Beschreibung von HR-Prozessen. Beschleunigung von HR-Routineprozessen mit Hilfe von RPA und BluePrism Hr-Prozessen im Unternehmen

Automatisierte HR-Systeme (oder HRIS), die auf dem russischen und dem Weltmarkt präsentiert werden, können je nach Automatisierungsgegenstand und Aufgaben, die das System lösen muss, in drei große Gruppen eingeteilt werden.

Gruppe 1.

Produkte zur Automatisierung gesetzlich geregelter standardisierter Prozesse - Personalaktenverwaltung und Lohnabrechnung (Payroll)

Die zuverlässigsten Lösungen sind in diesem Fall groß ERP-Systeme inländische oder westliche Hersteller, die die erforderlichen Updates für die Systeme des Kunden zentral und regelmäßig bereitstellen, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen Arbeitsrecht Rf. Ein wichtiger Faktor ist auch die Tatsache, dass diese Prozesse eng mit Finanz- und Buchhaltungsfunktionen verbunden sind, und oft wird das Produkt ausgewählt, das bereits von Mitarbeitern des Finanz- und Wirtschaftsdienstes des Unternehmens verwendet wird, um diese Prozesse zu automatisieren.
Der größte Akteur auf dem heimischen Markt ist 1 C.

Es ist fast unmöglich, sich ein russisches Unternehmen (unabhängig von seiner Größe und seinem Marktsegment) vorzustellen, das diese Personalfunktionen nicht automatisiert hat oder dabei ist, es zu automatisieren, ebenso wie es schwierig ist, sich einen modernen Buchhalter in Armbinden vorzustellen, der mit Konten bewaffnet ist und Buchhaltung von Hand.

Gruppe 2

Lösungen zur Prozessautomatisierung Talent Management (ТМ, Talent Management)

Eine sehr große Gruppe von HR-Funktionen, die Prozesse umfasst, die alles bieten Lebenszyklus Angestellter im Unternehmen. Beginnend mit Rekrutierung, Einstellung und Onboarding, über regelmäßige Zielsetzung, Leistungs- und Kompetenzbeurteilung, Karriere- und Nachfolgeplanung, Mitarbeiterschulung und -entwicklung etc. Die Hauptunterschiede zwischen diesen Prozessen und der ersten Gruppe sind die folgenden Faktoren:

• Talent Management Prozesse können (und ich würde sagen sollten!) von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein. Oft sind sie es, was einen attraktiven Arbeitgeber von Unternehmen unterscheidet, in denen das Engagement der Mitarbeiter zu wünschen übrig lässt.


• An diesen Prozessen sind nicht nur HR-Spezialisten direkt und regelmäßig beteiligt, sondern auch Mitarbeiter und Führungskräfte des Unternehmens, die in jedem Prozess eigene Aufgabenbereiche zur Umsetzung haben.


• Die TM-Prozesse jedes Unternehmens werden häufig überprüft und an Veränderungen im Geschäftsumfeld angepasst – die Art der verwendeten Ziele ändert sich, die Anforderungen an die Mitarbeiter in Bezug auf ihre Kenntnisse und Fähigkeiten ändern sich, Änderungen an Schulungs- und Entwicklungsprogrammen usw. Die Prozesse dieser Gruppe lassen sich nicht „in Tablets schnitzen“, wenn dies geschieht, sterben sie ab und das Vertrauen in den HR-Service auf Seiten der Mitarbeiter und des Managements wird katastrophal reduziert.

Dementsprechend sollten Softwareprodukte für solche Lösungen leicht anpassbar sein (ohne übermäßige Einbeziehung von IT-Spezialisten), über umfangreiche Funktionen und eine benutzerfreundliche Oberfläche verfügen, damit es für Mitarbeiter und Manager nicht schwierig, aber angenehm ist, ihre Aufgaben darin zu erfüllen. Die meisten modernen Systeme dieser Klasse enthalten Kommunikationselemente, dh einige Analoga von Intracorporate soziale Netzwerke. Die langjährigen Marktführer in diesem Lösungssegment (gemäß den Forschungsergebnissen des Gartner Magic Quadrant) werden regelmäßig zu Produkten Westliche Unternehmen, aber es gibt auch importsubstituierende Lösungen, zum Beispiel .

Kann man jetzt auf Automatisierung von Auswahl, Performance Management, Personalreserve und Co. verzichten? Theoretisch ja, aber in der Praxis, sobald der Prozess auf dem Papier „reift“, d.h. Mitarbeiter und Führungskräfte beginnen regelmäßig damit, die erforderliche Anzahl von Dokumenten, die gemäß dem Verfahren erforderlich sind, von ihnen zu erstellen - Pläne, Berichte, Zwischenbewertungen usw So wird die Notwendigkeit eines automatisierten Systems zur Speicherung und Analyse von Informationen immer wichtiger. Dies gilt insbesondere für große und geografisch verteilte Strukturen.

Oft ist es äußerst schwierig, die Wirksamkeit der HR-Prozessautomatisierung nachzuweisen. Es gibt seit langem bekannte Zahlen, die nicht nur im HR-Bereich verwendet werden - die Kosten für die Implementierung des bestehenden Prozesses im Unternehmen, wenn er in einen automatisierten Modus überführt wird, werden um 48-52% reduziert. Das ist eine klare Zahl für das Top-Management. Das Problem ist, dass TM-Prozesse in den meisten russischen Organisationen noch nicht „reif“ sind, um die Schönheit ihrer Automatisierung zu spüren. Darüber hinaus sind die meisten Implementierungsprojekte, die wir für unsere Kunden umsetzen, komplex – wir implementieren tatsächlich einen neuen Prozess, den es im Unternehmen vorher nicht gab – und sofort auf einer automatisierten Plattform. Das heißt, im Gegensatz zu westlichen Unternehmen, die in den letzten 30 Jahren schrittweise die Entwicklungsstadien von TM-Prozessen durchlaufen haben, sind wir gezwungen, einen „Hyperraum-Übergang“ zu einer neuen Entwicklungsstufe zu vollziehen. Dies bringt gewisse Schwierigkeiten im Verlauf der Projektumsetzung mit sich.

Im Moment sind die Rekrutierung und Auswahl von Personal, Leistungsmanagement sowie Schulung und Entwicklung (einschließlich der Organisation der Arbeit von Unternehmensuniversitäten) die am „leichtesten zugänglichen“ Automatisierungsprozesse auf dem heimischen Markt. Das heißt, unsere achtjährige Erfahrung bei der Implementierung von HRIS zeigt, dass diese Prozesse in der überwiegenden Mehrheit von großen und mittleren Unternehmen eingesetzt werden Russische Unternehmen möglichst ausgereift und optimierungsbereit sind. Die am schwierigsten zu automatisierenden Prozesse auf dem Markt sind Stellenanforderungen und Stellengruppen, Karriere- und Nachfolgemanagement sowie Vergütungs- und Leistungsmanagement.

Gruppe 3.

Lösungen zur Automatisierung von HR-Tools

Sehr häufig fallen aus Kundensicht Tools zur Lösung bestimmter punktueller HR-Aufgaben in die Kategorie der automatisierten Systeme für das Personalmanagement. Zum Beispiel die Durchführung von Fähigkeitstests oder das Ausfüllen von Fragebögen, mit denen Sie aus der Ferne das Persönlichkeitsprofil eines Mitarbeiters oder Kandidaten erstellen können. Oder ein anderes Beispiel – ein Tool zur Durchführung von Videointerviews im Rekrutierungsprozess. Oder die Durchführung verschiedener Umfragen (Engagement, Zufriedenheit, Exit-Polls usw.), die auf einer speziellen Online-Plattform implementiert sind. Diese Kategorie enthält eine große Anzahl ausländischer und russischer Produkte, die sich in Funktionalität, Zuverlässigkeit, Komfort und Preis unterscheiden, sodass fast jeder Kunde das findet, was er braucht.

Was ist der globale Unterschied zwischen HR-Automatisierung in Russland und im Ausland?

Durch die regelmäßige Kommunikation mit unseren ausländischen Partnern, die Teilnahme an Konferenzen und die Organisation von Referenzbesuchen meiner russischen Kunden bei führenden westlichen Unternehmen habe ich für mich folgende Schlussfolgerungen gezogen:

• In Russland gibt es im Gegensatz zum Westen eine sehr starke Tendenz, Risiken zu minimieren, indem alle drei Gruppen von Prozessen auf einer Plattform automatisiert werden. Wir haben Angst vor „Patchwork“-Automatisierung und der Notwendigkeit, Lösungen aus verschiedenen Segmenten zwischen Ausfällen zu integrieren. Ein scheinbar vernünftiger Ansatz führt oft dazu, dass flexible, veränderbare, „lebende“ Talentmanagementprozesse sterben, weil sie in einem programmierbaren (und nicht anpassbaren) System fest verdrahtet sind. Oder man muss riesige Budgets und Arbeitsressourcen aufwenden, um sie in einem lebensfähigen Zustand zu halten, was dem Top-Management nicht gerechtfertigt erscheint. Im Westen wählen sie für jede Aufgabe genau das Werkzeug, das dafür am besten geeignet ist, und Schlüsselaufgabe Programmierer ist es, die Integration dieser Lösungen in ein Produkt zu organisieren, das für Manager und Mitarbeiter scheinbar gleich ist.


• Es ist auch sehr typisch für uns, die Inhalte, die wir in das System eingeben, zu verkomplizieren. Unsere Prozesse, Kataloge, Kompetenzen, Anforderungen, Rollen, Algorithmen sind oft um ein Vielfaches komplizierter als selbst in den diversifiziertesten und größten globalen Unternehmen. Wir versuchen, alles in Formeln zu nähen und versuchen, die Entscheidungen des Kopfes gewissermaßen durch die Berechnung eines automatisierten Systems zu ersetzen. Beispielsweise wird in den meisten westlichen Unternehmen, von denen ich Beispiele gesehen habe, ein solcher Indikator wie „das Risiko des Austritts eines Mitarbeiters“ mit einem Klick in das System eingetragen, und dies wird vom unmittelbaren Vorgesetzten dieses Mitarbeiters ausgehend durchgeführt auf seine persönliche Meinung. Ich habe noch kein einziges russisches Unternehmen getroffen, das eine so schwierige Entscheidung sofort dem Manager anvertraut hätte, überall wurde ich gebeten, über eine Formel zur Berechnung des Austrittsrisikos unter Berücksichtigung der maximal möglichen Anzahl von Faktoren nachzudenken.

Gleichzeitig kann ich feststellen, dass der Bedarf und die Bereitschaft zur Umsetzung von Projekten zur Automatisierung von HR-Funktionen in unserem Land exponentiell wächst. Die Flaggschiffe dieses Prozesses sind natürlich die größten Unternehmen, die einerseits Erfahrung in der Automatisierung anderer wichtiger Geschäftsprozesse (Produktion, Finanzen, Logistik usw.) haben, andererseits aber längst damit begonnen haben Aufbau von HR in Übereinstimmung mit den besten Praktiken der Welt. Oft werden die ersten Personen von Unternehmen, die erkennen, dass Menschen das wichtigste Kapital ihres Unternehmens sind, zu Kunden solcher Projekte. Vielleicht ist es diese Top-Level-Unterstützung sowie die selbstlose Arbeit russischer Projektteams, die es ermöglicht, dass in unserem Land durchgeführte Projekte von den weltweit größten Herstellern von HR-Systemen regelmäßig als die ehrgeizigsten und ehrgeizigsten ausgezeichnet werden erfolgreiche Projekte in der Welt.

Der Artikel wurde auf der Grundlage einer Rezension von Tatyana Sharshun bearbeitet und vorbereitet

„Die Zukunft des kommerziellen Erfolgs liegt in der Technologie“, lehren Modemagazine, helle Events, Berater und Zukunftsforscher. Ihre Arbeit ist nicht umsonst, und immer mehr Unternehmen denken darüber nach, wie Technologie zur Lösung von Geschäftsproblemen eingesetzt werden kann. Gleichzeitig ist nicht jeder Direktor bereit, sofort Geld und Zeit zu investieren, damit Technologien in seinem Unternehmen erscheinen.

Eugen Sandomiersky, Generaldirektor Kompetenz Russland

Es wird kein Technologiedirektor benötigt. Darüber hinaus sind sie schädlich - Sie müssen Geld dafür ausgeben, sie belasten die Mitarbeiter und sind mit Informationsbedrohungen verbunden. Aber auf der anderen Seite benötigt der Direktor Umsatzwachstum, Kostensenkung, reduzierten Umsatz, erhöhte Wiederholungsverkäufe, reduzierte Ansprüche, reduzierte Risiken und andere Geschäftsindikatoren.

Um dem Direktor zu erklären, was benötigt wird, müssen Sie zunächst selbst verstehen, wie sie sich auf das Geschäft auswirken. Und dann erkläre es ihm.

Heute, so scheint es mir, ist es viel einfacher geworden, die spezifischen Funktionen, die HR-Plattformen erfüllen, mit Geschäftskennzahlen zu verbinden. Weil ihre Wirkung leichter messbar geworden ist. Dies ist jedoch nicht immer möglich. Und es ist nicht immer einfach, die Auswirkungen beispielsweise des Engagements auf den Umsatz oder des Schulungsniveaus auf Produktionsausfälle genau zu messen. Und dann gibt es noch einen zweiten Weg – Beispiele in einem ähnlichen Markt zu zeigen.

Alina Mantseva, Personalleiterin, AstraZeneca

Technologie ist für Unternehmen unverzichtbar. Der Ansatz zur Genehmigung der Notwendigkeit ihrer Implementierung für HR und andere Bereiche ist ungefähr gleich. Bei einem Geschäftsführer müssen Sie die Sprache der Zahlen sprechen. Wenn es möglich ist, die Kapitalrendite zu berechnen, sollte dies geschehen und die Wirksamkeit der vorgeschlagenen Lösungen zeigen: Einsparung von Zeit, Personal und / oder finanziellen Kosten.

Wenn Änderungen ins Auge gefasst werden, die im Hinblick auf den Return on Investment nur sehr schwer zu digitalisieren sind, beispielsweise eine Erhöhung der Zufriedenheitsraten, müssen die folgenden qualitativen Änderungen beschrieben werden.

Beratung. Die Wurzel dieser Barriere im HR-Bereich liegt meistens in der unzureichend überzeugenden Position des Managers in den Augen des Chefs oder im Misstrauen des HR selbst in die Technologie, der Angst, unnötig zu sein. Und wenn Sie sich selbst nicht glauben, ist es viel schwieriger, andere zum Experimentieren zu überreden.

In den meisten Fällen sind Ängste illusorisch. Die Technologie wird dazu beitragen, die Steuerbarkeit des Personalwesens zu erhöhen, was die Effizienz des Personalmanagements deutlich steigern wird. Der Manager wird seine Kollegen aus dieser Abteilung nur mehr für ihren Unternehmungsgeist und ihre Hilfsbereitschaft zu schätzen wissen.

Schwierigkeit 2. HR berücksichtigt nicht die Interessen der Mitarbeiter

Auch wenn es im HR-Beruf in erster Linie um die Betreuung der Mitarbeiter geht, manchmal um technologische Innovationen zu verfolgen, werden die Bedürfnisse der Mitarbeiter in den Hintergrund gerückt. Und aus diesem Grund fangen die Mitarbeiter natürlich an, sich gegen die Einführung von Technologie zu wehren.

Zhanna Nechaeva, Territorial Manager für Russland und GUS HR MAPS

Laut einer europäischen Umfrage aus dem Jahr 2017 sind 42 % der Arbeitnehmer mit der Digitalisierung unzufrieden. Die Hauptschwierigkeit liegt unserer Meinung nach bei der Auswahl Software HR konzentriert sich auf die Bequemlichkeit für sich selbst und nicht auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter. Es gibt eine große Erwartungslücke. Der WOW-Effekt stellt sich nicht ein.

Es ist wichtig, dass ein Mitarbeiter ein Karrieremanagement-Tool erhält, das einfach und bequem ist. Wenn ihm das Unternehmen eine solche Möglichkeit gibt, dann sieht er, dass er betreut wird und sich in seinem Unternehmen weiterentwickeln kann. Schließlich ist der Hauptkunde des Unternehmens der Arbeitnehmer. Wenn er zufrieden ist, ist er bereit zu investieren, zu wachsen und das Unternehmen weiterzuentwickeln.

Radmila Gaiduk, Produktdirektorin von Amplua

Unbequeme technologische Tools sind das Ergebnis mangelnder Kompetenz der HR-Kollegen in Sachen Produktmanagement, Marketing, Usability, Design und Interaktion mit Entwicklern. Das ist verständlich, wir haben diese Fähigkeiten nie für notwendig gehalten, um HR-Aufgaben zu lösen.

Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Vorgehensweise zu überdenken. Es gibt immer mehr Dienste aus der Personalabteilung, die Mitarbeiter verwalten müssen: Sie müssen die Architektur und Benutzerfreundlichkeit steuern, nur die notwendigen nützlichen Funktionen auswählen und so weiter.

Beratung. Fallstudien von Innovatoren auf dem Markt haben das am meisten gezeigt der schnelle Weg Machen Sie Kollegen mit einem neuen Tool vertraut - Untersuchen Sie, wie Mitarbeiter derzeit dasselbe Problem lösen, und bauen Sie Technologie in den Kontext ein.

Wenn Sie beispielsweise eine Umgebung zum Teilen von Wissen schaffen möchten, wählen Sie das Tool, in dem Kollegen jetzt kommunizieren (Messenger, Slack, soziale Netzwerke). Wenn Sie überlegen, zu einem regulären zu wechseln Rückmeldung, schreiben Sie einen Bot, der seine Aufgaben dort erfüllt, wo Menschen ihn regelmäßig besuchen: in der Mail, Jira, auf dem Unternehmensportal.

Wenn Sie noch eine neue Umgebung erstellen und den Datenverkehr schrittweise auf diese Ressource übertragen müssen, stellen Sie die wichtigsten Punkte sicher: Einfachheit, Downloadgeschwindigkeit, klares Farbschema und klare Logik sowie sofortige Unterstützung.

Herausforderung 3: Technologie kann unsicher sein

Das Thema Informationssicherheit befindet sich derzeit auf seinem Höhepunkt. Unternehmen sorgen sich nicht nur um die Einhaltung aller Gesetze, sondern auch darum, möglichen Angriffen auf ihre Informationsressourcen entgegenzuwirken. Wenn ein Unternehmen bereits versteht, dass es unbedingt Technologie braucht, stellt sich die Frage, wie sicher es für Unternehmen ist, Technologie einzusetzen.

Yulia Kukankova, Head of Compensation and Benefits, HR Administration and HR Systems, AstraZeneca

Die Frage, warum C&B-Technologien möglicherweise unsicher sind, kann aus mehreren Blickwinkeln betrachtet werden. Die Technologie selbst ist darauf ausgelegt, die Sicherheit der Informationen, mit denen die Arbeit ausgeführt wird, zu maximieren. Es gibt jedoch eine Reihe von Einschränkungen, die berücksichtigt werden sollten.

Zunächst müssen wir immer daran denken, dass die Nutzung von Online-Lösungen Risiken bei der Verarbeitung personenbezogener Daten birgt. C&B arbeitet größtenteils mit genau solchen Informationen. Bei der Einführung digitaler Lösungen müssen Sie sicherstellen, dass diese die Bestimmungen von N 152-FZ „Über personenbezogene Daten“ vollständig einhalten. Denn selbst bei sehr breiter Funktionalität und Effizienz kommt keine Lösung in Betracht, die zu Risiken für Mitarbeiter führt.

Zweitens sind die Informationen, mit denen C&Bs arbeiten, sehr sensibel, und ein Missbrauch kann schwerwiegende Folgen haben. Jede Technologie impliziert die Offenheit von Informationen nicht nur für den Manager, sondern auch für den Mitarbeiter. Und wir müssen uns darauf einstellen, dass er irgendwann zum Beispiel den Median des Marktes sieht und mit seiner Vergütungshöhe vergleicht. Das ist eine sehr große Herausforderung, denn vorher waren die Informationen ziemlich verschlossen, und es bestand keine Gefahr ihrer falschen Interpretation und Verbreitung.

Elena Yaroslavtseva, erste stellvertretende Leiterin der CG "Termika"

Wenn wir das Thema im Rahmen der Personalschulung betrachten, dann unsicher Informationstechnologie aufgrund des Mangels an wirklicher Kontrolle und der Fähigkeit, den Schüler zuverlässig zu identifizieren. Die elektronische Technologie – selbst bei Verwendung von Netzhaut- und Fingerabdruckscannern – kann nicht garantieren, dass ein Mitarbeiter den Test nicht für einen anderen macht.

Außerdem jede Informationssystem impliziert die Formalisierung von Bildungsinhalten. Dies bedeutet, dass wir das einzigartige Wissen der verehrten Meister des Unternehmens oder die Erfahrung von Opfern aufgrund von Verstößen gegen Sicherheitsvorschriften verlieren, die mündlich übermittelt werden könnten.

Der Grund für diese Bedenken ist der Versuch, den gesamten Bildungsprozess auf der Grundlage elektronischer Technologien aufzubauen, während diese Technologien in eine Reihe von Lernaktivitäten eingebaut werden sollten. Technologien können Spezialisten, die Schulungen oder Einweisungen durchführen, nicht ersetzen, sie müssen ihre Werkzeuge und treuen Helfer werden.

Schwierigkeit 4. Wir haben Angst vor dem Unbekannten

Und vergessen Sie natürlich nicht, dass HRs auch Menschen sind. Und sie alle neigen dazu, Angst vor dem Unbekannten und vor Veränderungen zu haben.

Tamara Kocharova, Entwicklungsleiterin, OBLAKO-Gruppe

Das Misstrauen gegenüber neuen HR-Technologien verbirgt oft nicht die Sorge um deren Sicherheit, sondern Widerstand gegen die „neue Ordnung“. Wir sind allem Neuen gegenüber misstrauisch, die gewohnten Abläufe wollen wir nicht ändern. Und die Digitalisierung von HR ist eine grundlegende Veränderung der Unternehmenskultur, der gesamten Interaktionsstrategie „Unternehmen-Mitarbeiter“. Nicht jeder ist dazu bereit.

Der Bereich HR-Tech ist für die heimische Wirtschaft relativ neu. Mangelnde Informationen machen Kunden misstrauisch, das ist normal. Aber jedes Jahr (und sogar jeden Monat) gibt es mehr und mehr Fälle erfolgreicher HR-Technologien, die den Markt voranbringen.

Zusammenfassend möchte ich sagen, dass alle Schwierigkeiten, die bei der Implementierung von HR-Technologien auftreten, gelöst werden können. Es geht vor allem darum, für sich selbst ein Verständnis zu formulieren – warum brauchen Sie und Ihr Unternehmen Technologien und welche Ergebnisse erwarten Sie von deren Anwendung.

Vom 4. bis 5. April 2018 findet in Moskau auch die Konferenz HR&Technology EXPO 2018 statt, auf der Sie die für Sie geeigneten IT-Lösungen auswählen und Fragen zu deren Anwendung stellen können.

Laut SilkRoad, einem der größten Entwickler von Talentmanagementsystemen, 72 % HR-Spezialisten glauben, dass die fehlende Automatisierung des Personalmanagements den Unternehmenserfolg negativ beeinflusst. Die Zahlen sind seriös, also haben wir uns entschieden, herauszufinden, was die Arbeit eines HR-Spezialisten automatisieren kann, welche Programme dafür verwendet werden können und ob es möglich ist, auf zusätzliche Kosten zu verzichten.

Was werden wir automatisieren?

Ab 2015 jeder fünfte Russische Organisation Die Prozesse der Kommunikation, Schulung und Beurteilung des Personals werden automatisiert. Und nur 15 % der Unternehmen arbeiten vollständig manuell mit Personal, sagen Experten des Online-Rekrutierungsdienstes HeadHunter. Gleichzeitig werden spezialisierte Programme verwendet, die automatisieren können, was HR-Spezialisten normalerweise tun:

• Veröffentlichung von Stellenangeboten auf spezialisierten Websites;
• Auswahl der Bewerber unter den Antwortenden;
• Schulung der Mitarbeiter;
• Terminplanung;
• Lohnabrechnung.

Andrey Oblov, führender Experte bei HeadHunter:
- In russischen Unternehmen steht die Automatisierung des Personalmanagements meist nicht im Vordergrund. Praktisch jeder verwendet Buchhaltungslösungen persönliche Rekorde und Gehaltsabrechnung, aber nur sehr wenige Unternehmen bewegen sich in Richtung Automatisierung anderer HR-Prozesse: Rekrutierung, Anpassung am Arbeitsplatz, Bewertung, Entwicklung, Schulung, Bindung. Im Westen gibt es vielleicht kein einziges großes Unternehmen, in dem diese Prozesse nicht auf die ernsthafteste Weise automatisiert würden. In Russland ist die Situation anders: Nicht jeder erkennt die Bedeutung der Automatisierung.

Programme für HR: So vereinfachen Sie die Arbeit eines Personalreferenten

Für jede oben beschriebene Funktion gibt es mehrere Automatisierungslösungen. Aber gem Andrej Oblow, ihr Hauptnachteil sind die hohen Kosten und die lange Implementierungszeit. Dies ist ein Hindernis für ihre weite Verbreitung unter russischen Unternehmen. Wenn Sie diese Probleme nicht abschrecken, empfehlen wir Ihnen, sich mit einer Auswahl an Software zur Automatisierung von HR-Prozessen vertraut zu machen.

1. Effektive Rekrutierung

Programme zur Automatisierung der Suche nach neuen Mitarbeitern veröffentlichen Stellenangebote auf Seiten wie hh.ru und superjob.ru. Sie informieren über die Antworten von Bewerbern und ermöglichen Ihnen die Suche nach Lebensläufen, die in Datenbanken von Drittanbietern veröffentlicht wurden.

Laut Capterra, einem Unternehmen, das sich auf die Auswahl von Unternehmenssoftware spezialisiert hat, sind Rekrin 94 % der Fälle effektiv.

Softwarebeispiele:

• e-Personal-Recruiter. Hilft bei der Platzierung / Suche nach Bewerbungen im Netzwerk, bei der Arbeit mit Kandidaten und beim Sammeln detaillierter Informationen zu jedem von ihnen; speichert Daten über eingestellte Mitarbeiter, führt Statistiken und lässt sich in gängige Software wie 1C integrieren.
• Erfahrung. Neben der Veröffentlichung von Stellenangeboten können Sie damit Massenmailings durchführen, mit sozialen Netzwerken arbeiten, mit Websites synchronisieren und Besprechungsräume buchen. Eines der ältesten und maßgeblichsten Systeme.
• FriendWork-Recruiter. Kann Stellenangebote veröffentlichen / Lebensläufe auf beliebten Websites suchen, mit E-Mail / Kalendern integrieren, vorbereiten analytische Berichte.
• Staffim. Ermöglicht es Ihnen, Aufträge von zu erhalten Personalagenturen online stellen, Stellenangebote veröffentlichen/Lebensläufe online suchen, gemeinsame Kalender pflegen. Es gibt nur eine Webanwendung ohne Desktop-Version.

2. Talentmanagementsysteme

Dies sind fortgeschrittenere Programme, sie automatisieren die Schulung von Mitarbeitern und verwalten ihr Wachstum innerhalb des Unternehmens. Solche Systeme stellen sicher, dass jeder Mitarbeiter seine Fähigkeiten regelmäßig aktualisiert und seinen Funktionsumfang rechtzeitig aktualisiert, um sich bei einem Projekt nicht zu langweilen. Sie helfen bei der Berechnung von Boni in Abhängigkeit vom Grad der Zielerreichung und bestimmen die besten Kandidaten für eine Beförderung.

Softwarebeispiele:

• SuccessFactors HCM-Suite. Marktführer, nicht nur in Russland. Enthält Lösungen für die Rekrutierung, Anpassung, Schulung und Entwicklung von Personal; Entwicklung eines Vergütungs- und Leistungsmanagementsystems.
• Lumesse ETweb. Führt die Rekrutierung durch, ermöglicht Ihnen die Verwaltung der Effektivität der Mitarbeiter, ihrer Fähigkeiten und Kompetenzen, des Karriere- und Nachfolgesystems, der Schulung und Entwicklung.

3. Buchhaltung und Berichterstattung sind nicht mehr Ihre Kopfschmerzen

Die beliebteste Art von Software im postsowjetischen Raum ist laut einer Studie von HeadHunter Software für Personalakten. Zu seinen Aufgaben gehören die Berechnung von Gehältern, Steuern und Spesen für Mitarbeiter sowie die Erstellung von Berichten für Regierungsbehörden.

Manchmal werden diese Programme nicht als HR klassifiziert, weil es eher um Finanzen geht, aber es ist fair, sie zu erwähnen: Sie vereinfachen die Verwaltung von Personalakten.

Softwarebeispiele:

• 1C. Gehaltsabrechnung und Personalmanagement 8. Einer der Branchenführer. Führt Personalakten, berechnet Löhne, plant Anstellungen, erstellt Berichte an die Pensionskasse.
• BOSS-Personalreferent. Berechnet Gehälter, führt Personalakten. Es verfügt auch über Rekrutierungsmodule und visuelle Analyseberichte.

CRM: mit improvisierten Mitteln

Mit all den Vorteilen der beschriebenen Lösungen sind sie für kleine Unternehmen, in denen die Arbeit mit Personal nicht auf globaler Ebene durchgeführt wird, wahrscheinlich nicht geeignet. Die Kosten für teure Software, um 2-3 Personen pro Monat einzustellen, können kaum als gerechtfertigt angesehen werden.

Aber auch kleine Unternehmen wollen im HR effizienter werden, oder? Ja, viele „Schnickschnack“ werden überflüssig, aber es ist für ein Unternehmen jeder Größe wichtig, den Mitarbeitern beizubringen, wie man kompetent arbeitet. Und ich möchte auch die Routineprozesse rund um Recruiting und Personalaufbau automatisieren.

Glücklicherweise gibt es eine Lösung, die Ihnen zur Verfügung steht. Zur teilweisen Automatisierung von Personalverwaltungsprozessen können Sie CRM verwenden. Ja, es ist unwahrscheinlich, dass sie eine Berechnung des Krankenstands und einen Steuerbericht erstellt, aber es hilft, die Effektivität der Mitarbeiter zu schulen und zu verfolgen. Hier sind vier einfache Beispiele:

1. Wer hat gesagt, dass das Projektmodul nur für die Arbeit mit Kunden gedacht ist? Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters – warum nicht ein Projekt? Unterteilen Sie es in verständliche Schritte. In der ersten Phase registriert er sich beispielsweise im CRM, in der zweiten lernt er die Anwendung direkt darin kennen. Arbeitsbeschreibung, am dritten - kommuniziert mit dem Leiter über die Arbeitsmethodik und so weiter. Es ist klar, dass Ihr Lernprozess für Sie anders sein wird, aber allgemeines Prinzip wird dasselbe sein.
2. CRM kann auch verwendet werden, um Anfänger zu schulen. Solche Programme haben einen visuellen Verkaufstrichter – eine Reihe von Phasen, die Sie durchlaufen müssen, um die Transaktion abzuschließen. Und einige Systeme ermöglichen es, für jede Phase detaillierte Skripte und Checklisten für Manager vorzuschreiben: was sie bei jedem Schritt der Interaktion mit dem Kunden tun sollten. Einfach lesen und folgen – der Erfolg ist garantiert.

HeadHunter, der Marktführer für Online-Rekrutierung in Russland, der Ukraine, Kasachstan, Weißrussland und Aserbaidschan, hat sich entschieden, herauszufinden, welche Daten die Personalabteilungen russischer Unternehmen regelmäßig sammeln und analysieren und wie automatisiert ihre Prozesse für die Arbeit mit Mitarbeitern sind .

Die Studie basiert auf einer Online-Umfrage, die HeadHunter im August 2015 unter 310 Unternehmensvertretern durchgeführt hat.

Wie sich herausstellte, erheben HR-Spezialisten regelmäßig Daten zu Herkunft, Zeitpunkt, Qualität und Quantität der ausgewählten Kandidaten (Recruitment Funnel, 60 %), Dauer der Tätigkeit im Unternehmen (59 %), Mitarbeiterleistung und KPI-Erfüllung (58 %).

Jeder Befragte gab an, dass sein Unternehmen die Marktfähigkeit seines Mitarbeitervergütungspakets regelmäßig überwacht. 38 % der HR-Experten bewerten regelmäßig Mitarbeiter. Interessanterweise erheben rund 9 % der befragten HR-Profis keine Statistiken laufend.

Wie die Studie zeigte, sind in den meisten Unternehmen die Prozesse der Personalabrechnung und Personalverwaltung automatisiert (74 %), in einem weiteren Drittel der Unternehmen automatisiert (33 %), in 27 % der Vergütung und Sozialleistungen automatisiert und in 23 % - Personalanalyse.

In jedem fünften Unternehmen automatisiert (21 %) und Assessment//Training sowie Personalentwicklung (21 %). In 15 % der Unternehmen werden alle HR-Prozesse manuell abgewickelt.

Beachten Sie, dass große Unternehmen im Vergleich zu kleinen Unternehmen häufiger versuchen, sich durch die Automatisierung von HR-Prozessen von manueller Arbeit zu befreien.

Was sollte der ideale automatisierte Prozess im HR sein?

Solch offene Frage Wir haben HR-Spezialisten gefragt. Als Ergebnis stellte sich heraus, dass ein solcher Prozess die folgenden Hauptmerkmale aufweist:

• Autonomie
• Effizienz
• Reduzierung der Zeit für die Lösung von Problemen
• Mobilität (Erreichbarkeit von überall und von jedem Gerät)
• Universalität und konsolidierende Funktionen (einschließlich aller HR-Prozesse, mit einer einzigen Datenbank)
• Erreichbarkeit (für alle Mitarbeiter)
• Die Benutzerfreundlichkeit
• Transparenz
• Arbeitsstabilität
• Effizienz (Hochladen eines beliebigen Berichts in fertiger Form in Sekundenschnelle)
• Flexibilität (flexible Anpassung der Entladung an die Bedürfnisse des Benutzers)

Beispiele für die Antworten der Befragten

Effektive Rekrutierungsarbeit ist ohne die zentralen HR-Prozesse nicht möglich. Human Resource testet Kandidaten nicht nur in Form von Vorstellungsgesprächen, sondern auch anschließende Schulungen, Eingewöhnung an einen neuen Ort, Festlegung von Motivationen. Wenn alle Phasen laufen, wird sich die Leistung des Unternehmens mit dem neuen Mitarbeiter deutlich verbessern. Ein bisschen mehr über jeden von ihnen.

Organisation des Personalmanagements

Ein gewöhnlicher Mensch sieht nicht alle Aktionen einer Personalagentur, von denen es tatsächlich viele gibt. Letztendlich einfache Schaltung„Beschäftigung – Arbeit – Kündigung“ umfasst noch viele weitere Aspekte, wenn natürlich Profis in die Personalauswahl eingebunden werden. Nachfolgend finden Sie eine Liste der wichtigsten HR-Prozesse in einem Unternehmen, die auch ihre eigenen Unterabschnitte haben können:

• Suchen Sie nach Kandidaten für die Stelle.
• Auswahl der Mitarbeiter.
• Anpassung der Mitarbeiter an einen neuen Arbeitsplatz.
• Bewertung der Fähigkeiten der Mitarbeiter.
• Entwicklung der Fähigkeiten des Personals (einschließlich Schulung).
• Karrieremanagement.
• Installieren von Motivationen durch Zahlung.
• Personalabrechnung.

Rekrutierung für das Unternehmen

Die meisten Unternehmen wählen zunehmend junge und unerfahrene Mitarbeiter als neue Mitarbeiter für ihre offenen Stellen aus. Daher suchen sie nach unvorbereiteten Menschen, denen es leichter fällt, ihre Einstellungen und Regeln zu vermitteln, zu motivieren und in ihren Kreis einzuführen. Die Personalpolitik von Personalagenturen versichert jedoch das Gegenteil: Eine Person mit etwas Erfahrung und beruflicher Ausbildung wird das Tätigkeitsfeld des Unternehmens viel besser entwickeln können, es muss nur in die richtige Richtung gelenkt werden.

Die erste Option mit einer Reihe von Laien eignet sich für mittelständische Organisationen, wie z Verkaufsstellen, Tankstellen und andere, nachdem ein neuer Mitarbeiter nur die Grundlagen der Kommunikation mit Kunden geschult hat. Wie für große Unternehmen, dann ist es wichtig, jemanden zu wählen, der das bereits gelieferte Geschäft wirklich weiterentwickelt. Eine gute Motivation dafür sind Karriereförderung, Prämien und andere Prämien, die das Unternehmen bereitstellt. Deshalb braucht es bei der Personalauswahl den sogenannten Filter, dem Personalagenturen oft vertrauen.

Der Vorteil dieses Verfahrens besteht darin, dass Spezialisten eine Reihe von Interviews führen, in denen sie nach und nach die Stärken und Schwächen einer Person ermitteln. Erst nach vollständiger Beendigung des Wettbewerbs geht der erfolgreiche Kandidat in die nächste Phase - die Anpassung der Mitarbeiter.

Anpassung der Mitarbeiter an einem neuen Ort

Ein neuer Mitarbeiter des Unternehmens wird effizienter arbeiten, wenn er zunächst an die Arbeitsbedingungen angepasst wird. Dabei hilft der Personalführungsprozess, Orientierungskurs genannt. Während dieses Kurses wird das Personal in jeder Form in die Kultur des Unternehmens eingetaucht.

Während eines solchen Kurses werden die Werte des Unternehmens, die Grundlagen der Kommunikation mit Kunden, möglich Konfliktsituationen und Wege aus ihnen heraus. Gleichzeitig sollten sich Spezialisten an die Hauptsache erinnern: Es spielt für den Kunden, der ihn bedient, überhaupt keine Rolle - ein erfahrener Mitarbeiter oder ein Praktikant. Wichtig ist ihm immer, die Leistung in der Form zu erhalten, wie sie das Unternehmen anbietet. Dementsprechend liegt es im Interesse jedes Personalvermittlers, dem neuen Mitarbeiter die wichtigsten Punkte bestmöglich zu vermitteln.

Personalschulung und -entwicklung

Ein weiterer wichtiger HR-Prozess ist die Aus- und Weiterbildung aller Mitarbeiter des Unternehmens. Dass dies regelmäßig geschieht, ist notwendig, insbesondere wenn das Unternehmen nicht stehen bleibt, sondern ständig Wege zur Umsetzung von Aufgaben einführt. Diese Phase umfasst verschiedene Aktivitäten:

• Produktionskurse;
• Schulen mit innovativen Methoden;
• Kurse des zweiten Berufs oder Fachgebiets;
• Fakultäten für Weiterbildung.

Jede der Methoden ist in der Lage, die Fähigkeiten der Mitarbeiter zu steigern und somit die Produktivität des gesamten Unternehmens zu verbessern. Dies ist auch wichtig für die berufliche Weiterentwicklung des einzelnen Mitarbeiters. Daher sollten alle Mitarbeiter in den Prozess einbezogen, angemessen motiviert und Ziele gesetzt werden.

Beurteilung der Mitarbeiterfähigkeiten

Der nächste Schritt im Personalmanagement ist die Bewertung. Es ist sehr wichtig, nicht nur Anstrengungen und Mittel für Schulung und Entwicklung aufzuwenden, sondern auch zu verstehen, dass all dies von Vorteil ist. Beurteilungen sollten regelmäßig geplant werden. Dazu ist es notwendig, ein Team unabhängiger Richter zusammenzustellen und eine Reihe von Veranstaltungen durchzuführen.

Basierend auf den Ergebnissen der Zertifizierung erhält die Unternehmensleitung ein detailliertes Zertifikat über jeden Mitarbeiter. Darauf basierend lassen sich bereits weitere Schlüsse ziehen – den Mitarbeiter zu halten, ihm Weiterbildungskurse zuzuweisen oder mit der Suche nach einem neuen Kandidaten für diese Position zu beginnen.

Karriereaufstieg oder Kündigung?

Zur Arbeit eines Personalvermittlers gehört auch ein so wichtiger Prozess wie die Kündigung eines Mitarbeiters oder seine Beförderung. Dabei ist es sehr wichtig, den schmalen Grat zu spüren und anderen Mitarbeitern keinen Grund zur Sorge um ihren Platz zu geben. So sollte beispielsweise der Grund für die Entlassung eines Mitarbeiters wegen eines groben Fehlers den übrigen Mitarbeitern klar erläutert werden.

Gleiches gilt für Beförderungen: Nicht immer wird der eine oder andere verkaufsstarke Mitarbeiter Führungsaufgaben genauso erfolgreich erledigen können. Deshalb ist die Hilfe einer Personalagentur erforderlich, die in der Lage ist, die Fähigkeiten eines Mitarbeiters professionell zu erkennen, um die Effizienz des gesamten Unternehmens zu verbessern.

Die Automatisierung von HR-Prozessen ist ein wichtiger Bestandteil der Dienstleistungen von Personalagenturen, die in jeder Phase der Arbeit mit Personal präsent sein sollten. Nicht nur die Auswahl neuer Kandidaten, sondern auch die Entlassung von Mitarbeitern mit Erfahrung sollte unter der klaren Aufsicht von Fachleuten erfolgen. Irgendein Großunternehmen, die ihre Zeit und ihr Personal wertschätzt, sollte HR-Prozesse als Grundlage für eine bessere Leistung implementieren. Große internationale Unternehmen verknüpfen die Arbeit von Personalagenturen seit langem mit ihrem Markterfolg und der allgemeinen Mitarbeiterzufriedenheit. Wenn das Personal mit seiner Arbeit zufrieden ist, wird es den Besuchern maximalen Service bieten. Daher garantiert die Arbeit der Personalabteilung mit Personal das Unternehmen guter Service am Ausgang.

So ändern Sie HR-Prozesse: Video