Regelungen zur strukturellen Aufteilung der Kommunikation. VI

Gepostet am 14.01.2018

Beginnen wir damit, zwei wichtige Details hervorzuheben:
1. Das Schreiben von Bestimmungen ist relevant, wenn es eine tatsächliche Aufteilung der Organisation in dieselben Einheiten gibt.
2. Das Vorhandensein der betreffenden Bestimmungen ist für die Organisation nicht erforderlich.

Strukturelle Unterteilung der Organisation - in der vorgeschriebenen Weise zugewiesen, aber nicht mit Zeichen versehen juristische Person und kein separater Teil des Unternehmens, dem eigenständige Aufgaben, Funktionen und Verantwortlichkeiten zugewiesen werden.

Das Hauptkriterium für die Trennung eines Teils des Unternehmens (Mitarbeiter) in eine separate Struktur ist die Zuweisung besonderer Aufgaben und Funktionen an ihn sowie die Zuweisung besonderer Befugnisse, die zur Lösung dieser Probleme erforderlich sind.

Die Führungspraxis zeigt, dass es möglich ist, Arbeit effektiv zu organisieren und Kontrolle auszuüben, wenn nicht mehr als 8-10 Mitarbeiter einer Führungskraft direkt unterstellt sind. Daher ist es wünschenswert, große Abteilungen in kleinere strukturelle Einheiten zu unterteilen:

Management - Abteilungen, Dienste;
Workshops - Sektoren, Sektionen;
Abteilungen - Abteilungen, Sektoren, Abteilungen.

am wichtigsten Bestandteil Bestimmungen ist die Abgrenzung von Verantwortungsbereichen und die Straffung der Beziehungen zwischen den Abteilungen. Versuchen Sie, Ihre bestehenden "Rechtecke" (strukturelle Unterteilungen) mit Linien zu verbinden, die ihre Verbindungen anzeigen. Holen Sie sich ein Bild, das einem Netz ähnelt. Und wenn Sie die Bandbreite der Themen analysieren, zu denen Interaktionen stattfinden, dann bin ich sicher, dass Sie viele „leere“ (Informationen werden von der jeweiligen Abteilung einfach nicht benötigt) und sich überschneidende Links finden werden. Aber die Organisationsstruktur und insbesondere die zu entwickelnden Regelungen zielen gerade darauf ab, diese Informationsflüsse zu straffen, die Zeit vom Ausführenden zum Manager und zurück zu verkürzen und letztlich die Qualität und Geschwindigkeit der Entscheidungsfindung zu verbessern .

Erstens , bestimmen Sie die Aufgaben, für die eine Struktureinheit erstellt wird. Die ihm gestellten Aufgaben sollten real sein, auch wenn sie in diesem Stadium unmöglich erscheinen, aber im Prinzip machbar. Bei der zukünftigen Besetzung dieser Einheit mit Mitarbeitern bewerten Sie die Mitarbeiter auf ihre Fähigkeit, Aufgaben zu lösen, stellen fest, ob es notwendig ist, externe Spezialisten oder genügend eigene Humanressourcen zu gewinnen, und planen auch die Mitarbeiterschulung.

Zweitens , bestimmen Sie die Funktionen (Aktionen), die die Einheit ausführen muss, um die Aufgaben zu lösen.

Drittens , gleichartige Funktionen in getrennten Bereichen zusammenfassen, den Personalbedarf durch Verteilung von Funktionen auf virtuelle Mitarbeiter und die Berechnung der Zeitvorgaben für deren Durchführung (oder auf andere Weise) ermitteln, die Möglichkeit der Steuerung durch den Bereichsleiter analysieren die Erfüllung aller der Einheit zugeordneten Funktionen und festzustellen, ob eine Bedarfsbildung innerhalb der Einheit kleinerer Struktureinheiten besteht.

Reichen Sie nach Abschluss dieser Arbeiten den Entwurf der „Vorschriften“ zur Genehmigung bei den interessierten Abteilungen ein (sie wurden in der vorherigen Arbeitsphase festgelegt). Sammeln Sie Kommentare und Vorschläge. Analysieren Sie sie, wenn sie bedeutsam und konstruktiv sind (seien Sie vorsichtig, weil Sie anderen Führern einige Befugnisse entziehen, was ihnen ihren Status der Unentbehrlichkeit nehmen kann), dann bilden Sie die sogenannte „Schlichtungskommission“, lösen Sie alle Meinungsverschiedenheiten auf Inhalt.

Zur Compliance-Überprüfung an die Rechtsabteilung senden aktuelle Gesetzgebung und nachdem Sie eine positive Antwort erhalten haben, genehmigen Sie das Dokument vom Leiter.

In einigen Organisationen, häufiger in staatlichen und kommunalen Körperschaften oder Haushaltsinstitutionen, wird das Verfahren zur Ausarbeitung und Genehmigung der Verordnungen durch ein separates Dokument „Anweisungen zum Verfahren zur Erstellung, Zustimmung und Genehmigung der Verordnungen über strukturelle Abteilungen“ festgelegt.

Es ist möglich, bei der Ausarbeitung der Verordnungen einen anderen, einfacheren Weg zu gehen. Und nehmen Sie als Grundlage das „Qualifikationsverzeichnis der Positionen von Führungskräften, Spezialisten und sonstigen Mitarbeitern“, aus dem sich die wesentlichen Aufgaben und Funktionen der Einheit ableiten lassen Offizielle Pflichten relevanten Managern und Fachleuten und umgekehrt. Gleichzeitig müssen die Aufgaben und Funktionen der Struktureinheit in Bezug auf Ihre Organisation geklärt und ergänzt werden. Beispielsweise werden die Funktionen der Abteilung Marketing und Werbung durch Addition der Tätigkeitsbereiche der Leiter der Abteilung Marketing und Werbung entsprechend den dieser Abteilung zugewiesenen Aufgaben und unter Berücksichtigung der baulichen Besonderheiten bestimmt und Aktivitäten dieses Unternehmens.

Die Hauptsache ist ein informeller Ansatz bei der Entwicklung der Verordnungen. Übermäßige Bürokratie, die Verwendung von standardisierten, gestempelten Formulierungen, wird dazu führen, dass ein Mitarbeiter, sobald er sich bei der Einstellung mit einem solchen Dokument vertraut gemacht hat, nie wieder darauf verweisen wird und sich dementsprechend in Zukunft nicht mehr darauf verlassen wird Arbeit.

Die Verantwortung für die Erarbeitung von Regelungen zur Strukturaufteilung wird in der Regel der Abteilung Organisation und Entlohnung, in Abwesenheit der Personalabteilung oder der Rechtsabteilung übertragen.

Die Verordnung sollte definieren: die Reihenfolge der Erstellung und Rechtsstellung Untergliederungen in der Ionisationsstruktur des Unternehmens; die Struktur des Referats und seine Personalausstattung; Aufgaben, Funktionen, Rechte und Verantwortlichkeiten sowie das Verfahren für das Zusammenwirken der Einheit mit anderen Strukturen der Organisation.

Wie aus der Definition hervorgeht, kann die Verordnung aus folgenden Abschnitten bestehen:

Allgemeine Bestimmungen.
Struktur und Personal.
Aufgaben.
Funktionen.
Rechte.
Interaktion.
Verantwortung.

Die vorgegebene Struktur des Dokuments wird empfohlen. In der Praxis kann das Reglement mehr oder weniger Abschnitte enthalten (können hinzugefügt werden: Vermögen und Vermögen (Budget), Lohnbedingungen, Arbeitsorganisation, Genehmigungs- und Änderungsverfahren usw.).

Als Beispiel seien hier einige Beispiele für Musterbestimmungen genannt:

Ausarbeitung und Vollzug von Reglementen zur Struktureinheit der Organisation

VORSCHRIFTEN über strukturelle Unterteilungen von SOOO FMS

ZUGELASSEN

Hauptversammlung der Vorstandsmitglieder

Protokoll Nr. ___

aus _______________

Vorsitzende

_________________

POSITION

über strukturelle Teilungen

Swerdlowsk regional öffentliche Organisation

"VERBAND DES MOTORRADSPORTS"

Stadt Jekaterinburg

1. ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN

1.1 Diese Bestimmung regelt die Gründung, die Zusammensetzung, das Arbeitsschema, die Arbeitsweise und die Auflösung von Struktureinheiten der regionalen öffentlichen Organisation „Motorradsportverband“ von Swerdlowsk, im Folgenden als Organisation bezeichnet.

1.2 Strukturelle Unterabteilungen gemäß Absatz 4 der aktuellen Satzung der Organisation sind Kommissionen, Zweigstellen und Repräsentanzen.

1.3 Strukturabteilungen sind keine selbstständigen juristischen Personen, sie üben ihre Tätigkeit auf der Grundlage dieser Bestimmung aus.

1.4 Strukturabteilungen können mit dem Vermögen der Organisation ausgestattet werden, das in einer gesonderten Bilanz der Abteilung und in der Bilanz der Organisation ausgewiesen wird. Das Eigentum der Struktureinheit ist Eigentum der Organisation.

1.5 Der Leiter der Struktureinheit wird vom Vorstand der Organisation für einen Zeitraum von 1 Jahr ernannt und handelt auf der Grundlage einer vom Vorsitzenden des Vorstands der Organisation ausgestellten Vollmacht.

1.6 Die Anzahl, Struktur und internen Regelungen der Struktureinheit werden auf der Grundlage des Bedarfs des Leiters der betreffenden Struktureinheit im Einvernehmen mit dem Vorstand der Organisation festgelegt.

1.7 Bauabteilungen pflegen ihre Dokumentation. Kopien der vom Leiter der Struktureinheit beglaubigten Dokumente werden im Vorstand der Organisation aufbewahrt.

1.8 Strukturelle Einheiten arbeiten unter der direkten Aufsicht der Mitglieder des Vorstands der Organisation und sind dem Vorstand der Organisation rechenschaftspflichtig.

1.9 Unter den strukturellen Abteilungen wird der Vorrang der Kommissionen anerkannt.

1.10 Strukturabteilungen werden durch Beschluss des Vorstands der Organisation geschaffen und aufgelöst.

2 PROVISIONEN.

2.1 Provisionen werden in sportliche und nicht-sportliche Provisionen unterteilt.

2.1.1 Sportkommissionen werden nach dem Prinzip der Zugehörigkeit zu den Sportdisziplinen des Motorradsports gebildet.

2.1.2 Nichtsportliche Kommissionen werden nach dem Prinzip der Durchführung der nichtsportlichen Aktivitäten der Organisation gebildet (Schiedsrichterkommission, Streitkommission, Veteranenrat, Kuratorium usw., mit Ausnahme der Rechnungsprüfungskommission). .

2.3 Leitet die Kommission, der Vorsitzende der Kommission, im Folgenden der Vorsitzende.

2 4 Die Zahl der Mitglieder der Kommission beträgt mindestens drei Mitglieder einschließlich des Vorsitzenden.

2.5 Der Vorsitzende der Kommission befindet sich an dem Ort, an dem sich das Sekretariat der Organisation befindet.

2.6 Die Zuständigkeit der Sportkommissionen umfasst:

Erhebung von Daten über Athleten, die an Wettkämpfen in der jeweiligen Disziplin teilnehmen;

Formation Kalenderplan Wettkämpfe und Sportveranstaltungen in der entsprechenden Disziplin;

Interaktion mit den Organisatoren der Wettbewerbe;

Pflege einer Datenbank mit Protokollen von Wettkämpfen und Sportveranstaltungen;

Pflege einer Datenbank zu Sportverletzungen;

Organisatorische methodische Unterstützung von Sportlern und Organisatoren von Wettkämpfen und Sportveranstaltungen;

Unterbreitung von Vorschlägen zur Entwicklung von Kriterien zur Bewertung der Durchführung von Wettkämpfen und Sportveranstaltungen und deren Bewertung;

Sicherheitskontrolle bei Wettkämpfen und Sportveranstaltungen;

Entwicklung von Vorschlägen zur Zusammensetzung der Nationalmannschaft des Gebiets Swerdlowsk in der entsprechenden Disziplin des Motorradfahrens;

Erarbeitung von Vorschlägen zur Durchführung von Trainingscamps in der relevanten Disziplin des Motorradsports;

Erarbeitung von Vorschlägen zur Benennung von Kampfrichtern für Wettbewerbe in der einschlägigen Disziplin des Motorradsports;

Zusammenfassung der Ergebnisse verschiedener Wettbewerbe und Sportveranstaltungen in der jeweiligen Disziplin des Motorradsports.

2.7 Die Zuständigkeit der nichtsportlichen Kommissionen umfasst:

Erarbeitung von Vorschlägen zur Konzeption und Entwicklungsstrategie des jeweiligen Tätigkeitsbereichs;

Führen eines Verzeichnisses der Mitglieder relevanter Kommissionen;

Bestellung von Sportrichtern für Wettkämpfe (Richterkommission);

Organisation, Abhaltung und Entsendung von Mitgliedern der einschlägigen Kommissionen zu Fortbildungsseminaren im jeweiligen Tätigkeitsbereich;

Vertretung von Mitgliedern der Organisation oder anderer Organisationen, rechtliche und Einzelpersonen für die Förderung durch die Organisation.

3 ZWEIGE.

3.2 Die Tätigkeit der Zweigstelle wird durch die Satzung der Organisation und dieses Reglement geregelt.

3.4 Die Zweigstelle vereint die Mitglieder der Organisation, die Repräsentanz auf territorialer Basis und steuert deren Aktivitäten im Rahmen ihrer Zuständigkeit.

3.5 Die Zuständigkeit des Zweigstellenleiters umfasst:

Ausübung repräsentativer Funktionen bei Wettkämpfen, offiziellen Sport- und sonstigen Veranstaltungen;

Entwicklung von Vorschlägen für die Einrichtung von Repräsentanzen auf seinem Territorium;

Einberufung eines Treffens von Vertretern und Mitgliedern der Organisation im Bereich ihrer territorialen Verantwortung, um Vorschläge zu entwickeln und verschiedene Probleme im Zusammenhang mit den Aktivitäten der Zweigstelle und der Organisation zu lösen;

Lösung anderer Angelegenheiten, die nicht in die ausschließliche Zuständigkeit der Versammlung fallen und für die Aktivitäten der Zweigstelle notwendig sind;

Entwicklung von Vorschlägen in der Kommission zur Aufnahme von Sportveranstaltungen in den Kalender;

4 DARSTELLUNGEN.

4.1 Die Vertretung der Organisation, im Folgenden als Vertretung bezeichnet, ist eine strukturelle Untergliederung der Organisation, die auf der Grundlage des Territorialprinzips direkt in der Organisation tätig ist Gemeinde oder Bezirk, am Standort der Repräsentanz.

4.2 Die Aktivitäten des Repräsentanzbüros werden durch die Satzung der Organisation und dieses Reglement geregelt.

4.3 Repräsentanzen sind Teil der Zweigstellen oder bestehen unabhängig und unterstehen direkt dem Vorstand der Organisation.

4.4 Leiter der Repräsentanz ist der Repräsentant.

4.4 Die Zuständigkeit des Vertreters umfasst:

Ausübung von Rechten und Pflichten im Namen der Organisation;

Ausführung von Entscheidungen des Vorstands der Organisation;

Ausübung repräsentativer Funktionen bei Wettkämpfen bei offiziellen Sport- und anderen Veranstaltungen;

Verfügung über das übertragene Eigentum der Organisation und Kontrolle über dessen Verwendung;

Einberufung einer Versammlung von Mitgliedern der Organisation im Bereich ihrer territorialen Verantwortung, um Vorschläge zu entwickeln und verschiedene Probleme im Zusammenhang mit den Aktivitäten der Repräsentanz und der Organisation zu lösen;

Durchführung von Beschlüssen von Mitgliederversammlungen der Organisation eines bestimmten Gebiets und Vorlage dieser Beschlüsse beim Vorstand der Organisation;

Lösung anderer Probleme, die nicht in die ausschließliche Zuständigkeit der Versammlung fallen und für die Aktivitäten der Repräsentanz notwendig sind;

Entwicklung von Vorschlägen in der Kommission zur Aufnahme von Sportveranstaltungen in den Kalender;

Nominierung ihrer Kandidaten an die Mitglieder der Kommissionen.

Regelungen zur baulichen Einheit (Dienstleistung)

(Dienstleistungen) lassen sich klassifizieren in:

Vorschriften über bauliche Teilungen;

Regelungen über Kollegial- und Beratungsgremien sowohl Management (Verwaltungsrat, Vorstand) als auch spezialisiert
(wissenschaftlicher Rat, wissenschaftlich-technischer Rat usw.);

provisorische Institutionen(Sitzungen, Kommissionen, Räte).

Textstruktur die Bestimmungen über die Teilung (Dienst) sind nicht normativ festgelegt. Eine ziemlich stabile Struktur, die durch die Praxis entwickelt wurde, enthält nur Bestimmungen zu Abteilungen, einschließlich der folgenden Abschnitte:

1. Allgemeine Bestimmungen.

2. Hauptaufgaben.

3. Funktionen.

4. Rechte und Pflichten.

5. Verantwortung.

6. Beziehungen.

Im Kapitel "Allgemeine Bestimmungen" der vollständige offizielle Name der Einheit, das Datum, die Nummer und der Name des Rechtsakts, auf dessen Grundlage die Einheit gegründet wurde und tätig ist, was ihre Aktivitäten leitet, wer leitet und
wem er unterstellt ist, das Verfahren zur Ernennung und Entlassung des Leiters der Einheit, das Vorhandensein eines Siegels in der Einheit.

Im Kapitel "Hauptaufgaben" die Hauptprobleme, die von der Unterabteilung gelöst werden, und die Bestimmung der Art und Richtung der Aktivitäten der Unterabteilung werden aufgelistet.

Im Kapitel "Funktionen" Tätigkeiten oder Arten von Arbeiten angegeben sind,
die die Einheit zur Erfüllung ihrer Aufgaben erbringen muss. Funktionen sollten vollständig widerspiegeln
die Besonderheiten der Abteilung.

Im Kapitel "Rechte und Pflichten" listet die Rechte auf, die der Einheit in der Person ihres Leiters zustehen.

Im Kapitel "Verantwortung" legt die Arten der disziplinarischen, gegebenenfalls administrativen und strafrechtlichen Haftung fest, die der Leiter der Einheit tragen kann
bei Nichterfüllung ihrer Pflichten.

Im Kapitel "Beziehungen" die Informations- und Dokumentationsflüsse der Unterabteilung geregelt sind; die wichtigsten von ihm erstellten Dokumente; es wird angegeben, mit welchen Abteilungen und Organisationen Interaktionen durchgeführt werden, welche Informationen die Abteilung erhält und präsentiert, die Häufigkeit und der Zeitpunkt der Übermittlung; in welcher Reihenfolge und von wem die auftretenden Meinungsverschiedenheiten berücksichtigt werden.

Vorschriften über die Teilung problematisch auf dem allgemeinen Briefkopf der Organisation. Verpflichtend Details dieser Art von Dokumenten sind: der Name der Organisation, der Name der Art des Dokuments, das Datum und die Nummer des Dokuments, der Ort der Erstellung, der Titel des Textes, die Unterschrift, der Genehmigungsstempel. Regelungen zu Teilungen Schild Abteilungsleiter, zugelassen der Leiter der Organisation.

Arbeitsbeschreibung

Arbeitsbeschreibung- ein Rechtsakt, der von einer Organisation erlassen wurde, um den organisatorischen und rechtlichen Status eines Mitarbeiters, seine Pflichten, Rechte und Verantwortlichkeiten zu regeln und Bedingungen für seine effektive Arbeit zu schaffen.

Stellenbeschreibungen werden für alle Positionen entwickelt, die in der Besetzungstabelle vorgesehen sind.

Text Die Stellenbeschreibung besteht aus folgenden Abschnitten:

1. Allgemeine Bestimmungen.

2. Berufliche Verantwortlichkeiten.

4. Verantwortung.

5. Beziehungen.

Kapitel "Allgemeine Bestimmungen" beinhaltet: die Bezeichnung der Stelle mit der Bezeichnung der Struktureinheit; wem der Mitarbeiter direkt unterstellt ist; das Verfahren zur Ernennung und Entlassung aus dem Amt; eine Liste von regulatorischen, methodischen und anderen Dokumenten, die den Mitarbeiter in dieser Position leiten; benötigte Qualifikationen(Bildungsniveau, Berufserfahrung); Anforderungen an den Mitarbeiter in Bezug auf besondere Kenntnisse.

Im Kapitel "Amtliche Verpflichtungen" der spezifische Inhalt der Tätigkeiten des Mitarbeiters wird festgelegt, die Arten der Arbeit, die der Mitarbeiter in dieser Position verrichtet, die Art der durchgeführten Maßnahmen („verwalten“, „vorbereiten“, „genehmigen“, „erwägen“, „durchführen“, „ sicherstellen“ usw.).

Im Kapitel "Rechte" Die Befugnisse des Arbeitnehmers werden festgelegt, um die Erfüllung der ihm übertragenen Pflichten sicherzustellen:

das Recht, bestimmte Entscheidungen zu treffen, Weisungen zu bestimmten Angelegenheiten zu erteilen, Dokumente im Rahmen der ihm übertragenen Befugnisse selbstständig zu unterzeichnen, das Recht, sich mit Vorschlägen an die Leitung zu wenden; Vertretung im Namen einer Unterabteilung oder Institution in anderen Organisationen und die Grenzen der Vertretung; das Recht, an Sitzungen teilzunehmen, bei denen Fragen im Zusammenhang mit seiner Zuständigkeit behandelt werden, das Recht, für die Arbeit notwendige Informationen (statistisch, wirtschaftlich usw.) anzufordern, sowie das Recht, bestimmte Maßnahmen von anderen Mitarbeitern zu verlangen.

Im Kapitel "Verantwortung" die Kriterien für die Bewertung der Arbeit und das Maß der Eigenverantwortung des Mitarbeiters festgelegt werden.

Wir schreiben das Reglement auf die Einheit und die Stellenbeschreibung

Bewertungskriterien sind objektive Indikatoren, die die Qualität und Aktualität der Arbeit charakterisieren. Die Verantwortung eines Mitarbeiters richtet sich nach geltendem Recht und kann disziplinarischer, administrativer oder strafrechtlicher Natur sein.

Im Kapitel "Beziehungen" angeben: von wem, an was
Bedingungen und welche Informationen der Mitarbeiter erhält; an wen, was und in
welche Begriffe darstellen; mit wem er die in Vorbereitung befindlichen Dokumentenentwürfe abstimmt; Mit wem macht das Training?
Dokumente und andere Fragen der Informationsbeziehungen des Mitarbeiters mit anderen Abteilungen, Personen, Organisationen.
Arbeitsbeschreibung problematisch auf dem allgemeinen Briefkopf der Organisation.

Verpflichtend Angaben zur Stellenbeschreibung sind: der Name der Organisation, der Name der Struktur
Unterteilungen, Datum, Dokumentennummer, Erstellungsort, Titel des Textes, Unterschrift, Genehmigungsstempel. Arbeitsbeschreibung Zeichen Leiter der Struktureinheit
und zugelassen der Leiter (stellvertretender Leiter) der Organisation - der Kurator dieser Einheit oder der Leiter
Struktureinheit, wenn ihr dieses Recht eingeräumt wurde.

Werden befürwortet Stellenbeschreibungen der Leiter der betroffenen Abteilungen und juristische Dienstleistung(Rechtsanwalt)
auch andere Beamte, von deren Handlungen ihre Ausführung abhängen kann. Datum der Stellenbeschreibung ist das Datum seiner Genehmigung.

Vorschriften

Verordnung - ein Rechtsakt, der das Verfahren für die Aktivitäten der Leitung einer Organisation, eines Kollegial- oder Beratungsorgans festlegt. Der Verordnungstext besteht aus Abschnitten, Absätzen und Unterabsätzen, die durch arabische Ziffern gekennzeichnet sind. Die Vorschriften für die Arbeit eines Kollegial- oder Beratungsorgans bestimmen: den Status eines Kollegial- oder Beratungsorgans; Arbeitsplanungsverfahren; das Verfahren zur Vorbereitung von Materialien zur Prüfung bei der Sitzung; Einreichung von Materialien zur Prüfung; Verfahren zur Prüfung von Materialien und Entscheidungsfindung bei der Sitzung; Protokollierung der Sitzung; Registrierung von Entscheidungen eines Kollegial- oder Beratungsorgans; das Verfahren zur Übermittlung von Entscheidungen an die Testamentsvollstrecker; logistische Unterstützung der Treffen. Die Verordnung wird erstellt auf dem Briefkopf der Einrichtung. Verpflichtend Voraussetzungen sind: Name der Institution, Name des Kollegial- oder Beratungsgremiums, Art des Dokuments, Datum des Dokuments, Dokumentnummer, Erstellungsort, Genehmigungsstempel, Text, Unterschrift.

Reglemente sind genehmigt der Leiter einer Organisation oder der Leiter eines Kollegial- oder Beratungsgremiums. In Vorbereitung sind die Vorschriften Diskussionsphase bei einer Sitzung von Mitgliedern eines Kollegial- oder Beratungsgremiums, sowie Harmonisierung mit interessierten Fachabteilungen und Rechtsdienst.

Personal

Personal- ein Rechtsakt, der die Struktur, Anzahl und bestimmt offizielle Struktur Mitarbeiter der Organisation mit Angabe der offiziellen Gehälter (in öffentliche Einrichtungen- mit Angabe der Kategorie nach dem Einheitstarif).

Personal problematisch auf DIN-A4-Standardblättern im Querformat mit den Angaben des allgemeinen Formulars: Name der Organisation, Name des Dokumententyps, Datum, Dokumentennummer, Ort der Erstellung, Titel des Textes, Unterschrift, Genehmigungsstempel. Der Titel des Textes gibt das Jahr an, für das die Personal. Text Die Personalbesetzung ist tabellarisch zusammengestellt. Die Codes und Namen der strukturellen Abteilungen und Positionen, die Anzahl der Einheiten im Staat, das Beamtengehalt, die Zulagen und der monatliche Gehaltsfonds für Beamtengehälter sind angegeben.

Verantwortung für die Vorbereitung der Personalbesetzung liegt bei der Personalabteilung (Personalservice). Personalprojekt befürwortet Abteilungsleiter, Hauptbuchhalter, Rechtsdienst, Stellvertreter des Leiters der Organisation.

Personal Zeichen Leiter der Personalabteilung u zugelassen der Leiter der Organisation durch Anbringen des Dienstsiegels (bzw. Siegels der Organisation) auf dem Zulassungsstempel.

Anweisung

Anweisung- ein Rechtsakt, der die geltenden Vorschriften enthält
organisatorische, wissenschaftlich-technische, technologische, finanzielle und andere besondere Aspekte der Tätigkeit von Institutionen, Organisationen, Unternehmen, deren Abteilungen, Diensten, Beamten.

Text Die Anweisung besteht aus Abschnitten, die Überschriften haben und in Absätze und Unterabsätze unterteilt sind, die mit arabischen Ziffern nummeriert sind.

Der Text der Anweisung sollte mit einem Abschnitt „Allgemeine Bestimmungen“ beginnen, der die Zwecke und Gründe für die Ausstellung des Dokuments, den Umfang der Verbreitung, die Gründe für die Entwicklung und andere allgemeine Informationen darlegt. Im Weisungstext werden die Wörter „sollte“, „sollte“, „notwendig“, „nicht erlaubt“, „verboten“ usw. verwendet.

Anweisungen ausgegeben werden auf dem Briefkopf der Organisation. Die Überschrift der Anweisung gibt den Gegenstand oder Themenbereich an, für den ihre Anforderungen gelten, zum Beispiel: „Anweisung zur Wartung Buchhaltung im Unternehmen."

Anweisung Zeichen dem Leiter der Struktureinheit, die es entwickelt hat, und ist genehmigungspflichtig. Anweisungen befürwortet die Leiter aller interessierten Abteilungen, der Rechtsdienst, der stellvertretende Leiter, der für die Leitung der Tätigkeit zuständig ist, die sich auf den Inhalt der Unterweisung bezieht. Zugelassen Anweisungen des Leiters der Organisation.

Anleitungsdokumente können auch "Regeln", "Vorschriften" genannt werden.

Entwicklung eines Reglements zur Struktureinheit der Organisation

Bei der Erstellung der Struktur eines (globalen) Unternehmens müssen nicht nur die Funktionen jeder Struktureinheit definiert, sondern auch im entsprechenden Dokument festgelegt werden. Die Verordnung über die Struktureinheit ist genau das Dokument, das Folgendes festlegt: das Verfahren zur Schaffung einer Einheit, den rechtlichen Status der Einheit in organisatorische Struktur Unternehmen, Aufgaben und Funktionen der Einheit, Rechte der Einheit, Beziehungen zu anderen Einheiten des Unternehmens, Verantwortung der Einheit.

Daher können die Zuständigkeiten für die Ausarbeitung von Vorschriften der Personalabteilung, der Rechtsabteilung usw. zugewiesen werden. Es kann nicht gesagt werden, dass der Gesetzgeber Anforderungen an die Vorbereitung und Durchführung einer Verordnung an einer Struktureinheit festlegt. Und das ist richtig, denn das Unternehmen muss seine eigene Managementstrategie eigenständig erstellen. Die Praxis hat mehrere Modelle von Regelungen zu den Unternehmensbereichen entwickelt. Eines der gebräuchlichsten ist das Modell, das die folgenden Abschnitte enthält:

1. Allgemeine Bestimmungen.
2. Struktur und Personalausstattung des Referats.
3. Aufgaben der Einheit.
4. Funktionen der Division.
5. Die Rechte der Teilung.
6. Beziehungen (Dienstleistungsbeziehungen) der Einheit zu anderen Einheiten des Unternehmens.
7. Verantwortung der Einheit.

Betrachten wir die Hauptelemente des Textes am Beispiel der Gestaltung der Position nach dem obigen Modell.

Positionslayout

(1) Name des Unternehmens, der Organisation, der Institution. Der Name des Unternehmens (Organisation, Institution), das der Urheber des Dokuments ist, muss dem entsprechen, der in den Gründungsdokumenten verankert ist. Wenn der abgekürzte Name in den konstituierenden Dokumenten festgelegt ist, wird er auch im Dokument angegeben, jedoch unter dem vollständigen Namen (in Klammern). Für den Fall, dass der Urheber eine eigenständige strukturelle Unterabteilung des Unternehmens ist (Zweigniederlassung, Repräsentanz), wird sein Name unter den Namen des Unternehmens gesetzt. Daran erinnern, dass gemäß Artikel 55 des Bürgerlichen Gesetzbuchs der Russischen Föderation eine Zweigniederlassung eine separate Unterabteilung einer juristischen Person ist, die sich außerhalb ihres Standorts befindet und alle oder einen Teil ihrer Funktionen, einschließlich der Funktionen einer Repräsentanz, wahrnimmt.

Vertretung bedeutet wiederum eine außerhalb ihres Sitzes gelegene gesonderte Unterabteilung einer juristischen Person, die die Interessen der juristischen Person vertritt und wahrt.

(2) Geier der Zustimmung. Vorschriften über die wichtigsten strukturellen Abteilungen des Unternehmens werden vom Direktor genehmigt. Die Position einer Unterabteilung innerhalb der Hauptunterabteilung (z. B. ein Büro innerhalb einer Abteilung) kann vom Leiter der Hauptunterabteilung genehmigt werden, wenn sich diese Befugnis in seiner Stellenbeschreibung oder der von ihm geleiteten Unterabteilungsordnung widerspiegelt.

Der Genehmigungsstempel des Dokuments muss bestehen aus:

1. Worte, die ICH STIMME (ohne Anführungszeichen);

2. Berufsbezeichnung der Person, die das Dokument genehmigt;

3. Unterschriften, Initialen, Nachnamen des Beamten;

4. Genehmigungstermine.

In der Regel genehmigt die Anordnung des Unternehmensleiters zur Schaffung einer Struktureinheit gleichzeitig die Position. Der Zulassungsstempel besteht in diesem Fall aus:

1. die Worte GENEHMIGT (ohne Anführungszeichen);

Vorschriften über die baulichen Einteilungen

der Name des genehmigenden Dokuments im Nominativ;

3. Daten des Dokuments und seine Nummer. Zum Beispiel: GENEHMIGT Auftrag Generaldirektor LLC "Zustimmung" vom 22.03.00 Nr. 31

(3) Name der Struktureinheit. Wenn das Wort "VERORDNUNG" der Name des Dokumententyps ist, dann ist das Attribut (3) eine Überschrift zum Text. Es enthält Zusammenfassung Dokument und stimmt mit dem Namen des Dokumenttyps überein. Zum Beispiel die Position der Finanzabteilung. Eine strukturelle Unterabteilung eines Unternehmens ist ein offiziell zugewiesenes Leitungsorgan für einen Teil eines Unternehmens mit eigenständigen Aufgaben, Funktionen und Verantwortung für die Erfüllung der ihm übertragenen Aufgaben. In diesem Fall handelt es sich um Struktureinheiten eines Unternehmens, die nicht alle Merkmale einer juristischen Person aufweisen und keine separaten Unternehmensbereiche sind.

Unterscheiden die folgenden Arten Strukturelle Einteilung:

1. Verwaltung.

2. Dienstleistungen.

5. Zweige.

7. Labore.

8. Sektoren.

9. Grundstücke.

Die Erstellung einer bestimmten Einheit hängt davon ab verschiedene Faktoren. Zunächst einmal ist es die Lohnsumme der Mitarbeiter. Die Begründung für die Bildung einer Unterteilung ist in der Regel an die Normen für die Anzahl der Mitarbeiter gebunden. Sie dienen nur dazu, die erforderliche Anzahl von Mitarbeitern einer bestimmten Einheit, die Festlegung der beruflichen Verantwortlichkeiten und die Arbeitsverteilung zwischen den Darstellern zu bestimmen. So wird beispielsweise in Unternehmen mit einer durchschnittlichen Mitarbeiterzahl von über 700 Personen ein Arbeitsschutzbüro mit einer regelmäßigen Mitarbeiterzahl von 3-5 Einheiten (einschließlich des Leiters) oder einer Abteilung - mit einer regelmäßigen Mitarbeiterzahl - eingerichtet 6 Einheiten.

Gleichzeitig ist in einer Reihe von Unternehmen die Einrichtung von Arbeitsschutzabteilungen mit einer normalisierten Anzahl von Mitarbeitern von mindestens 4 Stabseinheiten zulässig. Wenden wir uns der Organisationsstruktur der Bundesorgane zu Exekutivgewalt, dann finden Sie dort folgende Abhängigkeit: Die Personalausstattung der Abteilung darf nicht weniger als 20 Einheiten betragen, die Abteilung - mindestens 10 Einheiten, die Abteilung (als Teil der Abteilung) - mindestens 5 Einheiten, die Abteilung - mindestens 2 Einheiten.

Die Führungsstruktur darf nicht weniger als 3 Abteilungen umfassen. Es sei darauf hingewiesen, dass die Bildung solcher Struktureinheiten wie Abteilungen typisch für staatliche Behörden und kommunale Körperschaften ist. In Privatunternehmen ist die Strukturierung in Abteilungen am weitesten verbreitet. Das Unternehmen legt die Personalstandards eigenständig fest.

Es ist jedoch unmöglich, die Tatsache nicht zu berücksichtigen, dass die Fragmentierung der Organisationsstruktur und des Personals des Unternehmens in kleine Abteilungen in Höhe von 2-3 Personen erfolgt, deren Führungskräfte nicht das Recht haben, diese zu akzeptieren Managemententscheidungen führt dazu, dass die Verantwortung von Managern auf allen Ebenen für ihre Entscheidungen "beschmiert" wird. Gleichzeitig löst die Zunahme der Verantwortung eine Reaktion der Abteilungsleiter aus, nämlich Forderungen nach höheren Löhnen.

Nun zum Namen der Struktureinheit. Es zeigt den Hauptgeschäftszweig an. Es gibt mehrere Ansätze zum Erstellen von Einheitennamen. Das sind zunächst Bezeichnungen, die einen Hinweis auf die Art der Einheit und ihren Hauptfunktionsbereich enthalten, also beispielsweise „Finanzabteilung“, „Planungs- und Wirtschaftsabteilung“, „Organisations- und Vergütungsabteilung“, „Personalabteilung“, etc.

Der Name der Unterabteilung kann von den Titeln der Positionen der leitenden Spezialisten abgeleitet werden, die diese Unterabteilungen leiten - zum Beispiel "Abteilung des Cheftechnologen", "Abteilung des Chefmechanikers" usw.

Gleichzeitig hat die Praxis umfangreiche Namen entwickelt, ohne die Art der Einheit anzugeben - zum Beispiel "Büro", "allgemeine Buchhaltung", "Archiv".

Auch Werkstätten gehören dazu.

Als Produktionseinheit des Unternehmens kann die Werkstatt produzieren Verschiedene Arten Produkte. В этом случае к слову "цех" присоединяется наименование продукции, например, "колбасный цех", или плюс ко всему - основная производственная операция - например, "цех по производству фитопрепаратов", "цех по сборке кузовов автомобилей", "цех по розливу водки ", usw.

Es ist zu beachten, dass es keine strenge Regelung der Bezeichnungen der strukturellen Abteilungen des Unternehmens in der Gesetzgebung gibt. Eine der Möglichkeiten zur Ermittlung der Abteilungsbezeichnungen ist das Qualifikationsverzeichnis der Positionen von Führungskräften, Spezialisten und sonstigen Beschäftigten, das die Namen der Abteilungsleiter aller Wirtschaftszweige (Abteilungsleiter, Laborleiter usw.) enthält .).

Etwas Hilfe bei der Bestimmung des Namens kann durch Kontaktaufnahme mit dem Allrussischen Klassifikator für Arbeiterberufe, Positionen von Arbeitnehmern und Lohnkategorien erhalten werden, zumal die Namen von Positionen in strikter Übereinstimmung mit diesem Klassifikator festgelegt werden müssen. Werden einer Struktureinheit Aufgaben übertragen, die den Aufgaben von zwei oder mehr Einheiten entsprechen, so spiegelt sich dies in der Bezeichnung wider – zum Beispiel „Finanz- und Rechnungswesen“, „Finanz- und Wirtschaftsabteilung“, „Marketing- und Vertriebsabteilung“. " usw. d.

Dieser Abschnitt spiegelt Folgendes wider:

1. Der Platz der Einheit in der Struktur des Unternehmens. Eine Unterteilung kann entweder eigenständig sein oder Teil einer größeren baulichen Einheit sein. Beispielsweise ist die Abteilung des Chefmechanikers eine eigenständige Struktureinheit, kann aber kleinere Einheiten (Büros, Sektoren, Sektionen) umfassen. Die Musterregelungen in dieser Veröffentlichung richten sich an verschiedene Unternehmen. Daher werden einzelne Bereiche als eigenständig dargestellt, obwohl sie oft Teil größerer Bereiche sind (z. B. Kundendienst für Produkte, Werbeabteilung sind in der Regel Struktureinheiten der Marketing- oder Vertriebsabteilung).

2. Die Reihenfolge der Gründung und Liquidation der Unterteilung. In der Regel wird eine Abteilung auf Anordnung des Unternehmensleiters gegründet. Die Entscheidung zur Gründung einer Unterteilung kann aber auch von den Gründern getroffen werden. Handelt es sich bei dem Verwaltungsdokument im ersten Fall um eine Verfügung, so kann es sich im zweiten Fall um das Protokoll der Gründerversammlung oder um einen Beschluss handeln.

3. Unterordnung der Einheit. Je nachdem, wie unabhängig die Einheit ist, wird ihre Unterordnung bestimmt. In der Regel berichten Fachabteilungen an Technischer Direktor(Chefingenieur); Produktion - an den stellvertretenden Direktor für Produktionsfragen; Finanz-, Planungs- und Wirtschaftsabteilungen, Marketing, Vertriebsabteilungen - an den stellvertretenden Direktor für kaufmännische Angelegenheiten. In dieser "Situation" ist das Büro oder die Abteilung für Dokumentenverwaltung, die Personalabteilung, direkt dem Direktor des Unternehmens unterstellt. Wenn der Direktor des Unternehmens keine Stellvertreter hat, die mit der Leitung separater Abteilungsgruppen betraut sind, sind ihm alle Hauptstruktureinheiten unterstellt. Ist eine Einheit (Sektion, Bereich) Teil einer größeren Einheit (Abteilung), so ist sie dem Leiter dieser Einheit (Abteilungsleiter, Chefmechaniker etc.) unterstellt.

Rückkopplung

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Die Bestimmung von Leistungsbeziehungen oder Interaktionsschemata zwischen Struktureinheiten ist eine ziemlich mühsame Aufgabe in einem neu gegründeten Unternehmen. Im Laufe der Zeit werden die Verbindungen „poliert“ und entsprechende Änderungen und Ergänzungen der Bestimmungen zur baulichen Unterteilung vorgenommen. Natürlich können Sie sich auf den Satz "Die Einheit interagiert mit anderen Einheiten des Unternehmens" beschränken. Aber wenn sich Beziehungen zu bilden beginnen, stellt sich heraus, dass nicht bekannt ist, in welche Richtung die Abteilungen wie oft und auf welcher Ebene (auf der Ebene der Manager oder auf der allgemeinen Ebene) interagieren. Daher sollte dieser Abschnitt mit besonderer Aufmerksamkeit behandelt werden.

In der Regel lässt sich die Interaktion zwischen den Abteilungen wie folgt ausdrücken:

1. Beim Begehen gemeinsamer Aktionen. Zum Beispiel die kollegiale Erarbeitung von Dokumentenentwürfen, die Durchführung von Forschungsarbeiten. Dazu werden aus jeder Abteilung Mitarbeiter zugeteilt, die bestimmte Arbeiten gemeinsam ausführen.

2. Bei der Durchführung konzertierter Aktionen. Beispielsweise wird ein Entwurfsdokument von einer Struktureinheit entwickelt und anderen Struktureinheiten zur Genehmigung übergeben.

3. Bei der Begehung von Gegenaktionen. Beispielsweise stellt eine Unterabteilung (Wirtschaftsabteilung) einer anderen Unterabteilung (Büro) Sachwerte zur Verfügung und Nutzung ( Bürobedarf). Als Gegenmaßnahme wird die Geschäftsstelle einen Bericht über die Verwendung der Sachwerte an das Wirtschaftsreferat übermitteln.

4. Bei der Durchführung von Aktionen aufgrund der funktionalen Eigenschaften der Einheiten. Zum Beispiel: Bereitstellung von Berichten über die Ausgaben der für die Instandhaltung der Einheit zugewiesenen Mittel an die Finanzabteilung, die Planungs- und Wirtschaftsabteilung - die für die Erstellung erforderlichen Informationen Produktionspläne, Hauptbuchhaltung - Dokumente und Materialien, die für die Buchhaltung erforderlich sind; Erhalt von Anweisungen vom Büro zu den Anforderungen an den Papierkram, von der Marketingabteilung - Dokumente und Materialien für die Teilnahme an Ausstellungen, Messen.

Wenn der Abschnitt "Beziehungen (Dienstbeziehungen)" die Themen "Empfang" und "Bereitstellung" widerspiegelt, können die Themen "gemeinsame Entwicklung (Arbeit, Verhalten)" in Form von separaten Entscheidungen der Strukturabteilungsleiter formalisiert werden . Um Doppelungen und „Parallelitäten“ von Funktionen zu vermeiden, muss die Regelung zur Struktureinheit, in der die Wahrnehmung einzelner Funktionen anderen Einheiten zugeordnet wird, von den Leitern der jeweiligen Struktureinheiten gebilligt werden. Und zwar nicht nur einleitend, sondern mit einer vollständigen und detaillierten Prüfung der Vorschriftentexte. Das ist natürlich ein gewisser Zeitaufwand.

Dies gelingt jedoch Das Hauptziel Unternehmensführung - eine klare Regelung der Funktionen jeder Einheit. In den in der Veröffentlichung angegebenen Beispielen für Bestimmungen haben wir versucht, die Beziehung zwischen den Abteilungen auf der Ebene des Informations- und Dokumentationsflusses vollständig widerzuspiegeln. Aber im Unternehmen gibt es möglicherweise keine Produktions- und technischen Abteilungen (z Finanzdienstleistungen). Die für alle Branchen (Personalabteilung, Büro etc.) gemeinsamen Regelungen zu Sparten „malen“ daher keine Beziehungen zu Produktions- und Fachbereichen. Für den Fall, dass eine Bestimmung auf der Struktureinheit einer Untergliederung entwickelt wird, ist das Verfahren zur Bestimmung der Beziehungen komplizierter. Dies liegt daran, dass beispielsweise der Leiter einer Abteilung wissen muss, was in den Büros der Abteilung „vor sich geht“. Das Bestimmen von Beziehungen innerhalb einer Einheit zwischen Linieneinheiten ist einfacher als das Vorhersehen eines Interaktionsschemas, beispielsweise eines Investmentbüros als Teil davon Finanzabteilung mit der Planungs- und Wirtschaftsabteilung. Solche Interaktionen sind in der Verordnung über das Investmentbüro definiert, und dort spiegelt sich auch das Verfahren zur Koordinierung „externer“ Maßnahmen mit dem Leiter der Finanzabteilung wider.

Neben den Informations- und Dokumentationsflüssen in diesem Abschnitt ist es möglich (und in einigen Fällen sollte dies der Fall sein), die Häufigkeit und den Zeitpunkt der Übermittlung von Informationen, Dokumenten und Sachwerten zu reflektieren. Es schadet nicht, das Verfahren zur Beilegung von Meinungsverschiedenheiten zwischen den Abteilungen festzulegen.

Zum Beispiel:

Bei Fragen bzgl Computertechnologie- mit IT-Abteilung
Für Lieferanfragen - Kurierdienst
Für den Zahlungseingang - mit der Zahlungseingangsabteilung als Teil der Buchhaltung.

FAZIT

Eine Struktureinheit ist ein Teil eines Unternehmens oder einer Organisation, dessen Mitarbeiter mit der Ausführung einer bestimmten Art von Arbeit beschäftigt sind. Eine Abteilung kann separat oder intern sein. Für die erste Art von Struktureinheiten gibt es einen gemeinsamen Namen - eine Verzweigung. Interne Unterabteilungen werden nach der Richtung ihrer Tätigkeit und nach den Traditionen benannt, die sich in einem bestimmten Berufsfeld entwickelt haben.

Die Spezialisierung von Struktureinheiten macht es erforderlich, ihre Aktionen zu koordinieren. Je größer das Unternehmen oder die Organisation, desto wichtiger und komplexer wird dieses Problem. Da die Mitglieder der Organisation der Zweckeinheit verpflichtet sein müssen, müssen sie ständig über den Inhalt der Arbeit und die Leistungen ihrer Kollegen informiert sein. Die Umsetzung wird zunehmend schwieriger, da mit wachsender Zahl der Struktureinheiten das Kommunikationsnetz zwischen ihnen komplexer wird. Gleichzeitig ist es wichtig, jede Unklarheit darüber zu vermeiden, welche Art von Arbeit von einer bestimmten Struktureinheit durchgeführt werden sollte und wer sie ausführen sollte. Es wird empfohlen, die Abteilungen nach mehreren ziemlich klaren Kriterien zu strukturieren. Es wird angenommen, dass es in diesem Fall unmöglich ist, Unsicherheiten bis zu einem gewissen Grad zu vermeiden, aber es ist notwendig, zu versuchen, sie zu minimieren.

Das Konzept der „getrennten Unterteilungen“ wird derzeit sowohl im Zivil- als auch im Steuerrecht offengelegt. Das Zivilrecht unterscheidet nur zwei Arten getrennte Unterteilungen: Vertretung und Niederlassung.

Bei der Bildung der Unternehmensstruktur müssen nicht nur die Funktionen jeder Struktureinheit bestimmt, sondern auch im entsprechenden Dokument festgelegt werden.

Die Verordnung über die Struktureinheit ist genau das Dokument, das Folgendes festlegt:

Das Verfahren zum Erstellen einer Unterteilung;

Die rechtliche Stellung der Einheit in der Organisationsstruktur des Unternehmens;

Aufgaben und Funktionen der Einheit;

Unterteilungsrechte;

Beziehungen zu anderen Abteilungen des Unternehmens;

Abteilungsverantwortung.

LITERATUR

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7. Malenkow Yu.A. Modernes Management SPB Verlag: Ekonomika, 2010

Anwendungen A.

Ein Beispiel für die Gestaltung der "Vorschriften über die bauliche Einheit"

Anhang B

Beispiel für das Ausfüllen der Besetzungstabelle

AnwendungenB.

Ausfüllvorlage "Stellenbeschreibung"

"ICH BIN DAMIT EINVERSTANDEN"
Generaldirektor
Rotarin EIN. Rotarin
____ /__________ / 2009

Jedes Unternehmen verfügt über lokale Dokumente, die seine Aktivitäten regeln. Einer der bedeutendsten ist Regelung des Zusammenspiels zwischen den Abteilungen (Muster Dokument wird später beschrieben). Für den Leiter der Organisation ist es ein wirksames Führungsinstrument. Lassen Sie uns im Detail darüber nachdenken Musterregelung für das Zusammenspiel zwischen den Abteilungen.

Anforderungen

Was sollte sein Vorschriften? Zusammenspiel zwischen Rechnungswesen und Wirtschaftsabteilungen Dienstleistungen, Personalreferenten und die Abrechnungs- und Planungseinheit, andere strukturelle Einheiten des Unternehmens sind im Prozess der Tätigkeit unvermeidlich. Gleichzeitig soll der Kontakt der Mitarbeiter die Umsetzung der gestellten Aufgaben maximal sicherstellen kurzfristig.Musterregelung für das Zusammenspiel zwischen den Abteilungen, zuallererst sollten sie für ausübende Künstler zugänglich sein. Wenn die für die Entwicklung verantwortliche Person alle Bestimmungen aufschreibt, die Untergebenen jedoch nichts verstehen können, hat das Dokument keine Bedeutung. In diesem Zusammenhang sollten bei der Formgebung drei wesentliche Grundsätze berücksichtigt werden:

Das Dokument wird auf Basis eines Geschäftsprozessmodells erstellt. Die Qualität der Regulierung wird direkt von der Gründlichkeit des Systems abhängen.
Die Struktur des Dokuments wird durch das Prozessmodell bestimmt. Alle Punkte des Schemas müssen im Reglement enthalten sein.
Die Darstellung von Informationen erfolgt in einer offiziellen, trockenen Sprache. Im Text des Dokuments wird empfohlen, kurz zu verwenden einfache Sätze. Bestimmungen sollten eindeutig formuliert werden. Alle Abkürzungen und Begriffe müssen entziffert werden.

Ziele

Ö Beispiel Regulierung der Interaktion zwischen Abteilungen bietet:

Struktur

Wie ist die Interaktion zwischen den Abteilungen geregelt? kann als richtig angesehen werden? Das Dokument enthält normalerweise die folgenden Abschnitte:

Allgemeine Bestimmungen.
Definitionen, Begriffe und Abkürzungen.
Prozessbeschreibungen.
Verantwortung.
Die Kontrolle.

Rechtsakte, GOSTs und andere Dokumente können als Quellen für Definitionen dienen. Zu letzteren zählen insbesondere Verordnungen von Ministerien, Ämtern, Regierungserlassen. Gleichzeitig sollten Verweise auf regulatorische Dokumente, deren Bestimmungen verwendet wurden, aufgenommen werden Regelung der Interaktion zwischen den Abteilungen. Beispiel für Gesundheitseinrichtungen enthält insbesondere Hinweise auf die Anordnungen des Ministeriums für Gesundheit und soziale Entwicklung, des Gesundheitsministeriums der Region.

Anhang

Es stellt normalerweise ein grafisches Modell des Geschäftsprozesses bereit. Es wird als Diagramm dargestellt, das aus mehreren Blöcken besteht. Das Grafikbild kann mit PC-Softwareprodukten erstellt werden. Schemata spiegeln ein bestimmtes Verfahren zur Durchführung bestimmter Aufgaben wider. Visualisierung ist bequemer als Text. Das Diagramm zeigt deutlich den Beginn des Prozesses und jede Phase, die Beziehung zwischen ihnen und dem Endergebnis. Dieses Modell wird häufig von Entwicklern verwendet Regelung der Interaktion zwischen Abteilungen des Unternehmens gemäß 223-FZ. Das Programm hebt Schlüsselparameter wie Outputs und Inputs, Teilnehmer und Kunden hervor. Wenn ein Anfänger ein solches Modell kennenlernt, versteht er sofort die Besonderheiten des Prozesses und ist bereit, eine bestimmte Aufgabe umzusetzen.

Anweisung

In der ersten Phase müssen der Gegenstand des Dokuments und die verantwortlichen Personen bestimmt werden, dh wer erstellt und welche Vorschriften. Insbesondere das Zusammenspiel zwischen den Buchhaltungsabteilungen erfolgt nach einem klaren, gesetzlich verankerten Schema. In dieser Struktureinheit gibt es immer den wichtigsten Verantwortlichen für die Einhaltung der Meldepflichten. Er kann Verantwortlicher für das Kompilieren werden Regeln für die Interaktion zwischen den Abteilungen. Probe Dokument sollte von allen Mitarbeitern diskutiert werden. Dafür organisiert Hauptversammlung. Wenn das Dokument einen Prozess regelt, in dem die Interessen von mehr als zwei Abteilungen kollidieren, dann ist es wichtig, Schlüsselmitarbeiter in die Diskussion einzubeziehen. Die für die Entwicklung verantwortliche Person sollte den Kollegen die Wichtigkeit der Umsetzung der Regeln erklären.

Beschreibung von Prozessen

Sein Volumen hängt von der Komplexität der Interaktion ab. Wenn der Prozess einfach ist und der Verantwortliche alle Phasen der Umsetzung gut versteht, kann er selbst mit anderen Struktureinheiten einen Arbeitsplan erstellen. Danach sollte er das Dokument mit den anderen Teilnehmern besprechen. Ist der Geschäftsprozess komplex, entwickelt jeder Mitarbeiter seinen eigenen Teil des Modells. Danach werden alle Projekte zusammengestellt und besprochen. Im Zuge der Einarbeitung in das Basisdokument können alle interessierten Mitarbeiter bestimmte Korrekturen und Ergänzungen vorschlagen. Danach wird es an den Leiter übertragen.

Erklärung

Es kann direkt durchgeführt werden. In diesem Fall unterschreibt der Leiter selbst Regelung der Interaktion zwischen den Abteilungen des Unternehmens. Probe Dokument kann indirekt geltend gemacht werden. In diesem Fall erteilt der Leiter einen Befehl. In den Genehmigungsstempel werden die Registrierungsdaten des Verwaltungsakts eingetragen.

Die Besonderheiten der Arbeit der verantwortlichen Person

In einigen Organisationen ist die Stelle eines Qualitätsmanagers staatlich vorgesehen. In der Praxis haben sich bestimmte Phasen der Dokumentenerstellung entwickelt. Sie müssen von dem Manager eingehalten werden, der die Hauptphasen bildet:

Definition von Prozessen.
Erstellen eines Diagramms.
Detaillierte Beschreibung.
Aufbau des Textes.

Der verantwortliche Spezialist studiert den Zeitplan der Mitarbeiter in verschiedenen Abteilungen. Dies ist notwendig, um eine Beschreibung von Standardsituationen zu erstellen, die in enthalten sind Regelung der Interaktion zwischen den Abteilungen. Beispiel: "Die Tankstelle wird mit technischen Mitteln wie ... überprüft. Am Ende der Untersuchung wird ein Bericht erstellt."

Definition des endgültigen Ziels

Die für die Erstellung des Reglements verantwortliche Person muss alle Abläufe überblicken, die Pflichten der Mitarbeiter kennen und über die entsprechende Qualifikation und Professionalität verfügen. Der Zweck des Dokuments sollte den Mitarbeitern klar sein. Andernfalls wird die Umsetzung der Regelungen zu einer zusätzlichen Belastung für die Beschäftigten.

Optimierung und Design

Eine umfassende Untersuchung der im Unternehmen ablaufenden Prozesse ermöglicht die Identifizierung Schwachpunkte. Die Analyse von Situationen, Ergebnissen und Vorgängen ermöglicht die Optimierung von Aktivitäten. Dies wiederum ermöglicht es uns, mehrere Szenarien für die weitere Entwicklung zu bilden. Das Unternehmen kann also alles so lassen, wie es ist, ein neues Arbeitsmodell erstellen oder das alte korrigieren.

Nuancen

Es ist wichtig, dass jeder Mitarbeiter genau versteht, was er tun muss und wie sich die erzielten Ergebnisse auf sein Einkommen auswirken. Deshalb ist es notwendig, die Verordnung vor ihrer Verabschiedung zu diskutieren. Die Schlüsselrolle spielt natürlich der Manager. Arbeitsgruppe(Projekt). Die Aufgabe dieses Spezialisten ist es, kritische Fragen aufzuwerfen. Er muss in der Lage sein, ein klares Prozessmodell vorzustellen. Jeder Teilnehmer sieht das Bild mit eigenen Augen. Es braucht ein gemeinsames Verständnis. Jeder Teilnehmer muss die Verantwortung bei der Erstellung des Reglements darlegen. In den meisten Fällen stehen Teams der Umsetzung eines solchen Dokuments skeptisch gegenüber. Je nach Komplexität des Prozesses dauert die Einführung von Regularien 4-12 Monate.

Implementierungsmerkmale

Um eine neue Verordnung einzuführen, ist Folgendes erforderlich:

Frühere Dokumente als ungültig erkennen.
Neu machen lokale Handlungen um die Regelung zu aktivieren.
Entwicklung von Dokumenten, die für die Anwendung der genehmigten Regeln erforderlich sind.
Weiterentwicklung oder Einführung neuer Module automatisierter Informationsdatenbanken.
Bereiten Sie Formulare für nicht standardisierte Dokumente vor.
Personal ändern oder ergänzen.
Finden Sie Kandidaten für neue Positionen, ernennen oder versetzen Sie Mitarbeiter.
Bringen Sie den Darstellern die neuen Regeln bei.
Führen Sie eine Kontaktaufnahme zu den Mitarbeitern durch.
Durchführung einer Pilotumsetzung der Verordnung.
Korrigieren Sie den Text entsprechend den Ergebnissen der experimentellen Ausführung.
Implementieren Sie die endgültige Version des Dokuments.
Definieren Sie Verfahren zur Qualitätskontrolle der Verordnung.

Nachdem die Maßnahmen zur Umsetzung des Dokuments festgelegt wurden, erteilt der Manager einen Auftrag. Zu beachten ist, dass aufgrund der Dauer der Veranstaltungen das Datum der Genehmigung und des direkten Inkrafttretens der Verordnung abweichen wird. Betrachten wir weiter die Hauptfehler, die Mitarbeiter beim Erstellen eines Dokuments machen.

Widerspruch zur Praxis

Es ist wichtig, die Erstellung von Vorschriften einem direkt verwandten Mitarbeiter anzuvertrauen Arbeitsaktivitäten beim Unternehmen. Angenommen, die Organisation ist sehr groß geworden. Die Führung kann es sich leisten, einen Sonderdienst zu bilden, zu dessen Aufgaben die Lösung von Entwicklungsfragen gehören wird. Dementsprechend wird die Abteilung die Aufgabe stellen, alle Prozesse des Unternehmens zu beschreiben. Aber der Zweck dieser Veranstaltung ist ihnen unwichtig. Wenn die Vorschriften von Personen getroffen werden, die nicht an realen Aktivitäten beteiligt sind, wird der Mitarbeiter, der sie verwaltet, das Programm nicht ausführen. Dementsprechend ist das Dokument nicht sinnvoll zu arbeiten.

Mangelnde Flexibilität

Viele Verantwortliche streben nach maximaler Detailtreue. Diese Situation wird durch Unkenntnis der Unterschiede zwischen der Erstellung von Vorschriften und der Beschreibung realer Produktionsprozesse verursacht. Wenn es darum geht, Abläufe zu automatisieren, soll deren Detaillierung den Mitarbeitern helfen. Regelbedarf entsteht, wenn viele Menschen an der Produktion beteiligt sind. Ihre Aktionen werden oft dupliziert, aber jede Person interpretiert diese oder jene Operation auf ihre eigene Weise. Die Verordnung dient der Streitbeilegung. Es ist zu beachten, dass die Mitarbeiter der Organisation eine gewisse Handlungsfreiheit haben müssen, um je nach Situation die eine oder andere Entscheidung treffen zu können. Beispielsweise kann dem Client sofort geantwortet werden und nicht erst nach einiger Zeit.

Großes Volumen und Komplexität des Textes

Als optimal gilt eine Regelung von 5-7 Seiten. Gleichzeitig sollte der Inhalt umfangreich, aber kurz sein. Es wird nicht empfohlen, komplexe, mehrteilige Sätze zu verwenden. Der Text muss verständlich sein. Außerdem sollten Sie auf die Konditionen achten. Sie sollten Konzepte nicht durch Synonyme ersetzen, verwenden Sie Abkürzungen ohne Dekodierung.

Interaktion zwischen IS- und IT-Abteilungen

Derzeit sind die Kontakte zwischen diesen Diensten bei vielen Unternehmen sehr schwierig. Schwierigkeiten sind mit internen Konflikten der IT- und Inverbunden. Es gibt mehrere Optionen, um ihre effektive Zusammenarbeit sicherzustellen. Die erste und einfachste ist die Anwesenheit von Mitarbeitern (einem oder mehreren), die sich auf Informationssicherheit innerhalb des Informationstechnologiedienstes spezialisieren. Regelungen für das Zusammenspiel zwischen IT- und Informationssicherheitsabteilungen spiegelt in diesem Fall typische Ansätze der Zusammenarbeit wider. Die Arbeitsorganisation erfolgt auf Basis des vorherrschenden Klischees, Informationssicherheit sei Teil der Bereitstellung von Informationstechnik. Wenn es im Unternehmen keine Konflikte zwischen diesen Diensten gibt, kann der Manager darüber nachdenken, den Informationssicherheitsdienst als separate Struktur der IT-Abteilung anzuordnen. Dementsprechend müssen mehr Ressourcen, einschließlich finanzieller, bereitgestellt werden, um solche Aktivitäten sicherzustellen.

Geben Sie Probe ein

In den Allgemeinen Bestimmungen heißt es:

Der Zweck des Dokuments. In der Regel gibt es einen solchen Satz: "Die vorliegende Verordnung bestimmt das Verfahren ...".
Zielfernrohr. Die Verordnung kann für Arbeitnehmer oder Einrichtungen gelten.
Regulierungsdokumente, in Übereinstimmung mit denen das Gesetz entwickelt wurde.
Regeln für die Genehmigung, Berichtigung, Aufhebung von Vorschriften.

Im Abschnitt „Begriffe, Abkürzungen, Definitionen“ werden die im Dokument verwendeten Konzepte angegeben. Alle Abkürzungen müssen ausgeschrieben werden. Begriffe sollten in alphabetischer Reihenfolge angegeben werden. Jedes Konzept wird auf einer neuen Zeile in Einheiten angezeigt. h. Die Definition des Begriffs wird ohne das Wort „this“ durch einen Bindestrich angegeben. Im Abschnitt "Prozessbeschreibung" wird eine Schritt-für-Schritt-Beschreibung gegeben. Es empfiehlt sich, Unterabsätze einzufügen. Jeder von ihnen wird einem bestimmten Stadium entsprechen. Derselbe Abschnitt gibt die Mitarbeiter an, die an der Durchführung bestimmter Vorgänge beteiligt sind. Es werden nicht nur Handlungen beschrieben, sondern auch deren Ergebnis.

Verantwortung und Kontrolle

Die Verordnung sollte einen Hinweis auf die Möglichkeit enthalten, Sanktionen gegen Personen zu verhängen, die sich nicht an die Bestimmungen halten. Die Haftung ist gesetzlich zulässig. Sie kann straf-, verwaltungs- oder disziplinarrechtlicher Natur sein. Die Angabe des vollständigen Namens und der Position des Mitarbeiters, der die Umsetzung der Vorschriften überwacht, ist zwingend erforderlich.

Es gibt ein paar Vorbehalte:

Regelungen zur Gliederung sind nur dann relevant, wenn sie in der Organisation vorhanden sind.
Ihre Anwesenheit ist für die Organisation nicht verpflichtend.

Strukturelle Bereiche werden im Rahmen des Unternehmens in der vorgeschriebenen Weise zugeordnet. Ihnen werden eigenständige Funktionen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten übertragen. Unterabteilungen haben nicht die Merkmale einer juristischen Person und sind nicht separat.

Das Kriterium, nach dem ein bestimmter Unternehmensteil oder Mitarbeiter als gesonderte Struktur herausgestellt wird, ist, dass er mit besonderen Aufgaben und Funktionen ausgestattet ist. Der Einheit werden spezielle Befugnisse zugewiesen, die zum Lösen der zugewiesenen Aufgaben erforderlich sind.

Ausgehend von der Führungspraxis ist eine effektive Arbeitsorganisation und Kontrolle möglich, wenn einer Führungskraft nicht mehr als 10 Mitarbeiter unterstellt sind. Daher ist es wünschenswert, große Abteilungen in kleinere zu unterteilen:

Abteilungen - in Abteilungen, Sektoren und Abteilungen.
Workshops - in Sektionen und Sektoren.
Management - für Dienste und Abteilungen.

Wichtigster Bestandteil der Regelungen ist die Straffung der Beziehungen zwischen den einzelnen Einheiten sowie die Abgrenzung von Verantwortungsbereichen. Eine Analyse der Bandbreite von Interaktionsproblemen zeigt sich überschneidende Verbindungen. Das heißt, nicht alle Informationen, die zu einer bestimmten Abteilung gelangen, werden von ihm benötigt. Die Entwicklung von Bestimmungen zielt darauf ab, diese Informationsflüsse zu rationalisieren, die Zeit zu verkürzen, die zwischen dem Manager und dem Testamentsvollstrecker benötigt wird, und die Qualität und Geschwindigkeit der Entscheidungsfindung zu verbessern.

Die Erarbeitung einer Regelung zu einer baulichen Einheit umfasst:

Festlegung der zu lösenden Aufgaben durch die neu geschaffene Struktureinheit. Sie müssen real, also im Prinzip machbar sein. Der Prozess der Absolvierung der Einheit mit Mitarbeitern erfolgt nach deren Fähigkeit, die Aufgaben zu lösen. Danach wird entschieden, Fachkräfte von außen anzuziehen oder die Aufgaben mit eigenen ausgewählten Mitarbeitern zu bewältigen. In dieser Phase ist die Schulung des Personals geplant.
Ermittlung der notwendigen Funktionen des Gerätes zur Lösung der Aufgaben.
Gruppierung gleichartiger Funktionen in getrennten Bereichen, Ermittlung des Personalbedarfs (Aufteilung der Funktionen auf virtuelle Mitarbeiter und Berechnung der Fristen für deren Umsetzung oder Anwendung anderer Methoden), Analyse der Möglichkeit der Steuerung durch den Leiter die bauliche Einheit über die Erfüllung von Funktionen. Die Analyse bestimmt den Grad der Notwendigkeit, kleinere strukturelle Einheiten innerhalb der Einheit zu schaffen.
Ermittlung von Leistungsbeziehungen zu anderen Einheiten.

Am Ende dieser Arbeit wird der Entwurf der "Ordnung" den interessierten Abteilungen (die in der vorherigen Arbeitsphase festgelegt wurden) zur Genehmigung vorgelegt. Außerdem werden die gesammelten Kommentare und Vorschläge analysiert. Zur Klärung inhaltlicher Meinungsverschiedenheiten wird gegebenenfalls eine „Einigungskommission“ eingesetzt.

Danach wird das Projekt an die Rechtsabteilung übergeben, wo die Übereinstimmung mit der geltenden Gesetzgebung überprüft wird. Wenn die Antwort positiv ist, wird das Dokument vom Leiter genehmigt.

In einigen Organisationen (häufig sind dies staatliche und Magistrat, Haushaltsinstitutionen) ist die Ausarbeitung und Genehmigung der Verordnungen in einem gesonderten Dokument verankert, nämlich der „Anweisung zum Verfahren zur Erstellung, Zustimmung und Genehmigung der Verordnungen über Strukturaufteilungen“.

Sie können auch eine andere Methode verwenden. Als Grundlage dient das „Qualifikationsverzeichnis der Positionen von Führungskräften, Spezialisten und sonstigen Mitarbeitern“. Die wesentlichen Funktionen und Aufgaben lassen sich aus den Aufgaben von Fach- und Führungskräften und umgekehrt ableiten. Gleichzeitig werden Funktionen und Aufgaben aber notwendigerweise organisationsspezifisch spezifiziert und ergänzt.

Es ist am besten, bei der Entwicklung der Verordnungen einen informellen Ansatz zu wählen. Typische, gestempelte Formulierungen führen dazu, dass sich Mitarbeiter nur bei der Einstellung im Rahmen der Einarbeitung auf solche Dokumente berufen, sich also später bei der Arbeit nicht mehr darauf verlassen.

Die Verantwortung für die Weiterentwicklung des Reglements ist der Abteilung Organisation und Vergütung zugeordnet. Fehlt diese, wird die Rechtsabteilung oder die Personalabteilung damit beauftragt.

Die Verordnung definiert: den rechtlichen Status und das Verfahren zur Gründung einer Einheit; seine Struktur und Personalausstattung; Rechte und Pflichten, Aufgaben, Funktionen, das Verfahren für die Interaktion mit anderen Strukturen der Organisation.

Daher kann die Verordnung die folgenden Abschnitte enthalten:

Allgemeine Bestimmungen.
Struktur und Personal.
Funktionen.
Aufgaben.
Rechte.
Verantwortung.
Interaktion.

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Kernpunkt der Organisation der Unternehmensführung ist die Schaffung einer Unternehmensstruktur, deren Elemente als Ganzes funktionieren und sich entwickeln. Mit der Verteilung von Aufgaben und Funktionen werden Rechte und Pflichten der Mitarbeiter, Informationsflüsse und Managemententscheidungen getroffen.

Die Tätigkeit des Unternehmens wird durch verschiedene Dokumente geregelt. Äußere Tätigkeit(Interaktion Regierungsstellen, Auftragnehmer, Dritte) wird durch aufsichtsrechtliche Gesetze geregelt, die in dem Gebiet gelten, in dem das Unternehmen tätig ist. Die Interaktion von Teilnehmern / Aktionären der Gesellschaft erfolgt auf der Grundlage von Gründungsdokumenten. Interne Aktivitäten Das Unternehmen wird durch interne (lokale) Dokumente reguliert.

Interne (lokale) Unternehmensdokumente sind Dokumente, die die Verantwortlichkeiten jedes Mitarbeiters, die Struktur des Unternehmens, das Zusammenwirken struktureller Bereiche und das Vorgehen in einer bestimmten Situation definieren.

Wichtigste interne Dokumente.

Wenn sich das Unternehmen entwickelt, entsteht zwangsläufig die Notwendigkeit, etwas zu schaffen interne Dokumente, deren Liste von der Organisation selbst festgelegt wird.

Interne (lokale) Dokumente des Unternehmens sind: Bestellungen, Weisungen; Anweisungen, Verordnungen, Vorschriften, Stellenbeschreibungen usw., die eine bedingte Hierarchie haben.

Bei aller Vielfalt interner Dokumente lassen sich mehrere Hauptgruppen unterscheiden:

Verwaltungsdokumente (Anordnungen, Weisungen, Entscheidungen);
Organisatorische Dokumente (Firmenstruktur, Personalbesetzung, Stellenbeschreibungen, Reglemente, Weisungen, Reglemente etc.);
Informationsdokumente (Handlungen, Briefe, Berichte und Memos, Protokolle von Produktionssitzungen, Telefonnachrichten usw.)

Verwaltungsdokumente.

Befehl- Dies ist ein regulatorisches Dokument, das vom Leiter des Unternehmens herausgegeben wird, um Probleme zu lösen.

Bestellungen werden in zwei Arten unterteilt:

Aufträge für das Kerngeschäft;
Personalaufträge.

Aufträge für Kernaktivitäten beinhalten Aufträge für Produktionsprozess, Arbeitsorganisation, Planung, Lieferung, Verkauf von Produkten, Preisgestaltung usw.

Personalverfügungen umfassen Einstellungs-, Entlassungs-, Prämien-, disziplinarische Maßnahmen Arbeitskräfte; über die Einführung außerschulischer Arbeit etc.

Organisatorische Dokumente des Unternehmens (Reglemente, Weisungen, Reglemente etc.) werden durch Anordnungen für die Haupttätigkeit genehmigt.

Anordnung- Dies ist ein vom Leiter der Organisation herausgegebenes Dokument zu betrieblichen administrativen und wirtschaftlichen Fragen.

Entscheidung- Dies ist ein Dokument, das die Entscheidungen der Produktionssitzungen widerspiegelt.

Anordnungen und Entscheidungen werden wie Anordnungen erstellt, nur die Requisiten „Name der Art des Dokuments“ ändern sich und die Wörter „ICH VERPFLICHTEE“, „ENTSCHEIDET“ werden im Text verwendet.

Organisationsunterlagen.

Arbeitsbeschreibung ist ein Dokument, das die Rechte und Pflichten eines Mitarbeiters des Unternehmens definiert.

Die Stellenbeschreibung beinhaltet:

allgemeine Bestimmungen (Bezeichnung der Position des Arbeitnehmers, Bezeichnung der Struktureinheit, Arbeitnehmerunterordnung);
berufliche Pflichten des Arbeitnehmers;
Rechte;
Verantwortung.

Die Stellenbeschreibung enthält nicht die Vorgehensweise für den Mitarbeiter, sondern definiert die konkreten Arten der Arbeit, die der Mitarbeiter verrichtet.

Basierend auf der Stellenbeschreibung wird mit dem Arbeitnehmer ein Arbeitsvertrag (Vertrag) entwickelt. Sie können keine Stellenbeschreibung erstellen, aber die notwendigen Bestimmungen mit aufnehmen Arbeitsvertrag. Aber das kann unbequem sein, weil. Im Falle einer Erweiterung der Aufgaben eines Arbeitnehmers ist es einfacher, Änderungen an der Stellenbeschreibung vorzunehmen als am Arbeitsvertrag.

Der Arbeitnehmer muss seine Pflichten kennen, daher müssen sie in der Stellenbeschreibung richtig und klar formuliert sein, sonst kann dies später zu ineffizienter Arbeit führen, bei der das Unternehmen Verluste erleidet, und es ist unmöglich, diese Verluste vom Arbeitnehmer rechtlich zurückzufordern .

Vorschriften (Auftrag), Anweisungen und Vorschriften sind Dokumente, die das Verfahren und die Regeln für das Handeln eines Mitarbeiters in einer bestimmten Situation regeln. Diese Unterlagen gelten nicht für im Verfahren auftretende Sonderfälle Wirtschaftstätigkeit Unternehmen. Sie enthalten eine Beschreibung des Standardverhaltens, und es kann auch festgelegt werden, wie der Mitarbeiter im Falle einer nicht standardmäßigen Situation handeln soll.

Diese Dokumente können sowohl für alle Mitarbeiter des Unternehmens als auch für einen im Dokument definierten begrenzten Personenkreis gelten.

Vorschriften, Anweisungen und Vorschriften können zusätzliche Dokumente enthalten, die bestimmte Bestimmungen solcher Dokumente offenlegen. Dies geschieht, wenn das Reglement ein allgemeines Vorgehen für das Projekt enthält und für bestimmte Bereiche des Projekts die Erstellung eines zusätzlichen Dokuments (Anweisung, Reglement, Reglement etc.) erforderlich ist.

Betrachten Sie dies am Beispiel der „Verordnungen über Geschäftsgeheimnisse“:

Informationsdokumente.

Информационными документами являются документы, используемые компанией для внешней переписки (письма, телефонограммы и т.п.), для внутренней переписки (служебные и докладные записки и т.п.) и документы, свидетельствующие о каком-либо факте, событии (акты, объяснительные usw.).

Memo- Dies ist ein Dokument, das zur Bearbeitung von Anfragen und Vorschlägen verwendet wird, die an die Abteilungsleiter und (oder) den Leiter des Unternehmens gesendet werden.

Memorandum- ein Dokument, das an den Leiter des Unternehmens gerichtet ist und eine Erklärung zu allen Fragen mit Schlussfolgerungen und Vorschlägen enthält.

Die Struktur interner Dokumente und der Zweck ihrer Erstellung.

Die Anzahl und Vielfalt der internen Dokumente in einem Unternehmen hängt von der Komplexität der Struktur des Unternehmens selbst ab.

Bei strukturellen Trennungen im Unternehmen besteht die Notwendigkeit, die Interaktion der Mitarbeiter sowohl innerhalb der strukturellen Trennung als auch zwischen ihnen zu regeln strukturelle Einteilungen.

Das Zusammenwirken der Mitarbeiter innerhalb der Struktureinheit ist durch die Dienstordnung zu regeln.

Reglement der Abteilung beinhaltet:

Allgemeine Bestimmungen (Zusammensetzung der Struktureinheit, Titel des Leiters der Struktureinheit, Amtsunterordnung);
die Haupttätigkeiten der Struktureinheit;
eine Reihe von Fragen zur Interaktion mit strukturellen Abteilungen des Unternehmens (Name der strukturellen Abteilungen, eine Reihe von Fragen der Interaktion);
Verantwortung.

Wir haben untersucht, welche Dokumente ein Mitarbeiter benötigt, um seine beruflichen Verantwortlichkeiten zu klären ( Arbeitsbeschreibung) und welches interne Dokument die Mitarbeiter in einer Struktureinheit zusammenfasst (Ordnung über die Abteilung). Betrachten Sie nun das Zusammenspiel der Struktureinheiten im Unternehmen.

Die Arbeit aller Strukturbereiche ist darauf ausgerichtet, das gemeinsame Ziel des Unternehmens zu erreichen - den Geschäftserfolg. Im Laufe der Unternehmenstätigkeit sind die Struktureinheiten untrennbar miteinander verbunden, aber gleichzeitig erfüllt jede von ihnen ihre spezifische Arbeit.

Der Prozess des Zusammenwirkens von Struktureinheiten in bestimmten Situationen, die sich im Laufe der Tätigkeit der Organisation ergeben, wird durch die Organisationsdokumente des Unternehmens geregelt.

Zum Beispiel: Betrachten Sie das Zusammenspiel der strukturellen Bereiche eines produzierenden Unternehmens vom Eingang eines Auftrags zur Herstellung von Waren bis zur Übergabe der Waren an den Auftraggeber.

In diesem Fall wird Folgendes involviert sein: Verkaufsabteilung, Produktionsabteilung, Transportabteilung, Lager, Buchhaltung. Die Vertragsbedingungen umfassen die Herstellung der Ware durch das Unternehmen und deren Lieferung an den Auftraggeber.

Das Interaktionsschema sieht wie folgt aus:

Ein solches Interaktionsschema zwischen Struktureinheiten kann in den Vorschriften für die Arbeit mit Kunden beschrieben werden. Gleichzeitig sollte berücksichtigt werden, dass bei ungewöhnlichen Situationen der Unternehmensleiter unverzüglich benachrichtigt werden muss.

Wenn die strukturellen Bereiche nicht miteinander interagieren, führt dies zum Verlust des Kundenstamms und in der Folge zu einer unrentablen Tätigkeit des Unternehmens.

Oft gibt es Situationen, in denen der Kunde die geleistete Arbeit (erbrachte Dienstleistungen) nicht bezahlt. In diesem Fall hat das Unternehmen Forderungen, die in der Bilanz als „Totgewicht“ ausgewiesen bleiben.

Um solche Situationen zu vermeiden, ist es notwendig, eine „Verordnung über die Sammlung von Accounts erhaltbar“, die das Verfahren für den Mitarbeiter enthält, der den Kunden von Anfang bis Ende des Projekts zu folgenden Themen führt:

Senden einer Reklamation an den Kunden,
Informationen dem Management zur Kenntnis bringen;
das Verfahren zur Durchführung der Korrespondenz mit dem Kunden;
Verantwortung.

Sie sehen, welche Vielfalt an Dokumenten, die verschiedene Situationen regeln, im Unternehmen existiert. Jetzt muss eine Anordnung für die Weitergabe solcher Dokumente innerhalb der Organisation erstellt werden. Dazu wird die Anweisung zur Büroarbeit verwendet.

Arbeitsanweisungen für das Büro- Dies ist ein Dokument, das die Regeln, die Akzeptanz und den Prozess der Erstellung von Dokumenten sowie das Verfahren für die Arbeit mit ihnen regelt.

Die Büroarbeitsanweisung sollte folgende Bestimmungen enthalten:

Liste der im Unternehmen geltenden internen Dokumente;
das Verfahren zur Erstellung interner Dokumente;
Liste der Organisationsdokumente des Unternehmens;
das Verfahren zum Ausfüllen von Standardformularen für Dokumente;
das Verfahren zur Erstellung eines Dokuments in einer Gesellschaft;
verantwortliche Personen;
das Verfahren zur Bearbeitung und Registrierung der ausgehenden Korrespondenz;
das Verfahren zur Registrierung eingehender Korrespondenz;
das Verfahren zum Abschluss von Verträgen mit Kunden;
Dokumentenfluss innerhalb des Unternehmens (das Verfahren zur Übergabe von Amts-, Memoranden- und Erläuterungsnotizen);
Verantwortung;
Bereitstellen von Dokumenten zur Unterschrift an den Leiter usw.

Die Büroarbeitsanweisung ist das Hauptdokument im Unternehmen und je nach Anzahl der geltenden Dokumente kann dieses Dokument aus mehreren Teilen bestehen.

Zum Beispiel: Einer der Teile der Anweisungen für die Büroarbeit kann das Verfahren zum Aushandeln von Verträgen sein.

Das Verfahren zum Unterzeichnen eines Vertrags über die Herstellung von Waren im Auftrag des Kunden

Im Laufe der Unternehmenstätigkeit werden eine Vielzahl von Dokumenten erstellt. Gleichzeitig werden einige Dokumente lange verwendet, während andere schnell an Bedeutung verlieren. Zur längerfristigen Aufbewahrung von Unterlagen wird ein Firmenarchiv angelegt und die Archivierung durch die Anleitung zur Organisation der Archivierung geregelt.

Weisungen zur Organisation der Archivierung regeln:

das Verfahren zur Übergabe von Dokumenten an das Archiv;
Bedingungen für die Aufbewahrung von Dokumenten;
das Verfahren zur Genehmigung der Nomenklatur der Rechtssachen;
das Verfahren zur Nutzung von Archivalien;
Reglement über die Expertenkommission.

In jedem Unternehmen kommt es unweigerlich zu Situationen, in denen Mitarbeiter gehen und Jobs in konkurrierenden Organisationen bekommen. Verbieten Sie ein solches „Dashing“ in Übereinstimmung mit dem Gesetz Russische Föderation unmöglich, aber es ist notwendig, um das Durchsickern von Informationen zu verhindern. Das Unternehmen muss eine Verordnung über Geschäftsgeheimnisse haben, die Folgendes beinhaltet:

die Haupttätigkeit des Unternehmens;
Informationen, die ein Geschäftsgeheimnis des Unternehmens darstellen;
die Namen der strukturellen Abteilungen und Positionen, die Zugang zu Informationen haben, die ein Geschäftsgeheimnis darstellen;
Zeitraum der Geheimhaltung von Informationen über Geschäftsgeheimnisse nach Beendigung Arbeitsvertrag;
Verantwortung für die Offenlegung von Informationen;
Bedingungen und Verfahren, unter denen Informationen offengelegt werden müssen.

Informationen, die ein Geschäftsgeheimnis darstellen, können Informationen über Kunden, Kundenstamm, Rezepte, Know-how usw. umfassen. Der Mitarbeiter muss mit der Liste der Informationen zu Geschäftsgeheimnissen und der ihm übertragenen Verantwortung für die Offenlegung dieser Informationen vertraut sein.

Werden dem Arbeitnehmer im Rahmen der Arbeit Unterlagen über Geschäftsgeheimnisse übermittelt, so erfolgt diese Weitergabe nur gegen Unterschrift des Arbeitnehmers.

Bei der Einstellung eines Mitarbeiters wird mit dem Mitarbeiter eine Vereinbarung über die Geheimhaltung von Geschäftsgeheimnissen unterzeichnet, die die Dauer der Geheimhaltung und die Verantwortung des Mitarbeiters regelt. Die Vereinbarung über die Verschwiegenheit von Geschäftsgeheimnissen ist Bestandteil des Arbeitsvertrages (Vertrag).

Aus dem Vorstehenden folgt, dass die Organisation ein Verfahren für die Arbeit mit Dokumenten im Zusammenhang mit Geschäftsgeheimnissen einrichten muss.

In der Anfangsphase der Entwicklung des Unternehmens schließt der Leiter in der Regel die Lösung aller Probleme ab. Aber im Wachstumsprozess des Unternehmens, das sich auf globalere, strategische Fragen der Geschäftsentwicklung konzentriert, muss der Manager zwangsläufig einen Teil seiner Befugnisse auf die Mitarbeiter übertragen. In diesem Fall wird es notwendig, das Verfahren zur Personalführung im Unternehmen durch die Ausstellung interner (lokaler) Dokumente zu regeln.

Ein klares Verständnis jedes Mitarbeiters für die ihm übertragene Aufgabe und das Vorgehen zu ihrer Lösung schafft ein gesundes Arbeitsatmosphäre in einem Team, sowie die Definition der Funktionen von Struktureinheiten und die Reihenfolge ihres Zusammenwirkens notwendig sind effektives Management Unternehmen.

Rechtsanwälte des Beratungsunternehmens „Protection of Business“
Levacheva E.K., Trofimova N.V.

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