Auftrag zur Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems. Implementierung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems

Bundesamt für Bildung

SEI HPE „Staatliche Universität für Geisteswissenschaften Nischnewartowsk“

Fakultät der Geisteswissenschaften

Abteilung für Management

Abteilung für Dokumentation und Allgemeine Geschichte

Implementierung elektronische Dokumentenverwaltung

in einem modernen Unternehmen

(Kursarbeit)

Studenten im vierten Jahr

Tagesabteilung

Kurij Natalja Romanowna

Wissenschaftlicher Leiter

LA Yakubova,

Alter Dozent,

Kandidat der Geschichtswissenschaften

Nischnewartowsk

Einführung ................................................. .. ................................................ .......3

Kapitel 1. Rechtlicher Rahmen für die Einführung des elektronischen Dokumentenmanagements…………………………………………………………………..7

Kapitel 2. Phasen der Umsetzung des elektronischen Dokumentenmanagements…..…………….18

Kapitel 3. Bewertung der Wirksamkeit der Einführung von elektronischen

Dokumentenfluss………………………………………………………….…..28

Fazit ……………………………………………………………………………40

Verzeichnis der verwendeten Quellen und Literatur…………………………...45

Einführung

In modernen Organisationen gibt es einen breiten Informationsaustausch: mit Geschäftspartnern, Behörden, mit ihren Gebietskörperschaften. Die meisten Informationen werden in Form von Papierdokumenten übermittelt. In den letzten Jahren hat die Menge an Informationen, die über elektronische Kanäle geleitet werden, einschließlich elektronischer Dokumente, erheblich zugenommen.

Das Thema davon Seminararbeit ist erstens relevant, weil auch der traditionelle (Papier-)Workflow ohne Automatisierung und die Verwendung elektronischer Dokumente undenkbar ist. Die Hauptaufgabe heute ist der Übergang von einer diskreten Form des elektronischen Dokumentenmanagements zu einer ganzheitlichen, integrierten, durchgängigen Informationstechnologie.

Wenn wir über ein elektronisches Dokument sprechen, muss immer daran erinnert werden, dass dieses Dokument alle Phasen seines Lebenszyklus in elektronischer digitaler Form durchläuft. Das heißt, wir erstellen solche Dokumente, übermitteln sie zeitlich und räumlich, speichern oder vernichten sie nur in elektronischer digitaler Form.

Trotz der hohen Entwicklungsgeschwindigkeit Informationstechnologien, werden elektronische Dokumente in der Verwaltung noch wenig genutzt. Neben allgemeinen (technischen, technologischen usw.) Gründen wird die unzureichende Nutzung elektronischer Dokumentation in Russland durch eine Reihe von Faktoren verschärft, die einer breiten Einführung und effektiven Nutzung elektronischer Dokumente in Organisationen entgegenstehen.

Zu diesen negativen Faktoren gehören:

unvollkommener regulatorischer Rechtsrahmen, der die Möglichkeiten moderner Informationstechnologien nicht immer berücksichtigt;

unzureichende Entwicklung von Informationstechnologien im Bereich Management;

die mangelnde Vorbereitung vieler Organisationen auf die Anwendung effektiver Managementtechnologien;

das Fehlen einer integrierten Informationsinfrastruktur und einer effektiven Informationsunterstützung für Waren- und Dienstleistungsmärkte im Land;

unzureichende Ausbildung des Personals im Bereich der Nutzung der Informationstechnologie.

Nichtsdestotrotz laufen auf allen Regierungsebenen aktiv Informatisierungsprozesse, viele Aktivitäten zur Entwicklung von Informationstechnologien werden im Rahmen von Bundes-, Regional- und Departementsprogrammen durchgeführt oder geplant.

Ziel dieser Kursarbeit ist es, die Umsetzung des elektronischen Dokumentenmanagements weiter zu untersuchen modernes Unternehmen.

Um dieses Ziel zu erreichen, wird vorgeschlagen, eine Reihe von Aufgaben zu lösen:

Untersuchung des regulatorischen Rahmens für die Einführung des elektronischen Dokumentenmanagements;

Berücksichtigen Sie die Phasen der Implementierung des elektronischen Dokumentenmanagements;

Analysieren Sie die Bewertung der Wirksamkeit des elektronischen Dokumentenmanagements.

Dieses Thema wurde in der Literatur noch nicht vollständig analysiert.

Der Forscher der Abteilung der vorschulischen Bildungseinrichtung VNIIDAD T. R. Belaya überlegte organisatorische Angelegenheiten Entwurf eines automatisierten Systems von Vorschulbildungseinrichtungen, Phasen und Phasen der Erstellung eines ASDOU, die Hauptanforderungen an die Aufgabenstellung für den Entwurf des KKW und an die Abnahmedokumentation für das KKW.

Yu.M.Kukarina charakterisiert ausführlich gesetzlicher Rahmen Einfluss auf die Bildung der Begriffe "elektronisches Dokument" und "elektronisch". Digitale Unterschrift". Der Autor betrachtet die ersten regulatorischen und methodischen Dokumente über ein elektronisches Dokument, GOSTs von 1994 über eine elektronische digitale Signatur, ein elektronisches Dokument in Gesetzgebungsakten und das Bundesgesetz über eine elektronische digitale Signatur.

P. Moskova zeigt die Vorteile des elektronischen Dokumentenmanagements auf. Der Autor A. V. Badina weist auf die Merkmale der Automatisierung des Dokumentenmanagements in russischen Unternehmen hin, zeigt die typischsten Wege zur Implementierung dieses Prozesses und die Aussichten für die Entwicklung des EDMS-Marktes auf.

V. E. Balasanyan betont die Bedürfnisse von Organisationen bei der Automatisierung der Arbeit mit Dokumenten und untersucht die Anforderungen an Automatisierungssysteme für Büroarbeitsprozesse.

Der Autor S. L. Kuznetsov erwägt die Entwicklung eines automatisierten Dokumentenregistrierungssystems. Eine Reihe von Problemen im Zusammenhang mit der Einführung automatisierter Vorschulerziehungssysteme werden identifiziert. Es wird auf die obligatorische Beteiligung von Vorschulerziehungseinrichtungen an der Implementierung von Computertechnologien, die Bedeutung der Aufgabenstellung und die Entwicklung landesweiter Gesetzgebungs- und Regulierungs- und Methodengesetze zur Automatisierung von Vorschulerziehungseinrichtungen hingewiesen.

E.S. Istomina analysiert die digitale Signatur als Attribut eines elektronischen Dokuments, die Grundlagen und Prinzipien der Verwendung eines EDS in einem elektronischen Dokumentenmanagementsystem. Und betrachtete auch die Probleme, die beim Einsatz von EDS auftreten, und Möglichkeiten, sie zu lösen.

Sehr detaillierte und zugängliche Informationen über elektronische Dokumentenmanagementsysteme werden auf der Website des Unternehmens Decision Support Systems präsentiert, die häufig aktualisiert wird, interessante und nützliche Artikel über elektronische Dokumentenmanagementsysteme werden veröffentlicht. Erwähnenswert ist auch die Website des Unternehmens Cognitive Technologies, das eine anerkannte Autorität in der Entwicklung moderner Computertechnologien ist und dessen hohe Professionalität weltweit anerkannt ist.

Auch Fragen im Zusammenhang mit dem elektronischen Dokumentenmanagement werden von mehreren angesprochen normative Dokumente.

Das Bundesgesetz vom 10. Januar 2002 Nr. 1-FZ „Über die elektronische digitale Signatur“ ermöglichte es auf Gesetzesebene, die Grundbegriffe wie „elektronisches Dokument“ und „elektronische digitale Signatur“ zu definieren und mit dem entsprechenden zu versehen rechtliche Handhabe, sowie die allgemeinen Anwendungspunkte in der Praxis der gewählten Technologie der elektronischen Unterzeichnung von Dokumenten zu bestimmen.

Artikel 11 Absatz 3 des Bundesgesetzes vom 27. Juli 2006 Nr. 149-FZ „Über Informationen, Informationstechnologien und Informationsschutz“ besagt, dass eine mit einer elektronischen digitalen Signatur signierte elektronische Nachricht als einem Dokument gleichwertiges elektronisches Dokument anerkannt wird mit handschriftlicher Unterschrift unterschrieben.

Richtlinien für die Entwicklung von Anweisungen für die Büroarbeit in föderalen Exekutivorganen, die gemäß Absatz 4 des Regierungserlasses entwickelt wurden Russische Föderation vom 15. Juni 2009 Nr. 477 „Über die Genehmigung der Ordnung für die Bürotätigkeit in den Bundesorganen der Exekutive“ legt das Verfahren zur Erstellung, Entgegennahme, Bearbeitung, Aufbewahrung und Nutzung elektronischer Dokumente im Rahmen der Nutzung eines elektronischen Dokumentenverwaltungssystems der Abteilung fest, as sowie das Verfahren zum Senden, Empfangen und Registrieren elektronischer Nachrichten .

Einen zusätzlichen Impuls für die Entwicklung der Informationstechnologien und die Umwandlung der Dokumentation in elektronische Form in unserem Land gab das föderale Zielprogramm "Elektronisches Russland für 2002-2010".

Somit können wir den Schluss ziehen, dass die Autoren verschiedener Artikel viele Aspekte des Problems der Einführung des elektronischen Dokumentenmanagements in einem modernen Unternehmen berücksichtigen. Einige von ihnen konzentrieren sich auf die Probleme, die in jeder einzelnen Phase der Implementierung von ED auftreten, andere betonen, wie wichtig es ist, das richtige elektronische Dokumentenverwaltungssystem, das die Organisation benötigt, richtig zu bestimmen.

Kapitel 1. Regulierungsrahmen für die Umsetzung

elektronische Dokumentenverwaltung

Die Aufgabe des Übergangs von Papier- zu elektronischem Dokumentenmanagement steht heute bei vielen Organisationen, sowohl kommerziellen als auch staatlichen Stellen, bevor. Die Einführung des elektronischen Dokumentenmanagements ermöglicht es, die Kontrolle über die Bewegung und Ausführung von Dokumenten zu verbessern, den Zugriff auf Informationen erheblich zu vereinfachen und zu beschleunigen und als Ergebnis die Verwaltungseffizienz zu verbessern. Das ist wichtig für die Wirtschaft und nicht weniger wichtig für den Staat.

Regierungsdekret Nr. 65 der Russischen Föderation vom 28. Januar 2002 genehmigte das Föderale Zielprogramm „Elektronisches Russland“ (2002-2010).

Es soll den Regulierungsrahmen im Bereich der Informationstechnologie, die Entwicklung der Informations- und Telekommunikationsinfrastruktur, die Bedingungen für die Anbindung verschiedener Benutzergruppen an offene Informationssysteme (auch über das Internet) sowie die Gewährleistung einer effektiven Interaktion zwischen der Öffentlichkeit schaffen Behörden und lokale Regierungen mit Bürgern und Unternehmen auf der Grundlage der weit verbreiteten Einführung der Informationstechnologie.

Standardklassifikatoren.

Administratorrechte;

Nomenklatur der Angelegenheiten der Organisation;

Auf diese Weise,

Dokumente gehen verloren;

Inbetriebnahme von AS DOW.

Inbetriebnahme des AS DOW.

Dokumentenfluss

Physische Freigabe von Speicherplatz

Reduzieren Sie die Papierkosten

V=M*W + M*W*F(N), wobei:

Auf diese Weise,

Fazit

Der moderne regulatorische und rechtliche Rahmen für die dokumentarische Unterstützung von Managementaktivitäten befindet sich in einem ungeordneten Zustand. Objektiv erklärt sich diese Situation durch die folgenden Umstände.

Aussehen verschiedene Formen Eigentumsverhältnisse machten es unmöglich, die Anforderungen an Dokumente, die traditionell von staatlichen Archivbehörden gestellt wurden, auf alle Organisationen auszudehnen. So wurden die erarbeiteten „Grundregeln für den Betrieb von Archiven von Organisationen“, „Methodische Empfehlungen für die Erarbeitung von Anweisungen für die Schreibarbeit in Bundesvorständen“ sowie „Regeln für die Vorbereitung von Rechtsakten der Bundesvorstände und deren staatliche Registrierung» gelten nur für die Dokumentation staatlicher Organisationen. Die Kontrolle über die Einhaltung der Regeln der Dokumentationsunterstützung für die Managementtätigkeit von Nichtregierungsorganisationen liegt nicht in der Verantwortung einer föderalen Stelle.

Die weit verbreitete kommerzielle Aktivität im Design und der Implementierung von automatisierten Bürosystemen (Dokumentenfluss, Unterstützung des Dokumentenmanagements usw.) führt zu einer zunehmenden Trennung von Dokumentensystemen und deren Inkompatibilität.

In einer Reihe von Fällen unterstützen automatisierte Büroarbeitssysteme entweder unvollkommene (irrationale) Dokumentenverwaltungspraktiken oder schaffen ihre eigene Ordnung, während sie die Anforderungen der traditionellen Papierbüroarbeit nicht erfüllen. Keine einzige staatliche Stelle in der Russischen Föderation koordiniert und kontrolliert die Automatisierung der Dokumentationsunterstützung für das Management. Heute:

es gibt keine Gesetze, die die Rechte von Papierdokumenten und elektronischen Dokumenten wirklich angleichen;

Es gibt keine Rechtsvorschriften zur Übertragung von Papierdokumenten auf andere Medien mit dem Recht, ihre Originale zu vernichten.

Die Gesetzgebung im Bereich des elektronischen Dokumentenmanagements befindet sich im Entwicklungsstadium. Eine der Manifestationen der mangelnden Aufmerksamkeit des Staates für die Einführung von EDMS ist ein schwaches Interesse an der Entwicklung eines gesetzlichen und regulatorischen Rahmens, der die breitere Verwendung elektronischer Dokumente ermöglichen würde moderne Technologien.

Die Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems hat einen erheblichen wirtschaftlichen Effekt, aber seine quantitative Bewertung ist ein komplexer Prozess, da viele Faktoren berücksichtigt werden müssen. Wirtschaftliche Wirkung wird maßgeblich durch die richtige Wahl des Systems und den Implementierungsprozess bestimmt.

Welche rechtlichen Rahmenbedingungen gibt es heute für die Nutzung elektronischer Dokumente (nachfolgend ED)?

Wir hören oft, dass es überhaupt nicht vorhanden ist. Dies ist jedoch nicht wahr. Erstens sollten alle Standards für die Dokumentation des Managements auch für ED gelten. Zweitens gibt es einen ganzen Komplex legale Dokumente organisatorischer, instruktiver, methodischer Natur, auf die man sich bei der Arbeit mit elektronischen Dokumenten verlassen kann.

Die Verwendung elektronischer Dokumente erfolgt in erster Linie in Übereinstimmung mit dem Bundesgesetz vom 20. Februar 1995 Nr. 24-FZ "Über Informationen, Informatisierung und Informationsschutz" und dem Gesetz der Russischen Föderation vom 23. September 1992 Nr. 3523- 1 „Zum rechtlichen Schutz von Programmen für elektronische Rechner und Datenbanken“ (in der Fassung vom 24.12.02).

Gesetzliche Regelung Die Erstellung und Verwendung elektronischer Dokumente beinhaltet die gesetzeskonforme Verwendung elektronischer Dokumente sowie die Gewährleistung ihrer rechtlichen Bedeutung (das Verfahren zu ihrer Beglaubigung - die Zusammensetzung und die Methoden zur Anwendung von Details) und den Schutz vor Verzerrungen im Prozess des elektronischen Austauschs. Ebenfalls ordnungsrechtlich geregelt sind die Regeln für die Erstellung und Verwendung von Originalen, Duplikaten und Kopien dieser Dokumente, die Anforderungen an deren Weitergabe, Zugriff, Aufbewahrung etc.

Die Funktionsweise elektronischer Dokumente wird nicht nur durch Bundesgesetze geregelt, sondern auch durch branchenweite regulatorische und technische Dokumente des State Standard of Russia.

Der Komplex der staatlichen Standards "Informationstechnologie" regelt viele Fragen zur Erstellung automatisierter Systeme, zum Schutz von Informationen und zur Verwendung einer elektronischen digitalen Signatur (GOST R 34.10-2001, GOST R 34.11-94 usw.).

Branchenweite Ordnungsdokumente des Bundesarchivs regeln vor allem die Fragen der archivarischen Aufbewahrung elektronischer Dokumente.

So legen die Grundregeln für den Betrieb von Archiven von Organisationen (M.: VNIIDAD - Rosarkhiv, 2002), genehmigt durch den Beschluss des Kollegiums des Bundesarchivs vom 6. Februar 2002, das Verfahren für den Betrieb von Archiven von Organisationen fest mit elektronischen Dokumenten und die Normen für die Dokumentation von Vorgängen, die mit elektronischen Dokumenten während der Aufbewahrung und Aufbewahrung durchgeführt werden. Die Regeln werden von solchen Formen von Dokumenten wie begleitet Meldebescheinigung ED-Buchungseinheiten, Migrationsakt und Umschreibungen von ED, Eingangs- und Entsorgungsregister von ED, Migrationsregister und Umschreibungen von ED.

Leider haben diese Regeln zwar einen experimentellen beratenden Charakter, was natürlich ihre weit verbreitete Anwendung verhindert.

Trotzdem verteilte das Zweigzentrum für wissenschaftliche und technische Informationen VNIIDAD auf Wunsch der Verbraucher etwa 6.000 Exemplare. Regeln. Dies weist auf ein erhebliches Interesse von Spezialisten an einer einzigen Methodik zum Aufbau von Büroarbeit in verschiedenen Organisationen hin.

Meist werden die Fragen der Erstellung und Nutzung elektronischer Dokumente von einzelnen Abteilungen und Organisationen eigenständig gelöst. Es gibt Vorschriften von Bundesbehörden, die insbesondere an der schnellen und korrekten Übermittlung von dokumentierten Informationen interessiert sind und die Verwendungsmöglichkeiten elektronischer Dokumente vorschreiben. Dies sind Akte von Finanzbehörden, Steuern, Zolldienste usw.

Zum Beispiel die Bundeskommission wertvolle Papiere(FCSM) Russlands genehmigt: Verordnung zur Festlegung der Abfolge von Maßnahmen von Organisationen, die dem FCSM elektronische Dokumente bereitstellen, und vorübergehende Anforderungen für magnetische Datenträger und das Format von Texten bestimmter Dokumente auf magnetischen Datenträgern.

Derzeit ist in den Bundesvollzugsbehörden die Aktenverwaltungsanweisung das wichtigste Rechtsakt, das die Arbeit mit Dokumenten auf traditionellen Datenträgern regelt und die technologischen Anforderungen an die Organisation der Büroarbeit und des Arbeitsablaufs mit automatisierten Systemen festlegt.

In Übereinstimmung mit Absatz 4 des Erlasses der Regierung der Russischen Föderation vom 15. Juni 2009 Nr. 477 „Über die Genehmigung der Regeln für die Büroarbeit in föderalen Exekutivorganen“ wurden methodische Empfehlungen für die Entwicklung von Anweisungen für das Amt entwickelt Arbeit in föderalen Exekutivorganen (im Folgenden Methodenempfehlungen genannt). Sie legen allgemeine Anforderungen an das Funktionieren der Managementdokumentationsdienste, die Dokumentation der Managementtätigkeiten und die Organisation der Arbeit mit Dokumenten in föderalen Exekutivorganen fest. Besonders interessant beim Arbeiten mit elektronischen Dokumenten ist Abschnitt 3.6 des Leitfadens „Besonderheiten beim Arbeiten mit elektronischen Dokumenten“. Es legt das Verfahren zum Erstellen, Empfangen, Verarbeiten, Speichern und Verwenden elektronischer Dokumente unter den Bedingungen der Verwendung eines elektronischen Dokumentenverwaltungssystems der Abteilung sowie das Verfahren zum Senden, Empfangen und Registrieren elektronischer Nachrichten fest.

Auf der Grundlage der Methodenempfehlungen erarbeiten die Bundesbehörden eigene Ressortanweisungen und weitere Ordnungs- und Methodendokumente, die die Prozesse der Dokumentationsunterstützung für das Management (DOE) regeln. Ihre Anwendung trägt zur Schaffung einer einheitlichen methodischen Grundlage für die Aktenführung in den Bundesorganen bei.

Dem regulatorischen und methodischen Rahmen wird in der Phase der Einführung automatisierter Systeme für vorschulische Bildungseinrichtungen (ASDOU) besondere Bedeutung beigemessen. Die Festlegung eines klaren Verfahrens für die Nutzung des automatisierten Systems und von Regeln für die Arbeit mit Informationen ist einer der Hauptfaktoren für die erfolgreiche Implementierung des automatisierten Systems der Vorschulerziehung und seine vollständige Nutzung.

Die bei der Umsetzung von ASDOU verwendeten organisatorischen und methodischen Dokumente enthalten Empfehlungen:

Organisation der Implementierung und Nutzung des Systems;

über das Verfahren zum Installieren von Client-Orten;

zur Optimierung der Dokumentenflusstechnologie;

Standardklassifikatoren.

Beispielsweise hat die Bank von Russland eine Verordnung, die Folgendes definiert:

Arten von Operationen, die von jeder Gruppe von Arbeitern durchgeführt werden;

Administratorrechte;

Organisation der Kontrolle über die Aktionen von Benutzern, das Verfahren zur Zuweisung von Benutzerzugriffsfunktionen auf das automatisierte System;

Regeln zum Ausfüllen von Informationsfeldern;

Verfahren, die die Informationsintegrität des Systems sicherstellen.

Daraus können wir schließen: Je mehr groß angelegte und multifunktionale Automatisierungssysteme für vorschulische Bildungseinrichtungen eingeführt werden, desto genauer werden die Fragen der regulatorischen und methodischen Unterstützung ihrer Funktionsweise untersucht.

Welche lokalen Vorschriften und methodischen Dokumente sollten in einer Organisation vorhanden sein, um sicherzustellen rechtliche Grundlage Elektronische Dokumentenverwaltung? Wir listen diejenigen auf, die die Erstellung und Verwendung elektronischer Dokumente widerspiegeln sollten:

Anordnungen der Leitung der Organisation über die Entwicklung und Inbetriebnahme Informationssystem, innerhalb dessen die elektronische Dokumentenverwaltung durchgeführt werden soll, mit Auflistung der Aufgaben und Funktionen dieses Systems;

eine Anordnung der Leitung der Organisation über die Einführung des elektronischen Dokumentenmanagements, in der die Befugnisse der Beamten festgelegt und angegeben werden, welche Arten elektronischer Dokumente und unter welchen Bedingungen von den Mitarbeitern zur Prüfung und Ausführung angenommen werden sollten;

Liste der ausgeführten und verwendeten Dokumente elektronisches Formular, auch ausschließlich in elektronischer Form;

Nomenklatur der Angelegenheiten der Organisation;

Verordnung an interne Vorschriften Organisationen;

Verordnung zum Schutz personenbezogener Daten von Arbeitnehmern;

Anweisungen für die Büroarbeit der Organisation;

ein Album von Formularen elektronischer Dokumente mit der Darstellung ihrer Bildschirmformulare und Formulare, wenn sie auf Papier gedruckt werden;

Vorschriften über die strukturellen Gliederungen der Organisation;

Stellenbeschreibungen der Mitarbeiter;

Benutzerhandbücher für Informationssysteme.

Allerdings gibt es auch Einschränkungen bei der Verbreitung elektronischer Dokumentenformen. Außerdem sind sie für externe Arbeitsabläufe viel strenger als für interne. Diese Einschränkungen sind mit den Anforderungen an die Ausführung und Aufbewahrung von Dokumenten verbunden und treten möglicherweise nicht sofort auf, sondern im Rahmen von Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren von Konfliktsituationen im Bereich des Geschäfts, der Verwaltung, der Dienst- und Arbeitsbeziehungen.

Im Großen und Ganzen kann jede Nichtregierungsorganisation eigenständig eigene Anforderungen an die Ausführung von Dokumenten, insbesondere interner Natur, stellen. Behörden und staatliche Organisationen sind in dieser Hinsicht durch die normativen Akte höherer Instanzen stark eingeschränkt. Aber auch private Firmen und Unternehmen sollten einige wichtige Punkte im Zusammenhang mit der Dokumentation ihrer Aktivitäten und Beziehungen zu Partnern berücksichtigen.

Zunächst einmal sind Einschränkungen für elektronische Formulare mit der Notwendigkeit verbunden, Dokumente zu authentifizieren. Die Hauptvoraussetzung für die überwiegende Mehrheit der Dokumente ist die handschriftliche Unterschrift einer autorisierten Person, die außerdem manchmal durch das Siegel der Organisation beglaubigt werden muss. Nur wenn diese vorliegen, kann das Dokument als Original betrachtet werden. Dies ist ein nahezu unüberwindbares Hindernis dafür, bestimmte Arten von Ausgangs- und Eingangsdokumenten ausschließlich in elektronischer Form zu speichern, selbst wenn sie mit einer elektronischen digitalen Signatur (EDS) signiert sind.

Seit den 70er Jahren des letzten Jahrhunderts entwickeln sich Technologien für elektronische Analoga handschriftlicher Unterschriften, jedoch war und ist die Überprüfung der Echtheit einer elektronischen Unterschrift ein komplexes und teures Verfahren. Das Gesetz der Russischen Föderation „Über die elektronische digitale Signatur“ hat dies nicht wesentlich vereinfacht. Die Verwendung einer elektronischen digitalen Signatur (EDS) zur Bestätigung der Rechtskraft von Dokumenten bei der Arbeit mit Informationen in elektronischer Form ist nach Art. 5 des Bundesgesetzes "Über Information, Informatisierung und Informationsschutz".

In Kunst. 160 des Bürgerlichen Gesetzbuchs der Russischen Föderation bezieht sich auch auf „die Verwendung der Faksimile-Reproduktion einer Unterschrift bei Transaktionen durch mechanisches oder sonstiges Kopieren, Digitale Unterschrift oder jedes andere Analogon einer handschriftlichen Unterschrift". Die Verwendung "ist in Fällen und in der durch Gesetz, andere Rechtsakte oder durch Vereinbarung der Parteien vorgeschriebenen Weise erlaubt."

Die Technologie zum Anbringen (das Verfahren zum Erstellen und Verwenden) eines EDS wird durch das Bundesgesetz vom 10. Januar 2002 Nr. 1-FZ "Über die elektronische digitale Signatur" geregelt. Der Mechanismus zur Umsetzung der gesetzlichen Bestimmungen wurde jedoch noch nicht ausgetestet, sodass dies in der Praxis große Schwierigkeiten bei der Anwendung von EDS verursacht. Zudem wird EDS für viele Menschen, auch für Nichtregierungsorganisationen, noch lange ein „teures Vergnügen“ sein. Aber die Hauptsache ist, dass das EDS ein kurzlebiges Erfordernis eines elektronischen Dokuments ist. Aus rechtlicher, verfahrenstechnischer und technologischer Sicht kann die EDS-Authentifizierung 5-10 Jahre nach der Unterzeichnung zu einem problematischen, wenn nicht realen Verfahren werden. Die Echtheit von Dokumenten mit EDS einer langen Aufbewahrungszeit kann vor Gericht in Frage gestellt oder widerlegt werden.

Derzeit gibt es keine Rechtsakte, die es verbieten würden, elektronische Dokumente mit langer Aufbewahrungsdauer mit einem EDS zu signieren, ohne gleichzeitig ihr Duplikat auf Papier zu erstellen. Bei Vorhandensein solcher Dokumente treten jedoch Konfliktsituationen auf externe Organisationen unvermeidlich. Sie können die Erlaubnis entweder in Gerichtsentscheidungen oder in speziellen gesetzlichen Regelungen finden. Es ist möglich, dass die Entscheidung für die obligatorische Erstellung von Papierduplikaten (oder besonders beglaubigten Kopien) von elektronischen Dokumenten mit Langzeitspeicherung EDS ausfällt. In diesem Fall muss die gesamte Bandbreite der bis dahin angefallenen elektronischen Dokumente auf Papier übertragen werden. Daher müssen Führungskräfte von Organisationen die Vor- und Nachteile sorgfältig abwägen, bevor sie die Speicherung wichtiger eingehender und ausgehender Dokumente nur in elektronischer Form anordnen.

Bei elektronischen Dokumenten mit kurzen Aufbewahrungsfristen ist das Verfahren zu ihrer Authentifizierung mit Hilfe von EDS bereits ausreichend ausgetestet (z. B. im Bankensektor) und erfordert keine zusätzliche Vervielfältigung des Dokuments auf Papier.

Ein weiteres formales Hindernis für den Übergang zur papierlosen Büroarbeit ist die Anforderung einiger Gesetze, Dokumente auf speziellen Papierformularen (meist mit Wappen oder Emblemen) zu erstellen. Diese Anforderung gilt für bestimmte Arten von gesetzlichen Dokumenten, Finanzdokumenten, Personaldokumenten, notariell beglaubigten Dokumenten usw. Für die meisten Dokumente von Organisationen in nichtstaatlichem Eigentum bestehen jedoch keine derartigen strengen Anforderungen. Ein lokaler normativer Akt reicht aus, um Formen der externen Darstellung elektronischer Dokumente einzuführen, die hauptsächlich interner Natur sind. Auf Beschluss des Managements der Organisation können auch einige Arten eingehender Dokumente (z. B. Kopien von Verwaltungs- und Regulierungsdokumenten höherer Organisationen, Informations- und Geschäftsbriefe) können nur in elektronischer Form zur Prüfung und Ausführung angenommen werden.

Es gibt eine Reihe von Dokumenten, deren Inhalt nicht durch eine Unterschrift beglaubigt oder auf besonders vorgeschriebenen Formularen erstellt werden muss. Wir sprechen von Dokumenten mit Informations- und Referenzcharakter: Registrierungs- und Kontrollkarten, Registrierungsprotokolle usw. Meistens werden ihre Form und die Zusammensetzung der Details von den Organisationen selbst auf Anordnung der Geschäftsleitung genehmigt. Viele Organisationen haben die Papierform der Verwaltung dieser Dokumente bereits vollständig aufgegeben und verfügen über eine Vielzahl von Dokumenteninformationssystemen und Datenbanken.

Besondere Beachtung verdient die Personaldokumentation. Die Artikel des Arbeitsgesetzbuchs zu Dokumenten in elektronischer Form sind so vage, dass sie genau entgegengesetzte Interpretationen zulassen. Zum Beispiel Absatz 6 der Kunst. 86 des Kodex schlägt vor, dass „der Arbeitgeber bei Entscheidungen, die die Interessen eines Arbeitnehmers betreffen, nicht das Recht hat, sich auf die personenbezogenen Daten des Arbeitnehmers zu verlassen, die er ausschließlich als Ergebnis ihrer automatisierten Verarbeitung erhalten hat, oder elektronische Quittung Diese Bestimmung kann als erhebliche Einschränkung bei der Erstellung von Personaldokumentationen ausschließlich in elektronischer Form interpretiert werden, da die meisten dieser Dokumente auf die eine oder andere Weise verwendet werden können, "bei Entscheidungen, die die Interessen des Arbeitnehmers berühren". Gleichzeitig , Dokumente, die die Entscheidungsfindung formalisieren (Personalaufträge und persönliche Konten von Mitarbeitern), können nur in elektronischer Form erstellt und gespeichert werden.

In einer anderen Auslegung dieses Artikels des Arbeitsgesetzbuchs wird darauf hingewiesen, dass es überhaupt nicht um Dokumente geht, insbesondere nicht um die Notwendigkeit, Personaldokumentationen auf Papierbasis zu erstellen. Und da Personaldokumente im Rahmen des internen Dokumentenflusses zirkulieren, verbietet laut einigen Anwälten nichts, sie ausschließlich in elektronischer Form als Teil der Informationssysteme und Datenbanken der Organisation aufzubewahren. Die Hauptsache ist, dass die Organisation jederzeit die Echtheit und Unveränderlichkeit ihrer elektronischen Dokumente nachweisen kann.

Grundsätzlich gilt für jede Art die angeführte Auslegung der gesetzlichen Bestimmungen interne Dokumente Organisationen. Wenn sie in einer sicher verwalteten Datenbank enthalten sind und verlässliche Garantien für die Unveränderlichkeit elektronischer Dokumente bestehen, akzeptiert jedes Gericht einen Auszug aus dieser Datenbank (auf Papier) als schriftliches Beweismittel und forensisches Beweismittel. Das ganze Problem liegt nur in der richtigen Organisation des internen elektronischen Dokumentenmanagements.

Das Aufkommen verschiedener Eigentumsformen machte es unmöglich, die Anforderungen an Dokumente, die traditionell von staatlichen Archivbehörden gebildet wurden, auf alle Organisationen anzuwenden. So wurden die erarbeiteten „Grundregeln für den Betrieb von Archiven von Organisationen“, „Methodische Empfehlungen für die Erarbeitung von Weisungen für die Bürotätigkeit in Bundesorganen“ sowie „Regeln für die Erstellung von Verordnungsrechtsakten von Bundesorganen u ihre staatliche Registrierung" gelten nur für die Dokumentation staatlicher Organisationen. Die Kontrolle über die Einhaltung der Regeln der Dokumentationsunterstützung für die Managementtätigkeit von Nichtregierungsorganisationen liegt nicht in der Verantwortung einer föderalen Stelle.

Die weit verbreitete kommerzielle Aktivität im Design und der Implementierung von automatisierten Bürosystemen (Dokumentenfluss, Unterstützung des Dokumentenmanagements usw.) führt zu einer zunehmenden Trennung von Dokumentensystemen und deren Inkompatibilität.

In einer Reihe von Fällen unterstützen automatisierte Büroarbeitssysteme entweder unvollkommene (irrationale) Dokumentenverwaltungspraktiken oder schaffen ihre eigene Ordnung, während sie die Anforderungen der traditionellen Papierbüroarbeit nicht erfüllen. Keine einzige staatliche Stelle in der Russischen Föderation koordiniert und kontrolliert die Automatisierung der Dokumentationsunterstützung für das Management. Heute:

es gibt keine Gesetze, die die Rechte von Papierdokumenten und elektronischen Dokumenten wirklich angleichen;

Es gibt keine Rechtsvorschriften zur Übertragung von Papierdokumenten auf andere Medien mit dem Recht, ihre Originale zu vernichten.

Die Gesetzgebung im Bereich des elektronischen Dokumentenmanagements befindet sich im Entwicklungsstadium. Eine der Manifestationen der mangelnden Aufmerksamkeit des Staates für die Einführung von EDMS ist ein schwaches Interesse an der Entwicklung eines gesetzlichen und regulatorischen Rahmens, der eine stärkere Nutzung elektronischer Dokumente und moderner Technologien ermöglichen würde.

Kapitel 2. Phasen der Implementierung des elektronischen Dokumentenmanagements

Die Tätigkeit des Unternehmens (Verwaltung, Produktion, Wirtschaft) ist eng mit der Verarbeitung und Aufbewahrung erheblicher Dokumentenmengen verbunden: Verwaltung, Berichterstattung, Information usw. Unter modernen Bedingungen wird ein effektives Unternehmensmanagement ohne ein effektives Management seines Dokumentenflusses unmöglich. Aus diesem Grund ist der Einsatz elektronischer Dokumentenmanagementsysteme (im Folgenden EDMS) in Unternehmen von besonderer Relevanz, die den zeitlichen und finanziellen Aufwand eines Unternehmens auch bei der Organisation von Geschäftsprozessen und der Archivierung von Dokumenten erheblich reduzieren können sowie Maßnahmen zu deren Optimierung zu entwickeln und einfach umzusetzen.

Ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem kann zu einem effektiven Managementtool für jedes Medium werden oder werden Großunternehmen wenn ihre Umsetzung als komplexe Veranstaltung, bestehend aus organisatorischen, administrativen und technischen Maßnahmen, die primär auf die Optimierung und Erhöhung der Transparenz bestehender Geschäftsprozesse abzielen, erfolgt.

Zunächst möchte ich auf die Gründe hinweisen, warum eine Workflow-Automatisierung durchgeführt werden sollte. Erstens müssen Informationen so schnell und effizient wie möglich verarbeitet werden, manchmal sind Informationsflüsse nicht weniger wichtig als materielle. Zweitens kann der Verlust von Informationen oder das Geraten in die falschen Hände sehr teuer werden. Eine Reihe allgemeiner Probleme sollte auch für Organisationen hervorgehoben werden, in denen Dokumente auf herkömmliche Weise verarbeitet werden:

Dokumente gehen verloren;

viele Dokumente sammeln sich an, deren Zweck und Quellen unklar sind;

Dokumente und darin enthaltene Informationen geraten in die falschen Hände;

es wird viel Arbeitszeit aufgewendet, um nach dem richtigen Dokument zu suchen und eine thematische Auswahl von Dokumenten zu treffen;

es werden mehrere Kopien desselben Dokuments erstellt - viel Geld wird für Papier und das Kopieren von Dokumenten ausgegeben;

Viel Zeit wird für das Vorbereiten und Koordinieren von Dokumenten aufgewendet.

Die Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems ermöglicht es Ihnen, all diese Probleme zu lösen, sowie:

die koordinierte Arbeit aller Abteilungen sicherzustellen;

vereinfachen Sie die Arbeit mit Dokumenten, steigern Sie ihre Effizienz;

Steigerung der Produktivität der Mitarbeiter durch Verkürzung der Zeit für die Erstellung, Bearbeitung und Suche nach Dokumenten;

Steigerung der Effizienz des Zugangs zu Informationen;

wird es ermöglichen, die Zugriffsrechte der Mitarbeiter auf Informationen zu differenzieren.

Bei der Umsetzung lohnt es sich, sich für ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem zu entscheiden. Es gibt verschiedene Klassen von Systemen:

Büroautomatisierungs- und Dokumentenverwaltungssysteme

Workflow-Management-Systeme

Systeme zur Organisation und Verwaltung von Dokumentenarchiven

elektronische Dokumentenverwaltungssysteme

Jedes System löst eine bestimmte Klasse von Problemen. Von einem Büroautomationssystem sollte man also kein vollwertiges Routing von Arbeitsabläufen erwarten.

Jeder Systemhersteller behauptet, dass seine Produkte die funktionalsten, komfortabelsten und effizientesten sind. Es passiert oft so - der Kunde kommt mit einem ganz bestimmten Problem, nach dem der Hersteller über sein System spricht, das dieses und alle anderen Probleme löst. Infolgedessen gibt der Kunde Geld (oft viel) für die Implementierung eines Automatisierungssystems aus und bekommt nicht das, was er wollte. Bei all dem kann ein Softwareprodukt wirklich gut sein, aber es sollte ursprünglich Probleme einer anderen Klasse lösen.

1) Entscheiden - Lösen von Problemen, welche Art Sie dem Automatisierungssystem anvertrauen möchten. Wenn das Personal der Organisation keine Spezialisten hat, die in der Lage sind, die Klasse unabhängig zu bestimmen gewünschtes System am besten holst du dir hilfe von einem berater. Für den Anfang können Sie sich die in der Fachpresse und auf einigen Seiten im Internet veröffentlichten Rezensionen ansehen.

2) Nachdem Sie festgelegt haben, welches Klassensystem Sie suchen müssen, studieren Sie möglichst alle Angebote, wählen Sie ein System, das nicht nur die von Ihnen benötigte Funktionalität bietet, sondern auch eines, das durch Hinzufügen neuer Funktionen erweitert werden kann.

3) Kontakt Techniker. Die Fähigkeiten des Systems werden weitgehend durch die Software- und Hardwareplattform bestimmt, auf der das System betrieben wird.

4) Wählen Sie ein System, das einfach einzurichten, zu erweitern und zu skalieren ist (d. h. Investitionsschutz bietet), das einfach zu bedienen ist und eine ergonomische Benutzeroberfläche hat.

5) Testen Sie das System in Aktion. Der Hersteller hat wahrscheinlich eine Demoversion oder eine Distributionsoption mit Evaluierungslizenzen – installieren Sie das System bei Ihnen vor Ort und testen Sie es in Aktion, bevor Sie es kaufen. Übrigens bieten einige Hersteller während des Evaluierungszeitraums kostenlosen technischen Support an.

6) Es ist nicht notwendig, sofort ein leistungsstarkes, teures System zu kaufen. Der Prozess der Automatisierung einer Organisation kann schrittweise erfolgen – zunächst kann ein einfaches System implementiert werden, das durch Skalierung und Hinzufügen neuer Funktionen weiterentwickelt werden kann.

Der Zeitpunkt der Implementierung des Systems hängt von vielen Faktoren ab. Wir listen die wichtigsten auf:

Systemklasse. Die Implementierung des Büroautomatisierungssystems, bestehend aus einem Arbeitsplatz der Sekretärin, wird eine Woche dauern, während der die Sekretärin in der Arbeit mit dem System geschult wird. Die Einführung eines ERP-Klassensystems kann ein ganzes Jahr dauern, und es ist nicht erforderlich, dass die Anzahl der Arbeitsplätze groß ist.

Der Umfang des implementierten Systems. Der Zeitraum der Systemimplementierung hängt natürlich von der Anzahl der Workstations und Server ab, auf denen das System betrieben werden soll - Benutzer müssen geschult, Software muss auf allen Personalcomputern und Servern installiert und konfiguriert werden.

Systemanpassung. Die Anpassung des Systems an die Anforderungen des Kunden (manchmal wird auch der Begriff „Customization“ verwendet) ist auf zwei Arten möglich – durch Einrichtung und Änderung des Programmcodes. Wenn sich das System durch Änderung der Einstellungen anpasst, dann ist der Anpassungsprozess schneller.

Der Implementierungsprozess besteht aus mehreren Phasen. Die wichtigsten Schritte sind die folgenden Schritte:

Umfrage organisatorische Struktur Unternehmen, die die wichtigsten Geschäftsprozesse, Arbeitsabläufe und eine formale Beschreibung des Dokumentenflusses identifiziert.

Zusammenstellung der Nomenklatur von Dokumenten, Erstellung von Nachschlagewerken und Klassifikatoren, Erstellung von Anweisungen.

Anpassung des Systems auf Basis der während der Erhebungsphase gewonnenen Informationen.

Installation und Konfiguration von Software und Probebetrieb.

Endgültige Anpassung des Systems unter Berücksichtigung der im Probebetrieb festgestellten Mängel.

Schulung des Organisationspersonals.

Einige dieser Schritte können parallel ausgeführt werden. Besonderes Augenmerk sollte auf den Prozess der Personalschulung gelegt werden, Sie sollten kein Geld sparen, denn bei unvorbereitetem Personal wird selbst das fortschrittlichste System, das für Ihre Organisation ideal ist, wirkungslos.

Abhängig von den oben aufgeführten Faktoren kann die Implementierung des Systems ein bis zwei Wochen bis zu sechs Monaten dauern. Die Implementierung eines Enterprise-Resource-Management-Systems kann ein Jahr oder länger dauern.

Bei genauerer Betrachtung der Frage der Organisation der Automatisierung des DOW-Systems sollten die folgenden Punkte hervorgehoben werden:

Treffen einer Entscheidung über die Automatisierung des Vorschulbildungssystems in der Organisation.

Es wird im Auftrag des Leiters der Organisation erstellt, der die für die Automatisierung des DOW-Systems verantwortliche Struktureinheit (Beamter), den Zeitplan der Arbeiten, die Daten der Zwischenkontrolle usw. angibt.

Dem Auftrag ist ein Aktionsplan zur Automatisierung des Systems der vorschulischen Bildungseinrichtung beigefügt. Ein solcher Plan sollte die Start- und Enddaten für jede Aktivität angeben.

Durchführung eines offenen Wettbewerbs unter den Entwicklern des AS DOW (oder Durchführung einer Marktstudie der Entwickler des AS DOW, die Studie kann sowohl unabhängig als auch im Auftrag eines unabhängigen Forschungsunternehmens durchgeführt werden - dies kann ein spezialisiertes Forschungsinstitut sein , ein Beratungsunternehmen usw.) zur Definition der Organisation - des Entwicklers des Systems.

Entwicklung von Aufgabenstellungen für die Gestaltung des AS des PEI (durchgeführt von der Entwicklungsorganisation unter Beteiligung der Organisation - dem Kunden des AS der PDO). Bei der Durchführung eines offenen Wettbewerbs werden Entwürfe technischer Spezifikationen von konkurrierenden Organisationen eingereicht, wenn sie sich für die Teilnahme am Wettbewerb bewerben.

Genehmigung der Aufgabenstellung für die Gestaltung von AS DOW. Ggf. Abstimmung der Aufgabenstellung mit staatlichen Aufsichtsbehörden und anderen interessierten Organisationen. Die Frist für die Genehmigung des Mandats in jeder Organisation sollte 15 Tage nicht überschreiten.

Abschluss einer Vereinbarung zwischen dem Kunden und dem Entwickler über die Gestaltung von AS DOW.

Design von AS DOW. Die Phasen und das Stadium der Erstellung des AS sowie der Inhalt der Arbeit werden von GOST 34.601-90 Informationstechnologie festgelegt. Reihe von Standards für automatisierte Systeme. Automatisierte Systeme. Phasen der Schöpfung.

Experimentelle Implementierung von AS DOE in der Organisation.

Verbesserung des AS DOW in Gegenwart von Kommentaren und Wünschen des Kunden (durch den Entwickler durchgeführt).

Inbetriebnahme von AS DOW.

Inbetriebnahme des AS DOW.

Durchführung von Aktivitäten zur Schulung von Mitarbeitern der Organisation für die Arbeit mit dem eingeführten AS DOW. Die Organisation der Ausbildung erfolgt durch die Personalabteilung. Die Schulung kann von Spezialisten der Struktureinheit der Kundenorganisation durchgeführt werden, die für die Automatisierung der vorschulischen Bildungseinrichtung verantwortlich ist, oder im Rahmen des Vertrags von Vertretern der Organisation, die das AS der vorschulischen Bildungseinrichtung entwickelt. Listen der zu schulenden Mitarbeiter werden von den Führungskräften eingereicht strukturelle Einteilungen(in Übereinstimmung mit Stellenbeschreibungen) und von den Leitern der Organisation genehmigt. Der Lernprozess endet zwangsläufig mit der Zertifizierung.

Die Hauptprobleme und Aufgaben, die besondere Aufmerksamkeit erfordern und bei der Implementierung von Automatisierungssystemen von größter Bedeutung sind, sind:

Mögliche Notwendigkeit, die Organisationsstruktur des Unternehmens zu ändern. Die Einführung eines neuen, offensichtlich effizienteren Dokumentenverwaltungssystems sollte zu einer Änderung der Struktur des Amtes führen, möglicherweise zu weiteren globalen Änderungen, wenn das zu implementierende System die Automatisierung des gesamten Unternehmensverwaltungssystems betrifft.

Die Notwendigkeit, die Technologie der Arbeit mit Informationen und die Grundsätze der Aufzeichnungen zu ändern. Es ist darauf zu achten, dass beim Umschalten auf neues System Es gab keine Unterbrechung von Threads, die für die Verwaltung und Normalität erforderlich waren Produktionsprozess Information. Diese Situation ist möglich, wenn einige Informationslinks nicht formalisiert wurden und nicht in die Sicht der Entwickler gelangten.

Vorübergehende Erhöhung der Belastung der Mitarbeiter während der Einführung des Systems. Offensichtlich wird es in einem bestimmten Stadium der Implementierung eine Art Parallelisierung der Arbeitsabläufe geben, die durch die Notwendigkeit verursacht wird, das Alte und das Alte zu kombinieren neue Wege Informationsverarbeitung. Darüber hinaus müssen die Mitarbeiter neben der Hauptarbeit Anstrengungen unternehmen, um neue Technologien zu beherrschen, deren Umfang vom Umfang der Änderungen und der Komplexität des tatsächlichen Software- und Hardwaremoduls abhängt.

Die Wahl der Umsetzungsoption: allein, durch die Schaffung von Spezialeinheiten oder durch die Gewinnung einer Entwicklungsgesellschaft. Es gibt Vor- und Nachteile für beide Optionen und optimale Lösung in jedem Fall gewählt wird, aber wenn es eine Wahl gibt, gibt es ein Problem. Eine sehr ernsthafte analytische Untersuchung des Problems ist erforderlich.

Widerstand der Mitarbeiter des Unternehmens oder der sogenannte "menschliche Faktor". Tritt fast bei allen Veränderungen in der Organisation als psychologisches Phänomen auf. Darüber hinaus ist dies eine Art Reaktion des Personals auf alle oben genannten Probleme. Dies ist ein ziemlich ernstes Problem, da es in modernen russischen Unternehmen nur sehr wenige Möglichkeiten gibt, den Grad des Widerstands quantitativ und qualitativ zu bewerten, und es daher nicht so viele Arbeitsmethoden gibt, um ihn zu überwinden. Normalerweise können diese Probleme durch drei Gründe erklärt werden:

die Schwierigkeit, Software zu lernen,

unzureichend entwickelter Personalschulungsprozess,

Mangelndes Verständnis dafür, wie Geschäftsinformationsflüsse in der Organisation vor der Einführung der Software organisiert waren.

Führungsfaktor (am wichtigsten). Bei einer schwachen Ausprägung dieses Faktors wird das System nur in einigen Abteilungen oder nur auf einigen Ebenen implementiert. Im schlimmsten Fall wird es gar nicht umgesetzt.

Es gibt auch objektive Faktoren, die in der Phase der Ausführungsplanung berücksichtigt werden sollten, da sie sonst in Zukunft unüberwindbar werden könnten. Diese beinhalten:

Strukturelle Veränderungen in der Organisation. Einer der schwer zu bewältigenden Faktoren sind die ständigen strukturellen Veränderungen in der Organisation und die daraus resultierende schwache Formalisierung von Geschäftsprozessen.

Mangel an Papierkram. Ein ernstes Problem besteht darin, dass, wenn eine große Organisation überhaupt keinen formalisierten Arbeitsablauf hat, darin ständig viele Probleme auftreten und das Management nicht immer versteht, dass ihre Ursache genau das Fehlen eines formalisierten Geschäftsplans ist. Infolgedessen denken Manager nicht einmal über die Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagements nach.

Problematische Aufgaben zu Beginn der Umsetzung:

Einem elektronischen Dokument Rechtskraft verleihen. Je weiter, desto häufiger kann dieses Problem als gewöhnliche organisatorische und technische Aufgabe gelöst werden.

Interaktion mit der Außenwelt. Dies betrifft insbesondere den Austausch von Dokumenten mit Parallelstrukturen in angeschlossenen Organisationen oder Abteilungen, mit denen „dicht“ gearbeitet wird. Meistens kommen Informationen von ihnen auf Papier.

Migration bestehender Dokumente. Die Phase der Migration vorhandener Dokumente von Papier- auf elektronische Form ist vielleicht eine der gefährlichsten. Wenn es nicht sorgfältig geplant wird, können Sie auf Probleme stoßen, die alle vorherigen Arbeiten zunichte machen und das gesamte Projekt zum Scheitern bringen können.

Der Prozess der Einführung eines automatisierten Dokumentenmanagementsystems ermöglicht effektiver eine effizientere obligatorische Vorprojektdiagnostik des Standes der Büroarbeit, des Informationsflusses und des kommunikativen Subsystems in der Organisation. Kann einen gewissen Nutzen bringen, auch wenn die Entscheidung zur Automatisierung nicht endgültig getroffen wird.

Um dem Widerstand der Mitarbeiter vorzubeugen, der aus unserer Sicht ein ernstes Problem darstellt, ist es notwendig, die Unternehmenskultur des Unternehmens und ihre Auswirkungen auf die Arbeitsverteilung, die Richtung und die Dynamik des Informationsflusses sorgfältig zu studieren.

Auch sollte die Begleitung des Umsetzungsverfahrens nicht nur auf Ebene des Leiters der IT-Abteilung, sondern auch auf Ebene der Geschäftsleitung erfolgen, damit die hohe Priorität der Transformationen klar zum Ausdruck kommt und sie systemisch einfließen Natur, die sich auf die unterschiedlichsten Produktions- und Organisationsprozesse auswirkt.

So gehen mit den bisherigen Etappen der Einführung des elektronischen Dokumentenmanagements eine Reihe von Problemen einher, die wiederum nicht unlösbar sind, sondern im Gegenteil in etlicher Literatur konkrete Empfehlungen hervorheben, mit denen sich die Büroarbeit kompetent automatisieren lässt und mit minimalen Verlusten. Trotz der bestehenden Schwierigkeiten wird das elektronische Dokumentenmanagement immer häufiger eingesetzt, gerade weil seine Wirkung nicht an der direkten Einsparung von Ressourcen gemessen wird, sondern an der Verbesserung der Qualität der Arbeit der Organisation. Für Handelsunternehmen ist dies ein Überlebensfaktor, für Abteilungen und Regierungsbehörden eine Gelegenheit, Regierungsprobleme effektiver zu lösen, die Möglichkeit der operativen Interaktion mit verschiedenen Einheiten und zwischen Abteilungen zu realisieren.

Kapitel 3. Bewertung der Wirksamkeit der Einführung von elektronischen

Dokumentenfluss

Die Automatisierung des elektronischen Dokumentenmanagements ist wichtiger Schritt zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit eines jeden Unternehmens. Die Einführung von EDMS ermöglicht es Unternehmen, die Probleme im Zusammenhang mit dem Auffinden, Zugreifen und Speichern von Dokumenten erheblich zu vereinfachen und dadurch viele der Probleme zu vermeiden, die im Prozess des Dokumentenmanagements auftreten. Die Bewertung der Effektivität der Implementierung eines elektronischen Dokumentenverwaltungssystems ist der am schwierigsten zu formalisierende Aspekt. Erstens, weil dieses System einerseits keine bewusste extreme Notwendigkeit ist (wie z. Handelssystem für einen Supermarkt oder eine Datenbank für ein Melderegister) und andererseits mit gewissen Kosten für Implementierung und Wartung verbunden sind.

Zunächst einmal sind die Hauptziele der Implementierung des EDMS:

effektives Management von Dokumentenflüssen im Unternehmen;

zentralisierte Speicherung von Dokumenten;

Erhöhung der Kontrolle über die Ausführung der Arbeit an Dokumenten;

Steigerung der Produktivität der Mitarbeiter;

Erleichterung des Zugangs zu Informationen für eine Adoption Managemententscheidungen;

Informationssicherheit des Unternehmens.

Welche Vorteile ziehen Unternehmen aus der Workflow-Automatisierung?

Die Einführung von Enterprise EDMS bietet Unternehmen zwei Arten von Vorteilen: taktische und strategische.

1. Die taktischen Vorteile der Implementierung eines EDMS beziehen sich hauptsächlich auf die Kostenreduzierung. Sie sind ziemlich einfach zu identifizieren und zu messen. Monetäre Vorteile können basierend darauf berechnet werden, wie viele physische Aktenschränke entfernt werden können, wie viel Platz freigegeben werden kann, wie viel Server freigegeben werden können, auf denen oft viele Kopien derselben Dokumente gespeichert sind.

Die Automatisierung des elektronischen Dokumentenmanagements bietet Unternehmen also die folgenden taktischen Vorteile:

Physische Freigabe von Speicherplatz

Reduzierung der Kopierkosten

Reduzierung der Kosten für die Bereitstellung von Informationen in Papierform

Reduzierung der Ressourcenkosten: Personal und Ausrüstung

Reduzieren Sie die Papierkosten

Erhöhte Arbeitsproduktivität: schnellere Erledigung der Arbeit, Erhöhung des Gesamtumfangs der geleisteten Arbeit, verbesserte Arbeit mit Daten / Aufzeichnungen (Dokumente, die rechtliche Verpflichtungen haben), die Fähigkeit, neue Arten von Arbeiten auszuführen oder Arbeiten anders auszuführen

2. Zu den strategischen Vorteilen der Implementierung eines EDMS gehören Vorteile, die mit Verbesserungen in wichtigen Geschäftsprozessen verbunden sind. Und zwar durch Umsatz- oder Gewinnsteigerung, wenn es um Handelsstrukturen geht, oder um Verbesserungen bei Arbeit, Entscheidungsfindung, Service, wenn wir zum Beispiel über Behörden sprechen. Diese Vorteile sind naturgemäß schwieriger zu messen.

Die Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagements bietet also folgende strategische Vorteile:

Die Entstehung der Möglichkeit der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten (was bei Papierbüroarbeit unmöglich ist);

Erhebliche Beschleunigung der Suche und Auswahl von Dokumenten (nach verschiedenen Attributen);

Erhöhung der Informationssicherheit aufgrund der Tatsache, dass die Arbeit im EDMS von einem nicht registrierten Arbeitsplatz aus unmöglich ist und jedem Benutzer des EDMS eigene Zugriffsrechte auf Informationen zugewiesen werden;

Erhöhung der Sicherheit von Dokumenten und des Komforts ihrer Aufbewahrung, da sie elektronisch auf dem Server gespeichert werden;

Verbesserung der Kontrolle über die Ausführung von Dokumenten.

Das Hauptergebnis der Workflow-Automatisierung ist die Ordnung bei der Arbeit mit Dokumenten, die erhebliche Optimierung von Geschäftsprozessen, die Verkürzung der Zeit für Managemententscheidungen und die Steigerung der Effizienz der gesamten Organisation. Nach der Einführung des EDMS erhält die Unternehmensleitung ein effektives Managementinstrument, das für die Geschäftsentwicklung unter modernen Bedingungen erforderlich ist.

Wenn das System richtig ausgewählt wurde und der Implementierungsprozess erfolgreich war, können die Mitarbeiter der Organisation durch die Verkürzung der Zeit für die Durchführung routinemäßiger Vorgänge bei der Arbeit mit Dokumenten effektiver arbeiten Arbeitszeit und mehr arbeiten. Komplexe Systeme ermöglichen es Ihnen, die Aktivitäten einzelner Abteilungen und der gesamten Organisation als Ganzes zu optimieren. Viele Systeme liefern analytische Informationen, die verwendet werden, um viele wichtige Managemententscheidungen zu treffen.

Es gibt andere ebenso wichtige Vorteile, die ein Automatisierungssystem bieten wird. Diese Vorteile sind nicht immer offensichtlich, aber sie wirken sich sicherlich auch auf die Leistung der Organisation als Ganzes aus – auf das Niveau von Berufsausbildung Mitarbeiter, die Ambitionen der Mitarbeiter wachsen, die Kultur der Nutzung moderner Informationstechnologien wird eingeführt.

Wie bei jedem automatisierten System ist die Wirkung des EDMS in zwei Teile unterteilt: die direkte Wirkung der Implementierung des Systems, verbunden mit Einsparungen an Material, Personalzeit usw., und die indirekte Wirkung, verbunden mit den Vorteilen für das Funktionieren der Organisation, die EDMS gibt (Transparenz des Managements, Kontrolle der Exekutivdisziplin, die Möglichkeit, Wissen zu sammeln usw.).

Der Effekt des zweiten Typs ist im allgemeinen Fall sehr schwer abzuschätzen. Diese Schwierigkeit liegt nicht darin, dass sie nicht bewertet werden kann, sondern darin, dass die Bewertung immer eine Expertenbewertung sein wird und eine solche Bewertung sehr leicht in Frage gestellt werden kann. Tatsächlich überwiegt dieser Effekt bei weitem die direkten Einsparungen durch die Implementierung eines EDMS in Form von nicht ausgegebenem Papier oder reduzierten Arbeitskosten.

Lassen Sie uns versuchen, ein Schema zur Berechnung der Effektivität der Implementierung des EDMS vorzuschlagen.

Lassen Sie uns zunächst ein Beispiel für ein Kostenberechnungsschema geben. Angenommen, wir haben eine Organisation mit N Mitarbeitern. Lassen Sie uns zunächst alle Kosten für die Implementierung des Systems berechnen. Lassen Sie uns einige Annahmen und Notationen einführen und die einfachsten Berechnungen durchführen.

Kosten L für eine Softwarelizenz. Typischerweise liegt diese Zahl im Bereich von 150 bis 800 US-Dollar pro Person Arbeitsplatz und hängt maßgeblich von der Anzahl der erworbenen Lizenzen ab, also von der Anzahl der Arbeitsplätze im EDMS.

Die Kosten H für zusätzliche Ausrüstung, die für die Implementierung des EDMS erforderlich ist (Computer, Drucker, Scanner usw.). Der Wert ist in den meisten Fällen praktisch proportional zu N. Diese Proportionalität wird eingehalten, wenn der Kauf teurer Spezialausrüstung nicht erforderlich ist, z. B. Industriescanner oder große Roboterbibliotheken für elektronische Archive. Der Proportionalitätskoeffizient hängt natürlich vom aktuellen Ausstattungsgrad ab. Nehmen wir an, dass ein Mitarbeiter unter modernen Bedingungen vor Arbeitsbeginn über Geräte im Wert von etwa 1.500 USD verfügt (die Kosten für Geräte, die in der durchschnittlichen Preisspanne liegen, werden angenommen). Die Unterausstattungsquote kann zwischen 10 und 40 % liegen, bei den meisten Organisationen ist diese Zahl kaum höher.

Die Kosten für die Implementierung von System V. Dieser Wert ist nicht proportional zur Größe der Organisation, steht aber natürlich in einer gewissen Abhängigkeit von ihr. Die Kosten der Umsetzung hängen weitgehend davon ab, wie die Umsetzung organisiert wird, von wessen Kräften sie in wie vielen Etappen durchgeführt wird. Zur Sicherheit können wir davon ausgehen, dass die Implementierungskosten folgendem Wert entsprechen:

V=M*W + M*W*F(N), wobei:

M ist die Anzahl der Mannmonate, die für die Durchführung der Implementierungsarbeiten benötigt werden (normalerweise 4 bis 6 Mannmonate),

W - die durchschnittlichen Kosten für 1 Monat Arbeit (einschließlich Arbeit an der Entwicklung von Anforderungen, Erstellung eines Implementierungsprojekts, Softwareentwicklung, Installation und Schulung). Der zweite Term, der von F abhängt - der Funktion der Merkmale der Größe der Organisation - dient als "Korrektur", mit der Sie die Komplikation der Aufgabe aufgrund der Größe der Organisation bei den Kosten berücksichtigen können.

Ein weiterer Kostenpunkt, der berücksichtigt werden muss, sind die Kosten für die Verwaltung und Wartung des Systems. Sie können bis zu 15-20 % der Systemkosten pro Jahr ausmachen.

Wir haben fast alle Hauptkosten für die Implementierung des Systems berücksichtigt. Kommen wir nun zum "profitablen Teil".

Beginnen wir mit einer Schätzung der direkten Kosteneinsparungen. Berücksichtigen Sie nur die Kosten für Papier, die durch die Implementierung eines solchen Systems eingespart werden, und die Kosten für eingesparte Mitarbeiterzeit. Das sind Fixkosten, also berechnen wir die Kosten pro Monat, um dann die Amortisationszeit abzuschätzen. Diese Kosten variieren je nach Art der Tätigkeit der Organisation erheblich, und die Berechnungen basieren im Wesentlichen auf a priori durchschnittlichen Schätzungen.

Die maximalen Kosten für den Papierverbrauch pro Monat können auf der Grundlage der Fähigkeit eines Mitarbeiters berechnet werden, eine bestimmte Anzahl von Dokumentenseiten pro Monat zu lesen und zu verarbeiten. Anhand eines einfachen Experiments lässt sich feststellen, dass ein durchschnittlicher Angestellter während eines Arbeitstages nicht mehr als 100 maschinengeschriebene Blatt Dokumente lesen kann. Andererseits darf der Mindestumfang an Seiten, die ein Mitarbeiter während eines Arbeitstages liest, nicht weniger als ein vollständiges Dokument sein, dh 4-5 Seiten, da dieser Mitarbeiter sonst nicht mit Dokumenten arbeitet, was bedeutet, dass er nicht von ist Interesse aus Sicht der Umsetzung SED. Die Streuung ist groß, daher ist es für die praktische Berechnung besser, Daten über den Kauf von Briefpapier von Ihrer Buchhaltung zu erhalten. Aber für unser grobes Schema (zumal dieser Faktor in der Gesamtbilanz von Einnahmen und Ausgaben offensichtlich nicht ins Gewicht fallen wird) gehen wir davon aus, dass in einer durchschnittlichen Organisation 25 Seiten pro Tag und Mitarbeiter anfallen.

Wenn P die Kosten für ein Blatt Papier mit gedruckten Informationen (Kopieren, Drucken) sind, dann betragen die monatlichen Papierkosten 21*25* P*N.

Noch schwieriger abzuschätzen sind die Kosten der eingesparten Arbeitszeit. Zunächst einmal besteht es aus den folgenden Faktoren.

Sparen Sie Aufwand, indem Sie vorhandene Dokumente wiederverwenden.

Suchzeit sparen Notwendige Dokumente durch die Organisation der Aufbewahrung von Dokumenten und wirksame Mittel Informationssuche.

Beschleunigung aller Geschäftsprozesse durch deren Automatisierung, Formalisierung und Kontrolle der Leistungsdisziplin.

Lassen Sie uns versuchen, diese Faktoren in konkrete Schätzungen zu übersetzen. Lassen Sie uns einige Expertenbewertungen durchführen.

Da jede Organisation ständig Aufgaben löst, die einander sehr ähnlich sind, ist es offensichtlich, dass die Möglichkeit der Wiederverwendung vorhandener Dokumente sehr real ist. Wenn für einige Arten von Dokumenten (Verträge, Briefe, Einladungen) eine solche Weiterverwendung an den meisten Orten gängige Praxis ist, dann für Dokumente dieser Art kommerzielle Angebote, analytische Reviews, Vorentwürfe oder auch nur Korrespondenz, leider ist der Prozentsatz der Wiederverwendung in den meisten Fällen gleich null. Gehen wir davon aus, dass für fast jedes Dokument in ziemlich langer Zeit bestehende Organisation Es gibt immer einen Prototypen. Meistens ist es möglich, 20 bis 30% aus dem Prototyp zu „nehmen“ (nicht aus dem Textvolumen, sondern aus den Arbeitskosten für die Erstellung), der Rest sind die Besonderheiten eines Einzelfalls, der Nachdenken erfordert und Entscheidungen treffen. Daher gehen wir von einem Wiederverwendungsfaktor von 25 % aus. Wenn wir davon ausgehen, dass jeder Mitarbeiter etwa 30% seiner Arbeitszeit mit der Erstellung neuer Dokumente verbringt (dieser Parameter wurde nirgendwo gemessen, kommt aber laut Autor ziemlich nahe an der Wahrheit), dann wird die gesamte Zeitersparnis der Mitarbeiter etwa 7,5 % ihrer vollen Arbeitszeit betragen.

Die Zeitersparnis für die Dokumentensuche wird von den Anhängern der Implementierung des EDMS recht gut gemessen. Zu Werbezwecken nennen sie Zahlen, die bis zu 30 % der Arbeitszeit des Mitarbeiters erreichen. In Wirklichkeit ist diese Zahl natürlich geringer und liegt höchstwahrscheinlich im Bereich von 5-10%. Nehmen wir zur Sicherheit 5 %. Somit beträgt die Gesamteinsparung an Arbeitszeit für diese beiden Faktoren ungefähr 12 %.

Die Beschleunigung von Geschäftsprozessen ist der offensichtlichste Vorteil der Implementierung eines EDMS. Es ist schwierig, a priori zu schätzen, aber versuchen wir, eine Art Einschätzung vorzunehmen. Beim Papier-Workflow Die Post wird in der Regel zweimal täglich vom Büro an die Mitarbeiter verteilt. So kann ein Dokument je nach Genehmigungsliste Instanzen von drei Tagen bis zu einem Monat oder mehr durchlaufen. Jede Verzögerung bei der Ausführung verlängert diese Frist nur. Die Verzögerung bei der Ausführung einzelner Dokumente ist nicht kontrollierbar, und die umfassende Kontrolle der Leistungsdisziplin eines einzelnen Mitarbeiters wird durch die mangelnde Transparenz seiner Aktivitäten erschwert. Bei der Implementierung eines EDMS werden Dokumente unmittelbar nach der Ausführung an die nächste Instanz übertragen. Bei Verzögerungen durch einen der Interpreten können Sie sowohl das Timing der Verzögerung als auch die Belastung des Interpreten mit anderen Werken sehen und dementsprechend Maßnahmen ergreifen. Vor diesem Hintergrund kann ein Dokument, das normalerweise mindestens drei Tage lang ausgeführt wird, in ein oder zwei Tagen ausgeführt werden, und die Ausführungszeit von Dokumenten, die eine mehrstufige Genehmigung und Genehmigung durchlaufen, kann um ein Vielfaches verkürzt werden. Mit den Kosten pro Mitarbeiter S können die Einsparungen (0,1+0,3)*S*N betragen. Dies kann aber nur in der Praxis getestet werden. Das sind also nochmal 10-30% Arbeitszeitersparnis.

Versuchen wir, diese Zahlen auf die Bedingungen eines Unternehmens anzuwenden. Alle unten angegebenen Zahlen sind bedingt und in wahres Leben können um ein Vielfaches abweichen, aber für eine große Anzahl von echten typischen Fällen können die Schätzungen ziemlich nahe beieinander liegen.

Angenommen, wir betrachten eine Organisation, die 50 Beamte verschiedener Ränge beschäftigt. Lassen Sie uns zunächst die Kosten der Implementierung abschätzen.

Angenommen, die Kosten einer Softwarelizenz in Bezug auf einen Arbeitsplatz für ein bestimmtes Volumen betragen L = 300 USD, die Software kostet 15.000 USD.

Nehmen wir an, Sie müssen die Ausrüstung um 20 % umrüsten. Preis zusätzliche Ausrüstung in diesem Fall wird ungefähr sein

H = 0,2 * 1500 USD * 50 = 15000 USD

Nehmen wir an, dass die Organisation über eigenes Personal verfügt, das in der Lage ist, die Implementierung des Systems zu organisieren, und dass sie nur einen Berater anwerben muss, um die schwierigsten Probleme zu lösen. Der typische Arbeitsumfang bei der Implementierung von Informationssystemen dieser Klasse beträgt, wie bereits erwähnt, etwa fünf Personenmonate. Davon entfallen etwa zwei Personenmonate auf die Tätigkeit eines Beraters, der mehr kostet. Lassen Sie uns zwei weitere Personenmonate hinzufügen, wobei wir eine ziemlich große Anzahl von Mitarbeitern in der Organisation berücksichtigen. Die durchschnittlichen Kosten für das eigene Personal einer typischen Agentur betragen etwa 400 US-Dollar pro Monat. Die Kosten für einen Berater betragen je nach Servicebedingungen zwischen 2.000 und 6.000 Dollar pro Monat. Nehmen wir zur Sicherheit an, dass es sich um 5.000 $ handelt.Insgesamt erhalten wir eine Schätzung der Kosten für die Implementierungsarbeiten: etwa 12.000 $.

Somit können die Gesamtkosten für die Implementierung eines solchen Systems bei einer angemessenen Organisation des Prozesses 42.000 USD betragen, die Wartungskosten werden sich über zwei Jahre um weitere 16.000 USD belaufen. Wir erhalten 58.000 Dollar an Ausgaben für zwei Jahre.

Lassen Sie uns nun die direkten wirtschaftlichen Auswirkungen der Implementierung bewerten.

Um die Kosten für die Replikation von Dokumenten zu ermitteln, nehmen wir an, dass ein in der Organisation gedrucktes Blatt etwa 0,02 $ kostet, dann gibt die Organisation etwa 525 $ pro Monat für Papier aus (siehe obige Formel).

Die pessimistischste Schätzung der Arbeitseinsparungen lag nach unseren Annahmen bei etwa 20 %. Basierend auf den durchschnittlichen monatlichen Kosten pro Mitarbeiter in einer typischen Agentur von 400 US-Dollar können wir davon ausgehen, dass die Implementierung des EDMS 50 Personen * 400 US-Dollar * 0,2 = 4.000 US-Dollar pro Monat einspart.

Mit Gesamtimplementierungs- und Betriebskosten von 58.000 USD für zwei Jahre.

Die Amortisationszeit für EDMS beträgt weniger als zwei Jahre.

Dies ist ein ausreichend guter Indikator.

Natürlich sind die obigen Berechnungen bedingt. Erstens können die Kosten für die Implementierung eines EDMS um ein Vielfaches höher sein – je nachdem, welche Form der Implementierung gewählt wird und wie sich die Anforderungen der Organisation von den bereits im System eingebetteten Fähigkeiten unterscheiden. Zweitens mag die Effektivität der Umsetzung nicht so offensichtlich sein, obwohl laut Autor 20 % Aufwandsersparnis durchaus ein erreichbarer Wert für eine Organisation sind, die ständig mit Dokumenten arbeitet. Es sollte berücksichtigt werden, dass, wenn der Arbeitsaufwand mit Dokumenten in einer Organisation nicht ausreicht, um von solch erheblichen Ressourceneinsparungen sprechen zu können, die Anforderungen an das System viel einfacher sind, was die Implementierungskosten bedeutet , Modernisierung von Anlagen etc. deutlich geringer ausfallen.

Zusammenfassend möchte ich die Aufmerksamkeit der Unternehmensleiter, der Mitarbeiter der Unterstützungsdienste für die Managementdokumentation und anderer Spezialisten noch einmal auf die folgenden Punkte lenken:

heute ist die Einführung von Automatisierungssystemen notwendig;

Workflow-Automatisierungssystem bietet echte Vorteile und echte wirtschaftliche Auswirkungen;

Es ist sehr wichtig, das richtige System zu wählen, und Sie sollten nicht am Implementierungsprozess sparen.

Die Kosten eines Systems werden in erster Linie durch seine Zugehörigkeit zu einer bestimmten Klasse bestimmt.

Die Dauer des Implementierungsprozesses hängt von der Komplexität des Systems ab und kann von einer Woche bis zu einem Jahr oder mehr reichen.

Fazit

Der moderne regulatorische und rechtliche Rahmen für die dokumentarische Unterstützung von Managementaktivitäten befindet sich in einem ungeordneten Zustand. Objektiv erklärt sich diese Situation durch die folgenden Umstände.

Das Aufkommen verschiedener Eigentumsformen machte es unmöglich, die Anforderungen an Dokumente, die traditionell von staatlichen Archivbehörden gebildet wurden, auf alle Organisationen anzuwenden. So wurden die erarbeiteten „Grundregeln für den Betrieb von Archiven von Organisationen“, „Methodische Empfehlungen für die Erarbeitung von Weisungen für die Bürotätigkeit in Bundesorganen“ sowie „Regeln für die Erstellung von Verordnungsrechtsakten von Bundesorganen u ihre staatliche Registrierung" gelten nur für die Dokumentation staatlicher Organisationen. Die Kontrolle über die Einhaltung der Regeln der Dokumentationsunterstützung für die Managementtätigkeit von Nichtregierungsorganisationen liegt nicht in der Verantwortung einer föderalen Stelle.

Die weit verbreitete kommerzielle Aktivität im Design und der Implementierung von automatisierten Bürosystemen (Dokumentenfluss, Unterstützung des Dokumentenmanagements usw.) führt zu einer zunehmenden Trennung von Dokumentensystemen und deren Inkompatibilität.

In einer Reihe von Fällen unterstützen automatisierte Büroarbeitssysteme entweder unvollkommene (irrationale) Dokumentenverwaltungspraktiken oder schaffen ihre eigene Ordnung, während sie die Anforderungen der traditionellen Papierbüroarbeit nicht erfüllen. Keine einzige staatliche Stelle in der Russischen Föderation koordiniert und kontrolliert die Automatisierung der Dokumentationsunterstützung für das Management. Heute:

es gibt keine Gesetze, die die Rechte von Papierdokumenten und elektronischen Dokumenten wirklich angleichen;

Es gibt keine Rechtsvorschriften zur Übertragung von Papierdokumenten auf andere Medien mit dem Recht, ihre Originale zu vernichten.

Die Gesetzgebung im Bereich des elektronischen Dokumentenmanagements befindet sich im Entwicklungsstadium. Eine der Manifestationen der mangelnden Aufmerksamkeit des Staates für die Einführung von EDMS ist ein schwaches Interesse an der Entwicklung eines gesetzlichen und regulatorischen Rahmens, der eine stärkere Nutzung elektronischer Dokumente und moderner Technologien ermöglichen würde.

Die bisherigen Phasen der Einführung des elektronischen Dokumentenmanagements werden von einer Reihe von Problemen begleitet, die wiederum nicht unlösbar sind, sondern im Gegenteil eine Reihe von Literaturstellen konkrete Empfehlungen hervorheben, mit denen Sie die Büroarbeit kompetent und mit automatisieren können minimale Verluste. Trotz der bestehenden Schwierigkeiten wird das elektronische Dokumentenmanagement immer häufiger eingesetzt, gerade weil seine Wirkung nicht an der direkten Einsparung von Ressourcen gemessen wird, sondern an der Verbesserung der Qualität der Arbeit der Organisation. Für Handelsunternehmen ist dies ein Überlebensfaktor, für Abteilungen und Regierungsbehörden eine Gelegenheit, Regierungsprobleme effektiver zu lösen, die Möglichkeit der operativen Interaktion mit verschiedenen Einheiten und zwischen Abteilungen zu realisieren.

Die Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems hat einen erheblichen wirtschaftlichen Effekt, aber seine quantitative Bewertung ist ein komplexer Prozess, da viele Faktoren berücksichtigt werden müssen. Der wirtschaftliche Effekt wird maßgeblich durch die richtige Wahl des Systems und des Implementierungsprozesses bestimmt.

http://www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_2687/

http://www.directum.ru/425833.aspx

Heute bricht die elektronische Dokumentenverwaltung mutig in unser Leben ein, heute verwenden fast alle Unternehmen elektronische Dokumente, verwenden E-Mail, elektronische Erklärungen, zumal für die Mehrwertsteuerbesteuerung die obligatorischen Erklärungen gesetzlich festgelegt sind. Da ist jemand weitergezogen und nutzt im Alltag elektronische Dokumentenmanagementsysteme und übersetzt alle Berichterstattungen und Quelldokumente in elektronische Form.

Das Konzept des elektronischen Dokumentenmanagements und die Vorteile des elektronischen Dokumentenmanagements

Elektronisches Dokumentenmanagement hat seine Vor- und Nachteile.

Tisch
Vor- und Nachteile des elektronischen Dokumentenmanagements

Gleichzeitig entwickelt sich das elektronische Dokumentenmanagement immer weiter. Und dafür gibt es Voraussetzungen.

Zum einen ist die elektronische Dokumentenverwaltung im Steuerrecht vorgesehen. Beispielsweise muss die Berichterstattung über Versicherungsprämien oder die Einkommensteuer elektronisch eingereicht werden, wenn das Unternehmen mehr als 25 Mitarbeiter hat. Elektronische Meldungen sind elektronisch einzureichen. Darüber hinaus sind Erläuterungen, sofern die Meldung elektronisch übermittelt wird, im Jahr 2017 auch in Form eines elektronischen Dokuments abzugeben.

Zweitens wird die elektronische Dokumentenverwaltung in der Buchhaltung akzeptiert. Gemäß dem Gesetz Nr. 402-FZ „Über die Rechnungslegung“ wird das primäre Buchhaltungsdokument auf Papier und (oder) in Form eines mit einer elektronischen Signatur unterzeichneten elektronischen Dokuments erstellt.
Drittens wird 2017 das elektronische Dokumentenmanagement im Gerichtsverfahren weiterentwickelt. So sind viele daran gewöhnt, dass Gerichtsentscheidungen elektronisch im Internet veröffentlicht werden. Gemäß Artikel 4 der Schiedsverfahrensordnung der Russischen Föderation können eine Klageschrift, Erklärung, Beschwerde, Präsentation und andere Dokumente beim Gericht in Papierform oder in elektronischer Form eingereicht werden, einschließlich in Form eines mit unterzeichneten elektronischen Dokuments eine elektronische Signatur in der durch die Gesetzgebung der Russischen Föderation festgelegten Weise durch Ausfüllen des Formulars, das auf der offiziellen Website des Gerichts im Informations- und Telekommunikationsnetz "Internet" veröffentlicht ist. Ähnliche Bestimmungen werden im Teil des Zivilverfahrens festgelegt.

Viertens haben elektronische Technologien in Bezug auf die Verwendung von elektronischem Dokumentenmanagement in der Ausschreibungsdokumentation und der Durchführung elektronischer Auktionen einen festen Platz in unserem Leben eingenommen. Gemäß dem Artikel des Bundesgesetzes vom 05.04.2013 Nr. 44-FZ (in der Fassung vom 03.07.2016) „Über das Vertragssystem im Bereich der Beschaffung von Waren, Bauleistungen und Dienstleistungen zur Deckung des staatlichen und kommunalen Bedarfs“, an Versteigerung in elektronischer Form (elektronische Versteigerung) ist eine Versteigerung, bei der Informationen über die Beschaffung durch den Auftraggeber einem unbeschränkten Personenkreis mitgeteilt werden, indem eine solche Versteigerung und eine Dokumentation darüber in einem einzigen Informationssystem eingestellt werden, einheitliche Anforderungen und zusätzliche Anforderungen den Teilnehmern an der Beschaffung auferlegt werden, ist eine solche Versteigerung vorgesehen elektronische Plattform dessen Betreiber.

Der fünfte Grund hängt mit der Tatsache zusammen, dass heute viele Unternehmen in verschiedenen Regionen mit verschiedenen Städten tätig sind, also für die Organisation effizientes Geschäft Es ist notwendig, den Dokumentenfluss zu beschleunigen und die Beziehung zwischen den Parteien zu vereinfachen. In diesem Zusammenhang führen viele Unternehmen intuitiv ein elektronisches Dokumentenmanagement ein.

Wie führt man ein elektronisches Dokumentenmanagement ein?

In der zweiten Phase müssen Sie auswählen, welche Signatur das Unternehmen bei der Verarbeitung von Dokumenten verwenden soll.

Eine einfache elektronische Signatur ist eine elektronische Signatur, die durch die Verwendung von Codes, Passwörtern oder anderen Mitteln die Tatsache bestätigt, dass eine bestimmte Person eine elektronische Signatur erstellt hat.

Unqualifizierte elektronische Signatur ist eine elektronische Signatur, die:

1. erhalten als Ergebnis einer kryptografischen Transformation von Informationen unter Verwendung eines elektronischen Signaturschlüssels;
2. ermöglicht es Ihnen, die Person zu identifizieren, die das elektronische Dokument unterzeichnet hat;
3. ermöglicht es Ihnen, die Tatsache zu erkennen, dass Änderungen an einem elektronischen Dokument nach dem Moment seiner Unterzeichnung vorgenommen wurden;
4. mit elektronischen Signaturwerkzeugen erstellt.

1. der Prüfschlüssel der elektronischen Signatur ist im qualifizierten Zertifikat angegeben;
2. Zur Erstellung und Überprüfung einer elektronischen Signatur werden elektronische Signaturwerkzeuge verwendet, die über eine Bestätigung der Einhaltung der Anforderungen verfügen (Artikel 5 Bundesgesetz vom 6. April 2011 Nr.). Aus Sicherheitsgründen handelt es sich um die erweiterte qualifizierte Signatur.

In der vierten Stufe müssen Unterlagen für den Vertragsabschluss vorgelegt werden.

Die fünfte Stufe ist der Abschluss einer Vereinbarung mit einer Zertifizierungsstelle. Gemäß Artikel 2 des Bundesgesetzes vom 6. April 2011 Nr. 63-FZ (in der Fassung vom 30. Dezember 2015) „Über die elektronische Signatur“ ist eine Zertifizierungsstelle eine juristische Person, ein Einzelunternehmer oder eine staatliche oder lokale Stelle Regierungsstelle, die die Funktionen der Erstellung und Ausstellung von Schlüsselzertifikaten, der Überprüfung elektronischer Signaturen sowie anderer Funktionen ausführt.

Die sechste Stufe ist die Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagements im Unternehmen, die Organisation eines spezifischen Austauschs elektronischer Dokumente. Rechnungen werden im gegenseitigen Einvernehmen der Transaktionsparteien in elektronischer Form erstellt, wenn sie über kompatible technische Mittel und Fähigkeiten zum Empfang und zur Verarbeitung dieser Rechnungen in Übereinstimmung mit dem genehmigten Format verfügen.

Was sollte die Vereinbarung mit der Zertifizierungsstelle beinhalten?

Beim Abschluss eines Vertrages mit einer Zertifizierungsstelle ist auf den Vertragsgegenstand zu achten. Gemäß Artikel 432 des Bürgerlichen Gesetzbuchs der Russischen Föderation sind dies die Bedingungen, die für Verträge dieser Art zwingend sind. Der Vertrag gilt als geschlossen, wenn zwischen den Parteien in der jeweils erforderlichen Form eine Einigung über alles erzielt wird wesentliche Voraussetzungen Verträge. Das heißt, es ist wichtig, den Vertragsgegenstand so klar wie möglich vorzuschreiben.

Der Vertragsgegenstand ergibt sich aus dem Gesetz „Über die elektronische Signatur“.

Überprüfungszentrum:

1. erstellt Zertifikate von Verifizierungsschlüsseln für elektronische Signaturen und stellt solche Zertifikate aus;
2. legt die Gültigkeitsdauer von Zertifikaten für Prüfschlüssel für elektronische Signaturen fest;
3. die Zertifikate der von dieser Zertifizierungsstelle ausgestellten Prüfschlüssel für elektronische Signaturen widerruft;
4. stellt auf Antrag des Antragstellers elektronische Signaturen aus;
5. führt ein Register der Zertifikate, die von dieser Zertifizierungsstelle zur Verifizierung elektronischer Signaturen ausgestellt und storniert wurden;
6. legt das Verfahren zur Führung des Zertifikatsregisters fest;
7. erstellt auf Antrag von Antragstellern Schlüssel für elektronische Signaturen und Schlüssel zur Überprüfung elektronischer Signaturen;
8. überprüft die Eindeutigkeit der Schlüssel zur Verifizierung elektronischer Signaturen in der Zertifikatsregistrierung;
9. überprüft elektronische Signaturen auf Anfrage von Teilnehmern an der elektronischen Interaktion;
10. führt andere Aktivitäten im Zusammenhang mit der Verwendung einer elektronischen Signatur durch.

1. Nichterfüllung oder nicht ordnungsgemäße Erfüllung von Verpflichtungen aus dem Dienstleistungsvertrag durch die Zertifizierungsstelle;
2. Nichterfüllung oder nicht ordnungsgemäße Erfüllung von Pflichten (Artikel 13 Absatz 3 des Bundesgesetzes vom 06.04.2011 Nr. 63-FZ (in der Fassung vom 30.12.2015) "Über die elektronische Signatur").

Wie organisiert man das elektronische Dokumentenmanagement im Unternehmen?

Die Zusammenstellung, Ausführung und Genehmigung von Entwürfen elektronischer Dokumente erfolgt gemäß Allgemeine Regeln Büroarbeiten, die in Bezug auf ähnliche Dokumente auf Papier erstellt wurden. Ein elektronisches Dokument muss alle Details aufweisen, die für ein ähnliches Dokument auf Papier festgelegt sind, mit Ausnahme eines Siegels, da ein Siegel kein obligatorisches Attribut ist. Innerhalb des Unternehmens können Verfahren zur Bestätigung von Handlungen mit elektronischen Dokumenten eingesetzt werden, bei denen keine elektronische digitale Signatur verwendet wird. Beispielsweise können Dokumente ohne eine elektronische digitale Signatur unter Kontrolle gebracht werden.

Wenn Sie den Dokumentenfluss mit Ihren Gegenparteien organisieren möchten, müssen Sie die entsprechenden Bestimmungen in den Vertrag mit der Gegenpartei aufnehmen.

Dokumente werden elektronisch erstellt und signiert. Die verwendeten Mittel der elektronischen digitalen Signatur müssen nach dem festgelegten Verfahren zertifiziert sein.

Am einfachsten ist es, die elektronische Dokumentenverwaltung mit Behörden zu organisieren, zum Beispiel mit dem Finanzamt. dazu ist auch die Einholung einer elektronischen Signatur und der Abschluss einer Vereinbarung mit einer Zertifizierungsstelle erforderlich. In den meisten Fällen reichen Steuerzahler Erklärungen, Erklärungen und Rechnungen bei der Steuerbehörde ein. Als " Rückmeldung» Dokumente werden von der Steuerbehörde gemäß der Anordnung des Föderalen Steuerdienstes Russlands vom 15. April 2015 Nr. ММВ-7-2 erstellt / [E-Mail geschützt]"Über die Genehmigung des Verfahrens zum Senden verwendeter Dokumente Steuerbehörden bei der Ausübung ihrer Befugnisse in Beziehungen, die durch die Steuer- und Gebührengesetzgebung geregelt sind, in elektronischer Form über Telekommunikationskanäle und über die Anerkennung bestimmter Bestimmungen des Beschlusses des Föderalen Steuerdienstes vom 17. Februar 2011 Nr. ММВ-7-2 / [E-Mail geschützt]».

Zu diesen Dokumenten gehören:

1. Klärungsbedarf;
2. Bekanntmachungen kontrollierter ausländischer Unternehmen;
3. Benachrichtigungen über den Anruf des Steuerpflichtigen (Gebührenzahler, Steuerbevollmächtigter);
4. Steuerbescheid;
5. Entscheidungen über die Aussetzung von Transaktionen auf den Konten des Steuerzahlers (Gebührenzahler, Steueragent) bei der Bank und Überweisungen seines elektronischen Geldes;
6. Entscheidungen zur Aufhebung der Aussetzung von Transaktionen auf den Konten des Steuerzahlers (Gebührenzahler, Steueragent) bei der Bank und Überweisungen seines elektronischen Geldes;
7. Entscheidung zur Durchführung einer Vor-Ort-Steuerprüfung;
8. Sonstige Unterlagen.

Wie organisiert man die Aufbewahrung elektronischer Dokumente?

Wie sollen Dokumente aufbewahrt werden?

Erstens, ist es notwendig, eine Nomenklatur der Angelegenheiten einer bestimmten Organisation zu erstellen. Die Nomenklatur der Fälle variiert je nach Unternehmen und Tätigkeitsbereich.

Die Fallnomenklatur wird verwendet, um ausgeführte Dokumente zu Fällen zu gruppieren, Fälle zu systematisieren und zu erfassen, ihre Aufbewahrungsfristen zu bestimmen und nach Dokumenten zu suchen. Die Nomenklatur der Fälle ist die Grundlage für die Inventarisierung von Fällen mit dauerhafter und vorübergehender (über 10 Jahre) Aufbewahrung sowie für die Erfassung von Fällen mit vorübergehender (bis einschließlich 10 Jahre) Aufbewahrung.

Zweitens, ist es notwendig, Fälle zu bilden. Dazu ist eine Prüfung des Wertes von Dokumenten erforderlich, die in elektronischer Form gespeichert werden. Bitte beachten Sie, dass es bestimmte Fristen für die Aufbewahrung bestimmter Dokumente gibt. Beispielsweise werden Buchhaltungsunterlagen 5 Jahre und Steuerunterlagen 4 Jahre aufbewahrt.

Drittens, muss im Systematikblatt vermerkt werden, dass die Daten in elektronischer Form gespeichert werden. Beispiel: „Stundenzettel. Elektronische Dokumente.

Viertens, müssen Sie die Dokumente archivieren.

Bevor eine elektronische Datei zur Speicherung bereitgestellt wird, muss sie:
- Entladen aus dem elektronischen System (wenn das Dokument in einem speziellen Softwareprodukt erstellt wurde);
- Schutz vor möglichen Änderungen durch Speichern in einem geeigneten Format;
- auf ein Speichermedium schreiben.

Das allgemein akzeptierte Format zur Speicherung und Archivierung elektronischer Dokumente ist PDF/A. Es ist vom üblichen PDF zu unterscheiden, bei dem mit jedem Update neue Möglichkeiten für die Arbeit mit Dateien auftauchen. PDF/A ist für etwas anderes gedacht: Es ist ein Format zur langfristigen Archivierung elektronischer Dokumente.

Fünfter Schritt ist es, Beschreibungen zu schreiben. Das Inventar umfasst alle elektronischen Dateien, die zu elektronischen Dokumenten erstellt wurden. Anstelle der Anzahl der Blätter, die bei der Bildung von Fällen auf Papier angegeben wird, wird jedoch das Volumen elektronischer Dokumente angegeben.

Das Beschreibungsformat könnte wie folgt aussehen:

In einigen Fällen ist es notwendig, die Dokumente zu vernichten. Beispielsweise wurden Servicescheine lange aufbewahrt, die Aufbewahrungsfrist ist abgelaufen und es ist notwendig, sie zu vernichten. In diesem Fall wird eine Prüfung der Wertigkeit von Dokumenten durchgeführt. Eine solche Prüfung kann von einer besonderen Kommission durchgeführt werden. Auf der Grundlage der Ergebnisse der Prüfung wird ein Gesetz über die Zuweisung von Dokumenten zur Vernichtung erlassen. Die Form eines solchen Aktes wird von der Gesellschaft eigenständig entwickelt. Und aufgrund der Tat werden Datenträger oder andere Speichermedien einfach vernichtet.

Abschließend bleibt festzuhalten, dass den elektronischen Dokumenten natürlich die Zukunft gehört. Es ist jedoch wichtig, das elektronische Dokumentenmanagement richtig zu organisieren. Viele Unternehmen stehen vor den Problemen einer unsachgemäßen Organisation des Dokumentenmanagements, wenn nur ein Arbeitsplatz in einer Abteilung oder sogar eine Abteilung an das elektronische Dokumentenmanagement angeschlossen ist, wenn die meisten Dokumente noch auf Papier geführt werden. Daher müssen alle Fragen zum elektronischen Dokumentenmanagement in der Phase der Systemimplementierung „in der Bank“ gelöst werden.

BUNDESAGENTUR FÜR KOMMUNIKATION

Bundesland Bildung staatlich finanzierte Organisation höhere Berufsausbildung

"St. Petersburg Staatliche Universität Telekommunikation sie. Prof. -Bruevich"

BEFEHL

"___" 2013 Nr. ___________

St. Petersburg

Über die Verbesserung der Ordnung des Dokumentenumlaufs

Um die Ordnung der Arbeitsabläufe der Universität zu verbessern und die Exekutivdisziplin zu stärken, um:

2. Genehmigen Sie die Liste der für die interne elektronische Dokumentenverwaltung der Fachbereiche (CFD) der Universität zuständigen Personen sowie die E-Mail-Adressen, die von den Fachbereichen zum Empfangen (Versenden) von Informationen im Rahmen der internen Dokumentenverwaltung verwendet werden, gemäß Anlage Nr. 2 zu dieser Bestellung.

3. Genehmigen Sie gemäß Anlage Nr. 3 zu dieser Bestellung:

eine Liste der für die externe elektronische Dokumentenverwaltung zuständigen Hochschulbediensteten in den Tätigkeitsbereichen sowie E-Mail-Adressen, die von der Universität zum Erhalt (Versand) von Informationen zum Zwecke der externen Dokumentenverwaltung verwendet werden;

· eine Liste der Universitätsverantwortlichen, die für die Aktualität der Erstellung und Qualität von elektronischen Dokumenten in Tätigkeitsbereichen verantwortlich sind, die an externe Benutzer gesendet werden.

4. Genehmigen Sie den Zeitraum für die Bearbeitung eines elektronischen Dokuments durch die Empfängereinheiten von höchstens 1 Geschäftstag ab dem Datum seiner Verteilung.

5. Bis zum 1. März 2013 stellt der Vizerektor für Informatisierung sicher:

· Veröffentlichung einer Vorlage für eine elektronische Mailingliste für administrative und regulatorische Dokumente der Universität auf Papier auf der Website der Universität;

Listen von E-Mail-Adressen, die von dieser Anordnung genehmigt wurden, um das elektronische Dokumentenmanagement zu verbessern;

Ausgabe von Zugangsschlüsseln zu neu eingerichteten Postfächern an Beamte, die für die elektronische Dokumentenverwaltung zuständig sind;

6. Der Leiter der Verwaltungs- und Personalabteilung sollte dafür sorgen, dass die Listen der für die elektronische Dokumentenverwaltung zuständigen Beamten mindestens einmal im Monat aktualisiert werden.

7. Vizerektoren, Leiter von Struktureinheiten stellen ab dem 1. März 2013 sicher, dass das Verfahren zur Verteilung und Bearbeitung von Dokumenten gemäß dieser Verordnung eingehalten wird.

8. Ich behalte mir die Kontrolle über die Ausführung des Auftrages vor.

Rektor Professor

Der Verordnungsentwurf führt ein:

Vizerektor für Wirtschaft und Entwicklung

EINVERSTANDEN:

Vizerektor für Informatisierung

Vizerektor für Sicherheit

Leiter der Verwaltungs- und Personalabteilung

1. Treten Sie ab dem 1. Juni 2012 in die Exekutivorgane der Staatsgewalt des Gebiets Tjumen und ab dem 1. April 2016 ein öffentliche Einrichtungen des Gebiets Tjumen ein elektronisches Dokumentenverwaltungs- und Büroarbeitssystem (im Folgenden als EDMS bezeichnet) als einziges offizielles Informationssystem in Betrieb genommen, das zur Organisation der elektronischen Dokumentenverwaltung und Büroarbeit in den Exekutivorganen der Staatsmacht des Gebiets Tjumen und in staatliche Institutionen der Region Tjumen und genehmigen die Vorschriften über das Informationssystem "Elektronischer Dokumentenfluss und Büroarbeit" gemäß Anhang Nr. 1 zu dieser Verordnung.

(in der geänderten Fassung, vom 29.11.2017 N 1415-rp)

2. Bestimmen Sie die Abteilung für Informatisierung der Region Tjumen als autorisierte Stelle für die organisatorische und methodische Unterstützung der Arbeit der EDMS-Benutzer.

(Geändert durch den Erlass der Regierung des Gebiets Tjumen vom 25. März 2016 N 120-p)

3. Benennen Sie die staatliche Finanzinstitution der Region Tjumen „Zentrum für Informationstechnologien der Region Tjumen“ als EDMS-Betreiber.

(in der Hrsg.)

4. Manager Exekutivorgane Staatsbehörden des Gebiets Tjumen, Leiter der staatlichen Institutionen des Gebiets Tjumen:

(Geändert durch den Erlass der Regierung des Gebiets Tjumen vom 25. März 2016 N 120-p)

Gewährleistung der Verwendung von EDMS im internen Dokumentenfluss des Organs sowie im Dokumentenfluss zwischen den Exekutivorganen der Staatsgewalt des Gebiets Tjumen und den staatlichen Institutionen des Gebiets Tjumen;

(In der Fassung der Verordnung der Regierung des Gebiets Tjumen vom 17. März 2014 N 347-rp, des Dekrets der Regierung des Gebiets Tjumen vom 25. März 2016 N 120-p)

Ändern Sie vor dem 1. August 2016 lokale Gesetze, die das Verfahren für die Ausstellung, Verarbeitung und Aufbewahrung von Dokumenten festlegen;

(Absatz eingeführt)

Es ist nicht erlaubt, ein elektronisches Dokument im EDMS zu erstellen, das Informationen enthält, deren Zugang durch Bundesgesetze, regionale Regulierungs- und nicht normative Rechtsakte beschränkt ist;

(Der Absatz wurde auf Anordnung der Regierung der Region Tjumen vom 21.06.2016 N 670-rp eingeführt; in der geänderten Fassung)

Stellen Sie die Verwendung von Standardrouten sicher, die im EDMS gemäß den Regeln für die Verwendung des Informationssystems "Elektronisches Dokumentenverwaltungssystem" gemäß dem Anhang zur Verordnung über das Informationssystem "Elektronisches Dokumentenverwaltungssystem" in den Aktivitäten von entwickelt wurden die Exekutivorgane der Staatsmacht des Gebiets Tjumen;

(in der Hrsg.)

Bestimmen Sie die Liste der Positionen, deren Ersetzung die Verarbeitung personenbezogener Daten oder den Zugriff auf personenbezogene Daten beinhaltet;

(Geändert durch den Erlass der Regierung des Gebiets Tjumen vom 27. September 2017 N 1120-rp)

Genehmigen Sie vor dem 1. Januar 2018 die Nomenklatur der Fälle, stellen Sie sicher, dass sie in das EDS aufgenommen wird, um den Prozess der Speicherung dieser Dokumente im EDS zu organisieren;

(eingeführter Absatz; in der Fassung der Verordnung der Regierung des Gebiets Tjumen vom 29. November 2017 N 1415-rp)

Im Zusammenhang mit der Inbetriebnahme die erforderlichen Änderungen an den Berufsordnungen und Arbeitsverträgen der EDMS-Anwender vornehmen;

(Geändert durch den Erlass der Regierung des Gebiets Tjumen vom 25. März 2016 N 120-p)

Stellen Sie sicher, dass der EDMS-Betreiber innerhalb von 5 Arbeitstagen ab dem Datum der Ernennung und Entlassung der entsprechenden Benutzer über die Notwendigkeit informiert wird, EDMS-Benutzer hinzuzufügen, auszuschließen;

(Geändert durch die Anordnungen der Regierung der Region Tjumen vom 27. September 2017 N 1120-rp, vom 29. November 2017 N 1415-rp)

Schließen Sie bei der Durchführung des Workflows die Anforderung und Einreichung von Dokumenten in Papierform ab dem in Absatz 1 dieser Verordnung angegebenen Datum oder ab dem Datum des Beitritts von Einrichtungen, Institutionen oder Organisationen zum EDS aus.

(der Absatz wurde durch den Beschluss der Regierung des Gebiets Tjumen vom 27. September 2017 N 1120-rp eingeführt; geändert durch den Beschluss der Regierung des Gebiets Tjumen vom 29. November 2017 N 1415-rp)

5. Um den Dokumentenfluss zwischen den Behörden und staatlichen Institutionen der Region Tjumen elektronisch über das EDMS zu implementieren, den territorialen Organen der föderalen Regierungsbehörden der Region Tjumen und den lokalen Regierungen der Region Tjumen zu empfehlen, den Abschluss von Vereinbarungen mit zu erwägen den EDMS-Betreiber beim Beitritt zum EDMS.

(Abschnitt 5 in der Fassung der Verordnung der Regierung des Gebiets Tjumen vom 27. September 2017 N 1120-rp)

6. Empfehlen Sie den Gebietskörperschaften der föderalen Regierungsbehörden in der Region Tjumen und den lokalen Behörden der Region Tjumen, das Format OpenDocument Format gemäß GOST R ISO / IEC 26300-2010 oder PDF / A beim Austausch elektronischer Dokumente im elektronischen Dokument zu verwenden Verwaltungs- und Büroverwaltungssystem.

(Abschnitt 6 wurde durch den Beschluss der Regierung des Gebiets Tjumen vom 21.06.2016 N 670-rp eingeführt; geändert durch den Beschluss der Regierung des Gebiets Tjumen vom 09.07.2018 N 826-rp)

7. Bei der Durchführung des Dokumentenumlaufs zwischen den Exekutivorganen der Staatsmacht des Gebiets Tjumen, den staatlichen Institutionen des Gebiets Tjumen und den lokalen Regierungen, die die in Absatz 5 dieser Verordnung genannten Vereinbarungen abgeschlossen haben, ist die Anforderung und Einreichung von Dokumenten in Papierform nicht erlaubt.

(Klausel 7 in der Fassung der Verordnung der Regierung des Gebiets Tjumen vom 29. November 2017 N 1415-rp)

8. Empfehlen Sie den staatlichen Behörden der Region Tjumen, den lokalen Behörden der Region Tjumen und ihren untergeordneten Organisationen, die bei der Durchführung eine Vereinbarung über die Organisation der Informationsinteraktion gemäß den auf der Website des EDMS-Betreibers veröffentlichten Vorschriften geschlossen haben Dokumentenverwaltung mit den Exekutivbehörden der Region Tjumen und ihren untergeordneten Organisationen, ab dem Datum des Abschlusses des genannten Abkommens keine Dokumente in Papierform anzufordern und einzureichen.

(Abschnitt 8 in der Fassung der Verordnung der Regierung des Gebiets Tjumen vom 29. November 2017 N 1415-rp)

9. Genehmigen Sie das Verfahren für den Erwerb, die Abrechnung, die Speicherung und die Verwendung elektronischer Dokumente in den Exekutivorganen der Staatsmacht des Gebiets Tjumen (im Folgenden als das Verfahren bezeichnet) gemäß Anhang Nr. 2 zu dieser Verordnung.

(Klausel 9 eingeführt)

10. Die Abteilung für Informatisierung der Region Tjumen soll die Fertigstellung des EDMS sicherstellen, das den Erwerb, die Abrechnung, die Speicherung und die Nutzung elektronischer Dokumente des Exekutivorgans der Staatsmacht der Region Tjumen bis zum 01.01.2019 sicherstellt.

(Klausel 10 wurde auf Anordnung der Regierung der Region Tjumen vom 29. November 2017 N 1415-rp eingeführt)

11. Die Abteilung für Informatisierung des Gebiets Tjumen, die Archivabteilung des Gebiets Tjumen stellt die Prüfung des EDMS im Hinblick auf die Vervollständigung des Archivs elektronischer Dokumente mit elektronischen Dokumenten vom 01.01.2018 bis 30.06.2018 sicher.

(Klausel 11 wurde auf Anordnung der Regierung der Region Tjumen vom 29. November 2017 N 1415-rp eingeführt)

12. Ab dem 01.07.2018 stellen die Exekutivorgane der Staatsmacht des Gebiets Tjumen den Erwerb elektronischer Dokumente im Archiv elektronischer Dokumente gemäß dem durch diese Verordnung genehmigten Verfahren sicher.

(Klausel 12 wurde auf Anordnung der Regierung der Region Tjumen vom 29. November 2017 N 1415-rp eingeführt)

Regionsgouverneur
V. V. JAKUSHEV

Anhang N 1. Vorschriften zum Informationssystem "System der elektronischen Dokumentenverwaltung und Büroarbeit"

Anhang Nr. 1
auf Anordnung der Regierung
Region Tjumen
vom 23. April 2012 N 636-rp

Informationssystem "System für elektronisches Dokumentenmanagement und Büroarbeit" (IS "EDMS") - ein automatisiertes Informationssystem, das die Erstellung elektronischer Dokumente und elektronischer Kopien von Dokumenten, deren Verwaltung, Speicherung und Zugriff auf sie sowie das ermöglicht Registrierung von Dokumenten.

Betreiber von IS "EDMS" - eine autorisierte Organisation, die technologische und beratende Unterstützung für EDMS, Wartung von EDMS in funktionsfähigem Zustand sowie seine funktionale Entwicklung leistet.

Mitglied der IS "SED":

Exekutivorgane der Staatsmacht der Region Tjumen, staatliche Einheitsunternehmen, staatliche Institutionen und autonome gemeinnützige Organisationen der Region Tjumen, deren Koordinierung, Regulierung und Kontrolle der finanziellen und wirtschaftlichen Aktivitäten von den Exekutivorganen der Staatsmacht durchgeführt werden die Region Tjumen;

Andere staatliche Behörden, Kommunalverwaltungen, kommunale Einheitsunternehmen, kommunale Institutionen und autonome gemeinnützige Organisationen, Koordination, Regulierung und Kontrolle der finanziellen und wirtschaftlichen Aktivitäten, die von den Kommunalverwaltungen der Region Tjumen und anderen beigetretenen Wirtschaftssubjekten durchgeführt werden IS "SED" auf der Grundlage von Vereinbarungen über die Organisation der Informationsinteraktion gemäß den auf der Website des Betreibers von IS "SED" veröffentlichten Vorschriften.

Der Nutzer des IS „SED“ ist ein Mitarbeiter des Teilnehmers.

Dokumentenfluss - die Bewegung von Dokumenten von dem Moment an, an dem sie erstellt oder empfangen werden, bis zum Abschluss der Ausführung, der Ablage in der Akte und (oder) dem Versand.

Büroarbeit ist eine Tätigkeit, die die Erstellung offizieller Dokumente und die Organisation der Arbeit mit ihnen sicherstellt.

1. Allgemeine Bestimmungen

1.1. Diese Verordnung bestimmt die Ziele, Ziele, Zusammensetzung, Funktionen des IS "EDMS" und das Verfahren für seine Verwendung.

1.2. Das System umfasst eine Reihe von Software- und Hardware-Tools, die die Prozesse der Büroarbeit und den Dokumentenfluss zwischen den Teilnehmern des IS „EDMS“ automatisieren.

1.3. Datenquellen - Informationen, die von Benutzern des IS "EDMS" im Rahmen der Kompetenz bei der Implementierung von Büroarbeits- und Dokumentenverwaltungsprozessen eingegeben wurden.

2. Zweck der Erstellung, Zusammensetzung, Funktionen und Aufgaben des IS „EDMS“

2.1. Der Zweck der Erstellung von IS "EDMS" besteht darin, die Prozesse der Büroarbeit und des Dokumentenflusses zu automatisieren.

2.2. IS "EDMS" ist eine Reihe von Subsystemen und Modulen in ihnen, die miteinander verbunden sind. Die Zusammensetzung von Subsystemen und Modulen von Subsystemen wird von der autorisierten Stelle auf der Grundlage der ihr zugewiesenen Aufgaben festgelegt, das Verfahren zum Anschluss an Subsysteme wird gemäß den auf der Website des Betreibers von IS "SED" veröffentlichten Vorschriften festgelegt.

(Tabelle in der Fassung der Verordnung der Regierung der Region Tjumen vom 17.05.2019 N 470-rp)

2.3. Die Hauptfunktionen des IS „EDMS“ sind die Automatisierung von Büroarbeits- und Workflowprozessen:

Wenn die Teilnehmer von IS "SED" sowohl untereinander als auch innerhalb der Teilnehmer interagieren;

Bei der Ausführung von Aufträgen;

Bei der Durchführung abteilungsübergreifender Prozesse.

2.4. Die Aufgaben des IS "SED" sind:

Sammlung, Speicherung und Verarbeitung von Informationen, die von Benutzern des IS "EDMS" im Rahmen der Kompetenz bei der Durchführung von Büroarbeits- und Dokumentenverwaltungsprozessen eingegeben wurden;

Automatisierung von Schreib- und Arbeitsabläufen zur Optimierung und Reduzierung der Arbeitskosten der Benutzer bei der Erfüllung ihrer offiziellen (amtlichen) Aufgaben.

3. Teilnehmer der Informationsinteraktion

3.1. Die zugelassene Stelle stellt sicher:

Organisation des Entwicklungsprozesses, Wartung des IS "SED";

Methodische Unterstützung für die Arbeit der Benutzer des IS "EDMS";

Entwicklung der Vorschriften für den Anschluss an die Subsysteme des IS "SED".

3.2. Der Betreiber von IS "SED" bietet:

Platzierung von IS "EDMS" im Datenverarbeitungszentrum der Regierung des Gebiets Tjumen;

Umsetzung und Kontrolle von Maßnahmen zum Schutz von Informationen, die im IS „SED“ enthalten sind;

Durchführung von Aktivitäten zur Aufrechterhaltung des IS "EDMS" gemäß den Anforderungen der Informationssicherheit;

Entwickelt Funktionalität und (oder) generiert Bedarf für die Entwicklung von IS „EDMS“ und informiert die autorisierte Stelle über das Entstehen von Bedarf für die Entwicklung von IS „EDMS“;

Anbindung neuer Teilnehmer an IS „SED“;

Entwicklung und Veröffentlichung auf dem Portal des IS EDMS-Betreibers (http://citto.ru) des Entwurfs einer Vereinbarung über die Organisation der Informationsinteraktion bei der Implementierung des elektronischen Dokumentenmanagements in der Region Tjumen und der Vorschriften für den Anschluss an IS EDMS-Subsysteme ;

Verarbeitung personenbezogener Daten in Übereinstimmung mit den Grundsätzen und Regeln des Bundesgesetzes vom 27. Juli 2006 N 152-FZ „Über personenbezogene Daten“.

(Der Absatz wurde auf Anordnung der Regierung der Region Tjumen vom 09.07.2018 N 826-rp eingeführt.)

3.3. Mitglied der IS "SED":

Es verbindet sich mit den Subsystemen von IS "EDMS" auf der Grundlage des Abkommens über die Organisation der Informationsinteraktion bei der Implementierung des elektronischen Dokumentenmanagements in der Region Tjumen gemäß den Vorschriften für den Anschluss an die Subsysteme von IS "EDMS". mit Ausnahme der Exekutivorgane der Staatsmacht des Gebiets Tjumen, der staatlichen Einheitsunternehmen, der Regierungsbehörden und der Autonomen gemeinnützige Organisationen Gebiet Tjumen, Koordination, Regulierung und Kontrolle der finanziellen und wirtschaftlichen Aktivitäten, die von den Exekutivorganen der Staatsmacht des Gebiets Tjumen durchgeführt werden;

Nimmt notwendige Änderungen an Berufsordnungen (Stellenbeschreibungen) und Dienstverträgen (Arbeitsverträgen) von Benutzern des IS „EDMS“ vor;

Bestimmt die Liste der Positionen, deren Ersetzung die Verarbeitung personenbezogener Daten oder den Zugriff auf personenbezogene Daten beinhaltet;

Benachrichtigung des Betreibers von IS „EDMS“ über die Notwendigkeit, Benutzer von IS „EDMS“ innerhalb von 5 Arbeitstagen ab dem Datum der Ernennung hinzuzufügen, auszuschließen, die entsprechenden Benutzer zu entlassen;

Überwacht die Verfügbarkeit von Infan den Arbeitsplätzen von Mitarbeitern, die Dokumente mit personenbezogenen Daten im IS „SED“ verarbeiten dürfen;

Erfüllt die vom Betreiber des IS „EDMS“ gestellten Anforderungen zur Gewährleistung der Informationssicherheit.

3.4. Benutzer von IS "SED":

Führt Arbeiten im IS "SED" gemäß den in dieser Verordnung und deren Anhang festgelegten Regeln aus;

Bei der Verarbeitung von Dokumenten im IS "SED", die personenbezogene Daten enthalten, gewährleistet deren Zuverlässigkeit und Vertraulichkeit;

Zugriff auf ein in IS „EDMS“ erstelltes elektronisches Dokument oder eine elektronische Kopie eines Dokuments nur für diejenigen Benutzer von IS „EDMS“ gewährt, die das entsprechende Zugriffsrecht darauf haben;

Erfüllt die vom Betreiber des IS „EDMS“ gestellten Anforderungen zur Gewährleistung der Informationssicherheit;

Meldet alle Vorfälle, die während der Arbeit im EDMS auftreten (mit dem obligatorischen Hinweis Kontaktinformation), an den Support-Service des Betreibers von IS "SED" unter der E-Mail-Adresse [E-Mail geschützt] oder über eine vom IS "SED"-Betreiber festgelegte Telefonnummer.

(in der Hrsg.)

Anhang. Regeln für die Nutzung des Informationssystems "System der elektronischen Dokumentenverwaltung und Büroarbeit"

Anhang
zu den Vorschriften über das Informationssystem
"Elektronisches Dokumentenmanagementsystem"

1. Begriffe und Definitionen

Archiv - eine Organisation oder eine strukturelle Unterabteilung einer Organisation, die Archivdokumente sammelt, aufzeichnet, speichert und verwendet;

Archivdokument - ein Dokument, das aufgrund seiner Bedeutung für die Bürger, die Gesellschaft, den Staat aufbewahrt wird oder der Aufbewahrung unterliegt;

eingehende Dokumente - empfangene elektronische oder Papierdokumente, einschließlich Einsprüche von Bürgern und Organisationen;

Dokument - Informationen, die auf einem Träger mit Details aufgezeichnet sind, die seine Identifizierung ermöglichen;

Dokument auf Papier - ein Dokument auf Papier, das gemäß den allgemeinen Regeln der Büroarbeit erstellt wurde und Details enthält, die seine Identifizierung ermöglichen;

Rechnungseinheit der Archivdokumente - eine Maßeinheit für die Anzahl der Dokumente im Archiv, um diese Zahl in den Rechnungsdokumenten und Archivverzeichnissen widerzuspiegeln;

Aufbewahrungseinheit von Archivdokumenten - eine Abrechnungs- und Klassifizierungseinheit, die ein physisch getrenntes Dokument oder eine Gruppe von Dokumenten ist, die einen unabhängigen Wert haben;

Konvertieren (elektronische Dokumente), Konvertieren (elektronische Dokumente) - der Vorgang des Verschiebens elektronischer Dokumente von einem Medium auf ein anderes oder von einem Format in ein anderes;

Metadaten - Daten, die den Kontext, Inhalt und die Struktur von Dokumenten beschreiben, die eine Dokumentenverwaltung in einem Informationssystem ermöglichen;

Verwendungsfonds (Archiv) - eine Reihe von Kopien von Archivdokumenten, die anstelle von Originalen verwendet werden sollen, um deren Abnutzung zu verhindern;

elektronisches Dokument – ​​ein im IS „SED“ erstelltes und gespeichertes Dokument in elektronischer Form ohne vorherige Dokumentation auf Papier;

durch eine elektronische Signatur genehmigtes elektronisches Dokument - ein Dokument mit einer elektronischen Signatur eines IS "EDMS"-Benutzers, der berechtigt ist, es zu genehmigen;

elektronische Datei - ein elektronisches Dokument oder eine Reihe von elektronischen Dokumenten und Metadaten zu ihnen, die gemäß der Nomenklatur von Dateien erstellt wurden;

elektronische Kopie des Dokuments - eine Kopie des Dokuments auf Papier, erstellt in elektronischer Form, zertifiziert durch die elektronische Unterschrift des Benutzers von IS "SED", die in IS "SED" eingegeben wird;

Elektronische Signatur - Informationen in elektronischer Form, die einem elektronischen Dokument beigefügt oder anderweitig damit verbunden sind und die es ermöglichen, die Person zu identifizieren, die das elektronische Dokument unterzeichnet hat.

Andere Begriffe werden in diesen Regeln in ähnlicher Bedeutung wie in der Bundesgesetzgebung verwendet.

2. Erstellung elektronischer Dokumente, elektronische Kopien von Dokumenten im IS „SED“

1. Elektronische Dokumente (elektronische Kopien von Dokumenten) werden gemäß den Anforderungen der Dokumentationsanweisungen des Teilnehmers im OpenDocument-Format gemäß GOST R ISO / IEC 26300-2010 oder PDF / A erstellt, deren Größe nicht sein sollte 20 MB überschreiten.

2. Um die rechtliche Bedeutung elektronischer Dokumente (elektronischer Kopien von Dokumenten) zu bestätigen, wird ein Schlüsselzertifikat zur Verifizierung der elektronischen Signatur verwendet, das von der Zertifizierungsstelle des IS-Betreibers "SED" oder von einer Zertifizierungsstelle, die Teil der Einheit ist, ausgestellt wird System von Zertifizierungsstellen im Bereich der elektronischen digitalen Signatur. Die Speicherung und Verwendung elektronischer Signaturschlüssel erfolgt nach den Vorschriften der Zertifizierungsstelle, die das Zertifikat des elektronischen Signaturprüfschlüssels ausgestellt hat.

3. Ein durch eine elektronische Signatur beglaubigtes elektronisches Dokument ist einem handschriftlich unterzeichneten Papierdokument gleichgestellt und hat die gleiche Rechtskraft, als wenn die Person, die das elektronische Dokument mit einer elektronischen Signatur beglaubigt hat, berechtigt ist, dieses Dokument entsprechend zu unterzeichnen mit den behördlichen Vorschriften (Stellenbeschreibung), Dienstvertrag ( Arbeitsvertrag) und mit der im Zertifikat des elektronischen Signaturprüfschlüssels angegebenen Person identisch ist, ist das Zertifikat des elektronischen Signaturprüfschlüssels am Tag der Überprüfung der Gültigkeit des angegebenen Zertifikats gültig, dessen Fehlen der Betreiber des IS „EDMS“ bestätigt Änderungen am elektronischen Dokument nach dem Signieren beinhalten die Bedingungen für die Nutzung des Zertifikats des Prüfschlüssels der elektronischen Signatur die Funktion „Digitale Signatur“. Konfliktsituationen die mit der Verwendung einer elektronischen Signatur verbunden sind, werden gemäß den Vorschriften der Zertifizierungsstelle analysiert, die das Zertifikat des elektronischen Signaturprüfschlüssels ausgestellt hat.

(in der Fassung der Verordnung der Regierung des Gebiets Tjumen vom 29. November 2017 N 1415-rp)

4. Die Erstellung elektronischer Dokumente (elektronische Kopien von Dokumenten) mit Informationen, deren Zugang durch Bundesgesetze, regionale Verordnungsgesetze und nicht normative Rechtsakte beschränkt ist, ist nicht gestattet.

5. Erstellte elektronische Dokumente, die nach dem Fallschema des IS „SED“-Teilnehmers eine dauerhafte Aufbewahrungsfrist oder eine Aufbewahrungsfrist von mehr als 10 Jahren haben, sowie elektronische Dokumente, die an andere Stellen (Organisationen) übermittelt werden müssen , Bürger) in Form eines Dokuments auf Papier, nachdem sie durch die elektronische Signatur des zur Zertifizierung berechtigten Benutzers beglaubigt wurden, werden sie in Form eines Dokuments auf Papier erstellt, das von dem Benutzer, der dieses elektronische Dokument zertifiziert hat, persönlich unterzeichnet wird mit elektronischer Signatur. Zur Bestätigung der Konformität eines Dokuments auf Papier und eines elektronischen Dokuments bestätigt der Benutzer, der zur Erstellung des Dokuments berechtigt ist, das Dokument auf Papier mit seiner eigenen Unterschrift, es sei denn, der Benutzer, der das Dokument auf Papier erstellt hat, und der Benutzer, der berechtigt ist, das Dokument auf Papier zu zertifizieren zusammenfallen.

(in der Fassung der Verordnung der Regierung des Gebiets Tjumen vom 29. November 2017 N 1415-rp)

6. Erstellte elektronische Dokumente, die vom Gouverneur des Gebiets Tjumen unterzeichnet und in Form eines Dokuments auf Papier gesendet werden, werden nach ihrer Genehmigung in IS "SED" in Form eines Dokuments auf Papier vom Berater des Gouverneurs erstellt des Gebiets Tjumen (im Folgenden - der Berater des Gouverneurs) und dem Gouverneur des Gebiets Tjumen zur Unterzeichnung vorgelegt. Nachdem der Gouverneur des Gebiets Tjumen ein Dokument auf Papier unterzeichnet hat, beglaubigt der Berater des Gouverneurs des Gebiets Tjumen mit seiner elektronischen Signatur ein elektronisches Dokument, das mit dem vom Gouverneur des Gebiets Tjumen unterzeichneten identisch ist.

(in der Fassung der Verordnung der Regierung des Gebiets Tjumen vom 29. November 2017 N 1415-rp)

3. Interaktion mit anderen Teilnehmern des IS „SED“

1. Teilnehmer, die sich an das IS „EDMS“ angeschlossen haben, schließen die Vervielfältigung der im IS „EDMS“ verfügbaren Prozesse der Büroarbeit und des Dokumentenflusses in Papierform aus, mit Ausnahme von Dokumenten, die gemäß der vom Teilnehmer angenommenen Nomenklatur der Fälle sich auf Unterlagen einer dauerhaften Aufbewahrungsdauer oder einer Aufbewahrungsdauer von mehr als 10 Jahren beziehen.

2. Die Interaktion der Teilnehmer des IS "SED" mit der Tjumener Regionalduma erfolgt gemäß den Bedingungen der Vereinbarung über die Organisation des Informationsaustauschs zwischen der autorisierten Stelle und der Tjumener Regionalduma, die auf der Website von veröffentlicht ist der Betreiber des IS "SED".

3. Die Organisation der Interaktion des IS „EDMS“ mit dem System der interdepartementalen elektronischen Dokumentenverwaltung (MEDO) wird vom Betreiber des IS „EDMS“ gemäß den Anforderungen an die organisatorische und technische Interaktion sichergestellt Regierungsbehörden und Regierungsorganisationen durch den Austausch von Dokumenten in elektronischer Form, bestimmt durch die Verordnung des Ministeriums für Telekommunikation und Massenkommunikation der Russischen Föderation und des Föderalen Sicherheitsdienstes der Russischen Föderation vom 27. Mai 2015 N 186/258.

4. Die Interaktion von IS „EDMS“-Teilnehmern mit MEDO-Teilnehmern erfolgt gemäß den Anweisungen, die vom Betreiber des IS „EDMS“ entwickelt und in IS „EDMS“ abgelegt wurden.

4. Liste typischer Routen, die in der IS "SED" zur obligatorischen Verwendung bei Aktivitäten der Exekutivorgane der Staatsmacht des Gebiets Tjumen entwickelt wurden

1. Typischer Weg „Abstimmung von Dokumenten“

1. Typischer Weg „Abstimmung von Dokumenten“.

(in der Fassung der Verordnung der Regierung des Gebiets Tjumen vom 27. September 2018 N 1199-rp)

Automatisiert den Prozess der Genehmigung (Genehmigung) eines Initiativdokuments, das in den Exekutivorganen der Staatsmacht des Gebiets Tjumen erstellt wurde, von seiner Erstellung durch den Initiator, der Genehmigung und Genehmigung des Dokuments durch den Leiter, die ihn ersetzende Person, bis zur Erstellung einer neuen Registrierungs- und Kontrollkarte durch den Registrar (wenn die Registrierung der Initiative ein erforderliches Dokument ist).

Die Teilnehmer des Prozesses sind Mitarbeiter der Exekutivorgane der Staatsmacht des Gebiets Tjumen und untergeordneter Institutionen.

In ähnlicher Weise werden das Protokoll des Gouverneurs des Gebiets Tjumen, die Liste der Anweisungen des Gouverneurs des Gebiets Tjumen, Vorschläge zum Plan des Gouverneurs des Gebiets Tjumen, das Telegramm des Gouverneurs des Gebiets Tjumen koordiniert.

2. Typischer Weg „Vereinbarung eines normativen Rechtsaktes (NFG) und eines nicht normativen Rechtsaktes (NNG)“

2. Typischer Weg „Vereinbarung eines normativen Rechtsaktes (NKG) und eines nicht normativen Rechtsaktes (NLA)“.

Automatisiert den Prozess der Koordinierung von Resolutionsentwürfen, Anordnungen des Gouverneurs der Region Tjumen und der Regierung der Region Tjumen, Projekte Verwaltungsvorschriften Wahrnehmung staatlicher Aufgaben bei der Durchführung der regionalen staatlichen Kontrolle (Aufsicht), Verwaltungsvorschriften für die Erbringung öffentlicher Dienstleistungen.

3. Typische Route "Einführung von Änderungen in die Liste der staatlichen und kommunalen Dienstleistungen der Region Tjumen"

3. Typische Route "Einführung von Änderungen in der Liste der staatlichen und kommunalen Dienstleistungen der Region Tjumen".

Automatisiert den Prozess der Änderung des Abschnitts „Liste der staatlichen und kommunalen Dienstleistungen der Region Tjumen“ auf dem offiziellen Portal der staatlichen Behörden der Region Tjumen durch die Exekutivbehörden der Region Tjumen, die öffentliche Dienstleistungen (Funktionen) erbringen (ausführen) .

4. Typischer Weg „Vorgehensweise bei der Stellenbesetzung“

4. Typischer Weg „Vorgehensweise bei der Besetzung vakanter Stellen“.

Automatisiert den Prozess der Koordinierung der Besetzung freier Stellen in den Exekutivorganen der Staatsmacht des Gebiets Tjumen, den staatlichen Institutionen des Gebiets Tjumen.

5. Typische Route „Aufgabenaustausch zwischen IOGV TO, OMSU TO und PU“

5. Typische Route „Aufgabenaustausch zwischen IOGV TO, OMSU TO und PU“.

Automatisiert den Prozess der betrieblichen Interaktion zwischen Benutzern aus verschiedenen EDMS-Subsystemen: „EDMS der Exekutivorgane der Staatsmacht des Gebiets Tjumen“, „EDMS der untergeordneten Institutionen des Gebiets Tjumen, Gebietskörperschaften der föderalen Regierungsorgane des Gebiets Tjumen“, „ EDMS der lokalen Regierungen der Region Tjumen, ihrer untergeordneten Organisationen , ländliche Siedlungen".

(in der Fassung der Verordnung der Regierung des Gebiets Tjumen vom 27. September 2018 N 1199-rp)

6. Typische Route (Aktionsassistent) „Urlaubsantrag“

6. Typischer Weg (Master of Actions) „Urlaubsantrag“.

Automatisiert den Prozess der Genehmigung (Genehmigung) und Unterzeichnung von Anträgen und Anordnungen zur Gewährung von Urlaub, die in den Exekutivorganen der Staatsmacht der Region Tjumen erstellt wurden.

Eine typische Route sieht die Erstellung eines Antrags durch einen Mitarbeiter des Exekutivorgans der Staatsmacht des Gebiets Tjumen in elektronischer Form vor, der in eine von ihm erstellte Aufgabe mit „Schnellstart“, „Personaltypische Routen“, „Anwendung“ eingebettet wird für Urlaub", Unterzeichnung des Antrags mit einer elektronischen Signatur (im Folgenden - ES ) und Übermittlung zur Genehmigung an den direkten Vorgesetzten und (oder) andere Beamte, denen er gemäß der Stellenordnung (Stellenbeschreibung) unterstellt ist.

Gleichzeitig erfolgt die Genehmigung des Urlaubsantrags mit juristische Dienstleistung, Personaldienstleistung und Buchhaltung, sowie mit der Erfüllung der vorgenannten Aufgaben betrauten Personen, ist untersagt.

Nach Genehmigung des Antrags durch den direkten Vorgesetzten wird der Antrag automatisch zur Einarbeitung eingereicht Personaldienstleistung(an den für die Wartung zuständigen Fachmann Personalbüroarbeit) zur Ausarbeitung eines Anordnungsentwurfs.

Dann wird der Anordnungsentwurf automatisch dem Leiter des Exekutivorgans der Staatsgewalt des Gebiets Tjumen oder einer anderen bevollmächtigten Person, der der Leiter das Recht zur Unterzeichnung von Anordnungen zur Gewährung von Urlaub übertragen hat (im Folgenden als bevollmächtigte Person bezeichnet), zur Unterzeichnung zugesandt. . Gleichzeitig ist auch die Abstimmung des Urlaubsgewährungsauftrags mit dem Rechtsdienst und der Buchhaltung sowie den mit der Erfüllung der vorgenannten Aufgaben betrauten Personen untersagt.

Nach der Unterzeichnung der Anordnung über die Gewährung des Urlaubs an das EP durch den Leiter des Exekutivorgans der Staatsgewalt der Region Tjumen oder eine von ihm bevollmächtigte Person kehrt er zum Personaldienst zurück (dem Spezialisten, der mit der Führung der Personalakten betraut ist). Verwaltung) für die Registrierung.

Die registrierte Bestellung wird automatisch an einen Mitarbeiter des Exekutivorgans der Staatsmacht der Region Tjumen zur Überprüfung und an die Buchhaltungsabteilung (ein mit Buchhaltungsaufgaben betrauter Spezialist) zur Abgrenzung und Zahlung des Urlaubsgeldes gesendet.

Mitarbeiter der Exekutivorgane der Staatsmacht der Region Tjumen, denen im Falle einer Urlaubsreise außerhalb der Russischen Föderation Zugang zu Informationen gewährt wurde, die ein Staatsgeheimnis darstellen, im Prozess der Einreichung eines Antrags auf Gewährung eines Urlaubs zur Genehmigung in Wählen Sie in der Spalte „Urlaub im Ausland“ „Ja“ aus. In diesem Fall wird der Prozess zur Koordinierung der Auslandsreisen eingeleitet, der durch die Verordnung des Gouverneurs der Region Tjumen vom 23. Dezember 2016 N 98-r „On das Verfahren zur Koordinierung von Auslandsreisen von Personen mit Zugang zu als Staatsgeheimnis geltenden Informationen."

7. Typische Route (Master of Actions) „Arbeiten mit der Informationsquelle des IOGV TO“

7. Typische Route (Master of Actions) „Arbeiten mit der Informationsquelle des IOGV TO“.

Automatisiert den Prozess der Aktualisierung von Informationen und Dokumenten in den Abschnitten der Informationsressource der Exekutivorgane der Staatsmacht des Gebiets Tjumen, die gemäß der Anordnung der Regierung des Gebiets Tjumen vom 13. Mai 2013 N 715-rp " Über die Informationsquelle der Exekutivorgane der Staatsmacht des Gebiets Tjumen".

8. Typische Route (Aktionsassistent) „Buchungsanfrage“

8. Typische Route (Master of Actions) „Request for booking“.

Automatisiert den Prozess der Koordinierung von Anträgen auf Buchung von Konferenzräumen in den Gebäuden der Exekutivbehörden der Region Tjumen.

9. Typische Route „Koordinierung der Liste der Gouverneursbefehle“

9. Typische Route „Koordinierung der Liste der Gouverneursbefehle“.

Automatisiert den Prozess der Koordinierung der Liste der Verordnungen des Gouverneurs des Gebiets Tjumen mit den interessierten Exekutivorganen der Staatsmacht des Gebiets Tjumen und deren Registrierung im Büro des Gouverneurs des Gebiets Tjumen.

10. Typische Route „Koordinierung von Vorschlägen im Plan des Gouverneurs“

10. Typische Route „Koordinierung der Vorschläge im Plan des Gouverneurs“.

Automatisiert den Prozess der Genehmigung von Vorschlägen zum Plan des Gouverneurs des Gebiets Tjumen innerhalb des Exekutivorgans der Staatsgewalt des Gebiets Tjumen und mit dem Amt des Gouverneurs des Gebiets Tjumen.

11. Typische Route "Vereinbarung des Protokolls des Gouverneurs"

11. Typische Route „Koordinierung des Protokolls des Gouverneurs“.

Automatisiert den Prozess der Vereinbarung des Protokolls des Gouverneurs des Gebiets Tjumen mit den interessierten Exekutivorganen der Staatsmacht des Gebiets Tjumen und ihre Registrierung im Büro des Gouverneurs des Gebiets Tjumen.

12. Typische Route (Master of Actions) „Koordinierung des Telegramms des Gouverneurs“

12. Typische Route (Master of Actions) „Koordinierung des Telegramms des Gouverneurs“.

Automatisiert den Prozess der Vereinbarung eines Telegramms mit interessierten Parteien, das im Namen des Gouverneurs der Region Tjumen gesendet wird.

13. Typischer Weg (Master of Actions) „Abstimmung der Abnahmereihenfolge“

13. Typischer Weg (Master of Actions) „Bestätigung der Bestellung bei Annahme“.

(in der Fassung der Verordnung der Regierung des Gebiets Tjumen vom 27. September 2018 N 1199-rp)

Automatisiert den Prozess der Vereinbarung einer Ernennungsordnung im Exekutivorgan der Staatsmacht der Region Tjumen sowie den Prozess der Erstellung eines Kontos für einen Staatsbeamten, der zum Staatsbeamten ernannt wurde (im Folgenden als „ Mitarbeiter) im elektronischen Dokumentenverwaltungs- und Büroverwaltungssystem und im E-Mail-System der Regierung der Region Tjumen, Herstellungsdienst-ID für einen Mitarbeiter, Ausstellung einer Karte (elektronischer Pass) und deren Registrierung in den Listen der zu seinden Mitarbeiter zur ärztlichen Untersuchung geschickt.

Ein typischer Weg sieht eine Schulung durch den Personaldienst vor (eine Fachkraft, die mit der Instandhaltung betraut ist). Personalarbeit im Exekutivorgan der Staatsgewalt des Gebiets Tjumen) in elektronischer Form der Ernennungsverfügung und deren Unterzeichnung an den Leiter des Exekutivorgans der Staatsgewalt des Gebiets Tjumen oder eine andere von ihm bevollmächtigte Person (im Folgenden als „ berechtigte Person).

Nach Unterzeichnung des Beschlusses zur Ernennung des EP zum Leiter des Exekutivorgans der Staatsmacht der Region Tjumen oder einer von ihm bevollmächtigten Person kehrt er zum Personaldienst zurück (ein Spezialist, der mit der Durchführung der Personalarbeit in der Exekutive betraut ist). Organ der Staatsmacht der Region Tjumen der Region Tjumen) zur Registrierung.

Die registrierte Bestellung kommt gleichzeitig automatisch:

an den technischen Supportdienst (GKU TO "CITTO"), um ein Mitarbeiterkonto im System der elektronischen Dokumentenverwaltung und Büroarbeit und im E-Mail-System der Regierung der Region Tjumen zu erstellen;

an die Abteilung für Angelegenheiten der Regierung des Gebiets Tjumen zur Vorlage eines amtlichen Ausweises für einen Mitarbeiter und zur Ausstellung einer Karte (eines elektronischen Passes für die Gebäude, in denen sich die Exekutivorgane der Staatsmacht des Gebiets Tjumen befinden);

Absatz ausgeschlossen. - Dekret der Regierung der Region Tjumen vom 27. September 2018 N 1199-rp;

ein Mitarbeiter zur Einarbeitung und Vorbereitung von Dokumenten zur Erlangung eines ES (falls erforderlich), zur Bereitstellung eines Fotos an die Abteilung für Angelegenheiten der Regierung der Region Tjumen zur Ausstellung einer offiziellen Bescheinigung;

an die Buchhaltungsabteilung (ein Spezialist, der mit der Verantwortung für die Buchhaltung und Berichterstattung im Exekutivorgan der Staatsmacht der Region Tjumen betraut ist) für die Buchhaltung in der Arbeit.

(Klausel 13 in der Fassung der Verordnung der Regierung des Gebiets Tjumen vom 25. Dezember 2017 N 1569-rp)

14. Typischer Weg (Master of Actions) „Senden von Gesetzen an die Regionalduma Tjumen“ (Hauptrechtsabteilung der Regierung der Region Tjumen)

14. Typischer Weg (Master of Actions) "Versand von Gesetzen an die Regionalduma Tjumen" (Hauptrechtsabteilung der Regierung der Region Tjumen).

Automatisiert den Prozess der Koordinierung von Gesetzentwürfen innerhalb der Hauptrechtsabteilung der Regierung des Gebiets Tjumen und des Büros des Gouverneurs des Gebiets Tjumen und bereitet sie zur Prüfung im Präsidium der Regierung des Gebiets Tjumen vor.

15. Typischer Weg (Master of Actions) „Abstimmung Projektunterlagen“

15. Typischer Weg (Action Wizard) „Koordinierung der Konstruktionsunterlagen“.

Automatisiert den Prozess der Koordinierung von Dokumenten, die im Rahmen der Anordnung der Regierung der Region Tjumen vom 19. Dezember 2016 N 1475-rp „Über die Genehmigung des Verfahrens zur Umsetzung“ entwickelt wurden Projektaktivitäten in der Region Tjumen": Entscheidungen über die Durchführung des Projekts, der Pass des regionalen Projekts, der zusammenfassende Plan des regionalen Projekts und der Abschlussbericht über die Durchführung des regionalen Projekts.

16. Typischer Ablauf (Action Wizard) „Geschäftsauftrag auf Dienstreise abgeben“

16. Typischer Weg (Master of Actions) „Einen Geschäftsauftrag auf einer Geschäftsreise einreichen.“

Automatisiert den Prozess der Erteilung eines Arbeitsauftrags für Mitarbeiter der Exekutivorgane der Staatsmacht des Gebiets Tjumen, die auf eine Geschäftsreise geschickt werden, gemäß der Form eines Arbeitsauftrags, der im Beschluss des Gouverneurs des Gebiets Tjumen vom 16. Juni festgelegt wurde , 2009 N 45 "Über das Verfahren und die Bedingungen für die Abordnung von Staatsbeamten der Region Tjumen" .

(Klausel 16 eingeführt)

17. Typische Route (Aktionsassistent) „Set Override“

17. Typische Route (Aktionsassistent) „Vertretung einrichten“.

Automatisiert den Prozess der Ersetzung von Mitarbeitern der Exekutivorgane der Staatsmacht im Gebiet Tjumen, ohne einen Antrag an die technische Unterstützung der Regierung des Gebiets Tjumen zu stellen.

(Klausel 17 wurde auf Anordnung der Regierung der Region Tjumen vom 27. September 2018 N 1199-rp eingeführt)

18. Typische Route „Feedback zum Projekt Bundesgesetz nach Thema gemeinsame Geschäftsführung"

18. Typischer Weg „Feedback zum Entwurf des Bundesgesetzes über Gegenstände der gemeinsamen Zuständigkeit“.

Der typische Weg ist für die Exekutivbehörden des Gebiets Tjumen bestimmt, die für die Prüfung des Entwurfs des Bundesgesetzes und die Vorbereitung einer Überprüfung des Entwurfs des Bundesgesetzes über die Gegenstände der gemeinsamen Zuständigkeit gemäß dem Beschluss der Regierung des Gebiets Tjumen vom 21. September zuständig sind. 2011 N 1605-rp „Über das Verfahren zur Prüfung der Korrespondenz“ .

(Klausel 18 wurde auf Anordnung der Regierung der Region Tjumen vom 27. September 2018 N 1199-rp eingeführt)

19. Typische Route „Koordinierung des Auftrags zur Befüllung des Portals“

19. Typische Route „Koordinierung des Auftrags zur Befüllung des Portals“.

Ein typischer Weg ermöglicht es den Exekutivorganen der Staatsmacht des Gebiets Tjumen, schnell eine interne Koordinierung der Bestellung zum Ausfüllen des offiziellen Portals der staatlichen Behörden des Gebiets Tjumen und die Koordinierung mit der Abteilung für Informatisierung des Gebiets Tjumen durchzuführen.

(Klausel 19 wurde auf Anordnung der Regierung der Region Tjumen vom 27. September 2018 N 1199-rp eingeführt)

20. Typischer Weg „Auswahl und Vernichtung von Archivalien“

20. Typische Route „Auswahl und Vernichtung von Archivalien“.

Die Vernichtung von Archivalien im EDMS erfolgt jährlich nach Wertprüfung der nicht aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Alle Dateien, die die festgelegte Aufbewahrungsfrist überschritten haben, werden vernichtet. Zur Vernichtung der Archivakte startet der für die Archivgutverwaltung zuständige Sachbearbeiter einen typischen Weg im EDMS, der automatisch eine Liste der zu vernichtenden Akten generiert. Anschließend erfolgt die Abstimmung der gewählten Fallkonstellation mit der für die Archivarbeit zuständigen Person und die Bildung eines Gesetzes über die Zuweisung zur Vernichtung von nicht aufbewahrungspflichtigen Archivalien (im Folgenden Gesetz genannt). Danach wird das Gesetz dem Leiter des Exekutivorgans der Staatsmacht der Region Tjumen zur Genehmigung vorgelegt, und der Systembetreiber erhält eine Benachrichtigung über das bevorstehende Löschverfahren mit der Möglichkeit, das Datum und die Uhrzeit des Beginns der Löschung anzugeben Dokumente im EDS. Zum festgelegten Zeitpunkt werden die Dateien der Archivdateien physisch gelöscht, wenn die gelöschten Dokumente nicht mit den Archivdateien anderer Exekutivorgane der Staatsgewalt des Gebiets Tjumen zusammenhängen, und es wird ein Bericht über die Löschung der Dokumente erstellt Archivdateien. Am Ende der typischen Route werden die Teilnehmer benachrichtigt, dass die Löschung abgeschlossen ist.

(Klausel 20 wurde auf Anordnung der Regierung der Region Tjumen vom 27. September 2018 N 1199-rp eingeführt)

21. Typische Route (Wizard of Actions) „Analyse von Einkommensnachweisen“

21. Typischer Weg (Master of Actions) „Analyse der Gewinn- und Verlustrechnungen“.

Automatisiert den Prozess der Übermittlung an das Amt des Gouverneurs der Region Tjumen über die Notwendigkeit der Überprüfung der Einkommensbescheinigungen der Mitarbeiter der Exekutivorgane der Staatsmacht der Region Tjumen.

(Klausel 21 wurde auf Anordnung der Regierung der Region Tjumen vom 27. September 2018 N 1199-rp eingeführt)

22. Typischer Weg (Master of Actions) „Kündigungsschreiben“

22. Typischer Weg (Master of Actions) "Kündigungsschreiben".

Automatisiert den Prozess der Entlassung eines Mitarbeiters des Exekutivorgans der Staatsmacht der Region Tjumen. Der Weg beinhaltet das Hochladen eines Rücktrittsschreibens, die weitere Abstimmung mit dem unmittelbaren Vorgesetzten und dem Leiter des Exekutivorgans der Staatsmacht der Region Tjumen. Der typische Weg führt dann über die Entgegennahme eines Auftrags durch die Personalabteilung zur Vorbereitung einer Anordnung zur Kündigung des Mitarbeiters. Es gibt auch eine Schaltfläche "Kündigung stornieren". Am Tag der Entlassung sendet die typische Route den Job an technischer Support Regierung der Region Tjumen, Mitarbeiterkonten zu löschen.

(S. 22 eingeführt)

23. Typische Route „Bilanz und Kontrolle der Beseitigung identifizierter Informationssicherheitslücken“

23. Typische Route „Bilanz und Kontrolle der Beseitigung identifizierter Informationssicherheitsschwachstellen“.

Dieser typische Weg kann von einem Mitarbeiter der Informationssicherheitsabteilung der GKU TO "CITTO" im Falle der Entdeckung von Schwachstellen in den Informationssystemen der Exekutivorgane der Staatsmacht der Region Tjumen und ihrer untergeordneten Institutionen eingeleitet werden, um die Sicherheit zu benachrichtigen Administrator des Informationssystems, in dem die Schwachstelle identifiziert wurde. Bietet Interaktion zwischen der Abteilung für Informationssicherheit der staatlichen Institution für Zivilschutz "CITTO" und den Exekutivorganen der Staatsmacht der Region Tjumen und ihren untergeordneten Institutionen zur Beseitigung identifizierter Schwachstellen, Kontrolle über die Beseitigung identifizierter Schwachstellen.

(Klausel 23 wurde auf Anordnung der Regierung der Region Tjumen vom 17. Mai 2019 N 470-rp eingeführt)

24. Typische Route (Action Wizard) „Änderungen am Mitarbeiterkonto vornehmen“

24. Typische Route (Master of Actions) „Änderungen am Mitarbeiterkonto vornehmen“.

Dieser typische Weg ermöglicht es einem Mitarbeiter des Exekutivorgans der Regierung der Region Tjumen, Änderungen an seinem Konto in Bezug auf die Änderung der Einheit, Position, Telefonnummer und das Anhängen eines neuen elektronischen Signaturzertifikats vorzunehmen, ohne den technischen Support der Regierung von zu kontaktieren die Region Tjumen.

(Klausel 24 wurde auf Anordnung der Regierung der Region Tjumen vom 17. Mai 2019 N 470-rp eingeführt)

Anhang N 2. Das Verfahren zum Ausfüllen, Verbuchen, Speichern und Verwenden elektronischer Dokumente in den Exekutivorganen der Staatsmacht des Gebiets Tjumen

Anhang Nr. 2
auf Anordnung der Regierung
Region Tjumen
vom 23. April 2012 N 636-rp

I. Allgemeine Bestimmungen

1.1. Dieses Verfahren für den Erwerb, die Abrechnung, die Aufbewahrung und die Verwendung elektronischer Dokumente in den Exekutivorganen der Staatsmacht des Gebiets Tjumen (im Folgenden als das Verfahren bezeichnet) wurde entwickelt, um die Arbeit zur Aufbewahrung, Erfassung und Abrechnung zu rationalisieren und zu regeln , die Verwendung offizieller elektronischer Verwaltungsdokumente (im Folgenden als elektronische Dokumente bezeichnet) in den Archiven der Exekutivorgane der Staatsmacht des Gebiets Tjumen (im Folgenden als Behörden bezeichnet) und bestimmt das Verfahren für die Übertragung elektronischer Dokumente an die Staatsarchive.

1.2. Das Verfahren gilt für elektronische Dokumente, die von den Behörden im IS "SED" erstellt, verarbeitet und gespeichert werden und nach Abschluss der Arbeit mit ihnen in der Weise und innerhalb der für ähnliche Dokumente auf Papier festgelegten Fristen aufbewahrt werden.

II. Erwerb eines Archivs elektronischer Dokumente

2.1. Die Behörde erstellt ein Archiv elektronischer Dokumente im IS „SED“, das die Verwaltung archivierter elektronischer Dokumente gewährleistet.

Elektronische Dokumente werden unterteilt in:

Vorübergehende Speicherdauer (bis einschließlich 10 Jahre);

Vorübergehende Aufbewahrungsdauer (über 10 Jahre), einschließlich Personal;

Dauerhafte Haltbarkeit.

Elektronische Dokumente mit dauerhafter und vorübergehender (über 10 Jahre) Aufbewahrungsdauer, auch für Personal, sind im Archiv der elektronischen Dokumente der Behörde enthalten.

Alljährlich tragen die Archivverantwortlichen der Behörde (im Folgenden Archivverantwortlicher genannt) spätestens in den letzten Dezemberzehnten die Nomenklatur der Angelegenheiten der Behörde für das nächste Jahr in das IS ein. SED" mit der obligatorischen Angabe der Aufbewahrungsfristen der Etuis, Artikelnummern gemäß Verordnungsgesetzen zur Festlegung der Aufbewahrungsfristen Dokumente.

Die Nomenklatur im Jahresverlauf kann im IS "SED" von den Archivverantwortlichen angepasst werden.

Elektronische Dokumente werden gemäß dem Aktenverzeichnis der Behörde zu elektronischen Akten zusammengefasst.

Der Vollstrecker des Dokuments in der Behörde legt es bei der Erstellung eines elektronischen Dokuments in einer elektronischen Akte ab, indem er den Index des Falls gemäß der Nomenklatur der Fälle der Behörde auswählt.

Das elektronische Archiv der Behörde umfasst elektronische Dokumente im Archivspeicherformat PDF/A.

Die Konvertierung elektronischer Dokumente mit dauerhafter oder temporärer (über 10 Jahre) Aufbewahrungsdauer in das Archivspeicherformat PDF/A erfolgt im IS „SED“ automatisch durch die Archivverantwortlichen.

Anhänge zu elektronischen Dokumenten werden unabhängig vom Datum ihrer Genehmigung oder Erstellung bei der Konvertierung in das Archivspeicherformat PDF / A an das Hauptdokument angehängt und bilden damit eine Datei. Zu diesem Zweck werden bei der Entwicklung eines elektronischen Dokuments alle Anhänge dazu in einer Datei enthalten.

Anlagen, die groß oder an sich wichtig sind, können als eigenständige elektronische Dokumente in der elektronischen Akte gespeichert werden, wenn sich die Dateiformate der Anhänge vom Dateiformat des Hauptdokuments unterscheiden. Die Kommunikation zwischen dem Hauptdokument und der Dokumentenanwendung erfolgt über das IS "EDMS".

2.2. Im Archiv elektronischer Dokumente im IS „EDMS“ werden automatisch generiert:

Elektronische Dateien mit dauerhafter und vorübergehender (über 10 Jahre) Speicherdauer, die eine Reihe von Behältern elektronischer Dokumente oder ein Behälter für elektronische Dokumente sind, die den Inhalt und die Metadaten eines elektronischen Dokuments, elektronische Signaturdateien und eine gerenderte Kopie eines elektronischen Textdokuments enthalten im PDF/A-Format;

Elektronische Dateien mit einer vorübergehenden Aufbewahrungsdauer (weniger als 10 Jahre), die keine Erstellung von Verzeichnissen elektronischer Dateien, Dokumente und Dokumentenregister (Container elektronischer Dokumente) einer elektronischen Datei erfordern;

Jahresbestandsverzeichnisse elektronischer Akten, Unterlagen der ständigen und vorübergehenden (über 10 Jahre) Aufbewahrungsfrist der Behörde;

Dokumentenverzeichnisse (Behälter elektronischer Dokumente) einer elektronischen Akte für jede elektronische Akte mit dauerhafter und vorübergehender (über 10 Jahre) Aufbewahrungsfrist.

Im IS „SED“ werden elektronische Fälle durch Jahressektionen in chronologischer Reihenfolge gemäß dem Verfahrensverzeichnis der Behörde gebildet.

Elektronische Dateien werden in Übereinstimmung mit den Absätzen 4.31, 4.32 des Abschnitts IV „Zusammenstellung des Archivs der Organisation mit Dokumenten des Archivfonds der Russischen Föderation und anderen Archivdokumenten“ der Regeln für die Organisation der Aufbewahrung, des Erwerbs, der Abrechnung und der Verwendung von Dokumenten beschrieben der Archivfonds der Russischen Föderation und andere Archivdokumente in staatlichen Behörden, Organen der lokalen Selbstverwaltung und Organisationen, die auf Anordnung des Kulturministeriums der Russischen Föderation vom 31. März 2015 N 526 (im Folgenden als Regeln bezeichnet) genehmigt wurden.

Spätestens drei Jahre nach Abschluss der Bildung der elektronischen Akte bildet der Archivverantwortliche im IS „SED“ jährliche Abschnitte der Inventare der elektronischen Akten der ständigen und vorübergehenden (über 10 Jahre) Aufbewahrungsfristen nach die Formulare gemäß den Anhängen N 17, N 18, N 24 der Geschäftsordnung.

Es ist zulässig, eine elektronische Akte drei Jahre lang zu führen, wenn die Erledigung der Dokumente dieses Falls länger als ein Jahr durchgeführt wurde oder wenn eine Kontrolle über die Erledigung von Dokumenten erforderlich ist, die auf das nächste Jahr übertragen wird. In diesem Fall setzt die für das Archiv zuständige Person bei der Bildung der Nomenklatur der Fälle für das nächste Jahr in der Spalte "Anmerkung" das Zeichen "Übergabe aus ... Jahr". Die Akte wird in das Verzeichnis der elektronischen Akten mit dauerhafter oder vorübergehender (über 10 Jahre) Aufbewahrungsfrist nach dem Jahr ihrer Erstellung eingetragen.

Die erstellten elektronischen Dateien mit einer dauerhaften und vorübergehenden (über 10 Jahre) Aufbewahrungsfrist, einschließlich für das Personal, werden im Archiv der elektronischen Dokumente im IS "SED" nicht länger als drei Jahre nach Abschluss der Bildung einer elektronischen Datei gespeichert bei der Büroarbeit.

Die erzeugten elektronischen Dateien einer dauerhaften Aufbewahrungsfrist sind der Verwendungszweck (Archiv) der Behörde, die der Übertragung unterliegt Staatsarchiv Region Tjumen, deren Erwerbsquelle die Behörde ist (im Folgenden als Staatsarchiv bezeichnet), zusammen mit Fällen, die aus Originaldokumenten auf Papier gebildet wurden. Die Bildung des Verwendungsfonds schließt die Erstellung von Originaldokumenten auf Papier nicht aus.

Elektronische Akten einer dauernden und vorübergehenden (über 10 Jahre) Aufbewahrung einschließlich Personalakten werden jährlich spätestens drei Jahre nach Abschluss der Bildung einer elektronischen Akte bei Büroarbeiten in das Archiv elektronischer Unterlagen der Behörde überführt geordnet nach Verzeichnissen elektronischer Akten, Dokumente und Dokumentenverzeichnisse (Container elektronischer Akten, Dokumente) (Anhang N 24 der Geschäftsordnung).

Inventare elektronischer Akten, Dokumente der dauerhaften Aufbewahrung der Behörde, gedruckt auf Papier, werden spätestens drei Jahre nach Abschluss der Bildung einer elektronischen Akte in der Büroarbeit zur Prüfung und Genehmigung durch die Sachverständigen- und Prüfungskommission der Behörde übermittelt auf dem Gebiet der Archivierung befugte Behörde (im Folgenden EPC) . Gleichzeitig werden Bestände elektronischer Akten, Dokumente zum Personal der Behörde, gedruckt auf Papier, zur Prüfung und Genehmigung durch die Fach- und Methodenkommission des Staatsarchivs übermittelt.

(Geändert durch den Erlass der Regierung des Gebiets Tjumen vom 21. Februar 2018 N 56-p)

Dem ersten Jahresabschnitt des Bestandsverzeichnisses elektronischer Akten, Unterlagen der Kasse, der Archivverantwortlichen der Behörde wird eine Nummer nach dem Kassenblatt zugeordnet, alle nachfolgenden Jahresabschnitte werden bis zur Fertigstellung unter dieser Nummer geführt Inventar.

Es ist nicht erlaubt, Inventaren von elektronischen Fällen, Dokumenten innerhalb desselben Fonds dieselben Kontonummern zuzuweisen.

Am Ende aller Exemplare des Bestandsverzeichnisses elektronischer Akten, Dokumente erfolgt ein abschließender Eintrag, der die Anzahl der eingelagerten Aufbewahrungseinheiten, die erste und letzte Anzahl der Aufbewahrungseinheiten laut Inventar, die vorhandenen Nummernlücken, Briefnummern, ausgemusterte Lagereinheiten und Entsorgungsgrundlagen.

Nach jeder Entgegennahme oder Vernichtung elektronischer Akten, Unterlagen erfolgt eine neue Endeintragung in das Bestandsverzeichnis der elektronischen Akten, Unterlagen, die vom Archivverantwortlichen der Behörde unter Angabe von Stand und Datum der Erstellung unterzeichnet wird.

Für jeden Jahresabschnitt erfolgt eine endgültige Eintragung; zusätzlich wird für jeden weiteren Jahresabschnitt in aufsteigender Reihenfolge ein konsolidierter Abschlussbericht erstellt.

Jahresabschnitte des Inventars auf Papier, die kein vollständiges Inventar sind, werden nicht abgelegt oder gebunden; sie werden im Archiv der Behörde in Ordnern abgelegt.

Das vollständige Verzeichnis der Fälle, Dokumente sollte nicht mehr als 9999 Aufbewahrungsgegenstände umfassen.

Ein vollständiges Verzeichnis der elektronischen Akten, Dokumente auf Papier, zusammen mit Titelblatt und das Referenzgerät dazu ist in einem festen Einband eingeschlossen, nummeriert und abgelegt oder gebunden. Dieses Inventar wird durch eine eigenständige Briefkastennummer in das Inventar der Daueraufbewahrungskästen bis zum Jahr seiner Eröffnung aufgenommen, wird in der Kassenakte der Behörde gespeichert, dient als wissenschaftliches Referenzgerät für die Unterlagen der Kasse. Im Inventarverzeichnis, einem Blatt des Fonds der Behörde, wird der Abschluss des Inventars vermerkt, wonach bei der Zuordnung eines abgeschlossenen Inventars eine Benachrichtigung über den Abschluss des Inventars an das Staatsarchiv gesendet wird von elektronischen Akten, Dokumenten mit Briefnummer.

Drei Exemplare des Bestandsverzeichnisses elektronischer Akten, Dokumente zur dauerhaften Aufbewahrung auf Papier, genehmigt vom EPC, ein Exemplar des Bestandsverzeichnisses elektronischer Akten, Dokumente zum Personal auf Papier sowie je ein Exemplar des Bestandsverzeichnisses elektronischer Akten, Dokumente in elektronische Form (als Arbeitsinstanz).

2.3. Elektronische Dokumente mit einer vorübergehenden Aufbewahrungsfrist (bis einschließlich 10 Jahre), die in der Behörde in elektronischen Dateien erstellt wurden, werden im IS "SED" bis zum Ablauf ihrer Aufbewahrungsfristen gespeichert.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist für elektronische Dokumente im IS "SED", dem Archiv elektronischer Dokumente der Behörde, wird eine Prüfung ihres Wertes durchgeführt, um Gesetze über die Zuweisung zur Vernichtung elektronischer Dokumente zu erstellen, die deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist (Anhang N 21 der Geschäftsordnung). Das Gesetz wird automatisch im IS "SED" von der für das Archiv verantwortlichen Person erstellt, die die Prüfung des Gesetzes durchführt, und sendet es nach der Prüfung zur Genehmigung an den Leiter der Behörde.

Die Auswahl elektronischer Akten, Dokumente zur vorübergehenden Aufbewahrung (bis einschließlich 10 Jahre) für den entsprechenden Vernichtungszeitraum und die Ausarbeitung eines Gesetzes über ihre Zuweisung zur Vernichtung erfolgt jährlich gleichzeitig mit der Erstellung von Inventaren für Dokumente von dauerhafter und längerer Dauer 10 Jahre Speicherfristen.

Der vom Behördenleiter genehmigte Zuweisungsakt zur Vernichtung elektronischer Dokumente wird an den Betreiber des IS „SED“ zur Vernichtung dieser Dokumente durch Soft- und Hardware übermittelt. Der Betreiber des IS „SED“ nimmt im Gesetz über die Vernichtung elektronischer Dokumente, die nicht der Aufbewahrung unterliegen, einen Eintrag vor. Die Akte enthält die Unterschrift des Testamentsvollstreckers, der die Löschung von Dokumenten in IS „SED“ durchgeführt hat, sowie das Datum der Löschung. Nach dem Löschen elektronischer Dokumente wird die mit der elektronischen Signatur des Betreibers des IS "SED" unterzeichnete Handlung an die Behörde zurückgegeben.

Die Vernichtung von Dokumenten durch den Betreiber des IS "SED" ohne genehmigte Handlung ist verboten. Die Akte der Vernichtung wird in der Akte des Fonds der Behörde auf Papier zurückgestellt.

III. Buchhaltung für elektronische Akten, Dokumente

3.1. Rechnungspflichtig sind alle elektronischen Akten, elektronischen Dokumente und Bestände elektronischer Akten, die im Archiv der Behörde aufbewahrt werden.

Die Abrechnung erfolgt durch die Zuordnung von Abrechnungsnummern zu Speichereinheiten elektronischer Dokumente, die ein wesentlicher Bestandteil ihrer Archivverschlüsselung sind.

Archivcode der Aufbewahrungseinheit - ein Symbol, das jeder Aufbewahrungseinheit elektronischer Dokumente (elektronische Akte) zugeordnet ist, um ihre Identifizierung während der Verwendung sicherzustellen. Die Archivverschlüsselung der Speichereinheit elektronischer Dokumente umfasst die folgenden Elemente:

Nummer des Fonds, der elektronische Dokumente enthält;

Inventarnummer elektronischer Koffer;

Die Nummer der Aufbewahrungseinheit für elektronische Dokumente (elektronische Akte) gemäß dem Verzeichnis der elektronischen Akten.

Die Hauptbuchhaltungseinheit für elektronische Dokumente ist eine Speichereinheit - eine elektronische Datei.

Bei der Abrechnung elektronischer Dokumente werden Byte oder Megabyte (MB) als Maßeinheit für die Informationsmenge akzeptiert.

3.2. Verantwortlich für das Archiv auf Grundlage von:

Jahresteil des Fallinventars, Unterlagen der Behörde;

Gesetz über den Verlust von Dokumenten (Anhang N 6 der Geschäftsordnung);

Akt der Annahme und Übergabe von Archivdokumenten zur Aufbewahrung (Anhang N 20 der Geschäftsordnung);

Gesetz über die Zuweisung zur Vernichtung von Archivdokumenten, die nicht der Aufbewahrung unterliegen (Anhang N 21 der Geschäftsordnung);

Gesetz über irreparable Schäden an Archivdokumenten (Anhang N 22 der Geschäftsordnung)

nimmt die erforderlichen Änderungen am Hauptbuchhaltungsdokument (obligatorisch) des Archivs vor - dem Blatt des Fonds (Anhang N 13 zur Geschäftsordnung).

Änderungen des Inventarverzeichnisses (Anhang N 19 der Geschäftsordnung) werden nach Erhalt eines neuen Inventars oder der Veräußerung aller Lagereinheiten, die im Inventar eingelagert waren, vorgenommen. Die Nummer des ausgesonderten Inventars wird nicht anderen Beständen von Fällen, Dokumenten zugeordnet und bleibt frei.

Im Inventar der elektronischen Fälle, Dokumente, Änderungen werden bei jedem Empfang und (oder) der Entsorgung von Fällen, Dokumenten, die in diesem Inventar erfasst sind, widergespiegelt.

Alle Akte, die die Ergebnisse der Archivarbeit dokumentieren, werden in die Fondsakte aufgenommen, die im Archiv der Behörde aufbewahrt wird.

Die Fallakte des Fonds enthält neben Dokumenten, die die Geschichte des Fonds und des Gründers widerspiegeln, Buchhaltungsunterlagen, die die Änderungen des Fonds charakterisieren.

IV. Speicherung elektronischer Dokumente

4.1. Bis zur Übergabe elektronischer Akten einer Daueraufbewahrungsfrist zur Aufbewahrung an das Staatsarchiv erfolgt die Aufbewahrung dieser Akten im Archiv elektronischer Unterlagen der Behörde während der Amtszeitaufbewahrung.

Um die Sicherheit elektronischer Dokumente im Archiv elektronischer Dokumente der Behörde zu gewährleisten, trifft der Betreiber des IS „EDMS“ Maßnahmen zur Informationssicherheit:

Schutz elektronischer Dokumente vor den Auswirkungen bösartiger Computerprogramme;

Schutz elektronischer Dokumente vor unbefugtem Zugriff darauf.

Die Aufbewahrung elektronischer Dokumente im Archiv elektronischer Dokumente der Behörde erfolgt unter Bedingungen, die deren Schutz vor Beschädigungen gewährleisten und schädliche Auswirkungen Umfeld. Regulatorische Bedingungen für die Aufbewahrung elektronischer Dokumente werden vom Betreiber des IS „SED“ bereitgestellt.

V. Verwendung elektronischer Dateien, Dokumente

5.1. Das Archiv der Behörde stellt Nutzern elektronische Dokumente, die keine geschützten Informationen enthalten, sowie Recherchedaten für elektronische Dokumente zur Verfügung.

Der Zugriff der Benutzer auf elektronische Dokumente mit eingeschränktem Zugriff erfolgt unter Berücksichtigung der festgelegten Anforderungen aktuelle Gesetzgebung Russische Föderation und relevante regulatorische Rechtsakte.

5.2. Die Behörde sieht vor:

Erfüllung von Benutzeranfragen, einschließlich solcher sozialer und rechtlicher Natur;

Ausstellung von Kopien elektronischer Archivdokumente auf Anfrage von natürlichen und juristischen Personen;

Ausgabe archivalischer elektronischer Dokumente zur vorübergehenden Nutzung an Strukturabteilungen der Behörde und Drittorganisationen.

VI. Übermittlung von elektronischen Akten, Dokumenten zur dauerhaften Aufbewahrung

6.1. Die Vorbereitung und Übertragung der im Archivfonds der Russischen Föderation enthaltenen elektronischen Dokumente zur dauerhaften Aufbewahrung von der Behörde zum Staatsarchiv erfolgt gemäß den Regeln und gemäß dem Zeitplan des Staatsarchivs frühestens 10 Jahre nach dem Vervollständigung elektronischer Akten bei Bürotätigkeiten. Die vorzeitige Annahme von Dokumenten aus dem Archivfonds der Russischen Föderation zur staatlichen Aufbewahrung ist auf Antrag der Behörden zulässig.

6.2. Die Annahme und Übergabe von elektronischen Akten (Benutzungsfonds) an das Staatsarchiv erfolgt zusammen mit der Übergabe von Akten auf Papier.

In einer besonderen Anordnung zur Inbetriebnahme der Anlage ist anzugeben:

• Bedingungen des Probebetriebs;
• Liste der Abteilungen (Arbeitsplätze);
• Begriffe ihrer Ausstattung mit Soft- und Hardware;
• Verantwortlich für die Durchführung des Probebetriebs in Einheiten.

Derselbe Auftrag kann einen Hinweis auf die Genehmigung der vorübergehenden Regelungen (Regeln, Verfahren) für die Arbeit mit dem EDMS enthalten. Nach dem Pilotbetrieb muss eine Liste mit Vorschlägen oder Empfehlungen für den Übergang zum EDMS erstellt werden, die in der Regel, wenn die Vorschläge von Mitarbeitern der Organisation des Kunden erstellt wurden, in Form einer internen erstellt werden Dienstdokument. Dieses Dokument enthält Informationen zu Problemen, die während des Probebetriebs aufgetreten sind, sowie Vorschläge zur Neukonfiguration des Systems.

Regulatorische Unterstützung für die Implementierung des EDMS

Die Effektivität der Implementierung eines elektronischen Dokumentenverwaltungssystems hängt natürlich sowohl von seinen Kosten und dem Umfang der verarbeiteten Dokumente als auch von den Besonderheiten der Unternehmenstätigkeit ab.

Wichtig

Berechnungen zeigen, dass sich die Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems in der Regel in ein bis zwei Jahren auszahlt.

Phasen der Einführung eines elektronischen Dokumentenverwaltungssystems Früher oder später erkennt jeder Manager die Notwendigkeit, das Dokumentenverwaltungssystem in einem Unternehmen zu automatisieren, dessen Ziel es ist, seine Produktions- und Organisationsaktivitäten zu optimieren.

Musterbestellung zur Genehmigung des Belegflusses

Nachdem das Softwareprodukt und der Auftragnehmer ausgewählt wurden, muss ein Verwaltungsdokument erstellt werden, das Folgendes definiert:

• Leiter des Implementierungsteams im Auftrag des Kunden;
• Verbindung Arbeitsgruppe;
• Aufgaben zur Erstellung eines Arbeitsplans unter Einbeziehung anderer an der Implementierung des EDMS beteiligter Spezialisten (Vorbereitung von technischer Ausrüstung, Informationen und Software usw.).

Beispiel für einen Auftrag zur Bildung einer Arbeitsgruppe Für die Umsetzung des EDMS ist künftig ein Auftrag zur Genehmigung des Arbeitsplans zu erlassen.

Auf der Grundlage dieses Plans werden alle weiteren Schritte der Umsetzung durchgeführt.

Ein Beispiel für einen Auftrag zur Genehmigung des Zeitplans 3. Genehmigung der Liste der Benutzer und der Definition eines Systemadministrators.

Implementierung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems

Vorprojektbefragung, Auswahl eines Softwareprodukts.
Das Verwaltungsdokument (in der Regel handelt es sich um eine Anordnung), das von der Leitung in der ersten Phase der Implementierung ausgestellt wurde, enthält die Begründung für die Notwendigkeit der Implementierung des EDMS, und der Text gibt die verantwortliche Person oder mehrere Personen an, die:

• Bestimmen Sie, durch welche Kräfte das System implementiert wird (eigene oder mit Beteiligung des Auftragnehmers);
• Bestimmen Sie den Generalunternehmer der Arbeiten;
• Bestimmen Sie den ungefähren Umfang der Umsetzung und das geplante Budget.

Das Ergebnis der Arbeit an dem oben genannten Auftrag ist meistens ein von beiden Seiten ausgearbeitetes kommerzielles Angebot.
2. Bildung einer Arbeitsgruppe und Genehmigung des Arbeitsplans.

• Kontrolle des Weges und der Bearbeitung jedes Dokuments, einschließlich der Einhaltung der Fristen für deren Ausführung und Koordination;
• Verbesserung der Leistungsdisziplin und Minimierung des Risikos des Verlustes von Dokumenten und des unbefugten Zugriffs auf vertrauliche Informationen;
• die Möglichkeit, schnell nach Dokumenten oder Dokumentenpaketen in Übereinstimmung mit den von den Künstlern generierten Anfragen zu suchen;
• Reduzierung der Durchgangszeit von Steuersignalen sowohl vertikal als auch horizontal;
• Steigerung der Produktivität der Mitarbeiter und der Effizienz der gesamten Organisation als Ganzes.

Die aufgeführten Aufgaben bestimmen auch die Vorteile der Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems, insbesondere in Unternehmen, in denen der jährliche Dokumentenfluss in Tausenden von Abrechnungseinheiten berechnet wird und das Archiv in Zehntausenden liegt.

Verantwortlich für die Erstellung und Unterzeichnung elektronischer Dokumente zur Ernennung von [Stelle, F.

UND ÜBER.]. 7. Bringen Sie den Auftrag an alle strukturellen Abteilungen der Organisation.

8. Ich übertrage die Kontrolle über die Ausführung des Auftrags an [Stelle, F.

UND ÜBER.]. [Position, Unterschrift, Initialen, Nachname] Folgende Personen sind mit dem Auftrag vertraut: [Position, Unterschrift, Initialen, Nachname] Die aktuelle Version des für Sie interessanten Dokuments ist nur in der kommerziellen Version des GARANT-Systems verfügbar.

Sie können ein Dokument für 54 Rubel kaufen oder 3 Tage lang kostenlos vollen Zugriff auf das GARANT-System erhalten.

Dokument kaufen Erhalten Sie Zugang zum GARANT-System Wenn Sie Benutzer der Internetversion des GARANT-Systems sind, können Sie dieses Dokument jetzt öffnen oder per anfordern Hotline im System.

5. März 2018 Login Registrierung © NPP GARANT-SERVICE LLC, 2018.

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Auftrag zur Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems [Datum, Monat, Jahr] N [Wert] Um [das Erforderliche ausfüllen] bestelle ich: 1.

Führen Sie ab dem [Tag, Monat, Jahr] ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem [Name] in [Name juristische Person].

Position, vollständiger Name] bis zum [Tag, Monat, Jahr] das Verfahren zur elektronischen Dokumentenverwaltung zu entwickeln und zu genehmigen.

Beachtung

Verantwortlich für die Pflege des elektronischen Dokumentenmanagements ernennen [Stelle, F.

UND ÜBER.]. 4. [Position, vollständiger Name] organisiert ein elektronisches Archiv empfangener und gesendeter Dokumente. 5. [

Position, vollständiger Name] zu ergänzen Rechnungslegungsgrundsätze[Name der juristischen Person] Regeln für die Erstellung, den Empfang und die Speicherung elektronischer Dokumente.

Das Team muss die Managementanforderungen von Führungskräften sowie die Benutzeranforderungen von Leistungsträgern an vorderster Front identifizieren.

Damit lassen sich die grundlegenden Anforderungen an das System formulieren und in Form einer fachlichen Aufgabenstellung formulieren. In der zweiten Phase erfolgt unter Berücksichtigung der entwickelten Anforderungen die Auswahl des hinsichtlich Funktionalität und Kosten optimalen elektronischen Dokumentenverwaltungssystems. Wenn die Aufgaben, die das Dokumentenmanagementsystem des Unternehmens löst, sehr spezifisch sind, elektronisches System kann schlüsselfertig entwickelt werden, und dann sind es die Mitglieder der Arbeitsgruppe, die am engsten mit den Entwicklern kommunizieren und konkrete Aufgaben für sie formulieren. In der dritten Phase der Implementierung des elektronischen Dokumentenverwaltungssystems wird es installiert und, falls erforderlich, die Flotte der technischen Mittel aktualisiert, die veraltete Ausrüstung wird aufgerüstet und neue Ausrüstung wird gekauft.