Eine Anordnung zur Durchführung einer Prüfung der Personalabteilung. Do-it-yourself-Prüfung von HR-Dokumenten

Audit ist ein Prozess unabhängige Bewertung Aktivitäten einer Organisation, eines Systems, Prozesses, Projekts oder Produkts, um Risiken zu identifizieren und Konfliktsituationen. Das Audit kann intern sein, wenn es von der Organisation selbst durchgeführt wird, und extern, wenn externe Spezialisten auf vertraglicher Basis hinzugezogen werden, um Aktivitäten in einem bestimmten Bereich des Unternehmens zu bewerten. Am häufigsten wird der Begriff „Audit“ im Zusammenhang mit der Verifizierung verwendet Jahresabschlüsse Unternehmen, aber es gibt auch andere Arten, zum Beispiel Personalprüfung. Viele haben diesen Satz gehört, aber sie wissen nicht, was die Essenz dieses Verfahrens ist. Heute werden wir speziell über die Prüfung der Personaldokumentation sprechen, wir werden Ihnen sagen, warum sie benötigt wird, wann und von wem sie durchgeführt wird.

Warum brauchen Sie ein HR-Audit?

Wir müssen gleich sagen, dass ein Personalaudit ein optionales Ereignis ist und nicht sehr oft durchgeführt wird. Wir glauben jedoch, dass ein solches Verfahren durchgeführt werden sollte für:

— Vorbereitung auf eine Inspektionsprüfung der Einhaltung der Anforderungen des Arbeits-, Archiv-, Renten-, Migrationsrechts usw.;

- Bewertung der mit einer bestimmten Situation verbundenen Risiken (Risiken, die bei einer Inspektion durch die Aufsichtsbehörden, bei der Prüfung eines Arbeitskampfes vor Gericht, bei der Gewerkschaftskontrolle usw. auftreten können);

– Verbesserung der Professionalität von Spezialisten Personaldienstleistung(Schulung zu begangenen Verstößen);

- Bewertung der Professionalität der Mitarbeiter der Personalabteilung;

- Entwicklung eines Aktionsplans zur Behebung der begangenen Verstöße;

— Optimierung der Arbeit des Personaldienstes (Minimierung der Kosten, Aufbau eines Systems zur Rechenschaftspflicht, Belohnungen usw.).

Darüber hinaus hilft die Prüfung bei der Bewertung und Analyse des Stands der Personaldokumente bei der Übertragung von Dokumenten während der Umstrukturierung, des Führungswechsels (einschließlich der Leitung der Personalabteilung), der Entlassung (Einstellung) von Mitarbeitern der Personalabteilung (HR).

Selber machen oder outsourcen?

Wir wiederholen, dass Sie eine Personalprüfung selbst durchführen oder die Dienste nutzen können Drittunternehmen, da es genug von ihnen gibt und es eine große Auswahl gibt. Gleichzeitig ist eine Personalprüfung eine sehr verantwortungsvolle Angelegenheit, da sie in direktem Zusammenhang mit den vertraulichen Unterlagen des Unternehmens steht.

Wenn Sie einen externen Wirtschaftsprüfer auswählen möchten, ist es wichtig, dass die Dienstleistung von qualifizierten Spezialisten erbracht wird, die seit mehr als einem Jahr auf diesem Gebiet tätig sind. Fragen Sie, wie oft die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Dienstleistungen zur Überprüfung der Personalaktenverwaltung erbringt, ob es unter Ihren Kunden Organisationen gibt, die Ihrer Tätigkeit nach ähnlich sind. Denken Sie daran, dass die Dienstleistungen eines seriösen Beratungsunternehmens, das HR-Audits anbietet und Fachkräfte beschäftigt, nicht billig sein können.

Der Erfolg eines HR-Audits durch eine Drittorganisation hängt auch davon ab, wie das Unternehmen auf den Umgang mit Auditoren vorbereitet ist. Daher wird meistens vor Beginn des Audits eine Arbeitsgruppe gebildet, die sich aus Vertretern des zur Auditierung eingeladenen Unternehmens und Vertretern des Kundenunternehmens zusammensetzt. Zusammensetzung und Anzahl der eingeladenen Rechnungsprüfer werden maßgeblich durch Zeitpunkt und Umfang bestimmt anstehende Arbeiten, jedoch ist die Mitwirkung von Rechtsanwälten und Spezialisten im Bereich der Dokumentationsunterstützung unbedingt erforderlich.

Wenn keine Einbindung von Drittspezialisten gewünscht ist und keine Finanzierung dafür bereitgestellt wird, besteht die Möglichkeit, ein Personalaudit in Eigenregie durchzuführen. Nachdem Sie jedoch die entsprechende Aufgabe für die Mitarbeiter des Personaldienstes der Einrichtung festgelegt haben, sollten Sie daran denken, dass sie nicht immer bereit sind, eine objektive Bewertung der aktuellen Situation abzugeben, da sie ihre Arbeit tatsächlich überprüfen werden. Darüber hinaus können die Mitarbeiter bei einigen Fehlern „ein Auge zudrücken“, da sie sie korrigieren müssen.

Sollte dennoch die Wahl zugunsten der Internen Revision getroffen werden, ist es unseres Erachtens am besten, dafür eine kleine Struktureinheit oder eine Kommission zu schaffen, der unbedingt ein Fachmann angehören muss, der sich mit Arbeitsrecht und Personalaktenführung auskennt, aber nicht von Personen abhängen, deren Arbeit er überprüft, beispielsweise einem Anwalt.

Gesetzlicher Rahmen für die Überprüfung der Personaldokumentation

Zunächst nennen wir die wichtigsten Vorschriften, die bei der Prüfung der Personaldokumentation zu beachten sind. Die wichtigsten sind:

- Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 16. April 2003 N 225 "Über Arbeitsbücher" (zusammen mit den Regeln für die Führung und Aufbewahrung von Arbeitsbüchern);

- Dekret des Arbeitsministeriums der Russischen Föderation vom 10. Oktober 2003 N 69 "Über die Genehmigung der Anleitung zum Ausfüllen von Arbeitsbüchern" (im Folgenden - die Anleitung zum Ausfüllen von Arbeitsbüchern);

- Dekret des Staatlichen Komitees für Statistik der Russischen Föderation vom 05.01.2004 N 1 "Über die Genehmigung einheitlicher Formen der primären Buchhaltungsdokumentation für die Abrechnung der Arbeit und ihrer Bezahlung" (im Folgenden - Dekret N 1);

- Anordnung des Kulturministeriums der Russischen Föderation vom 25. August 2010 N 558 "Über die Genehmigung der Liste der im Laufe der Tätigkeit erstellten Standarddokumente für das Verwaltungsarchiv Regierungsbehörden, Körper Kommunalverwaltung und Organisationen unter Angabe der Aufbewahrungsbedingungen“;

— Bundesgesetz vom 27. Juli 2006 N 152-FZ „Über personenbezogene Daten“;

— GOST R 6.30-2003 „Einheitliche Dokumentationssysteme. Einheitliches System der Organisations- und Verwaltungsdokumentation. Dokumentationsanforderungen";

- Arbeitsgesetzbuch.

Darüber hinaus gibt es eine ausreichende Anzahl von Dienstordnungen, die die Büroarbeit, das Verfahren zur Führung von Personalakten oder andere Aspekte des Arbeitsverhältnisses regeln. Diese Gesetze müssen auch bei der Überprüfung der Personaldokumentation studiert und angewendet werden.

Was prüfen wir?

Wir werden nicht darauf eingehen, wie eine Beratungsorganisation eine Prüfung auf der Grundlage eines zivilrechtlichen Vertrages durchführt, sondern uns auf die interne Prüfung konzentrieren. Die Reihenfolge der Durchführung hängt von den Zielen ab. Sie können alle Bezugs- und Ausführungsbereiche von Personaldokumenten oder nur einen Bereich, zB Arbeitsverträge, prüfen. Der erste Schritt zum Beginn der Prüfung ist in jedem Fall die Erteilung eines Prüfungsauftrags, durch den ein Prüfer bestellt oder eine Prüfungskommission gebildet wird. In der Bestellung können Sie den Prüfungsgegenstand angeben.

Lassen Sie uns bringen exemplarische Probe Befehl.

Städtische Haushaltsbildungseinrichtung

"Durchschnitt allgemein bildende Schule N 72"

Bestellen Sie N 42

bei der Durchführung eines Personalaudits

Um die Arbeit der Personalabteilung zu verbessern und die Risiken zu minimieren, die mit einer unsachgemäßen Führung von Personalakten verbunden sind,

Ich bestelle:

1. Führen Sie vom 28. Mai bis 5. Juni 2012 ein internes Personalaudit zum Thema „Anmeldung der Beschäftigung und Gewährung des bezahlten Jahresurlaubs“ durch.

2. Ernennung von A. G. Volkova, stellvertretende Direktorin für Bildungsarbeit, zur Vorsitzenden der Rechnungsprüfungskommission.

3. In die Provision aufnehmen:

- Stellvertretender Direktor für Verwaltungs- und Wirtschaftsarbeit O. L. Zolotov;

- Lehrer der russischen Sprache und Literatur Paramonov V.S.;

- Rechtsberater Lopukhov I.R.

4. Reichen Sie einen Bericht über die vor dem 06.08.2012 durchgeführte Inspektion ein.

5. Die Kontrolle über die Ausführung dieser Anordnung wird der stellvertretenden Direktorin für Bildungsarbeit Volkova A. G. übertragen.

Regisseur Komova /L. V. Komova /

Mit der Bestellung vertraut gemacht:

Volkova A. G. 16.05.2012, Volkova

Zolotova O. L. 16.05.2012, Zolotova

Paramonova V. S. 16.05.2012, Paramonova

Lopukhov I. R. 16.05.2012, Lopukhov

Steht der Prüfungsgegenstand fest, kann der Leiter der Personalabteilung lediglich die erforderlichen Unterlagen erstellen. Wenn die Prüfung bei einem Wechsel der Leitung des Personaldienstes oder bei der Übertragung von Fällen von einem Spezialisten zu einem anderen durchgeführt wird, muss die Liste der zu prüfenden Dokumente festgelegt werden.

Denken Sie daran, dass es eine Liste obligatorischer Dokumente gibt, die in jeder Organisation vorhanden sein sollten, unabhängig von ihrer Rechtsform und Eigentumsform. Zu diesen Dokumenten gehören:

1. Personal. Sagen wir das gleich zu diesem Dokument in Arbeitsgesetzbuch es gibt nur eine Erwähnung, aber keinen Hinweis darauf, dass es obligatorisch ist. Dekret N 1 vereinheitlichte die Form dieses Dokuments - T-3. Beachten Sie, dass die Aufsichtsbehörden, sei es das Landesarbeitsinspektorat, die Staatsanwaltschaft oder die Finanzbehörden, fast immer danach fragen: Die Struktur der Einrichtung, die Lohnkasse, Zulagen und Zuzahlungen an die Arbeitnehmer sind aus dem Zeitplan ersichtlich.

2. Urlaubsplan. obligatorisch dieses Dokument nicht hinterfragt, da Art. 123 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation besagt ausdrücklich, dass den Arbeitnehmern bezahlter Jahresurlaub gemäß dem vom Arbeitgeber genehmigten Urlaubsplan unter Berücksichtigung der Stellungnahme der Arbeitnehmervertretung mindestens zwei Wochen vor Beginn gewährt wird das neue Jahr. Die Form des T-7-Zeitplans wird ebenfalls durch Resolution Nr. 1 vereinheitlicht.

3. Persönliche Karten - Formulare T-2 und T-2GS (MS). Sie müssen für jeden Arbeitnehmer aufbewahrt werden, da der Arbeitgeber bei jedem Eintrag im Arbeitsbuch verpflichtet ist, den Arbeitnehmer gegen Unterschrift in seiner Personalkarte - darin gemäß § 23 der Regeln für die Führung und Aufbewahrung von Arbeitsbüchern - vertraut zu machen , wird der im Arbeitsbuch vorgenommene Eintrag wiederholt.

4. Persönliche Angelegenheiten. Die Verpflichtung zu ihrer Aufrechterhaltung wird für bestimmte Kategorien von Arbeitnehmern eingeführt, zu denen Staatsbeamte, Gemeindeangestellte, Zollbeamte usw. gehören.

Das Verfahren zur Führung von Personalakten von Staatsbeamten wird durch Dekret des Präsidenten der Russischen Föderation vom 30. Mai 2005 N 609 „Über die Genehmigung der Verordnungen über die personenbezogenen Daten eines Staatsbeamten der Russischen Föderation und deren Führung festgelegt Personalakte". Für Beamte einer konstituierenden Einheit der Russischen Föderation wird das Verfahren zur Führung einer Personalakte durch die Rechtsakte dieser konstituierenden Einheit festgelegt. Beispielsweise wird es für Angestellte der Stadt Moskau durch den Erlass des Bürgermeisters von Moskau vom 15.06.2011 N 44-UM und für Beamte von St. Petersburg durch den Erlass der Regierung von St. Petersburg festgelegt vom 30.06.2008 N 773.

5. Die Arbeitszeitnachweise (Formulare T-12, T-13) sollten ebenfalls in jeder Einrichtung vorhanden sein, da Art. 6 Abs. 1 lit. 91 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation verpflichtet den Arbeitgeber, Aufzeichnungen über die tatsächlich von jedem Arbeitnehmer geleisteten Arbeitsstunden zu führen.

Beachten Sie! Früher Behörden, Ministerien außerbudgetäre Mittel, Abteilungen der territorialen staatlichen nichtbudgetären Fonds, der lokalen Selbstverwaltung, Haushaltsinstitutionen, Stellen, die Bargelddienstleistungen für die Ausführung der Haushalte des Haushaltssystems Russlands erbringen, verwendeten die Arbeitszeittabelle im Formular 0504421, genehmigt durch die Verordnung des Finanzministeriums der Russischen Föderation vom 30. Dezember 2008 N 148n, zur Erfassung der Arbeitszeit . Aufgrund der Tatsache, dass es am 1. Januar 2011 ungültig wurde (Verordnung des Finanzministeriums der Russischen Föderation vom 1. Dezember 2010 N 157n), wurde das Formular aus der Verordnung des Finanzministeriums der Russischen Föderation von 15. Dezember 2010 N 173n - 0301008 wird verwendet, und dies ist eine exakte Kopie des Formulars T-13.

6. Arbeitsbücher der festgelegten Form sind das Hauptdokument über die Arbeitstätigkeit und das Dienstalter des Arbeitnehmers. Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, sie (mit Ausnahme von Arbeitgebern - natürliche Personen, die keine Einzelunternehmer sind) für jeden Arbeitnehmer, der länger als fünf Tage für ihn gearbeitet hat, für den Fall aufzubewahren, dass die Arbeit dieser Arbeitgeber ist die wichtigste für den Arbeitnehmer (Artikel 66 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation).

Das Arbeitsbuch enthält Informationen über den Arbeitnehmer, die von ihm geleistete Arbeit, die Versetzung in einen anderen festen Arbeitsplatz und die Entlassung sowie die Gründe für die Beendigung des Arbeitsvertrags und Informationen über die Auszeichnungen für den Arbeitserfolg. Informationen über Strafen werden nicht in das Buch aufgenommen, außer in Fällen, in denen die Entlassung eine Disziplinarmaßnahme ist.

Beachten Sie! Überprüfen Sie, ob die für die Führung der Arbeitsbücher verantwortliche Person benannt wurde, ob sie alle im Rechnungsbuch für die Bewegung der Arbeitsbücher und Beilagen zu ihnen eingetragen sind. Schauen Sie sich außerdem die Einträge in den Arbeitsbüchern an - sie müssen auf der Grundlage von Bestellungen vorgenommen werden.

7. Arbeitsverträge oder Dienstverträge. Ein Arbeitsvertrag ist eine Vereinbarung zwischen einem Arbeitgeber und einem Arbeitnehmer, wonach sich der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer Arbeit gemäß der vereinbarten Arbeitsfunktion zu verschaffen, die Arbeitsbedingungen sicherzustellen, den Lohn rechtzeitig und vollständig zu zahlen, und der Arbeitnehmer sich verpflichtet die in diesem Vertrag festgelegte Arbeitsfunktion persönlich auszuführen, die Regeln der internen Arbeitsvorschriften des Arbeitgebers einzuhalten.

8. Anordnungen für Personal:

- über die Beschäftigung (Formulare T-1, T-1a);

- bei Versetzung an einen anderen Arbeitsplatz (Formulare T-5, T-5a);

- bei der Urlaubsgewährung (Formulare T-6, T-6a);

- über die Entsendung auf eine Geschäftsreise (Formulare T-9, T-9a);

- über die Beförderung (Formulare T-11, T-11a);

- über die Beendigung (Kündigung) des Arbeitsvertrags (Formulare T-8, T-8a).

Diese einheitlichen Formulare müssen von allen Organisationen angewendet werden, die auf dem Territorium der Russischen Föderation tätig sind, unabhängig von der Eigentumsform (Absatz 2 der Resolution Nr. 1).

Bei der Überprüfung dieser Bestellungen muss sichergestellt werden, dass Dokumente vorhanden sind - die Gründe für ihre Veröffentlichung. Ziemlich oft fehlen sie - es gibt einen Link in der Bestellung zu einer Vereinbarung, Erklärung oder einem anderen Dokument, aber es selbst ist es nicht. Dies ist ein Verstoß.

9. Aufträge für Kernaktivitäten. Es ist notwendig, das Vorhandensein von Unterschriften des Leiters und Genehmigungsvisa zu überprüfen. Denken Sie daran, dass solche Bestellungen getrennt von Bestellungen für Personal aufbewahrt werden sollten.

Beachten Sie, dass nicht nur die Verfügbarkeit dieser Dokumente überprüft werden muss, sondern auch darauf geachtet werden muss, wie sie erstellt werden. Beispielsweise gemäß den Anforderungen von Art. 67 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation wird ein Arbeitsvertrag geschlossen Schreiben, wird in zwei Ausfertigungen erstellt, die jeweils von den Parteien unterzeichnet werden. Eine Ausfertigung erhält der Arbeitnehmer, die andere verbleibt beim Arbeitgeber. Der Erhalt einer Kopie des Arbeitsvertrags durch den Arbeitnehmer muss durch seine Unterschrift auf der vom Arbeitgeber aufbewahrten Kopie bestätigt werden. Artikel 57 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation definiert die Bedingungen, die in den Text des Arbeitsvertrags aufgenommen werden müssen.

Doch bei einem Servicevertrag ist alles anders. Neben der Tatsache, dass das Bundesgesetz seinen Inhalt bestimmt, genehmigte das Dekret des Präsidenten der Russischen Föderation vom 16. Februar 2005 N 159 eine ungefähre Vertragsform für den Übergang des Staatsbeamtentums und die Besetzung der Position des Staates Zivildienst. Prüfen Sie daher, ob die Verträge nicht nur inhaltlich, sondern auch formal den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Und in Bezug auf den Inhalt stellen wir fest, dass beispielsweise der wichtigste Gegenstand der Überprüfung von Kündigungsverfügungen die Angabe des Grundes und der Gründe für die Kündigung sein wird. Basierend auf Kunst. 84.1 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation müssen sie in strikter Übereinstimmung mit dem Wortlaut des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation oder anderen Bundesgesetzen und unter Bezugnahme auf den entsprechenden Artikel, Teil des Artikels, Absatz des Artikels angegeben werden. Konzentrieren Sie sich bei der inhaltlichen Prüfung von Arbeitsverträgen auf das Vorliegen von Bedingungen, die gemäß Art. 57 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation müssen zwingend in ihren Text aufgenommen werden.

Örtliche Vorschriften, Bücher, Register

Beginnen wir damit, dass auf Grundlage von Art. 8 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation erlassen Arbeitgeber mit Ausnahme von Arbeitgebern - Personen, die keine Einzelunternehmer sind - lokale Vorschriften mit Normen Arbeitsrecht, im Rahmen seiner Zuständigkeit gemäß dem Arbeitsrecht und anderen Regulierungsgesetzen, die arbeitsrechtliche Normen, Tarifverträge und Vereinbarungen enthalten. Die Bestimmungen solcher Gesetze sollten die Position des Arbeitnehmers im Vergleich zu den arbeitsrechtlichen Bestimmungen nicht verschlechtern.

Folgende Unterlagen sind ebenfalls zu prüfen.

1. Interne Arbeitsvorschriften. Gemäß Art. 189 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation regelt dieses Dokument das Verfahren zur Einstellung und Entlassung von Arbeitnehmern, die grundlegenden Rechte, Pflichten und Verantwortlichkeiten der Parteien eines Arbeitsvertrags, die Arbeitszeiten, Ruhezeiten, Anreize und Strafen für Arbeitnehmer, sowie andere Fragen der Regelung der Arbeitsbeziehungen mit diesem Arbeitgeber.

2. Anweisungen zum Arbeitsschutz. Sie bestehen in der Regel aus Arbeitsschutzauflagen vor Beginn, während und nach Beendigung der Arbeiten und enthalten auch das Verfahren zur Notfallsituationen. Diese Anweisungen werden basierend auf der Position des Mitarbeiters, seinem Beruf oder der Art der Arbeit, die er ausübt, auf der Grundlage von branchenübergreifenden oder sektoralen entwickelt Standardanleitung zum Arbeitsschutz, branchenübergreifende oder branchenspezifische Vorschriften zum Arbeitsschutz, Sicherheitsanforderungen, die in den Betriebs- und Reparaturdokumentationen der Gerätehersteller festgelegt sind, technologische Dokumentation Organisation unter Berücksichtigung der spezifischen Produktionsbedingungen auf der Grundlage methodischer Empfehlungen.

3. Vorschriften über die Speicherung und den Schutz personenbezogener Daten von Mitarbeitern (oder ein anderes Dokument, das das Verfahren für ihre Speicherung und Verwendung festlegt). Die Erstellung dieses lokalen Gesetzes ist aufgrund der Anforderungen des Art. 87 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation.

4. Vergütungsverordnung oder sonstiger lokaler Rechtsakt, der das Vergütungssystem in der Institution und Boni für Mitarbeiter regelt. Diese Bestimmung ist zwingend nach Art. 135 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation - Lohnsysteme, einschließlich der Höhe von Tarifsätzen, Gehältern (offiziellen Gehältern), zusätzlichen Zahlungen und Zulagen mit Ausgleichscharakter, einschließlich für Arbeiten unter Bedingungen, die von den normalen Bedingungen abweichen, Systemen von zusätzlichen Zahlungen und Prämien mit Anreizcharakter und Prämiensysteme, werden durch Tarifverträge, Vereinbarungen, lokale Vorschriften in Übereinstimmung mit dem Arbeitsrecht und andere aufsichtsrechtliche Gesetze, die arbeitsrechtliche Normen enthalten, festgelegt.

Zusätzlich zu den genannten gibt es weitere notwendige Dokumente, die für einige Organisationen aufgrund der Besonderheiten ihrer Aktivitäten obligatorisch sind, z. B. ein Schichtplan, eine Liste von Positionen mit unregelmäßigen Arbeitszeiten, Verträge für Vollpersonen Haftung, eine Bestimmung über Geschäfts- oder andere gesetzlich geschützte Geheimnisse.

Wenn die Institution andere lokale Vorschriften für einen Bereich der Arbeitsbeziehungen entwickelt hat, empfehlen wir Ihnen, diese auf Bedingungen zu überprüfen, die die Position des Arbeitnehmers im Vergleich zum geltenden Arbeitsrecht verschlechtern, und rechtliche Handhabe(ob gegebenenfalls die Meinung der Arbeitnehmervertretung berücksichtigt wurde, ob das Dokument vom Leiter der Einrichtung genehmigt wurde, ob die Arbeitnehmer mit dem Gesetz vertraut waren usw.). Es kann sein:

- gemeinschaftliche Vereinbarung;

— Vereinbarung über die Kollektivhaftung;

— Verordnung über die Anpassung von Arbeitnehmern;

- Reihenfolge der Passage Probezeit;

- Verordnung über die Zertifizierung von Arbeitnehmern.

Wir empfehlen Ihnen, besonders auf die Stellenbeschreibungen zu achten. Einerseits sind sie nicht zwingend, andererseits auf Grundlage von Art. 57 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation ist eine Arbeitsfunktion Voraussetzung für einen Arbeitsvertrag, die entweder in einem Arbeitsvertrag oder, um sie nicht zu belasten, in einer Stellenbeschreibung vorgeschrieben ist. Daher sind manchmal einfach Anweisungen notwendig.

Kommen wir zu Zeitschriften, unter denen es neben den örtlichen Vorschriften auch obligatorische gibt.

Neben den oben genannten Pflichtzeitschriften kann die Institution weitere Zeitschriften zur Systematisierung von Informationen führen persönliche Rekorde, sowie:

- Verzeichnisse der Arbeitsverträge, Personalverfügungen, Personalakten, Behindertenausweise;

— Tagebuch zur Einarbeitung in örtliche Vorschriften;

— Ausstellungsblatt für Reisebescheinigungen, Bescheinigungen.

Achten Sie bei der Überprüfung von Journalen und Geschäftsbüchern auf deren Gestaltung. Alle Blätter von Zeitschriften müssen nummeriert sein, die Zeitschriften selbst müssen geschnürt, mit einem Wachssiegel versiegelt oder vom Leiter der Organisation versiegelt und zertifiziert sein. Es sind keine Korrekturen in den Protokollen zulässig. Es muss auch sichergestellt werden, dass alle Spalten im Buch der Buchhaltung für die Bewegung von Arbeitsbüchern und Beilagen ausgefüllt sind, es gibt keine Korrekturen, dieses Buch ist geschnürt und versiegelt.

Notiz. Die Analyse des Systems der Registrierung und Systematisierung von Dokumenten ist sehr wichtig, da sie Informationen darüber liefert, wie das Dokumentenspeichersystem in der Institution organisiert ist.

Software-Audit

Derzeit führen die meisten Institutionen Personalakten mit spezialisierten Softwareprodukten, was bedeutet, dass diese auch überprüft werden müssen.

Achten Sie bei der Inspektion darauf, ob das Programm die Möglichkeit bietet, Personalakten gemäß den Anforderungen der geltenden Gesetzgebung zu führen (es ist möglich, dass die Entwickler des Softwareprodukts bestimmte notwendige Details „verloren“ haben), ob alle einheitlichen Formulare im Programm enthalten sind, wie oft es aktualisiert wird, ob alle Dokumentenformen relevant sind.

Der nächste wichtige Aspekt, der überprüft werden muss, ist die Reihenfolge des Zugriffs auf die Software und (oder) die erstellte Personaldokumentation. Gleichzeitig muss festgestellt werden, welche Mitarbeiter des Unternehmens mit der Verarbeitung von Personaldaten in Verbindung stehen, und sichergestellt werden, dass das System die Möglichkeit des Zugriffs darauf ausschließt elektronische Formulare Unterlagen der Mitarbeiter, zu deren dienstlichen Aufgaben die Arbeit mit diesen Daten nicht gehört.

Prüfung Software Die Arbeit der Personalabteilung ermöglicht es, mögliche Kanäle für unbefugten Zugriff oder Verlust von Personalinformationen zu ermitteln und die Machbarkeit der Verwendung eines bestimmten Softwareprodukts zu bewerten.

So werden bei der Prüfung der Personaldokumentation das Vorhandensein obligatorischer Dokumente, die Richtigkeit der Ausführung sowie die Übereinstimmung des Inhalts der Dokumente mit den gesetzlichen Anforderungen überprüft.

Besser ist es, den Auditprozess selbst zu dokumentieren, damit Sie später bei der Erstellung des Abschlussberichts nichts Wichtiges vergessen.

Ergebnisse der Prüfung von HR-Dokumenten

Die letzte Phase der Dokumentenprüfung wird die Erstellung eines Berichts sein, der den aktuellen Stand der Dinge beschreibt, Problembereiche aufzeigt und mögliche Risiken. Außerdem gibt der Bericht in der Regel Empfehlungen zur Beseitigung festgestellter arbeitsrechtlicher Verstöße und Mängel und informiert auch über mögliche Strafen bei Nichtbeseitigung (siehe Seite 45).

Im Falle einer Prüfung der Personaldokumentation beim Wechsel der Leitung des Personaldienstes oder eines Spezialisten für Personalaktenverwaltung ist zusätzlich ein Akt der Annahme und Übertragung von Fällen zu erstellen, dessen Anhang eine Liste enthält Arbeitsbücher (unter Angabe des vollständigen Namens des Eigentümers, der Serie und der Nummer des Arbeitsbuchs und der Beilagen (falls vorhanden)).

Abschließend stellen wir fest, dass der Arbeitgeber bei der regelmäßigen Prüfung der Personaldokumentation die Möglichkeit hat, Sanktionen der Aufsichtsbehörden zu vermeiden - Bußgelder, Suspendierung der Organisation, strafrechtliche Haftung. Wird das Audit intern durchgeführt, haben Personaler zudem die Möglichkeit, sich zu verbessern professionelles Niveau indem sie ihre eigenen Fehler finden und korrigieren.

Und merke dir Ordnungsgemäße Verwaltung Die Personaldokumentation ist der Schlüssel zur erfolgreichen Lösung von Konflikten mit Mitarbeitern und Aufsichtsbehörden.

Um eine Prüfung der Personalaktenverwaltung durchzuführen und die Dokumente vor dem Eintreffen des SIT in einen ordnungsgemäßen Zustand zu bringen, müssen Informationen über die Art der Tätigkeit der Organisation, die Anzahl der Mitarbeiter und den Zeitraum, für den dies erforderlich ist, vorbereitet werden um Dokumente wiederherzustellen oder eine Prüfung mit der Abgabe von Empfehlungen durchzuführen.
In den folgenden Artikeln gehen wir ausführlich auf die Anforderungen der Arbeitsaufsicht ein.

ANLEITUNG für die Verwaltung von Personalakten

Die Personalaktenverwaltung wird von der Personalabteilung der Organisation gemäß dieser Anweisung durchgeführt. Die Verantwortung für die Führung der Personalaktenführung, die Einhaltung festgelegter Arbeitsregeln, Bearbeitungsfristen und die Sicherheit der Personalunterlagen sind dem Leiter der Personalabteilung übertragen.

Vor der Prüfung der Personalaktenführung durch die Arbeitsaufsichtsbehörde ist Folgendes zu prüfen:

1. Einstellung neuer Mitarbeiter;
2. Übertragung innerhalb der Organisation;
3. Entlassung von Mitarbeitern;
4. Urlaubsgewährung;
5. Organisation der Arbeit mit Arbeitsbüchern;
6. Anreize und Disziplinarmaßnahmen;
7. Ausstellung von Bescheinigungen und Kopien von Dokumenten an Mitarbeiter;
8. Nutzung und Speicherung personenbezogener Daten von Mitarbeitern;
9. Das Verfahren zur Übertragung von Dokumenten zur Archivierung;
10. Verfügbarkeit einer speziellen Bewertung der Arbeitsbedingungen von Arbeitsplätzen.

1. Einstellung neuer Mitarbeiter

Die Prüfung der Personalaktenverwaltung prüft die Einhaltung der Vorschriften für die Registrierung der Mitarbeiter.

Bei der Bewerbung um eine Stelle muss ein Bürger anwesend sein, und ein Mitarbeiter der Personalabteilung ist verpflichtet fordern Sie folgende Unterlagen an:

Für Personen, die zum ersten Mal eine Arbeit aufnehmen, erstellt die Personalabteilung ein Arbeitsbuch und Buchführung ist eine Bescheinigung der gesetzlichen Rentenversicherung.

Verfügt der Kandidat nicht über ein Arbeitsbuch (Verlust, Beschädigung oder sonstiger Grund), erstellt der Mitarbeiter der Personalabteilung auf schriftlichen Antrag dieser Person ein neues Arbeitsbuch für ihn.

Der für die Bearbeitung von Unterlagen bei Bewerbungen zuständige Mitarbeiter der Personalabteilung ist verpflichtet:

• Überprüfen Sie die Verfügbarkeit aller erforderlichen Dokumente für den Abschluss eines Arbeitsvertrags.
• den Kandidaten gegen die Unterschrift mit den in der Organisation geltenden örtlichen Vorschriften vertraut zu machen, bevor er den Arbeitsvertrag unterzeichnet, einschließlich der Stellenbeschreibung;
• einen Arbeitsvertragsentwurf in zweifacher Ausfertigung gemäß dem von der Organisation genehmigten Muster erstellen;
• erstellen Sie einen Entwurf einer Beschäftigungsanordnung in einem einheitlichen Formular Nr. T-1 (T-1a);
• den Arbeitsvertrag und die Annahmeerklärung dem Generaldirektor oder einer von ihm bevollmächtigten Person zur Unterschrift übergeben.

Nachdem die Dokumente von der Organisation bearbeitet wurden, ist der Mitarbeiter der Personalabteilung verpflichtet:

1. einen Arbeitsvertrag mit der eingestellten Person unterzeichnen;
2. Geben Sie dem Arbeitnehmer eine Kopie des Arbeitsvertrags. Der Arbeitnehmer bestätigt den Erhalt einer Kopie des Arbeitsvertrags, indem er eine Kopie des Vertrags der Organisation unterzeichnet;
3. den Arbeitnehmer mit der Einstellungsanordnung gegen Unterschrift vertraut machen (innerhalb von drei Tagen ab dem Datum des tatsächlichen Arbeitsbeginns);
4. füllen Sie eine persönliche Karte gemäß dem einheitlichen Formular Nr. T-2 aus und machen Sie sich mit allen Aufzeichnungen unter der Unterschrift vertraut.
5. füllen Sie das Arbeitsbuch eines Mitarbeiters aus, der länger als fünf Tage in der Organisation gearbeitet hat;
6. Registrieren Sie das Arbeitsbuch des Mitarbeiters im Buchhaltungsbuch für die Aufbewahrung von Arbeitsbüchern und Beilagen darin.

Persönliche Karten sind in alphabetischer Reihenfolge angeordnet.

2. Versetzung von Mitarbeitern innerhalb der Organisation

Die Versetzung von Mitarbeitern der Organisation ist nur mit ihrer schriftlichen Zustimmung zulässig, mit Ausnahme der Fälle, die in der Gesetzgebung der Russischen Föderation vorgesehen sind.

Bei der Versetzung eines Mitarbeiters muss der Personalverantwortliche:

1. die Zustimmung des Arbeitnehmers zur Versetzung durch Ausstellung einer Versetzungsmitteilung einholen (bei Versetzung auf Initiative des Arbeitgebers);
2. einen Versetzungsantrag annehmen, der vom Leiter der Struktureinheit, aus der der Arbeitnehmer versetzt wird, dem Leiter der Struktureinheit, aus der der Arbeitnehmer versetzt wird, und dem Generaldirektor oder einer von ihm bevollmächtigten Person (im Falle einer Versetzung auf Initiative) unterzeichnet ist des Arbeitnehmers);
3. einen Entwurf einer Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag in zweifacher Ausfertigung erstellen;
4. einen Entwurf eines Überweisungsauftrags in einem einheitlichen Formular Nr. T-5 (T-5a) erstellen;
5. Entwürfe einer Zusatzvereinbarung und Anordnung dem Generaldirektor oder einer von ihm bevollmächtigten Person zur Unterschrift vorlegen;
6. Unterzeichnen Sie eine Zusatzvereinbarung mit dem Arbeitnehmer und geben Sie ihm eine Kopie der Vereinbarung. Überprüfen Sie, ob der Mitarbeiter nach Erhalt einer Kopie der Zusatzvereinbarung seine Unterschrift auf eine Kopie der Vereinbarung der Organisation setzt;
7. den Mitarbeiter mit dem Überweisungsauftrag unter Unterschrift vertraut machen.

Wenn die Versetzung dauerhaft ist, muss der Personalverantwortliche:

• Machen Sie einen Eintrag über die Übertragung im Arbeitsbuch des Arbeitnehmers und in der Personalkarte (Formular Nr. T-2) (spätestens eine Woche);
• Machen Sie den Mitarbeiter mit dieser Aufzeichnung unter der Unterschrift auf der Personalkarte vertraut.

3. Kündigung von Mitarbeitern

Eine Prüfung der Personalaktenführung prüft die Einhaltung der arbeitsrechtlichen Anforderungen an die Kündigung aus arbeitsrechtlichen Gründen. Einhaltung der festgelegten Fristen für die schriftliche Mitteilung der bevorstehenden Kündigung. Die Kündigungsfrist beginnt am Tag nach der Kündigung.

Ein Kündigungsschreiben ist eine schriftliche Abmahnung des Arbeitgebers über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses auf Initiative des Arbeitnehmers. Die Bewerbung ist handschriftlich zu richten CEO, enthält der Text den Entlassungsantrag, den Grund und das Datum der Entlassung. Das Dokument muss das Antragsdatum enthalten.

Nach Erhalt eines Kündigungsschreibens ist der Mitarbeiter der Personalabteilung verpflichtet, die Richtigkeit des Kündigungsschreibens (Details, Kündigungsdaten und Bewerbungsschreiben), das Vorhandensein zu überprüfen erforderlichen Unterschriften auf der Aussage.

Die Entlassung eines Arbeitnehmers (Beendigung eines Arbeitsvertrags) wird durch ein einheitliches Formular Nr. T-8 „Auftrag (Anweisung) zur Beendigung eines Arbeitsvertrags mit einem Arbeitnehmer“ dokumentiert.

Der Text der Kündigungsverfügung enthält das Datum der Entlassung, den Nachnamen, den Vornamen, das Patronym des Arbeitnehmers, die Personalnummer, die Position (Beruf) und die Struktureinheit, die Nummer und das Datum des Arbeitsvertrags. Das Datum der Entlassung ist eine notwendige Voraussetzung der Anordnung, da der Tag der Entlassung in jedem Fall der letzte Arbeitstag des Arbeitnehmers ist.

Bei Entlassung eines Mitarbeiters aus einem der Kündigungsgründe ist der Mitarbeiter der Personalabteilung verpflichtet:

1. einen Entwurf einer Kündigungsverfügung im Formular Nr. T-8 erstellen;
2. den Verordnungsentwurf dem Generaldirektor oder einer von ihm bevollmächtigten Person zur Unterzeichnung vorlegen;
3. den Mitarbeiter mit der Bestellung unter der Unterschrift vertraut machen;
4. auf Verlangen des Arbeitnehmers beglaubigte Kopien von Dokumenten im Zusammenhang mit seiner Arbeit ausstellen.

Am letzten Arbeitstag des Arbeitnehmers:

1. Machen Sie einen Eintrag über die Entlassung im Arbeitsbuch und in der Personalkarte des Arbeitnehmers im Formular Nr. T-2 und machen Sie den Arbeitnehmer mit ihnen gegen Unterschrift vertraut.
2. Geben Sie dem Mitarbeiter sein Arbeitsbuch. Der Arbeitnehmer bestätigt den Erhalt des Arbeitsbuches durch seine Unterschrift auf dem Arbeitsbuch und dessen Beilagen.

Wenn es am Tag der Entlassung unmöglich ist, einem Mitarbeiter ein Arbeitsbuch auszustellen, weil er abwesend ist oder sich weigert, ein Arbeitsbuch in seine Hände zu bekommen, sendet der Mitarbeiter der Personalabteilung eine Benachrichtigung an die Adresse (oder Adressen) von der entlassene Arbeitnehmer über die Notwendigkeit, für ein Arbeitsbuch zu erscheinen oder schriftlich zuzustimmen, es per Post zu versenden. Ab dem Datum der Absendung der Benachrichtigung ist der Vertreter des Arbeitgebers (Arbeitgeber) von der Haftung für die Verzögerung bei der Ausstellung eines Arbeitsbuchs befreit.

4. Urlaubsgewährung an Arbeitnehmer

Bezahlter Jahresurlaub wird gemäß dem von der Organisation genehmigten Urlaubsplan gewährt. Urlaubsplan für nächstes Jahr wird von der Personalabteilung in der ersten Dezemberwoche des laufenden Jahres unter Berücksichtigung der Meinung der Mitarbeiter zu einem einheitlichen erstellt und spätestens 14 Kalendertage vor Beginn des neuen Jahres genehmigt. Ein Mitarbeiter der Personalabteilung ist verpflichtet, die Mitarbeiter mit dem genehmigten Urlaubsplan gegen Unterschrift vertraut zu machen.

Ein Mitarbeiter der Personalabteilung teilt dem Mitarbeiter spätestens zwei Wochen vor Urlaubsbeginn gegen Unterschrift den bevorstehenden Urlaub mit.

Im Einvernehmen mit dem Arbeitgeber kann der Arbeitnehmer die Urlaubstermine verschieben. Dazu verfasst er einen entsprechenden Antrag, der vom unmittelbaren Vorgesetzten des Mitarbeiters und dem Geschäftsführer oder einer von ihm bevollmächtigten Person unterzeichnet wird. Bei der Einreichung eines solchen Antrags bei der Personalabteilung ist ein Mitarbeiter der Personalabteilung verpflichtet, den Antrag auf die Verfügbarkeit von Informationen zur Erstellung einer Bestellung zu prüfen.

Bei der Beantragung von unbezahltem Urlaub verfasst der Arbeitnehmer einen Antrag, der vom unmittelbaren Vorgesetzten und dem Generaldirektor oder einer von ihm bevollmächtigten Person unterzeichnet wird.

Bei der Gewährung von Urlaub an einen Mitarbeiter muss der Personalverantwortliche:

• Erlass einer Anordnung zur Gewährung eines einheitlichen Urlaubs (T-6a);
• sich mit dem Urlaubsauftrag unter der Unterschrift vertraut machen;
• geben Sie Informationen über den Urlaub in die persönliche Karte des Mitarbeiters ein.

5. Organisation der Arbeit mit Arbeitsbüchern

Das Arbeitsbuch wird streng nach den "Regeln für die Führung und Aufbewahrung von Arbeitsbüchern, die Erstellung von Arbeitsbuchformularen und deren Bereitstellung für Arbeitgeber" erstellt und anschließend gepflegt. Die Regeln wurden durch das Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 16. April 2003 Nr. 225 und die „Anweisungen zum Ausfüllen von Arbeitsbüchern“ genehmigt, die durch das Dekret des russischen Arbeitsministeriums vom 10. Oktober 2003 genehmigt wurden Nr. 69.

Die Verantwortung für die Führung, Aufbewahrung, Buchhaltung und Ausstellung von Arbeitsbüchern trägt eine besonders bevollmächtigte Person, die durch Anordnung (Anweisung) des Arbeitgebers ernannt wird.

Zu seinen Aufgaben gehören:

• Eintragungen in Arbeitsbücher innerhalb der gesetzlich festgelegten Fristen vornehmen;
• Führen Sie ein Rechnungsbuch für die Bewegung von Arbeitsbüchern und Beilagen zu ihnen.
• registrieren Sie (unter Angabe der Serie und Nummer) im Rechnungsbuch für die Bewegung von Arbeitsbüchern und legen Sie ihnen alle Arbeitsbücher der eingestellten Mitarbeiter der Organisation sowie Arbeitsbücher und Beilagen bei, die für Mitarbeiter ausgestellt wurden, die zu ihnen kamen zum ersten Mal arbeiten;
• Kontrolle über die Unterzeichnung von Arbeitsbüchern bei Entlassung eines Mitarbeiters und Erhalt eines Arbeitsbuchs in seinen Händen.

Formulare von Arbeitsbüchern, die beim Ausfüllen beschädigt wurden, werden gemäß Abschnitt 42 der "Regeln für die Pflege und Aufbewahrung von Arbeitsbüchern, die Herstellung von Arbeitsbuchformularen und deren Bereitstellung an Arbeitgeber" vernichtet.

Überprüfung der Fertigstellung von Arbeitsbüchern

6. Anreize und Disziplinarmaßnahmen

Anreize für beruflichen Erfolg und Verantwortung für Disziplinarvergehen
bestimmt durch die Arbeitsordnung.

Die Zahlung des Lohns erfolgt durch den Arbeitgeber mindestens halbmonatlich an dem Tag, der durch die internen Arbeitsvorschriften, den Tarifvertrag und den Arbeitsvertrag festgelegt wurde.

Eine Anordnung (Anweisung) zur Ermutigung eines Mitarbeiters der Organisation wird in einem einheitlichen Formular Nr. T-11 erteilt. Der Arbeitgeber ermutigt Mitarbeiter, die ihre Arbeitspflichten gewissenhaft erfüllen (Dankbarkeit aussprechen, Prämie auszahlen, mit einem wertvollen Geschenk, Ehrenurkunde belohnen etc.). Für besondere Arbeitsdienste für die Gesellschaft und den Staat können Mitarbeiter der Organisation für staatliche Auszeichnungen vorgestellt werden.

Das Memorandum dient als Grundlage für den Erlass solcher Anordnungen. Ein Mitarbeiter der Personalabteilung bereitet auf der Grundlage einer Notiz und eines Beschlusses des Generaldirektors einen Beförderungsauftrag vor. Die Bestellung muss einen Hinweis auf die Art der Belohnung enthalten (Dankeschön, wertvolles Geschenk, Ehrenurkunde, Preis etc.).

Der ursprüngliche Beförderungsauftrag verbleibt in der Obhut der Personalabteilung. Darauf basierend werden Informationen über die Beförderung in das Arbeitsbuch, die persönliche Karte im Formular Nr. T-2 des Mitarbeiters eingetragen.

Wegen Begehung eines Dienstvergehens, d. h. wegen Nichterfüllung oder Schlechterfüllung durch Verschulden des ihm zugeteilten Mitarbeiters beruflichen Pflichten ist der Arbeitgeber antragsberechtigt die folgenden Arten disziplinarische Maßnahmen:
- Anmerkung;
- Verweis;
- Entlassung aus den entsprechenden Gründen.

Vor der Verhängung einer Strafe muss der Arbeitnehmer um eine schriftliche Erklärung gebeten werden. In Fällen, in denen der Arbeitnehmer eine solche Erklärung ablehnt, wird ein entsprechendes Gesetz ausgearbeitet. In der Erläuterung werden die Gründe für den Vorfall erläutert - Verstoß gegen die Arbeitsdisziplin, Nichterfüllung einer Aufgabe usw. Erläuternd
Die Notiz ist in einer Ausfertigung von Hand geschrieben.

Ein Memorandum über die Verletzung der Arbeitsdisziplin wird vom Leiter der Struktureinheit der Organisation auf der Grundlage einer Erläuterung des Arbeitnehmers erstellt. Der Leiter der Struktureinheit legt dem Generaldirektor oder einer von ihm bevollmächtigten Person eine Begründung und ein Memorandum zur Prüfung und Beschlussfassung vor. Der Beschluss wird auf einer Niederschrift verfasst und muss einen Beschluss über die Form enthalten disziplinarische Maßnahmen.

Eine Disziplinarstrafe wird spätestens einen Monat nach Entdeckung des Fehlverhaltens verhängt, ohne Berücksichtigung der Krankheitszeit des Arbeitnehmers, seines Urlaubsaufenthalts sowie der Zeit, die erforderlich ist, um die Stellungnahme des Vertretungsorgans zu berücksichtigen der Angestellten. Die Strafe kann nicht später als sechs Monate ab dem Datum des Fehlverhaltens verhängt werden und basiert auf den Ergebnissen einer Prüfung oder Prüfung der Finanz- und Wirtschaftstätigkeit- spätestens zwei Jahre nach seiner Beauftragung.

Für jedes Fehlverhalten darf nur eine Disziplinarstrafe verhängt werden.

Eine Anordnung zur Verhängung einer Disziplinarstrafe wird erstellt:

• auf Form einer Personalverfügung, wenn es sich bei der Strafe um eine Bemerkung oder einen Verweis handelt;
• auf dem Formblatt der Anordnung in Formblatt Nr. T-8, wenn die Strafe aus entsprechenden Gründen entlassen wird.

Die Bestellung erfolgt auf der Grundlage eines Memorandums, eines erläuternden Arbeiters und eines Beschlusses des Generaldirektors oder einer von ihm bevollmächtigten Person.

Die Anordnung zur Verhängung einer Disziplinarstrafe unter Angabe der Gründe für ihre Verhängung wird dem von der Sanktion betroffenen Arbeitnehmer innerhalb von drei Werktagen ab dem Datum ihrer Verhängung gegen Unterschrift bekannt gegeben. Wenn der Mitarbeiter sich weigert, die Bestellung zu unterzeichnen, wird ein entsprechendes Gesetz erstellt.

Die ursprüngliche Bestellung verbleibt in der Obhut der Personalabteilung.

7. Ausstellung von Bescheinigungen und Dokumentenkopien an Mitarbeiter

Der Mitarbeiter der Personalabteilung, der für die Personalakten zuständig ist, innerhalb von drei Tagen, nachdem der Mitarbeiter einen Antrag auf Ausstellung von Dokumenten im Zusammenhang mit ihm gestellt hat Arbeitstätigkeit muss dem Arbeitnehmer Folgendes zur Verfügung stellen:

• Bescheinigung vom Arbeitsplatz (auf Wunsch des Arbeitnehmers sind Angaben zum Lohn in der Bescheinigung angegeben Zahlung und andere notwendige Informationen);
• eine beglaubigte Kopie des Arbeitsbuchs oder einen Auszug daraus;
• eine beglaubigte Kopie der Anordnungen in Bezug auf die Arbeitstätigkeit des Arbeitnehmers (bei Aufnahme, Versetzung, Entlassung, Urlaub);
• Auszug aus der Bestellung usw.

Hilfe und Auszug werden auf dem Briefkopf der Organisation ausgestellt. Unterzeichnet vom Generaldirektor oder einer anderen autorisierten Person.

Kopien von Dokumenten werden beglaubigt, indem auf jedem Blatt die Aufschrift „Richtig“ und die folgenden Angaben angebracht werden:

• die Position der Person, die die Kopie beglaubigt hat;
• persönliche Unterschrift;
• Signaturentschlüsselung (Initialen, Nachname);
• Datum der Zertifizierung;
• HR-Druck.

Eine Kopie des Arbeitsbuches wird von einem Mitarbeiter der Personalabteilung beglaubigt. Um die Tatsache der Arbeit des Mitarbeiters in der Organisation zu bestätigen, gibt der Mitarbeiter der Personalabteilung auf der Kopie des Arbeitsbuchs nach dem letzten Eintrag an: "Arbeitet bis zur Gegenwart." Nach diesem Eintrag wird eine Kopie des Arbeitsbuchs in der allgemeinen Weise gemäß Abschnitt 7.3 der Anweisung beglaubigt.

8. Nutzung und Speicherung personenbezogener Daten von Mitarbeitern

Personenbezogene Daten eines Mitarbeiters – Informationen, vom Arbeitgeber verlangt in Verbindung mit Arbeitsbeziehungen und sich auf einen bestimmten Arbeiter beziehen.

Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten eines Mitarbeiters der Organisation, d. h. Empfang, Speicherung, Übermittlung oder sonstiger Verwendung personenbezogener Daten, sind die Mitarbeiter der Personalabteilung verpflichtet, die arbeitsrechtlichen Anforderungen und die Verordnung über die Arbeit mit personenbezogenen Daten einzuhalten Daten der Mitarbeiter.

Erfahren Sie mehr über die Validierung der Datenspeicherung

Personalausweise von Mitarbeitern, Personalverfügungen, Bescheinigungen mit soziodemografischen Informationen über den Mitarbeiter und seine bisherige Tätigkeit, andere Dokumente mit personenbezogenen Daten von Mitarbeitern und Informationen, die sich direkt auf den Mitarbeiter beziehen, werden in besonders gekennzeichneten abschließbaren Schränken aufbewahrt.

Arbeitsbücher werden in feuerfesten Tresoren aufbewahrt.

9. Das Verfahren zum Übertragen von Dokumenten zur Archivierung

Das allgemeine Verfahren zur Vorbereitung von Personalakten für die Archivierung, einschließlich der Erstellung und Durchführung von Akten, der Prüfung des Wertes von Dokumenten, der Erstellung von Inventaren von Fällen der dauerhaften und vorübergehenden (über 10 Jahre) Aufbewahrung und der Übertragung von Fällen an das zu archivieren, wird durch die Records Management Instructions geregelt
Organisationen.

Nach Ablauf der Bedarfsfrist werden Unterlagen der Personalaktenführung in der vorgeschriebenen Weise archiviert oder der Vernichtung zugeführt. Die Auswahl von Dokumenten zur Aufbewahrung oder Vernichtung erfolgt durch eine Wertprüfung der Dokumente.

Die Arbeit zur Organisation und Durchführung einer Prüfung des Wertes von Dokumenten der Personalaktenverwaltung wird von einer ständigen Person durchgeführt Expertenkommission Organisationen.

10. Verfügbarkeit einer speziellen Bewertung der Arbeitsbedingungen von Arbeitsplätzen.

Alle bestehenden Arbeitsplätze in der Organisation unterliegen einer besonderen Bewertung der Arbeitsbedingungen von Arbeitsplätzen in Bezug auf die Arbeitsbedingungen. Für jede Arbeitsplatz Es sollte eine Karte einer speziellen Bewertung der Arbeitsbedingungen des Arbeitsplatzes nach Arbeitsbedingungen erstellt werden. www.ceut.ru

Der Arbeitgeber kann auf der Grundlage der Ergebnisse der Bewertung Arbeitsplätze gemäß den Anforderungen von GOST und anderen Rechtsakten bringen, um sich von der Zahlung zusätzlicher Beiträge an die Pensionskasse zu befreien.

Die Forschungsergebnisse können verwendet werden, um Arbeitnehmern Garantien und Entschädigungen zu gewähren, das Schutzniveau der Arbeitnehmerrechte zu erhöhen, sie mit PSA, VCS, MO und Risikobewertung am Arbeitsplatz auszustatten.
Mindestens alle fünf Jahre muss eine Sonderprüfung der Arbeitsbedingungen durchgeführt werden. Dokumente an besondere Auswertung Arbeitsbedingungen von Arbeitsplätzen werden in der Organisation für 45 Jahre gespeichert.

Antrag Nr. 1. Obligatorische Dokumente, die aufbewahrt werden müssen:

• Arbeitsbücher;
• Buchhaltung für die Bewegung von Arbeitsbüchern und Beilagen dazu;
• Arbeitsverträge;
• Berufsbeschreibungen;
• Personalbesetzung;
• Aufträge für Kernaktivitäten;
• Personalverfügungen (Einstellung, Versetzung, Entlassung);
• Anträge von Arbeitnehmern auf eigenverantwortliche Kündigung, Urlaub;
• Anträge von Arbeitnehmern auf Gewährung von unbezahltem Urlaub und Anordnungen zur Gewährung von Urlaub;
• Interne Arbeitsvorschriften;
• Lohnregelungen;
• Regelungen zu Prämien;
• Vorschriften über die personenbezogenen Daten von Mitarbeitern;
• Urlaubsplan;
• Termin verschieben;
• Urlaubsaufträge;
• Persönliche Karten von T-2-Mitarbeitern;
• Stundenzettel;
• Vergütungsregelungen (Zulagen, Zulagen, Jahresvergütung);
• Vereinbarungen über die volle Haftung (bei Erwähnung der Haftung in der Stellenbeschreibung);
• Dokumente zum Arbeitsschutz, einschließlich Informationen zum Bestehen medizinischer Untersuchungen;
• Kontrollregister.

Die staatliche Arbeitsinspektion prüft die Richtigkeit der Führung von Personalunterlagen. Diese Anweisung"Vorbereitung auf die Ankunft der Arbeitsinspektion" - entwickelt vom Prüfer des Bildungszentrums für Arbeitsschutz, basierend auf den Anforderungen des GIT.
Achten Sie auf die Verfügbarkeit von Dokumenten zum Arbeitsschutz und Schulungsunterlagen.

Das Personalaudit ist ein umfangreiches Verfahren, bei dem alle Komponenten des Personalmanagementprozesses, das Personalpotential des Unternehmens bewertet und die Wirksamkeit des Personalmanagementsystems analysiert werden. Eine der Phasen dieses Prozesses ist die Prüfung der Personalaktenverwaltung. Alle Personaler wissen, dass in Personalunterlagen perfekte Ordnung herrschen sollte. In diesem Fall hat der Prüfer keine Angst zu akzeptieren und einzusteigen Arbeitskampf Es ist einfacher, Ihre Position mit einem Mitarbeiter zu verteidigen. Aber bei weitem nicht immer alles perfekt, und wie kann man verstehen, ob es wirklich Fehler in der Arbeit gibt? Das wird helfen Personalprüfung. Mal sehen, was ein Personalaudit ist, in welchen Situationen es durchgeführt wird, aus welchen Phasen es besteht und wie es selbst durchgeführt werden kann.

Die Notwendigkeit dieser Veranstaltung im Unternehmen ergibt sich in folgenden Fällen:

• beim Wechsel Personalarbeiter verantwortlich für die Führung der Personalaktenverwaltung (bei Entlassung oder Versetzung in eine andere Position, in eine andere Abteilung, Niederlassung);
• bei Zustellung eines Auftrags für eine bevorstehende geplante Inspektion durch die Arbeitsaufsichtsbehörde;
• mit der Androhung der Überprüfung nach der Entlassung des beleidigten Arbeitnehmers (Nichtzahlung von Löhnen, Prämien, Entlassung auf Initiative des Arbeitgebers);
• beim Wechsel der Führung der Organisation;
• bei der Anpassung der Personaldokumentation an die geltende Gesetzgebung nach den darin eingetretenen Änderungen.

Sie können selbst nachsehen. In diesem Fall muss ein Auftrag erteilt werden Personalprüfung in der Organisation die Ziele dieser Veranstaltung festlegen, eine geeignete Kommission bilden (z. B. bestehend aus einem Anwalt, einem stellvertretenden Hauptbuchhalter, einem Leiter der Personalabteilung), den Zeitpunkt der Prüfung festlegen. Betrachten Sie die Hauptphasen des Konzepts der Prüfung der Personalaktenverwaltung in der Organisation.

I. Festlegung des Pakets der erforderlichen Dokumente

Zunächst müssen Sie eine Liste der Dokumente erstellen, die sich im Personaldienst befinden müssen. Die Pflicht einiger Dokumente ist direkt im Arbeitsgesetzbuch definiert. Die Verbindlichkeit von Arbeitsverträgen ist beispielsweise in den §§ 56 und 67, Arbeitsbücher C § 66, Betriebsordnung C § 189, Urlaubsplan C § 123 geregelt.

Viele lokale Vorschriften werden indirekt im Arbeitsgesetzbuch erwähnt (zum Beispiel Personal erwähnt in den Artikeln 15, 57 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation). Dies bedeutet jedoch nicht, dass es nicht notwendig ist, sie im Personaldienst zu haben. Neben dem Arbeitsgesetzbuch ist die Notwendigkeit vieler Dokumente in anderen Vorschriften verankert, beispielsweise wird das Buch der Buchhaltung für die Bewegung von Arbeitsbüchern und Beilagen dazu im Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 16. April erwähnt. 2003 Nr. 225.

Einige Dokumente haben beratenden Charakter, zum Beispiel einheitliche Formen von Personalverfügungen. Aber trotzdem muss die Personaldokumentation genau gem Einheitliche Formen, da viele von ihnen zur Buchhaltung der Organisation gehen (z. B. zur Gehaltsabrechnung) und in diesem Fall bereits über die Verpflichtung dieser Dokumente gesprochen werden kann.

Vergessen Sie nicht, dass der Arbeitgeber jetzt verpflichtet ist, die Arbeitnehmer gegen Unterschrift mit den verabschiedeten örtlichen Vorschriften vertraut zu machen, die sich direkt auf ihre Arbeitstätigkeit beziehen, sogar vor der Unterzeichnung Arbeitsvertrag(Art. 22, 68 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation). Daher müssen Sie eine Liste der Einarbeitung in diese Dokumente erstellen oder ein Einarbeitungsprotokoll erstellen.

Zusätzlich zu den oben genannten Dokumenten gibt es Dokumente, die unter bestimmten Bedingungen obligatorisch werden (siehe Tabelle).

Merkmale der für die Arbeit des Personaldienstes erforderlichen Dokumente

Dokumente, die obligatorisch werden können

Ein wichtiger Punkt im Personalcheck wird die Überarbeitung der Meldebücher sein. Es ist zu beachten, dass alle Personalvorgänge in speziellen Buchhaltungsjournalen (Büchern) erfasst werden müssen. Dazu gehören Registrierungsprotokolle: Personalbestellungen, Arbeitsverträge, Personalakten, Personalkarten Nr. T-2, Urlaub, Geschäftsreisen, Ausstellung von Reisebescheinigungen sowie Protokolle: Abrechnung von Behindertenausweisen, Ausstellung von Bescheinigungen, Überprüfung des Status Militärregistrierung, Mitarbeiter, die sich einer obligatorischen ärztlichen Untersuchung unterziehen usw. In diesem Fall können sowohl genehmigte als auch unabhängig entwickelte Formen dieser Dokumente verwendet werden. Das Design der Zeitschriften sollte jedoch gleich sein: Die Blätter sind nummeriert, die Zeitschrift ist geschnürt, mit einem Wachssiegel versiegelt oder versiegelt, zertifiziert vom Leiter der Organisation.

Es sollte erwähnt werden, dass Arbeitgeber auch andere lokale Regulierungsdokumente erstellen können, deren Vorhandensein nicht im Arbeitsrecht verankert ist, aber sie können bei der Arbeit erheblich helfen, zum Beispiel den Prozess der Anpassung neuer Mitarbeiter erleichtern (Personalreglement, Zertifizierung, Anpassung usw.) .

II. Abgleich von Dokumenten

Belegabgleichstabelle

Die Tabelle zeigt deutlich, welche lokalen Regelungen verbessert und welche neu geschaffen werden müssen. Nun gilt es, nicht nur rechtlich einwandfreie Dokumente zu entwickeln, sondern diese auch korrekt zu genehmigen und in Kraft zu setzen.

Überlegen Sie, was in einer Situation zu tun ist, in der die internen Arbeitsvorschriften veraltet sind und angepasst werden müssen. Es gibt zwei Möglichkeiten:

• veröffentlichen neue Edition PWTR;
• Erstellen Sie eine Anwendung mit Ergänzungen und Änderungen zur aktuellen Version des PVTR.

In beiden Fällen ist der Genehmigungsalgorithmus derselbe wie bei der anfänglichen Erstellung und Genehmigung dieses lokalen Regulierungsgesetzes.

Stufe 1. Es werden ein PTBS-Entwurf und eine Begründung dafür erstellt, die an das gewählte Organ der Grundschule gesendet werden gewerkschaftliche Organisation(Wenn es in der Organisation keine Gewerkschaftsorganisation gibt, kann ein anderer Vertreter (Vertretungsorgan), der aus den Reihen der Arbeitnehmer gewählt wird, die Interessen aller Arbeitnehmer vertreten (Artikel 31 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation)).

Stufe 2. Spätestens nach fünf Arbeitstagen übermittelt die Gewerkschaft dem Arbeitgeber eine begründete Stellungnahme zu dem Projekt (schriftlich).

Stufe 3a. Stimmt die Arbeitnehmervertretung dem PWTR-Entwurf zu, werden die Regeln vom Arbeitgeber genehmigt.

Stufe 3b. Stimmt die Arbeitnehmervertretung dem PWTR-Entwurf nicht zu oder hat er Verbesserungsvorschläge, prüft der Arbeitgeber die vorgeschlagenen Änderungen. Der Arbeitgeber kann entweder den Änderungen zustimmen oder innerhalb von drei Tagen nach Erhalt einer mit Gründen versehenen Stellungnahme den Entwurf der PWTR mit den Vertretern der Gewerkschaft erörtern, um zu einer einvernehmlichen Entscheidung zu gelangen. Kommt keine Einigung zustande, werden alle Meinungsverschiedenheiten protokolliert und der Arbeitgeber kann das PWTR in Kraft setzen.

Stufe 4. Alle Mitarbeiter werden mit dem akzeptierten und genehmigten PWTR gegen Unterschrift vertraut gemacht und an zugänglichen Orten für ihr detaillierteres Studium abgelegt.

III. Überprüfung der Personalunterlagen

Beim Durchsehen von Verwaltungsunterlagen ist zu prüfen, ob Aufträge für Kerntätigkeiten getrennt von Personalaufträgen aufbewahrt werden. Überprüfen Sie auch, ob die Terminbestellungen für neue Position Manager (Generaldirektor, Direktoren strukturelle Einteilungen, Hauptbuchhalter, Produktionsleiter usw.).

Alle Personalunterlagen sind verschiedene Begriffe Aufbewahrung, so dass Dokumente nach der Ausführung in Akten gem Nomenklatur der Fälle(innerhalb des Koffers werden Dokumente auch nach bestimmten Kriterien systematisiert), dies ermöglicht Ihnen, Dokumente zu speichern, die Sicherheit, Systematisierung, Buchführung von Dokumenten zu gewährleisten und schnell zu finden benötigtes Dokument um eine schnelle Übertragung von Fällen zur Archivierung durchzuführen. Beim Bildung von Angelegenheiten Sie müssen sofort die Richtigkeit der Unterlagen überprüfen C das Vorhandensein eines Genehmigungsvisums, Unterschriften, Registrierungsnummern, die Markierung des Mitarbeiters bei der Einarbeitung in die Bestellung, Ausführungsmarkierungen.

Besonderes Augenmerk sollte auf die Reihenfolge der Führung von Arbeitsbüchern gelegt werden. Zunächst müssen Sie die Verfügbarkeit einer beglaubigten Kopie der Bestellung für die Haupttätigkeit bei der Ernennung einer für die Führung von Arbeitsbüchern verantwortlichen Person prüfen. Bei der Prüfung von Arbeitsbüchern und Beilagen zu ihnen müssen Sie sicherstellen, dass sie alle im Buch der Buchhaltung für die Bewegung von Arbeitsbüchern und Beilagen zu ihnen registriert sind, dass alle Bücher verfügbar sind und alle Einträge darin vorgenommen wurden (basierend auf auf den entsprechenden Bestellungen). In den Personalkarten der Mitarbeiter sollten Einträge aus Arbeitsbüchern (Beilagen) über die Einstellung, die Versetzung auf eine andere feste Stelle und die Entlassung dupliziert werden, und die Unterschrift des Mitarbeiters sollte neben ihm stehen, dass er mit diesen Aufzeichnungen vertraut ist. Arbeitsbücher und Beilagen dazu sollten zusammen in einem feuerfesten Tresor aufbewahrt werden. Die Arbeit mit Arbeitsbüchern sollte gemäß den Regeln zur Führung und Aufbewahrung von Arbeitsbüchern und den Anweisungen zum Ausfüllen von Arbeitsbüchern durchgeführt werden.

IV. HR Audit und Berichterstattung

Im Falle der Übertragung von Fällen zur Personalaktenverwaltung von einer Person zu einer anderen erstellt die Kommission zusätzlich ein Gesetz über die Annahme und Übertragung von Fällen. Das Gesetz protokolliert, welche Dokumente überprüft wurden, welche Ungereimtheiten und Mängel festgestellt wurden, und es wird ein Verzeichnis der übermittelten Fälle erstellt. Dem Gesetz ist eine Liste der Arbeitsbücher beigefügt (der Nachname, der Vorname, das Patronym des Eigentümers sowie die Serie, die Nummer des Arbeitsbuchs und die Beilage sind angegeben), eine Liste der Personalakten der Mitarbeiter, Personalregister , etc.

Daher haben wir den Algorithmus zur Durchführung eines sehr wichtigen und verantwortungsvollen Verfahrens berücksichtigt HR-Audit. Auch in Zukunft werden wir viele Aspekte der Organisation der Arbeit des Personaldienstes weiter analysieren. Insbesondere werden wir ausführlicher darüber sprechen, wie das Verfahren zur Annahme und Übertragung von Fällen durchgeführt und ein entsprechendes Gesetz kompetent ausgearbeitet wird.

Download kostenloser Programme zur Automatisierung von Personalakten, Dienstaltersberechnung, Workflow, Vertrags- und Kundenbuchhaltung (CRM-System)

Anordnung zur Durchführung einer Personalprüfung (Musterbefüllung)

Anordnung N 68 zur Durchführung einer Personalprüfung
Um die Risiken im Zusammenhang mit einer unsachgemäßen Führung von Personalakten zu minimieren,
ICH BESTELLE:

1. Führen Sie vom 20.08.2012 bis 24.08.2012 ein internes Personalaudit zum Thema „Anmeldung und Kündigung zur Arbeit“ durch.
2. Larina A.S., Leiterin der Rechtsabteilung, zur Vorsitzenden der Prüfungskommission ernennen.

- Inspektor der Personalabteilung Moiseeva O.D.;
- Buchhalter Antonov R.E.
4. Reichen Sie einen Bericht über die vor dem 31.08.2012 durchgeführte Inspektion ein.
5. Die Kontrolle über die Ausführung dieser Anordnung wird dem stellvertretenden Direktor G. N. Subbotin übertragen.

Direktor Petrov /I.P. Petrow/

Mit der Bestellung vertraut gemacht:

Stellvertretender Direktor Subbotin G.N. 14.08.2012, Subbotin
Leiterin der Rechtsabteilung Larina A.S. 14.08.2012, Larina
Inspektor der Personalabteilung Moiseeva O.D. 14.08.2012, Moiseeva
Buchhalterin Antonova R.E. 14.08.2012, Antonova

Quelle - "Zahlung: Rechnungslegung und Besteuerung", 2012, Nr. 10

Eine Anordnung zur Durchführung eines Personalaudits zur Verbesserung der Arbeit der Personalabteilung und zur Minimierung der Risiken, die mit einer unsachgemäßen Führung von Personalakten verbunden sind (Stichprobenbefüllung)

Anordnung N 31 zur Durchführung einer Personalprüfung
Um die Arbeit der Personalabteilung zu verbessern und die Risiken zu minimieren, die mit einer unsachgemäßen Führung von Personalakten verbunden sind,

ICH BESTELLE:

1. Führen Sie vom 27. Februar bis 5. März 2012 ein internes Personalaudit zum Thema „Bewerbung“ durch.
2. Ernennung des stellvertretenden Direktors R. D. Zakrashny zum Vorsitzenden der Prüfungskommission.
3. In die Provision aufnehmen:
- Rechtsberater Brunin V.L.;
- Inspektor der Personalabteilung Morozov O.Yu.;
- Lohnbuchhalter Yu.S. Komarov
4. Reichen Sie einen Bericht über die vor dem 14.03.2012 durchgeführte Inspektion ein.
5. Die Kontrolle über die Ausführung dieser Anordnung wird dem stellvertretenden Direktor Zakrashny R.D. übertragen.

Regisseur Vasin /P.V. Vase/

Mit der Bestellung vertraut gemacht:
Zakrashny R.D. 15.02.2012, Zakrashny
Brunin V. L. 15.02.2012, Brünn
Morozova O.Yu. 15.02.2012, Morozova
Komarova Yu.S. 15.02.2012, Komarowa

Quelle - "Personalabteilung kommerzielle Organisation", 2012, № 3

Viertes Berufungsschiedsgericht bestehend aus:

Vorsitzender Richter Nikiforyuk E.O.,

Richter Lomako N.V., Basaeva D.V.,

bei Führung des Sitzungsprotokolls durch den Sitzungssekretär

Solomina A.V., nachdem sie die Beschwerde in öffentlicher Sitzung geprüft hatte

Staatliche Einrichtung - Irkutsk Regionalabteilung des Fonds

Sozialversicherung der Russischen Föderation (Zweig Nr. 13) für die Entscheidung

17457/2018 auf Antrag Aktiengesellschaft"Ihre persönliche Bank" vertreten durch

Insolvenzverwalter Staatliche Körperschaft"Versicherungsagentur

Einlagen“ (OGRN 1063800023572, TIN 3818021045, Standort: 666780,

Gebiet Irkutsk, Stadt Ust-Kut, Kirov-Straße, 85 A) an den Staat

Einrichtung - die regionale Zweigstelle der Sozialversicherungskasse Irkutsk

Russische Föderation (Zweigstelle Nr. 13) (OGRN 1023801012905; Standort:

Irkutsk, St. Timiryazeva, 35) über die Aufhebung der Resolutionen Nr. 62ns

vom 27. Februar 2018 und Nr. 183ns vom 15. Juni 2018 über die Erhebung von Versicherungsprämien, Strafen und Bußgeldern

zu Lasten des Vermögens der versicherten juristischen oder natürlichen Person

Unternehmer,

(Gericht erster Instanz - Kozlova I.V.),

bei Teilnahme an einer Gerichtsverhandlung:

vom Antragsteller: nicht erschienen, mitgeteilt;

vom Betroffenen: nicht erschienen, benachrichtigt;

Eingerichtet:

Aktiengesellschaft „Ihre persönliche Bank“, vertreten durch den Konkursverwalter

State Corporation "Einlagenversicherungsagentur" (im Folgenden - der Antragsteller,

Unternehmen, VLBANK (JSC) wandte sich an das Schiedsgericht der Region Irkutsk mit

Antrag an die staatliche Einrichtung - die regionale Niederlassung Irkutsk

Sozialversicherungskasse der Russischen Föderation (Zweigstelle Nr. 13) (im Folgenden

interessierte Person, Institution, Stiftung) bei Ungültigkeitserklärung

Beschlüsse Nr. 62ns vom 27. Februar 2018 und Nr. 183ns vom 15. Juni 2018 über den Versicherungseinzug

Beiträge, Strafen und Bußgelder zu Lasten des Vermögens der versicherten juristischen Person oder

Einzelunternehmer.

Entscheidung Schiedsgericht Die Region Irkutsk hat die Anforderungen angegeben

zufrieden. Dekrete der staatlichen Institution - Irkutsk

regionale Zweigstelle der Sozialversicherungskasse der Russischen Föderation

Inkasso von Versicherungsprämien, Strafen und Bußgeldern zu Lasten des Vermögens des Versicherten –

juristische Person oder Einzelunternehmer Nr. 62ns vom 27. Februar 2018 und Nr.

183ns vom 15.06.2018 wurden als unvereinbar mit dem Bundesgesetz für illegal erklärt

obligatorische Sozialversicherung gegen Arbeitsunfälle und

Berufsbedingte Krankheit"(im Folgenden - Bundesgesetz N 125-FZ) durch den Versicherten

ist ein juristische Person jede Rechtsform (inkl

ausländische Organisation, die auf dem Gebiet tätig ist

der Russischen Föderation und Beschäftigung von Bürgern der Russischen Föderation) oder

eine natürliche Person, die sozialversicherungspflichtige Personen beschäftigt

Versicherung gegen Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten

der Versicherte ist nach dem festgelegten Verfahren und in einer bestimmten Ausführung verpflichtet

Organ der Sozialversicherungskasse der Russischen Föderation die Frist zu berechnen und zu überweisen

zum Versicherer Versicherungsprämien für die obligatorische Sozialversicherung gegen Unfälle

Arbeits- und Berufskrankheiten an den Sozialfonds

Russische Versicherung.

Kontrolle über die Aktivitäten des Versicherten bei Abschluss und Auszahlung der Versicherung

Beiträge gemäß Artikel 18 Absatz 2 Unterabsatz 8 des Bundesgesetzes N 125-

Das Bundesgesetz wird der Sozialversicherungskasse der Russischen Föderation und ihren anvertraut

Exekutivorgane.

Wie die Praxis der Durchführung eines internen Audits von Personaldokumenten in vielen Organisationen zeigt, ist ein solches Verfahren erforderlich, da die Situation der Arbeitgeber selten vollständig ideal ist. Der Artikel wird Personalverantwortlichen und Anwälten helfen, die Risiken zu rechtfertigen, die im Falle eines Verstoßes gegen die Vorschriften und Verbote des Arbeitsrechts der Russischen Föderation entstehen können.

In der Russischen Föderation gibt es keine regulatorischen Rechtsakte, die das Verfahren zur Durchführung einer internen Personalprüfung (im Gegensatz zu einer Rechnungsprüfung) regeln. In diesem Zusammenhang ist es notwendig, sich mit einigen Fragen zu befassen:

Was ist ein internes HR-Audit?

Dies ist ein Maßnahmenpaket, das die Diagnose der rechtlichen und bürokratischen Richtigkeit der Erstellung lokaler Vorschriften (LNA) und der Personaldokumente des Arbeitgebers, die Abgabe von Empfehlungen und gegebenenfalls die Durchführung von Arbeiten zur Beseitigung von Fehlern in Personaldokumenten umfasst.

Was ist der Zweck eines internen HR-Audits?

Zweck der Veranstaltung ist es, die Tätigkeiten des Personaldienstes zu verbessern und mögliche Risiken des Arbeitgebers zu minimieren. Überwachung der Risiken, denen ein Arbeitgeber ausgesetzt sein kann, wenn er sich einer Prüfung durch Regierungsbehörden unterzieht und / oder auftretende Probleme löst Arbeitskämpfe mit Mitarbeitern ist einer der wichtigsten Aspekte eines internen HR-Audits.

Wann wird ein internes HR-Audit durchgeführt?

1. Bei Wechsel des Mitarbeiters, der für die Führung der Personalaktenverwaltung (im Folgenden - KDP) verantwortlich ist: Entlassung, Versetzung in eine andere Position / in eine andere Einheit.
2. Nach Erhalt einer Bestellung von Arbeitsinspektionüber die bevorstehende geplante Inspektion.
3. Wenn nach der Entlassung des beleidigten Arbeitnehmers eine Überprüfung droht: Nichtzahlung oder verspätete Zahlung von Löhnen, Prämien, Kündigung auf Initiative des Arbeitgebers usw. In diesem Fall wird empfohlen, eine außerplanmäßige Personalprüfung durchzuführen.

BEACHTEN SIE

Ein internes Personalaudit kann durchgeführt werden, ohne auf Weisungen der Aufsichtsbehörde zum bevorstehenden planmäßigen Audit zu warten. Nach den Neujahrsferien wird ein zusammenfassender Inspektionsplan für das Jahr auf der Website der Generalstaatsanwaltschaft der Russischen Föderation oder der Staatsanwaltschaft des entsprechenden Subjekts der Russischen Föderation auf der Website veröffentlicht Staatliche Aufsichtsbehörde Arbeit - ein Plan zur Überprüfung von Themen. Anhand dieser Informationen können Sie herausfinden, ob die Organisation/der einzelne Unternehmer unter den Test fällt, und sich im Voraus darauf vorbereiten.

Welche Arten von internen HR-Audits gibt es?

1. Vollständig (für alle Bereiche des KDP).
2. Selektiv.

Bei einem selektiven Audit wird Folgendes geprüft:

• separate Sektionen der KDP;
• oder Dokumente zu einzelnen Mitarbeitern;
• oder alle Aspekte Personalarbeit anhand einer repräsentativen Auswahl von Dokumenten.

Was ist der optimale Zeitrahmen für ein internes HR-Audit?

Die Antwort hängt davon ab, welche Art von Audit der Arbeitgeber durchführen möchte: vollständig oder selektiv.

Es ist ratsam, in den letzten drei Jahren eine interne Personalprüfung durchzuführen, da die Steueraufsicht, der FSS Russlands und die Pensionskasse der Russischen Föderation, wie die Praxis zeigt, den Arbeitgeber in den letzten drei Jahren ihrer Tätigkeit überprüfen.

Der optimale Zeitpunkt Komplett internes Personalaudit dauert 7 bis 14 Arbeitstage; selektiv- 5 bis 7 Werktage. Dazu gehört auch der Zeitpunkt, zu dem der Prüfbericht erstellt und dem Arbeitgeber vorgelegt wurde.

BEACHTEN SIE

Unkorrekt ausgeführte Personaldokumente können nachträglich zu einer Geldbuße des Arbeitgebers führen.

Welche Maßnahmen sollte der Arbeitgeber nach Erhalt des Inspektionsberichts ergreifen?

Werden bei dem für die KDP zuständigen Mitarbeiter zahlreiche Fehler festgestellt, muss geklärt werden, warum diese gemacht wurden und ob der Mitarbeiter versteht, zu welchen Konsequenzen dies führen kann. Der Arbeitgeber muss eine der folgenden Entscheidungen treffen:

• einen Personalreferenten zum Studium schicken;
• Gelegenheit geben, Fehler zu korrigieren und innerhalb einer bestimmten Zeit zu kontrollieren, ob er keine neuen zulässt;
• Versetzung an einen anderen Arbeitsplatz;
• Teil mit dem Mitarbeiter.

Wer sollte ein internes HR-Audit durchführen?

Für regulär Für die Durchführung einer internen Personalprüfung kann eine spezielle Einheit eingerichtet werden, oder Sie können diese Arbeit einem Rechtsanwalt anvertrauen, der zum Personal gehört (nur wenn er spezialisiert zum Arbeitsrecht und ist nicht in erster Linie mit wirtschaftlichen und vertraglichen Tätigkeiten beschäftigt). Wenn der Arbeitgeber beschließt, eine Dienstleistung zu erstellen interne Kontrolle Um regelmäßig ein internes Personalaudit durchführen zu können, müssen entsprechende Dokumente erstellt werden: Vorschriften, Anordnungen usw.

Einmal Personalaudits werden entweder von einem neuen durchgeführt offiziell Annahme von Fällen oder unter Einbeziehung externer Spezialisten.

Sie können einen Vertrag über die Erbringung von Dienstleistungen mit einem Spezialisten oder mit einer Organisation abschließen, die auf die Durchführung eines Personalaudits spezialisiert ist.

Ein internes HR-Audit sollte von einer Person mit Erfahrung im HR-Bereich und Erfahrung in der Durchführung von Inspektionen durch Aufsichtsbehörden, vorzugsweise mit juristischer Ausbildung, durchgeführt werden.

Wie starte ich ein internes HR-Audit?

Es ist notwendig, das Vorhandensein (Fehlen) von LNA beim Arbeitgeber und die Einhaltung seiner gesetzlichen Anforderungen zu überprüfen. Jeder Arbeitgeber, unabhängig von der Rechts- und Eigentumsform, muss über einen LNA verfügen.

RISIKEN, DIE OHNE LNA ENTSTEHEN

Lohnregelungen

Dieses Dokument ist für den LNA des Arbeitgebers nicht zwingend erforderlich. Zur Berechnung des Lohns genügen Arbeitsverträge mit Arbeitnehmern und entsprechende Anordnungen (über Einstellung, Versetzung auf einen anderen Arbeitsplatz usw.).

Jedoch Kunst. 135 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation legt eine Anforderung fest, nach der Lohnsysteme für einen bestimmten Arbeitgeber entweder durch Tarifverträge, Vereinbarungen oder festgelegt werden LNA.

Folglich sollte das Vergütungssystem (sogar ein reines Gehaltssystem) im Tarifvertrag entweder im LNA: PWTR (im Abschnitt „Entgelt der Arbeitnehmer“) oder in einer eigenständigen Verordnung (wenn das Vergütungssystem komplexer ist) erscheinen. .

Wenn vorhanden Bonussystem Löhne Die Verordnung über Vergütungen und Prämien für Arbeitnehmer ist ein Dokument, das Folgendes regelt:

• Grundsätze der Bildung des Vergütungssystems;
• das Verfahren zur Berechnung des Arbeitsentgelts;
• Kriterien und Verfahren zur Bewertung der Arbeit.

Bei der Vergütung der Mitarbeiter ist darauf zu achten Gehaltsabrechnungen.

Die Form dieses Dokuments muss unbedingt von jedem Arbeitgeber genehmigt werden.

Auszug aus dem Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation

Artikel 136. Verfahren, Ort und Bedingungen der Lohnzahlung

Bei der Lohnzahlung muss der Arbeitgeber jedem Arbeitnehmer schriftlich mitteilen:

1) ungefähr Bestandteile ihm für den betreffenden Zeitraum zustehende Löhne;

2) auf die Beträge anderer Beträge, die dem Arbeitnehmer zustehen, einschließlich Entschädigungszahlung wegen Verletzung der festgelegten Frist durch den Arbeitgeber für die Zahlung von Löhnen, Urlaubsgeld, Zahlungen bei Entlassung und (oder) anderen Zahlungen, die dem Arbeitnehmer zustehen;

3) über die Höhe und den Grund der vorgenommenen Abzüge;

4) auf den zu zahlenden Gesamtbetrag.

Die Form der Gehaltsabrechnung wird vom Arbeitgeber unter Berücksichtigung der Stellungnahme der Arbeitnehmervertretung in der in Artikel 372 dieses Kodex für die Annahme lokaler Vorschriften vorgeschriebenen Weise genehmigt.

Das Verfahren zur Ausstellung von Lohnabrechnungen an Arbeitnehmer ist gesetzlich nicht geregelt. Das Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation sagt nicht direkt, ob der Arbeitnehmer für seine Quittung unterschreiben muss. Ohne einen schriftlichen Nachweis über die Ausgabe von Lohnabrechnungen an Arbeitnehmer wird es für den Arbeitgeber jedoch schwierig sein, die Erfüllung der Verpflichtung nachzuweisen.

In Ermangelung oder Nichtausstellung einer Lohnabrechnung für den Arbeitnehmer (sowie bei Fehlen einer Anordnung zur Genehmigung der Form der Lohnabrechnung) kann der Arbeitgeber gemäß Art. 5.27 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten der Russischen Föderation.

HINWEIS

Die Aufgabe des für die Führung der Personalaktenführung Verantwortlichen besteht darin, nicht nur Personaldokumente korrekt erstellen zu können, sondern auch LNA arbeitsrechtlich zu entwickeln.

Personal

Bei der Durchführung von Maßnahmen zur Reduzierung der Zahl und/oder des Personals der Arbeitnehmer sowie bei der Berücksichtigung individueller Streitigkeiten zwischen einem Arbeitnehmer und einem Arbeitgeber im Falle der Kündigung von Arbeitnehmern gemäß § 2 Abs. 81 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation ist eines der Hauptdokumente die Besetzungstabelle - die alte (vor Ereignissen) und die neue (geändert).

Die Besetzungstabelle wird verwendet, um die Struktur, Besetzung und Besetzung des Arbeitgebers zu formalisieren. Sie muss unbedingt eine Liste der Positionen der Arbeitnehmer enthalten (Artikel 15, 57 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). Es kann eine Liste von Struktureinheiten, Berufen der Arbeitnehmer, Informationen über die Anzahl der Personaleinheiten und Gehälter, Tarifsätze und Zulagen enthalten. Änderungen der Personalliste erfolgen auf Anordnung des Leiters der Organisation oder einer von ihm bevollmächtigten Person.

Arbitragepraxis

Der Arbeitnehmer klagte gegen den Arbeitgeber auf Anerkennung des Kürzungsverfahrens als rechtswidrig, auf Lohnfortzahlung für die Zeit der erzwungenen Abwesenheit und auf Ersatz des immateriellen Schadens. Zur Untermauerung der Behauptung wies sie auf den imaginären Personalabbau hin. Das Gericht prüfte die Anordnungen des Arbeitgebers zur Änderung der Besetzungstabelle und kam zu dem Schluss, dass das Kürzungsverfahren und damit auch die Anordnung zur Änderung der Besetzungstabelle rechtswidrig waren. Vergleichende Analyse Die personellen und beruflichen Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter der abgeschafften und neu geschaffenen Einheiten haben gezeigt, dass sich die funktionale Komponente der angegebenen Einheit nicht geändert hat, sondern nur ihr Name hat sich geändert. Arbeitsfunktionen Wahrheiten bleiben dieselben. In Anbetracht dessen schloss sich das Gericht der Argumentation der Arbeitnehmerin an, dass das Kürzungsverfahren formeller Natur sei, und erkannte das Kürzungsverfahren im Sinne der Klägerin als rechtswidrig an. Zugunsten des Arbeitnehmers wurde unterbezahlt zurückgefordert Lohn und Ersatz des immateriellen Schadens.

Entscheidung des Bezirksgerichts Leninsky in Smolensk vom 23. Mai 2012 in der Rechtssache Nr. 2-984/12

Verordnung zum Schutz personenbezogener Daten von Arbeitnehmern

Jeder Arbeitgeber muss über Dokumente verfügen, die die Verarbeitung personenbezogener Daten regeln, auch wenn sein Personal aus drei Mitarbeitern besteht.

Im Jahr 2011 führte Roskomnadzor 1.743 Inspektionen durch, von denen 954 geplant und 789 außerplanmäßig waren. Im Bereich personenbezogener Daten waren folgende Rechtsverstöße am häufigsten:

• Versäumnis des Betreibers, Maßnahmen zu ergreifen, um die Sicherheit personenbezogener Daten zu gewährleisten und unbefugten Zugriff darauf auszuschließen;
• Verarbeitung personenbezogener Daten in Fällen, die nicht gesetzlich vorgesehen sind, ohne Zustimmung der Betroffenen;
• Diskrepanz zwischen den Angaben im Hinweis zur Verarbeitung personenbezogener Daten und der tatsächlichen Tätigkeit.

Interne Arbeitsvorschriften

Obligatorischer LNA. Teil 3 der Kunst. 189 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation, wonach der Arbeitsplan durch die internen Arbeitsvorschriften festgelegt wird. Somit, Mangel an PWTR wird behandelt als Verstoß gegen das Arbeitsrecht und der Arbeitgeber kann verwaltungsrechtlich haftbar gemacht werden nach Art. 5.27 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten der Russischen Föderation.

Sonstige Unterlagen

Urlaubsplan. Laut Kap. 1 und 2 Kunst. 123 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation wird die Reihenfolge, in der bezahlter Urlaub gewährt wird, jährlich gemäß dem vom Arbeitgeber genehmigten Urlaubsplan festgelegt; Urlaubsplan obligatorisch sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer.

Termin verschieben. Wenn der Arbeitgeber eine Schichtarbeit eingeführt hat, dann der Schichtplan ohne Fehler muss verfügbar sein (Artikel 103 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation).

Arbeitszeitblatt. Die Verpflichtung des Arbeitgebers, Aufzeichnungen über die tatsächlich von jedem Arbeitnehmer geleistete Arbeitszeit zu führen, ist in Teil 4 der Kunst angegeben. 91 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation. Die tatsächliche Arbeitszeit der Mitarbeiter wird im Arbeitszeitblatt erfasst.

Vorschriften zur Entsendung von Mitarbeitern auf Dienstreise (bzw. entsprechender Abschnitt in der PVTR). Es scheint, dass alle Fragen durch die Vorschriften über die Besonderheiten der Entsendung von Mitarbeitern auf Geschäftsreisen geregelt sind, die durch das Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 13. Oktober 2008 Nr. 749 (in der geänderten Fassung vom 29. Juli 2015) genehmigt wurden und a eine Reihe weiterer Satzungen, die Dienstreisen regeln.

Jedoch gemäß Teil 4 der Kunst. 168 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation müssen alle nichtstaatlichen Arbeitgeber einen Tarifvertrag oder LNA haben, der das Verfahren und die Höhe der Erstattung von Ausgaben im Zusammenhang mit Geschäftsreisen regelt.

Eine Entschädigung für Ausgaben, die Mitarbeitern während einer Geschäftsreise entstehen, kann gemäß der Abgabenordnung der Russischen Föderation nur dann als Ausgaben einer Organisation akzeptiert werden, wenn dies in einem Tarifvertrag oder LNA angegeben ist. Wenn Angaben darüber, was sich auf die Ausgaben der Organisation bezieht (z. B. Taxifahrt vom Wohnort zum Flughafen, vom Flughafen zum Zielort), nicht im Reise-LNA oder im Tarifvertrag enthalten sind, werden diese Beträge aus dem Nettogewinn erstattet Organisationen .

Der Arbeitgeber muss die entsprechende LNA genehmigen lassen, wenn die Arbeit reisender Natur ist oder auf Rotationsbasis ausgeführt wird. Zum Beispiel: Regelungen zum Reisetätigkeitscharakter und Regelungen zum Rotationsverfahren. Im Arbeitsvertrag mit dem Arbeitnehmer spiegeln sich auch Informationen über die Art der Arbeit wider.

BEACHTEN SIE

Wenn der Arbeitgeber lokale Formen der primären Buchhaltungsdokumentation verwendet, müssen die entwickelten Dokumentenformen auf Anordnung des Arbeitgebers genehmigt werden und die in Art. 9 des Bundesgesetzes vom 06.12.2011 Nr. 402-FZ "Über die Rechnungslegung" (in der Fassung vom 04.11.2014).