Auftrag zur Verifizierung der Personalabteilungsprobe. Anordnung zur Durchführung einer Personalprüfung (Musterbefüllung)

Heimat / Firmenregistrierung

Das Personalaudit ist ein umfangreiches Verfahren, bei dem alle Komponenten des Personalmanagementprozesses, das Personalpotential des Unternehmens bewertet und die Wirksamkeit des Personalmanagementsystems analysiert werden. Eine der Phasen dieses Prozesses ist die Prüfung der Personalaktenverwaltung. Alle Personaler wissen, dass in Personalunterlagen perfekte Ordnung herrschen sollte. In diesem Fall ist es nicht beängstigend, den Kontrollinspektor zu akzeptieren, und es ist einfacher, seine Position in einem Arbeitskampf mit einem Mitarbeiter zu verteidigen. Aber bei weitem nicht immer alles perfekt, und wie kann man verstehen, ob es wirklich Fehler in der Arbeit gibt? Das wird helfen Personalprüfung . Mal sehen, was ein Personalaudit ist, in welchen Situationen es durchgeführt wird, aus welchen Phasen es besteht und wie es selbst durchgeführt werden kann.

Die Notwendigkeit dieser Veranstaltung im Unternehmen ergibt sich in folgenden Fällen:

beim Wechsel eines Personalmitarbeiters, der für die Führung der Personalaktenverwaltung verantwortlich ist (bei Entlassung oder Versetzung auf eine andere Position, in eine andere Abteilung, Niederlassung);
Bei Zustellung Arbeitsinspektion Anweisungen für die bevorstehende geplante Inspektion;
wenn nach der Kündigung des beleidigten Arbeitnehmers eine Überprüfung droht (nicht fristgerechte Zahlung). Löhne, Prämien, Entlassung auf Initiative des Arbeitgebers);
beim Wechsel der Führung der Organisation;
bei der Anpassung der Personaldokumentation an die geltende Gesetzgebung nach den darin eingetretenen Änderungen.

Sicherlich, Personalprüfung können einem Dienstleistungsunternehmen anvertraut werden, das solche Dienstleistungen erbringt. Speziell geschulte Personen führen eine umfassende Überprüfung nach der festgelegten Methodik durch und legen einen Bericht über die Ergebnisse der Arbeit vor. Der Bericht zeigt die festgestellten Verstöße, deren mögliche Folgen auf und gibt Empfehlungen zur Fehlerbeseitigung. Allerdings ist der Preis für ein HR-Audit recht hoch. Darüber hinaus sind nicht alle Manager damit einverstanden, die Arbeit mit Informationen über die Mitarbeiter des Unternehmens einer Drittorganisation anzuvertrauen.

Sie können selbst nachsehen. In diesem Fall muss ein Auftrag erteilt werden Personalprüfung in der Organisation die Ziele dieser Veranstaltung festlegen, eine geeignete Kommission bilden (z. B. bestehend aus einem Anwalt, einem stellvertretenden Hauptbuchhalter, einem Leiter der Personalabteilung), den Zeitpunkt der Prüfung festlegen. Betrachten Sie die Hauptphasen des Konzepts der Prüfung der Personalaktenverwaltung in der Organisation.

I. Festlegung des Pakets der erforderlichen Dokumente

Jeder Arbeitgeber muss, mit Rechtsrahmen, erstellen Sie lokale Vorschriften für Ihre Organisation. Durch die Verabschiedung lokaler Vorschriften schafft der Arbeitgeber einen internen Rechtsrahmen, der die Arbeitsbedingungen widerspiegelt, die für die Arbeitnehmer in dieser bestimmten Organisation geschaffen wurden.

Zunächst müssen Sie eine Liste der Dokumente erstellen, die sich im Personaldienst befinden müssen. Die Pflicht einiger Dokumente ist direkt im Arbeitsgesetzbuch definiert. Die Verbindlichkeit von Arbeitsverträgen ist beispielsweise in den Artikeln 56 und 67 geregelt, Arbeitsbücher C Artikel 66, Regeln der internen Arbeitsplan C-Artikel 189, Urlaubsplan C-Artikel 123.

Viele lokale Vorschriften werden indirekt im Arbeitsgesetzbuch erwähnt (zum Beispiel Personal erwähnt in den Artikeln 15, 57 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation). Dies bedeutet jedoch nicht, dass es nicht notwendig ist, sie im Personaldienst zu haben. Außer, abgesondert, ausgenommen Arbeitsgesetzbuch Die Notwendigkeit vieler Dokumente ist in anderen Vorschriften verankert, beispielsweise wird das Rechnungsbuch für die Bewegung von Arbeitsbüchern und Beilagen zu ihnen im Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 16. April 2003 Nr. 225 erwähnt.

Einige Dokumente haben beratenden Charakter, zum Beispiel einheitliche Formen von Personalverfügungen. Trotzdem muss die Personaldokumentation genau nach einheitlichen Formularen aufbewahrt werden, da viele von ihnen an die Buchhaltung der Organisation gehen (z. B. für die Gehaltsabrechnung), und in diesem Fall können wir bereits über die Verpflichtung dieser Dokumente sprechen.

Vergessen Sie nicht, dass der Arbeitgeber jetzt verpflichtet ist, die Arbeitnehmer gegen Unterschrift mit den verabschiedeten örtlichen Vorschriften vertraut zu machen, die sich direkt auf sie beziehen Arbeitstätigkeit vor der Unterzeichnung Arbeitsvertrag(Art. 22, 68 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation). Daher müssen Sie eine Liste der Einarbeitung in diese Dokumente erstellen oder ein Einarbeitungsprotokoll erstellen.

Zusätzlich zu den oben genannten Dokumenten gibt es Dokumente, die unter bestimmten Bedingungen obligatorisch werden (siehe Tabelle).

Merkmale der für die Arbeit des Personaldienstes erforderlichen Dokumente

Erforderliche Dokumente	Bemerkungen
Interne Arbeitsvorschriften, Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten von Mitarbeitern, Arbeitsschutzanweisungen, Arbeitsverträge	Jeder Arbeitgeber sollte diese örtlichen Vorschriften haben. In beliebiger Form zusammengestellt. Ein Merkmal des Inhalts aller lokalen Dokumente ist das Vorhandensein von Bedingungen, die die Position der Arbeitnehmer im Vergleich zu den im Arbeitsgesetzbuch und anderen Rechtsvorschriften festgelegten Bedingungen nicht verschlechtern können
Personal , Urlaubsplan, Aufträge für Kerntätigkeiten, Personalaufträge (Zulassung, Versetzung, Urlaub, Entlassung, Entsendung auf Geschäftsreise, Ermutigung eines Mitarbeiters), Personalkarte Nr. T-2, Zeugnis Arbeitszeit	Diese Unterlagen sind erforderlich. Die Abrechnung der Arbeit und Löhne basiert auf der primären Buchhaltungsdokumentation, die nach einheitlichen Formularen geführt wird (mit Ausnahme von Aufträgen für Kernaktivitäten). Diese Formulare werden in Organisationen unabhängig von der Eigentumsform verwendet.
Arbeitsbuch, Rechnungsbuch für die Bewegung von Arbeitsbüchern und Beilagen dazu, Logbuch für die Unterweisung im Arbeitsschutz, Logbuch für Kontrollmaßnahmen	Achten Sie darauf, etablierte Muster zu verwenden

Dokumente, die obligatorisch werden können

Liste der Dokumente	Bedingungen, unter denen diese Dokumente obligatorisch werden
Berufsbeschreibungen	Wenn ein amtliche Verpflichtungen nicht im Inhalt enthalten Arbeitsvertrag(oder es gibt einen Link zur Stellenbeschreibung im Text Arbeitsvertrag)
Regelungen zu Löhnen und finanziellen Anreizen	Wenn in den Arbeitsverträgen das System der Vergütung und der materiellen Anreize nicht festgelegt ist (es besteht keine Notwendigkeit für ein solches Dokument, wenn sein Inhalt in der gemeinschaftliche Vereinbarung oder im Reglement der WTR)
Die Liste der Positionen von Mitarbeitern mit unregelmäßigen Arbeitszeiten	Wenn die Organisation über eine solche Arbeitsweise verfügt
Termin verschieben	Wenn Schichtarbeit in der Organisation eingeführt wird
Verordnung zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen	Wenn drin Arbeitsvertrag Wahrung von Geschäftsgeheimnissen durch den Mitarbeiter
Gemeinschaftliche Vereinbarung	Wenn hierüber eine Vereinbarung zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgeber getroffen wurde
gemeinschaftliche Vereinbarung Haftung	Wenn die Organisation Arbeiten gemäß der Liste der Arbeiten ausführt, bei deren Ausführung eine vollständige Kollektivhaftung (Teamhaftung) eingeführt werden kann
Vereinbarung über die volle Einzelhaftung	Wenn die Organisation Mitarbeiter beschäftigt C materiell verantwortliche Personen

Ein wichtiger Punkt im Personalcheck wird die Überarbeitung der Meldebücher sein. Es ist zu beachten, dass alle Personalvorgänge in speziellen Buchhaltungsjournalen (Büchern) erfasst werden müssen. Dazu gehören Registrierungsprotokolle: Personalbestellungen, Arbeitsverträge, Personalakten, Personalkarten Nr. T-2, Urlaub, Geschäftsreisen, Ausstellung von Reisebescheinigungen sowie Protokolle: Abrechnung von Behindertenausweisen, Ausstellung von Bescheinigungen, Überprüfung des Status Militärregistrierung, Mitarbeiter, die sich einer obligatorischen medizinischen Untersuchung unterziehen usw. In diesem Fall können sowohl genehmigte als auch unabhängig entwickelte Formen dieser Dokumente verwendet werden. Das Design der Zeitschriften sollte jedoch gleich sein: Die Blätter sind nummeriert, die Zeitschrift ist geschnürt, mit einem Wachssiegel versiegelt oder versiegelt, zertifiziert vom Leiter der Organisation.

Es sollte erwähnt werden, dass Arbeitgeber auch andere lokale Regulierungsdokumente erstellen können, deren Vorhandensein nicht im Arbeitsrecht verankert ist, aber sie können bei der Arbeit erheblich helfen, zum Beispiel den Prozess der Anpassung neuer Mitarbeiter erleichtern (Personalreglement, Zertifizierung, Anpassung usw.) .

II. Abgleich von Dokumenten

Nachdem wir eine Liste der für die Personalabteilung benötigten Unterlagen erstellt haben, gilt es, das Ist und Soll abzugleichen, um zukünftig alle notwendigen Personalunterlagen wiederherzustellen. Die Abgleichsergebnisse werden bequem in einer Tabelle zusammengefasst:

Belegabgleichstabelle

Dokument fehlt	Das Dokument existiert, muss aber geändert und ergänzt werden	Das Dokument entspricht vollständig der geltenden Gesetzgebung und muss nicht angepasst werden.
Verordnung zum Schutz personenbezogener Daten von Arbeitnehmern	Interne Arbeitsvorschriften (im Folgenden als Ts PVTR bezeichnet) (im Zusammenhang mit zahlreichen Änderungen des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation erstellen Sie einen Entwurf einer neuen Version des PVTR, genehmigen Sie gemäß den Artikeln 190, 372 des Arbeitsgesetzbuchs von der Russischen Föderation, Einweisung aller Mitarbeiter gegen Unterschrift)	Personal
Arbeitsschutzanweisungen	Arbeitsvertrag(Fehlende Angaben direkt in den Text einzutragen Arbeitsvertrag, und die fehlenden Bedingungen werden durch den Anhang zu bestimmt Arbeitsvertrag oder durch eine gesonderte Vereinbarung der Parteien, Ausgabe mit Mitarbeitern in Schreiben)	Urlaubsplan
...	...	...

Die Tabelle zeigt deutlich, welche lokalen Regelungen verbessert und welche neu geschaffen werden müssen. Nun gilt es, nicht nur rechtlich einwandfreie Dokumente zu entwickeln, sondern diese auch korrekt zu genehmigen und in Kraft zu setzen.

Überlegen Sie, was in einer Situation zu tun ist, in der die internen Arbeitsvorschriften veraltet sind und angepasst werden müssen. Es gibt zwei Möglichkeiten:

veröffentlichen neue Edition PWTR;
Erstellen Sie eine Anwendung mit Ergänzungen und Änderungen zur aktuellen Version des PVTR.

In beiden Fällen ist der Genehmigungsalgorithmus derselbe wie bei der anfänglichen Erstellung und Genehmigung dieses lokalen Regulierungsgesetzes.

Stufe 1. Es werden ein PTBS-Entwurf und eine Begründung dafür erstellt, die an das gewählte Organ der Grundschule gesendet werden gewerkschaftliche Organisation(Wenn es in der Organisation keine Gewerkschaftsorganisation gibt, kann ein anderer Vertreter (Vertretungsorgan), der aus den Reihen der Arbeitnehmer gewählt wird, die Interessen aller Arbeitnehmer vertreten (Artikel 31 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation)).

Phase 2. Spätestens nach fünf Arbeitstagen übermittelt die Gewerkschaft dem Arbeitgeber eine begründete Stellungnahme zu dem Projekt (schriftlich).

Stufe 3a. Stimmt die Arbeitnehmervertretung dem PWTR-Entwurf zu, werden die Regeln vom Arbeitgeber genehmigt.

Stufe 3b. Wenn die Arbeitnehmervertretung mit dem Entwurf des PWTR nicht einverstanden ist oder Verbesserungsvorschläge hat, prüft der Arbeitgeber die vorgeschlagenen Änderungen. Der Arbeitgeber kann entweder den Änderungen zustimmen oder innerhalb von drei Tagen nach Erhalt einer mit Gründen versehenen Stellungnahme den Entwurf des PWTR mit den Vertretern der Gewerkschaft erörtern, um zu einer einvernehmlichen Entscheidung zu gelangen. Kommt keine Einigung zustande, werden alle Meinungsverschiedenheiten protokolliert und der Arbeitgeber kann das PWTR in Kraft setzen.

Stufe 4. Alle Mitarbeiter werden mit dem akzeptierten und genehmigten PWTR gegen Unterschrift vertraut gemacht und an zugänglichen Orten für ihr detaillierteres Studium abgelegt.

III. Überprüfung der Personalunterlagen

Wir haben also festgelegt, welche Dokumente noch nicht in der Personalabteilung vorhanden sind, aber erscheinen sollen, welche finalisiert werden sollen, welche unverändert bleiben können. Jetzt ist es wichtig, auf die Qualität der Dokumente, die Korrektheit ihrer Erstellung im Hinblick auf die Personalaktenverwaltung und die Rechtskompetenz zu achten.

Beim Durchsehen von Verwaltungsunterlagen ist zu prüfen, ob Aufträge für Kerntätigkeiten getrennt von Personalaufträgen aufbewahrt werden. Überprüfen Sie auch, ob die Terminbestellungen für neue Position Manager ( CEO, Direktoren strukturelle Einteilungen, Hauptbuchhalter, Produktionsleiter usw.).

Alle Personalunterlagen sind verschiedene Begriffe Aufbewahrung, so dass Dokumente nach der Ausführung in Akten gem Nomenklatur der Fälle(innerhalb des Koffers werden Dokumente auch nach bestimmten Kriterien systematisiert), dies ermöglicht Ihnen, Dokumente zu speichern, die Sicherheit, Systematisierung, Buchhaltung von Dokumenten zu gewährleisten und schnell zu finden benötigtes Dokument um eine schnelle Übertragung von Fällen zur Archivierung durchzuführen. Beim Bildung von Fällen Sie müssen sofort die Richtigkeit der Unterlagen überprüfen C das Vorhandensein eines Genehmigungsvisums, Unterschriften, Registrierungsnummern, die Markierung des Mitarbeiters bei der Einarbeitung in die Bestellung, Ausführungsmarkierungen.

Besonderes Augenmerk sollte auf die Reihenfolge der Führung von Arbeitsbüchern gelegt werden. Zunächst müssen Sie die Verfügbarkeit einer beglaubigten Kopie der Bestellung für die Haupttätigkeit bei der Ernennung einer für die Führung von Arbeitsbüchern verantwortlichen Person prüfen. Bei der Prüfung von Arbeitsbüchern und Beilagen zu ihnen müssen Sie sicherstellen, dass sie alle im Buch der Buchführung für die Bewegung von Arbeitsbüchern und Beilagen zu ihnen registriert sind, alle Bücher verfügbar sind und alle Einträge vorgenommen wurden (basierend auf den relevanten Aufträge). In den Personalkarten der Mitarbeiter sollten Einträge aus Arbeitsbüchern (Beilagen) über die Einstellung, die Versetzung auf eine andere feste Stelle und die Entlassung dupliziert werden, und die Unterschrift des Mitarbeiters sollte neben ihm stehen, dass er mit diesen Aufzeichnungen vertraut ist. Arbeitsbücher und Beilagen dazu sollten zusammen in einem feuerfesten Tresor aufbewahrt werden. Die Arbeit mit Arbeitsbüchern sollte gemäß den Regeln zur Führung und Aufbewahrung von Arbeitsbüchern und den Anweisungen zum Ausfüllen von Arbeitsbüchern durchgeführt werden.

IV. HR Audit und Berichterstattung

Schließlich die Kommission, die Personalprüfung erstellt einen Bericht über aktuellen Zustand Personalaktenverwaltung, analysiert, ob die Ziele des Audits erreicht wurden, behebt die festgestellten Mängel, schreibt die zu ergreifenden Maßnahmen vor, zieht Schlussfolgerungen.

Im Falle der Übertragung von Fällen zur Personalaktenverwaltung von einer Person zu einer anderen erstellt die Kommission zusätzlich ein Gesetz über die Annahme und Übertragung von Fällen. Das Gesetz protokolliert, welche Dokumente überprüft wurden, welche Ungereimtheiten und Mängel festgestellt wurden, und es wird ein Verzeichnis der übermittelten Fälle erstellt. Dem Gesetz ist eine Liste der Arbeitsbücher beigefügt (der Nachname, der Vorname, das Patronym des Eigentümers sowie die Serie, die Nummer des Arbeitsbuchs und die Beilage sind angegeben), eine Liste der Personalakten der Mitarbeiter, Personalregister , etc.

Daher haben wir den Algorithmus zur Durchführung eines sehr wichtigen und verantwortungsvollen Verfahrens betrachtet HR-Audit. Auch in Zukunft werden wir viele Aspekte der Organisation der Arbeit des Personaldienstes weiter analysieren. Insbesondere werden wir ausführlicher darüber sprechen, wie das Verfahren zur Annahme und Übertragung von Fällen durchgeführt und ein entsprechendes Gesetz kompetent ausgearbeitet wird.

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Es gibt Arbeitsmomente, in denen Sie dokumentieren oder beweisen müssen, dass ein Ereignis wirklich stattgefunden hat: Die Dokumente wurden an einen neuen Mitarbeiter übergeben, die Kontrolle wurde durchgeführt, die alten Siegel wurden zerstört und der Schlosser Ivanov kam betrunken zur Arbeit. Wie kann man es machen? Ganz einfach: Sie müssen das Ereignis aktivieren, d.h. einen Akt ausarbeiten, in dem mehrere Personen mit ihrer Unterschrift bestätigen, dass diese oder jene Tatsache stattgefunden hat. Wir erklären Ihnen, wie Sie einen Akt richtig erstellen und fügen dieses Dokument bei Rechtswirksamkeit damit er im Streitfall als Beweis dafür dienen kann, was passiert ist. Das Gesetz wird von einer Gruppe von Personen (oder einer speziell geschaffenen Kommission) erstellt, um jeden Sachverhalt zu dokumentieren: die Ergebnisse einer Prüfung, die Annahme und Übergabe von Fällen, einen Disziplinarverstoß usw.

Stichprobeninspektionsbericht für HR-Aufzeichnungen - Audit

Daher wird in dieser Phase der Inhalt der Personaldokumente überprüft. Überprüfen Sie alle Dokumente, die das Unternehmen hat. Bei der Überprüfung lokaler Vorschriften ist darauf zu achten, dass sie die Stellung der Arbeitnehmer im Vergleich zum Arbeitsrecht nicht verschlechtern und die Arbeitsbedingungen des Unternehmens offenlegen. Alle Mitarbeiter müssen gegen Unterschrift mit den örtlichen Vorschriften vertraut sein.
Bei der Überprüfung der örtlichen Vorschriften müssen die entsprechenden Artikel des Arbeitsgesetzbuchs herangezogen werden Russische Föderation. Für die Verarbeitung und Übermittlung seiner personenbezogenen Daten muss mit jedem Mitarbeiter eine Einwilligung unterzeichnet werden, wenn dem Mitarbeiter auf dessen Wunsch Bescheinigungen ausgestellt werden, muss der Mitarbeiter für jede Bescheinigung eine schriftliche Zustimmung zur Übermittlung seiner personenbezogenen Daten an a verfassen dritte Seite.

Erstellung von Gesetzen im Allgemeinen und Personalbüroarbeit

Rumjanzewa A.P. überträgt und Fedorova Oh.The. akzeptiert die folgenden Dokumente:

Aufträge für Kernaktivitäten für 2013 (Originale).
Journal der Registrierung von Bestellungen für die Haupttätigkeit für 2013 (Original).
Journal der Registrierung eingehender Dokumente für 2013 (Original).

Dokumente übergeben Dokumente erhalten Rumyantseva A.P. Rumyantseva Fedorova O.V. Fedorova 19.09.2013 19.09.2013 Als Personen, die bei der Ausarbeitung des Gesetzes anwesend sind, führen sie normalerweise diejenigen auf, bei denen eine Inspektion durchgeführt oder ein Disziplinarvergehen ausgearbeitet wird. Eine anwesende Person kann kein Mitglied der Kommission sein, ebenso wie ein Mitglied der Kommission nicht an der Überprüfung seiner selbst teilnehmen kann.

Überprüfung der HR-Dokumentation

Eine Einwilligung zur Verarbeitung und Übermittlung personenbezogener Daten liegt nicht vor.
Es gibt keine ordnungsgemäß ausgeführten Stellenbeschreibungen für Arbeitnehmer, obwohl der Arbeitsvertrag auf die Stellenbeschreibung verweist.
Verantwortliche Personen des Unternehmens wurden nicht auf Disqualifikation geprüft.
Inhaltliche Fehler in Arbeitsverträgen gemacht wurden, wie z. das Datum des Arbeitsbeginns ist nicht angegeben.
Arbeitsbücher von Mitarbeitern werden falsch geführt, nämlich: In vielen Arbeitsbüchern werden Eintragungen bei der Zulassung, Überweisungen nicht vorgenommen, Einträge in den Büchern falsch vorgenommen.

Um diese Verstöße zu beseitigen, haben wir einen ausführlichen Bericht über die Ergebnisse des Personalaudits verfasst und Anweisungen zur Behebung der einzelnen Verstöße gegeben.

Der Akt der Überprüfung von Personalunterlagen

Beachtung

Eine Liste aller Dokumente, die zu dieser Gruppe gehören, ist in Tabelle 1 aufgeführt. Tabelle 1 Personaldokumente, die für alle Arbeitgeber obligatorisch sind 189, 190 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation Verordnung zum Schutz personenbezogener Daten, Klausel 8 der Kunst. 86 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation Anweisung zum Arbeitsschutz art. 212 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation Lohnverordnung Art. 135 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation Urlaubsplan Art. 123 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation Besetzungstabelle Art. 57 Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation Stundenzettel Art. 91, 99 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation Anordnungen für Kerntätigkeiten Anweisungen zum Ausfüllen des T-3-Formulars des Erlasses des Staatlichen Statistikausschusses vom 25. Dezember 1998 Nr. 132 „Über die Genehmigung einheitlicher Formulare der primären Buchhaltungsdokumentation für die Bilanzierung von Handelsgeschäften“, Absatz 45 des Erlasses der Regierung der Russischen Föderation vom 16. April 2003 Nr. 225 „Über Arbeitsbücher“ usw. Das Rechnungsbuch für die Bewegung von Arbeitsbüchern und Beilagen in ihnen p.

40, 41 Dekrete der Regierung der Russischen Föderation vom 16. April 2003
Hat ein Unternehmen beispielsweise über mehrere Betriebsjahre viele beschädigte Briefbögen angesammelt und muss diese vernichten, wird eine Anordnung erlassen, in der die Mitarbeiter, die den Vernichtungsauftrag bilden, nicht nur nach Funktion, sondern auch nach Nachnamen aufgeführt sind (Beispiel 1). Diese Kommission tritt nur einmal zusammen, erledigt ihre Arbeit, legt ihr Ergebnis in der Tat fest und hört auf zu existieren. Fragment des Befehls zur Vernichtung beschädigter Briefköpfe I BESTELLE: Erstellen Sie eine Kommission, bestehend aus: Vorsitzender der Kommission: Leiter der Vorschulerziehungseinrichtung Petrova I.P.
Mitglieder der Kommission: Sicherheitsdienstspezialist Nuriev S.D., Sekretärin Kochenkova Yu.A. Achtung: Auch der Vorsitzende der Kommission wird „von oben“ berufen. Sie können sich nicht selbst zum Vorsitzenden der Kommission ernennen.
Darüber hinaus kann die Kommission Mitarbeiter umfassen, die zufällig Zeuge eines Vorfalls geworden sind.
Wenn es möglich ist, den direkten Vorgesetzten des Übertreters zur Kommission einzuladen, muss dies geschehen, da der Vorgesetzte seinerseits verpflichtet ist, die Disziplin in dem ihm anvertrauten Team zu überwachen. Drittes Mitglied der Kommission kann jeder Kollege des säumigen Mitarbeiters werden. Lassen Sie uns ein Beispiel für ein Gesetz über die Abwesenheit eines Arbeitnehmers am Arbeitsplatz geben (Beispiel 5).
Gesetz über die Abwesenheit eines Mitarbeiters am Arbeitsplatz Gesellschaft mit beschränkter Haftung Autosalon Solaris (LLC Avtosalon Solaris) ACT 19.10.2013 Nr. 5 Moskau über die Abwesenheit des Verkaufsleiters V.P. Lebedev Me, Leiter der Personalabteilung von OOO Avtosalon Solaris, A.L. Sinitsyna, in Anwesenheit des Leiters der Verkaufsabteilung, Gerasimov M.V. und der Verwalter des Handelsparketts Titova G.K. Dieses Gesetz wurde aufgrund der Abwesenheit des Verkaufsleiters V. P. Lebedev am Arbeitsplatz erstellt. von 14.00 bis 15.45 heute, 19.10.2013.

Gesetz zur Überprüfung der Personalaktenverwaltungsvorlage aktakom

Russische Föderation, um die Risiken von Strafen im Zusammenhang mit Prüfungen der Einhaltung des Arbeitsrechts sowie die Risiken zu minimieren Arbeitskämpfe und Mitarbeiterbeschwerden. In folgenden Fällen sollte ein HR-Audit durchgeführt werden:

während der bevorstehenden Staatsinspektion;
beim Wechsel der Personalfachkraft;
mit der Androhung der Überprüfung nach der Entlassung des beleidigten Arbeitnehmers (Nichtzahlung von Löhnen, Prämien, Entlassung auf Initiative des Arbeitgebers);
bei einem Wechsel der Unternehmensleitung;
wenn sich die Gesetzgebung ändert.

Sie können ein Personalaudit selbst durchführen oder es einer Drittorganisation anvertrauen. Existieren spezialisierte Unternehmen Wer ein Personalaudit durchführt, führt ein Audit durch und verfasst einen detaillierten Bericht, der auf Fehler und Verstöße sowie Empfehlungen zu deren Beseitigung hinweist.

Leontieva Mit der Tat bekannt: Gavrilova P.R. Gavrilova 08.10.2013 Episheva R.T. Episheva 08.10.2013 Kostina A.A. Kostina 08.10.2013 Rjasanow I.M. Ryazanov 08.10.2013 Im Fall Nr. 24-56 Petrov 08.10.2013 Acts in Personalbüroarbeit In der Personalaktenverwaltung werden am häufigsten Akte erstellt, um das Disziplinarvergehen eines Mitarbeiters, seine Weigerung, die Anweisungen des Managers auszuführen, oder eine andere Tatsache zu beheben, die dem Arbeitgeber in einem möglichen Streit mit dem Mitarbeiter helfen wird, sie zu beweisen die Legitimität seines Handelns.

Wenn beispielsweise ein Arbeitsvertrag wegen Abwesenheit eines Arbeitnehmers am ersten Arbeitstag gekündigt wird, muss der Arbeitgeber dies an einem bestimmten Tag nachweisen neuer Angestellter am Arbeitsplatz abwesend war und die Tat als Beweismittel verwendet wird.

Die Info

Wenn das Unternehmen keine einheitlichen Dokumentenformen verwendet, sondern eigene Formulare entwickelt und verwendet hat, müssen diese Dokumentenformen auf Anordnung des Unternehmensleiters genehmigt werden. Bei der Prüfung von Arbeitsbüchern muss das Vorhandensein einer Bestellung für die Haupttätigkeit bei der Ernennung einer für die Führung von Arbeitsbüchern verantwortlichen Person überprüft werden. Alle Arbeitsbücher müssen im Rechnungsbuch für die Bewegung von Arbeitsbüchern und Beilagen in ihnen registriert sein, alle Bücher müssen verfügbar sein und alle Einträge (Empfänge, Überweisungen, Auszeichnungen) müssen darin vorgenommen werden, Beilagen müssen in Arbeitsbücher eingenäht werden .

Der Arbeitgeber muss Arbeitsbuchformulare und Beilagen selbst kaufen und sie im Einnahmen- und Ausgabenbuch für die Abrechnung von Arbeitsbuchformularen und Beilagen in ihnen festhalten.
Bescheinigung durch Unterschriften über die Weigerung des Mitarbeiters, sich mit der Handlung vertraut zu machen (Fragment der Handlung) Von der Bekanntmachung mit dieser Handlung gegen Unterschrift Lebedev V.P. verweigert. Unterschriften: Sinitsyna A.L. Sinitsyna 19.10.2013 Gerasimov M.V. Gerasimov 19.10.2013 Titova G.G. Titov 19.10.2013 Nachdem man also den Auftrag erhalten hat, ein Gesetz zu verfassen, muss man zunächst feststellen, ob es Gesetze für diese Art von Gesetzen gibt Einheitliche Form im normativen Dokument verankert.

Wird keine gefunden, wird das Gesetz in relativ freier Form aufgesetzt – man muss sich nur daran halten Allgemeine Regeln Erstellen dieser Art von Dokument. Und in jedem Fall ist die Hauptsache, das Geschehene so genau und richtig wie möglich zu beschreiben. Hier und unten vom Autor hervorgehoben. Gemäß Abschnitt 3.11 von GOST R 6.30-2003 „Einheitliche Dokumentationssysteme. Einheitliches System der Organisations- und Verwaltungsdokumentation.

Anordnung zur Durchführung einer Personalprüfung (Musterbefüllung)

Anordnung N 68 zur Durchführung einer Personalprüfung
Um die Risiken im Zusammenhang mit einer unsachgemäßen Führung von Personalakten zu minimieren,
ICH BESTELLE:

1. Führen Sie vom 20.08.2012 bis 24.08.2012 ein internes Personalaudit zum Thema „Anmeldung und Kündigung zur Arbeit“ durch.
2. Larina A.S., Leiterin der Rechtsabteilung, zur Vorsitzenden der Prüfungskommission ernennen.

- Inspektor der Personalabteilung Moiseeva O.D.;
- Buchhalter Antonov R.E.
4. Reichen Sie einen Bericht über die vor dem 31.08.2012 durchgeführte Inspektion ein.
5. Die Kontrolle über die Ausführung dieser Anordnung wird dem stellvertretenden Direktor G. N. Subbotin übertragen.

Direktor Petrov /I.P. Petrow/

Mit der Bestellung vertraut gemacht:

Stellvertretender Direktor Subbotin G.N. 14.08.2012, Subbotin
Leiterin der Rechtsabteilung Larina A.S. 14.08.2012, Larina
Inspektor der Personalabteilung Moiseeva O.D. 14.08.2012, Moiseeva
Buchhalterin Antonova R.E. 14.08.2012, Antonova

Quelle - "Zahlung: Rechnungslegung und Besteuerung", 2012, Nr. 10

Eine Anordnung zur Durchführung eines Personalaudits zur Verbesserung der Arbeit der Personalabteilung und zur Minimierung der Risiken, die mit einer unsachgemäßen Führung von Personalakten verbunden sind (Stichprobenbefüllung)

Anordnung N 31 zur Durchführung einer Personalprüfung
Um die Arbeit der Personalabteilung zu verbessern und die Risiken zu minimieren, die mit einer unsachgemäßen Führung von Personalakten verbunden sind,

ICH BESTELLE:

1. Führen Sie vom 27. Februar bis 5. März 2012 ein internes Personalaudit zum Thema „Bewerbung“ durch.
2. Ernennung des stellvertretenden Direktors R. D. Zakrashny zum Vorsitzenden der Prüfungskommission.
3. In die Provision aufnehmen:
- Rechtsberater Brunin V.L.;
- Inspektor der Personalabteilung Morozov O.Yu.;
- Lohnbuchhalter Yu.S. Komarov
4. Reichen Sie einen Bericht über die vor dem 14.03.2012 durchgeführte Inspektion ein.
5. Die Kontrolle über die Ausführung dieser Anordnung wird dem stellvertretenden Direktor Zakrashny R.D. übertragen.

Regisseur Vasin /P.V. Vase/

Mit der Bestellung vertraut gemacht:
Zakrashny R.D. 15.02.2012, Zakrashny
Brunin V.L. 15.02.2012, Brünn
Morozova O.Yu. 15.02.2012, Morozova
Komarova Yu.S. 15.02.2012, Komarowa

Quelle - "Personalabteilung einer Handelsorganisation", 2012, Nr. 3

Viertes Berufungsschiedsgericht bestehend aus:

Vorsitzender Richter Nikiforyuk E.O.,

Richter Lomako N.V., Basaeva D.V.,

bei Führung des Sitzungsprotokolls durch den Sitzungssekretär

Solomina A.V., nachdem sie die Beschwerde in öffentlicher Sitzung geprüft hatte

Staatliche Einrichtung - Irkutsk Regionalabteilung des Fonds

Sozialversicherung Russische Föderation (Zweigstelle Nr. 13) zur Entscheidung

17457/2018 auf Antrag der Aktiengesellschaft "Ihre persönliche Bank", vertreten durch

Insolvenzverwalter Staatliche Körperschaft"Versicherungsagentur

Einlagen“ (OGRN 1063800023572, TIN 3818021045, Standort: 666780,

Gebiet Irkutsk, Stadt Ust-Kut, Kirov-Straße, 85 A) an den Staat

Einrichtung - die regionale Zweigstelle der Sozialversicherungskasse Irkutsk

Russische Föderation (Zweigstelle Nr. 13) (OGRN 1023801012905; Standort:

Irkutsk, St. Timiryazeva, 35) über die Aufhebung der Resolutionen Nr. 62ns

vom 27. Februar 2018 und Nr. 183ns vom 15. Juni 2018 über die Erhebung von Versicherungsprämien, Strafen und Bußgeldern

zu Lasten des Vermögens der versicherten juristischen oder natürlichen Person

Unternehmer,

(Gericht erster Instanz - Kozlova I.V.),

bei Teilnahme an einer Gerichtsverhandlung:

vom Antragsteller: nicht erschienen, mitgeteilt;

vom Betroffenen: nicht erschienen, benachrichtigt;

Eingerichtet:

Aktiengesellschaft „Ihre persönliche Bank“, vertreten durch den Konkursverwalter

State Corporation "Einlagenversicherungsagentur" (im Folgenden - der Antragsteller,

Unternehmen, VLBANK (JSC) wandte sich an das Schiedsgericht der Region Irkutsk mit

Antrag an die staatliche Einrichtung - die regionale Niederlassung Irkutsk

Sozialversicherungskasse der Russischen Föderation (Zweigstelle Nr. 13) (im Folgenden

interessierte Person, Institution, Stiftung) bei Ungültigkeitserklärung

Beschlüsse Nr. 62ns vom 27. Februar 2018 und Nr. 183ns vom 15. Juni 2018 über den Versicherungseinzug

Beiträge, Strafen und Bußgelder zu Lasten des Vermögens der versicherten juristischen Person oder

Einzelunternehmer.

Entscheidung Schiedsgericht Die Region Irkutsk hat die Anforderungen angegeben

zufrieden. Dekrete der staatlichen Institution - Irkutsk

regionale Zweigstelle der Sozialversicherungskasse der Russischen Föderation

Inkasso von Versicherungsprämien, Strafen und Bußgeldern zu Lasten des Vermögens des Versicherten –

juristische Person oder Einzelunternehmer Nr. 62ns vom 27. Februar 2018 und Nr.

183ns vom 15.06.2018 wurden als unvereinbar mit dem Bundesgesetz für illegal erklärt

obligatorische Sozialversicherung gegen Arbeitsunfälle und

Berufsbedingte Krankheit"(im Folgenden - Bundesgesetz N 125-FZ) durch den Versicherten

ist ein juristische Person jede Rechtsform (inkl

ausländische Organisation, die auf dem Gebiet tätig ist

der Russischen Föderation und Beschäftigung von Bürgern der Russischen Föderation) oder

eine natürliche Person, die sozialversicherungspflichtige Personen beschäftigt

Versicherung gegen Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten

der Versicherte ist nach dem festgelegten Verfahren und in einer bestimmten Ausführung verpflichtet

Organ der Sozialversicherungskasse der Russischen Föderation die Frist zu berechnen und zu überweisen

zum Versicherer Versicherungsprämien für die obligatorische Sozialversicherung gegen Unfälle

Arbeits- und Berufskrankheiten an den Sozialfonds

Russische Versicherung.

Kontrolle über die Aktivitäten des Versicherten bei Abschluss und Auszahlung der Versicherung

Beiträge gemäß Artikel 18 Absatz 2 Unterabsatz 8 des Bundesgesetzes N 125-

Das Bundesgesetz wird der Sozialversicherungskasse der Russischen Föderation und ihren anvertraut

Exekutivorgane.

Geschlossene Aktiengesellschaft "Flowers of Russia" (LLC "Flowers of Russia")

BESTELLUNG N 5

1. August 2012 Moskau

Bei der Durchführung einer Prüfung der Personaldokumentation

Um die Arbeit mit der Personaldokumentation zu optimieren, stellen Sie deren Übereinstimmung mit den Anforderungen des Arbeitsrechts und auf der Grundlage einer mit Best Consult LLC abgeschlossenen Auditvereinbarung fest

ICH BESTELLE:

1. Führen Sie vom 15. bis 17. August 2012 eine Prüfung der Personaldokumentation in der Personalabteilung von CJSC "Flowers of Russia" durch.

2. Bilden Sie eine Arbeitsgruppe bestehend aus:

Leiter der Gruppe - Leiter der Personalabteilung Davydov A.M.;

Stellvertretender Leiter der Gruppe - leitender Personalinspektor Sazonova I.G.;

Gruppenexperten:

Personalinspektor Morozova D.I.;

Personalinspektorin Rozanova N.V.;

Angestellter Muromova Ya.V.

3. Genehmigen Sie den Auditplan (Anhang N 1).

4. Ernennung von G. S. Mishin, stellvertretender Generaldirektor für allgemeine Angelegenheiten, zum Verantwortlichen für die Prüfung der Personaldokumentation.

5. Ernennen Sie die Person, die befugt ist, mit der Beratungsgesellschaft "Best Consult" LLC in Bezug auf die Durchführung einer Prüfung der Personaldokumentation zusammenzuarbeiten, den Leiter der Personalabteilung A. M. Davydov.

6. An den Leiter des Büros Kruglova M.S. auf Antrag des Leiters ausgestellt Arbeitsgruppe Davydova A.M. Dokumente über das Personal für die Prüfung gemäß den Anweisungen für die Büroarbeit von CJSC "Flowers of Russia" gemäß dem genehmigten Prüfungsplan.

7. Verpflichten Sie die Mitglieder der Arbeitsgruppe, Dokumente auszustellen, die personenbezogene Daten von Mitarbeitern enthalten, in Übereinstimmung mit den Regeln, die in der Verordnung über das Verfahren zum Umgang mit personenbezogenen Daten von Mitarbeitern der CJSC „Flowers of Russia“ festgelegt sind.

Generaldirektor K. A. Ivlewa

Im folgenden Artikel analysieren wir das Personalaudit am Beispiel einer Organisation (LLC) - dies hilft, das Verfahren korrekt durchzuführen. Zur Verdeutlichung fügen wir im Text des Artikels einen Link zum Download einer Mustervorschrift zur Durchführung einer Betriebsprüfung bei, die den Verfahrensplan widerspiegelt, und erklären Ihnen auch, was eine Personalprüfung ist, wer sie wie durchführt. Darüber hinaus haben wir ein Beispiel für einen Bericht über die Ergebnisse eines Audits in einer der Organisationen vorbereitet.

Das Konzept der Personalprüfung eines Unternehmens

viele Führungskräfte u Personalarbeiter daran interessiert, wie man ein Personalaudit in einer Organisation richtig durchführt. Dies liegt daran, dass die Gesetzgebung weder das Konzept einer Personalprüfung noch die Anforderungen für ihre Umsetzung enthält.

Allerdings aus den Bestimmungen des Absatzes 3 der Kunst. ein Bundesgesetz„Über die Prüfung …“ vom 30. Dezember 2008 Nr. 307, der den Begriff der Prüfung darlegt Jahresabschlüsse können wir schlussfolgern, dass ein Personalaudit ein Verfahren ist, das eine unabhängige Überprüfung beinhaltet:

Aktivitäten des Personaldienstes der Organisation;
die Richtigkeit der Erstellung von Personalunterlagen und des Abschlusses von Arbeitsverträgen mit Arbeitnehmern;
Einhaltung der Arbeitsschutzbestimmungen und des Arbeitsrechts.

Das Verfahren wird insbesondere im Zuge der Vorbereitung des Unternehmens auf eine Inspektion durch die Staatliche Arbeitsinspektion oder die Staatsanwaltschaft durchgeführt, um eine mögliche Überführung des Unternehmens und seiner Leitung in die von verschiedenen Stellen vorgesehene Verwaltungsverantwortung zu vermeiden der Kunst. 5.27, 5.27.1 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten der Russischen Föderation. Darüber hinaus ermöglicht Ihnen das Personalaudit der Organisation, Probleme in der Arbeit mit Personal und Personalmanagement zu erkennen und deren Auftreten in Zukunft zu verhindern.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Überprüfung der Personaldokumentation auf der Grundlage des Inhalts des Anhangs zum Erlass des Finanzministeriums der Russischen Föderation „Über die Definition von ...“ vom 9. März 2017 Nr. 33n erfolgt keine Art von Wirtschaftsprüfungsdiensten. Dementsprechend sind die Anforderungen des Bundesgesetzes Nr. 307 für diese Art Inspektionen sind nicht abgedeckt, daher ist es möglich, das Verfahren für Personalaudits vor Ort zu entwickeln. Gleichzeitig haben die Leiter von Organisationen einen gewissen Freiheitsgrad bei der Gestaltung von Aufgaben, Methoden und Ablauf dieses Verfahrens.

In welchen Fällen ist es ratsam, eine Personalprüfung eines Unternehmens durchzuführen?

Das angegebene Überprüfungsverfahren kann ohne offensichtliche Gründe durchgeführt werden, aber meistens sind die Gründe dafür:

Arbeitsgesetze ändern. Dies gilt beispielsweise für die Einführung neuer Gesetze, die zusätzliche Verpflichtungen, Verfahren und Dokumente festlegen.
Wechsel des Leiters der Personalabteilung oder einer anderen Person, die an der Personalarbeit in der Organisation beteiligt ist. In diesem Fall ist es ratsam, dem neuen Leiter der Personalabteilung Informationen darüber zu geben, welche Arbeiten in Zukunft zu erledigen sind.
Die Notwendigkeit, das Funktionieren des Personaldienstes zu optimieren, die Richtigkeit und Wirksamkeit seiner Aktivitäten zu überprüfen. Eine Prüfung erfolgt in diesem Fall, wenn Zweifel an der Ordnungsmäßigkeit der Arbeit des Personaldienstes bestehen. Dies ist beispielsweise in einer Situation angebracht, in der die Organisation bei der nächsten Inspektion durch die Aufsichtsbehörden für Verstöße im Bereich des Arbeitsrechts haftbar gemacht wurde.
Verfügbarkeit von Informationen über die bevorstehende Inspektion durch die Aufsichtsbehörden. Die Prüfung wird durchgeführt, um möglichen Bußgeldern vorzubeugen und die Erteilung von Weisungen an die Organisation zu verhindern.
Wechsel des Firmenchefs. Das Audit wird durchgeführt, damit das neue Management über den Stand der Dinge im Personaldienst informiert ist.

Aufgaben und Methoden der Personalrevision

Eine Aufgabe im weitesten Sinne ist eine Problemsituation mit einem klar definierten Ziel. Im engeren Sinne ist die Aufgabe das zu erreichende Ziel.

Die Aufgaben des Personalaudits sind:

Suche nach Problemen im Bereich des Personalmanagements und der Bildung von Wegen zu deren Lösung.
Bildung effektiver Methoden des Personalmanagements.
Anpassung der Personalaktenverwaltung und des Dokumentenflusses an die Anforderungen der aufsichtsrechtlichen Rechtsakte.
Reduzierung der Personalkosten.
Identifizierung möglicher personeller Risiken und Bedrohungen, Vermeidung möglicher Probleme in der Zukunft.

Prüfungsmethoden sind eine Reihe von Werkzeugen, mit denen Sie Ihre Ziele erreichen können. Herkömmlicherweise können sie in 2 Gruppen eingeteilt werden:

Organisatorisch, dh darauf ausgerichtet, Methoden zur Durchführung einer Prüfung im Unternehmen zu entwickeln.
Informativ, um die für die Prüfung erforderlichen Informationen zu erhalten.

Zu den organisatorischen Praktiken gehören:

Entwicklung von Prüfungsmethoden zur Durchführung umfassender Prüfungen;
Studium der rechtlichen und technologischen Merkmale des Aufbaus von Personalarbeit;
Ausbildung von zur Durchführung eines Audits berechtigten Spezialisten.

Zu den Informationsmethoden gehören:

Methoden zur Überwachung von Personalarbeit und Personalprozessen;
diagnostische Methoden (Testen, Befragen, Erhebung statistischer Daten, Analyse Arbeitsprozesse und Personaldokumentation);
Überprüfung der Übereinstimmung der Personaldokumentation mit den arbeitsrechtlichen Vorschriften.

Wer führt ein Audit der Personaldienstleistung durch und ist es möglich, es selbst durchzuführen?

Das Fehlen einer gesetzlichen Regelung der Personalprüfung gibt eine gewisse Freiheit bei der Wahl der Personen, die zur Durchführung des Verfahrens berechtigt sind. Welche Möglichkeiten gibt es in diesem Fall?

Es gibt mehrere davon:

Wenden Sie sich an die Experten einer Drittorganisation, die erfahrene und qualifizierte Auditoren mit Erfahrung in der Durchführung von Personalaudits beschäftigt. Dies ermöglicht eine externe Prüfung.
Stellen Sie einen geeigneten Spezialisten aus dem Personal des Unternehmens ein (der Titel der Position kann nach Ermessen des Unternehmensleiters gewählt werden) und führen Sie selbst eine Prüfung der Personalaktenverwaltung durch. In diesem Fall auditiert der Mitarbeiter die Organisation laufend oder in bestimmten Abständen (z. B. monatlich oder vierteljährlich). Einerseits bietet dieser Ansatz die Möglichkeit einer kontinuierlichen Überwachung des Zustands von Personalunterlagen, Personaldiensten usw., andererseits erfordert er die Suche nach einem kompetenten Spezialisten (Anwalt), der ihn entwickelt Arbeitsbeschreibung, konstante Vergütung seiner Arbeitskraft, Gewährung von Urlaub, Abzüge von Steuerzahlungen und Versicherungsprämien.
Richten Sie einen Prüfungsausschuss innerhalb der Organisation ein. Es wird aus den bestehenden Mitarbeitern gebildet und kann den Leiter der Personalabteilung, einen Buchhalter, einen Anwalt usw. umfassen.
Etablieren Sie eine Revisionsabteilung im Unternehmen. Diese Option ist mit bestimmten Materialkosten verbunden, da Sie nicht nur Mitarbeiter einstellen, sondern auch eine Abteilungsordnung entwickeln und ihre Aufgaben und Funktionen festlegen müssen. Geeignet für große Unternehmen.

Somit hat die Leitung der Organisation selbst das Recht zu entscheiden, ob ein Personalaudit durchgeführt wird oder nicht, und einen Spezialisten (oder eine Gruppe von Spezialisten) mit der Analyse zu ernennen Personaltätigkeiten Unternehmen.

Phasen des Personalaudits. Wie führe ich das Verfahren richtig durch?

Da das Gesetz weder verbindliche Verfahren zur Durchführung einer Abschlussprüfung noch einen einheitlichen Ablaufplan vorsieht, verfügt der Abschlussprüfer über einen erheblichen Ermessensspielraum. Aus diesem Grund spezialisiert kommerzielle Organisationen bieten je nach Kundenwunsch unterschiedliche Leistungspakete an.

Beispielsweise ist ein Express-Audit möglich, das 2 Stufen umfasst:

Ermittlung der Liste der vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Personaldokumente und Überprüfung ihrer Verfügbarkeit.
Erstellung eines Berichts, der eine Liste fehlender Personalunterlagen enthält und die Höhe eines möglichen Bußgeldes nach Überprüfung durch die Aufsichtsbehörden berechnet.

Es ist jedoch besser, eine vollständige Prüfung durchzuführen. Dieser Prozess beinhaltet:

Überprüfung der Verfügbarkeit von obligatorischen lokalen Gesetzen, Dokumenten, Identifizierung fehlender Dokumentation.
Prüfung aller in der Organisation vorhandenen Personaldokumente, Überprüfung der Übereinstimmung mit den Anforderungen aktuelle Gesetzgebung, Erkennung von Verstößen und Fehlern, auch bei der Systematisierung und Aufbewahrung von Personaldokumentationen.
Erstellung eines Berichts über die Ergebnisse der Prüfung, der Informationen über die begangenen Verstöße enthält. Der Bericht kann auch Schlussfolgerungen zur Risikobewertung festgestellter Verstöße, Empfehlungen zu deren Beseitigung, Vorschläge zur Optimierung der Arbeit enthalten.
Holen Sie sich eine Erklärung von Mitarbeiter die für den Personalaktenfluss zuständig sind, Durchführung von Aufklärungsgesprächen in Form von Vorträgen, Seminaren.
Durchführung von Arbeiten zur Behebung der festgestellten Mängel.

Es sollte verstanden werden, dass wir aufgrund des Fehlens einheitlicher Anforderungen an die Personalprüfung nur skizziert haben grober plan Verfahren, das entweder ergänzt oder reduziert werden kann. In dem Artikel werden wir weiter im Detail beschreiben, welche Art von Arbeit einige dieser Phasen vorsehen.

Prüfung auf Pflichtdokumentation

Dies ist die Hauptphase des Audits. Gleichzeitig liegt es in der Verantwortung des Arbeitgebers, die Verfügbarkeit eines bestimmten Pakets von Personaldokumenten sicherzustellen, und für deren Abwesenheit wird die administrative Verantwortung übernommen.

Insbesondere muss die Organisation über folgende Personalpapiere verfügen:

Arbeitsverträge mit Arbeitnehmern (Artikel 57 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation);
interne Arbeitsvorschriften (Artikel 189, 190 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation);
Arbeitsschutzanweisungen (Artikel 212 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation);
Lohnregulierung (Artikel 135 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation);
Urlaubsplan (Artikel 123 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation);
Arbeitszeitblatt (Art. 91, 99 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation);
ein Rechnungsbuch für die Bewegung von Arbeitsbüchern und Beilagen darin (Artikel 40 der Regeln, die durch das Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 16. April 2003 Nr. 225 genehmigt wurden).

Nach Abschluss der Abstimmung wird ein Bericht erstellt, der widerspiegelt, welche Dokumente vorhanden / nicht vorhanden sind, sowie Empfehlungen zur Verbesserung des Personalablaufs in der Organisation.

Sie kennen Ihre Rechte nicht?

Überprüfung der Dokumentation

Nach dem Abgleich der Dokumente wird die Richtigkeit ihrer Ausführung festgestellt. Die Regeln sind in verschiedenen Vorschriften enthalten, darunter im Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation. Der Inhalt eines Arbeitsvertrags bestimmt sich beispielsweise nach den Bestimmungen des Art. 57 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation.

Darüber hinaus wird die inhaltliche Übereinstimmung der Dokumentation mit den gesetzlichen Anforderungen geprüft. Beispielsweise kann es erforderlich sein, die Übereinstimmung des Gehaltsniveaus der Arbeitnehmer mit dem Mindestlohn zu überprüfen (das Gehalt sollte nicht unter dem gesetzlich festgelegten Indikator liegen). Darüber hinaus muss überprüft werden, ob die Mitarbeiter mit den in der Organisation verabschiedeten lokalen Gesetzen vertraut sind. Der Umfang der Inspektionen ist erheblich, da die Gesetzgebung viele Anforderungen an das Verfahren zur Führung von Personalakten stellt.

Erstellung des Berichts

Der Abschlussbericht ist ein wichtiges Dokument, das am Ende des Auditverfahrens in der Organisation erstellt wird. Die Form des Dokuments auf Gesetzgebungsebene ist nicht genehmigt, daher wird es in willkürlicher Form erstellt.

In dem Bericht gibt die Person, die die Prüfung durchgeführt hat, alle festgestellten Mängel wieder Personalaktenfluss. Je nach Umfang der Überprüfung kann es auch andere Informationen enthalten, z. B. eine Darstellung der identifizierten Risiken und mögliche Schritte zur Lösung der identifizierten Probleme.

In der Regel gliedert sich das Inhaltsdokument in 2 Blöcke:

im ersten werden die Ergebnisse der Überprüfung unterzeichnet, einschließlich der Ergebnisse der Überprüfung der obligatorischen Dokumente;
im zweiten - die Ergebnisse der Überprüfung von Dokumenten für jeden Mitarbeiter, bei denen Arbeitsverträge, persönliche Karten, die Tatsache der Einarbeitung in lokale Gesetze, der Inhalt und die Richtigkeit der Führung von Arbeitsbüchern analysiert werden.

Ein separater Block kann die Ergebnisse der Überprüfung der Einhaltung der Regeln und Anforderungen des Arbeitsschutzes in der Organisation sowie Informationen zur Einhaltung des obligatorischen Verfahrens enthalten medizinische Untersuchungen Mitarbeiter.

Der Bericht kann Details enthalten wie:

Name und Nummer des Dokuments;
Angaben zu den Personen, die das Audit durchgeführt haben;
Information über Fachliche Qualifikationen solche Personen, ihre Ausbildung usw.;
Unterschriften der Personen, die die Prüfung durchführen;
eine Liste möglicher Sanktionen für festgestellte Verstöße;
Empfehlungen zur Beseitigung von Verstößen.

Der Inhalt des Prüfungsplans in der Personalabteilung ist eine Musterbestimmung, in der er sich widerspiegelt

In der Regel ist der Prüfungsplan in der entsprechenden Bestimmung festgelegt, die vom Leiter der Organisation (Direktor, Generaldirektor, Präsident usw.) genehmigt wird.

Folgende Informationen spiegeln sich in der Prüfungsordnung wider:

Informationen darüber, wer und wann das Dokument genehmigt hat;
Titel des Dokuments;
allgemeine Bestimmungen mit Angaben zu den Aufgaben der Prüfung und dem Zweck des Dokuments;
der Umfang der Prüfung;
das Verfahren zur Durchführung eines Audits;
Schlussbestimmungen, die das Verfahren für das Inkrafttreten der Bestimmung und ihre Dauer bestimmen.

Ein Musterplan zur Durchführung eines Personalaudits, verankert in der Verordnung über den Personalaudit, kann hier heruntergeladen werden (ein Musterplan befindet sich in Abschnitt 2 „Umfang des Personalaudits“):

Audit in der Personalaktenverwaltung - ein Beispiel für einen Bericht über dessen Durchführung

Bericht Nr. 1

Zu den Ergebnissen des Personalaudits bei Romashka LLC

25.08.2018

Kommission bestehend aus:

Leiter der Personalabteilung Ivanov A. A.;

Hauptbuchhalter P. P. Petrov;

Leiter der Rechtsabteilung Sidorova S.S.

machte diese Handlung wie folgt:

Gemäß der Anordnung des Generaldirektors von Romashka LLC Nr. 1 vom 12. August 2018 führte die Kommission vom 15. bis 25. August 2018 eine Personalprüfung der Dokumentation der Personalabteilung von Romashka LLC durch.
Als Ergebnis des Personalaudits wurde festgestellt, dass die Personalabteilung von Romashka LLC im Allgemeinen die Anforderungen des Arbeitsrechts der Russischen Föderation erfüllt.
Es wurden jedoch die folgenden Verstöße festgestellt:
- es gibt kein Register der örtlichen Vorschriften;
- es gibt kein lokales Gesetz, das die beruflichen Verantwortlichkeiten eines Schweißers bei Romashka LLC definiert;
- es werden keine Bedingungen für die Aufbewahrung von Arbeitsbüchern geschaffen (es gibt keine Metallschränke);
- Es gibt keinen genehmigten Urlaubsplan für Mitarbeiter von Romashka LLC für 2018.
Fazit der Kommission: Die festgestellten Verstöße müssen beseitigt werden.
Dieser Bericht wird in zwei Exemplaren erstellt, von denen eines dem Leiter der Personalabteilung Ivanov A.A. übergeben wurde, das andere - dem Direktor von Romashka LLC Svintsov S.S.

Kommissionsmitglieder:

(Unterschrift) / Ivanov A. A. /

(Unterschrift) /Petrov P.P.

(Unterschrift) / Sidorov S. S. /

Die Durchführung eines Personalaudits ist somit nicht verpflichtend, aber in verschiedenen Situationen empfehlenswert. Dies ist beispielsweise wünschenswert bei der Ernennung einer neuen Leitung der Organisation, des Leiters der Personalabteilung oder der Aufnahme des Unternehmens in den Inspektionsplan der staatlichen Arbeitsinspektion. Die Durchführung einer Prüfung ermöglicht es, die Aufdeckung von Verstößen gegen die Personaldokumentation zu vermeiden und somit die administrative Verantwortung für deren Zulassung zu übernehmen. Ein Muster-HR-Auditplan, der in der unter dem obigen Link zum Download angebotenen Verordnung enthalten ist, ermöglicht es Ihnen, das Verfahren zur Durchführung eines Audits und die Liste der zu analysierenden Dokumente zu verstehen.