Das Konzept der „versteckten Kopie“, das Lernen, keine dummen Dinge zu tun.

Motivationsschreiben zu Dokumenten- dies ist ein Begleitschreiben zu den zu versendenden Dokumenten, das den Namen des zu versendenden Dokuments und das weitere Vorgehen des Empfängers enthält.

Ganz oben, in einem Hut dieses Dokument Position, Firmenname und vollständiger Name des Empfängers des Schreibens sind angegeben.

Dann wird das Datum eingetragen, die Dokumentennummer und auch die Überschrift des Briefes geschrieben.

Unten ist eine Nachricht an den Empfänger.

Der Text des Anschreibens zu den Dokumenten beginnt in der Regel mit den Worten:

• Wir schicken Ihnen …
• Senden wir Ihnen…
• Wir präsentieren Ihnen…

Hier ist es notwendig, den Namen der zu sendenden Dokumente, ihr Datum und ihre Nummer anzugeben und dem Empfänger Anweisungen zu geben: was mit den empfangenen Dokumenten zu tun ist.

Der Text des Anschreibens für Urkunden kann auch enthalten. In diesem Fall werden die folgenden Vorlagenphrasen verwendet:

• Bestätigen Sie bitte Empfang...
• Bitte weiterleiten…
• Bitte informieren…
• Bitte zurückbringen...
• Bitte orientieren Sie sich an ... usw.

Unter dem Haupttext des Schreibens kann sich auch ein Hinweis auf das Vorhandensein von Anhängen befinden, um die Bearbeitung der Post zu erleichtern und die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass gesendete Kopien von Dokumenten verloren gehen (siehe Muster).

Der letzte Teil des Anschreibens zu den Dokumenten enthält die Unterschrift des Absenders, seine Position und seinen vollständigen Namen.

Musteranschreiben für Urkunden

Direktor
GmbH "Standard"
E.S. Kuzmin

27.07.2013 № 23

Lieber Evgeny Stanislawowitsch!

Wir senden Ihnen den unterschriebenen und gesiegelten Vertrag Nr. 2013-25-07 vom 25.07.2013 mit einem Protokoll der Meinungsverschiedenheiten. Wir bitten Sie, das Widerspruchsprotokoll zu unterzeichnen, zu versiegeln und innerhalb von 10 Tagen in einer Ausfertigung an unsere Adresse zu senden.

Anwendungen:
1) Vertrag in 2 Exemplaren. (insgesamt auf 6 Blättern);
2) Protokoll der Meinungsverschiedenheiten in 2 Exemplaren. (Nur 2 Blätter).

Das Anschreiben zu den Dokumenten wird auf dem Briefkopf der Organisation ausgestellt.

"Kommerzielles Angebot", "Neuigkeiten", "Für Sie" oder einfach "Re:" - wenn ein solcher Brief von einer unbekannten Adresse stammt, wird er höchstwahrscheinlich als Spam erscheinen. Ein paar Worte in der Betreffzeile einer E-Mail können die Aufmerksamkeit des Empfängers erregen oder dazu führen, dass er die E-Mail in den Papierkorb schickt. Die Betreffzeile ist das Erste, was der Empfänger der E-Mail liest. Deshalb ist es so wichtig, es zu formulieren.

Formulieren Sie in der Betreffzeile des Anschreibens kurz dessen wesentlichen Inhalt. Es ist ratsam, so genau wie möglich zu schreiben, nicht "Über die Probleme", sondern "Probleme bei der Arzneimittelversorgung der Apotheke in der Selezneva-Straße". Wenn Sie eine Kooperation beantragen, dann geben Sie im Betreff an, was die Interessen des Adressaten berührt. Schreiben Sie zum Beispiel nicht „Kooperationsvorschlag“, sondern „Wir bieten eine gemeinsame Aktion zur Umsatzsteigerung an“. Oder: „Für die Firma Alfa: Exklusiver Rabatt auf Werbung in Verkaufsstellen"Betas". Der Empfänger soll sofort verstehen, welchen Nutzen Ihr Brief für ihn haben wird. Wenn er ihn nach einiger Zeit in der Liste der empfangenen Nachrichten wiederfinden möchte, kann er die von Ihnen angegebenen Schlüsselwörter im Betreff festlegen Wenn der Empfänger des Schreibens von einem potenziellen Arbeitgeber spricht, wäre eine bequeme Option für das Thema: "Lebenslauf von I. A. Ivanova für die Stelle eines Apothekers".

Senden Sie niemals Dateien ohne Anschreiben. Es ist, als würde man ein Büro betreten Geschäftspartner ohne Hallo zu sagen, und wirf ihn einfach auf den Tisch erforderliche Dokumente. Beginnen Sie Ihr Anschreiben mit einem höflichen Appell: mit Namen und Patronym - an diejenigen, die älter sind als Sie, nimmt Führungsposition oder er zieht einfach selbst einen solchen Appell vor; mit Namen - für diejenigen, die sich immer nur so vorstellen und nicht anbieten, sich mit dem Patronym zu nennen. Wenn Sie nicht wissen, wie Sie am besten ansprechen sollen, dann sprechen Sie mit Namen und Vatersnamen an. Gehen Sie zu einer bekannteren Adresse mit Namen, der Empfänger wird Sie selbst vorschlagen. Wenn der Name unbekannt ist, können Sie verallgemeinernde Worte verwenden: „Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen!“, „Sehr geehrte Unternehmensleitung!“, „Sehr geehrte Lieferanten/Kunden/zukünftige Partner!“ Schließlich, wenn Sie absolut nicht wissen, wie Sie ansprechen sollen - hinterlassen Sie einfach das Wort "Hallo!"

Am Anfang des Briefes erinnern Sie den Adressaten am besten daran, wie Sie die Zusammenarbeit begonnen haben, sich kennengelernt haben. Zum Beispiel: "Während einer Konferenz in Moskau haben wir uns getroffen und die Möglichkeit einer weiteren Zusammenarbeit besprochen." Mit diesem Satz erinnern Sie die Person daran, wer Sie sind und warum Sie ihm überhaupt schreiben. Es wäre nicht überflüssig, sich zu bedanken, wenn etwas dafür spricht, zum Beispiel: „Wir bedanken uns ganz herzlich bei Ihnen, dass Sie uns bei der Werbekampagne unterstützt haben.“

Gehen Sie dann sofort zum Hauptinhalt des Briefes. Es empfiehlt sich, die Beschwerdebegründung ohne Vorwort in einem Satz zu formulieren: "Ich schlage vor, ein Treffen zu organisieren und die Eröffnung einer neuen Filiale zu besprechen." Denken Sie daran, dass Bildschirmtext für die meisten Menschen schwerer zu lesen ist als getippter Text. Daher ist es wichtig, dass die Person so schnell wie möglich versteht, was Sie von ihr wollen. Außerdem werden die ersten Sätze am besten erinnert. Und wenn Sie die Hauptidee in der Mitte des Briefes "verstecken", kann es sein, dass der Empfänger sie einfach nicht versteht. Versuchen Sie, den gesamten Text des Briefes logisch in Absätze zu unterteilen. Jeder beginnt mit Hauptidee Fragment. Wenn Sie vorschlagen, mehrere Themen zu erörtern, können diese nummeriert werden. Vermeiden Sie zu lange E-Mails. Wenn die Problembeschreibung einen großen Umfang eingenommen hat, ist es besser, sie in eine separate Datei zu kopieren und dem Schreiben beizufügen. Dann ist es für den Empfänger ggf. bequemer, die Datei in einem separaten Ordner zu speichern oder auszudrucken.

Am Ende des Schreibens ist es üblich, die Hoffnung auf weitere Zusammenarbeit auszudrücken, sich zu bedanken oder auf andere Weise Ihre wohlwollende Haltung gegenüber dem Empfänger des Schreibens zum Ausdruck zu bringen. Zum Beispiel: "Ich hoffe, dass alle Schwierigkeiten in unserer Zusammenarbeit überwunden werden und wir die effektivste Interaktion herstellen werden!", "Wir drücken unsere Dankbarkeit für die lange und fruchtbare Zusammenarbeit und Unterstützung unseres Projekts aus!"

Geben Sie am Ende des Schreibens Ihren vollständigen Namen, Ihre Position, Ihren Firmennamen und Ihre Kontaktinformationen an. Es ist ratsam, alle Kontakte anzugeben, die der Empfänger benötigen könnte: Postanschrift, Telefon, Fax, Email, Webseitenadressse. Wenn Sie Skype und "ICQ" für geschäftliche Zwecke verwenden, geben Sie diese ebenfalls an. In diesem Fall ist es wünschenswert, keine "zusätzlichen" Kontakte anzugeben. So sollten Sie beispielsweise nicht mehrere E-Mail-Adressen angeben – schreiben Sie besser eine an, an die die Post am zuverlässigsten zugestellt wird.

Unterschreiben Sie jeden Ihrer Briefe. Es ist äußerst unpraktisch, wenn eine Person von Zeit zu Zeit Kontakte angibt, und um sie anzurufen, müssen Sie mehrere ihrer Briefe auf der Suche nach einer Telefonnummer durchsuchen. Verwenden Sie die Autosignatur in E-Mail-Programmen und E-Mail-Sites. Aufgrund dieser Funktion fügt das Mailprogramm jedem erstellten Brief automatisch eine Autosignatur hinzu.

Wenn Sie mehrere Signaturoptionen benötigen – beispielsweise mit unterschiedlichen Kontaktdaten für regionale und föderale Partner – können Sie mehrere Autosignaturoptionen erstellen.

"Oh, ich habe vergessen, die Datei anzuhängen. Ich schicke sie" - das ist vielleicht der häufigste Satz, der in Briefen mit angehängten Dateien zu finden ist. Solche Vergesslichkeit scheint eine Kleinigkeit zu sein. Aber dadurch kommt es zu erheblichen Verzögerungen in den Geschäftsprozessen. Sie haben eine Datei gesendet und warten auf eine Antwort. Rufen Sie am nächsten Tag an und erfahren Sie, dass die Datei nicht angekommen ist, weil Sie vergessen haben, sie anzuhängen. Um diese Situation zu vermeiden, machen Sie es sich zur Gewohnheit, beim Senden von Dateien zuerst Dateien an den Brief anzuhängen und dann ein Anschreiben zu schreiben.

Ein weiterer Tipp ist, die Dateien so zu benennen, dass der Empfänger sie versteht. Wenn Ihr Adressat ein potenzieller Arbeitgeber ist, sollte die Datei nicht "Lebenslauf" heißen, sondern "Ivanova I. A. Lebenslauf für die Stelle eines Apothekers" oder "Apothekerin. Ivanova". Wenn der Empfänger ein Geschäftspartner ist, dann betrachten Sie die Akte auch mit seinen Augen. Benennen Sie nicht: "Kommerzielles Angebot für die Alpha-Firma", sondern "Kommerzielles Angebot der Beta-Firma". Nicht: „Preis“, sondern „Preis. Werbung auf Münzboxen. Firma „Reklamist““. In diesem Fall speichert der Empfänger den Brief schnell in seinem Ordner und muss ihn nicht extra umbenennen.

Es ist ratsam, ein Schreiben an die Person zu senden, deren Zuständigkeit tatsächlich die Lösung der im Schreiben angesprochenen Probleme umfasst. Wenn Sie einen Lebenslauf senden, müssen Sie zuerst die E-Mail des Personalleiters oder Managers herausfinden. Wird ein Kooperationsvorschlag verschickt, so ist er für denjenigen verbindlich, der über solche Fragen entscheidet, sei es Einkaufsleiter, Werbefachmann oder Geschäftsführer.

Es kommt vor, dass die einzige verfügbare Adresse die allgemeine Adresse eines Unternehmens wie z [E-Mail geschützt] oder [E-Mail geschützt] Wenn Sie an eine solche Adresse schreiben, können Sie leicht unbemerkt bleiben, da sie viel Spam erhält. Daher ist es ratsam, im Betreff des Anschreibens den Namen des Mitarbeiters des Unternehmens anzugeben, für das das Anschreiben bestimmt ist, oder den Namen des Unternehmens, mit dem Sie Kontakt aufnehmen. Auch Schlüsselwörter, die sich auf die Aktivitäten des Unternehmens beziehen, helfen, Aufmerksamkeit zu erregen. Zum Beispiel: "Probleme mit der Holzversorgung der Firma" Firewood of Siberia "" - eine solche Formulierung wird die Aufmerksamkeit der Manager der entsprechenden Firma auf sich ziehen.

Noch eine typischer Fehler Absender - der Wunsch, alle über den Inhalt ihres Briefes zu informieren. Sie geben die Adressen aller mehr oder weniger interessierten Personen an, damit diese Kopien erhalten. Unnötige Briefe irritieren die Empfänger, sie lenken von der Arbeit ab, auch von Ihnen selbst, wenn Sie zur Klärung zurückgerufen werden.

Es gibt eine Regel: Wenn Sie alle Empfänger durch Kommas getrennt auflisten, erwarten Sie von jedem eine Antwort, und wenn Sie einen Teil der Adressen in der Zeile "Kopie des Briefes" angeben, erwarten Sie keine Antwort von diese Empfänger, indem Sie sie nur informieren. Diese Regel wird jedoch nicht von allen befolgt. Und bei festen Adressaten ist es besser, eine solche Regel ausdrücklich zu vereinbaren.

Eine weitere praktische Funktion zum Versenden von Kopien ist Bcc. Wenn Sie in dieser Zeile die Adresse des zweiten Empfängers eingeben, weiß der erste nicht, dass Sie jemand anderen informiert haben.

Verwenden Sie die Zustellbenachrichtigung für wichtige E-Mails. Versuchen Sie nicht, es in jeden Brief aufzunehmen. Sie können auch einen Hinweis verwenden, dass der Brief besonders wichtig ist. Missbrauche es nur nicht. Und dann markieren einige Briefversender gerne alle Briefe hintereinander als besonders wichtig, wodurch ihre Briefe in der Regel nicht mehr als wichtig wahrgenommen werden.

Um mit empfangenen Briefen zu arbeiten, ist die Funktion, empfangene Briefe in Ordner zu sortieren, sehr praktisch. Im Mailprogramm können Sie bestimmte Regeln erstellen, nach denen eingehende Briefe von einem bestimmten Adressaten mit einem bestimmten Stichwort usw. in Ordner verteilt werden. Briefe können nach fast jedem Parameter sortiert werden: nach Wichtigkeit, Größe, Datum, Adressliste und so weiter. Die Verwendung der Sortierung ist besonders praktisch, wenn Sie sich in irgendwelche Mailinglisten eintragen oder wenn Sie eine große Menge an Briefen erhalten. In diesem Fall landen beispielsweise Nachrichten aus der Mailingliste in einem separaten Ordner, und Sie können sie zum richtigen Zeitpunkt lesen, und nicht jedes Mal, wenn ein solcher Brief eintrifft.

Es ist nicht üblich, Emoticons in Geschäftsbriefen zu verwenden. Drücken Sie Emotionen mit Worten aus: "wunderbar", "sehr glücklich", "bewundern". Ausgenommen hiervon ist die Korrespondenz mit Geschäftspartnern, mit denen Sie zu „Sie“ gewechselt sind, bereits mehr als einmal gemeinsam Kaffee getrunken haben und generell informelle Beziehungen pflegen. Manche versuchen, in ihren Briefen originell zu sein. Zum Beispiel kommen sie mit nicht standardmäßigen Unterschriften und Schlusssätzen: "Der kreativste Regisseur", " Bester Manager zum Verkauf", "Mit Respekt und Liebe für Sie", "Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören".

Für einen Mitarbeiter einer Ferienagentur, eines Designstudios, dessen Arbeit einen kreativen Ansatz beinhaltet, sind nicht standardmäßige Formulierungen nur ein Plus, aber wenn ein Buchhalter oder Manager anfängt, originell zu sein, wird dies wahrscheinlich nicht mit Verständnis akzeptiert.

Bei der Beantwortung von Briefen ist es am bequemsten, eine Kopie des eingehenden Briefes im Hauptteil des Briefes aufzubewahren, es ist auch bequemer, den Betreff mit dem vom Absender angegebenen zu belassen. Dann ist es für Sie beide bequem, den Fortschritt der Lösung des Problems zu verfolgen. Aber die Art und Weise ist äußerst unbequem, wenn der Autor zum ersten Mal einen Brief an einige schickt neues Thema, hinterlässt einen Betreff, der in irgendeinem alten eingehenden Brief erhalten geblieben ist. Erhalten Sie im Frühjahr einen Brief mit dem Betreff "Re: Happy New Year!" nicht sehr schön und bequem. Sofort verstehen, was Der Brief wird gehen Sprechen wäre unmöglich. Finden Sie es über die "Suche" auf Schlüsselwörter scheitert auch später.

Wenn Sie in den Urlaub fahren oder für einige Zeit auf Geschäftsreise sind - nutzen Sie die Funktion "Automatische Antwort bei Abwesenheit". In diesem Fall erhält jeder, der Ihnen Briefe schickt, während Ihrer Abreise eine Standardantwort, die Sie selbst schreiben. In dieser automatischen Antwort ist es ratsam, anzugeben, wann Sie wieder arbeiten werden und wer während Ihrer Abwesenheit kontaktiert werden kann.

Diese Art der Geschäftskorrespondenz wird in unserem Leben immer weniger verwendet, sie wurde durch E-Mail ersetzt. Es gibt jedoch Situationen, in denen Papierbriefe effektiver sind als elektronische. Zum Beispiel, wenn Sie eine Führungskraft zu einem besonders bedeutenden Event einladen oder ein hochwertig gedrucktes Werbeangebot persönlich überreichen möchten. In diesem Fall unterstreicht die Tatsache, dass der Absender Zeit damit verbracht hat, den Brief zu drucken und zu versenden, den Respekt gegenüber dem Empfänger.

Die Empfehlungen für das Verfassen von Papierbriefen sind im Allgemeinen die gleichen wie für elektronische Briefe. Es ist notwendig, den Empfänger respektvoll anzusprechen, gleich zu Beginn die Hauptidee des Schreibens zu formulieren (z. B.: „Wir laden Sie zur feierlichen Preisverleihung ein“), den Hauptinhalt zu strukturieren und alles Notwendige anzugeben Kontakte.

Es ist wichtig, hochwertiges Papier und einen sauberen Drucker zu verwenden, um den Brief zu erstellen und den Umschlag zu drucken. Nur in diesem Fall wird ein Papierbrief wirklich betonen, dass sein Empfänger eine äußerst wichtige Person für den Absender ist.

Schreiben Sie Briefe nur, wenn es wirklich nötig ist. Eine wichtige Voraussetzung der Geschäftskorrespondenz, wie auch der Geschäftskommunikation im Allgemeinen, ist ein respektvoller Umgang mit der Zeit des Partners. Sparen Sie die Zeit Ihrer E-Mail-Empfänger, indem Sie Ihre Fragen sorgfältig formulieren und unnötige Details entfernen. Dann werden Ihre Botschaften immer als wichtig und informativ wahrgenommen und Sie erhalten Antworten darauf.

Text: Irina Kuriwtschak

Beim Arbeiten mit Seriensendungen ist es wichtig, dass der Benutzer alle vorherigen Briefe in Bezug auf den aktuellen bearbeitet. Da Sie sich jetzt auf einige Gedanken oder Technologien beziehen können, die früher skizziert wurden.

Es besteht jedoch keine Gewissheit, dass der Abonnent diese Briefe in gutem Glauben aufbewahrt hat. Und wenn er nicht den richtigen Brief hat, leidet die Effektivität Ihres E-Mail-Kurses und Sie erhalten regelmäßig Angebote, diesen und jenen Brief erneut zu versenden, da er gelöscht wurde, aber plötzlich dringend benötigt wurde. Und Sie haben im Allgemeinen keine solche Gelegenheit.

Um sich solche Vorschläge zu ersparen, steht Ihnen ein Makro zur Verfügung.

LetterURL ich---

wo Sie anstelle des roten Buchstabens i die Nummer des Buchstabens in der Reihe ersetzen müssen. Dieses Makro generiert eine Dokument-URL, bei der ein aktiver Abonnent (der gerade eine Mailingliste erhält) eine personalisierte Kopie des Briefs sieht.

Wie Sie sehen können, wird die Zahl Eins in das Makro eingesetzt, und daher ist ein solcher Code im zweiten Buchstaben angemessen. Aber durch Analogie ist schon klar, dass jeder Buchstabe auf jeden anderen verweisen kann. Verstehen Sie gleichzeitig, dass das Setzen von Links zu zukünftigen Briefen irgendwie nicht sehr korrekt ist.

Beschränkungen.

Sobald der Abonnent alle Briefe der Seriensendung erhalten hat, gilt er als inaktiv und verliert den Zugriff auf die Serverkopien der Briefe.

Die Bedeutung von Schurkerei ist klar - es besteht absolut keine Notwendigkeit, jemandem die Möglichkeit zu geben, Ihre Mailingliste einzusehen, wenn Sie Links in der Öffentlichkeit veröffentlichen. Natürlich werden sie zunächst funktionieren, aber nicht lange.

Wenn dies für Sie kritisch ist, verwenden Sie dieses Makro überhaupt nicht.

Technologie.

Da die Oberfläche von Postal Nana, wie der Brief selbst, beliebige Stile enthalten kann, um deren gegenseitige Beeinflussung auszuschließen, wird eine Iframe-Entkopplung angewendet. Es gibt keine andere Möglichkeit, eine solche Verbindung herzustellen.

Die Größe eines Iframes sowie seine Eigenschaften werden in CSS definiert und können dort angepasst werden. Im Code sieht das so aus:

Der Brief selbst muss irgendwie in einem Iframe platziert werden, wobei der Iframe normalerweise an eine URL adressiert ist. Aber wir haben keinen statischen Buchstaben als solchen, also wird er sofort vom Skript synthetisiert und über den JavaScript-Operator als Inhalt in ein leeres Iframe eingefügt. Das Code-Listing zeigt genau, wie das gemacht wird.

Dementsprechend muss der Browser des Nutzers JavaScript unterstützen.

Als Bonus sollten Indizierungs-Bots auf diese Weise erstellte Dokumente nicht indizieren. In den meisten Fällen der Besitzer Mailingliste eine solche Indizierung von Briefen ist nicht erforderlich.

Ein Beispiel für die Serverversion des Briefes.

Die Demoversion des Admin-Panels ermöglicht es Ihnen, Serverversionen von E-Mails für einen fiktiven Charakter anzuzeigen, aber um nicht zu weit zu gehen, werden wir die Serverversion der letzten Testmail-E-Mail gleich hier posten. Wenn Sie es plötzlich nicht sehen, bedeutet dies, dass JavaScript im Browser deaktiviert ist oder es einige Einschränkungen bei der Arbeit mit dem Iframe gibt.

Zum Anzeigen des Dokuments ist JavaScript erforderlich.

Betreff: Wie kann man die Rentabilität einer Webressource kostenlos steigern?

Die Kommunikation per E-Mail ist ein fester Bestandteil der Arbeit eines jeden modernen Büroangestellter. Und Buchhalter sind keine Ausnahme. Wie man so kommuniziert Geschäftsgespräch War es produktiv, emotional angenehm und äußerst ethisch? Ich gebe den Lesern einige praktische Ratschläge.

TIPP 1. Vernachlässigen Sie in Ihren Briefen nicht die persönliche Ansprache des Adressaten

So demonstrieren Sie Ihre Aufmerksamkeit für die Persönlichkeit einer Person. Wenn der Brief an einen bestimmten Empfänger gerichtet ist, wirkt das Fehlen eines persönlichen Aufrufs darin falsch und unhöflich.

Wenn Sie einen der ersten Briefe an den Adressaten schreiben, stellt sich oft die Frage: Wie spricht man ihn am besten an – nur mit Namen oder mit Namen und Patronym? In diesem Fall müssen Sie sich ansehen, was in der Unterschrift steht, die den Brief dieser Person an Sie beendet. Wenn dort der Name (ohne Patronym) angegeben ist, z "Svetlana Kotowa" dann rufe gerne mit namen an. Und wenn die Signatur sagt "Svetlana Vasilievna Kotova, Hauptbuchhalterin von Trenzor LLC", dann müssen Sie den Adressaten entsprechend ansprechen. In jedem Fall ist die zweite Option äußerst korrekt und daher eine Win-Win-Situation.

Ich empfehle nicht, sich auf die Informationen im Feld "Von" zu konzentrieren. Tatsächlich wird es oft zunächst nicht vom Inhaber der E-Mail-Adresse, sondern vom IT-Spezialisten des Unternehmens bei der E-Mail-Einrichtung ausgefüllt.

Bei der Anrede eines Geschäftspartners oder Kunden rate ich übrigens dringend davon ab, die Kurzform des Namens („Sash“ statt „Sasha“, „An“ statt „Anya“) zu verwenden, egal wie demokratisch die ist Schreibstil ist und egal wie lang Ihre Korrespondenz ist. Was in der mündlichen Rede vertraut klingt, wirkt in der geschriebenen Sprache zu einfach.

TIPP 2. Achten Sie besonders auf die Form der Begrüßung

Verwenden Sie den Ausdruck nicht "Schönen Tag!". Auch wenn man sich von der guten Absicht leiten lässt, die Zeitzone des Adressaten abzugleichen, klingt dieser Satz geschmacklos, ich würde sogar sagen vulgär. Es ist besser, neutrale Optionen zu verwenden: "Guten Tag...", "Guten Tag...". Und fügen Sie natürlich den Namen des Adressaten zur Begrüßung hinzu, wenn Sie ihn kennen. Für mich persönlich ist es zum Beispiel viel angenehmer als ein gesichtsloses "Guten Tag!" persönlich werden "Hallo Tamara!".

Denken Sie daran, dass Sie auf diese Weise dem Adressaten viel Zeit sparen. Schließlich kann er den Inhalt des erhaltenen Schreibens sofort beurteilen und schnell über dessen Priorität und Wichtigkeit entscheiden.

Die Formulierung des Themas sollte kurz sein, aber gleichzeitig den Gegenstand der Korrespondenz genau widerspiegeln. Zum Beispiel, „Vereinbarung, Rechnung, Akt von Alfa LLC“ statt Dokumente. Wenn sich Aspekte des diskutierten Themas ändern, fügen Sie dem Thema eine Klarstellung hinzu. Zum Beispiel, „Zusammenarbeit mit Perm“ → „Zusammenarbeit mit Perm. Verhandlungsdatum“ → „Zusammenarbeit mit Perm. Vertragsentwurf".

Wenn Sie während der Korrespondenz feststellen, dass das Feld „Betreff“ von Ihrem Empfänger willkürlich oder gar nicht ausgefüllt wird, ergreifen Sie selbst die Initiative und versuchen Sie eines von zwei Szenarien.

SZENARIO 1. Füllen Sie bei der Beantwortung das Feld „Betreff“ selbst aus. Wenn der Adressat aufmerksam ist, reicht das vielleicht schon aus, um Ihre Korrespondenz in eine adäquate Form zu bringen.

SZENARIO 2. Wenn der Empfänger das Ausfüllen des Feldes „Betreff“ weiterhin ignoriert, schreiben Sie ihm einen Brief mit folgendem Inhalt: „Alla, ich schlage vor, dass Sie sofort den Betreff des Briefes im Feld „Betreff“ angeben. Ich denke, auf diese Weise werden wir die Effektivität unserer Kommunikation deutlich steigern.“.

TIPP 4. Achten Sie auf die Felder „An“ und „Cc“.

Sie müssen den Zweck dieser im Geschäftsumfeld allgemein akzeptierten Felder klar verstehen:

• <если>im Feld „An“ erscheinen nur Sie - das bedeutet, dass der Absender des Briefes auf eine Antwort von Ihnen auf seine Frage oder Bitte wartet;
• <если>Es gibt mehrere Empfänger im Feld - der Absender wartet auf eine Antwort von jedem oder von einem der Empfänger. Speichern Sie in diesem Fall beim Antworten die vom Absender festgelegte Empfängerliste mit der Funktion "Allen antworten" (natürlich vorausgesetzt, Sie möchten nicht absichtlich nur dem Verfasser des Briefes antworten und die Essenz Ihres Briefes verbergen Antwort der übrigen Teilnehmer an der Korrespondenz);
• <если>Ihr Name erscheint im Feld "Kopie" - der Absender möchte Sie auf das Problem aufmerksam machen, erwartet jedoch keine Antwort von Ihnen. Sie sollten daher keine Korrespondenz zu diesem Thema führen. Wenn Sie sich dennoch dafür entscheiden, dann ist es ein Zeichen des guten Tons, mit dem Schreiben eines der Sätze zu beginnen: „Wenn möglich, würde ich mich gerne an der Diskussion zu diesem Thema beteiligen ...“, "Lass mich meine Meinung äußern...".

Was den BCC-Bereich betrifft, so ist dies aus wirtschaftsethischer Sicht das umstrittenste E-Mail-Tool. Manchmal wird es als Instrument der fast geheimen Überwachung und Information wahrgenommen. Schließlich sind die im „Bcc“ hinterlegten Empfänger für andere Empfänger nicht sichtbar. In einigen, in der Regel großen Unternehmen, die in ethischen Fragen besonders gewissenhaft sind, ist es strengstens verboten, dieses Feld in der Unternehmenskorrespondenz zu verwenden, mit Ausnahme von Massensendungen. Aber in den meisten Unternehmen verwenden sie es unter Beachtung der folgenden Regeln:

• das Versenden eines Briefes mit ausgefülltem „Bcc“-Feld impliziert, dass der Verfasser des Briefes die verborgenen Empfänger über den Grund und Zweck einer solchen Form der Nachricht informiert hat (oder dies tun wird);
• der verdeckte Adressat braucht keine Korrespondenz zu führen.

Bei Schulungen wird mir oft die Frage gestellt: Gibt es allgemein anerkannte Standards in Bezug auf die Zeit, in der auf ein Schreiben eines Kunden oder Kollegen geantwortet werden muss? Aber darauf gibt es keine allgemeingültige Antwort.

Wenn wir über interne Korrespondenz sprechen, wird hier alles von der Geschwindigkeit und dem Rhythmus des Unternehmenslebens selbst bestimmt. Es gibt Firmen, in denen eine Verzögerung der Antwort von mehr als anderthalb Stunden als schlechtes Benehmen gilt. Und irgendwo liegt die Antwort innerhalb eines Tages in der Reihenfolge der Dinge.

Durch allgemeine Regel Die akzeptabelste Antwortzeit auf einen Brief liegt innerhalb von 2-3 Stunden. Dies ist die sogenannte angenehme Wartezeit, wenn der Absender auf eine Antwort wartet und kein inneres Unbehagen durch das Schweigen seines Adressaten empfindet.

Aber was ist, wenn Sie, nachdem Sie den Brief erhalten und gelesen haben, verstehen, dass Sie ihn nicht innerhalb von 24 Stunden vollständig beantworten können? Benachrichtigen Sie dann gemäß den Regeln der guten Sitten den Absender über Ihren Erhalt des Schreibens und den ungefähren Zeitpunkt der Antwort darauf. Zum Beispiel: „Hallo, Sergej Wassiljewitsch! Ihr Schreiben ist eingegangen. Ich werde in den nächsten Tagen antworten“ oder „Andrey, ich habe den Brief erhalten. Vielen Dank! Für eine Antwort brauche ich Weitere Informationen. Ich versuche schnellstmöglich zu antworten....

TIPP 6. Befolgen Sie die Grundregeln für die Übermittlung von Informationen in einem Brief

Es gibt nicht viele von ihnen:

• beim Lesen eines Briefes passt das bequemste Volumen "auf einen Bildschirm", maximal - auf eine A4-Seite;
• die Größe der versendeten Anhänge sollte 3 MB nicht überschreiten. Größere Dateien können dazu führen, dass Post beim Empfänger "hängt";
• Verwenden Sie beim "Packen" von Anhängen universelle Zip- oder RAR-Codierungen. Andere Erweiterungen können während der Übertragung blockiert oder abgeschnitten werden und dem Empfänger Probleme bereiten;
• Beginnen Sie niemals eine Antwort als neue E-Mail (ohne den Verlauf der Korrespondenz zu speichern). Andernfalls wird der Empfänger gezwungen sein, Zeit damit zu verbringen, nach der ursprünglichen Nachricht zu suchen;
• Schreiben Sie in einer Sprache, die für den Adressaten am verständlichsten ist. Viele Menschen fragen sich, ob es angemessen ist, Fach- oder Unternehmensvokabular, Slang, Abkürzungen und Anglizismen zu verwenden.

Dies ist jeweils gesondert zu entscheiden.

So ist die innerbetriebliche Korrespondenz in einem Unternehmen fast immer gespickt mit Slang und Abkürzungen: Sie sind allen Beteiligten vertraut und verständlich und sparen Zeit. Aber Sie müssen vorsichtig sein, wenn Sie sie in der Korrespondenz mit Gegenparteien verwenden.

In meiner Praxis gab es so einen Fall. Ein Kollege bereitete Materialien für den Verlag und in letzter Buchstabe sie schrieben ihr: „Masha, bitte schicke so schnell wie möglich all deine Materialien“. Masha entschied, dass dies eine Bezeichnung für ein ihr unbekanntes Format war, in das der Text übersetzt werden musste. Sie hat viel Zeit totgeschlagen, mit Haken oder Gaunern, um herauszufinden, wie sie die Bitte des Verlegers erfüllen kann. Man stelle sich Machines Ärger vor, als sie 2 Tage später herausfindet, dass das kryptische „asap“ eine Abkürzung für das im englischen Sprachraum weit verbreitete „as bald as possible“ („as bald as possible“) ist. Aber Mascha konnte Materialien innerhalb einer halben Stunde nach Eingang der Anfrage versenden!

TIPP 7. Beenden Sie jeden Brief mit einem Block Ihrer Unterschrift und Ihren Kontakten

Unabhängig davon, wie gut Sie den Adressaten kennen und wie lange Ihre Korrespondenz dauert, sollte jeder Ihrer Briefe einen Block enthalten, der aus einer Signatur und besteht Kontaktinformationen. Sie ist ein fester Bestandteil der Kultur der Geschäftskommunikation.

Der Block sollte enthalten:

• Ihren Vor- und Nachnamen. Es müssen keine Abkürzungen verwendet werden. Anstatt von „T.L. Worotynzew" in meiner Unterschrift gebe ich an "Tamara Leonidovna Vorotyntseva" oder "Tamara Vorotyntseva" damit der Adressat versteht, wie er mich in einem Antwortschreiben kontaktieren kann;
• deine Position. Dies gibt dem Empfänger die Möglichkeit, die Grenzen Ihrer Befugnisse zu verstehen und professionelle Kompetenz bei der Lösung von Problemen;
• Kontaktdaten (Telefon, E-Mail, Firmenname, Website). So geben Sie dem Adressaten bei Bedarf die Möglichkeit einer zusätzlichen betrieblichen Kommunikation.

Ich möchte dem Gesagten noch hinzufügen: Ihre E-Mails sind das Kleid, mit dem sie begrüßt werden. Mit anderen Worten, wenn Sie die Etikette der Geschäftskorrespondenz beachten, hinterlassen Sie in Abwesenheit den angenehmsten Eindruck auf Ihren Adressaten.

Was ist E-Mail? In der heutigen Geschäftswelt ist dies:

• Dein Gesicht. Mit Hilfe von E-Mails können Sie in den Augen der Gegenseite ein positives Image schaffen oder den ersten Eindruck verderben.
• Ihr Arbeitsgerät. Ein Großteil der Kommunikation mit der Außenwelt findet per E-Mail statt. Wenn Sie dieses Tool also gut beherrschen, können Sie Ihr Leben viel einfacher machen.
• Starke Ablenkung. Die Außenwelt versucht, Sie per E-Mail zu erreichen, abzulenken und in die Irre zu führen.

Betrachten Sie von diesen Positionen aus die Arbeit mit E-Mail. Fangen wir einfach an.

Briefgestaltung

Ich verwende den E-Mail-Client Mozilla Thunderbird, also werde ich sein Beispiel verwenden. Lassen Sie uns einen neuen Brief erstellen und die Liste der Felder von oben nach unten durchgehen.

Denen. Kopieren. Versteckte Kopie

Vielleicht weiß es jemand nicht, aber "An" in Mozilla kann in "Cc" oder "Bcc" geändert werden.

• Denen: Wir schreiben den Hauptempfänger oder mehrere Empfänger durch Semikolon getrennt.
• Kopieren: Wir schreiben jemandem, der den Brief lesen sollte, von dem wir aber keine Reaktion erwarten.
• Versteckte Kopie: Wir schreiben jemandem, der den Brief lesen soll, aber den übrigen Empfängern des Briefes unbekannt bleiben soll. Es eignet sich besonders für den Massenversand von Geschäftsbriefen, wie z. B. Benachrichtigungen.

Nicht richtig Geben Sie im Massenmailing die Empfänger über die Felder „Cc“ oder „An“ an. Mehrmals im Jahr erhalte ich Briefe, in denen 50-90 Empfänger im Feld „Cc“ aufgeführt sind. Es liegt eine Verletzung der Privatsphäre vor. Nicht alle Ihre Empfänger müssen wissen, mit wem Sie sonst noch an einem ähnlichen Thema arbeiten. Nun, wenn das Leute sind, die sich kennen. Und wenn konkurrierende Unternehmen auf der Liste stehen, die nichts voneinander wissen? Sie müssen zumindest auf unnötige Erklärungen vorbereitet sein und zumindest die Zusammenarbeit mit einem von ihnen beenden. Nicht so.

Betreff des Briefes

Professionelle Mailing-Dienste schreiben in ihren Unternehmensblogs oft über die Bedeutung der Betreffzeile (manchmal sinnvoll). Aber dort sprechen wir meistens von Werbebriefen, bei denen der Betreff des Briefes das Problem „E-Mail sollte geöffnet werden“ löst.

Wir besprechen die tägliche Geschäftskorrespondenz. Hier löst das Thema das Problem "Der Brief und sein Autor sollten leicht identifiziert und dann gefunden werden können". Darüber hinaus wird Ihr Fleiß in Form des Karmas zahlreicher Antwortbriefe, nur mit Präfixen, zu Ihnen zurückkehren Betreff: oder vorw, unter denen Sie suchen müssen der richtige Buchstabe Zu diesem Thema.

Zwanzig Briefe sind das Volumen einer eintägigen Korrespondenz eines mittleren Managers. Ich spreche überhaupt nicht von Unternehmern und Geschäftsinhabern, ihre Anzahl von Briefen übersteigt manchmal 200 oder mehr pro Tag. Also noch einmal: Senden Sie keine E-Mails mit einer leeren Betreffzeile.

Also, wie formuliert man den Betreff des Briefes richtig?

Fehler Nr. 1 : nur der Firmenname im Betreff. Zum Beispiel "Sky" und alle. Erstens sind Sie wahrscheinlich kein Mitglied Ihres Unternehmens, das mit dieser Gegenpartei kommuniziert. Zweitens bringt ein solches Thema keinen Sinn, da der Name Ihres Unternehmens bereits aus der Adresse ersichtlich ist. Drittens, raten Sie mal, wie Ihr eigenes Postfach mit diesem Korrespondenzansatz aussehen wird? Ungefähr so.

Ist es bequem, nach solchen Themen zu suchen?

Fehler Nr. 2 : auffällig, Verkaufstitel. Toll, wenn man weiß, wie man solche Überschriften schreibt. Aber ist es angemessen, diese Fähigkeiten in Geschäftskorrespondenz? Denken Sie an den Zweck der Betreffzeile eines Geschäftsbriefes: nicht verkaufen, sondern identifizieren und suchen.

Text des Schreibens

Es gibt viele Anleitungen zum Schreiben von Texten für verschiedene Anlässe. Zum Beispiel haben Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin und andere Meister des Wortes viele nützliche Informationen. Ich rate Ihnen, zumindest ihre Artikel zu lesen, um die allgemeine Alphabetisierung zu verbessern und den allgemeinen Stil der schriftlichen Rede zu verbessern.

Beim Schreiben eines Briefes müssen wir immer wieder mehrere Entscheidungen treffen.

Eine Frage der Höflichkeit . Am Anfang des Briefes können Sie Höflichkeit oder sogar Zärtlichkeit im Sinne von „Mein lieber Rodya, seit mehr als zwei Monaten habe ich nicht mehr schriftlich mit Ihnen gesprochen, worunter ich selbst gelitten habe und sogar nicht geschlafen habe, verwischen Nacht, nachdenklich.“ Sehr höflich und sehr kostspielig, sowohl in Bezug auf die Zeit zum Verfassen einer solchen Einführung als auch in Bezug auf die Zeit des Gesprächspartners zum Lesen. Korrespondenz ist Geschäft, erinnerst du dich? Kein Briefgenre für einen Wettbewerb schreiben und keinen Brief seiner Mutter an Raskolnikov, sondern Geschäftskorrespondenz.

Wir respektieren unsere Zeit und den Empfänger!

Nur im ersten Brief nach einem flüchtigen Treffen auf der Messe macht es Sinn, sich vorzustellen und an die Umstände der Bekanntschaft zu erinnern. Wenn es sich um eine Fortsetzung der Zusammenarbeit oder um eine laufende Korrespondenz handelt, schreiben wir im ersten Brief des Tages: „Hallo, Ivan“, im zweiten und folgenden: „Ivan, ...“.

Appellieren . Mich beschäftigte immer die Frage, an wen ich mich in einem Brief wenden soll, wenn es mehrere Empfänger gibt. Ich habe kürzlich einen Brief an drei Mädchen namens Anna geschrieben. Ohne zu zögern schrieb ich „Hallo Anna“ und nahm kein Dampfbad. Aber das ist nicht immer der Fall.

Was ist, wenn es drei oder sogar sieben Empfänger gibt und sie nicht denselben Namen haben? Sie können nach Namen auflisten: "Guten Tag, Rodion, Pulcheria, Avdotya und Pyotr Petrovich." Aber es ist lang und braucht Zeit. Sie können schreiben: "Hallo, Kollegen!".

Für mich selbst verwende ich die Regel, denjenigen mit Namen anzusprechen, der im Feld "An" steht. Und an diejenigen, die sich in der Kopie befinden, wenden Sie sich überhaupt nicht an. Diese Regel ermöglicht es Ihnen gleichzeitig, den Adressaten des Briefes und den Zweck dieses Briefes genauer zu bestimmen (einen!).

Zitat . Korrespondenz ist oft eine Briefkette mit Fragen und Antworten – mit einem Wort ein Dialog. Es wird als gute Praxis angesehen, den Verlauf der Korrespondenz nicht zu löschen und Ihre Antwort über den zitierten Text zu schreiben, damit Sie, wenn Sie in einer Woche zu dieser Korrespondenz zurückkehren, den Dialog leicht von oben nach unten nach absteigendem Datum lesen können.

Aus irgendeinem Grund ist die Standardeinstellung in Mozilla "Cursor nach zitiertem Text setzen". Ich empfehle, es im Menü "Extras" → "Optionen" zu ändern Konto» → «Aufbau und Adressierung». Es muss so sein.

Zweck des Schreibens . Geschäftsbriefe sind zwei Arten:

• wenn wir den Gesprächspartner einfach informieren (z. B. einen Bericht über die für den Monat geleistete Arbeit);
• und wenn wir etwas vom Gesprächspartner wollen. Zum Beispiel, damit er die beigefügte Rechnung zur Zahlung akzeptiert.

In der Regel gibt es viel mehr Anreizschreiben als Meldeschreiben. Wenn wir etwas vom Gesprächspartner erreichen wollen, ist es sehr wichtig, dies in einem Anschreiben im Klartext zu sagen. Dem Call-to-Action sollte ein Vorname folgen und der letzte Satz des Anschreibens sein.

Nicht richtig : "Porfiry Petrovich, ich weiß, wer die alte Frau getötet hat."

Korrekt : "Porfiry Petrovich, ich war es, der die alte Frau getötet hat, bitte handeln Sie nach meiner Verhaftung, ich bin es leid zu leiden!"

Warum sollte der Korrespondent für Sie überlegen, was mit diesem Brief zu tun ist? Schließlich kann er die falsche Entscheidung treffen.

Unterschrift im Text . Sie muss sein. Darüber hinaus bieten Ihnen alle E-Mail-Clients die Möglichkeit, eine automatische Ersetzung einer Signatur einzurichten, beispielsweise das klassische "Respektvoll, ...". Bei Mozilla erfolgt dies im Menü „Extras“ → „Kontooptionen“.

Kontakte in die Signatur zu schreiben oder nicht zu schreiben, ist für jeden eine persönliche Angelegenheit. Aber wenn Sie irgendwie mit dem Verkauf zu tun haben, schreiben Sie unbedingt. Auch wenn die Transaktion aufgrund der Kommunikationsergebnisse nicht zustande kommt, werden Sie in Zukunft einfach über die Kontakte aus der Signatur gefunden.

Zum Schluss noch ein Merkmal des Briefkörpers für diejenigen Gesprächspartner, die Ihre Briefe nicht beantworten möchten (nicht können, nicht wollen, keine Zeit haben). Geben Sie die Standardeinstellung im Text des Schreibens an. Zum Beispiel: „Porfiry Petrovich, wenn Sie nicht vor Freitag 12:00 Uhr kommen, um mich zu verhaften, dann betrachte ich mich als amnestiert.“ Natürlich muss die Deadline echt sein (senden Sie den Text aus dem Beispiel nicht am Freitag um 11:50). Der Empfänger muss körperlich in der Lage sein, Ihren Brief zu lesen und zu entscheiden. Ein solches "Schweigen" entbindet Sie von der Verantwortung für die Nichtantwort des Gesprächspartners. Wie immer muss die Verwendung dieses Chips mit Bedacht angegangen werden. Wenn eine Person pünktlich und regelmäßig auf Ihre Briefe antwortet, kann ein solches Ultimatum ihn, wenn nicht beleidigen, ihn dann ein wenig belasten oder zu der Entscheidung führen, den Brief jetzt nicht zu beantworten, sondern Sie auf Freitag warten zu lassen.

Anhänge

Briefe werden oft mit Anhängen geliefert: Lebensläufe, kommerzielle Angebote, Kostenvoranschläge, Zeitpläne, Scans von Dokumenten - ein sehr praktisches Werkzeug und gleichzeitig eine Quelle beliebter Fehler.

Fehler : Enorme Investitionsgröße. Wir erhalten oft E-Mails mit Anhängen bis zu einer Größe von 20 MB. In der Regel handelt es sich um Scans einiger Dokumente im TIFF-Format mit einer Auflösung von 600 dpi. Das E-Mail-Programm des Korrespondenten wird bei vergeblichen Versuchen, die Vorschau dieses Anhangs herunterzuladen, höchstwahrscheinlich einige Minuten lang hängen bleiben. Und Gott bewahre, dass der Empfänger versucht, diesen Brief auf einem Smartphone zu lesen ...

Ich persönlich lösche solche Schreiben sofort. Sie möchten nicht, dass Ihre E-Mail im Papierkorb landet, bevor sie gelesen wurde? Kontrollieren Sie die Größe des Anhangs. Es wird empfohlen, dass es nicht größer als 3 MB ist.

Was ist, wenn es überschritten wird?

• Versuchen Sie, Ihren Scanner für ein anderes Format und eine andere Auflösung neu zu konfigurieren. Beispielsweise werden in PDF und 300dpi gut lesbare Scans erhalten.
• Denken Sie an Programme wie den Archivierer WinRar oder 7zip. Einige Dateien lassen sich perfekt komprimieren.
• Was ist, wenn der Anhang riesig ist und Sie ihn nicht komprimieren können? Beispielsweise wiegt eine fast leere Buchhaltungsdatenbank 900 MB. Cloud-Speicher von Informationen werden zur Rettung kommen: Dropbox, Google Drive und dergleichen. Einige Dienste, wie Mail.ru, wandeln riesige Anhänge automatisch in Cloud-Speicher-Links um. Aber ich ziehe es vor, meine in der Cloud gespeicherten Informationen selbst zu verwalten, daher begrüße ich keine Automatisierung von Mail.ru.

Und noch eine nicht ganz offensichtliche Empfehlung zu Investitionen - ihre Name . Sie muss für den Empfänger verständlich und akzeptabel sein. Einmal bereiteten wir uns in der Firma vor kommerzielles Angebot im Namen ... lass es Fjodor Michailowitsch Dostojewski sein. Ich habe vom Manager einen Brief mit dem Entwurf des CP zur Genehmigung erhalten, und im Anhang befand sich eine Datei mit dem Namen "DlyaFedi.docx". Mit dem Manager, der mir diese geschickt hat, fand ein Dialog mit folgendem Inhalt statt:

Sehr geehrter Manager, sind Sie persönlich bereit, auf diese angesehene Person zuzugehen und ihn ins Gesicht Fjodor zu nennen?

Irgendwie nein, eine angesehene Person, alle nennen ihn beim Vornamen und Patronym.

Warum haben Sie den Anhang „Für Fedi“ genannt? Wenn ich es ihm jetzt schicke, glaubst du, er wird bei uns Äxte zu diesem CP kaufen?

ich wollte umbenennen...

Warum eine Zeitbombe vorbereiten - Ablehnung potenziellen Kunden- oder sich durch Umbenennen der Datei zusätzliche Arbeit machen? Warum benennen Sie den Anhang nicht sofort richtig: "For Fedor Mikhailovich.docx" oder noch besser - "KP_Sky_Axes.docx".

Also mit E-Mail als "Gesicht" mehr oder weniger aussortiert. Sehen wir uns nun E-Mail als Werkzeug an. effektive Arbeit und sprechen Sie über seine ablenkende Komponente.

Arbeiten mit Buchstaben

E-Mail ist eine starke Ablenkung. Wie bei jeder Ablenkung muss auch bei der Post mit strengeren Regeln und der Einführung von Arbeitsplänen umgegangen werden.

Sie müssen mindestens ALLE E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren. Wenn der E-Mail-Client standardmäßig konfiguriert ist, werden Sie mit einem Tonsignal benachrichtigt, und das Symbol neben der Uhr blinkt, und eine Vorschau des Briefs wird angezeigt. Mit einem Wort, sie werden alles tun, um Sie zuerst loszureißen mühevolle Arbeit, und tauchen Sie dann in den Abgrund ungelesener Briefe und ungesehener Mailings ein - minus ein oder zwei Stunden Leben.

Bei manchen erlaubt starke Willenskraft, sich nicht von Benachrichtigungen ablenken zu lassen, sondern gewöhnliche Menschen Es ist besser, das Schicksal nicht herauszufordern und sie auszuschalten. In Mozilla Thunderbird erfolgt dies über das Menü „Extras“ → „Einstellungen“ → „Allgemein“ → „Wenn neue Nachrichten erscheinen“.

Wenn es keine Benachrichtigungen gibt, wie kann man verstehen, dass ein Brief angekommen ist?

Sehr einfach. Sie selbst nehmen sich bewusst Zeit für das Parsen von E-Mails, öffnen Ihren E-Mail-Client und sehen alle ungelesenen Nachrichten. Dies kann zweimal täglich erfolgen, beispielsweise mittags und abends, oder während erzwungener Stillstandszeiten, beispielsweise im Stau.

Die Leute fragen oft, wie sieht es mit Antwortzeiten und dringenden E-Mails aus? Ich antworte: Sie haben keine dringenden Briefe auf der Post. Es sei denn, Sie arbeiten in der Abteilung Kundendienst(in solcher Abteilung die Regelung der Arbeit mit der Post).

Bei dringenden Briefen benachrichtigt Sie der Absender über andere Kanäle - Telefon, SMS, Skype. Dann gehen Sie bewusst in den Mail-Client und bearbeiten die dringende Post. Alle Zeitmanagement-Gurus (zum Beispiel Gleb Arkhangelsky mit seinem „Time Drive“) erklären den Standard für die Beantwortung von E-Mails bis zu 24 Stunden. Dies ist eine normale Regel des guten Tons - erwarten Sie keine sofortigen Antworten des Gesprächspartners per E-Mail. Wenn es einen dringenden Brief gibt, benachrichtigen Sie ihn über schnellere Kommunikationskanäle.

Also haben wir die Benachrichtigungen deaktiviert und schalten jetzt den E-Mail-Client gemäß unserem Zeitplan ein.

Was tun, wenn wir in die Post gingen und uns mit einer Aktivität namens „Parsing E-Mail“ beschäftigten? Wo ist der Anfang und das Ende dieser Arbeit?

Ich habe viel über das Zero-Inbox-System gehört, aber leider habe ich keine einzige Person getroffen, die es verwendet. Ich musste mein Rad neu erfinden. Es gibt Artikel zu diesem Thema auf Lifehacker. Zum Beispiel, " ". Im Folgenden werde ich in meiner Interpretation über das Zero-Inbox-System sprechen. Ich wäre dankbar, wenn GTD-Gurus in den Kommentaren darauf hingewiesen werden, das beschriebene System ergänzen oder verbessern.

Es ist wichtig zu verstehen und zu akzeptieren, dass E-Mail kein Aufgabenplaner oder Archiv für Ihre Aktivitäten ist. Daher sollte der Posteingangsordner immer leer sein. Wenn Sie die Analyse des Posteingangs aufgenommen haben, hören Sie nicht auf und lassen Sie sich durch nichts ablenken, bis Sie diesen Ordner geleert haben.

Was tun mit E-Mails im Posteingang? Sie müssen jeden Buchstaben nacheinander durchgehen und ihn löschen. Ja, wählen Sie einfach aus und drücken Sie die Entf-Taste auf der Tastatur. Wenn Sie sich nicht dazu zwingen können, die E-Mail zu löschen, müssen Sie eine Entscheidung darüber treffen, was damit geschehen soll.

1. Kannst du sie in drei Minuten beantworten? Muss darauf geantwortet werden? Ja, das tust du, und die Antwort wird nicht länger als drei Minuten dauern, dann antworte sofort.
2. Sie müssen antworten, aber das Vorbereiten der Antwort dauert mehr als drei Minuten. Wenn Sie einen Aufgabenplaner verwenden, mit dem Sie eine E-Mail in eine Aufgabe umwandeln können, verwandeln Sie Ihre E-Mail in eine Aufgabe und vergessen Sie sie für eine Weile. Ich nutze zum Beispiel den absolut wunderbaren Dienst Doit.im. Es ermöglicht Ihnen, eine persönliche E-Mail-Adresse zu generieren: Sie leiten einen Brief an sie weiter, und es wird zu einer Aufgabe. Wenn Sie jedoch keinen Taskplaner haben, verschieben Sie den Brief in den Unterordner "0_Run".
3. Nachdem Sie einen Brief schnell beantwortet, ihn in eine Aufgabe umgewandelt oder ihn nur gelesen haben, müssen Sie entscheiden, was Sie als Nächstes mit dieser Nachricht tun möchten: löschen oder zur langfristigen Speicherung in einen der Ordner verschieben.

Hier sind die Ordner für Langzeitspeicherung Ich habe.

• 0_Laufen. Ich habe keinen solchen Ordner, aber wenn Sie keinen Planer haben, ich wiederhole, Sie können hier Buchstaben hinzufügen, die ein detailliertes Studium erfordern. Dieser Ordner muss ebenfalls regelmäßig gereinigt werden, jedoch mit einem umsichtigen Ansatz zu der speziell dafür vorgesehenen Zeit.
• 1_Referenz Hier lege ich Briefe mit Hintergrundinformationen ab: Willkommensbriefe mit Logins von diversen Webservices, Tickets für kommende Flüge und so weiter.
• 2_Projekte. Hier wird ein Korrespondenzarchiv zu Partnern und Projekten gespeichert, mit denen eine laufende Beziehung besteht. Natürlich gibt es für jedes Projekt oder jeden Partner einen eigenen Ordner. In den Ordner des Partners habe ich nicht nur Briefe seiner Mitarbeiter gelegt, sondern auch Briefe der mit diesem Partner verbundenen Mitarbeiter von "Sky". Sehr praktisch: Bei Bedarf ist die gesamte Korrespondenz zum Projekt mit wenigen Klicks griffbereit.
• 3_Museum. Hier werfe ich die Briefe, die schade zum Löschen sind, und die Vorteile davon sind nicht offensichtlich. Auch Ordner mit geschlossenen Projekten aus „2_Projects“ migrieren hierher. Mit einem Wort, die ersten Löschkandidaten werden im "Museum" gespeichert.
• 4_Dokumente. Hier sind Briefe von elektronische Proben Dokumente, die in Zukunft für die Buchhaltung nützlich sein können, z. B. Abrechnungsakte von Kunden, Tickets für abgeschlossene Reisen. Der Ordner hat viel mit den Ordnern "2_Projects" und "1_Sprav" gemeinsam, nur speichert er Buchhaltungsinformationen und im Ordner "2_Projects" - Verwaltungsinformationen. In "4_Documents" - tote Informationen und in "2_Projects" - live.
• 5_Wissen. Hier stelle ich nur wirklich nützliche Mailings ein, auf die ich nach einer Weile zurückkommen möchte, um mich inspirieren zu lassen oder nach Lösungen zu suchen.

Es gibt noch weitere E-Mail-Client-Einstellungen, die für den Betrieb dieses Systems wichtig sind. Erstens hat Thunderbird standardmäßig das Kontrollkästchen „Nachrichten als gelesen markieren“. Ich mache es lieber bewusst, also ist die Fahne weg! Gehen Sie dazu in das Menü „Extras“ → „Einstellungen“ → „Erweitert“ → „Auslesen und Anzeigen“.

Zweitens verwenden wir Filter . Früher habe ich aktiv Filter eingesetzt, die Briefe basierend auf der Absenderadresse automatisch in die entsprechenden Ordner weiterleiten. So wurden beispielsweise Briefe eines Rechtsanwalts in den Ordner „Rechtsanwalt“ verschoben. Ich habe diesen Ansatz aus mehreren Gründen aufgegeben. Erstens: Anwaltsschreiben beziehen sich in 99% der Fälle auf ein Projekt oder einen Partner, müssen also in den Ordner dieses Partners oder Projekts verschoben werden. Zweitens: Ich habe mich entschieden, Bewusstsein hinzuzufügen. Sie müssen selbst entscheiden, wo ein bestimmter Brief gespeichert werden soll, und es ist bequemer, unbearbeitete Nachrichten nur an einer Stelle zu suchen - im Posteingang. Jetzt verwende ich Filter nur noch zum Sortieren in Ordnern automatischer regulärer Briefe verschiedene Systeme, also Briefe, die keine Entscheidungen von mir verlangen. Filter in Mozilla Thunderbird werden im Menü „Extras“ → „Nachrichtenfilter“ konfiguriert.

Bei richtiger Herangehensweise sollte eine E-Mail je nach Korrespondenzvolumen zwischen 10 und 60 Minuten pro Tag dauern.

Ja, und noch etwas. Haben Sie die Benachrichtigungen für neue E-Mails bereits deaktiviert? ;)