Ein effektiver Assistent der Geschäftsführung: Geschäftsetikette und professionelle Fähigkeiten. Training "Effizienter Managerassistent: Geschäftsetikette und berufliche Fähigkeiten"

Heimat / Ohne Investitionen

Einer der prestigeträchtigsten Berufe und gleichzeitig für die meisten recht einfach zu sein scheint – eine persönliche Sekretärin oder Assistentin. Was das Prestige angeht, hast du recht. Was die Leichtigkeit betrifft - ein trügerischer Eindruck. Es ist leicht, nur... ein schlechter Helfer zu sein. Wie wird man zum Star am Berufshimmel?

Antworten

Die Position des Persönlichen Assistenten der Geschäftsführung hat einen hohen Stellenwert im Unternehmen. Der persönliche Assistent steht im Mittelpunkt des Bürolebens der Organisation, und seiner Person wird viel Aufmerksamkeit geschenkt. Die Kommunikation mit den ersten Personen von Unternehmen und die Verantwortung, die ein persönlicher Assistent trägt, erfordert erhebliche Kenntnisse und Fähigkeiten. Es ist schwer zu überschätzen, welche große und wichtige Menge an administrativer, repräsentativer und vermittelnder Arbeit vom Assistenten geleistet wird.

Unabhängig von der Größe der Organisation wird der Aufgabenbereich des persönlichen Assistenten manchmal so weit erweitert, dass er nicht nur eine Reihe von Standard-Verwaltungsarbeiten, sondern oft auch viel kreative Arbeit leistet. In seiner Arbeit kann der Assistent Finanz-, Management-, Journalisten-, PR- und Übersetzungsfunktionen erfolgreich umsetzen, insbesondere wenn dies eine Seele ist und Talente, Kenntnisse und Fähigkeiten vorhanden sind. Es hängt alles davon ab, wie man sich am Arbeitsplatz zeigt, vom Umfang der Aktivitäten des direkten Vorgesetzten sowie von dem Verständnis, oder besser gesagt der menschlichen und fachlichen Akzeptanz und dem Respekt, der sich zwischen dem Assistenten und seinem direkten Vorgesetzten entwickelt.

Wichtige Informationen zu Informationsunterstützung des Leiters finden Sie im Material hier.

Neben der großen Verantwortung birgt die Position als persönlicher Assistent der Leitung große Chancen: Knüpfen interessanter Kontakte, Kommunikation mit Menschen unterschiedlichster, oft recht hoher Stellung, dauerhaftes Bleiben, wie man so schön sagt, „in Sichtweite“, Weiterentwicklung der Organisation u Führungsqualitäten, die Möglichkeit, in jeder Position in jedem Bereich zu wachsen, in dem Sie Ihre Fähigkeiten und Aktivitäten zeigen können. Im Chefbüro können Sie verschiedene berufliche Tätigkeitsfelder im Unternehmen „unter die Lupe nehmen“, Ihre Stärken und Interessen ermitteln und erfolgreich ins Berufsleben starten. Talentierter und engagierter Mitarbeiter Werdegang und das Wachstum der finanziellen Entschädigung für all ihre Bemühungen wird bereitgestellt.

Welche persönlichen Eigenschaften eines Mitarbeiters in dieser Position spielen eine zentrale Rolle?

Zunächst ist anzumerken, dass Mädchen meistens als persönliche Assistentinnen arbeiten. Die natürlichen Eigenschaften, die dem weiblichen Geschlecht innewohnen, nämlich: Konzentration auf menschliche Beziehungen, Kommunikation, die Fähigkeit, viele kleine Dinge vorherzusehen, sich um Menschen zu kümmern, die Entwicklung der Situation ein paar Schritte voraus zu berechnen, Einsicht, Intuition - kann Frauen in ihrer beruflichen Tätigkeit gute Dienste leisten.

Es sollte auch berücksichtigt werden, dass eine Frau, seit sie begonnen hat, eine erfolgreiche berufliche Karriere aufzubauen, auf die Faktoren achten muss, auf die Männer traditionell ausgerichtet sind, wenn sie in einem bestimmten Geschäftsfeld erfolgreich sind, nämlich - auf Kompetenz, die Fähigkeit, sich richtig zu präsentieren, die Fähigkeit, ergebnisorientiert zu sein.

Wie werden Sie in der Position als Personal Assistant erfolgreich und schaffen eine hervorragende Grundlage für Ihre erfolgreiche Karriere?

Maximales Programm

Vergessen Sie nicht, dass es keine unproduktiven Tätigkeitsbereiche gibt, es gibt fahrlässige Mitarbeiter. So wie es kein langweiliges Leben gibt, gibt es langweilige Menschen. Die Natur hat die Frau mit vielen wertvollen Fähigkeiten ausgestattet.

Was ist heute wichtig für den Geschäftserfolg einer Frau?

Sie sollten sich nicht nur auf externe Daten verlassen, obwohl ein attraktives und gepflegtes Erscheinungsbild, die Möglichkeit, sich selbst zu präsentieren, Ihnen natürlich gute Dienste leisten werden.

Erfolgreicher Mann drei Dinge immer bewusst:

ihre Fähigkeiten und Talente,
Ihre Ambitionen und Ziele
ihre Quellen für neues Wissen und Fähigkeiten, d. h. Wachstumschancen.

Es ist auch notwendig, klar zu verstehen, was Sie unter dem Begriff „Erfolg“ für sich selbst verstehen. Ist es eine ruhige Routine oder eine Notwendigkeit permanente Lösung neue Herausforderungen, die Manifestation von Einfallsreichtum und Initiative und im Mittelpunkt des Geschehens stehen. Übrigens, wenn Ihnen letzteres nicht gefällt, dann ist die Position eines persönlichen Assistenten nichts für Sie.

Verstehen und Handeln sind die beiden Erfolgsmotoren. Ein erfolgreicher Mensch ist im HIER und JETZT aktiv. Er muss nicht auf die Gelegenheit warten, sich zu beweisen. Er selbst schafft sich diese Möglichkeiten, berechnet sie aus der Realität um ihn herum, weil der Fokus seiner Vision weit genug ist und er offen ist, viele Dinge um sich herum wahrzunehmen und Situationen zu nutzen.

Leisten Sie mehr als das, was von Ihnen bei der Arbeit erwartet wird. Solch ein passiver Geschäftsansatz ist nichts für jemanden, der nach beruflichen Höhen strebt. Stellen Sie sich die Frage: Was erwarten Sie von der Arbeit? Die Antwort kann lauten: würdige Entlohnung, Zufriedenheit durch die Kommunikation, soziale und andere Vorteile, die die Arbeit bietet, Anerkennung der eigenen Verdienste durch das Management, das Umfeld. Denn persönlicher Erfolg hängt nicht so sehr von der eingenommenen Position ab, sondern von der Mann selbst.

Denken Sie darüber nach, wie Sie großartig sein können, wie Sie Ihren Arbeitsablauf verbessern können, welche Art von Atmosphäre Sie im Empfangsbereich schaffen können, d. h. welche Schritte Sie unternehmen können, um Arbeitsprobleme effektiv zu lösen. Hier sind die Punkte, um Situationen und Möglichkeiten für Ihren Erfolg zu schaffen.

Wenn ein Mensch nicht nur im Rahmen dessen handelt, was von ihm bei der Arbeit verlangt wird, sondern seine Erwartungen an die Arbeit, sein Streben nach Wachstum und Selbstverwirklichung in den Vordergrund stellt, dann gelingt es ihm, zu zeigen, wozu er fähig ist, das zu gewinnen Vertrauen und Anerkennung der Gesellschaft sich als Spezialist, ambitionierter Mitarbeiter.

Die wichtigste Lektion des persönlichen Wachstums: Sie wollen lernen - studieren, nähern, fragen, klären, nach einer Meisterklasse fragen, versuchen, etwas Neues zu machen, mehr, aber niemand wird Ihnen zuerst Mentoring, Training oder professionelle Beratung anbieten. Die Initiative, Fragen, Anregungen zum „Testen des Stiftes“ oder zur Unterstützung eines bereits etablierten Fachmanns, um die Beherrschung zu verstehen, sollten vom „Schüler“ ausgehen, da der Schüler einen Lehrer sucht und nicht umgekehrt!

Das Erfolgsrezept im Beruf ist also denkbar einfach – zu erkennen, dass man selbst eine große Rolle in den Situationen und Umständen seines Daseins spielt. Ihr Verständnis dafür, welches Umfeld am besten zu Ihren Bestrebungen und Zielen passt, Ihr Verständnis Ihrer Stärken, Ihre Sensibilität für die umgebende Realität - All dies spielt eine entscheidende Rolle bei der Schaffung günstiger Möglichkeiten, um auf dem Weg zum Erfolg voranzukommen. In diesem Fall modellieren Sie Ihr Lebensszenario und füllen es mit den Ideen, die für Sie von Wert sind. All diese Ideen verkörpern sich in jenen Dingen, Bedingungen, Menschen, die Sie gemäß dem Lauf der Ereignisse umgeben, die Sie selbst organisieren oder eine klare Vorstellung davon haben, sie zu organisieren. Schließlich wählt eine Person selbst eine Lebensweise.

Es ist klar, dass man nur gut machen kann, was einem gefällt. Und weiter - mehr. Beginnen Sie, ins Geschäft hineinzuschnuppern, sich an den positiven Ergebnissen Ihrer Bemühungen zu erfreuen und entdecken Sie Ihre persönlichen Erfolgsgeheimnisse. Schließlich ist alles sehr individuell. Diese Individualität werden Sie gerne Schritt für Schritt in sich entdecken und weiterentwickeln.

Persönlicher Assistent: zwei Zauberstäbe

Für eine Assistentin der Geschäftsführung sind zwei Fähigkeiten besonders wichtig: der Umgang mit Informationen und der Umgang mit Menschen. Beide Fähigkeiten werden mit den Zauberstäben eines talentierten Assistenten gleichwertig.

Arbeiten mit Informationen: Es ist nicht so wichtig, die maximale Menge davon zu haben und sich an vieles zu erinnern und zu behalten, sondern zu wissen, wo Sie es zur richtigen Zeit finden können. Die Tatsache, dass wir im Web-Zeitalter leben, macht unser Leben viel einfacher. Schließlich lassen sich Informationen oder ein Hinweis auf seine wertvollen Quellen über die Ressourcen des World Wide Web finden, daher stehen Suchfähigkeiten heute an erster Stelle. Diese Fähigkeiten müssen perfekt beherrscht werden. Finden Sie die Informationen, die Sie brauchen, markieren Sie das Wichtigste in einem großen Informationsfluss - das sind wichtige Fähigkeiten des modernen Assistenten. Wie erreicht man die Beherrschung solcher Fähigkeiten? Je mehr Übung - desto besser wirst du es tun. Und weiter. Sei neugierig!

Es ist wichtig, niemals im Voraus in Panik zu geraten, wenn Sie damit konfrontiert werden neues Problem. Informationen finden, denken, verstehen. Hier ist ein optimistischer und kognitiver Ansatz wichtig. Vor allem, wenn man oft neue Probleme lösen muss. Aber wenn du es nicht kannst und es nicht magst, dann hast du den falschen Job gewählt. Schließlich erfordert die Arbeit eines persönlichen Assistenten Initiative, Kreativität und positives Denken. Dies ist ein Job für diejenigen, die gerne denken und verschiedene Probleme lösen. Dies ist ein Job für brillante Organisatoren, Schöpfer, die effektiv mit Stress umgehen, Schwierigkeiten glätten und sonst nichts.

Zweiter Zauberstab - Fähigkeit, mit Menschen zu kommunizieren - Es ist ein noch komplexeres und interessanteres Werkzeug.

Wichtig für einen persönlichen Assistenten eine gemeinsame Sprache mit anderen finden. Für effektive Kommunikation Es ist notwendig, einen so wunderbaren Charakterzug zu haben wie Geselligkeit, d.h. die Fähigkeit, leicht Kontakte zu knüpfen. Für eine geschlossene, nicht kommunikative Person ist es schwierig, als Assistent zu arbeiten, da sie mit einer großen Anzahl von Menschen mit völlig unterschiedlichen Status kommunizieren muss. Zu den wertvollen persönlichen Eigenschaften eines Assistenten gehören Höflichkeit, Höflichkeit, Wohlwollen, Höflichkeit, Aufmerksamkeit gegenüber dem Gesprächspartner. Sie tauchen immer nicht nur in persönlichen Kontakten, sondern auch in Telefongesprächen auf. Diese Qualitäten schaffen eine günstige Atmosphäre im Empfangsraum des Leiters, im Büro und helfen dabei, Unterstützung zu erhalten, effektiv mit Menschen zu interagieren und eine vermittelnde Mission zwischen dem Leiter und den Menschen um ihn herum zu erfüllen.

Es ist erwähnenswert, dass Frauen von Natur aus gute Psychologen und „Spezialisten für menschlichen Beziehungen". Unterbewusst verstehen sie normalerweise, was für eine Person vor ihnen steht, und abhängig davon wählen sie eine Verhaltenslinie. Ob es sich um den Manager oder die Mitarbeiter handelt, es ist besser, sich an den korrektesten Verhaltensstil zu halten.

Andere wichtiger Punkt - Fähigkeit, sich um Menschen zu kümmern, die Fähigkeit, ein Diplomat zu sein, Takt zu zeigen, den richtigen Ton zu finden, die Stimmung der Menschen um Sie herum und den Stand der Dinge zu verstehen. Warum sich um Menschen kümmern? Muss ein stellvertretender Manager die Wunder der Geduld und Fürsorge einer Kinderpflegerin zeigen? Teilweise ja. Arbeite für dich Portion. Dies ist Ihre Hauptfunktion. Wenn Sie etwas organisieren, müssen Sie alle Nuancen berechnen, als ob Sie alles für sich selbst tun würden. Sie können einige Fragen und Details nicht auslassen und denken, dass die Leute es vor Ort selbst herausfinden werden. Wir müssen versuchen, alles bis ins kleinste Detail vorauszusehen. Diese Arbeit ist sehr wichtig. Schließlich ist die Fähigkeit, sich um Menschen zu kümmern, nicht jedermanns Sache. Dies ist eine sehr schwierige Aufgabe für einen stellvertretenden Manager.

In der Natur einer Frau liegt eine solche Eigenschaft wie die Fähigkeit und der Wunsch, alles zu verbessern. Sie glaubt, dass, wenn etwas existiert oder auf die eine oder andere Weise funktioniert, es verbessert werden kann. In der Regel versucht sie dies selbst zu erreichen und ist bereit, andere dazu zu ermutigen. Diese wunderbare Eigenschaft einer Frau bietet ihr großartige Möglichkeiten, ihre Führungsqualitäten zu entwickeln und die Karriereleiter hinaufzusteigen.

Ich möchte darauf hinweisen, dass man für den beruflichen Erfolg in fast jedem Geschäft gute Kenntnisse in der weiblichen und männlichen Psychologie haben muss. Wichtig ist zunächst einmal, die eigenen Vorteile klar zu verstehen und Starke Seiten, von der Natur vorgegeben, und zweitens, um effektiv mit Menschen zu kommunizieren, unter Berücksichtigung der Besonderheiten männlicher und weiblicher Denk- und Verhaltensweisen. Dieses wertvolle Wissen hilft Ihnen, eine gemeinsame Sprache, Verständnis und Unterstützung zu finden, nicht nur im Beruf, sondern auch in Ihrem Privatleben, das für jede Frau sehr wichtig ist.

Arbeiten für kreative Naturen

Der Moment ist sehr wichtig für eine Frau Kreativität. Eine seltene Frau wird aufgrund der Eigenschaften ihrer weiblichen Natur, die ihr die Natur gegeben hat, zustimmen, langweilige Routinearbeiten zu verrichten. Was ist Schaffung und warum wir am häufigsten suchen zu finden kreative Arbeit? Was meinen wir mit diesem Konzept? Manchmal stellt sich heraus, dass wir mit diesem Konzept Freiheit meinen. Freiheit zu erschaffen, sich zu offenbaren und zu verwirklichen.

In der Tat müssen wir oft nicht nur einige gewöhnliche, alltägliche Funktionen ausführen, sondern auch das Endergebnis, das „Produkt“ unserer Aktivität, erstellen, erstellen und vor allem sehen, eine Antwort vom „Verbraucher“ erhalten “ dieses „Produkts“, Rückmeldung, Schätzen Sie die investierte Mühe. Manchen Menschen ist es außerdem wichtig, etwas „von und bis“ zu tun und nicht nur ein Rädchen in einer großen Maschinerie zu sein und seinen kleinen Teil in die gemeinsame Sache zu stecken. Im Zuge dessen berufliche Selbstbestimmung müssen die Antwort auf die Frage finden - Was ist Ihnen persönlich bei Ihrer Arbeit wichtig?

Also über Kreativität. Glücklicherweise erfordert die Arbeit als stellvertretende Führungskraft selbstständiges Denken und Entscheiden, ein kreatives Betätigungsfeld muss nicht beklagt werden.

Finden Sie einen Ausweg aus einer Situation, die manchmal nicht dem Standard entspricht, und bieten Sie gegebenenfalls eine Idee an - von seinem Wert und seiner Rationalität überzeugen, eine Möglichkeit finden, es umzusetzen, seine Umsetzung zu planen und zu "leiten". - Hier sind die Hauptbestandteile eines erfolgreichen Aktivitätsplans für persönliche Assistenten, die geschätzt werden. Und wenn Sie das meinen, um den üblichen Lauf der Dinge zu verbessern - Dies ist eine undankbare Aufgabe, Sie werden vielleicht überrascht sein zu erfahren, dass Sie (falls Sie sich trotzdem dazu entschließen) endlich etwas abgeschlossen haben, das seit langem niemand mehr erreicht hat, und dies ist nicht unbemerkt geblieben. Würde das nicht Freude an der Aktivität bringen? Wird es nicht Voraussetzungen für weiteres berufliches Wachstum schaffen? Die Antwort auf alle Fragen ist äußerst knapp – ja! Man muss es versuchen und durchhalten.

Um kreativ zu sein, müssen Sie Menschen und Umstände sehen, hören, verstehen, Schlüsselprobleme in Ihrer Arbeit erkennen und Lösungen finden, Prozesse verbessern. In den meisten Fällen sollte man nicht argumentieren, dass die Initiative strafbar ist. Strafbar ist in der Regel Untätigkeit und Gleichgültigkeit, da man früher oder später auf die gleichen Hindernisse stoßen kann, die es in der Vergangenheit anscheinend so erfolgreich geschafft haben, die Augen zu schließen. Wenn das Problem systemisch ist, ist es besser, es zu lösen, und beim nächsten Mal in einer ähnlichen Situation müssen Sie keine Zeit mehr damit verschwenden, dasselbe Loch zu umgehen.

Die Arbeit eines Assistenten wirft ständig Aufgaben auf, und wenn Sie ein aktiver und kreativer Mensch sind, dann werden diese Aufgaben Ihre „Berufsmuskeln“ stärken und aufbauen sowie Ihre Fähigkeiten und Talente entdecken und entwickeln. Diese Aufgaben sind interessant (in der Regel ganz und gar nicht alltäglich) die Tätigkeit des persönlichen Assistenten des Leiters. Wenn wir sie lösen, wachsen und entwickeln wir uns als Individuen und als Mitarbeiter, das bringt uns Zufriedenheit und eine angemessene Vergütung. Und wir streben danach, nicht wahr?

Die Ausbildung richtet sich in erster Linie an angehende Assistenten der Geschäftsführung, die sich beruflich weiterentwickeln möchten und ihre Arbeit so gestalten möchten, dass sie mit minimalem Aufwand maximale Freude bereitet.

Das Programm wird auch für erfahrene Fachleute interessant sein, in deren berufliche Pflichten umfasst die Wahrnehmung administrativer Unterstützungsfunktionen für das Management.

Das Programm wurde gemäß entwickelt professioneller Standard "Spezialist für organisatorische und dokumentarische Unterstützung des Organisationsmanagements".

Nach Abschluss der Ausbildung ausgestellt Bescheinigung über die Weiterbildung des etablierten Musters " Management der administrativen und wirtschaftlichen Aktivitäten in der Organisation ".

Trainingsprogramm

Die Rolle des stellvertretenden Managers bei der Organisation von Geschäftsprozessen.
- Assistant Manager - Koordinator und Organisator der Arbeit im Büro.
- Anforderungen an die fachlichen und persönlichen Qualitäten eines stellvertretenden Geschäftsführers.
- Aufgaben, Pflichten und Kompetenzen des stellvertretenden Geschäftsführers.
- Der Platz des stellvertretenden Managers im Team des Managers und der Diensthierarchie.
- Berufssicherheit und aktive Stelle Bei der Arbeit.
- Die Beziehungskultur zum Vorgesetzten, zu den Kollegen und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen.
- Loyalität und Vertraulichkeit in der Arbeit eines Assistant Managers.
Ein positives Geschäftsimage und Geschäftsetikette als Komponenten des Erfolgs eines stellvertretenden Geschäftsführers.
- Konzepte von Image und Geschäftsetikette.
- Image und Karriere.
- Die Rolle des stellvertretenden Managers bei der Erstellung des Images des Leiters und des Unternehmensimages der Organisation.
Externes (dimensionales) Bild des stellvertretenden Managers.
- Geschäftsbild eines stellvertretenden Managers.
- Anforderungen an Kleidung und Aussehen Geschäftsmann.
- Business-Kleidung (Business high, Business traditional, Business casual, Business trip, Business A5).
- Grundvoraussetzungen für die Gestaltung des Erscheinungsbildes einer Geschäftsfrau (Körperpflege, Haarschnitt, Make-up, Parfüm).
- Unzulässige Dinge in einem geschäftlichen Dimensionsbild.
- Der Platz und die Rolle der Corporate Dress Code bei der Aufrechterhaltung/Schaffung des Unternehmensimages.
- Die Aufgaben des stellvertretenden Geschäftsführers bei der Pflege der Unternehmenskultur und des Image.
Standards der Unternehmenskultur.
- Begrüßung und Vorstellung.
- Die Ordnung und Formen der Repräsentation (in der Gesellschaft, am Arbeitsplatz, persönliche Repräsentation).
- Der Appell "Sie" - "Sie" (Alterskriterien, Regeln für den Übergang zu "Sie").
- Geschäftsetikette (Typen Visitenkarten, Regeln für die Gestaltung und Lieferung von Visitenkarten).
- Zwischenmenschlicher Raum (zwischen Kollegen, zwischen Führungskraft und Untergebenen, im Team, in der Gesellschaft).
- Wie es üblich ist, sich in Ihrem Büro / Empfangsraum zu verhalten und Gäste zu empfangen.
- Verhaltensregeln beim Betreten des Büros eines Managers oder Geschäftspartners.
- Bedeutung von Haltung und Gang.
- Bedeutung von Mimik und Gestik.
Organisation effektive Arbeit Rezeption.
- Effektive Organisation des Arbeitsplatzes des stellvertretenden Geschäftsführers.
- Bürodesign und Innendekoration der Rezeption.
- Besucher empfangen und verabschieden. Besonderheiten des Empfangs und der Verabschiedung von Geschäftsreisenden, Delegationen, VIP-Gästen.
- Grundlagen der Bürogastfreundschaft. Arten der Gästebetreuung und Tischdekoration (Selbstbedienung, Teilbedienung, Vollbedienung).
Organisation von Geschäftsreisen für den Manager.
- Erstellung des Arbeitsprogramms.
- Informationsdokumentierte Unterstützung der Arbeit des Leiters.
- Buchung von Tickets und Hotelreservierungen. Organisation übertragen.
- Merkmale der Vorbereitung einer Auslandsreise.
Organisation von Geschäftsveranstaltungen (Meetings, Verhandlungen, Konferenzen).
- Vorbereitung von Informations- und Referenzmaterialien und Räumlichkeiten für die Veranstaltung.
- Vorbereitung öffentlicher Reden des Leiters.
- Treffen Geschäftspartner am Flughafen, Bahnhof, in der Nähe des Veranstaltungsortes.
- Sitzordnung für Autos.
- Am Verhandlungstisch Platz nehmen und Fahnen setzen.
- Unterstützung des Managers bei Handelsverhandlungen.
- Dokumentation von Geschäftsveranstaltungen. Video, Audio, Fotografie.
- Organisation kulturelles Programm und eine Auswahl an Werbegeschenken.
- Gäste sehen.
Zeiteinteilung.
- Elemente des Zeitmanagements.
- Gründe für Zeitmangel.
- Erstellung eines persönlichen Zeitmanagementsystems.
- Prioritäten setzen (Pareto-Prinzip, Eisenhower-Matrix, ABC-Analyse).
Optimierung der Arbeit des stellvertretenden Managers - Zeitmanagement.
- Operative und langfristige Planung: Aufbau der notwendigen Selbstdisziplin.
- Einteilung der Aufgaben nach Dringlichkeit, Wichtigkeit und Energieintensität unter Berücksichtigung persönlicher Merkmale.
- Planung gemeinsame Arbeit Geschäftsführer und stellvertretender Geschäftsführer.
- Planung und Organisation des Arbeitstages des Leiters.
Etikette bei Firmen- und offiziellen Veranstaltungen.
- Arten und Merkmale offizieller Veranstaltungen: tagsüber-abends, mit Bestuhlung, ohne Bestuhlung.
- Servierregeln laut Rezeption.
- Einladungen zu offiziellen Veranstaltungen. Antworten Sie auf Einladungen.
- Kleiderordnung für Firmenveranstaltungen.
- Verhaltensregeln bei Firmenveranstaltungen.
- Anwesenheitszeit bei Firmenveranstaltungen.
Organisation von Geschäftstreffen in einem Café/Restaurant.
- Wahl des Treffpunkts.
- Geschäftspartner treffen und verabschieden.
- Sitzgelegenheiten am Tisch.
- So geben Sie eine Bestellung auf und leisten eine Zahlung.
Effektive Kommunikation in der Arbeit eines Assistant Managers.
- Interaktion mit Vorgesetzten und Kollegen.
- Management des Informationsflusses.
- Organisation des Kommunikationsprozesses.
- Kommunikationsbarrieren und Möglichkeiten, sie zu überwinden. Technik des Kurzgesprächs.
- Entwicklung von Kommunikations- und Geschäftskommunikationsfähigkeiten.
Telefonetikette und Geschicklichkeit der Telefonkommunikation.
- Merkmale eines geschäftlichen Telefongesprächs.
- Telefonbild des Unternehmens. So beantworten Sie eingehende Anrufe richtig.
- Regeln der Telefonetikette: Formen der Vorstellung und Verabschiedung.
- Beginn und Ende eines Telefongesprächs. Regeln für das Führen eines geschäftlichen Telefongesprächs, wenn Sie anrufen.
- Wie man ein Gespräch kontrolliert und dabei höflich bleibt. Höfliche Absage.
- Kultur geschäftliche Rede und offizieller Geschäftsstil von Managementdokumenten.
- Lexikalische Normen und grammatikalische Normen der modernen russischen Sprache.
- Typische Sprachfehler in dokumentarischen Texten.
- Die Sprache der amtlichen Dokumente. Grundlegende Anforderungen an den Schreibstil amtlicher Dokumente.
Schriftlicher Geschäftsstil der Informationsübertragung und des Geschäftsbriefes.
- Entwicklung von Standard- und Vorlagentexten.
- Hauptarten von Geschäftsbriefen.
- Etiketteregeln für das Schreiben von Geschäftsbriefen.
Setiquette - E-Mail-Etikette(gemäß den Anforderungen der internationalen Geschäftsetikette).
- Das Konzept der Vernetzung. Unterschied Email aus Papier.
- Geschäftlicher E-Mail-Stil.
- Anforderungen für die Formatierung einer geschäftlichen E-Mail.
- Geschäftliche E-Mails starten und beenden.
Büroarbeit für den stellvertretenden Geschäftsführer.
- Grundvoraussetzungen für die Ausführung der Organisations- und Verwaltungsdokumentation (ORD).
- Die Zusammensetzung der Details des ORD.
- Anforderungen an Dokumentenformen.
- Registrierung von permanenten und variablen Details von Dokumenten.
- Arten von Dokumenten: Organisations-, Verwaltungs-, Referenz- und Informationsdokumente.
- Regeln für die Vorbereitung und Durchführung verschiedene Sorten Dokumente (Reglemente, Weisungen, Verfügungen, Protokolle, Zertifikate, Schreiben usw.).

16. April 2012 Generaldirektor von Ardis LLC, Unternehmensberater.

Effektive Assistentin der Geschäftsführung: Geschäftsetikette und fachliche Fähigkeiten

Das Programm richtet sich an Direktionsassistenten, Sekretariatsleiter, Geschäftsführer, Sekretärinnen. Es ist auch nützlich für Sekretärinnen und Büroleiter und alle Mitarbeiter, die aufgrund ihrer Tätigkeit mit Kunden und nur mit Besuchern der Organisation kommunizieren müssen.

Am Ende des Trainings werden die Teilnehmer in der Lage sein:

Seminarprogramm:

1. Assistant Manager und seine Rolle in der Arbeit der Organisation

1.1. Business-Dresscode

Was ist ein Business-Dresscode?
Geschäftskleidung für Damen
Geschäftskleidung für Herren
Die Farbe der Kleidung in einem Geschäftsumfeld
Vergessen Sie nicht das Zubehör

1.2. Büroeinrichtung

Hauptbüro
Rezeption

1.3. Arbeiten mit Besuchern

Rezeptionspersonal
Empfang von Besuchern anderer Organisationen
Empfang von Geschäftsreisenden
Tee und Kaffee für Besucher

1.4. Geschäftliche Unterordnung

Vertretungen und Bekannte
Visitenkarten. Regeln für den Austausch von Visitenkarten

1.5. Telefonische Kommunikationstechnik

So beantworten Sie Anrufe richtig
Regeln für das Führen eines geschäftlichen Telefongesprächs, wenn Sie anrufen
Häufige Telefonfehler

1.6. Geschäftskorrespondenz

Business-Schreibstil
Anforderungen an Geschäftsbriefe
Besonderheiten Geschäftskorrespondenzüber Internet

1.7. Organisatorische Unterstützung bei Dienstreisen des Leiters

Buchung von Tickets, Hotels
Beziehung zum Gastgeber

2. Bürotätigkeiten für den Assistenten des Unternehmensleiters

2.1. Der Aufbau der Dokumentation moderner Organisationen

Normative Maßnahmen zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen in der Organisation
Grundlegende Anforderungen an die Erstellung der Dokumentation

2.2. Erstellung und Ausführung der Hauptdokumente

Organisatorische Dokumente
Verwaltungsdokumente
Informationen und Referenzdokumente

2.3. Mit Dokumenten arbeiten

Vorbereitung von Dokumenten
Registrierung von Dokumenten

2.4. Dokumente organisieren und aufbewahren

Nomenklatur der Angelegenheiten der Organisation
Bildung von Fällen
Kontrolle der Dokumentenausführung
Vorbereitung von Dokumenten für die Archivierung

3. Etikette der Geschäftskommunikation

3.1. Geschäftstreffen und Verhandlungen

So bereiten Sie sich auf ein Geschäftstreffen vor
Regeln für das Treffen mit einer Wirtschaftsdelegation: am Flughafen, im Büro
Sitzordnung für Autos
Hotelunterkunft
Sitzordnung am Verhandlungstisch

3.2. offizielle Empfänge

Einladungen und Antworten auf Einladungen
Arten von offiziellen Empfängen
Sitzordnung bei Tisch
Sitzordnung am Tisch
Kleiderordnung für offizielle Empfänge
Wie man sich bei einem formellen Empfang verhält

3.3. Geschenke und Blumen für einen Geschäftspartner

Geschenkauswahl
Wie man Geschenke gibt und empfängt
Verbotene Geschenke
Farbregeln für Geschäftspartner
Verpackung von Blumen

Am Ende des Trainings werden die Teilnehmer in der Lage sein:

Erwerben Sie als Assistant Manager persönliche Effektivitätsfähigkeiten
Verstehen Sie die Bedeutung der Rolle eines Assistenten der Geschäftsleitung in der Struktur des Unternehmens
Richtig ein System von Geschäfts- und Personalabläufen einrichten
Treten Sie innerhalb und außerhalb des Unternehmens selbstbewusst auf
Beachten Sie die Regeln und Vorschriften der Geschäftsetikette
Kommunizieren Sie höflich und effektiv mit Kunden, Besuchern und Mitarbeitern des Unternehmens
Tragen Sie zur Schaffung und Aufrechterhaltung eines positiven Images des Unternehmens bei.

Workshop-Design:

Aktiver Dialog zwischen dem Moderator und den Teilnehmern des Trainings, Antworten auf die Fragen der Teilnehmer.
Parsing typische Situationen(Fallstudien).
Business- und Rollenspiele.
Einüben von Fähigkeiten durch Übungen in kleinen Gruppen.
Mini-Vorträge.

Jeder Unternehmer, der sich in einen Arbeitsalltag stürzt, hat Miranda Priestley von The Devil Wears Prada mindestens einmal um ihre Assistentin Andrea beneidet. Und er wird vom Autor ein Exemplar eines unveröffentlichten Buches verlangen und bei schlechtem Wetter ein Ticket bestellen und die Dokumente nehmen und mit dem Hund spazieren gehen. Es klingt fantastisch, aber wenn man den Wert, die Funktionalität und die Anforderungen an einen persönlichen Assistenten richtig einschätzt, findet man die richtige Hand, die nicht nur Kaffee kochen kann, sondern der man auch im Urlaub geschäftlich vertrauen kann. Heute sprechen wir über persönliche Assistenten: Warum sie gebraucht werden, welche Funktionen an sie delegiert werden können und wie man bei der Auswahl eines Kandidaten keinen Fehler macht.

Warum wir den Begriff „Assistent“ missverstehen

Liftmarketing arbeitet regelmäßig mit so vielen Unternehmen zusammen – und wir haben bei den meisten einen häufigen Fehler festgestellt. Stellt man dem Geschäftsinhaber die Frage: „Was soll eine Assistentin machen?“, hören wir oft eine Aufzählung von Sekretariatsfunktionen: „Tee / Kaffee / Drucken / zur Post gehen“. Wenn Ihr Assistent nur das tut, dann haben Sie keinen Assistenten.

Eine gute Assistentin der Geschäftsführung ist eine unverzichtbare Person, die vielfältige Funktionen wahrnimmt, von der Sekretärin über den stellvertretenden Geschäftsführer, den Treuhänder bis hin zur zweiten Person im Unternehmen.

Der richtige Assistent hilft Ihnen, Ihr Unternehmen effektiver und effizienter zu führen. Das ist eine Person, die dem Eigentümer einen Teil der Funktionen entzieht und seine Zeit für strategische Aufgaben der Zukunft freisetzt. Über die richtigen Funktionen eines Unternehmers haben wir bereits geschrieben.

Jeder Unternehmer braucht einen Assistenten. Optimal ist es, bereits in der Gründungsphase einen Assistenten einzustellen.

Assistenten sind wirtschaftlich sinnvoll.

Im Durchschnitt schwankt das Gehalt eines Assistenten in der Ukraine zwischen 8.000 und 14.000 Griwna. Und viele werden es ziemlich teuer finden.

Aber lassen Sie uns die Kosten für eine Ihrer Arbeitsstunden berechnen. Teilen Sie dazu den Gesamtverdienst des Vormonats durch 160. 160 ist die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden pro Monat in einem Unternehmen mit 8-Stunden-Arbeitstag.
Noch interessantere Statistiken: 20 % bis 50 % der Zeit verbringt der Eigentümer jeden Tag mit Aufgaben, die eigentlich nicht zu seinen Pflichten gehören (Überprüfung der Qualität der Aufgaben, Streit mit Auftragnehmern, Bestellung eines Programmierers zum Besuch des Büro usw.). Sicherlich kennt jeder Unternehmer die Situation: „Irgendein Problem. Ich entscheide selbst, um das Team nicht von der Arbeit abzulenken.“ Zum Beispiel kostet ein Besitzer, der 2.000 Dollar im Monat verdient, 12,50 Dollar pro Stunde.

Jetzt zählen. Unter der Voraussetzung, dass der Eigentümer aus unserem Beispiel 50 % der Arbeitszeit (4 von 8 Stunden) unnötige Funktionen ausführt, beträgt sein Verlust bei einer Arbeitszeit von 12,50 USD 50 USD. Für einen Monat beträgt der Verlustbetrag 1.000 US-Dollar. Und das ist 2-3 mal mehr als das Gehalt eines Assistenten.

Jede Stunde Zeit, die Sie mit Nicht-Kernaufgaben verbringen, ist eine Stunde Zeit, die Sie Ihrem Unternehmen gestohlen haben.

Übrigens: Sie können sich noch mehr entlasten, indem Sie einige Funktionen an Auftragnehmer delegieren.

Was sollte ein Assistent tun?

FUNKTION 1. Zeitmanagement des Kopfes

a) Terminplanung

Der Assistent hilft dem Besitzer, seinen Tag effektiv zu planen. Ein Unternehmer muss nicht ständig den Kalender öffnen und nach einem Fenster für ein Meeting suchen. Er verhandelt mit dem Assistenten eine gemeinsame Vision (z. B. Arbeitstreffen bis spätestens 19 Uhr oder nicht mehr als 3 Beratungsgespräche pro Woche), dann plant der Assistent die Treffen und teilt dies dem Eigentümer mit.

b) Mahnung + Prozessdurchsetzung

Ist ein Teammeeting geplant, ist es der Assistent, der die Mitarbeiter vorab ankündigt und kontrolliert, dass alle pünktlich erscheinen. Auch die Meeting-Produktivität steigt exponentiell.

FUNKTION 2. Organisation und Bereitstellung von Arbeitsveranstaltungen

a) Sitzungsvorbereitung (Protokolle, technische Punkte)

Wenn ein Treffen mit Partnern oder Kunden geplant ist, bereitet der Assistent dieses Treffen vor, führt Protokoll, organisiert alle technischen Aspekte und überprüft die Ausrüstung. Protokolle sind nach jedem Meeting sehr wichtig, sonst laufen die Meetings Gefahr, zu einem „Reden und Vergessen“-Format zu werden. Wenn es ein Protokoll gibt, fixiert der Assistent alle Entscheidungen auf Papier und übersetzt sie dann in ein Aufgabenformat in Programmen wie Bitrix. Der Assistent sorgt dafür, dass die Ergebnisse der Diskussion weiterhin einen Lauf haben.

b) Organisation und Kontrolle von Dienstreisen

Der Assistent muss für Sie eine Unterkunft auf einer Geschäftsreise finden, Transportmittel auswählen, Tickets kaufen. Gleichzeitig sollten sich seine Entscheidungen an den Vorlieben des Eigentümers orientieren: Mögen Sie zum Beispiel Morgen- oder Abendflüge mehr, welche Hotels bevorzugen Sie?

FUNKTION 3. Pflege von Geschäftskontakten

ein Telefon

Je mehr das Unternehmen wächst, desto gefragter wird sein Besitzer. Einige Unternehmer geben ihren Assistenten sogar ihr Telefon, damit sie Anrufe für sie entgegennehmen.

Wenn Sie viel E-Mail-Korrespondenz mit Assistenten, Auftragnehmern, Kunden usw. haben, können Sie die Überprüfung der Mailbox wie beim Telefon an einen Assistenten delegieren. Er wird die Briefe studieren - und Ihnen alle Informationen geben, die Sie brauchen. Je länger der Assistent bei Ihnen ist, desto besser kennt er Ihre Gewohnheiten und Denkweisen. Daher kann der Assistent im Laufe der Zeit anstelle von Ihnen Briefe beantworten.

FUNKTION 4. Büroleiter

Wenn Ihr Unternehmen klein ist und es keine separate Funktion eines Büroleiters gibt, übertragen Sie es auf einen Assistenten. Aber kaufen Sie auf keinen Fall selbst Papier und einen Kopierer. Es ist goldene Zeit verschwendet. Der Büroleiter sorgt dafür, dass im Büro alles funktioniert und alle notwendigen Materialien für die Arbeit gekauft werden (angefangen beim Büro bis hin zu Reinigungsmitteln).

FUNKTION 5. Stellvertretender Leiter

Wenn Sie nicht vor Ort sind, soll der Assistent die Funktion der Überwachung der Aufgabenumsetzung übernehmen. Ein Beispiel aus dem Leben von Liftmarketing: Wenn Vlad und ich gehen, und bei der Ankunft muss uns einer der Mitarbeiter einen Bericht vorlegen, der Assistent kommt mehrmals täglich auf diesen Mitarbeiter zu, interessiert sich für den Fertigstellungsgrad des Berichts und erinnert uns an das Treffen. Dadurch wissen wir immer, dass wir wiederkommen – und der notwendige Bericht fertig sein wird.

Die Funktion des „stellvertretenden Managers“ beinhaltet auch die Fähigkeit, die richtigen Informationen zu finden (häufig bei Google), Unternehmensstandards einzuhalten und manchmal Entscheidungen für den Manager zu treffen. Standards einzuhalten bedeutet, dass ein Assistent, der bemerkt, dass jemandes Aufgabe nicht erledigt ist, als erster einschaltet, das Problem findet und die Situation korrigiert. Der Unternehmer wird nur im Extremfall einbezogen.

Denken Sie daran: Ein persönlicher Assistent steigert direkt Ihre Effizienz und damit die Effizienz Ihres Unternehmens. Der Gewinn steigt und Sie sparen Zeit für wichtigere Aufgaben.

Wo bekommt man einen mitarbeiter

1) Fertig vom Markt nehmen

Liftmarketing hat Partner - 4SMART Business Academy. Darin befindet sich die Academy of Excellent Smart Assistants. Die Jungs suchen auf dem Markt nach fähigen Kandidaten, sie bringen ihnen alles bei, was für die Arbeit eines Assistenten erforderlich ist, und geben sie an Manager weiter. Um die Zeit der Personalvermittler und Ihrer eigenen nicht zu verschwenden, können Sie sich an die 4SMART Business Academy wenden. Für diejenigen, die auf unsere Empfehlung gekommen sind, gibt es sogar einen zusätzlichen Rabatt.

2) Stellen Sie sich selbst ein. Wenn Sie vorhaben, selbst nach einem Assistenten zu suchen, besteht Ihr Weg aus 6 Etappen:

Stellenbeschreibung;
einen Job veröffentlichen;
Primärauswahl (siehe Erfahrungen mit der Arbeit als Assistent);
Interview;
schulung (bereiten Sie sich darauf vor, dass der Mitarbeiter Ihre Gewohnheiten nicht sofort lernt);
Arbeit + Training (die Fähigkeiten des Assistenten sind immer poliert).

Was tun vor dem Vorstellungsgespräch

Bevor Sie nach einem Assistenten suchen, schreiben Sie alle Ihre Aufgaben auf, die Sie an ihn delegieren. Sie bilden die Grundlage der zukünftigen Stellenbeschreibung:

All die routinemäßigen Dinge, die Sie tun;
Alle kleinen Zahlungen, die Sie leisten;
Alle Büroaufgaben, die Sie erledigen;
All die "kontrollierenden Dinge", die Sie tun.

Die Effektivität Ihres Assistenten hängt direkt von der Anstrengung ab, die Sie hineinstecken. Suchen Sie ein wenig im Feature-Artikel.

Obligatorische Eigenschaften für einen Assistenten

Es gibt einen Satz persönliche Qualitäten auf die kein Assistent verzichten kann. Wenn der Kandidat nicht mindestens einen davon hat, suchen Sie weiter.

3 Optionen Testaufgabe für Assistenzkandidaten

AUFGABE 1. Reiseplanung und Verteidigung

Überlegen Sie sich eine Veranstaltung: zum Beispiel eine Geschäftsreise nach Odessa. Bitten Sie den Kandidaten, Ihre Reise zu planen und zu verteidigen. Idealerweise, wenn der Kandidat klärende Fragen zu Ihren Präferenzen stellt. In jedem Fall muss er seine Wahl zu jedem der Punkte begründen: Verkehrsmittel, Tageszeit, Wohnort für die Dauer der Dienstreise und so weiter.

AUFGABE 2. Sitzungsbericht (Protokoll)

Bitten Sie den Kandidaten, das Protokoll eines imaginären Treffens zu einem beliebigen Thema zu beschreiben. Sie erfahren, was er unter Protokollen versteht und ob er es versteht, Gedanken logisch zu strukturieren, mehr und weniger wichtige Aufgaben hervorzuheben.

AUFGABE 3. Handschriftlicher Text

Idealerweise, wenn mindestens eine der Aufgaben von der potentiellen Hilfskraft von Hand erledigt wird. So können Sie seine Genauigkeit schätzen.

Das ist alles, denken Sie daran: Die Qualität der Arbeit Ihres Assistenten hängt nicht vom Assistenten selbst ab, sondern von Ihnen. Folgen Sie unserem Rat – und Sie werden nicht nur vom perfekten Assistenten träumen, sondern auch mit ihm zusammenarbeiten.

Überprüfung

Die Teilnehmer des Trainings werden in der Lage sein:

Erwerben Sie als Assistant Manager persönliche Effektivitätsfähigkeiten
Verstehen Sie die Bedeutung der Rolle eines Assistenten der Geschäftsleitung in der Struktur des Unternehmens
Richtig ein System von Geschäfts- und Personalabläufen einrichten
Treten Sie innerhalb und außerhalb des Unternehmens selbstbewusst auf
Beachten Sie die Regeln und Vorschriften der Geschäftsetikette
Kommunizieren Sie höflich und effektiv mit Kunden, Besuchern und Mitarbeitern des Unternehmens
Tragen Sie zur Schaffung und Aufrechterhaltung eines positiven Images des Unternehmens bei.

Workshop-Design:

Aktiver Dialog zwischen dem Moderator und den Teilnehmern des Trainings, Antworten auf die Fragen der Teilnehmer.
Analyse typischer Situationen (Fallbeispiel).
Business- und Rollenspiele.
Einüben von Fähigkeiten durch Übungen in kleinen Gruppen.
Mini-Vorträge.

Beträgt die Gruppengröße weniger als 3 Personen, geht das Seminar in den Modus individuelle Arbeit mit Problemfeldern jedes Teilnehmers (innerhalb des deklarierten Themas des Seminars). Der Arbeitsplan (wie viel Zeit für Gruppenunterricht, wie viel für Einzelcoaching) wird separat vereinbart.

Das Programm kann gemäß den Anforderungen des Kunden geändert werden

Zielgruppe des Seminars

Assistenten für den Kopf
Leiter des Sekretariats
Angelegenheiten der Manager
Hilfssekretärinnen
Sekretärinnen
Büroleiter
Mitarbeiter, die aufgrund ihrer Dienstleistung mit Kunden und nur mit Besuchern der Organisation kommunizieren müssen

Ausführliches Programm