Papierelektronischer und gemischter Dokumentenfluss. Übergang von Papier zu gemischtem Workflow

Eine große Anzahl von Papierdokumenten, die die Aktivitäten eines Unternehmens begleiten, erfordert eine sorgfältige und sorgfältige Haltung - Systematisierung, Nomenklaturgestaltung und Einhaltung von Aufbewahrungsfristen. Dies erfordert natürlich eine gewisse Anzahl von Archivmitarbeitern und Platz für das Archiv, was die Kosten des Unternehmens erhöht. Aus diesem Grund bevorzugen viele Unternehmen das elektronische Dokumentenmanagement. Ist eine solche Wahl immer gerechtfertigt und was sind die Vorteile des Papierworkflows?

Es gibt viele Faktoren zu berücksichtigen:

1. Papierdokumente können mit einem viel höheren Geheimhaltungsgrad gespeichert werden, und elektronische Informationen werden nach einem erfolgreichen Hackerangriff leicht zugänglich;
2. in vielen Fällen ist ein Papierdokument im Original erforderlich, insbesondere wenn dessen Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist;
3. Um Papierdokumente zu speichern, ist es nicht erforderlich, Computer und spezielle Software zu kaufen und das Personal in Computerkenntnissen zu schulen.
4. Es ist unmöglich, unbefugte Korrekturen an einem Papierdokument vorzunehmen, während dies bei einer elektronischen Kopie leicht möglich ist, wenn man das Administratorkennwort kennt oder es einfach knackt.

So vermeiden Sie den Papierkram

Der mit der Aufbewahrung von Papierdokumenten verbundene Aufwand – die Prüfung von Dokumenten nach Aufbewahrungs- und Eigentumsbedingungen, Nomenklatur und Archivierung, Bindung und anderen Phasen der Archivierung – kann professionellen Archivierungsunternehmen wie der Firma Archive Garant anvertraut werden. Es macht keinen Sinn, bei der Vorbereitung von Papierdokumenten für die Archivierung zu sparen - dies kann die Sicherheit von Dokumenten und die Richtigkeit ihrer Systematisierung beeinträchtigen, die auf den Anforderungen staatlicher Standards basiert.

Vorteile

Die Vorteile des Papierworkflows haben bereits die meisten der weltweit größten Unternehmen erkannt, die den Schaden durch Hackerangriffe realistisch einschätzen. Jetzt ist der elektronische Umlauf nur noch eine Ergänzung zum Hauptworkflow in Papierform. Abgesehen davon, dass das elektronische Dokumentenmanagement ständige Aufmerksamkeit erfordert: die Korrektheit der Dateneingabe und der Änderungen durch den Bediener, können Informationen durch unvorsichtige Handlungen des Personals gelöscht werden.

Array-Wiederherstellung

Das Wiederherstellen von Arrays ist oft nicht möglich. Das kann bei Papierdokumenten nicht passieren, und das ist auch der Vorteil des Papier-Workflows. Kontaktieren Sie uns und die Vorteile des Dokumentenmanagements in Papierform werden für Sie Wirklichkeit – Ihre Dokumente sind immer in Ordnung!

"Personalreferentin. Personalbüroarbeit", 2009, N 2

Übergang von Papier zu gemischtem Workflow

Die weit verbreitete Nutzung elektronischer Systeme für die Erstellung und Verwaltung von Papierdokumenten verwischt allmählich die Grenze zwischen elektronisch und nichtelektronisch. elektronische Dokumente. Trotz all dem Gerede über „papierlose Technologien“ bewegen wir uns in Wirklichkeit vom traditionellen Papierworkflow nicht zum elektronischen, sondern zum gemischten Workflow.

Wortschatz Personalbüroarbeit. Elektronisches Dokumentenmanagement ist ein Dokumentationsmanagementsystem, bei dem die Gesamtheit der erstellten, übermittelten und gespeicherten Dokumente durch Informations- und Kommunikationstechnologien auf Computern unterstützt wird, die in einer Netzwerkstruktur vereint sind, die die Möglichkeit bietet, eine verteilte Datenbank zu bilden und zu pflegen. Gleichzeitig wird die Verwendung von Papierdokumenten nicht verweigert, sondern ein elektronisches Dokument, das in einem Computer erstellt, korrigiert und gespeichert wird, als vorrangig anerkannt.

Vor- und Nachteile elektronischer Dokumente

Egal wie Optimisten und Skeptiker über elektronische Dokumente streiten, niemand bestreitet die Tatsache, dass die allermeisten Bürodokumente auf Computern erstellt werden. Die Gründe für einen solchen bedingungslosen Sieg Informationstechnologien völlig verständlich:

Elektronische Dokumente sind einfach zu erstellen, zu bearbeiten, zu reproduzieren, zu verteilen und zu versenden;

Es ist viel einfacher geworden, nach den notwendigen Informationen zu suchen, und die kontextbezogene Suche bietet Möglichkeiten, von denen man bei der Erledigung von Papierkram nur träumen konnte;

Es ist einfacher und mit weniger Aufwand, Probleme der Reservierung von Informationen und Dokumenten, der Einrichtung von Versicherungsfonds usw. zu lösen;

In Wirtschaft und öffentlicher Verwaltung können elektronische Dokumente, richtig eingesetzt, Entscheidungsprozesse beschleunigen und deren Qualität verbessern.

Die weit verbreitete Verwendung elektronischer Systeme für die Erstellung und Verwaltung von Papierdokumenten verwischt allmählich die Grenze zwischen elektronischen und nicht elektronischen Dokumenten. In einer Reihe von Gesetzen und Normen verschiedener Länder der Welt ist beispielsweise ein Ausdruck als Darstellungsform eines elektronischen Dokuments auf Papier definiert.

Ähnliche Formulierungen erscheinen auch in den regulatorischen Dokumenten unserer staatlichen Behörden:

Verordnung über die Anforderungen an die Tätigkeit von Finanzmarktteilnehmern bei der Verwendung elektronischer Dokumente (genehmigt durch Verordnung des Föderalen Dienstes für Finanzmärkte vom 08. Dezember 2005 N 05-77 / pz-n):

"... ein Dokument in elektronischer Form und (oder) seine Kopie auf Papier, ordnungsgemäß beglaubigt ...".

Vorschriften über das Verfahren zur Anerkennung von Personen als qualifizierte Anleger (genehmigt durch Verordnung der Bundesanstalt für Finanzmärkte vom 18. März 2008 N 08-12 / pz-n):

"4.7. Eine Person, die als qualifizierter Investor anerkannt wird, ist verpflichtet, auf Anfrage des FFMS Russlands und in Übereinstimmung mit den festgelegten Anforderungen das Register in elektronischer Form und (oder) dessen ordnungsgemäß beglaubigte Papierkopie vorzulegen."

Allerdings haben elektronische Dokumente, wie jede Technologie, ihre Nachteile, die berücksichtigt werden müssen:

Schnelle Veralterung von Technologien, die Unternehmen dazu zwingt, die verwendeten Arbeitsmethoden ständig zu verbessern, Dokumente und Informationen regelmäßig von einem System in ein anderes zu verschieben, sie von veralteten Medien und Formaten auf neue zu migrieren;

Die kurze Lebensdauer von Informationsträgern und ihre Vielfalt, die zu einer ziemlich häufigen Aktualisierung führt, die von der Organisation verlangt, die Sicherheit von Informationen ständig zu überwachen;

Ungelöst legale Probleme und vor allem die Frage der rechtlichen Anerkennung Rechtswirksamkeit tatsächlich genutzte elektronische Dokumente;

Die Komplexität, nicht nur die Sicherheit zu gewährleisten, sondern auch die Vernichtung elektronischer Dokumente im Vergleich zu Papierdokumenten;

Die Notwendigkeit, hochqualifiziertes Personal einzusetzen, dessen Gehalt automatisch die Kosten für die Verwaltung von Dokumenten und Informationen erhöht.

Zudem ist es aus mehreren Gründen nicht mehr möglich, auf Papier und andere analoge Speichermedien vollständig zu verzichten:

Dies sind zunächst die bestehenden Anforderungen von Gesetzen und Vorschriften für die Ausführung einer Reihe von Dokumenten auf Papier. Dies gilt in erster Linie für die wichtigsten Geschäftsdokumente, wie z. B. gesetzliche Urkunden, Eigentumsurkunden, Lizenzen usw.;

So viel wir über die Vorteile elektronischer Dokumente sprechen, wir sollten auch berücksichtigen, dass viele Manager und Spezialisten es bequemer finden, mit Papier zu arbeiten, wenn sie verantwortungsbewusste Entscheidungen treffen;

Nicht weniger wichtig ist, dass sich über mehrere Jahrhunderte eine gut etablierte Technologie zur Erstellung, Verarbeitung, langfristigen Aufbewahrung und Vernichtung von Papierdokumenten entwickelt hat, es sowohl einen vollwertigen gesetzlichen und regulatorischen Rahmen gibt, als auch methodische Entwicklungen und Empfehlungen, die in der praktischen Arbeit verwendet werden können;

Um mit Papier und Mikrofilm zu arbeiten, sind keine besonderen technischen Mittel erforderlich, was diese Art von Medien bevorzugt für die Aufbewahrung von Duplikaten oder Kopien von Dokumenten macht, die bei verschiedenen Arten von Notfällen und Katastrophen dringend benötigt werden, während elektronische Dokumente dies nicht können verfügbar sein.

Obwohl die Weltgemeinschaft noch nicht bereit ist, vollständig auf Papierdokumente zu verzichten, machen sich deren Defizite zunehmend bemerkbar, die durch die ständig wachsenden Anforderungen an die Geschwindigkeit der Informationsverarbeitung und Entscheidungsfindung noch verstärkt werden:

Die geringe Geschwindigkeit der Erstellung, Verarbeitung und Übertragung von Dokumenten und Informationen auf Papier ist mit den Anforderungen der Geschäftstätigkeit und noch schlimmer unvereinbar Regierung kontrolliert zunehmend Informationstechnologie nutzen. Es ist fast unmöglich, "elektronische" Aktivitäten nur auf Papier zu dokumentieren;

Es ist viel schwieriger und langsamer, Informationen in Papierdokumenten zu suchen, was während der operativen Arbeit äußerst umständlich ist;

Für die Aufbewahrung von Papierdokumenten werden beträchtliche Flächen benötigt, was ständig steigende Kosten für die Anmietung oder den Erwerb von Räumlichkeiten, deren Ausrüstung und für eine Erhöhung der Anzahl von Personal erfordert, das diese Aufbewahrung bedient;

Die Verwaltung von Papierdokumenten (einschließlich der Zugangskontrolle zu ihnen) erfolgt normalerweise auf der Ebene von Fällen, die sowohl zur Lösung der Aufgaben der Hauptgeschäftstätigkeit als auch zur Gewährleistung der Informationssicherheit zunehmend unzureichend sind.

Mixed Workflow – die Realität von heute

Trotz all dem Gerede über „papierlose Technologien“ bewegen wir uns in Wirklichkeit vom traditionellen Papierworkflow nicht zum elektronischen, sondern zum gemischten Workflow. Ausprägungen gemischter Arbeitsabläufe sind überall zu beobachten:

Elektronische Registrierung von Dokumenten in Systemen elektronische Dokumentenverwaltung(SED) ermöglicht es Ihnen, sie als Mittel zur Verwaltung von elektronischen und Papierdokumenten zu verwenden;

Durch die Verwendung von Barcodes und RFID-Funketiketten können Sie Papierdokumente und Fälle in elektronischer Form registrieren und erfassen;

Die Führung verschiedener staatlicher Register (einschließlich einer dauerhaften Aufbewahrungsfrist) erfolgt gleichzeitig auf elektronischen und Papiermedien;

Pflege von Akten und Dossiers, die sowohl elektronische als auch Papierdokumente enthalten.

Wenn die jahrhundertealte Erfahrung in der Arbeit mit Papierdokumenten uns sagen lässt, dass hier alle Hauptprobleme gelöst wurden, dann können wir in Bezug auf elektronische Dokumente nur sagen, dass mit ihnen zwanzig Jahre Erfahrung gesammelt wurden, die Hauptprobleme verstanden werden und es gibt einige Erfahrung, sie zu lösen.

Ein anderer Dokumententyp, der in jüngerer Zeit aufgetaucht ist, stellt Dokumentenmanagement-Spezialisten vor noch komplexere Aufgaben. Die Rede ist von hybriden Dokumenten, die gleichzeitig Informationen in analoger und elektronischer Form enthalten.

Solche Dokumente sind bereits weit verbreitet, es genügt, zumindest solche bekannten Dokumententypen zu nennen: ein biometrischer Reisepass, eine Kreditkarte, eine Steuererklärung mit einem darauf aufgebrachten zweidimensionalen Barcode, gleichzeitig neue Geldscheine ausgestattet mit RFID-Funketiketten, verschiedene Chipkarten, die in Lagerhaltung, Transport und Handel weit verbreitet sind, Etiketten, die beides enthalten Textinformationen sowie Barcodes und/oder RFID-Tags.

Es gibt ein ziemlich nicht triviales Problem bei der Verwaltung solcher Dokumente, wenn man ihre "doppelte" Natur berücksichtigt. Man kann sagen, dass die Hauptprobleme beim Arbeiten mit hybriden Dokumenten bereits identifiziert wurden, aber bisher gibt es weder solide praktische Erfahrungen noch Empfehlungen zu deren Verwendung.

Derzeit basiert die Arbeit mit Dokumenten in Organisationen auf der Trennung von Informationsflüssen:

Operative Entscheidungen werden auf der Grundlage von Informationen (Papier und elektronisch) getroffen;

Rechtlich bedeutsame Entscheidungen werden in der Regel in Form von Papierdokumenten getroffen (oft mit Verzögerung, was einen Verstoß gegen die Arbeitsregeln darstellt, aber in den meisten Fällen wird dies ignoriert, da schnelle Entscheidungen erforderlich sind die Risiken überwiegt, die mit der verspäteten Vollstreckung von Entscheidungen auf Papierdokumenten verbunden sind ). Gleichzeitig nimmt die Zahl der Arten von Dokumenten, die die Gesetzgebung in elektronischer Form erstellen darf, allmählich zu;

Zunehmend werden "interne" Entscheidungen elektronisch getroffen und aufgezeichnet, und die Möglichkeit, dafür elektronische Dokumente zu verwenden, wird in den internen Regulierungsdokumenten der Organisation festgelegt.

Notiz. Managemententscheidungen, die innerhalb der Organisation getroffen werden, werden zunehmend elektronisch aufgezeichnet, und die Möglichkeit, dafür elektronische Dokumente zu verwenden, wird durch lokale Vorschriften bestimmt.

Eines der bereits manifestierten Probleme des gemischten Arbeitsablaufs ist die Notwendigkeit, die Frage zu beantworten: „Wie werden Informationen in einem gemischten Arbeitsablauf gespeichert?“ Bei der Durchführung eines gemischten Workflows ergibt sich das Problem der Vollständigkeit der Fälle, da nicht selten einige Dokumente auf Papier erstellt werden, während andere nur in elektronischer Form vorliegen. Und nur zusammen bilden sie einen vollständigen Dokumentensatz - einen hybriden Fall.

Eine Reihe von Experten sind der Meinung, dass zur Erleichterung der Arbeit mindestens einer der Dokumentensätze (auf Papier oder elektronisch) vollständig sein muss, indem er durch Kopien oder Duplikate ergänzt wird. Zwei Lösungen sind möglich, die jeweils recht arbeitsintensiv sind:

Papierdokumente scannen;

Drucken Sie elektronische Dokumente.

Es gibt deutliche Unterschiede in der Verwaltung von Informationen, die auf verschiedenen Medien gespeichert sind, was auch bei einem gemischten Workflow berücksichtigt werden muss:

Nichtelektronische (analoge) Dokumente werden in der Regel auf Medienebene verwaltet (Fall, Mikrofilm etc.);

Elektronische Dokumente in elektronischen Dokumentenverwaltungssystemen werden auf der Ebene eines einzelnen Dokuments verwaltet;

Elektronische Dokumente auf Wechselmedien (CDs, DVDs, Disketten, Bänder etc.) können je nach Gegebenheiten sowohl auf Medienebene als auch auf Dokumentenebene verwaltet werden.

Haltbarkeit im gemischten Arbeitsablauf

Derzeit ist der Grundsatz allgemein anerkannt, dass die Aufbewahrungsfristen nicht von der Art der Medien abhängen, sondern sich nach Inhalt und Wert der im Dokument festgehaltenen Informationen richten. Gleichzeitig kann es zunehmend zu Situationen kommen, in denen die Aufbewahrungsfristen für elektronische Dokumente von den Aufbewahrungsfristen für die entsprechenden Papierdokumente abweichen. Dies liegt daran, dass eine Reihe elektronischer Dokumente, die mit Such- und Systematisierungstools ausgestattet sind, einen größeren Wert haben können als einzelne Dokumente.

Das American National Archives (NARA) stellt nun Forderungen Regierungsbehörden berücksichtigen Sie diesen Umstand bei der Festlegung der Aufbewahrungsfristen für elektronische Dokumente. In ihren Empfehlungen zur Erstellung von Dokumentenverzeichnissen mit Angabe der Aufbewahrungsfristen achten sie auf folgende Punkte:

Die Listen sollen grundsätzlich die Aufbewahrungsfristen für Dokumente unabhängig von der Art des Mediums (elektronische Dokumente, Papier etc.) festlegen;

Wenn Dokumente in elektronische Form umgewandelt werden, kann sich ihr Wert ändern, daher hat das US National Archives einen Mechanismus zur Überprüfung von Aufbewahrungsfristen entwickelt, wenn Regierungsorganisationen auf elektronisches Dokumentenmanagement umstellen;

Wird festgestellt, dass die Dokumente (auch nach Umwandlung in elektronische Form) wesentlich mehr Informationen enthalten oder anderweitig verwendet werden, sollten die Aufbewahrungsfristen überprüft werden.

Ein ähnlicher Ansatz wurde von unseren Regierungsbehörden demonstriert, als im Jahr 2002 beschlossen wurde, eine dauerhafte Aufbewahrungsfrist für die Bilder des Volkszählungsfragebogens festzulegen:

Vorschriften über das Verfahren und die Fristen zur Aufbewahrung von Volkszählungsblättern und anderen Dokumenten der allrussischen Volkszählung 2002:

„2. Die Volkszählungsformulare der Allrussischen Volkszählung 2002 werden nach Abschluss ihrer automatisierten Verarbeitung in den Gebietskörperschaften des Staatskomitees aufbewahrt Russische Föderation laut Statistik ... innerhalb eines Jahres ab dem Datum der offiziellen Veröffentlichung der Ergebnisse der allrussischen Volkszählung von 2002 und unterliegen der vorgeschriebenen Vernichtung.

4. Die Speicherung von grafischen Abbildungen der Volkszählungsformulare der Allrussischen Volkszählung von 2002 auf einem Maschinenmedium erfolgt wie folgt:

Ein Exemplar wird aufbewahrt Staatliches Komitee Russische Föderation über Statistiken gemäß dem festgelegten Verfahren vor der nächsten Volkszählung;

Zweites Exemplar mit Software bis zum 1. Januar 2004 zur dauerhaften Aufbewahrung in übertragen Staatsarchiv Russische Föderation".

Was Sie brauchen: interne Regelungen

und qualifiziertes Personal

Eine Analyse des modernen Rechts- und Regulierungsrahmens für das Dokumentenmanagement zeigt, dass die Anforderungen nicht nur an die Verfügbarkeit interner regulatorischer Dokumente verschärft werden, sondern auch an deren strikte Umsetzung durch die Organisation. Mit Hilfe interner regulatorischer Dokumente schaffen Organisationen einen regulatorischen Rahmen für das elektronische und gemischte Dokumentenmanagement, der es ermöglicht, die Risiken der Verwendung elektronischer Dokumente in der „Grauzone“ zu minimieren, in der das Verfahren für die Arbeit mit Dokumenten schlecht geregelt ist durch Gesetze und Verordnungen.

Die Notwendigkeit, einen internen Regulierungsrahmen für die Organisation zu entwickeln, wird auch in der Norm GOST R ISO 15489-1-2007 erwähnt:

Standard GOST R ISO 15489-1-2007 "Dokumentationsmanagement":

Das Dokumentenmanagement in einer Organisation umfasst:

a) Verabschiedung von Richtlinien und Standards im Bereich der Dokumentenverwaltung;

b) Zuweisung von Verantwortlichkeiten und Befugnissen für die Archivverwaltung;

c) Erstellung, Umsetzung und Verbreitung von Richtlinien und Verfahren für den Umgang mit Aufzeichnungen.“

Die Beziehungen zu externen Organisationen und die Verwendung elektronischer Dokumente in Interaktion mit ihnen werden in der Regel auf der Grundlage des Zivilgesetzbuchs der Russischen Föderation aufgebaut. Alles, was mit dem Austausch elektronischer Dokumente zu tun hat, ist in Verträgen und Vereinbarungen festgelegt.

Die Hauptschwierigkeiten bei der Entwicklung eines internen Regulierungsrahmens für gemischte Arbeitsabläufe ergeben sich aus folgenden Gründen:

In Russland wurde das Verfahren zur Anerkennung der Rechtskraft elektronischer Dokumente durch staatliche Stellen und Gerichte noch nicht eingeführt, das den Bedürfnissen der Wirtschaft und der öffentlichen Verwaltung sowie der etablierten Praxis der Verwendung elektronischer Dokumente und Informationen vollständig entsprechen würde;

Fast vollständig abwesend Russische Methoden und Standards für die Bewertung des Wertes elektronischer Dokumente, deren Übertragung ins Archiv, die Vernichtung elektronischer Dokumente, die Arbeit mit vertraulichen und geheimen elektronischen Dokumenten;

Bis zu einem gewissen Grad können natürlich Auslandserfahrungen helfen, aber meistens können einheimische Spezialisten im Bereich Dokumentenmanagement aufgrund schlechter Fremdsprachenkenntnisse und fehlender Übersetzungen einfach nicht "herankommen".

Für erfolgreiche Arbeit Bei gemischten Arbeitsabläufen wird die Schulung des Personals zu einer besonders wichtigen Aufgabe. Es sind die Eigenschaften des Personals der Organisation, seine Qualifikationen, die allgemeine Einstellung, Neues zu lernen, das Verständnis für die Notwendigkeit von Veränderungen, die den Grundstein für eine erfolgreiche Umsetzung bilden. moderne Technologien im Dokumentenmanagement.

Aus- und Weiterbildung aller Mitarbeiter im Bereich Dokumentenmanagement können die Risiken beim Einsatz elektronischer Dokumente in der Arbeit deutlich reduzieren, die Effizienz der Arbeit der Mitarbeiter steigern, mehr kurze Zeit elektronisches Dokumentenmanagement und abteilungsübergreifende elektronische Interaktion einführen. Die kompetente Gestaltung dieser Ausbildungsarbeit steht in erster Linie im Dienst des Personals der Organisation.

Die erste Stufe des Übergangs zu einem gemischten Workflow, bei dem Computer zur Erstellung von Papierdokumenten verwendet werden, ist bereits abgeschlossen. Die meisten russischen Organisationen befinden sich in der zweiten Phase - elektronische Systeme dienen der Registrierung, Aufzeichnung und Kontrolle der Ausführung von Dokumenten. Um die Arbeit zu beschleunigen, werden elektronische Kopien von Dokumenten aktiv verwendet. Darüber hinaus wurden bereits eine Reihe von Gesetzen erlassen, die die Aufbewahrung bestimmter Dokumente nur in elektronischer Form zulassen (in einigen Fällen vorschreiben).

In der nächsten Phase, die in den meisten Organisationen nicht mehr weit entfernt ist, werden nach und nach echte elektronische Dokumente die Papierdokumente ersetzen. Dies betrifft zunächst die internen Massendokumente der Organisation wie Memos und Memos. In dieser Phase ist es wichtig, die Arbeit im gemischten Workflow in internen regulatorischen Dokumenten korrekt zu regeln - insbesondere solche Themen wie die Verwendung von EDS im Workflow der Organisation.

Wörterbuch der Personalaktenverwaltung. Elektronisch Digitale Unterschrift- Einzelheiten eines elektronischen Dokuments, die zum Schutz dieses elektronischen Dokuments vor Fälschung bestimmt sind und als Ergebnis einer kryptografischen Transformation von Informationen unter Verwendung des privaten Schlüssels einer elektronischen digitalen Signatur (im Folgenden - EDS) erhalten wurden und es ermöglichen, den Eigentümer des Signaturschlüsselzertifikats zu identifizieren, sowie das Fehlen einer Informationsverzerrung im elektronischen Dokument festzustellen. Gemäß dem Bundesgesetz vom 10. Januar 2002 N 1-FZ „Über die elektronische digitale Signatur“ ist ein EDS in einem elektronischen Dokument einer handschriftlichen Unterschrift in einem Dokument auf Papier unter gleichzeitiger Beachtung gleichgestellt folgenden Bedingungen: a) das zu diesem EDS gehörende Signaturschlüsselzertifikat hat seine Gültigkeit (gültig) zum Zeitpunkt der Verifizierung oder zum Zeitpunkt der Signatur eines elektronischen Dokuments nicht verloren, wenn es Beweise gibt, die den Zeitpunkt der Signatur bestimmen;

b) die Authentizität des EDS im elektronischen Dokument bestätigt wird;

c) EDS wird gemäß den Angaben im Signaturschlüsselzertifikat verwendet.

Einerseits ist es notwendig, die Angst der Mitarbeiter vor der Einführung neuer Technologien zu überwinden, andererseits muss man erkennen, dass jede Technologie ihre eigene hat Schwachpunkte. Bisher sind sowohl die Fragen der gesetzlichen und behördlichen Regulierung der Verwendung elektronischer Dokumente als auch die Fragen der Langzeitspeicherung elektronischer Dokumente, insbesondere der mit EDS signierten, nicht vollständig gelöst.

Langjährige Erfahrungen zeigen, dass die technischen Probleme beim Übergang zu einem gemischten Workflow in der Regel recht erfolgreich gelöst werden. Die größte Schwierigkeit besteht in der Lösung organisatorischer Probleme, die eng mit dem „Faktor Mensch“ zusammenhängen. Um erfolgreich zum elektronischen Dokumentenmanagement überzugehen, ist es sehr wichtig, die Rekrutierung, Ausbildung und Schulung des Personals der Organisation richtig zu organisieren.

Notiz. Ohne qualifiziertes Personal ist ein Mischbetrieb nicht möglich.

Literatur

1. Verordnung über die Anforderungen an die Tätigkeit von Finanzmarktteilnehmern bei der Verwendung elektronischer Dokumente: genehmigt. Verordnung des Föderalen Dienstes für Finanzmärkte vom 08.12.2005 N 05-77 / pz-n / Bulletin der Regulierungsakte der Bundesorgane Exekutivgewalt. - 2006, Nr. 6.

2. Reglement über das Verfahren zur Anerkennung von Personen als qualifizierte Anleger: genehmigt. Verordnung des Föderalen Dienstes für Finanzmärkte vom 18. März 2008 N 08-12/pz-n / Mitteilungsblatt über Rechtsakte der Bundesvollzugsbehörden. - 2008, Nr. 19.

N. Chramtsowskaja

Führender Experte

Dokumenten-Management

Firma "Elektronische Bürosysteme",

Mitglied der Guild of Records Managers,

Mitglied von ARMA International

Moskau

Für den Druck signiert

M. P. Bobyleva, Kandidatin der Geschichtswissenschaften, außerordentliche Professorin

• Die Beziehung und gegenseitige Beeinflussung des Dokumentenmanagementsystems und des Managementsystems
• Die praktische Bedeutung der Prinzipien des Arbeitsablaufs
• Zum Inhalt des Begriffs „Dokumentenfluss“ im Kontext elektronischer Technologien
• Vergleich der Prinzipien des Papier- und elektronischen Dokumentenmanagements

Eine der grundlegenden Bestimmungen der modernen Dokumentenwissenschaft ist, dass das Dokumentenmanagement das Managementsystem widerspiegelt. Der Dokumentenfluss spiegelt die Art der Organisation, ihre Struktur, das Verfahren zur Lösung von Problemen und den Grad der Regulierung der dokumentarischen Kommunikation wider. Unter modernen Bedingungen werden in Organisationen, die sich auf Innovation und den Markt konzentrieren, Strukturen eingeführt, die mit multidirektionaler Kommunikation (z. B. Matrix- und andere adaptive Strukturen) gesättigt sind, was sich nur auf die Managementtechnologie und die Organisation des Arbeitsablaufs auswirken kann. Organisatorische und technologische Ablaufformen spiegeln nicht nur das Managementsystem wider, sondern wirken sich auch wiederum auf dessen Wirksamkeit aus.

Der Einsatz von elektronischem Dokumentenmanagement in Verwaltungstätigkeiten ist ein Schlüsselfaktor in der modernen "Bürorevolution". Gleichzeitig vollzieht sich nicht nur der Übergang vom traditionellen Papier- zum elektronischen Dokumentenmanagement, sondern auch die Prozesse der Führungsinteraktion verändern sich maßgeblich. Gegenwärtig ist die Einführung elektronischer Din Kombination mit der Lösung der Probleme bei der Erstellung von " E-Government“und der „Informationsgesellschaft“ wird die Entwicklung öffentlicher Dienstleistungen, die in elektronischer Form erbracht werden, zu einer wichtigen Richtung für die Verbesserung der Aktivitäten sowohl staatlicher Stellen (zur Steigerung der Effizienz, Effektivität und Transparenz) als auch von Unternehmen und Organisationen in verschiedenen Sektoren von Aktivität.

Mit der Einführung neuer Informationstechnologien gewinnt die Frage nach den Grundsätzen des Dokumentenumlaufs große praktische Bedeutung. Die Praxis zeigt, dass elektronische Dokumentenmanagementsysteme (EDMS) in verschiedenen Institutionen und Unternehmen unterschiedlich effizient eingesetzt werden können (auch wenn dasselbe Softwareprodukt verwendet wird), was weitgehend mit den Prinzipien und Verfahren für das Dokumentenmanagement und der Organisation zusammenhängt der Unterstützung des Dokumentenmanagements (DOE) im Allgemeinen.

Wir müssen zugeben, dass bei der Lösung der Probleme der Organisation der Arbeit mit elektronischen Dokumenten oft versucht wird, ein elektronisches Dokument mit einem Papierdokument zu vergleichen und die Dokumentenverwaltung in elektronischer Form nach den Prinzipien der traditionellen Büroarbeit zu organisieren. Es gibt häufig Fälle, in denen Mitarbeiter im Prozess der Vorbereitung einer Organisation auf die Einführung eines EDMS den Wunsch äußern, dass die alten Arbeitsabläufe unter den Bedingungen der Automatisierung erhalten bleiben.
Einige Beispiele für unzureichend durchdachte Verfahren zur Verwendung des EDMS in der Organisation von Arbeitsabläufen wurden auch auf den Seiten der Zeitschrift Paperwork gegeben.

Insbesondere ist ein Beispiel bemerkenswert, wenn unter den Bedingungen der Verwendung des EDMS, „um die Zeitkosten und den direkten Fluss des Dokuments zu reduzieren“, gleichzeitig mit der Übermittlung des Dokuments zur Lösung an den Leiter die vorschulische Bildungseinrichtung dies tut "Papier (von mir unterstrichen - M. B.) kopieren und an die zuständige Stelle weiterleiten bauliche Untergliederung für die rechtzeitige Information des zukünftigen Künstlers. Wie zu beurteilen ist, wird in diesem Fall die Grundfunktionalität des EDMS nicht ausreichend genutzt, und anstatt das von der Organisation auf Papier erhaltene Dokument zu scannen, wird es kopiert (mit vergleichbaren Arbeitskosten, aber ohne Eingabe einer elektronischen Kopie des Dokument in das EDMS zur weiteren Bearbeitung). Ergebend Grundprinzipien Workflow (Effizienz, Direktheit und Ökonomie) in einer Form umgesetzt werden, die nicht den Möglichkeiten des EDMS entspricht.

In den letzten 15–20 Jahren hat die Entwicklung von Workflow-Automatisierungssystemen mehrere Phasen durchlaufen:

• Automatisierung der Arbeitsprozesse des DOW-Dienstes;
• Automatisierung des Arbeitsablaufs innerhalb der Organisation als Ganzes;
• die Verwendung von Elementen des elektronischen Dokumentenmanagements innerhalb des Unternehmenssystems einer Organisation und in einem geografisch verteilten System von Institutionen;
• Zusammenspiel autonomer Dokumentenmanagementsysteme bei der Übermittlung von Dokumenten in elektronischer Form;
• Schaffung integrierter Technologien für die elektronische Dokumentenverwaltung und Speicherung von Dokumenten, einschließlich Technologien für die abteilungsübergreifende Interaktion und andere Formen der externen Dokumentenverwaltung.

Neue organisatorische und technologische Merkmale des Arbeitsablaufs (wie sie gebildet werden) wurden in einer Reihe früherer Veröffentlichungen des Autors berücksichtigt, darunter in der Zeitschrift Deloproizvodstvo. Jetzt in der Praxis Russische Organisationen alle aufgeführten Möglichkeiten zum Einsatz automatisierter Technologien genutzt werden. Mit anderen Worten, es gibt eine „Multistruktur“ von organisatorischen und technologischen Formen des Dokumentenumlaufs, wobei es einen allgemeinen Trend in ihrer Entwicklung gibt.

Der Prozess des Übergangs vom traditionellen Papier- zum elektronischen Dokumentenmanagement umfasst mehrere Phasen. Daher wird derzeit und in naher Zukunft ein gemischter Electronic-Paper-Workflow verwendet.

Die vollelektronische Verwaltung von rechtserheblichen Verwaltungsdokumenten scheint heute eine Art „Idealmodell“, „Zielbild“ zu sein, dem es sich zu nähern gilt, den Anwendungsbereich elektronischer Dokumente entsprechend der Entwicklung des regulatorischen Rahmens schrittweise zu erweitern. Dieser Umstand scheint vor allem angesichts der Tatsache wichtig zu sein, dass inzwischen verschiedene Organisationen aktiv sind verschiedenen Stadien Einführung und Anwendung elektronischer Dokumentenverwaltungstechnologien.
Eine Reihe der meisten allgemeine Grundsätze Der Papierworkflow wurde in den Hauptbestimmungen des Unified State Records Management System (EGSD) verankert.

Grundlegende Anforderungen an das Dokumentenmanagement, die sich auf die Einführung moderner Dokumentenmanagementsysteme konzentrieren, sind in GOST R ISO 15489-1-2007 enthalten. Im Allgemeinen müssen die Organisation und Technologie des Dokumentenmanagements (sowohl auf Papier als auch elektronisch) die folgenden Anforderungen erfüllen:

• Übereinstimmung der im Dokument enthaltenen Informationen mit den Befugnissen des Verwaltungssubjekts (Leitungsorgan oder Beamter), das es verwendet;
• Regelung des Zugangs zu Informationen und Dokumenten gemäß den Befugnissen von Beamten - Teilnehmern am Dokumentenfluss;
• Integrität, Authentizität, Zuverlässigkeit und Legitimität von Dokumenten;
• Gewährleistung der Effizienz der Übertragung und des Empfangs von Informationen;
• Optimierung der Arbeitskosten.

Die Umsetzung dieser Anforderungen im Rahmen des Einsatzes moderner Informationstechnologien sollte auf einer breiteren Sicht auf die Probleme des Management-Workflows und der Klärung dieses Konzepts basieren. In der kürzlich erschienenen Monographie „Managerial Document Management: From Paper to Electronic“ haben wir einige methodische Aspekte des modernen Management Document Management untersucht und konkretisiert.

Im Rahmen dieses Artikels stellen wir einige Bestimmungen fest.

Es wird darauf hingewiesen, dass in der vorangegangenen Periode der Geltungsbereich der Regulierung des Papier-Workflows die Phasen des Lebenszyklus eines Dokuments innerhalb einer Organisation umfasste. In der traditionellen Büroarbeit wurde Dokumentenmanagement als die Bewegung von Dokumenten innerhalb einer Organisation von ihrer Erstellung oder ihrem Empfang bis zu ihrer Ablage oder ihrem Versand angesehen. Diese Interpretation spiegelt sich in GOST R 51141-98 wider: "Dokumentenfluss - die Bewegung von Dokumenten in einer Organisation von dem Moment an, in dem sie erstellt oder empfangen werden, bis zum Abschluss der Ausführung oder des Versands." In etwas überarbeiteter Form wurde diese Definition in aufgenommen aktuelle Regeln Büroarbeit in den föderalen Exekutivbehörden, wo geschrieben steht, dass der Dokumentenfluss „die Bewegung von Dokumenten vom Zeitpunkt ihrer Erstellung oder Entgegennahme bis zum Abschluss der Ausführung, Platzierung im Fall und (oder) Versand“ ist. Bei diesem Ansatz stellt sich heraus, dass die Bewegung von Dokumenten von dem Moment, in dem sie von einer Organisation gesendet werden, bis zu dem Moment, in dem sie von einer anderen Organisation empfangen werden, nicht für den Workflow gilt. Inzwischen ist es dieser Bereich des Dokumentenumlaufs im Zusammenhang mit dem Einsatz elektronischer Dokumentenmanagementtechnologien, der besondere Aufmerksamkeit erregt, wie das Aufkommen des Konzepts des „abteilungsübergreifenden elektronischen Dokumentenmanagements“ belegt.

Die Erklärung für die Tatsache, dass in der vorangegangenen Periode der Umfang der Regulierung des Papier-Workflows die Phasen des Lebenszyklus eines Dokuments innerhalb einer Organisation umfasste, kann wie folgt lauten. In einer papierbasierten Umgebung schriftliche Mitteilungen mit anderen Organisationen hatten nur begrenzte Kontrolle, da es eine Lücke in den Verwaltungsverfahren im Zusammenhang mit der physischen Zustellung des Dokuments an den Adressaten (von einer Organisation zur anderen) gab. Aus diesem Grund wurde der Arbeitsablauf bei der traditionellen Büroarbeit als die Bewegung von Dokumenten innerhalb einer Organisation (im Rahmen ihres Büroarbeitsdienstes) betrachtet. Im Zusammenhang mit der Nutzung moderner Informationstechnologien wird ein solcher Rahmen für die dokumentarische Managementkommunikation eng, was letztendlich seine Wirksamkeit beeinträchtigen muss. Daher sollte im Zusammenhang mit dem Einsatz moderner Informationstechnologien zwischen interner und externer elektronischer Dokumentenverwaltung unterschieden werden.

Obwohl einige der Probleme der externen und internen elektronischen Dokumentenverwaltung der Organisation miteinander verbunden und voneinander abhängig sind, beinhaltet die praktische Anwendung externer elektronischer Ddie Lösung einer Reihe von Problemen unterschiedlicher Komplexität. Diese Probleme erfordern besondere Aufmerksamkeit, da ein erheblicher Teil von ihnen über den Rahmen der Unternehmensregulierung des DOE hinausgeht und einen angemessenen gesetzlichen und regulatorischen Rahmen, die Vereinheitlichung und Standardisierung von Anforderungen an elektronische Dokumente und Dokumentenverwaltungsverfahren sowie die Herausgabe von Dokumenten erfordert ressortübergreifende Handlungen, der Abschluss von Verträgen oder Vereinbarungen.

Zum Beispiel Korrespondenz im Zusammenhang mit Bürgerbegehren an Staat bzw Magistrat oder andere Organisationen in elektronischer Form bezieht sich auf die externe elektronische Dokumentenverwaltung, und spezifische Verfahren für die Arbeit mit Bürgerbeschwerden in Organisationen, die ein elektronisches Dokumentenverwaltungssystem verwenden, sind der Bereich der internen Dokumentenverwaltung.

Dokumentenverwaltungsprozesse in der klassischen Büroarbeit wurden in der Regel ab dem Zeitpunkt der Erstellung des Dokuments, also seiner offiziellen Unterzeichnung und Registrierung, betrachtet. Bei diesem Ansatz bleiben die Verfahren zur Erstellung eines Dokumententwurfs und seiner Genehmigung jedoch „hinter den Kulissen“. Wenn wir den Arbeitsablauf in Verbindung mit Managementprozessen (oder Geschäftsprozessen) betrachten, sollte der Arbeitsablaufprozess nicht nur ab dem Zeitpunkt der Erstellung des Dokuments (d. h. seiner Rechtskraft) betrachtet werden, sondern auch die gesamte vorherige Phase umfassen der Vorbereitung und Genehmigung des Projekts. Der Beginn des Lebenszyklus eines Dokuments sollte als Erstellung eines Projekts angesehen werden, wenn es auf einem Speichermedium materialisiert wird, Änderungen und Ergänzungen des Inhalts des Dokuments (basierend auf den Ergebnissen einer individuellen oder gemeinsame Arbeit), sowie eine Reihe von Details (Metadaten), die der offiziellen Unterzeichnung des Dokuments vorausgehen und seine Legitimität bezeugen. Darüber hinaus ist im Verwaltungsprozess die Phase der Arbeit mit einem Entwurfsdokument untrennbar mit der Vorbereitung und Annahme verbunden Managemententscheidungen und ist ein wesentlicher Bestandteil von Managementverfahren und Geschäftsprozessen in einer Organisation. Im Kontext neuer Informationstechnologien rücken diese Prozesse vor allem in den Fokus, um Arbeitskosten zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Daher ist es unter modernen Bedingungen grundsätzlich falsch, die Phase der Projektvorbereitung außerhalb des Rahmens von Dokumentenmanagementprozessen zu belassen.

Die vor 15 bis 20 oder mehr Jahren veröffentlichten regulatorischen und methodischen Dokumente zu Fragen der Büroarbeit enthielten normalerweise eine Bestimmung, dass die interne Korrespondenz in der Organisation nicht registriert werden sollte und Maßnahmen zu ihrer Reduzierung ergriffen werden sollten. Eine solche Anforderung war auf die etablierte Praxis sowie auf die Aufgaben zurückzuführen, die Arbeitseffizienz zu steigern und die Arbeitskosten für die Erstellung von Dokumenten und deren Registrierung in einem Papierworkflow zu senken.

Tatsächlich existiert in vielen großen Organisationen die interne Korrespondenz nicht nur, sondern spielt auch eine nicht unerhebliche Rolle bei der Begründung von getroffenen Entscheidungen und der Umsetzung von Kerngeschäftsprozessen.

Unter modernen Bedingungen kann die Arbeit mit internen Dokumenten, einschließlich ihrer Registrierung, unter Verwendung des elektronischen Dokumentenverwaltungssystems nicht mehr als Ausdruck einer übermäßigen Bürokratisierung angesehen werden. Im Gegenteil, der Einsatz neuer Informationstechnologien und die damit verbundenen Möglichkeiten des Dokumentenmanagements und der Kontrolle über die Ausführung von Weisungen, der Einsatz von Elementen des elektronischen Dokumentenmanagements tragen zu mehr Klarheit und Effizienz bei der Problemlösung bei.

Darüber hinaus war ein ganzes Jahrhundert lang einer der Eckpfeiler der traditionellen Büroarbeit und des Dokumentenmanagements in häuslichen Organisationen die Trennung von technischen Vorgängen zur Vorbereitung von Dokumenten (z. B. Drucken von Dokumenten in Schreibmaschinenbüros) und Bürodienstleistungen von den Prozessen der Arbeit mit Dokumenten von „Vollstreckern“. Unter modernen Bedingungen erfolgt die Erstellung von Dokumenten auf PCs. Allerdings gibt es noch immer ein Klischee in Bezug auf die Vorgehensweisen bei der Arbeit mit Dokumenten: Sie werden von Führungskräften und Spezialisten oft als „fremde“ Funktion wahrgenommen. Gleichzeitig ist die Ausweitung der Nutzung elektronischer Dokumente ohne die Beteiligung nicht nur der Mitarbeiter des Dokumentationsdienstes, sondern auch anderer Abteilungen der Organisation an den Prozessen des elektronischen Dokumentenmanagements undenkbar. Das belegen internationale Erfahrungen. Der Prozessansatz ermöglicht es Ihnen, optimale Verfahren für das elektronische Dokumentenmanagement in einer Organisation aufzubauen. Erfassung, Annahme und Versand elektronischer Dokumente müssen nicht zentral im Dokumentationsdienst erfolgen, sondern es bedarf auch einer sinnvollen Dezentralisierung dieser Funktionen mit der Erteilung von Vollmachten für deren Umsetzung an EDMS-Anwender in Organisationseinheiten. Gleichzeitig verändern sich die Funktionen von Dokumentationsdiensten: Organisatorische, steuernde und methodische Funktionen rücken in den Vordergrund und nicht nur die Erfassung von Dokumenten und die Erledigung anderer Tätigkeiten der klassischen Büroarbeit. Die Arbeit an der Organisation des Dokumentenflusses ist mit neuen Inhalten gefüllt - es ist nicht nur eine formale Kontrolle über den Durchgang von Dokumenten erforderlich, sondern auch die Verwaltung des Dokumentenflusses, des Dokumentenflusses und des Zugriffs auf elektronische Dokumente. Damit erfolgt die Umsetzung neuer Aufgaben des Dokumentenmanagements in die Praxis.

Auch das Sparsamkeitsprinzip wird mit neuen Inhalten gefüllt, darunter die Minimierung der Arbeitskosten für Dokumentenmanagementprozesse. Ursprünglich zielten Systeme zur Automatisierung von Büroarbeiten darauf ab, die Arbeitskosten bei der Durchführung bestimmter Routinearbeiten mit Papierdokumenten (z. B. Registrierung und Kontrolle der Ausführung von Dokumenten, Informationen und Nachschlagewerken) zu minimieren. Mit der Einführung des EDMS ändert sich die Struktur der Arbeitskosten des DOE-Dienstes für die Eingabe von Informationen in die Registrierungskarten von Dokumenten (insbesondere bei der Eingabe einer großen Anzahl von Suchdetails und anderen Metadaten, dem Anhängen von Dateien, dem Scannen von Dokumenten). Beim Prozess des Dokumentenumlaufs unter EDS-Bedingungen werden die gesamten Arbeitskosten für die Arbeit mit einem Dokument auf organisationsweiter Ebene erheblich reduziert (z Fortschritt der Durchführung, Einbeziehung in den Fall usw.). In diesem Fall muss jedoch eine Gruppe hochqualifizierter Spezialisten eingesetzt werden, die die Funktionen der technologischen Verwaltung des EDMS übernehmen.

Es ist wichtig zu betonen, dass der Management-Dokumentfluss kein rein mechanischer Prozess ist, der nur auf die Bewegung von Dokumenten reduziert ist, da viele Prozesse der Arbeit mit Dokumenten mit der Wahrnehmung von Informationen durch eine Person, ihrer Bewertung und Entscheidungsfindung verbunden sind. Wir weisen auch darauf hin, dass unter den Bedingungen der Nutzung moderner Informationstechnologien möglicherweise keine Bewegung (Bewegung) eines Dokuments im herkömmlichen Sinne stattfindet, da sich das elektronische Dokument selbst auf dem Server, in der Datenbank und bei den Benutzern der Elektronik befinden kann Dokumentenmanagementsystem greifen im Rahmen ihrer Arbeit darauf zu.

Als Beispiel in Tabelle 1 sind einige Prinzipien des elektronischen (oder gemischten elektronischen Papier-) Arbeitsablaufs aufgeführt, die die Grundprinzipien des traditionellen Arbeitsablaufs auf Papier nicht negieren, sondern das Ergebnis ihrer Entwicklung und Modifikation darstellen.

Im Zusammenhang mit der Nutzung moderner Informationstechnologien ändert sich das Hauptparadigma des Management-Workflows. Wenn früher das Management von Dokumentenmanagement als eine der wichtigsten Bürofunktionen zur Sicherstellung der Prozesse der Arbeit mit Dokumenten in einer Organisation angesehen wurde, ist das Management von Dokumentenmanagement jetzt eine verwaltete Dokumentenkommunikation, die unter Verwendung moderner Informationstechnologien innerhalb der Organisation und in Zusammenarbeit mit durchgeführt wird Außenumgebung. Die Zusammensetzung der direkten Teilnehmer am elektronischen Dokumentenmanagement in der Organisation umfasst letztlich alle Abteilungen und Beamte an dokumentierten Managementprozessen beteiligt.

Tabelle 1
Vergleich der Prinzipien des traditionellen Papier- und elektronischen Dokumentenmanagements

Siehe: Kuznetsova T.V. Dokumentenfluss - ein Spiegelbild des Managementsystems // Paperwork, 2009, Nr. 4, p. 11–14.

Ermolaeva A.V. Organisation des Dokumentenumlaufs in Exekutivbehörden: Theorie und Praxis // Paperwork, 2012, Nr. 1, S.15.

Siehe zum Beispiel: Bobyleva MP Fragen der normativen und methodologischen Unterstützung der Büroarbeit bei der Implementierung eines Dokumentenmanagement-Automatisierungssystems // Büroarbeit, 1998, Nr. 2, p. 52–55; Bobyleva MP Auf dem Weg zum Informationsmanagement (Fragen der Bewertung der Aktivitäten von Dokumentenmanagementdiensten im Kontext der Dokumentenmanagementautomatisierung) // Paperwork, 1999, Nr. 2, S. 9–13; Bobyleva M. P. Fragen der Analyse des Arbeitsablaufs der Organisation in Bezug auf die Nutzung automatisierte Systeme// Papierkram, 2001, Nr. 1, p. 68–72; Bobyleva MP Corporate Document Management System und Unternehmenskultur: Aspekte der gegenseitigen Beeinflussung // Paperwork, 2001, Nr. 2, p. 40–46; Bobyleva M. P. Unternehmensregulierung der Unterstützung der Managementdokumentation - Merkmale einer neuen Phase // Büroarbeit, 2002, Nr. 2, S. 9–16.Dekret der Regierung der Russischen Föderation "Über die Genehmigung der Regeln für die Büroarbeit in föderalen Exekutivorganen" vom 15. Juni 2009 Nr. 477 (in der Fassung des Dekrets der Regierung der Russischen Föderation vom 7. September 2011 Nr. 751). ), Absatz 4.

Bobyleva M. P. Probleme bei der Verwendung von Elementen des elektronischen Dokumentenmanagements innerhalb einer Organisation // Paperwork, 2003, Nr. 2, p. 14–18; Bobyleva MP Einige Probleme der Verwendung von Elementen der elektronischen Dokumentenverwaltung zwischen Organisationen // Paperwork, 2003, Nr. 3, p. 36–40

Die Veröffentlichung des Posts in der letzten Woche löste eine Diskussion (auch in spezialisierten sozialen Netzwerken) darüber aus, inwieweit die in unserem Land implementierten Dokumentenverwaltungssysteme elektronisch sind. Wo ist der Wendepunkt, wenn der Papier-Workflow zum elektronischen wird?

Zunächst einmal ist der Dokumentenfluss definitiv elektronisch, in dem es einfach kein Papier (naja, auch Tontafeln) gibt, wenn Dokumente, auch in Gerichtsverfahren, nur in elektronischer digitaler Form vorliegen und verwendet werden.
Tatsächlich gibt es einige Beispiele für einen solchen Workflow, obwohl zugegeben werden muss, dass dies hauptsächlich den Handelssektor, den Bankensektor, den Internethandel, den Tourismus und andere betrifft Transportdienste etc.

Oft ist es jedoch nicht immer möglich, ausschließlich elektronische Dokumente zu verwenden. Beispielsweise drucken viele Menschen auf Reisen die vom Versicherer ausgestellten und erhaltenen Versicherungen in elektronischer Form aus. Und es ist für jemanden einfach bequemer, ein zur Freigabe gesendetes Dokument zu lesen und zu bearbeiten, nämlich in Papierform.

Der entscheidende Punkt bei der Bestimmung, zu welcher Art von Workflow es gehört, ist die Form, in der das Originaldokument implementiert wird. Das heißt, der Dokumentenfluss kann ziemlich elektronisch sein (z. B. beim Kauf elektronischer Tickets, beim Kauf von Versicherungen oder beim Bezahlen von Stromrechnungen), aber für die Bequemlichkeit von Hilfsarbeiten verwenden Sie manchmal Papierkopien von elektronischen Dokumenten.

Und umgekehrt scheinen fast alle Geschäftsprozesse elektronisch abgewickelt zu werden, Papier taucht nur in kurzen, kurzen Episoden auf, aber tatsächlich ist es ein Papier-Workflow, denn obwohl das Papier fast für einen Moment erscheint, ist es dieses Papier ist das Original. Was im Falle eines Gerichtsverfahrens erforderlich ist Konfliktsituationen in einem Gericht.

Nun möchte ich diese Bestimmungen am Beispiel der „papierelektronischen Interaktion“ mit der Preobraschenskoje-Verwaltung der Stadt Moskau demonstrieren, beschrieben in allgemein gesagt im Posten

Also schickte ich am 7. Juni eine Erklärung über die Website des Rates. Bitte beachten Sie, dass ich bei der Zusendung eines Antrags in herkömmlicher Papierform umgehend eine Kopie des Antrags mit Registriernummer, Datum und Unterschrift der zuständigen Person des Rates erhalte.
Im elektronischen Fall habe ich nichts dergleichen, nur ein lakonisches Fenster auf dem Bildschirm, das keine rechtliche Bedeutung hat.

Nächste Sekretärin
- druckt den empfangenen Brief;
- registriert es - stempelt es auf Papier und notiert das Datum und die Eingangsnummer mit einem Stift;
- scannt das ausgedruckte Dokument und gibt den Scan zusammen mit den Einzelheiten des Antrags (einschließlich Datum und Registrierungsnummer) in die lokale Datenbank ein.

So sehen wir, dass sich meine, ursprünglich elektronische Bewerbung, "Splits" in zwei Optionen verwandelt internes Dokument Räte, aber das Original (Originalversion) ist genau ein Papierdokument, auf dem ein Stempel angebracht und das Datum und die Nummer mit einem Stift notiert wurden. Die elektronische Version ist nur eine Kopie dieses Papieroriginals.

Hier stellt sich natürlich die Frage (wahrscheinlich sollte sie an die Regierung von Moskau gerichtet werden, da der Rat ihre Abteilung ist) - warum wird alles so gemacht? Warum war es notwendig, ein ursprünglich elektronisches Dokument in eine Papierform zu überführen und gleichzeitig eine elektronische Kopie davon zu erstellen?

All dieses Papier-elektronische Dokumentenflussschema verursacht nur Überraschung und Verwirrung.
Warum war es unmöglich, ein elektronisches Dokument sofort zu registrieren?
Warum müssen Sie überhaupt eine zusätzliche Registrierung einführen, wenn die Registrierung zum Zeitpunkt des Absendens der Bewerbung auf der Website tatsächlich bereits automatisch erfolgt ist?

Wenn die Regierung von Moskau so ein Anhänger von Papierkram ist, warum war es dann notwendig, den Garten mit der Schaffung einer doppelten elektronischen Schaltung einzuzäunen?
Die Sekretärin würde den Antrag ausdrucken, stempeln, in eine Mappe heften und fertig. Warum war es notwendig, all dies zusätzlich in den Computer einzugeben, einschließlich des manuellen Ausfüllens der Details?

Der zuständige Testamentsvollstrecker bereitet die Antwort vor (ich werde in Klammern anmerken, dass der Text der Antwort überhaupt nicht den Fragen im Antrag entspricht, der Testamentsvollstrecker hat den Antrag anscheinend überhaupt nicht gelesen). Gleichzeitig steht die Erstellung der Antwort in keinem Zusammenhang mit der ursprünglichen Anfrage (andernfalls müsste das System automatisch das Feld "auf welche Anfrage wird die Antwort gegeben" ausfüllen).

Das Antwortschreiben wird gedruckt und vom Leiter unterschrieben. Die Sekretärin füllt die Registrierungsdaten (Datum, Nummer) mit einem Stift aus und vergisst, die Daten der ankommenden Person einzutragen.

Das Papierdokument ist gebunden. Dann wird es gescannt und in eine parallele elektronische Datenbank eingegeben.

Über das Liefersystem wird ein elektronischer Copy-Scan an die E-Mail-Adresse des Bewerbers (an mich) gesendet.

An diesem Beispiel sehen wir deutlich, dass „Automatisierung“ hier nur zu einer Erhöhung der Arbeitskosten bei der Umsetzung des Geschäftsprozesses und der Anziehung zusätzlicher materieller Ressourcen (Computer, Software) führt.

Warum ist das alles nötig?
Die Frage ist natürlich rhetorisch.

V. Balasanyan,
Generaldirektor EOS-Unternehmen

Dokumente sind die Informationsgrundlage der Aktivitäten der Organisation, da in ihnen mehr als 80 % ihrer Informationsressourcen konzentriert sind. Darüber hinaus ist der Workflow im Wesentlichen ein geordneter Austausch dieser Informationen zwischen Mitarbeitern und Abteilungen. Daher wirkt sich die Steigerung der Effizienz der Arbeit mit Dokumenten in einer Organisation direkt auf die Effizienz der Organisation bei der Erfüllung ihrer Aufgaben aus, unabhängig davon, ob sie den Service der Bürger durch den Staat verbessert oder städtische Einrichtung oder Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit eines Handelsunternehmens

Arbeiten mit Dokumenten in einer Organisation: Grundkonzepte und regulatorische und methodische Dokumente

Die Büroarbeit als System von Regeln und Technologien für die Arbeit mit Dokumenten umfasst die Prozesse der Erstellung von Dokumenten (Dokumentation) und der Organisation der Arbeit mit Dokumenten (Aufbewahrung, Nutzung, Bewegung) bis zu ihrer Vernichtung oder Übergabe an ein Archiv.

Das wichtigste technologischer Prozess Die Arbeit mit Dokumenten in der Organisation ist ein Workflow - die Bewegung von Dokumenten ab dem Zeitpunkt, an dem sie erstellt oder empfangen werden, bis zum Abschluss der Ausführung, des Versands oder der Umsetzung. Dokumentenmanagement bezieht sich auf folgende Prozesse: Registrierung von Dokumenten, Organisation und Kontrolle ihrer Prüfung und Ausführung.

Es wird davon ausgegangen, dass eine spezielle Dokumentenverwaltungsstelle (Fallmanagement, Geschäftsstelle, Sekretariat etc.) für die Koordination, Steuerung und Umsetzung von Geschäftsprozessen in der Organisation zuständig ist.

Hauptsächlich normative Dokumente, die die Dokumentationsunterstützung des Managements in der Russischen Föderation regeln, sind heute:

GOST R 51141-98 "Büroarbeit und Archivierung. Begriffe und Definitionen", Beschreibung des Begriffssystems im Bereich Büroarbeit und Archivierung;

"Typische Anweisungen für die Bürotätigkeit in den Bundesvollzugsbehörden", , der allgemeine Anforderungen an das Funktionieren von Verwaltungsdokumentationsdiensten, die Dokumentation von Verwaltungsaktivitäten und die Organisation der Arbeit mit Dokumenten festlegt.

Ein Bundesgesetzentwurf wird derzeit vorbereitet "Zur Dokumentation der Managementtätigkeit", (cm.).

Das elektronische Dokumentenmanagement umfasst die Bewegung von Dokumenten in elektronischer Form. BEIM Bundesgesetz "Über die elektronische digitale Signatur" vom 10. Januar 2002 N 1-FZ bestimmt rechtlichen Bedingungen Verwendung einer elektronischen digitalen Signatur, vorbehaltlich derer eine elektronische digitale Signatur in einem elektronischen Dokument als gleichwertig mit einer handschriftlichen Unterschrift in einem Dokument auf Papier anerkannt wird.

"Elektronische Revolution" in der Arbeit mit Dokumenten

Bis vor kurzem war die sinnvolle Arbeit mit Dokumenten als technologische Tätigkeit zur Erstellung, Abrechnung, Bewegung, Kontrolle und Suche von Dokumenten weitgehend von der Büroarbeit getrennt. Die Büroarbeit wurde von engagierten Mitarbeitern der Sekretariate und Büros erledigt. Infolgedessen wurden Büroautomatisierungssysteme in der Regel genau als Systeme zur Automatisierung der Aktivitäten dieses technologischen Personals betrachtet.

In den letzten zehn Jahren hat die Büroautomatisierung jedoch die Art und Weise, wie Dokumente gehandhabt werden, revolutioniert. Anstelle von Sekretärinnen und Schreibkräften werden Dokumente jetzt von ihren Autoren selbst erstellt - mit Hilfe von Personalcomputern, und ein paar Tastendrücke des Computers reichen aus, um das erstellte Dokument über ein Computernetzwerk zu senden - in den nächsten Raum oder auf einen anderen Kontinent . So sind Entscheidungsträger zu direkten Teilnehmern an Büro- und Workflow-Technologien geworden, von dem Moment an, in dem ein Dokument erstellt wird, bis hin zur Kontrolle seiner Ausführung und der Arbeit mit einem Dokumentenarchiv. In diesem Zusammenhang bedarf das bestehende Klischee der Einstellung zu Dokumentenmanagementsystemen als Mittel zur Steigerung der Arbeitseffizienz des Büropersonals einer Überarbeitung. Jetzt ist das elektronische Dokumentenverwaltungssystem ein Schlüsselinstrument für die direkten Aktivitäten von Entscheidungsträgern - Managern.

So automatisieren Sie Arbeitsabläufe

Heutzutage hat eine Organisation, die eine moderne Lösung zum Erstellen einer automatisierten Workflow-Technologie erhalten möchte, eine ziemlich große Auswahl - vom Erwerb einzelner privater Technologien bis hin zu vorgefertigten komplexe Systeme. Unternehmensansatz "Elektronische Bürosysteme", implementiert in das beliebte System "Fall", ist dass neue Technologie sollte die bestehende traditionelle Managementkultur ablösen gesetzlicher Rahmen und die etablierte Technologie der Arbeit mit Papierdokumenten.

Tatsache ist, dass westliche Traditionen mit der persönlichen Verantwortung des Managers für das Dokument und seine Ausführung verbunden sind (typischerweise fehlt das Wort "Dokumentenfluss" selbst in der englischen Sprache). Regulierungsgegenstand in traditionellen westlichen Dokumentenverwaltungssystemen (den sogenannten Dokumentenverwaltungssystemen) war die Systematisierung der Aufbewahrung ausgeführter Dokumente (ähnlich der inländischen Archivaufbewahrung). Auf der Grundlage dieser Tradition wurde das Konzept der westlichen elektronischen Dokumentenverwaltungssysteme gebildet, und daher ist es nicht verwunderlich, dass viele von ihnen in unserem Land immer noch mit einer Art Ausdruck "elektronisches Archiv" übersetzt werden.

Die inländische Tradition impliziert die obligatorische Registrierung jedes Dokuments ab dem Zeitpunkt, an dem es in der Organisation erscheint, sowie einen geregelten (und kontrollierten) Dokumentenfluss noch vor Abschluss der Ausführung des Dokuments. Die Idee einer solchen Abrechnung und Regulierung des Dokumentenverkehrs ist den modernen globalen Trends bei der Organisation des Managements mithilfe von Computernetzwerken durchaus angemessen. Allerdings "Dokumentenfluss"-Technologien ( Arbeitsablauf), die in westliche Dokumentenverwaltungssysteme eingebaut sind, sind in der Regel sehr allgemein gehalten und berücksichtigen in keiner Weise die über Jahrhunderte gewachsene und im Detail ausgearbeitete heimische Verwaltungspraxis.

Daraus folgt, dass der direkte Einsatz westlicher Fertigsysteme für die integrierte Automatisierung der russischen Büroarbeit unmöglich ist. Es ist kein Zufall, dass alle führenden einheimischen Entwickler ihre eigenen Büro- und Workflow-Automatisierungssysteme erstellen, einschließlich solcher, die westliche Technologien und Softwarekomponenten verwenden.

Traditionelle Funktionen des Büroautomatisierungssystems

Die traditionellen Funktionen, die den Inhalt der russischen Büroarbeit und des Papierworkflows ausmachen, sind bekannt. Sie umfassen das Empfangen und Versenden von Dokumenten, ihre Registrierung, Prüfung und Vollstreckung von Entscheidungen, ihre Zustellung an die Vollstrecker, die Kontrolle über die Bewegung und Ausführung von Dokumenten, ihre Vernichtung oder Übergabe an das Archiv.

Zunächst, Mitte der 1990er Jahre, wurde das System "Fall" konzentrierte sich speziell auf die Automatisierung der traditionellen Büroarbeit als reale Technologie für die Buchhaltung und Verwaltung der Bewegung von überwiegend Papierdokumenten. Weitere Erfahrungen haben gezeigt, dass trotz der anfänglichen Präsenz einer Reihe von "elektronischen Dokumentenverwaltung"-Funktionen (Arbeiten mit elektronischen Dokumentendateien und E-Mail, Scannen, Volltextsuche, Netz-Zugriff etc.), dass diese Funktionen von den meisten Kunden schon lange nicht mehr nachgefragt werden.

Die Automatisierung der traditionellen Büroarbeit hat es ermöglicht, eine Reihe wichtiger Probleme der Kontrolle über die Dokumentationstätigkeiten eines Unternehmens und seiner Abteilungen zu lösen. Allerdings heute zu schaffen modernes System die automatisierung der arbeit mit dokumenten reicht nicht aus, um die ausgearbeiteten stereotypen von briefpapier und papierkram in das elektronische dokumentenmanagementsystem zu übertragen. Nicht mehr technische Abrechnungs- und Kontrollfunktionen stehen im Vordergrund, sondern eine Reihe von Problemen bei der Arbeit mit elektronischen Dokumenten im eigentlichen Sinne.

Neue Funktionen elektronischer Dokumentenmanagementsysteme

Gegenüber der traditionellen papierbasierten Büroarbeit muss ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem eine Reihe neuer Funktionen implementieren, von denen die wichtigsten im Folgenden aufgeführt sind.

Annahme elektronischer Dokumente

Das Büroautomatisierungssystem, das sich nur auf den Papierworkflow konzentriert, kann auf die Arbeit mit strukturierten Informationen über das Dokument und seine Details - der sogenannten Registrierungskarte - beschränkt sein. Das elektronische Dokumentenmanagementsystem soll auch ein vollwertiges Arbeiten mit den Dokumenten selbst in elektronischer Form ermöglichen. Im System "Fall", insbesondere kann der Registrierungskarte eine beliebige Anzahl von Dateien zugeordnet werden, die das eigentliche elektronische Dokument darstellen.

Das elektronische Dokumentenmanagementsystem sollte den notwendigen Service bieten, um Dokumente aus verschiedenen Quellen und Geräten einzubeziehen, einschließlich derjenigen, die über empfangen wurden Email, Faxleitungen oder auf Papier. Werden Dokumente direkt an den Arbeitsplätzen der Nutzer des elektronischen Dokumentenmanagementsystems erstellt, sollte dieses eine automatisierte Generierung von Vorlagen ermöglichen Standarddokumente in Standard-Office-Anwendungen (z. B. in MS Word oder übertreffen) mit anschließender automatischer Registrierung solcher Dokumente.

Speicherung elektronischer Dokumente

Diese Funktion ist der Schlüssel für die meisten ausländischen Dokumentenverwaltungssysteme ( DMS - Dokumentenmanagementsystem).

(System "Fall„Vor allem mit einem eigenen Speicher ist es möglich, mit Dokumenten zu arbeiten, die in Dokumentenverwaltungssystemen gespeichert sind, die den Standard unterstützen ODMA: Offene Dokumentenverwaltung API- eine standardisierte Softwareschnittstelle zu Dokumentenmanagementsystemen, ausgelegt für das Zusammenspiel von Dokumentenmanagementsystemen untereinander und mit Anwendungssystemen. Derzeit ODMA wird von praktisch allen weltweit führenden Anbietern von Dokumentenverwaltungssystemen unterstützt.)

Für die Zwecke der klassischen Büroarbeit reicht es aus, die Beschreibung des Dokuments in Form einer Reihe ganz spezifischer Details zu speichern, die für die Zwecke der Bürobuchhaltung und -kontrolle erforderlich sind (Ausgangs- und Eingangsnummern, Name, Unterzeichner, Beschlüsse, Fristen usw.). Das elektronische Dokumentenverwaltungssystem ist für einen breiteren Benutzerkreis bestimmt, einschließlich derer, die detailliert mit Dokumenten arbeiten. Daher sollte es zusätzlich zu den herkömmlichen Buchhaltungs- und Kontrolldetails eine zusätzliche Möglichkeit zum Speichern und Verarbeiten von Details bieten, die für jede Art von Dokument spezifisch sind.

Beispielsweise können unter den Details einer Personalbestellung Daten über den Mitarbeiter und die Position, die er innehat, und unter den Vertragsdetails - seine Nummer, sein Name, seine Bedingungen und die Höhe der Ratenzahlungen - enthalten sein. Ohne die Zuordnung solcher Details wird die Nutzung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems für eine sinnvolle Arbeit mit Dokumenten in tätigkeitsbezogenen Funktionseinheiten ineffizient oder völlig unmöglich und unnötig.

Verwaltung des Dokumentenflusses

Das Pwird hauptsächlich von Personal verwendet, das mit der Steuerung der Bewegung von registrierten Papierdokumenten zwischen Abteilungen befasst ist. Das elektronische Dokumentenverwaltungssystem organisiert die Arbeit aller Führungskräfte des Unternehmens in allen Phasen des Lebenszyklus des Dokuments, einschließlich der Arbeit an Projekten, Genehmigung, Bestätigung, Ausführung, Abschreibung und Übertragung in die Archivierung. Dies erfordert eine qualitativ neue Unterstützung der Mechanismen des mehrstufigen Dokumenten-Routings und der Verteilung von Rollenfunktionen der Dokumentenfluss-Teilnehmer für jeden der Prozesse.

Benutzerauthentifizierung und Trennung von Zugriffsrechten

Im Papierworkflow wird die Trennung der Zugriffsrechte dadurch sichergestellt, dass Papierdokumente nur an die in den jeweiligen Beschlüssen genannten Personen bzw. deren vertretungsberechtigten Personen (Sekretärinnen, Assistenten etc.) entsprechend ihrer Rollenfunktion im Workflowprozess übermittelt werden. Die Authentifizierung im Papierworkflow erfolgt auf Kosten von Unterschriften (Visa) und Siegeln (Formularen).

In Büroautomatisierungs- und elektronischen Dokumentenverwaltungssystemen sollte eine solche Trennung von Zugriffsrechten sowohl auf der Ebene der Registrierungskarten als auch auf der Ebene der elektronischen Dokumente unterstützt werden. (Zu beachten ist, dass bei herkömmlichen Dokumentenmanagementsystemen Zugriffsrechte in keiner Weise mit Dokumentenbewegungswegen verbunden sind.) Bei der Umstellung auf elektronisches Dokumentenmanagement wird ein Automatisierungssystem zu einem Vermittler zwischen Teilnehmern am Dokumentenverarbeitungsprozess, der die identifizieren soll Benutzer - ein Teilnehmer am Prozess, und ihm auch die Möglichkeit geben, ein Analogon einer Unterschrift (digitale Signatur) oder ein Analogon eines Drucks (digitale Signatur eines Benutzers, der als Verwahrer fungiert) zu hinterlegen Offizielles Siegel und Organisationsformen).

Elektronische Dokumentenverwaltung und neue Verwaltungsschemata

Als Vorteil westlicher Managementsysteme wird häufig ein hohes Maß an Delegation von Befugnissen und dementsprechend ein „horizontaler“ Dokumentenfluss genannt, beispielsweise ein Dokumentenfluss direkt zwischen Mitarbeitern verschiedener Abteilungen unter Umgehung ihrer Vorgesetzten.

Tatsächlich werden in der traditionellen häuslichen Praxis Dokumente in der Regel über die Leiter dieser Abteilungen von einem Mitarbeiter einer Abteilung zu einem Mitarbeiter einer anderen Abteilung weitergeleitet, und der Leiter beispielsweise einer Organisation kann das Dokument nicht direkt ansprechen an den Testamentsvollstrecker, dh "durch den Kopf" der höheren Manager dieses Mitarbeiters. Beim Papierworkflow ermöglicht ein solches Schema zum Weiterleiten von Dokumenten "durch Manager" ihnen, die Aktivitäten ihrer Abteilungen und Ausführenden zu kontrollieren.

Es ist jedoch völlig falsch, daraus zu schließen, dass das elektronische Dokumentenmanagementsystem, mit dem das Problem des „vertikalen“ Dokumentenmanagements gelöst werden kann, kein „horizontales“ Dokumentenmanagement leisten kann. Im Gegenteil, es ist die Kombination aus „horizontalem“ und „vertikalem“ Arbeitsablauf, die es Ihnen ermöglicht, ein echtes Ergebnis zu erzielen effektives System Dokumentationsverwaltung. Insbesondere durch das „Ermöglichen“ der direkten Adressierung von Dokumenten und Weisungen an die direkten Testamentsvollstrecker ist jederzeit eine elektronische „Benachrichtigung“ interessierter Führungskräfte über von den ihnen anvertrauten Einheiten zur Ausführung zugegangene Dokumente möglich.

Noch dringlicher ist das Problem der Umstellung auf effizientere – transparentere – Verwaltungsschemata im Arbeitsablauf, die ein Netzwerk geografisch verteilter Institutionen (Büros) abdecken. Der traditionelle Papier-Workflow ist natürlich in einem separaten Büro lokalisiert. Die Interaktion zwischen Büros einer oder verschiedener Organisationen erfolgt auf der Ebene des Austauschs eingehender/ausgehender Post. Gleichzeitig wird ein in einem Büro registriertes Dokument, das an andere gesendet wird, in jedem von ihnen neu registriert, und eine direkte Kontrolle des Arbeitsstatus mit einem Dokument innerhalb einer entfernten Einheit ist normalerweise unmöglich.

Einen enormen Managementeffekt in naher Zukunft verspricht der Übergang von der elektronischen Dokumentenverwaltung in getrennten lokalen Büronetzwerken zu einem einzigen Dokumentenverwaltungssystem eines geografisch verteilten Systems von Organisationen, das vom Standpunkt der Dokumentenverwaltung als ein einziges betrachtet werden kann virtuelles Büro. Große Vorteile dieses Schemas: eine einzige Registrierung jedes Dokuments, die Möglichkeit, Dokumente direkt an bestimmte Testamentsvollstrecker zu richten, unabhängig von ihrem territorialen Standort und ihrer beruflichen Hierarchie; "Transparenz" der Passage und Ausführung von Dokumenten im gesamten geografisch verteilten Verwaltungssystem.

Elektronisches und Papierdokumentenmanagement in einem System

Abschließend ist festzuhalten, dass im Rahmen einer aktiven Umstellung auf elektronisches Dokumentenmanagement das Dokumentenmanagement in Papierform fortbesteht und auch in absehbarer Zeit ein wesentlicher Bestandteil des Dokumentenmanagements sein wird. Daher wird es unter diesen Bedingungen immer ein Problem der gleichzeitigen Verwaltung von Papier- und elektronischer Dokumentenverwaltung geben.

Im Allgemeinen kann dasselbe Dokument während seines gesamten Lebenszyklus in elektronischer und Papierform vorliegen, und manchmal können Papier- und elektronische Kopien desselben Dokuments gleichzeitig existieren. Somit führt die Trennung der Kontrolle über Papier- und elektronische Dokumente zu Verwirrung und führt letztendlich zu einem Verlust der Kontrolle über den Dokumentenfluss des Unternehmens als Ganzes. Die Hauptaufgabe besteht hier natürlich darin, im Rahmen eines einzigen Systems die Kontrolle über alle "Hypostasen" des Dokuments zu gewährleisten.

Komponenten des wirtschaftlichen Effekts

Die Wirkung des Einsatzes elektronischer Dokumentenmanagementsysteme beinhaltet:

gerade wirtschaftliche Wirkung(Einsparung von Arbeits- und Materialkosten für die Arbeit mit Dokumenten);

Wirkung durch Vereinheitlichung der Dokumentationstätigkeiten der Organisation und Verringerung der Abhängigkeit von der individuellen technologischen Erfahrung des Personals;

Reduzierung der Zeitzyklen für die Arbeit mit Dokumenten und Schaffung eines einzigen Dokumentarraums;

volle Kontrolle über Dokumente, ihre Bewegung und Leistungsdisziplin.