənədlərin arxivində elektron sənədlərin əldə olunmasını təmin etsinlər.

(12-ci bənd Tümen vilayəti Hökumətinin 29 noyabr 2017-ci il tarixli N 1415-rp qərarı ilə daxil edilmişdir)

Region Qubernatoru
V.V.YAKUŞEV

Əlavə N 1. “Elektron sənəd dövriyyəsi və işgüzarlıq sistemi” informasiya sistemi haqqında Əsasnamə

Əlavə №1
Hökumətin göstərişi ilə
Tümen bölgəsi
23 aprel 2012-ci il tarixli N 636-rp

“Elektron sənəd dövriyyəsi və işgüzarlıq sistemi” informasiya sistemi (“EDMS” İS) – elektron sənədlərin və sənədlərin elektron nüsxələrinin yaradılmasını, onların idarə olunmasını, saxlanmasını və onlara daxil olmasını, habelə sənədlərin qeydiyyatı.

"EDMS" İS-nin operatoru - EDMS üçün texnoloji və məsləhət dəstəyini, EDMS-nin işlək vəziyyətdə saxlanmasını, habelə onun funksional inkişafını təmin edən səlahiyyətli təşkilat.

“SED” İS-nin üzvü:

Tümen vilayətinin dövlət hakimiyyətinin icra orqanları, Tümen vilayətinin dövlət unitar müəssisələri, dövlət müəssisələri və muxtar qeyri-kommersiya təşkilatları, maliyyə-təsərrüfat fəaliyyətlərinin əlaqələndirilməsi, tənzimlənməsi və nəzarəti dövlət hakimiyyətinin icra orqanları tərəfindən həyata keçirilir. tümen bölgəsi;

Maliyyə-təsərrüfat fəaliyyətinin əlaqələndirilməsi, tənzimlənməsi və nəzarəti Tümen vilayətinin yerli özünüidarəetmə orqanları tərəfindən həyata keçirilən digər dövlət orqanları, yerli özünüidarəetmə orqanları, bələdiyyə unitar müəssisələri, bələdiyyə qurumları və muxtar qeyri-kommersiya təşkilatları “SED” İS “SED” İS-in Operatorunun internet saytında yerləşdirilən Əsasnaməyə uyğun olaraq informasiya qarşılıqlı fəaliyyətinin təşkili üzrə müqavilələr əsasında.

“SED” İS-nin istifadəçisi İştirakçının əməkdaşıdır.

Sənəd dövriyyəsi - sənədlərin yaradıldığı və ya qəbul edildiyi andan icrası başa çatanadək, faylda yerləşdirilməsi və (və ya) göndərilməsinə qədər hərəkəti.

Ofis işi rəsmi sənədlərin yaradılmasını və onlarla işin təşkilini təmin edən fəaliyyətdir.

1. Ümumi müddəalar

1.1. Bu Əsasnamə “EDMS” İS-nin məqsədlərini, vəzifələrini, tərkibini, funksiyalarını və ondan istifadə qaydasını müəyyən edir.

1.2. Sistemə “EDMS” İS-də iştirakçılar arasında ofis işləri və sənəd dövriyyəsi proseslərini avtomatlaşdıran proqram-texniki vasitələrin kompleksi daxildir.

1.3. Məlumat mənbələri - işgüzar işlərin və sənəd dövriyyəsi proseslərinin həyata keçirilməsində öz səlahiyyətləri daxilində “EDMS” İS istifadəçilərinin daxil etdiyi məlumatlar.

2. “EDMS” İS-nin yaradılmasının məqsədi, tərkibi, funksiyaları və vəzifələri

2.1. “EDMS” İS-nin yaradılmasında məqsəd ofis işləri və sənəd dövriyyəsi proseslərinin avtomatlaşdırılmasıdır.

2.2. İS "EDMS" bir-biri ilə əlaqəli alt sistemlər və onlarda olan modullar toplusudur. Altsistemlərin və altsistemlərin modullarının tərkibi ona həvalə edilmiş vəzifələr əsasında Səlahiyyətli orqan tərəfindən müəyyən edilir, altsistemlərə qoşulma qaydası “SED” İS-in Operatorunun internet saytında yerləşdirilən Əsasnaməyə uyğun olaraq müəyyən edilir.

(Tümen vilayəti Hökumətinin 17.05.2019 N 470-rp qərarı ilə dəyişiklik edilmiş cədvəl)

2.3. "EDMS" İS-nin əsas funksiyaları ofis işinin və iş prosesinin avtomatlaşdırılmasıdır:

“SED” İS iştirakçıları həm öz aralarında, həm də iştirakçılar daxilində qarşılıqlı əlaqədə olduqda;

Sifarişləri yerinə yetirərkən;

İdarələrarası prosesləri həyata keçirərkən.

2.4. “SED” İS-nin vəzifələri bunlardır:

İşgüzar işlərin və sənəd dövriyyəsi proseslərinin həyata keçirilməsində öz səlahiyyətləri daxilində “EDMS” İS istifadəçiləri tərəfindən daxil edilmiş məlumatların toplanması, saxlanması və emalı;

İstifadəçilərin rəsmi (rəsmi) vəzifələrini yerinə yetirərkən əmək xərclərini optimallaşdırmaq və azaltmaq üçün sənədləşmə və iş axını proseslərinin avtomatlaşdırılması.

3. İnformasiya qarşılıqlı əlaqəsinin iştirakçıları

3.1. Səlahiyyətli orqan təmin edir:

“SED” İS-nin işlənib hazırlanması, saxlanılması prosesinin təşkili;

“EDMS” İS istifadəçilərinin işinə metodiki dəstək;

“SED” İS-in alt sistemlərinə qoşulma Qaydalarının işlənib hazırlanması.

3.2. “SED” İS-nin operatoru aşağıdakıları təmin edir:

"EDMS" İS-nin Tümen vilayəti Hökumətinin Məlumat Hesablama Mərkəzində yerləşdirilməsi;

“SED” İS-də olan məlumatların mühafizəsi tədbirlərinin həyata keçirilməsi və nəzarət edilməsi;

“EDMS” İS-nin informasiya təhlükəsizliyinin tələblərinə uyğun aparılmasına yönəldilmiş tədbirlərin həyata keçirilməsi;

“EDMS” İS-nin işlənib hazırlanması üçün funksionallığı inkişaf etdirir və (və ya) ehtiyaclar yaradır və “EDMS” İS-nin inkişafına ehtiyacların yaranması barədə Səlahiyyətli orqana məlumat verir;

Yeni İştirakçıların İS "SED"-ə qoşulması;

Tümen vilayətində elektron sənəd dövriyyəsinin həyata keçirilməsində informasiya qarşılıqlı fəaliyyətinin təşkili haqqında Saziş layihəsinin və IS EDMS alt sistemlərinə qoşulma Qaydalarının layihəsinin IS EDMS Operatorunun (http://citto.ru) portalında hazırlanması və dərc edilməsi ;

Fərdi məlumatların "Şəxsi məlumatlar haqqında" 27 iyul 2006-cı il tarixli 152-FZ Federal Qanunu ilə nəzərdə tutulmuş prinsip və qaydalara uyğun olaraq emalı.

(paraqraf Tümen vilayəti Hökumətinin 07.09.2018 N 826-rp qərarı ilə daxil edilmişdir)

3.3. “SED” İS-nin üzvü:

O, "EDMS" İS altsistemlərinə qoşulma Qaydalarına uyğun olaraq Tümen vilayətində elektron sənəd dövriyyəsinin həyata keçirilməsində informasiya qarşılıqlı fəaliyyətinin təşkili haqqında Saziş əsasında "EDMS" İS-nin alt sistemlərinə qoşulur. Tümen vilayətinin dövlət hakimiyyətinin icra hakimiyyəti orqanları, dövlət unitar müəssisələri, dövlət qurumları və muxtariyyət istisna olmaqla. qeyri-kommersiya təşkilatları maliyyə-təsərrüfat fəaliyyətinin əlaqələndirilməsi, tənzimlənməsi və nəzarəti Tümen vilayətinin dövlət hakimiyyətinin icra orqanları tərəfindən həyata keçirilən Tümen vilayəti;

“EDMS” İS istifadəçilərinin əmək qaydalarına (vəzifə təlimatlarına) və xidmət müqavilələrinə (əmək müqavilələrinə) lazımi dəyişikliklər edir;

Əvəz edilməsi şəxsi məlumatların emalı və ya şəxsi məlumatlara girişi nəzərdə tutan vəzifələrin siyahısını müəyyən edir;

Müvafiq istifadəçilərin təyin olunduğu, işdən azad edildiyi gündən etibarən 5 iş günü müddətində “EDMS” İS-in istifadəçilərinin əlavə edilməsi, xaric edilməsi zərurəti barədə “EDMS” İS-nin Operatoruna bildiriş təqdim edir;

“SED” İS-də şəxsi məlumatları ehtiva edən sənədləri emal etməyə icazə verilən işçilərin iş yerlərində informasiya təhlükəsizliyi vasitələrinin mövcudluğuna nəzarət edir;

“EDMS” İS-in Operatoru tərəfindən irəli sürülən informasiya təhlükəsizliyinin təmin edilməsi üzrə tələbləri yerinə yetirir.

3.4. "SED" IS istifadəçisi:

Bu Əsasnamə və ona əlavə ilə müəyyən edilmiş qaydalara uyğun olaraq “SED” İS-də işləri həyata keçirir;

Şəxsi məlumatları özündə əks etdirən sənədlər “SED” İS-də işlənərkən onların etibarlılığını və məxfiliyini təmin edir;

Elektron sənədə və ya “EDMS” İS-də yaradılmış sənədin elektron surətinə yalnız ona müvafiq giriş hüququna malik olan “EDMS” İS istifadəçilərinə çıxışı təmin edir;

“EDMS” İS-in Operatoru tərəfindən irəli sürülən informasiya təhlükəsizliyinin təmin edilməsi üzrə tələbləri yerinə yetirir;

EDMS-də işləyərkən baş verən bütün hadisələr haqqında məlumat verir (məcburi göstərişlə Əlaqə məlumatı), “SED” IS Operatorunun e-poçt ünvanına dəstək xidmətinə [email protected] və ya IS “SED” Operatoru tərəfindən müəyyən edilmiş telefon nömrəsi ilə.

(red.)

Əlavə. “Elektron sənəd dövriyyəsi və işgüzarlıq sistemi” informasiya sistemindən istifadə qaydaları

Əlavə
informasiya sistemi haqqında Əsasnaməyə uyğun olaraq
“Elektron Sənəd İdarəetmə Sistemi”

1. Terminlər və təriflər

arxiv - arxiv sənədlərinin toplanması, uçotu, saxlanılması və istifadəsini həyata keçirən təşkilat və ya təşkilatın struktur bölməsi;

arxiv sənədi — vətəndaşlar, cəmiyyət, dövlət üçün əhəmiyyətinə görə mühafizə olunan və ya qorunub saxlanılmalı olan sənəd;

daxil olan sənədlər - qəbul edilmiş elektron və ya kağız daşıyıcı sənədlər, o cümlədən vətəndaşlardan və təşkilatlardan müraciətlər;

sənəd - daşıyıcıda qeydə alınmış, onu müəyyən etməyə imkan verən rekvizitlərlə birlikdə məlumat;

kağız üzərində sənəd - kağız üzərində tərtib edilmiş, ümumi işgüzarlıq qaydalarına uyğun tərtib edilmiş və onu müəyyən etməyə imkan verən rekvizitləri olan sənəd;

arxiv sənədlərinin uçot vahidi - bu nömrənin mühasibat sənədlərində və arxiv kataloqlarında əks etdirilməsi üçün arxivdəki sənədlərin sayının ölçü vahidi;

arxiv sənədlərinin saxlanma vahidi - fiziki cəhətdən ayrıca sənəd və ya müstəqil dəyərə malik sənədlər toplusu olan uçot və təsnifat vahidi;

konvertasiya (elektron sənədlər), konvertasiya (elektron sənədlər) - elektron sənədlərin bir daşıyıcıdan digərinə və ya bir formatdan digərinə köçürülməsi prosesi;

metaməlumatlar - informasiya sistemində sənəd idarəetməsini təmin edən sənədlərin kontekstini, məzmununu, strukturunu təsvir edən məlumatlar;

istifadə fondu (arxiv) - arxiv sənədlərinin köhnəlməsinin qarşısını almaq məqsədi ilə orijinalların əvəzinə istifadə üçün nəzərdə tutulmuş nüsxələrin toplusu;

elektron sənəd - kağız üzərində əvvəlcədən sənədləşmədən elektron formada “SED” İS-də yaradılmış və saxlanılan sənəd;

elektron imza ilə təsdiq edilmiş elektron sənəd - onu təsdiq etməyə səlahiyyəti olan "EDMS" İS istifadəçisinin elektron imzasına malik sənəd;

elektron fayl - işlərin nomenklaturasına uyğun formalaşmış elektron sənəd və ya elektron sənədlərin və onlara dair metaməlumatların toplusu;

sənədin elektron surəti - sənədin elektron formada yaradılmış, “SED” İS-ə daxil edilərək istifadəçinin elektron imzası ilə təsdiq edilmiş kağız daşıyıcıdakı surəti;

elektron imza - elektron sənədə əlavə edilmiş və ya onunla başqa şəkildə əlaqəli olan və elektron sənədi imzalayan şəxsi müəyyən etməyə imkan verən elektron formada məlumat.

Bu Qaydalarda digər anlayışlar federal qanunvericilikdə istifadə olunanlara oxşar mənalarda istifadə olunur.

2. “SED” İS-də elektron sənədlərin, sənədlərin elektron surətlərinin yaradılması

1. Elektron sənədlər (sənədlərin elektron surətləri) QOST R ISO / IEC 26300-2010 və ya PDF / A uyğun olaraq OpenDocument Formatında İştirakçının uçotunun aparılması təlimatlarının tələblərinə uyğun olaraq tərtib edilir, ölçüsü heç bir sənədin tələblərinə uyğun olmamalıdır. 20 MB-dan çox.

2. Elektron sənədlərin (sənədlərin elektron surətləri) hüquqi əhəmiyyətini təsdiq etmək üçün “SED” İS Operatorunun sertifikatlaşdırma mərkəzi və ya vahid sertifikatlaşdırma mərkəzinə daxil olan sertifikatlaşdırma mərkəzi tərəfindən verilən elektron imza yoxlama açarı sertifikatından istifadə olunur. elektron rəqəmsal imza sahəsində sertifikatlaşdırma mərkəzləri sistemi. Elektron imza açarlarının saxlanması və istifadəsi elektron imzanın yoxlama açarının sertifikatını vermiş sertifikatlaşdırma mərkəzinin əsasnaməsinə uyğun olaraq həyata keçirilir.

3. Elektron imza ilə təsdiq edilmiş elektron sənəd kağız daşıyıcıda əlyazma imzası olan sənədə bərabər tutulur və əgər elektron sənədi elektron imza ilə təsdiq etmiş şəxs bu sənədi imzalamaq hüququna malikdirsə, onunla eyni hüquqi qüvvəyə malikdir. rəsmi qaydalarla (iş təsviri), xidmət müqaviləsi ( əmək müqaviləsi) və elektron imza yoxlama açarının sertifikatında göstərilən şəxslə eyni olan, elektron imza yoxlama açarının sertifikatı göstərilən sertifikatın etibarlılığının yoxlanıldığı gün etibarlıdır, “EDMS” İS-nin Operatoru onun olmamasını təsdiq edir. elektron sənəd imzalandıqdan sonra ona edilən dəyişikliklər, elektron imzanın yoxlama açarının sertifikatından istifadə şərtlərinə “rəqəmsal imza” funksiyası daxildir. Münaqişə vəziyyətləri elektron imzadan istifadə ilə bağlı təhlillər elektron imzanın yoxlama açarının sertifikatını vermiş sertifikatlaşdırma mərkəzinin əsasnaməsinə uyğun olaraq həyata keçirilir.

(Tümen vilayəti Hökumətinin 29 noyabr 2017-ci il tarixli N 1415-rp qərarı ilə dəyişiklik edilməklə)

4. Girişi federal qanunlar, regional normativ hüquqi aktlar və qeyri-normativ hüquqi aktlarla məhdudlaşdırılan məlumatları ehtiva edən elektron sənədlərin (sənədlərin elektron surətlərinin) yaradılmasına yol verilmir.

5. “SED” İştirakçısının iş nomenklaturasına uyğun olaraq daimi saxlama müddəti və ya saxlama müddəti 10 ildən artıq olan elektron sənədlər, habelə digər orqanlara (təşkilatlara) göndərilməli olan elektron sənədlər , vətəndaşlar) kağız daşıyıcıda sənəd formasında, təsdiq etməyə səlahiyyətli istifadəçinin elektron imzası ilə təsdiq edildikdən sonra bu elektron sənədi təsdiq etmiş istifadəçi tərəfindən şəxsən imzalanan kağız daşıyıcıda sənəd formasında hazırlanır. elektron imza ilə. Kağız daşıyıcıda sənədin və elektron sənədin uyğunluğunu təsdiq etmək üçün sənədi tərtib etmək səlahiyyəti olan istifadəçi kağız daşıyıcıda sənədi hazırlayan istifadəçi və kağız daşıyıcıda sənədi təsdiq etməyə səlahiyyəti olan istifadəçi istisna olmaqla, kağız daşıyıcıda olan sənədi öz imzası ilə təsdiq edir. üst-üstə düşür.

(Tümen vilayəti Hökumətinin 29 noyabr 2017-ci il tarixli N 1415-rp qərarı ilə dəyişiklik edilməklə)

6. Kağız daşıyıcıda sənəd şəklində göndərilən Tümen vilayətinin Qubernatoru tərəfindən imzalanmış yaradılmış elektron sənədlər, "SED" İS-də təsdiq edildikdən sonra Qubernatorun məsləhətçisi tərəfindən kağız üzərində sənəd şəklində hazırlanır. Tümen vilayətinin (bundan sonra - Qubernatorun məsləhətçisi) və imza üçün Tümen vilayətinin qubernatoruna təqdim edilmişdir. Tümen vilayətinin qubernatoru sənədi kağız üzərində imzaladıqdan sonra, Tümen vilayətinin qubernatorunun məsləhətçisi, Tümen vilayətinin qubernatorunun imzaladığı ilə eyni olan elektron sənədi öz elektron imzası ilə təsdiqləyir.

(Tümen vilayəti Hökumətinin 29 noyabr 2017-ci il tarixli N 1415-rp qərarı ilə dəyişiklik edilməklə)

3. “SED” İS-nin digər iştirakçıları ilə qarşılıqlı əlaqə

1. İştirakçı tərəfindən qəbul edilmiş işlərin nomenklaturasına uyğun olaraq, “EDMS” İS-də mövcud olan işgüzar iş və sənəd dövriyyəsi proseslərinin kağız formada təkrarlanmasını “EDMS” İS-yə qoşmuş iştirakçılar istisna edir. daimi saxlama müddəti və ya 10 ildən çox saxlama müddəti olan sənədlərə istinad edilir.

2. "SED" İŞ İştirakçılarının Tümen Regional Duması ilə qarşılıqlı əlaqəsi Səlahiyyətli Orqan və Tümen Regional Duması arasında informasiya qarşılıqlı fəaliyyətinin təşkili haqqında sazişin şərtlərinə uyğun olaraq həyata keçirilir. “SED” İS-nin Operatoru.

3. “EDMS” İS-nin idarələrarası elektron sənəd dövriyyəsi sistemi (MEDO) ilə qarşılıqlı fəaliyyətinin təşkili təşkilati-texniki qarşılıqlı fəaliyyətə dair Tələblərə uyğun olaraq “EDMS” İS-nin Operatoru tərəfindən təmin edilir. dövlət qurumları Rusiya Federasiyası Telekommunikasiya və Kütləvi Rabitə Nazirliyinin və Rusiya Federasiyası Federal Təhlükəsizlik Xidmətinin 27 may 2015-ci il tarixli 186/258 nömrəli əmri ilə müəyyən edilmiş elektron formada sənədlərin mübadiləsi yolu ilə dövlət təşkilatları.

4. “EDMS” İS İştirakçılarının MEDO abonentləri ilə qarşılıqlı əlaqəsi “EDMS” İS-nin Operatoru tərəfindən hazırlanmış və “EDMS” İS-də yerləşdirilən təlimatlara uyğun olaraq həyata keçirilir.

4. Tümen vilayətinin dövlət hakimiyyətinin icra orqanlarının fəaliyyətində məcburi istifadə üçün "SED" IS-də hazırlanmış tipik marşrutların siyahısı

1. Tipik marşrut "Sənədlərin əlaqələndirilməsi"

1. Tipik marşrut "Sənədlərin əlaqələndirilməsi".

(Tyumen vilayəti Hökumətinin 27 sentyabr 2018-ci il tarixli N 1199-rp qərarı ilə dəyişiklik edilməklə)

Tümen vilayətinin dövlət hakimiyyətinin icra orqanlarında yaradılmış təşəbbüs sənədinin təşəbbüskar tərəfindən yaradılmasından, sənədin rəhbərin, onu əvəz edən şəxs tərəfindən təsdiq edilməsindən və təsdiq edilməsindən başlayaraq yaradılması ilə təsdiq edilməsi (təsdiqlənməsi) prosesini avtomatlaşdırır. qeydiyyatçı tərəfindən yeni qeydiyyat və nəzarət kartının (təşəbbüsün qeydiyyatı tələb olunan sənəd olduqda).

Prosesin iştirakçıları Tümen vilayətinin dövlət hakimiyyətinin icra orqanlarının və tabeliyində olan qurumların əməkdaşlarıdır.

Eynilə, Tümen vilayəti qubernatorunun protokolu, Tümen vilayəti qubernatorunun göstərişlərinin siyahısı, Tümen vilayəti qubernatorunun planına təkliflər, Tümen vilayəti qubernatorunun teleqramı razılaşdırılır.

2. Tipik marşrut "Normativ hüquqi aktın (NLA) və qeyri-normativ hüquqi aktın (NLA) müqaviləsi"

2. Tipik marşrut “Normativ hüquqi aktın (NHM) və qeyri-normativ hüquqi aktın (NHM) razılaşdırılması”.

Tümen vilayətinin qubernatorunun və Tümen vilayəti hökumətinin qərarlarının, sərəncamlarının layihələrinin, layihələrin əlaqələndirilməsi prosesini avtomatlaşdırır. inzibati qaydalar regional dövlət nəzarətinin (nəzarətinin), dövlət xidmətlərinin göstərilməsi üçün inzibati reqlamentlərin həyata keçirilməsində dövlət funksiyalarının yerinə yetirilməsi.

3. Tipik marşrut "Tyumen vilayətinin dövlət və bələdiyyə xidmətlərinin siyahısına dəyişikliklərin edilməsi"

3. Tipik marşrut "Tümen vilayətinin dövlət və bələdiyyə xidmətlərinin Siyahısına dəyişikliklərin edilməsi".

Tümen vilayətinin icra hakimiyyəti orqanları tərəfindən Tümen vilayətinin dövlət orqanlarının rəsmi portalında "Tümen vilayətinin dövlət və bələdiyyə xidmətlərinin siyahısı" bölməsinə dəyişikliklər edilməsi prosesini avtomatlaşdırır, dövlət xidmətlərini (funksiyalarını) təmin edir. .

4. Tipik marşrut "Vakant vəzifələrin tutulması qaydası"

4. Tipik marşrut “Vakant vəzifələrin tutulması qaydası”.

Tümen vilayətinin dövlət hakimiyyətinin icra orqanlarında, Tümen vilayətinin dövlət qurumlarında formalaşan vakant vəzifələrin tutulmasının əlaqələndirilməsi prosesini avtomatlaşdırır.

5. Tipik marşrut "IOGV TO, OMSU TO və PU arasında tapşırıqların mübadiləsi"

5. Tipik marşrut "IOGV TO, OMSU TO və PU arasında tapşırıqların mübadiləsi".

Müxtəlif EDMS alt sistemlərindən olan istifadəçilər arasında operativ qarşılıqlı əlaqə prosesini avtomatlaşdırır: "Tümen vilayətinin dövlət hakimiyyətinin icra orqanlarının EDMS", "Tyumen vilayətinin tabeliyində olan qurumların EDMS, Tümen vilayətindəki federal hökumət orqanlarının ərazi orqanları", " Tümen vilayətinin yerli özünüidarəetmə orqanlarının, onların tabeliyində olan təşkilatların, kənd yaşayış məntəqələrinin EDMS.

(Tyumen vilayəti Hökumətinin 27 sentyabr 2018-ci il tarixli N 1199-rp qərarı ilə dəyişiklik edilməklə)

6. Tipik marşrut (Fəaliyyət Sihirbazı) "Tətil proqramı"

6. Tipik marşrut (Master of action) "Məzuniyyət üçün ərizə".

Tümen vilayətinin dövlət hakimiyyətinin icra orqanlarında yaradılan məzuniyyətlərin verilməsi üçün ərizə və sərəncamların təsdiqi (təsdiqi) və imzalanması prosesini avtomatlaşdırır.

Tipik bir marşrut, Tümen vilayətinin dövlət hakimiyyətinin icra orqanının əməkdaşı tərəfindən elektron formada ərizə hazırlamağı, onu "Tez başlanğıc", "Kadrların tipik marşrutları", "Ərizə" istifadə edərək yaratdığı tapşırığa daxil etməyi nəzərdə tutur. məzuniyyət üçün", ərizəni elektron imza ilə imzalamaq (bundan sonra - ES ) və iş nizamnaməsinə (vəzifə təlimatına) uyğun olaraq birbaşa rəhbərə və (və ya) tabe olduğu digər vəzifəli şəxslərə təsdiq edilmək üçün göndərilməsi.

Eyni zamanda, məzuniyyət ərizəsinin təsdiqlənməsi hüquqi xidmət, kadr xidməti və mühasibat uçotu, habelə yuxarıda göstərilən vəzifələrin icrası həvalə edilmiş şəxslərlə aparılması qadağandır.

Müraciət birbaşa rəhbər tərəfindən təsdiq edildikdən sonra ərizə avtomatik olaraq işə göndərilir kadr xidməti(saxlanılmasına cavabdeh olan mütəxəssisə kadr ofisi işi) sifariş layihəsini hazırlamaq.

Sonra əmr layihəsi avtomatik olaraq Tümen vilayətinin dövlət hakimiyyətinin icra hakimiyyəti orqanının rəhbərinə və ya rəhbərin məzuniyyət verilməsi haqqında əmr imzalamaq hüququnu verdiyi başqa səlahiyyətli şəxsə (bundan sonra səlahiyyətli şəxs) imzalamaq üçün göndərilir. . Eyni zamanda, məzuniyyətin verilməsi haqqında sərəncamın hüquq xidməti və mühasibatlıq şöbəsi ilə, habelə yuxarıda göstərilən vəzifələrin icrası həvalə edilmiş şəxslərlə razılaşdırılması da qadağandır.

Tümen vilayətinin dövlət hakimiyyəti orqanının rəhbəri və ya onun səlahiyyət verdiyi şəxs tərəfindən EP-yə məzuniyyət verilməsi haqqında əmr imzaladıqdan sonra kadrlar xidmətinə (kadr uçotunun aparılmasına cavabdeh olan mütəxəssis) qayıdır. rəhbərliyi) qeydiyyat üçün.

Qeydə alınmış əmr avtomatik olaraq baxılmaq üçün Tümen vilayətinin icra hakimiyyəti orqanının əməkdaşına və məzuniyyət haqqının hesablanması və ödənilməsi üçün mühasibatlıq şöbəsinə (mühasibat uçotu vəzifələri həvalə edilmiş mütəxəssis) göndərilir.

Rusiya Federasiyasının hüdudlarından kənarda məzuniyyətə gedərkən dövlət sirri təşkil edən məlumatlara giriş hüququ verilmiş Tümen vilayətinin dövlət hakimiyyətinin icra hakimiyyəti orqanlarının işçiləri, təsdiq üçün məzuniyyət verilməsi üçün ərizə verərkən. "Xaricdə tətil" sütununda "Bəli" seçin, bu halda, Tümen vilayətinin qubernatorunun 23 dekabr 2016-cı il tarixli N 98-r "Haqqında" əmri ilə nəzərdə tutulmuş xaricə səyahətin əlaqələndirilməsi prosesi başlayacaq. dövlət sirri təşkil edən məlumatlara çıxışı olan şəxslərin xaricə getməsinin razılaşdırılması qaydası.”.

7. Tipik marşrut (Fəaliyyət ustası) "IOGV TO-nun informasiya resursu ilə işləmək"

7. Tipik marşrut (Master of actions) "IOGV TO-nun informasiya resursu ilə işləmək".

Tümen vilayəti hökumətinin 13 may 2013-cü il tarixli N 715-rp qərarına uyğun olaraq yaradılmış Tümen vilayətinin dövlət hakimiyyəti orqanlarının İnformasiya resursunun bölmələrində məlumat və sənədlərin yenilənməsi prosesini avtomatlaşdırır. Tümen vilayətinin dövlət hakimiyyətinin icra orqanlarının informasiya resursu haqqında".

8. Tipik marşrut (Fəaliyyət Sihirbazı) "Rezervasiya üçün sorğu"

8. Tipik marşrut (Master of action) "Rezervasiya üçün sorğu".

Tümen vilayətinin dövlət hakimiyyətinin icra orqanlarının binalarında yerləşən konfrans otaqlarının sifarişi üçün müraciətlərin əlaqələndirilməsi prosesini avtomatlaşdırır.

9. Tipik marşrut "Qubernatorun Sərəncamlarının siyahısının razılaşdırılması"

9. Tipik marşrut “Qubernatorun sərəncamlarının siyahısının razılaşdırılması”.

Tümen vilayətinin qubernatorunun Sərəncamlarının siyahısının Tümen vilayətinin dövlət hakimiyyətinin maraqlı icra orqanları ilə razılaşdırılması və Tümen vilayətinin Qubernatorunun Aparatında qeydiyyata alınması prosesini avtomatlaşdırır.

10. Tipik marşrut "Qubernatorun Planında Təkliflərin Koordinasiyası"

10. Tipik marşrut "Qubernatorun Planında Təkliflərin Koordinasiyası".

Tümen vilayətinin dövlət hakimiyyətinin icra orqanı daxilində və Tümen vilayətinin qubernatorluğu ilə birlikdə Tümen vilayətinin Qubernatorunun Planına Təkliflərin təsdiqi prosesini avtomatlaşdırır.

11. Tipik marşrut "Qubernatorun Protokolunun Sazişi"

11. Tipik marşrut "Qubernatorun Protokolunun Koordinasiyası".

Tümen vilayətinin qubernatorunun Protokolunun Tümen vilayətinin dövlət hakimiyyətinin maraqlı icra orqanları ilə razılaşdırılması və Tümen vilayətinin Qubernatorunun Aparatında qeydiyyata alınması prosesini avtomatlaşdırır.

12. Tipik marşrut (Hərəkət ustası) "Qubernatorun teleqramının əlaqələndirilməsi"

12. Tipik marşrut (Master of action) "Qubernatorun teleqramının əlaqələndirilməsi".

Tümen vilayətinin qubernatoru adından göndərilən maraqlı tərəflərlə teleqramın razılaşdırılması prosesini avtomatlaşdırır.

13. Tipik marşrut (Hərəkətlərin ustası) "Qəbul sifarişinin əlaqələndirilməsi"

13. Tipik marşrut (Master of action) “Qəbul haqqında sifarişin razılaşdırılması”.

(Tyumen vilayəti Hökumətinin 27 sentyabr 2018-ci il tarixli N 1199-rp qərarı ilə dəyişiklik edilməklə)

Tümen vilayətinin dövlət hakimiyyətinin icra hakimiyyəti orqanında təyinat haqqında sərəncamın razılaşdırılması prosesini, habelə dövlət dövlət qulluğu vəzifəsinə təyin edilmiş dövlət qulluqçusu (bundan sonra - dövlət qulluğu) üçün hesab yaradılması prosesini avtomatlaşdırır. işçi) elektron sənəd dövriyyəsi və ofis idarəetmə sistemində və Tümen vilayəti Hökumətinin elektron poçt sistemində, işçi üçün istehsal xidmət ID-si, kartın (elektron keçid) verilməsi və işçilərin siyahılarında qeydiyyatı. tibbi müayinəyə göndərilib.

Tipik bir marşrut, kadr xidməti (saxlanılması üçün məsuliyyət daşıyan mütəxəssis) tərəfindən təlim keçməyi təmin edir kadr işi Tümen vilayətinin dövlət hakimiyyətinin icra hakimiyyəti orqanında) təyinat haqqında sərəncamın elektron formasında və imza üçün Tümen vilayətinin dövlət hakimiyyəti orqanının rəhbərinə və ya onun səlahiyyət verdiyi başqa şəxsə göndərilməsi (bundan sonra - səlahiyyətli şəxs).

EP-nin Tümen vilayətinin dövlət hakimiyyətinin icra hakimiyyəti orqanının rəhbəri və ya onun səlahiyyət verdiyi şəxs təyin edilməsi haqqında əmr imzaladıqdan sonra kadr xidmətinə (icra hakimiyyətində kadr işinin aparılması üçün məsuliyyət daşıyan mütəxəssis) qayıdır. Tümen vilayətinin Tümen vilayətinin dövlət hakimiyyəti orqanı) qeydiyyat üçün.

Qeydə alınmış sifariş eyni vaxtda avtomatik olaraq gəlir:

texniki dəstək xidmətinə (GKU TO "CITTO") elektron sənəd dövriyyəsi və işgüzarlıq sistemində və Tümen vilayəti Hökumətinin elektron poçt sistemində işçi hesabı yaratmaq;

bir işçi üçün rəsmi şəxsiyyət vəsiqəsinin hazırlanması və kartın (Tümen vilayətinin dövlət hakimiyyəti orqanlarının yerləşdiyi binalara elektron keçid) verilməsi üçün Tümen vilayəti Hökumətinin İşlər İdarəsinə;

bəndi istisna edilir. - Tümen vilayəti Hökumətinin 27 sentyabr 2018-ci il tarixli N 1199-rp qərarı;

tanışlıq və ES almaq üçün sənədlərin hazırlanması (zəruri olduqda), rəsmi sertifikatın verilməsi üçün Tümen vilayəti Hökumətinin İşlər İdarəsinə fotoşəkil təqdim etmək üçün bir işçi;

işdə mühasibat uçotu üçün mühasibatlıq şöbəsinə (Tyumen vilayətinin dövlət hakimiyyətinin icra hakimiyyəti orqanında mühasibat uçotu və hesabatlılıq vəzifələri həvalə edilmiş mütəxəssis).

(Tyumen vilayəti Hökumətinin 25 dekabr 2017-ci il tarixli N 1569-rp qərarı ilə 13-cü bənd)

14. Tipik marşrut (Fəaliyyət Ustası) "Tyumen Regional Dumasına qanunların göndərilməsi" (Tyumen vilayəti Hökumətinin Baş Hüquq İdarəsi)

14. Tipik marşrut (Fəaliyyətlərin Ustası) "Tyumen Regional Dumasına qanunların göndərilməsi" (Tyumen vilayəti Hökumətinin Baş Hüquq İdarəsi).

Tümen Vilayəti Hökumətinin Baş Hüquq İdarəsi və Tümen Vilayəti Qubernatoru Aparatı daxilində qanun layihələrinin razılaşdırılması və Tümen Vilayəti Hökumətinin Rəyasət Heyətində baxılmaq üçün hazırlanması prosesini avtomatlaşdırır.

15. Tipik marşrut (Master of action) "Layihə sənədlərinin razılaşdırılması"

15. Tipik marşrut (Fəaliyyət Sihirbazı) "Layihə sənədlərinin əlaqələndirilməsi".

Tümen vilayəti Hökumətinin 19 dekabr 2016-cı il tarixli 1475-rp "İcrası Qaydasının təsdiq edilməsi haqqında" qərarı çərçivəsində hazırlanmış sənədlərin əlaqələndirilməsi prosesini avtomatlaşdırır. layihə fəaliyyətləri Tümen vilayətində": layihənin həyata keçirilməsinə dair qərarlar, regional layihənin pasportu, regional layihənin xülasə planı və regional layihənin həyata keçirilməsinə dair yekun hesabat.

16. Tipik marşrut (Fəaliyyət Sihirbazı) "Ezamiyyətdə iş tapşırığının verilməsi"

16. Tipik marşrut (Master of Actions) "Ezamiyyətdə iş tapşırığının verilməsi."

Tümen vilayətinin qubernatorunun 16 iyun tarixli qərarı ilə müəyyən edilmiş vəzifə tapşırığının formasına uyğun olaraq, ezamiyyətə göndərilmiş Tümen vilayətinin dövlət hakimiyyəti orqanlarının işçiləri üçün iş tapşırığının verilməsi prosesini avtomatlaşdırır. , 2009 N 45 "Tümen vilayətinin dövlət qulluqçularının ezamiyyətə göndərilməsi qaydası və şərtləri haqqında" .

(16-cı maddə daxil edilmişdir)

17. Tipik Marşrut (Fəaliyyət Sihirbazı) "Dəyişdirməni təyin et"

17. Tipik marşrut (Fəaliyyət Sihirbazı) "Əvəzetməni qurun".

Tümen vilayətinin hökumətinin texniki dəstəyinə ərizə göndərmədən, Tümen vilayətində dövlət hakimiyyətinin icra orqanları işçilərinin dəyişdirilməsinin qurulması prosesini avtomatlaşdırır.

(17-ci bənd Tümen vilayəti Hökumətinin 27 sentyabr 2018-ci il tarixli N 1199-rp qərarı ilə daxil edilmişdir)

18. Tipik marşrut “Layihə ilə bağlı rəy federal qanun mövzuya görə birgə idarəetmə"

18. Tipik marşrut "Birgə yurisdiksiya subyektləri haqqında federal qanun layihəsi ilə bağlı rəy".

Tipik marşrut, Tümen vilayəti Hökumətinin 21 sentyabr tarixli sərəncamına uyğun olaraq federal qanun layihəsinə baxılması və birgə yurisdiksiya subyektləri haqqında federal qanun layihəsinə rəyin hazırlanmasına cavabdeh olan Tümen vilayətinin icra hakimiyyəti orqanları üçün nəzərdə tutulmuşdur. 2011 N 1605-rp "Yazışmaya baxılması qaydası haqqında" .

(18-ci bənd Tümen vilayəti Hökumətinin 27 sentyabr 2018-ci il tarixli N 1199-rp qərarı ilə daxil edilmişdir)

19. Tipik marşrut "Portalın doldurulması üçün sifarişin əlaqələndirilməsi"

19. Tipik marşrut "Portalın doldurulması üçün sifarişin əlaqələndirilməsi".

Tipik bir marşrut, Tümen vilayətinin dövlət hakimiyyətinin icra orqanlarına Tümen vilayətinin dövlət orqanlarının Rəsmi Portalının doldurulması üçün əmrin daxili əlaqələndirilməsini və Tümen vilayətinin İnformasiyalaşdırma İdarəsi ilə koordinasiyanı tez bir zamanda həyata keçirməyə imkan verir.

(19-cu bənd Tümen vilayəti Hökumətinin 27 sentyabr 2018-ci il tarixli N 1199-rp qərarı ilə daxil edilmişdir)

20. Tipik marşrut "Arxiv fayllarının seçilməsi və məhv edilməsi"

20. Tipik marşrut "Arxiv fayllarının seçilməsi və məhv edilməsi".

EDMS-də arxiv işlərinin məhv edilməsi hər il saxlanıla bilməyən sənədlərin dəyərinin yoxlanılmasından sonra həyata keçirilir. Müəyyən edilmiş saxlama müddəti bitmiş bütün fayllar məhv edilməlidir. Arxiv faylını məhv etmək üçün arxiv sənədlərinin idarə edilməsinə cavabdeh olan mütəxəssis EDMS-də avtomatik olaraq məhv ediləcək faylların siyahısını yaradan tipik marşrutu işə salır. Sonra işlərin seçilmiş tərkibi arxiv işinə məsul olan şəxslə razılaşdırılır və saxlanmaya məruz qalmayan arxiv sənədlərinin məhv edilməsi üçün ayrılması haqqında aktın (bundan sonra - Akt) tərtib edilməsi həyata keçirilir. Bundan sonra, Akt Tümen vilayətinin dövlət hakimiyyətinin icra hakimiyyəti orqanının rəhbərinə təsdiq üçün təqdim olunur və Sistem Operatoru silinmənin başlama tarixini və vaxtını təyin etmək imkanı ilə qarşıdan gələn silinmə proseduru haqqında bildiriş alır. EDS-də sənədlər. Müəyyən edilmiş vaxtda, silinmiş sənədlər Tümen vilayətinin dövlət hakimiyyətinin digər icra orqanlarının arxiv işlərinə aid deyilsə, arxiv işlərinin sənədlərinin sənədləri fiziki olaraq silinir və sənədlərin silinməsi barədə hesabat tərtib edilir. arxiv faylları. Tipik marşrutun sonunda iştirakçılara silinmənin tamamlandığı barədə məlumat verilir.

(20-ci bənd Tümen vilayəti Hökumətinin 27 sentyabr 2018-ci il tarixli N 1199-rp qərarı ilə daxil edilmişdir)

21. Tipik marşrut (Fəaliyyətlər sehrbazı) "Gəlir hesabatlarının təhlili"

21. Tipik marşrut (Master of action) "Mənfəət hesabatlarının təhlili".

Tümen vilayətinin dövlət hakimiyyəti orqanlarının işçilərinin gəlir sertifikatlarının yoxlanılması zərurəti barədə məlumatların Tümen vilayətinin Qubernatorluğuna ötürülməsi prosesini avtomatlaşdırır.

(21-ci bənd Tümen vilayəti Hökumətinin 27 sentyabr 2018-ci il tarixli N 1199-rp qərarı ilə daxil edilmişdir)

22. Tipik marşrut (Master of action) "İstefa məktubu"

22. Tipik marşrut (Master of action) "İstefa məktubu".

Tümen vilayətinin dövlət hakimiyyətinin icra orqanının əməkdaşının işdən çıxarılması prosesini avtomatlaşdırır. Marşrut istefa məktubunun yüklənməsini, birbaşa nəzarətçi və Tümen vilayətinin dövlət hakimiyyətinin icra orqanının rəhbəri ilə daha da koordinasiya etməyi əhatə edir. Sonra tipik marşrut işçinin işdən çıxarılması üçün əmr hazırlamaq üçün kadrlar şöbəsi tərəfindən tapşırıq alınmasını əhatə edir. “İstefanı ləğv et” düyməsi də var. İşdən çıxarılma günü tipik marşrut işi göndərir texniki dəstək Tümen vilayəti hökuməti işçilərin hesablarını siləcək.

(səh. 22 təqdim olunur)

23. Tipik marşrut "İnformasiya təhlükəsizliyinin müəyyən edilmiş zəifliklərinin aradan qaldırılmasının uçotu və nəzarəti"

23. Tipik marşrut "İnformasiya təhlükəsizliyinin müəyyən edilmiş zəifliklərinin aradan qaldırılmasının uçotu və nəzarəti".

Bu tipik marşrut, Tyumen vilayətinin dövlət hakimiyyətinin icra orqanlarının və onların tabeliyində olan qurumların məlumat sistemlərində təhlükəsizlik orqanlarına məlumat vermək üçün zəifliklər aşkar edildikdə "CITTO" TO GKU-nun informasiya təhlükəsizliyi şöbəsinin əməkdaşı tərəfindən başlana bilər. zəifliyin müəyyən edildiyi informasiya sisteminin inzibatçısı. "CITTO" Dövlət Mülki Müdafiə Müəssisəsinin informasiya təhlükəsizliyi şöbəsi ilə Tümen vilayətinin dövlət hakimiyyətinin icra orqanları və onların tabeliyində olan qurumlar arasında müəyyən edilmiş zəifliklərin aradan qaldırılması, aşkar edilmiş zəifliklərin aradan qaldırılmasına nəzarət üzrə qarşılıqlı fəaliyyəti təmin edir.

(23-cü bənd Tümen vilayəti Hökumətinin 17 may 2019-cu il tarixli N 470-rp qərarı ilə daxil edilmişdir)

24. Tipik marşrut (Fəaliyyət Sihirbazı) "İşçinin hesabına dəyişikliklər etmək"

24. Tipik marşrut (Master of action) "İşçinin hesabında dəyişikliklərin edilməsi".

Bu tipik marşrut, Tümen vilayəti hökumətinin icra hakimiyyəti orqanının əməkdaşına Azərbaycan Hökumətinin Texniki Dəstəyi ilə əlaqə saxlamadan bölmənin, vəzifənin, telefon nömrəsinin dəyişdirilməsi və yeni elektron imza sertifikatının əlavə edilməsi baxımından hesabında dəyişiklik etməyə imkan verir. Tümen bölgəsi.

(24-cü bənd Tümen vilayəti Hökumətinin 17 may 2019-cu il tarixli N 470-rp qərarı ilə daxil edilmişdir)

Əlavə N 2. Tümen vilayətinin dövlət hakimiyyətinin icra orqanlarında elektron sənədlərin doldurulması, uçotu, saxlanması və istifadəsi qaydası

Əlavə № 2
Hökumətin göstərişi ilə
Tümen bölgəsi
23 aprel 2012-ci il tarixli N 636-rp

I. Ümumi müddəalar

1.1. Tümen vilayətinin dövlət hakimiyyətinin icra orqanlarında elektron sənədlərin əldə edilməsi, uçotu, saxlanması və istifadəsi üçün bu Qayda (bundan sonra - Prosedur) saxlanması, əldə edilməsi və uçotu üzrə işləri tənzimləmək və tənzimləmək məqsədi ilə hazırlanmışdır. , Tümen vilayətinin dövlət hakimiyyətinin icra hakimiyyəti orqanlarının (bundan sonra hakimiyyət orqanları) arxivlərində rəsmi inzibati elektron sənədlərin (bundan sonra elektron sənədlər) istifadəsi və elektron sənədlərin dövlət arxivlərinə köçürülməsi qaydasını müəyyən edir.

1.2. Prosedur səlahiyyətli orqanlar tərəfindən “SED” İS-də yaradılan, emal edilən və saxlanılan və onlarla iş başa çatdıqdan sonra kağız daşıyıcıda oxşar sənədlər üçün müəyyən edilmiş qaydada və müddətlərdə saxlanmalı olan elektron sənədlərə şamil edilir.

II. Elektron sənədlərin arxivinin əldə edilməsi

2.1. Orqan arxiv elektron sənədlərinin idarə edilməsini təmin edən “SED” İS-də elektron sənədlərin arxivini yaradır.

Elektron sənədlər aşağıdakılara bölünür:

Müvəqqəti saxlama müddəti (10 il daxil olmaqla);

Müvəqqəti saxlama müddəti (10 ildən çox), personal da daxil olmaqla;

Daimi raf ömrü.

Daimi və müvəqqəti (10 ildən çox) saxlama müddətinin elektron sənədləri, o cümlədən şəxsi heyət üçün müvafiq orqanın elektron sənədlərinin arxivinə daxil edilir.

Hər il dekabr ayının son on günündən gec olmayaraq orqanın arxivinə məsul şəxslər (bundan sonra arxivə məsul şəxs) növbəti il ​​üçün orqanın işlərinin nomenklaturasını İS-ə daxil edirlər”. SED” sənədlərinin saxlanma müddətlərini müəyyən edən normativ hüquqi aktlara uyğun olaraq işlərin saxlanma müddətləri, maddə nömrələri məcburi göstərilməklə.

İl ərzində nomenklatura “SED” İS-də arxivə məsul şəxslər tərəfindən düzəliş edilə bilər.

Elektron sənədlər orqanın işlərinin nomenklaturasına uyğun olaraq elektron işlərə formalaşdırılır.

Orqanda sənədin icraçısı elektron sənəd hazırlayarkən orqanın işlərin nomenklaturası üzrə işin göstəricisini seçməklə onu elektron işə yerləşdirir.

Orqanının elektron arxivinə PDF/A arxiv saxlama formatında elektron sənədlər daxildir.

Daimi və ya müvəqqəti (10 ildən artıq) saxlama müddəti olan elektron sənədlərin PDF/A arxiv saxlama formatına çevrilməsi “SED” İS-də arxivə məsul şəxslər tərəfindən avtomatik olaraq həyata keçirilir.

Elektron sənədlərə əlavələr, təsdiq olunma və ya tərtib olunma tarixindən asılı olmayaraq, PDF/A arxiv saxlama formatına çevrildikdə onunla bir fayl təşkil edərək əsas sənədə əlavə edilir. Bu məqsədlə elektron sənəd hazırlanarkən ona bütün əlavələr bir fayla daxil edilir.

Əlavə fayl formatları əsas sənəd faylı formatından fərqli olduqda, özlüyündə böyük və ya əhəmiyyətli olan əlavələr elektron faylda müstəqil elektron sənədlər kimi saxlanıla bilər. Əsas sənədlə sənəd-ərizə arasında əlaqə “EDMS” İS vasitəsilə həyata keçirilir.

2.2. "EDMS" İS-də elektron sənədlərin arxivində aşağıdakılar avtomatik olaraq yaradılır:

Daimi və müvəqqəti (10 ildən çox) saxlama müddəti olan elektron sənədlər, elektron sənədlərin konteynerlərinin toplusu və ya elektron sənədin məzmununu və metaməlumatlarını ehtiva edən elektron sənəd konteyneri, elektron imza faylları və mətn elektron sənədin təqdim edilmiş surəti. PDF/A formatında;

elektron faylların inventarlarının, sənədlərin və elektron faylın sənədlərinin reyestrlərinin (elektron sənədlərin konteynerlərinin) tərtibini tələb etməyən müvəqqəti (10 ildən az) saxlama müddəti olan elektron fayllar;

orqanın elektron işlərinin, daimi və müvəqqəti (10 ildən çox) saxlama müddətinin sənədlərinin inventarlarının illik bölmələri;

Daimi və müvəqqəti (10 ildən çox) saxlama müddəti olan hər bir elektron fayl üçün elektron faylın sənədlərinin (elektron sənədlərin konteynerlərinin) reyestrləri.

“SED” İS-də elektron işlər orqanın işlərin nomenklaturasına uyğun olaraq xronoloji ardıcıllıqla illik bölmələr üzrə formalaşdırılır.

Elektron fayllar sənədlərin saxlanması, əldə edilməsi, uçotu və istifadəsinin təşkili Qaydalarının "Təşkilat arxivinin Rusiya Federasiyasının Arxiv Fondunun sənədləri və digər arxiv sənədləri ilə yığılması" bölməsinin IV bölməsinin 4.31, 4.32-ci bəndlərinə uyğun olaraq təsvir edilmişdir. Rusiya Federasiyasının Mədəniyyət Nazirliyinin 31 mart 2015-ci il tarixli 526 nömrəli əmri (bundan sonra Qaydalar) ilə təsdiq edilmiş Rusiya Federasiyasının Arxiv Fondu və dövlət orqanlarında, yerli özünüidarəetmə orqanlarında və təşkilatlarda digər arxiv sənədləri.

Elektron işin formalaşdırılması başa çatdıqdan sonra üç ildən gec olmayaraq “SED” İS-də arxivə cavabdeh şəxs daimi və müvəqqəti (10 ildən çox) saxlama müddətlərinin elektron işlərinin inventarlarının illik bölmələrini bu Qaydalara uyğun formalaşdırır. Qaydalara 17, 18, 24 nömrəli əlavələrə uyğun blanklar.

Elektron işin üç il müddətində aparılmasına, bu iş üzrə sənədlərin icrası bir ildən artıq müddətə aparıldıqda və ya sənədlərin icrasına nəzarət tələb olunduqda növbəti ilə keçirilməsinə yol verilir. Bu halda, növbəti il ​​üçün işlərin nomenklaturasını formalaşdırarkən arxivə məsul şəxs “Qeyd” qrafasında “...ildən köçürülür” işarəsini qoyur. Fayl yaradıldığı il üzrə daimi və ya müvəqqəti (10 ildən çox) saxlama müddəti olan elektron faylların inventarına daxil edilir.

Daimi və müvəqqəti (10 ildən çox) saxlama müddəti olan, o cümlədən şəxsi heyət üçün yaradılan elektron sənədlər elektron sənədin formalaşdırılması başa çatdıqdan sonra üç ildən çox olmayaraq “SED” İS-də elektron sənədlər arxivində saxlanılır. ofis işində.

Yaradılmış daimi saxlama müddətinə malik elektron fayllar orqanın istifadə fondu (arxivi) olub, həmin orqana verilməlidir. dövlət arxivi Alınma mənbəyi orqan (bundan sonra dövlət arxivi) olan Tümen vilayəti, kağız üzərində orijinal sənədlərdən tərtib edilmiş işlərlə birlikdə. İstifadə fondunun formalaşdırılması kağız üzərində orijinal sənədlərin yaradılmasını istisna etmir.

Daimi və müvəqqəti (10 ildən çox) saxlama müddəti olan elektron fayllar, o cümlədən kadrlar hər il iş yerində elektron işin formalaşdırılması başa çatdıqdan sonra üç ildən gec olmayaraq orqanın elektron sənədlərinin arxivinə verilir. elektron işlərin, sənədlərin və sənədlərin reyestrlərinin (elektron işlərin qabları, sənədləri) inventarlarına uyğun qaydada (Qaydalara 24 nömrəli əlavə).

Elektron işlərin inventarları, kağız üzərində çap edilmiş orqanın daimi saxlanması sənədləri, işgüzar işdə elektron işin formalaşdırılması başa çatdıqdan sonra üç ildən gec olmayaraq, ekspert və yoxlama komissiyasına baxılmaq və təsdiqlənmək üçün göndərilir. arxiv işi sahəsində səlahiyyətli orqan (bundan sonra - EPC) . Eyni zamanda, elektron işlərin inventarları, orqanın şəxsi heyətinə dair kağız daşıyıcıda çap olunmuş sənədlər dövlət arxivinin ekspert-metodiki komissiyasına baxılaraq təsdiq olunmaq üçün göndərilir.

(Tyumen vilayəti Hökumətinin 21 fevral 2018-ci il tarixli N 56-p Qərarı ilə dəyişiklik edilərək)

Elektron işlərin, fondun sənədlərinin inventarlaşdırılmasının birinci illik bölməsinə orqanın arxivinə cavabdeh olan şəxslərə fondun vərəqinə uyğun nömrə verilir, bütün sonrakı illik bölmələr bu nömrənin altında qeydiyyat başa çatanadək siyahıya alınır. inventar.

Elektron işlərin inventarlarına, eyni fondda olan sənədlərə eyni hesab nömrələrinin verilməsinə yol verilmir.

Elektron işlərin, sənədlərin inventarının bütün nüsxələrinin sonunda yekun qeyd aparılır ki, bu da anbarda olan saxlama vahidlərinin sayını, inventar üzrə saxlama vahidlərinin ilk və son nömrələrini, nömrələrdə mövcud boşluqları, məktub nömrələri, təqaüdə çıxmış saxlama vahidləri və utilizasiya üçün əsas.

Elektron işlərin, sənədlərin hər qəbulundan və ya sərəncamından sonra elektron işlərin, sənədlərin inventarına yeni yekun yazılış aparılır, həmin qeyd orqanın arxivinə məsul şəxs tərəfindən vəzifəsi və tərtib olunma tarixi göstərilməklə imzalanır.

Hər illik bölmə üçün yekun qeyd edilir; əlavə olaraq, hər bir sonrakı illik bölmə üçün artan qaydada konsolidə edilmiş yekun qeyd tərtib edilir.

Tam inventar olmayan kağız üzərində inventarın illik bölmələri qovluqlara verilmir və bağlanmır; onlar orqanın arxivində qovluqlarda saxlanılır.

İşlərin, sənədlərin tamamlanmış inventarına 9999-dan çox olmayan saxlama yeri daxil edilməlidir.

Elektron faylların, kağız üzərində sənədlərin tamamlanmış inventarları ilə birlikdə başlıq səhifəsi və ona istinad aparatı nömrələnmiş və cildlənmiş və ya cildlənmiş sərt üz qabığına əlavə olunur. Bu inventar açıldığı il üzrə daimi saxlama işlərinin inventarına müstəqil hərf iş nömrəsi ilə daxil edilir, orqanın fondunun işində saxlanılır, fondun sənədləri üçün elmi istinad aparatı kimi xidmət edir. İnventarların reyestrində, orqanın fondunun vərəqində inventarın bağlanması haqqında işarə qoyulur, bundan sonra inventarın bağlanması, başa çatdırılmış inventarın təyin edilməsi barədə dövlət arxivinə bildiriş göndərilir. elektron faylların, hərf nömrəsi olan sənədlərin.

EPC tərəfindən təsdiq edilmiş elektron işlərin, kağız daşıyıcıda daimi saxlanılan sənədlərin inventarının üç nüsxəsi, elektron işlərin inventarının bir nüsxəsi, kağız daşıyıcıda olan kadrlar üzrə sənədlər, habelə elektron işlərin, sənədlərin hər bir inventarının bir nüsxəsi. elektron formada (işçi nümunə kimi).

2.3. Elektron işlərdə səlahiyyətli orqanda formalaşan müvəqqəti saxlama müddəti (10 il daxil olmaqla) olan elektron sənədlər saxlama müddətləri bitənə qədər “SED” İS-də saxlanılır.

Elektron sənədlərin “SED” İS-də, orqanın elektron sənədlər arxivində saxlanma müddəti başa çatdıqdan sonra elektron sənədlərin məhv edilməsinə ayrılması barədə aktların tərtib edilməsi məqsədi ilə onların dəyərinin ekspertizası aparılır. saxlama müddəti bitmiş (Qaydalara 21 nömrəli əlavə). Akt “SED” İS-də arxiv üzrə məsul şəxs tərəfindən aktın ekspertizasını aparan şəxs tərəfindən avtomatik formalaşdırılır və ekspertizadan sonra təsdiq olunmaq üçün orqanın rəhbərinə göndərilir.

Elektron işlərin, müvəqqəti saxlama sənədlərinin (10 ilədək daxil olmaqla) məhv edilmək üçün müvafiq müddətə seçilməsi və onların məhv edilməsinə dair aktın tərtib edilməsi daimi və daha çox sənədlər üçün inventarların hazırlanması ilə hər il eyni vaxtda həyata keçirilir. 10 il saxlama müddəti.

Səlahiyyətli orqanın rəhbəri tərəfindən təsdiq edilmiş elektron sənədlərin məhv edilməsi üçün ayrılma aktı proqram-texniki vasitələrlə həmin sənədlərin məhv edilməsi üçün “SED” İS-nin operatoruna göndərilir. “SED” İS-nin operatoru saxlanmaya tabe olmayan elektron sənədlərin məhv edilməsi haqqında aktda qeyd edir. Aktdakı qeyddə “SED” İS-də sənədlərin silinməsini həyata keçirmiş icraçının imzası və silinmə tarixi göstərilir. Elektron sənədlər silindikdən sonra “SED” İS-nin operatorunun elektron imzası ilə imzalanmış akt orqana qaytarılır.

“SED” İS-nin operatoru tərəfindən təsdiq edilmiş akt olmadan sənədlərin məhv edilməsi qadağandır. Məhv aktı orqanın fondunun kağız üzərində işinə təxirə salınır.

III. Elektron işlərin, sənədlərin uçotu

3.1. Orqanın arxivində saxlanılan bütün elektron işlərin, elektron sənədlərin və elektron işlərin inventarlarının uçotu aparılır.

Mühasibat uçotu onların arxiv şifrəsinin tərkib hissəsi olan elektron sənədlərin saxlama vahidlərinə uçot nömrələrinin verilməsi yolu ilə aparılır.

Saxlama vahidinin arxiv kodu - istifadə zamanı onun eyniləşdirilməsini təmin etmək məqsədi ilə elektron sənədlərin (elektron faylın) hər bir saxlama vahidinə təyin edilmiş simvol. Elektron sənədlərin saxlanma vahidinin arxiv şifrəsinə aşağıdakı elementlər daxildir:

Elektron sənədlərin daxil olduğu fondun nömrəsi;

Elektron işlərin inventar sayı;

Elektron sənədlərin inventarına uyğun olaraq elektron sənədlərin (elektron faylın) saxlama vahidinin nömrəsi.

Elektron sənədlərin uçotunun əsas vahidi saxlama vahidi - elektron fayldır.

Elektron sənədlərin uçotu zamanı informasiyanın həcminin ölçü vahidləri altında bayt və ya meqabayt (MB) qəbul edilir.

3.2. Arxivə görə cavabdehdir:

işlərin, orqanın sənədlərinin inventarının illik bölməsi;

sənədlərin itirilməsi haqqında akt (Qaydalara 6 nömrəli əlavə);

arxiv sənədlərinin saxlanmağa qəbulu və təhvil verilməsi aktı (Qaydalara 20 nömrəli əlavə);

Saxlanmaya tabe olmayan arxiv sənədlərinin məhv edilməsi üçün ayrılması haqqında akt (Qaydalara 21 nömrəli əlavə);

Arxiv sənədlərinin bərpası mümkün olmayan zərər haqqında akt (Qaydalara 22 nömrəli əlavə)

arxivin əsas (məcburi) uçot sənədinə - fondun vərəqəsinə zəruri dəyişikliklər edir (Qaydalara 13 nömrəli əlavə).

Ehtiyatların reyestrinə (Qaydalara 19 nömrəli Əlavə) dəyişikliklər yeni inventar alındıqdan və ya inventarda saxlanılan bütün saxlama vahidlərinin xaric edilməsindən sonra edilir. İstifadə edilmiş inventarın nömrəsi işlərin, sənədlərin digər inventarlarına aid edilmir və pulsuz olaraq qalır.

Elektron işlərin, sənədlərin inventarında dəyişikliklər bu inventarda qeydə alınan işlərin, sənədlərin hər qəbulu və (və ya) sərəncamında əks etdirilir.

Arxiv işinin nəticələrini sənədləşdirən bütün aktlar orqanın arxivində saxlanılan fond işinə daxil edilir.

Fond faylına fondun və təsisçinin tarixini əks etdirən sənədlərlə yanaşı, fondda baş verən dəyişiklikləri xarakterizə edən uçot sənədləri də daxildir.

IV. Elektron sənədlərin saxlanması

4.1. Daimi saxlama müddəti olan elektron işlərin saxlanmaq üçün dövlət arxivinə təhvil verilənədək həmin işlərin saxlanması orqanın elektron sənədlərinin arxivində idarə saxlama müddətləri ərzində həyata keçirilir.

Orqanların elektron sənədlər arxivində elektron sənədlərin təhlükəsizliyini təmin etmək üçün “EDMS” İS-nin operatoru informasiya təhlükəsizliyi tədbirləri görür:

Elektron sənədlərin zərərli kompüter proqramlarının təsirindən qorunması;

Elektron sənədlərin onlara icazəsiz daxil olmaqdan qorunması.

Elektron sənədlərin orqanın elektron sənədlərinin arxivində saxlanması onların zədələnmədən və zədələnmədən qorunmasını təmin edən şəraitdə həyata keçirilir. zərərli təsirlər mühit. Elektron sənədlərin saxlanması üçün normativ şərtlər "SED" İS-nin operatoru tərəfindən təmin edilir.

V. Elektron fayllardan, sənədlərdən istifadə

5.1. Qurumun arxivi istifadəçilərə məhdudlaşdırılmış məlumatları ehtiva etməyən elektron sənədləri, həmçinin elektron sənədlər üçün axtarış məlumatlarını təqdim edir.

İstifadəçilərin məhdud girişli elektron sənədlərə çıxışı müəyyən edilmiş tələblər nəzərə alınmaqla həyata keçirilir mövcud qanunvericilik Rusiya Federasiyası və müvafiq normativ hüquqi aktlar.

5.2. Səlahiyyətlilik təmin edir:

İstifadəçilərin, o cümlədən sosial və hüquqi xarakterli müraciətlərin yerinə yetirilməsi;

Fiziki və hüquqi şəxslərin müraciəti əsasında arxiv elektron sənədlərinin surətlərinin verilməsi;

orqanın struktur bölmələrinə və üçüncü tərəf təşkilatlarına müvəqqəti istifadə üçün arxiv elektron sənədlərinin verilməsi.

VI. Elektron faylların, sənədlərin daimi saxlanması üçün ötürülməsi

6.1. Rusiya Federasiyasının Arxiv Fonduna daxil olan elektron sənədlərin daimi saxlanmaq üçün səlahiyyətli orqandan dövlət arxivinə hazırlanması və verilməsi Qaydalara uyğun olaraq və dövlət arxivinin cədvəlinə uyğun olaraq həyata keçirilir. ofis işlərində elektron faylların doldurulması. Rusiya Federasiyasının Arxiv Fondundan sənədlərin dövlət saxlanması üçün vaxtından əvvəl qəbuluna səlahiyyətli orqanların tələbi ilə icazə verilir.

6.2. Elektron işlərin (istifadə fondunun) dövlət arxivinə qəbulu və verilməsi işlərin kağız daşıyıcıda verilməsi ilə birlikdə həyata keçirilir.

Sistemin sınaq istismarına verilməsi üçün xüsusi qaydada göstərilməlidir:

• Sınaq əməliyyatının şərtləri;
• Şöbələrin (iş yerlərinin) siyahısı;
• Onların proqram təminatı və aparatla təchiz olunma şərtləri;
• Bölmələrdə sınaq əməliyyatının aparılmasına cavabdehdir.

Eyni əmrdə EDMS ilə işləmək üçün müvəqqəti reqlamentlərin (qaydalar, prosedurlar) təsdiqlənməsinin göstəricisi ola bilər. Pilot əməliyyatdan sonra EDMS-ə keçid üçün təkliflərin və ya tövsiyələrin siyahısını hazırlamaq lazımdır, bir qayda olaraq, təkliflər sifarişçi təşkilatının işçiləri tərəfindən hazırlanmışdırsa, daxili sənəd şəklində tərtib edilir. xidmət sənədi. Bu sənəddə sınaq əməliyyatı zamanı yaranan problemlər, həmçinin sistemin yenidən konfiqurasiyası üçün təkliflər haqqında məlumatlar var.

EDMS-nin həyata keçirilməsi üçün tənzimləyici dəstək

Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqinin səmərəliliyi, təbii ki, həm onun dəyəri, həm də işlənmiş sənədlərin həcmi, həm də şirkətin fəaliyyətinin xüsusiyyətləri ilə bağlıdır.

Əhəmiyyətli

Hesablamalar göstərir ki, ümumiyyətlə, elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqi bir-iki ilə öz bəhrəsini verir.

Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqi mərhələləri Gec-tez hər bir menecer, məqsədi istehsal və təşkilati fəaliyyətini optimallaşdırmaq olan bir müəssisədə sənəd idarəetmə sisteminin avtomatlaşdırılması ehtiyacını dərk edir.

Sənəd axınının təsdiqi üçün sifariş nümunəsi

Proqram məhsulu və iş podratçısı seçildikdən sonra aşağıdakıları müəyyən edən inzibati sənəd yaratmaq lazımdır:

• Müştəri adından icra qrupunun rəhbəri;
• Qarışıq işçi qrupu;
• EDMS-in həyata keçirilməsində iştirak edən digər mütəxəssisləri cəlb etməklə (texniki avadanlıq, məlumat və proqram təminatının hazırlanması və s.) İş qrafikinin hazırlanması üzrə tapşırıqlar.

İşçi qrupunun yaradılması üçün əmr nümunəsi Gələcəkdə EDMS-nin həyata keçirilməsi üçün iş qrafikinin təsdiq edilməsi üçün əmr vermək lazımdır.

Bu plan əsasında həyata keçirilməsinin bütün sonrakı mərhələləri həyata keçirilir.

Cədvəlin təsdiq edilməsi haqqında əmrin nümunəsi 3. İstifadəçilərin siyahısının təsdiqi və sistem inzibatçısı müəyyən edilməsi.

Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqi

Layihə öncəsi sorğu, proqram məhsulunun seçilməsi.
İcranın birinci mərhələsində rəhbərlik tərəfindən verilən inzibati sənəddə (bir qayda olaraq, bu əmrdir) EDMS-nin həyata keçirilməsinin zəruriliyi üçün əsaslandırma var və mətndə məsul şəxs və ya bir neçə şəxs göstərilir:

• Sistemin hansı qüvvələrlə həyata keçiriləcəyini müəyyən etmək (özünün və ya podratçının iştirakı ilə);
• İşin baş podratçısını müəyyən etmək;
• Təxmini icra həcmini və planlaşdırılan büdcəni müəyyənləşdirin.

Yuxarıdakı sifariş üzrə işin nəticəsi, çox vaxt hər iki tərəfdən işlənmiş kommersiya təklifidir.
2. İşçi qrupunun yaradılması və iş qrafikinin təsdiqi.

• hər bir sənədin marşrutuna və emalına, o cümlədən onların icrası və razılaşdırılması müddətlərinə riayət olunmasına nəzarət;
• icra intizamının təkmilləşdirilməsi və sənədlərin itirilməsi və məxfi məlumatlara icazəsiz daxil olma riskinin minimuma endirilməsi;
• ifaçılar tərəfindən yaradılan sorğulara uyğun olaraq istənilən sənədi və ya sənədlər paketini tez bir zamanda axtarmaq imkanı;
• idarəetmə siqnallarının həm şaquli, həm də üfüqi istiqamətdə keçmə vaxtının azaldılması;
• işçilərin məhsuldarlığının və bütövlükdə bütün təşkilatın səmərəliliyinin artırılması.

Sadalanan vəzifələr, xüsusən də illik sənəd dövriyyəsinin minlərlə uçot vahidi ilə hesablandığı, arxivin isə on minlərlə olduğu müəssisələrdə elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqinin üstünlüklərini də müəyyən edir.

Təyin etmək üçün elektron sənədlərin formalaşdırılması və imzalanmasına cavabdehdir [vəzifə, F.

VƏ HAQQINDA.]. 7. Sifarişi təşkilatın bütün struktur bölmələrinə çatdırmaq.

8. Əmrin icrasına nəzarəti [vəzifə, F.

VƏ HAQQINDA.]. [vəzifə, imza, baş hərf, soyad] Sifarişlə aşağıdakı şəxslər tanışdır: [vəzifə, imza, baş hərflər, soyad] Sizi maraqlandıran sənədin cari variantı yalnız GARANT sisteminin kommersiya versiyasında mövcuddur.

Siz 54 rubla bir sənəd ala və ya 3 gün ərzində GARANT sisteminə tam giriş əldə edə bilərsiniz.

Sənəd alın GARANT sisteminə giriş əldə edin Əgər siz GARANT sisteminin İnternet versiyasının istifadəçisisinizsə, bu sənədi indi aça və ya aşağıdakı ünvana müraciət edə bilərsiniz. qaynar xətt sistemdə.

5 mart 2018-ci il Giriş Qeydiyyatı © NPP GARANT-SERVICE MMC, 2018.

ED nümunəsinin tətbiqi haqqında əmr

• GARANT sistemini alın
• Demo giriş əldə edin
• Qiyməti öyrənin
• məlumat bankı
• Bir dəst götürün

Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqi haqqında Sərəncam [tarix, ay, il] N [dəyər] [tələb olunanı doldurmaq] üçün əmr edirəm: 1.

[gün, ay, il]-dən başlayaraq [ad] elektron sənəd dövriyyəsi sistemini [ad] tətbiq edin hüquqi şəxs].

Vəzifəsi, tam adı] [gün, ay, il] ilə elektron sənəd dövriyyəsi prosedurunu hazırlamaq və təsdiq etmək.

Diqqət

Elektron sənəd dövriyyəsinin aparılmasına cavabdeh olan təyinat [vəzifə, F.

VƏ HAQQINDA.]. 4. [Vəzifəsi, tam adı] qəbul edilmiş və göndərilmiş sənədlərin elektron arxivini təşkil edir. 5. [

Vəzifə, tam adı] əlavə olunacaq uçot siyasəti[hüquqi şəxsin adı] elektron sənədlərin yaradılması, qəbulu və saxlanması qaydaları.

Komanda yüksək səviyyəli menecerlərin idarəetmə ehtiyaclarını, eləcə də qabaqcıl ifaçıların istifadəçi ehtiyaclarını müəyyən etməlidir.

Bu, sistem üçün əsas tələbləri formalaşdırmağa və onları texniki tapşırıq şəklində ifadə etməyə kömək edəcəkdir. İkinci mərhələdə, hazırlanmış tələblər nəzərə alınmaqla həm funksionallıq, həm də qiymət baxımından optimal olacaq elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin seçimi həyata keçirilir. Şirkətin sənəd idarəetmə sisteminin həll etdiyi vəzifələr kifayət qədər spesifikdirsə, elektron sistem açar təslim əsasında hazırlana bilər, sonra isə tərtibatçılarla ən sıx əlaqə saxlayan, onlar üçün konkret tapşırıqlar hazırlayan işçi qrupun üzvləridir. Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqinin üçüncü mərhələsində onun quraşdırılması və zəruri hallarda texniki vasitələr parkının yenilənməsi, köhnəlmiş avadanlıqların yenilənməsi və yeni avadanlıqların alınması həyata keçiriləcək.