INFORMATIONSTECHNOLOGIEN IM HR SERVICE

Der öffentliche Dienst ist in dieser Hinsicht keine Ausnahme. Durch den Einsatz automatisierter Systeme in der Personalverwaltung in staatlichen Stellen können Sie eine einheitliche Informationsumgebung schaffen und alle Verwaltungseinheiten vereinen, um die Effizienz ihrer Arbeit zu verbessern. Der Einsatz moderner Informationssysteme bei Personalmanagementaktivitäten schafft eine Reihe von Vorteilen gegenüber dem traditionellen Ansatz zur Organisation der Arbeit von Personaldiensten und der Nutzung lokaler Personalprogramme.

Wenn die Personalpolitik in einem staatlichen Organ in die Führung integriert ist, Finanzpolitik Organisationen, dann automatisiertes System Personalmanagement sollte nicht separat existieren, sondern Teil eines einzigen Informationssystems, des Personalkerns, sein, ohne dessen Einführung eine vollständige Automatisierung des Organisationsmanagementprozesses nicht möglich ist elektronische Dokumentenverwaltung, Entwicklung der internen und externen Kommunikation.

Unter normalen Bedingungen werden Personalinformationen am häufigsten von der Personalabteilung, der Arbeits- und Lohnabteilung und der Buchhaltung verwendet. Hier werden spezifische Aufgaben des betrieblichen Rechnungswesens gelöst: Planung und Kontrolle des Besetzungsplans, Aufnahme, Bewegung und Entlassung von Personal, Abrechnung von Urlaubs- und Dienstreisen; Gehaltsabrechnung usw. Jede dieser Aufgaben ist eine bestimmte Abfolge von Aktionen (tatsächlich ist sie es Produktionstechnologien). Beispielsweise kann die Besetzung einer vakanten Stelle als eine Abfolge von Aktionen dargestellt werden: Vakanz anlegen - Kandidaten suchen - Daten über Kandidaten einholen (Lebensläufe, Fragebögen, Interviews etc.) - Daten bearbeiten - ungeeignete Kandidaten aussortieren - Informationen klären echte Kandidaten - Treffen einer Entscheidung (Auswahl eines Kandidaten) - Einstellung / Versetzung eines Mitarbeiters auf eine freie Stelle - Erstellung eines Arbeitsvertrags - Besetzung einer freien Stelle in der Personalliste - Berechnung des Gehaltsfonds - Berechnung eines Gehalts für einen Spezialisten. In großen Regierungsbehörden ist es fast unmöglich, einen solchen Prozess ohne ein Informationssystem effektiv zu verwalten.

Zudem ist der Kreis derer, die mehr oder weniger hochwertige Personalinformationen benötigen, viel größer. Dies sind Manager aller Ebenen, Sicherheitsbeauftragte usw. Aus diesem Grund scheint das Personalmodul im Informationssystem, das in Struktur und Datenformat mit anderen funktionalen Subsystemen konsistent ist, dem lokalen Personalprogramm vorzuziehen zu sein. Einerseits erweitert das Informationssystem die Anzahl der Personen, die Informationen von ihrem Computer nutzen können, erheblich, andererseits garantieren die Kontrolle und Differenzierung von Zugriffsrechten eine Autoritätsüberschreitung und einen unbefugten Zugriff auf Personalinformationen.

Zu beachten ist, dass die Personalbuchhaltung (genauer gesagt die Personaldokumentenverwaltung) nur eine der Personalfunktionen ist, die durch einheitliche Dokumente ausreichend formalisiert und daher leicht zu automatisieren ist. Bei entsprechendem Ausbaustand des Informationssystems können auch andere Aufgaben des Personalmanagements der Beamten erfolgreich gelöst werden: die Entwicklung einer Personalpolitik im Sinne einer klaren Definition der Organisationsstruktur und der funktionalen Aufgaben der Mitarbeiter, die Planung der Personalbedarf (auch für einzelne Positionen, Fachrichtungen etc.), Personalauswahl und -einsatz entsprechend der Organisationsstruktur, Steuerung der Arbeitsorganisation (Umzüge, Lohnänderungen, Urlaub etc.), Planung und Steuerung von Weiterbildung der Mitarbeiter etc.

Getrennte Tätigkeitsfelder im Personalmanagement von Beamten werden erfolgreich mit Informationssystemen (Tabelle) umgesetzt.

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Die Hauptfähigkeiten des IT-Systems bei der Verwaltung des Personals der Beamten

So ist es auf Basis einer automatisierten Personalabrechnung möglich, einen Dienstvertrag und eine Dienstordnung für einen Beamten zu bilden.

Durch den kompetenten Aufbau der Organisationsstruktur, die Definition von Funktionen, die Systematisierung der Rechte, Pflichten und Vorschriften, die sich aus der Wahrnehmung dieser Funktionen ergeben, die Ernennung von Verantwortlichen für die Arbeit in Schlüsselbereichen und die Eingabe dieser Informationen in das IT-System können Sie die Gelegenheit erhalten auf Basis der etablierten Dokumentenformen im Automatikmodus Basisdokumente erstellen, ggf. anpassen und zur weiteren Freigabe ausdrucken. Da sich der Tätigkeitsbereich jedes Mitarbeiters in diesem Fall durch das von ihm gelöste Aufgabenspektrum bzw. die ihm im Rahmen dieser Aufgaben übertragenen Aufgaben bestimmt, werden die Dienstordnung und der Dienstvertrag nicht auf deren Grundlage gebildet von allgemeinen Berufskonzepten, aber in Übereinstimmung mit den Verantwortungsbereichen und seinen funktionale Verantwortlichkeiten.

Das automatisierte System ermöglicht es Ihnen, den Verlauf zu speichern und Berichte über Änderungen, beispielsweise in der Verteilung, zu erhalten Offizielle Pflichten. Im Falle einer Neuverteilung von Arbeitsverantwortungen zwischen Mitarbeitern nimmt der Prozess der Entwicklung neuer Arbeitsordnungen und der Änderung von Dienstverträgen ein Minimum an Zeit in Anspruch, da hierfür nur Informationen über die Änderung der Verantwortung für die neu verteilten Funktionsaufgaben erforderlich sind. Das System generiert neue Stellenordnungen und nimmt ggf. Änderungen an Dienstverträgen vor.

Die Automatisierung des Rekrutierungsprozesses macht ihn viel effizienter. Zusätzlich zu der obigen Definition von Funktionen kann das Informationssystem die eingegebenen Informationen über die Fähigkeiten, Qualifikationsanforderungen, die für die Ausübung bestimmter Funktionen auferlegt oder erforderlich sind, systematisieren. In diesem Fall wird die Arbeit mit potenziellen Kandidaten für die Besetzung vakanter Stellen fokussierter, weil es wird möglich, die Übereinstimmung des Kandidaten nicht nur mit einer bestimmten Position, sondern mit bestimmten fachlichen und persönlichen Anforderungen zur Lösung bestimmter funktionaler Aufgaben zu überprüfen.

Betrachtet man den Prozess der Beamtenbescheinigung im klassischen Sinne, so handelt es sich in der Regel um einen recht komplizierten Vorgang, der einen erheblichen Zeitaufwand erfordert und mit gewissen organisatorischen Schwierigkeiten verbunden ist. Ein IT-System kann die meisten Probleme lösen, die mit der Zertifizierung einhergehen, und die Wirksamkeit der von der Zertifizierung erwarteten Ergebnisse erhöhen. Die Zertifizierung kann über ein lokales Netzwerk und typische Szenarien erfolgen, die es einem Mitarbeiter ermöglichen, sich selbst, Kollegen, eine Führungskraft und einen externen Experten zu beurteilen.

Gleichzeitig findet der gesamte Zertifizierungsprozess statt, ohne den Arbeitsplatz des Mitarbeiters zu verlassen, mit minimalem Zeitaufwand für ihn und das Management. Die IT-gestützte Leistungsbeurteilung wird zu einer routinemäßigen, geplanten und effektiven Aktivität. Die während des Zertifizierungsverfahrens gewonnenen Informationen und die daraus gezogenen Schlussfolgerungen ermöglichen fundierte Entscheidungen über die Bildung einer Personalreserve, individuelle Entwicklungspläne etc.

Ebenso kann mit Hilfe des Informationssystems eine Eignungsprüfung in Form von Computertests organisiert werden. Basierend auf der Basis der in das IT-System eingegebenen Testaufgaben generiert das Programm automatisch eine Variante einer bestimmten Komplexität für einen bestimmten Beamten, verarbeitet das Testergebnis sowohl im Hinblick auf das Gesamtergebnis als auch im Hinblick auf die verursachten Aufgaben Schwierigkeiten und relevante Themen.

Bei der Durchführung von Auswahlverfahren zur Besetzung einer freien Stelle oder zur Aufnahme in die Personalreserve ermöglicht das System auf der Grundlage der Bewertungen der Kommission und der Experten, Kandidaten miteinander und mit den Indikatoren des Standards zu vergleichen und eine Bewertung zu erstellen Kandidaten.

IT-Systeme erleichtern die Nachweisführung und Fristwahrung von Beamtinnen und Beamten für Fort- und Umschulungen, Praktika und andere Weiterbildungsformen erheblich und ermöglichen den zielgerichteten und systematischen Einsatz von Ausbildungstechnik.

Somit können moderne Informationssysteme in den Hauptfunktionsbereichen des Personalmanagements eingesetzt werden und die Arbeitsintensität reduzieren und die Effizienz steigern. Personalarbeit.

Die betrachteten Fähigkeiten des IT-Systems geben eine allgemeine Vorstellung von den Vorteilen, die nach ihrer Implementierung erzielt werden können. Die praktische Erfahrung zeigt, dass jedes größere Informatisierungsprojekt mit erheblichen Änderungen in der Managementstruktur der Organisation verbunden ist. Bei der Automatisierung der Personalarbeit, die in der Regel gemeinsame und koordinierte Anstrengungen mehrerer Abteilungen gleichzeitig erfordert: der Personalabteilung, der Arbeitsorganisation und der Lohnabteilung, der Buchhaltung, der Abteilung Informationstechnologien und anderen können Probleme im Zusammenhang mit der Inkonsistenz von Arbeitstechnologien auftreten, die eine Vorabdiskussion und Suche nach Lösungen erfordern.

Neben der Lösung des Problems der Auswahl eines Softwareprodukts für ein Informationssystem sind die folgenden Kriterien Indikatoren für eine hohe Implementierungsbereitschaft:

• 1) Manager auf allen Ebenen akzeptieren die Ziele der Informatisierung und sind von ihrer Notwendigkeit überzeugt, das Informationssystem wird als Lösungsweg für viele Probleme gesehen;
• 3) Mittel wurden für die Implementierung des Informationssystems bereitgestellt;
• 4) das Niveau der Computerkenntnisse der Benutzer entspricht den Anforderungen des Systems;
• 5) die ACS-Unterabteilung ist in der Lage, das Informationssystem zu beherrschen und zu warten;
• 6) die Software- und Hardwarebasis der IT entwickelt sich in angemessenem Tempo;
• 7) das Interaktionssystem ist bereit für Änderungen im Zusammenhang mit der Implementierung des Informationssystems;
• 8) Die Führung der staatlichen Stelle ist bereit, dem Personaldienst die erforderlichen Befugnisse und Ressourcen zu übertragen, um die Arbeit an der Implementierung des Informationssystems zu organisieren.

Die Einführung eines IT-Systems erfordert die Vereinheitlichung der Aktivitäten miteinander verbundener Abteilungen und die Beseitigung von Inkonsistenzen in den Arbeitstechnologien. Also, in einem traditionellen nicht automatisierten oder lokal automatisiertes Arbeiten Die Verantwortung für die Richtigkeit der Lohnberechnung liegt bei der Person, die die Berechnung durchführt, d.h. auf den Buchhalter, der die von der Personalabteilung kommenden Unterlagen erhält und jederzeit prüfen kann. In einem automatisierten System arbeitet ein Buchhalter mit den in die Datenbank eingegebenen notwendigen Daten und erfüllt nur seine beruflichen Pflichten. Handelt die Personalabteilung nicht verantwortungsvoll genug, führt dies zu Fehlern in der Gehaltsabrechnung.

In einer anderen Version ergeben sich Widersprüche durch unterschiedliche Zeitparameter für die Arbeit der Personalabteilung und der Buchhaltung. Die Besonderheiten der Arbeit der Personalabteilung sind so, dass die Daten im System über Aufnahme, Bewegung usw. werden fast sofort angezeigt, wenn sich die Personalsituation ändert. Für die Lohnberechnung ist eine gewisse Verzögerung erforderlich: Daten zur Lohnberechnung für den Vormonat werden in der Regel zu Beginn des nächsten Monats gebildet, und Änderungen können nicht online berücksichtigt werden. Offensichtlich sollten solche Probleme in erster Linie durch organisatorische Methoden gelöst werden.

Eine der Optionen integrierte Automatisierung Personalarbeit kann die Einführung eines betrieblichen Informationssystems, einschließlich eines Teilsystems mit dem bedingten Namen „Personal“, sein, das zur Erfassung und Verwaltung der tatsächlichen Besetzung, zur Führung der Besetzungstabelle und zur Sicherstellung ihrer gegenseitigen Einhaltung, zur Planung von Arbeitsplänen und zur Führung von Zeitaufzeichnungen bestimmt ist, sowie für die Durchführung sonstiger Handlungen, die die gesamte Bandbreite des Personaleinsatzes abdecken.

Das Subsystem „Personal“ ermöglicht Ihnen die effektive Bearbeitung der Personalakten des Hauptpersonals, der Aufnahmekandidaten, der entlassenen Mitarbeiter, der Freiberufler usw. und dient der Automatisierung der Arbeit der Personalabteilungen und verwandter Dienste. Das Subsystem „Personal“ muss mit einem weiteren Subsystem „Gehalt“ integriert werden, das die Daten von Personalkarten und Zeiterfassungen des Subsystems „Personal“ verwendet. Dies ermöglicht eine effiziente Lohnabrechnung.

Zu den Hauptaufgaben, die mit Hilfe des Subsystems „Personal“ gelöst werden, gehören: Pflege der Besetzungstabelle und Organisationsstruktur, Personalabrechnung und Zeiterfassung. Bei der Arbeit mit der Personalbesetzung werden Änderungen in der Organisationsstruktur und im System automatisch nachverfolgt Qualifikationskategorien, Entladungen usw. Die Arbeit mit der Besetzung wird für jede Abteilung durchgeführt.

Die Personalabrechnung erfolgt durch Führung von Personalkarten der Mitarbeiter, in die Grunddaten eingetragen werden ( biographische Daten, Ausbildung, verfügbare Fachrichtungen, Auszeichnungen usw.) sowie während des öffentlichen Dienstes gesammelte Informationen - Änderungen der Arbeitsbedingungen, Urlaub, Geschäftsreisen usw.

Eine automatisierte Zeiterfassung kann sowohl „im Nachhinein“ als auch „bei Abweichungen“ durchgeführt werden. Die Arbeitszeiterfassung erfolgt nach Aufzeichnungen über Abweichungen vom Arbeitszeitplan jedes Mitarbeiters oder der Erfassung der tatsächlich gearbeiteten Tage/Stunden.

Das Subsystem "Personal" ermöglicht die Erstellung von Berichten beliebiger Komplexität und Automatisierung statistische Berichterstattung erleichtert die Arbeit der Personalabteilung erheblich.

Durch die Einführung eines Informationssystems können Sie also die meisten Funktionen des Personaldienstes automatisieren:

• - Personalabrechnung;
• - Eingabe von Informationen über den Mitarbeiter bei der Aufnahme, Pflege einer Historie von Änderungen der Arbeitsbedingungen (Umzüge, Ernennungen usw.), Weiterbildung, Zertifizierung, Beförderung usw.;
• - Pflege der Besetzungstabelle, Historie ihrer Änderungen, Unterstützung für eine Eins-zu-Eins-Übereinstimmung zwischen der tatsächlichen Zusammensetzung und der in der Besetzungstabelle festgelegten, Berechnung der offenen Stellen;
• - Abrechnung und Registrierung aller Arten von Urlaub, Verfolgung nicht genutzter Urlaubstage, Zuweisung zusätzlicher Urlaube an einen Mitarbeiter;
• - Führen eines Kalenders unter Berücksichtigung von Wochenenden / Werktagen,
• - Führung von Arbeitszeitplänen mit willkürlicher Anpassung der Arbeitszeitarten;
• - Führung von Zeitaufzeichnungen und militärischer Abrechnungstabelle;
• - Entwicklung primäre Dokumente verwendet in der Büroarbeit des Personaldienstes;
• - Erstellen, Anzeigen und Drucken von Ausgabedokumenten für die Personalabrechnung;
• - Erstellen von Berichten beliebiger Komplexität (Abb.).

Reis.

Der Übergang zur Automatisierung der Registrierungsprozesse von Personalbewegungen ermöglicht es, die Durchführung von Arbeitsvorgängen zu rationalisieren, den Zeitaufwand zu reduzieren und die Maßnahmen für Personalakten zu rationalisieren.

So zeigt unsere Analyse der Daten zu den Arbeitskosten von Personalreferenten für die Hauptvorgänge der Personalbuchhaltung bei manueller Arbeit und Verwendung eines IT-Systems, dass die Automatisierung der Funktionen eines Spezialisten in der Personalabteilung eine drastische Reduzierung ermöglicht hat die Zeit, die Mitarbeiter bei der Durchführung vieler Personalverfahren verbringen. Die automatische Berechnung der Anzahl der Tage und des Zeitraums für die Urlaubsgewährung dauert 1-2 Minuten, bei manueller Arbeit mehr als 15 Minuten pro Person. Die Suche nach Informationen über einen Mitarbeiter im System dauert nicht länger als eine Minute; Bei manueller Arbeit müssen Sie eine Personalkarte, eine Personalakte und ein Arbeitsbuch finden und die verfügbaren Informationen vergleichen, was bis zu 20 Minuten pro Person dauert Angestellter.

Außerdem haben sich die Möglichkeiten, Informationen über Mitarbeiter zu erhalten, erweitert. Das automatisierte System ermöglicht es, auf Anfrage verschiedene statistische und andere Berichte zu erhalten (z. ) eine Sache von Minuten. Die manuelle Aufbereitung solcher Daten dauert in der Regel zwischen einigen Tagen und 2-3 Wochen.

Bei der Nutzung des IT-Systems wird der Personalaufwand für die Führung der Personalakten reduziert, die Zeit für die Prüfung der Arbeitszeitnachweise der Abteilungen verringert; die Zahl der Fehler bei der Berechnung des Stundenzettels durch unvollständige oder ungenaue Angaben zu Planabweichungen einzelner Mitarbeiter wird reduziert.

So führt der Einsatz eines IT-Systems in der Personalarbeit zur Optimierung von Tätigkeiten zur Umsetzung von Personalabläufen und -verfahren:

• - die Zeit für einen Vorgang wird durch die Automatisierung einzelner Vorgänge erheblich verkürzt;
• - Die Anzahl der Teilnehmer an der technologischen Kette für die Registrierung wird reduziert Personalunterlagen;
• - die Anzahl der Fehler wird minimiert, indem das Verfahren in den Händen eines Ausführenden konzentriert wird;
• - die Zuverlässigkeit und Sicherheit von Personalinformationen, die Vollständigkeit und Effizienz ihres Empfangs erreicht werden;
• - Zeitverluste für Mitarbeiter werden reduziert - Initiatoren von Personalmaßnahmen und damit eine doppelte Informatisierungswirkung erzielt - Verbesserung des Arbeitssystems insgesamt.

Voraussetzung für die erfolgreiche Implementierung des IT-Systems ist die entsprechende Bereitschaft des gesamten Personalverwaltungssystems der staatlichen Stelle und des Personaldienstes im Besonderen. Zu beachten ist, dass sowohl die Erfolge als auch die Probleme der Informatisierung von Personaltechnologien immer auf die Vorarbeiten zurückzuführen sind. Die Vorbereitungsphase sollte von eigenständiger Bedeutung sein und lange Zeit in Anspruch nehmen, damit nahezu alle Personalvorgänge für die Automatisierung vorbereitet sind und die Mitarbeiter, die sie durchführen, mit der Computertechnik vertraut sind. Die Organisation der Personaldienstleistung, die Schaffung ihrer klaren Struktur und Betriebsordnung, die Auswahl und Ausbildung von Fachkräften kann generell die Vereinbarkeit der Organisationsstruktur und der Mitarbeiter mit den wesentlichen Zielen und ethischen Werten der IT-Einführung sicherstellen Projekt. Es ist notwendig, dass die Motivation der HR-Spezialisten für den Einsatz von IT recht hoch ist und dass alle Mitarbeiter über gute Kenntnisse im Umgang mit Computerprogrammen verfügen.

Wenn diese Bedingungen umgesetzt werden, wird der Einsatz von Informationssystemen bei der Implementierung von Personaltechnologien dazu beitragen, die Effizienz der Personalarbeit im Allgemeinen zu verbessern.

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Sankt Petersburg Universität Management und Wirtschaft

Altai Institute of Economics

KURS ARBEIT

Disziplin:

Bürotätigkeiten in der Personalabteilung

Gegenstand:

Automatisierung der Personaldienstleistung

Barnaul - 2011

Einführung

1. Automatisierung der Arbeit des Personaldienstes

2. Erstellung und Ausführung von Dokumenten

3. Pflege von Personaldatenbanken

4. Programm „Personal“ der Firma „Elektronische Bürosysteme“

Fazit

Liste der verwendeten Quellen

Einführung

Die Arbeit der Personalabteilung eines größeren Unternehmens ist mit der Anhäufung einer großen Menge an Informationen über die personenbezogenen Daten der Mitarbeiter verbunden. Traditionell werden Informationen auf Papier gespeichert. Gleichzeitig ist es schwierig, bei Einstellung, Urlaub, Kündigung, Versetzung auf eine andere Stelle oder anderen Mitarbeiterbewegungen schnell die notwendigen Daten auszuwählen.

Wichtig ist auch die Frage der Zuverlässigkeit der Speicherung und Vertraulichkeit personenbezogener Daten über Mitarbeiter des Unternehmens.

Vor nicht allzu langer Zeit wurde die gesamte Arbeit der Personalabteilung manuell ausgeführt. Auf einer Schreibmaschine oder sogar von Hand füllten sie das Formular Nr. T2 - Personalkarten aus, führten Personalakten, druckten Personalbestellungen aus und trugen sie zur Genehmigung mit, führten Aktenschränke für Personal und schrieben statistische Berichte.

Die Aktualität dieses Themas wird durch die flächendeckende Einführung der Informationstechnologie bestimmt, Büroarbeit in der Personalabteilung war da keine Ausnahme, und daher hat sich vieles in diesem Bereich grundlegend verändert. Automatisierung kann die Personalabteilung erheblich vereinfachen und die Effizienz steigern.

Somit ist die Automatisierung des Arbeitsprozesses der Personalabteilung ein notwendiger und erfolgversprechender Prozess.

Auf der Russischer Markt Es gibt viele Programme zur Automatisierung der Arbeit des Personaldienstes.

Zum Schreiben Seminararbeit allgemeine logische Methoden der wissenschaftlichen Forschung wurden verwendet: Analyse, Verallgemeinerung.

Ziel dieser Studienarbeit ist der Prozess der Automatisierung der Arbeit der Personaldienstleistung.

Um das Ziel zu erreichen, müssen Sie die folgenden Aufgaben erledigen:

1. die theoretischen Grundlagen der Automatisierung der Arbeit des Personaldienstes studieren;

2. das Verfahren zur Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten festlegen;

3. die Pflege von Personaldatenbanken studieren;

4. Betrachten Sie das Programm "Personal" der Firma "Electronic Office Systems".

Mit dem Übergang zu Marktwirtschaft Es gibt grundlegende Änderungen im System der Unternehmensführung. Die Folge solcher Veränderungen sind neue Herangehensweisen an die Organisation und Qualität der Unternehmensführung sowie an Führungskräfte.

Für moderne Personaldienste reicht es nicht aus, nur Aufträge und Weisungen zu erteilen, Personalinformationen zu speichern. Sie sollten sich allmählich zu Zentren für die Entwicklung und Umsetzung einer Arbeitsorganisationsstrategie entwickeln, deren Zweck es ist, die Produktion, die kreative Leistung und die Aktivität des Personals zu steigern, Personalentwicklungsprogramme zu entwickeln und umzusetzen, faire Löhne zu gewährleisten usw.

Um ein Kursprojekt zu schreiben, wurden die folgenden Quellen des regulatorischen und methodischen Rahmens verwendet, wie z. B. GOST R 6.30-97 Unified Documentation Systems. Einheitliches System der Organisations- und Verwaltungsdokumentation. Anforderungen für die Ausführung von Dokumenten, Lehrliteratur von Autoren wie Andreeva V.I., Kirsanova M.V., Glinskikh A.I., Zeitschriften "Secretary Affairs" usw.

1. AutomatisierungArbeitPersonalDienstleistungen

System Personaldokumentation ziemlich spezifisch. Bei der Arbeit mit Personal entsteht eine große Menge gleichartiger Dokumente, die einer Formalisierung leicht zugänglich sind.

Die Erstellung einheitlicher Formulare dieser Dokumente und ihrer elektronischen Versionen sowie die Verwendung spezieller Computerprogramme erleichtern die Arbeit aller Personen, die mit Personaldokumenten arbeiten, erheblich. Die Verwendung eines Computers ermöglicht es, selbst mit Hilfe eines Spezialisten, der die Funktionen eines Personalreferenten ausübt, eine Dokumentation über das Personal mittlerer und sogar großer Organisationen zu führen.

Der Personaldienst ist heute mit modernen Bürogeräten und spezialisierten Programmen ausgestattet, die eine einmalige Eingabe von Informationen zum Personal und deren Nutzung durch alle Abteilungen ermöglichen.

Die Einführung der Computertechnologie ermöglicht es, Informationsarrays (Datenbanken) und Dokumente in elektronischer Form für alle Mitarbeiter der Organisation, Personalreserve, zu sammeln, alle erforderlichen Informationen zum Personal schnell zu finden und effektiv zu verarbeiten.

Die Personaldokumentation ist ein unverzichtbarer Bestandteil der Dokumente jeder Organisation. Sie wird vom Personaldienst (Referat, Abteilung Personalarbeit) durchgeführt. Andreeva V.I. Büroarbeit in der Personalabteilung (mit Musterdokumenten basierend auf GOSTs der Russischen Föderation). Verlag 3. M: CJSC "Business School "Intel-Sintez", 2000.

Durch den Einsatz von automatisierten Technologien kann die Effizienz der Personalabteilung deutlich gesteigert werden. Personaldokumente sind spezifische Dokumente, für deren Arbeit spezielle Programme erforderlich sind. Heutzutage hat fast jede Organisation ihren eigenen Computerdienst. In einem kleinen Büro sind dies ein oder mehrere "Computer". In mittleren und großen Organisationen sind dies Abteilungen, Abteilungen für Informationsunterstützung (die sogenannten Informationsdienste (IT)). IT-Mitarbeiter sind jedoch Programmierer, Systemadministratoren, also Spezialisten für Computertechnologie. Und um eine Anforderungsliste für das Automatisierungssystem des Personaldienstes zu erstellen, um das dafür am besten geeignete Softwaresystem (Software) auszuwählen, sind die Anstrengungen der Spezialisten des Personaldienstes selbst erforderlich. Personalreferenten sollten sich daher zunächst mit den Möglichkeiten moderner Automatisierungssysteme auskennen, um den Bedarf ihrer Einheit zu ermitteln und die optimale Aufgabenstellung für IT-Services für den Kauf, die Installation, die Konfiguration und die spätere Wartung der erforderlichen Automatisierungstools zu erstellen für die Arbeit mit Personaldokumentationen . Artemov O.Yu., Ermakova I.N., Ovchinnikova N.V., Firmen, Management, Personal, Dokumente. Moskau: Atlant-Zentrum, 2003.

Der Informationstechnologiemarkt bietet eine breite Palette von Softwareprodukten zur Lösung drängender Probleme des Personalmanagements und der Optimierung von Geschäftsprozessen in Unternehmen unterschiedlicher Ebenen. Organisationsentwicklung und verschiedene Tätigkeitsbereiche.

Das automatisierte Personalermöglicht es Ihnen, Mitarbeiter zu führen, Aufträge zu erteilen und zu registrieren, die Urlaubsregelung zu überwachen, eine Vielzahl analytischer Informationen zu erhalten und viele andere Aufgaben zu lösen. Personalmanagementprogramme helfen nicht nur dabei, Arbeitsressourcen effektiv zuzuweisen und Kapital zu verwalten, sondern bieten auch eine Quelle, aus der Mitarbeiter Informationen erhalten können, sowohl unternehmensintern als auch individuell.

Personalabrechnungssysteme wurden auf Basis von Lohnabrechnungsprogrammen entwickelt. In Zukunft hat sich die Funktionalität dieser Programme erheblich erweitert. Dies lag an dem Bewusstsein der Unternehmensleiter für die Notwendigkeit qualitativer Veränderungen in der Arbeit der Personalabteilung. Die Optimierung der Personalarbeit, das Wachstum der Professionalität von HR-Spezialisten führt dazu, dass die Tätigkeiten des Personalmanagements immer technologischer, systemischer und qualitativ hochwertiger werden. Der Erfolg eines Unternehmens hängt oft davon ab, wie effektiv die Arbeit der Personalabteilung ist, deren Aufgabe es ist, die richtigen Fachkräfte zu finden und zu halten sowie die verfügbaren Arbeitskräfteressourcen richtig zu verteilen. Manchmal erfordert dies Anpassungen in der Unternehmensstruktur. Entsprechend wächst der Bedarf an effektiven Tools zur Steuerung des Informationsflusses. In dieser Hinsicht sollten Entwickler von automatisierten Systemen der Entwicklung von Softwareprodukten für das Personalmanagement mehr Aufmerksamkeit schenken und nach Möglichkeiten suchen, die erforderlichen Funktionen in einem einzigen Personalmanagement-Informationssystem zu kombinieren.

Mit dem HR-Management-Softwareprodukt können Sie:

· umgehend analytische Informationen erhalten und fundierte Managemententscheidungen treffen;

· Geschäftsprozesse für das Personalmanagement organisieren, die wiederholte Eingabe gleicher Daten in das Buchhaltungssystem ausschließen und die tägliche Arbeit der Mitarbeiter verschiedener Abteilungen des Unternehmens optimieren;

· Etablierung einer effektiven Abrechnung aller personalbezogenen Informationen des Unternehmens und damit Schaffung der Grundlage für die Analyse und Planung von Personalkosten;

· Führen Sie Aufzeichnungen gesetzeskonform und minimieren Sie das Risiko finanzieller Sanktionen durch die Finanzbehörden.

Bis heute gibt es eine ganze Reihe von HR-Management-Systemen, die als komplexe Programme präsentiert werden und das gesamte Aufgabenspektrum des Personalmanagements abdecken, sowie hoch spezialisierte Lösungen.

Bestimmung des Zwecks eines Automatisierungsprojekts

Wie bei jedem Projekt müssen Sie damit beginnen, die Haupt- und Zwischenziele des Projekts zu definieren. Der Erfolg des Automatisierungsprojekts hängt in dieser Phase maßgeblich von den richtigen Akzenten ab, dh Sie sollten ein Produkt für die Automatisierung entsprechend den gestellten Aufgaben auswählen.

Viele versuchen den anderen Weg zu gehen - wählen Sie zuerst ein Personalmanagement-Informationssystem und lösen Sie dann bestimmte Probleme damit. Ein solcher Schritt ist offensichtlich falsch, da alle auf dem heimischen Markt existierenden Programme unterschiedliche Funktionalitäten haben und nicht den Titel eines „Universalsystems“ beanspruchen können.

Daher muss zunächst festgestellt werden, warum eine Automatisierung erforderlich ist, welche Anforderungen an das Informationssystem gestellt werden müssen und welche Ergebnisse davon zu erwarten sind.

Bildung der Liste der notwendigen Funktionen des Automatisierungssystems

Es ist wichtig, nicht die Funktionen des Personalmanagements im Allgemeinen zu automatisieren, sondern diejenigen, die im Moment wichtig sind und in naher Zukunft nachgefragt werden. Übermäßige Systemfunktionen erschweren die Arbeit der Benutzer und entziehen dem „Computerpark“ des Unternehmens zusätzliche Ressourcen.

Zu den automatisierten Funktionen gehören in der Regel die wichtigsten und arbeitsintensivsten Geschäftsprozesse im Zusammenhang mit der Personalverwaltung: Einstellung, Versetzung, Entlassung, Urlaub usw. Prozesse wie Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung müssen ebenfalls automatisiert werden. Unternehmen, deren Geschäftsprozesse sich an westlichen Standards orientieren, müssen Karriereplanung, Ausbildungsmanagement, Kandidatenauswahl, Aufbau- und Personalplanung sowie Self-Service automatisieren. Diese Funktionalität ist vor allem für schnell wachsende Unternehmen oder Unternehmen mit westlichem Führungsstil (hauptsächlich Repräsentanzen ausländischer Unternehmen) interessant.

Die Grundbedürfnisse der meisten heimischen Unternehmen werden durch zwei Faktoren bestimmt: die allgemeine Situation bei der Automatisierung und gesetzliche Anforderungen. Bisher ist die Automatisierung der Personalakten in vielen Unternehmen ein „stückweiser Flickenteppich“: Aufträge werden in Word gedruckt, Personalakten in Excel geführt, Gehälter in 1C berechnet. Bei einer großen Anzahl von Mitarbeitern steigen die Arbeitskosten für die Erhebung statistischer Daten sowie für die Überprüfung von Informationen, die das Management aus verschiedenen Abteilungen erhält, exorbitant an. Daher besteht die Hauptaufgabe darin, die elementare Ordnung in den Personalakten wiederherzustellen.

Zu beachten ist, dass die Automatisierung der Arbeit der Personalabteilung trotz wachsender Nachfrage in den meisten Unternehmen nicht die Automatisierungsaufgabe mit der höchsten Priorität ist. Zunächst werden Buchhaltung, Steuer-, Produktions- und Betriebsbuchhaltung automatisiert. Daher sind die Budgets von Projekten zur Automatisierung des Personalmanagements deutlich geringer als die Budgets für die Automatisierung von beispielsweise der Buchhaltung, obwohl diese Aufgaben hinsichtlich der Arbeitskosten durchaus vergleichbar sind. Nicht selten muss man sich daher in der ersten Stufe der Automatisierung auf die Lösung der wichtigsten und komplexesten Aufgaben beschränken.

Wahl des Softwareprodukts

Der Einsatz neuer Technologien steigert die Effizienz von Personalabteilungen durch die Nutzung von Informationssystemen erheblich. Es ist wichtig, bei der Definition sowohl der Software selbst als auch des Lieferantenunternehmens keinen Fehler zu machen. Im Falle einer erfolglosen Wahl können vorläufige Erwartungen nicht gerechtfertigt sein und infolgedessen Handarbeit“, eine Erhöhung der Kosten des Implementierungsprojekts, die Verwendung des Systems mit Leistungseinbußen (unter Berücksichtigung der bereits für seine Anschaffung und Implementierung aufgewendeten Zeit und finanziellen Ressourcen) und in der Folge möglicherweise eine vollständige Ablehnung die Software.

Bei der Auswahl einer Software gibt es mehrere Schlüsselphasen, die den Erfolg eines Automatisierungsprojekts als Ganzes bestimmen. In erster Linie notwendiggeführt durchVergleichprimärfunktionellGelegenheitenSysteme(typischAufbau)mitgeliefertAufgaben. In diesem Stadium ist auch die Flexibilität des Produkts zu bewerten, d. h. der Grad der Einfachheit seiner Anpassung an die spezifischen Anforderungen zukünftiger Benutzer.

Der zweitwichtigste Schritt ist BefestigungProduktzuBedarfNationalGesetzgebung. Systeme mit operativer Unterstützung für Änderungen gemäß den Anforderungen der Gesetzgebung, die in der realen Arbeit in russischen Unternehmen getestet wurden, sind sehr gefragt.

Der nächste Schritt ist VerhältnisPreiseundnützlichFunktionalität verglichene Systeme. Gleichzeitig müssen Indikatoren wie Benutzerfreundlichkeit, Geschwindigkeit, erforderliche technische Mittel, Zuverlässigkeit usw. berücksichtigt werden. Es ist sehr wichtig, nicht nur auf den Preis eines Softwareprodukts zu achten, sondern auch auf den Gesamtkosten für Software, Beratungsleistungen und Support nach dem Projekt des Systems. Manchmal können die Implementierungskosten die Kosten des Programms erheblich übersteigen.

Informationssysteme-- das sind intelligente Produkte, daher hängt der Erfolg der Automatisierung oft mehr vom Team von Spezialisten bei der Implementierung und Unterstützung des Informationsprodukts ab. Bundesgesetz "Über Information, Informatisierung und Informationsschutz" vom 20. Februar 1995 N 24-FZ (Red. vom 10. Januar 2003).

Die Qualität der Durchführung, der zeitliche Ablauf des Projekts, die Lösung der gestellten Aufgaben und die allgemeine Zufriedenheit mit den Ergebnissen des Projekts hängen direkt von der Erfahrung und dem Wissen der Berater des Lieferunternehmens ab.

Bei der Auswahl eines implementierenden Unternehmens sollte man die Anzahl der abgeschlossenen Projekte der vorgeschlagenen Software berücksichtigen, auf die Stabilität, Erfahrung und Reputation dieses Unternehmens auf dem Markt achten usw.

Vergessen Sie nicht, dass sich Informationen über gescheiterte Projekte schnell verbreiten. Und wenn Ihr Unternehmen auf langfristige Geschäftsaussichten ausgerichtet ist, müssen Sie einen Partner im Bereich Automatisierung aufgrund seiner erfolgreichen Erfahrung auf dem heimischen Markt auswählen.

Implementierung und Wartung des Systems

Zunächst einmal muss sich der Unternehmensleiter bewusst sein, dass die Effizienz des Unternehmens nicht nur durch Computerprogramme gesteigert wird, sondern auch durch die richtigen Entscheidungen und Handlungen der Mitarbeiter des Unternehmens. Gleichzeitig besteht die Rolle von Automatisierungssystemen darin, zeitnah die umfassendsten Informationen bereitzustellen, um angemessene Entscheidungen zu treffen.

Der beste Weg zur Umsetzung eines Automatisierungsprojekts ist in der Regel die maximale Einbindung der Mitarbeiter des Kundenunternehmens in die Projektarbeit, wobei der Rat und die Erfahrung der Spezialisten des ausführenden Unternehmens genutzt werden.

Die Automatisierung jedes Prozesses ist ein ernstes Projekt, das ständige Aufmerksamkeit und Beteiligung zukünftiger Benutzer erfordert. Aufgrund der schwachen Formalisierung von Personalmanagementprozessen geben die Managementmodule von Personalmanagement-Informationssystemen keine starren Modelle und Schemata vor. Die Automatisierung der Personalabteilung ist nicht nur ein technischer Prozess, sondern auch ein gestalterischer. Leider beteiligen sich professionelle Personalreferenten zu wenig an der Entwicklung von Informationssystemen, und die in die Systeme eingebetteten „Buch“-Modelle des Personalmanagements sind nicht immer für reale Managementprozesse geeignet. Die Professionalität und praktische Erfahrung von HR-Spezialisten, ein klares Aufgabenverständnis und eine kreative Herangehensweise an das Geschäft sind für die Entwicklung eines betrieblichen Personalmanagementsystems sehr geeignet.

Die Systemwartung ist ein sehr wichtiger Faktor. HR-Pakete unterliegen weniger Veränderungen als Payroll-Module, müssen aber dennoch zeitnah und qualitativ gepflegt werden. Diese Frage sollte während der Verhandlungen mit potenziellen Auftragnehmern für die Durchführung des Programms ausführlich erörtert werden.

Es sollte beachtet werden, dass kürzlich auf dem heimischen Markt von Automatisierungssystemen für Personalakten:

· Die Nachfrage nach "westlicher" Funktionalität ist gewachsen;

· gesteigertes Interesse an Internet-Technologien;

· Integration mit unternehmenseigenen ERP-Systemen und verwandten Produkten;

· Partnerschaftsnetzwerke werden aufgebaut sowie methodische Grundlagen für Umsetzungs- und Beratungsprojekte. Glinskikh A.I. Zur Marktlage automatisierter Personalmanagementsysteme. - M.: "Computer-Inform", 2004. - 17 S.

In naher Zukunft wird eine steigende Nachfrage nach integrierten Systemen zur Personalverwaltung, Arbeitszeiterfassung und Lohnabrechnung nach Maßgabe des Gesetzes prognostiziert.

2. SchaffungundAnmeldungUnterlagen

Der Einsatz von Informationstechnologie erleichtert die Arbeit bei der Registrierung von Personalbewegungen erheblich. Dies wird in erster Linie durch die Einführung elektronischer Versionen genehmigter nationaler einheitlicher Formulare und die Erstellung von Standarddokumenten (Vorlagen) sowohl auf ihrer Grundlage als auch durch die Entwicklung von Vorlagen für andere sich wiederholende Verwaltungssituationen erreicht.

In Anerkennung der Bedeutung der Vereinheitlichung von Dokumenten zur Verbesserung des Managementprozesses, zur Steigerung der Arbeitseffizienz und ihrer Qualität hat das Staatliche Statistikkomitee Russlands gemäß dem Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 08.07.1997 Nr. 835 entwickelt Formen der primären Buchhaltungsdokumentation, die mit dem Finanzministerium Russlands und dem Wirtschaftsministerium Russlands vereinbart wurden, einschließlich der Arbeitsbuchhaltung und seiner Bezahlung.

Die Computerisierung der Arbeit der Personaldienste muss nun auf diesen Formularen basieren. Insgesamt wurden 19 Personalaktenformulare genehmigt. GOST R 6.30-97 Einheitliche Dokumentationssysteme. Einheitliches System der Organisations- und Verwaltungsdokumentation. Dokumentationsanforderungen. Außerdem wurden 11 Formulare zur Arbeitszeiterfassung und Lohnabrechnung mit dem Personal genehmigt. Formulare zur Verwendung der Arbeitszeit - Stundenzettel (Formulare Nr. T12 und Nr. T13) werden häufig von Mitarbeitern der Personalabteilung geführt. Andere Formulare: Gehaltsabrechnung, Gehaltsabrechnung, Gehaltsabrechnung, Personenkonten etc. werden in der Buchhaltung geführt. Alle Formulare werden nicht nur in Papierform, sondern auch in elektronischer Form im MS-Word-Format ausgegeben. Kuznetsova T.V. Neue einheitliche Belegformen für die Personalabrechnung // Sekretariatsgeschäfte, 2008, Nr. 8, S. 4-18.

Personalregistrierungsformulare spiegeln die Personalbewegung wider: Einstellung, Versetzung auf eine andere Position, Urlaub und Entlassung, Abordnung, Beförderung.

Der Einsatz von Informationstechnologie erleichtert die Arbeit an der Gestaltung einheitlicher Formulare erheblich. Sie müssen nur noch gefüllt werden. Die einheitlichen Formulare decken aber nicht alle von der Personalabteilung dokumentierten Situationen ab, z. B. Namensänderung, Imponierung disziplinarische Maßnahmen, vorübergehender Ersatz eines Mitarbeiters usw. In all diesen Fällen muss der Personaldienst erstellen Musterdokument mit bereits festgelegtem, sich wiederholendem, schabloniertem Text, der sogenannten Dokumentvorlage, die anschließend verwendet wird.

Der Prozess der Erstellung von Schablonentexten wurde in der Phase der traditionellen Büroarbeit entwickelt. Unter einer Schablone wird ein vorgefertigter Text mit einheitlichen konstanten Informationen und Lücken zum Ausfüllen variabler Informationen verstanden, der die spezifische Situation widerspiegelt, die von diesem Dokument erfasst wird. Die Vorlagenentwicklung umfasst: Identifizierung einer typischen Managementaufgabe; Informationen, die im Prozess ihrer Lösung notwendig und erstellt wurden; einen Textentwurf auszuarbeiten, der diese Situation widerspiegelt, und sich darauf zu einigen.

Das Vorhandensein von Vorlagentext mit Feldern zur Eingabe variabler Informationen befreit Sie davon, jedes Mal darüber nachdenken zu müssen, wie Sie ein Dokument schreiben, und ermöglicht es Ihnen, sich auf den eigentlichen Inhalt zu konzentrieren, d.h. nicht wie man schreibt, sondern was man schreibt, verhindert, dass die notwendigen Informationen fehlen, beschleunigt die Erstellung des Dokuments selbst und seine Wahrnehmung erheblich (durch die einheitliche Platzierung sich ändernder Daten kann die Person, die das Dokument liest, sofort das Notwendige finden enthaltene Informationen, ohne Zeit mit dem Lesen des gesamten Dokuments zu verschwenden). In der Praxis füllt der Compiler ein vorkompiliertes Entwurfsdokument aus.

Programme wie MS Word ermöglichen die Erstellung von Dokumenten auf Basis von Standardformularen – „Vorlagen“, die sowohl vordefinierte Gestaltungselemente als auch Bildschirmtexte enthalten. Beim Erstellen einer Vorlage müssen Sie die Details jedes Dokumenttyps korrekt platzieren. Je nach Verwendungszweck des Dokuments werden Bildschirmtexte auf einem leeren Blatt Papier (zur internen Dokumentation) oder anhand bereits entworfener Formulare der Organisation erstellt.

Der Standardtext hat in der Regel bereits eine vordefinierte Gestaltung (Formatierung). Die Vorlage kann auch andere vorkonfigurierte Optionen für das Dokumentdesign und die Position von Details haben. Das Anpassen von Symbolleisten und das Erstellen einer Reihe von Verknüpfungen für jede Vorlage vereinfacht und beschleunigt die Arbeit, indem Schaltflächen, die für die Vorbereitung eines bestimmten Dokuments nicht erforderlich sind, vom Bildschirm entfernt und speziell erstellte Schaltflächen, Befehle und Makros hinzugefügt werden.

Neben den vollständig kompilierten Texten bestimmter Dokumente hat sich in den letzten Jahrzehnten die Verwendung von Standardsätzen und -ausdrücken, die in der Korrespondenz, bei der Erstellung von Urkunden, Urkunden und anderen Informations- und Referenzdokumenten verwendet werden, weit verbreitet. In der Geschäftskorrespondenz, insbesondere mit Auslandskorrespondenten, werden stabile sprachliche Wendungen eingenommen. Besonders häufig werden sie im Anfangsteil von Dokumenten verwendet. Kuznetsov S.L. Der Einsatz von Computern bei der Arbeit mit der Personaldokumentation // Sekretariatsgeschäft, 2007. Nr. 3, S. 76-81.

Zum Beispiel:

„Sehr geehrte Damen und Herren“, „Sehr geehrte Damen und Herren“, „Danke für Ihr Schreiben von …“, „Ihr Schreiben von … ist eingegangen, wir haben Ihre Anregungen zu … geprüft“, „Antwort auf Ihr Schreiben von … erinnern wir Sie daran, dass …“, „In Bestätigung unseres Faxes teilen wir Ihnen mit“, „Zusätzlich zu unserem Schreiben von …“, „Wir entschuldigen uns für die Verzögerung bei der Beantwortung von …“, usw.

Es gibt auch stabile Ausdrücke im letzten Teil der Dokumente - die sogenannten "Komplimente": "mit Respekt", "mit aufrichtigem Respekt", "mit tiefem Respekt", "mit freundlichen Grüßen" usw.

Berufssprachliche Sätze, die auch in der Personalabteilung häufig anzutreffen sind, werden identifiziert und in den Speicher der Maschine eingetragen, vor allem die typischen Formulierungen von Personalaufträgen, insbesondere bei Entlassungen, ständig verwendete Namen von Organisationen ( Firmen) usw. All dies wird einmal in den Computer eingegeben und dann von allen Personalreferenten verwendet.

Sie können erwägen, eine Musterbestellung für Personal zu erstellen. Es enthält zwei Teile: eine Konstante und eine Variable. Die Konstante ist die eigentliche Form der Bestellung, die unverändert bleibt, und die Variable ist sozusagen ein Hinweis darauf, was eingegeben werden sollte dieses Dokument beim Kompilieren. Damit erreicht man die Formalisierung des Textes, seine Einheitlichkeit. Die Möglichkeit, wesentliche Teile zu überspringen, ist ausgeschlossen. Zunächst werden auf diese Weise Dokumentvorlagen erstellt, für die es keine einheitlichen Formulare gibt, sowohl für Bestellungen als auch für Personalinformationen.

Obwohl das Paket Microsoft Office 2007 können Sie ein neues Dokument basierend auf einer beträchtlichen Anzahl von erstellen fertige Vorlagen mit bereits festgelegten Designparametern, aber diese Vorlagen entsprechen nicht den Anforderungen der russischen Büroarbeit, sodass die Personalabteilung ihre eigenen Vorlagen erstellen und hinzufügen muss.

Um Vorlagen im gängigsten Texteditor Microsoft Word zu erstellen, müssen Sie zunächst eine allgemeine Auftragsvorlage für Personal erstellen. Sie müssen den Befehl Neu aus dem Menü Datei auswählen und angeben, dass die Vorlage erstellt wird.

In dem sich öffnenden Dokument erstellen wir ein Formular für die Bestellung der Institution. In das Formular kann eine Grafik des Emblems der Organisation eingefügt werden. Das empfangene Dokument wird als Order.docx gespeichert und auf seiner Grundlage wurden bereits Vorlagen erstellt - Order zur Änderung des Nachnamens.docx, Order zur Verhängung einer Strafe.docx und so weiter.

Wenn es notwendig wird, eine bestimmte Bestellung zu erstellen, öffnet der Befehl Datei, Erstellen ein Fenster, das alle wichtigen Arten von Bestellungen für Personal enthält. Gleichzeitig wird empfohlen, den Ordner „Orders for personal“ im Ordner „Templates“ zu haben (in einer Standardinstallation kann der vollständige Pfad zu diesem Ordner folgendermaßen aussehen: С:\Program Files\Microsoft Office\Templates\ Orders for personal , oder, je nach installiertem Betriebssystem und Einstellungen, z. B. D:\Dokumente und Einstellungen\Benutzer\Anwendungsdaten\Microsoft\Templates, wobei Benutzer der Benutzername ist). Somit werden alle Bestellvorlagen für Personal zusammengefasst, und um eine neue spezifische Bestellung zu erstellen, reicht es aus, den Befehl zu erteilen, ein Dokument auf der Grundlage der entsprechenden Vorlage zu erstellen. Kuznetsova T.V., Kuznetsov S.L. Personalmanagement. Traditionelle und automatisierte Technologien. M. Personalmanagement. 2005. S. 46-53.

Da es für viele Bestellungen einheitliche Formulare gibt, die durch den Erlass des Staatlichen Komitees für Statistik Russlands vom 01.05.2004 Nr. 1 genehmigt wurden und in elektronischer Form verfügbar sind, bilden diese Formulare die Grundlage für eine Reihe von Vorlagen. In diesem Fall wird das Formular der Organisation nicht verwendet, einige Felder werden in das vorhandene einheitliche Formular ausgefüllt, z. B. der Name der Organisation, der OKPO-Code, die Position des Leiters der Organisation, und das resultierende Dokument wird als gespeichert passende Vorlage. Dekret des Staatlichen Komitees für Statistik der Russischen Föderation vom 01.05.2004 N 1 „Über die Genehmigung einheitlicher Formen der Grundschule Buchhaltungsunterlagenüber die Abrechnung der Arbeit und ihre Bezahlung

In komplexeren Vorlagen werden Elemente, die eine feste Werteliste haben – zum Beispiel der Titel einer Position, der Name einer Struktureinheit – in Form von Dropdown-Listen ausgeführt, was eine Beschleunigung ermöglicht die Fertigstellung des Dokuments und beseitigen Rechtschreibfehler.

Ebenso kann eine Vorlage für einen Arbeitsvertrag zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer erstellt werden. Darüber hinaus kann es je nach Arbeitnehmerkategorie mehrere Standardvertragsformen geben – mit Führungskräften, mittleren Angestellten, mit Fachpersonal.

Bei der Erstellung einer Vorlage oder eines einzelnen Dokuments sollten Sie auf die darin verwendeten Schriftarten achten. Standardmäßig hat MS Windows/Office eine große Anzahl von Schriftarten installiert, und Schriftartbibliotheken können Zehntausende aller Arten von Schriftarten und Stilen enthalten. Beim Übertragen eines Dokuments, das mit einer nicht standardmäßigen Schriftart erstellt wurde, können jedoch Probleme auftreten. Wenn die erforderliche Schriftart auf dem Computer nicht verfügbar ist, wendet das System beim Anzeigen des Dokuments automatisch die Ersetzung an, wobei die auf diesem Computer verfügbare Schriftart verwendet wird. Allerdings hat die Ersatzschrift fast immer eine andere Größe, was zu einer fehlerhaften Darstellung komplexer Dokumente führt und in manchen Fällen bei der Verwendung alter Schriftarten dazu führt, dass der Text falsch dargestellt wird, diakritische Zeichen etc. angezeigt werden können statt russischer Schriftzeichen, also n. "Abrakadabra" oder Fragezeichen. Um dieses Problem zu vermeiden, wird empfohlen, beim Erstellen von Dokumenten drei Hauptschriftarten zu verwenden, die drei Arten von Schriftarten darstellen - Arial (römische Schriftart), Times New Roman (Serifenschriftart), Courier New (Monospace-Schriftart, alle Zeichen sind gleich belegt Strichstärke, ähnlicher maschinengeschriebener Text). Mit einer anderen Schriftgröße, einem unterschiedlichen Stil (kursiv, fett, fett kursiv) und dem Anwenden von Unterstreichungen können Sie fast jedes Dokument gestalten. Da diese Schriftarten standardmäßig auf allen Computern installiert sind, auf denen Windows ausgeführt wird, wird ein in diesen Schriftarten eingegebenes Dokument auf jedem Computer korrekt angezeigt.

Es ist besonders wichtig, auf Schriftarten für Benutzer der Office-Suite Microsoft Office 2007 zu achten, denn wenn Sie sie nicht speziell angeben, werden bestimmte Schriftarten verwendet, die Benutzer nicht haben. vorherige Versionen Microsoft Office (2003, XP usw.).

Eines der Elemente bei der Erstellung eines Dokuments ist die Genehmigung durch interessierte Parteien. In der Regel sind dies die Leiter der entsprechenden Abteilungen, ein Anwalt, ein Hauptbuchhalter. Ein auf einem Computer erstelltes Dokument kann in Gegenwart eines lokalen Netzwerks bestätigt werden, indem es per E-Mail gesendet wird.

Die Verteilung kann mit Standardmitteln von MS Word oder mit Hilfe von speziellen Programmen erfolgen - Routern, die die Bewegung des Dokuments entlang einer der Standardrouten mit automatischer Erinnerung und Ausführungskontrolle sicherstellen. Zu diesem Zweck wird es durchdacht, mit allen interessierten Parteien vereinbart und der Bewegungsweg (Genehmigungsverfahren) für jede Art und Art von Dokumenten und für jede Vorlage detailliert beschrieben. In Zukunft bestimmt die Erstellung eines Dokuments auf der Grundlage einer bestimmten Vorlage den Weg seiner weiteren Bewegung. Das mit den Interessenten vereinbarte Dokument wird gedruckt, vom Leiter unterschrieben und ist ein rechtsverbindliches Dokument.

Da die Hauptdokumentation zum Personal eine langfristige Aufbewahrungsfrist (75 Jahre) hat, aus rechtlicher Sicht wichtig ist und bei rechtlichen Konflikten erforderlich sein kann, sind die Dokumente, die die Personalakten der Mitarbeiter bilden, Karten nach f . Nein. T2, Arbeitsbücher, Personalkonten müssen in Papierform geführt werden. Bei der Verwendung von Computerprogrammen für die Personalarbeit lassen sich manche Dokumente jedoch wesentlich einfacher zunächst am Computer erstellen und erst dann auf Papier ausgeben. Und die Eingabe von Informationen über Mitarbeiter in eine Computerdatenbank beschleunigt die Suche und Auswahl der erforderlichen Personalinformationen erheblich.

Das Vorhandensein eines elektronischen Dokuments eliminiert praktisch die Verwendung eines Papieroriginals. Ebenso wichtig ist daher die geordnete Aufbewahrung von Dokumenten in elektronischer Form. Es gibt Fälle, in denen jeder Mitarbeiter nach eigenem Ermessen Ordner erstellt, in denen er Dateien mit beliebigen Namen wie Doc1, doc2, ccc4 usw. speichert. Das ist völlig inakzeptabel. Wenn sich Hunderte solcher Akten ansammeln, findet der Mitarbeiter selbst manchmal nur schwer das notwendige Dokument, und selbst wenn der Mitarbeiter krank wird oder aus einem anderen Grund abwesend ist, wird das Finden der notwendigen Akte ohne ihn zu einem großen Problem. Wenn Dokumente als separate Dateien gespeichert werden, ist die häufigste Verwendung eine organisierte Ordnerstruktur, die auf der Fallakte der Einheit basiert. Es wird beispielsweise empfohlen, Personalbestellungen in einem speziell erstellten Ordner Personalbestellungen abzulegen und darin gemäß fortlaufender Nummerierung nach Jahr abzulegen. Zum Beispiel: С:\Documents\Orders on personal\2004\2004_0405N28.doc. In diesem Fall ist der Dateiname das Datum und die Nummer des Dokuments (Anordnung zu Personal Nr. 28l/s vom 04.05.2004), das im Ordner 2004 im Ordner Aufträge im Ordner Dokumente abgelegt wurde. Es wird empfohlen, Aufträge mit einer Haltbarkeit von 5 Jahren, wie z. Die Ordnerstruktur sollte der Dateinomenklatur des Gerätes entsprechen. Wenn die Abteilung über elektronische Ordner (Fälle) verfügt, die in der traditionellen Büroarbeit kein Analogon haben, dh nur in elektronischer Form existieren, wird der Index eines solchen Falls in der Nomenklatur um den Buchstaben e ergänzt. Zum Beispiel: Fall 0318e. Wenn die Organisation ein zentralisiertes Dokumentenverwaltungssystem verwendet und elektronisches Archiv können alle Dokumente in einem solchen System erstellt und gespeichert werden. Bobyleva MP Effizientes Dokumentenmanagement: von klassisch bis elektronisch. M.: Thermal, 2004.

Personaldokumentation Automatisierung Buchhaltung

3. TunPersonalBasenDaten

Die Besonderheit der Personaldokumentation besteht darin, dass ein erheblicher Teil davon neben einer elektronischen Kopie eine auf Papier erstellte Kopie mit handschriftlichen Unterschriften enthalten muss.

Die Erstellung und Speicherung von Aufträgen und anderen Dokumenten in Computerform ist jedoch noch keine Automatisierung von Personaltätigkeiten. Unter Automatisierung ist die Erstellung und Pflege von Personaldatenbanken zu verstehen. Es kann die einfachste elektronische Kartei mit Kartenfeldern sein, die streng vom Entwickler definiert sind (nicht immer den Anforderungen staatlicher Vorschriften und den Bedürfnissen einer bestimmten Organisation entsprechen) und auf einem lokalen Computer arbeiten. Manchmal wird eine Personaldatenbank für eine bestimmte Organisation auf der Grundlage eines gemeinsamen DBMS wie MS Access, MS SQL Server usw. erstellt. Ein Workforce-Management-Programm kann ein separates Modul eines größeren Büroautomatisierungsprogramms für die Organisation als Ganzes sein.

Dokumente, die die Arbeitstätigkeit aufzeichnen, erfordern eine ständige Reflexion der Beförderung und Anpassungen des Mitarbeiters, was in einem automatisierten System, das auf Datenbanken basiert, viel einfacher zu bewerkstelligen ist.

Traditioneller Papierkram erfordert die Eingabe wiederholter Informationen über den Mitarbeiter in verschiedene Arten von Dokumenten: einen Fragebogen oder ein persönliches Blatt für Personalakten, eine persönliche Karte (Formular Nr. T2, T4) usw. Das automatisierte System stellt eine einzelne Eingabe von Informationen bereit, die einem persönlichen Personalakteblatt entsprechen, das anschließend wiederholt in verschiedenen Dokumenten verwendet wird. Anspruchsvollere Systeme bieten unbegrenzte Möglichkeiten, den Umfang der Informationen über Mitarbeiter gemäß den Anforderungen einer bestimmten Organisation zu erweitern.

Programme, die für die Personalabteilung bestimmt sind, sollten mindestens die Eingabe von Informationen über den Mitarbeiter gemäß den abteilungsübergreifenden Standardformularen Nr. T2, T2GS (MS), T4, die von den statistischen Ämtern ab 5. Januar 2004 eingeführt wurden, bereitstellen Bei der Entlassung eines Mitarbeiters sollte das Programm einen Ausdruck der Informationen auf den angegebenen Formularen bereitstellen und die Informationen dann in die Datenbank der entlassenen Mitarbeiter übertragen. Auf der erhaltenen Personalkarte unterschreibt der Mitarbeiter nach Erhalt des Arbeitsbuchs, wonach es in den Fall abgelegt und dem Archiv übergeben wird.

So wie alle Informationen über einen Mitarbeiter in das Formular Nr. T2 eingegeben werden, müssen sie auf einem Computerbildschirm in seine Karte eingegeben werden. Urlaub, Geschäftsreise, Versetzung auf eine andere Stelle, Beförderung, Veränderung Familienstand oder Wohnort - all diese Informationen müssen sofort in den Computer eingegeben werden. Ein Computerprogramm vereinfacht die Urlaubsplanung und sagt Ihnen, wer seinen Urlaub seit mehreren Jahren nicht mehr genutzt hat, erinnert daran, welcher Mitarbeiter ein Jubiläum hat usw. Sankina L. V. Handbuch der Personalbüroarbeit. M. MCFR. 3. Aufl., 2009. S. 65-97.

Viele integrierte Dbasieren auf Produkten wie Lotus Notes. Sie ermöglichen die gemeinsame Nutzung von Personaldatenbanken, die von der Personalabteilung, verschiedenen Abteilungen und Unterprogrammen erstellt wurden, z. B. wird das Modul "Personal" von der Personalabteilung verwendet, "Gehalt" - von der Buchhaltung. Durch diese gemeinsame Nutzung von Daten können Sie unnötige Arbeit vermeiden, indem Sie die erforderlichen Daten zu Mitarbeitern einmalig eingeben, und mögliche Diskrepanzen und Überschneidungen vermeiden, die entstehen, wenn Abteilungen offline arbeiten.

Beispielsweise ermöglicht das Programm „1C: Salary and Human Resources“ Organisationen, die bereits das Programm „1C: Enterprise“ oder „1C: Accounting“ für die Buchhaltung nutzen, zusätzliche Arbeitsplätze in der Personaldienstleistung zu organisieren und sicherzustellen, dass Informationen zu jedem Mitarbeiter erfasst werden einmal. Alle von der Buchhaltung genutzten Mitarbeiterdaten werden einmalig in das System eingegeben – von einem Mitarbeiter des Personalservice.

Meistens enthalten solche Programme eine Registrierungskarte, deren Hauptinhalt einem persönlichen Personalblatt entspricht.

Als Beispiel sei das Programm „Human Resource Management“ von InterTrust genannt.1 Es handelt sich um ein Datenbanksystem, das folgende Datenbanken umfasst: Kandidaten, Kandidatenarchiv, Personal, Struktur, Präsenz.

Die Kandidatendatenbank speichert Informationen über Personen, deren Anstellung in Betracht gezogen wird, und die Datenbank des Kandidatenarchivs speichert Informationen über Kandidaten, deren Anstellungsentscheidung vorübergehend verschoben wurde.

Informationen über die Mitarbeiter der Organisation (persönliche Karten, Autobiographien, Empfehlungen, Tests, Bewertungen usw.) sind in der Datenbank "Personal" enthalten.

Die Datenbank „Struktur“ enthält Informationen über die Besetzungstabelle, die Hierarchie der Abteilungen, offene Stellen usw. Mit Hilfe der Präsenzdatenbank werden betriebliche Aufzeichnungen über Arbeitszeiten, Dienstreisen, Urlaube etc. geführt. Das betrachtete System ermöglicht es, die Struktur der Organisation zu visualisieren, die darin stattfindenden Veränderungen leicht widerzuspiegeln und die Bewegung der Mitarbeiter auf der Jobleiter in der Organisation vollständig zu verfolgen, von der Einstellung bis zur Entlassung.

Da das Human Resources-Programm Teil des OfficeMedia-Pakets ist, ermöglicht es natürlich die Interaktion mit anderen Komponenten. Zum Beispiel mit der Datenbank „Aufträge“ des Sets „Verwaltung und Planung“.

Benutzer können die für sie interessanten Informationen einfach aus der Personaldatenbank abrufen:

die Struktur des Unternehmens, aus der die Unterordnung eines Mitarbeiters des Unternehmens hervorgeht;

Personallisten, systematisiert nach Nachname, Abteilung, Nummer Kontokarte, Betriebszugehörigkeit, Alter, Geburtstag, Urlaubstermine und Urlaubsplanung;

· Listen der aus der Organisation entlassenen Personen usw. Kuznetsov S.L. Entwicklung einer automatisierten Personalabteilung // Sekretariatsgeschäft, 2005. Nr. 4, S. 65-67.

Es gibt eine Reihe von Programmen mit ähnlicher Funktionalität. Die Wahl eines bestimmten Programms hängt von den Besonderheiten der Organisation, der Notwendigkeit der Integration mit anderen bereits verwendeten Programmen usw. ab.

4. Programm"Personal"Unternehmen„ElektronischSekretariatSysteme"

Solche Programme sehen normalerweise die Möglichkeit vor, Text- und Grafikdateien zu importieren, was es ermöglicht, Fotos von Mitarbeitern, Muster ihrer Unterschriften, Bilder von Papierdokumenten usw. in Dokumentenformulare aufzunehmen, und bei Vorhandensein eines erhöhten Sicherheitsregimes und geeignete Zugangsgeräte, persönliche Codes, Fingerabdrücke, andere Daten für persönliche Identifikationssysteme.

Bei der Arbeit mit Daten und einer Personaldatenbank ist dies zu berücksichtigen Bundesgesetz"Über Informationen, Informationstechnologien und Informationsschutz" personenbezogene Daten werden als vertrauliche Informationen eingestuft und juristische Personen und Einzelpersonen sind für die Verletzung des Schutzregimes, die Verarbeitung und das Verfahren zur Nutzung dieser Informationen verantwortlich. Bundesgesetz "Über Information, Informatisierung und Informationsschutz" vom 20. Februar 1995 N 24-FZ (Red. vom 10. Januar 2003). Dementsprechend müssen alle Personaldatenbanken und insbesondere die im Netzwerk befindlichen Datenbanken zuverlässig vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.

Programme, die auf der Grundlage von Lotus Notes, MS SQL Server und anderen professionellen Datenbanken erstellt wurden, verfügen in der Regel über einen leistungsstarken Mechanismus zur Regulierung des Zugriffs auf Datenbankdokumente, der die Erstellung, das Lesen und die Bearbeitung von Dokumenten durch Personen einschränkt, die nicht über die entsprechenden Berechtigungen verfügen Behörde.

Wenn zu den Aufgaben der Personalabteilung die Personalbeschaffung gehört, können auch Computertests von Stellenbewerbern, das Führen einer Liste möglicher Bewerber für bestimmte Stellen und für Zeitarbeit oder Akkordarbeit (die sogenannte „Reserve“) durchgeführt werden.

Zur beruflichen Orientierung am Arbeitsplatz, zur Bewältigung von Konflikten im Zusammenhang mit psychischer Unverträglichkeit und zur Schaffung eines günstigen Mikroklimas im Team ist es in namhaften Unternehmen üblich geworden, Personal bei der Aufnahme zu testen. Obwohl ernsthafte Tests die gründliche Arbeit eines qualifizierten Psychologen erfordern, können Sie mit Computertests die wichtigsten Charaktereigenschaften einer Person bestimmen, obwohl die Ergebnisse sicherlich mit einiger Vorsicht angegangen werden sollten.

Das Testsystem kann sehr hilfreich sein bei der Auswahl von Kandidaten oder der Suche nach Mitarbeitern für einen bestimmten Kunden, die sich vorübergehend bilden Arbeitskollektive um eine kurzfristige Aufgabe zu erfüllen, die sogenannten kreativen Gruppen usw. Basierend auf den Ergebnissen der Computertests werden detaillierte psychologische Eigenschaften der Probanden zusammengestellt, die eine Bewertung der Persönlichkeit, ihrer wichtigsten Charaktereigenschaften, die über Erfolg oder Misserfolg entscheiden, enthalten In verschiedenen Tätigkeitsbereichen werden der Entwicklungsstand persönlicher, geschäftlicher und intellektueller Qualitäten, Abweichungen von der mentalen Norm aufgedeckt, die Struktur der Persönlichkeitswerte auf der Grundlage der Motivation und der Gesamtgrad der Zuverlässigkeit der Persönlichkeit analysiert von jedem Thema abgeleitet wird. Kuznetsov S.L. Probleme bei der Auswahl von Software zur Automatisierung der Arbeit mit Personaldokumenten // Sekretariatsgeschäft, 2000, Nr. 4, S. 34-36; 2001, Nr. 1, S. 44-50.

Es sei aber noch einmal betont, dass sowohl spezialisierte Programme für Testpersonal als auch weit verbreitete Sets populärer Tests als Hilfsmittel dienen können, aber keinesfalls ausschlaggebend für die Personalauswahl sind.

Fazit

Gemäß dem Ziel dieser Studienarbeit wurde eine Analyse literarischer Quellen zum Thema Verbesserung der Arbeit des Personaldienstes durchgeführt, theoretische Aspekte der Automatisierung der Arbeit des Personaldienstes betrachtet und theoretische Aspekte der Erstellung gefestigt und Ausführung von Dokumenten im Prozess der Automatisierung berücksichtigt.

Es ist wichtig, das in zu betonen moderne Welt Human Resources spielt eine sehr wichtige Rolle in einem Unternehmen. Es sollte der Koordinator und Organisator der gesamten Personalarbeit, der Personalpolitik und aller anderen Personalaktivitäten sein.

Die Schaffung eines automatisierten Arbeitsplatzes für einen Personalspezialisten in einem Unternehmen wird die Zeit für die Verarbeitung von Informationen verkürzen; die Kosten für die Informationsverarbeitung werden gesenkt; Reduzieren Sie die Zeit, die für die Suche nach den erforderlichen Informationen aufgewendet wird. die Qualität der Kontrolle und Abrechnung der verarbeiteten Informationen wird verbessert; Die Effizienz der Arbeit nicht nur des Personalreferenten, sondern auch anderer Abteilungen des Unternehmens wird steigen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Einsatz neuer Technologien die Effizienz der Personaldienstleistung durch Nutzung von Informationssystemen deutlich steigert. Es ist wichtig, bei der Definition sowohl der Software selbst als auch des Lieferantenunternehmens keinen Fehler zu machen. Im Falle einer erfolglosen Auswahl können vorläufige Erwartungen nicht gerechtfertigt sein und als Folge „Handarbeit“, eine Erhöhung des Aufwands des Implementierungsprojekts, die Nutzung des Systems unter Berücksichtigung der Leistung (unter Berücksichtigung der Zeit und finanzielle Ressourcen, die bereits für die Anschaffung und Implementierung aufgewendet wurden) und in der Folge möglicherweise eine vollständige Ablehnung der Software.

Durch die Einführung moderner Technologien der klassischen Personalabrechnung bleibt den Mitarbeitern viel mehr Zeit, um mit modernen Personalmanagement-Tools zu arbeiten - Motivationsmanagement, Kostenplanung und so weiter und so fort.

AufführenGebrauchtQuellen:

Regulatorisch und methodischBase:

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5.2. Softwareauswahl

Automatisierte HR-Systeme, erstellt von Softwareentwicklungsfirmen, werden ständig verbessert und verbessert, was die Arbeit von Personalverantwortlichen erheblich erleichtert.

Software Personalarbeiter Heute sollte es eine Datenbank enthalten, die ständig mit zuverlässigen Informationen aktualisiert wird, die Schnelligkeit der Suche nach den erforderlichen Informationen und die Sichtbarkeit der Präsentation von Informationen aus der Datenbank gewährleisten. Zu den Softwaretools sollten auch Programme gehören, die die organisatorischen Aktivitäten des Leiters des Personaldienstes regeln, die Entscheidungsfindung in bestimmten Situationen sicherstellen, die Kommunikationseffizienz gewährleisten, dh die Geschäftsaktivitäten, die Kommunikation und die Entscheidungsfindung sicherstellen.

Eines der beliebtesten ist das Programm „1C: Salary and Personnel“. Die Standardkonfiguration dieses Programms ermöglicht es Ihnen, die Arbeit der Personalabteilung in Unternehmen, Institutionen und Organisationen jeglicher Eigentumsform, einschließlich der aus dem Budget finanzierten, mit der Erstellung aller erforderlichen Primärdokumente nahezu vollständig zu automatisieren.

Ein weiteres voll funktionsfähiges System, mit dem Sie den HR-Geschäftsprozess optimieren können, ist "BOSS-Personalreferent".

Mit diesem Programm können Sie die Struktur einer neuen Abteilung planen, Berichte erstellen, Personalstammdaten auf dem Unternehmensportal aktualisieren und einen komplexen Konflikt unter Einhaltung der Arbeitsgesetze lösen.

"BOSS-Kadrovik" enthält viele gesetzlich genehmigte Regulierungsleitfäden: OKPDTR, OKONKh, OKSO, OKSM, Leitfäden zur Steuergesetzgebung, personalisierte Buchhaltung und viele andere.

Das automatisierte System „Military Registration Officer (Body) of the Gran-VUR Organization“ wird dazu beitragen, militärische Aufzeichnungen über Bürger in Organisationen zu führen.

Das System ermöglicht:

1) Automatisierung der Lösung von Aufgaben der militärischen Registrierungsarbeit in der Organisation (Buchhaltung, Kontrolle, Suche und Analyse);

2) um den Austausch von Meldeinformationen mit einer höheren territorialen oder sektoralen militärischen Registrierungsbehörde zu automatisieren.

Das System ist Einzelbenutzer, d.h. diese Version des Systems ist für die Buchhaltung und die Arbeit mit Dokumenten an einem Arbeitsplatz konzipiert. Als Datenspeicher- und Verwaltungstool (DBMS) wird Microsoft Jet verwendet.

Systemfunktionalität:

1) Registrierung von Bürgern, die in der Organisation arbeiten und in der Reserve sind oder der Wehrpflicht unterliegen;

2) Bilanzierung der Tatsachen der Buchung und Entfernung von der Buchung von Mitarbeitern der Organisation;

3) Suche (Auswahl, Filterung) von Mitarbeitern der Organisation aus der allgemeinen Liste nach verschiedenen Kriterien;

4) automatische Berechnung von Indikatoren und Erstellung eines Berichts über die Anzahl der in der Organisation beschäftigten und gebuchten Bürger, die sich in Reserve befinden (Formular Nr. 6);

5) automatische Berechnung von Indikatoren und Erstellung einer Buchhaltungskarte einer Organisation (Formular Nr. 18);

6) Ausfüllen und Drucken von Personalkarten von Mitarbeitern der Organisation in Form von Nr. T-2 (VUR) und Nr. T-2GS (VUR);

7) Führen und Drucken eines Registers mit Personalkarten von Wehrpflichtigen und Reservebürgern;

8) automatisierte Generierung einer personalisierten Liste von Bürgern, die Teams und Benachrichtigungskarten am Arbeitsplatz von Mitarbeitern mit einem mobilen Rezept zugeordnet sind;

9) automatisierte Erstellung von Listen, die die grundlegenden militärischen Zeugnisse der Mitarbeiter der Organisation enthalten, die zur Überprüfung an die zuständigen Militärkommissariate übermittelt werden;

10) Automatisierung des Informationsaustauschs auf Magnetmedien mit einer höheren militärischen Registrierungsbehörde, die mit dem Grand Booking-System ausgestattet ist.

Automatisiertes Personalverwaltungssystem "Pharao" ist ein Computerprogramm, das Ihnen ermöglicht, Personalvorgänge zu dokumentieren, Büroarbeiten zu automatisieren und außerdem komfortable Tools zur Planung und Analyse des Personalmanagements bietet. Die Hauptmerkmale von "Pharaoh" sind seine Sichtbarkeit und Flexibilität.

Mit Hilfe des Pharaoh-Systems können Sie:

1) ihre Arbeit effektiv organisieren;

2) Entwickeln Sie eine ganzheitliche Sicht auf Ihr Unternehmen;

3) die zugewiesenen Aufgaben unverzüglich zu lösen;

4) moderne Computertechnologien verwenden;

5) es ist einfach, Informationen über das Personal zu erhalten;

6) Büroarbeiten im Einklang mit dem Gesetz durchführen;

7) Aufbau einer Organisationsstruktur.

Softwareprodukt „Dokumentarische Unterstützung des Personaldienstes“ ist eine neue Generation von OASIS-Software zur Automatisierung der Arbeit eines Personalinspektors. Dieses Programm basiert auf den Prinzipien von Referenz- und Informationssystemen. Es enthält zwei Dokumentenkataloge (nach der Technologie des Personaldienstes und nach Dokumententypen), um die korrekte Dokumentation der Arbeitstätigkeit der Mitarbeiter und die Personalabrechnung zu gewährleisten. In einem Programm implementierte Funktionen:

1) die Verwendung von Dokumentenvorlagen für die Erstellung eines Dokumentenkatalogs für den internen Gebrauch;

2) bequeme Suche in der Dokumentendatenbank;

3) Drucken von Dokumenten;

4) "Meister der Personaloperationen", die die Kontrolle über alle Personaloperationen übernehmen und Elemente der Ausbildung eines Personaloffiziers tragen.

Die Vielfalt an Programmen für Personaldienstleistungen ist einfach unglaublich. Oft duplizieren sie sich einfach gegenseitig, daher müssen Sie bei der Auswahl genau des Programms vorsichtig sein, das ideal zu den Besonderheiten Ihrer Aktivität passt. Bei der Auswahl eines Programms schadet es nicht, sich an Softwarespezialisten zu wenden, die es wahrscheinlich in Ihrer Organisation gibt.