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Elektronisches Dokumentenmanagementsystem - Elektronisches Dokumentenmanagement: Das Modul "Elektronisches Dokumentenmanagement" ermöglicht die Erstellung, Speicherung, Suche und Änderung verschiedener unstrukturierter Dokumente (Microsoft Word-Texte, Microsoft Excel-Tabellen, Visio- und CorelDraw-Zeichnungen, Sounds, Videos usw .). Eines der im DIRECTUM-System verwendeten Grundkonzepte ist ein elektronisches Dokument. Jedes elektronische Dokument besteht aus Text (Inhalt des elektronischen Dokuments) und einer Karte – einem Formular, das eine Reihe von Attributen enthält, die das Dokument beschreiben (Autor, Dokumenttyp, Erstellungsdatum, Korrespondent usw.), die zum Suchen und Gruppieren elektronischer Dokumente verwendet werden können. Um die Aufbewahrung von Dokumenten zu organisieren, werden Ordner verwendet, in denen Links zu elektronischen Dokumenten und anderen Ordnern platziert werden. Jedes Dokument kann eine unbegrenzte Anzahl von Versionen haben, während Versionen desselben Dokuments in verschiedenen Formaten vorliegen können (z. B. DOC und PDF). Jeder Dokumenttyp (Vereinbarungen, Rechnungen usw.) hat seinen eigenen Lebenszyklus, der den Status des Dokuments während der Arbeit automatisch ändert. UdSU 2010 Shirokov V.A. CMIT. elf.

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Ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem (EDMS) ist ein automatisiertes Mehrbenutzersystem, das den Prozess der Verwaltung der Arbeit einer hierarchischen Organisation begleitet, um sicherzustellen, dass diese Organisation ihre Aufgaben erfüllt. Gleichzeitig wird davon ausgegangen, dass der Managementprozess auf menschenlesbaren Dokumenten basiert, die in schwach formalisierter Form Anweisungen für die Mitarbeiter der Organisation enthalten, die für die Ausführung erforderlich sind.

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Electronic Document Management (EDM) ist ein einziger Mechanismus für die Arbeit mit Dokumenten, die in elektronischer Form eingereicht werden, mit der Umsetzung des Konzepts der "papierlosen Büroarbeit".

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Grundkonzepte des elektronischen Dokumentenmanagements Dokumentenfluss ist die Bewegung von Dokumenten in einer Organisation von dem Moment an, in dem sie erstellt oder empfangen werden, bis zum Abschluss der Ausführung oder des Versands (GOST R 51141-98); Komplex von Arbeiten mit Dokumenten: Empfang, Registrierung, Versand, Kontrolle der Ausführung, Bildung von Fällen, Aufbewahrung und Wiederverwendung von Dokumenten, Nachschlagewerk. Ein elektronisches Dokument (ED) ist ein Dokument, das mit Computer-Inferstellt wurde, das mit einer elektronischen digitalen Signatur (EDS) signiert und auf einem Maschinenmedium in Form einer Datei im geeigneten Format gespeichert werden kann.

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Grundprinzipien des elektronischen Dokumentenmanagements: Einmalige Registrierung eines Dokuments, die es ermöglicht, ein Dokument in jeder Installation dieses Systems eindeutig zu identifizieren. Die Möglichkeit der parallelen Ausführung von Vorgängen, die es ermöglicht, die Zeit für die Bewegung von Dokumenten zu verkürzen und die Effizienz ihrer Ausführung zu erhöhen. Eine einzige (oder koordiniert verteilte) Datenbank mit Dokumenteninformationen, die es ermöglicht, die Möglichkeit der Duplizierung von Dokumenten auszuschließen. Effizient organisiertes Dokumentensuchsystem, mit dem Sie ein Dokument mit minimalen Informationen darüber finden können. Ein fortschrittliches Berichtssystem für verschiedene Status und Attribute von Dokumenten, mit dem Sie die Bewegung von Dokumenten durch die Workflow-Prozesse steuern und akzeptieren können Managemententscheidungen basierend auf Daten aus Berichten.

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Die Einführung des elektronischen Dokumentenmanagements sieht vor: Registrierung, Abrechnung und Aufbewahrung von Dokumenten; schneller Zugriff auf Dokumente und Berichtsinformationen; effektives Management von Dokumentenbewegungsprozessen; Verkürzung der Verfahren zur Koordinierung von Dokumenten und zur Entscheidungsfindung; Verbesserung der Leistungsdisziplin; Reduzierung der finanziellen Kosten für Dokumentenumlauf und Büroarbeit.

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Die Hauptaufgaben des elektronischen Dokumentenmanagements: Büroautomatisierung; Elektronisches Archiv Unterlagen; Elektronisches Dokumentenmanagement im Unternehmen (Workflow). Vertragsverwaltung; Automatisierung der Arbeit mit QMS-Dokumentation (Qualitätsmanagementsysteme); Automatisierung der Bürgerbeschwerden.

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Vorteile des elektronischen Dokumentenmanagements. Das elektronische Dokumentenmanagementsystem ist zum Aufbauen konzipiert effektives System Verwaltung von Geschäftsprozessen und Unternehmensdokumenten. Das im elektronischen Dokumentenmanagementsystem enthaltene Toolkit ermöglicht Ihnen die Implementierung elektronischer Dokumentenmanagementtechnologien in jedem Unternehmen, unabhängig von seiner Größe und Eigentumsform. Das elektronische Dokumentenverwaltungssystem ist so ausgelegt, dass es sowohl innerhalb einer kleinen Struktur, beispielsweise eines Büros, einer Abteilung, einer Abteilung oder einer lokalen Organisation als Ganzes, als auch innerhalb einer geografisch verteilten Organisation mit einem komplexen Schema von Informationsflüssen funktioniert.

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Vorteile des elektronischen Dokumentenmanagements. es wird möglich, vollständig auf Papierdokumente zu verzichten, sofern dies nicht widerspricht aktuelle Gesetzgebung(Einige Arten von Dokumenten müssen in Papierform vorliegen). Dies vermeidet die Duplizierung von Informationen auf verschiedenen Medien, gewährleistet eine zuverlässige Datenspeicherung und verhindert den Verlust vertraulicher Informationen; Es ist nicht erforderlich, Papierdokumente physisch an die Mitarbeiter zu übergeben, was den Prozess der Entscheidungsfindung über Dokumente und die Übermittlung von Managemententscheidungen an die Mitarbeiter erheblich beschleunigt.

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Portable Document Format (PDF): Portable Document Format (PDF) ist ein portables, plattformunabhängiges, portables elektronisches Dokumentenformat.

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Portable Document Format verwenden: Portable Document Format kann verwendet werden, um verschiedene Dokumente wie Nachrichten, Pressemitteilungen, Memos, Verträge, elektronische Bücher, elektronische Lehrbücher und vieles mehr.

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Geschichte: Das PDF-Format wurde 1991 von der Adobe Corporation erstellt. In seinen Anfängen war das Format äußerst unbeliebt: Adobes Software zum Lesen und Erstellen von PDF wurde bezahlt; PDF hatte keine Unterstützung für externe Links, was es im World Wide Web praktisch nutzlos machte; PDF-Dokumente waren größer als reiner Text, was bedeutete, dass das Laden auf den damals üblichen langsamen Modems länger dauerte; Auf schwachen Rechnern erfolgte die Anzeige von PDF-Dokumenten mit merklichen Verzögerungen;

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Vorteile (PDF): einfache Navigation, mit der Sie schnell die gewünschte Seite finden; Benutzerfreundlichkeit; Um eine PDF-Datei anzuzeigen, benötigen Sie nichts weiter als die Datei selbst und einen kostenlosen Download. Adobe-Software Leser; Das PDF-Format ermöglicht das Einbetten der erforderlichen Schriftarten (linearer Text), Vektor- und Bitmap-Bilder, Formulare und Multimedia-Einfügungen; Enthält einen Mechanismus für elektronische Signaturen zum Schutz und zur Authentifizierung von Dokumenten.

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Vorteile (PDF): Ruhm und Popularität. Der Hauptvorteil von PDF gegenüber DjVu ist seine Popularität und große Popularität. Das PDF-Format ist auf der ganzen Welt beliebt. Offenheit des Standards. Das PDF-Format ist vom Internationalen Komitee für standardisiert ISO-Normen. Die Fülle von Programmen, um mit dem Format zu arbeiten. Um mit dem PDF-Format zu arbeiten, gibt es eine große Auswahl an Programmen aller Art – sowohl kommerzielle als auch kostenlose.

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Nachteile (PDF): Auch bei merklicher Volumenreduzierung sind PDF-Dateien unglaublich sperrig. Der Schutz, der zum Verschlüsseln einer Datei verwendet wird, wenn Sie keine speziellen Programme dafür verwenden, wird von einem sachkundigen Programmierer in wenigen Sekunden überwunden.

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Nachteile (PDF): Überkompliziert internes Gerät Format. Das PDF-Format ist in seiner inneren Struktur recht komplex. Allein seine Spezifikation umfasst mehr als tausend Seiten. Orientierung am Papierdruck, nicht an der elektronischen Form. Das Format konzentriert sich hauptsächlich auf die Erstellung von Papierausdrucken aus einer PDF-Datei. PDF ist kein elektronisch orientiertes Format. Es skaliert nicht gut, es "verlangsamt" beim Scrollen (sowohl Vektor-PDF als auch Bitmap), es erlaubt Ihnen nicht, eine unvollständige Datei zu öffnen - um ein PDF zu öffnen, müssen Sie es immer vollständig herunterladen, da der PDF-Header ist am Ende der Datei.

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Vorteile von DjVu: Spezialisierung auf die Elektronisierung von Papiertexten. DjVu verwendet immer eine 3-Layer-Inhaltssegmentierung für eine optimale Komprimierung. Orientierung an der elektronischen Form des Dokuments. Geringer Ressourcenbedarf. Kleine Dateigröße. DjVu sorgt für die kleinstmögliche Dateigröße. Einfachheit und Optimalität der internen Struktur des Formats.

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Nachteile von DjVu: Geschlossener Standard. Der DjVu-Standard wurde der ISO nicht zur Genehmigung vorgelegt. Relative Unterentwicklung Software mit dem Format zu arbeiten.

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Eine elektronische digitale Signatur (EDS) ist eine Voraussetzung für ein elektronisches Dokument, mit der Sie die Abwesenheit von Informationsverzerrungen in einem elektronischen Dokument ab dem Zeitpunkt der Erstellung der EDS feststellen und überprüfen können, ob die Signatur dem Eigentümer des EDS-Schlüsselzertifikats gehört. Der Attributwert wird als Ergebnis einer kryptografischen Transformation von Informationen unter Verwendung des privaten EDS-Schlüssels erhalten.

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Elektronische digitale Signatur (EDS) EDS ist ein Analogon der handschriftlichen Unterschrift einer Person, die in elektronischen Dokumenten verwendet wird. Elektronisch Digitale Unterschrift wird mithilfe eines privaten Schlüssels erstellt - einer eindeutigen Zeichenfolge, die ihrem Besitzer bekannt und bestimmt ist Erstellung eines EDS in elektronischen Dokumenten mit geeigneten Mitteln.

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Die Geschichte von EDS: 1976 schlugen Whitfield Diffie und Martin Hellman erstmals das Konzept der „elektronischen digitalen Signatur“ vor. 1977 entwickelten Ronald Rivest, Adi Shamir und Leonard Adleman den kryptografischen RSA-Algorithmus, der ohne zusätzliche Modifikationen verwendet werden kann, um primitiv zu erstellen digitale Signaturen. Kurz nach RSA wurden andere digitale Signaturen entwickelt, wie die digitalen Signaturalgorithmen von Rabin und Merkle. 1984 waren Shafi Goldwasser, Silvio Micali und Ronald Rivest die ersten, die die Sicherheitsanforderungen für digitale Signaturalgorithmen streng definierten. 1994 wurde die Hauptabteilung Kommunikationssicherheit des Bundesamtes für Kommunikationswesen und Information der Regierung dem Präsidenten unterstellt Russische Föderation Der erste russische EDS-Standard wurde entwickelt - GOST R 34.10-94, basierend auf Berechnungen in einer Gruppe von Punkten einer elliptischen Kurve und auf einer in GOST R 34.11-94 beschriebenen Hash-Funktion. Um eine größere kryptografische Stärke des Algorithmus zu gewährleisten, wurde 2002 GOST R 34.10-2001 anstelle von GOST R 34.10-94 eingeführt. Nach dieser Norm sind die Begriffe „elektronische digitale Signatur“ und „digitale Signatur“ synonym.

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Zweck und Verwendung von EDS Die digitale Signatur dient der Authentifizierung der Person, die das elektronische Dokument signiert hat. Integritätskontrolle des übertragenen Dokuments: Im Falle einer zufälligen oder absichtlichen Änderung des Dokuments wird die Signatur ungültig, da sie auf der Grundlage des Ausgangszustands des Dokuments berechnet wird und nur diesem entspricht. Schutz vor Veränderungen (Fälschung) des Dokuments: Die Garantie der Fälschungserkennung bei der Integritätskontrolle macht eine Fälschung in den meisten Fällen unpraktisch. Die Unmöglichkeit des Verzichts auf die Autorschaft. Da nur bei Kenntnis des privaten Schlüssels eine korrekte Signatur erstellt werden kann und dieser nur dem Eigentümer bekannt sein sollte, kann der Eigentümer seine Unterschrift auf dem Dokument nicht verweigern. Nachweis der Urheberschaft des Dokuments: Da eine gültige Signatur nur durch Kenntnis des privaten Schlüssels erstellt werden kann und dieser nur dem Besitzer bekannt sein sollte, kann der Besitzer des Schlüsselpaares seine Urheberschaft an der Signatur unter dem Dokument nachweisen. Je nach Detaillierung der Dokumentdefinition können Felder wie „Autor“, „Änderungen vorgenommen“, „Zeitstempel“ etc. signiert werden. Die Hauptschemata für die Verwendung von EDS: Signieren einer elektronischen Nachricht während ihrer Übertragung und Überprüfen der Signatur des Absenders nach Erhalt, dh sichere Übertragung des Dokuments. Oft wird ein solches Schema als rechtlich bedeutsamer Dokumentenfluss wahrgenommen, was eine tiefe Täuschung ist. Der Schutz einer elektronischen Nachricht durch ein EDS ist natürlich eine sinnvolle und notwendige Sache, aber völlig unzureichend, um einen vollwertigen Dokumentenfluss zu gewährleisten; die Verwendung von EDS während des gesamten Lebenszyklus eines elektronischen Dokuments - während seiner Erstellung, Genehmigung, Genehmigung, Einarbeitung usw. Nur wenn der gesamte Lebenszyklus des Dokuments automatisiert ist und das EDS ein integraler Bestandteil davon ist, können wir sprechen Sie über die Verwendung von E. Rechtlich bedeutsames elektronisches Dokumentenmanagementsystem.

Folie 27

Quellen: GOST R 34.10-94 Informationstechnologie. Kryptographischer Schutz von Informationen. Verfahren zum Erzeugen und Verifizieren einer elektronischen digitalen Signatur basierend auf einem asymmetrischen kryptographischen Algorithmus. Elektronische digitale Signatur - Begriff - Encyclopedic Foundation Elektronische digitale Signatur - Cryptomash Company

Die Workflow-Automatisierung beinhaltet die Verwendung spezieller Software für die Arbeit mit Dokumenten und die Teilnahme elektronischer Dokumente am Informationsaustauschsystem. Gleichzeitig werden Dokumente, die während des Funktionierens der Organisation erstellt werden, notwendigerweise in einem einzigen Informationsraum registriert und gespeichert. Es ist eine kollektive Arbeit mit Dokumenten vorgesehen, dh mehrere Mitarbeiter arbeiten gemäß ihren funktionalen Aufgaben konsequent an jedem von ihnen.

Berge von Altpapier, lange Suche benötigtes Dokument, Verluste, doppelte Dokumente, Verzögerungen beim Senden und Empfangen, Personalfehler sind keine vollständige Liste von Problemen, die sich aus einem schlechten Dokumentenmanagement ergeben. All dies kann die Arbeit des Unternehmens stark verlangsamen und in Ausnahmefällen vollständig lahmlegen.

Tools zur Workflow-Automatisierung Software, die zur Automatisierung von Workflows verwendet werden, lassen sich grob in vier Kategorien einteilen: Workflow-Systeme. Systeme der kollektiven Arbeit von Benutzern an Dokumenten. Systeme zum Speichern und Abrufen von Dokumenten. E-Mail-Systeme.

Workflow-Systeme. Hauptmerkmale: Die Methodik berücksichtigt den „menschlichen Faktor“; als Adressat werden nicht die Namen konkreter Mitarbeiter verwendet, sondern deren Positionen (Rollen); die erstellte Prozesslandkarte prüft sich statisch auf Abschluss: das Dokument kann nicht ins „Nirgendwo“ geschickt oder grundlos angehalten werden; ein klares Ausführungskontrollsystem, wenn eine bestimmte Zeitspanne für die Durchführung einer bestimmten Operation vorgesehen ist und das System selbst nach Ihrer Wahl Strafen für den fehlbaren Mitarbeiter und die Reaktion des Systems auf einen solchen Verstoß festlegt;

am Arbeitsplatz arbeitet der Endverbraucher mit branchenüblichen Begriffen; autorisierter Zugriff auf Informationen, der Systemadministrator sieht nur den Status des Prozesses („gestartet“, „wartet auf Aktivierung“, „abgeschlossen“); schrittweise Implementierung – die Automatisierung kann von jeder Abteilung oder Abteilung aus gestartet werden, und wenn nötig, fügen Sie der Karte neue Mitarbeiter hinzu und erstellen Sie den Prozess neu; Das System verfügt über eine offene Schnittstelle zur Unterstützung bestehender Anwendungen.

Effizientes Dokumentenmanagement ist ein Muss effektives Management Unternehmen. Der Belegfluss ist für die ordnungsgemäße Organisation der Finanz- und Betriebsbuchhaltung von großer Bedeutung.

Konzeptioneller Apparat2
Konzeptioneller Apparat
Dokumentenfluss - die Bewegung von Dokumenten im Rahmen des DOW ab dem Zeitpunkt ihrer Erstellung oder
Erhalt vor Abschluss der Ausführung oder Versand.
Der Zweck der Verbesserung des Arbeitsablaufs besteht darin, ein Managementsystem bereitzustellen
qualitativ hochwertige Informationen in einem Zeitrahmen, der für die Annahme und Implementierung optimal ist
Managemententscheidungen.
Electronic Document Management (EDM) ist ein einziger Mechanismus für die Arbeit mit Dokumenten,
in elektronischer Form präsentiert, mit der Umsetzung des Konzepts "papierlos
Büroarbeit".
Elektronisches Dokumentenverwaltungssystem (EDMS) - ein Computerprogramm
(Software, System), mit dem Sie die Arbeit organisieren können
elektronische Dokumente (Erstellung, Änderung, Suche), sowie die Interaktion zwischen
Mitarbeiter (Dokumente übertragen, Aufgaben erteilen, Benachrichtigungen versenden etc.).
Workflow-Automatisierung - seine Verbesserung mit
zeitgenössisch Informationstechnologien, d.h. Verwendungszweck Informationssysteme.

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Klassifizierung von Informationen
Enterprise-Systeme
Informationssysteme werden unterteilt in
mehrere Kategorien, von denen jede
besetzt eine gewisse Nische
Produktions(lebens)zyklus,
die notwendigen Schritte mit einleiten
Unternehmensinformationsunterstützung.

Klassifizierung von Informationssystemen von Unternehmen

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Klassifizierung von Informationen
Enterprise-Systeme
EDMS (Eng. Electronic Document Management Systems) - Systeme
Dokumentenmanagement - sorgen für eine effiziente Speicherung und Verarbeitung
komplexe Dokumente, die aus einer Reihe von strukturierten und
unstrukturierte Daten.
CRM (Customer Relationship Management) - Automatisierungssystem
Interaktion mit den Kunden des Unternehmens und die Hauptrichtungen
Aktivitäten sind Maßnahmen zur Unterstützung effektive Vermarktung, Umsätze
Kundendienst.
HRM (Human Resource Management) - automatisiert
komplexes Personalverwaltungssystem.
ERP (Eng. Enterprise Resource Planning) - Planungssystem
(Verwaltung) von Unternehmensressourcen. Das sind Computersysteme
um die Geschäftsvorgänge der Organisation zu verarbeiten und integriert zu erleichtern
und operative (Echtzeit) Planung, Produktion und
Kundendienst.

Klassifizierung von Informationssystemen von Unternehmen

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Klassifizierung von Informationen
Enterprise-Systeme
Workflow (engl. Business Process Management (BPM)) - Automatisierungssysteme
Geschäftsprozesse (Geschäftsprozesse) - komplexe Mehrschrittimplementierung
Dokumentenverarbeitungsalgorithmen.
Collaboration, Groupware - Software zur Organisation der Interaktion
zwischen geografisch verteilten Benutzern, die zusammenarbeiten
über die Lösung gemeinsamer Aufgaben über ein lokales Netzwerk oder das Internet, aber nicht
formalisiert wie Workflow, und nicht nur ein "Archiv" wie EDMS.
CPM (engl. Corporate Performance Management) - Managementkonzept
Unternehmenseffizienz, die das gesamte Aufgabenspektrum im Außendienst abdeckt
strategisch u Finanzverwaltung Unternehmen.
ECM (Enterprise Content Management) ist eine strategische Infrastruktur
und technische Architektur zur Unterstützung eines einheitlichen Informationslebenszyklus
(Inhalte) verschiedener Arten und Formate.

ECM-Technologie

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ECM-Technologie
Enterprise Content Management (ECM) - Verwaltung
Un(Inhalt,
Füllung, Inhalt) ist eine Kombination aus Technologien und
Werkzeuge zur Eingabe (Erfassung), Steuerung,
Speicherung, Schutz und Übermittlung von Informationen und Dokumenten,
bezogen auf die wichtigsten organisatorischen Prozesse, Geschäftsprozesse der Organisation.
Das ECM-System bietet gemeinsame Infrastruktur zum
Dokumentenverwaltung der Organisation

Mit Humor über ECM

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Mit Humor über ECM
Dokument als Grundlage nehmen
Verwaltung, fügen Sie Webinhalte hinzu
Management, mische alles mit
Workflow und Zusammenarbeit, dann
Wissensmanagement verschönern und
bedecken Sie das Enterprise Portal mit einem Regenschirm.
Mischen, aber nicht schütteln.
1-Rolle
2 Rollen
3 Rollen
Mehr hier

Technologische Vorteile sind mit geringeren Kosten für verbunden
Archivierung und Dokumentenverwaltung:
fast keine Kosten für Druck und Verteilung von Dokumenten
(15-30% der Kosten für den Papierkram);
geringe Kosten für die Bearbeitung und Vorbereitung von Dokumenten
(aufgrund der Verwendung spezialisierter Systeme);
Reduzierung des Dokumenterstellungszyklus aufgrund von Verfahren
elektronische Einreichung, Überprüfung und
Verteilung;
Erweiterung der Umgebung für die Präsentation von Dokumenten
(Möglichkeit Mediendaten einzubinden) etc.
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Vorteile des elektronischen Dokumentenmanagements

Organisatorische Vorteile sind mit erhöhten verbunden
die Qualität der Arbeit der Organisation als Ganzes, dazu gehören
Transparenz von Geschäftsprozessen.
Verbesserung der Leistungsdisziplin.
Reduzierung des Zeitaufwands von Managern und
Mitarbeiter.
Gewährleistung der Vertraulichkeit von Informationen.
Leichtigkeit der Innovation und des Lernens.
Entwicklung der Unternehmenskultur.
Ausbau von Wettbewerbsvorteilen.
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Faktoren, die zur Entwicklung des elektronischen Dokumentenmanagements beitragen:

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Entwicklung von Informationstechnologien;
die Entstehung dauerhafter elektronischer Medien
Information;
Verbilligung Computertechnologie und vermehre sie
Rechenleistung;
Software-Verbesserung
(leistungsstarke Textverarbeitung, freundlich
Schnittstellen, Präsentationseditoren,
Werkzeuge zur Dokumenterstellung
zur Veröffentlichung im Internet usw.);
Reduzierung der Kommunikationskosten.

Allgemeine Probleme bei der Implementierung von EDI-Systemen

Der menschliche Faktor (der Konservatismus der Mitarbeiter bzw
Anleitungen)
Struktureller Leapfrog (schwache Formalisierung von Geschäftsprozessen)
Fehlender Dokumentenfluss
Die Notwendigkeit eines elektronischen Dokuments
rechtliche Handhabe
Interaktion mit der Außenwelt
Migration bestehender Dokumente
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Elektronisches Dokument

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Elektronisches Dokument
Ein elektronisches Dokument ist ein Dokument
Informationen, die im Formular erfasst werden
elektronische Daten, einschließlich obligatorischer
Dokumentdetails.
Dieser Informationssatz wird von einer Karte mit begleitet
Attribute, genau wie Bücher in einer Bibliothek
begleitet von einer Kartei. Attribute (Titel, Autor,
Erstellungsdatum usw.). Dokument schnell gefunden werden.

Elektronische Dokumente

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Das Grundprinzip des elektronischen Dokumentenmanagements ist Orientierung
mit Dokumenten arbeiten.
Im elektronischen Dokumentenmanagement werden verarbeitet:
Dokumenttypen:
1. Papierdokumente. Das Dokument selbst wird nicht im EDMS gespeichert, aber das System hat es
irgendwelche Informationen darüber. Meistens handelt es sich dabei um eine Datenbank mit Papierunterlagen.
Dokumente, in denen Dokumentattribute gespeichert sind, Stichworte, Geschichte
Arbeiten mit einem Dokument, Adresse im Archivsystem etc. Diese Datenbank ermöglicht
Dokumente nach Attributen und Schlüsselwörtern durchsuchen,
die Ausführung von Dokumenten kontrollieren, verschiedene Berichte erstellen und
etc.
2. Elektronische Bilder von Papierdokumenten – das Ergebnis des Einscannens
Grafikformat. Diese Dokumente sind wie Fotografien.
können angezeigt, aber nicht bearbeitet werden.
3. Elektronische Dokumente - Dateien, die in einem der folgenden Formate erstellt wurden
Anwendungen, die aufgrund der Anerkennung verwendet oder erlangt wurden.
enthalten normalerweise Informationen, die verwendet werden können,
B. um nach einem Dokument zu suchen oder es einer bestimmten Gruppe zuzuordnen.

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Klassifizierung von elektronischen
Unterlagen
Abhängig von der Art der darin enthaltenen Informationen
Dokument, elektronische Dokumente sind:
1. Unstrukturiert - Texte in natürlicher Sprache,
grafische Informationen oder Multimediadaten. Für
Verwaltung solcher Dokumente verwendet werden
spezialisierte Systeme, die bieten
Benutzer zusätzliche Registrierungsmöglichkeiten,
Suche, Differenzierung von Zugriffsrechten auf Dokumente.
2. Strukturiert - Informationen, die klar sein können
dargestellt in Form von Feldern einer bestimmten Art und Größe (in
Tabellenform). Diese Dokumente sind Aufzeichnungen in
Datenbanktabellen und werden verwendet, um mit ihnen zu arbeiten
spezialisierte Module.
3. Kombiniert (verwandt) - enthält beides
strukturierte und unstrukturierte Informationen.

Klassifizierung elektronischer Dokumente

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Je nach Art der Verbindungen zwischen den Komponenten werden folgende Typen unterschieden
elektronische Dokumente:
1. Einfache Dokumente - Dokumente, die Informationen von einem enthalten
Typ (d. h. entweder strukturiert oder unstrukturiert).
2. Zusammengesetzte Dokumente – umfasst Fragmente verschiedener Typen
Daten, die in einer Datei (kombiniert) gespeichert werden.
3. Virtuelle Dokumente - eine Reihe von Informationen
Fragmente, die in verschiedenen Dateien gespeichert und gesammelt werden
ein einziges Dokument auf Anfrage des Benutzers.
Vorteile eines virtuellen Dokuments gegenüber einem zusammengesetzten:
- die Möglichkeit der Teamarbeit,
– Ressourcenschonung durch Wiederverwendung
Fragmente,
- die Möglichkeit, Ihr eigenes Dokumentenmodell zu erstellen usw.

Lebenszyklus eines elektronischen Dokuments

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Das Aufgabenspektrum des elektronischen Dokumentenmanagements wird durch das Stadium des Lebenszyklus bestimmt
aufzubewahrendes Dokument.
Der Lebenszyklus eines Dokuments besteht aus zwei Hauptphasen.
Entwicklungsphase des Dokuments:
a) die tatsächliche Entwicklung des Inhalts des Dokuments;
b) Dokumentenausführung;
c) Genehmigung des Dokuments.
Falls sich das Dokument in der Entwicklung befindet, wird es berücksichtigt
unveröffentlicht und die Rechte an dem Dokument werden durch die Zugriffsrechte eines Einzelnen bestimmt
Benutzer.
Stadium des veröffentlichten Dokuments:
a) aktiver Zugriff;
b) kurzfristige Lagerung;
c) Langzeitlagerung;
d) Vernichtung des Dokuments.
In der Phase der Dokumentenentwicklung ist es notwendig, die Möglichkeit des Kollektivs sicherzustellen
Dokumenterstellung, Lesezugriff wird für veröffentlichte Dokumente in unterstützt
nach Benutzerrechten.

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Die Regulierung der elektronischen Dokumentenverwaltung in der Ukraine ist im Gange
in drei Richtungen: gesetzliche Regelung,
Standardisierung und Entwicklung von regulatorischen und methodischen Dokumenten.
Staatliche Regulierung im Bereich der Elektronik
Die Dokumentation sollte folgende Punkte abdecken:
1) rechtliche Anerkennung elektronischer Dokumente;
2) Regulierung der Verwendung digitaler Signaturen;
3) Verfahren zur Überprüfung der Echtheit elektronischer Dokumente;
4) Definition von Straftaten im Bereich der elektronischen Nutzung
Dokumente und Strafen für diese Straftaten;
5) Verfahren für die Teilnahme von elektronischen Dokumenten im Inland
und internationaler Informationsaustausch;
6) Verfahren zur Beilegung von Streitigkeiten aus
Nutzung elektronischer Dokumente.

Gesetzliche Regulierung der elektronischen Dokumentenverwaltung in der Ukraine

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Eine wichtige Etappe in der Entwicklung des elektronischen Dokumentenmanagements in der Ukraine war
Annahme im Jahr 2003 durch die Werchowna Rada der Gesetze der Ukraine „Über elektronische
Dokumente und elektronisches Dokumentenmanagement“ und „Über elektronische digitale
Unterschrift"
Gesetz der Ukraine „Über elektronische Dokumente und elektronische Dokumentenverwaltung“
schafft die organisatorischen und rechtlichen Grundlagen für die Erstellung elektronischer
dokumentiert und definiert allgemeine Ordnung elektronische Dokumentenverwaltung. BEIM
Das Gesetz definiert die folgenden Begriffe:
Ein elektronisches Dokument ist ein Dokument, in dem Informationen in Form eines Formulars dargestellt werden
elektronische Daten, einschließlich der obligatorischen Angaben des Dokuments, einschließlich
Digitale Unterschrift.
Digitale Unterschrift - benötigte Requisiten elektronisches Dokument,
die vom Autor bei der Erstellung eines elektronischen Dokuments gebildet wird und
überprüft, um die Integrität des Dokuments zu bestätigen und den Autor zu identifizieren
weitere Themen des elektronischen Dokumentenmanagements.
Elektronisches Dokumentenmanagement ist eine Reihe von Prozessen zum Erstellen, Verarbeiten,
Übertragung, Empfang, Speicherung und Vernichtung elektronischer Dokumente, die
werden unter Verwendung von Integritätsprüfungen, Gültigkeitsprüfungen und ggf
erforderlich, mit Bestätigung des Eingangs dieser Unterlagen.

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