Khramzowskaja Natalja Alexandrowna, führender Dokumentenmanagement-Experte bei Electronic Office Systems, Mitglied der Guild of Document Managers undARMAInternational.

Momentan in Russische Föderation so große landesweite Projekte, die für die Zukunft des Landes von grundlegender Bedeutung sind, wie der Aufbau der "elektronischen Regierung" und der Informationsgesellschaft, haben mit der Umsetzung begonnen. " Elektronische Regierung” ist zu 90% elektronisches Dokumentenmanagement, zudem wird in beiden Projekten großer Wert darauf gelegt, das Zusammenspiel verschiedener Abteilungen bei der Lösung der wichtigsten Aufgaben zu verbessern Regierung kontrolliert, sowie bei der Bereitstellung öffentlicher Dienst insbesondere in elektronischer Form.

Die Umsetzung dieser Projekte, die darauf abzielen, die Position Russlands im 21. Jahrhundert zu erhalten und zu stärken, ist ohne moderne effektive ressortübergreifende Zusammenarbeit unmöglich. Die behördenübergreifende Zusammenarbeit ist ein Schlüsselelement bei der Lösung der Probleme der Steigerung der Effizienz der Volkswirtschaft, der Stärkung des militärischen und wissenschaftlich-technischen Potenzials, der Terrorismusbekämpfung und der Erhöhung der sozialen und politischen Stabilität der Gesellschaft.

Deshalb sind Programme zur Etablierung einer abteilungsübergreifenden elektronischen Interaktion (MEI), Dokumentenverwaltung (MEDO) etc. trotz aller unvermeidlichen Probleme und individuellen Misserfolge auf dem Weg zum Erfolg verurteilt. Auch die Führung des Landes ist sich bewusst, dass die Umsetzung aller milliardenschweren Programme zum Aufbau einer „Informationsgesellschaft“ mit der effektiven Mehrfachnutzung staatlicher Informationen beginnt.

So sieht das Gesetz „Über die Organisation der Erbringung staatlicher und kommunaler Dienstleistungen“ bereits vor, dass alle für die Erbringung öffentlicher Dienstleistungen erforderlichen Informationen zur Verfügung stehen Regierungsbehörden, werden von ihnen selbstständig aneinander übermittelt - Organisationen und Bürger sollten von diesem Informationsaustausch ausgeschlossen werden. Diese Bestimmungen treten in Kraft ab 1. Juli 2011.

Bundesgesetz vom 27. Juli 2010 Nr. 210-FZ "Über die Organisation der Erbringung staatlicher und kommunaler Dienstleistungen"

Artikel 7. Anforderungen an die Interaktion mit dem Antragsteller

Behörden ... sind nicht berechtigt, vom Antragsteller zu verlangen:

1) Bereitstellung von Dokumenten und Informationen ..., deren Bereitstellung nicht durch Regulierungsgesetze vorgesehen ist, ...;

2) Bereitstellung von Dokumenten und Informationen, die den Stellen, die ... Dienstleistungen erbringen, anderen staatlichen Stellen, Stellen zur Verfügung stehen Kommunalverwaltung, Organisationen, ... (tritt am 1. Juli 2011 in Kraft);

3) Durchführung von Maßnahmen, einschließlich Genehmigungen, die für die Erlangung staatlicher und kommunaler Dienstleistungen erforderlich sind und im Zusammenhang mit der Beantragung bei anderen staatlichen Stellen, lokalen Regierungen, Organisationen usw. stehen (tritt am 1. Juli 2011 in Kraft).

Aktuellen Zustand Fälle

In den Jahren 2009-2010 hat die Regierung der Russischen Föderation mehrere wichtige Entscheidungen über die Organisation der interministeriellen elektronischen Interaktion getroffen. Dies sind zunächst der folgende Erlass der Regierung:

· "Vorschriften über das System der abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung" (genehmigt durch das Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 22. September 2009 Nr. 754)

„Technische Anforderungen an die Organisation der Interaktion zwischen dem MEDO-System und dem EDMS Bundesorgane Exekutivgewalt“ (genehmigt durch Anordnung der Regierung der Russischen Föderation vom 2. Oktober 2009 Nr. 1403-r)

· "Vorschriften über ein einheitliches System der dienststellenübergreifenden elektronischen Interaktion" (genehmigt durch Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 8. September 2010 Nr. 697)

Durch Dekret der Regierung der Russischen Föderation Nr. 1475-r vom 15. Oktober 2009 wurde OJSC Rostelecom als einziger nationaler Betreiber der E-Government-Infrastruktur ausgewählt.

In einer Besprechung Regierungskommission für die Umsetzung Informationstechnologien Am 13. Juli 2010 wurde das Systemprojekt zur Bildung der elektronischen Regierungsinfrastruktur in der Russischen Föderation genehmigt.

Diese Entscheidungen haben noch nicht zu kardinalen Verschiebungen bei der Lösung des Problems der Etablierung eines modernen abteilungsübergreifenden Workflows geführt. Neben organisatorischen Problemen müssen noch einige andere Probleme gelöst werden. Der Minister für Telekommunikation und Massenkommunikation der Russischen Föderation, Igor Shchegolev, beschwerte sich in einem Interview mit der Online-Zeitung iToday.ru im April 2010 darüber, dass „in verschiedenen Abteilungen und Regionen die Software für elektronische Dokumentenverwaltungssysteme unterschiedlich ist, so die Aufgabe Die Integration des Dokumentenmanagements ist nicht einfach. Schließlich ist es notwendig, die Sicherheit von Informationen zu gewährleisten, und es gibt sehr ernste Anforderungen an die Sicherheit. Daher ist dieser Prozess nicht so schnell, wie wir es uns alle wünschen.“

Daher werden jetzt im Land zwei staatliche Systeme der interministeriellen Interaktion geschaffen: MEDO und SMEV, und diese Arbeit wird von zwei verschiedenen Abteilungen (bzw. dem Bundessicherheitsdienst und dem Ministerium für Kommunikation) überwacht.

Abteilungsübergreifendes elektronisches Dokumentenmanagementsystem (MEDO)

Das Projekt zur Schaffung des MEDO-Systems läuft seit mehreren Jahren, und einige Ergebnisse wurden bereits erzielt. In der ersten Phase des Projekts bestand die Aufgabe darin, das Dokument zu übertragen, die Frist für seine Ausführung zu kontrollieren und eine Antwort von der Abteilung zu erhalten. Jetzt hat die Pilotphase der zweiten Stufe begonnen, in der geplant ist, die Möglichkeit der Kontrolle des Vergiftungsvorgangs durch den Giftmischer in der Empfangsstelle umzusetzen.

Ursprünglich war geplant, bis Ende 2010 alle Bundesämter an MEDO anzubinden. Bisher gibt es jedoch keine Informationen von staatlichen Stellen, die dies bestätigen.

Die Analyse des MEDO-Projekts zeigt, dass seine Hauptideologie darin besteht, die Interaktion heterogener Systeme durch die Konvertierung von Formaten sicherzustellen. Zur Übertragung von Dokumenten und deren Metadaten wird ein internes Standardformat verwendet. Durch den Einsatz spezieller Gateways und Adapter können Sie das Zusammenspiel von Fachbereichs-EDMS mit MEDO deutlich automatisieren. All dies wird nun im Testmodus ausgearbeitet.

Die Verwendung sicherer E-Mail als Mittel zur Zustellung von MEDO-Nachrichten ist bei weitem die optimale technologische Lösung, aber es sind auch andere Lösungen möglich, beispielsweise die Platzierung von Nachrichten auf einem bestimmten Server mit Online-Zugriff.

Die auf sicherer E-Mail basierende Interaktion ist weltweit sehr beliebt, vor allem, weil Sie damit schnell ein funktionierendes System erstellen können, das einfache und verständliche Technologien für Menschen verwendet und ein ziemlich großes Potenzial für die Weiterentwicklung hat. Es ist sehr wichtig, dass das MEDO-System bereits funktioniert hat und die Projektteilnehmer die Rückkehr gespürt haben.

Die Firma „Electronic Office Systems“ war von Anfang an an der Entstehung von MEDO beteiligt. Insbesondere der vom Unternehmen entwickelte Adapter für Delo EDMS läuft bereits im Industriebetrieb.

Die Weiterentwicklung von MEDO ist im staatlichen Programm der Russischen Föderation "Informationsgesellschaft (2011 - 2020)" enthalten (genehmigt durch Verordnung der Regierung der Russischen Föderation vom 20. Oktober 2010 Nr. 1815-r). Zu den Zielindikatoren und Indikatoren des staatlichen Programms gehören: „18. Der Anteil der elektronischen Dokumentenverwaltung zwischen Behörden in volle Lautstärke Dokumenten-Management". Bis 2015 soll dieser Anteil auf 70 % steigen.

Die Zahl der Stellen des Bundes, die elektronische Dokumentenabbilder über ein ressortübergreifendes elektronisches Dokumentenverwaltungssystem ohne Duplizierung auf Papier austauschen (mit Ausnahme von Dokumenten, deren Erstellung in Papierform verpflichtend ist), soll erhöht werden auf:

· 45 Einheiten - im Jahr 2011;

· 65 Einheiten - im Jahr 2012;

· 85 Einheiten - im Jahr 2013;

Der Anteil des papierlosen elektronischen Dokumentenmanagements am Gesamtvolumen des Dokumentenmanagements:
10 Prozent - im Jahr 2011;

20 Prozent - im Jahr 2012;

Einheitliches System der abteilungsübergreifenden elektronischen Interaktion (SMEV)

Gemäß der Regierungsverordnung muss das Ministerium für Telekommunikation und Massenkommunikation das SMEV-System innerhalb von drei Monaten in Betrieb nehmen, die technischen Anforderungen für das Zusammenwirken von Informationssystemen in einem einzigen System genehmigen und ihre Veröffentlichung auf einem einzigen Portal für öffentliche Dienste sicherstellen.

Vorschriften über ein einheitliches System der abteilungsübergreifenden elektronischen Interaktion (genehmigt durch Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 8. September 2010 Nr. 697)

6. Die Hauptfunktionen des Interaktionssystems sind:

a) Sicherstellung der Übertragung von Anträgen, anderen Dokumenten und Informationen, die für die Erlangung staatlicher und kommunaler Dienstleistungen erforderlich sind und von Antragstellern über ein einziges Portal eingereicht werden, an die Informationssysteme von Stellen und Organisationen, die an das Interaktionssystem angeschlossen sind und verpflichtet sind, den angeforderten Staat bereitzustellen ( kommunale) Dienstleistungen;

b) Gewährleistung des Austauschs elektronischer Nachrichten zwischen Stellen und Organisationen, deren Informationssysteme an das Interaktionssystem angeschlossen sind, bei der Erbringung staatlicher und kommunaler Dienstleistungen und der Erfüllung staatlicher und kommunaler Aufgaben;

c) Gewährleistung der Übertragung von Anfragen, anderen Dokumenten und Informationen, die in den Informationssystemen von Einrichtungen und Organisationen verarbeitet werden, sowie von Informationen über den Fortschritt von Anfragen zur Erbringung staatlicher oder kommunaler Dienstleistungen und die Ergebnisse ihrer Erbringung an ein einziges Portal.

In den Nachrichten vom 16. September 2010 berichtete der Pressedienst des Ministeriums für Telekommunikation und Massenkommunikation: „Derzeit funktioniert SMEV erfolgreich. In naher Zukunft wird das Ministerium für Telekommunikation und Massenkommunikation das System in den kommerziellen Betrieb bringen. Bereits jetzt stellt es vorrangige öffentliche Dienste der Behörden bereit, die durch RFRF Nr. 1555 definiert und über ein einziges Portal für öffentliche Dienste verfügbar sind. Damit endeten die siegreichen Berichte über SMEV und für zwei Monate keine neue Informationen Bei der Umsetzung des Projekts auf Bundesebene wurden keine Fortschritte erzielt.

Die Entwicklung von SMEV ist auch im staatlichen Programm der Russischen Föderation "Informationsgesellschaft (2011 - 2020)" enthalten (genehmigt durch Verordnung der Regierung der Russischen Föderation vom 20. Oktober 2010 Nr. 1815-r).

Perspektiven für die Entwicklung der behördenübergreifenden Zusammenarbeit

Die derzeit im Aufbau befindlichen dienststellenübergreifenden Systeme zielen hauptsächlich darauf ab, die bestehende Korrespondenz zwischen den Behörden zu automatisieren. hochrangige Führungskräfte. Das ist ein notwendiger und wichtiger, aber nur der erste zaghafte Schritt nach vorn. Die Hauptaufgabe, die es in naher Zukunft zu lösen gilt, ist das „Andocken“ von Fachbereichs-Geschäftsprozessen und Fachbereichs-Informationsinfrastrukturen.

Die erste natürliche Stufe der Automatisierung ist die Übersetzung des bestehenden Workflows aus der elektronischen Form, einschließlich zahlreicher Referenzen und Zusammenfassungen. Die nächste Stufe ist die Ablehnung dieser Zertifikate und der Übergang zur Interaktion durch die kollektive operative Nutzung nationaler Informationssysteme und Ressourcen (Register, Verzeichnisse, Datenbanken usw.). Wie im Umgang mit Organisationen und Bürgern sollte das Nachschlagewerk nicht mehr automatisiert, sondern überflüssig gemacht und ausgerottet werden.

Es ist erwähnenswert, dass jetzt im Westen (und auch hier in Russland) die Einführung der Ideologie, Methoden und Technologien des „Web 2.0“ in die öffentliche Verwaltung weithin gefördert wird, mit dem Ziel einer breiteren und oft informellen Interaktion der Zivilgesellschaft Diener sowohl untereinander als auch mit der "Außenwelt", einschließlich des Gebrauchs soziale Netzwerke. Diese Idee ist meines Erachtens kritisch zu sehen, da solche Arbeitsweisen die bestehende Unterordnung in der Organisation unterminieren und es nicht offensichtlich ist, dass dies in allen Fällen förderlich sein wird. Gleichzeitig besteht die Hoffnung, dass der „Druck“ dieser Ideen aus dem Westen unseren Staat dazu zwingen wird, sich schrittweise von der starren „Vertikale“ in der Arbeit der Ministerien zu lösen und mehr Befugnisse an die Ebene der Ministerien zu delegieren mittleren Managern, indem ihnen unter anderem das Recht auf externe Korrespondenz innerhalb dieser Befugnisse gewährt wird.

Der gleiche Effekt der Delegation von Befugnissen kann eine breitere Nutzung von Workflow-Tools zur Automatisierung von Geschäftsprozessen im Allgemeinen und der Arbeit mit Dokumenten im Besonderen haben.

Wie ausländische Erfahrungen zeigen, kann eine so breite Delegation von Befugnissen die Methoden der Arbeit mit Dokumenten in Regierungsbehörden und die Struktur der interministeriellen Interaktion erheblich verändern. Je mehr Befugnisse delegiert werden, desto mehr fällt die Verantwortung für die Verwaltung von Dokumenten auf die Verantwortlichen selbst (einschließlich der Bildung von Fällen und der Festlegung von Fristen für die Aufbewahrung von Dokumenten). Die Folge wird ein Personalabbau bei den Management Documentation Support Services sein, aus denen zunächst Fachkräfte der mittleren Ebene „ausgewaschen“ werden. Eine kleine Anzahl technischer Mitarbeiter wird im DOE-Dienst verbleiben, und mehrere hochqualifizierte Spezialisten auf dem Gebiet des Dokumentenmanagements, die Führungsfunktionen für die Organisation der Arbeit mit Dokumenten in der Organisation wahrnehmen werden.

Es ist daher davon auszugehen, dass die abteilungsübergreifende Interaktion in Zukunft nicht über die Korrespondenz der ersten Personen der Abteilungen, sondern hauptsächlich über die gemeinsame Nutzung von Bundesregistern sowie über die direkte Interaktion zwischen mittleren Managern und Führungskräften erfolgen wird. Dies wirkt sich am deutlichsten auf die Anforderungen an Systeme aus, die die abteilungsübergreifende Interaktion unterstützen, sowie auf die Anforderungen an abteilungsinterne EDMS.

Perspektiven für die Entwicklung des elektronischen Dokumentenmanagements

Wie sehen vor diesem Hintergrund die Perspektiven für die Entwicklung unseres Tätigkeitsfeldes - Elektronische Büroarbeit und Dokumentenmanagement - aus?

In der Praxis werden zwei Hauptansätze verwendet, um das elektronische Dokumentenmanagement zwischen Abteilungen zu organisieren:

· Behörden arbeiten im gleichen System oder verwenden gleichartige Systeme vom gleichen Hersteller. Dies ist die effektivste Option, und es gibt bereits Erfahrungen mit ihrer Anwendung in einer Reihe russischer Regionen.

· Jede Behörde verwendet ein eigenes System oder Systeme, die durch die Einhaltung einer Reihe von Standards sowie die Verwendung von Adaptern/Adaptern interoperabel sind.

In unserem Fall müssen wir den zeitaufwändigeren und riskanteren zweiten Weg gehen - uns in die kunterbunten Systeme verschiedener Abteilungen einreihen, denn alles, was sich bereits in den Abteilungen angesammelt hat, abzureißen und durch etwas Neues zu ersetzen, ist zu teuer und belastend mit Lähmung der Aktivitäten der zuständigen staatlichen Stellen. Darüber hinaus müssen wir auch die ungleichen Niveaus und Fähigkeiten der Abteilungen berücksichtigen.

Für ein solches „Andocken“ braucht es einheitliche Interaktionsregeln, die der Staat entwickeln sollte. "Andernfalls wird die Entwicklung der Informationsressourcen der Behörden nach den von ihren Entwicklern festgelegten Grundsätzen durchgeführt, was die Unmöglichkeit dieser Systeme zum Informationsaustausch, ihre Inkompatibilität auf föderaler und regionaler Ebene zur Folge hat." Es ist auch notwendig: „... einheitliche Regeln für den Informationsaustausch in elektronischer Form zwischen föderalen Exekutivbehörden und Exekutivbehörden der Teileinheiten der Russischen Föderation und lokalen Regierungen festzulegen; Vereinheitlichung und Integration genutzter Systeme" .

Das staatliche Programm der Russischen Föderation "Informationsgesellschaft (2011 - 2020)" (genehmigt durch das Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 20. Oktober 2010 Nr. 1815-r) besagt, dass "die Integration elektronischer Dokumentenverwaltungssysteme von Behörden" wird "auf der Grundlage eines einheitlichen Standards" durchgeführt - es ist jedoch nicht festgelegt, welcher.

Vielleicht könnte für Russland ein gutes Modell, an dem man sich orientieren könnte, beispielsweise das österreichische Schema des elektronischen Dokumentenmanagements und der abteilungsübergreifenden Interaktion sein, das ein standardisiertes Containerformat zum Speichern und Übertragen von Dokumenten verwendet. Das Format ist auf fünf Ebenen standardisiert: von elementar, das die einfachste Übertragung eines Dokuments und seiner Metadaten (z. B. per E-Mail) unterstützt – bis zur höchsten Ebene, wenn alle Informationen übertragen werden, die zur Fortführung der entsprechenden Geschäftsprozesse erforderlich sind zusammen mit einem Dokument oder einer Gruppe von Dokumenten.

Das staatliche Programm der Russischen Föderation "Informationsgesellschaft (2011 - 2020)" (genehmigt durch Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 20. Oktober 2010 Nr. 1815-r) sieht die Weiterentwicklung des Rechts- und Regulierungsrahmens für vor elektronische Dokumentenverwaltung. Zu den „Grundlegenden Maßnahmen gesetzliche Regelung zur Erreichung des Ziels und (oder) der Endergebnisse des staatlichen Programms der Russischen Föderation "Informationsgesellschaft (2011 - 2020)" (Anhang Nr. 8) sind vorgesehen:

· Projektentwicklung Bundesgesetz, die Fragen der Erstellung und Verwendung elektronischer Dokumente regeln, die bei der Durchführung von Verwaltungsverfahren durch öffentliche Behörden und lokale Regierungen unter Verwendung von Informationstechnologien erstellt werden (Ministerium für Kommunikation Russlands, Ministerium für wirtschaftliche Entwicklung Russlands),

· Änderungen bestimmter regulierender Rechtsakte, um die Ausweitung der Einführung des elektronischen Dokumentenmanagements in der Arbeit der öffentlichen Verwaltung sicherzustellen (BFS Russlands, interessierte föderale Exekutivbehörden).

Standardisierung im Bereich der abteilungsübergreifenden Interaktion

Ich möchte darauf hinweisen, dass die Firma "EOS" den Fragen der Standardisierung große Aufmerksamkeit schenkt. Das Unternehmen ist zur Basisorganisation für die Aktivitäten des Unterkomitees PC6 (als Teil des technischen Komitees TK459) geworden – eines der beiden in der Struktur von Rosstandart, das sich mit Dokumentenmanagement befasst. Der Unterausschuss arbeitet auch an der Standardisierung von Dokumentenaustauschformaten, und zuletzt hat der bekannte Guild-Standard den Status einer nationalen Norm erhalten - jetzt ist es GOST R 53898-2010 „Elektronische Dokumentenverwaltungssysteme. Zusammenspiel von Dokumentenmanagementsystemen. E-Mail-Anforderungen. Es wäre jedoch wünschenswert, dieses Arbeitsfeld zu stärken, vor allem durch eine aktivere Beteiligung an dieser Arbeit sowohl von Softwareentwicklern als auch von interessierten Regierungsbehörden. PC6 ist die Plattform, innerhalb derer es durchaus möglich ist, die Entwicklung ausgewogener Standards zu organisieren, die sowohl die Interessen des Staates als auch der Wirtschaft berücksichtigen.

Es scheint mir, dass nach kurzer Zeit zwingende Anforderungen für EDMS eingekauft werden Regierungsbehörden, und es ist wahrscheinlich, dass ein EDMS-Zertifizierungssystem zur Erfüllung dieser Anforderungen geschaffen wird. Diese Praxis existiert in den Vereinigten Staaten, breitet sich zunehmend in der Europäischen Union aus, und die Ukraine spricht bereits über die Einführung solcher Anforderungen.

Wenn wir über den aktuellen Stand der Dinge in der Welt im Bereich der Anforderungen an EDMS sprechen, dann ist die Situation hier ziemlich unübersichtlich. Europäische Standardanforderungen für Steuerungssysteme elektronische Dokumente MoReq2 erwies sich als schwierig zu zertifizieren, obwohl niemand dies bestreitet hohe Qualität dieses Dokument. Aus diesem Grund initiierte das DLM-Forum (die von der EU geförderte Organisation, die das MoReq-Projekt überwacht) die Erstellung einer neuen Version, MoReq2010, die Anfang 2011 veröffentlicht werden soll. Es gibt auch konkurrierende Anforderungen des International Council of Archives, die eine "Auffrischung" der Entwicklungen in diesem Bereich in den Jahren 2001-2002 sind, die derzeit den Standardisierungsprozess in ISO abschließen und bald den Status einer internationalen Norm erhalten werden. Russland hat also die Möglichkeit, das Dokument zu wählen, auf das wir uns in Zukunft bei der Entwicklung unseres nationalen Standards verlassen können.

Aufmerksamkeit verdient auch das Problem der Arbeit mit gestempelten Informationen, das es zu lösen gilt, unter anderem durch die Entwicklung entsprechender zusätzlicher Anforderungen an die EDMS und deren Verwendung - wie dies beispielsweise in den USA geschieht.

Wir glauben, dass die Entwicklung von Werkzeugen, die die Verwendung komplexer Technologien vereinfachen, auf denen die Verwendung von digitalen Signaturen und öffentlichen Schlüsselinfrastrukturen aufbaut, Aufmerksamkeit verdient.

Es ist auch notwendig, eine andere spezifische Art der interministeriellen Interaktion nicht zu vergessen - die Interaktion mit den Abteilungs- und Staatsarchiven. Die Erstellung elektronischer Archive ist eine sehr schwierige Aufgabe, aber ohne sie ist es unmöglich, zunächst elektronische Dokumente mit langer und dauerhafter Aufbewahrungsdauer (und damit die Erbringung von Dienstleistungen in rein elektronischer Form) zu verwenden. Wir werden auch die Einstellung zu Archiven als "Friedhöfe" unnötiger Dokumente aufgeben müssen, da die Umwandlung von Archivinformationen in elektronische Form das Archiv zu einer wertvollen Ressource macht, die in der operativen Arbeit aktiv genutzt wird. Archive werden schrittweise zu Informationszentren, deren Rolle den Bundesregistern entspricht. Um die Interoperabilität mit ihnen zu gewährleisten, sind zusätzliche Standardisierungsanstrengungen erforderlich, vor allem:

Standardisierung geeigneter Formate für Langzeitspeicherung Informationen und Dokumente und deren obligatorische Verwendung bei der Erstellung von Dokumenten mit einer langen und dauerhaften Aufbewahrungsfrist;

Standardisierung von Metadaten von Dokumenten, einschließlich derjenigen, die Archive benötigen, um ihre langfristige Aufbewahrung zu gewährleisten, um den Kontext der Erstellung zu verstehen und für die Suche;

Standardisierung von Methoden zur mittel- und langfristigen Aufbewahrung von mit EDS signierten Dokumenten.

In diesem Zusammenhang lohnt es sich, über die Verwendung der deutschen Idee nachzudenken, ein zweistufiges Archivspeichersystem für Regierungsdokumente zu schaffen, einschließlich:

Ein konsolidiertes (Zwischen-)Archiv für die Aufbewahrung staatlicher elektronischer Dokumente durch die Abteilungen, wenn die Hauptkontrolle über die Dokumente von den Abteilungen selbst ausgeübt wird, aber die Archivare die Möglichkeit haben, die zur Gewährleistung der langfristigen Aufbewahrung der Dokumente erforderlichen Arbeiten durchzuführen, wie z sowie die Wertprüfung.

Bundesland Elektronisches Archiv, wo nach den Ergebnissen der Werteprüfung die wertvollsten Dokumente der Ministerien und Ämter aus dem "Zwischenarchiv" zur dauerhaften Aufbewahrung überführt werden.

Auf einen möchte ich noch aufmerksam machen wichtiger Punkt: Da im abteilungsübergreifenden Dokumentenfluss ein erheblicher Teil der Dokumente Dokumente mit langer und dauerhafter Aufbewahrungsdauer sind, sollten wir bei der Umstellung auf moderne Technologien auf keinen Fall die bestehenden Probleme bei der Gewährleistung der Sicherheit rechtlich bedeutsamer elektronischer Dokumente vergessen . Und obwohl die Verwendung elektronischer Originale oder beglaubigter elektronischer Kopien von Papierdokumenten durchaus gerechtfertigt ist, um die betriebliche Arbeit zu beschleunigen und zu automatisieren, ist es in einigen Fällen auch sinnvoll, Papieroriginale oder Duplikate derselben Dokumente zu erstellen und aufzubewahren. Übertriebener, falsch verstandener Enthusiasmus für „Elektronisierung“ kann schwerwiegende Folgen haben, vor allem verbunden mit dem Risiko, dass die Integrität und Authentizität von Dokumenten lange nach ihrer Erstellung nicht mehr nachgewiesen werden kann.

Fazit

Natürlich erinnern die bisherigen Projekte der abteilungsübergreifenden elektronischen Interaktion an die ersten Frühlingsströme – das sind die ersten zaghaften Schritte in die richtige Richtung. Diese Bäche werden sich jedoch sehr bald in voll fließende Flüsse verwandeln. Es gibt viel zu tun, und es wird genug für alle sein – sowohl für diejenigen, die Informationssysteme für die Arbeit mit strukturierten Informationen erstellen und verkaufen, als auch für diejenigen, die Software für den abteilungsübergreifenden Austausch von unstrukturierten und halbstrukturierten Informationen liefern.

Kommerzielle Strukturen müssen aktiver in diesen Prozess eingebunden werden (MEDO, Gateways, Standardisierung etc.) und nicht warten, bis der „Donnerschlag“ kommt. Vor allem bei der Entwicklung von Anforderungen an das EDMS und andere Standards ist eine enge Zusammenarbeit zwischen Staat und Wirtschaft notwendig, da der Staat nicht über genügend hochqualifizierte Analysten verfügt, um solche Dokumente eigenständig zu erstellen. Die Wirtschaft wiederum ist an einer solchen Zusammenarbeit interessiert, damit die herausgegebenen Normen nicht nur nicht stören, sondern auch zur normalen Geschäftstätigkeit beitragen.

Während MEDO-Systeme geschaffen werden, werden bestimmte Stereotypen gebrochen. Dieser Prozess ist ziemlich langwierig und schwierig. Man kann die Unzufriedenheit einiger Kollegen mit dem Tempo dieser Vorwärtsbewegung verstehen, aber mir scheint, dass das Tempo richtig gewählt wurde, da die Menschen nicht über Nacht neu organisiert werden können, und in den Vereinigten Staaten der Prozess der Umstellung auf elektronische Systeme Arbeitsmethoden dauerten etwa 10 Jahre. Und die Änderung des relevanten Rechts- und Regulierungsrahmens ist ein nicht weniger komplexer und schmerzhafter Prozess. Daher ist es notwendig, die Arbeitstechnologien bewusst zu ändern und sich daran zu erinnern, dass wir uns nicht auf eine rein elektronische, sondern auf eine bewegen gemischter Arbeitsablauf, und dass Papierdokumente (obwohl ihre Anzahl abnehmen wird) noch sehr lange in Gebrauch bleiben werden.

Genehmigt

Regierungsdekret

Russische Föderation

POSITION

ÜBER DAS SYSTEM DER ABTEILUNGSÜBERGREIFENDEN ELEKTRONISCHEN DOKUMENTENVERWALTUNG

1. Ressortübergreifendes elektronisches Dokumentenmanagement ist das Zusammenwirken von elektronischen Dokumentenmanagement-Informationssystemen von Bundesbehörden, staatlichen Behörden der Teileinheiten der Russischen Föderation und anderen staatlichen Stellen sowie Organisationen, die zur Erfüllung der der Regierung der Russischen Föderation übertragenen Aufgaben geschaffen wurden Russische Föderation (im Folgenden jeweils - Teilnehmer an der abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung , Informationssysteme der elektronischen Dokumentenverwaltung).

2. Organisator der dienststellenübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung ist der Föderale Sicherheitsdienst der Russischen Föderation.

(siehe Text in der vorherigen Ausgabe)

4. Das Zusammenwirken elektronischer Dokumentenverwaltungs-Informationssysteme in dieser Verordnung bedeutet den Austausch elektronischer Nachrichten (Führung amtlicher Korrespondenz in elektronisches Formular) zwischen Teilnehmern des abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenmanagements, darunter:

(siehe Text in der vorherigen Ausgabe)

a) Senden und Empfangen von Entscheidungen und Anweisungen des Präsidenten der Russischen Föderation und der Regierung der Russischen Föderation in elektronischer Form;

b) Erhalt von Informationen über den Fortschritt der Prüfung durch die Teilnehmer des interministeriellen elektronischen Dokumentenflusses elektronischer Nachrichten, einschließlich Anweisungen des Präsidenten der Russischen Föderation und der Regierung der Russischen Föderation;

(siehe Text in der vorherigen Ausgabe)

c) Übermittlung elektronischer Berichte an den Präsidenten der Russischen Föderation und die Regierung der Russischen Föderation;

d) Vorlage von Entwürfen von Regulierungsrechtsakten durch föderale Exekutivbehörden bei der Regierung der Russischen Föderation, auch in elektronischer Form;

e) Durchführung von Schlichtungsverfahren zu Entwürfen von Rechtsakten mit Verordnungscharakter in elektronischer Form durch die Teilnehmer der ressortübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung;

(siehe Text in der vorherigen Ausgabe)

f) Zusendung von Verordnungsrechtsakten an Bundesorgane in elektronischer Form staatliche Registrierung an das Justizministerium der Russischen Föderation;

g) Senden und Empfangen anderer Dokumente, die während der Interaktion von Teilnehmern an der abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung in elektronischer Form übermittelt werden.

5. Bei der Umsetzung des abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenmanagements dürfen elektronische Nachrichten ausgetauscht werden, die öffentlich zugängliche Informationen und Informationen enthalten, zu denen der Zugang gemäß den Rechtsvorschriften der Russischen Föderation beschränkt ist. Der Austausch von Informationen zwischen Teilnehmern der abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung, zu denen der Zugang gemäß der Gesetzgebung der Russischen Föderation beschränkt ist, wird durchgeführt, wenn sie die Anforderungen zum Schutz dieser Informationen erfüllen, die in Bezug auf Informationssysteme für elektronische Dokumente festgelegt wurden Management.

(siehe Text in der vorherigen Ausgabe)

6. Die Hauptprinzipien des abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenmanagements sind:

a) Sicherstellung der technologischen Möglichkeit zur Nutzung des abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenmanagements durch eine variable Anzahl seiner Teilnehmer;

b) die Nutzung von kompatiblen Technologien, Formaten, Protokollen für die Informationsinteraktion und einheitlicher Soft- und Hardware durch die Teilnehmer des abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenmanagements;

c) angemessene Verwendung Software und zertifizierte Soft- und Hardware von Teilnehmern des abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenmanagements;

d) Gewährleistung der Integrität der übermittelten Informationen;

e) Minimierung der Kosten, einschließlich finanzieller und zeitlicher Kosten, bei der Implementierung der Informationsinteraktion durch die Teilnehmer am abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenmanagement;

f) Sicherstellung der Vertraulichkeit der Übermittlung und des Empfangs von Informationen.

7. Die technische und technologische Infrastruktur des abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenmanagements besteht aus folgenden Elementen:

a) der Kopfknoten der ressortübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung, deren Betreiber der Organisator der ressortübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung ist;

b) Knotenpunkte der Teilnehmer am abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenmanagement;

c) sichere Kommunikationswege.

8. Die technischen Mittel des Kopfknotens des abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenflusses umfassen Software- und Hardwarekomplexe für die Verarbeitung, Weiterleitung und Speicherung von Nachrichten, Überwachungsinstrumente für die Leistung der technischen und technologischen Infrastruktur des abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenflusses, Informationssicherheitstools und andere Software- und Hardwaremittel für die elektronische Interaktion der Teilnehmer am abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenfluss.

(siehe Text in der vorherigen Ausgabe)

9. Die Hauptfunktionen des Kopfknotens der ressortübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung sind:

a) Gewährleistung des Schutzes verarbeiteter, gespeicherter und übermittelter Informationen vor unbefugtem Zugriff und Verfälschung, wenn sie sich am Kopfknoten der abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung befinden und über sichere Kommunikationskanäle an die Knoten der Teilnehmer der abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung übermittelt werden;

b) den Austausch elektronischer Nachrichten zwischen den Teilnehmern des abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenmanagements.

10. Die technischen Mittel des Knotens des Teilnehmers des abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenmanagements umfassen Kommunikationsgeräte, Informationssicherheitswerkzeuge und Arbeitsstationen. Der Knoten wird auf Wunsch eines Teilnehmers am abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenmanagement mit automatisierten Arbeitsplätzen ausgestattet.

(siehe Text in der vorherigen Ausgabe)

11. Die Hauptfunktionen der Teilnehmerknoten an der abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung sind:

a) Gewährleistung des Schutzes verarbeiteter, gespeicherter und übertragener Informationen vor unbefugtem Zugriff und Verzerrung, bevor sie auf einen sicheren Kommunikationskanal übertragen werden;

b) Zustellung elektronischer Nachrichten, die vom Hauptknoten der abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung empfangen wurden, an Informationssysteme der elektronischen Dokumentenverwaltung der Adressaten;

(siehe Text in der vorherigen Ausgabe)

c) Senden von elektronischen Nachrichten aus Informationssystemen der elektronischen Dokumentenverwaltung von Teilnehmern der abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung an den Hauptknoten der abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung;

(siehe Text in der vorherigen Ausgabe)

d) Speicherung elektronischer Nachrichten vor der Übermittlung an den Hauptknoten der abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung oder an das Informationssystem der elektronischen Dokumentenverwaltung des Adressaten.

(siehe Text in der vorherigen Ausgabe)

12. Der Austausch elektronischer Nachrichten bei der Durchführung der abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung erfolgt durch autorisierte Mitarbeiter der Teilnehmer der abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung.

13. Der Organisator der abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung erfüllt folgende Aufgaben:

a) organisatorische u methodische Unterstützung abteilungsübergreifendes elektronisches Dokumentenmanagement;

b) Bildung und Aktualisierung globaler Adressverzeichnisse (Klassifikatoren);

(siehe Text in der vorherigen Ausgabe)

c) Sicherstellung des Betriebs der technischen und technologischen Infrastruktur der ressortübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung;

d) Gewährleistung der Informationssicherheit der abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung gemäß der Gesetzgebung der Russischen Föderation.

14. Die Schaffung der technischen und technologischen Infrastruktur der abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung erfolgt durch den Organisator der abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung und (oder) Teilnehmer an der abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung durch die Organisation von Kommunikationskanälen vom Hauptknoten der abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung zu den Teilnehmerknoten der abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung sowie durch die Schaffung von Teilnehmerknoten der abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung.

Zur Organisation von Kommunikationskanälen für die abteilungsübergreifende elektronische Dokumentenverwaltung werden Kommunikationskanäle des Organisators der abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung und (oder) vom Organisator der abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung gemietete Kommunikationskanäle oder Teilnehmer an der abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung von Telekommunikationsbetreibern verwendet.

(siehe Text in der vorherigen Ausgabe)

14(1). Die Einrichtung von Knoten für die abteilungsübergreifende elektronische Dokumentenverwaltung und die Organisation von Kommunikationskanälen für die abteilungsübergreifende elektronische Dokumentenverwaltung von föderalen Regierungsorganen, den höchsten Exekutivorganen der Teilstaaten der Russischen Föderation und staatlichen außerbudgetären Mitteln erfolgt auf Kosten der im Bundeshaushalt des Föderalen Sicherheitsdienstes der Russischen Föderation vorgesehenen Haushaltszuweisungen.

(siehe Text in der vorherigen Ausgabe)

14(2). Staatliche Behörden der Teilstaaten der Russischen Föderation, mit Ausnahme der höchsten Exekutivorgane der Staatsgewalt der Teilstaaten der Russischen Föderation, haben das Recht, Knotenpunkte für die dienststellenübergreifende Verwaltung elektronischer Dokumente zu schaffen und Kommunikationskanäle für dienststellenübergreifende elektronische Dokumente zu organisieren Verwaltung und Aufrechterhaltung der technischen und technologischen Infrastruktur der interministeriellen Verwaltung elektronischer Dokumente auf Kosten der Haushaltsmittel des entsprechenden Haushaltssystems der Russischen Föderation, die von diesen Stellen im Rahmen der Durchführung staatlicher Programme bereitgestellt werden.

(siehe Text in der vorherigen Ausgabe)

14(3). Die Schaffung von Knoten für die abteilungsübergreifende elektronische Dokumentenverwaltung, die Organisation von Kommunikationskanälen für die abteilungsübergreifende elektronische Dokumentenverwaltung und die Aufrechterhaltung des Betriebszustands der technischen und technologischen Infrastruktur der abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung von Organisationen, die zur Erfüllung der der Regierung übertragenen Aufgaben geschaffen wurden Russische Föderation, mit Ausnahme der staatlichen außerbudgetären Mittel, werden auf Kosten dieser Organisationen durchgeführt.

(siehe Text in der vorherigen Ausgabe)

(siehe Text in der vorherigen Ausgabe)

15. Die Hardware und Software und Hardware der Knotenpunkte der interministeriellen Verwaltung elektronischer Dokumente der föderalen Regierungsorgane, der höchsten Exekutivorgane der Organe der Russischen Föderation und der staatlichen Sondermittel werden auf Kosten der vorgesehenen Haushaltsmittel erworben im föderalen Haushalt des Föderalen Sicherheitsdienstes der Russischen Föderation und werden vom Föderalen Sicherheitsdienst der Russischen Föderation diesen Einrichtungen und Fonds unentgeltlich zur vorübergehenden Verwendung überwiesen. Die Übertragung wird durch einen Akt der Annahme und Übertragung von technischen und Software- und Hardwaremitteln formalisiert.

(siehe Text in der vorherigen Ausgabe)

15(1). Staatliche Behörden der Teilstaaten der Russischen Föderation, mit Ausnahme der höchsten Exekutivbehörden der Teilstaaten der Russischen Föderation, haben das Recht, technische Mittel sowie Software- und Hardwaremittel für interministerielle elektronische Dokumentenverwaltungsknoten auf Kosten des Haushalts zu erwerben Mittel des entsprechenden Budgets des Haushaltssystems der Russischen Föderation wurden für diese Organe im Rahmen der Durchführung staatlicher Programme bereitgestellt .

(siehe Text in der vorherigen Ausgabe)

15(2). Die Hardware und Software und Hardware der interministeriellen elektronischen Dokumentenverwaltungsknoten von Organisationen, die zur Erfüllung der der Regierung der Russischen Föderation übertragenen Aufgaben geschaffen wurden, mit Ausnahme staatlicher außerbudgetärer Mittel, werden auf Kosten dieser Organisationen erworben.

(siehe Text in der vorherigen Ausgabe)

15(3). Technische Anforderungen für die geschaffenen abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltungsknoten und organisierten Kommunikationskanäle für die abteilungsübergreifende elektronische Dokumentenverwaltung sowie für die erworbenen technischen und Software- und Hardware-Tools für die abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltungsknoten werden von den staatlichen Behörden der konstituierenden Einheiten vereinbart Russische Föderation, mit Ausnahme der höchsten staatlichen Exekutivbehörden der Teilstaaten der Russischen Föderation, und Organisationen, die zur Erfüllung der der Regierung der Russischen Föderation übertragenen Aufgaben geschaffen wurden, mit Ausnahme staatlicher außerbudgetärer Mittel, mit dem Veranstalter des abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenmanagements.

Das Genehmigungsverfahren wird vom Organisator der abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung genehmigt.

(siehe Text in der vorherigen Ausgabe)

15(4). Die technischen sowie software- und hardwaretechnischen Einrichtungen der Teilnehmerknoten des abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenmanagements müssen sich in Räumen befinden, die die Sicherheit dieser Mittel und die Vertraulichkeit der übermittelten und empfangenen Informationen gewährleisten.

16. Für den Fall, dass es notwendig wird, zusätzliche technische Mittel bei Teilnehmern an der abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung zu platzieren und (oder) sie in andere Räumlichkeiten zu übertragen, Finanzierung für die Durchführung einer Reihe von Arbeiten zur Verlegung von Objektkommunikationsleitungen, Kauf von Ausrüstung und Software und Durchführung von Sonderarbeiten erfolgt auf Kosten des Teilnehmers abteilungsübergreifendes elektronisches Dokumentenmanagement. Diese Datenschutz- und Sicherheitsarbeiten werden von einem lizenzierten Dienstanbieter durchgeführt. Spezifikation für die gekaufte Ausrüstung, Software und Materialien, sowie technische Aufgabe zur Durchführung von Sonderarbeiten werden mit dem Veranstalter der abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung vereinbart.

(siehe Text in der vorherigen Ausgabe)

Die Einrichtung technischer Mittel und Schutzmittel sowie die Installation spezieller Software erfolgt durch den Veranstalter der abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung.

17. Die abteilungsübergreifende elektronische Dokumentenverwaltung erfolgt durch den Austausch elektronischer Nachrichten. Eine elektronische Nachricht besteht aus Begleit- und Inhaltsteilen. Der begleitende Teil soll die Botschaft ansprechen. Der Inhaltsteil ist der Text der Nachricht oder der Text der Nachricht mit angehängten Dateien, die eine elektronische Kopie (elektronisches Bild) des Dokuments oder ein elektronisches Dokument und ihre Details enthalten, beschrieben unter Verwendung der XML-Sprache. Das Dateiformat, das bei der Umsetzung des abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenmanagements verwendet wird, muss den nationalen bzw internationale Standards oder Open Source und offene Struktur sein.

Die Implementierung der Interaktion von Informationssystemen staatlicher Organisationen und Abteilungen erfolgt im Rahmen des staatlichen Programms der Russischen Föderation "Informationsgesellschaft (2011-2020)" (genehmigt durch Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 15 , 2014 Nr. 313)

Die Interaktion erfolgt im Rahmen von:

Systeme des abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenmanagements (MEDO),

ein einheitliches System der ressortübergreifenden elektronischen Interaktion (SMEV) zum Zweck der Bereitstellung von staatlichen und kommunalen Dienstleistungen in elektronischer Form.

Was ist MEDO und warum wird es benötigt?

System der abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung (MEDO)- ein föderales Informationssystem zur Organisation der Interaktion elektronischer Dokumentenverwaltungssysteme (EDMS) der Teilnehmer an der ressortübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung.

Teilnehmer an der ressortübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung (MEDO-Teilnehmer) sind die Verwaltung des Präsidenten der Russischen Föderation, das Amt der Regierung der Russischen Föderation, föderale Exekutivbehörden, Exekutivbehörden der Teileinheiten der Russischen Föderation sowie andere staatliche Stellen und staatliche Organisationen.

EDMS-Interaktion bezieht sich auf den Austausch elektronischer Nachrichten, die Folgendes enthalten:

Dokumente - Metadaten (Details) von Dokumenten und ihren Dateien,

Benachrichtigungen - Informationen über den Verlauf der Prüfung und Ausführung von Dokumenten durch Empfänger.

Der Zweck der Erstellung und Verwendung von MEDO besteht darin, die Effizienz der Verwaltung in öffentlichen Behörden zu steigern, indem die Zeit verkürzt wird, die für die Übermittlung von Dokumenten zwischen Organisationen und Abteilungen benötigt wird, die Kosten für die Bearbeitung und den Versand von Dokumenten minimiert werden und der Fortschritt der Prüfung und Ausführung von Dokumenten überwacht wird .

Veranstalter von MEDO ist der Föderale Sicherheitsdienst der Russischen Föderation (FSO of Russia). In dieser Funktion führt das FSO Russlands die organisatorische und methodische Unterstützung von MEDO durch; Pflege von MEDO-Adressverzeichnissen; Erstellung und Betrieb der technischen und technologischen Infrastruktur und gewährleistet die Informationssicherheit von MEDO.

Prinzip und technische Lösungen von MEDO

Das Hauptprinzip von MEDO ist die Integration des bestehenden EDMS der MEDO-Teilnehmer und des Transportsystems (Postdienst), das automatisch einen sicheren Austausch elektronischer Nachrichten ermöglicht.

Die Umsetzung von MEDO basierte auf folgenden Grundsätzen:

alle MEDO-Teilnehmer verwenden ein einziges elektronisches Nachrichtenformat, das vom Föderalen Sicherheitsdienst Russlands und dem russischen Kommunikationsministerium genehmigt wurde;

jeder MEDO-Teilnehmer verwendet einen Software- und Hardwarekomplex (Gateway), der den Austausch elektronischer Nachrichten zwischen seinem EDMS und MEDO sicherstellt (Implementierung der vorübergehenden Speicherung von Nachrichten, Entladen eingehender Nachrichten aus dem MEDO-Transportsystem und Laden ausgehender Nachrichten in das MEDO-Transportsystem);

Jeder Teilnehmer von MEDO verwendet einen Softwarekomplex für die Schnittstelle (Adapter) seines EDMS mit MEDO, der Folgendes bietet:

für Nachrichten, die über MEDO eintreffen - Empfangen und Konvertieren von einem einzigen Austauschformat in ein EDMS-Format zur weiteren Verarbeitung;

für ausgehende Nachrichten über MEDO - deren Bildung, Transformation aus dem EDMS-Format in ein einheitliches Austauschformat und Vorbereitung für die Übertragung über das MEDO-Transportsystem.

MEDO-Architektur

Stand und Perspektiven der Entwicklung von MEDO

MEDO ist seit 2009 in Betrieb und entwickelt sich ständig weiter. Am 18. Juni 2015 waren 166 Teilnehmer an MEDO angeschlossen. Die Anbindung von Behörden und Ämtern an MEDO erfolgt gemäß Schnittstellenplan regionale Systeme elektronisches Dokumentenmanagement mit dem MEDO-System, das vom Föderalen Sicherheitsdienst Russlands zusammengestellt und implementiert wird.

Die Umstellung auf elektronisches Dokumentenmanagement zwischen den MEDO-Teilnehmern erfolgt schrittweise.

Auf der Erstphase Unter Verwendung von MEDO bestand die Informationsinteraktion zwischen den Teilnehmern aus dem Austausch elektronischer Bilder (Scans) von Dokumenten (mit Vervielfältigung auf Papier und dem Austausch von Papierdokumenten über herkömmliche Kanäle) und aus dem Austausch von Registrierungs- oder Verweigerungsmitteilungen. Mit der Entwicklung der MEDO-Austauschtechnologie änderten sich die Anforderungen an die Implementierung der Informationsinteraktion: Die Zusammensetzung der Benachrichtigungen wurde erweitert (es wurden Benachrichtigungen über die Annahme zur Ausführung, über die Erstellung eines Berichts, über das Versenden eines Berichts, über eine Änderung in der Ablauf der Ausführung, über die Veröffentlichung); ein einheitliches Austauschformat wurde entwickelt, einschließlich neuer Details von Dokumenten.

Aktuell stellt MEDO auf qualitativ um Neues level Entwicklung - auf den Austausch von Dokumenten in elektronischer Form über MEDO wird umgestellt.

Die folgenden Dokumente wurden entwickelt und genehmigt:

Regeln für den Austausch von Dokumenten in elektronischer Form bei der Organisation von Informationsinteraktionen (genehmigt durch Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 25. Dezember 2014 Nr. 1494), die die Weigerung beinhalten, Papierdokumente zu senden und den Austausch von Dokumenten in elektronisches Formular mit elektronischer Signatur;

Die Liste der Arten von Dokumenten, die in den Regeln für den Austausch von Dokumenten in elektronischer Form bei der Organisation der Informationsinteraktion vorgesehen sind (genehmigt auf Anordnung der Regierung der Russischen Föderation vom 02.04.2015 Nr. 583-r);

Anforderungen an die organisatorische und technische Interaktion staatlicher Stellen und staatlicher Organisationen durch den Austausch von Dokumenten in elektronischer Form (genehmigt durch die gemeinsame Anordnung des Ministeriums für Telekommunikation und Massenkommunikation Russlands und des Föderalen Sicherheitsdienstes Russlands vom 27. Mai 2015 Nr 186/258).

Diese Dokumente legen fest, dass MEDO-Teilnehmer im Prozess der Informationsinteraktion Dokumente in elektronischer Form mit elektronischen Signaturen austauschen. Aussicht elektronische Unterschrift– erweiterte qualifizierte elektronische Signatur.

Die Interaktion wird wie folgt durchgeführt:

Das Dokument in elektronischer Form wird im EDMS des Absenders vorbereitet;

Der Absender des Dokuments generiert grafische Elemente zur Visualisierung der Registrierungsdaten des gesendeten Dokuments und seiner elektronischen Unterschrift (eine oder mehrere) und sendet sie als Grafikdateien als Teil einer elektronischen Nachricht über MEDO zusammen mit den Koordinaten, die deren Standort bestimmen grafische Elemente bei der Anzeige (Visualisierung) des Dokuments durch den Empfänger;

Der Dokumentenempfänger prüft das empfangene Dokument auf Übereinstimmung mit den Anforderungen, inkl. überprüft die elektronische Signatur (Unterschriften) und lehnt entweder die Registrierung des Dokuments mit Angabe des Grundes für die Ablehnung ab oder registriert das Dokument in seinem EDMS. Das Dokument kann vom Empfänger unter Verwendung grafischer Visualisierungselemente (entweder vom Absender des Dokuments erhalten oder basierend auf den empfangenen Daten selbst generiert) und deren Koordinaten angezeigt werden.

Nicht nur Dokumentdateien, sondern auf Wunsch auch Dateien mit Anhängen an Dokumente können mit einer elektronischen Signatur signiert werden, während es keine Anforderungen an das Format von Anhangdateien und die Bildung von Markierungen über ihre elektronischen Signaturen gibt.

Die Informationsinteraktion nach MEDO sieht die Möglichkeit vor, Dokumente ohne elektronische Signatur (wie bisher) auszutauschen.

Gleichzeitig muss der Austausch von Dokumenten über MEDO (sowohl mit elektronischer Signatur als auch ohne elektronische Signatur) mit einem Austausch von Mitteilungen einhergehen.

All diese Veränderungen erfordern mehr Möglichkeiten Softwaresysteme Pairing (Adapter) des EDMS aller Teilnehmer an der Interaktion.

Wie wird man Mitglied bei MEDO?

Die Interaktion des verwendeten EDMS mit MEDO erfolgt gemäß den Technischen Anforderungen für die Organisation der Interaktion zwischen dem interministeriellen elektronischen Dokumentenverwaltungssystem und den elektronischen Dokumentenverwaltungssystemen der föderalen Exekutivbehörden (genehmigt im Auftrag der Regierung der Russischen Föderation vom 02.10.2009 Nr. 1403-r).

Um Mitglied von MEDO zu werden, muss eine Organisation oder Abteilung:

Beteiligung von EOS an der Umsetzung des MEDO-Projekts

Die Firma EOS, Marktführer im Bereich EDMS für Länder und Exekutive, ist direkt an der Umsetzung des MEDO-Projekts beteiligt.

Die Firma EOS arbeitet an der Anbindung ihrer Systeme an MEDO - DELO, EOS for SharePoint, eDocLib.

Um eine neue Kopplung zu implementieren oder eine bestehende Kopplung zu aktualisieren (falls sich die Anforderungen für die Nachrichtenübermittlung über MEDO ändern), lesen Sie die Empfehlungen: "Wie werde ich MEDO-Mitglied".

Zu den MEDO-Teilnehmern, die EOS-Lösungen verwenden, gehören Bundesgesetzgebungs-, Justiz- und Exekutivbehörden, Regionalregierungen sowie andere Organisationen, insbesondere:

• Föderationsrat der Russischen Föderation;
• Staatsduma der Russischen Föderation;
• Rechnungskammer der Russischen Föderation;
• Zentralbank der Russischen Föderation;
• Generalstaatsanwaltschaft der Russischen Föderation;
• Untersuchungsausschuss der Russischen Föderation;
• Justizabteilung am Obersten Gericht der Russischen Föderation;
• Zentrale Wahlkommission der Russischen Föderation;
• Justizministerium der Russischen Föderation;
• Kulturministerium der Russischen Föderation;
• Federal Drug Control Service;
• Föderaler Dienst für die Regulierung des Alkoholmarktes;
• Staatlicher Kurierdienst der Russischen Föderation;
• Amt der Regierung des Kaliningrader Gebiets;
• Apparat der Regierung des Lipezker Gebiets;
• Amt der Regierung des Rostower Gebiets;
• Amt der Regierung des Stawropoler Territoriums;
• Verwaltung des Präsidenten und der Regierung der Republik Burjatien;
• Verwaltung der Region Tambow;
• Verwaltung der Region Nowgorod;
• Verwaltung des Altai-Territoriums;
• Verwaltung des Transbaikal-Territoriums;
• Verwaltung der Region Rjasan;
• Verwaltung der Nenzen autonome Region.
• Regierung des Autonomen Kreises Chanty-Mansijsk - Jugra;
• Bundesamt für Tourismus.

Die Zahl der Abteilungen - Nutzer von EOS-Systemen, die Mitglieder von MEDO sind, wächst ständig.

Funktionalität als Teil der Schnittstelle mit MEDO implementiert

EOS-Lösungen für die Implementierung der Schnittstelle mit MEDO ermöglichen:

Austausch von Dokumenten (sowohl mit elektronischer Signatur als auch ohne elektronische Signatur) mit ihrer Registrierung im EDMS und Benachrichtigungen aller Art;

Überprüfung eingehender Dokumente auf Übereinstimmung mit den Anforderungen;

Filtern Sie eingehende Dokumente, um das Verfahren für ihre Registrierung zu optimieren;

Generieren Sie Benachrichtigungen aller Art für eingehende Dokumente;

Anzeige (Visualisierung) des empfangenen Dokuments mit elektronischer Signatur (Signaturen);

Signieren Sie die Dokumentendatei (Dokumentenanhänge) mit einer oder mehreren elektronischen Signaturen;

Grafische Elemente zur Visualisierung der Registrierungsdaten eines Dokuments und Markierungen über seine elektronische Unterschrift (Signaturen) und deren Koordinaten (Standortdaten) zu bilden;

Kontrolle des Versands und der Registrierung von gesendeten Dokumenten, Bearbeitung von Benachrichtigungen über die Registrierung oder Verweigerung der Registrierung von gesendeten Dokumenten;

Speichern Sie ein- und ausgehende Dokumente in der Form, in der sie über MEDO übermittelt werden.

Für detaillierte Informationen zur Funktionalität der Schnittstellenmodule von EOS-Systemen mit MEDO wenden Sie sich bitte an.

Referenzinformationen: Liste der wichtigsten Dokumente zur Organisation des Informationsaustauschs von Behörden mit MEDO:

Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 22. September 2009 Nr. 754 „Über die Genehmigung der Verordnungen über das System der dienststellenübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung“.

Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 02.10.2009 Nr. 1403-r „Über technische Anforderungen für die Organisation der Interaktion zwischen dem interministeriellen Dokumentenverwaltungssystem und den elektronischen Dokumentenverwaltungssystemen der föderalen Exekutivbehörden“.

Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 6. September 2012 Nr. 890 „Über Maßnahmen zur Verbesserung der elektronischen Dokumentenverwaltung in Behörden“.

Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 25. Dezember 2014 Nr. 1494 „Über die Genehmigung der Regeln für den Austausch von Dokumenten in elektronischer Form bei der Organisation des Informationsaustauschs“.

Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 2. April 2015 Nr. 583-r „Über die Genehmigung der Liste der Arten von Dokumenten, die in den Regeln für den Austausch von Dokumenten in elektronischer Form bei der Organisation der Informationsinteraktion vorgesehen ist, genehmigt. Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 25. Dezember 2014 Nr. 1494.

Verordnung des Ministeriums für Telekommunikation und Massenkommunikation Russlands und des Föderalen Sicherheitsdienstes Russlands vom 27. Mai 2015 Nr. 186/258 „Über die Genehmigung der Anforderungen für die organisatorische und technische Interaktion zwischen staatlichen Stellen und staatlichen Organisationen durch den Austausch von Dokumenten in elektronischer Form“.

1. In Übereinstimmung mit den Vorschriften über das System der abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung (genehmigt durch Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 22. September 2009 Nr. 754).

2. In Übereinstimmung mit dem Erlass der Regierung der Russischen Föderation vom 6. September 2012 Nr. 890 „Über Maßnahmen zur Verbesserung der elektronischen Dokumentenverwaltung in öffentlichen Behörden“.

3. MEDO-Teilnehmerknoten sowie Kommunikationskanäle vom MEDO-Hauptknoten zum MEDO-Teilnehmerknoten.

Abteilungsübergreifendes elektronisches Dokumentenmanagement: die heutige Situation

• Unternehmensblog Elektronische Bürosysteme,
• ECM/SED

Projekt " Elektronisches Russland“ wird oft diskutiert und kritisiert – sowohl im Ganzen als auch in Teilen. Wir werden nur über einen Aspekt dieses Projekts sprechen - die Situation bei der abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung - und insbesondere darüber, was in dieser Richtung bereits getan wurde.

Der aktuelle Stand der Dinge bei MEDO ist wie folgt. Die Automatisierung der Arbeitsabläufe in den einzelnen Abteilungen ist mittlerweile auf einem recht hohen Niveau, da in vielen Strukturen schon seit längerer Zeit Projekte laufen. Trotzdem sind die Originaldokumente und der abteilungsübergreifende Dokumentenfluss immer noch fast überall auf Papier. Erst neulich zeigten sie im Fernsehen einen Stapel Ordner mit nur einer der Rechnungen, die zur Genehmigung an irgendein Ministerium geschickt wurden - es sieht sehr beeindruckend aus. Wenn man bedenkt, dass diese Dokumente nicht in einer oder sogar zwei oder drei Kopien existieren sollten, dann ist die Frage des Schutzes der Wälder vor Entwaldung in unserem Land eindeutig sehr akut.

Eigentlich sollte die Einführung von MEDO diese Probleme lösen und darüber hinaus die Geschwindigkeit der Dokumentenweiterleitung durch die Dienststellen beeinträchtigen, alle Verfahren vereinfachen, das Personal der Beamten reduzieren und so weiter. Und ja, es gibt viele Vorteile. Übrigens erwähnte German Gref, als er darüber sprach, wie die Datenbanken mehrerer Ämter der Region integriert werden mussten, um eine elektronische Bürgerkarte einzuführen, eine 30-prozentige Reduzierung der Zahl der Begünstigten, die durch doppelte Listen bestand.

Staatliche Regulierung
Was die staatliche Regulierung betrifft, gibt es bereits eine Reihe etablierter Regeln für den ressortübergreifenden Dokumentenfluss. Einer davon wird hier beschrieben. Darüber hinaus wurden die technischen Anforderungen für MEDO genehmigt, einschließlich der Anforderungen für das Gateway. Die Zusammensetzung der Gateway-Arbeitsplatzsoftware sollte beispielsweise Folgendes umfassen:

a) Betriebssystem Typ Windows XP Professional Russisch;
b) Secure Pack Rus 1.0 für Windows XP;
c) Office Professional Plus 2007 Russisches OLP NL

Die Gateway-Server-Software muss Folgendes enthalten:
a) ein Betriebssystem wie Windows Server Standard Edition 2003 R2 Win32 Russian OLP NL;
b) SQL Server Standard Edition 2005 Win32 Russisch OLP C.

MEDO-Architektur
Für die Interaktion elektronischer Dokumentenverwaltungssysteme, die in verschiedenen Ministerien und im Regierungsapparat der Russischen Föderation verwendet werden, ist eine spezialisierte elektronische Postdienst, das Dokumente zwischen EDMS über spezialisierte Gateways übermittelt.
Jedes im Rahmen des MEDO-Projekts verwendete elektronische Dokumentenmanagementsystem wiederum verfügt über einen eigenen Adapter, der beim Senden eines Dokuments die Dokumentenkarte in das EDMS in ein einziges zugelassenes Format bringt.

Dieses Format basiert auf der XML-Sprache und ist im Regierungserlass über die Genehmigung der Verordnung über MEDO (Nr. 754 vom 22. September 2009) sowie im Erlass vom 2. Oktober 2009 (N 1403- r) (Auf Genehmigung technische Voraussetzungen nach MEDO).

Pilotprojekt oder was bereits existiert
Im Jahr 2009 wurde im Rahmen des Programms zur Schaffung von E-Government das erste Pilotprojekt zur Implementierung eines abteilungsübergreifenden EDI zwischen dem Regierungsamt der Russischen Föderation und dem Ministerium gestartet Landwirtschaft Russische Föderation, das Ministerium für Telekommunikation und Massenkommunikation der Russischen Föderation und das Ministerium wirtschaftliche Entwicklung Rf. Bis heute befindet sich genau dieses Projekt bereits im Probebetrieb: So wird beispielsweise ein Dokumentenumlauf zwischen dem Regierungsamt und dem Landwirtschaftsministerium der Russischen Föderation sowie zwischen dem Landwirtschaftsministerium und anderen mit der Russischen Föderation verbundenen Exekutivbehörden durchgeführt System. In Zukunft ist geplant, die Regionen schrittweise zu verbinden – die Region Kaliningrad wird eine Pilotregion, die an MEDO angeschlossen ist.

MEDO wurde auf Basis des bestehenden MEDO- und EDMS-Mailsystems der Bundesvollzugsbehörden erstellt. Im Zuge des Projekts erfolgte die Erarbeitung technischer Anforderungen, darunter ein einheitliches Format für das Zusammenspiel der EDMS und Schnittstellen für die EDMS der Bundesvollzugsbehörden, um die Arbeit in einem einheitlichen Format zu gewährleisten. Außerdem wurden einheitliche Regeln für die Durchführung von Büroarbeiten, Bestimmungen über das System der ressortübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung und die Interaktion zwischen dem Regierungsamt und den föderalen Exekutivbehörden entwickelt. Auch eine stufenweise Erweiterung der Funktionalität der Interaktion und der Zusammenstellung von elektronisch versendeten Dokumenten erfolgte.

Als Ergebnis sieht das System im Moment so aus:

Was MEDO Ihnen derzeit ermöglicht:
- Übermittlung elektronischer Kopien von Beschlüssen des Vorsitzenden der Regierung der Russischen Föderation und seiner Stellvertreter an die föderalen Exekutivbehörden;
- Übermittlung elektronischer Kopien der Sitzungsprotokolle in der Regierung der Russischen Föderation an die föderalen Exekutivbehörden;
- Briefe von strukturellen Unterabteilungen des Amtes der Regierung der Russischen Föderation an die föderalen Exekutivbehörden und Organisationen, die in das MEDO-System aufgenommen sind, in elektronischer Form zu senden.

Darüber hinaus entwickelt MEDO folgende Prozesse:
- das Verfahren und die Technologie für das Versenden von Briefen an strukturelle Unterabteilungen der Verwaltung der Regierung der Russischen Föderation in elektronischer Form;
- Organisation von Schulungen für Administratoren von automatisierten Informationssystemen der föderalen Exekutivbehörden, die mit dem MEDO-System verbunden sind, das Verfahren für die Interaktion über die Verwendung der wichtigsten technologischen Elemente der Schnittstelle zur elektronischen Dokumentenverwaltung;
- Pilotversuch zum Versand elektronischer Kopien von ausgehenden Schreiben von föderalen Exekutivorganen und Organisationen an das Amt der Regierung der Russischen Föderation;
- Entwicklung von Software- und Hardware-Tools für den Zugang zu Informationen über den Durchgang und den Fortschritt der Ausführung von Dokumenten, die an föderale Exekutivbehörden gesendet werden.

Natürlich können wir sagen, dass sich bisher nicht viel getan hat, aber das ist nur auf den ersten Blick. Jede Funktion erfordert die Entwicklung von Routen für die Bewegung von Dokumenten, die Koordination dieser Routen in allen Abteilungen usw., und es gibt viele davon in jeder Abteilung. Wenn wir über die technischen und technologischen Probleme der abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung sprechen, dann sind die vielleicht größten Schwierigkeiten mit der Unterzeichnung elektronischer Dokumente unter den Bedingungen der angenommenen Dokumentenausgabetechnologie (ohne Nummer und Datum) sowie mit der Organisation verbunden der vollwertigen Interaktion elektronischer Dokumentenverwaltungssysteme mit der Kontrolle über den Durchgang von Dokumenten in Empfängerorganisationen.

So steht es mit MEDO auf Bundesebene. Auf regionaler Ebene ist die Situation deutlich anders, aber darüber werden wir im nächsten Beitrag sprechen.

Praktische Erfahrungen der EOS Mitwirkung bei der Umsetzung des Konzepts der Interdepartementalen Elektronischen Dokumentenverwaltung der Bundesvollzugsbehörden (MEDO FOIV) und beim Aufbau elektronischer Regierungen in den Regionen. Osotov Alexey Alekseevich Leiter der Marketingabteilung, EOS Moskau. 7. Februar 2011

EOS Erfahrungen und Projekte in der Umsetzung von E-Government Bundesebene Regionale Ebene Pilotprojekt MEDO FOIV (Ressortübergreifende elektronische Dokumentenverwaltung der Bundesbehörden). Multifunktionale Servicezentren (MFCs) Electronic Government in den Regionen Multifunktionales Zentrum für die Erbringung staatlicher und kommunaler Dienstleistungen, Shelekhov, Region Irkutsk Multifunktionales Servicezentrum, Guryevsk, Gebiet Kaliningrad Region Moskau „Elektronisches Chakassien“ Republik Baschkortostan Region Rostow „Elektronisches Jakutien“

Dekret vom 2. Oktober 2009 (N 1403-r) (Über die Genehmigung der technischen Anforderungen für MEDO) Verordnung SS-P vom 17.09.09 (über die zusätzliche Entwicklung des Pilotabschnitts des interministeriellen elektronischen Dokumentenverwaltungssystems) Genehmigte Regierung Dokumente zu MEDO Regierungsdekret über die Genehmigung der Verordnung über MEDO (754 vom 22. September 2009) Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 15. Juni 2009 N 477. Über die Genehmigung der Regeln für die Büroarbeit in föderalen Exekutivorganen. Verordnung SS-P16-17pr vom 09.09.2009 (über die Schaffung eines Systems der abteilungsübergreifenden und abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung) Aktionsplan zur Umsetzung des Konzepts der Bildung der elektronischen Regierung in der Russischen Föderation bis 2010.

Gesetzliche Legalisierung elektronischer Dokumente N 210-FZ vom 27. Juli 2010 "Über die Organisation der Erbringung staatlicher und kommunaler Dienstleistungen." 229-FZ 27. Juli 2010 „Über Änderungen des ersten und zweiten Teils der Abgabenordnung der Russischen Föderation und bestimmter anderer Rechtsakte Russlands ...“ N 228-FZ vom 27. Juli 2010 „Über Änderungen des Schiedsverfahrens Verfahrenskodex der Russischen Föderation" Neue Rechnungen Zur elektronischen Signatur Über Notare Zur Rechnungslegung Neue Rechnungen Zur elektronischen Signatur Über Notare Zur Rechnungslegung

Optionen zur Lösung des Problems der abteilungsübergreifenden Interaktion Typische Systeme in allen Bundesbehörden Einheitliches Portalsystem Integration bestehender Systeme Forschungsbuch (2010) „Moderne Ideen und Erfahrungen im Bereich der öffentlichen Verwaltung: Ressortübergreifende elektronische Interaktion“ Entwicklung von GOST. Im Auftrag der Bundesanstalt für technische Regulierung und Metrologie von ST, GOST R „Elektronische Dokumentenverwaltungssysteme. Zusammenspiel von Dokumentenmanagementsystemen. E-Mail-Anforderungen. (entwickelt von der "Guild of Document Managers", VNIIDAD, STC "IRM", EOS usw. im Rahmen von SC6) Schaffung eines SC-Jahres: Auf Beschluss von Rostekhregulirovanie wurde ein technischer Unterausschuss (SC 6) für Standardisierung eingerichtet auf Basis von EOS " Lebenszyklus elektronisches Dokumentenmanagement“ beteiligte sich EOS als Fachfirma.

Abteilungsübergreifender elektronischer Dokumentenumlauf der föderalen Exekutivbehörden 2009 - ein Pilotprojekt zur Implementierung des abteilungsübergreifenden EDI zwischen dem Regierungsamt der Russischen Föderation und den föderalen Exekutivbehörden (im Rahmen des E-Government-Programms): Basierend auf dem Bestehenden Postsystem des ressortübergreifenden EDI (MEDO) und EDMS, das in den föderalen Exekutivbehörden verwendet wird Entwicklung einheitlicher Regeln für die Erledigung von Büroarbeiten, Vorschriften über das System der ressortübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung, Interaktion zwischen dem Regierungsamt und den föderalen Exekutivbehörden Schrittweise Erweiterung der Funktionalität der Interaktion, Zusammenstellung von Dokumenten, die in elektronischer Form versendet werden, Themen des Dokumentenumlaufs

Die Hauptfunktionen des EDMS AP-Systems RFSED FOIV Dokumentenvorbereitung Verarbeitung einer Dokumentenregistrierungsbestätigung Empfangen eines Dokumentenausführungsberichts Automatisierte Dokumentenregistrierung Automatisierte Dokumentenverknüpfung Automatisierte Dokumentenregistrierung Vorbereiten eines Dokumentenausführungsberichts Dokumentenvorbereitung Verarbeitung einer Dokumentenregistrierungsbestätigung Automatisierte Dokumentenverknüpfung Dokumentenübertragung Senden a Dokumentenregistrierungsquittung Senden einer Benachrichtigung über den Fortschritt der Ausführung des Dokuments Übertragung des Dokuments Senden einer Quittung für die Registrierung des Dokuments

Arbeitsaussichten Übermittlung elektronischer Kopien von Beschlüssen des Vorsitzenden der Regierung der Russischen Föderation und seiner Stellvertreter an die föderalen Exekutivbehörden. Übermittlung elektronischer Kopien der Protokolle der Sitzungen der Regierung der Russischen Föderation an föderale Exekutivbehörden. Entwicklung des Verfahrens und der Technologie zum Versand von Briefen an strukturelle Unterabteilungen des Amtes der Regierung der Russischen Föderation in elektronischer Form. Versenden von Briefen in elektronischer Form von strukturellen Unterabteilungen der Regierungsverwaltung der Russischen Föderation an die föderalen Exekutivbehörden und Organisationen, die im MEDO-System enthalten sind. Organisation von Schulungen für Administratoren von automatisierten Informationssystemen der föderalen Exekutivbehörden, die mit dem MEDO-System verbunden sind, Interaktionsverfahren zur Verwendung der wichtigsten technologischen Elemente der Schnittstellenverwaltung elektronischer Dokumente. Experimentelle Prüfung des Versands elektronischer Kopien ausgehender Schreiben von föderalen Exekutivorganen und Organisationen an das Amt der Regierung der Russischen Föderation. Entwicklung von Software- und Hardware-Tools zur Bereitstellung des Zugriffs auf Informationen über den Durchgang und den Fortschritt der Ausführung von Dokumenten, die an föderale Exekutivbehörden gesendet werden. Maßnahmenschwerpunktplan zur Umstellung der Bundesorgane auf eine ressortübergreifende elektronische Dokumentenverwaltung (293p-P41 vom 28.01.2010)

Probleme beim Signieren elektronischer Dokumente unter den Bedingungen der angenommenen Dokumentenausgabetechnologie (ohne Nummer und Datum) EOS - EDSIGN-Software-Add-on Technische und technologische Probleme der abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung Organisation des vollwertigen Zusammenspiels elektronischer Dokumentenverwaltungssysteme mit Kontrolle über der Durchgang von Dokumenten in Empfängerorganisationen EOS - RGW-Modul

BENACHRICHTIGUNGEN DES SEB-SYSTEMS Benachrichtigungen des SEB-Systems sind Informationen, die automatisch mittels des SEB-Systems an den Korrespondenten geliefert werden und es dem Korrespondenten ermöglichen zu verstehen, was mit seinem Dokument beim Adressaten passiert, das SEB-System generiert automatisch eine Benachrichtigung (Bericht) in der „DELO "-System und sendet diese automatisch an den Korrespondenten im SEB-System des Korrespondenten erhält automatisch eine Benachrichtigung (Meldung) und speichert diese in benutzerfreundlicher Form im "DELO"-System (eine XML-Kopie der Meldung wird auf dem Server der CMEA-System) Dokument kann die Benachrichtigung über bestimmte Ereignisse verweigern (auch wenn sie angeordnet sind)

Funktionieren des RGW (Versenden eines Dokuments an den Empfänger) RGW-Korrespondent RGW-Adressat Registrierung des RGW-Adressaten, Hinzufügen des Empfängers und Versenden, Ergänzen des Passes, Versenden des Dokuments, Erhalt der Benachrichtigung, automatische Verarbeitung und Hinzufügen zum Abschnitt "Adressaten" des RK des gesendeten Dokuments Überprüfung auf Wiederholung und automatische Registrierung in „CASE“ Eingabe des Beschlusses Annahme der Dokumentenerstellung und Versand der Benachrichtigung über die Weiterleitung der Dokumente.

Die Situation in den Regionen Ein Teil der Regionen der Russischen Föderation ist bereit für den Übergang zum interministeriellen elektronischen Dokumentenmanagement. Im Rahmen der Entwicklung des MEDO-Systems ist geplant, die Regionen - die Pilotregion der Region Kaliningrad - schrittweise zu verbinden

Elektronische Regierung der Region Moskau In der Region Moskau wird das Projekt umgesetzt von: Verkehrsministerium der Region Moskau Regierungsamt der Region Moskau Wirtschaftsministerium der Region Moskau Moskauer Regionalduma Über 20 zentrale Regierungsstellen der Moskauer Region Gebietsverwaltungen der Bezirke Domodedowo, Naro-Fominsk, Balaschichinski, Noginsk, Verwaltung des Landkreises Barvikha des Bezirks Odinzowo, Verwaltung von Dubna, der Stadt Korolev und der Stadt Dolgoprudny. Firma "Electronic Office Systems" (EOS).

Elektronische Verwaltung der Region Moskau (Projektphasen) 2007. Bis Anfang 2007 wurden in den Ministerien, Ausschüssen, Abteilungen und Verwaltungen der Bezirke des Moskauer Gebiets rund 600 Stellen des „DELO“-Systems erfolgreich eingeführt. Büroautomatisierungssysteme von 18 öffentlichen Behörden (OGV) der Region Moskau wurden auf eine einzige technologische Plattform übertragen. Dadurch verbesserte sich die Arbeit mit Dokumenten und dem Verwaltungssystem einer Reihe von Stadtverwaltungen qualitativ. Die Arbeitsproduktivität des Büropersonals der Verwaltungen ist deutlich gestiegen. Böse. Zeit. Die Formen und Methoden der Arbeit mit Bürgerbegehren wurden optimiert. Es unterstützt den Austausch elektronischer Dokumente mit der Regierung und der gesetzgebenden Versammlung der Region Moskau, die ebenfalls das EDMS „DELO“ verwenden. Die Informationsintegration mit anderen Systemen, insbesondere mit dem Internetportal der Regionalverwaltung, ist vorgesehen. Derzeit wird das System der automatisierten Büroarbeit und des elektronischen Dokumentenmanagements "DELO" in der Arbeit fast aller strukturellen Abteilungen des Regierungsamtes der Region Moskau eingesetzt.

E-Government der Region Moskau (Perspektiven) Für die Zukunft ist geplant, den Einsatz des Systems zur Automatisierung der Büroarbeit und des Dokumentenflusses in den staatlichen Stellen der Region Moskau sowie die Einführung einer einzigen Technologie auszuweiten Plattform zur Automatisierung der Büroarbeit und des Dokumentenflusses in Kommunalverwaltungen.

Das Hauptziel des republikanischen Zielprogramms "Elektronisches Chakassien" (angenommen 2004): die Schaffung eines einheitlichen Informationsraums auf dem Territorium der Republik. "Elektronisches Chakassien": Übergang zum papierlosen Dokumentenfluss Zu den Zielen des Programms gehören: Erfüllung des Informationsbedarfs der staatlichen Behörden, Kommunalverwaltungen, Unternehmen und der Bevölkerung insgesamt, Steigerung der Effizienz bei der Verwaltung der sozioökonomischen Entwicklung der Region und Schaffung von Voraussetzungen für die Sicherstellung der Rechte auf freien Zugang zu Informationsressourcen.

"Elektronisches Chakassien": Arbeit im Rahmen des Programms zur Schaffung eines Unternehmensnetzwerks der Regierung der Republik Chakassien (als Ergebnis wurden alle lokalen Informationssysteme der Ministerien und Abteilungen der Republik zu einem einzigen Informationsraum zusammengeführt); der Start einer Reihe von Portalen (darunter: das offizielle Portal der staatlichen Behörden der Republik Chakassien (- vereint mehr als 30 Websites von Ministerien, verschiedenen Komitees usw.), das Portal für öffentliche Beschaffung der Republik Chakassien (- es veröffentlicht Informationen über Bestellungen für den staatlichen und kommunalen Bedarf, einer der wichtigsten Bestandteile des Programms „Electronic Chakassia“: die Schaffung eines Systems der abteilungsübergreifenden elektronischen Büroarbeit und Dokumentenverwaltung auf der Grundlage des EDMS „DELO“.

„Elektronisches Chakassien“: Übergang zum papierlosen Dokumentenmanagement Derzeit sind alle Ministerien in einer Datenbank mit dem Regierungsapparat vereint, und fast alle Schlüsselministerien arbeiten im „DELO“-System Beamte; Anfang Oktober 2009 Übergangsphase zum komplett papierlosen Arbeiten mit Dokumentenentwürfen; Das DELO-System fungiert als zusätzlicher Kommunikationskanal zwischen Behörden und tauscht Dokumente in elektronischer Form mit der Option „EDS und Verschlüsselung“ aus.

Die elektronische Regierung der Republik Baschkortostan ist das erste vollwertige System der rechtlich bedeutsamen interministeriellen Dokumentenverwaltung in Russland auf der Ebene eines Subjekts der Föderation; Das System (basierend auf dem EDMS "DELO") ermöglichte die Schaffung eines einheitlichen Informationsraums für verschiedene Ebenen - vom Spezialisten der Abteilungen der Exekutive bis zum Manager.

E-Government der Republik Baschkortostan Die Einführung eines Systems der Büroarbeit und des Dokumentenmanagements in den staatlichen Behörden und lokalen Regierungen der Republik Baschkortostan hat grundlegend neue Bedingungen für eine effizientere Organisation der Arbeit mit Dokumenten geschaffen; dieses System ermöglicht den automatischen Empfang eines Dokuments, das über einen der elektronischen Kanäle (Fax, E-Mail), seine anfängliche Registrierung in einer beliebigen Abteilung und die anschließende zentralisierte Kontrolle seiner Bewegung mit der Möglichkeit, Berichte über die Ausführung von Dokumenten zu erstellen.

Elektronische Regierung der Republik Baschkortostan (Ergebnisse) Es gab eine Reduzierung der Kosten für die Arbeitszeit der Mitarbeiter für die Suche erforderliche Dokumente, die Vervielfältigung von Dokumenten wurde eliminiert, der Informationsaustausch zwischen verschiedenen Regierungsorganisationen wurde beschleunigt und effizienter, und das Maß an Disziplin der Mitarbeiter hat zugenommen.

Elektronische Regierung des Rostower Gebiets (Voraussetzungen: 2006) Die Regierung des Rostower Gebiets stand vor der Aufgabe, alle strukturellen Abteilungen der Behörden des Rostower Gebiets in einem einzigen Arbeitszyklus zu vereinen (dies war notwendig, um die Effizienz der Ausführung zu erhöhen von Beschlüssen und Weisungen insgesamt strukturelle Einteilungen Gebiet Rostow, sowie um eine wirksame Kontrolle über den Fortschritt und den Zeitpunkt der Ausführung von Dokumenten und Anweisungen zu gewährleisten). Verständnis der Notwendigkeit, den Erhalt von Betriebsberichten für einen beliebigen Zeitraum nachzuweisen und die Lieferzeit von Dokumenten, Beschlüssen und anderen Materialien an Unterabteilungen, Abteilungen und geografisch entfernte Teilnehmer des Arbeitsablaufs zu verkürzen.

E-Government der Region Rostov (Arbeitsphasen) Systemauswahl (zur Lösung der Probleme wurde das System "DELO" gewählt). EOS und die Partner des Unternehmens führten eine Analyse und Erhebung des Dokumentenflusses der Region durch, richteten das EDMS „DELO“ ein und führten Schulungen für Benutzer durch . Bis 2010 wird das DELO-System zur Grundlage für die Schaffung eines einheitlichen Informationsraums und einer abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenverwaltung im Gebiet Rostow.

Elektronische Verwaltung des Rostower Gebiets (Ergebnisse) Das DELO-System wird im Amt der Regionalverwaltung, in 32 Exekutivbehörden, 55 Gemeinden, staatlichen und gesetzgebenden Behörden des Rostower Gebiets eingesetzt und hat 578 Client-Plätze. Die Einführung eines elektronischen Dokumentenverwaltungssystems in der Region ermöglichte Folgendes: Bereitstellung einer einheitlichen Technologie für die Arbeit mit Dokumenten unter den Bedingungen des Funktionierens automatisiertes System"CASE" in Übereinstimmung mit den angenommenen Vorschriften; seit Anfang 2007 konnte der Zeitaufwand für das Ausfüllen von Dokumenten für alle Strukturbereiche halbiert werden; Reduzierung der Materialkosten für die Sicherstellung der Zustellung von Unterlagen an die Adressaten; Steigerung der Effizienz der Ausführung von Beschlüssen und Anweisungen in allen Strukturabteilungen des Rostower Gebiets.

„Elektronisches Jakutien“ (Phasen des Projekts) Die erste Phase (Jahr): Implementierung des EDMS „DELO“ in 15 Ministerien und 4 staatlichen Komitees der Republik Sacha (Jakutien). Rund 860 Arbeitsplätze wurden automatisiert. Außerdem wurden 19 Arbeitsplätze des Systems Archivnoye Delo und 48 des Systems KADRY installiert. Nach der Automatisierung interner Büroprozesse in Ministerien und Ressorts sowie der Implementierung der Funktionen zur Überwachung der Exekutivdisziplin wurden alle Voraussetzungen geschaffen, um eine Technologie zur Nutzung des ressortübergreifenden Austauschs elektronischer Dokumente mittels EDS zu schaffen.

"Elektronisches Jakutien" (Projektphasen) Die zweite Phase (2010) ist die direkte Implementierung der Technologie des interministeriellen Austauschs elektronischer Dokumente (unter Verwendung von EDS) in der ersten Phase der republikanischen Ministerien. Nutzung des SEV (elektronischer Interaktionsserver) der Firma EOS zum Aufbau des MED (abteilungsübergreifendes elektronisches Dokumentenmanagement)