Wenn Sie Ihr eigenes Unternehmen führen, wissen Sie wahrscheinlich, wie viel von einer guten Beschaffungsplanung abhängt. Hier und rechtzeitige Lieferung von Produkten und Einhaltung der Zeit der Auftragsausführung und des Plans zum Selbstkostenpreis und sogar der Qualität des Produkts.

Viele Geschäftsleute erstellen einen Plan, der sich auf die Daten der weit verbreiteten 1C-Software konzentriert: Trade Management und die Erweiterungen „Einkaufsassistent“. Diese Erweiterung ist für die meisten 1C-Programme geeignet.

Hauptmerkmale der Beschaffungsautomatisierung

Manager erhalten angebotsbezogene Informationen, damit sie Waren effizient und zum richtigen Zeitpunkt einkaufen können. Dies führt zu der effektivsten Interaktion mit Zulieferunternehmen und zur Kostenreduzierung.

Die Automatisierung der Planerstellung im 1C-Programm betrifft zwei Parameter:

1. Betriebsvorräte - alle Betriebstätigkeiten des Unternehmens sind in dieser Kategorie registriert;
2. Versicherungsvorräte - hier wird ein Vorrat registriert, der zum Schutz vor unvorhergesehenen Situationen gebildet wird: unvorhersehbares Verhalten des Käufers, Unterbrechung der Lieferung von Produkten

Planung Betriebsbestände erfolgt nach den Bedürfnissen des Unternehmens: in den herzustellenden Produkten und den bestehenden Bedürfnissen des Unternehmens. Kompiliert Kalenderplan Akquisitionen. Nach seinen Angaben wird entschieden, Bewerbungen an Lieferanten zu senden.

Eine Beschaffungsprognose (vergrößert) wird erstellt, der Produktionsplan wird festgelegt. Darauf aufbauend wird ein verfeinerter Beschaffungsplan erstellt. Die Software verwendet die Buchhaltungsdaten der Waren und Materialien des Unternehmens.

Die Berechnung des Bedarfs für den Wareneinkauf erfolgt nach den Angaben zu den freien Beständen im Lager des Unternehmens und dem erforderlichen Volumen der Versicherungsbestände nach der Ausführung Produktionsprogramm. Auf diese Weise können Sie die Verwaltung und Planung von Einkäufen automatisieren.

Die Sicherheitsbestandsplanung erfolgt über die Bestellpunktplanung. Er stellt ein bestimmtes Niveau dar, das nicht unterschritten werden darf. Dieser Mechanismus wird benötigt, um den Zeitpunkt der Erstellung von Bestellungen an Lieferanten zu kontrollieren und das Volumen dieser Bestellung zu bestimmen. Für jeden Artikel kann der Punkt und die Größe des Lagers separat definiert werden. Dazu werden verschiedene Berechnungsmechanismen verwendet: nach der durchschnittlichen Losgröße der Warenart, nach optimale Größe, fester Wert.

Die Liste der vom 1C-Programm bereitgestellten Funktionen umfasst:

• Beschaffungsplanung in 1C basierend auf Produktions- und Absatzplänen, ausstehenden und internen Bestellungen;
• Auftragsabwicklung und -überwachung;
• Erstellung von Liefer- und Zahlungsplänen;
• Bestellstellenverwaltung - sobald die Bestände ein bestimmtes Niveau erreichen, beginnt sich eine Bestellung zu bilden;
• die Warenannahme wird nach verschiedenen Schemata unterstützt, einschließlich der Annahme zum Verkauf und der Annahme von Rohstoffen;
• Analyse des Lagers, der Produktion, ihres Bedarfs an Materialien, Produkten, Waren;
• Analyse zusätzliche Bedingungen, einschließlich Verträge mit festen Warenpositionen, Bedingungen und Volumina;
• Prognose des Bestandsniveaus in Lagern, Reservierung von Inventarartikeln, Planung von Einkäufen auf der Grundlage der erhaltenen Daten;
• Zusammenstellung einer Liste von Lieferanten und deren Auswahl nach mehreren Kriterien: Reputation, Lieferhistorie und Dringlichkeitsparameter, Gebietsattribut;
• automatische Bildung für ausgewählte Auftragslieferanten gemäß dem vorherigen Absatz.

Der Beschaffungsplan im Programm 1C: Trade Management (Version 8.3) wird anhand der Verkaufsdaten für den letzten Monat für ein bestimmtes Lager und eine Gruppe von Produktnamen zusammengestellt. Bestellungen werden auf der Grundlage eines vorab erstellten Beschaffungsplans erstellt. Außerdem kann das Programm helfen, indem es einen Verkaufsplan basierend auf den Daten des Vormonats erstellt, um die Zahl um 10 Prozent zu erhöhen.

Beschaffungsplanung

Das Programm enthält ein Prognosesystem kommerzielle Aktivitäten Unternehmen. Es ist mit Tools ausgestattet, die die Erstellung von Plänen automatisieren. Dadurch können Sie nicht in Situationen wie einfache Ausrüstung und fehlende Arbeit für die Spezialisten des Unternehmens geraten. Lagerbestände werden einfacher zu pflegen sein optimales Niveau. Die Auftragserfüllung wird weniger Zeit in Anspruch nehmen. Im Allgemeinen wird dies die Leistung des Unternehmens verbessern. Wenn Sie geschickt mit den Werkzeugen dieser Software umgehen, können Sie das Volumen der Käufe und Verkäufe ziemlich genau planen.

Die Sektion hat:

• Verkaufsschema nach Kategorien: Mit diesem Tool wird ein erweiterter Verkaufsplan erstellt, ausgedrückt in Menge, mit einer Unterteilung nach Produkttypen;
• Gemäß der Nomenklatur: Es wird ein aktualisierter Plan der Verkaufsmengen in Menge und Höhe erstellt, der Einkaufsplan wird gemäß den beiden vorherigen erstellt.
• Planungsszenario-Referenz, wo Sie Parameter und Häufigkeit ändern können;
• Leitfaden für Arten von Plänen.

Je nach Szenario werden Planungsarten zusammengestellt. Für jeden Typ werden die Parameter berechnet, die zur Bestimmung der Indikatoren verwendet werden. Die Daten für jeden Indikator werden durch Quellen unterstützt.

Angebots- und Beschaffungsmanagement

Verantwortlich dafür ist das Dokument „Distribution standards“. Saisonale Koeffizienten werden auch verwendet, um Schwankungen der Nachfrage in Abhängigkeit von der Jahreszeit zu erfassen. Dies gilt für die sogenannte Saisonware, deren Nachfrage zu bestimmten Jahreszeiten steigt.

Auf der Grundlage der Verkäufe nach Kategorien werden Verkäufe nach Artikeln gebildet. Die Planung basiert auf Verkäufen. Viele Parameter werden berücksichtigt: Menge, Menge, Zeit usw. Das Programm wird auf jeden Parameter fein abgestimmt, es ist ein langer Prozess, aber dann haben Sie einen genauen Businessplan für einen Monat oder ein Jahr.

Fazit

1C Trade Management ist ein komplexes, aber effektives Tool zur Planung von Einkäufen und Verkäufen und zur Analyse vergangener Daten, das hilft, Bestellungen für Lieferanten aufzugeben und alle erforderlichen Dokumente zu erstellen.

Kauf von Waren Unternehmen bzw Handelsorganisation- die problematischste Phase des Systems zur Bereitstellung materieller Ressourcen. In dem Artikel über die Wahl des optimalen Schemas zur Versorgung eines Unternehmens mit materiellen Ressourcen haben wir unsere Vision von der Idee der Organisation der Buchhaltung, dem allgemeinen Konzept, beschrieben. Um die Kosten für die Lagerung von Waren und Materialien zu minimieren, aber gleichzeitig die Verfügbarkeit von Materialien für den Produktions- oder Handelsprozess zu gewährleisten, ist es erforderlich, einen Teil der Waren- und Materialeinkäufe gezielt durchzuführen (es ist erforderlich -> gekauft), und teilweise - um schnell verwendbare Vorräte aufzufüllen, wodurch die Abhängigkeit von möglichen Lieferverzögerungen verringert wird (es ist notwendig -› wir nehmen aus dem Lagerbestand -› wir kaufen ein -› wir füllen den Vorrat auf).

In diesem Prozess ist das schwache Glied meistens der Kauf von Waren, Bauleistungen und Dienstleistungen. Lassen Sie uns zunächst über den Kauf von Waren sprechen, und der Kauf von Werken und Dienstleistungen verdient eine separate Diskussion. Manchmal werden Waren aus sachlichen Gründen verzögert gekauft, manchmal wird der Kauf einzelner Waren unmöglich (z. B. das gewünschte Produkt wird nicht mehr produziert). Und für die mit der Beschaffung beauftragten Testamentsvollstrecker (Käufer) wird das Vorliegen solcher Gründe auch dann zur Entschuldigung, wenn Beschaffungsprobleme durch ganz andere, trivialere Gründe verursacht werden, beispielsweise durch einfache Fahrlässigkeit.

Diese Risiken zu minimieren ist eine äußerst wichtige Aufgabe.

Es ist wünschenswert, den Prozess des Wareneinkaufs detailliert zu beschreiben und zu systematisieren, möglichst zu vereinfachen und zu automatisieren, den ausübenden Künstlern klare Spielregeln (Vorschriften) zu empfehlen/aufzuerlegen und ein wirksames Kontrollsystem zu organisieren. Um diese Aufgabe zu vereinfachen, versuchen wir, die Teile des Warenkaufprozesses hervorzuheben und ein vereinfachtes Verfahren für den Warenkauf zu betrachten. In mehreren getrennten, wenn auch ineinandergreifenden Prozessen nacheinander Ordnung zu schaffen, ist immer einfacher, als alles auf einmal anzugehen.

WARENPROZESSDIAGRAMM

Die meisten Aktionen (Phasen), die beim Kauf von Inventargegenständen ausgeführt werden, sind vom gleichen Typ:

• Berechnung des Waren- und Materialbedarfs zu gewährleisten Herstellungsprozess oder um zum Beispiel eine Arbeit auszuführen, auszuführen Reparatur in Eigenregie durchgeführt (Bereitstellungsplanung);
• Planung des Gesamtbedarfs für den Einkauf von Vorräten (Waren, Rohstoffe, Materialien, Ausrüstung) für jeden einzelnen Kunden (bei Industrieunternehmen treten häufig Abteilungen des Unternehmens selbst als Kunden auf, aber im weiteren Sinne, insbesondere für Handelsunternehmen, die Anwendung kann darauf abzielen, die Bedürfnisse externer Kunden - unserer Kunden - zu erfüllen);
• integrierte Planung von Lieferungen (Einkäufen) für das gesamte Unternehmen;
• Auswahl von Lieferanten, Ausschreibungsverfahren;
• Lieferung von Waren und Materialien (Registrierung, Kontrolle der Einhaltung der Lieferbedingungen, Buchung auf dem Konto, ...);
• Qualitätskontrolle des Wareneingangs (Beauftragung bei Annahme oder bei zusätzlicher Prüfung, Prüfung, Zertifizierung, die sowohl vom Unternehmen selbst als auch von externen Zertifizierungsorganisationen durchgeführt werden kann).

Aber auch wenn der Wareneinkauf selbst abgeschlossen ist, ist damit noch lange nicht das Ende des Versorgungsprozesses erreicht. Schließlich ist es immer noch notwendig, den Warenverkehr zum Endempfänger zu organisieren (z. B. vom Lager zum Lager und vom Lager zur Ausgabe an den Vorarbeiter oder Vorarbeiter, der die Arbeiten ausführen wird). Gleichzeitig wäre es gut, die Kunden über die erhaltenen Waren zu informieren, die Effizienz des Eingangs, der Lieferung und in den nächsten Phasen die Effizienz der Nutzung zu kontrollieren.

ORGANISATION DES PROZESSES DER WARENBESCHAFFUNG

Meistens werden diese Phasen des Beschaffungsprozesses nacheinander durchgeführt. Aber jeder von ihnen kann zurückgesetzt werden. Wenn es beispielsweise Lieferprobleme gibt, müssen Sie möglicherweise erneut nach einem Lieferanten suchen. Außerdem kann jederzeit etwas Unvorhersehbares eintreten, beispielsweise ein Notfall. Dies bedeutet, dass Sie auf dringende Änderungen aller Pläne (Bereitstellungen, Lieferungen / Einkäufe), dringende Auswahl eines Lieferanten und außerplanmäßige Einkäufe von Waren und Materialien vorbereitet sein müssen.

Jede dieser Phasen ist im Gesamtschema äußerst wichtig und hat ihre eigenen Besonderheiten. Jede Phase sollte automatisiert werden, damit der gesamte Beschaffungsprozess als Ganzes funktioniert.

1. UNTERSTÜTZUNG DER PLANUNG

Die materielle Unterstützung des Unternehmens zu planen bedeutet, im Voraus zu entscheiden, welche Güter und Materialien und in welchen Mengen wir benötigen. Die beste (vielleicht sogar die einzige) Art, eine Planung für die Bereitstellung materieller Ressourcen durchzuführen, besteht darin, im Voraus zu überlegen, was wir tun (herstellen, produzieren) und welche materiellen Bedürfnisse uns genügen.

Es ist die Rationierung von Lagerbeständen, die es nicht nur ermöglicht, den Prozess der Ressourcenplanung für die Lieferung und den Kauf von Waren zu vereinfachen, sondern auch logische Mechanismen für die Bestandskontrolle bereitzustellen (aktuelle Bestände - für den Umsatz, Notbestände - für Zweckmäßigkeit und Verfügbarkeit). Die Verwendung von Rationierung im Rahmen der Versorgung eines Unternehmens mit materiellen Ressourcen baut auf methodische Unterstützung Planung in den effizientesten Gesamtprozess.

Um den bestehenden Waren- und Materialbedarf zu fixieren, verwenden wir „Bestellungen“ – elektronische Belege, die Endverbraucher die benötigten Waren und Materialien bestellen. Bei der Auftragserteilung ist es äußerst wichtig, sich zu entscheiden, d.h. wo wir die notwendigen Waren und Materialien bekommen. In unserer Praxis verwenden wir . Neben dem Kauf ist dies auch eine Adressreserve, Eigenproduktion und zwei Arten von Lagerbeständen - aktueller Umschlagsbestand und Notbestand. Weitere Details zum von uns empfohlenen Schema zur Planung des Materialbedarfs und zur Bestellung von Waren und Materialien finden Sie im Artikel.

Unabhängig davon ist die wichtigste Rolle von Aufträgen zu erwähnen, wenn das Unternehmen alle laufenden Arbeiten automatisiert erfasst und Software aktiv zur Planung verwendet wird. Aufträge (in denen neben Materialien auch Arbeiten beschrieben werden können) spielen dabei die wichtigste Rolle bei der Planung von Arbeiten und der Überwachung ihrer Ausführung. Die Planung und Abrechnung von Arbeit ist jedoch ein separates großes Thema, das auch teilweise in unseren Artikeln behandelt wird.

2. ABGABE VON KAUFGEBOTEN

Ein erheblicher Teil der für das Unternehmen notwendigen Waren und Materialien (Rohstoffe oder Materialien für die Herstellung von etwas, z. B. für Reparaturarbeiten) ist möglicherweise nicht verfügbar und muss daher gekauft werden. Bei der Planung des Waren- und Materialbedarfs (Bestellung) empfiehlt es sich, solche Materialien unter Angabe des Einkaufs als Bezugsquelle zuzuordnen. Solche Waren und Materialien (diejenigen, für die der Einkauf die Sicherheit in Bestellungen darstellt) sollten dann in die Bestellanforderung aufgenommen werden, für die der Einkauf geplant und durchgeführt wird.

Auf die Vorteile einer getrennten Auftrags- und Antragsbearbeitung gehen wir etwas später im Detail ein. Hier sind einige der Vorteile:

• unbestreitbare Managementvorteile durch ein klares Verständnis dafür, warum bestimmte gekaufte Waren und Materialien erforderlich sind;
• die Möglichkeit, während der vierteljährlichen oder monatlichen Beschaffungsplanung von Lastspitzen wegzukommen, tk. der Bedarf an zugekauften Materialien wird von den Auftragnehmern bei Auftragserteilung ermittelt, d.h. ständig, nicht einmal pro Periode;
• einfache Kontrolle des Beschaffungsbudgets im Kontext einzelner Kundenabteilungen (finanzielle Verantwortungszentren);
• Minimierung der Arbeitskosten für die Erstellung, Prüfung und Freigabe von Bestellanforderungen.

Die Bestellanforderung ist auch für die Bewertung der Effektivität der Beschaffungsorganisation und -durchführung (Vergleich von Plan- und Ist-Lieferung) von großer Bedeutung. In diesem Fall kann die Kontrolle der Umsetzung der Anwendung problemlos vom Kunden selbst durchgeführt werden, d.h. Abteilung, die den Kauf von Waren und Materialien beantragt hat. Aber es ist die Kontrolle des Kaufs durch den Kunden/Verbraucher, d.h. die Person, die auf die Verfügbarkeit der angeforderten Artikel angewiesen ist, ist oft am effizientesten. Es ist lediglich notwendig, dieser Person die Möglichkeit zu geben, Beschaffungsprobleme zeitnah zu sehen und objektiv zu bewerten.

Innerhalb organisatorische Struktur Unternehmen werden Kaufanfragen in der Regel von Abteilungen eingereicht, die im Beschaffungsprozess die Rolle von Kunden spielen.

3. PLANUNG VON BESCHAFFUNG UND LIEFERUNG

Manchmal ist es zweckmäßig, die Beschaffungsplanung und die Wareneinkaufsplanung zu trennen. Betrachten Sie zum Beispiel unter dem Versorgungsplan den Plan in Form von "Lieferzeit + Liefervolumen", und der Beschaffungsplan ist bequem, um das breitere Wesen zu verstehen - den Versorgungsplan plus Geld (die Warenkosten und das erwartete Timing von gegenseitige Abrechnungen). Diese Begriffe werden jedoch häufig synonym verwendet.

Ohnehin enthalten Bestellanforderungen aus mehreren Kundenabteilungen oft die gleichen Artikel. Sind Kundeninformationen für die Beschaffung und Lieferung von Waren notwendig? Es sei denn, bei der Vereinbarung eines Ersatzes für mögliche Analoga oder bei der Klärung der Eigenschaften und Merkmale der Ware bei der Auswahl eines Lieferanten. In allen anderen Phasen der Warenbeschaffung ist es für den Lieferanten nur wichtig zu wissen, was und in welcher Menge gekauft werden muss.

Bei der Organisation und Planung der Warenversorgung ist es viel bequemer und zielführender, nicht mit Dutzenden oder Hunderten von Wareneinkaufsanfragen einzelner Kundenabteilungen zu arbeiten, sondern mit etwas anderem aggregiert. Für diese Zwecke ist es zweckmäßig, einen Beschaffungsplan (Versorgungsplan) zu verwenden. Der Beschaffungsplan (Versorgungsplan) ist diese aggregierte Liste von Waren und Materialien, die vom Unternehmen oder der Organisation als Ganzes gekauft werden müssen.

Der Beschaffungsplan für Inventarmittel ist eine „Handlungsanweisung“ für den kaufmännischen Dienst des mit der Inventarbeschaffung beauftragten Unternehmens. Es ist auch notwendig und praktisch, um getätigte Einkäufe zu überwachen kommerzieller Dienst oder einzelne verantwortliche Testamentsvollstrecker (Käufer), weil Es ist sehr einfach, Statistiken über seine Implementierung zu erhalten, Artikel zu erhalten, die nicht oder nicht vollständig gekauft wurden.

Die Zuordnung eines Beschaffungsplans im Beschaffungsschema von Waren und Materialien bietet viele weitere Vorteile, zum Beispiel die Möglichkeit, eine automatische Kontrolle über die Buchung von nicht zum Kauf gemeldeten Artikeln zu organisieren, d.h. um eine „Eigenaktivität“ von Lieferanten beim Einkauf zu verhindern, wenn sie „nicht ganz“ (oder gar nicht) das kaufen, was sie brauchen, oder wenn der Einkauf von Waren in einem überschätzten Volumen erfolgt.

4. LIEFERANTENAUSWAHL UND ABSCHLUSS VON LIEFERVERTRÄGEN

Unabhängig davon, wer für die Auswahl eines Lieferanten verantwortlich ist, sei es der Beschaffungsökonom selbst oder ein Vertreter einer separaten Einheit oder Organisation, die für die Durchführung einer Beschaffungsausschreibung verantwortlich ist, ist es äußerst wichtig, den Zeitpunkt der Lieferantenauswahl zu steuern.

Die fehlende Kontrolle über den Zeitpunkt der Lieferantenauswahl kann dazu führen, dass die Begründung für die Verzögerung der Waren- und Materialanlieferung immer wieder gerade als Probleme bei der Lieferantensuche abgetan wird. Daher ist es wünschenswert, über klare und wirksame Mechanismen zur Analyse von Verzögerungen bei der Auswahl von Lieferanten zu verfügen.

In der Praxis verwenden wir eine grafische Version der Analyse, die ziemlich bequem und am visuellsten zu sein scheint – ein Diagramm, das gleichzeitig die Anzahl der Positionen anzeigt, für die wir Entscheidungen zu ausgewählten Lieferanten erwarten, sowie die Anzahl der Positionen für die wir eigentlich solche Entscheidungen haben.

5. LIEFERUNG DER WAREN (ANLIEFERUNG, ENTLADUNG, ABNAHME, ANMELDUNG)

Die effiziente Organisation von Lieferungen ist ein Thema für eine separate Diskussion. Der Prozess der Lieferung von Waren (Rohstoffe, Ausrüstung, Materialien) selbst ist mehrstufig, hat seine eigenen Besonderheiten und typische Probleme, die für alle Phasen der Lieferungsausführung separat identifiziert werden können: Lieferung, Annahme und Registrierung der angenommenen Waren.

Beispielsweise ist es während der Zustellphase oft sinnvoll, den aktuellen Standort der Sendung zu verfolgen, insbesondere wenn diese vorbeifährt Zollabfertigung. Dies kann bei der Organisation der Warenannahme helfen, wenn Lager nicht rund um die Uhr arbeiten.

Auch die Registrierung der gekauften Waren ist auf den ersten Blick ein ziemlich einfacher Vorgang. Und wenn Sie versuchen, die Möglichkeit der schnellstmöglichen Bearbeitung der Lieferung sicherzustellen und gleichzeitig eine maximale Kontrolle über die Lieferung zu erreichen (Übereinstimmung der mitgebrachten Waren und Materialien mit den erforderlichen, die Korrektheit der Erstellung von Begleitdokumenten, etc.)?

Wichtig ist, dass die LKWs beim Entladen nicht tagelang stehen und die Dokumente für die Waren- und Materialübergabe nicht stundenlang vorbereitet werden. Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen, die Lieferung im Voraus "vorzubereiten" und dies in der Phase der Vereinbarung der Lieferung mit dem Lieferanten zu beschreiben. So kann beispielsweise die Übereinstimmung der laufenden Lieferung mit dem Lieferplan vorab überprüft werden, um die Zeit für die Bearbeitung des Wareneingangs bei direkter Warenannahme zu minimieren.

6. QUALITÄTSKONTROLLE DER GEKAUFTEN WAREN UND MATERIALIEN

Viele Warengruppen werden ohne Qualitätskontrolle nicht abgerechnet. Beispielsweise können solche Waren und Materialien für Industrieunternehmen die meisten Arten von Rohstoffen (Erze, Chemikalien), Elektroden, Lager, Ventile umfassen.

Bei einigen Waren- und Materialarten wird die Qualitätskontrolle direkt bei der Annahme (Entladung) durchgeführt und erfordert manchmal eine Reihe von Analysen und Messungen, die zusätzliche Zeit erfordern. Darüber hinaus kann eine solche Qualitätskontrolle als spezielle interne Abteilung des Unternehmens durchgeführt werden, die eine Genehmigung dafür hat (z. B. ein Labor des Fachbereichs technische Kontrolle) oder vielleicht von einer externen Organisation.

Wie alle anderen Stufen erfordert auch die Stufe der Qualitätskontrolle (Zertifizierung) eine Kontrolle. Andernfalls können dringend benötigte Materialien für die Produktion wochenlang im Lager liegen und aufgrund unvollständiger Qualitätskontrollen nicht für die Verteilung zur Verfügung stehen.

Wenn Sie eine vollständige Kontrolle der Lagerbestände anstreben, versuchen, jederzeit Informationen darüber zu haben, warum und warum Waren und Materialien auf Lager sind, dann wird die Organisation der Buchhaltung für Waren und Materialien und der Zeitpunkt der Qualitätskontrolle zu einem obligatorischen Bestandteil allgemeines Schema Buchhaltung für Waren und Materialien im Unternehmen.

Zusätzlich zu den beschriebenen Vorteilen in der Phase der Qualitätskontrolle ist es durch eine gründliche methodische Untersuchung des Prozessschemas möglich, die Aktivierung der identifizierten Qualitätsprobleme erheblich zu vereinfachen.

7. EINKOMMENSVERTEILUNG

Kaufen wir immer die benötigte Menge an Waren und Materialien? Nicht immer. Wird immer eine Inventarart für einen internen Kunden gekauft? Nein, auch nicht immer. Es kann durchaus vorkommen, dass mehrere Einheiten gleichzeitig einen Hammer oder eine Schutzbrille benötigen. Eine ähnliche Situation wie im obigen Beispiel kann bei Rohstoffen, bei Ausrüstung und bei Materialien vorliegen.

Was tun, wenn wir weniger als nötig gekauft haben? Wer sollte entscheiden, wem die gekauften Waren und Materialien überhaupt überlassen werden?

In dem von uns verwendeten Automatisierungsschema übergeben wir die unvollständigen Lieferungen, die verteilt werden müssen, an die für die Produktion verantwortlichen technischen Servicemitarbeiter. Sie sind es, und nicht die Lieferanten oder der Computer (das Programm), die in schwierigen Situationen die schwierige Entscheidung über die vorrangige Bereitstellung treffen müssen.

SCHNELLE REAKTION AUF ÄNDERUNGEN IN EINKAUFS- UND LIEFERPLANEN

Es muss daran erinnert werden, dass, egal wie ideal das Planungsschema ist, es immer Faktoren geben wird, die eine dringende Reaktion und außerplanmäßige Beschaffung erfordern. Zum Beispiel, Notfälle oder Leistungsfehler.

Die gleichen Fehler der Ausführenden, die Ablehnung von Investitionsprojekten oder andere Faktoren können zu umgekehrten Änderungen führen - einer Verringerung der Nachfrage und infolgedessen der Notwendigkeit einer dringenden Ablehnung von zum Kauf deklarierten Waren und Materialien, einer Verringerung des Versorgungsplans. Andernfalls laufen wir Gefahr, nicht mehr benötigte Waren und Materialien zu kaufen, die als Ballast in unseren Lagern landen.

Das Vorliegen von Situationen, die nicht planbar sind, bedeutet nicht, dass Entscheidungen bei der Vereinbarung zusätzlicher Bestellanforderungen oder Anpassungen des Lieferplans in einer solchen Situation angewendet werden können, ohne die Folgen zu verstehen.

Es ist äußerst wichtig, vollständige Informationen darüber zu haben, was dazu geführt hat, dass Änderungen an den vereinbarten Plänen vorgenommen werden mussten, und wie sich die Entscheidung auf andere Faktoren im Wirtschaftsleben des Unternehmens auswirken wird. In Bezug auf das Budget ist es beispielsweise erforderlich, klar zu verstehen, wie sich zusätzliche Kosten auf die Produktionskosten auswirken.

Die Idee einer solchen Analyse und Kontrolle ist im Artikel "Schnelle Reaktion auf Abweichungen von den geplanten Budgetausgaben" dargelegt.

Ist der Prozess des Wareneinkaufs also einfach? Es hängt alles davon ab, wie wichtig es ist, es effektiv zu verwalten! Wenn es notwendig oder gewünscht ist, Waren mit maximaler Rendite zu kaufen, können Ihnen das oben beschriebene Buchhaltungsschema und die Empfehlungen für seine Einrichtung helfen, schneller Ergebnisse zu erzielen, wenn Sie versuchen, eine so detaillierte Buchhaltung und Kontrolle in jedem Unternehmen zu implementieren: Produktion, Industrie, Handel.

• 1C: Kleinunternehmensführung
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In Zeiten des Wachstums sehen sich viele Unternehmen damit konfrontiert, dass mit steigender Zahl der Aufträge auch die Zeit für deren Bearbeitung in die Länge gezogen wird. Die an diesen Prozessen beteiligten Mitarbeiter haben keine Zeit, alles zu erfassen oder einzugeben notwendige Informationen in den falschen Dokumenten. Im Moskauer Unternehmen Virtuality Club haben sie irgendwann gemerkt, dass sie mehr Zeit für die Verwaltung als für die Entwicklung ihrer Produkte aufwenden. Die Lösung hieß Automatisierung. „Jetzt arbeiten wir weniger und verdienen mehr“, sagt Maxim Vergazov, Gründer des Virtuality Club. Der Unternehmer erzählte der Website, wie man alle Prozesse mit einer Softwarelösung steuern kann.

31 Jahre, Gründer und kaufmännischer Leiter des Unternehmens Virtuality-Club. Ausbildung: Fakultät für Wirtschaftswissenschaften, Taschkent Institute of Irrigation and Melioration. Das Unternehmen Virtuality Club verkauft verschiedene Virtual-Reality-Geräte und Attraktionen, entwickelt Software für sie und die Erbringung von Dienstleistungen in diesem Bereich. Das Unternehmen verfügt über zwei Virtual-Reality-Entertainment-Clubs in Moskau und mehrere Franchise-Unternehmen in den Regionen.

Warum Automatisierung benötigt wird

Der Virtuality Club wurde 2016 auf vier Virtual-Reality-Game-Clubs erweitert. Darüber hinaus verkauft und vermietet sie ihre 3D-Attraktionen über einen Online-Shop und erstellt auch Software dafür.

2016 stieg die Zahl der Bestellungen deutlich an. Aus wirtschaftlicher Sicht ist dies natürlich eine positive Entwicklung. Aber immer mehr Mitarbeiter müssen in die Auftragsabwicklung eingebunden werden, was sich, wie sich herausstellte, zu einem Entwicklungshindernis entwickelt hat.

In Spitzenzeiten hatten die Mitarbeiter nicht immer Zeit, alle Daten in Excel-Tabellen einzugeben. Aus diesem Grund war nicht klar, welche der Bestellungen bereits bezahlt wurden, welche Kunden die Ware versendet hatten und welche nicht. Auch über das aktuelle Warenangebot im Lager herrschte keine Klarheit, da einiges bereits bezahlt, die entsprechenden Informationen aber noch nicht erfasst waren. Die Informationen wurden separat gespeichert, und es war für das Management problematisch, alle erforderlichen Informationen für die Analyse zusammenzutragen.

Bewerbungen von der Website des Unternehmens kamen per E-Mail. Registrierung für eine Spielsitzung, Anträge auf Miete von Ausrüstung für Outdoor-Events oder eine Spielhalle, Anfrage zum Kauf einer Franchise usw. - Es gibt bis zu 50 solcher Anwendungen pro Tag. Und dann in Arbeitschats und Email die mitarbeiter entschieden, wer von ihnen den auftrag annehmen, bearbeiten und weiterführen würde.

Alle Tische und Dokumente waren verstreut. Und es gab keine einzige Datenbank, die alle Waren, Bestellungen und Finanzen aufzeichnete

Dies führte zu ständigen Fragen zwischen den Mitarbeitern und zu Klarstellungen seitens des Managements darüber, was getan und was nicht getan werden sollte. Und irgendwann wurde klar, dass das Arbeiten in diesem Modus unproduktiv wird: Es wird zu viel Zeit darauf verwendet, typische Arbeitsabläufe durchzuführen und die notwendigen Informationen zu beschaffen.

Im Virtuality Club b um Die meisten Bestellungen werden nicht wie in versendet Einzelhandelsgeschäfte wenn der Kunde den Kauf sofort bezahlt und die Ware sofort erhalten hat. Hier kann die Bearbeitung einer Bestellung 1 bis 7 Tage dauern. Gefordert wurde ein Reservierungsmechanismus, in dem die tatsächliche Warenverfügbarkeit im Lager ersichtlich ist. Dadurch würde die Situation beseitigt, dass Bestellungen noch am selben Tag abgeholt wurden und zum Zeitpunkt des Versands die benötigte Ware nicht im Lager verfügbar war. Obwohl dieses Produkt in den Bilanztabellen aufgeführt war.

Priorität hatte, Aufträge mit der geringsten Anzahl an Aktionen abzuarbeiten und einzuspielen richtige Reihenfolge: Beginnend bei Kundenkontakten und endend bei der Beurteilung der Qualität und Schnelligkeit der Arbeit von Führungskräften.

Eine Lösung für alle Aufgaben

Das Unternehmen Virtuality Club begann, nach einem Produkt zu suchen, das die operative Buchhaltung für Waren, Finanzen, Bestellungen und Kunden kombiniert. Sie wählten 1C: Small Business Management 8 als ein solches Produkt, und RG-Soft war der Auftragnehmer für die Installation in der Cloud. Es wurde aus einer Vielzahl von Unternehmen ausgewählt, die Servermietdienste in 1C anbieten, aufgrund der Geschwindigkeit der Bearbeitung von Anfragen und des Preis-Leistungs-Verhältnisses.

Das 1C-Produkt wurde ausgewählt, weil seine Konfiguration aus mehreren Gründen für Virtuality Club geeignet war:

Verfügbarkeit mobile Applikation für die Betriebsbuchhaltung;

Verfügbarkeit von CRM;

eine große Anzahl vorinstallierter Berichte;

Verfügbarkeit von Integrationen mit beliebten CMS-Sites, Analysesystemen, PBX;

das Vorhandensein des Moduls "Produktion";

Fähigkeit, Verwaltungsaufzeichnungen zu führen.

Während des Implementierungsprozesses wurde deutlich, dass die Fähigkeiten der Basisversion des Softwareprodukts nicht ausreichen, um andere Probleme zu lösen. Insbesondere wollte das Unternehmen die Bearbeitung von eingehenden Anrufen und Bestellungen, Bewerbungen von der Website aus automatisieren. Um diese Probleme zu lösen, wurden ein Telefonie-Panel und ein Handler in 1C:UNF integriert, die alle Arbeitsaufgaben in die UNF-Datenbank hochgeladen haben.

Das Unternehmen wollte auch die Leistung verfolgen Werbeunternehmen. Zu diesem Zweck wurde ein neues Modul eingeführt, dank dessen alle Anfragen von der Website oder Anrufe in 1C: UNF mit der Kennung der Werbequelle fielen, von der der Kunde kam.

Die Automatisierung dauerte ein Jahr und erwies sich bei der Firma Virtuality Club als globaler als in der Anfangsphase erwartet.

Ergebnis: mehr Umsatz, weniger Arbeit

Mit der Funktion „Workflows“, die in „1C: UNF“ erschien, können Sie Mitarbeiter über die Notwendigkeit benachrichtigen, einen bestimmten Auftrag zu übernehmen und die erforderlichen Maßnahmen dafür durchzuführen. All dies geschieht jetzt in einem einzigen System und früher - in Form von Korrespondenz per Post mit dem obligatorischen Kopieren des Briefes in mehreren Arbeitschats. Jetzt wird die Zeit der Mitarbeiter nicht damit verschwendet, Informationen über Bestellungen untereinander zu übertragen.

Mit derselben Funktion können Sie Kunden automatisch benachrichtigen, wenn ihre Bestellung bearbeitet wird. Dank Benachrichtigungen wissen sie, dass die Bestellung zur Bearbeitung angenommen wurde, sowie über alle Statusänderungen. Mitarbeiter des Unternehmens müssen mit solchen Informationen keine Zeit mehr mit Anrufen verschwenden.

Die Manager haben tatsächliche Informationenüber den Rest der Ware auf Lager. Dank des konfigurierten Geschäftsprozesses wird der Warenbestand nun automatisch im Programm eingestellt. Wenn eine dringende Lieferung eines bereits reservierten Produkts sichergestellt werden muss, kann es von der verantwortlichen Person geändert werden. Aber in keiner Situation verliert das Unternehmen die Kontrolle über die Waagen und Vorräte.

Auch die Arbeit mit eingehenden Anrufen im Virtuality Club hat sich geändert. Wenn Sie einen Anruf von einem neuen Kunden entgegennehmen, öffnet das Programm automatisch ein Fenster, in dem Sie alle erforderlichen Informationen über ihn eingeben und speichern können. Wenn sich der Kunde bereits bei dem Unternehmen beworben hat, erscheint seine Karte automatisch in der 1C:UNF-Datenbank. Auf diese Weise kann der Manager den Kunden mit Namen ansprechen und seine Bestellhistorie einsehen.

Im Programm können Sie das Gespräch aufzeichnen und bei Bedarf anhören. Diese Funktion ist gefragt, wenn Sie sich an die letzten Vereinbarungen mit dem Kunden erinnern müssen. Dies ist besonders relevant, wenn mehrere Manager zu unterschiedlichen Zeiten an dem Auftrag gearbeitet haben.

Wenn der Anruf von einem Mitarbeiter entgegengenommen wird und ein anderer Manager mit dem Kunden zusammenarbeiten muss, erfolgt die Weiterleitung mit einem Klick. Vor der Automatisierung teilte der Mitarbeiter, der den Anruf entgegennahm, dem Kunden mit, dass er ihn zurückrufen würde. Und er selbst hat einen Text an den notwendigen Manager geschrieben mit allen Daten des Anrufers und Informationen, die er kontaktieren muss. Jetzt können Sie den Client von jeder Form des Softwareprodukts aus aufrufen. Dies spart dem Manager Zeit, um die Bestellung zu bearbeiten.

Die Virtuality Club-Website ist in 1C:UNF und den Analysedienst integriert. So können Sie in einem speziellen Feld sehen, aus welchem ​​Werbekanal der Kunde kam, welche Bestellung er getätigt hat, wann er bezahlt hat und wie viel das Unternehmen davon profitiert.

Alle Bewerbungen, die über die Website des Unternehmens eingehen, werden automatisch in das Programm in Form der Rubrik „Events“ hochgeladen. Sie müssen Informationen zur Anwendung nicht mehr manuell eingeben. Im Abschnitt „Auftragnehmer“ werden Daten über den Namen des Auftraggebers, seine Telefonnummer und E-Mail gespeichert.

Dank der Automatisierung verbringen die Mitarbeiter jetzt weniger Zeit mit dem Empfangen und Bearbeiten jeder Bestellung. Für das Selbe Arbeitszeit Nach wie vor gelingt es ihnen, mit einer großen Anzahl von Kunden zusammenzuarbeiten

Dies, gepaart mit einer besseren Auftragsabwicklung, führte zu einer Umsatzsteigerung, obwohl dies nicht das eigentliche Ziel der Automatisierung war.

„Die Geschäftsprozesse haben sich verbessert, der Umsatz ist gestiegen, Analysen und Berichte wurden vereinfacht – gleichzeitig hat niemand aufgrund der Automatisierung eine größere Belastung gespürt und wir haben das Personal nicht aufgestockt“, sagt Maxim Vergazov.

Derzeit wird in zwei Büros automatisiert gearbeitet. In naher Zukunft wird auch die Arbeit in anderen Abteilungen nach dem gleichen Schema aufgebaut.

Eine Aufgabe: Automatisieren Sie Anfragen für die IT-Abteilung. Machen Sie die Steuerung und Abrechnung der Beschäftigung von Mitarbeitern für den IT-Leiter transparent. Bestimmen Sie die Zeit für die Ausführung von Standardanfragen (Kartusche nachfüllen, PC kaufen, Betriebssystem installieren, Konto für neue Mitarbeiter etc.)

Lösung:

Es wurde beschlossen, dies alles auf der Basis der 1C-Plattform - einem Thin Client - zu tun.

Ich werde nicht über die Installation von 1C auf dem Server und die Veröffentlichung der Datenbank schreiben. Ich werde mich auf die Konfiguration selbst konzentrieren, und um genau zu sein, ist es im Moment der Bilanzierung der Kontrolle.

Zur Anmeldung der Anträge selbst wurde ein Dokument erstellt, in das folgende Angaben eingetragen wurden:

RequestText (Typ String, Länge 800),

TextProblemSolutions (Typ String, Länge 400),

Bewerbungsschlussdatum (Art Datum),

Status (Typ String, Länge 100),

Ablehnung anfordern (boolescher Typ),

Grund für die Ablehnung der Anfrage (String-Typ, Länge 400),

SendNotificationByMail (Type Boolean) - standardmäßig auf dem Formular ist immer "True",

Details des tabellarischen Teils:

Stakeholder-Liste (Typ VerzeichnisLink.Benutzer ),

AttachedFile (Typ String, Länge 800),

AttachedFileSize (Type Number Länge 15, Genauigkeit 2),

AttachedFileType (Type String Länge 10);

Form 1C im Thin Client zeichnet sich selbst auf, es gab nur eine Verfeinerung auf die Verfügbarkeit von Feldern für verschiedene Gruppen Benutzer.

Da das 1C-Programm selbst nicht immer für alle Benutzer offen ist, wurde entschieden, die Benutzer per E-Mail zu benachrichtigen.

Das Schema ist folgendes:

1. Eine Bewerbung wird vom Benutzer erstellt - ein Brief wird an den Benutzer gesendet (es stellt sich heraus, dass dies hätte geschehen sollen - da einige Benutzer per E-Mail angeleitet wurden, ob sie eine Bewerbung gesendet haben oder nicht), ist eine Kopie des Briefes an die Regulierungsbehörde - in diesem Fall den IT-Leiter - gesendet.

2. Der IT-Leiter lehnt den Antrag entweder ab (durch Aktivieren des Ablehnungskästchens und Angabe des Grundes oder ohne Angabe von Gründen) – in diesem Fall wird dem Benutzer eine Benachrichtigung über die Ablehnung seines Antrags zugesandt; oder es nimmt diesen Arbeitsantrag an - Beauftragung eines Vollstreckers - in diesem Fall geht bereits ein Schreiben an den Benutzer über die Änderung des Status seiner Bewerbung und an den Vollstrecker - über die Zuweisung einer Aufgabe an ihn.

3. Der Auftragnehmer ist nach Lösung der Aufgabe verpflichtet, zur 1C-Datenbank zu gehen und auf der Registerkarte „Aufgabenerledigung“ zu schreiben, dass die Aufgabe abgeschlossen ist, und das Datum für die Fertigstellung des Antrags festzulegen – danach wird der Antrag berücksichtigt geschlossen - Während dieses Vorgangs wird eine Benachrichtigung über den Abschluss der Aufgabe als Benutzer - Initiator und IT-Leiter empfangen.

4. Wenn der Benutzer nach Überprüfung der Fertigstellung der Aufgabe mit ihrer Ausführung oder Frist unzufrieden ist, schreibt er entweder über Fehler und Fristen in der angegebenen Anwendung oder erstellt eine neue auf der Grundlage der abgeschlossenen.

Die Benachrichtigungsliste ist in der Datei angehängt. Wenn es jemand braucht, schicke ich es zur Post.

Die Bearbeitung in der Bewerbung erfolgt nicht eigenständig - es handelt sich um einen Code, der in das Dokumentenobjekt Modul "Bewerbung für IT" eingefügt werden muss!!!

Natürlich wäre es möglich, den Status der Anwendung durch die Aufzählung umzusetzen und der Code könnte schöner gemacht werden, aber dazu fehlt mir bisher das Wissen. Vielleicht findet jemand meinen Code nützlich. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

Online-Bewerbungssystem Claris ist ein automatisiertes Websystem, das eine schnelle Registrierung und Bearbeitung von Anträgen für verschiedene Zwecke von Mitarbeitern des Unternehmens oder Ihren Kunden ermöglicht.

Es gibt eine Reihe Branchenlösungen, das Antragsformular ist für jeden Kunden individuell.

Als Beispiel folgendes Anwendungsverarbeitungssysteme:

• Das System zur Bearbeitung von Kundenanträgen in Bezug auf Geschäftsprozesse im Zusammenhang mit dem Kauf von Dienstleistungen durch den Kunden, Qualitätskontrolle von Dienstleistungen, Arbeit mit Reklamationen usw.
• Payment Request Management System: Automatisierung von Geschäftsprozessen für die Prozesse der Initiierung, Koordination und Überwachung der Ausführung von Zahlungen.
• System zum Erfassen, Bearbeiten und Speichern von Dienstbenutzeranfragen technischer Support- Serviceschalter
• Ein System zur Unterstützung der Erfüllung von Anfragen von Firmenmitarbeitern im Rahmen von ACS (Anfragen für den Kauf von Geräten, für die Buchung von Besprechungsräumen, die Bestellung eines Autos, die Zuweisung von Unternehmensressourcen usw.).
• Unterstützungssystem Personalaktenfluss: Anträge auf Urlaub, Beschäftigung oder Entlassung usw.

Sie können eine Demo sehen jetzt und Zugang erhalten KOMPLETT Versionen Websysteme für die Arbeit mit Anwendungen nach 1 min.

Weitere Informationen über das Automatisierungssystem für die Antragsbearbeitung erhalten Sie, testen Sie unseren Webservice bei der Arbeit auf der Clarice Service Desk-Website.

Warum AltSoft?

• Kompetenz, Erfahrung seit 1993, fertige Entwicklungen
• mehr 180 erfolgreiche Automatisierungsprojekte Kontrollsysteme an Industrieunternehmen, in Holdings, Geschäftszentren, Designinstituten, Regierungsbehörden
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• Gelegenheit, eine umfassende Lösung zu erhalten