HR XİDMƏTİNDƏ İNFORMASİYA TEXNOLOGIYALARI

Bu baxımdan dövlət qulluğu da istisna deyil. Dövlət orqanlarında kadrların idarə edilməsində avtomatlaşdırılmış sistemlərdən istifadə vahid informasiya mühiti yaratmağa və bütün idarəetmə subyektlərini birləşdirməyə, onların işinin səmərəliliyini artırmağa imkan verir. Kadrların idarə edilməsi fəaliyyətində müasir informasiya sistemlərindən istifadə kadr xidmətlərinin işinin təşkilinə ənənəvi yanaşma və yerli kadr proqramlarından istifadə ilə müqayisədə bir sıra üstünlüklər yaradır.

Əgər dövlət orqanında kadr siyasəti idarəetmə ilə inteqrasiya olunursa, maliyyə siyasəti təşkilatlar, sonra avtomatlaşdırılmış sistem kadrların idarə edilməsi ayrıca mövcud olmamalı, vahid məlumat sisteminin, kadr nüvəsinin bir hissəsi olmalıdır, onsuz təşkilatın idarəetmə prosesinin tam avtomatlaşdırılması mümkün deyil. elektron sənəd dövriyyəsi, daxili və xarici kommunikasiyaların inkişafı.

Normal şəraitdə kadr məlumatlarından ən çox kadrlar şöbəsi, əmək və əmək haqqı şöbəsi və mühasibat şöbəsi istifadə edir. Burada idarəetmə uçotunun konkret vəzifələri həll olunur: ştat cədvəlinin planlaşdırılması və nəzarəti, kadrların qəbulu, yerdəyişməsi və işdən çıxarılması, məzuniyyətlərin və ezamiyyətlərin uçotu; əmək haqqı və s. Bu tapşırıqların hər biri müəyyən bir hərəkət ardıcıllığıdır (əslində, belədir istehsal texnologiyaları). Məsələn, vakant vəzifənin doldurulması hərəkətlər ardıcıllığı kimi təqdim edilə bilər: vakansiya yaratmaq - namizədlərin axtarışı - namizədlər haqqında məlumatların əldə edilməsi (CV, anket, müsahibə və s.) - məlumatların işlənməsi - uyğun olmayan namizədlərin yoxlanılması - məlumatların dəqiqləşdirilməsi real namizədlər - qərar qəbul etmək (namizədin seçilməsi) - işçinin işə qəbulu / vakant vəzifəyə köçürülməsi - əmək müqaviləsinin tərtib edilməsi - ştat cədvəlində vakansiyanın doldurulması - əmək haqqı fondunun hesablanması - mütəxəssis üçün əmək haqqının hesablanması. İri dövlət qurumlarında informasiya sistemi olmadan belə bir prosesi səmərəli idarə etmək demək olar ki, mümkün deyil.

Bundan əlavə, bu və ya digər dərəcədə yüksək keyfiyyətli kadr məlumatlarına ehtiyacı olan insanların dairəsi daha genişdir. Bunlar bütün səviyyəli menecerlər, təhlükəsizlik işçiləri və s. Məhz buna görə də informasiya sistemində struktur və məlumat formatına görə digər funksional alt sistemlərlə uyğun gələn kadr modulu yerli kadr proqramından daha üstün görünür. Bir tərəfdən, informasiya sistemi öz kompüterindən məlumatdan istifadə edə bilən şəxslərin sayını əhəmiyyətli dərəcədə genişləndirir, digər tərəfdən isə giriş hüquqlarına nəzarət və differensiallıq səlahiyyət həddini aşmağa və kadr məlumatlarına icazəsiz girişə qarşı təminat verir.

Qeyd etmək lazımdır ki, kadrların uçotu (daha doğrusu, kadrların sənəd dövriyyəsi) vahid sənədlərlə kifayət qədər rəsmiləşdirilmiş kadr funksiyalarından yalnız biridir, buna görə də onu avtomatlaşdırmaq asandır. İnformasiya sisteminin lazımi səviyyədə inkişafı ilə dövlət qulluqçularının kadrlarının idarə edilməsinin digər vəzifələri də uğurla həll edilə bilər: təşkilati strukturun və işçilərin funksional vəzifələrinin dəqiq müəyyənləşdirilməsi baxımından kadr siyasətinin işlənib hazırlanması; kadrlara ehtiyac (o cümlədən ayrı-ayrı vəzifələr, ixtisaslar və s.), təşkilati struktura uyğun olaraq kadrların seçilməsi və yerləşdirilməsi, əməyin təşkilinə nəzarət (köçürmələr, əmək haqqının dəyişdirilməsi, məzuniyyətlər və s.), planlaşdırma və nəzarət. işçilərin ixtisasının artırılması və s.

Dövlət qulluqçularının kadrlarının idarə edilməsində ayrı-ayrı fəaliyyət sahələri informasiya sistemlərindən istifadə etməklə uğurla həyata keçirilir (cədvəl).

kadr avtomatlaşdırılmış texnologiya işçisi

Dövlət qulluqçularının kadrlarının idarə edilməsində İT sisteminin əsas imkanları

Belə ki, avtomatlaşdırılmış fərdi uçot əsasında dövlət qulluqçusu üçün xidmət müqaviləsi və rəsmi əsasnamə formalaşdırmaq mümkündür.

Təşkilati strukturu bacarıqla qurmaqla, funksiyaları müəyyənləşdirməklə, bu funksiyaların yerinə yetirilməsi prosesində yaranan hüquq, vəzifə və qaydaları sistemləşdirərək, əsas sahələr üzrə işlərə cavabdeh olan şəxsləri təyin etməklə və bu məlumatları İT sisteminə daxil etməklə siz imkan əldə edə bilərsiniz. müəyyən edilmiş sənədlər formaları əsasında avtomatik rejimdə əsas sənədləri yaratmaq, zəruri hallarda onlara düzəlişlər etmək və əlavə təsdiq üçün çap etmək. Bu halda hər bir işçinin fəaliyyət sahəsi onun həll etdiyi vəzifələrin dairəsi və bu vəzifələr çərçivəsində ona həvalə edilmiş vəzifələrlə müəyyən edildiyi üçün müvafiq olaraq əmək nizamnaməsi və xidmət müqaviləsi əsas götürülmür. əmək vəzifələrinin ümumi anlayışlarının, lakin məsuliyyət sahələrinə uyğun olaraq və onun funksional məsuliyyətlər.

Avtomatlaşdırılmış sistem sizə tarixçəni saxlamağa və dəyişikliklər, məsələn, paylamada hesabatlar almağa imkan verəcək rəsmi vəzifələr. İşçilər arasında vəzifə öhdəliklərinin yenidən bölüşdürülməsi halında, yeni əmək qaydalarının hazırlanması və xidmət müqavilələrinin dəyişdirilməsi prosesi minimum vaxt tələb edir, çünki bu, yalnız yenidən bölüşdürülmüş funksional vəzifələrə görə məsuliyyətin dəyişdirilməsi haqqında məlumat tələb edəcəkdir. Sistem yeni iş qaydaları yaradacaq və lazım gələrsə, xidmət müqavilələrinə dəyişikliklər edəcək.

İşə qəbul prosesinin avtomatlaşdırılması onu daha səmərəli edir. Yuxarıda göstərilən funksiyaların tərifinə əlavə olaraq, informasiya sistemi müəyyən funksiyaların yerinə yetirilməsi üçün qoyulan və ya zəruri olan bacarıqlar, ixtisas tələbləri haqqında daxil edilmiş məlumatları sistemləşdirə bilər. Bu halda, vakant vəzifələrin doldurulması üçün potensial namizədlərlə iş daha çox diqqət mərkəzində olacaq, çünki namizədin təkcə konkret vəzifəyə deyil, müəyyən funksional vəzifələrin həlli üçün xüsusi peşəkar və şəxsi tələblərə uyğunluğunu yoxlamaq mümkün olur.

Əgər dövlət qulluqçularının attestasiyası prosesini ənənəvi mənada nəzərdən keçirsək, bu, bir qayda olaraq, xeyli vaxt xərcləri tələb edən və müəyyən təşkilati çətinliklərlə bağlı olan kifayət qədər mürəkkəb hadisədir. İT sistemi sertifikatlaşdırma ilə müşayiət olunan problemlərin əksəriyyətini həll edə və sertifikatlaşdırmadan gözlənilən nəticələrin effektivliyini artıra bilər. Sertifikatlaşdırma yerli şəbəkədən və işçinin özü, həmkarları, menecer və kənar ekspert tərəfindən qiymətləndirilməsinə imkan verən tipik ssenarilərdən istifadə etməklə həyata keçirilə bilər.

Eyni zamanda, bütün sertifikatlaşdırma prosesi işçinin iş yerini tərk etmədən, onun və rəhbərliyin iş vaxtının minimum xərclənməsi ilə həyata keçiriləcək. İT dəstəyi ilə fəaliyyətin qiymətləndirilməsi adi, planlı və effektiv fəaliyyətə çevrilir. Sertifikatlaşdırma zamanı əldə edilən məlumatlar və onun əsasında çıxarılan nəticələr kadr ehtiyatının formalaşdırılması, fərdi inkişaf planları və s. üzrə əsaslandırılmış qərarlar qəbul etməyə imkan verir.

Eynilə, informasiya sisteminin köməyi ilə kompüter testi formasında ixtisas imtahanı təşkil edilə bilər. İT sisteminə daxil edilmiş test tapşırıqları əsasında proqram avtomatik olaraq konkret dövlət qulluqçusu üçün müəyyən mürəkkəblik variantını yaradacaq, testin nəticəsini həm ümumi nəticə baxımından, həm də nəticəyə səbəb olan tapşırıqlar baxımından emal edəcək. çətinliklər və müvafiq mövzular.

Sistem vakant vəzifə tutmaq və ya kadr ehtiyatına daxil olmaq üçün müsabiqələr keçirərkən komissiyanın və ekspertlərin qiymətləndirmələrinə əsasən namizədləri bir-biri ilə və standartın göstəriciləri ilə müqayisə etməyə, reytinq tərtib etməyə imkan verəcək. namizədlər.

İT sistemləri uçotun aparılmasını və dövlət qulluqçularının ixtisasartırma və yenidənhazırlanma, staj və digər təlim formalarından keçməsi üçün müəyyən edilmiş müddətlərə əməl etməyi xeyli asanlaşdırır, təlim texnologiyasını məqsədyönlü və sistemli şəkildə həyata keçirməyə imkan verir.

Beləliklə, müasir informasiya sistemləri kadrların idarə edilməsinin əsas funksional sahələrində istifadə oluna bilər və əmək intensivliyini azalda və səmərəliliyi artıra bilər. kadr işi.

İT sisteminin nəzərdən keçirilən imkanları onların həyata keçirilməsindən sonra əldə edilə biləcək faydalar haqqında ümumi fikir verir. Praktiki təcrübə göstərir ki, istənilən iri informasiyalaşdırma layihəsi təşkilatın idarəetmə strukturunda əhəmiyyətli dəyişikliklərlə əlaqələndirilir. Bir qayda olaraq, eyni anda bir neçə şöbənin birgə və əlaqələndirilmiş səylərini tələb edən kadr işini avtomatlaşdırarkən: kadrlar şöbəsi, əməyin təşkili və əmək haqqı şöbəsi, mühasibat şöbəsi, şöbə informasiya texnologiyaları və başqaları, iş texnologiyalarının uyğunsuzluğu ilə bağlı problemlər ola bilər, ilkin müzakirə və həll yollarının axtarışını tələb edir.

İnformasiya sistemi üçün proqram məhsulunun seçilməsi probleminin həlli ilə yanaşı, aşağıdakı meyarlar həyata keçirməyə yüksək səviyyədə hazırlığın göstəriciləridir:

• 1) bütün səviyyələrdə menecerlər informasiyalaşdırmanın məqsədlərini qəbul edir və onun zəruriliyinə əmin olurlar, informasiya sistemi bir çox problemlərin həlli yolu kimi görünür;
• 3) informasiya sisteminin tətbiqi üçün maliyyə vəsaiti ayrılmışdır;
• 4) istifadəçilərin kompüter savadlılığının səviyyəsi sistemin tələblərinə cavab verir;
• 5) ACS bölməsi informasiya sistemini mənimsəyə və ona xidmət göstərməyə qadirdir;
• 6) İT-nin proqram-texniki bazası müvafiq sürətlə inkişaf edir;
• 7) qarşılıqlı əlaqə sistemi informasiya sisteminin tətbiqi ilə bağlı dəyişikliklərə hazırdır;
• 8) dövlət orqanının rəhbərliyi informasiya sisteminin tətbiqi üzrə işin təşkili üçün lazımi səlahiyyətləri və resursları kadr xidmətinə verməyə hazırdır.

İT sisteminin tətbiqi bir-biri ilə əlaqəli şöbələrin fəaliyyətinin unifikasiyasını, iş texnologiyalarında uyğunsuzluqların aradan qaldırılmasını tələb edir. Belə ki, ənənəvi qeyri-avtomatlaşdırılmış və ya yerli avtomatlaşdırılmış işƏmək haqqının hesablanmasının düzgünlüyünə görə məsuliyyət hesablama aparan şəxsin üzərinə düşür, yəni. kadrlar şöbəsindən gələn sənədləri qəbul edən və hər zaman yoxlaya bilən mühasib üzərində. Avtomatlaşdırılmış sistemdə mühasib məlumat bazasına daxil edilmiş zəruri məlumatlar ilə işləyir və yalnız öz peşə vəzifələrini yerinə yetirir. Kadrlar şöbəsi kifayət qədər məsuliyyətli davranmazsa, bu, əmək haqqı hesabında səhvlərə səbəb olacaqdır.

Başqa bir versiyada, kadrlar şöbəsinin və mühasibatlıq şöbəsinin işi üçün fərqli vaxt parametrləri səbəbindən ziddiyyətlər yaranır. Kadrlar şöbəsinin işinin xüsusiyyətləri ondan ibarətdir ki, sistemdəki məlumatlar qəbul, yerdəyişmə və s. kadr vəziyyəti dəyişdikdə demək olar ki, dərhal göstərilir. Əmək haqqının hesablanması üçün müəyyən bir gecikmə tələb olunur: əvvəlki ay üçün əmək haqqının hesablanmasına dair məlumatlar, bir qayda olaraq, növbəti ayın əvvəlində formalaşır və dəyişikliklər onlayn olaraq nəzərə alına bilməz. Aydındır ki, bu cür problemlər ilk növbədə təşkilati üsullarla həll edilməlidir.

Variantlardan biri inteqrasiya olunmuş avtomatlaşdırma kadr işi, faktiki ştat cədvəlinin uçotu və idarə edilməsi, ştat cədvəlinin aparılması və onların qarşılıqlı uyğunluğunun təmin edilməsi, iş qrafiklərinin planlaşdırılması və vaxt uçotunun aparılması üçün nəzərdə tutulmuş "Kadrlar" şərti adı olan bir alt sistemin, o cümlədən korporativ məlumat sisteminin tətbiqi ola bilər; habelə personalın bütün əməliyyatlarını əhatə edən digər hərəkətləri yerinə yetirmək üçün.

“Kadrlar” alt sistemi əsas heyətin, qəbula namizədlərin, ixtisar edilən işçilərin, frilanserlərin və s.-nin şəxsi işlərini səmərəli şəkildə emal etməyə imkan verir və kadrlar şöbələrinin və əlaqədar xidmətlərin işini avtomatlaşdırmaq üçün istifadə olunur. “Kadrlar” altsistemi “Kadrlar” altsisteminin şəxsi kartlarının məlumatlarından və vaxt qeydlərindən istifadə edən digər altsistemlə – “Əmək haqqı” ilə inteqrasiya edilməlidir. Bu, əmək haqqının səmərəli işlənməsinə imkan verir.

"Kadrlar" alt sisteminin köməyi ilə həll olunan əsas vəzifələrə aşağıdakılar daxildir: ştat cədvəlinin və təşkilati strukturun aparılması, kadrların uçotu və vaxt uçotunun aparılması. Kadrlarla işləyərkən təşkilati strukturda, sistemdə baş verən dəyişikliklər avtomatik izlənilir ixtisas kateqoriyaları, boşalmalar və s. Kadrlarla iş hər bir bölmə üzrə aparılır.

Kadrlar üçün uçot əsas məlumatların daxil edildiyi işçilərin şəxsi kartlarını saxlamaqla həyata keçirilir ( bioqrafik məlumat, təhsili, mövcud ixtisaslar, mükafatlar və s.), o cümlədən dövlət qulluğu dövründə toplanmış məlumatlar - əmək şəraitinin dəyişməsi, məzuniyyətlər, ezamiyyətlər və s.

Avtomatlaşdırılmış vaxt hesablama sistemi həm "faktdan sonra", həm də "sapmalara görə" həyata keçirilə bilər. İş vaxtının uçotu hər bir işçinin iş qrafikindən kənarlaşmaların uçotu və ya faktiki işlənmiş gün/saatların uçotu üzrə aparılır.

"Kadrlar" alt sistemi istənilən mürəkkəblik, avtomatlaşdırma hesabatları yaratmağa imkan verir statistik hesabat kadrlar şöbəsinin işini xeyli asanlaşdırır.

Beləliklə, informasiya sisteminin tətbiqi kadr xidmətinin əksər funksiyalarını avtomatlaşdırmağa imkan verir:

• - kadrların uçotu;
• - qəbul zamanı işçi haqqında məlumatların daxil edilməsi, əmək şəraitinin dəyişmə tarixinin (köçürülmə, təyinat və s.), ixtisasartırma, attestasiya, yüksəliş və s. aparılması;
• - ştat cədvəlinin, onun dəyişikliklər tarixinin aparılması, faktiki tərkiblə ştat cədvəlində müəyyən edilmiş arasında təkbətək yazışmaların təmin edilməsi, vakant yerlərin hesablanması;
• - bütün növ məzuniyyətlərin uçotu və qeydiyyatı, az istifadə olunan məzuniyyət günlərinin izlənməsi, işçiyə əlavə məzuniyyətlərin təyin edilməsi;
• - həftə sonları/iş günləri nəzərə alınmaqla təqvimin aparılması,
• - iş vaxtının növlərinin özbaşına tənzimlənməsi ilə iş qrafiklərinin saxlanılması;
• - vaxt uçotunun və hərbi uçot cədvəlinin aparılması;
• - inkişaf ilkin sənədlər kadr xidmətinin ofis işində istifadə olunur;
• - kadrların uçotu üçün çıxış sənədlərinin formalaşdırılması, baxılması və çapı;
• - istənilən mürəkkəblik dərəcəsində hesabatların yaradılması (şək.).

düyü.

Kadrların hərəkətinin qeydiyyatı proseslərinin avtomatlaşdırılmasına keçid əmək əməliyyatlarının yerinə yetirilməsini rasionallaşdırmağa, sərf olunan vaxtı azaltmağa və kadr uçotu üçün tədbirləri sadələşdirməyə imkan verir.

Beləliklə, işi əl ilə yerinə yetirərkən və İT sistemindən istifadə edərkən kadr uçotunun əsas əməliyyatları üçün kadr zabitlərinin əmək xərclərinə dair məlumatların təhlili göstərir ki, kadrlar şöbəsində mütəxəssisin funksiyalarının avtomatlaşdırılması kəskin şəkildə azaldılmasına imkan vermişdir. bir çox kadr prosedurlarını yerinə yetirərkən işçilərin sərf etdiyi vaxt. Günlərin sayının və məzuniyyətin verilməsi müddətinin avtomatik hesablanması 1-2 dəqiqə, əl işi ilə isə adambaşına 15 dəqiqədən çox vaxt aparır; sistemdə bir işçi haqqında hər hansı məlumatın axtarışı bir dəqiqədən çox çəkmir; əl işlərini yerinə yetirərkən, şəxsi kart, şəxsi iş, əmək kitabçası tapmaq və hər bir işçi üçün 20 dəqiqəyə qədər vaxt aparan mövcud məlumatları müqayisə etmək lazımdır. işçi.

Bundan əlavə, işçilər haqqında məlumat əldə etmək imkanları genişlənmişdir. Avtomatlaşdırılmış sistem sorğu əsasında müxtəlif statistik və digər hesabatları (məsələn, ali təhsilli işçilər, üç ildən artıq işləyənlər, hərbi xidmətə cəlb olunanlar və s. haqqında) qəbul etməyə imkan verir. ) bir neçə dəqiqə ərzində. Belə məlumatların əl ilə hazırlanması adətən bir neçə gündən 2-3 həftəyə qədər vaxt aparır.

İT sistemindən istifadə edərkən, kadr uçotuna cəlb olunan işçilərin sayı azalır, şöbələrin vaxt cədvəllərinin yoxlanılması vaxtı azalır; ayrı-ayrı işçilər üçün cədvəldən kənarlaşmalar haqqında natamam və ya qeyri-dəqiq məlumatlarla bağlı vaxt cədvəlinin hesablanmasında səhvlərin sayı azalır.

Beləliklə, kadr işində İT sistemindən istifadə kadr əməliyyatları və prosedurlarının həyata keçirilməsi üçün fəaliyyətlərin optimallaşdırılmasına gətirib çıxarır:

• - fərdi əməliyyatların avtomatlaşdırılması hesabına bir prosedur üçün vaxt əhəmiyyətli dərəcədə azalır;
• - qeydiyyat üçün texnoloji zəncirdə iştirakçıların sayı azaldılır kadr sənədləri;
• - proseduru bir ifaçının əlində cəmləşdirməklə səhvlərin sayı minimuma endirilir;
• - kadr məlumatlarının etibarlılığına və təhlükəsizliyinə, onun alınmasının tamlığına və səmərəliliyinə nail olmaq;
• - işçilər üçün vaxt itkiləri azalır - kadr hərəkətlərinin təşəbbüskarları və beləliklə, informasiyalaşdırmanın ikiqat effekti əldə edilir - bütövlükdə iş sisteminin təkmilləşdirilməsi.

İT sisteminin uğurla həyata keçirilməsinin şərti dövlət orqanının bütün kadr idarəetmə sisteminin və xüsusən də kadr xidmətinin müvafiq hazırlığıdır. Qeyd etmək lazımdır ki, kadr texnologiyalarının informasiyalaşdırılmasının həm uğurları, həm də problemləri həmişə hazırlıq işləri ilə bağlıdır. Hazırlıq mərhələsi müstəqil əhəmiyyət kəsb etməli və uzun vaxt aparmalıdır ki, demək olar ki, bütün kadr prosedurları avtomatlaşdırma üçün hazırlansın və onları yerinə yetirən işçilər kompüter texnologiyasına arxayın olsunlar. Kadrlar xidmətinin təşkili, onun aydın strukturunun və iş qaydalarının yaradılması, mütəxəssislərin seçilməsi və öyrədilməsi ümumilikdə təşkilati strukturun və işçilərin İT tətbiqinin əsas məqsədləri və etik dəyərlərinə uyğunluğunu təmin edə bilər. layihə. İnsan resursları üzrə mütəxəssislərin İT-dən istifadə etmək motivasiyasının kifayət qədər yüksək olması və bütün işçilərin kompüter proqramları ilə işləmək bacarığının yüksək olması zəruridir.

Bu şərtlər həyata keçirildikdə, kadr texnologiyalarının tətbiqində informasiya sistemlərindən istifadə ümumilikdə kadr işinin səmərəliliyinin yüksəldilməsinə öz töhfəsini verəcəkdir.

Bilik bazasında yaxşı işinizi göndərin sadədir. Aşağıdakı formadan istifadə edin

Tədris və işlərində bilik bazasından istifadə edən tələbələr, aspirantlar, gənc alimlər Sizə çox minnətdar olacaqlar.

http://www.allbest.ru/ ünvanında yerləşir

Sankt-Peterburq universitet idarəetmə və iqtisadiyyat

Altay İqtisadiyyat İnstitutu

KURSİŞ

İntizam:

Kadrlar şöbəsində ofis işi

Mövzu:

Kadrlar xidmətinin avtomatlaşdırılması

Barnaul - 2011

Giriş

1. Kadrlar xidmətinin işinin avtomatlaşdırılması

2. Sənədlərin yaradılması və icrası

3. Personal məlumat bazalarının aparılması

4. "Elektron ofis sistemləri" şirkətinin "Kadrlar" proqramı

Nəticə

İstifadə olunan mənbələrin siyahısı

Giriş

Kifayət qədər böyük bir müəssisənin kadrlar şöbəsinin işi işçilərin şəxsi məlumatları haqqında çoxlu məlumatların toplanması ilə əlaqələndirilir. Ənənəvi olaraq, məlumat kağız üzərində saxlanılır. Eyni zamanda, işə götürərkən, məzuniyyətə gedərkən, işdən çıxarılarkən, başqa vəzifəyə köçürərkən və ya digər işçi hərəkətləri zamanı lazımi məlumatları tez seçmək çətindir.

Müəssisənin işçiləri haqqında şəxsi məlumatların saxlanmasının etibarlılığı və məxfiliyi məsələsi də vacibdir.

Bir müddət əvvəl kadrlar şöbəsinin bütün işləri əl ilə həyata keçirilirdi. Yazı makinasında və ya hətta əl ilə T2 formasını doldurdular - şəxsi kartlar, şəxsi işlər, kadrlar üçün sifarişlər çap olundu və təsdiq üçün daşıdılar, şəxsi heyət üçün fayl şkafları saxladılar və statistik hesabatlar yazdılar.

Bu mövzunun aktuallığı informasiya texnologiyalarının geniş tətbiqi ilə müəyyən edilir, kadrlar şöbəsində ofis işləri istisna deyildi və buna görə də bu sahədə çox şey əsaslı şəkildə dəyişdi. Avtomatlaşdırma HR departamentini əhəmiyyətli dərəcədə sadələşdirə və səmərəliliyini artıra bilər.

Beləliklə, kadrlar şöbəsinin iş prosesinin avtomatlaşdırılması zəruri və perspektivli prosesdir.

Üstündə Rusiya bazarı Kadrlar xidmətinin işini avtomatlaşdırmaq üçün çoxlu proqramlar var.

Yazmaq üçün kurs işi elmi tədqiqatın ümumi məntiqi üsullarından istifadə edilmişdir: təhlil, ümumiləşdirmə.

Bu kurs işinin məqsədi kadr xidmətinin işinin avtomatlaşdırılması prosesidir.

Məqsədə çatmaq üçün aşağıdakı vəzifələri yerinə yetirməlisiniz:

1. kadr xidmətinin işinin avtomatlaşdırılmasının nəzəri əsaslarını öyrənmək;

2. sənədlərin yaradılması və işlənməsi qaydasını müəyyən etmək;

3. kadr məlumat bazalarının aparılmasını öyrənmək;

4. "Elektron Ofis Sistemləri" şirkətinin "Kadrlar" proqramını nəzərdən keçirin.

keçid ilə bazar iqtisadiyyatı müəssisənin idarə edilməsi sistemində əsaslı dəyişikliklər baş verir. Bu cür dəyişikliklərin nəticəsi müəssisənin idarə edilməsinin təşkili və keyfiyyətinə, eləcə də rəhbər işçilərə yeni yanaşmalardır.

Müasir kadr xidmətləri üçün sadəcə əmr və göstərişlər vermək, kadr məlumatlarını saxlamaq kifayət deyil. Onlar tədricən əməyin təşkili strategiyasının işlənib hazırlanması və həyata keçirilməsi mərkəzlərinə çevrilməli, məqsədi kadrların istehsalının, yaradıcı məhsuldarlığının və fəallığının artırılması, kadrların inkişafı proqramlarının işlənib hazırlanması və həyata keçirilməsi, ədalətli əmək haqqının təmin edilməsi və s.

Kurs layihəsini yazmaq üçün GOST R 6.30-97 Vahid Sənədləşdirmə Sistemləri kimi normativ və metodoloji bazanın aşağıdakı mənbələrindən istifadə edilmişdir. Vahid təşkilati və inzibati sənədlər sistemi. Andreeva V.I., Kirsanova M.V., Qlinskix A.İ. kimi müəlliflərin sənədlərinin, tədris ədəbiyyatının icrasına dair tələblər, "Katibin işi" dövri nəşrləri və s.

1. Avtomatlaşdırmaişkadrxidmətlər

Sistem kadr sənədləri olduqca spesifik. Kadrlarla işləyərkən asanlıqla rəsmiləşdirilə bilən eyni tipli sənədlərin böyük həcmi yaradılır.

Bu sənədlərin vahid formalarının və onların elektron variantlarının yaradılması, xüsusi kompüter proqramlarından istifadə kadr sənədləri ilə işləyən hər bir şəxsin işini xeyli asanlaşdırır. Kompüterdən istifadə, hətta kadr zabiti funksiyalarını yerinə yetirən bir mütəxəssisin köməyi ilə orta və hətta böyük təşkilatların şəxsi heyətinə dair sənədləri aparmağa imkan verir.

Kadrlar xidməti bu gün müasir ofis avadanlığı, kadrlar haqqında məlumatların birdəfəlik daxil olmasını və bütün şöbələr tərəfindən istifadəsini təmin edən ixtisaslaşdırılmış proqramlarla təchiz edilmişdir.

Kompüter texnologiyasının tətbiqi təşkilatın bütün işçiləri, kadr ehtiyatı üçün məlumat massivlərini (verilənlər bazalarını) və sənədləri elektron formada toplamağa, kadrlar haqqında bütün lazımi məlumatları tez tapmaq və effektiv şəkildə emal etməyə imkan verir.

Kadr sənədləri hər hansı bir təşkilatın sənədlərinin ayrılmaz hissəsidir. Kadr xidməti (şöbə, kadrlarla iş şöbəsi) tərəfindən aparılır. Andreeva V.I. Kadrlar şöbəsində ofis işi (Rusiya Federasiyasının GOST-larına əsaslanan nümunə sənədləri ilə). Nəşriyyat 3. M: QSC “İntel-Sintez” Biznes Məktəbi, 2000.

Avtomatlaşdırılmış texnologiyalardan istifadə kadrlar şöbəsinin səmərəliliyini əhəmiyyətli dərəcədə artıra bilər. Kadrlar haqqında sənədlər, onunla işləmək üçün xüsusi proqramlar tələb edən xüsusi sənədlərdir. Bu gün demək olar ki, hər bir təşkilatın öz kompüter xidməti var. Kiçik bir ofisdə bu bir və ya bir neçə "kompüter" dir. Orta və böyük təşkilatlarda bunlar şöbələr, informasiya təminatı şöbələridir (sözdə informasiya (İT) xidmətləri). Bununla belə, İT işçiləri proqramçılar, sistem administratorları, yəni mütəxəssislərdir kompüter texnologiyası. Kadrlar xidmətinin avtomatlaşdırılması sisteminə tələblərin siyahısını tərtib etmək, ona ən uyğun olan proqram təminatı sistemini (proqram təminatını) seçmək üçün kadr xidmətinin özünün mütəxəssislərinin səyləri lazımdır. Buna görə də, kadr zabitləri müasir avtomatlaşdırılmış sistemlərin imkanlarını yaxşı bilməlidirlər, ilk növbədə öz bölmələrinin ehtiyaclarını müəyyən etmək və zəruri avtomatlaşdırma vasitələrinin alınması, quraşdırılması, konfiqurasiyası və sonrakı texniki xidmət üçün İT xidmətləri üçün optimal tapşırıq tərtib etməlidirlər. kadrlar üzrə sənədlərlə işləmək üçün. Artemov O.Yu., Ermakova I.N., Ovchinnikova N.V., Firmalar, rəhbərlik, kadrlar, sənədlər. Moskva: Atlant-mərkəz, 2003.

İnformasiya texnologiyaları bazarı müxtəlif səviyyəli şirkətlərdə kadrların idarə edilməsi və iş proseslərinin optimallaşdırılmasının aktual problemlərinin həlli üçün geniş çeşiddə proqram məhsulları təklif edir. təşkilati inkişaf və müxtəlif fəaliyyət sahələri.

Kadrlar xidmətinin avtomatlaşdırılmış idarəetmə sistemi işçilərin uçotunu aparmağa, əmrlər verməyə və qeydiyyata almağa, məzuniyyətlərin verilməsinə nəzarət etməyə, müxtəlif analitik məlumatlar əldə etməyə və bir çox digər vəzifələri həll etməyə imkan verir. İnsan resurslarının idarə edilməsi proqramları təkcə əmək resurslarının səmərəli bölüşdürülməsinə və kapitalın idarə olunmasına kömək etmir, həm də işçilərin həm korporativ, həm də fərdi məlumat ala biləcəyi mənbə təmin edir.

Əmək haqqı proqramları əsasında kadrların uçotu sistemləri hazırlanmışdır. Gələcəkdə bu proqramların funksionallığı əhəmiyyətli dərəcədə genişləndi. Bu, müəssisə rəhbərlərinin kadrlar şöbəsinin işində keyfiyyət dəyişikliklərinə ehtiyac olduğunu bilməsi ilə əlaqədar idi. Kadr işinin optimallaşdırılması, HR mütəxəssislərinin peşəkarlığının artması kadrların idarə edilməsi fəaliyyətinin getdikcə daha texnoloji, sistemli və yüksək keyfiyyətə çevrilməsinə səbəb olur. Hər hansı bir şirkətin uğuru çox vaxt kadrlar şöbəsinin işinin nə qədər səmərəli olacağından, vəzifəsi düzgün mütəxəssisləri tapmaq və saxlamaqdan, habelə mövcud əmək ehtiyatlarını düzgün bölüşdürməkdən asılıdır. Bəzən bu, şirkətin strukturunda düzəlişlər etməyi tələb edir. Müvafiq olaraq, məlumat axınının idarə edilməsi üçün effektiv vasitələrə ehtiyac artır. Bununla əlaqədar olaraq, avtomatlaşdırılmış sistemlərin tərtibatçıları insan resurslarının idarə edilməsi proqram məhsullarının hazırlanmasına daha çox diqqət yetirməli, lazımi funksiyaları vahid kadr idarəetmə informasiya sistemində birləşdirmək yollarını axtarmalıdırlar.

HR idarəetmə proqram məhsulu sizə imkan verir:

· operativ analitik məlumat almaq və əsaslandırılmış idarəetmə qərarları qəbul etmək;

· Kadrların idarə edilməsi üzrə biznes prosesləri təşkil etmək, eyni məlumatların mühasibat uçotu sisteminə təkrar daxil edilməsini istisna etmək və şirkətin müxtəlif şöbələrinin əməkdaşlarının gündəlik işini optimallaşdırmaq;

· Şirkətin kadrları ilə bağlı bütün məlumatların effektiv uçotunu qurmaq, bununla da kadr xərclərinin təhlili və planlaşdırılması üçün zəmin yaratmaq;

· Uçotları qanunvericiliyə uyğun aparmaq və fiskal orqanlar tərəfindən maliyyə sanksiyaları riskini minimuma endirmək.

Bu günə qədər insan resurslarının idarə edilməsi vəzifələrinin bütün spektrini, eləcə də yüksək ixtisaslaşmış həlləri əhatə edən kompleks proqramlar kimi təqdim olunan kifayət qədər HR idarəetmə sistemləri mövcuddur.

Avtomatlaşdırma layihəsinin məqsədinin müəyyən edilməsi

Hər hansı bir layihədə olduğu kimi, layihənin əsas və aralıq məqsədlərini müəyyənləşdirməklə başlamaq lazımdır. Avtomatlaşdırma layihəsinin müvəffəqiyyəti əsasən bu mərhələdə düzgün vurğulardan asılı olacaq, yəni qarşıya qoyulmuş vəzifələrə uyğun olaraq avtomatlaşdırma üçün məhsul seçməlisiniz.

Bir çoxları başqa yolla getməyə çalışırlar - əvvəlcə kadrların idarə edilməsi informasiya sistemini seçin, sonra isə müəyyən problemləri həll etmək üçün ondan istifadə edin. Belə bir addım açıq-aydın yanlışdır, çünki daxili bazarda mövcud olan bütün proqramlar fərqli funksionallığa malikdir və “universal sistem” adına iddia edə bilməz.

Beləliklə, ilk növbədə müəyyən etmək lazımdır: avtomatlaşdırma nə üçün lazımdır, informasiya sisteminə hansı tələblər təqdim edilməlidir və ondan hansı nəticələri gözləmək lazımdır.

Avtomatlaşdırma sisteminin zəruri funksiyalarının siyahısının formalaşdırılması

Ümumiyyətlə, kadrların idarə edilməsi funksiyalarının deyil, onların hazırda vacib olan və yaxın gələcəkdə tələbat olacaq funksiyalarının avtomatlaşdırılması vacibdir. Həddindən artıq sistem funksiyaları istifadəçilərin işini çətinləşdirəcək və şirkətin “kompüter parkı”nın əlavə resurslarını əlindən alacaq.

Adətən, avtomatlaşdırılmış funksiyalar arasında kadrların idarə edilməsi ilə bağlı əsas və ən çox əmək tutumlu biznes prosesləri var: işə qəbul, köçürmə, işdən çıxarılma, məzuniyyətlər və s. Vaxtın izlənməsi və əmək haqqının hesablanması kimi proseslər də avtomatlaşdırılmalıdır. Biznes prosesləri Qərb standartlarına yönəlmiş şirkətlər karyera planlamasını, təlimin idarə edilməsini, namizədlərin seçimini, təşkilati strukturu və kadrların planlaşdırılmasını və özünəxidməti avtomatlaşdırmalıdırlar. Bu cür funksionallıq ilk növbədə sürətlə inkişaf edən şirkətlər və ya Qərb idarəetmə tərzinə malik müəssisələr (əsasən xarici şirkətlərin nümayəndəlikləri) üçün maraqlıdır.

Əksər yerli müəssisələrin əsas ehtiyacları iki amillə müəyyən edilir: avtomatlaşdırma ilə bağlı ümumi vəziyyət və qanuni tələblər. Bu günə qədər bir çox müəssisələrdə kadr uçotunun avtomatlaşdırılması "parça-patchwork"dür: sifarişlər Word-də çap olunur, kadr qeydləri Excel-də aparılır, əmək haqqı 1C-də hesablanır. Çox sayda işçi ilə statistik məlumatların əldə edilməsi, eləcə də müxtəlif şöbələrdən rəhbərlik tərəfindən alınan məlumatların yoxlanılması üçün əmək xərcləri hədsiz dərəcədə artır. Buna görə də, əsas vəzifə kadr uçotunda elementar qaydanı bərpa etməkdir.

Qeyd etmək lazımdır ki, artan tələbata baxmayaraq, kadrlar şöbəsinin işinin avtomatlaşdırılması əksər şirkətlərdə ən yüksək prioritet avtomatlaşdırma işi deyil. İlk növbədə mühasibat, vergi, istehsal və əməliyyat uçotu avtomatlaşdırılmışdır. Buna görə də, kadrların idarə edilməsinin avtomatlaşdırılması layihələrinin büdcələri, məsələn, mühasibat uçotunun avtomatlaşdırılması üçün nəzərdə tutulan büdcələrdən xeyli azdır, baxmayaraq ki, bu vəzifələr əmək xərcləri baxımından kifayət qədər müqayisə edilə bilər. Çox vaxt, bu səbəbdən, avtomatlaşdırmanın ilk mərhələsində insan ən vacib və mürəkkəb vəzifələrin həlli ilə məhdudlaşmalıdır.

Proqram məhsulunun seçimi

Yeni texnologiyalardan istifadə informasiya sistemlərindən istifadə etməklə kadrlar şöbələrinin səmərəliliyini əhəmiyyətli dərəcədə artırır. Həm proqram təminatının özünün, həm də təchizatçı şirkətin tərifində səhv etməmək vacibdir. Uğursuz seçim halında, ilkin gözləntilər özünü doğrultmaya bilər və nəticədə, əl işi”, icra layihəsinin dəyərinin artması, sistemin performansa zərər vurmaqla istifadəsi (onun əldə edilməsi və həyata keçirilməsinə artıq xərclənmiş vaxt və maliyyə resursları nəzərə alınmaqla) və nəticədə, bəlkə də, tamamilə rədd edilməsi. proqram təminatı.

Proqram təminatını seçərkən bütövlükdə avtomatlaşdırma layihəsinin uğurunu müəyyən edən bir neçə əsas mərhələ var. İlk növbədə zərurirəhbər tuturmüqayisəilkinfunksionalimkanlarsistemləri(tipikkonfiqurasiya)iləçatdırılmıştapşırıqlar. Bu mərhələdə məhsulun çevikliyini, yəni gələcək istifadəçilərin xüsusi tələblərinə uyğunlaşma asanlığının dərəcəsini də qiymətləndirmək lazımdır.

İkinci ən vacib addımdır armaturməhsulüçüntələblərmilliqanunvericilik. Rusiya müəssisələrində real işdə sınaqdan keçirilmiş qanunvericiliyin tələblərinə uyğun olaraq dəyişikliklər üçün əməliyyat dəstəyi olan sistemlərə yüksək tələbat var.

Növbəti addımdır nisbətqiymətlərvəfaydalıfunksionallıq müqayisəli sistemlər. Eyni zamanda, istifadənin asanlığı, sürəti, zəruri texniki vasitələr, etibarlılıq və s. kimi göstəriciləri nəzərə almaq lazımdır.Təkcə proqram məhsulunun qiymətinə deyil, həm də onun qiymətinə diqqət yetirmək çox vacibdir. proqram təminatının, konsaltinq xidmətlərinin və sistemin layihədən sonrakı dəstəyinin ümumi dəyəri. Bəzən həyata keçirilməsinin dəyəri proqramın dəyərini əhəmiyyətli dərəcədə üstələyə bilər.

İnformasiya sistemləri-- bunlar intellektual məhsullardır, ona görə də avtomatlaşdırmanın uğuru çox vaxt informasiya məhsulunun həyata keçirilməsi və dəstəklənməsi üzrə mütəxəssislər komandasından daha çox asılıdır. 20 fevral 1995-ci il N 24-FZ "İnformasiya, informasiyalaşdırma və məlumatların mühafizəsi haqqında" Federal Qanun (Qırmızı. 10 yanvar 2003-cü il).

İcra keyfiyyəti, layihənin icra müddəti, qarşıya qoyulan vəzifələrin həlli və layihənin nəticələrindən ümumi məmnunluq bilavasitə təchizatçı şirkətin məsləhətçilərinin təcrübə və biliklərindən asılıdır.

İcraçı şirkət seçərkən, təklif olunan proqram təminatının tamamlanmış layihələrinin sayını nəzərə almaq, bu şirkətin bazarda dayanıqlığına, təcrübəsinə və nüfuzuna diqqət yetirmək lazımdır və s.

Uğursuz layihələr haqqında məlumatın sürətlə yayıldığını unutmayın. Və əgər sizin şirkətiniz uzunmüddətli biznes perspektivlərinə yönəlibsə, o zaman daxili bazarda uğurlu təcrübəsinə əsaslanaraq avtomatlaşdırma sahəsində tərəfdaş seçməlisiniz.

Sistemin tətbiqi və saxlanması

İlk növbədə, müəssisə rəhbəri aydın şəkildə dərk etməlidir ki, biznesin səmərəliliyi təkcə kompüter proqramları ilə deyil, həm də müəssisənin personalının düzgün qərarları və hərəkətləri ilə artırılır. Eyni zamanda, avtomatlaşdırma sistemlərinin rolu müvafiq qərarlar qəbul etmək üçün ən dolğun məlumatı vaxtında təmin etməkdir.

Avtomatlaşdırma layihəsini həyata keçirməyin optimal yolu, adətən, icraçı şirkətin mütəxəssislərinin məsləhət və təcrübəsindən istifadə edərək, sifarişçi müəssisənin işçilərinin layihə üzərində işlərə maksimum dərəcədə cəlb edilməsidir.

İstənilən prosesin avtomatlaşdırılması gələcək istifadəçilərin daimi diqqətini və iştirakını tələb edən ciddi layihədir. Kadrların idarə edilməsi proseslərinin zəif rəsmiləşdirilməsi səbəbindən kadrların idarə edilməsi informasiya sistemlərinin idarəetmə modulları sərt modellər və sxemlər diktə etmir. Kadrlar şöbəsinin avtomatlaşdırılması təkcə texniki proses deyil, həm də yaradıcı prosesdir. Təəssüf ki, peşəkar kadr zabitləri informasiya sistemlərinin işlənib hazırlanmasında kifayət qədər iştirak etmirlər və sistemlərə daxil edilmiş kadr idarəetməsinin “kitab” modelləri heç də həmişə real idarəetmə prosesləri üçün uyğun olmur. HR mütəxəssislərinin peşəkarlığı və praktiki təcrübəsi, tapşırığın aydın başa düşülməsi və biznesə yaradıcı yanaşma korporativ kadr idarəetmə sisteminin inkişafı üçün çox uyğun olacaqdır.

Sistemin saxlanması çox vacib amildir. HR paketləri əmək haqqı modullarına nisbətən daha az dəyişikliyə məruz qalır, lakin buna baxmayaraq, vaxtında və keyfiyyətli şəkildə saxlanılmalıdır. Proqramın icrası üçün potensial podratçılarla danışıqlar zamanı bu məsələ ətraflı müzakirə edilməlidir.

Qeyd etmək lazımdır ki, son vaxtlar daxili bazarda kadr uçotunun avtomatlaşdırılması sistemləri:

· “Qərb” funksionallığına tələbat artmışdır;

· İnternet texnologiyalarına marağın artması;

· korporativ ERP-sistemləri və əlaqəli məhsullarla inteqrasiya var;

· tərəfdaşlıq şəbəkələri, həmçinin layihələrin həyata keçirilməsi və konsaltinq üçün metodoloji əsaslar hazırlanır. Glinskikh A.I. Avtomatlaşdırılmış kadr idarəetmə sistemləri bazarının vəziyyəti haqqında. - M.: "Kompüter-İnform", 2004. - 17 s.

Yaxın gələcəkdə qanunvericiliyə uyğun olaraq kadrların idarə edilməsi, iş vaxtının qeydiyyatı və əmək haqqının ödənilməsi üçün inteqrasiya olunmuş sistemlərə tələbatın artacağı proqnozlaşdırılır.

2. yaradılışvəqeydiyyatsənədlər

İnformasiya texnologiyalarından istifadə kadrların hərəkətinin qeydiyyatı üzrə işi xeyli asanlaşdırır. Bu, ilk növbədə təsdiq edilmiş milli vahid formaların elektron versiyalarının tətbiqi və həm onların əsasında standart sənədlərin (şablonların) yaradılması, həm də digər təkrarlanan idarəetmə vəziyyətləri üçün şablonların işlənib hazırlanması yolu ilə əldə edilir.

İdarəetmə prosesinin təkmilləşdirilməsi, əməyin səmərəliliyinin, keyfiyyətinin artırılması üçün sənədlərin birləşdirilməsinin vacibliyini dərk edərək, Rusiya Federasiyası Hökumətinin 08.07.1997-ci il tarixli 835 nömrəli Fərmanına uyğun olaraq, Rusiya Dövlət Statistika Komitəsi hazırlanmışdır. Rusiya Maliyyə Nazirliyi və Rusiya İqtisadiyyat Nazirliyi ilə razılaşdırılmış ilkin uçot sənədlərinin formaları, o cümlədən əməyin uçotu və onun ödənilməsi.

İndi kadr xidmətlərinin işinin kompüterləşdirilməsi bu formalara əsaslanmalıdır. Ümumilikdə 19 kadr uçotu forması təsdiq edilmişdir. GOST R 6.30-97 Vahid sənədləşdirmə sistemləri. Vahid təşkilati və inzibati sənədlər sistemi. Sənədləşdirmə tələbləri. Bundan əlavə, iş vaxtının uçotu və əmək haqqı üzrə işçilərlə hesablaşmaların aparılması üçün 11 forma təsdiq edilmişdir. İş vaxtının istifadəsi üzrə blanklar - vaxt vərəqləri (formalar No T12 və No T13) çox vaxt kadrlar şöbəsinin əməkdaşları tərəfindən aparılır. Mühasibatlıqda digər formalar: əmək haqqı, əmək haqqı, əmək haqqı, şəxsi hesablar və s. Bütün formalar təkcə kağızda deyil, həm də MS Word formatında elektron versiyalarda verilir. Kuznetsova T.V. Kadr uçotu üçün sənədlərin yeni vahid formaları // Katiblik işi, 2008, № 8, s. 4-18.

Kadrların uçotu formaları kadrların hərəkətini əks etdirir: işə qəbul, başqa vəzifəyə köçürmə, məzuniyyət və işdən çıxarılma, ezamiyyət, yüksəliş.

İnformasiya texnologiyalarından istifadə vahid formaların dizaynı üzərində işi xeyli asanlaşdırır. Sadəcə onları doldurmaq lazımdır. Lakin vahid formalar kadrlar şöbəsi tərəfindən sənədləşdirilmiş bütün halları əhatə etmir, məsələn, adın dəyişdirilməsi, tətbiq edilməsi. intizam tədbiri, işçinin müvəqqəti dəyişdirilməsi və s. Bütün bu hallarda kadr xidmətinin yaradılması lazımdır nümunə sənəd artıq qoyulmuş təkrarlanan, trafaretli mətnlə, sonradan istifadə edilən sözdə sənəd şablonu.

Trafaret mətnlərinin yaradılması prosesi ənənəvi ofis işi mərhələsində işlənib hazırlanmışdır. Stencil, bu sənəddə qeyd olunan xüsusi vəziyyəti əks etdirən dəyişən məlumatları doldurmaq üçün vahid daimi məlumat və boşluqları olan əvvəlcədən hazırlanmış mətn kimi başa düşülür. Şablonun hazırlanmasına aşağıdakılar daxildir: tipik idarəetmə tapşırığının müəyyən edilməsi; onun həlli prosesində zəruri və yaradılan məlumat; bu vəziyyəti əks etdirən layihə mətninin tərtib edilməsi və razılaşdırılması.

Dəyişən məlumatların daxil edilməsi üçün sahələri olan şablon mətninin olması sizi hər dəfə sənədi necə tərtib etmək barədə düşünmək məcburiyyətindən azad edir, onun faktiki məzmununa diqqət yetirməyə imkan verir, yəni. necə yazmaq deyil, nə yazmaq barədə deyil, lazımi məlumatları əldən verməkdən sığortalayır, sənədin özünün hazırlanmasını və onun qavranılmasını əhəmiyyətli dərəcədə sürətləndirir (dəyişən məlumatların vahid yerləşdirilməsi səbəbindən sənədi oxuyan şəxs dərhal lazımi məlumatları tapa bilər. bütün sənədi oxumağa vaxt itirmədən içindəki məlumatlar). Təcrübədə tərtibçi əvvəlcədən tərtib edilmiş sənəd layihəsini doldurur.

MS Word kimi proqramlar standart formalar əsasında sənədlərin - həm əvvəlcədən müəyyən edilmiş dizayn elementlərini, həm də ekran mətnlərini ehtiva edən "şablonlar"ın yaradılmasını təmin edir. Şablon yaratarkən, hər bir sənəd növünün təfərrüatlarını düzgün yerləşdirməlisiniz. Sənədin məqsədindən asılı olaraq ekran mətnləri boş vərəqdə (daxili sənədlər üçün) və ya təşkilatın artıq hazırlanmış formaları əsasında yaradılır.

Bir qayda olaraq, standart mətn artıq əvvəlcədən müəyyən edilmiş dizayna (formatlaşdırma) malikdir. Şablonda həmçinin əvvəlcədən konfiqurasiya edilmiş digər sənəd dizayn variantları, detalların yeri ola bilər. Alətlər panellərinin fərdiləşdirilməsi və hər bir şablon üçün qısa yollar toplusunun yaradılması ekrandan verilmiş sənədi hazırlamaq üçün lazımsız düymələri silməklə və xüsusi yaradılmış düymələr, əmrlər və makrolar əlavə etməklə işi asanlaşdırır və sürətləndirir.

Konkret sənədlərin tam tərtib olunmuş mətnləri ilə yanaşı, yazışmalarda, aktların, arayışların və digər məlumat və arayış sənədlərinin hazırlanmasında istifadə olunan standart ifadə və ifadələrdən də son onilliklərdə istifadə geniş vüsət almışdır. İşgüzar yazışmalarda, xüsusən də xarici müxbirlərlə sabit frazeoloji növbələr qəbul edilir. Xüsusilə tez-tez sənədlərin ilkin hissəsində istifadə olunur. Kuznetsov S.L. Kadr sənədləri ilə işləməkdə kompüterlərdən istifadə // Katiblik işi, 2007. № 3, s. 76-81.

Misal üçün:

“Hörmətli cənab (xanım)”, “Hörmətli cənablar”, “... məktubunuz üçün təşəkkür edirik”, “...dən məktubunuz alındı, biz... haqqında təkliflərinizi öyrəndik”, “cavab olaraq məktubunuza … xatırladırıq ki, …”, “Faksımızın təsdiqi olaraq sizə məlumat veririk”, “…-dan məktubumuza əlavə olaraq”, “Cavabın gecikməsinə görə üzr istəyirik...” və s.

Sənədlərin yekun hissəsində sabit ifadələr də var - "təriflər" deyilənlər: "hörmətlə", "səmimi ehtiramla", "dərin hörmətlə", "hörmətlə" və s.

Kadrlar şöbəsinin fəaliyyətində də tez-tez rast gəlinən peşəkar ifadələr və ifadələr dəstləri müəyyən edilir və maşının yaddaşına daxil edilir, ilk növbədə kadrlar üçün əmrlərin tipik ifadəsi, xüsusən işdən çıxarıldıqda, təşkilatların (firmaların) daim istifadə olunan adları. və s. Bütün bunlar kompüterə bir dəfə daxil edilir və sonra bütün kadr zabitləri tərəfindən istifadə olunur.

Kadrlar üçün şablon sifarişi yaratmağı düşünə bilərsiniz. O, iki hissədən ibarətdir: sabit və dəyişən. Sabit, dəyişməz qalan sifarişin özünün formasıdır və dəyişən, sanki, bir işarədir - nə daxil edilməlidir bu sənəd tərtib edərkən. Bu, mətnin rəsmiləşdirilməsinə, onun vahidliyinə nail olur. Hər hansı vacib hissəni atlama ehtimalı istisna olunur. Əvvəla, bu şəkildə həm əmrlər, həm də kadrlar haqqında məlumatlar üçün vahid formaları olmayan sənəd şablonları tərtib edilir.

Paket olsa da Microsoft Office 2007 əhəmiyyətli sayda əsaslanan yeni bir sənəd yaratmağa imkan verir hazır şablonlar artıq müəyyən edilmiş dizayn parametrləri ilə, lakin bu şablonlar rus ofis işinin tələblərinə cavab vermir, buna görə də kadrlar şöbəsi öz şablonlarını yaratmalı və əlavə etməlidir.

Ən çox yayılmış mətn redaktoru - Microsoft Word-də şablonlar yaratmaq üçün əvvəlcə kadrlar üçün ümumi sifariş şablonu yaratmalısınız. Fayl menyusundan New əmrini seçmək və Şablonun yaradılacağını qeyd etmək lazımdır.

Açılan sənəddə qurumun sifarişi üçün forma yaradırıq. Formaya təşkilatın embleminin qrafik təsviri daxil edilə bilər. Qəbul edilən sənəd Order.docx kimi saxlanılır və onun əsasında artıq şablonlar yaradılır - Soyadın dəyişdirilməsi əmri.docx, Penalty.docx tətbiq edilməsi əmri və s.

Bundan əlavə, müəyyən bir sifariş yaratmaq zərurəti yarandıqda, Fayl, Yarat əmri personal üçün bütün əsas sifariş növlərini ehtiva edən bir pəncərə açır. Eyni zamanda, Şablonlar qovluğunda Kadrlar üçün Sifarişlər qovluğunda olması tövsiyə olunur (standart quraşdırmada bu qovluğa tam yol belə görünə bilər: С:\Program Files\Microsoft Office\Templates\ Personal üçün Sifarişlər , və ya quraşdırılmış əməliyyat sistemindən və parametrlərdən asılı olaraq, məsələn, D:\Documents and Settings\User\Application Data\Microsoft\Templates, burada İstifadəçi istifadəçi adıdır). Beləliklə, kadrlar üçün bütün sifariş şablonları qruplaşdırılıb və yeni xüsusi sifariş yaratmaq üçün müvafiq şablon əsasında sənəd yaratmaq əmrini vermək kifayətdir. Kuznetsova T.V., Kuznetsov S.L. Kadrların idarə edilməsi. Ənənəvi və avtomatlaşdırılmış texnologiyalar. M. Kadrların idarə edilməsi. 2005. səh. 46-53.

Bir çox sifarişlər üçün Rusiya Dövlət Statistika Komitəsinin 01/05/2004-cü il tarixli 1 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq edilmiş, elektron formada mövcud olan vahid formalar olduğundan, bu formalar bir sıra şablonların əsasını təşkil edir. Bu halda, təşkilatın formasından istifadə edilmir, bəzi sahələr mövcud vahid formada doldurulur, məsələn, təşkilatın adı, OKPO kodu, təşkilat rəhbərinin vəzifəsi və nəticədə sənəd kimi saxlanılır. uyğun şablon. Rusiya Federasiyası Dövlət Statistika Komitəsinin 01.05.2004-cü il tarixli 1 nömrəli "İlkin təhsilin vahid formalarının təsdiq edilməsi haqqında" Fərmanı. mühasibat sənədləriəməyin uçotu və onun ödənilməsi üzrə

Daha mürəkkəb şablonlarda sabit dəyərlər siyahısına malik olan elementlər - məsələn, vəzifənin adı, struktur bölmənin adı - açılan siyahılar şəklində icra olunur ki, bu da sürətləndirməyə imkan verir. sənədin tamamlanması və orfoqrafik səhvlərin aradan qaldırılması.

Eynilə, işəgötürən və işçi arasında əmək müqaviləsi şablonu yaradıla bilər. Üstəlik, işçilərin müxtəlif kateqoriyalarından asılı olaraq, bir neçə standart müqavilə forması ola bilər - rəhbər işçilərlə, orta səviyyəli işçilərlə, texniki işçilərlə.

Şablon və ya fərdi sənəd yaratarkən, onda istifadə olunan şriftlərə diqqət yetirməlisiniz. Varsayılan olaraq, MS Windows/Office proqramında çoxlu sayda şrift quraşdırılıb və şrift kitabxanalarında on minlərlə hər cür şrift və üslub ola bilər. Bununla belə, qeyri-standart şriftlə yaradılmış sənədi köçürərkən problemlər yarana bilər. Tələb olunan şrift kompüterdə mövcud deyilsə, sistem sənədi göstərərkən bu kompüterdə mövcud olan şriftdən istifadə edərək avtomatik olaraq əvəzləməni tətbiq edir. Bununla belə, əvəzedici şrift demək olar ki, həmişə fərqli ölçüyə malikdir ki, bu da mürəkkəb sənədlərin düzgün göstərilməməsinə, bəzi hallarda isə köhnə şriftlərdən istifadə edərkən mətnin düzgün göstərilməməsinə, diakritik işarələrin və s. göstərilə bilər. rus simvollarının yerinə, yəni n. "abracadabra" və ya sual işarələri. Bu problemin qarşısını almaq üçün sənədləri hazırlayarkən üç növ şrifti təmsil edən üç əsas şriftdən istifadə etmək tövsiyə olunur - Arial (roman şrifti), Times New Roman (serif şrifti), Courier New (bir boşluq şrifti, bütün simvollar eyni şrift tutur. sətir eni, oxşar makina ilə yazılmış mətn). Fərqli şrift ölçüsündən istifadə edərək, onun üslubunu dəyişdirərək (kursiv, qalın, qalın kursiv) və altdan xətt çəkməklə demək olar ki, hər hansı bir sənədi tərtib edə bilərsiniz. Bu şriftlər standart olaraq Windows ilə işləyən bütün kompüterlərdə quraşdırıldığından, bu şriftlərlə yazılmış sənəd istənilən kompüterdə düzgün göstəriləcək.

Microsoft Office 2007 ofis paketinin istifadəçiləri üçün şriftlərə diqqət yetirmək xüsusilə vacibdir, çünki onu xüsusi qeyd etməsəniz, o, istifadəçilərdə olmayan xüsusi şriftlərdən istifadə edəcəkdir. əvvəlki versiyalar Microsoft Office (2003, XP və s.).

Sənədin yaradılmasının elementlərindən biri onun maraqlı tərəflər tərəfindən təsdiqlənməsidir. Adətən bunlara müvafiq şöbələrin rəhbərləri, hüquqşünas, baş mühasib daxildir. Kompüterdə yaradılmış sənəd yerli şəbəkənin mövcudluğunda elektron poçtla göndərilə bilər.

Dağıtım MS Word-ün standart vasitələri ilə və ya avtomatik xatırlatma və icra nəzarəti ilə sənədin standart marşrutlardan biri boyunca hərəkətini təmin edən xüsusi proqramların - marşrutlaşdırıcıların köməyi ilə həyata keçirilə bilər. Bunun üçün düşünülür, bütün maraqlı tərəflərlə razılaşdırılır və sənədin hər bir növü və çeşidi, hər bir şablon üçün hərəkət marşrutu (təsdiqləmə proseduru) ətraflı şəkildə verilir. Gələcəkdə konkret şablon əsasında sənədin yaradılması onun sonrakı hərəkət yolunu müəyyən edir. Maraqlı şəxslərlə razılaşdırılmış sənəd çap olunur, rəhbər tərəfindən imzalanır və hüquqi qüvvəyə malik sənəddir.

Kadrlar üzrə əsas sənədlər uzunmüddətli saxlama müddətinə (75 il) malik olduğundan, hüquqi baxımdan mühüm əhəmiyyət kəsb edir və hüquqi ziddiyyətlər yarandıqda zəruri ola bilər, işçilərin şəxsi işlərini təşkil edən sənədlər, f-a uyğun kartlar. . T2 No, əmək kitabçaları, şəxsi hesablar kağız şəklində aparılmalıdır. Bununla birlikdə, işçilərlə işləmək üçün kompüter proqramlarından istifadə edərkən bəzi sənədləri əvvəlcə kompüterdə yaratmaq və yalnız sonra kağıza çıxarmaq daha asandır. Və işçilər haqqında məlumatların kompüter bazasına daxil edilməsi kadrlar haqqında lazımi məlumatların axtarışını və seçilməsini xeyli sürətləndirir.

Elektron sənədin olması faktiki olaraq kağız orijinaldan istifadəni aradan qaldırır. Buna görə də sənədlərin elektron formada nizamlı saxlanmasını təmin etmək eyni dərəcədə vacibdir. Hər bir işçinin öz mülahizəsinə əsasən, Doc1, doc2, ccc4 və s. kimi ixtiyari adlarla faylları saxladığı qovluqlar yaratması halları var. Bu, tamamilə qəbuledilməzdir. Yüzlərlə belə fayl toplananda bəzən işçi özü lazımi sənədi çətinliklə tapır, hətta işçi xəstələnsə və ya başqa səbəbdən işdə olmasa belə, onsuz lazımi faylı tapmaq böyük problemə çevrilir. Sənədlər ayrı-ayrı fayllar kimi saxlanılırsa, ən çox görülən istifadə bölmənin iş faylına əsaslanan təşkil edilmiş qovluq strukturudur. Məsələn, kadrlar üçün sifarişlərin xüsusi yaradılmış Kadrlar üçün Sifarişlər qovluğunda yerləşdirilməsi və il üzrə seriya nömrələnməsinə uyğun olaraq yerləşdirilməsi tövsiyə olunur. Məsələn: С:\Documents\Kadrlar haqqında sərəncamlar\2004\2004_0405N28.doc. Bu halda, fayl adı Sənədlər qovluğunda Sifarişlər qovluğunda 2004-cü il qovluğuna yerləşdirilmiş sənədin (kadrlar haqqında 04/05/2004-cü il tarixli 28l/s saylı əmr) tarixi və nömrəsidir. Tətildə və ezamiyyətdə olanlar, cərimələr kimi saxlama müddəti 5 il olan sifarişlərin qəbul, köçürmə, işdən çıxarılma əmrlərindən ayrıca, saxlama müddəti 75 il olması tövsiyə olunur. Qovluq strukturu bölmənin fayl nomenklaturasına uyğun olmalıdır. Şöbədə ənənəvi ofis işində analoqu olmayan, yəni yalnız elektron formada mövcud olan elektron qovluqlar (işlər) varsa, o zaman nomenklaturada belə işin göstəricisinə e hərfi əlavə edilir. Məsələn: Case 0318e. Təşkilat mərkəzləşdirilmiş sənəd idarəetmə sistemindən istifadə edərsə və elektron arxiv, bütün sənədləri belə bir sistem daxilində yaratmaq və saxlamaq olar. Bobyleva M.P. Effektiv sənəd idarəetməsi: ənənəvidən elektrona. M.: Termal, 2004.

kadr sənədlərinin avtomatlaşdırılması uçotu

3. Edirkadrəsaslardata

Kadr sənədlərinin xüsusiyyətləri ondan ibarətdir ki, onun əhəmiyyətli bir hissəsində elektron surətlə yanaşı, kağız üzərində hazırlanmış və əlyazma imzaları olan surət də olmalıdır.

Bununla belə, əmrlərin və digər sənədlərin kompüter formasında yaradılması və saxlanması hələlik kadrların fəaliyyətinin avtomatlaşdırılması deyil. Avtomatlaşdırma kadrlar haqqında məlumat bazalarının yaradılması və saxlanması kimi başa düşülməlidir. Bu, tərtibatçı tərəfindən ciddi şəkildə müəyyən edilmiş (həmişə dövlət qaydalarının tələblərinə və müəyyən bir təşkilatın ehtiyaclarına cavab verməyən) və bir yerli kompüterdə işləyən kart sahələri olan ən sadə elektron kart faylı ola bilər. Bəzən MS Access, MS SQL Server və s. kimi ümumi DBMS əsasında müəyyən bir təşkilat üçün kadrlar bazası yaradılır. İşçi qüvvəsinin idarə edilməsi proqramı bütövlükdə təşkilat üçün daha böyük ofis avtomatlaşdırma proqramının ayrıca modulu ola bilər.

Əmək fəaliyyətini qeyd edən sənədlər işçinin yüksəlişinin, düzəlişlərinin daimi əksini tələb edir ki, bu da verilənlər bazası əsasında qurulmuş avtomatlaşdırılmış sistemdə daha asandır.

Ənənəvi sənədləşmə işində işçi haqqında təkrar məlumatların müxtəlif növ sənədlərə daxil edilməsi tələb olunur: kadr uçotu üçün anket və ya şəxsi vərəq, şəxsi kart (forma No T2, T4) və s. Avtomatlaşdırılmış sistem, sonradan müxtəlif sənədlərdə dəfələrlə istifadə olunan şəxsi heyətin uçotu vərəqinə uyğun olan məlumatların bir girişini təmin edir. Daha mürəkkəb sistemlər müəyyən bir təşkilatın ehtiyaclarına uyğun olaraq işçilər haqqında məlumatların əhatə dairəsini genişləndirmək üçün qeyri-məhdud imkanlar verir.

Kadrlar şöbəsi üçün nəzərdə tutulmuş proqramlar ən azı statistik orqanlar tərəfindən 2004-cü il yanvarın 5-dən tətbiq edilmiş T2, T2GS (MS), T4 standart idarələrarası formalara uyğun olaraq işçi haqqında məlumatların daxil edilməsini təmin etməlidir. bir işçinin işdən çıxarılması, proqram göstərilən formalarda məlumatın çapını təmin etməli və sonra məlumatı işdən çıxarılan işçilərin məlumat bazasına köçürməlidir. Alınan şəxsi kartda işçi əmək kitabçasını aldıqdan sonra imza qoyur, bundan sonra işə salınır və arxivə təhvil verilir.

İşçi haqqında bütün məlumatlar T2 No-li formada olduğu kimi, onlar da kompüter ekranında onun kartına daxil edilməlidir. Tətil, ezamiyyət, başqa vəzifəyə transfer, yüksəliş, dəyişiklik ailə vəziyyəti və ya yaşayış yeri - bütün bu məlumatlar dərhal kompüterə daxil edilməlidir. Kompüter proqramı məzuniyyətlərin planlaşdırılmasını sadələşdirəcək və bir neçə ildir ki, kimin məzuniyyətdən istifadə etmədiyini sizə xəbər verəcək, hansı işçinin yubileyinin yaxınlaşdığını xatırladacaq və s. Sankina L.V. Kadrlar bürosu işi kitabçası. M. MCFR. 3-cü nəşr, 2009. S. 65-97.

Bir çox inteqrasiya olunmuş sənəd avtomatlaşdırma proqramları Lotus Notes kimi məhsullara əsaslanır. Onlar kadrlar şöbəsi, müxtəlif şöbələr və alt proqramlar tərəfindən yaradılmış kadr məlumat bazalarının mübadiləsinə imkan verir, məsələn, "Kadrlar" modulundan kadrlar şöbəsi, "Əmək haqqı" - mühasibat şöbəsi tərəfindən istifadə olunur. Məlumatların bu şəkildə paylaşılması işçilər haqqında lazımi məlumatların birdəfəlik daxil edilməsini təmin etməklə lazımsız əməyin qarşısını almağa, şöbələr oflayn işləyərkən yarana biləcək mümkün uyğunsuzluqların və üst-üstə düşmələrin qarşısını almağa imkan verir.

Məsələn, "1C: Əmək haqqı və İnsan Resursları" proqramı mühasibat uçotu üçün "1C: Müəssisə" və ya "1C: Mühasibatlıq" proqramından artıq istifadə edən təşkilatlara kadr xidmətində əlavə iş yerləri təşkil etməyə və hər bir işçi haqqında məlumatların daxil edilməsini təmin etməyə imkan verir. bir dəfə. Mühasibatlıq şöbəsinin istifadə etdiyi bütün işçi məlumatları sistemə bir dəfə - kadr xidmətinin əməkdaşı tərəfindən daxil edilir.

Çox vaxt bu cür proqramlara əsas məzmunu şəxsi kadr uçotu vərəqinə uyğun gələn qeydiyyat kartı daxildir.

Nümunə kimi InterTrust-un “İnsan Resurslarının İdarə Edilməsi” proqramını göstərmək olar.1 Bu, aşağıdakı verilənlər bazalarını özündə birləşdirən verilənlər bazası sistemidir: Namizədlər, Namizədlərin Arxivi, Kadrlar, Struktur, Mövcudluq.

"Namizədlər" bazasında işə qəbulu nəzərdən keçirilən şəxslər haqqında, "Namizədlər arxivi" bazasında isə işə qəbulu ilə bağlı qərarı müvəqqəti olaraq təxirə salınmış namizədlər haqqında məlumatlar saxlanılır.

Təşkilatın işçiləri haqqında məlumatlar (şəxsi kartlar, avtobioqrafiyalar, tövsiyələr, testlər, rəylər və s.) “Kadrlar” məlumat bazasında yer alır.

“Struktur” məlumat bazasında ştat cədvəli, şöbələrin iyerarxiyası, vakant vəzifələr və s. Presence məlumat bazasının köməyi ilə iş vaxtının, ezamiyyətlərin, məzuniyyətlərin və s.-nin operativ uçotu aparılır. Nəzərdən keçirilən sistem təşkilatın strukturunu vizuallaşdırmağa, orada baş verən dəyişiklikləri asanlıqla əks etdirməyə və işçilərin işə qəbuldan tutmuş işdən azad edilməsinə qədər təşkilatda iş pilləkənlərində hərəkətini tam izləməyə imkan verir.

İnsan Resursları proqramı OfficeMedia paketinin bir hissəsi olduğundan, təbii olaraq digər komponentlərlə qarşılıqlı əlaqəni təmin edir. Məsələn, "İdarəetmə və Planlaşdırma" dəstinin "Sifarişlər" verilənlər bazası ilə.

İstifadəçilər kadrlar bazasından onları maraqlandıran məlumatları asanlıqla əldə edə bilərlər:

müəssisənin hər hansı işçisinin tabeçiliyini aşkar edən strukturu;

soyad, şöbə, nömrə ilə sistemləşdirilmiş kadr siyahıları hesab kartı, iş stajı, yaş, ad günü, məzuniyyət tarixləri və məzuniyyətin planlaşdırılması;

· təşkilatdan xaric edilən şəxslərin siyahıları və s. Kuznetsov S.L. Avtomatlaşdırılmış kadrlar şöbəsinin inkişafı // Katiblik işi, 2005. № 4, s. 65-67.

Bənzər funksionallığı olan bir sıra proqramlar var. Müəyyən birinin seçimi təşkilatın xüsusiyyətlərindən, artıq istifadə olunan digər proqramlarla inteqrasiya ehtiyacından və s.

4. Proqram"Kadrlar"şirkətlər"Elektronofissistemləri"

Belə proqramlar adətən mətn və qrafik faylların idxalını nəzərdə tutur ki, bu da işçilərin fotoşəkillərini, onların imza nümunələrini, kağız sənədlərin şəkillərini və s.-ni sənəd formalarına daxil etməyə imkan verir və gücləndirilmiş təhlükəsizlik rejimi və müvafiq giriş cihazları, şəxsi kodlar, barmaq izləri, fərdi identifikasiya sistemləri üçün digər məlumatlar.

Kadrlar üzrə verilənlər və məlumat bazası ilə işləyərkən bunu nəzərə almaq lazımdır federal qanun“İnformasiya, informasiya texnologiyaları və informasiyanın mühafizəsi haqqında” fərdi məlumatlar məxfi məlumat kimi təsnif edilir və bu məlumatların mühafizə rejiminin, emalı və istifadə qaydasının pozulmasına görə hüquqi və fiziki şəxslər məsuliyyət daşıyırlar. 20 fevral 1995-ci il N 24-FZ "İnformasiya, informasiyalaşdırma və məlumatların mühafizəsi haqqında" Federal Qanun (Qırmızı. 10 yanvar 2003-cü il). Müvafiq olaraq, şəxsi heyət haqqında hər hansı məlumat bazası, xüsusən də şəbəkədə yerləşən, icazəsiz girişdən etibarlı şəkildə qorunmalıdır.

Lotus Notes, MS SQL Server və digər peşəkar verilənlər bazaları əsasında yaradılan proqramlar, bir qayda olaraq, verilənlər bazası sənədlərinə girişi tənzimləmək, sənədlərin yaradılmasını, oxunmasını və redaktəsini məhdudlaşdıran güclü mexanizmə malikdir. səlahiyyət.

Kadrlar şöbəsinin funksiyalarına işə qəbul daxildirsə, o zaman işə namizədlərin kompüter sınağı, müəyyən vəzifələrə və müvəqqəti və ya parça işinə ("ehtiyat" deyilən) mümkün namizədlərin siyahısının aparılması da həyata keçirilə bilər.

Nüfuzlu firmalarda, işə qəbul olunarkən işçilərin iş yerində peşəkar oriyentasiya, psixoloji uyğunsuzluqla əlaqəli konfliktləri aradan qaldırmaq və komandada əlverişli mikroiqlim yaratmaq üçün sınaqdan keçirilməsi normaya çevrilmişdir. Ciddi testlər ixtisaslı psixoloqun hərtərəfli işini tələb etsə də, buna baxmayaraq, kompüter testi insanın əsas xarakter xüsusiyyətlərini müəyyən etməyə imkan verir, baxmayaraq ki, onun nəticələrinə mütləq bir qədər ehtiyatla yanaşmaq lazımdır.

Test sistemi namizədlərin seçilməsi və ya müəyyən bir müştəri üçün işçi axtarışı zamanı, müvəqqəti kadrların formalaşdırılması zamanı çox faydalı ola bilər. əmək kollektivləri qısamüddətli bir işi yerinə yetirmək üçün yaradıcı qruplar adlanan və s. Kompüter testinin nəticələrinə əsasən subyektlərin ətraflı psixoloji xüsusiyyətləri tərtib edilir, şəxsiyyətin, onun uğur və ya uğursuzluğunu müəyyən edən əsas xarakter xüsusiyyətlərinin qiymətləndirilməsini ehtiva edir. müxtəlif fəaliyyət sahələrində şəxsi, işgüzar və intellektual keyfiyyətlərin inkişaf səviyyəsi, psixi normadan sapmalar aşkar edilir, motivasiya əsasında şəxsiyyət dəyərlərinin strukturu təhlil edilir və şəxsiyyətin ümumi etibarlılıq səviyyəsi hər bir mövzudan əldə edilir. Kuznetsov S.L. Kadrlar üzrə sənədlərlə işin avtomatlaşdırılması üçün proqram təminatının seçilməsi problemləri // Katiblik işi, 2000, №4, s.34-36; 2001, №1, səh.44-50.

Bununla belə, bir daha vurğulamaq lazımdır ki, həm kadrların sınaqdan keçirilməsi üçün ixtisaslaşdırılmış proqramlar, həm də geniş istifadə olunan populyar testlər dəstləri yardımçı ola bilər, lakin heç bir halda kadr seçimində müəyyənedici amil ola bilməz.

Nəticə

Bu kurs işinin məqsədinə uyğun olaraq kadr xidmətinin işinin təkmilləşdirilməsi məsələsi ilə bağlı ədəbi mənbələrin təhlili aparılıb, kadr xidmətinin işinin avtomatlaşdırılmasının nəzəri aspektləri nəzərdən keçirilib və birləşdirilib, yaradılmasının nəzəri aspektləri nəzərdən keçirilib. və avtomatlaşdırma prosesində sənədlərin icrası nəzərdən keçirilmişdir.

içində olduğunu vurğulamaq vacibdir müasir dünyaİnsan Resursları bir şirkətdə çox mühüm rol oynayır. O, bütün HR işlərinin, HR siyasətinin və hər hansı digər HR fəaliyyətlərinin koordinatoru və təşkilatçısı olmalıdır.

Şirkətdə kadrlar üzrə mütəxəssis üçün avtomatlaşdırılmış iş yerinin yaradılması məlumatın işlənməsi vaxtını azaldacaq; informasiyanın emalının qiymətində azalma olacaq; zəruri məlumatların axtarışına sərf olunan vaxtı azaltmaq; emal edilmiş informasiyaya nəzarətin və uçotun keyfiyyəti yüksələcək; təkcə kadrlar üzrə məsul işçinin deyil, şirkətin digər şöbələrinin də işinin səmərəliliyi artacaq.

Yekun olaraq deyə bilərik ki, yeni texnologiyalardan istifadə informasiya sistemlərindən istifadə etməklə kadr xidmətlərinin səmərəliliyini əhəmiyyətli dərəcədə artırır. Həm proqram təminatının özünün, həm də təchizatçı şirkətin tərifində səhv etməmək vacibdir. Uğursuz seçim olduqda, ilkin gözləntilər özünü doğrultmaya bilər və nəticədə "əl işi", icra layihəsinin dəyərinin artması, sistemin performansına zərər vurmaqla istifadə edilməsi (nəzərə alınmaqla) onun əldə edilməsinə və həyata keçirilməsinə artıq sərf olunan vaxt və maliyyə resursları) və nəticədə proqram təminatının bəlkə də tamamilə rədd edilməsi.

Klassik kadr uçotunun müasir texnologiyalarının tətbiqi işçilərə müasir kadr idarəetmə vasitələri - motivasiyanın idarə edilməsi, xərclərin planlaşdırılması və s. ilə işləmək üçün daha çox vaxt buraxacaqdır.

Siyahıistifadə olunurmənbələr:

Normativ və metodolojiəsas:

2. 20 fevral 1995-ci il tarixli N 24-FZ "İnformasiya, informasiyalaşdırma və məlumatların mühafizəsi haqqında" Federal Qanun (Qırmızı. 10 yanvar 2003-cü ildən).

3. Rusiya Federasiyası Dövlət Statistika Komitəsinin 05.01.2004-cü il tarixli 1 nömrəli "Əməyin uçotu və onun ödənilməsi üçün ilkin uçot sənədlərinin vahid formalarının təsdiq edilməsi haqqında" Fərmanı.

4. GOST R 6.30-97 Vahid Sənədləşdirmə Sistemləri. Vahid təşkilati və inzibati sənədlər sistemi. Sənədləşdirmə tələbləri

Ədəbiyyat:

1. Andreeva V.I. Kadrlar şöbəsində ofis işi (Rusiya Federasiyasının GOST-larına əsaslanan nümunə sənədləri ilə). Nəşriyyat 3. M: QSC “İntel-Sintez” Biznes Məktəbi, 2000.

2. Artemov O.Yu., Ermakova I.N., Ovchinnikova N.V., Firmalar, rəhbərlik, kadrlar, sənədlər. Moskva: Atlant-mərkəz, 2003.

3. Bobyleva M.P. Effektiv sənəd idarəetməsi: ənənəvidən elektrona. - M.: TERMIKA, 2004.

4. Qlinskix A.İ. Avtomatlaşdırılmış kadr idarəetmə sistemləri bazarının vəziyyəti haqqında. - M.: "Kompüter-İnform", 2004. - 17 s.

5. Kirsanova M.V. Biznes kursu. Rəhbərliyin sənəd təminatı / Kirsanova M.V., Aksenov Yu.M. - M.: "İnfra-M", 2007.

6. Krasavin A.S. Kadrların idarə edilməsinin sənədli təminatı problemləri // Sənəd işi. 2000. No 2. S. 10-16.

7. Kuznetsova T.V. Katiblik işi. Nəşriyyat 4. M: QSC “İntel-Sintez” Biznes Məktəbi, 2002. S 165-174

8. Kuznetsova T.V. Kadr uçotu üçün sənədlərin yeni vahid formaları // Katiblik işi, 2008, № 8, s. 4-18.

9. Kuznetsov S.L. Kadr sənədləri ilə işləməkdə kompüterlərdən istifadə // Katiblik işi, 2007. № 3, s. 76-81.

10. Kuznetsov S.L. Avtomatlaşdırılmış kadrlar şöbəsinin inkişafı // Katiblik işi, 2005. No 4, s. 65-67.

11. Kuznetsov S.L. Kadrlar üzrə sənədlərlə işin avtomatlaşdırılması üçün proqram təminatının seçilməsi problemləri // Katiblik işi, 2000, № 4, s. 34-36; 2001, №1, səh.44-50.

12. Kuznetsova T.V., Kuznetsov S.L. Kadrların idarə edilməsi. Ənənəvi və avtomatlaşdırılmış texnologiyalar. M. Kadrların idarə edilməsi. 2005.

13. Sankina L.V. Kadrlar bürosu işi kitabçası. M. MCFR. 3-cü nəşr, 2009.

Allbest.ru saytında yerləşdirilib

Oxşar Sənədlər

Kadr sənədləri anlayışı. Kadrlar xidməti sənədlərinin tərkibi və strukturu. Təşkilatın strukturunda kadr xidmətinin yeri. Kadr təminatı üzrə işin planlaşdırılması və təşkili. Kadrlar (kadrlar) üzrə sənədlərin saxlanmasının təşkili.

kurs işi, 04/06/2014 əlavə edildi


Kadrlar xidmətinin vəzifələri və funksiyaları, strukturu və formaları. Kadrlar şöbəsinin işçilərinin işinin tənzimlənməsi. Qaydalar idarəedici məsələlər kadr ofisi işi. Kadrlar sifarişləri. Mühasibat uçotu və nəzarət jurnalları, daxili rəsmi yazışmalar.

kurs işi, 04/11/2015 əlavə edildi


İnnovativ texnologiyalar kadrların idarə edilməsi. Təşkilatın kadr işinin əsasları. Kadr işində innovasiyaların idarə edilməsi prinsipləri və üsulları. Kadrlar şöbəsinin fəaliyyətinə pulsuz proqram təminatının tətbiqi layihəsinin əsaslandırılması.

dissertasiya, 04/07/2011 əlavə edildi


"Belkrus" MMC-nin kadr siyasətinin təhlili və kadr xidmətinin əsas vəzifə və funksiyalarının həyata keçirilməsi yolu ilə Belarus Respublikasında kadr xidmətlərinin işini yaxşılaşdırmaq yollarını axtarın. Təşkilatın idarə olunmasında kadr xidmətinin rolu.

kurs işi, 10/12/2010 əlavə edildi


Sənədlərin növləri və məqsədi. Kadrlar sənədlərinin düzgün, tam və vaxtında rəsmiləşdirilməsi qaydaları. Təşkilatın şəxsi heyəti haqqında məlumatların qeydiyyatı. Şəxsi işin yazılmasının əsasları. Arxivə kadrlar üzrə sənədlərin hazırlanması.

kurs işi, 20/12/2015 əlavə edildi


Müəssisənin kadr xidmətinin məqsəd və vəzifələri. "KORMZ" ASC-də idarəetmə sisteminin təhlili. Təşkilatın kadrlarının sayı və strukturunun təhlili. ASC müəssisəsinin kadr xidmətinin işinin öyrənilməsi, onun təkmilləşdirilməsi üçün tədbirlərin işlənib hazırlanması.

kurs işi, 23/09/2011 əlavə edildi


Müasir kadr xidməti və onun işinin Stroitel MMC timsalında təşkili. Kadrlar xidmətinin strukturu, funksiyaları və işçiləri. Kadrların fəaliyyətinin sənədləşdirilməsi. Pensiyanın formalaşması. Daxil olan və gedən sənədlərlə işləmək. Sənədlərin saxlanması.

dissertasiya, 03/02/2009 əlavə edildi


İdarəetmə sistemində kadr xidmətinin yeri. Kadrlar xidmətinin əsasları. İşin təsviri kadr zabiti. Əmək kitabçasının doldurulması qaydaları. üçün hesablaşmalar iş dəftərləri və onların saxlanması. Kadrlar şöbəsinin işlərinin nomenklaturası.

dissertasiya, 07/17/2008 əlavə edildi


Müəssisənin kadr xidmətinin məqsədləri, vəzifələri, funksiyaları və strukturu. Müəssisənin təşkilati-iqtisadi xüsusiyyətlərinin tərtibinin xüsusiyyətləri. "Şebekinski Maşınqayırma Zavodu" ASC-nin kadr xidmətinin peşəkar və ixtisas tərkibinin təhlili.

kurs işi, 03/02/2010 əlavə edildi


Müəssisədə kadr siyasətinin mahiyyəti, məqsəd və vəzifələri. Konsepsiyanı öyrənmək kadr təminatı və onun elementləri. Rusiya Federasiyasının dövlət dövlət qulluğu nümunəsində kadrlarla işin təhlili, müasir idarəetmə texnologiyalarının qiymətləndirilməsi.

Kadrlar xidmətinə (şöbəsinə) müasir tələblər Ponomareva Natalya G.

5.2. Proqram təminatı seçimi

Avtomatlaşdırılmış HR sistemləri, proqram təminatı inkişaf etdirən firmalar tərəfindən yaradılmış, daim təkmilləşdirilir və təkmilləşdirilir, kadr zabitlərinin işini xeyli asanlaşdırır.

Proqram təminatı kadr işçisi Bu gün o, etibarlı məlumatlarla daim yenilənən məlumat bazasını ehtiva etməli, lazımi məlumatların axtarışının operativliyini və məlumat bazasından məlumatların təqdimatının görünməsini təmin etməlidir. Proqram vasitələrinə həmçinin kadrlar xidməti rəhbərinin təşkilati fəaliyyətini tənzimləyən, konkret situasiyalar üzrə qərarların qəbul edilməsini təmin edən, ünsiyyətin səmərəliliyini həyata keçirən, yəni işgüzar fəaliyyətini, ünsiyyəti və qərarların qəbulunu təmin edən proqramlar daxil edilməlidir.

Ən populyarlarından biri "1C: Maaş və Kadrlar" proqramıdır. Bu proqramın standart konfiqurasiyası bütün zəruri ilkin sənədlərin hazırlanması ilə istənilən mülkiyyət formalı, o cümlədən büdcədən maliyyələşən müəssisə, idarə və təşkilatlarda kadrlar şöbəsinin işini demək olar ki, tam avtomatlaşdırmağa imkan verir.

HR iş prosesini optimallaşdırmağa imkan verən başqa bir tam xüsusiyyətli sistemdir "BOSS-kadrlar zabiti".

Bu proqram sizə yeni şöbənin strukturunu planlaşdırmağa, hesabatlar hazırlamağa, korporativ portalda kadr arayış məlumatlarını yeniləməyə və əmək qanunvericiliyinə riayət etməklə mürəkkəb münaqişəni həll etməyə imkan verir.

"BOSS-Kadrovik" qanunla təsdiq edilmiş bir çox tənzimləyici təlimatları ehtiva edir: OKPDTR, OKONKh, OKSO, OKSM, vergi qanunvericiliyinə dair təlimatlar, fərdiləşdirilmiş mühasibat uçotu və bir çox başqaları.

“Qran-VUR Təşkilatının Hərbi Qeydiyyat Məmuru (Orqanı)” avtomatlaşdırılmış sistemi təşkilatlarda vətəndaşların hərbi uçotunun aparılmasına kömək edəcək.

Sistem imkan verir:

1) təşkilatda hərbi qeydiyyat işləri (mühasibat uçotu, nəzarət, axtarış və təhlil) vəzifələrinin həllini avtomatlaşdırmaq;

2) yuxarı ərazi və ya sahə hərbi qeydiyyat orqanı ilə hesabat məlumatlarının mübadiləsini avtomatlaşdırmaq.

Sistem bir istifadəçidir, yəni sistemin bu versiyası bir iş yerində mühasibat uçotu və sənədlərlə işləmək üçün nəzərdə tutulmuşdur. Microsoft Jet verilənlərin saxlanması və idarə edilməsi vasitəsi (DBMS) kimi istifadə olunur.

Sistem funksionallığı:

1) təşkilatda çalışan ehtiyatda olan və ya hərbi xidmətə çağırılmalı olan vətəndaşların qeydiyyatı;

2) təşkilatın işçilərinin bron edilməsi və rezervasiyadan çıxarılması faktlarının uçotu;

3) müxtəlif meyarlara görə ümumi siyahıdan təşkilat işçilərinin axtarışı (seçilməsi, süzülməsi);

4) göstəricilərin avtomatlaşdırılmış hesablanması və təşkilatda ehtiyatda olan və işə qəbul edilmiş vətəndaşların sayı haqqında hesabatın formalaşdırılması (forma No 6);

5) göstəricilərin avtomatlaşdırılmış hesablanması və təşkilatın uçot kartının formalaşdırılması (forma No18);

6) Təşkilat işçilərinin No T-2 (VUR) və No T-2GS (VUR) formasında şəxsi kartlarının doldurulması və çapı;

7) işləyən çağırışçıların və ehtiyatda olan vətəndaşların şəxsi vəsiqələrinin reyestrinin aparılması və çap edilməsi;

8) komandalara təyin edilmiş vətəndaşların fərdiləşdirilmiş siyahısının və işçilərin iş yerində bildiriş kartlarının səyyar reseptlə avtomatlaşdırılmış şəkildə yaradılması;

9) müvafiq hərbi komissarlıqlara yoxlanılmaq üçün təhvil verilmiş təşkilatın işçilərinin əsas hərbi qeydiyyat məlumatlarını ehtiva edən siyahıların avtomatlaşdırılmış formalaşdırılması;

10) Grand Booking sistemi ilə təchiz edilmiş ali hərbi qeydiyyat orqanı ilə maqnit daşıyıcılarında məlumat mübadiləsinin avtomatlaşdırılması.

"Firon" avtomatlaşdırılmış kadr idarəetmə sistemi istənilən kadr əməliyyatlarının uçotunu aparmağa imkan verən, ofis işini avtomatlaşdıran, həmçinin kadrların idarə edilməsinin planlaşdırılması və təhlili üçün rahat alətlər təklif edən kompüter proqramıdır. “Firon”un əsas xüsusiyyətləri onun görmə qabiliyyəti və çevikliyidir.

Firon sisteminin köməyi ilə siz:

1) öz işini səmərəli təşkil etmək;

2) şirkətinizə hərtərəfli baxışı inkişaf etdirin;

3) qarşıya qoyulan vəzifələri operativ həll etmək;

4) müasir kompüter texnologiyalarından istifadə etmək;

5) şəxsi heyət haqqında istənilən məlumatı almaq asandır;

6) qanunvericiliyə uyğun olaraq ofis işlərini aparmaq;

7) təşkilati strukturun qurulması.

Proqram məhsulu "Kadrlar xidmətinin sənədli dəstəyi" HR müfəttişinin işini avtomatlaşdırmaq üçün yeni nəsil OASIS proqram təminatıdır. Bu proqram istinad və informasiya sistemləri prinsipləri əsasında qurulub. İşçilərin əmək fəaliyyətinin düzgün sənədləşdirilməsini və kadrların uçotunu təmin etmək üçün sənədlərin iki kataloqunu (kadrlar xidmətinin texnologiyasına və sənədlərin növlərinə görə) ehtiva edir. Bir proqramda həyata keçirilən xüsusiyyətlər:

1) daxili istifadə üçün sənədlər kataloqunun hazırlanması üçün sənəd şablonlarından istifadə;

2) sənədlərin bazasında rahat axtarış;

3) sənədlərin çapı;

4) hər hansı bir kadr əməliyyatına nəzarəti təmin edən və kadr zabitinin təlim elementlərini daşıyan "kadr əməliyyatları ustaları".

Kadr xidmətləri üçün proqramların müxtəlifliyi sadəcə heyrətamizdir. Çox vaxt onlar sadəcə olaraq bir-birini təkrarlayırlar, buna görə də fəaliyyətinizin xüsusiyyətlərinə ideal şəkildə uyğun gələn proqramı seçərkən diqqətli olmalısınız. Proqram seçərkən, şübhəsiz ki, təşkilatınızda olan proqram mütəxəssislərinə müraciət etmək zərər vermir.