Arten von Dokumenten, die Geschäftskorrespondenz bereitstellen. Führen und Merkmale der Geschäftskorrespondenz

Geschäftskorrespondenz bezieht sich ebenso wie mündliche Rede auf verbale Formen der Geschäftskommunikation. Die schriftliche Kommunikation hat jedoch eine Reihe von unbedingten Vorteilen gegenüber der mündlichen Rede. Insbesondere hat der Compiler die Möglichkeit nachzudenken, seine Gedanken zu ordnen und gegebenenfalls die Meldung zu korrigieren. Daher sind schriftliche Mitteilungen oft sorgfältiger formuliert als mündliche. Außerdem hat der Empfänger der Nachricht jederzeit die Möglichkeit, diese zu lesen.

Für effektives Management Geschäftskorrespondenz kennen und anwenden können Geschäftskorrespondenzregeln , Regeln zum Erstellen, Gestalten und Organisieren der Arbeit mit Buchstaben. Gleichzeitig sollte daran erinnert werden, dass ein Geschäftsbrief wie jedes andere in einer Organisation erstellte Dokument ein Element seines Images ist. Damit Unternehmenskommunikation effektiv war, ist es notwendig, alle Bestandteile (darunter natürlich auch die Geschäftskorrespondenz) zu kennen, deren Besitz die kommunikative Kompetenz sicherstellt. Der materielle Träger der Geschäftskorrespondenz ist ein Geschäftsbrief.

Geschäftsbrief - Dies ist ein Dokument, das verwendet wird, um Informationen über eine Entfernung zwischen zwei Korrespondenten zu übertragen, die sowohl legal als auch sein können Einzelpersonen. Der Begriff "Geschäftsbrief" wird für die allgemeine Bezeichnung von Dokumenten mit unterschiedlichem Inhalt verwendet, die gemäß GOST erstellt und per Post, Fax oder auf andere Weise gesendet werden. Gleichzeitig ist ein Dokument eine rechtsverbindliche Information auf einem materiellen Träger. Die Besonderheit eines Geschäftsbriefes und sein Unterschied zu Dokumenten wie einem Vertrag oder einer Bestellung besteht darin, dass er weniger streng geregelt ist, aber wie gesagt rechtskräftig ist. Daher werden Briefe in Organisationen als Ausgangs- und Eingangsdokumentation registriert und gespeichert.

Klassifizierung der Geschäftskorrespondenz kann nach verschiedenen Kriterien erfolgen: Zweck und Inhalt von Dokumenten, deren Wichtigkeit und Dringlichkeit, Bedeutung für die Lösung bestimmter Probleme, Eigenschaften des Materialträgers und der Erfassungsmethode usw. Für die Klassifizierung von Geschäftskorrespondenz ist es unerlässlich, Dokumente bestimmten Systemen der Verwaltungsdokumentation und Kategorien von Nachrichten zuzuordnen, die über Kommunikationsnetze übermittelt werden. Die Liste der Gründe, nach denen Geschäftskorrespondenz systematisiert werden kann, ist sehr umfangreich. Lassen Sie uns die Geschäftskorrespondenz danach klassifizieren Hauptgründe.

Von Typen Geschäftskorrespondenz kann in offizielle und persönliche sowie externe und interne unterteilt werden.

• 1. Offizielle Geschäftskorrespondenz:
  • externe Korrespondenz - der Adressat ist eine externe Gegenpartei. Zum Beispiel, Informationsbrief, Beschwerde, kommerzielle Anfrage usw.;
  • interne Korrespondenz - der Adressat ist ein Mitarbeiter Ihrer Organisation. Zum Beispiel eine Bestellung, eine Bestellung, eine Erklärung, ein Memo usw.
• 2. Persönliche Geschäftskorrespondenz:
  • externe Korrespondenz - der Adressat ist eine externe Gegenpartei (Dank, Einladung, Glückwünsche, Beileid usw.);
  • interne Korrespondenz - der Adressat ist ein Mitarbeiter Ihrer Organisation (Dank, Einladung, Empfehlungsschreiben usw.).

Von Möglichkeiten zu tun Geschäftskorrespondenz ist:

• auf Papier;
• per Email.

Von Abreiseformular Geschäftsbriefe können sein:

• Umschläge, die in einem Umschlag per Post oder Kurier verschickt werden;
• elektronisch, elektronisch per E-Mail versandt;
• Fax an Fax gesendet.

Per Zeichen Adressat (Empfänger-)Geschäftsbriefe sind:

• Rundschreiben an mehrere Empfänger gleichzeitig;
• normale Briefe, die an einen bestimmten Empfänger adressiert sind.
• Von Kompositionsfunktion Geschäftsbriefe werden unterteilt in:
• Einzelaspekt befasst sich mit einem Thema;
• multidimensionale behandeln mehrere Probleme gleichzeitig.

Von Struktur folgende Geschäftsbriefe unterscheiden:

• reguliert werden, sondern nach einem bestimmten festgelegten Muster erstellt werden. Dies gilt nicht nur für Standardaspekte des Inhalts, sondern auch für das Papierformat, die Gestaltung der Details usw. Diese Briefe haben eine klare Textstruktur;
• nicht geregelt enthalten den Text des Autors und sind in freier Form erstellt, haben kein festgelegtes Muster. Diese Briefe haben keine starre Textstruktur, sie verwenden selten Standardphrasen.

Von Funktionsmerkmal Geschäftsbriefe sind:

• Initiativbriefe - auf Initiative des Absenders mit einem bestimmten Zweck zusammengestellt. Es gibt zwei Arten:
  • - Schreiben, die eine Antwort erfordern (Anfrageschreiben, Angebotsschreiben, Beschwerdeschreiben, Aufforderungsschreiben, Berufungsschreiben);
  • - Schreiben, die keiner Antwort bedürfen (Mahnschreiben, Abmahnschreiben, Benachrichtigungsschreiben, Anschreiben, Bestätigungsschreiben);
• Antwortbriefe - dies sind offizielle Schreiben, die als Antworten auf Anfrageschreiben erstellt werden oder Briefe der Bitte. Im Text des Antwortschreibens sollten dieselben sprachlichen Ausdrücke und Vokabeln verwendet werden, die der Autor im Initiativschreiben verwendet hat, vorausgesetzt, dass das Anfrageschreiben sprachlich korrekt geschrieben wurde. Wenn Sie einen Ablehnungsbescheid schreiben müssen, dann empfiehlt es sich, mit der Begründung der Ablehnung zu beginnen: „Im Zusammenhang mit …“. Eine negative Antwort muss begründet werden, Sie können eine Anfrage nicht einfach ohne Begründung ablehnen. Im Falle einer negativen Antwort wird außerdem empfohlen, dem Adressaten Informationen darüber zu geben, wer diese Anfrage oder Anfrage positiv beantworten kann.

Von thematisches Merkmal Geschäftsbriefe sind:

• Handelsbriefe dienen der Vorbereitung des Abschlusses eines Handelsgeschäftes sowie der Vertragserfüllung. Als Handelskorrespondenz gilt die Korrespondenz in Logistik- und Vertriebsangelegenheiten. Zu den Handelsbriefen zählen folgende Geschäftsbriefe:
  • – eine Anfrage - ein Appell einer Partei an die andere über den Wunsch, ein Geschäft abzuschließen, in der Regel ohne Angabe der Bedingungen. Der Text des Schreibens enthält die Begründung für die Notwendigkeit, Informationen oder Materialien bereitzustellen, und die eigentliche Darlegung des Ersuchens. Anfrageschreiben werden in der Regel vom Leiter der Organisation oder einem amtlich bevollmächtigten Beamten unterzeichnet. Die Begründung kann Verweise auf Rechtsvorschriften und andere enthalten Vorschriften sowie organisatorische und rechtliche Dokumente. Ein Anfrageschreiben erfordert ein Antwortschreiben;
  • – Angebotsschreiben (Angebot) ) - eine Erklärung über den Wunsch, ein Geschäft abzuschließen, unter Angabe der spezifischen Bedingungen des Geschäfts. Es wird an einen potenziellen Partner mit einem Angebot von Waren, Dienstleistungen, Kooperationen usw. gesendet. Der Vorschlag kann auf Initiative der Autorenorganisation oder als Antwort auf ein Anfrageschreiben eingereicht werden. Wird das Angebotsschreiben erstmalig an den Adressaten versandt, enthält es neben dem Angebot selbst auch Angaben zur Urheberorganisation;
  • – Beschwerde (Reklamationsschreiben) – Ansprüche gegen den Vertragspartner, der die aus dem Vertrag übernommenen Pflichten verletzt hat, und der Anspruch auf Schadensersatz. Es enthält eine Erklärung über die Feststellung der Nichteinhaltung von Waren oder Dienstleistungen mit den im Vertrag festgelegten Anforderungen. Der Zweck einer Reklamation (Reklamation) ist der Ersatz von Schäden, die durch die Verletzung von Vertragsbedingungen entstanden sind. Forderungen werden an die schuldige Partei gesendet per Einschreiben(oder mit Zustellungsbenachrichtigung) mit Kopien aller Dokumente, die die Gültigkeit des Anspruchs bestätigen und für beide Parteien volle Beweiskraft haben;
  • – Bestätigungsbrief - dies ist ein Geschäftsbrief, in dem der Adressat zuvor getroffene Vereinbarungen, Absichten, den Erhalt von Informationen, Dokumenten usw. bestätigt. Eine typische Sprachformel für diese Art von Schreiben lautet: „Wir bestätigen (Unterlageneingang, Vorvertrag, Zustimmung zu …)“. Bei der Bestätigung einer vorläufigen Vereinbarung im Text des Schreibens ist es notwendig, kurz ihren Kern anzugeben;
• nicht kommerzielle Briefe (eigentliche Geschäftsbriefe) - dienen zur Lösung verschiedener organisatorischer, Rechtsfragen, wirtschaftliche und finanzielle Beziehungen. Nichtkommerzielle Briefe werden nach ihrem Zweck unterteilt in:
• – Dankesschreiben - enthält aus irgendeinem Grund einen Ausdruck der Dankbarkeit. Diese Briefart ist freier geschrieben als andere Briefe. Danksagung erfolgt in der Regel auf dem offiziellen Briefkopf der Organisation, kann aber auch als Postkarte ausgestellt werden. Text Dankesschreiben in prägnantem, freundlich-förmlichem Stil geschrieben mit Bezug auf das Ereignis, das den Absender dazu veranlasste, sich beim Adressaten zu bedanken. Die Dankbarkeit wird durch die persönliche Unterschrift des Absenders und in einigen Fällen durch das Siegel der Organisation bescheinigt;
• – Garantiebrief - eine Verpflichtung oder Bestätigung bestimmter Verpflichtungen enthält. Zugesichert werden können Arbeitsentgelt, Miete, Qualität und Bedingungen der Arbeitsausführung oder Liefertermine etc. Garantieschreiben sollen dem Adressaten schriftliche Garantien geben, um bestimmte Zusagen, Absichten oder Handlungen des Urhebers zu bestätigen Weise oder auf andere Weise, die die Interessen des Adressaten berührt. Garantieerklärungen sind rein rechtlicher Natur, sie zeichnen sich durch Klarheit, Genauigkeit und Eindeutigkeit des Wortlauts aus. Die Garantieerklärung muss die Art der durchzuführenden Operation angeben. Solche Schreiben können mit einer Darlegung des Wesens der dem Adressaten gewährten Garantien beginnen. Zum Beispiel: „Hiermit garantiere ich …“. Ein Merkmal dieser Art von Schreiben ist das Vorhandensein neben der Unterschrift des Verfassers (z. B. des Direktors der Organisation) die Unterschrift eines Beamten, der direkt für finanzielle oder andere Angelegenheiten zuständig ist;
• – Informationsbrief beinhaltet die Information über einige Ereignisse oder Tatsachen, die für den Adressaten von Interesse sind oder von Interesse sein könnten. Informationsschreiben sind in der Regel typischer Natur. Sie zitieren manchmal wörtlich bestimmte Bestimmungen von Gesetzen und anderen Vorschriften legale Dokumente. Ein Informationsschreiben ist ein Geschäftsbrief, der den Adressaten über Informationen amtlicher Art informiert. Newsletter werden in der Regel vom Leiter der Organisation signiert und dürfen bei Massenversand (z. B. an alle Kunden des Unternehmens) überhaupt keine manuelle Signatur enthalten:
• – Erinnerungsschreiben enthält eine Erinnerung an die Erfüllung von Vereinbarungen, Verpflichtungen und Maßnahmen bei Nichterfüllung von Verpflichtungen. Wird in Fällen verwendet, in denen die entsprechende Organisation keine Maßnahmen ausführt, die sich daraus ergeben funktionale Aufgaben oder getroffene Vereinbarungen;
• – Bittschreiben enthält eine Aufforderung, entweder eine Aktion zu stoppen oder eine Aktion zu veranlassen usw. Der Zweck eines solchen Schreibens besteht darin, Informationen, Dienstleistungen, Waren und die Einleitung bestimmter Maßnahmen zu erhalten, die für den Organisationsautor erforderlich sind. Das Antragsschreiben enthält die Begründung des Antrags und eine Darlegung des Antrags, der die Begründung vorangestellt sein muss. Ein Anfrageschreiben erfordert ein Antwortschreiben;
• – Kondolenzschreiben enthält Sympathie für etwas. Es zielt darauf ab, dem Adressaten Empathie und Unterstützung für ein anderes trauriges Ereignis oder einen Verlust auszudrücken. Beim Schreiben von Beileidsbekundungen ist es wichtig, die richtigen aufrichtigen Worte zu wählen, die den Adressaten in seiner Trauer unterstützen können. Beileidsbekundungen werden diskret und stilecht auf einem amtlichen Briefbogen oder einer speziellen Postkarte verfasst und durch die eigenhändige Unterschrift des Absenders beglaubigt;
• – Einladungsbrief enthält eine Einladung zu einer Veranstaltung. Es unterscheidet sich von einem Anzeigeschreiben dadurch, dass es nicht auf einem Briefkopf erstellt werden kann, ein anderes Format, eine andere Farbe, zusätzliche Gestaltungselemente in Form von Ornamenten, Zeichnungen usw. haben kann. Bei der Einladung einer großen Anzahl von Personen werden Vorlagen, vorgefertigte Einladungstexte verwendet. Einladungsschreiben können per Fax versandt werden, bei besonders feierlichen Anlässen sollten Einladungen jedoch per Post oder Kurier versandt werden. Die Einladung muss Angaben zu Ort und Zeit der Veranstaltung sowie deren Bezeichnung enthalten. Die Einladung muss die akzeptable Kleiderordnung sowie die Anzahl der von der Einladung umfassten Personen enthalten. In der Regel ist die Einladung nominell, aber während der Massenveranstaltungen kann anonymisiert werden;
• – Glückwunschschreiben enthält manchmal Glückwünsche. Solche Briefe werden in der Regel in freier Form verfasst, sie können entweder klein sein - ein oder zwei Sätze - oder sehr detailliert. Im letzteren Fall werden im Glückwunschschreiben die wichtigsten Lebensabschnitte, Tätigkeiten des Gratulanten, seine wichtigsten Errungenschaften aufgeführt. Wenn das Schreiben an eine Organisation gerichtet ist, werden deren wichtigste und bedeutendste Errungenschaften beschrieben. Die Gratulation kann persönlich oder massenhaft erfolgen. Im ersten Fall sollte die Adresse des Adressaten persönlich sein - mit Namen und Patronym; im zweiten Fall kann es allgemein sein, zum Beispiel: „Liebe Freunde!“. Darüber hinaus muss der Absender in beiden Fällen die Glückwünsche persönlich unterschreiben (beim Versand von Massenglückwünschen wird ein Fax verwendet).

Zusammenfassung - Dies ist eine Art Geschäftsbrief, der auf die vollständigste und profitabelste Präsentation eines Spezialisten bei einem Arbeitgeber abzielt. Da Lebenslaufschreiben für junge Menschen mit Hochschulabschluss sehr relevant sind, werden wir uns näher mit dieser Art von Schreiben befassen.

Lebenslauf schreiben. Zunächst einmal stellen wir fest, dass es nicht den einen Lebenslauf für alle Gelegenheiten gibt und geben kann. Sie sollten sich jedes Mal zuerst überlegen, auf welche Qualitäten Wert gelegt wird neuer Job, und in Übereinstimmung mit ihnen die Zusammenfassung ändern. Die Angaben in der Zusammenfassung sollten zuverlässig und möglichst vollständig sowie kurz sein (maximal ein bis eineinhalb Seiten). Ein solcher Brief ist für die erste Bekanntschaft mit der Person geeignet, von der er gerichtet ist. Darüber hinaus weist die Fähigkeit, sich klar zu artikulieren und prägnant auszudrücken, auf ein ziemlich hohes Niveau hin gemeinsame Kultur Absender.

Bei der Erstellung eines Lebenslaufs sollten einige Regeln streng beachtet werden, deren Umsetzung dazu beiträgt, ein attraktives Image eines Spezialisten auf dem Arbeitsmarkt zu schaffen und den Arbeitgeber zu interessieren. Ihr Inhalt umfasst Folgendes.

• 1. Stelle dich vor. Geben Sie Name, Vorname, Geburtsdatum und die Anzahl der vollen Jahre, Kontaktadressen (einschließlich E-Mail) und Telefone an.
• 2. Ziel. Geben Sie die genaue Bezeichnung der Stelle an, auf die Sie sich bewerben möchten. Ihr Wortlaut muss genau mit der Art und Weise übereinstimmen, wie sie angegeben wird. Manche schreiben statt einer Stelle: „Ich möchte einen interessanten Job bekommen, der meiner Ausbildung und Berufserfahrung entspricht.“ Solche Formulierungen sorgen beim Arbeitgeber für Verwirrung und finden keine Zustimmung. Listen Sie nicht mehrere Stellen gleichzeitig auf. Dies verringert die Chancen, da das Unternehmen für eine bestimmte Position einen Spezialisten benötigt.
• 3. Bildung. Legen Sie fest, wo, wann und wie Bildungseinrichtung abgeschlossen haben, und auch (wenn sie kürzlich ihren Abschluss an einer Universität gemacht haben) wie waren die Noten, es sei denn natürlich, es gibt etwas, worüber man „rühmen“ kann. Mit einem Abschluss und einem Titel erhöhen Sie Ihre Chancen. Es ist auch wichtig, die Auszeichnungen verschiedener Wettbewerbe, Olympiaden, Konferenzen, einschließlich Schulkonferenzen usw. Es ist notwendig, detailliert zu schreiben, die Fakultät, die Spezialisierung, das Thema des Diploms anzugeben und die Anzahl der verfügbaren Diplome, Zertifikate und Zertifikate anzugeben.
• 4. Berufserfahrung ist der wichtigste und vollständigste Abschnitt des Lebenslaufs. Es sollten nur „nackte“ Fakten im Detail genannt werden und auf schmeichelhafte Selbsteinschätzungen wie „große Berufserfahrung“, „Teamfähigkeit“ etc. verzichtet werden. Der Lebenslauf ist so geschrieben, dass der Manager selbst die notwendigen Schlüsse zieht. Für jede Art von Arbeit müssen kurz und genau angegeben werden: der Zeitraum mit einer Genauigkeit von bis zu einem Monat (möglicherweise ungefähr); Arbeitsplatz; Name des Projekts (Art der Arbeit, Merkmale); eine kurze Beschreibung des Projekts für 1-2 Zeilen; Rolle im Job. Es ist ratsam, die Liste so lang wie möglich zu machen, je mehr Erfahrung, desto mehr Chancen, einen Job zu bekommen. Es ist notwendig, Arbeiten (Projekte) und Arbeitgeber in umgekehrter chronologischer Reihenfolge aufzulisten, d.h. das letzte Werk sollte zuerst aufgenommen werden, das vorletzte ein zweites und so weiter.
• 5. Weitere Informationen. Wenn die Besonderheiten der zukünftigen Arbeit dies erfordern, sind anzugeben: Fremdsprachenkenntnisse; Fähigkeit, mit einem Computer zu arbeiten; Kenntnis der Büroausstattung; Führerschein; die Anwesenheit eines Autos usw. .
• 6. Persönliche Daten. Es sollte möglichst detailliert die Fakten der Produktionsbiografie darlegen und mindestens - persönlich sein. Dies wird zeigen, dass das Leben eines Spezialisten mehr auf die Arbeit als auf die Freizeit ausgerichtet ist.
• 7. Passen Sie Ihren Lebenslauf an den Arbeitgeber an. Wichtig ist, dass der Lebenslauf eines Spezialisten berücksichtigt wird zukünftige Arbeit und Stellung. Also, wenn sich der Bewerber zum Beispiel auf die Stelle als Fachkraft für Dokumentation bewirbt Software, betonen nicht, dass der Bewerber ein erstklassiger Programmierer ist, selbst wenn er einer ist.
• 8. Einstellung zum Reisen. Handelt es sich bei dem Arbeitgeber um ein international tätiges Unternehmen oder handelt es sich bei der Tätigkeit um Dienstreisen, empfiehlt es sich, den Bezug zu Dienstreisen und Umzügen in andere Städte anzugeben. Dies wird sofort alle "i" punktieren.
• 9. Verfügbarkeit von Empfehlungen. Geben Sie am Ende des Lebenslaufs den vollständigen Namen, Positionen und Kontakte von Personen an, die den Bewerber als kompetenten Spezialisten empfehlen können. Es ist ratsam, im Vorfeld zu fragen, auf wen Sie zählen können, um ein Empfehlungsschreiben zu verfassen.
• 10. Motivationsschreiben. In der Regel wird ein Lebenslauf als Anlage an gesendet Email. Es darf jedoch nicht leer sein. Schreiben Sie unbedingt ein paar Begleitzeilen, in denen die Gründe für das Interesse an der Arbeit in diesem bestimmten Unternehmen und die Meinung des Bewerbers zu einem möglichen Beitrag zu seiner Entwicklung angegeben werden müssen.
• 11. Muss ich die gewünschte Gehaltsstufe angeben? Es kommt in jedem Fall auf die Umstände an. Es sollte jedoch bedacht werden, dass jedes Gespräch über das Gehalt vor dem Ende des Vorstellungsgesprächs den Arbeitgeber in der Regel in eine pektorale Position bringt. Schließlich kennt er die Möglichkeiten dieses Petenten noch nicht, er hat nicht eingeschätzt, wie viel er nach seiner Werteskala „wert“ ist, und kann daher nicht im Voraus beantworten, ob er bereit ist, das geforderte Gehalt zu zahlen.
• 12. Das Vorhandensein eines Fotos. Seine Anwesenheit im Lebenslauf ist willkommen.

• Siehe: Geschäftskorrespondenz: Muster Geschäftsbriefe, business-letters.ru

Erfolg bei den Aktivitäten einer Organisation, Handelsfirma oder eines Unternehmens ist untrennbar mit einer Kultur des Verhaltens und der Etikette verbunden. Alle Handlungen der Führungskraft, Mitarbeiter müssen unbedingt die Regeln des guten Geschmacks berücksichtigen und der Situation entsprechen.

Einer der wichtigsten Teile der Etikette ist die Geschäftskorrespondenz.

Es wird geschätzt, dass fast 50 % der Arbeitszeit auf die Vertrautheit mit Papieren und Post entfällt. Dies ist jedoch notwendig, da eine kompetente Geschäftskorrespondenz den Umsatz des Unternehmens erheblich steigern und das Zusammenspiel verschiedener Dienste und Abteilungen beschleunigen kann.

Natürlich gibt es hier bestimmte Muster, die in diesem Artikel definitiv besprochen werden. Die Regeln der Geschäftskorrespondenz sind längst vereinheitlicht. Das vorhandene GOST R.6.30-2003 hilft dabei, den Text korrekt auf dem Blatt zu platzieren und Ihnen mitzuteilen, welche Einzüge, Ränder und Schriftarten zu erstellen sind. Die Geschäftskorrespondenz ist durch die Einheitlichkeit und Wiederholung der Sprechwendungen gekennzeichnet.

Allerdings ist jeder Buchstabe anders. Es wird stark von der Identität des Absenders, seiner Position, Situation und seinem Adressaten geprägt. Geschäftskorrespondenz ist in gewisser Weise eine Kombination aus Kreativität und sorgfältiger Arbeit.

Arten der Geschäftskorrespondenz

Der Dokumentenfluss erfolgt auf Papier und per E-Mail.

Die gesamte Korrespondenz im Unternehmen kann bedingt in folgende Gruppen unterteilt werden:

Offizielle/inoffizielle Korrespondenz;

Intern und extern.

Die offizielle Korrespondenz umfasst kommerzielle Angebote, Dankesschreiben und Garantien, Handelsverträge, Bestellungen für das Unternehmen, amtliche Verpflichtungen, Bitten, Forderungen, Ansprüche.

Informelle Korrespondenz sind verschiedene Glückwünsche von Geschäftspartnern, Kunden, Mitarbeitern; Beileid, Entschuldigung, Einladung und Dank.

Interne Dokumente zirkulieren nur zwischen Abteilungen eines Unternehmens, während externe Dokumente darüber hinausgehen.

Geschäftskorrespondenzregeln: Inside Content

Die Hauptanforderung ist die Kürze und Kapazität des Schreibens. Erweitern Sie den Text nicht über mehrere Seiten. Die beste Weise- passen in einen.

Die Regeln der Geschäftskorrespondenz beinhalten den Ausschluss komplexer, unverständlicher, fremder und hochspezialisierter Wörter und Ausdrücke aus dem Text. Alle Sätze sollten kurz sein, mit den Hauptgedanken des Autors und ohne „Wasser“.

Vermeiden Sie Doppelinterpretationen im Schreiben, da es sonst im Streitfall schwieriger wird, Ihren Standpunkt zu verteidigen und zu beweisen, was Sie mit einem bestimmten Satz gemeint haben.

Die Registrierungsregeln für Geschäftskorrespondenz verpflichten den Verfasser, den Adressaten mit Namen und Patronym anzurufen, bevor er den Aufruf "Sehr geehrte(r) ..." angibt. Und immer auf „Sie“, auch wenn der Briefempfänger ein gutes freundschaftliches Verhältnis hat.

In der Einleitung wird neben der Angabe des Nachnamens und Vornamens der Hauptzweck der Nachricht vorgegeben. Beispiele für Geschäftskorrespondenz kennen genügend Vorlagen und Stempel für solche Fälle: „Im Zusammenhang mit dem vorherigen Schreiben ...“, „Wir erinnern Sie ...“, „Wir informieren Sie ...“ und andere.

Mildern Sie die für den Empfänger ungünstige Antwort (Ablehnung des Angebots, Verweigerung der Zusammenarbeit) mit den Worten ab: „Leider können wir die vorgeschlagenen Konditionen nicht nutzen …“ oder ähnliches.

Externe Papierdokumentation

Jeder Geschäftsbrief muss auf Firmenbriefpapier mit Firmendaten und allen Kontaktdaten geschrieben werden.

Achten Sie darauf, das genaue Datum des Dokuments einzugeben.

Die obere rechte Ecke des Blattes wird mit den Initialen des Adressaten und der Adresse des Empfängerunternehmens belegt.

Unterteilen Sie den Text in semantische Absätze, damit der Leser ihn leichter verstehen und wahrnehmen kann. Nicht mehr als 4-5 Zeilen.

Alle Wörter in Großbuchstaben zu schreiben, ist eine schlechte Form.

Dem Schreiben können Unterlagen beigefügt werden. In diesem Fall werden sie in einer separaten Zeile im unteren linken Teil des Blattes aufgeführt. Aus geschäftlichen Gründen muss eine Antwort auf ein Schreiben innerhalb von 10 Tagen eingehen. Wenn das Problem mehr Zeit erfordert, um es zu lösen, muss der Adressat darüber informieren.

Überprüfen Sie den Text nach dem Schreiben noch einmal sorgfältig auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Wenn Sie Zeit haben, sollten Sie den Brief beiseite legen und später darauf zurückkommen. Dabei werden in der Regel Ungenauigkeiten entdeckt, die zunächst nicht aufgefallen sind. Dieser Ratschlag ist am wichtigsten, wenn auf eine Kundenbeschwerde reagiert wird. Sie sollten eine Person nicht noch mehr mit einem Analphabetenbrief ärgern.

Wenn das Dokument ein paar Mal geschrieben und überprüft wurde, drucken Sie es auf A4-Papier aus. Diese Größe wird standardmäßig für jede Korrespondenz verwendet, auch wenn der Text selbst nur die Hälfte der Seite einnimmt.

Überprüfen Sie die Tinte im Drucker vor dem Drucken, um Flecken und Nachlässigkeit zu vermeiden.

In einigen Fällen können Sie Ihre Visitenkarte an das Dokument und das gedruckte Blatt selbst an eine transparente Datei anhängen.

Auch ein Firmenbriefumschlag mit Firmenlogo gehört zum guten Ton.

Die Regeln für die Führung von Geschäftskorrespondenz in einer informellen Ebene sind oft emotionaler als in Geschäftspapieren und weniger geprägt. Abkürzungen sind hier angebracht, die Verwendung bunter Adjektive, zum Beispiel bei Glückwünschen: erstaunlich, sympathisch, freundlich.

geschäftliche E-Mails

Die Tatsache, dass Sie keine Korrespondenz in einem Umschlag über das Postnetz versenden, sollte Sie nicht entspannen. Auch in diesen Fällen gelten die Regeln der Geschäftskorrespondenz.

Kompetente und korrekte elektronische Geschäftsnachrichten schaffen ein positives Image sowohl des Unternehmens als auch des Einzelnen. Reputation in der Wirtschaft ist viel wert!

Grundregeln für den E-Mail-Verkehr

Verwenden Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse nur für den vorgesehenen Zweck.

Achten Sie auf den Namen des Postfachs. Erlauben Sie keine falschen Namen wie „Baby“, „Superman“ bei der Arbeit, auch wenn sie in der englischen Transkription angegeben sind.

Füllen Sie immer die Spalte „Betreff“ aus, sonst kann Ihr Brief im Spam landen. Beschreibungen wie „Plan“, „Liste“, „ kommerzielles Angebot", "melden" wird nicht funktionieren. Im Postfach Ihres Empfängers können sehr viele ähnliche Briefe sein. Geben Sie so genau wie möglich an, worum es in Ihrer Nachricht geht. Verwenden Sie nicht mehr als fünf Wörter. Schreiben Sie den Betreff mit einem Großbuchstaben. Setzen Sie am Ende keinen Punkt.

Wenn Sie auf eine E-Mail antworten, die Sie zuvor erhalten haben, achten Sie darauf, das „Re“ in der Betreffzeile zu entfernen.

Kommunikationsstil

Behalten Sie das Geschäftsbriefformat bei. Entfernen Sie den drohenden, bittenden, befehlenden Ton.

Die Regeln der elektronischen Geschäftskorrespondenz erlauben keine Verwendung von Emoticons, einer großen Anzahl von Frage- oder Ausrufezeichen im Text.

Höflich sein. Eine obligatorische Begrüßung am Anfang und eine Verabschiedung des Gesprächspartners am Ende gehören zum guten Ton. Zum Beispiel „Mit Hochachtung …“ oder so: „Mit freundlichen Grüßen …“.

Geschäftliche E-Mail und ihre goldene Regel»: Mischen Sie nicht mehrere verschiedene Themen in einer Nachricht. Es ist besser, eine Reihe von Briefen zu senden.

Eine E-Mail sollte doppelt so kurz sein wie eine auf Papier.

Arbeiten mit Anhängen

Wenn es zu viele Informationen zu senden gibt, fügen Sie sie nicht alle in den Hauptteil des Schreibens ein, sondern fügen Sie sie als separate Dokumente in einem Anhang bei.

Benennen Sie zur Bequemlichkeit des Empfängers die von Ihnen vorbereiteten Dokumente in für ihn verständliche Namen um. Das zeigt Ihr Interesse und überzeugt Sie. Überlegen Sie, wie viele Arbeitsordner der Empfänger auf seinem Computer hat und wie er darin nach Ihrem Brief suchen wird.

Informieren Sie den Empfänger unbedingt über die von Ihnen gesendeten Dateien, damit er sie nicht als versehentlichen Virus betrachtet. Große Dokumente archivieren.

Und zu große Anhänge (ab 200 kb) versenden Sie am besten auf anderem Wege, zB über einen ftp-Server.

Formate wie COM, EXE, CMD, PIF und einige andere, einige Mailserver nicht passieren und blockieren.

Wenn es mehrere Empfänger Ihres Schreibens gab, seien Sie nicht zu faul, jedes Mal alle Beweise für die Massenweiterleitung zu löschen. Solche zusätzlichen Informationen werden vom Adressaten überhaupt nicht benötigt. Der Befehl „Blindkopie“ hilft Ihnen dabei.

Die Regeln für die Durchführung von Geschäftskorrespondenz per E-Mail sehen vor, die zweite Partei über den Eingang der Korrespondenz zu informieren. Wenn im Moment keine Antwort möglich ist, benachrichtigen Sie den Gesprächspartner darüber. Speichern Sie den Verlauf der Korrespondenz, um weitere Fragen und Verfahren zu vermeiden.

Wenn die Antwort wichtig und dringend ist, ist es erlaubt, den Adressaten zusätzlich per Telefon, Skype oder ICQ zu benachrichtigen. Wenn auch danach kein positives Ergebnis erzielt werden konnte, erinnern Sie sich erneut.

Es ist nicht ungewöhnlich, dass eine Dokumentenanforderung einen leeren Brief mit einer angehängten Datei zurücksendet. Es ist nicht akzeptabel. Beispiele für Geschäftskorrespondenz erfordern die obligatorische Platzierung relevanter Informationen im Hauptteil des Dokuments. Zum Beispiel so: „Ich sende Ihnen die notwendigen Daten zu Ihrer Anfrage.“

Vergessen Sie nicht, die Koordinaten am Ende des Schreibens anzugeben: alle verfügbaren Kommunikationsmittel, Position, Unternehmenswebsite, Links zu sozialen Netzwerken.

Geben Sie beim Schreiben der Kontakte der Organisation so viele Informationen wie möglich an - eine Telefonnummer mit Vorwahl, eine Adresse mit Postleitzahl. Schließlich findet Ihre Kommunikation nicht nur mit den Einwohnern Ihrer Region statt. Wenn Sie alle Daten haben, ist es einfacher, Sie zu kontaktieren.

Und die letzte Regel: Wer die Korrespondenz begonnen hat, muss den elektronischen Dialog beenden.

Fazit

Business Writing ist eine heikle Angelegenheit. Manchmal genügt ein Blick, um sich eine klare Meinung über eine Person und die Organisation zu bilden, die sie repräsentiert. Die Kenntnis der Regeln des Geschäftsschreibens kann in Ihrer Karriere einen großen Beitrag leisten.

Arten der Geschäftskorrespondenz und deren Bezeichnungen (Brief, Telegramm, Fernschreiben, Telefaxnachricht (Fax), telefonische Nachricht) bestimmen sich nach den Übermittlungswegen Geschäftsinformationen, die in zwei Haupttypen unterteilt sind - postalische Kommunikation und elektronische Kommunikation.

Die Korrespondenz zeichnet sich durch eine Vielzahl von Arten aus: von Briefen und Telegrammen staatlicher Stellen, die normativen Charakter haben, über Aufrufe von Bürgern bis hin zu Standardanträgen. Inhalt der Korrespondenz können Anfragen, Mitteilungen, Vereinbarungen, Forderungen, Vereinbarungen, Mahnungen, Forderungen, Klarstellungen, Bestätigungen, Aufforderungen, Empfehlungen, Garantien usw. sein.

Bei der Korrespondenz sind folgende Vorgaben zu beachten:

Briefe werden auf speziellen Formularen - Briefköpfen - erstellt und vom Leiter der Organisation oder seinen Stellvertretern im Rahmen der ihnen übertragenen Zuständigkeit unterzeichnet;

Briefe müssen kompetent, genau, ohne grobe Flecken, Korrekturen verfasst werden;

Unabhängig vom Inhalt sollte das Schreiben in einer ruhigen, zurückhaltenden, offiziellen Geschäftssprache gehalten sein, eine ausreichende Argumentation, Genauigkeit, Vollständigkeit und Klarheit der Merkmale, Kürze und Konsistenz der Darstellung aufweisen;

Der Informationsaustausch auf dem Schriftweg sollte nur genutzt werden, wenn ein Meinungsaustausch auf andere Weise (Telefongespräche, persönliche Treffen usw.) schwierig oder unmöglich ist.

Ein offizielles Schreiben ist einer der wichtigsten Kommunikationskanäle eines Unternehmens, einer Organisation, einer Institution mit der Außenwelt. Durch Briefe werden vorvertragliche Verhandlungen geführt, Beziehungen zwischen Unternehmen geklärt, Ansprüche geltend gemacht. Briefe begleiten materielle Werte auf dem Weg etc.

Trotz der Verfügbarkeit moderner Kommunikationsformen: Telefon, Telegraf, Fax, Modemkommunikation usw. ist das Korrespondenzvolumen selbst in einem kleinen Unternehmen sehr groß. Die Bandbreite an Führungssituationen, die Geschäftsbriefe hervorrufen, ist jedoch keineswegs unbegrenzt und bietet sich für eine relativ klare Zuordnung an. Eine große Anzahl von Briefen mit der gleichen Art von Verwaltungssituationen, die ihre Zusammenstellung erfordern, macht es dringend erforderlich, einen Geschäftsbrief zu vereinheitlichen. Leider zeigt die Analyse der modernen Geschäftskorrespondenz, dass vielen leitenden Angestellten die Fähigkeit fehlt, Briefe zu schreiben. Währenddessen erschwert die falsche Gestaltung des Briefes die Arbeit damit. Experten sind sich einig, dass ein Geschäftsbrief nicht länger als eine Seite sein sollte. Die Autoren der Sammlung Simple Letters, die in den 1970er Jahren unter der Leitung des Büros des Weißen Hauses in den USA veröffentlicht wurde, glauben, dass Verschwendung von Worten zu Verschwendung von Dollar führt. Es ist nicht zu übersehen, dass Geschäftsdokumente überhaupt kein Material zum „Lesen“ sind, sondern Informationen, die zu bestimmten Handlungen anregen sollen.

1. Arten und Sorten Geschäft Briefe

   Zusammenfassung >>

   ... Geschäft Buchstaben 6 1.1 Gestaltung Geschäft Buchstaben 6 1.2 Anforderungen an den Text Geschäft Briefe 9 Kapitel 2 Arten und Sorten Geschäft Briefe 14 2.1 Einstufung Geschäft... usw. Das Üblichste Aussicht Geschäft Korrespondenz - Geschäft(offizielle) Briefe. ...

2. Geschäft Korrespondenz mit ausländischen Partnern

   Kurzbeschreibung >> Industrie, Produktion

   ... ……………………………………………………………………....3 Geschäft Briefe und ihre Einstufung…………………………………...4 Arten nicht kommerziell Geschäft Buchstaben ………………………………...5 Arten kommerziell Geschäft Briefe... Geschäft Korrespondenz mit ausländischen Partnern. ein. Geschäft Briefe und ihre Einstufung Geschäft ...

3. Geschäft Korrespondenz (4)

   Kurzbeschreibung >> Industrie, Produktion

   speziell dafür entwickelt nett Dokumentenformulare gefolgt von ... für Korrespondenz. Deshalb klassifizieren Geschäft Buchstaben bedeutet bauen Einstufung... ; Informationsbrief. Getrennt Arten Briefe werden klassifiziert nach ...

4. Geschäftskorrespondenz ist nicht nur der Austausch von Handels- und Geschäftsinformationen, sie ist auch Teil eines Komplexes Geschäftsetikette, und seine Regeln werden den Sachbearbeitern sogar speziell in Kursen beigebracht.

   Einer der wichtigsten Bestandteile eines Geschäftsbriefes ist die Schaffung und Aufrechterhaltung eines soliden Rufs des Unternehmens, die Bildung einer seriösen Haltung Ihnen gegenüber von Partnern und Kunden. Neben Managementthemen ist ein Geschäftsbrief eine Unternehmensdisziplin und aus technischer Sicht ein Instrument zur Verbesserung des Zusammenspiels verschiedener Beteiligungsgesellschaften oder gleichartiger Unternehmensbereiche.

   Arten der Geschäftskorrespondenz

   Die Geschäftskorrespondenz umfasst mehrere Arten von Dokumenten, von denen jede ihre eigenen Regeln für die Registrierung und Einreichung hat und sich in der Form der Präsentation und den Methoden der Präsentation von Inhalten unterscheiden kann. Spezialisten unterteilen einen Geschäftsbrief in: 1. Dankschreiben; 2. Handelsbriefe (Deckung, Bestellung, Mahnung, Vorlage, Ablehnung, Garantieerklärung etc.); 3. Wünsche und Anforderungen; 4. Entschuldigungen und Ablehnungen; 5. Glückwunschschreiben; 6. Kondolenzschreiben.

   Auch die moderne elektronische Korrespondenz berücksichtigt die Besonderheiten der jeweiligen Briefart, verwendet fertige Vorlagen, der Schreibstil und die Regeln der Geschäftsetikette.

   Geschäftskorrespondenzregeln

   Woran und wie er gestaltet ist, wie Ihr Geschäftsbrief aufgebaut und verpackt ist, können sich Partner und Kunden ein Bild von der Seriosität und dem Erfolg Ihres Unternehmens machen. Daher bilden Sie nach den Regeln der Geschäftskorrespondenz Ihren Ruf im Geschäft. Also zu den Regeln: Leerer Brief. Gute Firma verwendet in der Korrespondenz nur Briefköpfe mit Firmenangaben (Eck- oder Längsplatzierung) und Corporate-Identity-Elementen. Formularstil umfasst die Anbringung eines Logos und die Verwendung von Hausschriften, und die Angaben müssen den Namen der Organisation und ihre Abkürzung, Firmen- und Postanschrift, Telefon, E-Mail und Website enthalten. Seitenlayout. Der Brief wird auf einem Blatt mit Rändern (links 20, rechts 10 mm, oben und unten 20 mm) geschrieben. Wenn das Dokument ein zweites und weitere Blätter enthält, werden diese in der Mitte von oben auf der Seite nummeriert. Stil. Der Brief ist nur im offiziellen Geschäftsstil verfasst - mit einer kurzen Darlegung des Kerns der Angelegenheit, exakter Wortlaut, Standardphrasen. Erforderliche Bedingung: der Brief behandelt nur ein Thema oder mehrere zusammenhängende. Ansonsten ist es besser, mehrere Briefe zu schreiben. Die Struktur des Textes.Üblicherweise besteht ein Geschäftsbrief aus drei Teilen: 1. Appell an den Adressaten („Sehr geehrte, …!“). 2. Einleitung (mit Begründung und Begründung des Schreibens). 3. Der Hauptteil (Angebot von Lösungen, Anfragen, Empfehlungen zur Lösung des Problems). 4. Fazit (Zusammenfassung mit Zusammenfassung). Sprache. Sätze sollten einfach, kurz, klar und eindeutig sein. Emotionalität, Jargon, umgangssprachliche Wörter, Dialektismen und unnötige Details sind ausgeschlossen (auch Grammatik-, Rechtschreib- und Zeichensetzungsfehler)!

   Geschäftskorrespondenz.

   Die Geschäftskorrespondenz nimmt im dokumentarischen Spektrum der Institutionen einen bedeutenden Platz ein. Als Bindeglied zu externen Organisationen ist es eines der notwendigen Elemente von jeder unternehmerische Tätigkeit. Die Korrespondenz nimmt etwa 80 % der ein- und ausgehenden Dokumentation ein.

   Die Arten der Geschäftskorrespondenz und ihre Namen (Brief, Telegramm, Telex, Fax, telefonische Nachricht) werden durch die Methoden der Übermittlung von Geschäftsinformationen bestimmt, die in zwei Haupttypen unterteilt sind: postalische Kommunikation und elektronische Kommunikation.

   Die Korrespondenz zeichnet sich durch eine große Artenvielfalt aus: von normativen Briefen und Telegrammen Regierungsbehörden zu Einsprüchen von Bürgern und Standardanträgen. Inhalt der Korrespondenz können Anfragen, Mitteilungen, Vereinbarungen, Forderungen, Vereinbarungen, Mahnungen, Forderungen, Klarstellungen, Bestätigungen, Aufforderungen, Empfehlungen, Garantien usw. sein.

   Die Korrespondenz muss folgende Anforderungen erfüllen:

   • Briefe werden auf speziellen Formularen erstellt - Briefbögen und vom Leiter der Organisation oder seinen Stellvertretern im Rahmen der ihnen übertragenen Zuständigkeit unterzeichnet;
   • Briefe müssen kompetent, genau, ohne grobe Flecken, Korrekturen verfasst werden;
   • Unabhängig vom Inhalt muss das Schreiben in einer ruhigen, zurückhaltenden, offiziellen Geschäftssprache gehalten sein, eine ausreichende Argumentation, Genauigkeit, Vollständigkeit und Klarheit der Merkmale, Kürze und Konsistenz der Darstellung aufweisen;
   • enthalten objektive Informationen über die dargestellten Ereignisse und Tatsachen und verfügen gegebenenfalls über erläuternde und ergänzende Materialien.

   Der Informationsaustausch auf dem Schriftweg sollte nur genutzt werden, wenn ein Meinungsaustausch auf andere Weise (Telefongespräche, persönliche Treffen usw.) schwierig oder unmöglich ist.

   Ein Geschäftsbrief als Dokument mit Informations- und Referenzcharakter erlangt bei entsprechender Ausführung Rechtskraft ab dem Zeitpunkt, an dem die Einzelheiten erstellt und das Dokument von einem Beamten unterzeichnet wurden.

   Für elektronische Dokumente(Art. 5 Bundesgesetz"Über Information, Informatisierung und Informationsschutz"):

   • ein von einem automatisierten Informationssystem erhaltenes Dokument erlangt Rechtskraft, nachdem es von einem Beamten gemäß den Rechtsvorschriften der Russischen Föderation unterzeichnet wurde;
   • die Rechtskraft eines unter Verwendung automatisierter Informations- und Telekommunikationssysteme gespeicherten, verarbeiteten und übermittelten Dokuments kann durch eine elektronische digitale Signatur bestätigt werden;
   • Rechtskraft elektronischer Digitale Unterschrift sofern vorhanden in der automatisierten erkannt Informationssystem Software- und Hardware-Tools, die die Identifizierung der Signatur ermöglichen und der festgelegten Art ihrer Verwendung unterliegen.

   Zu den Geschäftsbriefdetails gehören:

   • Staatswappen Russische Föderation;
   • Emblem des Subjekts der Russischen Föderation;
   • Firmenlogo oder Warenzeichen (Dienstleistungsmarke);
   • Name der Firma;
   • Referenzdaten über die Organisation;
   • Datum des Dokuments;
   • Registrierungsnummer des Dokuments;
   • Verweis auf die Registrierungsnummer und das Datum des Dokuments;
   • Ziel;
   • Titel des Textes;
   • Dokumententext;
   • eine Markierung auf dem Vorhandensein des Antrags;
   • Unterschrift;
   • Druckabdruck;
   • Markierung über den Darsteller;
   • eine Markierung über die Ausführung des Dokuments und seine Richtung im Fall.

   Briefe werden in zwei Exemplaren erstellt - das erste wird auf einem Formular (leeres Blatt Papier) erstellt und an den Adressaten gesendet, und das zweite wird an den Fall gesendet.

   Geschäftskorrespondenz wird durch Briefe für verschiedene Zwecke dargestellt. Aufgrund seiner Vielfalt ist diese Art von Dokument am freiesten und am wenigsten standardisiert innerhalb der folgenden einheitlichen Anforderungen, dh die Buchstaben müssen vorhanden sein - Klarheit, einfache Präsentation, Vollständigkeit der Informationen, respektvoller Ton der Präsentation (Anforderungen der Geschäftsetikette ), Alphabetisierung.

   Die offizielle Geschäftskorrespondenz wird in geschäftliche (Geschäftsbrief) und kommerzielle ( Handelsbrief). Als Geschäftskorrespondenz bezeichnet man die Korrespondenz, mit deren Hilfe sie wirtschaftliche, rechtliche, kaufmännische und sonstige Formen der Tätigkeit gestalten. Bei Abschluss und Abwicklung von Handelsgeschäften, zu Verkaufs- und Lieferfragen erstellte Schreiben, die rechtskräftig sind, beziehen sich auf die Handelskorrespondenz (z. B. ein Anfrageschreiben, ein Mahnschreiben (Angebot), ein Mahnschreiben und Antworten). zu ihnen). Auf funktionaler Basis können Briefe in solche unterteilt werden, die eine Antwort erfordern und die keine Antwort erfordern.

   * Schreiben, die vollendete Tatsachen darstellen, bedürfen keiner Antwort.

   Auf der Grundlage des Adressaten werden Briefe in gewöhnliche und kreisförmige Briefe unterteilt (von einer Organisation an mehrere Adressen gesendet, in der Regel untergeordnete Behörden).

   Entsprechend den Merkmalen der Komposition sind die Briefe in Einzelaspekte (der Lösung eines Problems gewidmet) und Multiaspekte unter Berücksichtigung mehrerer Probleme unterteilt.

   *Sie bestehen normalerweise aus Abschnitten, Unterabschnitten, Absätzen, Unterabsätzen. Enthalten eine Bitte, eine Entschuldigung, eine Garantie.
   ** Bezieht sich auf die Etikette-Korrespondenz.

   Dienst- (Geschäfts-) Brief- ein allgemeiner Name für Dokumente unterschiedlichen Inhalts, der im Zusammenhang mit einem speziellen Verfahren der Textübertragung vergeben wird - per Post.

   Das Schreiben wird je nach Größe des Brieftextes auf einer Sonderform im Format DIN A4 oder DIN A5 erstellt. Pflichtangaben des Schreibens sind: Name der Organisation – Verfasser, Postanschrift der Organisation – Verfasser, Datum, Dokumentennummer, Hinweis auf Datum und Nummer des eingehenden Dokuments, Adressat, Titel des Textes, Unterschrift, Vermerk über die Darsteller, ein Anschreiben- eine Markierung über das Vorhandensein von Anwendungen.

   Aus verschiedenen Gründen ist es ratsam, den Text eines Geschäftsbriefes nach Plan zu erstellen. In Ermangelung von Erfahrung und einem Übermaß an negativen Emotionen (z Konfliktsituationen) Dies wird helfen, die Frage richtig zu formulieren.

   Eine der Methoden zum Erstellen eines Nachrichtenplans besteht darin, in der folgenden Reihenfolge vorzugehen:

   1. Sammlung einer Datenbank mit Faktenmaterial - Dokumente, Illustrationen, statistische und andere Indikatoren zum Thema der Nachricht;
   2. Formulierung von Schlussfolgerungen auf der Grundlage der Datenbank;
   3. Verwenden der Schlussfolgerungen als Plan für die Zusammenstellung des Textes.

   Der Text des Schreibens sollte logisch, konsequent, überzeugend und formal korrekt sein. Tatsachen und Ereignisse sollten sachlich, prägnant und klar angegeben werden. Der Text des Schreibens sollte keine unterschiedlichen Interpretationen zulassen.

   Die Verwendung von Standardtexten und Schablonentexten hilft, die Geschäftskorrespondenz zu vereinfachen.

   Je nach Briefart und Inhalt kann der Brieftext einfach oder komplex sein. Einfache Briefe bestehen aus einem oder zwei Teilen: einer Einleitung und einem Schluss. Komplexe Briefe enthalten eine Einleitung, den Hauptteil (Beweis) und einen Schluss.

   Die Einleitung liefert die Begründung für die Frage, den Grund für die Frage oder seine Kurzgeschichte. Wenn ein Dokument als Grund für die Erstellung des Schreibens diente, wird darauf verwiesen.

   Der Hauptteil (Beweis) legt den Kern der Sache dar, liefert Beweise oder Widerlegung. Der Hauptteil sollte überzeugend sein, damit es keine Zweifel an der Richtigkeit und Gültigkeit der vorgeschlagenen Lösungen gibt.

   Abschließend wird der Hauptzweck des Schreibens formuliert.

   Je nach Zweck des Briefes, worauf sich der Autor konzentrieren möchte, werden andere Konstruktionsschemata verwendet, bei denen eines der Elemente fehlen kann oder die Reihenfolge ihrer Anordnung anders sein kann.

   Der Text des Briefes ist in der ersten Person Plural geschrieben (bitte senden).

   Um die Bearbeitung von Schreiben zu vereinfachen und ihre Erledigung zu beschleunigen, ist es nicht empfehlenswert, zwei oder mehr unterschiedliche Themen in einem Schreiben zu berücksichtigen, das Schreiben sollte inhaltlich nur ein Thema haben. Der Umfang des Schreibens sollte zwei Seiten nicht überschreiten; in Ausnahmefällen sind Briefe bis zu fünf Seiten maschinengeschriebenen Textes zulässig.

   Ein Brief, der auf einem A4-Formular verfasst ist, sollte eine Überschrift zum Text haben, die nach dem Schema „Über was?“ aufgebaut ist, zum Beispiel:
   „Bei Verletzung vertraglicher Pflichten“
   "Über die Bereitstellung von wissenschaftlicher und technischer Hilfe"

   Wenn es sich bei dem Schreiben um eine Antwort handelt, sind im Briefkopf die Nummer und das Datum des Antwortschreibens angegeben.

   Ist der Brief an mehr als vier Adressen adressiert, erstellt der Performer eine Mailingliste.

   Briefe werden vom Leiter der Einheit, die den Brief vorbereitet hat, gegebenenfalls von den Leitern interessierter Struktureinheiten sowie vom stellvertretenden Leiter der Organisation - dem Kurator der entsprechenden Richtung, bestätigt, wenn der Brief vom unterzeichnet ist Leiter der Organisation. Briefe werden auf der zweiten Kopie bestätigt, die im Archiv der Organisation zur Aufbewahrung verbleibt.

   Unterzeichnet werden die Schreiben vom Leiter der Organisation, seinen Stellvertretern im Rahmen der ihm übertragenen Befugnisse sowie den Leitern selbständiger Struktureinheiten, sofern ihnen dieses Recht eingeräumt wurde.

   Das Schreiben muss einen Vermerk über den Interpreten enthalten, der am unteren Rand des Blattes unter der Unterschrift des Leiters angebracht wird.

   An unterschriebenen Briefen dürfen keine Korrekturen oder Ergänzungen vorgenommen werden. Das Datum des Schreibens ist das Datum, an dem es unterzeichnet wurde.

   Memorandum- ein Dokument, das an den Leiter einer bestimmten oder höheren Organisation gerichtet ist und die Umstände einer Erklärung zu einem beliebigen Problem mit den Schlussfolgerungen und Vorschlägen des Erstellers enthält.

   Normalerweise informiert ein Memorandum die Geschäftsleitung über die Ereignisse, Fakten, Phänomene, die aktuelle Situation, die in der Regel eine Entscheidung erfordert. Das Memorandum kann extern oder intern sein.

   Ein externes Memorandum wird dem Leiter einer höheren Organisation vorgelegt, ein internes - dem Leiter einer Einheit oder Organisation. Interne Memoranden werden auf Initiative des Mitarbeiters oder auf Anweisung seines unmittelbaren Vorgesetzten erstellt und zielen darauf ab, die Effizienz der Organisation zu verbessern.

   Externe Memos werden auf dem allgemeinen Briefkopf der Organisation erstellt, intern - auf einem Standardblatt.

   Obligatorische Angaben des Memorandums sind: der Name der Organisation (für intern - der Name bauliche Einheit), Bezeichnung der Art des Dokuments, Datum und Nummer, Ort der Erstellung (bei einem externen Memorandum), Titel des Textes, Unterschrift.

   Der Text des Memorandums besteht aus zwei oder drei semantischen Teilen. Der erste Teil legt die Fakten und Ereignisse dar, die Gründe, die zu seiner Niederschrift geführt haben. Der zweite Teil ist eine Analyse der aktuellen Situation, Möglichkeiten Entwicklung von Ereignissen oder ein Ausweg aus der aktuellen Situation, im dritten Teil - Schlussfolgerungen und Vorschläge für konkrete Maßnahmen, die der Manager nach Meinung des Erstellers im Zusammenhang mit den dargestellten Tatsachen ergreifen muss. Der zweite, analytische Teil kann fehlen, in diesem Fall besteht der Text des Memorandums nur aus dem einleitenden und dem abschließenden Teil.

   Das interne Memorandum wird vom Verfasser unterzeichnet, wenn es dem Leiter der Einheit vorgelegt wird, und vom Leiter der Einheit, wenn es dem Leiter der Organisation vorgelegt wird. Ein externes Memorandum wird vom Leiter der Organisation unterzeichnet.

   Das Datum des Memorandums ist das Datum seiner Erstellung und Unterzeichnung.

   Angebot- ein Dokument, das eine Art Memorandum ist, das eine Liste konkreter Vorschläge zu einem bestimmten Thema enthält. Vorschläge erfolgen wie Memoranden, jedoch in der Regel auf Weisung der Geschäftsführung. Der Text des Vorschlags enthält keinen analytischen Teil, sondern nur eine Einleitung (Begründung) und einen Schluss (Liste der Vorschläge).

   Erläuterung - ein Dokument, in dem die Gründe für Maßnahmen, Tatsachen und Vorfälle erläutert werden, das von einem Mitarbeiter der Organisation zusammengestellt und einem höheren Beamten vorgelegt wurde.

   Eine Erläuterung wird auf einem Standardblatt erstellt und an einen bestimmten Beamten gerichtet. Pflichtangaben der Erläuterung sind: Name der Struktureinheit, Datum, Nummer, Titel des Textes, Adressat, Unterschrift.

   Der Text der Erläuterung besteht aus zwei Teilen: Der erste Teil enthält die Fakten, die zu seiner Abfassung geführt haben, der zweite - die Gründe, die die aktuelle Situation erklären.

   Die Erläuterung ist vom Ersteller signiert. Das Datum der Erläuterung ist das Datum ihrer Unterzeichnung durch den Ersteller.

   Telegramm- eine verallgemeinerte Bezeichnung für Dokumente unterschiedlichen Inhalts, die im Zusammenhang mit einem speziellen Verfahren zur Textübermittlung vergeben wird - über das öffentliche Telegrafennetz.

   Telegramme werden meistens per Post verschickt, und es ist notwendig, ein vorgefertigtes Formular mit folgenden Angaben auszufüllen: Empfänger, Text, Unterschrift und Absenderadresse, daher macht es keinen Sinn, sich mit der Gestaltung von Telegrammen zu beschäftigen.

   Telex– ein allgemeiner Name für Dokumente unterschiedlichen Inhalts, der im Zusammenhang mit einem speziellen Übermittlungsverfahren vergeben wird – über ein Telex-Teilnehmernetz. Mit anderen Worten, Telex ist ein Telegramm, das per Fernschreiber (Teleprint) gesendet wird - ein Gerät, das für die direkte telegraphische Kommunikation verwendet wird.

   Die Telex-Kommunikation ist abonniert, daher gibt es keine Kategorien und Arten von Telexen wie bei Telegrammen (dh dringend, einfach).

   Telexe unterscheiden sich von Telegrammen durch die Verwendung von Satzzeichen - Punkte (.) und Kommas (,) - und verschiedene Schriftarten.

   Pflichtangaben des Fernschreibens sind: Adressat, Unterschrift, Nummer, Name und Anschrift des Absenders. Die Anforderungen an die Gestaltung eines Fernschreibens ähneln den Anforderungen an die Gestaltung und das Verfassen von Telegrammen. Ein Fernschreiben unterscheidet sich von einem Telegramm durch den Inhalt des Dienstkopfes, der Informationen über den Adressaten und den Absender sowie den Zeitpunkt der Übermittlung der Nachricht enthält.

   Ein erheblicher Teil des Telexdienst-Headers wird von einer automatischen Antwort belegt, bei der es sich um eine verschlüsselte Nachricht handelt, die Folgendes enthält:

   • die Liniennummer des Bahnhofs, bestehend aus einer bestimmten Kombination von Zahlen und Buchstaben;
   • individuelle Teilnehmernummer;
   • abgekürzter Name der Organisation (Firma);
   • abgekürzter Name des Landes.

   Die automatische Antwort kann aus zwei Teilen bestehen: der automatischen Antwort des sendenden Teilnehmers und der automatischen Antwort des empfangenden Teilnehmers.

   Der zweite Teil des Service-Headers ist eine Angabe der Kontaktzeit und des Datums. In manchen Fällen wird die Endzeit der Telex-Übermittlung angegeben.

   Die Struktur des Service-Headers kann abhängig von der Praxis, die in einer bestimmten Organisation oder einem bestimmten Land angenommen wird, andere Komponenten umfassen.

   Der Text des Fernschreibens ist kurz gefasst und kann mit einer Adresse beginnen. Die Verwendung von Zahlen- und Buchstabenkombinationen ist nur in Fabrik- und Warenzeichen und Marken erlaubt; bei der Nummerierung von Häusern, Wohnungen; in ausgehenden Belegnummern; in der Anzahl der Militäreinheiten und Feldpost; in der Zahl der Züge und Waggons und einiger anderer Fälle.

   Der Text des Fernschreibens sollte nicht mit Zahlen beginnen und enden, da die Registriernummer des Dokuments, auf das die Antwort erteilt wird, am Anfang des Antwortfernschreibens steht und seine ausgehende Nummer am Ende des Textes.

   Telex-Texte verwenden keine komplexen, ausführlichen Sätze, die für Geschäftsbriefe typisch sind; die kürzesten Wörter werden ausgewählt; neutrales und spezifisches Geschäftsvokabular wird bevorzugt, dessen Verwendung keine unterschiedlichen Interpretationen hervorruft.

   Der Text des Fernschreibens sollte spezifische Informationen enthalten, die den Kern der derzeitigen Situation widerspiegeln. In manchen Fällen ist ein kurzer Beweis, eine Argumentation erlaubt.

   Die letzte Telexnachricht endet mit einem „++“-Zeichen. Zeichen "+?" am Ende des Fernschreibens - Warten auf eine Antwort oder eine neue Nachricht - wodurch die Notwendigkeit entfällt, die Nummer erneut zu wählen.

   Am Ende des Fernschreibens können Zahlen und Wörter stehen, die sich nicht auf den Inhalt des Fernschreibens beziehen. Dies sind Vergleichszeichen, die sich auf die technische Kontrolle der Fernschreibübertragung beziehen und keine semantische Last tragen.

   Die Gebühr für Fernschreiben hängt von der Zeit ab, in der die Informationen übermittelt werden.

   Fax oder Telefax (Faxogramm)- eine Kopie eines Dokuments (schriftlich, grafisch, bildlich), das auf Papier erhalten und über Faxkommunikationskanäle (unter Verwendung von Faxgeräten) übermittelt wird.

   In Bezug auf die Geschwindigkeit der Informationsübertragung ist die Faxkommunikation auf dem gleichen Niveau wie die Telexkommunikation, aber sie hat einen offensichtlichen Vorteil: Sie ermöglicht das Senden und Empfangen von grafischen Informationen auf Papier, was mit Telegraf oder Telexkommunikation unmöglich ist.

   Faxnachrichten können nicht berücksichtigt werden separate Ansicht Dokument, da jedes Dokument auf Papier per Fax übermittelt werden kann - ein Auftrag, eine Anweisung, ein Vertrag, ein Protokoll und andere, aber am häufigsten wird ein Fax verwendet, um offizielle Schreiben und verschiedene Arten zu übermitteln Informationsmeldungen.

   Eine Faxnachricht ist, vorbehaltlich der festgelegten Verfahren, rechtskräftig, dies ist der Hauptunterschied zu einer Fotokopie, die einer besonderen Beglaubigung bedarf.

   Es gibt keine besonderen Formatierungsanforderungen für gefaxte Dokumente; sie müssen gemäß den Anforderungen für die jeweilige Dokumentenart erstellt werden: in klarer, kontrastierender Schrift gedruckt.

   Welligkeit oder Verformung des Materialträgers des zugesendeten Dokuments ist nicht zulässig. Auf der Vorderseite des Originals dürfen keine Falten, Flecken, Knicke und Reliefs von den Beschriftungen auf der Rückseite vorhanden sein.

   telefonische Nachricht- ein allgemeiner Name für Dokumente unterschiedlichen Inhalts, der im Zusammenhang mit einem speziellen Verfahren der Textübermittlung vergeben wird: Er wird mündlich über Telefonkanäle übermittelt und vom Empfänger aufgezeichnet (gedruckt).

   Telefonische Durchsagen dienen der zeitnahen Übermittlung von Informationsmitteilungen behördlicher Art (Mitteilungen, Einladungen, Notfallmitteilungen etc.).

   Pflichtangaben der telefonischen Nachricht sind: ausgehende Registrierungsnummer der versendeten telefonischen Nachricht; Berufsbezeichnung, Nachname, Vorname, Vatersname der Person, die die telefonische Nachricht gesendet hat; die Unterschrift der Person, die die telefonische Nachricht erhalten hat, die eingehende Registrierungsnummer der erhaltenen telefonischen Nachricht.

   Der Text der telefonischen Nachricht sollte nicht mehr als 50 Wörter umfassen, und schwer auszusprechende Wörter und komplizierte Wendungen sollten vermieden werden.

   Die telefonische Nachricht wird in einfacher Ausfertigung erstellt und vom Leiter oder verantwortlichen Testamentsvollstrecker unterzeichnet.

   Wenn die telefonische Nachricht an mehrere Empfänger gesendet wird, wird sie von einer Liste der Organisationen und Unternehmen, an die sie gesendet wird, und den Telefonnummern, an die sie gesendet werden soll, begleitet.

   Für die Aufzeichnung einer telefonischen Nachricht empfiehlt es sich, spezielle Formulare zu verwenden.

   Wenn keine besonderen Formulare vorhanden sind, wird die telefonische Nachricht in folgender Form im Journal aufgezeichnet:

   Die empfangene telefonische Nachricht kann zunächst handschriftlich aufgezeichnet, transkribiert oder mit einem Tonaufnahmegerät aufgezeichnet und dann transkribiert und ausgedruckt werden. Sie sollten die Richtigkeit der Aufzeichnung überprüfen, indem Sie die telefonische Nachricht am Ende ihrer Übertragung erneut lesen.

   Die empfangene telefonische Nachricht muss mit Ausnahme der Signatur die gleichen Details wie die gesendete aufweisen.

   Elektronische Nachricht- ein Dokument, das per „elektronischer Post“ über ein Kommunikationssystem zwischen Computern übermittelt, in Form eines Videogramms auf einem Bildschirm (Teletext) oder in Form einer auf einem Drucker ausgedruckten Papierkopie (Machinogramm) empfangen wird.

   E-Mail wird sowohl für die Übertragung von Nachrichten innerhalb derselben Einrichtung als auch zwischen verschiedenen Organisationen verwendet, die über die geeignete Hardware und Software verfügen.

   Der E-Mail-Empfänger erhält ein Bild des empfangenen Dokuments (elektronische Nachricht) auf dem Bildschirm oder als Kopie auf Papier, gedruckt auf dem Drucker.

   Jedem E-Mail-Abonnenten wird ein individuelles "Postfach" (Speicherbereich des Computers) zugewiesen, dem ein Benutzercode zugeordnet ist. Über diese Mailboxen werden elektronische Nachrichten ausgetauscht.

   Eine E-Mail-Nachricht besteht aus einer Adresse (oder mehreren Empfängeradressen); Kopfzeile mit Dienstinformationen und Text. Eine Adresse in einem E-Mail-System besteht aus dem Namen des E-Mail-Postfachs (der normalerweise mit dem Anmeldenamen des Benutzers identisch ist) und einer Domäne, die den Ort (Computer oder lokales System) beschreibt, an dem sich das E-Mail-Postfach befindet gelegen. Name und Domäne werden durch das „@“-Zeichen getrennt. Eine Domain wiederum besteht aus mehreren Subdomains, die durch Punkte voneinander getrennt sind. Die letzte Subdomain ist ein aus zwei Buchstaben bestehender Ländercode (im Red-Com-Netzwerk ist es normalerweise „ru“ (Russland), der vorletzte bezeichnet die Stadt - msk (Moskau) oder eine Organisation innerhalb des Landes usw.