Der Mitarbeiter hat keine Änderung der personenbezogenen Daten angegeben. Persönliche Daten eines Mitarbeiters: Sie fragen strenger nach Sicherheit und Schutz

Aus diesem Artikel erfahren Sie:

• ob der Mitarbeiter verpflichtet ist, Änderungen personenbezogener Daten zu melden
• in welchen Dokumenten kann die Verpflichtung des Arbeitnehmers zur rechtzeitigen Übermittlung neuer Informationen vorgeschrieben werden
• Welche Folgen hat eine verspätete Mitteilung einer Änderung personenbezogener Daten?
• ob der Arbeitgeber berechtigt ist, die Richtigkeit der Angaben des Arbeitnehmers zu überprüfen

Wird in Gesetzesdokumenten (ohne Berücksichtigung der internen lokalen Dokumente der Organisation) die Verpflichtung des Arbeitnehmers widergespiegelt, dem Arbeitgeber aktualisierte personenbezogene Daten direkt zu melden, z. B.: Änderung des Ortes der ständigen Registrierung, neuer Pass, Namensänderung, Zivilstandsänderung etc.?
Danke.

Antworten

Leider spiegelt sich das nirgendwo wieder. Sie kann nur in einem internen lokalen Gesetz oder in einem Arbeitsvertrag vorgesehen werden. KOHEPA, warum interessieren Sie sich so dafür, wo der Mitarbeiter gemeldet ist, die Änderung des Familienstands? Vielleicht sagt er es dir nicht einmal! Und er hat Recht, wenn er sich weigert: Seinen Pass brauchen Sie nur einmal – bei einer Bewerbung. Und wenn Sie Ihren Nachnamen ändern, ist alles banal - er erhält kein Gehalt und kommt sofort zu Ihnen gerannt.Theoretisch müssen die in der T-2-Karte enthaltenen Informationen wahr sein. Ansonsten ist nicht klar, warum diese Karte existiert. Leider hat unser tapferer Gesetzgeber keine Verpflichtung eines Mitarbeiters vorgesehen, Änderungen seiner persönlichen Daten zu melden. Obwohl sich der Mitarbeiter selbst in erster Linie dafür interessiert. Und der Personalreferent sollte sich im Prinzip nicht besonders darum kümmern, welche Daten ihm mitgeteilt wurden, also operiert er, wenn es später zu Unstimmigkeiten kommt, dann liegt kein Verschulden des Personalreferenten vor, aber der Mitarbeiter selbst wird darunter leiden. So verschickt die Pensionskasse zum Beispiel „Glücksbriefe“ an die im Bericht angegebene Adresse. Wenn ein Mitarbeiter keinen Brief zum Rentensparen erhält, ist es für den Mitarbeiter schlechter und nicht für den Personalreferenten. Oder wir haben Mitarbeiter bei der VHI versichert. Und natürlich gibt es Personen, deren Adress-/Passdaten nicht mit den Angaben in der Police übereinstimmen. Aber da solche Dinge passieren, weil sie zu faul waren, die Mitarbeiter über die Änderung dieser Daten zu informieren, dann können sie sich nur selbst die Schuld geben. Wir senden auch eine Benachrichtigung über den Erhalt eines Arbeitsbuchs an einen Mitarbeiter an die von ihm angegebene Adresse per Einschreiben mit Rückschein (wenn er am Tag der Entlassung sein Arbeitsbuch nicht abholt).

Bei der Arbeit bin ich auf Situationen gestoßen, zum Beispiel bei der Vorbereitung von Zusatzleistungen. Vereinbarungen zu Arbeitsverträgen, die Details der Parteien sind angegeben, ich gebe die Passdaten an, die sich in der Personalakte befinden, und dann stellt sich heraus, dass sie nicht wahr sind, der Mitarbeiter hat den alten Pass verloren und einen neuen gemacht, den ich habe um alle Dokumente erneut zu erstellen. Als ein Mitarbeiter entlassen wird, erfahre ich, dass er vor 3 Monaten seinen Nachnamen geändert hat, der Mitarbeiter hat die Daten an die Buchhaltung weitergegeben, aber die Personalabteilung hat es umgangen, im letzten Moment muss ich Änderungen an den Dokumenten vornehmen und die Arbeitsbuch, um eine Person schnell rechtzeitig zu entlassen. Und solche Beispiele gibt es viele.

Eine ausführlichere Erklärung finden Sie im Video:

Im nächsten Moment führe ich militärische Aufzeichnungen in der Organisation und gemäß den Regeln für die Führung von Aufzeichnungen werden Organisationen auf den persönlichen Karten von Mitarbeitern durchgeführt, Mitarbeiter, die für militärische Aufzeichnungen verantwortlich sind, geben Informationen über Änderungen des Familienstands, der Bildung, bauliche Einheit Organisationen, Positionen, Wohn- oder Aufenthaltsorte, den Gesundheitszustand der beim Militär registrierten Bürger und melden diese Änderungen innerhalb von 2 Wochen den Militärkommissariaten.

Und Arbeitnehmer stellen die oben genannten Daten nicht zur Verfügung und ich kann keinen Rechtsakt finden, dass der Arbeitnehmer sie zusätzlich zu den Militärregistrierungs- und Einberufungsämtern direkt dem Arbeitgeber zur Verfügung stellen muss.

Wie sein? Was zu tun ist?

In solchen Fällen wiederhole ich nichts - wenn ich mich nicht darum gekümmert habe, das Personal rechtzeitig zu informieren, lassen Sie ihn es in der Form unterschreiben, in der es ist, und wir werden Änderungen vornehmen und alles wird in Zukunft korrekt sein.
Laut Wehrmelde- und Einberufungsamt - ich informiere nur über den Stellenwechsel. Das Standesamt hat über den Zivilstand und bei Änderung des Aufenthaltstitels generell das persönliche Erscheinen im Melde- und Einberufungsamt zu melden.
Generell bitten wir natürlich bei der Einstellung alle, Änderungen zu melden, und die Hälfte tut dies, während der Rest es vergisst, und das im Allgemeinen nicht aus Bosheit, sondern aufgrund des eigenen Aushöhlens. Zumindest zurück zu den gleichen zusätzlichen Vereinbarungen - keiner der Mitarbeiter hat sich bisher geweigert, einen DS mit den alten Daten zu unterzeichnen, wenn diese Daten durch eigenes Verschulden vorhanden sind.
Je nach Familienstand ist es einfacher - wir zahlen Material für eine Hochzeit und die Geburt von Kindern + 3 Tage Urlaub - also springen in diesen Fällen alle ins Spiel. Gemäß dem Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation muss er bei der Zulassung Dokumente vorlegen. Dann kann man sie nur dazu motivieren. Benötigt ein Mitarbeiter beispielsweise eine 2-NDFL-Bescheinigung und hat er nicht rechtzeitig neue Passdaten übermittelt, so erhält er die Bescheinigung nicht sofort, sondern genau 3 Tage später mit einem schriftlichen Antrag.
Beim Familienstand ist alles interessanter - hier können Sie nur interessiert sein, wenn Sie einen Sozialabzug erhalten. Andernfalls hat der Mitarbeiter jedes Recht, diese Informationen nicht offenzulegen. Wenn ich mich um eine Stelle bewerbe, informiere ich alle, dass im Falle von Änderungen sofort die Organisation benachrichtigt werden soll.
Und bei der Entwicklung der Verordnung über personenbezogene Daten habe ich die folgende Klausel vorgesehen: „3.8. Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, dem Arbeitgeber zuverlässige Informationen über sich selbst zu geben und ihn rechtzeitig über Änderungen seiner personenbezogenen Daten zu informieren. Der Arbeitgeber hat die Recht, die Richtigkeit der vom Arbeitnehmer bereitgestellten Informationen zu überprüfen, indem die vom Arbeitnehmer bereitgestellten Daten mit den dem Arbeitnehmer vorliegenden Unterlagen verglichen werden. Nach den Materialien der Diskussion der Website-Besucher

Persönliche (persönliche) Daten von Mitarbeitern sind hauptsächlich in Personal- und Buchhaltungsunterlagen enthalten. Es ist wichtig, die Reihenfolge der Aktionen einzuhalten, wenn Sie Änderungen daran vornehmen.

Trotz der Tatsache, dass die Gesetzgebung die Verpflichtung des Arbeitgebers vorsieht, nur Änderungen am Arbeitsbuch und der persönlichen T-2-Karte des Arbeitnehmers vorzunehmen sowie die Versicherungsbescheinigung der Pflicht zu ersetzen Pensionsversicherung In der Praxis ist die Liste der zu ändernden Dokumente viel länger. Betrachten wir sie.

Antrag des Arbeitnehmers auf Änderung der Rechnungslegungsunterlagen

Ein Mitarbeiter, dessen persönliche Daten sich geändert haben, sollte einen Antrag auf Änderung der sie enthaltenden Dokumente stellen. Der Antrag wird in beliebiger Form unter Angabe der Gründe für die Änderungen erstellt. Handelt es sich um eine Namensänderung, muss der Antrag mit dem bisherigen Nachnamen unterschrieben werden, da der Mitarbeiter der Organisation noch ein Mitarbeiter mit dem alten Nachnamen ist (siehe Abb. 1).

Der Mitarbeiter fügt dem Antrag Kopien von Dokumenten bei, die die Änderung der persönlichen Daten bestätigen (Reisepass, Registrierungsurkunde (Auflösung) der Ehe, Änderung des Nachnamens, Namens, Vatersnamens usw.). Bei einer Änderung des Familiennamens durch Heirat reicht es nicht aus, wenn der Arbeitnehmer nur eine Heiratsurkunde vorlegt, verbindliches Dokument Es wird auch einen Pass mit einem neuen Nachnamen geben.

Das Arbeitsrecht sieht keine Verpflichtung des Arbeitgebers vor, eine Anordnung zur Änderung der personenbezogenen Daten des Arbeitnehmers zu erteilen, aber um Informationen an alle interessierten Parteien (Personal und Buchhaltung) zu übermitteln, ist diese Anordnung aus unserer Sicht erforderlich.

Seit dem 1. Januar 2013 ist die Verpflichtung, nur noch einheitliche Formulare in der Rechnungslegung zu verwenden, abgeschafft. primäre Dokumente. Somit entwickelt und genehmigt jede Organisation ab dem angegebenen Datum unabhängig die Formulare der primären Buchhaltungsdokumente, einschließlich der Anordnung zur Änderung personenbezogener Daten. Bei der Genehmigung des Auftragsformulars sind die Anforderungen des Rechnungslegungsgesetzes zu beachten (Artikel 9 des Bundesgesetzes vom 6. Dezember 2011 Nr. 402-FZ).

Das Datum der Erstellung des Auftrags muss dem Datum der Antragstellung durch den Arbeitnehmer mit Vorlage von Kopien der Dokumente entsprechen, die die Änderung der personenbezogenen Daten bestätigen (Reisepass, Bescheinigung über die Registrierung (Auflösung) der Ehe, Änderung des Nachnamens, Namens, Vatersname usw.). Es ist notwendig, den Mitarbeiter mit der Bestellung gegen die Unterschrift vertraut zu machen (siehe Abb. 2).

Änderungen am Arbeitsvertrag des Arbeitnehmers vornehmen

Die Frage der Änderung des Arbeitsvertrags bei Änderung der personenbezogenen Daten des Arbeitnehmers ist nicht direkt gesetzlich geregelt. Einige Arbeitgeber ziehen es vor, Änderungen vorzunehmen, indem sie eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag des Arbeitnehmers ausstellen, jedoch in Übereinstimmung mit Artikel 72 Arbeitsgesetzbuch Die Vereinbarung kommt im Falle einer von den Parteien festgelegten Änderung der Bedingungen des Arbeitsvertrags zustande. Wenn sich die Angaben zum Arbeitnehmer ändern, bleiben die Bedingungen des Arbeitsvertrags unverändert. Daher empfehlen wir, Änderungen der persönlichen Daten (Ergänzungen) direkt am Text des Arbeitsvertrags (sowohl auf der Kopie des Arbeitnehmers als auch auf der Kopie des Arbeitgebers) vorzunehmen und zu versichern neue Informationen Unterschriften des Arbeitnehmers und des Arbeitgebers.

Ändern von Daten im Arbeitsbuch des Mitarbeiters

Das Ändern von Einträgen im Arbeitsbuch über Nachname, Vorname, Patronym erfolgt auf der Grundlage von Reisepass, Heiratsurkunde, Scheidung, Änderung des Nachnamens, Vornamens, Patronyms und anderer Dokumente und unter Bezugnahme auf deren Nummer und Datum. Diese Änderungen werden auf der ersten Seite vorgenommen ( Titelblatt) Arbeitsmappe. Der frühere Nachname oder Vorname, Vatersname, wird mit einer Linie durchgestrichen und neue Daten werden erfasst. Links zu relevanten Dokumenten finden Sie unter Innerhalb Deckblätter des Arbeitsbuches und sind durch die Unterschrift des Arbeitgebers oder einer von ihm besonders bevollmächtigten Person, das Siegel der Organisation, beglaubigt.

Buchungsbuch der Bewegung Arbeitsbücher und fügt sie ein

Wenn ein Mitarbeiter seinen Nachnamen, Vornamen, Patronym ändert, sollte man nicht vergessen, Änderungen am Rechnungsbuch für die Bewegung von Arbeitsbüchern und Einlagen in ihnen vorzunehmen. Das Gesetz legt kein Verfahren zur Änderung des Rechnungslegungsbuchs für die Bewegung von Arbeitsbüchern fest. Unserer Meinung nach ist es in dieser Situation sinnvoll, die Regeln zur Korrektur von Nachname, Vorname und Patronym im Arbeitsbuch des Mitarbeiters anzuwenden.

Ändern von Daten in der Personalkarte des Mitarbeiters

Es werden entsprechende Änderungen an den Angaben des Mitarbeiters in der Personalkarte des Mitarbeiters sowie an den Details der Dokumente vorgenommen, die die Grundlage für solche Änderungen bildeten. Geänderte Daten sind mit einer Linie durchzustreichen, neue sind oben anzugeben, ein Link zu Belegen ist im Abschnitt „X. Zusätzliche Angaben“ die Änderungen mit Siegel, Unterschrift des Arbeitgebers oder einer von ihm besonders bevollmächtigten Person bescheinigen. Kopien von Belegen sollten vorzugsweise in der Personalakte des Arbeitnehmers aufbewahrt werden (wenn die schriftliche Zustimmung des Arbeitnehmers zur Übermittlung von Kopien dieser Dokumente vorliegt).

Ersatz der Bescheinigung über die obligatorische Rentenversicherung

Das individuelle persönliche Konto des Versicherten wird während des gesamten Lebens des Versicherten in der Pensionskasse der Russischen Föderation gespeichert und ändert sich nicht; wenn sich die persönlichen Daten des Versicherten ändern, müssen neue Daten in seinem individuellen persönlichen Konto widergespiegelt werden .

Um die geänderten personenbezogenen Daten eines Arbeitnehmers an die Pensionskasse der Russischen Föderation zu übertragen, muss der Arbeitgeber einen Antrag auf Austausch einer Versicherungsbescheinigung im Formular ADV-2 und ein Dokumentenverzeichnis im Formular ADV-6 ausfüllen -1 Formular. Zur Bestätigung des Erhalts einer neuen Bescheinigung muss der Arbeitnehmer die beiliegende Erklärung der FIU unterschreiben. Darüber hinaus muss der Versicherte innerhalb eines Monats nach Erhalt der Bescheinigung die Begleiterklärung an die Gebietskörperschaft des PFR zurücksenden.

Handlungen des Arbeitnehmers ohne Beteiligung des Arbeitgebers

In diesem Fall handelt es sich um das Ersetzen der Registrierungsbescheinigung bei der Steuerbehörde, der Police der obligatorischen Krankenversicherung und des persönlichen Bankkontos des Mitarbeiters.

ZINN

Wenn sich die Daten einer Person ändern, ändert sich die TIN-Nummer selbst nicht, aber die Registrierungsbescheinigung bei der Steuerbehörde einer Person am Wohnort im Gebiet der Russischen Föderation muss ersetzt werden, da a Änderung der darin enthaltenen Informationen. Bei Änderung des Familiennamens erfolgt die Ersetzung der Meldebescheinigung durch das Finanzamt am Wohnort. Bei Wohnsitzwechsel erfolgt der Ersatz der Bescheinigung durch das Finanzamt des neuen Wohnsitzes.

Obligatorische Krankenversicherung

Seit dem 1. Mai 2011 gilt ein neues Verfahren zur Ausstellung von Krankenversicherungspolicen, wonach die Anmeldung und Verlängerung der obligatorischen Krankenversicherung für Arbeitnehmer nicht mehr in der Verantwortung des Arbeitgebers liegt. Um die CHI-Police zu ersetzen, muss der Mitarbeiter die Versicherung eigenständig beantragen medizinische Organisation innerhalb eines Monats ab dem Datum der Änderung der personenbezogenen Daten.

EC Karte

Bei der Überweisung von Löhnen auf eine Bankkarte werden Änderungen des persönlichen Bankkontos auch auf Wunsch des Arbeitnehmers bei persönlichem Kontakt mit der Bank durchgeführt.

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• Besuch der Arbeitsinspektion

  Jeder Arbeitgeber sollte darauf vorbereitet sein, dass ihm früher oder später das Arbeitsinspektorat einen Besuch abstattet. Leider in der aktuellen Situation, die dadurch gekennzeichnet ist Massenentlassungen Personal kann jederzeit ein unerwarteter Besuch eintreten. Lassen Sie uns darüber sprechen, aus welchem ​​Grund ein Inspektor kommen kann, welche Befugnisse er hat und welche Maßnahmen der Arbeitgeber bei der Durchführung von Kontrollmaßnahmen hat.

• Freiberufler: „Gefährliche“ Momente für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

  In den Tagen der UdSSR bedeuteten „Freiberufler“ Bürger, die für die Organisation arbeiteten und nicht zum Personal gehörten. Mit der Entwicklung der Gesetzgebung der Russischen Föderation haben sich das Konzept und der Status eines "Freiberuflers" geändert. Das Denken einiger Organisationsleiter blieb auf der Ebene gesetzliche Regelung Arbeit von "Freiberuflern" in der UdSSR. Der Arbeitgeber denkt nicht immer über die Folgen solcher Beziehungen nach.

• Geschäftsreisen und Arbeitnehmerrechte

  Berücksichtigt werden Probleme, die für jeden Mitarbeiter, der die Rolle des „Ausstiegs“ hat, sehr wichtig sind.

• Schwangerschaft machen

  In den letzten Jahren ist in unserem Land ein regelrechter Babyboom zu beobachten. Immer mehr Mitarbeiter warten auf Familienzuwachs. Nicht nur werdende Eltern bereiten sich auf die Geburt eines neuen Menschen vor, sondern auch ... die Personalabteilung. Neben der Sorge, wer die Aufgaben eines aus triftigen Gründen abwesenden Arbeitnehmers übernehmen soll, müssen auch viele Dokumente gesammelt und vorbereitet werden. Schauen wir uns an, welche Schwierigkeiten bei der Beantragung von „Kinder“-Urlauben auftreten und welche Zahlungen einer frischgebackenen Mutter zustehen.

• Häufige Missverständnisse

  Die häufigsten Missverständnisse über Arbeitsverhältnisse

In Unternehmen kann es jederzeit erforderlich sein, persönliche Daten eines Mitarbeiters zu ändern. Wie Sie diesen Prozess richtig arrangieren, wird im folgenden Artikel erläutert.

Aus diesem Artikel erfahren Sie:

• wie Dokumente verarbeitet werden, wenn sich die personenbezogenen Daten eines Mitarbeiters ändern;
• ob sich Änderungen personenbezogener Daten auf die Besonderheiten der Arbeit des Mitarbeiters auswirken;
• was mit Dokumenten zu tun ist, in denen veraltete personenbezogene Daten eines Mitarbeiters verbleiben.

Das Verfahren zur Änderung der personenbezogenen Daten eines Mitarbeiters

In einigen Fällen (Hochzeit, Tod des Ehepartners, Scheidung, Wohnsitzwechsel usw.) kann es erforderlich sein, die persönlichen Daten eines Mitarbeiters zu ändern. Jede solche Situation muss sowohl seitens des Arbeitnehmers als auch seitens des direkten Leiters des Unternehmens dokumentiert werden.

Personalspezialisten stehen am häufigsten vor der Notwendigkeit, Änderungen an personenbezogenen Daten in Bezug auf den Namen oder den neuen Wohnort eines Kollegen vorzunehmen. Das ist nicht verwunderlich, denn Hochzeiten sind alle erwarteten Ereignisse, und andere Umstände können uns dazu zwingen, in ein neues Haus zu ziehen.

Um den Prozess der Änderung personenbezogener Daten zu starten, müssen Sie den Mitarbeiter fragen Erforderliche Dokumente Bestätigung eines Ereignisses. Bei einer Eheschließung können eine Urkunde und ein neuer Reisepass als Nachweis dienen, bei einem Umzug, einer Aufenthaltsänderung oder einem Grundstücksverkauf.

Für eine kompetentere Durchführung von Änderungen empfiehlt es sich auch, den Mitarbeiter zu bitten, einen entsprechenden Antrag zu erstellen, in dem er persönlich angibt, welche Daten geändert werden müssen. Der Antrag ist in beliebiger Form zu erstellen und muss veraltete und aktualisierte Angaben (alte und neue Nachnamen, früherer und neuer Wohnort), den Grund für die Änderung der Daten und den Zeitpunkt des Inkrafttretens der aktualisierten Angaben enthalten.

Nach Eingang des Antrags erlässt der Arbeitgeber eine Sonderverfügung, in der er die Tatsache der Änderung der personenbezogenen Daten bestätigt und angibt, in welchen Dokumenten Änderungen vorgenommen werden müssen. In der Regel beziehen sich die Änderungen auf die Arbeitszeit bzw Tarifverträge, Personal, Urlaubspläne, Versicherungsprämienkarten, Personalakten von Mitarbeitern und so weiter. Da es erforderlich ist, Vertragsänderungen in besonderer Reihenfolge vorzunehmen, Personaldienstleistung Es wird ein Zusatz vorbereitet, der vom Leiter der Organisation genehmigt und vom Mitarbeiter unterzeichnet wird.

Ausführung von Dokumenten bei Änderung der Personaldaten eines Mitarbeiters

Alle Dokumente, die zur Änderung der personenbezogenen Daten eines Mitarbeiters erforderlich sind, werden gemäß der geltenden Gesetzgebung erstellt. Sie müssen alte und neue Informationen enthalten, sie müssen die Unterschrift des unmittelbaren Leiters der Organisation, des für ihre Wartung verantwortlichen Mitarbeiters (Buchhalter, Personalfachmann, Rechtsanwalt) und das Visum des Mitarbeiters, dessen Personalien sich ändern.

Formulare von Dokumenten sollten detaillierte Informationen über das Unternehmen selbst und den Umfang seiner Aktivitäten enthalten. Abhängig von den Besonderheiten der Dokumentation müssen bestimmte Arten davon in speziellen Zeitschriften registriert und unter bestimmten Bedingungen aufbewahrt werden.

Wirkt sich eine Änderung personenbezogener Daten auf die Besonderheiten der Arbeit eines Mitarbeiters aus?

Natürlich sollte die Änderung beispielsweise eines Nachnamens in keiner Weise die Besonderheiten der Arbeit eines beschäftigten Bürgers beeinträchtigen. Aber ein Wohnortwechsel kann ein Grund sein, Gehaltszuschläge zu verlangen, weil man jetzt mehr Geld für die Anfahrt zum Firmensitz ausgeben muss.

Eine solche Initiative gehört nicht zu den direkten Aufgaben des Betriebsleiters, er kann jedoch Verständnis zeigen, insbesondere wenn der Wohnortwechsel durch den Gesundheitszustand des Untergebenen verursacht wurde. In anderen Fällen hat die Änderung der personenbezogenen Daten des Mitarbeiters neben der Notwendigkeit, Änderungen an den entsprechenden Dokumenten vorzunehmen, keinerlei Auswirkungen auf die Erfüllung seiner persönlichen Aufgaben.

Was tun mit Dokumenten, in denen veraltete personenbezogene Daten eines Mitarbeiters verbleiben?

Alle Dokumente, die zuvor als relevant galten, aber aufgrund einer Änderung der persönlichen Daten einer Person veraltet sind, unterliegen der obligatorischen Aufbewahrung in der Personalakte des Mitarbeiters oder im Archiv für einen bestimmten Zeitraum. Dieser Zeitraum hängt von den Besonderheiten des Dokuments selbst ab, aber der Arbeitgeber hat kein Recht, wichtige lokale Dokumente loszuwerden, da sie die Tatsache der Zusammenarbeit mit einer Person für eine bestimmte Zeit bestätigen.

Nicht selten übernimmt ein Buchhalter „nebenbei“ die Rolle eines Personalreferenten. Und das ist nicht verwunderlich, denn Personalarbeit am engsten mit der Arbeit der Buchhaltung verbunden. Und obwohl die Personaldokumentation im Vergleich zur Buchhaltung ebenso ein Beispiel an Einfachheit und Übersichtlichkeit ist, stellt die Personalarbeit den Buchhalter doch mitunter vor komplexe Aufgaben.

In diesem Artikel haben wir uns entschieden, uns nur auf die minimal notwendigen Erklärungen für eine bestimmte Situation zu beschränken, die Fragen eines Buchhalters aufwerfen kann, der die Funktionen eines Personalreferenten ausübt. Der Hauptplatz in dem Artikel wird spezifischen Tools zur Lösung des Problems eingeräumt. Schließlich ist es normalerweise keine große Sache, eine Erklärung dafür zu finden, wie man sich in einer bestimmten Situation verhalten soll. Es ist viel schwieriger, Einzelheiten zu finden - was genau getan werden muss, welche Dokumente und wie sie ausgestellt werden usw.

Situation eins: Änderung des Nachnamens

Beginnen wir mit der häufigsten Situation, die jedoch ständig Fragen aufwirft. Wir sprechen davon, den Namen eines Mitarbeiters (häufiger eines Mitarbeiters) zu ändern. In diesem Fall müssen natürlich Änderungen vorgenommen werden Personaldokumentation, zum Beispiel in einem Arbeitsvertrag, einem Arbeitsbuch und einer Personalkarte des Mitarbeiters. Um solche Änderungen vorzunehmen, benötigen Sie jedoch einen Grund. Eine solche Grundlage sind Dokumente, die die vom Arbeitnehmer selbst eingereichte Änderung des Nachnamens bestätigen. Aber die Tatsache, dass der Arbeitnehmer diese Dokumente einreicht, sollte im Voraus erledigt werden und in den Arbeitsvertrag eine Standardbedingung aufnehmen, dass der Arbeitnehmer verpflichtet ist, den Arbeitgeber über die Änderung des vollständigen Namens, des Passes, des Wohnorts und anderer persönlicher Informationen zu informieren im Arbeitsvertrag festgelegte Daten.

Um das Verfahren zur Änderung der Personalakten einzuleiten, reicht es im Prinzip aus, von den Mitarbeiterunterlagen zu erhalten, die die Änderung des Nachnamens bestätigen - einen neuen Reisepass, eine Heiratsurkunde. Kopien dieser Dokumente müssen angefertigt und mit dem Stempel (Siegel) der Organisation und der Unterschrift des Buchhalters beglaubigt werden. Wir empfehlen Ihnen jedoch, den Mitarbeiter dennoch zu bitten, die folgende Erklärung zu unterschreiben:

Muraschow E.D.

Demina R.K.

ERKLÄRUNG

Im Zusammenhang mit der Änderung des Nachnamens nach der Heirat (der frühere Nachname von Rykov, der neue Nachname von Demin) und dem Erhalt eines neuen Reisepasses bitte ich Sie, die notwendigen Änderungen an den Personalien und anderen Unterlagen vorzunehmen, die meine persönlichen Daten enthalten.

Anwendungen:

2. Eine Kopie der Heiratsurkunde.

Demina R.K.

Der Eingang eines solchen Antrags ermöglicht eine bessere Organisation des Dokumentenflusses, da die Dokumente zur Namensänderung an diesen Antrag „gebunden“ werden. Dies bedeutet, dass in einigen Jahren jedem, der eine Personalakte öffnet (einschließlich des Inspektors), klar sein wird, warum diese Dokumente in der Akte sind und worauf es ankommt - zu welchem ​​​​Zeitpunkt die Organisation auf die Namensänderung aufmerksam wurde der Arbeitnehmer. Zusätzlich können bei Bedarf Visa und andere Kennzeichen auf diesen Antrag gesetzt werden, wenn das in der Organisation eingeführte Dokumentenverwaltungssystem dies vorschlägt.

Vergessen Sie nicht, dem Mitarbeiter sofort einen Antrag auf Unterschrift im ADV-2-Formular zu stellen (genehmigt durch den Beschluss des Vorstands der Pensionskasse der Russischen Föderation vom 31. Juli 06 Nr. 192p). Dieser Antrag wird benötigt, um das Verfahren zur Ersetzung des Rentenversicherungsausweises einzuleiten. Das müssen Sie trotzdem tun, also besser alle Anträge auf einmal ausfüllen und den Mitarbeiter nicht mehr ablenken.

Nach Eingang des Antrags können Sie einen Auftrag zur Änderung des Personals und anderer vorbereiten Buchhaltungsunterlagen. Neben dem bereits genannten Arbeitsvertrag, dem Arbeitsbuch und der persönlichen Karte müssen Sie also Änderungen an Ihrem persönlichen Konto, Ihrem Urlaubsplan, Ihrer Versicherungsprämienkarte und Ihrer Karte vornehmen. Wenn für einen Mitarbeiter eine Vollmacht ausgestellt wurde, muss diese ebenfalls erneuert werden. Wenn der Lohn auf eine vom Arbeitgeber ausgestellte Bankkarte überwiesen wird, muss außerdem das Verfahren zum Ersetzen der Karte eingeleitet werden, und wenn das Unternehmen dem Arbeitnehmer eine VHI-Versicherung anbietet, dann das Verfahren zum Ersetzen der Police. Dementsprechend müssen sich alle diese Punkte in der Bestellung widerspiegeln, die in etwa so aussehen wird:

GmbH "Erste"

BEFEHL

ich bestelle:

1.1. Erstellen Sie eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag mit Demina R.K. unter Berücksichtigung der Änderung ihrer persönlichen Daten (Nachname und Passdaten).

1.2. Tragen Sie in das Arbeitsbuch von Demina R.K. Informationen zur Namensänderung.

1.3. Zur persönlichen Karte von Demina R.K. Informationen über die Änderung von Familiennamen und Passdaten.

1.4. Nehmen Sie Änderungen im Zusammenhang mit der Änderung von Demina R.K. Nachnamen, in der Arbeitszeittabelle, im Urlaubsplan und im persönlichen Konto.

1.5. Gewährleistung der Erfassung neuer personenbezogener Daten von Demina R.K. bei der Erstellung von Steuererklärungen und deren Berichterstattung außerbudgetäre Mittel.

1.6. Ausgabe an Demina R.K. neue Vollmacht bei gleichzeitigem Widerruf der alten Vollmacht (vom 01.01.2019 Nr. 14-dVIP).

1.7. Benachrichtigen Sie Mitarbeiter des Unternehmens, Gegenparteien und andere interessierte Parteien, dass Demina R.K. eine neue Vollmacht.

1.8. Bereiten Sie den Papierkram für den Austausch vor Bankkarte herausgegeben von Demina R.K. im Rahmen des Gehaltsprojekts.

1.9. Bereiten Sie die erforderlichen Dokumente vor, um die von Demina R.K. ausgestellte freiwillige Krankenversicherung zu ersetzen. im Rahmen Unternehmensprogramm freiwillige Krankenversicherung.

1.10. Benachrichtigen Sie Demina R.K. über die Notwendigkeit, einen Antrag auf Ersetzung des Rentenversicherungsausweises zu stellen.

1.11. Benachrichtigen Sie Demina über die Notwendigkeit, die obligatorische Krankenversicherung zu ersetzen.

2. Verantwortlich für die Ausführung dieses Auftrags zur Ernennung des Hauptbuchhalters der LLC "First" Beregovskaya N.I.

Generaldirektor E.D. Muraschow

Und bereits auf der Grundlage dieser Bestellung werden Änderungen an Personalunterlagen vorgenommen. Denken Sie daran, dass Änderungen an einer persönlichen Karte, einem Arbeitsbuch und anderen Personaldokumenten auf Papier wie folgt vorgenommen werden: Veraltete Informationen werden mit einer Zeile durchgestrichen, und der Name eines neuen Mitarbeiters und der Grund für die Änderung werden darüber oder daneben geschrieben ( je nach Formular).

Und zum Arbeitsvertrag wird folgende Zusatzvereinbarung unterzeichnet:

ZUSATZVEREINBARUNG

Stadt Krasnodar

Gesellschaft mit beschränkter Haftung "First", vertreten durch Generaldirektor E.D. Murashov, handelnd auf der Grundlage der Charta, im Folgenden als Arbeitgeber bezeichnet, einerseits und Demina Raisa Konstantinovna, im Folgenden als Arbeitnehmerin bezeichnet, andererseits, im Folgenden gemeinsam als Parteien bezeichnet,

hat diese Zusatzvereinbarung zum zwischen den Parteien geltenden Arbeitsvertrag (vom 12. Juli 2018 Nr. 24-td, im Folgenden als Vertrag bezeichnet) abgeschlossen:

1. Im Zusammenhang mit der Änderung der personenbezogenen Daten des Arbeitnehmers sollte gemäß dem Vertragstext der Nachname „Rykova“ in den entsprechenden Fällen durch „Demina“ ersetzt werden.

2. Im Zusammenhang mit der Änderung der personenbezogenen Daten des Mitarbeiters wird die Präambel des Vertrags wie folgt angegeben:

„LLC „First“, vertreten durch den Generaldirektor E.D. Murashov, der auf der Grundlage der Charta handelt, im Folgenden als Arbeitgeber bezeichnet, einerseits und Demina Raisa Konstantinovna, Passserie 4504 Nummer 765432, ausgestellt am 12. Dezember 2011 vom Passamt Nr. 3 der Föderalen Migration Service für Krasnodar, wohnhaft an der Adresse: Krasnodar, st. Dzerzhinsky, gest. 10, Gebäude. 2, App. 15, im Folgenden als Arbeitnehmer bezeichnet, andererseits, im Folgenden zusammenfassend als die Parteien bezeichnet, haben diesen Arbeitsvertrag wie folgt geschlossen:

3. Unterschriften der Parteien:

Demins Arbeiter

Arbeitgeber Muraschow

Situation zwei: Ersatz eines Reisepasses

Die nächste Situation, die wir im Rahmen des heutigen Themas betrachten werden, ist der Erhalt eines neuen Reisepasses durch einen Mitarbeiter. Dies ist sowohl im Notfall - bei Verlust, Beschädigung usw. - als auch planmäßig möglich - der Pass soll im Alter von 20 und 45 Jahren umgetauscht werden (Artikel 7 der Passordnung, genehmigt durch Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 08.07.97 Nr. 828). Im Prinzip ist der Aktionsalgorithmus in diesem Fall ähnlich dem, was wir oben im Falle einer Änderung des Nachnamens beschrieben haben. Es gibt jedoch weniger Dokumente, in denen Änderungen vorgenommen werden müssen. Dies sind ein Arbeitsvertrag, ein persönliches Konto, eine persönliche Karte, eine Vollmacht und Bankdokumente. Ja, und die Begleitpapiere sind noch etwas anders gestaltet.

Zunächst bekommen wir eine Aussage des Mitarbeiters in etwa so:

Generaldirektor von LLC "First"

Muraschow E.D.

von einem Spezialisten in der Abteilung für die Arbeit mit VIP-Kunden
Demina R.K.

ERKLÄRUNG

Im Zusammenhang mit dem Erhalt eines neuen Reisepasses bitte ich Sie, die notwendigen Änderungen an den Personal- und sonstigen Unterlagen mit meinen Passdaten vorzunehmen.

Anwendungen:

1. Kopie des Reisepasses (alle Seiten).

Demina R.K.

GmbH "Erste"

BEFEHL

Im Zusammenhang mit der von Demina R.K. eine Erklärung, in der sie die Verwaltung von LLC "First" über die Änderung personenbezogener Daten informiert,

ich bestelle:

1.1. Erstellen Sie eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag mit Demina R.K. unter Berücksichtigung der Änderung ihrer Passdaten.

1.2. Zur persönlichen Karte von Demina R.K. Informationen über die Änderung der Passdaten.

Das Bundesgesetz Nr. 13-FZ vom 7. Februar 2016 (im Folgenden als Gesetz Nr. 13-FZ bezeichnet) verschärft die Verwaltungshaftung für die Verletzung der Datenschutzgesetze und differenziert die Zusammensetzung der Ordnungswidrigkeiten. Ab dem 1. Juli 2017 wird die Haftung für die Nichteinhaltung der durch das Bundesgesetz Nr. 152-FZ vom 27. Juli 2006 (im Folgenden als Gesetz Nr. 152-FZ bezeichnet) festgelegten Vorschriften zu personenbezogenen Daten erheblich erhöht.

Die Höchststrafe für juristische Personen beträgt 75.000 Rubel. (jetzt - 10 Tausend Rubel). Offensichtlich müssen sich Arbeitgeber, die die Regeln für die Verarbeitung personenbezogener Daten immer noch nicht gebührend beachten, darauf konzentrieren. Andernfalls kann eine Indiskretion zu erheblichen finanziellen Verlusten für sie führen.

Neue Bußgelder.

Gesetz Nr. 13-FZ umgeschrieben die Bestimmungen der Kunst. 13.11 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten der Russischen Föderation. Die Neuauflage hat die Zusammensetzung der Ordnungswidrigkeiten nach dem Personendatenrecht klargestellt und die Höhe der Bußgelder erhöht.

	Zusammensetzung einer Ordnungswidrigkeit	Die Höhe des Bußgeldes
	Verarbeitung personenbezogener Daten in Fällen, die nicht in den Rechtsvorschriften der Russischen Föderation vorgesehen sind, oder deren Verarbeitung, die mit den Zwecken der Erhebung dieser Daten nicht vereinbar sind, mit Ausnahme der in Teil 2 dieses Artikels vorgesehenen Fälle, wenn diese Maßnahmen keine strafrechtliche Verfolgung enthalten strafbare Handlung	Für DL ​​- von 5 bis 10, für juristische Personen - von 30 bis 50.
	Verarbeitung personenbezogener Daten ohne die schriftliche Zustimmung des Subjekts zur Verarbeitung seiner Daten in Fällen, in denen eine solche Zustimmung gemäß den Rechtsvorschriften der Russischen Föderation eingeholt werden muss, wenn diese Handlungen keine strafbare Handlung oder die Verarbeitung enthalten personenbezogener Daten unter Verstoß gegen die in der Gesetzgebung der Russischen Föderation festgelegten Anforderungen an die Zusammensetzung Informationen, die in der schriftlichen Zustimmung des Subjekts personenbezogener Daten zur Verarbeitung seiner Daten enthalten sind *	Für DL ​​- von 10 bis 20, für juristische Personen - von 15 bis 75
	Versäumnis des Betreibers, der durch die Gesetzgebung der Russischen Föderation festgelegten Verpflichtung nachzukommen, ein Dokument zu veröffentlichen oder anderweitig uneingeschränkten Zugang zu einem Dokument zu gewähren, das die Politik des Betreibers in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten oder Informationen über die implementierten Anforderungen zum Schutz personenbezogener Daten festlegt	Für DL ​​- von 3 bis 6, für Einzelunternehmer - von 5 bis 10, für juristische Personen - von 15 bis 30. Anstelle eines Bußgeldes kann eine Verwarnung ausgesprochen werden.
	Versäumnis des Betreibers, der in der Gesetzgebung der Russischen Föderation festgelegten Verpflichtung nachzukommen, dem Subjekt personenbezogener Daten Informationen über die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten bereitzustellen	Für DL ​​- von 4 bis 6, für Einzelunternehmer - von 10 bis 15, für juristische Personen - von 20 bis 40. Anstelle eines Bußgeldes kann eine Verwarnung ausgesprochen werden.
	Versäumnis des Betreibers, innerhalb der durch die Gesetzgebung der Russischen Föderation festgelegten Fristen die Anforderungen des Subjekts personenbezogener Daten oder seines Vertreters oder der bevollmächtigten Stelle zum Schutz der Rechte dieser Subjekte zur Klärung personenbezogener Daten zu erfüllen, zu sperren oder zu vernichten, wenn die Daten unvollständig, veraltet, unrichtig, rechtswidrig erlangt oder für den angegebenen Verarbeitungszweck nicht erforderlich sind	Für DL ​​- von 4 bis 10, für Einzelunternehmer - von 10 bis 20, für juristische Personen - von 25 bis 45. Anstelle eines Bußgeldes kann eine Verwarnung ausgesprochen werden.
	Versäumnis des Betreibers bei der Verarbeitung personenbezogener Daten ohne den Einsatz von Automatisierungswerkzeugen, die Bedingungen einzuhalten, die gemäß den Rechtsvorschriften der Russischen Föderation die Sicherheit personenbezogener Daten bei der Speicherung von Materialträgern personenbezogener Daten gewährleisten und den unbefugten Zugriff auf sie auszuschließen, wenn dies zu einem rechtswidrigen oder versehentlichen Zugriff auf personenbezogene Daten, deren Vernichtung, Änderung, Sperrung, Vervielfältigung, Bereitstellung, Verbreitung oder anderen rechtswidrigen Handlungen in Bezug auf personenbezogene Daten geführt hat, sofern keine Anhaltspunkte für eine strafbare Handlung vorliegen	Für DL ​​- von 4 bis 10, für Einzelunternehmer - von 10 bis 20, für juristische Personen - von 25 bis 50

* Die angegebene Geldbuße wird für jeden begangenen Verstoß verhängt, daher beträgt die ursprünglich erklärte Höhe der Geldbuße 15 - 75 Tausend Rubel. Infolgedessen kann es zu einer sehr beeindruckenden Größe heranwachsen.

Befugnisse zur Einleitung von Ordnungswidrigkeitenverfahren nach Art. 13.11 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten der Russischen Föderation wurden von der Staatsanwaltschaft nach Roskomnadzor (in neue Edition S. 58 H. 2 Kunst. 28.3 und Teil 1 der Kunst. 28.4 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten der Russischen Föderation). Diese Fälle werden jedoch weiterhin von den Gerichten geprüft (Teil 1 von Artikel 23.1 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten der Russischen Föderation).

Notiz:

Neben Roskomnadzor kann Rostrud die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen im Bereich personenbezogener Daten durch den Arbeitgeber überprüfen. Schließlich sind die Bestimmungen von Ch. 14 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation (zusammen mit dem Gesetz Nr. 152-FZ) definiert die Anforderungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Mitarbeitern und Garantien für deren Schutz. Die Arbeitsinspektoren sind befugt, Protokolle über Ordnungswidrigkeiten zu erstellen, einschließlich der in Art. 5.27 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten der Russischen Föderation bei Verstößen gegen das Arbeitsrecht (Abschnitt 16, Teil 2, Artikel 28.3 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten der Russischen Föderation).

Bevor wir uns mit der Frage befassen, wie ein Arbeitgeber Bußgelder vermeiden kann, lassen Sie uns erläutern, was mit personenbezogenen Daten, der Verarbeitung personenbezogener Daten und dem Betreiber gemeint ist.

Persönliche Informationen.

Personenbezogene Daten sind Informationen, die direkt oder indirekt mit personenbezogenen Daten (dh einer Person) in Verbindung stehen (Teil 1 von Artikel 3 des Gesetzes Nr. 152-FZ). Das heißt, Sie können eindeutig feststellen, um welche Art von Person es sich handelt.

Es gibt keine spezifischen Anweisungen dazu, welche Informationen in der geltenden Gesetzgebung als personenbezogene Daten zu betrachten sind (sie sind weder im Gesetz Nr. 152-FZ noch in Kapitel 14 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation enthalten). Es enthält nur allgemeine Grundsätze. Tatsächlich ist das betrachtete Konzept bewertend, was einen gewissen Spielraum für die Qualifizierung bestimmter Informationen über gibt Individuell als personenbezogene Daten. Es versteht sich von selbst, dass zunächst Informationen als solche zu betrachten sind, anhand derer eine zweifelsfreie Identifizierung des Betroffenen personenbezogener Daten möglich ist. Der Arbeitnehmer meldet solche Informationen in der Regel selbst, wenn er sich um eine Stelle bewirbt. Personenbezogene Daten können jedoch mit schriftlicher Zustimmung des Arbeitnehmers auch von Dritten eingeholt werden (Artikel 86 Teil 3 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). Anonymisierte Informationen wiederum können nicht als personenbezogene Daten eingestuft werden.

• Vollständiger Name;
• Geburtsdatum und-ort;
• Adresse (Ort der Registrierung);
• Familien-, Sozial- und Vermögensstatus;
• Ausbildung, Beruf;
• Einkommen, Vermögen und Vermögensverpflichtungen.

Dies sind allgemeine personenbezogene Daten. Darüber hinaus erwähnt das Gesetz Nr. 152-FZ:

• besondere personenbezogene Daten (in Bezug auf Rasse, Nationalität, politische Ansichten, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gesundheitszustand, Intimleben). Von allgemeine Regel die Verarbeitung dieser Daten ist nicht gestattet. Eine Ausnahme bilden die in Teil 2 der Kunst vorgesehenen Fälle. 10 des genannten Gesetzes;
• biometrische personenbezogene Daten (charakterisieren die physiologischen und biologischen Merkmale einer Person, anhand derer ihre Persönlichkeit identifiziert werden kann). Für die Verarbeitung solcher Informationen ist die Zustimmung des Betroffenen personenbezogener Daten erforderlich. Eine Ausnahme bilden die in Teil 2 der Kunst festgelegten Fälle. elf.

Notiz:

Personenbezogene Daten von Mitarbeitern sind in der Regel in folgenden Dokumenten enthalten:

• in einem Reisepass oder einem anderen Ausweisdokument;
• im Arbeitsbuch;
• in Dokumenten zur Militärregistrierung, Bildung, Familienzusammensetzung;
• in der Einkommensbescheinigung der vorherigen Arbeitsstätte;
• im während der Beschäftigung ausgefüllten Bewerbungsformular;
• auf der Personalkarte des Mitarbeiters (Formular T-2);
• in Heiratsurkunden Geburt eines Kindes;
• in ärztlichen Attesten; usw.

Der Arbeitgeber bewahrt Kopien der aufgeführten Dokumente auf, mit Ausnahme von Fragebögen, Arbeitsbüchern und Personalausweisen.

Verarbeitung personenbezogener Daten.

Unter der Verarbeitung personenbezogener Daten wird jede Handlung (oder Reihe von Handlungen) verstanden, die mit ihnen durchgeführt wird (mit oder ohne Verwendung von Automatisierungstools). Handlung bezieht sich auf das Erheben, Erfassen, Systematisieren, Sammeln, Speichern, Aufklären (Aktualisieren, Verändern), Auslesen, Verwenden, Übermitteln (Verbreiten, Bereitstellen, Zugreifen), Anonymisieren, Sperren, Löschen, Vernichten von Daten (Teil 3 von Artikel 3 der Datenschutzgrundverordnung). Gesetz Nr. 152-FZ).

Die Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten sind in Teil 1 von Art. 86 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation und seiner Grundprinzipien - Kunst. 5 des Gesetzes Nr. 152-FZ.

* Gemäß Art. 87 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation wird das Verfahren zur Speicherung und Verwendung personenbezogener Daten von Arbeitnehmern von jedem Arbeitgeber unabhängig in Übereinstimmung mit den Anforderungen des Arbeitsgesetzbuchs und anderer festgelegt Bundesgesetze(einschließlich Gesetz Nr. 152-FZ).

Eine wichtige Nuance: Die Gesetzgebung definiert keine Anforderungen an die Menge personenbezogener Daten, die der Betreiber (Arbeitgeber) mit Zustimmung (oder ohne) seines Subjekts verarbeiten kann. Daher haben die Parteien das Recht, den Umfang der erhaltenen und verarbeiteten Informationen unabhängig zu bestimmen. Gleichzeitig sollte berücksichtigt werden, dass die gesetzlichen Anforderungen an das Verfahren zur Einholung der Einwilligung zur Verarbeitung von Informationen und an das Verfahren zu ihrer Verarbeitung selbst je nach Art (Kategorie) personenbezogener Daten unterschiedlich sind.

Operator.

Betreiber - eine Person, die die Verarbeitung personenbezogener Daten organisiert und durchführt (Teil 2 von Artikel 3 des Gesetzes Nr. 152-FZ).

Jeder Arbeitgeber fällt unter die obige Definition ( juristische Person oder Einzelunternehmer), der die ihm zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten des Arbeitnehmers erhalten hat. Dies bedeutet, dass er von nun an gemäß den Anforderungen des Gesetzes Nr. 152-FZ für den Schutz und die Gewährleistung der Sicherheit personenbezogener Daten von Mitarbeitern verantwortlich ist.

Darüber hinaus gemäß Teil 1 der Kunst. 18.1 des Gesetzes Nr. 152-FZ muss jeder Betreiber unabhängig die Zusammensetzung und Liste der Maßnahmen bestimmen, die notwendig und ausreichend sind, um die Erfüllung der in diesem Gesetz vorgesehenen Verpflichtungen sicherzustellen. Eine dieser Maßnahmen ist der Erlass eines lokalen Regulierungsgesetzes durch den Betreiber, das das Verfahren zur Verarbeitung personenbezogener Daten von Mitarbeitern in der Organisation festlegt. Gleiches wird vom Betreiber nach Art. 86 und 87 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation. Ein lokales Gesetz (normalerweise als Verordnung über personenbezogene Daten bezeichnet) definiert die Rechte und Pflichten sowohl des Subjekts personenbezogener Daten als auch des Betreibers.

Wir betonen: Das Vorhandensein des bezeichneten Dokuments beim Arbeitgeber ist obligatorisch. Für seine Abwesenheit können Roskomnadzor-Spezialisten den Betreiber (und seine Beamten) auf der Grundlage von Teil 3 der Kunst mit einer Geldstrafe belegen. 13.11 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten der Russischen Föderation.

Anforderungen an die Durchführung einer Bestimmung über personenbezogene Daten.

Bei der Ausarbeitung der Vorschriften über personenbezogene Daten müssen die Anforderungen für den Empfang, die Verarbeitung, die Speicherung und die Nutzung personenbezogener Daten von Mitarbeitern berücksichtigt werden, die durch das Gesetz Nr. 152-FZ und Kap. 14 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation. Aufgrund der genannten Vorschriften ist in der Bestimmung über personenbezogene Daten Folgendes anzugeben:

• eine Liste von Informationen in Bezug auf die Kategorie personenbezogener Daten;
• welche Dokumente, die die personenbezogenen Daten der Mitarbeiter enthalten, wird der Betreiber den verschiedenen Regierungsbehörden vorlegen (außerbudgetäre Mittel, Steuern, Arbeitsaufsichtsämter, Statistikämter usw.);
• eine Liste der Beamten, die zur Verarbeitung, Speicherung und Nutzung personenbezogener Daten befugt sind und dementsprechend für Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften haften;
• wer und in welcher Reihenfolge Zugriff auf die erhaltenen personenbezogenen Daten hat;
• Maßnahmen zur Aufbewahrung und Geheimhaltung personenbezogener Daten sowie das Verfahren zu ihrer Übermittlung (innerhalb der Organisation und an Dritte);
• das Verfahren zur Bereitstellung von Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten;
• das Verfahren zur Klärung der personenbezogenen Daten von Mitarbeitern, deren Sperrung und Vernichtung;
• Bedingungen und Verfahren für die Speicherung personenbezogener Daten von Mitarbeitern.

Eine wichtige Nuance: Der Arbeitgeber sollte die Anforderung von Teil 8 der Kunst berücksichtigen. 86 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation, der besagt, dass Arbeitnehmer und ihre Vertreter mit den Vorschriften über personenbezogene Daten gegen Unterschrift vertraut gemacht werden müssen. Zur Erfüllung der genannten Anforderung kann der Betreiber z. B. ein entsprechendes Protokoll ausstellen, in dem die Mitarbeiter die Einweisung bestätigen. Es gibt aber auch andere Möglichkeiten der Eingewöhnung gegen Unterschrift, zum Beispiel die Widerspiegelung dieser Tatsache in einem Arbeitsvertrag.

Die Bestimmung zu personenbezogenen Daten ist also vielleicht das Hauptdokument, dessen Vorhandensein gesetzlich vorgeschrieben ist. Sein Fehlen kann die Grundlage für die Verhängung einer Geldbuße nach den Teilen 3 und 4 der Kunst werden. 13.11 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten der Russischen Föderation. Dies ist jedoch nicht das einzige Dokument, das der Betreiber ausstellen muss, um die gesetzlichen Anforderungen ordnungsgemäß zu erfüllen.

Zustimmung zur Verarbeitung und Übermittlung personenbezogener Daten.

In Teil 1 der Kunst. 9 des Gesetzes Nr. 152-FZ besagt, dass die Einwilligung spezifisch, informiert und bewusst erfolgen muss. Es kann vom Subjekt der personenbezogenen Daten (oder seinem Vertreter) in jeder Form gegeben werden, die es ermöglicht, die Tatsache des Eingangs zu bestätigen, sofern das Gesetz Nr. 152-FZ nichts anderes vorsieht. Direkt, dass die Zustimmung des Arbeitnehmers zur Verarbeitung personenbezogener Daten schriftlich erfolgen muss, besagt das genannte Gesetz nicht.

Aber! Teil 2 der Kunst. 13.11 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten der Russischen Föderation definiert die Verantwortung des Betreibers und seiner Beamten für die Verarbeitung personenbezogener Daten:

• ohne schriftliche Zustimmung des Subjekts personenbezogener Daten zur Verarbeitung seiner Daten in Fällen, in denen eine solche Zustimmung nach den Rechtsvorschriften der Russischen Föderation eingeholt werden muss, wenn diese Handlungen keine strafrechtlich strafbare Handlung enthalten;
• oder unter Verstoß gegen die Anforderungen der Gesetzgebung der Russischen Föderation für die Zusammenstellung von Informationen, die in der schriftlichen Zustimmung des Subjekts personenbezogener Daten zur Verarbeitung seiner Daten enthalten sind.

Es stellt sich heraus wann aktuelle Legislative im Bereich personenbezogener Daten die Einholung einer Einwilligung der betroffenen Person erfordert, muss diese Einwilligung schriftlich abgefasst werden (willkürlich, da eine einheitliche Form gesetzlich nicht vorgesehen ist). Tatsächlich muss im Streitfall der Betreiber beweisen, dass er die Zustimmung erhalten hat (Teil 3 von Artikel 9 des Gesetzes Nr. 152-FZ). Und schriftlich Eine Einwilligung ist in diesem Fall sehr hilfreich.

In Anbetracht des Vorstehenden ist es sinnvoll, dass der Arbeitgeber-Betreiber als Anhang zur Verordnung über personenbezogene Daten eine Einwilligungserklärung des Arbeitnehmers für die Verarbeitung und Übermittlung solcher Daten entwickelt und genehmigt. Wir fügen hinzu, dass das Gesetz Nr. 152-FZ die Erteilung der Einwilligung in Form eines elektronischen Dokuments erlaubt.

Was muss in der Einwilligung enthalten sein?

Die Anforderungen an den Inhalt der schriftlichen Zustimmung für Fälle, in denen sie gesetzlich vorgeschrieben ist, werden von Teil 4 der Kunst festgelegt. 9 des Gesetzes Nr. 152-FZ. In diesem Fall muss die Einwilligung Folgendes umfassen:

1. Vollständiger Name, Anschrift des Arbeitnehmers, Angaben zum Dokument zum Nachweis seiner Identität, einschließlich Ausstellungsdatum und Angaben zur ausstellenden Stelle.
2. Nach Erhalt der Zustimmung des Vertreters des Arbeitnehmers - sein vollständiger Name, seine Adresse, Einzelheiten des Dokuments zum Nachweis seiner Identität, einschließlich des Ausstellungsdatums und Informationen über die Behörde, die es ausgestellt hat, Einzelheiten der Vollmacht oder eines anderen Dokuments, das dies bestätigt Vollmacht des Vertreters.
3. Name oder vollständiger Name und Anschrift des Arbeitgebers.
4. Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten.
5. Liste der zu verarbeitenden personenbezogenen Daten.
6. Vollständiger Name und Adresse der Person oder Name der Organisation, die personenbezogene Daten im Auftrag des Arbeitgebers verarbeitet, wenn sie einer solchen Person oder Organisation anvertraut sind.
7. Eine Liste von Aktionen mit personenbezogenen Daten, denen der Mitarbeiter zugestimmt hat, eine allgemeine Beschreibung, wie sie verarbeitet werden.
8. Der Zeitraum, in dem die Zustimmung des Mitarbeiters zur Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten gültig ist, und die Methode zum Widerruf der Zustimmung.
9. Unterschrift des Arbeitsnehmers.

In anderen Fällen (wenn die Gesetzgebung keine Zustimmung des Arbeitnehmers vorschreibt) gibt es keine besonderen Anforderungen für den Inhalt der Zustimmung nach Gesetz Nr. 152-FZ. Gleichzeitig allgemeine Regel, unter Teil. 1 Artikel. 9 dieses Gesetzes (über spezifische, informierte und bewusste Zustimmung) hat niemand gekündigt. Daher muss die Einwilligung in jedem Fall den konkreten Umfang der personenbezogenen Daten, die Zwecke und Methoden ihrer Verarbeitung und Speicherung angeben.

Wann muss eine Einwilligung zur Datenverarbeitung eingeholt werden und wann nicht?

Das Gesetz Nr. 152-FZ erlaubt die Verarbeitung personenbezogener Daten von Mitarbeitern sowohl mit ihrer Zustimmung (Abschnitt 1, Teil 1, Artikel 6) als auch ohne Zustimmung.

Hier sollten Sie auf die Erläuterungen von Roskomnadzor achten. Laut Beamten erfordert die Verarbeitung personenbezogener Daten eines Arbeitnehmers keine Einholung der entsprechenden Zustimmung der angegebenen Person, sofern die Menge der vom Arbeitgeber verarbeiteten personenbezogenen Daten die festgelegten Listen nicht überschreitet und auch den vorgesehenen Verarbeitungszwecken entspricht für nach Arbeitsrecht (siehe Tabelle).

Es ist nicht erforderlich, die Zustimmung des Mitarbeiters zur Verarbeitung personenbezogener Daten zu erteilen, wenn diese erhalten werden	Quelle
Aus den Dokumenten (Informationen), die beim Abschluss eines Arbeitsvertrags vorgelegt werden	Artikel 65, Teil 4 der Kunst. 275 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation, Klausel 5, Teil 1, Kunst. 6 Gesetz Nr. 152-FZ
Als Ergebnis der obligatorischen Vorrunde ärztliche Untersuchungüber den Gesundheitszustand	Artikel 69 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation, Absatz 3 der Klarstellung von Roskomnadzor
Von einer persönlichen Karte oder in anderen durch die Gesetzgebung der Russischen Föderation festgelegten Fällen (z. B. bei Erhalt von Unterhaltszahlungen, Registrierung des Zugangs zu Staatsgeheimnissen, Registrierung von Sozialleistungen)	Klausel 2 der Roskomnadzor-Klarstellung
Aus Personalagentur Handeln im Namen eines Bewerbers für eine freie Stelle	Klausel 5 der Roskomnadzor-Klarstellung
Aus dem Lebenslauf des Bewerbers, der im Internet veröffentlicht und einer unbegrenzten Anzahl von Personen zur Verfügung gestellt wird	§ 10, Teil 1, Kunst. 6 des Gesetzes Nr. 152-FZ, Klausel 5 der Roskomnadzor-Klarstellungen

Wenn personenbezogene Daten über einen Mitarbeiter nur von einem Dritten bezogen werden können (erinnern Sie sich, die entsprechende Möglichkeit ist in Artikel 86 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation vorgesehen), muss er im Voraus darüber informiert werden und der Verarbeitung zustimmen Auskünfte sind bei ihm einzuholen.

Eine Einwilligung ist auch dann erforderlich, wenn der Arbeitgeber beabsichtigt, weitere Daten des Arbeitnehmers zu verarbeiten (z.B. Kontaktdaten – Nr Mobiltelefon, E-Mail-Addresse).

Über die Zustimmung zur Datenübertragung.

Neben der Zustimmung zur Datenverarbeitung muss der Betreiber die Zustimmung des Mitarbeiters zur Weitergabe an Dritte (auch zu kommerziellen Zwecken) einholen, die sich aus Abs. 2, 3 Std. 1 EL. 88 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation. Diese Zustimmung gibt auch klar an, welche Art von Operationen mit personenbezogenen Daten der Arbeitgeber durchführt und was deren Zweck ist.

Beachten Sie:

Der Betreiber muss Dritte darauf hinweisen, dass personenbezogene Daten nur für die Zwecke verwendet werden dürfen, für die sie gemeldet wurden, und diese Personen auffordern, die Einhaltung dieser Regel zu bestätigen (Absatz 4, Teil 1, Artikel 88 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). Föderation).

In einigen Fällen ist die Zustimmung des Mitarbeiters zur Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte nicht erforderlich. Stellen wir diese Fälle in der Tabelle vor.

Einwilligung wird bei Datenübermittlung nicht erteilt*	Quelle
An Dritte, um eine Gefährdung des Lebens und der Gesundheit eines Mitarbeiters abzuwenden	Absatz 2 der Kunst. 88 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation, para. 1 S. 4 Klarstellungen von Roskomnadzor
Zu außerplanmäßigen Mitteln	§ 15, Teil 2, Kunst. 22 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation, para. 3 S. 4 Klarstellungen von Roskomnadzor
BEIM Steuerbehörden und Militärkommissariate	Unterabsätze 1, 2, 4, Absatz 3 der Kunst. 24 der Abgabenordnung der Russischen Föderation, par. 5 S. 4 Klarstellungen von Roskomnadzor
Auf Antrag von Gewerkschaften, um die Einhaltung der Arbeitsgesetze durch den Arbeitgeber zu überwachen	Artikel 370 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation, Abs. 5 S. 4 Klarstellungen von Roskomnadzor
Auf begründeten Antrag des Büros des Anklägers und der Strafverfolgungsbehörden	Absatz 7 S. 4 der Klarstellung von Roskomnadzor
Auf Antrag der staatlichen Arbeitsinspektoren bei der Durchführung von Überwachungs- und Kontrolltätigkeiten	Absatz 3, Teil 1, Kunst. 357 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation, para. 7 S. 4 Klarstellungen von Roskomnadzor
An die Behörden und Organisationen, die über einen schweren Unfall, einschließlich eines tödlichen, informiert werden müssen	Absatz 5 der Kunst. 228 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation

* Familienmitglieder, Versicherungsgesellschaften, Kreditinstitute, gemeinnützige Organisationen, nichtstaatliche Pensionskassen und andere ähnliche Organisationen wurden nicht in die angegebene Liste von Dritten aufgenommen. Daher hat der Betreiber das Recht, die personenbezogenen Daten des Mitarbeiters nur mit seiner schriftlichen Zustimmung an die genannten Personen zu übermitteln.

„Zu Änderungen des Kodex Russische Föderation zu Ordnungswidrigkeiten.

Der Text des normativen Gesetzes ist in "Gesetze und Kommentare für den Buchhalter", Nr. 3, 2017, veröffentlicht.

"Über personenbezogene Daten".

Siehe das Dekret der FAS SKO vom 11. März 2014 im Fall Nr. А53-10287/2013.

Verordnung über personenbezogene Daten, wie alle anderen lokalen normativer Akt vom Leiter der Organisation genehmigt. Wenn es in der Organisation eine Arbeitnehmervertretung (Gewerkschaft) gibt, muss das bezeichnete Dokument unter Berücksichtigung der in Art. 372 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation.

"Fragen im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten von Mitarbeitern, Bewerbern auf offene Stellen sowie Personen in der Personalreserve." Auf der offiziellen Website der Abteilung www.rsoc.ru am 24.12.2012 platziert.

Aktuelle Themen Buchhaltung und Besteuerung, Nr. 3, 2017