Für einen kurzen Überblick über die vorhandenen Russischer Markt Systeme elektronische Dokumentenverwaltung Die bekanntesten Systeme wurden übernommen, führende Positionen besetzt, die Funktionalität des Produkts aktiv weiterentwickelt und dadurch neue Kunden gewonnen. Informationen zu diesen EDMS finden Sie in verschiedenen offenen Quellen. Ausländische Plattformen, die zwar zur Automatisierung der Arbeit mit Dokumenten verwendet werden können, aber aufgrund ihrer hohen Kosten in inländischen Organisationen nicht weit verbreitet sind, werden nicht berücksichtigt.

Im Folgenden sind einige der EDMS, Funktionen, Vor- und Nachteile von jedem von ihnen aufgeführt. Außerdem wird auf der Grundlage dieses Materials eine Vergleichstabelle der betrachteten Softwareprodukte nach Schlüsselfunktionen erstellt und deren Bewertung gegeben.

"Docs Vision"

Das DocsVision-System ist ein Softwareprodukt, das entwickelt wurde, um automatisierte Unternehmenslösungen für die Verwaltung von Dokumenten und Geschäftsprozessen zu erstellen. Umfasst eine domänenspezifische Plattform mit offenen Anwfür die Entwicklung benutzerdefinierter Anwendungen und vorgefertigter Standardanwendungen mit parametrischen Anpassungsmöglichkeiten. Der Entwickler ist DocsVision, ein Unternehmen, das aus Digital Design ausgegründet wurde. Entwickelt seit 1998.

Funktionen:

- Automatisierung der Unternehmensverwaltung;

- Unterstützung des Prozessansatzes in der Organisation des Managements;

- Automatisierung von Qualitätsmanagementsystemen;

- Automatisierung der Prozesse der Koordinierung und Genehmigung von Dokumenten;

- Mittel zur Überwachung der Ausführung von Dokumenten und Aufgaben;

- Weiterleitung und Zustellung von Dokumenten an Benutzerarbeitsplätze;

- Verwaltung von Dokumentenverarbeitungsprozessen;

- Organisation der Interaktion mit Auftragnehmern und Kunden;

- Büroautomatisierung;

- Erstellung eines elektronischen Dokumentenarchivs.

Vorteile:

- Möglichkeit der funktionalen Entwicklung;

- Einheitliche Mechanismen zur Sammlung und Speicherung aller Informationen über Prozesse und Anwendungen;

- einheitliche Mittel zur Überwachung der Ausführung von Aufgaben, integriert mit den Mitteln Terminplanung;

- zentralisierte Mechanismen zum Abrufen von Informationen, unabhängig von der Anwendung, dem Verfahren und der Art der Dokumente;

Fähigkeit, Informationen über den Ablauf von Prozessen zu sammeln und diese Informationen für das Reengineering zu verwenden;

- Einheitliche Oberfläche, keine Notwendigkeit für zusätzliche Schulungen bei der Einführung neuer Anwendungen;

- enge Integration mit dem verwendeten System Email und Planung;

Eine einzige Jobwarteschlange für alle Prozesse und Anwendungen (das System informiert selbstständig über die Notwendigkeit, bestimmte Aktionen auszuführen);

Automatische Installationswerkzeuge Software an Benutzer-Workstations (kein Zeitaufwand für die Installation und Aktualisierung von Client-Anwendungen);

- WEB-Zugriff auf alle Systemfunktionen;

- Ein einziges System zur Differenzierung von Zugriffsrechten, integriert in Standard-Windows-Sicherheitstools.

Nachteile:

Fehlende Überprüfung von Dokumenten zur Vervielfältigung während der Registrierung;

Die Unfähigkeit, ein Dokument auf der Grundlage eines bestehenden zu registrieren;

Fehlende Buchhaltung, Kontrolle der Bewegung und Aufbewahrungsfristen von Fällen und Dokumenten im Archiv;

Erhebliche Einschränkungen bei der Fertigstellung von Lösungen ohne die Beteiligung des Plattformherstellerunternehmens.

"Motiv"

„Motiv“ ist ein System Betriebsführung Unternehmen, implementiert als Webanwendung, mit der Sie den Zugriff darauf von jedem mit dem Internet verbundenen Arbeitsplatz aus organisieren können. Die Darstellung von Informationen im System basiert auf mehreren leicht zu erlernenden Konzepten - wie Projekt, Aufgabe, Aktion, Mitarbeiter, Bericht usw. Entwickler - "Motiv". Das System wird als ein Unternehmensmanagement-Tool präsentiert. Seit 2004 auf dem Markt.

Funktionen:

Schaffung eines einheitlichen Informationsraums des Unternehmens;

Organisation und Pflege des internen elektronischen Dokumentenmanagements des Unternehmens;

Möglichkeit der Teamarbeit an Projekten;

Fähigkeit, eine große Anzahl von Aufgaben und Aufgaben zu verwalten;

Kontrolle über die Beschäftigung von Personal;

Verwaltung einer großen Dokumentenmenge;

Gewährleistung der Vertraulichkeit von Informationen;

Schnelle und komfortable Informationssuche gemäß den Rechten des Benutzers im System;

Archivierung von Projekten, Aufgaben und Dokumenten.

Vorteile:

Bewusste Vereinfachung des Objektmodells des Systems, was zu seiner erfolgreichen Implementierung beiträgt und den Zeit- und Kostenaufwand für die Schulung des Personals reduziert;

Kombinieren der Funktionalität mehrerer Klassen von Steuerungssystemen;

Arbeiten mit verschiedenen Schnittstellen;

Möglichkeit der eigenständigen Umsetzung;

Breite Integrationsmöglichkeiten;

Für die Verwaltung des Systems sind keine besonderen Fähigkeiten erforderlich;

Übersichtliche Funktionalität.

Nachteile:

- Mangel an Vorlagen für erstellte Dokumente;

- die Unfähigkeit, Dokumente vom Scanner zu registrieren;

- mangelnde Kompatibilität mit Software, die eine Bilderkennung von Dokumenten bietet;

- fehlende Pflege des Arbeitsverlaufs mit dem Dokument;

Unfähigkeit, Arbeit offline zu organisieren;

Die Unfähigkeit, einen verantwortlichen Testamentsvollstrecker für das Dokument zu ernennen;

Fehlende Pflege einer separaten Archivdatenbank für Dokumente;

Fehlende Abrechnung des Aufbewahrungsortes von Originaldokumenten.

Direktum

Das Directum-System ist ein elektronisches Dokumentenmanagement- und Interaktionsmanagementsystem. Entwickler - "Directum". Seit 2003 auf dem Markt. Directum unterstützt den gesamten Lebenszyklus des Dokumentenmanagements, während sich die traditionelle papierbasierte Büroarbeit nahtlos in das elektronische Dokumentenmanagement einfügt. Dies gewährleistet eine „schmerzlose“ Umstellung des Unternehmens auf elektronisches Dokumentenmanagement und eine schnelle Anpassung der Mitarbeiter. Zu den Vorteilen gehören eine breite Funktionalität und einfache Funktionsprinzipien.

Verwaltung elektronischer Dokumente;

Geschäftsprozessmanagement;

Vertragsmanagement;

Meeting-Management;

Kundenbeziehungsmanagement;

Sekretariat;

Aufrufe von Bürgern und Organisationen;

Management von Leistungsindikatoren.

Vorteile:

Implementierung eines vollwertigen elektronischen Dokumenten- und Geschäftsprozessmanagementsystems (Unterstützung des gesamten Lebenszyklus des Dokumenten- und Arbeitsmanagements);

Einhaltung russischer Standards und Büroarbeitsnormen;

Erweiterte Implementierung des Mechanismus der elektronischen digitalen Signatur (EDS);

Einfache Prinzipien der Arbeit mit dem System für einen Benutzer, der mit E-Mail und dem Dateisystem vertraut ist;

Verfügbarkeit von erweiterten Systemkonfigurationstools und integrierter Sprache;

Einfache Administration durch die Nutzung gängiger Plattformen (MS SQL Server) und die Verfügbarkeit automatischer Agenten;

Möglichkeit, geografisch verteilte Arbeit zu organisieren, auch im Offline-Modus;

Das Vorhandensein von zwei Möglichkeiten für Benutzer, mit dem System zu arbeiten: über den Desktop-Client und über den Web-Client (mithilfe eines Webbrowsers);

Erweiterte Funktionalität des Systems durch das Vorhandensein der Module Meeting Management, Contract Management und Customer Relationship Management;

Hohe Skalierbarkeit des Systems, die die Arbeit von Tausenden von Benutzern und die Speicherung von Millionen verschiedener Dokumente gewährleistet;

Das Vorhandensein eines entwickelten Toolkits (IS-Builder), mit dem Sie das System schnell anpassen, in andere Systeme integrieren und unter Berücksichtigung der Entwicklung der Organisation auch selbst modifizieren können.

Nachteile:

Abhängigkeit von Microsoft-Plattformen;

Die Automatisierungskosten bestehen nicht nur aus den Kosten für die Software, sondern auch aus den Implementierungsleistungen. Die Kosten für die Implementierungsdienste werden in Abhängigkeit von den Bedürfnissen des Kunden bestimmt und können entweder Null sein (Erwerb einer Box-Lösung) oder erhebliche Beträge erreichen, wenn nicht standardmäßige Aufgaben automatisiert werden;

Wenn die Implementierung eine Änderung in der Entwicklung auf Systemebene erfordert, ist beim Upgrade auf eine neue Version zusätzlicher Zeit- und Arbeitsaufwand erforderlich;

- die Unfähigkeit, ein Dokument auf der Grundlage eines bestehenden zu erstellen;

- keine Überprüfung auf Dubletten während der Registrierung;

- die Unfähigkeit, einen verantwortlichen Testamentsvollstrecker für das Dokument zu ernennen;

- Unfähigkeit, Berichte basierend auf Suchergebnissen zu erstellen;

Die Notwendigkeit, eine teure Infrastruktur einzuführen.

"EUFRATS-Dokumentenmanagement"

Mit dem System "EUFRATS-Dokumentenverwaltung" können Sie verschiedene Schemata zur Automatisierung der Arbeit mit Dokumenten implementieren und wichtige Geschäftsprozesse der Organisation automatisieren. Entwickler - "Kognitive Technologien". Es ist seit 1997 auf dem Markt. Das EUFRATS-Dokumentenmanagementsystem soll diese lösen mehrere Aufgaben Automatisierung der Arbeit mit Dokumenten, wie z. B. elektronisches Dokumentenmanagement, elektronische Büroarbeit, Automatisierung verschiedener Geschäftsprozesse. Die Implementierung des Systems kann den Betrieb sowohl gemäß sicherstellen häusliche Prinzipien Management und in Übereinstimmung mit westlichen Standards.

Automatisierung der Registrierung von Dokumenten und Aufgaben;

Gewährleistung einer effektiven Interaktion der Mitarbeiter im Rahmen der Arbeit an Dokumenten;

Realisierung der sofortigen Informationssuche;

Überwachung der Ausführung von Arbeiten, die durch Dokumente und Aufgaben initiiert wurden;

Fähigkeit, den Status laufender Prozesse zu überwachen und die Arbeitsbelastung des Personals durch die Erstellung verschiedener Protokolle und Berichte zu analysieren;

Organisation der langfristigen Aufbewahrung von Dokumenten der Organisation;

Gewährleistung der Differenzierung der Zugriffsrechte der Mitarbeiter auf Informationen.

Vorteile:

Zu den Hauptvorteilen der Entwickler gehört die Möglichkeit, das System als Box- und Projektlösung zu verwenden;

Für die Installation und den Betrieb des EUFRATS-Dokumentenmanagementsystems ist keine zusätzliche Software erforderlich. Das System arbeitet auf Basis seines eigenen eingebauten Nika DBMS, das im Lieferumfang enthalten ist;

Einhaltung der behördlichen Anforderungen der russischen Büroarbeit sowie der Anforderungen ISO-Norm 9000;

Das Vorhandensein von integriertem Scannen und Erkennen von Objekten mit Unterstützung für die Streaming-Eingabe von Dokumenten, einschließlich eines Unikats technologische Entwicklung Kognitive Technologien - Drag&Recog-Technologie (on-the-fly-Erkennung);

Vorhandensein eines integrierten Berichtsgenerators im System;

Technologie der morphologischen Textanalyse;

Möglichkeit, mit Dokumenten und Bestellungen über einen Webbrowser von überall auf der Welt aus zu arbeiten;

Anwendung zertifizierter Mittel zur kryptografischen Verschlüsselung und Verwendung elektronischer digitaler Signaturen;

Flexible Verwaltung von Zugriffsrechten, einschließlich der Verwendung benutzerdefinierter „Rollen“;

Das System erfordert keine großen Ressourcen für die Implementierung und Verwaltung.

Nachteile:

Mangel an integrierten Viewern für angehängte Dateien;

Fehlende Arbeit mit Dokumenten offline;

Fehlende Ausgabe von Aufgaben für eine Gruppe;

Fokussierung auf eine strikt zentralisierte Datenspeicherung ohne die Möglichkeit, Dokumentenspeicher zu replizieren;

Eher schlecht organisiertes Arbeiten mit großen Speichermengen;

Unvollkommene Arbeit mit der Nomenklatur von Fällen;

Unvollkommenes Subsystem für die Arbeit mit "Papier"-Dokumenten (berücksichtigt nicht die Verteilung von Papierdokumenten).

Tabelle 2.1 zeigt die Bewertung der Funktionalität jedes EDMS nach verallgemeinerten Kriterien.

Diese Kriterien wurden in dem Artikel von Reingold Leonid Aleksandrovich, einem Informatikspezialisten, Kandidat der technischen Wissenschaften, entwickelt und bewertet, der einem Überblick über elektronische Dokumentenverwaltungssysteme gewidmet ist.

Um jedes verallgemeinerte Kriterium zu berechnen, hat Reingold L.A. Eine Reihe von bestimmten Kriterien wurde ausgewählt. In Tabelle 2.1 entspricht der Wert der letzten Spalte der Anzahl bestimmter Kriterien, die in die Bewertung einbezogen wurden.

Tabelle 2.1 – Bewertung der Funktionalität des EDMS

Wie aus Tabelle 2.1 ersichtlich ist, verdienen einige der oben betrachteten elektronischen Dokumentenmanagementsysteme eine ziemlich hohe Bewertung. Aber parallel dazu steigen die Kosten des Produkts stark an. Einige Unternehmen mit einem geringen Dokumentenumlauf benötigen die meisten Funktionen des betrachteten EDMS nicht, sie benötigen die Mindestfunktionalität, die ihr Unternehmen benötigt, zu minimalen Kosten. Darüber hinaus verfügen viele Unternehmen bereits über ein DBMS, sodass einige EDMS ohne die Fähigkeit, mit diesem DBMS zu arbeiten, von der Betrachtung ausgeschlossen werden.

„Ein Programm zur Automatisierung von Arbeitsabläufen in einem Handelsunternehmen „Reklama Plus““ wird unter Verwendung des Microsoft SQL Server 2008 DBMS des Unternehmens entwickelt.

Die Vorteile des Programms sind:

Auf Wunsch des Kunden wird das Programm nur die notwendige Funktionalität haben, so dass die Kosten für den Kauf dieses Softwareprodukts stark reduziert werden, während alle Anforderungen des Kunden erhalten bleiben;

Das Programm wird eine bequeme und intuitive Benutzeroberfläche haben, die das Vorhandensein spezifischer Dokumente in einem bestimmten Unternehmen berücksichtigt;

- die Möglichkeit der Weiterentwicklung der Funktionalität des Programms;

Es müssen keine zusätzlichen Module gekauft werden, das Programm enthält alle vom Kunden gewünschten Funktionen;

Einfache Verwaltung durch die Verwendung der beliebten MS SQL Server 2008-Plattform.

Regulatorischer Rahmen für die Einführung des elektronischen Dokumentenmanagements

Überblick über die auf dem russischen Markt präsentierten EDMS

Bewertung der Wirtschaftlichkeit des Einsatzes von EDMS
bei Senator LLC

Implementierung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems in Verwaltungsgesellschaft halten

KAPITEL II. Implementierung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems in der Verwaltung

Implementierung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems in der Verwaltung

Bewertung der Qualität der Implementierung des elektronischen Dokumentenmanagementsystems in Organisationen

KAPITEL I. Regulierungsrahmen für die Einführung der elektronischen Dokumentenverwaltung

Workflow-Automatisierungssystem, Elektronisches Dokumentenmanagementsystem (EDMS)- ein automatisiertes Mehrbenutzersystem, das den Prozess der Verwaltung der Arbeit einer hierarchischen Organisation begleitet, um sicherzustellen, dass diese Organisation ihre Aufgaben erfüllt. Gleichzeitig wird davon ausgegangen, dass der Managementprozess auf menschenlesbaren Dokumenten basiert, die Anweisungen für die Mitarbeiter der Organisation enthalten, die für die Ausführung erforderlich sind.

Einführung der elektronischen Dokumentenverwaltung bei Gerichten

Das Justizministerium der Russischen Föderation entwickelt einen Entwurf zur Änderung der Kodizes, der die Regeln und Verfahren für die Verwendung der elektronischen Dokumentenverwaltung in Gerichtsverfahren vorschreibt. Ihre Maßnahmen können 2016 in Kraft treten.

Die Normen des Gesetzentwurfs werden es den Teilnehmern des Prozesses ermöglichen, das Internet zum Austausch von Dokumenten zu nutzen, wodurch es möglich sein wird, offizielle Dokumente an das Gericht, die Staatsanwaltschaft und den Ermittler zu senden.

Anträge, Anträge, Beschwerden, Präsentationen und andere Arten von Dokumenten werden in diesem Format an das Gericht gesendet elektronisches Dokument. Dazu müssen auf der offiziellen Website der zuständigen Behörde die erforderlichen Felder ausgefüllt werden elektronisches Formular, und signieren Sie das Dokument dann mit einer erweiterten qualifizierten elektronischen Signatur (QES). Die Justiz wiederum kann auch Anordnungen, Urteile, Beschwerden etc. erlassen. über Telekommunikationskanäle. Schriftliche Beweise können auch elektronisch übermittelt werden, dieses Verfahren gilt jedoch nicht für Informationen, die ein Staatsgeheimnis darstellen.

Umfassende Implementierung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems

Elektronisches Dokumentenmanagementsystem ist ein multifunktionaler Software- und Hardwarekomplex zur Automatisierung der Verwaltung von Geschäftsprozessen unter den Bedingungen der verteilten Nutzung von Informationen durch verschiedene Spezialisten und kann sowohl einzelne als auch alle Geschäftsprozesse einer Organisation abdecken:

• organisatorischer und administrativer Dokumentenfluss und Büroarbeiten
• Vertrags- und Finanzunterlagen
• Personalaktenfluss
• Design und Design und Schätzung des Workflows
• Projektmanagement
• Verwaltung von Anträgen für Beitritt
• Steuerung Ausschreibungsunterlagen
• Prozesse der Erstellung, Sammlung, Speicherung und Veröffentlichung von Unternehmensberichterstattung
• externes und internes Marketing
• usw.

Auf diese Weise, ECM kann die Verarbeitung einer Vielzahl von Dokumentationen abdecken: Anordnungen, Weisungen, Weisungen, Eingangs- und Ausgangskorrespondenz, Weisungen, Protokolle und Protokollauszüge, Verträge, Nebenabreden und Handlungen, Anordnungen zu Schulungen und Dienstreisen; technische und behördliche Dokumentation; Personal, Ausschreibung, Buchhaltungsunterlagen, Audio-, Videoinhalte, Grafikdateien etc.

Dokument:

• Speicherung und Verwaltung beliebiger Inhalte
• Unterstützung und Verwaltung aller Phasen des Lebenszyklus von Dokumenten
• Überwachung des Zeitpunkts und der Qualität der Ausführung von Dokumenten und Aufträgen
• Gewährleistung des Schutzes und der Vertraulichkeit von Informationen
• Gewährleistung der Zusammenarbeit an Dokumenten
• Möglichkeit der verteilten Arbeit
• Umfangreiche Suchwerkzeuge erforderliche Dokumente
• Integration mit verwandten Unternehmensinformationssystemen des Unternehmens

EDMS-Funktionen:

Automatisierte Büroarbeit und Dokumentenverwaltung:

• Dokumente erstellen ("von Grund auf neu", aus einer Vorlage, Dokumente importieren)
• Teamarbeit, Peer-Review
• Freigabeprüfung
• Genehmigung / Genehmigung / Unterzeichnung
• Registrierung von Dokumenten
• Verteilung von Dokumenten
• die Verhängung von Beschlüssen, die Bildung von Weisungen, sowohl im Zusammenhang mit als auch nicht im Zusammenhang mit dem Dokument
• Ausführung von Beschlüssen und Weisungen, Leistungsberichte
• Überwachung der Einhaltung von Fristen und der Qualität von Beschlüssen und Weisungen
• Unterstützung des rechtserheblichen Belegflusses mittels EDS
• Überführung in die archivarische Aufbewahrung von Dokumenten gemäß den Vorschriften

Servicefunktionen:

• attributive und Volltextsuche von Dokumenten
• Verknüpfungen zwischen Dokumenten unterstützen
• Speichern aller Versionen von Dokumenten;
• Unterstützung für den Mechanismus zur Delegation von Befugnissen
• Erstellung durch den Benutzer von "persönlichen Ordnern"
• Anpassung der Benutzeroberfläche "Windows" gemäß den Benutzereinstellungen
• Erstellung von Aufgaben und Benachrichtigungen
• Erstellung statistischer Berichte
• Protokollierung der Arbeit mit Dokumenten im System
• Prüfung aller Aktionen im System

Technologische Möglichkeiten:

• Informationsschutz, Differenzierung von Zugriffsrechten
• flexible Konfiguration von Geschäftsprozessen und Zugriffsrechten
• Integration und Datenaustausch mit anderen Unternehmensanwendungen (ERP, Projektmanagementsysteme, elektronische Handelsplattformen etc.) und elektronische Dokumentenverwaltungssysteme von Kontrahenten
• Unterstützung für filialübergreifendes Arbeiten
• Unterstützung für eine föderierte verteilte Systemarchitektur mit der Fähigkeit, Informationen zwischen Systemknoten zu replizieren
• "Handy, Mobiltelefon office" für die Remote-Arbeit der Benutzer

Die Einführung eines elektronischen Dokumentenverwaltungssystems in einer Organisation ermöglicht:

• Reduzieren oder eliminieren Sie den Papierkram
• Erstellen Sie ein einzelnes Dokumenten-Repository für die Organisation
• Reduzieren Sie die Zeit für die Verarbeitung von Dokumenten
• Gewährleistung der Kontrolle über die Ausführung von Anweisungen, Transparenz der Geschäftsprozesse und Erhöhung der Leistungsdisziplin
• Geschäftsprozesse standardisieren und regulieren
• Vermeiden Sie die Duplizierung von Dokumenten
• Gewährleisten Sie die Sicherheit der Dokumentenspeicherung
• Zeitnahe Zustellung von Dokumenten an Testamentsvollstrecker (Versand/Zustellung von Dokumenten/Aufträgen in Echtzeit)
• Bieten Sie sicheren Fernzugriff auf Dokumente
• Reduzieren Sie die Zeit, die benötigt wird, um die erforderlichen Dokumente zu finden
• Reduzieren Sie die Lagerkosten für Papier
• Reduzieren Sie Transaktionskosten

Die Dokumentenautomatisierungslösungen von TOPS Consulting ermöglichen es Unternehmen, alle Aspekte des Dokumentenlebenszyklus zu verwalten, von der Erstellung bis zur Archivierung. Der gesamte Zyklus der Arbeit mit einem Dokument wird unterstützt: Dokumenterstellung, gemeinsame Erarbeitung und Überprüfung, Überprüfung der Ausführung, Genehmigung, Genehmigung, Registrierung, Verteilung, Erteilung von Anweisungen, Ausführung und Kontrolle von Beschlüssen, Übergabe des Dokuments an das Archiv und ihre Lagerung gemäß den geltenden Vorschriften.

Im Rahmen integrierte Implementierung des Dokumentenmanagementsystems TOPS Consulting führt Arbeiten durch an:

• Automatisierung aller erforderlichen Geschäftsprozesse der Organisation
• Erstellung eines elektronischen Archivs der Organisation
• Gewährleisten der Streaming-Eingabe von Dokumenten in das System oder Archiv
• Integration mit in der Organisation verwendeten Geschäftsanwendungen (ERP (SAP, Oracle, Axapta), CRM, andere EDMS, EAM, elektronische Plattformen usw.)
• Erstellung eines verteilten elektronischen Dokumentenverwaltungssystems für geografisch verteilte Organisationen
• Implementierung von EDS und zusätzlichen Informationsschutzsystemen
• Systemimplementierung statistische Berichterstattung Dokumenten-Management

Die umfassende Implementierung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems in einer Organisation bietet eine umfassende Infrastruktur für die Konsolidierung, Integration und Verwaltung aller Arten von Informationen.

Die umfassende Einführung von EDMS in einer Organisation bedeutet einen Übergang zu neuen (papierlosen) Arbeitsmethoden, die fast alle Mitarbeiter betreffen.

Natürlich ist dies keine leichte Aufgabe, die bestimmte Kenntnisse und Erfahrungen erfordert.

Wenn Sie diese Arbeit selbst erledigen, wird es billiger, aber es ist schwierig, das Timing des Projekts zu garantieren. Ein erfahrenes Implementierungsteam erledigt diese Aufgabe zuverlässiger und schneller. Auf ein Implementierungsteam – ob eigene Spezialisten oder Drittfirmen – können Sie in jedem Fall nicht verzichten.

Bei der Implementierung sollten Sie sich nicht nur auf IT-Spezialisten verlassen. Beispielsweise ist eine der Umsetzungsstufen „Aufbau von Geschäftsprozessen“ Aufgabe des Business Managers, Entwicklungsleiters und nicht des IT-Spezialisten. Daher muss eine Organisation bereit sein, bevor sie ein EDMS selbst implementiert erforderliche Menge Spezialisten verschiedener Profile.

Lassen Sie uns die grundlegenden Anforderungen an die Zusammensetzung des Implementierungsteams festlegen.

1. Chefanalytiker – überwacht alle Geschäftsprozesse der Organisation, kann sie beeinflussen, stellt sich vor, wie die Organisation im EDMS arbeiten soll.

2. Der Organisator der Umsetzung (Projektleiter) – überwacht den Fortschritt des Projekts, plant die Arbeit, stimuliert das Personal, ergreift administrative Maßnahmen.

3. Ausgebildete Systemspezialisten (IT- und Fachlehrer) - Arbeitsfortschritt darlegen, System einrichten und alle anderen Benutzer schulen, Anleitungen, Reglemente schreiben etc.

Wenn ein solches Team in der Organisation vorhanden ist, besteht die Möglichkeit, das System selbst zu implementieren. Andernfalls sollten Sie ein externes Implementierungsteam des Anbieters oder seines Partners beauftragen.

Ein Implementierungsteam eines Drittanbieters entwickelt ein Implementierungsprojekt, Anweisungen für Systembenutzer, passt das System für eine bestimmte Organisation an und hält Organisationssitzungen ab.

Diese Option ist zweifellos teurer als die Selbstimplementierung, stellt jedoch sicher, dass das System in hoher Qualität und termingerecht implementiert wird. Daher sollten Sie bei der Auswahl eines Drittteams auf die fachlichen Fähigkeiten und Erfahrungen dieser Spezialisten achten. Dazu ist es notwendig, die von ihnen bereits abgeschlossenen Projekte zu evaluieren.

Phasen der Implementierungstechnologie

Implementierungstechnologie macht mehr als die Hälfte des Erfolgs aus. Daher sollte man bei der Auswahl eines implementierenden Unternehmens seine Implementierungstechnologie sorgfältig studieren und die Kontrollpunkte bewerten - Implementierungsqualitätskriterien in Zwischenphasen. Das Vorhandensein und die Anzahl von Checkpoints können als Indikator für die Technologiereife dienen.

Berücksichtigen Sie ihre Funktionen für die Implementierung von EDMS.

1. Befragung der Organisation. Die wichtigsten Dokumente der Organisation und die wichtigsten Geschäftsprozesse, für die die Studie durchgeführt wird, werden hervorgehoben. Daher wird vor Beginn der Arbeiten das Implementierungsverfahren festgelegt, die Abteilungen, die von der Studie abgedeckt werden, basierend auf ihrer Beteiligung an Geschäftsprozessen. Die Studiendauer beträgt 2 bis 4 Wochen für die Entwicklung des Projekts.

2. Personalschulung. Erfahrungsgemäß ist bei der Einführung eines EDMS eine Schulung von mindestens 30 % der Mitarbeiter erforderlich. Dies hängt mit der Zahl der versicherten Mitarbeiter zusammen. Es ist unmöglich, jedem Mitarbeiter einen Berater zuzuweisen, also müssen Mitarbeiter sich gegenseitig beraten können, jeder Dritte muss Kollegen erklären können, was und wie in einer bestimmten Situation zu tun ist.

Die Einsparung von Geld und Zeit in dieser Phase führt zu einer Erhöhung der Kosten für den Probebetrieb und zur Nichteinhaltung von Terminen. Angesichts der Tatsache, dass eine große Anzahl von Mitarbeitern geschult werden muss, sollte mehr Zeit für Schulungen im Umsetzungszeitplan vorgesehen werden.

3. Die Entwicklung von Anweisungen ist eine äußerst wichtige Phase. Jeder Mitarbeiter muss vor Arbeitsbeginn eine Einweisung in die Arbeit im System erhalten, die das Misstrauen in das System beseitigt und die wesentlichen Punkte der Arbeit im EDI-System erklärt.

4. Probebetrieb - eine Phase, in der Sie die Bereitschaft der Organisation für den industriellen Betrieb des Systems beurteilen können.

Und doch gibt es trotz der großen Komplexität des Prozesses viele Beispiele für eine erfolgreiche und effektive Implementierung von EDMS.

In Übereinstimmung mit der entwickelten Welt und den einheimischen Praktiken für die Implementierung von Informationssystemen (IS) betrachten wir in diesem Artikel den Prozess der Implementierung eines EDMS, der mehrere Arbeitsschritte umfasst. Das Ergebnis der Einführung des EDMS ist der industrielle Betrieb des Systems im gesamten Unternehmen.

Die Wirtschaftlichkeit des Workflows ist nicht immer mit dessen Reduzierung verbunden. Die Steigerung der Effizienz des Dokumentenflusses und des Komforts für Manager sollte in Verbindung mit einer Erhöhung der Qualität des Informationsgehalts betrachtet werden. Der Zweck der Optimierung (Gestaltung) des Workflows besteht darin, ihn mit den Anforderungen des Managements in Einklang zu bringen und gleichzeitig die Wartungskosten zu senken. Das erweiterte Verfahren zur Optimierung (Gestaltung) des Workflows umfasst die folgenden fünf Schritte.

Die Workflow-Optimierung umfasst zwei Hauptbereiche:

• 1. Verbesserung des qualitativen Informationsgehalts (Bindung an Verantwortlichkeiten; optimaler Satz und Inhalt von Indikatoren; hohe Qualität von Normen und Standards; Verfügbarkeit von Informationen über Abweichungen).
• 2. Erhöhung der Effizienz des Dokumentenflusses und des Komforts für Manager (Beseitigung von doppelten Informationen, Optimierung der Verkehrswege; Zusammenführung der Hauptbuchhaltung für Buchhaltung und operative Verwaltung usw.; Angleichung der Namen von Dokumenten an den Inhalt).

Die Steigerung der Effizienz des Workflows und des Komforts für Manager sollte in Verbindung mit der ersten Richtung betrachtet werden, d.h. Effizienz des Workflows ist nicht immer mit seiner Reduzierung verbunden. Der Verlust eines Teils der Informationen kann zu negativen Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen führen.

Erwägen Sie die Option, den Workflow zu reduzieren und gleichzeitig seine Informationskapazität zu erhalten. Das Ziel der Optimierung (Gestaltung) des Workflows besteht also darin, ihn mit den Anforderungen des Managements in Einklang zu bringen und gleichzeitig die Wartungskosten zu senken.

Das erweiterte Verfahren zur Optimierung (Gestaltung) des Workflows umfasst folgende Schritte:

• Schritt 1. Vorprojektumfrage oder Beschreibung des Unternehmens.
• Schritt 2 Detaillierte Beschreibung vorhandener Papierkram.
• Schritt 3. Analyse des qualitativen Informationsgehalts.
• Schritt 4. Optimierung des Dokumentenflusses.
• Schritt 5. Erstellung von Standards (Anweisungen).

Informationserhebung und -analyse

Die Aufgaben des ersten Schrittes – der Beschreibung des Unternehmens – bestehen darin, die Bedürfnisse des Managements zu ermitteln und den Einfluss von Faktoren zu identifizieren. Der Managementbedarf wird auf der Grundlage der Untersuchung der inhärenten Funktionen identifiziert Berufsbeschreibungen, und Beschreibungen von Gruppen von getroffenen Managemententscheidungen verschiedene Level Management. Zur kritischen Analyse kann auf bestehendes hausinternes Reporting zurückgegriffen werden. Wir empfehlen, die Arbeit parallel zur Analyse des qualitativen Gehalts der Informationen durchzuführen.

Beim Aufbau eines Workflows sowie beim Erstellen von Organisationsstrukturen für das Management Accounting beginnt die Arbeit mit der Untersuchung des Einflusses solcher Faktoren wie: Technologiemerkmale, Produktzusammensetzung, Organisation der Produktion und Verwaltung eines Unternehmens und seiner strukturellen Abteilungen, Geschäftsprozesse, Material fließt. Die Organisation der Arbeitsabläufe hängt weitgehend vom Vorhandensein von Verantwortungszentren in den Organisationsstrukturen des Managements ab; Entwicklung des Mechanismus des innerbetrieblichen Unternehmertums; Verfügbarkeit der Abweichungskontrolle; die Kompetenz des Managements und die Anwendung fortschrittlicher Methoden der Entscheidungsfindung; Verfügbarkeit von PCs, Informationsnetzwerken usw.

Insbesondere im Rahmen der Vorkonzeption ist eine genauere Beschreibung der Zentren der Informationsentstehung (Transformation, Nutzung) und ihrer personalen Beziehungen (Accounting Points) erforderlich; Beschreibung von Dokumenten und bestehenden Dokumentenflüssen.

Die Entwicklung von Dokumentenmanagementsystemen für Managementzwecke und Managementpsychologie sollte natürlich unter Berücksichtigung der technologischen und organisatorischen Besonderheiten des Unternehmens beginnen, ohne an ein bestimmtes Softwareprodukt gebunden zu sein. Zuerst müssen Sie eine Ideologie erstellen und erst dann nach einem Softwareprodukt dafür suchen.

Bevor Sie mit der Implementierung eines EDMS in einem Unternehmen beginnen, empfehlen wir Ihnen, eine Expressbefragung (Vorprojektbefragung) durchzuführen, um:

• Einholung allgemeiner Informationen über den Gegenstand der Implementierung des EDMS;
• Festlegung der Umsetzungsziele;
• Definition allgemeiner Schlüsselanforderungen für das EDMS und Projektgrenzen;
• Bestimmung des allgemeinen Zustands der Organisation des Dokumentenumlaufs und der Büroarbeit;
• Bestimmung der Hauptbeteiligten des Projekts (Bildung einer Arbeitsgruppe);
• Bestimmung des Gesamtkomplexitätsniveaus eines potenziellen Projekts;
• Bedarfsanalyse für Datenmigration und Integration mit anderer Software;
• Sammlung von Informationen, die für die Vorbereitung eines effektiven und gewinnenden Kommerzielles Angebot wenn die Erhebung und Durchführung von einem Drittunternehmen durchgeführt wird.

In dieser Phase erfolgt die Auswahl der Plattform, auf der das EDMS entwickelt wird.

In dieser Phase wird auf der Grundlage der erhaltenen Primärinformationen ein Projektmanager (PM) ernannt, der einen grundlegenden Arbeitsplan, eine hierarchische Arbeitsstruktur (PSP) sowie den Projektauftrag erstellt.

Bei der Informationserhebung werden bestehende Geschäftsprozesse untersucht und beschrieben („as is“ – „as is“). Als Ergebnis der Analyse der gesammelten Daten werden optimierte Geschäftsprozesse vorgeschlagen („so sein“ - „wie es sein sollte“), funktionale Anforderungen an das EDMS werden formuliert.

Die Ziele der Informationserhebung sind:

• Studium und genaue Beschreibung der zu automatisierenden Geschäftsprozesse;
• Entwicklung von Empfehlungen zur Optimierung des Dokumentenflusses und zur Organisation von Arbeitsabläufen und Büroarbeit;
• Definition und Beschreibung von Systemmodifikationen, Schnittstellen, inkl. Schnittstellen zu externen Systemen und Mittel zur Datenübernahme aus bestehenden Programmen, die während des Projekts entwickelt und implementiert werden;
• Entwicklung technischer Spezifikationen (TOR).

Um die notwendigen Informationen zu erhalten, werden Befragungen und Interviews der Hauptanwender (Leiter interessierter Abteilungen und Mitarbeiter, die direkt im neuen EDMS arbeiten müssen) durchgeführt. Im Laufe der Arbeit wird empfohlen:

• Erstellen Sie eine Liste der vorhandenen Dokumenttypen in der Organisation und machen Sie eine Übersicht über jeden Dokumenttyp:

beschreiben Sie die Dokumentationstechnik (eine Reihe von Details, ggf. deren Ort, Reihenfolge und Gestaltungsmerkmale); zeigen Sie die Bedingungen für die Bewegung von Dokumenten (Vorhandensein von Unterschriften, Visa, Schecks usw.), das Schema für die Bewegung von Dokumenten (Route) oder eine Liste der Hauptgenehmiger, Unterzeichner usw.; Beschreibung der Registrierungsmethode (Registrierungsnummernformat);

• Erstellen Sie eine Liste der Mitarbeiter, die für die Erstellung von Dokumenten verantwortlich sind (wer / welche Abteilung und welche Arten von Dokumenten erstellt).
• Erstellen Sie eine Liste der Mitarbeiter, die Dokumente genehmigen, unterschreiben, genehmigen (wer genehmigt / unterschreibt welche Arten von Dokumenten; Bedingungen, unter denen ein Visum / eine Unterschrift erforderlich ist).
• Erstellen Sie eine Liste der Dokumentenregistrierungen
• Bestimmen Sie, welche Arten von Dokumenten unter Kontrolle gebracht werden müssen (bestimmen Sie Verantwortliche, Bedingungen für die Unterbringung, Bedingungen für die Aufhebung der Kontrolle und andere notwendige Informationen).
• Erstellen Sie eine Liste mit anderen für den Verarbeitungsprozess Verantwortlichen.
• Erstellen Sie auf der Grundlage der oben aufgeführten Informationen einen Algorithmus für die Bewegung von Dokumenten (Operogramm). Siehe Beispiel 1.
• Bestimmen Sie die erforderlichen Berichtsdokumente (Bedingungen für die Erstellung von Berichten und deren Formularen).
• Erstellen Sie auf der Grundlage der Umfrage eine Anleitung für die vorschulische Bildungseinrichtung (falls erforderlich).
• Erstellen Sie eine Kistennomenklatur mit Angaben zu Aufbewahrungsfristen und Grundsätzen für die Kistenbildung (falls erforderlich).
• Erstellen Sie eine Liste von Dokumenten, die die Bedingungen für die Gewährung des Zugangs zu ihnen angeben (z. B. je nach Position).

Basierend auf den oben aufgeführten Informationen werden funktionale Anforderungen für das EDMS oder Referenzbedingungen für seine Entwicklung (TOR) entwickelt. Insbesondere muss der Analyst Anforderungen für das Format und die Zusammensetzung der Registrierungs- und Kontrollkarten (Satz und Anordnung der Felder in der Karte, Methoden zum Ausfüllen des EDMS usw.), Wege für die Bewegung von Dokumenten und andere erforderliche Anforderungen erstellen für den Aufbau und die Entwicklung des EDMS.

Basierend auf der Praxis des Entwurfs von Dokumentenverwaltungssystemen kann die folgende Arbeitsfolge vorgeschlagen werden:

• 1. Bau von Schemata von Registrierungspunkten der Hauptproduktion, Hilfsproduktionen, funktionalen Dienstleistungen.
• 2. Bau von Schemata ihrer Verbindungen.
• 3. Sammlung ausgefüllter Formulare von Dokumenten und Berichten im Rahmen von Registrierungsstellen.
• 4. Sie in Alben organisieren.
• 5. Beschreibung der Einreichungsfristen, Bewegungsrichtung von Dokumenten und Meldeformularen (in welchem ​​Zeitraum, an wen und von wem das Dokument übermittelt wird).
• 6. Aufbau von thematischen und konsolidierten Workflow-Schemata.
• 7. Durchführung einer logischen und erforderlichen Analyse von Dokumenten.
• 8. Analyse des Weges von Dokumenten im Prozess ihrer Erstellung, Genehmigung und Genehmigung.
• 9. Entwicklung von Vorschlägen zur Änderung des bestehenden Dokumentenschemas und Berichterstattung im Zusammenhang mit Vorschlägen zur Änderung anderer Parameter des Management Accounting (Bilanzierung von Abweichungen, Verantwortungszentren usw.).
• 10. Entwicklung von Vorschlägen zur Beseitigung von Doppelinformationen.
• 11. Entwicklung von Vorschlägen zur Vereinheitlichung von Dokumenten.
• 12. Entwicklung von Vorschlägen zur Rationalisierung des Dokumententransports und der Berichterstattung.
• 13. Entwicklung eines Projektes für ein optimiertes Übersichtsschema des Dokumentenflusses und des internen Berichtswesens.
• 14. Entwicklung und Implementierung von Workflow-Standards und interner Berichterstattung.

Bei der Durchführung der oben genannten Vorgänge sind einige Tipps zu beachten.

Abrechnungspunkte. Zunächst definieren Sie beim Informationsaustausch die Themen der Beziehung. Sie können als Ursprungs-, Verbrauchs- und Übermittlungszentren oder Abrechnungspunkte bezeichnet werden. Die Referenzpunkte sind also festgelegt, in der vorherigen Phase wurden die Verbindungen der Abteilungen beschrieben, jetzt können Sie durch Verbinden und Ergänzen dieses Materials ein Diagramm der Verbindungen der Referenzpunkte erstellen.

Diese Schemata helfen Ihnen nicht nur, irrelevante Verbindungen in den ersten Schritten des Projekts abzuschneiden, ohne sie in eine dokumentarische Form zu bringen, sondern auch Zeit und Geld zu sparen. Sie sind unentbehrlich beim Testen von Optimierungsvorschlägen zum Thema „Alles wird berücksichtigt“.

Alben und Beschreibungen von Dokumenten. Ein wichtiger Schritt ist die Erstellung von Alben mit Dokumenten, die zum Zeitpunkt des Projekts vorhanden sind, und deren Beschreibung; das ist die zeitraubendste, uninteressanteste und undankbarste Arbeit.

Verwenden Sie bei der Durchführung von Arbeiten zur Optimierung des Arbeitsablaufs die Ratschläge, die Sie als Ergebnis der Analyse der Fehlerpraxis erhalten haben: Setzen Sie rechtzeitig Einschränkungen - „begreifen Sie nicht die Unermesslichkeit“; Finden Sie heraus, ob das Dokument von demselben Mitarbeiter erstellt wurde, der es unterzeichnet hat, oder ob es echte unsichtbare Darsteller gibt. Entscheiden Sie in Situationen, in denen der Geschäftsleiter eine Rechnung für die Übergabe eines halbfertigen Produkts an das nächste Geschäft unterschreibt, wie oft Sie die Bewegung des Dokuments beschreiben: einmal von Geschäft zu Geschäft oder den ganzen Weg. In diesem Fall sollte für alle Bereiche der Organisation ein identisches Aufzeichnungsprinzip gelten.

Bei der Durchführung von Arbeiten ist eine zwingende Bedingung zu beachten: Die Beschreibung der Dokumente muss für alle Abteilungen der Organisation in einheitlicher Form vorgelegt werden.

Lokal und allgemeine Schemata Arbeitsablauf. Nachdem Sie die Dokumente beschrieben haben, können Sie mit der Erstellung von Schemata fortfahren. Sie tragen zur Beantwortung beispielsweise der Frage bei, wie schwierig der Weg eines gewöhnlichen Dokuments in vier Exemplaren im Gegensatz zum Produktionsvorgang selbst ist. Eine Analyse des Dokumentenbewegungsmusters lässt einen über die Angemessenheit der endgültigen Wege nachdenken. Warum brauchen wir zum Beispiel Primärdokumente zum internen Umzug in der Planungsabteilung?

Beispiel 1. Wir schlagen vor, die als Ergebnis der Umfrage gewonnenen Informationen in Form eines Operogramms (siehe Abbildung 1) oder in Form eines Algorithmus (siehe Abbildung 2) auszugeben. Als Beispiel schlagen wir vor, den Lebenszyklus von Aufträgen für die Haupttätigkeit zu betrachten. Die Technologie für die Arbeit mit dieser Art von Dokumenten ist am einheitlichsten und kann in verschiedenen Unternehmen eingesetzt werden.

Abbildung 1. Operogramm des Lebenszyklus eines Auftrags für die Haupttätigkeit

Abbildung 2. Algorithmus zur Verarbeitung von Bestellungen für die Hauptaktivität

Der Artikel "Informationserhebung als Teil der Implementierung des EDMS", veröffentlicht in der Zeitschrift "Büromanagement und Dokumentenmanagement im Unternehmen" Nr. 2, 2007, listet Fragen auf, die in Fragebögen oder bei der Befragung von Benutzern verwendet werden können. Fragen sind beratend.

Es gibt keine klaren Anforderungen für die Durchführung einer Umfrage, daher müssen Sie im Einzelfall mit vorgefertigten Entwicklungen kreativ sein, um die erforderlichen Informationen zu erhalten, zu strukturieren und anzuzeigen.

Eine Informationserhebung ist ein wichtiger Schritt zur Optimierung der vorschulischen Bildungseinrichtung und zur Implementierung des EDMS. Denn die Qualität der getroffenen Entscheidungen zur Prozessoptimierung und Entwicklung von Anforderungen an die Funktionalität des EDMS hängt direkt von den erhaltenen Informationen und der Qualität ihrer Darstellung ab. In dieser Hinsicht ist es notwendig, das Hauptprinzip der Umfrage einzuhalten - um ein vollständiges, zuverlässiges und aktuelle Informationüber die Prozesse, die automatisiert werden sollen.

Thematische Analyse und Workflow-Optimierung

Das Durcheinander des Arbeitsablaufs, seine Irrationalität kann durch eine thematische Analyse erkannt werden. Analysieren wir zum Beispiel die Ein- und Ausgänge des Materialflusses in der Abteilung (Bewegung von Halbzeugen, Endprodukte). Es kann sich herausstellen, dass die feierliche Tatsache der Übergabe eines Containers mit verarbeiteten Rohstoffen von Geschäft zu Geschäft von einem Feuerwerk an Einträgen in Primärdokumenten, Journalen, Zusammenfassungen und Berichten begleitet wird. Auch beim Transfer von Halbfertigprodukten innerhalb derselben Werkstatt kommt es zu einer erheblichen Doppelarbeit.

Um eine Entscheidung über die Reduzierung von Aufzeichnungen zu treffen, wird empfohlen, eine erforderliche Analyse in tabellarischer oder grafischer Form durchzuführen. Es zeigt formal die Duplizierung von Indikatoren in Dokumenten. Eine Analyse der lokalen Systeme, ergänzt durch die Klärung des spezifischen Zwecks eines Dokuments, einer Zusammenfassung oder eines Eintrags in das Rechnungslegungsregister (Verwaltungsentscheidung usw.), hilft dabei, doppelte Dokumente oder Details im Wesentlichen zu identifizieren. Als Ergebnis wird eine Entscheidung getroffen, Dokumente unter Berücksichtigung der technischen Ausstattung der Werkstätten und der Fähigkeiten des automatisierten Kontrollsystems zu reduzieren oder umzuwandeln. Es können auch Empfehlungen zum Zusammenführen von Protokollen gegeben werden:

Die Zweckmäßigkeit und Logik der Umsetzung aller Arten von Arbeiten werden im Hinblick darauf bewertet, wie sie zur Optimierung der Informationsunterstützung für Managemententscheidungen, zur Effizienz und Genauigkeit ihrer Umsetzung beitragen.

Entwicklung und Konfiguration des EDMS

In dieser Phase erfolgt die Umsetzung der in den TOR beschriebenen Anforderungen: Einrichtung des EDMS, seine Verfeinerung oder Entwicklung neuer Funktionen des Systems auf der ausgewählten Plattform.

Die Ziele der physischen Implementierung des EDMS sind:

• Entwicklung der EDMS-Datenbankstruktur;
• Entwicklung von Masken;
• Entwicklung von Mechanismen: Sichtung, Registrierung, Ausführung usw.
• Entwicklung technische Dokumentation zum System.

• Das Vorhandensein der erforderlichen Funktionen im System (Verfahren zur Genehmigung, Registrierung, Ausführung, Kontrolle über die Ausführung, Gewährung des Zugriffs usw.);
• Verfügbarkeit der erforderlichen Dokumente;
• Komplexität und Kosten der Systementwicklung;
• Die maximale Anzahl gleichzeitig arbeitender Benutzer, bei der das System stabil arbeitet und die Geschwindigkeit der Bearbeitung von Anfragen zufriedenstellend ist;
• Die maximale Anzahl der mit dem System verbundenen Benutzer;
• Lizenzkosten (pro Server, 1 Arbeitsplatz);
• Die Komplexität und die Kosten der Verwaltung des Systems, technischer Support;
• Möglichkeit, Komplexität und Kosten der Aktualisierung von Versionen;
• Fähigkeit, mit entfernten Benutzern zu arbeiten (falls erforderlich);
• Kosten und Qualität der Beratungsleistungen;
• Zuverlässigkeit des Lieferanten (Bekanntheitsgrad am Markt, Anzahl erfolgreich abgeschlossener Projekte etc.).

In dieser Phase werden die in der Phase der Informationserhebung beschriebenen Anforderungen direkt umgesetzt.

Der Großteil der Entwicklungsarbeit wird außerhalb des Gebiets des Kunden durchgeführt, daher ist die ständige und effektive Interaktion der Entwickler mit dem Kunden ein Schlüsselfaktor für den erfolgreichen Abschluss der Entwicklung und die Abnahme des Systems durch den Kunden.

Der Testprozess ist entscheidend, um die Qualität der Entwicklung sicherzustellen. Die Testplanung und -vorbereitung sollte so früh wie möglich beginnen. Endnutzer sollten so weit wie möglich in die Erstellung von Prüfkriterien einbezogen werden. Es ist wichtig, dass die Tests vom Kunden durchgeführt werden.

Pilotbetrieb

Der Zweck der Systemimplementierung besteht darin, dass Benutzer mit der Arbeit im EDMS beginnen (das System muss die Bedürfnisse und Anforderungen der Benutzer erfüllen) und ein stabiles System (ohne Ausfälle und Fehler) erhalten.

Während des Implementierungsprozesses werden folgende Arbeiten durchgeführt:

Installation und Konfiguration von Software;

• Schulung von Personal und EDMS-Administratoren;
• Entwicklung der Dokumentation für EDMS für Benutzer (Hilfe);
• Beseitigung von Fehlern im System;
• Fertigstellung des EDMS gemäß den Kommentaren und Vorschlägen der Benutzer;
• Entwicklung der regulatorischen Dokumentation: Anweisungen für vorschulische Bildungseinrichtungen, Vorschriften für die Arbeit mit verschiedene Arten Unterlagen;
• Organisation des technischen Supports für Benutzer (Beratung der Benutzer zur Arbeit im System).

Diese Phase ist für alle Projektbeteiligten (Anwender, Entwickler, Implementierer) die schwierigste. In dieser Phase wird das Softwareprodukt angepasst, getestet und unter realen Arbeitsbedingungen getestet. Am schwierigsten ist es, die psychologische Barriere für Benutzer zu überwinden, wenn sie in einer für sie neuen Umgebung mit der Arbeit beginnen, weil. Benutzer sind gezwungen, ihre gewohnten und etablierten Arbeitsweisen zu ändern. In dieser Hinsicht ist es in dieser Phase wichtig, die Benutzer zu schulen und zu beraten. Dies wird ihnen helfen, sich an die neuen Arbeitsbedingungen anzupassen.

Industrieller Betrieb

Der industrielle Betrieb des EDMS ist die Verwendung eines stabilen EDMS, das die Anforderungen der Benutzer im Prozess vollständig erfüllt Offizielle Pflichten Mitarbeiter der Organisation.

Während des Betriebs des EDMS durchgeführte Arbeiten:

• Beratung und Schulung von Anwendern zur Arbeit mit EDMS;
• Verzeichnisverwaltung (Organisationsstruktur, Benutzer, Genehmigungswege, Mailinglisten etc.);
• Server- und Softwareadministration;
• Durchführung von Backups (Backup)

In dieser Phase können Sie den Entwicklungsprozess des EDMS einleiten: Hinzufügen neuer Funktionen, Erweitern der Grenzen des Implementierungsprojekts (Hinzufügen neuer Kategorien / Arten von Dokumenten, Erweitern der Anzahl der Benutzer / Abteilungen / Unternehmen der Holding, Hinzufügen neuer Funktionen ).

Um die Zeit für die Implementierung und Implementierung des EDMS zu reduzieren, können die Arbeiten der aufgeführten Phasen je nach Komplexitätsgrad der Automatisierungsaufgaben, der verwendeten Software usw. parallel ausgeführt werden.

Während des gesamten Lebenszyklus eines EDMS-Implementierungsprojekts sollte Projektmanagementarbeit geleistet werden. Beispielsweise wird der US-Standard ANSI/PMI 99-001-2004 (PMBOK Guide) empfohlen.

Projektmanagement

Ein Projekt ist ein temporäres Unterfangen, um einzigartige Produkte oder Dienstleistungen zu schaffen. Projektmanagement ist ein separater Bereich des Managements, der speziell für die Verwaltung temporärer Aktivitäten mit einzigartigen Ergebnissen entwickelt wurde.

Die bekanntesten/am weitesten verbreiteten Projektmanagement-Standards sind:

• PMBOK (amerikanischer Standard: www.pmi.ru);
• Prince2 (englischer Standard: www.ogc.gov.uk/prince2);
• IPMA (Europäischer Standard: www.ipma.org);
• P2M (japanischer Standard: www.pmcc.or.jp/eng/index.htm)

Hauptdarsteller:

• Projektmanager (Leiter) - die Person, die für die Verwaltung des Projekts verantwortlich ist.
• Der Sponsor des Projekts ist die Person, die bereitstellt finanzielle Resourcen Projekt und die administrative und organisatorische Unterstützung des Projekts.
• Der Kunde (Verbraucher) des Projekts ist die Person, die die Ergebnisse des Projekts nutzen wird.
• Stakeholder des Projekts – Personen, die aktiv am Projekt beteiligt sind und/oder deren Interessen durch die Durchführung des Projekts berührt werden können (die die Ergebnisse des Projekts beeinflussen und von ihnen betroffen sind).

Beispiel Projektlebenszyklus:

Projektcharta ist das erste offizielle Dokument des Projekts. Bestätigt offiziell die Existenz des Projekts. Gibt dem RP die Befugnis, die Ressourcen der Organisation für den Projektbetrieb bereitzustellen. Die RP wird so früh wie möglich ermittelt und vergeben. Der PR sollte immer vor der Planung und vorzugsweise während der Entwicklung des Projektauftrags zugewiesen werden.

Der Projektauftrag wird während der Planungsphase des Projekts detailliert.

Der Projektauftrag kann Folgendes beinhalten:

• Beschreibung des Geschäftsbedarfs für die Projektinitiierung;
• Zweck oder Grundlage des Projekts;
• Beschreibung der Bedürfnisse und Erwartungen sowie des Einflussgrades interessierter Parteien;
• Ein zusammenfassender Plan der wichtigsten Projektmeilensteine ​​(Meilensteine);
• Beschreibung funktionaler Organisationen;
• Beschreibung der organisatorischen Annahmen und Einschränkungen;
• Das Gesamtbudget des Projekts.

Beschreibung des Umfangs des Projekts- Dies sind Informationen über die Ziele und Ziele des Projekts, die der Kunde in der Phase der Initiierung erhalten hat (Informationsumfrage). Es kann allgemeine Indikatoren enthalten und wird vom Projektmanager in der Planungs- und Entwicklungsphase weiter verfeinert und weiterentwickelt. Dies ist die Formulierung des Projekts (was getan werden muss).

Der Entwicklungsprozess der Projektumfangserklärung beschreibt und dokumentiert die Merkmale und den Umfang des Projekts und der zugehörigen Produkte und Dienstleistungen sowie die Abnahmemethoden und das Umfangsmanagement.

Die Hauptbestandteile des Dokuments:

• Projektziele;
• Produktbeschreibung des Projekts
• Projektergebnisse
• Annahmen und Restriktionen im Projekt, Projektgrenzen;
• Meilensteinplan des Projekts.

Projektmanagementplan ist ein formal genehmigtes Dokument, das die Durchführung eines Projekts leitet. Es ist ein Dokument, das die Ergebnisse der Planung in allen Bereichen des Projekts (Zeit, Kosten, Ressourcen, Risiken, Qualität etc.)

Der Projektmanagementplan kann aus einem oder mehreren ergänzenden Plänen bestehen, wie zum Beispiel:

• Managementplan für den Projektumfang;
• Kalenderplan;
• Kostenmanagementplan;
• Qualitätsmanagementplan;
• Personalmanagementplan;
• Engagement-Management-Plan;
• Risikomanagementplan;
• Versorgungsmanagementplan;
• Prozessverbesserungsplan

Es ist unmöglich, einen detaillierten Plan für das gesamte Projekt auf einmal zu erstellen.

Grundplan ist ein formell genehmigtes Dokument, anhand dessen die Leistung des Projekts gemessen wird und das zur Verwaltung und Kontrolle der Projektausführung verwendet wird. Wird zur Steuerung der Projektfortschrittsabweichung verwendet.

Arbeitsplan ist ein Dokument oder eine Reihe von Dokumenten, die sich ändern, wenn das Projekt voranschreitet und weitere Informationen verfügbar werden. Der Arbeitsplan weicht in der Regel immer vom Basisplan ab. Der Arbeitsplan wird von der WP geändert.

Projektabwicklung- der Hauptprozess der Projektdurchführung (ein erheblicher Teil der Ressourcen ist beteiligt).

Zu den Hauptaufgaben des RP gehören:

• Integration und Koordination von Maßnahmen zur Umsetzung des Projektplans;
• Ständiger Abgleich und Analyse von Abweichungen der aktuellen Projektabwicklung im Vergleich zum grundsätzlichen Projektplan;
• Gegebenenfalls Änderungswünsche einleiten;
• Prognosen zu Kosten und Bedingungen des Projekts.

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Einführung

Für jede moderne Organisation sind die Fähigkeiten moderner Informationstechnologien im Hinblick auf ihren Einsatz im Dokumentenmanagement wichtig.

Wenn es um Workflow-Automatisierung geht, umfasst dieser Bereich oft viele Programme, die nicht direkt mit dem zu lösenden Problem zu tun haben – Texteditoren, Zeichenerkennungsprogramme, E-Mail-Systeme. All dies ist jedoch kein elektronisches Dokumentenmanagementsystem. Und angesichts der aktuellen Situation in der Welt ist die Implementierung des optimalen Dokumentenmanagementsystems für die Organisation eine äußerst wichtige Aufgabe.

Das Fehlen eines optimal strukturierten Workflows und die Unfähigkeit, die Bewegung und Ausführung von Dokumenten effektiv zu verfolgen, führt zu einer Verringerung der Arbeitseffizienz und einer Zunahme von Fehlern.

Lösung des Problems der Dokumentenverwaltung in modernen Bedingungen wird es ermöglichen, die Informationsressourcen von Organisationen zielgerichtet zu gestalten, die Menge der manuell eingegebenen Informationen zu reduzieren, was einen Zeitgewinn bringt und deren effektives Funktionieren sicherstellt.

Die Relevanz der Arbeit: Das gewählte Thema ist relevant, da bekannt ist, dass die Organisation der Arbeit mit Dokumenten die Qualität der Arbeit des Managementapparats, die Organisation und Arbeitskultur von Führungskräften beeinflusst. Der Erfolg der gesamten Managementtätigkeit hängt davon ab, wie professionell die Dokumentation gepflegt wird. Wie moderne Studien zeigen, werden 85% der Arbeitszeit von Mitarbeitern von Organisationen für das Vorbereiten, Pflegen, Ausfüllen, Kopieren und Übertragen von Dokumenten aufgewendet.

Ein gut organisiertes Fallmanagement reduziert den Zeitaufwand für die Suche, erhöht die Genauigkeit und Aktualität der Informationen und eliminiert deren Redundanz. Das Wachstum des Informationsvolumens und dementsprechend des Dokumentenvolumens erforderte die Einführung von Technologien für die zeitnahe Verarbeitung von Dokumenten und mit dem Aufkommen von Computern die Informationen selbst.

Zweck der Diplomarbeit: Entwicklung von Leistungsbeschreibungen für die Implementierung eines elektronischen Dokumentenverwaltungssystems in der Staatlichen Autonomen Bildungseinrichtung der Stadt Moskau College of Entrepreneurship Nr. 11 Abteilung für Management und Informationstechnologie.

WAbschlussarbeit:

1) Sammeln von Informationen über verschiedene Systeme Workflow aus verschiedenen Quellen (Literatur, Internet etc.).

2) Gib sie aus vergleichende Analyse, analysieren die Anforderungen an das Informationssystem.

3) Die Wahl des elektronischen Dokumentenmanagementsystems.

4) Entwicklung der Aufgabenstellung.

Im ersten (theoretischen) Kapitel werden die Konzepte des Arbeitsablaufs und Prinzipien diskutiert. Ebenfalls analysiert werden elektronische Dokumentenmanagementsysteme und elektronisches Dokumentenmanagement, deren Klassifizierung.

Im zweiten Kapitel (technisch) wurde eine Analyse, Überprüfung und Auswahl bestehender elektronischer Dokumentenmanagementsysteme durchgeführt und die am besten geeigneten dafür ausgewählt Technische Anforderungen Hochschule für Unternehmertum Nr. 11. Im dritten Kapitel die Berechnung der Wirtschaftlichkeit.

1. Prinzipien der Organisation des Arbeitsablaufs von Managementaktivitäten

Das Konzept des Workflows

Unter dem Arbeitsablauf der Organisation ist es üblich, die geordnete Bewegung von Dokumenten zu verstehen, die im Laufe der Arbeit von den zuständigen Beamten erstellt wurden.

In Übereinstimmung mit GOST R 51141-98 - Dokumentenfluss - die Bewegung von Dokumenten in einer Organisation von dem Moment an, an dem sie erstellt oder empfangen werden, bis zum Abschluss der Ausführung oder des Versands. Eine Reihe von Arbeiten mit Dokumenten: Empfangen, Registrieren, Versenden, Überwachung der Ausführung, Erstellen von Fällen, Speichern und Wiederverwenden von Dokumenten, Nachschlagewerk.

Arten von Arbeitsabläufen

Abhängig von der Art der Geschäftstätigkeit von Organisationen, für die die Bewegung und Abrechnung von Primärdokumenten durchgeführt wird, werden folgende Arten des Dokumentenflusses unterschieden:

· Manager. Umfasst die Phasen des Sammelns, Analysierens und Zusammenfassens von Informationen für die Erstellung von operativen, zuverlässigen und visuellen Managementberichten, auf deren Grundlage die Annahme erfolgt strategische Entscheidungen und Kontrolle über ihre rechtzeitige Ausführung;

· Finanziell. Deckt alle Büroarbeiten ab und ermöglicht der Organisation die Verwaltung der Dokumentation (Verträge, Korrespondenz, geplante und analytische Berichte, Vorschriften usw.), die mit Geschäftsprozessen verbunden sind;

· Personal. Es beinhaltet die Erfassung und Registrierung von Informationen im Zusammenhang mit der Abrechnung des Personals der Organisation: über die Zulassung, Versetzung, Positionsänderung und Entlassung von Mitarbeitern, Fehlzeiten und disziplinarische Maßnahmen, Urlaubspläne, Besetzungstabellen, Stellenbeschreibungen etc.

· Technisch. Koordiniert den Informationsfluss für die Bereitstellung und den Lifecycle-Support Projektdokumentation(Erstellung, Ausführung, Genehmigung, Genehmigung, Änderung und Archivierung);

· Archiv. Gewährleistet die rechtzeitige Übergabe von Dokumenten zur Archivierung und deren Abrechnung im Rahmen der Büroarbeit gemäß der jährlich zu überprüfenden Nomenklatur der Fälle.

Möglichkeiten, Arbeitsabläufe zu organisieren

Es gibt folgende Möglichkeiten, Dokumente zu erfassen:

Papier - bedeutet, dass alle Finanz- und Geschäftstransaktionen in Dokumenten wiedergegeben werden, die nur auf Papier erstellt werden, was darauf hinweist erforderliche Angaben und durch die Unterschriften der Ersteller beglaubigt. Dieses Verfahren erfordert einen erheblichen zeitlichen und materiellen Aufwand für die Erstellung, Handhabung und Aufbewahrung der Dokumentation. Auch bei Zerstörung des Materialträgers besteht die Gefahr des unwiederbringlichen Verlustes des Dokuments.

Elektronisch - bedeutet, dass alle Geschäftsprozesse in Dokumenten aufgezeichnet werden, die kein Original auf Papier haben, sondern nur in elektronischer Form. Um Dokumente mit Rechtskraft bereitzustellen, wenden Sie sich an digitale Signaturen, die vor Plagiaten und Verfälschungen der Dokumentation schützen. Mit dieser Buchhaltungsmethode können Sie die Zeit zum Erstellen von Dokumenten minimieren und die Kontrolle über deren Bewegung erhöhen.

Gemischt - setzt voraus, dass die Koordinierung und Genehmigung von Dokumenten auf Papier erfolgt und die Vorbereitung und Übertragung zwischen Strukturabteilungen oder Mitarbeitern mithilfe von Computern erfolgt. Dabei Rechtswirksamkeit hat das Originaldokument auf Papier. Diese Methode sorgt für die Optimierung des Zeitplans der Bewegung der Dokumentation im Unternehmen.

Elektronische Dokumentenverwaltung

Elektronisches Dokumentenmanagement (EDM)- ein einziger Mechanismus für die Arbeit mit in elektronischer Form eingereichten Dokumenten mit der Umsetzung des Konzepts der "papierlosen Büroarbeit".

Grundprinzipien des elektronischen Dokumentenmanagements:

· Einmalige Registrierung eines Dokuments, die es ermöglicht, ein Dokument eindeutig zu identifizieren.

· Die Möglichkeit der parallelen Ausführung von Vorgängen, die es ermöglicht, die Zeit für die Bewegung von Dokumenten zu verkürzen und die Effizienz ihrer Ausführung zu erhöhen.

· Kontinuität der Dokumentenbewegung, die es ermöglicht, die für die Ausführung des Dokuments (Aufgabe) verantwortliche Person zu jedem Zeitpunkt im Leben des Dokuments (Prozesses) zu identifizieren.

· Eine einheitliche (oder koordiniert verteilte) Basis von Dokumenteninformationen, die es ermöglicht, die Möglichkeit der Duplizierung von Dokumenten auszuschließen.

· Effizient organisiertes Dokumentensuchsystem, mit dem Sie ein Dokument mit minimalen Informationen darüber finden können.

· Ein erweitertes Berichtssystem für verschiedene Status und Attribute von Dokumenten, mit dem Sie die Bewegung von Dokumenten durch die Prozesse des Dokumentenumlaufs steuern und Managemententscheidungen auf der Grundlage von Daten aus Berichten treffen können.

Im Management sind elektronische Mittel zur Erstellung und Verarbeitung von Dokumenten weit verbreitet, daher wird der Workflow als integraler Bestandteil der Managementinformationsunterstützung betrachtet und umfasst die Bewegung von Informationsflüssen der Organisation - deren Empfang, Verarbeitung, Verarbeitung und Nutzung.

War es bis vor kurzem in der Wirtschaftsliteratur üblich, traditionelles und elektronisches Dokumentenmanagement voneinander zu trennen, so können wir heute von der Entstehung einer neuen, modernen Art des Dokumentenmanagements sprechen, die kombiniert beste Qualitäten traditionelle Büroarbeit mit moderne Technologien Erstellung, Verarbeitung und Übermittlung von Dokumenten an ihren Bestimmungsort.

Gegenwärtig besteht in der russischen Büroarbeit noch eine Kombination aus beiden Arten von Arbeitsabläufen mit einer gewissen Dominanz der Elektronik in großen Verwaltungs- und Industriezentren.

Der traditionelle Workflow behält seine Stellung in einigen spezifischen Bereichen der Büroarbeit, insbesondere wenn es um vertrauliche Dokumente (Dokumente mit begrenzter Verwendung) geht.

Daher sollte der moderne Arbeitsablauf der Organisation als gemischter Arbeitsablauf betrachtet werden, der auf der vorrangigen Nutzung elektronischer Technologie für die Arbeit mit Dokumenten basiert.

Letzteres bedeutet, dass Dokumente in der Regel mit modernen technischen Mitteln (Bürogeräte, Materialien etc.) erstellt und deren Übermittlung, Bearbeitung und Aufbewahrung sowohl in elektronischer als auch in „Papier“-Form erfolgen.

Der moderne Workflow einer Organisation entsteht durch eine organisierte „Zusammenführung“ dreier unabhängiger Informationsflüsse, durch die interne Dokumente, eingehende Dokumente und ausgehende Dokumente „reisen“.

Der externe Informationsfluss gewährleistet die Bewegung eingehender und ausgehender Dokumente und der interne Informationsfluss - die Bewegung von Dokumenten innerhalb des Unternehmens.

Zu interne Dokumente Es ist üblich, Dokumente, die von Beamten entwickelt wurden, auf der Grundlage der Aufgaben und Bedürfnisse der Organisation (ihrer strukturellen Abteilungen) und in Übereinstimmung mit internen Regeln für die Entwicklung von Dokumenten zuzuordnen. Mit anderen Worten, dies sind Dokumente, die als Ergebnis der internen Aktivitäten des Unternehmens erstellt wurden.

Die allgemeine Organisation der Arbeit mit internen Dokumenten der Organisation ist wie folgt:

Eingehende Dokumente- Dies sind Dokumente, die über verschiedene Kommunikationskanäle von außen in die Organisation gelangen.

Die allgemeine Organisation der Arbeit mit eingehenden Dokumenten der Organisation ist wie folgt:

Ausgehende Dokumente- Dies sind Dokumente, die innerhalb der Organisation entwickelt und nach außen zur Anleitung an niedrigere Leitungsorgane (untergeordnete Beamte, Institutionen und Organisationen) oder in Befolgung schriftlicher Anweisungen (Leitdokumente) der höchsten Autorität (Obere Chefs) gesendet werden.

Die allgemeine Organisation der Arbeit mit ausgehenden Dokumenten der Organisation ist wie folgt:

Elektronische Dokumentenverwaltungssysteme

MitistThema Elektronisches Dokumentenmanagement (EDMS) eng. EDMS (Electronic Document Management Systems) und EMC (Enterprise Content Management) ist ein System zur Automatisierung der Arbeit mit Informationsdokumenten während ihres gesamten Lebenszyklus (Erstellung, Änderung, Speicherung, Suche, Klassifizierung usw.) sowie von Interaktionsprozessen zwischen Mitarbeitern. Dabei sind unter Dokumenten vor allem unstrukturierte elektronische Dokumente (Word-, Excel-Dateien etc.) zu verstehen. Das EDMS umfasst in der Regel ein elektronisches Dokumentenarchiv und ein System zur Automatisierung von Geschäftsprozessen und zur Unterstützung der Funktionalität der Büroarbeit.

Derzeit gibt es eine Vielzahl elektronischer Dokumentenmanagementsysteme. Dabei ist zwischen den Begriffen „Dokumentenfluss“ und „Büroarbeit“ zu unterscheiden. Büroarbeit ist ein in der Büropraxis verwendeter Begriff, der sich auf ein formales Regelwerk für die Arbeit mit Dokumenten bezieht. Es gibt Dokumentenmanagementsysteme, die auf die notwendigen Büroarbeitsregeln konfiguriert werden können. Es gibt aber Systeme, die sich ursprünglich die Unterstützung eben dieser Regeln zum Ziel gesetzt haben und in diesem Sinne nicht über allgemeinere Funktionen verfügen, die ausreichend sind, um als Workflow-Systeme bezeichnet zu werden.

Jedes Workflow-System kann Elemente jeder der folgenden Kategorien enthalten, aber die meisten von ihnen haben eine spezifische Ausrichtung in einem der Bereiche, die hauptsächlich mit der Produktpositionierung verbunden sind.

Klassifizierung elektronischer Dokumentenmanagementsysteme:

1. Universelles "verpacktes" SEDO:

o Standardsatz von Funktionen;

o die Unfähigkeit, die Bedürfnisse einer bestimmten Organisation vollständig zu erfüllen;

o geringe Zeitkosten für Anschaffung und Installation;

o relativ niedrige Kosten;

o die Notwendigkeit, für jede implementierte Workstation eine Lizenz zu erwerben.

2. Individuell entwickeltes EDMS:

o das individuellste System;

o hohe Zeitkosten;

o hohe Entwicklungskosten;

o damit verbundene Kosten: die Kosten für die Schulung von Mitarbeitern, den Kauf neuer Geräte und Software.

3. Kombiniertes EDMS:

o die Basisplattform, für die die notwendigen Zusatzmodule entwickelt werden;

o vollständige Erfüllung der Bedürfnisse des Unternehmens;

o geringer Zeitaufwand für Entwicklung und Implementierung;

o Die Kosten umfassen: den Preis der Basisplattform und die Kosten für die individuelle Veredelung, je nach Komplexität des Auftrags;

o Übertragung von Rechten an dem Produkt an den Kunden;

o einfache Entwicklung und Verwendung;

o vollständige Russifizierung;

o benutzerfreundliche Schnittstelle;

o Interaktion mit bestehenden Office-Anwendungen.

Entsprechend der Anzahl der implementierten Funktionen werden EDMS unterteilt in:

· Systeme mit fortschrittlichen Mitteln zum Speichern und Abrufen von Informationen (elektronische Archive-EA). Ein elektronisches Archiv ist ein Spezialfall eines Dokumentenverwaltungssystems, das auf effizientes Speichern und Abrufen von Informationen ausgerichtet ist. Einige Systeme zeichnen sich besonders durch fortschrittliche Volltextsuchwerkzeuge aus: Fuzzy-Suche, semantische Suche usw., andere durch effiziente Speicherorganisation: HSM, Unterstützung für eine Vielzahl von Informationsspeichergeräten usw.

· Systeme mit erweiterten Workflow-Tools (WF).. Diese Systeme sind hauptsächlich darauf ausgelegt, die Bewegung bestimmter Objekte entlang vorgegebener Routen sicherzustellen (das sogenannte "harte Routing"). In jeder Phase kann sich das Objekt ändern, daher wird es das gemeinsame Wort "Arbeit" (Arbeit) genannt. Systeme dieser Art werden als Workflow-Systeme bezeichnet - „Workflow“ (leider gibt es für diesen Begriff keine genaue Entsprechung auf Russisch). Dokumente können an Jobs angehängt werden, aber Dokumente sind nicht das grundlegende Objekt dieser Systeme. Mit Hilfe solcher Systeme ist es möglich, bestimmte Arbeiten zu organisieren, bei denen alle Arbeitsschritte im Voraus bekannt sind und vorgeschrieben werden können.

· Systeme, die darauf ausgerichtet sind, das Management der Organisation und die Anhäufung von Wissen zu unterstützen. Dies sind "Hybrid"-Systeme, die normalerweise Elemente der beiden vorherigen kombinieren. In diesem Fall kann das Grundkonzept im System sowohl das Dokument selbst als auch die auszuführende Aufgabe sein. Um eine Organisation zu verwalten, sind sowohl „hartes“ als auch „freies“ Routing erforderlich, wenn die Route des Dokuments vom Leiter zugewiesen wird („malt“ das eingehende Dokument), daher können beide Technologien in der einen oder anderen Form vorhanden sein solche Systeme. Diese Systeme werden aktiv in staatlichen Verwaltungsstrukturen und in Ämtern eingesetzt Großunternehmen, die sich durch eine entwickelte Hierarchie auszeichnen, haben bestimmte Regeln und Verfahren für die Bewegung von Dokumenten. Gleichzeitig erstellen die Mitarbeiter gemeinsam Dokumente, bereiten Entscheidungen vor und treffen sie, führen sie aus oder kontrollieren ihre Ausführung.

Bei der Implementierung solcher Systeme in großen Unternehmen ist es wichtig festzustellen, ob das System eine Möglichkeit für eine effektive Verwaltung, die Verarbeitung großer Informationsmengen, die Integration in automatisierte Produktionsmanagementsysteme, die Skalierbarkeit, die schrittweise Implementierung unter Berücksichtigung der territorialen Verteilung und der komplexen Organisationsstruktur bietet , das rollenbasierte Prinzip der Zugriffsorganisation etc. .

· Kollaborationsorientierte Systeme. Dies ist ein neuer Trend im Bereich der Dokumentenmanagementsysteme, verbunden mit dem Verständnis von Variabilität Marktbedingungen in moderne Welt und mit dem Bedürfnis „nur das Nötigste“ für schnelle Fortbewegung zu haben, ohne überflüssigen, sehr nützlichen, aber schweren Ballast. Solche Systeme beinhalten im Gegensatz zu den vorherigen kein Hierarchiekonzept in der Organisation und kümmern sich nicht um eine Formalisierung des Arbeitsablaufs. Ihre Aufgabe ist die Bereitstellung gemeinsame Arbeit Personen in der Organisation, auch wenn sie geografisch getrennt sind, und bewahren die Ergebnisse dieser Arbeit auf. Üblicherweise im Konzept von "Portalen" implementiert. Sie bieten Dienste zum Speichern und Veröffentlichen von Dokumenten im Intranet, Informationsabruf, Diskussion, Besprechungseinrichtungen (sowohl real als auch virtuell). Solche Systeme finden Kunden in schnell wachsenden Handelsunternehmen, Arbeitsgruppen in großen Firmen und Behörden.

· Systeme mit erweiterten Zusatzdiensten. B. Customer Relationship Management (CRM – Customer Relation Management), Projektmanagement, Rechnungsstellung, E-Mail usw. (Beachten Sie, dass die Komplexität der Funktionen des Dokumentenmanagementsystems und beispielsweise des CRM-Dienstes unterschiedliche Ausmaße haben kann abhängig von der Organisation, aber im Kontext dieses Artikels ist die CRM-Funktionalität optional).

Typische Anforderungen für EDMS

Folgt man dem Schreiben der Norm zum Verfassen von Leistungsbeschreibungen, sind das die Anforderungen, die ein typischer Anwender stellen kann Standardsystem Elektronisches Dokumentenmanagement kann wie folgt beschrieben werden.

Das elektronische Dokumentenmanagementsystem sollte:

Gewährleistung der sicheren Aufbewahrung von Dokumenten und ihrer Beschreibungen;

Sicherstellung des Lebenszyklus eines Dokuments (Erstellung, Aufbewahrung von Versionen, Veröffentlichung, Sperrung des Zugriffs auf ein beschlagnahmtes Dokument, Übergabe eines Dokuments zur Aufbewahrung in einem Archiv);

Ermöglichen Sie dem Benutzer, verschiedene Arten von Dokumenten festzulegen, Karten für sie zu erstellen und zu bearbeiten;

Pflegen Sie eine Hierarchie von Kategorien für effektive Suche dokumentieren;

Suche nach Dokumenten basierend auf Informationen aus der Karte sowie dem Volltext;

· die Trennung des Zugriffs auf Dokumente auf der Ebene einzelner Benutzer nach dem Rollenprinzip und basierend auf der hierarchischen Struktur der Organisation sicherzustellen;

Unterstützung der HSM-Technologie;

alle Ereignisse im Zusammenhang mit der Arbeit von Benutzern und dem System selbst protokollieren; es ist notwendig, fortgeschrittene Verwaltungswerkzeuge zu haben;

Unterstützen Sie den Fernzugriff auf Informationen.

Fortgeschrittene Systeme sollten Folgendes unterstützen:

Cluster-Technologien zur Gewährleistung eines unterbrechungsfreien Betriebs;

geografisch verteilte Organisationen;

Verschlüsselungsalgorithmen zum Speichern und Übertragen von Daten;

Digitale Unterschrift.

Architekturanforderungen:

Verfügbarkeit eines dedizierten Anwendungsservers;

Vorhandensein eines Thin Clients; Unterstützung für den Zugriff auf Dokumente über einen Browser.

Multiplattform für Skalierbarkeit;

Anforderungen an Offenheit und Integration mit anderen Systemen:

Integration mit Streaming-Eingabe von Dokumenten;

Integration mit Office-Anwendungen;

Integration mit E-Mail;

Verfügbarkeit einer entwickelten Programmschnittstelle (API);

Integration mit Standard-Verzeichnisdiensten (z. B. LDAP) zum Pflegen und Synchronisieren der Liste der Systembenutzer;

die Fähigkeit, die Benutzeroberfläche für bestimmte Aufgaben anzupassen;

die Möglichkeit, das System mit eigenen spezialisierten Komponenten zu ergänzen;

Wenn eine externe Datenbank zum Speichern von Dokumentattributen verwendet wird, muss diese vorhanden sein detaillierte Beschreibung Datenstrukturen und Tools für die Arbeit mit verschiedenen DBMS.

Erstellung von Komponenten elektronischer Dokumentenverwaltungssysteme

Die Komponentenarchitektur des elektronischen Dokumentenverwaltungssystems ist in Abbildung 1 dargestellt. Die Hauptelemente der Architektur sind:

Client-Workstation - Komponenten der Benutzeroberfläche und Steuerelemente. Anwendungsserver – Serverkomponenten zum Ausführen der Geschäftslogik des Systems. Datenbankserver - Datenspeicher- und Zugriffskomponenten.

Die Komponenten des elektronischen Dokumentenverwaltungssystems interagieren mit anderen Systemen über die EDMS-Interaktionssoftwareschnittstelle, andere Systeme wiederum interagieren mit dem elektronischen Dokumentenverwaltungssystem über die EDMS-Softwareschnittstelle.

Abbildung 1. Komponentenarchitektur des elektronischen Dokumentenmanagementsystems

In diesem Kapitel wurden die grundlegenden Konzepte, Arten und Methoden der Organisation des Dokumentenmanagements sowie des elektronischen Dokumentenmanagements, der Klassifizierung und der Prinzipien betrachtet. Allgemeine Information zu elektronischen Dokumentenverwaltungssystemen, Klassifizierung und Anforderungen. Nun wenden wir uns der Überprüfung und Auswahl elektronischer Dokumentenmanagementsysteme zu.

2. ÜberprüfungSchlüsselelektronischDokumentenfluss

Derzeit bietet der russische Markt eine ziemlich breite Palette von EDMS, die die Anforderungen und Aufgaben der Automatisierung der Verwaltungsaktivitäten einer Organisation erfüllen können, jedoch mit unterschiedlichen Softwareanforderungen. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über einige automatisierte Systeme. Diese Systeme wurden nicht zufällig ausgewählt, sondern basieren auf einer Studie von DSS Consulting, die 2010 einen analytischen Bericht über die Entwicklung des russischen Marktes für EDMS- und ECM-Systeme veröffentlichte.

Branchenverteilung nach Anzahl der Implementierungen

In diesem Abschnitt wird die sektorale Verteilung von Projekten zur Implementierung von Umlauf-EDMS / ECM-Produkten in Russland in den Jahren 2009-2010 betrachtet.

Diagramm 1. Verteilung der Implementierungen von Umlauf-EDMS/ECM-Produkten nach Industrie in Russland im Jahr 2010

Ende 2010 wurden die meisten Projekte zur Implementierung von EDMS/ECM-Produkten für den Umlauf im öffentlichen Sektor registriert – 28 % der Implementierungen.

Den zweiten Platz in Bezug auf die Anzahl der erfolgreich abgeschlossenen Implementierungsprojekte belegt der Finanzsektor der Wirtschaft, dessen Anteil an Implementierungen (1%) gewachsen ist und bis Ende 2010 den Indikator (9% ).

Darüber hinaus sind Kreislauf-EDMS/ECM-Produkte aus Öl und Gas gefragt Chemieindustrie(8 % der Umsetzungen), Bauwesen (7 %) sowie Wissenschaft und Bildung (7 %). Gleichzeitig sollte beachtet werden, dass die Statistiken der Implementierungen im wissenschaftlichen und pädagogischen Segment ebenfalls waren Bildungsprojekte Implementierung.

Diagramm 2. Verteilung der Implementierungen von Umlauf-EDMS/ECM-Produkten in Russland im Jahr 2010

Aus dem Diagramm geht hervor, dass in Bezug auf die Anzahl der Implementierungen in Russland Directum EDMS (25 % des Marktes), DocsVision (15 % des Marktes), 1C-Document Management 8 (9 % des Marktes) einnimmt. und andere EDMS (51 % des Marktes) .

Daher wählen wir unter Berücksichtigung aller obigen Diagramme das beliebteste EDMS:

1. "Direktum", Direktum;

2. „DocsVision“, DocsVision;

3. "1C: Arbeitsablauf 8", 1C;

Überblick über typische EDMS-Lösungen

DIREKT

Directum ist ein elektronisches Dokumentenmanagement- und Interaktionsmanagementsystem, das darauf abzielt, die Effizienz aller Mitarbeiter der Organisation in verschiedenen Bereichen ihrer gemeinsamen Aktivitäten zu verbessern.

Kurze Beschreibung des Systems

Das DIRECTUM-System ist ein vollwertiges ECM-System und unterstützt den gesamten Lebenszyklus des Dokumentenmanagements, während sich die traditionelle „Papier“-Büroarbeit nahtlos in das elektronische Dokumentenmanagement einfügt. DIRECTUM bietet eine effektive Organisation und Steuerung von Geschäftsprozessen auf Basis der Workflow-Technologie: Genehmigung von Dokumenten, Bearbeitung komplexer Bestellungen, Vorbereitung und Durchführung von Besprechungen, Unterstützung des Verkaufszyklus und anderer Interaktionsprozesse.

Zu lösende Aufgaben

Durch die Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems werden folgende Aufgaben gelöst:

Die Arbeit mit Dokumenten und deren Koordination innerhalb der Organisation erfolgt nur in elektronischer Form mit EDS;

Top-Management arbeitet mit Dokumenten aus dem System;

die Kontrolle der Exekutivdisziplin erfolgt auf der Grundlage der Systemdaten;

Alle Strukturabteilungen, einschließlich der normalen Mitarbeiter, arbeiten im System;

· Es wurde ein einheitlicher Speicher für elektronische Dokumente und Unternehmenswissen geschaffen, mit dem alle Mitarbeiter entsprechend ihrer Befugnisse arbeiten.

Die Hauptfunktionalität des Systems wird durch folgende Merkmale bestimmt:

· Verfügbarkeit eines Tools, das die Identifizierung und Suche von Papierdokumenten vereinfacht. Das Vorhandensein eines geschäftsorientierten Workflow-Mechanismus und eines typischen Routenschema-Editors, mit dem Sie komplexe Geschäftsrouten modellieren können.

Möglichkeit zur Erstellung und Verwaltung von Dokumentenrepositorys mit nahezu unbegrenztem Volumen in einem einzigen System für andere Art Inhalte während des gesamten Lebenszyklus von Dokumenten.

· Erweiterte Funktionalität des Systems durch die Module Meeting Management, Contract Management und Customer Relationship Management.

· Erweiterte Implementierung des Mechanismus der elektronischen digitalen Signatur (EDS) für den Übergang zur elektronischen Dokumentenverwaltung, einschließlich der Verwendung von Kryptoschutz-Tools, die in der Russischen Föderation zertifiziert sind.

· Ein universeller Integrationsmechanismus, der die Arbeit von SAP, 1C und anderen ERP-Systemen in DIRECTUM vereinfacht.

· Fähigkeit, geografisch verteilte Arbeit im Offline-Modus zu organisieren, mit Unterstützung für eine hierarchische Struktur von Servern.

Verfügbarkeit von zwei Möglichkeiten für Benutzer, mit dem System zu arbeiten: über den Desktop-Client und über den Web-Client (mithilfe eines Webbrowsers)

· Die Möglichkeit, den Austausch elektronischer Dokumente mit EDS zwischen verschiedenen Organisationen zu organisieren, auch wenn diese unterschiedliche Dokumentenmanagementsysteme verwenden oder gar nicht verwenden.

· Hohe Skalierbarkeit des Systems, das Tausende von Benutzern und die Speicherung von Millionen unterschiedlicher Dokumente ermöglicht.

· Verfügbarkeit fortschrittlicher Tools (IS-Builder), die es Ihnen ermöglichen, das System schnell anzupassen, es mit anderen Systemen zu integrieren und es selbst zu modifizieren, wobei die Entwicklung der Organisation berücksichtigt wird.

· Einhaltung russischer Standards und Normen für Büroarbeit und -management (GSDOU).

Systemarchitektur

Systemaufbau:

· Verwaltung elektronischer Dokumente. Erstellen und Speichern verschiedener unstrukturierter Dokumente (Microsoft Word-Texte, Microsoft Excel-Tabellen, Microsoft Visio-Zeichnungen, CorelDraw, Videos usw.); Unterstützung für Dokumentversionen und digitale Signatur; Strukturieren von Dokumenten in Ordnern; Zugriffsrechte auf Dokumente zuweisen; Geschichte der Arbeit mit Dokumenten; Volltext- und attributive Suche von Dokumenten.

· Verwaltung von Geschäftsprozessen. Unterstützung der Genehmigungs- und Verarbeitungsprozesse von Dokumenten in allen Phasen ihres Lebenszyklus (docflow); Erteilung elektronischer Aufgaben und Kontrolle ihrer Ausführung; Interaktion zwischen Mitarbeitern im Rahmen von Geschäftsprozessen; Unterstützung für freie und harte Routen (Workflow).

· Verwaltung von Verträgen. Organisation des Genehmigungs- und Registrierungsprozesses von Verträgen und zugehörigen Dokumenten sowie der operativen Arbeit mit ihnen (Suche, Analyse, Bearbeitung usw.).

· Sitzungsmanagement. Organisation der Vorbereitung und Durchführung von Sitzungen (Abstimmung von Ort und Zeit, Zusammensetzung der Teilnehmer, Tagesordnung); Erstellung und Verteilung des Protokolls; Überwachung der Umsetzung der Beschlüsse der Versammlung.

· Sekretariat. Registrierung von Papierdokumenten gemäß den Anforderungen von GSDOU; Aufrechterhaltung einer Nomenklatur von Fällen mit flexiblen Nummerierungsregeln; Verteilung und Standortkontrolle von Papierdokumenten; Organisation des Austauschs von elektronischen Dokumenten mit EDS mit anderen Organisationen.

· Kundenbeziehungsmanagement. Pflege einer einheitlichen Datenbank von Organisationen und Kontaktpersonen; Führen einer Historie von Meetings, Anrufen und Korrespondenz mit Kunden; Unterstützung des Verkaufsprozesses gemäß den geregelten Phasen; Planung von Marketingaktivitäten; Analyse der Wirksamkeit von Vertriebs- und Marketingeinflüssen.

Abbildung 2 Modular Zusammensetzung des EDMS DIREKT

Die Möglichkeiten des DIRECTUM-Systems werden durch folgende Komponenten erheblich erweitert:

· Domänenorientiertes Entwicklungstool IS-Builder. Modifizierung und Entwicklung neuer Karten von elektronischen Dokumenten, Verzeichnissen, Berichten, Blöcken von Standardrouten; eingebaute Programmiersprache ISBL; Integration mit anderen Systemen.

· Dienstleistungen der Dateiaufbewahrung (DIRECTUM Storage Services). Verwaltung der Speicherung großer Datenmengen in einem einzigen System; Archivierung von Dokumenten; Arbeit mit Mediendaten; Einrichten von Speicherrichtlinien, die Daten automatisch zwischen Speichern verschieben.

· Webzugriffsserver. Arbeiten Sie mit elektronischen Dokumenten, Aufgaben, Aufgaben über einen Webbrowser.

· Erweiterungen für SharePoint. Eine Reihe vorgefertigter Webparts und Integrationsmechanismen, die den Zugriff auf DIRECTUM-Daten von einem auf Microsoft SharePoint basierenden Portal ermöglichen.

· Replikationsserver. Erstellung von geografisch verteilten Systemen zum Offline-Austausch von Daten; hierarchisches System sekundärer Server; benutzerdefinierte Zusammenstellung von replizierten Daten.

DIRECTUM OverDoc. Anzeigen, Bearbeiten und Signieren von EDS-Dokumenten außerhalb des DIRECTUM-Systems zum Austausch zwischen verschiedenen Organisationen; kostenlos verteilt.

· Technologie der schnellen Dokumentenidentifikation DIRECTUM RapID. Barcode-basiertes Markieren und Abrufen von Dokumenten, die einen schnellen Zugriff auf ein elektronisches Dokument von seiner Papierkopie ermöglichen.

· Dokumenteneingangsdienste (DIRECTUM Capture Services). Masseneingabe von Dokumenten in DIRECTUM aus verschiedenen Quellen (Scanner, MFPs, Dateisystem, Fax, E-Mail usw.).

· Dokumententransformationsdienste (DIRECTUM Transformation Services). Konvertieren von Dokumenten in andere Formate, Extrahieren nützlicher Informationen aus Dokumenten.

· Eine Reihe von Integrationswerkzeugen (DIRECTUM Integration Toolset). Einfache Integration mit ERP-Systemen: bidirektionale Synchronisierung von Verzeichnissen, Einbindung von Systemobjekten in den Workflow, Generierung von Dokumenten und Zugriff darauf aus dem ERP-System.

Systemvorteile

Der Effekt der Implementierung von DIRECTUM ist die Realisierung der Vorteile, die die Implementierung des Workflows bietet:

· Transparenz der Geschäftsprozesse. Das DIRECTUM-System bietet die Möglichkeit, die Phasen von Geschäftsprozessen zu verfolgen, wodurch alle Aktivitäten in der Organisation absolut transparent und steuerbar werden. Darüber hinaus enthält der Workflow-Mechanismus alle notwendigen Tools zum Einrichten von Prozessen beliebiger Komplexität.

· Ausschluss von unbefugtem Zugriff. Das Durchsickern vertraulicher Informationen kann zu Millionen von Verlusten für das Unternehmen führen.

· Verbesserung der Leistungsdisziplin. Laut Statistik werden 20 % der erhaltenen Aufgaben nicht von den dafür zuständigen Mitarbeitern ausgeführt. Bereitstellen volle Kontrolle In allen Arbeitsphasen des Managements wirkt sich das DIRECTUM-System direkt auf die Leistungsdisziplin der Mitarbeiter aus.

· Einhaltung der ISO-9000-Standards. Die Formulierung des Qualitätsmanagements ist nun zu einer der vorrangig zu lösenden Aufgaben geworden Russische Unternehmen. Entwickelt nach den Anforderungen der ISO 9001 wird das Qualitätsmanagementsystem (QMS) zur konzeptionellen Grundlage für die Verbesserung des Managementsystems der Organisation. Eine der Anforderungen an das QMS ist ein transparent geregelter Dokumentenfluss und Informationsaustausch. Vorteile der Verwendung von DIRECTUM beim Aufbau eines QMS: Sicherstellung der strikten Einhaltung der Abschnitte des ISO 9001:2000-Standards zum Dokumenten- und Aufzeichnungsmanagement; Unterstützung bei der Umsetzung von Vorschriften durch Mitarbeiter innerhalb der beschriebenen Geschäftsprozesse; Bereitstellung von Mitteln zur Managementkontrolle über das Funktionieren des QMS.

· Verringerung des Zeitaufwands von Führungskräften und Mitarbeitern. Der Einsatz des DIRECTUM-Systems reduziert den Zeitaufwand für fast alle Routinearbeiten mit Dokumenten (Erstellung, Suche, Freigabe etc.).

· Leichtigkeit der Innovation und des Lernens. Dank des auf der Grundlage des DIRECTUM-Systems aufgebauten Benachrichtigungssystems: Neue Arbeitsregeln werden allen Mitarbeitern schnell mitgeteilt; Routen und Dokumentvorlagen werden einfach geändert, und die Mitarbeiter beginnen automatisch mit einer neuen Arbeitsweise.

· Mit der Inbetriebnahme des DIRECTUM-Systems findet die Bildung der Unternehmenswissensbasis der Organisation statt, was wiederum ermöglicht, die für die Schulung neuer Mitarbeiter vorgesehene Zeit zu reduzieren.

· Entwicklung der Unternehmenskultur. Der Prozess der Einführung des elektronischen Dokumentenmanagements etabliert und pflegt die Unternehmenskultur.

· Orientierung zur Steigerung der Arbeitseffizienz im Allgemeinen. Erweitertes Content-Management mit vollständiger Lebenszyklusunterstützung, Eingabe von Dokumenten aus verschiedenen Quellen, Konvertierung und Speicherung von Dokumenten in verschiedenen Formaten.

DocsVision

Die DocsVision-Plattform ist die Grundlage für das elektronische Dokumentenmanagement - die Erstellung eines Dokumenten- und Geschäftsprozessmanagementsystems und enthält nur die Hauptelemente, die zum Speichern von Informationen, zum Zugreifen darauf und zum Bereitstellen einer vertrauten und bequemen Benutzeroberfläche für den Benutzer entwickelt wurden.

Kurze Beschreibung des Systems

Die Hauptprozesse wurden mit Hilfe von EDMS DocsVision automatisiert - Registrierung von eingehenden / ausgehenden Dokumenten und Sitzungsprotokollen; Vorbereitung, Genehmigung und Ausführung der internen Verwaltungsdokumentation; Kontrolle über die Ausführung von Aufträgen.

Die Plattform besteht aus Client- und Serverteilen. Serverkomponenten ermöglichen es Ihnen, alle notwendigen Strukturen zur Speicherung von Daten (Karteikarten und elektronische Dokumentendateien) zu schaffen und deren Integrität auch in Zukunft zu wahren, sicherzustellen, dass der Client Daten gemäß den Zugriffsrechten empfängt, aktualisiert und löscht. Client-Komponenten bieten dem Endbenutzer eine Schnittstelle zum Arbeiten mit den in der Datenbank enthaltenen Informationen, einschließlich ihrer Suche, Anzeige und Änderung.

Die Hauptclientkomponente der DocsVision-Plattform ist der Navigator (er funktioniert als Anwendung in der Microsoft Internet Explorer-Umgebung), der Zugriff auf alle DocsVision-Objekte bietet:

Anzeigen des Baums von Ordnern und Karten in Ordnern;

Anzeigen des Inhalts von Karten und Gruppieren nach bestimmten Kriterien;

Suche nach Karten nach bestimmten Kriterien;

Erstellen neuer und Bearbeiten bestehender Dokumente.

Um die Arbeit mit elektronischen Dokumenten übersichtlicher und bequemer zu gestalten, sind die Karten in Ordnern gruppiert, ähnlich wie Explorer-Ordner, die eine logische und geordnete Speicherung von Dokumenten gemäß den von der Organisation festgelegten Regeln ermöglichen. Formulare zum Registrieren von Dokumenten – Dokumentenkarten – können sich in jeder einzelnen Organisation unterscheiden und von ihr unabhängig entwickelt werden, daher sind sie nicht Teil der DocsVision-Plattform, sondern Teil der integrierten DocsVision-Anwendung „Büroarbeit“.

Zu lösende Aufgaben

DocsVision bietet die Integration aller auf Basis der Plattform erstellten Anwendungen in einem einzigen Bereich zur Verwaltung von Dokumenten und Prozessen in der Organisation.

Hauptfunktionen von DocsVision:

· Automatisierung der Unternehmensverwaltung.

· Unterstützung des Prozessansatzes in der Organisation des Managements.

· Automatisierung von Qualitätsmanagementsystemen.

· Automatisierung der Abstimmungs- und Genehmigungsprozesse von Dokumenten.

· Mittel zur Kontrolle der Ausführung von Dokumenten und Aufgaben.

· Weiterleitung und Zustellung von Dokumenten an Benutzerarbeitsplätze.

· Verwaltung von Dokumentenbearbeitungsprozessen.

· Organisation der Interaktion mit Auftragnehmern und Kunden.

Büroautomation.

· Erstellung eines elektronischen Dokumentenarchivs.

Systemarchitektur

Die Architektur der DocsVision-Plattform basiert auf Technologien, die die Implementierung skalierbarer Lösungen ermöglichen. Die Akzente der architektonischen Lösungen von DocsVision sind die Integration von Lösungen auf Basis von DocsVision, System-Skalierbarkeit, die Fähigkeit, das Informationssystem einer Organisation in die Infrastruktur einzubetten, Flexibilität, Systemerweiterbarkeit und die Fähigkeit, verteilte Lösungen zu erstellen.

Abbildung 3. Architektur des DocsVision-Systems

DocsVision basiert auf einem Baukastenprinzip – das System umfasst folgende Komponenten:

· Kernel-Module, die grundlegende Systemdienste implementieren.

· Systemmodule, die Systemverwaltungstools und Zugriff auf die Hauptobjekte des Systems bereitstellen.

· Gateways – Module zur Integration eines Geschäftsprozessmanagementsystems mit externen Systemen, die eine einheitliche Verarbeitung von Ereignissen und Objekten in einem externen System ermöglichen.

· Die im System enthaltenen Anwendungsmodule bilden seine Funktionalität aus Sicht des Endbenutzers. Der Satz von Anwendungsmodulen umfasst Dokumentenkarten und Verzeichnisse, die von allen verwendet werden, die im System arbeiten.

· Der DocsVision-Server basiert auf MS SQL Server und MS IIS Webserver und besteht aus einem Speicherserver und einem Installer.

· Der DocsVision-Client ist in den Internet Explorer integriert und besteht aus dem Systemkern und einem von ihm verwalteten Kartensatz.

· Der Routing-Server, der Teil der DocsVision-Plattform ist, ermöglicht es Ihnen, E-Mail-Tools zu verwenden, um Aufgaben an Ausführende zu senden, automatisch Informationen zu sammeln und ihre Ausführung zu verfolgen.

Das Konzept des Systems basiert auf der Ideologie von Komponenten, die nicht auf die Verbindung zum Server ausgerichtet sind, was eine maximale Skalierbarkeit des Systems gewährleistet.

Um diese Anforderungen zu erfüllen, ist das System in einer dreischichtigen Architektur implementiert, deren mittleres Glied ein Webserver ist. Der Webserver führt eine der Kernkomponenten des Kernels aus, den Speicherserver, der Zugriff auf Daten und Dateispeicher bietet. Der Speicherserver ist als zustandslose Komponente implementiert, wodurch das Problem der Skalierbarkeit auf der Ebene der mittleren Ebene der Anwendung gelöst wird.

Das System ermöglicht es Ihnen, gleichzeitig mit mehreren Datenbankservern zu arbeiten und kann auch Lastenausgleich für DocsVision-Anwendungsserver bereitstellen, wenn Sie darunter arbeiten Microsoft-Verwaltung App Center.

Die Architektur des Systems ist so ausgelegt, dass es innerhalb der aktuellen Infrastruktur des Informationssystems arbeiten kann. DocsVision wurde entwickelt, um mit Microsoft SQL Server als grundlegendem Informationsspeicher zusammenzuarbeiten, kann aber auch andere gebräuchliche Datenbankserver unterstützen. Sowohl Microsoft Exchange Server als auch jedes E-Mail-System, das das SMTP-Protokoll unterstützt, können als Subsystem für das Dokumenten-Routing verwendet werden. Der Hauptanwendungsserver von DocsVision läuft unter Microsoft Internet Information Server.

Als Client-Anwendungen können sowohl der Internet Explorer als auch Microsoft Outlook verwendet werden. DocsVision-Anwendungen können mithilfe der Digital Dashboard WEB Part-Technologie in Microsoft Office SharePoint Server eingebettet werden.

Das DocsVision-System ist in einer offenen Architektur implementiert. Alle Funktionen von DocsVision-Anwendungen sind über Programmierschnittstellen verfügbar, die die Flexibilität bieten, Plattformkomponenten zu verwenden, um spezifische Lösungen zu erstellen. Es gibt Tools, um einzelne Systemfunktionen in bereits in Unternehmen eingesetzte Anwendungen einzubetten. Mit dem System können Sie alle auf seiner Basis erstellten Anwendungen zu einem einzigen Komplex zusammenfassen.

Systemvorteile

Alle mit DocsVision erstellten Anwendungen bieten die folgenden Vorteile:

· Einheitliche Mechanismen zum Speichern und Präsentieren von Informationen.

· Einheitliche Mechanismen zur Begrenzung von Zugriffsrechten auf elektronische Dokumente und Aktionen mit ihnen.

· Allgemeine Mittel zur Navigation und zum Zugriff auf Daten und Organisation des Arbeitsbereichs des Benutzers.

· Allgemeine Struktur Nachschlagewerke.

· Allgemeine Werkzeuge zum Suchen und Extrahieren von Wissen.

· Unified Application Lifecycle Management und Routing.

· Einheitliche Infrastruktur Anwendungsmanagement und Verwaltung.

· Einheitliche Entwicklungswerkzeuge (Einstellungen) der Infrastruktur.

· Einheitliches Objektmodell für alle Anwendungen des Systems und Vorhandensein eines gemeinsamen Satzes von Komponenten, die für die Einbettung in Client-Anwendungen verwendet werden.

Die ursprüngliche und vollständige WEB-Kompatibilität des Systems, insbesondere seiner Verwaltungstools, ermöglicht die Verwendung von DocsVision-Anwendungen von überall im weltweiten Netzwerk, die Verfügbarkeit von Offline-Dokumenten-Routing-Tools ermöglicht es Ihnen, Benutzer zu verbinden, die nur über E-Mail mit dem Büro des Unternehmens interagieren. mail, um mit dem System zu arbeiten.

Mit DocsVision können Sie mit den folgenden Entitäten arbeiten:

· Elektronische Dokumente mit großen Datenmengen.

· Große Mengen von Dokumenten auf dem Server gespeichert.

· Eine große Anzahl gleichzeitiger Benutzersitzungen.

1C: Dokumentenverwaltung

„1C: Workflow 8“ hat keine Branchenspezifika und kann sowohl im öffentlichen Sektor als auch in Handelsunternehmen effektiv eingesetzt werden, egal ob es sich um eine verteilte Holdingstruktur mit einer großen Anzahl von Benutzern oder ein kleines Unternehmen handelt. Da das Programm universell ist, kann es leicht angepasst und an die Besonderheiten einer bestimmten Organisation angepasst werden. Das auf der neuen technologischen Plattform „1C: Enterprise 8.2“ entwickelte Softwareprodukt „1C: Document Management 8“ ist der Nachfolger des Softwareprodukts „1C: Archive 3“, das in Hunderten von Organisationen, Unternehmen und Institutionen eingesetzt wird seit mehr als 10 Jahren und ist für die Automatisierung von Arbeitsabläufen konzipiert.

Kurzbeschreibung des Systems:

Mit "1C: Workflow 8" können Sie die folgenden Funktionen implementieren:

rationalisieren Sie die Arbeit der Mitarbeiter mit Dokumenten, beseitigen Sie die Möglichkeit, Versionen zu verlieren oder Fragmente zu überqueren, während Sie gleichzeitig arbeiten;

· Reduzierung der Zeit für die Suche nach den erforderlichen Informationen und der Gesamtzeit für die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten;

Verbesserung der Qualität des fertigen Materials (Projekte, Dokumentation usw.)

Das Programm läuft auf der 1C: Enterprise 8-Plattform und bietet die folgenden Operationen:

Aufbewahrung von Dokumenten;

Einschränkung der Zugriffsrechte auf Dokumente;

Kollektives Arbeiten mit Dokumenten;

Speicherung und Versionskontrolle;

Erteilung und Kontrolle von Bestellungen;

· Berichterstattung;

mit dem System über einen Webbrowser arbeiten.

Zu lösende Aufgaben:

Das System ermöglicht es Ihnen, mit Dokumenten jeglicher Art zu arbeiten. Auf dem lokalen Computer installierte Anwendungen werden zum Anzeigen oder Bearbeiten von Dokumenten verwendet. Textdokumente werden direkt in 1C:Enterprise bearbeitet, ohne externe Anwendungen aufzurufen:

· Struktur der Abschnitte. Alle Dokumente werden in einer zugriffsberechtigten Partitionsstruktur abgelegt.

· Zugangsrechte. Die Möglichkeit, verschiedene Zugriffsebenen für Benutzer und Benutzergruppen auf Abschnitte, Dokumente und Anweisungen festzulegen.

· Automatische Speicherung von Versionen. Wenn Sie bearbeitete Dokumente in den Dokumentenspeicher einchecken, wird automatisch eine neue Version mit Autor, Datum und Uhrzeit der Erstellung erstellt. Sie können die Liste der Versionen direkt von der Dokumentenkarte aus anzeigen, unnötige Versionen löschen oder die aktive (aktuelle) Version ändern.

· Volltextsuche. Bietet Volltext-Datensuche (Dokumente, Abschnitte, Rezensionen, Aufgaben) in allen Feldern, einschließlich des Inhalts von Dokumenten.

· Überprüfung von Dokumenten. Benutzer können Dokumente überprüfen, und die optionale Möglichkeit, im Namen einer anderen Person zu überprüfen, wird unterstützt. Die Liste der Gutachten kann direkt aus der Dokumentenkarte eingesehen werden.

· Desktop. Die meiste Arbeit kann direkt auf dem Desktop erledigt werden, der eine Liste der vom Benutzer bearbeiteten Dokumente und ausstehende Aufgaben anzeigt und die Möglichkeit bietet, schnell nach Inhalten nach Dokumenten zu suchen.

· Zusätzliche Eigenschaften. Dokumenten, Aufträgen und Geschäftsprozessen können zusätzliche Eigenschaften zugeordnet werden, die in der Karte nicht vorgesehen sind. Beispielsweise können Sie für ein Dokument zusätzliche Eigenschaften wie "Wichtigkeit des Dokuments", "Tags", "Korrespondent", "Speicherort" usw. hinzufügen.

· Aufträge erteilen. Es ist möglich Weisungen mit folgenden Merkmalen zu erteilen (Links auf Dokumente oder andere Weisungen können an die Weisung angehängt werden):

o den Text der Bestellung;

o Beschreibung;

o Darsteller;

o Kontrollzeitraum.

· Geschäftsprozesse. Um die gemeinsame Arbeit mit Dokumenten zu automatisieren, werden die folgenden Geschäftsprozesse bereitgestellt (jedem der angegebenen Geschäftsprozesse können ein oder mehrere Dokumente angehängt werden; rollenbasiertes Routing wird unterstützt, wodurch Sie Aufgaben nicht nur bestimmten Mitarbeitern zuweisen können, sondern auch zu Rollen und Benutzergruppen)

o Bestellung mit Kontrolle – nach Ausführung der Bestellung geht sie an den Kontrolleur, der entscheidet, ob sie als erledigt betrachtet oder zur Überarbeitung zurückgesendet wird.

o Genehmigung – Dokumente, die einem solchen Geschäftsprozess beigefügt sind, werden den angegebenen Befragten (Benutzern) zur Genehmigung vorgelegt und dann an den Autor dieses Geschäftsprozesses zurückgegeben, um sich mit den Ergebnissen der Genehmigung vertraut zu machen.

o Durchlauf – Mit diesem Geschäftsprozess können Sie einen sequenziellen Durchlauf von Benutzern durch die Liste organisieren. Gleichzeitig können Sie für jeden Benutzer Ihre eigene Reihenfolge und Frist festlegen.

"1C: Document Management 8" in einem Komplex löst die Probleme der Automatisierung der Dokumentenabrechnung, der Interaktion der Mitarbeiter, der Kontrolle und Analyse der Leistungsdisziplin:

zentrale sichere Aufbewahrung von Dokumenten,

schneller Zugriff auf Dokumente unter Berücksichtigung von Benutzerrechten,

Registrierung eingehender und ausgehender Dokumente,

Dokumente ansehen und bearbeiten,

Versionskontrolle von Dokumenten

Volltextsuche von Dokumenten nach ihrem Inhalt,

Arbeiten mit Dokumenten jeglicher Art: Office-Dokumente, Texte, Bilder, Audio- und Videodateien, Designsystemdokumente, Archive, Anwendungen usw.,

Kollektive Arbeit von Benutzern mit der Fähigkeit, die Ausführung von Dokumenten zu vereinbaren, zu genehmigen und zu kontrollieren,

Dokumentenweiterleitung, individuell anpassbar für jeden Dokumententyp,

Automatisierter Download von Dokumenten aus E-Mail und von einem Scanner,

Erfassung und Kontrolle der Arbeitszeiten der Mitarbeiter.

Die Bilanzierung von Dokumenten erfolgt im Rahmen von Dokumentenarten gemäß der Verordnung über den Dokumentenfluss des Unternehmens. Die im Programm festgelegten Rechnungslegungsgrundsätze für eingehende, ausgehende und interne Dokumente entsprechen vollständig den geltenden Standards und Normen:

GOST R 6.30-2003,

GOST R 51141-98,

· das Bundesgesetz Russische Föderation vom 27. Juli 2006 Nr. 149-FZ „Über Informationen, Informationstechnologien und Informationsschutz“,

· GSDOU-Anforderungen,

· Regelmäßige Einweisung in die Bürotätigkeit in föderalen Exekutivbehörden.

Systemarchitektur:

„1C: Document Management 8" unterstützt die Arbeit mehrerer Benutzer in einem lokalen Netzwerk oder über das Internet, einschließlich über Webbrowser. Die logische Struktur von „1C: Document Management 8" ist in den folgenden Abbildungen dargestellt.

Abbildung 4. Modularer Aufbau des EDMS „1C: Workflow 8“

Abbildung 5. Funktionsblöcke des EDMS „1C: Workflow 8“

Das Schema des Einsatzes des Systems und die Organisation der elektronischen Dokumentenverwaltung ist in der folgenden Abbildung dargestellt.

Abbildung 6. Schema der Bereitstellung von EDMS „1C: Workflow 8“

Systemvorteile

1C: Document Management 8 wurde auf der technologischen Plattform 1C: Enterprise 8.2 entwickelt, die eine hohe Flexibilität, Anpassbarkeit, Skalierbarkeit, Leistung und Ergonomie von Anwendungslösungen bietet, die Arbeit im Thin- und Web-Client-Modus unterstützt, Benutzerarbeit über das Internet, einschließlich und niedrig -schnelle Kommunikationskanäle.

Die 1C: Enterprise 8-Plattform unterstützt die Arbeit im Dateimodus sowie mit verschiedenen DBMS: Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database.

Der 1C:Enterprise 8-Server kann sowohl in der Microsoft Windows-Umgebung als auch in der Linux-Umgebung betrieben werden. Nach der Implementierung bietet dies die Möglichkeit, die Architektur auszuwählen, auf der das System arbeiten soll, und die Möglichkeit, Open-Source-Software für den Betrieb des Servers und der Datenbank zu verwenden.

Die Konfiguration richtet sich sowohl an gewerbliche Unternehmen als auch an Haushaltsinstitutionen:

· Büroarbeit,

· Dokumentenfluss,

· Interaktion,

· Datensuche.

Die Konfiguration ist universell und kann leicht angepasst und an die Besonderheiten eines bestimmten Handelsunternehmens oder einer Haushaltsinstitution angepasst werden.

Vergleich und Auswahl von EDMS

Der Zweck dieser Überprüfung besteht darin, Sie darauf vorzubereiten, eine Entscheidung zu treffen, wenn Sie das beste EDMS für Ihr College auswählen. Eine Übersicht über die Eigenschaften aller EDMS auf dem Markt ermöglicht es Ihnen, die Kriterien für die Auswahl eines EDMS zur Lösung spezifischer Probleme zu bestimmen und eine Lösung basierend auf einem systematischen Ansatz auszuwählen.

Zum Vergleich wurden die gängigsten EDMS in Russland ausgewählt:

1C: Arbeitsablauf 8 CORP

Der Vergleich der in der Übersicht vorgestellten Systeme erfolgt nach ausgewählten Parametern, zusammengefasst in sechs Kriterien. Es sollte beachtet werden, dass es für alle in der Überprüfung vorgestellten Systeme eine ziemlich große Implementierungspraxis gibt.

Der Vergleich von EDMS im Review erfolgt nach folgenden Kriterien:

1. Verwendete Technologien

2. Lizenzpolitik und Preise

3. Funktionalität

4. Zugriffsrechte und Informationssicherheit

5. Unterstützung

6. Ausbildung

Kriterium 1.Verwendete Technologien

Tabelle 1. Vergleich der verwendeten Technologien

Bemerkenswert ist die Variabilität von Serverbetriebssystemen und DB 1C: Document Management-Servern im Vergleich zu ihren Konkurrenten. Sie können auch auf den Unterschied zwischen Unternehmen in der Politik hinweisen, potenziellen Benutzern eine Demo / einen Demo-Zugang bereitzustellen. Die Hauptsache, die gleich zu Beginn unserer Überprüfung hervorgehoben werden sollte, ist, dass alle EDMS modular aufgebaut sind, was es Ihnen ermöglicht, dem EDMS neue Funktionen hinzuzufügen oder die Funktionalität bestehender zu entwickeln.

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