Die optimale Dauer des Meetings sollte mehr nicht überschreiten. Geschäftstreffen - Phasen der Vorbereitung und Durchführung

Geschäftstreffen sind eines davon die wichtigsten Formulare Aktivitäten des Leiters, eine Möglichkeit, Untergebene in den Informationsaustausch und die Entwicklung einzubeziehen Managemententscheidungen zu aktuellen und komplexesten Fragestellungen, die in der Organisation auftreten. Das Erreichen der Ziele des Treffens erfolgt durch Einhaltung der obligatorischen Phasen:

Phase 1. Vorbereitung des Treffens, das Folgendes umfasst:

• - Formulierung der Ziele und Zielsetzungen des Meetings (Entscheidung über Angemessenheit und Notwendigkeit, Hauptthema des Meetings, Bedingungen, die das Endergebnis erfüllen muss)
• - Identifizierung der Verantwortlichen für Vorarbeit(z. B. Einrichtung einer Arbeitsgruppe zur Vorbereitung der Tagesordnung, Ernennung einer Person, die für die Führung des Protokolls verantwortlich ist, Versammlung der Teilnehmer usw.); Dabei ist zu beachten, dass es für die Effektivität eines Geschäftsgesprächs notwendig ist, nur diejenigen einzuladen, die bei der Erörterung von Themen direkt benötigt werden. Bei der Durchführung von Meetings muss berücksichtigt werden, dass zu viele Teilnehmer das Meeting negativ beeinflussen. Die optimale Anzahl liegt zwischen 5 und 12 Personen, abhängig von den behandelten Themen.
• - Vorbereitung der Tagesordnung, die Ort, Datum, Beginnzeit, Regeln und Dauer des Treffens, eine Liste der Themen früherer Treffen und neue Diskussionspunkte, einen Aktionsplanentwurf für alle Punkte, die Zusammensetzung der Teilnehmer, die Verwendung audiovisueller und anderer technischer Mittel usw.;

Phase 2. Ein Meeting leiten und dabei Folgendes beachten:

• - Dauer des Treffens. Es ist wissenschaftlich erwiesen, dass die Effektivität eines Meetings von seiner Dauer abhängt. Je länger sie dauert, desto mehr nimmt die Leistungsfähigkeit ihrer Teilnehmer ab. Idealerweise sollte die Dauer des Meetings 30-40 Minuten nicht überschreiten. Nach diesem Zeitraum nehmen alle Leistungsparameter stark ab.
• - Zeitplan: optimaler Zeitplan - 1 Stunde Arbeit; Wenn mehr Zeit benötigt wird, ist nach 40-45 Minuten Arbeit eine Pause von 10-15 Minuten erforderlich. Die Regeln müssen von allen Teilnehmern, unabhängig vom Rang, eingehalten werden;

Grafik 3: Effektivität des Meetings

Phase 3. Eine Entscheidung treffen und die Ergebnisse des Meetings zusammenfassen. Die Entscheidung kann getroffen werden:

• - bei geringer Teilnehmerzahl (bis 20) - mit einfacher Mehrheit;
• - der von einer speziellen Arbeitsgruppe erarbeitete Entwurf wird zugrunde gelegt und bei Änderungen und Ergänzungen die endgültige Fassung angenommen;
• - Der Versammlungsleiter fasst die Diskussion zusammen und fasst eine Entscheidung.

Bei der Zusammenfassung der Ergebnisse des Treffens ist es notwendig, die Genauigkeit des Protokolls zu überprüfen und die Ergebnisse des Treffens mit der obligatorischen Behandlung der folgenden Themen zu überprüfen.

Geschäftstreffen ist ein Formular Kollegium Diskussion von Problemen, um sie zu informieren und Entscheidungen zu treffen.

Es gibt drei Haupttypen von Meetings, die in Tabelle 10 dargestellt sind.

Tabelle 10 – Arten von Geschäftstreffen

Betrachten Sie nun den Prozess der Vorbereitung und Durchführung von Geschäftstreffen (siehe Abbildung 6).

Abbildung 6 – Phasen eines Geschäftstreffens

Sitzungsvorbereitung

BEIM Vorbereitung auf das Treffen es ist wichtig, es zu definieren Tore - das erwartete Ergebnis, die gewünschte Art der Lösung, das gewünschte Ergebnis der Arbeit. Genauer Wortlaut Gegenstand der Diskussion wird dazu beitragen, das gewünschte Ergebnis zu erzielen.

Gegenstand Sitzungen sind Gegenstand der Diskussion. Es muss spezifisch und von Interesse für die Teilnehmer sein.

Sitzungen. Es ist ratsam, nur solche Themen zur Diskussion zu stellen, die nicht geordnet gelöst werden können.

Die wichtigste Phase in der Vorbereitung des Treffens ist die Entwicklung Agenda, ein schriftliches Dokument, das im Voraus an die Sitzungsteilnehmer verteilt wird.

Die Tagesordnung der Sitzung enthält normalerweise die folgenden Informationen:

Thema des Treffens;

Zweck des Treffens;

Liste der diskutierten Themen in der Reihenfolge ihrer Behandlung;

Start- und Endzeit des Meetings;

Der Ort, an dem es stattfinden wird;

Namen und Positionen der Referenten, die zu den Hauptinformationen sprechen und für die Vorbereitung der Fragen verantwortlich sind;

Für jede Frage vorgesehene Zeit;

Ein Ort, an dem Sie sich mit den Materialien zu jeder Ausgabe vertraut machen können.

Die Tagesordnung sorgt dafür, dass der Ablauf des Meetings und die Gedankenarbeit der Anwesenden in die richtige Richtung gelenkt werden. Die Tagesordnung und Materialien des Treffens müssen den Teilnehmern des Treffens im Voraus zugesandt werden, mit einem Vermerk zur Kenntnisnahme der Unterlagen vor Beginn des Treffens (einige Informationsmaterialien können mit einer Liste von Personen, an die die Informationen betrifft, und eine Anweisung, nach dem Lesen eine Markierung zu machen und an den nächsten weiterzugeben). Damit soll sichergestellt werden, dass jeder die Möglichkeit hat, das Meeting in seinen Arbeitsplan einzupassen und sich darauf vorzubereiten. Die vorab über den Diskussionsgegenstand informierten Teilnehmer des Treffens können sich nicht nur vorab mit den Materialien vertraut machen, sondern sich auch konstruktive Lösungsvorschläge überlegen. In Fällen, in denen die Sitzungsteilnehmer nicht vorher informiert wurden, äußern sie bei den Sitzungen Meinungen, Standpunkte, die zu Diskussionen führen und nicht zur Annahme einer wirksamen Entscheidung beitragen.

Es ist ratsam, Geschäftstreffen an einem bestimmten Wochentag abzuhalten (mit Ausnahme von Notfallsitzungen), vorzugsweise am Ende des Arbeitstages oder in seiner zweiten Hälfte.

Die Sitzungsdauer sollte eineinhalb bis zwei Stunden nicht überschreiten. Nach zwei Stunden ununterbrochener Arbeit ist den meisten Teilnehmern aus rein physiologischen Gründen gleichgültig, wie das Problem gelöst wird. Daher ist das kürzeste Meeting das beste.

Vernünftig Zahl der Teilnehmer Sitzungen. Oft sind Leute bei Meetings, die dort nichts zu tun haben. P. Bird schlägt in dem Buch "Time Management" vor, die Kosten des Meetings in monetärer Hinsicht zu bestimmen Löhne Teilnehmer. Angenommen, zehn Personen, die bei einem einstündigen Meeting anwesend sind, wenden insgesamt zehn Stunden Arbeitszeit dafür auf. Bestimmen wir die Höhe der Sitzungskosten, indem wir die Kosten für eine Stunde Arbeitszeit für jeden von ihnen zusammenzählen - wir erhalten eine beeindruckende Summe. Wenn an der Besprechung Mitarbeiter mit ausreichend hohem Rang teilnehmen, können die Kosten der Besprechung für die Organisation sehr hoch sein.

Die optimale Teilnehmerzahl bei gemeinsamen Gesprächen liegt bei 6-7 Personen. Bei Bedarf kann die Anzahl der Teilnehmer erhöht werden, jedoch innerhalb angemessener Grenzen, um 15 nicht zu überschreiten. Eine Erhöhung der Anzahl der Eingeladenen verringert die durchschnittliche Teilnahmerate (oder den Ertrag) der Anwesenden drastisch, während die Sitzungen verlängert werden. Um zum Meeting einzuladen, benötigen Sie je nach Thema nur diejenigen mittleren Führungskräfte und Spezialisten, in deren Kompetenzbereich sich das zu diskutierende Problem befindet.

Aus jeder Abteilung ist die Anwesenheit einer Person erwünscht. Mitarbeiter, deren Anliegen bereits geklärt ist, sollten die Versammlung verlassen dürfen, und Spezialisten sollten nicht zur gesamten Versammlung kommen, sondern gemäß den Vorschriften zum Zeitpunkt der Erörterung ihres Problems.

Bei der Durchführung von Geschäftstreffen ist es möglich, dass der Manager dies durchführt Delegation Behörde für Teilnahme an der Sitzung Experten, die für das besprochene Problem am kompetentesten sind (dies hilft, dem Manager Zeit zu sparen: Ein gut ausgebildeter Mitarbeiter informiert den Manager zu einem für ihn günstigen Zeitpunkt über die Ergebnisse des Meetings, und er kann das Notwendige veranlassen Entscheidungen in einer ruhigen Atmosphäre; außerdem trägt die Teilnahme an Besprechungen für den Mitarbeiter dazu bei, Erfahrungen und berufliche Fähigkeiten zu erwerben, die Fähigkeit zu entwickeln, selbstständig zu handeln und verschiedene Situationen erfolgreich zu meistern).

Behörden werden nicht nur zur Teilnahme an der Sitzung delegiert, sondern auch zu Hinweis Meetings (das Meeting wird den Spezialisten anvertraut, die für das diskutierte Problem am kompetentesten sind; dies trägt zu einer größeren Verantwortung für getroffene Entscheidungen bei und erhöht auch die Aktivität der Teilnehmer bei der Generierung von Ideen oder konstruktiven Vorschlägen).

Es gibt einen Unterschied zwischen Besprechungen, die von der ersten Führungskraft und einem kompetenten Kollegen abgehalten werden. Im ersten Fall denken die Meeting-Teilnehmer weniger über das Problem als über Selbsterhaltung nach und billigen oft die vom Leiter vorgeschlagene Lösung, ohne sie für effektiv zu halten (was jedoch nicht bedeutet, dass die ersten Manager die Durchführung von Meetings ablehnen sollten , muss der Leiter die psychologischen Auswirkungen berücksichtigen, sich von der Zeit und von Stereotypen entfernen).

Organisation räumliche Umgebung - Bei der Vorbereitung des Meetings müssen Sie die Reihenfolge der Platzierung der Teilnehmer berücksichtigen. Das Treffen sollte an einem großen Tisch und in einem geräumigen Raum stattfinden. Crowding ist selbst eine Quelle von Konflikten. Es wurde festgestellt, dass bei kleinen Räumen der Puls der Anwesenden schneller wird und der Blutdruck steigt.

Die Teilnehmer sollten so platziert werden, dass sie das Gesicht, die Augen, den Gesichtsausdruck und die Gesten des anderen sehen, was zu einer besseren Wahrnehmung von Informationen beiträgt (z. B. wie in Abbildung 7).

Abbildung 7 – Unterbringung der Tagungsteilnehmer

Für diese Zwecke ist ein runder oder ovaler Tisch am besten geeignet. Der Leiter des Meetings sollte in die Augen der größtmöglichen Anzahl von Teilnehmern des Meetings schauen können.

Die Platzierungsreihenfolge ab sechs Teilnehmern muss vor Erscheinen der Teilnehmer mit speziellen Karten festgelegt werden. Bei der Platzierung der Teilnehmer in der Besprechung sollte folgende Überlegung berücksichtigt werden: Vertreter konkurrierender Gruppen sollten sich nicht gegenübersitzen, bei solchen Sitzgelegenheiten verwandelt sich jede Tischkante in einen Graben und Konflikte entstehen von selbst. Daher ist es notwendig, die Gruppen, die sich als "Widerstandseinheiten" gebildet haben, zu trennen. Menschen, die sich nicht mögen, werden so weit wie möglich gesetzt. Der Organisator des Treffens, der den Charakter und die psychologischen Eigenschaften der Eingeladenen kennt, kann, ohne darauf aufmerksam zu machen, die Teilnehmer so platzieren, dass diejenigen, die sich losreißen und die Diskussion des Themas stören können, sich nicht gegenüberstehen.

Fragen an den Besprechungsorganisator:

Ist überhaupt ein Treffen erforderlich? Kann man darauf verzichten?

Muss ich persönlich daran teilnehmen?

Welche Mitarbeiter sollen an der Besprechung teilnehmen?

Was kann getan werden, um die Teilnehmerzahl auf ein Minimum zu reduzieren?

Passt der gewählte Zeitpunkt oder soll das Meeting auf einen anderen Zeitpunkt verschoben werden?

Ist der Raum für Fremde verschlossen?

Sind alle für das Meeting benötigten Materialien vorhanden?

Wie platziert man die Meeting-Teilnehmer am besten und welche Techniken sind anzuwenden, um eine kreative Atmosphäre zu schaffen?

Ein Meeting halten

Meetings sind effektiver, wenn die Teilnehmer ihre Ziele und Verhaltensregeln kennen.

Aufsicht. Damit das Meeting erfolgreich ist, muss sein Leiter sowohl allgemeine als auch spezielle Aufgaben lösen.

Zu Allgemeines Zu den Aufgaben des Versammlungsleiters gehören:

1) Es ist notwendig, das Meeting mit einer kurzen und klar formulierten Botschaft in Bezug auf das vorliegende Problem zu eröffnen (und das einführende Wort des Leiters sollte sich auf eine positive Lösung der Probleme konzentrieren und Vertrauen in ihre erfolgreiche Lösung vermitteln);

2)B Organisationsplan es ist notwendig, sich auf die Arbeitsregeln zu einigen, die Tagesordnung zu klären, über die Vorschriften zu berichten, vor der Entfernung von Reden zu warnen, die nicht auf die Sache eingehen;

3) Während des Meetings ist es notwendig, die erarbeiteten Ergebnisse kurz und sachlich zusammenzufassen, um mit ihrer Hilfe Vereinbarungen und Kompromisse einzuhalten.

4) Es ist erforderlich, die Diskussion in der vom Leiter vorgegebenen Richtung zu führen (das bedeutet, dass er die Wortgewandten belagern, die Schweigenden zum Sprechen zwingen und den Rednern nicht erlauben muss, vom beabsichtigten Thema abzuweichen; im Falle von Kritik, fordern ihre Konstruktivität ein und verhindern den Übergang zu Persönlichkeiten ).

1) Bleiben Sie in neutralen Positionen – dies wirkt sich positiv auf die emotionale Verfassung der Anwesenden aus.

2) Halten Sie das Gespräch am Laufen. Wenn es eine unangenehme Pause gibt, greifen Sie sofort ein, indem Sie Folgefragen stellen, erklären oder nachbesprechen.

3) Bei Spannungen sofort handeln – der Streit soll nicht aufflammen.

4) Antizipieren Sie die Möglichkeit, die vorgeschlagenen Ideen und Lösungen umzusetzen, lehnen Sie schlecht durchdachte Lösungen ab. Ziehen Sie nur evidenzbasierte Lösungen in Betracht.

5) Rufen Sie die Meeting-Teilnehmer namentlich auf, um zu sprechen.

6) Denken Sie daran, dass immer nur eine Person sprechen sollte, halten Sie Diskussionen aus dem Meeting heraus.

7) Hören Sie sich die Ansichten aller Teilnehmer an. An keiner Idee wird so hartnäckig festgehalten wie an der, die nicht diskutiert wurde.

8) Denken Sie daran, dass das Treffen kein Schlachtfeld ist, auf dem der Feind „zerstört“ werden muss. Bemühen Sie sich also, gemeinsame Ansätze zu entwickeln, suchen Sie nach Gemeinsamkeiten.

9) Seien Sie intolerant gegenüber Ausflügen in die Vergangenheit, Abweichungen vom Thema, destruktiver Kritik, die manche Teilnehmer zulassen. Das Meeting sollte konsequent Schritt für Schritt an die Lösung des Problems herangehen.

10) Um Missverständnisse zu vermeiden, klären Sie ggf. die Botschaften einzelner Teilnehmer: „Habe ich das richtig verstanden?“, „Wird es richtig sein?“

11) Fassen Sie häufiger Zwischensummen zusammen, um den Teilnehmern zu zeigen, wie nah sie dem Ziel sind.

12) Sparen Sie Zeit. Erklären Sie gleich zu Beginn, dass das Problem zweifellos in der vorgegebenen Zeit gelöst werden kann. Ziehen Sie das Meeting nach Möglichkeit nicht um eine Minute in die Länge.

Die Befugnisse des Versammlungsleiters hängen maßgeblich davon ab, wie kompetent und konsequent er die Versammlung leitet, wie sehr er die Einhaltung der Vorschriften überwacht. Der Sitzungsleiter, der zulässt, dass jemand zu spät kommt, sich während der Sitzung untereinander bespricht, unvorbereitet zur Sitzung kommt (ohne das Material zum behandelten Thema zu sammeln und zu analysieren), droht mit einem vollständigen Autoritätsverlust.

Der Leiter des Meetings sollte es nicht zulassen, dass einige undisziplinierte Kollegen die Atmosphäre anheizen, die sich im Meeting entwickelt. Ein erfolgreicher Abschluss des Treffens ist nur mit einer gründlichen und ernsthaften Vorbereitung auf das Treffen seines Leiters möglich.

Am Ende des Meetings muss der Leiter die Diskussion zusammenfassen, eine Lösung klar entwickeln und Wege zu ihrer Umsetzung skizzieren. Die Gelegenheit sollte genutzt werden, um der gescheiterten Minderheit für die aktive Mitarbeit zu danken, denn nur die gemeinsame Anstrengung aller Beteiligten hat zum gewünschten Ergebnis geführt. Wenn Sie dem Außenseiter danken, werden Sie ihn ermutigen, bei späteren Treffen zu sprechen.

Teilnehmer treffen.

Nicht weniger bedeutsam für ein operatives Meeting sind die Verhaltensregeln für Meeting-Teilnehmer.

Tipps für Meeting-Teilnehmer

1) Stellen Sie sich in Ihren Aussagen dar und verwenden Sie das Pronomen „ich“ statt „wir“ oder die unpersönliche Form. Wenn ein Sprecher „wir“ sagt, vermeidet er normalerweise die Verantwortung für das, was er sagt.

2) Seien Sie in Aussagen konkret, geben Sie Ihre Gedanken klar wieder, antworten Sie auf Ihre Fehler, verteidigen Sie Ihren persönlichen Standpunkt, seien Sie geduldig mit abweichenden Meinungen.

3) Nachdem Sie sich die Informationen angehört haben, stellen Sie Fragen, um das diskutierte Problem zu klären und zu verstehen. Verwenden Sie keine Fragen, die Konflikte provozieren und von der Lösung des Problems wegführen.

4) Verzichten Sie so weit wie möglich darauf, die Ideen und Gedanken anderer zu interpretieren. Sprechen Sie nicht über die Handlungen und Gedanken anderer, sondern über Ihre Wahrnehmung dieser Gedanken, das heißt, formulieren Sie Urteile in der Sprache der „Ich-Botschaften“ und nicht der „Du-Aussagen“. Sagen Sie zum Beispiel nicht: „Sie haben hier einen Fehler gemacht“, sagen Sie: „Mir scheint, dass sich hier ein Fehler eingeschlichen hat.“

5) Bringen Sie Ihre eigene Position zum Ausdruck und versuchen Sie, die vernünftigste Lösung für das Problem zu finden.

Die beste Entscheidung, die in einem Meeting getroffen wird, ist wenig wert, wenn man sich gleichzeitig nicht um deren Umsetzung kümmert und den Fortschritt der Umsetzung nicht kontrolliert.

Auf der Bühne Ende der Sitzung sein Anführer muss die folgenden Aufgaben lösen:

1) kurz und endgültig das Ergebnis des Treffens formalisieren;

2) Legen Sie fest, welche Schritte der Entscheidung folgen sollten, verteilen Sie Verantwortlichkeiten, bestimmen Sie die Verantwortlichen für die Umsetzung der Entscheidung und ihre Kontrolle über die Umsetzung.

Der Verlauf des Treffens und seine Ergebnisse spiegeln sich in Protokoll die kurz und prägnant gehalten werden sollten. Wichtiger Punkt– Bekanntmachung mit diesem Dokument derjenigen Personen, die die Entscheidung umsetzen werden.

Der Zweck davon ist eine gemeinsame Diskussion, um die Probleme und Probleme des Unternehmens (der Organisation) zu verstehen und eine angemessene Entscheidung zu treffen.

Arten von Geschäftstreffen unterscheiden sich nach dem Hauptziel oder den Aufgaben, die gelöst werden müssen: Planung, Motivation, innere Ordnung Aktivitäten, Kontrolle über die Aktivitäten von Mitarbeitern und anderen.

Die Durchführung und Vorbereitung eines Geschäftstreffens hat eine bestimmte Technologie, mit der Sie diese Form leicht beherrschen können. Unternehmenskommunikation.

Schritt 1. Legen Sie den Zweck des Meetings und die Tagesordnung fest.

Ein Geschäftstreffen ist nicht nur ein Mitarbeitertreffen. Sein Ziel sollte wie ein Zielergebnis aussehen, dh die Annahme einer bestimmten Entscheidung. Daher muss dieses Ergebnis vorab formuliert werden. Je konkreter der Beschluss formuliert ist, desto effektiver wird das Treffen und das Ergebnis wird erreicht. Im Prozess der Zieldefinition muss der Organisator die Frage beantworten: Kann dieses Problem von einem bestimmten Mitarbeiter in der aktuellen Arbeitsordnung gelöst werden? Ist es möglich, das Treffen durch eine andere Form der Problemlösung zu ersetzen?

Die Tagesordnung wird im Voraus vorbereitet. Die Teilnehmer des Treffens sollten mit der anstehenden Diskussion vertraut sein, die notwendigen Materialien, um über die Entscheidung nachdenken zu können. Darüber hinaus sollte jeder Tagesordnungspunkt sein eigenes Ziel-Ergebnis haben. Zusätzlich zu den Tagesordnungspunkten werden die Sitzungsteilnehmer über die Zeit informiert, die für die Diskussion der einzelnen Punkte vorgesehen ist.

Schritt 2. Holding und die Anzahl der Teilnehmer.

Traditionell finden Geschäftstreffen (mit Ausnahme von Notfallsitzungen) an einem bestimmten Wochentag am Nachmittag statt. Es ist notwendig, den Teilnehmerkreis so zu bestimmen, dass mit einer Mindestanzahl an Mitarbeitern auszukommen ist. Die beste Option 6-7 Personen. Die konstruktive Lösung von Fragen und Problemen hängt von der Anwesenheit ausschließlich interessierter Personen ab. Es ist besser, das Treffen denjenigen Mitarbeitern anzuvertrauen, die in diesem Thema am kompetentesten sind.

Schritt 3. Organisation des Veranstaltungsortes.

Die Organisatoren sollten so weit wie möglich die Kompatibilität der Sitzungsteilnehmer vorwegnehmen. So können Sie Stühle und Sitzplätze so anordnen, um die Effektivität der Kommunikation zu erhöhen. Informationen werden besser und schneller wahrgenommen, wenn Gesicht, Augen, Gestik des Sprechers gut sichtbar sind.

Schritt 4. Meeting durchführen: Dauer und Zeitplan.

Ein Geschäftstreffen hat einige Komponenten, die sich direkt auf die Effektivität der Entscheidungsfindung auswirken. Die Dauer sollte optimalerweise 40-45 Minuten nicht übertreten. Er wird in dieser Zeit psychisch nicht produktiv arbeiten können. Sollte es notwendig sein, das Gespräch fortzusetzen, empfiehlt es sich, eine Pause von mindestens 30 Minuten einzulegen, was das Wohlbefinden und die Aufmerksamkeit steigert.

Bei einem Geschäftstreffen sollte eine Redezeit begrenzt sein. Die Einhaltung der Regeln obliegt dem Vorsitzenden. Die Einhaltung der Vorschriften aller Besprechungsteilnehmer zeigt jedoch die Kompetenz der Mitarbeiter.

Schritt 5. Sitzungsprotokoll.

Erstellung eines offiziellen Dokuments, das die Hauptphasen des Treffens, die Namen der Redner, Vorschläge und getroffenen Entscheidungen festlegt, ein notwendiger Bestandteil eines Geschäftstreffens. Auf der Grundlage des Protokolls hat der Leiter das Recht, die Ausführung der getroffenen Entscheidungen zu verlangen.

Schritt 6. Analyse der Vorbereitung und Durchführung des Meetings.

Ein Geschäftsmeeting gilt als erfolgreich, wenn folgende Fragen positiv beantwortet werden können: Wie gut ist der Teilnehmerkreis des Meetings definiert? Hat der Standort der Teilnehmer zu einer effektiven Kommunikation beigetragen? Inwieweit waren die Sitzungsteilnehmer an den diskutierten Themen interessiert? Was dienten als spontane Lösungsstrategien? Welche Widersprüche zwischen persönlichen und kollektiven Zielen traten auf? Was war der Grund für die Konflikte (falls vorhanden)? Wurde die Besprechungszeit effektiv genutzt?

Der Leiter muss in der Regel alle Phasen der Vorbereitung des Treffens überprüfen, an deren Durchführung er persönlich nicht teilnimmt.

Vorbereitung der Tagesordnung („Was und wie soll besprochen werden?“)

Wenn die Notwendigkeit eines Treffens festgestellt wird, sollte klar unterschieden werden:

• den Inhalt der besprochenen Probleme und das Hauptthema der betreffenden Sitzung, das sein Wesen charakterisieren soll
• welche Bedingungen sollte das Endergebnis des Treffens erfüllen. Darin werden die Ziele des Meetings definiert. Sie müssen beispielsweise verstehen, dass nicht jedes Meeting fertige Lösungen liefern kann
• wer und welche Vorarbeiten zu leisten sind. Manchmal ist es sinnvoll zu erstellen Arbeitsgruppe, der die Tagesordnung vorbereitet, vorläufige Kurzbesprechungen in Abteilungen, Zweiergespräche usw. durchführt.

Die größten Fehler bei der Festlegung der Agenda:

• Es gibt kein Hauptthema des Treffens, und wenn es mehrere Themen gibt, ist es nicht möglich, deren genaue Unterscheidung und angemessene analytische Diskussion zu gewährleisten
• den Teilnehmern wurde zuvor nicht das Wesen des zur Diskussion stehenden Problems erklärt
• auf der Tagesordnung stehen Themen unterschiedlichen Umfangs und unterschiedlichen Inhalts, wodurch die Sitzung zu einer Diskussion und oft zu einem Streit zwischen den einzelnen Teilnehmern oder Gruppen wird. Dadurch steigt die Zahl der Teilnehmer, die in die Position passiver Zuhörer versetzt werden.
• sich nicht an die Agenda hält, davon abweicht und spontane Nebenthemen oder ein ewiges Problem (Versorgungsprobleme etc.)

Definition der Teilnehmer („Wer?“)

Die Hauptanforderung besteht darin, dass das Treffen von Personen besucht werden sollte, die zum Erreichen der Ziele des Treffens beitragen können. Dabei ist zu beachten, dass bei heterogenen (d.h. nicht alle Anwesenden gleichzeitig betreffenden) Themen des Treffens ein Tagungsprogramm (Liste der Hauptthemen mit eine Angabe der Teilnehmer). Das Programm sollte so gestaltet sein, dass das Treffen von Personen besucht wird, die in direktem Zusammenhang mit dem diskutierten Problem stehen. Nach Abschluss der Erörterung des nächsten Themas werden Personen freigestellt, die nicht an der Erörterung der folgenden Themen beteiligt sind. Es ist jedoch nicht wünschenswert, eine Person vorübergehend zu entlassen und dann erneut einzuladen. Die Erfüllung dieser Anforderung diszipliniert den Leiter und die Teilnehmer des Meetings und zwingt sie, sich an das Zeitlimit zu halten.

Alle (oder wichtigen) Teilnehmer müssen schriftlich unter Angabe der Sitzung informiert werden Hauptthema, Zweck, grundlegende Informationen, Zeit, Ort, Dauer des Treffens und der Name des Leiters.

Die Hauptfehler bei der Bestimmung des Teilnehmerkreises des Meetings:

• Eine Person wird basierend auf ihrer Position und nicht abhängig von ihrer Verbindung zu einem Meeting eingeladen Offizielle Pflichten mit diesem Problem
• groß spezifisches Gewicht passive Zuhörer im Zusammenhang mit der Einladung von Personen, die mit dem Diskussionsthema nichts zu tun haben

Festlegen der Dauer eines Meetings („Wie spät ist es?“)

Zu beachten ist, dass die Sitzungsdauer nicht nur von der Anzahl der Tagesordnungspunkte, sondern auch von deren Inhalt abhängt. Zunächst geht das Treffen ins Detail. Punkte am Ende der Tagesordnung erhalten weniger Zeit. Daher ist es ratsam, 1–2 problematische Themen oder 3–5 weniger wichtige Themen auf die Tagesordnung zu setzen.

Es ist zu beachten, dass die Nachricht des Leiters über die Endzeit des Meetings dessen Dauer um bis zu 10 % verkürzt. Die Gründe für dieses Phänomen sind rein psychologisch - die Teilnehmer des Treffens sammeln ihre Gedanken schneller, verzögern ihre Reden nicht, d.h. Die Information über das Ende des Meetings spielt eine gewisse aktivierende und disziplinierende Rolle.

Wenn das Meeting länger als eine Stunde dauert, müssen Sie alle 40 bis 50 Minuten eine Pause einlegen und nach Möglichkeit die Arbeitsformen ändern ( individuelle Arbeit, Gruppenarbeit, Diskussion, Einzelpräsentationen etc.).

Meetings ziehen sich oft hin, weil es keine Lösungen für die aufgetretenen Probleme gibt. In diesem Fall sollte der Leiter dafür sorgen, dass die Teilnehmer ein Zwischenergebnis für sich festhalten (was klar wurde, worauf sie sich geeinigt haben etc.), angemessene individuelle Aufgaben und eine Frist setzen, wann das Thema ein zweites Mal besprochen wird. Gleichzeitig gilt es, den Ablauf der nächsten Diskussion unter Berücksichtigung der in der Sitzungspause geleisteten Arbeit zu klären.

Die wichtigsten Fehler bei der Bestimmung der Sitzungsdauer:

• die Dauer der Sitzung ist nicht geregelt
• die geplante Sitzungsdauer nicht eingehalten wird
• Besprechungen sind zu lange geplant
• es werden keine Pausen eingelegt
• keine zeitliche Begrenzung für Berichte und Reden
• Unfähigkeit, seine Gedanken prägnant und klar auszudrücken

Lassen Sie uns abschließend ein Beispiel von N. Parkinson über die Gründe für die unangemessene Verwendung von Zeit in Besprechungen geben, deren Ursprung bereits in der Bestimmung ihrer Zusammensetzung liegt. Die Kommission verbrachte 5 Minuten damit, das 5-Millionen-Dollar-Projekt zum Bau eines Kernreaktors zu diskutieren. Von den 11 Mitgliedern der Kommission wussten 4 nicht, was ein Reaktor ist, die anderen 4 wussten nicht, wo er eingesetzt wurde. Folglich konnte keine Diskussion entstehen und der eingereichte Vorschlag wurde angenommen. Die Kommission fuhr fort, ein 2.350-Dollar-Fahrradaufbewahrungsprojekt zu erörtern. Da jeder wusste, worum es ging, und jeder seine eigene Meinung hatte, dauerte die Diskussion 45 Minuten. Drittens wurde die Frage der Organisation von Mittagessen diskutiert, deren Kosten ein paar Dollar betragen. Die Diskussion über dieses Thema zog sich noch weiter hin.

Bestimmen Sie den Ort des Treffens („Wo?“)

Der Veranstaltungsort hängt stark von der Art des Treffens ab. Es wird empfohlen, ein Betriebstreffen in der Regel dort abzuhalten, wo sich der Hauptarbeitsort seiner Teilnehmer befindet. Ein großer Raum eignet sich für Produktionsbesprechungen und Besprechungen. Aula. An den Ort der Problembesprechung werden die höchsten Anforderungen gestellt, wobei zwei Varianten am häufigsten vorkommen:

• Problembesprechung findet 1-2 mal im Monat mit einer Dauer von 2-3 Stunden am Ende des Arbeitstages in einem eigens dafür vorgesehenen Raum statt
• Ein problematisches Treffen findet einmal im Quartal oder halben Jahr als Feldtreffen statt, das 2 bis 2,5 Tage dauert, und der Ort seiner Abhaltung ist in der Regel das Erholungszentrum des Unternehmens (in Ausland normalerweise ein Hotel

Die Hauptfehler bei der Bestimmung des Tagungsortes:

• zu viele Besprechungen finden im Büro des Chefs statt
• Während des Treffens werden Telefongespräche geführt und sogar Besucher empfangen
• Der Besprechungsraum ist nicht richtig ausgestattet

Festlegen der Besprechungszeit („Wann?“)

Die Zeit des Treffens sollte traditionell sein. Abweichungen hiervon sind nur in Ausnahmefällen zulässig.

Der beste Zeitpunkt für den Beginn einer Betriebsbesprechung ist die erste Stunde nach Beginn des Arbeitstages, die Produktionsbesprechung und die Besprechung finden am besten vor der Mittagspause statt, und die Problembesprechung findet vor dem Ende des Arbeitstages statt.

Die wichtigsten Fehler beim Festlegen und Verwenden der Besprechungszeit:

• Abhaltung einer Betriebsbesprechung unmittelbar nach Beginn des Arbeitstages
• Treffen nach Feierabend
• Nichteinhaltung der für den Beginn der Sitzung festgesetzten Zeit

1. Zunächst müssen Sie sich überlegen, welches Ziel Sie sich als Führungskraft mit einem konkreten Meeting setzen. Zweck des Treffens ist eine Beschreibung des gewünschten Ergebnisses, der gewünschten Lösungsart, des gewünschten Ergebnisses der Arbeit ( Möglichkeiten Zwecke: vorläufiger Meinungsaustausch, Ausarbeitung von Empfehlungen für die Entscheidungsfindung, Entscheidungsfindung zum Thema usw.). Das Thema der Sitzung ist Gegenstand der Diskussion. Je genauer und in die richtige Richtung das Gesprächsthema formuliert ist, desto eher führt es zum gewünschten Ergebnis. Das Thema sollte so formuliert werden, dass es jeden Teilnehmer des Treffens interessiert. Jeder soll wissen, dass er zur Lösung eines gemeinsamen Problems beiträgt. Themen werden interessant, wenn sie konkret formuliert werden.

2. Es ist notwendig, nur die Probleme zur Diskussion zu stellen, die nicht in der Arbeitsordnung gelöst werden können. Eine Meeting-Agenda ist ein schriftliches Dokument, das im Voraus an die Meeting-Teilnehmer verteilt wird und die folgenden Informationen enthält:

Thema des Treffens;

Zweck des Treffens;

Liste der besprochenen Themen;

Start- und Endzeit des Meetings;

Der Ort, an dem es stattfinden wird;

Nachnamen der Redner, Mitberichterstatter, die für die Vorbereitung der Fragen zuständig sind;

Für jede Frage vorgesehene Zeit;

Orte und Zeiten, an denen Sie sich mit dem Material zu jeder Ausgabe vertraut machen können.

Eine gut durchdachte Meeting-Agenda, die im Voraus verschickt (zumindest angekündigt) wird, eine gut durchdachte Meeting-Agenda ermöglicht es den Teilnehmern, sich besser vorzubereiten und somit ihren Output beim Meeting selbst zu steigern (und dem Leiter, einen solchen Output einzufordern ).

3. Es ist besser, wenn die Zeit der Besprechungen durch den in der Organisation (Abteilung) festgelegten Zeitplan bestimmt wird. Ungeplante Besprechungen bringen den Rhythmus aus dem Ruder, reduzieren die Kultur der Geschäftskommunikation, nehmen dem Manager die Möglichkeit, seine zu planen Arbeitszeit und entsorgen Sie es, wodurch geplante Besprechungen und Angelegenheiten gestört werden.

Um die Mitarbeiter nicht aus dem Arbeitsrhythmus zu werfen, empfiehlt es sich, Besprechungen am Ende des Arbeitstages oder in der zweiten Hälfte des Arbeitstages zu vereinbaren.

Die Dauer des Treffens sollte eineinhalb bis zwei Stunden nicht überschreiten (mehr als zwei Stunden ununterbrochene Arbeit für die meisten Teilnehmer, aus rein physiologischen Gründen wird es gleichgültig, wie das Problem gelöst wird).

4. Die optimale Teilnehmerzahl an gemeinsamen Diskussionen beträgt 5-7 Personen. Eine Erhöhung der Anzahl der eingeladenen Personen senkt die durchschnittliche Anwesenheits- (oder Rücklauf-) Rate drastisch und verlängert gleichzeitig das Meeting. Daher ist es ratsam, die Anzahl der Eingeladenen auf ein Minimum zu reduzieren.

Am besten ist es, wenn bei einer heterogenen Meeting-Agenda die Zusammensetzung der Teilnehmer variabel ist: Personen, deren Themen besprochen werden, dürfen das Meeting verlassen, während andere Teilnehmer, deren Thema nicht zuerst behandelt wird, zu gegebener Zeit eingeladen werden.

Anstelle einer Einladung können einige Mitarbeiter für alle Fälle gebeten werden, in dem festgelegten Zeitintervall an ihrem Arbeitsplatz zu sein, um bei Bedarf anzurufen oder telefonisch Hilfe zu erhalten.

Es ist wünschenswert, dass die Teilnehmer des Treffens Personen umfassen, die in der Lage sind, die Rolle eines "Experten", "Ideengebers", "Kritikers" im Laufe der kollektiven geistigen Aktivität zu spielen.

5. Die vorläufige (mehrtägige) Benachrichtigung der Teilnehmer mit Übermittlung der Tagesordnung an diese ist ein wichtiges Element in der Vorbereitung der Sitzung. Entscheidungsentwürfe, Zusammenfassungen von Berichten, Referenzen können als Anlage zur Tagesordnung gesendet werden. Es ist sehr gut, wenn den Personen, die die Fragen vorbereiten, vor Beginn der Sitzung Kommentare der Sitzungsteilnehmer zu Beschlussentwürfen, Zusammenfassungen von Reden übermittelt werden.

6. Untergebene (Besprechungsteilnehmer) vorab über die Verhaltensregeln auf der Besprechung belehren.

Kurz gesagt können sie wie folgt zusammengefasst werden.

Vertreten Sie sich in Ihren Aussagen. Sagen Sie „ich“ statt „wir“ oder die unpersönliche Form. Die Redewendung mit dem Pronomen „wir“ ist fast immer ein Versteckspiel. Der Sprecher übernimmt nicht die volle Verantwortung für das, was er sagt.

Wenn Sie eine Frage stellen, sagen Sie, warum Sie sie stellen, was sie für Sie bedeutet. Fragen sollten keinen Zweifel daran lassen, warum sie gestellt werden. Fallenfragen vergiften die Atmosphäre.

Seien Sie in Äußerungen Sie selbst, spielen Sie keine Rolle, die Sie selbst gewählt oder von anderen von Ihnen erwartet werden. Wenn du denkst, du musst die Klappe halten, halt die Klappe.

Verzichten Sie so weit wie möglich darauf, die Gedanken anderer zu interpretieren. Bringen Sie Ihre eigene Position zum Ausdruck. Versuchen Sie, keine ungerechtfertigten Verallgemeinerungen zu machen.

Sprechen Sie nicht über die Handlungen und Gedanken anderer, sondern über Ihre Wahrnehmung dieser Handlungen und Gedanken, d. h. formulieren Sie Urteile in der Sprache der „Ich-Botschaften“ und nicht der „Du-Aussagen“. Statt „Sie haben hier einen Fehler gemacht“ heißt es besser „Mir schien, hier hat sich ein Fehler eingeschlichen …“.

7. Es wurde festgestellt, dass ceteris paribus Menschen, die sich gegenübersitzen, häufiger und seltener miteinander in Konflikt geraten - diejenigen, die nebeneinander sitzen. Der Leiter, der die Charaktere der Eingeladenen kennt, kann, ohne darauf aufmerksam zu machen, die Teilnehmer so platzieren, dass diejenigen, die sich losreißen und die Betrachtung des Themas stören können, sich nicht gegenüberstehen.

8. Ziele und Aufgaben des Leiters (Vorsitzender). Das Hauptziel des Leiters bei der Sitzung ist es, alle Themen auf der Tagesordnung zu finden optimale Lösung für die Mindestzeit. Um dies zu erreichen, muss er von jedem Teilnehmer profitieren und der Diskussion insgesamt einen konstruktiven Charakter verleihen.

Der Leiter muss die Richtung und Effizienz von Reden regulieren. Dazu sollte man keine seitlichen Abweichungen zulassen, Reden verzögern, Konkretheit anregen, das Vorhandensein sinnvoller Analysen und echter Vorschläge. Wenn der Beginn der Diskussion die Unvorbereitetheit des Themas offenbart hat, ist es notwendig, es entschieden aus der Diskussion zu entfernen und der Person, die das Thema vorbereitet hat, einen Kommentar abzugeben.

Die Reden einiger Teilnehmer können sich in übermäßiger Kategorisierung unterscheiden, wobei Kategorisierung von anderen ausgeht. Ein solcher Ton kann der Diskussion ernsthaften Schaden zufügen, sie in einen Kampf der Ambitionen verwandeln. Daher muss der Leiter sicherstellen, dass die Reden korrekt sind; Zu diesem Zweck können Sie ihre Reihenfolge anpassen. Der Leiter überwacht aufmerksam den Verlauf des Treffens, kontrolliert den Inhalt der Reden, macht sich die notwendigen Notizen und lenkt mit kurzen Bemerkungen die Aufmerksamkeit der Anwesenden auf die wertvollsten Vorschläge der Redner.

9. Wenn die Sitzung dem Austausch von Informationen und der Festlegung anstehender Aufgaben im Rahmen der laufenden Arbeit dient, sollten nur Abteilungsleiter an der Sitzung teilnehmen. Bei einem solchen Treffen sollte der Stand der Dinge kurz beschrieben werden, da es möglich ist, dass einige der Anwesenden mit der Gesamtproblematik nicht vertraut sind. Anschließend ist über die Fortschritte bei der Umsetzung der Beschlüsse der vorangegangenen Sitzung zu berichten. Wenn etwas ins Stocken geraten ist, sollten Sie nicht nach Schuldigen suchen: Durch heftige Auseinandersetzungen geht Zeit verloren, und vor allem können gegenseitige Anschuldigungen das Team spalten. Aber es ist notwendig, die Aufgaben für die Zukunft klar zu formulieren.

10. Wenn der Zweck des Treffens darin besteht, ein bestimmtes Problem zu lösen, müssen diejenigen einbezogen werden, ohne die die Angelegenheit nicht vorankommt, und diejenigen, die in der Lage sind, ihre eigene Lösung für dieses Problem anzubieten. Die Teilnehmer des Meetings müssen über das Problem informiert werden, die Aufgabe klar und eindeutig formulieren. Es ist ratsam, dies im Voraus zu tun, damit die Leute ihre Vorschläge vorbereiten können. Versuchen Sie, die Rollen mental zwischen den Teilnehmern zu verteilen: Der erste macht Vorschläge, der zweite kann sie aus einer Sicht bewerten, der dritte - aus dem anderen, der vierte formuliert schließlich die Entscheidung ... In der Reihenfolge das scheint Ihnen am richtigsten, Sie sollten den Diskussionsteilnehmern das Wort erteilen.

11. Die Reihenfolge der Reden sollte so sein, dass ihre Reihenfolge umgekehrt zur Autorität und Position des Redners ist: Dann werden Teilnehmer mit einem niedrigeren Status nicht von dem bereits geäußerten Urteil von autoritäreren Kollegen dominiert.

Jeder Teilnehmer muss vor dem Redebedarf gestellt werden. Es ist klar, dass dies mit einer relativ kleinen Anzahl von Konferenzteilnehmern erreicht werden kann. Aber wenn die anwesende Person noch nie gesprochen hat, wird sie bei der Besprechung gebraucht?

12. Das Befolgen des Verfahrens normalisiert den Verlauf des Treffens. Es muss zu einem genau festgelegten Zeitpunkt beginnen und enden, um das Vertrauen in den Leiter und diejenigen, die ihn vorbereitet haben, nicht zu untergraben.

Eine der Aufgaben des Leiters ist es, sich vorläufig auf die Rederegeln zu einigen und dann nicht zuzulassen, dass sie verletzt werden.

13. Die Sitzung beginnt in der Regel mit der Eröffnungsrede des Leiters, in der er die Ziele und Zielsetzungen formuliert zukünftige Arbeit. Die Reihenfolge der Arbeit kann unterschiedlich sein. Wenn vorbereitete Vorschläge zur Diskussion eingereicht werden, werden sie den Anwesenden zur Kenntnis gebracht und anschließend diskutiert. Geschieht dies nicht, wird vorgeschlagen, Vorschläge zu machen und diese erst dann zu diskutieren.

Den Text der Rede können Sie im Vorfeld vollständig vorbereiten, Sie können sich auf Thesen beschränken. Gegebenenfalls empfiehlt sich der Einsatz von Video- und Audio-Tools. Bei der Besprechung der wichtigsten Themen ist es sehr gut, im Vorfeld einen Text vorzubereiten und diesen an die Meeting-Teilnehmer zu verteilen.

Es ist nicht notwendig, in einer Rede ein breites Themenspektrum abzudecken. Es genügt, auf den kardinalen Grundgedanken einzugehen, aber er muss überzeugend, schlüssig, verständlich formuliert werden. Während der Rede müssen Sie sich und das Publikum kontrollieren. Bei den ersten Anzeichen einer nachlassenden Aufmerksamkeit der Anwesenden empfiehlt es sich, auf bekannte Methoden zurückzugreifen, um diese zu mobilisieren.

14. Selbst bei sorgfältigster Vorbereitung des Meetings werden Sie keinen Erfolg haben, wenn Sie die Diskussion nicht kontrollieren. Dazu können die folgenden Methoden verwendet werden:

a) um die Einheit der Sitzungsteilnehmer zu wahren:

Entschärfen Sie die Situation in einer Konfliktsituation;

Ergreifen Sie bis zur abschließenden Nachbesprechung keine Partei;

Schützen Sie jemanden, der weniger Erfahrung hat und in letzter Zeit arbeitet;

b) um die Meeting-Teilnehmer zu mobilisieren:

Entspannen Sie sich nicht und lassen Sie andere die Arbeit nicht abstellen;

Wiederholung vermeiden;

Missachten Sie nicht einmal den unbedeutendsten Vorschlag, wenn er der Sache irgendwie hilft;

c) um die Aufmerksamkeit auf das diskutierte Problem zu lenken:

Faktenbasiert;

Unterbreitete Vorschläge aufzeichnen;

Ordnen Sie sie so an, dass sich in den Augen der Anwesenden ein vollständiges Bild ergibt;

d) Besprechungsteilnehmer aktivieren:

Um die Beweise für bestimmte Bestimmungen zu stärken, stellen Sie zusätzliche Fragen;

Machen Sie dem Teilnehmer, der einen konstruktiven Vorschlag gemacht hat, eine anerkennende Bemerkung.

15. Lange und vage Reden können unterbrochen werden. Natürlich sollte dies taktvoll geschehen, ohne Ärger zu machen, ohne den Stolz des Untergebenen zu verletzen, ohne seine Initiative zurückzuhalten.

Es lohnt sich nicht, dies zu wiederholen. Beim ersten Mal sollten Sie geduldig sein und zuhören, was dieser Mitarbeiter sagt, und für die Zukunft (bei der Vorbereitung auf das nächste Meeting) versuchen, ein individuelles Vorgespräch zu führen. Sie können detaillierte Protokollierung, Stenographie oder Tonbandaufzeichnung verwenden und diesen Untergebenen dann auf bequeme, harmlose Weise einladen, seine Rede zu lesen oder anzuhören.

16. Am Ende des Treffens sollte man die Ergebnisse kurz zusammenfassen, den Teilnehmern für die konstruktiven Vorschläge danken und Aufgaben zur Umsetzung der getroffenen Entscheidungen stellen.