Projektphasen. Phasen der Arbeit am Projekt

Gelehrte Kampfpraxis: Wer im Studium erstarrte, ins Hintertreffen geriet oder nichts Neues von der Taktik des Luftkampfes mitbekommen wollte, wurde unweigerlich geschlagen. Und nichts wird ihn retten - weder Intuition noch persönlicher Mut

Ass-Pilot Pokryshkin Alexander Ivanovich

an wen: Eigentümer, Top-Manager, Führungskräfte

Zusammengesetzte Aufgaben und Projekte als Zeitfresser des Managers

Die ewige Frage: Was ist der Grund für die hohe Arbeitsbelastung von Managern mit einem endlosen Strom von operativen Aufgaben, die von Untergebenen generiert werden?“ Die Antwort mag auf den ersten Blick unerwartet erscheinen: Einer der Gründe ist das Fehlen einer Manager-Technologie zur Verwaltung komplexer Aufgaben und Projekte. In diesem Fall wird viel Zeit von Managern für zwei Dinge aufgewendet:

• Volle Kontrolle, denn sobald die Aufgabe mehr oder weniger „freischwebend“ abgegeben wird, findet sie bestimmt ihren Eisberg.
• Tausend Fragen zu jedem Projekt und jeder zusammengesetzten Aufgabe in jedem Schritt seiner Umsetzung von einem Untergebenen: „ Wir haben es geschafft, was sollte die nächste Aktion sein?”, “Wir stehen vor einem solchen Hindernis, was tun?”, “Was sind die wichtigen Parameter, die für diese Aktion zu berücksichtigen sind?" usw.

„Goldener Schlüssel“ für Eigentümer und Top-Manager

Ist es für eine Führungskraft möglich, die Zeit für die Überwachung und Verwaltung komplexer Aufgaben und Projekte, die ihren Untergebenen übertragen werden, vollständig loszuwerden? Meiner Meinung nach kaum. Denn die unmittelbare Pflicht des Vorgesetzten besteht darin, für die Ergebnisse der Arbeit jedes untergeordneten Mitarbeiters verantwortlich zu sein.

Aber die Zeit für übermäßige Kontrolle und Ihre Beteiligung an der Lösung der Probleme von Untergebenen um ein Vielfaches zu reduzieren, ist real. Für Eigentümer und Top-Manager ist dies einer der „goldenen Schlüssel“, um einen Weg aus dem „Sumpf“ operativer Aufgaben zu öffnen und auf die Ebene der strategischen Entwicklung und Unternehmensführung zu gelangen.

Dafür ist es notwendig die Herangehensweise an das Projektmanagement ändern und Verbundaufgaben. Darüber, wie man baut effektives Management Projekte in Ihrem Unternehmen / Bereich und werden im Artikel besprochen.

Grundlegende Definitionen, Unterschiede zwischen Projekten

Unterschiede in Projekten werden in einigen Phasen des „Algorithmus zur Vorbereitung und Verwaltung einer zusammengesetzten Aufgabe oder eines zusammengesetzten Projekts“ wichtig sein. Je nach Art des Projekts kann die Menge der Aktionen innerhalb des Algorithmusschritts unterschiedlich sein.

Mit Definitionen meine ich, dass wir von Projekten und zusammengesetzten Aufgaben sprechen, die zum ersten Mal ausgeführt werden (das ist die Schwierigkeit, weil es keinen Ausführungsplan und / oder einen Mitarbeiter gibt, der diese Arbeit früher ausgeführt hat). Denn wenn es eine tatsächliche Vorschrift gibt, wird es eine Frage der Technologie, die Aufgabe zu erledigen (es sei denn natürlich, „ “) wird in Ihrem Unternehmen implementiert.

Projekt ist eine Reihe von Aufgaben, die durch ein einziges Ziel verbunden sind und mit begrenzten Ressourcen (Zeit, Personal, Geld usw.) erledigt werden müssen. Zum Beispiel „CRM implementieren“ oder „Ausführen kontextbezogene Werbung“ sind klassische Designs.

Zusammengesetztes Problem- Dies ist ein kleines Projekt, eine Art „Miniprojekt“ (in der Regel besteht es aus nicht mehr als 40 Aufgaben mit einer geplanten Dauer von nicht mehr als 1,5 bis 2 Monaten). Wenn das Wort „Projekt“ verwendet wird, wird auch die „zusammengesetzte Aufgabe“ verstanden (d. h. diese Konzepte sind Synonyme), außer in Fällen, in denen der Text eine separate Klausel über ihre Trennung enthält.

Einzigartiges Projekt- ein Projekt, das mit hoher Wahrscheinlichkeit einmalig durchgeführt wird. Zum Beispiel, " Implementieren Sie ein Task-Management-System”.

Wiederkehrendes Projekt- ein Projekt, das in Zukunft wahrscheinlich viele Male mit geringfügigen Änderungen wiederholt wird. „ CRM implementieren” wird ein wiederkehrendes Projekt sein, wenn die Firma, in der Sie arbeiten, Teil einer Unternehmensgruppe ist.

gemischtes Projekt- teils „einzigartiges“, teils „sich wiederholendes“ Projekt. Zum Beispiel, " Erstellen Sie einen Standardvertrag für Kunden“ wird ein gemischtes Projekt sein. Hier ist der einzigartige Teil die Essenz des Vertrages. Wiederkehrender Teil - Grundsätze und Regeln beim Kompilieren Standardverträge, die für spätere ähnliche Arbeiten wichtig zu entwickeln sind.

Internes Projekt- ein Projekt, das darauf abzielt, zu lösen interne Aufgaben Unternehmen.

externes Projekt- ein Projekt, das mit der Ausführung von Arbeiten für Kunden verbunden ist (normalerweise bezahlt).

Programm- ein Projekt, das ununterbrochen dauert, solange das Objekt, auf das es gerichtet ist, existiert. Beispielsweise gibt es das Programm „Vertriebssystementwicklung“ schon so lange wie ein Unternehmen, das Geschäfte macht.

Wenn Sie einen höheren Vorgesetzten haben, fragen Sie sich vor Arbeitsbeginn: „ Welche Art von Projekt hat er Ihnen aufgetragen?” Für Sie mag dies ein “einzigartiges Projekt” sein, aber für ihn “wiederholt”.

Algorithmus zum Vorbereiten und Verwalten einer zusammengesetzten Aufgabe und eines Projekts

Bevor ich mit der Beschreibung spezifischer Schritte fortfahre, möchte ich die Vorteile des vorgeschlagenen Algorithmus sowohl für Manager als auch für Untergebene hervorheben.

Vorteile des Algorithmus für Führungskräfte

• Erhöht die Wahrscheinlichkeit deutlich erfolgreiche Umsetzung Projekt. Ohne gut organisierte Arbeit sind die Ergebnisse oft negativ. Zum Beispiel: Projektverluste und -kosten überwiegen die Vorteile; alles wird NICHT so gemacht, wie es sollte; jeder stritt sich mit jedem; das Unternehmen die Ergebnisse und Ziele des Projekts NICHT erreicht usw.
• Enorme Zeitersparnis bei der Verwaltung von Projekten und komplexen Aufgaben.
• Die Chance, endlich viele wichtige Aufgaben zu übernehmen, die jahrelang aufgeschoben wurden, weil die Wahrscheinlichkeit eines positiven Abschlusses äußerst gering war.
• Transparenz: Es ist klar, wer, wann und welche Arbeiten durchgeführt werden. Wen man nach den Endergebnissen des Projekts fragen kann.
• Minimierung von Risiken und damit Erhöhung der Erfolgswahrscheinlichkeit der Aufgabe.

Vorteile des Algorithmus für Untergebene / Ausführende

• Geringere Wahrscheinlichkeit, ein kleines oder sogar großes Projekt vom Manager zu erhalten, das in nur wenigen Worten beschrieben wird (z. B. „ CRM implementieren!“), ohne Ressourcen und Zustimmung zum Projektplan. Immerhin ist im Voraus klar, dass Sie beim Delegieren in diesem Format höchstwahrscheinlich schuld sind, egal was Sie tun (und der Ausführungsalgorithmus nicht derselbe war und die Implementierung nicht so organisiert war, und die Ergebnisse sind unbefriedigend).
• Klarheit darüber, wer für die Koordination der Akteure und für alle Projektarbeiten zuständig ist.
• Mehr Möglichkeiten, vom Vorgesetzten eine positive Bewertung für Ihre Arbeit zu erhalten, und das sind: Perspektiven Laufbahnentwicklung, Erhöhung der Geldprämie usw.

Jetzt üben. Es geht um konkrete Aktionen im Rahmen von Schritt-für-Schritt-Algorithmus Projektvorbereitung und -management.

1. Benennen Sie einen Projekteigentümer

Der Projektverantwortliche (Projektleiter) muss anwesend sein Singular. Befreien Sie sich von den "Komitees" hier, Hauptversammlungen, kollegiale Entscheidungen und andere Technologien, die die Verantwortung „verwischen“.

In einem der Unternehmen wurde beispielsweise regelmäßig das Projekt „Banner zeichnen“ durchgeführt. Die verantwortliche Person musste die endgültige Version mit mehr als fünf Personen genehmigen, nach den Kommentaren von jedem von ihnen mussten Änderungen am Banner vorgenommen werden.

Was ist am Ende passiert? Zur Frage des Managers: Warum steht so etwas im Banner?„Die vorhergesagte Antwort wurde erhalten“ Dieses Ding wurde von einem der Mitwirkenden vorgeschlagen". Da alle Ergänzungen von uns fünf in drei Sitzungen diskutiert wurden und ohne Protokoll zu führen, konnte sich niemand erinnern, wer und wann der Vorschlag gemacht wurde. Und mehr noch: Wer ist für die Annahme verantwortlich?

Dieses Ding wurde von einem der Mitwirkenden vorgeschlagen!

Wie ist der Prozess in diesem Fall zu organisieren? Benennen Sie nur einen Verantwortlichen. Andere interessierte Personen geben Empfehlungen und sie werden festgelegt, aber gleichzeitig bestimmt der Verantwortliche, ob er darauf reagiert oder nicht. Basierend auf dem Ergebnis der Arbeit und wie der Verantwortliche mit wirklich wertvollen Empfehlungen gehandelt hat, wird seine fachliche Eignung zur Leitung dieses Projekts beurteilt.

Daraus folgt, dass bei der Auswahl eines Projektverantwortlichen sowohl seine aktuelle Qualifikation als auch der Bereich der nächsten Entwicklung berücksichtigt werden müssen. Korrelieren Sie sie mit der Kritikalität der Qualität des Prozesses + dem Ergebnis und dem Zeitpunkt der Aufgabe. Entscheiden Sie nach Abwägen der Vor- und Nachteile Grad der Beteiligung Projektleiter für folgendes vorbereitende Phasen (Möglichkeiten: insgesamt mit den meisten wichtige Werke, durch die Hände der Mitarbeiter zwecks Schulung, Erstellung von Plänen und Kontrolle - der Rest wird nur von den Ausführenden erledigt).

2. Definieren Sie die Ziele des Projekts

Eine wichtige Etappe, die wie üblich in Eile übersprungen wird, um schneller zur Arbeit zu kommen.

Ziel des Projekts- Dies ist das Ergebnis, das Sie als Ergebnis der Arbeit erhalten müssen. VK. Tarasov sagt: Der Sinn jeder Aktivität liegt außerhalb ihrer Grenzen.". Daher ist das Ziel des Projekts natürlich ein anderes als „das Projekt abzuschließen“.

Der Sinn jeder Aktivität liegt außerhalb ihrer Grenzen.

In der Praxis sieht es so aus. Das Ziel des Projekts „CRM implementieren“ unterscheidet sich von „CRM implementieren“ und sollte in etwa so lauten: „ Erstellen Sie eine Kundendatenbank und interagieren Sie mit ihnen in formalisierter Form, um den Umsatz zu steigern und die persönliche Abhängigkeit zu verringern”.

Es ist auch nützlich, Unterziele für das Projekt zu definieren, geleitet von dem Prinzip, dass die richtige Lösung auf dem Weg "schließt", und einigen anderen damit verbundenen Aufgaben. Durch die richtige Implementierung von CRM können Sie beispielsweise auch das Problem der Zeitersparnis bei der Erfassung von Interaktionen mit Kunden lösen (automatische Aufzeichnung von Telefongesprächen und Speicherung von Korrespondenz).

3. Projekterfolgskriterien festlegen

Die klassischen Erfolgskriterien sind die Einhaltung bzw. Tolerierung wichtiger Projektparameter. Hat das Projekt wichtige und zusätzliche Ziele erreicht? Wurde das Projekt termingerecht und innerhalb der ursprünglich zugewiesenen Ressourcen abgeschlossen?

Wenn eine Antwort eingeht Nein Mindestens einer der den Ergebnissen des Projekts folgenden Fragestellungen muss eine Analyse der Ursachen und Maßnahmenvorschläge folgen, um solche Abweichungen in Zukunft möglichst zu vermeiden.

Es ist wichtig, die Kriterien so zu formulieren, dass der Projektleiter versteht, wie seine Arbeit bewertet wird.

4. Identifizieren Sie Risiken und Chancen. Denken Sie darüber nach, wie Sie Risiken vorbeugen und darauf reagieren und wie Sie Chancen nutzen können

Arbeiten Sie mit Risiken in zwei Ansätzen. Die erste ist vor der Erstellung eines Projektplans. Die zweite - nach der Zusammenstellung, wenn die Liste der Risiken durch die Klärung spezifischer Maßnahmen zur Erfüllung der Aufgabe ergänzt werden kann.

Ich empfehle, Risiken und Chancen anhand einer klassischen SWOT-Analyse zu identifizieren. Detaillierte Beschreibung Siehe den Link für die Methode. Kurz gesagt: Im Rahmen der SWOT-Analyse müssen Sie eine Tabelle zeichnen, in deren Zellen Sie schreiben:

• Innere Stärken(Unternehmensinterne Faktoren, die die Wahrscheinlichkeit des Projekterfolgs erhöhen. Die Antwort auf die Frage „Was ist die Stärke, Bruder?“) - beziehen sich auf Chancen.
• Interne Schwächen(interne Faktoren seitens des Unternehmens/Erfahrung/Technologie usw., die das Projekt „schwächen“ oder negativ beeinflussen können) - beziehen sich auf Risiken.
• Äußere Stärken (externe Faktoren die die Wahrscheinlichkeit erhöhen und dem Projekt helfen und/oder helfen können) - beziehen sich auf Chancen. Zum Beispiel im Projekt Implementierung von CRM„Viel Wettbewerb auf diesem Markt ermöglicht es Ihnen, einen Auftragnehmer auf der Grundlage des Preis-Leistungs-Verhältnisses auszuwählen, d.h. Erzielen Sie qualitativ hochwertige Arbeit ohne „Platz“-Investitionen.
• äußere Schwächen(externe Faktoren in Bezug auf das Unternehmen, die Risiken für das Projekt tragen) - beziehen sich auf Risiken. Dies ist beispielsweise für ein CRM-Implementierungsprojekt Software, für die es schwierig ist, Auftragnehmer zu finden + Mangel an regelmäßigen und schnelle Entwicklung Produkt.

Risikomanagement-Algorithmus

Schreiben Sie auf der Grundlage der Ergebnisse der Zusammenstellung der SWOT-Analysetabelle zuerst nacheinander für jede auf Risiko(Ordnen Sie sie nach Kritikalität und Eintrittswahrscheinlichkeit):

1. zu ergreifende Maßnahmen, um die Wahrscheinlichkeit ihres Auftretens zu minimieren;
2. zu ergreifende Maßnahmen, wenn das Ereignis eintritt.

Beide Punkte sollten in den Projektarbeitsplan aufgenommen werden. Aber lassen Sie sich nicht hinreißen, es ist unwahrscheinlich, dass der Manager Ihren edlen Impuls zu schätzen weiß, wenn Sie ihm zehn Seiten zur Ausarbeitung des Risikos eines „plötzlichen Atomschlags“ für das Projekt „Implementierung von CRM“ zur Verfügung stellen.

Opportunity-Algorithmus

Jetzt ist es Zeit für Gelegenheiten. Schreiben Sie für jede davon der Reihe nach auf (Ordnen Sie die Möglichkeiten nach dem Grad der Nützlichkeit und der Wahrscheinlichkeit ihres Auftretens):

• Maßnahmen, die ergriffen werden müssen, um diese Gelegenheit zu nutzen und/oder die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass diese Gelegenheit eintritt;
• Aktionen, die geplant sind, wenn sich die Gelegenheit „offen“ lässt.

Eine typische Gelegenheit beim Kauf von Software (und nicht nur!) ist es, eine Frage zu stellen: „ Laufen gerade Aktionen? Welche Aktionen sind für die nächsten 2 Wochen geplant?„Wenn Sie einen Projektplan erstellen, ergänzen Sie ihn mit den daraus resultierenden Maßnahmen.

Schlussfolgerungen aus der SWOT-Analyse

Basierend auf den Ergebnissen der Risiko- und Chancenstudie empfehle ich, in den Schlussfolgerungen kurz aufzulisten „ die gefährlichsten Risiken" und " die tollsten Möglichkeiten” + um festzustellen, ob es sich überhaupt lohnt, an dem Projekt weiterzuarbeiten, oder ob die Risiken so groß sind, dass es sofort abgeschlossen oder auf bessere Zeiten verschoben werden muss.

5. Erstellen Sie einen detaillierten Arbeitsplan für das Projekt (Gesamtzerlegung)

Ich erinnere mich nicht, wer gesagt hat, dass „die Qualität des Plans das Ergebnis der Arbeit zu 70 % bestimmt“, aber meine Erfahrung zeigt die Gültigkeit dieses Sprichworts. Kein Wunder, dass ich im Titel den Begriff „totale Zersetzung“ verwendet habe. Es versteht sich, dass jeder Punkt im Plan so detailliert wie möglich beschrieben wird. Wenn es für einen der Arbeitsschritte eine Vorschrift oder Grundsätze für die Durchführung von Arbeiten gibt, müssen diese neben dem entsprechenden Punkt im Arbeitsplan referenziert werden.

Die Qualität des Plans wird zu 70 % durch das Ergebnis der Arbeit bestimmt

Wenn die Ergebnisse des Projekts in anderen Projekten verwendet werden oder das Projekt regelmäßig wiederholt wird, ergänzen Sie den Plan unbedingt um einen Absatz über die Notwendigkeit, Vorschriften und Anweisungen auf der Grundlage der Ergebnisse des Projekts zu entwickeln.

Planen Sie sofort Zwischenkontrollarbeiten an wichtigen Punkten im Projektplan ein. Kernpunkt- eine Aufgabe, bei deren Fehlern und / oder fehlerhafter Ausführung es teuer und / oder schwierig ist, etwas zu ändern, oder die mit hoher Wahrscheinlichkeit unangenehme Folgen haben kann. Mit anderen Worten, dies ist der Punkt des Risikos.

Eine der wichtigsten Eigenschaften des Plans (Entschuldigung für die Banalität!) - nachdem sie sich damit vertraut gemacht haben, sollten die Darsteller verstehen, was sie tun müssen.

Wie man einen Plan macht, wenn das Projekt sehr umständlich ist

Es gibt Einzelfälle. wenn das Projekt sehr komplex und umfangreich ist (das sogenannte Superprojekt oder langfristige Programm). Ein klassisches Beispiel für ein solches Projekt ist die „Website-Entwicklung“.

Hier können wir eine große Hilfe sein. Denkkarten. Mit ihrer Hilfe ist es bequem, nicht offensichtliche Pläne zu entwickeln und komplexe Probleme zu lösen (ich habe im Artikel „) über die Verwendung von Mindmaps und Programmen zu deren Erstellung gesprochen.

Erstellen Sie eine Mindmap für ein Superprojekt. Teilen Sie es in einfachere Teilprojekte auf und „laufen“ Sie diese bereits nach diesem Algorithmus. Beispielsweise kann „Website-Entwicklung“ in Teilprojekte unterteilt werden: „Sammeln und Veröffentlichen von Kundenbewertungen“, „Erstellen eines FAQ-Verzeichnisses“, „Integration mit Mailing-Diensten“ usw.

So wählen Sie einen Planer aus

Mir wird oft die Frage gestellt: Und wer soll den Plan erstellen, der Manager oder der mit dem Projekt betraute Untergebene?“ Bei der Auswahl „wer macht den Plan“ ist es ratsam, sowohl die Qualifikationen als auch den Bereich der unmittelbaren Entwicklung des Untergebenen zu berücksichtigen.

Wenn jemand vorher keine Pläne gemacht hat, dann kann man nicht erwarten, dass es ihm beim ersten Mal zumindest „zufriedenstellend“ gelingt. Empfehlung für Führungskräfte: lehren und helfen Mitarbeiter, um die Technologie zur Erstellung von Projektplänen zu beherrschen.

Wenn die Position und Notwendigkeit den Mitarbeiter verpflichtet, aber aufgrund mangelnder Begabung oder Faulheit keine positive Dynamik vorhanden ist, ist eine solche Person für eine professionelle Arbeit leider ungeeignet. Was damit zu tun ist, erzähle ich in "".

Ich erinnere Sie daran, dass es nach den Ergebnissen der Planerstellung notwendig ist, die Liste der Risiken zu aktualisieren.

6. Erstellen Sie eine Liste der wichtigsten Projektdokumente

Die Liste kann sowohl abgeschlossene als auch laufende Projekte enthalten, teilweise mit Bezug zum Thema, und Dokumente, deren Informationen im globalen Sinne sehr nützlich sein können (was für einen bestimmten Punkt des Plans nützlich ist, sollte dort angegeben werden). Links zu zuvor entwickelten Materialien müssen ebenfalls vorhanden sein.

Zum Beispiel starten Sie ein Projekt „Erstellen eines Systems zur Kundengewinnung aus dem Internet“ (in diesem Fall können wir Ihnen übrigens im Rahmen der Dienstleistung „“) helfen, einen guten und korrekten Projektplan zu erstellen. Hier wäre es richtig, in die Liste der Schlüsseldokumente aufzunehmen: den aktuellen Verkaufsalgorithmus, einen Link zu früheren Arbeitsberichten von Auftragnehmern, Ergebnisse Marktforschung usw.

7. Ermitteln Sie die Menge der erforderlichen Ressourcen und weisen Sie sie dem Projektmanager zu

Ja, jetzt, da Sie einen detaillierten Plan haben, ist die Bestimmung der benötigten Ressourcen eine Frage der Technik (ganz anders als die „out of the box“-Methode, nicht wahr?).

Stellen Sie sicher, dass Sie dem Projektmanager die erforderlichen Ressourcen zuweisen. Phrase " Mit Ressourcen weiß jeder Narr wie, und Sie finden alles selbst” garantiert sicherlich scheitern. Wenn dies in Ihrem Unternehmen der Fall ist, versuchen Sie es mit der „Auswertung der Ergebnisse und der org. Ergebnisse". Sind Sie mit den Ergebnissen zufrieden? Herzlichen Glückwunsch, Sie sind ein Zauberer der Stufe 80 und können Goldbarren „aus Scheiße und Staub“ formen. Schließen Sie den Artikel sofort, es schadet Ihnen nur :-)

8. Zwischenergebnisse und Vereinbarungen im Projektprotokoll festhalten

Projekt-LOG- Dies ist der Ort, an dem Sie die Zwischenergebnisse des Projekts (wenn alles im Aufgabeneinstellungssystem formalisiert ist, Verknüpfungen zu ihnen festlegen), wichtige Vereinbarungen, Änderungen der Ressourcen und andere Parameter aufzeichnen müssen.

Beispielsweise haben Sie sich im Rahmen des CRM-Implementierungsprojekts entschieden, verschiedene Services zu prüfen, die Ergebnisse in einem separaten Dokument festgehalten und mit dem CEO besprochen. Die endgültige Entscheidung und die Grundsätze, an denen sich der CEO orientiert hat, müssen im Projektprotokoll festgehalten werden. Andernfalls, verstehen Sie selbst, wird niemand „die Enden finden“.

9. Projekt starten, verwalten und kontrollieren

Das Projekt vor dem Start kann in mehrere Phasen unterteilt werden. Je nach Umfang übergibt der Projektleiter einen Teil der Aufgaben oder alle einer der Phasen (oder vielleicht alle auf einmal) in formalisierter Form an das Aufgabenstellungssystem (z. B. Bitrix24).

Die beste Kontrolle seitens des Führers ist vorläufig, d.h. auf der Ebene der Zielsetzung, der Bewertung von Risiken und Chancen und natürlich der Erstellung eines Arbeitsplans.

Checkpoints für Anfänger innerhalb vorläufige Kontrolle können nach jeder der Stufen angesiedelt werden, für „Fortgeschrittene“ nach Erstellung eines Arbeitsplans und für „Bison“ ist auch freies Schwimmen möglich, wenn ihre Kompetenzen durch zuvor abgeschlossene Arbeiten wiederholt bestätigt wurden.

Bessere Überwachung durch den Manager - vorläufig

Ja, in der Phase der Bewertung der Qualität des Arbeitsplans und der Risiken kann zusätzliche Zeit des Managers aufgewendet werden. Aber das ist es "Goldener Schlüssel", die ich am Anfang des Artikels erwähnt habe. Aber bei der Ausführung der Arbeit wird sowohl für den Manager als auch für den Untergebenen viel mehr Zeit gespart!

Diese Steuerung ist natürlich nicht beschränkt. Sowohl der Projektleiter als auch sein direkter Vorgesetzter müssen und durchführen Zwischenkontrolle(Denken Sie an „Schlüsselpunkte“ und geplante Zwischenkontrollen während der Arbeitsplanphase). Bewerten Sie sowohl die Dynamik des Projekts, die Einhaltung der festgelegten Parameter als auch auftretende Probleme und die Methoden zu ihrer Bewältigung.

10. Finale. Analysieren Sie Ergebnisse und korrigieren Sie Fehler

Wer keine Analyse durchführt und nicht an Fehlern arbeitet, tritt immer wieder auf denselben Rechen. Analysieren und dokumentieren Sie im Rahmen der Endkontrolle Folgendes im Projektprotokoll:

1. Die Qualität des Ergebnisses und die Einhaltung der formulierten Standards. Gibt es Abweichungen? Warum und was ist der Grund für ihr Auftreten? Welche Maßnahmen sollten ergriffen werden, um sie in anderen Arbeiten und Projekten zu verhindern? Lesen Sie mehr über Bewertungsmethoden im Artikel „“.
2. Fehler und Schwierigkeiten, die im Nachhinein aufgetreten sind, und die zu ihrer Lösung ergriffenen Maßnahmen. Warum konnten sie nicht vermieden werden? Wie kann man sie bei anderen Projekten und Jobs vermeiden? Welche Regelungen müssen erstellt und / oder in bestehenden geändert werden?
3. Welche Schwierigkeiten und Fehler wurden vermieden? Wieso den? Wie kann man sie auch bei anderen Projekten vermeiden?
4. Chancen und Erfolge in der Projektarbeit genutzt. Was hat sie verursacht? Wie hast du es geschafft, es zu benutzen? Wie in anderen Arbeiten und Projekten verwenden? Welche Regelungen müssen erstellt und / oder in bestehenden geändert werden?
5. Welche Funktionen waren nicht verfügbar? Aus welchen Gründen? Wie in anderen Arbeiten und Projekten verwenden? Welche Regelungen müssen erstellt und / oder in bestehenden geändert werden?

Nach der Fixierung und Analyse der Ergebnisse übermittelt der Projektmanager das Ergebnis an den Task-Manager, der tatsächlich auswählt, wo das Komma im Satz „ ermutigen nicht bestrafen”.

Welche Software für das Projektmanagement verwenden

Wenn Sie gerade zum Projektmanagement wechseln, empfehle ich die folgende Methode:

1. Verwenden Sie für alle oben genannten Aufgaben eine GoogleDocs-Datei (andere Online-Texteditoren funktionieren auch). Es ist sehr bequem, die Risiken und den Arbeitsplan mit dem Dokumentkommentarsystem zu besprechen und es gleichzeitig zu bearbeiten / zu ergänzen. Wenn ein Projektplan schwierig zu erstellen ist, greifen Sie auf die Hilfe von Mindmaps zurück. Teilen Sie ein großes Projekt in mehrere Teilprojekte auf.
2. Übertragen Sie Aufgaben aus dem Plan in das Aufgabeneinstellungssystem (wir verwenden dafür Bitrix24). Steuerzeit und andere Aufgabenparameter in diesem System. Bitrix24 hat die Fähigkeit, Verbindungen zwischen Aufgaben herzustellen und Aufgaben der zweiten und dritten Ebene (Unteraufgaben) zu erstellen.

• Eine der Optionen zum Betreten des Systems. Erstellen Sie eine „Root“-Aufgabe für das gesamte Projekt, weisen Sie einen verantwortlichen Projektmanager zu. Unteraufgaben entsprechend der Anzahl der Etappen mit demselben Verantwortlichen machen. Fügen Sie als Nächstes für die neu erstellten Teilaufgaben Teilaufgaben der zweiten Ebene hinzu, die den Elementen im Projektplan entsprechen, und weisen Sie verantwortliche Personen und die geplante Zeit für die Fertigstellung zu.
• Tragen Sie Steuerungsaufgaben auch in das Aufgabenstellungssystem ein!

Bonus für aufmerksame Leser: Vorlage „Project Log“!

Sie möchten eine Mustervorlage für ein „Projektprotokoll“ mit ausgearbeiteter Gliederung erhalten: Ziele, SWOT-Analyse, Plan, Zusammenfassung?

Komplett 2 einfache Schritte:
1) Hinterlasse einen Kommentar zum Artikel ganz unten, wie im Screenshot unter dem Link: https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV (Schreiben Sie kurz, wie Sie Projekte und komplexe Aufgaben bewältigen? Auf welche Schwierigkeiten sind Sie gestoßen? Bitte begründen Sie Ihre Antwort. Wenn Wenn Sie möchten, fügen Sie Fragen zu Ihrem Kommentar hinzu).

2) Senden Sie eine Anfrage um ein Dokument über meine persönlichen Konten zu erhalten in soziale Netzwerke(per Privatnachricht):

Unter dem Strich oder wie eine Führungskraft von endloser und nutzloser Arbeit befreit werden kann

Die ultimative Aufgabe des Leiters ist: Jeder der Untergebenen muss komponieren können detaillierte Pläne Arbeit an Projekten und zusammengesetzten Aufgaben(außer gering qualifiziertes Linienpersonal: Putzfrau, Merchandiser, Callcenter-Betreiber etc.) und natürlich so steuern, dass ein positives Ergebnis erzielt wird (Projektziele innerhalb der Ressourcen).

Das ersparen Sie sich einen endlosen Strom operativer Aufgaben, Fragen von Untergebenen und Probleme, die auf nichts anderem als einem Haufen hereinkommen.

Basierend auf den Ergebnissen des Lesens dieses Artikels liegen die Werkzeuge für die Arbeit mit Projekten und zusammengesetzten Aufgaben in Ihren Händen!

Wo fange ich an, wenn ich mit der Arbeit an einem Projekt beginne, wie verliere ich mich nicht in der Masse an Daten, berücksichtige die Interessen aller Beteiligten? Victor Stepanov, Leiter des Projektbüros der Izovac-Holding, Coach der Firma BusinessTools, Experte im Bereich Projektmanagement, sprach über die notwendigen Maßnahmen zu Beginn des Projekts. Sie helfen Ihnen, sich effektiv auf die Arbeit vorzubereiten und Ergebnisse zu erzielen.

1. Bestimmen Sie den Eigentümer des Projekts

Ganz am Anfang sollten Sie die Frage beantworten: an wen und warum Brauchen Sie dieses Projekt? Bei einem externen Kunden ist alles einfach - es gibt dort einen bestimmten Kunden. Bei internen Projekten ist der Hauptbeteiligte der Projekteigentümer.

In der Literatur wird er auch als Sponsor oder Kunde bezeichnet. All dies sind Synonyme und bezeichnen die Person, für die das Projekt durchgeführt wird. Ich betone: das ist Menschlich , und nicht Firma, Geschäft oder Gesellschaft.

Sie können den Eigentümer des Projekts an zwei Zeichen erkennen: Das Projekt löst ein Problem dieser Person, und er selbst kann über das Schicksal des Projekts entscheiden (es „grünes Licht“ geben oder es stoppen). Bis Sie verstehen, für wen Sie das Projekt durchführen, können Sie nicht einmal mit der Arbeit beginnen: Ohne einen begeisterten Eigentümer ist das Projekt zum Scheitern verurteilt. Früher oder später wird das Interesse an ihm schwinden.

2. Wir identifizieren alle Interessenten

In jedem Projekt gibt es neben dem Eigentümer solche obligatorischen Rollen wie:

• Initiator,
• Projektmanager,
• Endverbraucher.

Es gibt auch Mitglieder des Projektteams, ihre Leiter (Projekte sind selten auf eine Abteilung des Unternehmens beschränkt), den Programmmanager (wenn das Projekt Teil eines strategischen Programms ist), Lieferanten und Auftragnehmer, externe Controller - mit einem Wort, alle, deren Interessen durch das Projekt berührt werden. In der Projektmethodik werden Stakeholder als „Stakeholder“ bezeichnet. Zudem sind ihre Interessen nicht nur unterschiedlich, sondern oft auch widersprüchlich.

Beispielsweise können die Leiter von Projektteammitgliedern normalerweise nicht so viel Zeit ihrer Mitarbeiter zuteilen, wie der Projektmanager möchte; Lieferanten und Auftragnehmer sind an Preiserhöhungen interessiert, und externe Kontrolleure erlegen bestimmten Kosten oder Aktivitäten ernsthafte Beschränkungen auf.

3. Definieren Sie die Ziele des Projekts

Jedes Projekt ist in erster Linie auf die Ziele seines Eigentümers ausgerichtet. Wenn das Projekt nicht den Interessen eines Lieferanten oder Spezialisten entspricht, wird das Projekt einfach einen anderen Lieferanten oder Spezialisten haben, und das ist keine Tragödie. Aber wenn der Eigentümer des Projekts nicht bekommt, was er braucht, wird das Projekt nicht existieren.

Es ist wichtig, dass der Projektleiter mit dem Projektauftraggeber ausführlich bespricht, warum er das alles braucht, welche Probleme gelöst oder welche Möglichkeiten genutzt werden sollen. Beispiel: Ein Unternehmen entwickelt ein neues Produkt. Warum wird das gemacht? Um mehr an bestehende Kunden zu verkaufen? Oder um neue Kunden zu gewinnen, Risiken zu diversifizieren und Konkurrenten zu verdrängen? Die Antworten auf diese Fragen werden zu Zielen.

4. Bestimmen Sie die Ergebnisse des Projekts

Die Ziele und Ergebnisse des Projektes sind teilweise synonym, denn beides ist für uns erstrebenswert. Aber wenn die Ziele das „Warum“ des Projekts sind, seine treibende Kraft, dann sind die Ergebnisse etwas Konkretes: Dinge, Dokumente, Software, die das Team am Ende des Projekts erhalten soll.

Zum Beispiel bei der Entwicklung eines neuen Produkts (sei es eine Torte mit Füllung) sind die Ergebnisse: das Rezept für die Torte, Kosten, vielleicht Backöfen, wenn sie vorher nicht da waren, die notwendigen Genehmigungen.

Die Verantwortung für die Bereitstellung von Ergebnissen liegt vollständig beim Projektteam. Wenn die Ergebnisse vorliegen und an den Projektauftraggeber übermittelt werden, dann wird er bereits die Ziele des Projekts erreichen. Und es ist völlig normal, wenn das Verständnis für den Erfolg des Projekts erst einige Zeit nach Abschluss kommen kann.

Projektleistungen sind die klare Verpflichtung des Projektteams, während Projektziele sein Leitstern sind. Sie können den falschen Weg gehen, indem Sie den falschen Weg zur Umsetzung des Projekts wählen; Sie können das Projekt jedoch jederzeit "neu starten", indem Sie sich mit seinem Eigentümer auf die neuen Ergebnisse des Projekts einigen und außerdem, dass seine Ziele unverändert bleiben.

5. Projektplanung übernehmen

Wir alle wissen ganz genau, dass niemand die Ideen anderer umsetzen möchte. Pläne, die ohne unsere Beteiligung entwickelt werden, wecken kein Vertrauen in uns: Die Fristen erscheinen unrealistisch, die Herangehensweise an die Lösung von Problemen kann fragwürdig sein. Um einen Plan zu entwickeln, müssen Sie daher nicht alleine, sondern als Team arbeiten.

Ich empfehle diese Technik: Stellen Sie ein Team für einen sogenannten „Planungsworkshop“ zusammen. Verlassen Sie die Wände des Unternehmens in einem separaten Raum (wenn das Projektbudget dies nicht zulässt, können Sie sich bei jemandem zu Hause oder auf dem Land treffen) und widmen Sie den ganzen Tag der Ausarbeitung des Projekts. Bestellen Sie eine Pizza, nehmen Sie große Blätter, Filzstifte und Aufkleber mit - so können Sie mit einer großen Menge unterschiedlicher Informationen arbeiten, ohne abgelenkt zu werden, und verpassen keine wichtigen Details.

Verfeinern Sie Ihre Zielaussagen und Ergebnisse, stürmen Sie verschiedene Ansätze zur Durchführung des Projekts und arbeiten Sie zusammen, um Zeitpläne und Budgets abzuschätzen. Der Tag vergeht wie im Flug, nicht dass Sie einen perfekten Plan bekommen, aber Sie können sicher sein: Das wird die Basis sein, auf der sich das Team bei Ihnen „unterschreibt“.

Übrigens wird dieser Tag dem aufmerksamen Projektleiter viele Informationen darüber geben, wer in seinem Team ist. Inwieweit können diese Menschen anderen zuhören, haben sie eigene Ideen, wozu sind sie bereit für den Projekterfolg, ist auf sie Verlass? Es ist noch nicht zu spät, jetzt „jemanden an Land zu bringen“. Diejenigen, die im Projekt bleiben und das Rückgrat des Teams bilden, müssen klar verstehen, wofür jedes Mitglied des Projektteams verantwortlich ist.

6. Wir erstellen einen Projektauftrag

All dies (Ziele, Ergebnisse, Erfolgskriterien, Verantwortung aller) können Sie im Projektauftrag festhalten. Der fertige Projektauftrag muss von seinem Eigentümer genehmigt werden.

Ist dieses Dokument für jedes Projekt erforderlich? Hier kann ich eine Analogie zwischen dem Start eines Projekts und der Gründung eines Unternehmens ziehen. Heute können Sie ein Unternehmen an einem Tag registrieren, und niemand im Vorstand wird Ihre Satzung auch nur lesen: Die Gründer sind für den Inhalt dieses Dokuments voll verantwortlich. Aber je schlechter die Satzung der eingetragenen Gesellschaft ausgearbeitet ist, desto schwieriger wird das Verfahren in späteren Phasen der Geschäftsentwicklung (sowohl bei Problemen als auch bei Geschäftserfolg).

Daher der Rat: Legen Sie keine Mine unter Ihr Projekt, verhandeln Sie am Ufer. Ich glaube, dass die Charta 80% ihrer Vorteile am Start bringt, weil hilft allen Projektbeteiligten, einander zu verstehen, Unstimmigkeiten zu beseitigen, Verpflichtungen festzulegen.

Natürlich müssen kleine Projekte nicht mit Methoden und Vorgehensweisen überfrachtet werden. Keine Notwendigkeit, einen Projektauftrag für eine Betriebsfeier für ein Dutzend Mitarbeiter zu schreiben. Obwohl es nicht schadet, alle oben beschriebenen Arbeiten im Kopf des Partyorganisators zu erledigen. Dann freuen sich sowohl die Mitarbeiter als auch der Chef.

Viktor Stepanow

Unternehmens- und Investitionsberater, Projektleiter. Autor und Moderator einer Reihe von Projektmanagement-Seminaren, einschließlich des Advanced Professional Manager-Kurses.

Erfahrung Unternehmensprogramme Lernen Projektansatz und Werkzeuge Projektmanagement: Gamestream (Wargaming), Velcom, Milavitsa, Santa Bremor usw.

Jeden Tag beschäftigen wir uns mit einer großen Anzahl von Fällen, treffen ständig Entscheidungen und suchen nach neuen Möglichkeiten, um unsere Ziele zu erreichen. Im Alltag denken die Menschen nicht einmal daran, dass sie ständig mit der Entwicklung von Projekten beschäftigt sind. Es geschieht unbewusst. Oft hat jedoch derjenige, der glaubt, einen echten bauen zu können, tatsächlich unnötige Arbeit geleistet. Um Ihre Bemühungen auf die notwendigen Maßnahmen zu konzentrieren und das gewünschte Ergebnis zu erzielen, müssen Sie den Designprozess kennen.

Was ist ein Projekt

Es ist unmöglich, ein Projekt als Idee oder Idee zu bezeichnen, die nicht verwirklicht werden kann. Dies ist ein spezifischer Mechanismus, dessen Zweck es ist, das gesetzte Ziel zu erreichen und die Entwicklung in die Praxis umzusetzen. Also, die Zeichen des Projekts:

• Es gibt ein bestimmtes Startdatum für den Designprozess.
• Wenn die Phasen der Projektentwicklung abgeschlossen sind, ist es notwendig, im Kalender oder in den Dokumenten, falls vorhanden, das Datum des Abschlusses der Arbeiten zu vermerken oder das Endergebnis vorzustellen.
• Das Endergebnis des Designs sollte neu, bisher unbekannt sein. Es ist nicht erforderlich, vollständige Eindeutigkeit zu erreichen. Es reicht aus, dass das Ergebnis eine Entdeckung für die Mitglieder des Teams ist, das an dem Projekt arbeitet.
• Für die Entwicklung eines Projekts werden bestimmte Ressourcen benötigt. Sie sind immer begrenzt.

Jetzt können wir sagen: Entwerfen heißt Wohnung bauen, Job suchen, Fremdsprache lernen, in einen anderen Tagesablauf wechseln. Die Phasen der Projektentwicklung sind jeweils einzigartig, aber wenn Sie Ihre Idee verwirklichen, sie zum Leben erwecken können, dann ist es viel einfacher, alle Schwierigkeiten als Phasen der Umsetzung zu betrachten, die Sie noch höher erklimmen werden.

Es gibt mehrere Arten von Forschung. Sie unterscheiden sich in unterschiedlichen Eigenschaften voneinander.

Projektphasen: allgemeine Merkmale

Obwohl es viele Arten von Projekten gibt, wird jedes nach einem bestimmten Schema umgesetzt. Im Allgemeinen läuft der Designprozess wie folgt ab:

• Die Idee wird analysiert, der Projektplan entwickelt.
• Der Projektleiter wird ausgewählt.
• Designziele sind klar definiert und berücksichtigen alle möglichen Einschränkungen.
• Designbeteiligte werden identifiziert.
• Der Beginn der Arbeiten und der geplante Umfang des Projekts werden festgelegt.
• Sind bestimmt mögliche Risiken und Folgen.
• Am Ziel wird gearbeitet.
• Probleme, die während der Arbeit aufgetreten sind, werden beseitigt.
• Das Endergebnis des Projekts wird analysiert.
• Das Ergebnis wird dem Management präsentiert.
• Es erfolgt eine Bewertung des Endergebnisses und der Arbeit der Teilnehmer.

Je nach Art der Gestaltung kann dieser Plan für bestimmte Zwecke angepasst werden. Neue Arbeitsschritte am Projekt können eingeführt oder bestehende eliminiert werden, wenn sie nicht benötigt werden.

Schulprojektentwicklung

Ein Schulprojekt ist in der Regel kein Dauerjob. Die Studierenden müssen sich als fähige und zielstrebige Menschen erweisen, die wissen, wie man einen Kompromiss findet. Die Phasen des Projekts in der Schule sind wie folgt:

• Vorbereitung auf die Arbeit. In dieser Phase wird die Aufgabe formuliert und ein Gestaltungsplan entwickelt.
• Die Aufgaben des Projekts werden gebildet, jeder Teilnehmer bietet seine eigenen Ideen an, die zum Erreichen des Ziels beitragen.
• Festlegung der Methode zur Sammlung der erforderlichen Informationen, Verteilung der Aufgaben auf alle Projektbeteiligten.
• Sammlung von Informationen, deren Analyse, Umsetzung von Designaufgaben.
• Formulierung relevanter Schlussfolgerungen.
• Vorbereitung auf die Verteidigung Design-Arbeit.
• Präsentation des Ergebnisses der Aktivität vor dem Lehrer, Schutz der Arbeit.

Nach Verteidigung der Projektarbeit gibt die Lehrkraft eine angemessene Bewertung ab, die vom Grad der Erreichung des Gestaltungsziels, der Arbeit aller Studienbeteiligten, der Komplexität des Themas und der Fähigkeit, ihre Ergebnisse in der Gesellschaft zu präsentieren, abhängt.

Schulforschung ist die einfachste Form der Arbeit, bei der die Schüler gerade erst anfangen, die Grundlagen der Arbeit zu verstehen eigene Idee. Die Arbeitsphasen des Projekts stellen keine bestimmten Berechnungen dar, was über das Tätigkeitsfeld der Investitionen nicht gesagt werden kann.

Entwicklung eines Investitionsvorhabens

Ein Investitionsprojekt impliziert, dass seine Teilnehmer ein gewisses finanzielles Risiko in Kauf nehmen, da die Umsetzung bestimmte Investitionen erfordert. Es hängt nur von der Person ab, ob sie dazu bereit ist. sind:

• Vorinvestitionsphase. Es umfasst alle vorbereitenden Aktivitäten, einschließlich der Überprüfung der Hauptidee, der Planung, der Zuweisung bestimmter finanzieller Ressourcen, der Auswahl eines Forschungsstandorts, des Abschlusses einer Vereinbarung mit einer Organisation, der Entwicklung technischer Ausrüstung, der Entwicklung und Genehmigung bestimmter Dokumentationen, der Einholung der Genehmigung das Projekt umsetzen und relevante Dokumente genehmigen. Diese Phase wird angepasst, wenn der Investor etwas ändern möchte.
• Investitionsphase. Es umfasst die direkte Ausführung von Arbeiten, einschließlich Installation, Herstellung von Mustern und zugehörigen Komponenten. In dieser Zeit erfolgt die Umsetzung der Idee in die Realität.
• Die operative Schlussphase der Projektarbeit umfasst die Umsetzung der Idee in die Praxis. Die Phase umfasst auch die Berechnung aller wirtschaftlichen Kennzahlen und Prognosen.

Dies sind die Hauptphasen des Projekts. Sie können mit einigen Aktionen ergänzt werden, wenn der Investor dies wünscht oder wenn die Idee in die Praxis umgesetzt werden muss. Die Umsetzung eines Investitionsvorhabens ist eine komplexe Aufgabe, deren erfolgreiche Umsetzung nur Menschen mit besonderer Ausbildung und unternehmerischen Fähigkeiten möglich ist.

Es gibt eine andere Art von Projekt - kreativ. Seine Entwicklung verläuft auch nach bestimmten Stadien.

Kreative Projektentwicklung

Ein kreatives Projekt ist genauso viel Forschung wie ein Investitionsprojekt. Es gibt jedoch einen Unterschied, nämlich dass das Endergebnis ein fertiges Produkt sein muss. muss in der Lage sein, seine Gedanken und Ideen in die Realität umzusetzen, damit seine Fähigkeiten nicht nutzlos bleiben. Dazu müssen Sie die Fähigkeiten des Designs beherrschen. Die Phasen eines kreativen Projekts sind wie folgt:

• Auswahl eines Gestaltungsthemas, Festlegung von Zielen und relevanten Aufgaben.
• Setzen Sie alle möglichen Einschränkungen.
• Ermittlung der benötigten Ressourcen.
• Sammeln der notwendigen Informationen.
• Erstellen eines Gestaltungsplans.
• Herstellung des Produkts unter Berücksichtigung aller oben genannten Faktoren.
• Bewertung des fertigen Produkts.
• Analyse der Ergebnisse.
• Forschungsunterlagen.
• Projektschutz.

Jeder Kreative sieht diese Phasen des Projekts auf seine eigene Weise. Daher ist es nicht notwendig, die Anweisungen strikt zu befolgen. Es reicht nur in allgemein gesagt diese Anforderungen übernehmen.

Projekt-Design

Jedes Projekt muss richtig geplant werden. Dazu wird jeder Aspekt der Studie in gedruckter Form dargestellt. Die Anforderungen an den Text sind:

• Das Vorhandensein von Überschriften und Unterabschnitten.
• Beschreibung des Studiengangs.
• Das Vorhandensein von Schlussfolgerungen.
• Beschreibung des Forschungsergebnisses.
• Das Vorhandensein von Anwendungen, die Zeichnungen, Fotos, Grafiken, Diagramme usw. sein können.

Nach dem Entwurf des Projekts beginnt die Schutzphase.

Projektschutz

Der Schutz ist der letzte, der die Begründung für die Ergebnisse der Studie gegenüber dem Kunden, Käufer oder der Öffentlichkeit umfasst. Um eine Genehmigung zu erhalten, reicht in der Regel eine kurze und kompetente Geschichte über den Fortschritt der Studie, die durch Grafiken, Zeichnungen und eine Präsentation unterstützt wird. Denken Sie daran, dass die Wahrnehmung Ihrer Arbeit durch andere von dieser Phase abhängt.

Ergebnisse

Daher ist das Design eine lange Arbeit an der Hauptidee. Wenn Sie die Kraft in sich spüren, Ihre Idee zu verwirklichen, beginnen Sie, ein Team zu rekrutieren und Ihre Ideen zum Leben zu erwecken. Die beschriebenen Phasen des Projekts sind Ihre Richtlinie. Harte Arbeit wird Ihnen helfen, Ihr Ziel zu erreichen.

Schritte von "A" bis "Z" für Anfänger und Fortgeschrittene

Projekt: eine Reihe geplanter Maßnahmen zur Lösung des Problems einer bestimmten Zielgruppe, zeitlich begrenzt und mit konkreten Ergebnissen.

Soziales Projekt: ein echtes Aktionsprogramm, dessen Zweck es ist, den Strom zu lösen soziales Problem in der Gesellschaft und Aufgaben - für positive Ergebnisse und Veränderungen in der Gesellschaft.

Die wichtigsten Anforderungen, die das Projekt erfüllen muss:

Relevanz- der Grund, die Gründe für die Durchführung des Projekts müssen den Anforderungen der Zeit, einer eigenen Zielgruppe oder anderen Aspekten entsprechen, die die Entstehung der Projektidee erklären;

Zeit– das Projekt muss zeitlich begrenzt sein;

Ressourcen- das Projekt sollte eine klare Beschreibung der Bedürfnisse enthalten;

Bewertung von Qualität und Ergebnissen- Die Skala zur Bewertung der Wirksamkeit des Projekts richtet sich nach Ihren Zielen, aber die angestrebten Ergebnisse müssen klar, analysierbar und nachvollziehbar sein.

Projekte sind einfach und komplex, kurzfristig und langfristig, mit einem begrenzten und soliden Budget, riskanten und gut verwalteten Risiken, mit unterschiedlichen Ergebnissen. In jedem Fall zielt das Projekt auf die Lösung eines konkreten Problems ab. Das Projekt muss systematisch, logisch und angemessen sein, d.h. jeder Abschnitt muss allen anderen entsprechen (Aufgaben müssen dem Ziel entsprechen, der Mechanismus muss den Zielen und Zielen entsprechen, das Budget muss den Zielen, Zielen und dem Mechanismus entsprechen , etc.).

Wie schreibe und reiche ich ein Projekt ein? Schritte von „A“ bis „Z“

Schritt #1: Entscheiden Sie sich für eine Idee, analysieren Sie das Problem.

Was würdest du gerne Ändern?

Was und auf welche Weise (im allgemeinsten Sinne) möchten Sie erreichen?

Welches Problem möchten Sie lösen?

Antwort notiert → weiter zur Definition der Kugel Projektaktivitäten, um das Problem zu identifizieren, an dem Sie arbeiten werden.
Wir haben das Problem analysiert → festgestellt, was Sie ändern möchten → eine Projektidee ist entstanden → wir sind zur Detaillierung und Beschreibung des Projekts übergegangen.

Schritt Nr. 2: Schreiben Sie das Ziel des Projekts auf.

Ziel- eine allgemeine Beschreibung der beabsichtigten Ergebnisse und Erwartungen, des höchsten Leistungsziels, das die Organisation während der Durchführung des Projekts anstrebt. Ein Ziel ist eine Vorgehensweise, um ein gewünschtes Ergebnis zu erreichen.

Das Ziel sollte so formuliert werden, dass seine Erreichung das aufgetretene Problem vollständig löst. Die Zielaussage sollte auf der Problemaussage basieren. Man kann sagen, dass das Ziel das umgekehrte Problem ist.

Stellen Sie Fragen zum Zweck Ihres Projekts:

Gibt es einen genauen Ausdruck dessen, was genau das Ergebnis des Projekts sein soll?

Werden wir die Ergebnisse des Projekts als Ganzes und seiner einzelnen Teile sehen und messen können?

Ist das gesetzte Ziel realistisch? Ist es möglich, das erklärte Ziel mit den verfügbaren Ressourcen zu erreichen?

Welcher Nutzen oder Nutzen wird durch das Erreichen des Ziels durch das Projektteam, andere interessierte Parteien erzielt?

Schritt 3: Schreiben Sie die Aufgaben des Projekts.

Projektziele- das sind konkrete Schritte, die unternommen werden müssen, um die bestehende Situation zum Besseren zu verändern, das sind Schritte, um das Ziel zu erreichen.

BEIMwichtig zu merken! Es kann mehrere Aufgaben geben, alle Aufgaben sind Schritte zur Erreichung des Ziels, miteinander verbunden und mit dem Ziel des Projekts verbunden.

Verwenden Sie Verben. Wenn Sie zum Beispiel ein Haus bauen müssen, lauten die Aufgaben: Fundament legen, Wände bauen, Dach bauen, Kommunikation durchführen, Innendekoration machen usw.

Überprüfen. Aufgaben sollten die Lösung des Problems (das Ziel) vollständig "schließen".

Analysieren. Aufgaben müssen wirksam sein (daher bestehen Änderungen nach dem Projekt aus konkreten Ergebnissen).

Schritt 4: Überprüfung des Ziels und der Ziele nach dem Smart-Kriterium.

Wir schauen uns unser Ziel und unsere Ziele an, überprüfen sie nach dem SMART-Kriterium und korrigieren sie gegebenenfalls.

Zum Beispiel: Ziel: „Bau eines Hauses“ – kann nach dem SMART-Kriterium wie folgt spezifiziert werden: „Bau und Inbetriebnahme eines 2-stöckigen 6-Wohnhauses für Familien junger Fachkräfte im Dorf Vychegda bis zur Sekunde Quartal 2014."

Schritt Nummer 5. Aus den Aufgaben bauen wir eine logische Handlungskette auf.

Ziel und Ziele festgelegt → Beginnen wir mit der Planung: wie alles wird.

Aus jeder Aufgabe bauen wir eine logische Kette von Aktionen auf: wie wir das Ergebnis erreichen. Manchmal hilft es, die gesamte Kette von Aktionen und Aufgaben zu zeichnen, um die Logik des Projekts in jeder Richtung zu verstehen.

Wenn wir zum Beispiel über den Bau eines Hauses für Familien von jungen Berufstätigen sprechen, dann können sich unsere Aufgabenblöcke auf Folgendes beziehen:

direkter Aufbau

Vereinbarungen mit staatlichen Behörden

mit Arbeit mit Zielgruppe– Familien junger Berufstätiger

Arbeit mit der Presse an der Öffentlichkeitsarbeit des Projekts und der Veranstaltung insgesamt.

Diese logische Kette hilft uns, den Projektplan in seiner logischen Reihenfolge zu schreiben.

Schritt Nummer 6. Wir schreiben einen Aktionsplan, einen Arbeitsplan.

Der Plan definiert die Reihenfolge, in der alle Arbeiten erledigt werden: Er beschreibt, was, wer und wann in einer logischen Reihenfolge erledigt wird + macht deutlich, welche Ressourcen benötigt werden. Bei der Planung können Sie verwenden verschiedene Formen, Diagramme, Pläne.

Zum Beispiel: Projektimplementierungsplan. Beispiel 1

Projektdurchführungsplan. Beispiel #2

Projektdurchführungsplan. Beispiel #3

Es ist auch nützlich, einen Netzwerkplan zu erstellen - einen Zeitplan.

Schritt Nummer 7. Überlegen Sie, wie viel unser Projekt kosten wird.

Jede Phase der Projektimplementierung erfordert bestimmte Kosten. Geld und Ressourcen:

Wie viel Geld wird für die Umsetzung des Projekts benötigt? Wofür werden sie ausgegeben?

Aus welchen Quellen soll er Geld erhalten? Stipendien, Subventionen, Patenschaften, Sonstiges?

Dieser Abschnitt des Projekts sollte sehr eng mit anderen Abschnitten des Projekts verknüpft sein, insbesondere mit dem Implementierungsmechanismus und Kalenderplan Projekt.

Eine mögliche Kostenschätzung für das Projekt:

Das "Budget" (Kostenvoranschlag) sollte aufgeschlüsselt werden.

Grundausgaben:

Miete von Räumlichkeiten und Stromrechnungen

Reise- und Transportkosten

Ausrüstung

Kommunikation und Kommunikation

Durchführung von Sonderveranstaltungen

Veröffentlichungskosten

Verbrauchsmaterialien

und andere direkte Kosten, die in direktem Zusammenhang mit Ihrem Projekt stehen.

"Andere Ausgaben"- Dies ist ein optionaler Posten, der im Budget enthalten ist, wenn Ausgaben anfallen, die sich nicht in anderen Posten widerspiegeln. Dieser Artikel sollte besonders sorgfältig argumentiert werden.

"Gehalt"- schließt direkt ein Löhne Projektpersonal und Spezialisten, die für einen bestimmten Zeitraum im Rahmen des Vertrags beschäftigt sind, sowie „Ertragsteuerrückstellungen“ - 35,8% der gesamten Gehaltssumme für Personal und beteiligte Spezialisten.

Besondere Aufmerksamkeit ist den letzten drei Spalten der Budgettabelle zu widmen: „verfügbare Mittel“, „beantragte Mittel“, „Gesamtbetrag“. Die Spalte „Verfügbare Mittel“ sollte die Mittel angeben, die Sie, Ihre Organisation, in die Umsetzung des Projekts investieren. Zum Beispiel: Die Einbindung von Freiwilligen als Mitarbeiter oder beteiligte Spezialisten - muss sich im Budgetposten „Vergütung“ in der Spalte „verfügbar“ widerspiegeln, und der Betrag entspricht den Kosten, die der Organisation entstehen würden, wenn bezahlte Mitarbeiter am Projekt teilnehmen würden statt Freiwilligen Spezialisten.

Wenn die Organisation, Sie oder Sponsoren Bürogeräte für die Durchführung des Projekts bereitstellen, sollten Sie in der Spalte „verfügbar“ die ungefähren Kosten unter Berücksichtigung der Lebensdauer angeben.

In der Spalte „erforderlich“ muss noch die Höhe der Mittel angegeben werden, die der Organisation zur Umsetzung des Projekts fehlen.

Schritt Nummer 8. Wir schreiben die Ergebnisse.

Bei der Erstellung eines Aktionsplans und der Berechnung des Budgets gehen wir möglicherweise davon aus, dass die Ergebnisse sogar noch größer sein können als geplant. Es ist wichtig, dass unsere Ergebnisse mit dem Zweck des Projekts übereinstimmen.

Im Projekt können die Ergebnisse in Textform aufgeschrieben werden, hier empfehlen wir Ihnen, ein Arbeitsblatt auszufüllen, um die Ergebnisse zu ermitteln:

quantitatives Ergebnis(was wird getan?) - erfasst die Anzahl der erbrachten Leistungen, Veranstaltungsteilnehmer, Empfänger spezifischer Hilfen, Anzahl der veröffentlichten Bücher usw.

Qualitatives Ergebnis(Was wird sich ändern?) - sollte die positiven Veränderungen widerspiegeln, die sich aufgrund von Veranstaltungen, Dienstleistungen usw. ergeben werden.

Effizienz- ob die erzielten Ergebnisse den aufgewendeten Anstrengungen entsprechen.

Die Kriterien für die Bewertung der Wirksamkeit des Projekts sind die Ergebnisse, die zeigen, wie gut die Entwickler verstehen, was sie anstreben und wie sie es erreichen werden.

Schritt Nummer 9. Wir machen ein Projekt.

Ein abgeschlossenes Projekt enthält normalerweise die folgenden Abschnitte:

Kurze Kommentierung des Projekts: Beschreiben Sie kurz Ihre Idee (3-5 Sätze), Ziele, Ergebnisse (maximal 1 Blatt A4, Schriftgröße 12-14)

Detaillierte Beschreibung des Projekts:

Die Relevanz des Problems, warum genau Ihr Projekt wichtig und gebraucht wird.

Ziele und Ziele des Projekts.

Zielgruppe des Projekts: Für wen Ihr Projekt konzipiert ist, für wen Sie es durchführen.

Projektdurchführungsmechanismus: Phasen, sinnvolle Aktivitäten, Aktivitäten usw.

Kalenderplan für die Umsetzung des Projekts (denken Sie an die Sichtbarkeit, Zeitpläne sind willkommen).

Budget (Schätzung).

Spezifische erwartete Ergebnisse (quantitativ und qualitativ), Kriterien und Methoden zur Bewertung der Ergebnisse, die Wirkung des Projekts auf lange Sicht.

Mögliche Weiterentwicklung des Projekts, falls vorhanden.

Bewerbungen (Fotomaterial, Diagramme, Skizzen etc.)

Die Gestaltung des Textes des Projekts ist ebenso wichtig wie sein Inhalt. Verwenden Sie eine große Schriftart (mindestens 12) und einen Abstand von eineinhalb. Heben Sie die Hauptpunkte hervor, strukturieren Sie den Text, um ihn leichter lesbar zu machen, verwenden Sie Überschriften und Zwischenüberschriften, fette und unterstrichene Schriftarten, Listen mit Aufzählungszeichen usw.

Wenn Sie eine Präsentation halten müssen:

nicht mehr als 1-2 Folien für jeden Abschnitt;

die Schrift sollte möglichst groß und auch von weitem lesbar sein, Titel und Text der Präsentationsfolien sollten in derselben Schriftart gedruckt werden, es wird empfohlen, in der Präsentation eine Schriftgröße von mindestens 20 zu verwenden;

bei Verwendung eines hellen Hintergrunds sollte die Schrift schwarz oder ein sehr dunkler Farbton (braun, blau) sein; bei Verwendung einer dunklen Hintergrundfarbe ist die Schrift weiß;

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